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Manual de Procedimientos

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Aporte para la Descentralización Cultural –ADESCA

1



Fecha de Aprobación: 20 de marzo de 2018

Participantes:

Lic. Henry Iván Pérez - Director Ejecutivo

Lic. German Waldemar Del Cid Director Administrativo Financiero

Licda. Gloria Esperanza Coyote Directora de Proyectos

Empresa Asesora: Say & Asociados, Auditores y Consultores, S.A.

2


INDICE

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... 4

INTERPRETACIÓN DE FLUJOGRAMAS....................................................................................................................... 5

ABREVIATURAS E INTERPRETACIÓN DE CÓDIGOS ................................................................................................... 6

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA ............................................................................................................. 7

Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA. ........................................................................... 8

Título del Procedimiento: Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal. ..................................... 8

Título del Procedimiento: Elaboración de contratos administrativos. ......................................................... 14

Título del Procedimiento: Despido de Personal. ........................................................................................... 18

Título del Procedimiento: Solicitud y trámite de permisos laborales. ......................................................... 21

Título del Procedimiento: Control de entradas, salidas y ausencias del personal. ................................... 24

Título del Procedimiento: Elaboración de nómina mensual. ....................................................................... 27

Título del Procedimiento: Expediente Laboral .............................................................................................. 31

Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. ................................................................................................................... 32

Título del Procedimiento: Reposición de Caja Chica. .................................................................................. 32

Título del Procedimiento: Revisión de Conciliaciones Bancarias. .............................................................. 36

Título del Procedimiento: Autorización de CUR de devengado. ................................................................. 39

Título del Procedimiento: Atención de requerimientos de información. ..................................................... 43

Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. .................................................................................................................. 46

Título del Procedimiento: Formulación Presupuestaria del Anteproyecto del Presupuesto. ................... 46

Título del Procedimiento: Informe de ejecución presupuestaria mensual.................................................. 49

Título del Procedimiento: Informe de ejecución presupuestaria Cuatrimestral. ........................................ 51

Título del Procedimiento: Programación de cuotas cuatrimestrales........................................................... 54

Título del Procedimiento: Programación de metas físicas cuatrimestrales de productos y subproductos.

........................................................................................................................................................................... 58

Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria. ............................................................................. 61

Título del Procedimiento: Reprogramación de metas de productos y subproductos................................ 66

Título del Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios. ..................................................................... 69

Título del Procedimiento: Ingreso de Bienes y Suministros a Almacén. .................................................... 78

Nombre de la Unidad: TESORERÍA. ......................................................................................................................... 84

Título del Procedimiento: Pago de Honorarios. ............................................................................................ 84

Título del Procedimiento: Pago de Dietas. .................................................................................................... 87

Título del Procedimiento: Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. ......................................... 91

3


Título del Procedimiento: Emisión de cheques para pago de proveedores............................................... 95

Título del Procedimiento: Solicitud de Chequeras. ....................................................................................... 99

Título del Procedimiento: Solicitud de reposición de fondo rotativo. ........................................................ 103

Título del Procedimiento: Liquidación Anual de Fondo Rotativo. ............................................................. 107

Título del Procedimiento: Pago de anticipo de viáticos por Comisiones de Proyectos. ......................... 111

Título del Procedimiento: Liquidación de viáticos por Comisiones realizadas al interior del país, del

personal encargado de Proyectos. .............................................................................................................. 114

Título del Procedimiento: Retención de Impuestos. ................................................................................... 118

Título del Procedimiento: Elaboración y solicitud de CUR de Compromiso y Devengado (CyD). ........ 121

Título del Procedimiento: Registro de Bienes Inventario Físico................................................................ 124

Título del Procedimiento: Manejo y control de combustible. ..................................................................... 130

DIRECCIÓN DE PROYECTOS .................................................................................................................................. 134

Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS. ..................................................................................... 138

Título del Procedimiento: Selección, calificación, aprobación y supervisión de proyectos. ................... 138

Título del Procedimiento: Autorización de uso de vehículos. .................................................................... 154

Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE RECURSOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL ................... 157

Título del Procedimiento: Gestión de recursos con la Cooperación Nacional e Internacional .............. 157

Título del Procedimiento: Gestión de recursos con la Cooperación Nacional e Internacional a trávez de

alianzas estratégicas ..................................................................................................................................... 161

Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CULTURAL..................................................................... 165

Título del Procedimiento: Inscripción de Gestores Culturales ................................................................... 165

Título del Procedimiento: Creación de Redes de Gestores Culturales .................................................... 168

ANEXOS................................................................................................................................................................ 172

4


INTRODUCCIÓN

TRODUCCIÓN En el marco del fortalecimiento y modernización del Aporte para la Descentralización Cultural –ADESCA-, a continuación se presenta el manual de procedimientos, el cual es un documento administrativo que orienta la operación de la estructura organizacional del ADESCA. La finalidad de este manual es lograr mayor eficiencia, optimización de los recursos, coordinación de acciones y esfuerzos para el logro de los objetivos y metas culturales establecidas por el Estado. El Manual de Procedimientos constituye una herramienta que permite conocer el desarrollo de las actividades que se realizan en un determinado departamento, sección y/o unidad. En este documento se describen las actividades que desarrollan cada uno de los órganos administrativos que integran el ADESCA; las cuales se complementan con los diagramas de organización que se describen en forma esquemática su estructura. Está orientado a los servidores públicos del ADESCA, además de aquellos ajenos a la misma con interés de conocer su funcionamiento organizacional; por tratarse de un documento normativo y de consulta, deberá permanecer en los centros de trabajo; por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización periódica.

5


INTERPRETACIÓN DE FLUJOGRAMAS

SÍMBOLO REPRESENTA SÍMBOLO REPRESENTA

Terminal: Indica el incio o la

terminación del flujo del

proceso.

Actividad: Respresenta una

actividad llevada a cabo en el

proceso.

Decisión: Indica un punto en

el flujo en que se produce una

bifurcación del tipo "SI" - "NO".

Documento: Se refiere a un

documento utilizado en el

proceso, se utilice, se genere o

salga del proceso.

Multidocumento: Refiere a un

conjunto de documentos. Un

Ejemplo es un expediente, que

agrupa a distintos

documentos.

Inspección / Firma: Empleado

para aquellas acciones que

requieren una supervisión (como

una firma o "visto bueno".

Conector de proceso:

Conexión o enlace con otro

proceso diferente, en la que

continúa el diagrama de flujo.

Archivo Manual: Se utiliza para

reflejar la acción de archivo de un

documento y/o expediente.

Base de datos / aplicación:

Empleado para representar la

grabación de datos.

Linea de Flujo: Proporcina

indicación sobre el sentido de flujo

del proceso.

Conector fuera de

página: Se utiliza para

conectar secciones de

flujograma que se

encuentran en páginas

diferentes.

6


ABREVIATURAS E INTERPRETACIÓN DE CÓDIGOS

Los procesos están identificados con un código alfanumérico para identificar cada proceso en el Manual. El código está impreso dentro del cuadro de identificación. La estructura del código es la siguiente: Número Alfabeto Número xxx xx xx El primer grupo de la sección numérica contiene tres números que representan el área a la que pertenece el proceso, puede ser 011 y 012, la sección alfabética representa la inicial o iniciales del departamento o área a la que pertenece y el segundo grupo numérico identifica el número del proceso. Ejemplo: 1101 - DC - 01 Código de Área – Iniciales del departamento - Número de Proceso

Inicial Significado Inicial Significado

DAF Dirección Administrativa Financiera DP Departamento de Proyectos

DC Departamento de Contabilidad GRDI Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional

P Presupuestos GC Gestión Cultural

T Tesorería

7


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

La Dirección Administrativa Financiera, es el órgano responsable de velar por la correcta utilización de los recursos financieros asignados a la institución y de proporcionar apoyo al Director Ejecutivo en las actividades que se realicen para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos del ADESCA. A continuación se presentan los procesos claves del Área Administrativa Financiera, la cual está integrada por las siguientes unidades o departamentos:

• Departamento de Contabilidad o Encargado(a) de Presupuesto o Encargado(a) de Tesorería

8


Descripción del Procedimiento

Periodicidad: Anual.

Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA.

Título del Procedimiento: Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal.

Objetivo: Contar con un procedimiento, que establezca pasos específicos a seguir para identificar a los candidatos idóneos y, que puedan ser seleccionados/reclutables para las plazas vacantes.

Hoja No. 1/3

Vigencia: 20 de marzo de 2018 Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA

Fecha de Actualización: 20 de marzo de 2018

Código de Procedimiento: 1101-RH-01

Inicia: Jefe(a) inmediato de la plaza vacante.

Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Jefe(a) inmediato de la plaza vacante.

1 Elabora requisición para contratación de personal por plaza vacante.

Dirección de Proyectos, Dirección

Administrativa Financiera.

Director Administrativo

Financiero. 2

Reclutamiento interno: Contando con la requisición de personal, se procede como primer paso, a ver si se cuenta con candidatos internos que se ajusten al perfil del puesto.

Director

Administrativo Financiero.

3

Reclutamiento externo: Si la vacante no pudiera ser llenada con personal interno se procederá de la siguiente manera: se identifican los medios o fuentes a las que se va a recurrir para atraer candidatos externos, por Ejemplo Banco de Datos, Periódicos, o medios electrónicos (internet). Y se publica el perfil de la plaza

9



Hoja 2 de 3

Unidad Puesto

Responsable Paso No. Actividad

Director(a)


4 Recepción de documentos: Posterior a la publicación, se recibirán las hojas de vida, y se analizará cada una de ellas.

Dirección de Proyectos, Dirección


Director(a) Administrativo

Financiero 5

Verificación del perfil: Al terminar el análisis de los documentos se debe determinar quiénes serán llamados para llenar solicitud de empleo así como para la celebración de una entrevista preliminar.

Director(a)

Administrativo Financiero

6

Concertar citas: Luego del análisis de las hojas de vida, se llamará a los candidatos que cumplan con las necesidades del puesto.

Solicitante y/o Candidato

Solicitante y/o Candidato

7 Solicitud de empleo: Debe completar el formato de solicitud de empleo

Solicitante y/o Candidato.


Financiero 8

Entrevista preliminar: A través de esta entrevista se verifica que los candidatos se ajusten al perfil del puesto. Además, se establecen aspectos personales de los candidatos, experiencia laboral, conocimientos generales sobre el puesto, así como aspectos relacionados con estudios.

Dirección Administrativa

Financiera.


Financiero. 9

Traslada los expedientes de los candidatos evaluados y entrevistados de la plaza vacante, con el visto bueno y traslada al Director(a) Ejecutivo.

Dirección Ejecutiva.

Director(a) Ejecutivo. 10 Recibe los expedientes, evalúa, autoriza y traslada para elaboración de Contrato.

Consejo de Administración.


Financiero. 11

Elabora contrato, solicita la firma del nuevo empleado y lo traslada al Director(a) Ejecutivo.

10



Hoja 3 de 3

Unidad Puesto



Director(a) Ejecutivo. 12 Recibe el expediente firma y autoriza el contrato y elabora Acuerdo de Aprobación de Contrato y lo Traslada.


Financiera.

Consejo de Administración

13 Autorizan y firman el acuerdo de nombramiento y lo traslada al Director Ejecutivo


Director(a) Ejecutivo. 14

Traslada el acuerdo firmado al Director Administrativo Financiero para elaboración de Acta de Toma de Posesión.

Director(a)


15 Traslada al Jefe(a) de Contabilidad para elaboración de acta de toma de posesión.


16

Redacta Acta de Toma de Posesión en el libro de Actas autorizados por la Contraloría General de Cuentas, firman el nuevo empleado, Director(a) Administrativo Financiero, Secretaria y Director Ejecutivo

Director Ejecutivo 17 Fin del Proceso

11


JEFE INMEDIATO DE PLAZA VACANTE SOLICITANTE Y/O CANDIDATODIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO JEFE DE CONTABILIDAD CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Inicio

Elabora requisición para contratación de personal por plaza vacante

Recepción de hojas de vida para su análisis

Al terminar el análisis se determina quienes serán l lamados para llenar solicitud de empleo y entrevista preeliminar

Se llaman a los candidatos que cumplan con el perfi l y necesidades del puesto.

Contando con la requisición de personal se procede a la busqueda de candidatos interno.

Si la vacante no puede ser l lenada con personal interno se procede a rea lizar la convocatoria externa.

Código de Procedimiento: 1101-RH-01 (1/3)

12


SOLICITANTE Y/O CANDIDATODIRECTOR ADMINISTRATIVO


Recibe expedientes, evalua y autoriza.

Traslada para elaboración de

Contrato

Suscribe contrato, solicita la firma del nuevo empleado y traslada al Director Ejecutivo

Viene de la página anterior

Completa el formato de solicitud de empleo

Realiza el proceso de entrevista y verifica el perfil del puesto y aspectos personales, laborales y de experiencia del candidato.

Traslada expedientes de los candidatos evaluados y entrevistados


13


JEFE INMEDIATO DE PLAZA VACANTE SOLICITANTE Y/O CANDIDATODIRECTOR ADMINISTRATIVO


Firma el acuerdo de nombramiento y lo traslada

al Director Ejecutivo.

Traslada el acuerdo firmado al Director Administrativo Financiero para elaboración de acta de toma de posesión

Recibe y traslada a la Jefe(a) de Contabilidad para elaboración de acta de toma de posesión

Redacta Acta de toma de posesión en el libro de Actas autorizados por la Contraloría General de Cuentas, firmando el nuevo empleado y Director Ejecutivo.

Fin


Recibe expediente, firma y autoriza el contrato. Elabora Acuerdo de aprobación y lo traslada


14



Periodicidad: Anual o Mensual.

Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD.

Título del Procedimiento: Elaboración de contratos administrativos.

Objetivo: Elaborar contratos administrativos para la contratación de personal a laborar en las áreas administrativas y de proyectos, cargados a los diferentes renglones presupuestarios.

Hoja No. 1/1




Inicia: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Jefe(a) del

Departamento de Contabilidad.

1 Recibe el expediente con la autorización para elaborar el contrato.


Financiera.

Jefe(a) del Departamento de

Contabilidad. 2

Elabora el contrato, que contiene su número correspondiente, plazo, identificación del contratado, montos, atribuciones, aspectos legales, condiciones, entre otros, revisa que todo este conforme lo solicitado, lo imprime y traslada al Director(a) Administrativo Financiero

Director(a)


3

Recibe y revisa el contrato, si está todo bien lo remite al Director Ejecutivo si no lo devuelve al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Director Ejecutivo 4 Recibe y lo traslada al Consejo de Administración.

15


Nombre de la Unidad: CONTABILIDAD. Hoja 2 de 2

Unidad Puesto



4 Aprueban el contrato y lo trasladan al Director Ejecutivo, para su firma.

Director(a) Ejecutivo 5 Firma el contrato y lo traslada al Director Administrativo Financiero para continuar con el proceso.

Director(a)


6 Recibe y traslada al Jefe(a) del Departamento de contabilidad para continuar con el proceso

Jefe(a) del


7

Vía telefónica solicita a la persona interesada se presente a las oficinas del ADESCA. La persona interesada lee y firma el contrato, seguidamente le indica el trámite de pago de fianza y seguro (cuando proceda).


Financiera.

El Contratado o interesado.

8

El contratado realiza el pago de la fianza en la institución bancaria o su representante, de acuerdo al monto del contrato y lo indicado en la normativa.

Jefe(a) del


9

Recibe la fianza y seguro (cuando proceda) incluyen en el expediente, y lo traslada al Encargado(a) de Presupuestos.

Encargado(a) de Presupuesto

10

Recibe y revisa el expediente, si está todo bien, efectúa el compromiso presupuestario. Traslada el expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


11 Ingresa y envía el contrato al sistema de la Contraloría General de Cuentas. Y Archiva el expediente.

12 Fin del Proceso

16



JEFE DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONTRATADO O INTERESADO ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO

Inicio

Recibe el expediente con la autorización para firmar contrato.

Elabora el contrato y traslada al Director Administrativo

Si el contrato está bien, continua, si no lo devuelve a Contabilidad

Aprueba el contrato y lo traslada al Director Ejecutivo para firma.

Recibe y traslada al Consejo de Administración para aprobación del Contrato.

SI

NO

17


JEFE DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONTRATADO O INTERESADO ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO

Firma el contrato

y lo traslada al


Financiero

Se notifica a la persona interesada para firma del contrato

El contratado realiza el pago de la fianza

Recibe la fianza y lo traslada al Encargo(a) de presupuesto

Recibe y realiza el compromiso presupuestario.

Ingresa al sistema de CGC

Archiva el expediente

Fin

Recibe y Traslada a Contabilidad pra continuar con el proceso


Código de Procedimiento: 1101-RH-02 (2(2)

18



Periodicidad: Indefinida / En cualquier momento


Título del Procedimiento: Despido de Personal.

Objetivo: Cancelar la relación laboral con personal permanente de la institución y hacer efectivo el pago de prestaciones laborales.

Hoja No. 1/2




Inicia: Director(a) Administrativo Financiero.

Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Director(a)


1 Notifica al empleado por escrito cuál es la causa de despido que se le imputan.


Financiera.

Empleado. 2

Si así lo desea puede manifestarse por escrito dentro de los tres días hábiles siguientes para que se aporten las pruebas de descargo que se consideren convenientes, debiéndose levantar acta con la participación del Jefe superior inmediato.

Director(a)


3

Decidirán en coordinación sobre la procedencia o improcedencia del despido emitiendo para el efecto la resolución correspondiente.

Jefe(a) del


4

Notifica al trabajador sobre la decisión tomada, si es positiva se concluye con el proceso y si es negativa continúa al siguiente paso

19



Hoja 2 de 2

Unidad Puesto


Jefe(a) del


5

Prepara la papelería correspondiente al despido y realiza los cálculos de indemnización, para la emisión del cheque.


Financiera.

Encargado(a) de Tesorería.

6

Recibe y coordina con el área encargada de inventarios, tarjeta de responsabilidad para coordinar el descargo de bienes al empleado y procede a emitir el cheque para pago de prestaciones correspondientes.

Empleado. 7 Entrega los bienes a su cargo y procede a recoger el pago de prestaciones.

Jefe(a) del


8 Entrega al empleado el finiquito laboral y la constancia laboral.

9 Fin del Proceso

20


DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROEMPLEADO JEFE(A) DE CONTABILIDAD ENCARGADO (A) DE TESORERÍA

Inicio

Notifica al empleado por escrito la causa de despido

Recibe manifestación y deciden sobre la procedencia o improcedencia del despido

Recibe y si lo desea se manifiesta por escrito, si no continua trámite

Prepara papelería y realiza los cálculos de indemnización para emisión de cheque

Recibe y coordina el descargo de bienes asignados para proceder al pago de

prestaciones

Entrega los bienes asignados y procede a recoger el pago de prestaciones

Entrega al empleado finiquito laboral y constancia laboral

Fin

Notifia al trabajador la decisión tomada si es positiva se finaliza el proceso, si es negativa sigue al paso siguiente

SI

NO

SINO


21



Periodicidad: Diaria.

Nombre de la Unidad: TESORERÍA.

Título del Procedimiento: Solicitud y trámite de permisos laborales.

Objetivo: Dar trámite a las solicitudes de los permisos laborales de asistencia al IGSS, asuntos personales, reposición de tiempo, comisión oficial y vacaciones.

Hoja No. 1/2




Inicia: Personal del ADESCA. Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


Financiera.

Solicitante 1

Llena la solicitud de permiso laboral correspondiente: a) Solicitud a cuenta de reposición de tiempo, b) Solicitud de permiso para asistir al IGSS c) Solicitud de permiso por asuntos personales d) Solicitud de permiso a cuenta de vacaciones y e) Solicitud de permiso por comisión oficial (Formulario de Comisión Oficial), que traslada a su director. Si la solicitud de permiso es a cuenta de vacaciones.

Jefe(a) Superior Inmediato.

2

Recibe y revisa la solicitud de permiso laboral, si está de acuerdo y no afecta las actividades de la unidad, aprueba, firma y sella la solicitud, luego la remite al solicitante para su entrega a la Encargada de Tesorería. En caso de no ser aprobado aquí finaliza el procedimiento

22


Nombre de la Unidad: TESORERÍA. Hoja 2 de 2

Unidad Puesto


Solicitante. 3 Recibe y traslada solicitud al Encargado(a) de Tesorería.


Financiera.


4

Recibe y elabora la constancia de vacaciones, luego la imprime, si está todo bien, remite la constancia al Director(a) Administrativo Financiero para su aprobación final.

Director(a)


5

Recibe y aprueba la constancia de vacaciones, la traslada al Encargado(a) de Tesorería para que continúe el trámite.

Encargada de Tesorería.

6

Recibe la constancia de vacaciones y hace entrega del original al interesado, una copia al jefe inmediato de la persona, y una copia para el archivo en el expediente laboral.

Jefe(a) del


7

Actualiza datos en formato Excel, donde se lleva el registro y control de los días pendientes de cada trabajador a cuenta de vacaciones.

Encargada de

Tesorería. 8

Archiva la copia de la constancia de vacaciones en el expediente laboral del solicitante.

9 Fin del Proceso

23


PERSONAL DEL ADESCA JEFE SUPERIOR INMEDIATO ENCARGADO(A) DE TESORERÍADIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROJEFE (A) DE CONTABILIDAD

Inicio

Realiza la solicitud de permiso laboral

Revisa, si está de acuerdo autoriza, sino aquí finaliza el procedimiento

Recibe y traslada la autorización al Encargado (a) de Tesorería

Recibe y autoriza la constancia de vacaciones y traslada al Direcor


Aprueba la

constancia y tras lada

Recibe la constancia y entrega copia al interesado, copia al jefe inmediato y original para el archivo en el expediente laboral

Actual iza los datos en el registro de vacaciones

Archiva copia de la

constancia

Fin

SI

NO


24





Título del Procedimiento: Control de entradas, salidas y ausencias del personal.

Objetivo: Llevar control y registro diario de las entradas, salidas y ausencias del personal del ADESCA, así como del periodo de almuerzo.

Hoja No. 1/2





Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


1

Ingresa al Sistema de Registro de Entradas y Salidas, este programa informático registra las entradas y salidas del personal, al cual accede ingresando “usuario” y “contraseña”.

Dirección



2 Genera el reporte del personal. Y Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


3 Elabora informe de entradas y salidas del personal, y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero.

Director(a)


4

Aprueba el reporte de entradas y salidas del personal, informando al jefe inmediato para que realice las respectivas llamadas de atención cuando procedan.

25



Unidad Puesto



Financiera.


5

Archiva los permisos recibidos de la siguiente manera: los permisos a cuenta de vacaciones y de reposición de tiempo, se archivan en el expediente de la persona, luego de realizar la actualización de días en los respectivos formatos; los otros permisos se archivan de manera separada en un fólder destinado a cada tipo de permiso.

6 Fin del Proceso

26



ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Inicio

Ingresa al sistema de Registro de Entradas y Salidas

Genera el reporte de personal y traslada al Jefe (a) de Contabilidad

Elabora informe y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero

Aprueba el informe y lo traslada

Archiva

Fin

27



Periodicidad: Mensual.


Título del Procedimiento: Elaboración de nómina mensual.

Objetivo: Contar con los mecanismos sistematizados para la elaboración de la nómina y pago de remuneraciones, de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos por las autoridades competentes.

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


1

Elabora la nóminas de sueldos de empleados y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para su revisión.

Jefe(a) del


2

Revisa la nómina de sueldos de empleados y traslada al Director(a) Administrativo Financiero para su aprobación.


Financiera.


Financiero. 3

Aprueba la nómina de sueldo de empleados.


4 Solicita el traslado de fondos al Banco de Guatemala a la cuenta de nóminas.


5 Realiza el CUR de regularización para afectar el presupuesto.


6 Realiza la carga en la banca virtual.


7 Trasladan al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión.

28



Unidad Puesto


Jefe(a) del


8 Habilita en el sistema la acreditación.

Jefe(a) del


9 Traslada al Director Administrativo Financiero la constancia de acreditamiento.


Financiera.


Financiero. 10 Aprueba y acredita los salarios.

Director


11 Traslada el expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para su archivo correspondiente.

Jefe(a) del


12 Archiva el expediente de nóminas con sus documentos de respaldo.

13 Fin del Proceso

29



ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDAD

DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Inicio

Elabora las nóminas de sueldos y traslada al Jefe del Departamento

Contable

Aprueba las nóminas de

sueldos y firma. Traslada a Tesorería

Solicita el traslado de fondos al Banco de Guatemala a la cuenta de nóminas .

Realiza el CUR de regularización para afectar el presupuesto.

Realiza la carga en la banca virtual y traslada a Contabilidad para revisión

Revisa, firma y traslada al Director Administrativo si todo está bien, si no lo devuelve para correcciones

30



ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDAD


FINANCIERO

Habilita en el sistema de acreditamiento

Traslada a la Dirección Financiera la constancia de acreditamiento

Aprueba y acredita los

salarios

Traslada al Jefe(a) del Departamento Contable para su archivo

Recibe y archiva los

documentos

Viene de la Página anterior

Fin

31



Periodicidad: Anual

Nombre de la Unidad: TESORERIA.

Título del Procedimiento: Expediente Laboral

Objetivo: Establecer los requerimientos necesarios que cada expediente debe contener, para determinar que el nuevo empleado cumpla con el perfil del puesto, así como identificar y validar que la información que nos proveerá es verdadera, mediante documentos que avalen su información personal.

CANTIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

CANDIDATO RRHH

1 Hoja de vida X

2 Fotografía tamaño cédula X

1 Fotocopia títulos (ambos lados) / Confrontado por Recursos Humanos

X

1 Original antecedentes Penales X

1 Copia antecedentes Penales X

1 Original Antecedentes Policiácos X

1 Copia antecedentes Policiácos X

1 Fotocopia DPI X

1 Fotocopia IGSS X

1 Fotocopia NIT X

3 Cartas de Recomendación Laboral y personales

X

1 Originales de Colegiado Activo X

1 Fotocopia de cheque (Banco de Desarrollo Rural, S.A).

X

1 Copias de licencia (en el caso de pilotos) / Confrontado por Recursos Humanos

X

1 Solicitud de empleo X

32



Periodicidad: Al haber utilizado el 60% del fondo.


Título del Procedimiento: Reposición de Caja Chica.

Objetivo: Reponer los fondos de caja chica, para mantener una disponibilidad de efectivo considerable para cubrir gastos menores y urgentes a través de vales de caja chica.

Hoja No. 1/2



Código de Procedimiento: 1101-DC-01

Inicia: Encargado(a) de Caja Chica. Termina: Encargado(a) de caja chica.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Encargado(a) de Caja Chica

1 Elabora FR-3 y traslada el expediente a la Encargado(a) de Tesorería.

Encargado(a) de

Tesorería 2

Revisa el expediente y si cumple con la normativa emite el cheque y lo traslada a la Jefe(a) del Departamento de Contabilidad, si no se devuelve al Encargado(a) de Caja Chica para correcciones.

Jefe(a) del

Departamento de Contabilidad

3 Elabora el FR-2 y aprueba revisa y traslada el expediente al Director(a) Administrativo y Financiero.


Financiera.


Financiero. 4

Procede a firmar el cheque y CUR y traslada el expediente al Director(a) Ejecutivo.

Director(a) Ejecutivo 5 Procede a firmar el cheque y traslada el expediente al Director(a) Administrativo Financiero.


Financiero. 6

Recibe y traslada el expediente a la Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

33



Unidad Puesto



Financiera.


Contabilidad 7

Recibe y traslada el expediente a la Encargado(a) de Tesorería.

Encargado(a) de Tesorería

8 Recibe y traslada el expediente al Encargado(a) de Caja Chica.

Encargado(a) de caja Chica

9 Recibe el expediente y procede a depositar el cheque.

10 Fin del Proceso

34


Código de Procedimiento: 1101-DC-01 (1/2)

ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE (A DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA

Inicio

Elabora FR-3

Elabora el CUR, revisa la información

Se firma el cheque y CUR

Revisaexpediente, si cumplecon la normativa emite cheque, si no lo devuelve para

NO

SI

35


ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE (A DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA

Firma el cheque

Recibe y revisa

Recibe y revisa

Recibe y revisa

Recibe el expediente y deposita el cheque

Fin



36





Título del Procedimiento: Revisión de Conciliaciones Bancarias.

Objetivo: Cotejar los registros bancarios con el libro de bancos contable, detectar diferencias y conciliar las mismas.

Hoja No. 1/2






Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Jefe(a) del


1 Recibe del Encargado(a) de Tesorería el libro de bancos y documentación de soporte.

Jefe(a) del


2

Coteja que cada registro del libro de bancos tenga documentación de soporte sin excepción, si cumple continúa con el proceso si no se devuelve al Encargado(a) de Tesorería.


Financiera.


Contabilidad. 3

Compara saldos iniciales y finales del libro de bancos con el estado de cuenta.


Contabilidad. 4

Establece y solventa diferencias o movimientos sin documentación de soporte, así como los cheques en circulación.

37



Unidad Puesto



Contabilidad. 5

Cuadra saldos del libro de bancos con el de los estados de cuenta.


Contabilidad. 6

Imprime la conciliación bancaria en hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, y traslada el expediente al Director(a) Administrativo Financiero.


Financiera.


Financiero. 7

Firma la conciliación bancaria, y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


8 Archiva documentación para su resguardo respectivo.

9 Fin del Proceso

38



ENCARGADO(A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Inicio

Compara saldos iniciales y finales del libro de bancos con el estado de cuenta.

Establece y solventa diferencias o movimientos sin documentación de soporte, así como los cheques en circulación

Cuadra saldos del libro de bancos con el de los estados de cuenta

Imprime la conciliación bancaria en hojas autorizadas por la Contraloria General de Cuentas, y traslada el expediente al Director Administrativo

Firma la conciliación

bancaria


documentos

Fin

Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad el libro de bancos y documentos de soporte Recibe y coteja

libro de bancos y documentos, si cumple continua con el proceso, si no lo devuelve al

39





Título del Procedimiento: Autorización de CUR de devengado.

Objetivo: Autorizar el comprobante único de registro CUR en el sistema de contabilidad integrada SICOIN.

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


1 Traslada expedientes con documentos requeridos y CUR de devengado solicitado.

Jefe(a) del


2 Recibe el expediente y verifica la documentación de respaldo.

Jefe(a) del


3 Revisa, aprueba o rechaza.


Financiera.


Contabilidad 4

Traslada expediente al Encargado(a) de Tesorería para continuar con la emisión del cheque.


5 Recibe el expediente y procede a emitir el cheque.

Jefe(a) del


6

Solicita el CUR en el sistema de contabilidad integrada y traslada al Director Administrativo Financiero para aprobación y firma de CUR y cheque.

40



Unidad Puesto


Director(a)


7 Recibe el expediente para aprobación y firma de CUR y cheque y traslada al Director(a) Ejecutivo, para firma.

Director Ejecutivo 8 Firma el cheque y lo traslada al Director Administrativo


Financiera.


9 Recibe el expediente y el cheque y traslada al Encargado(a) de Tesorería.

Encargado(a) de

Tesorería. 10

Procede a la entrega de cheques a proveedores.


11 Recibe el expediente y procede a archivar la documentación.

11 Fin del Proceso

41



ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERODIRECTOR EJECUTIVO

Inicio

Traslada expedientes con documentos requeridos y CUR de devengado

solicitado.

Recibe documentos

Traslada expedientes para emisión de cheque

Recibe expediente y emite el cheque

Revisa si el expediente está

completo y cumple lo traslada para emisión de cheque

si no lo devuelve para correcciones.

NO

SI

42



ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO


Solicita el CUR en el SICOIN y traslada para aprobación

Recibe expediente revisa, aprueba y traslada para firma de cheque y

traslada al Director (a) Ejecutivo para la segunda firma.

Firma el cheque

Fin

Recibe expediente y lo traslada al Encargado(a) de Tesorería

Entrega cheques a proveedores


documentos


43



Periodicidad: Diario.


Título del Procedimiento: Atención de requerimientos de información.

Objetivo: Dar cumplimiento a solicitudes recibidas de entes fiscalizadores o atención a requerimientos de información pública.

Hoja No. 1/2




Inicia: Director(a) Ejecutivo. Termina: Persona Interesada.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.



Recibe solicitud de información requerida, traslada al Director(a) Administrativo Financiero y Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


2 Localiza la información en archivos documental o digitales, según lo requerido por el interesado.

Jefe(a) del


3

Conforma el expediente de respuesta con la documentación de respaldo solicitada, traslada a Director Administrativo Financiero para firma.


Financiera.


Financiero. 4

Firma y sella oficio de respuesta con el expediente y documentación adjunta traslada al Jefe(a) de Contabilidad para su entrega y conocimiento del interesado.

Jefe(a) del


5

Registra en el control auxiliar conocimiento de entrega y notifica al interesado para la entrega de los documentos respectivos, (fotocopias, CD´s, expedientes originales según corresponda).

44



Unidad Puesto


Persona Interesada. 6 Recibe los documentos o información requerida firma y sella.

7 Fin del Proceso

45



DIRECTOR (A) EJECUTIVODIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROJEFE (A) DE CONTABILIDAD PERSONA INTERESADA

Inicio

Recibe solicitud de información requerida

Local iza la información en archivos documental o digitales, según lo

requerido por el interesado

Conforma el expediente de respuesta con la documentación de respaldo solictada

Firma y Sella oficio de

respuesta

Registra en el control auxiliar conocimiento de entrega y notifica al interesado para la entrega de los documentos respectivos

Recibe la información solicitada

Fin

46


Descripción del Procedimiento.


Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS.

Título del Procedimiento: Formulación Presupuestaria del Anteproyecto del Presupuesto.

Objetivo: Planificar adecuadamente las actividades de la institución para el siguiente ejercicio fiscal.

Hoja No. 1/2



Código de Procedimiento: 1101-P-01

Inicia: Encargado(a) de Presupuesto. Termina: Encargado(a) de Presupuesto.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


Financiera.

Encargado(a) de Presupuesto.

1

Elabora el anteproyecto de presupuesto en el sistema de administración financiera correspondiente, de acuerdo a las normas vigentes de formulación, determinadas por el MINFIN.

Director(a)


2

Revisa el expediente del anteproyecto de presupuesto de acuerdo a las normas vigentes y se traslada al Director Ejecutivo.



Presenta conjuntamente con el Director(a) Administrativo Financiero el anteproyecto de presupuesto al Consejo de Administración para su aprobación y firma.



4 Revisa y si es aprobado continúa con el proceso, si no lo devuelve al Director(a) Ejecutivo


Financiera.


Financiero. 5

Envía el anteproyecto de presupuesto, debidamente firmado al MINFIN y Dirección Técnica del Presupuesto, así como en el SICOIN.

47


Nombre de la Unidad: PRESUPUESTOS. Hoja 2 de 2


Financiera.


6

Carga anteproyecto de presupuesto en el sistema de administración financiera correspondiente, de acuerdo a las normas vigentes de formulación, determinadas por el MINFIN.

7 Fin del Proceso

48



ENCARGADO DE PRESUPUESTO DIRECTOR EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓNDIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Inicio

Elabora el anteproyecto de presupuesto en el sistema de administración financiera

Presenta conjuntamente con el Director Administrativo Financiero el anteproyecto de presupuesto alConsejo

Envía el anteproyecto de presupuesto debidamente firmado al MINFIN

Carga anteproyecto de presupuesto en el sistema de administración financiera

Fin

Revisa, si no es

aprobado regresa a l Director Ejecutivo, si no continúa con el proceso

Revisa el expediente del

anteproyecto de presupuesto de acuerdo a las normas vigentes y se tras lada al Director Ejecutivo

49



Periodicidad: Mensual


Título del Procedimiento: Informe de ejecución presupuestaria mensual.

Objetivo: Consolidar e informar mensualmente sobre la ejecución presupuestaria de acuerdo a la carga presupuestaria asignada a la Institución.

Hoja No. 1/1




Inicia: Encargado(a) de Presupuesto. Termina: Encargado(a) de Presupuesto.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


Financiera.


1

Con base a los documentos recibidos elabora la apertura del presupuesto en el SICOIN para el ejercicio fiscal correspondiente.


2

Mensualmente el SICOIN WEB genera los reportes por reglón, programa, grupo, analítico de gasto, grupo de gasto, fuente de financiamiento, analítico de ejecución a nivel de actividad, programa institucional, reglón de gasto, ingresos percibidos, y ubicación geográfica, los cuales se consolidan en los cuadros de ejecución presupuestaria.


3 Verifica si existen cambios en el acuerdo de aprobación del presupuesto.

4 Fin del Proceso

50



ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO

Inicio

Con base a los documentos recibidos elabora la apertura del presupuesto en el SICOIN para el ejercicio fiscal correspondiente

Mensualmente el SICOIN WEB genera los reportes por reglón los cuales se consolidan en los cuadros de ejecución presupuestaria.

Verifica y firma si

existen cambios con lo publicado

acuerdo gubernativo

Fin

51



Periodicidad: Cuatrimestral.


Título del Procedimiento: Informe de ejecución presupuestaria Cuatrimestral.

Objetivo: Elaborar el informe de ejecución cuatrimestral para el seguimiento y control de las asignaciones presupuestarias de la Institución, así como el avance de metas.

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargado(a) de Presupuesto. Termina: Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


Financiera.


1

Al inicio de cada cuatrimestre (Enero, mayo y septiembre) se programa en el SICOIN WEB la cuota financiera por grupo de gasto y metas, ajustada a la ejecución y compromisos adquiridos.


2

En SICOIN WEB se generan los reportes de ejecución presupuestaria, de ingresos y egresos, de Tipo de Gasto, de fuente de Financiamiento, Grupo de Gasto y de reglón presupuestario, los cuales se imprimen.

Jefe(a) del


3

Recopila de la Dirección de Proyectos la información del avance físico de las metas, para consolidar el informe Cuatrimestral de metas físicas.

Encargado(a) de

Presupuesto. 4

Revisa los reportes y la programación en el SICOIN WEB, el informe cuatrimestral de avances de metas e indicadores de desempeño y calidad del gasto público.

52



Unidad Puesto



Financiera.


Contabilidad. 5

Ingresa al sistema SIPLAN de la WEB de SEGEPLAN la información cuatrimestral de ejecución física y financiera de productos y subproductos.

Jefe(a) del


6 Imprime los reportes, y los traslada a firma, elabora oficio y se entrega a SEGEPLAN.

7 Fin del Proceso

53



ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO JEFE (A) DE CONTABILIDAD

Inicio

Al inicio de cada cuatrimestre (Enero, mayo y septiembre) se programa en el SICOIN WEB la cuota financiera por grupo de gasto y metas, ajustada a la ejecución y compromisos adquiridos

En SICOIN WEB se generan e imprimen los reportes

Recopila de la Dirección de Proyectos la información del avance físico de las metas, para consolidar el informe Cuatrimestral de metas físicas.

Revisa los reportes y la programación en el SICOIN WEB, el informe cuatrimestral de avances de metas e indicadores de desempeño y calidad de gasto.

Ingresa al sistema SIPLAN de la WEB de SEGEPLAN la información cuatrimestral de ejecución física y financiera de productos y subproductos.

Se firma los reportes y se

trasladan a Segeplan

Fin

54



Periodicidad: Cuatrimestral.


Título del Procedimiento: Programación de cuotas cuatrimestrales.

Objetivo: Programar oportunamente las cuotas cuatrimestrales para la ejecución del presupuesto asignado a la institución.

Hoja No. 1/1

Vigencia: 20 de marzo de 2018

Autorizado por: Consejo de Administración del ADESCA



Inicia: Encargado de Presupuesto. Termina: Encargado de Presupuestos.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.

Encargado de Presupuesto.

1

Realiza comparativo del presupuesto solicitado con el asignado. Determinando variaciones. Traslada al Jefe(a) Del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


2

Recibe y revisa el comparativo del presupuesto solicitado con el asignado. Traslada al Director Administrativo Financiero.


Financiera.


Financiero. 3

Recibe y autoriza el comparativo del presupuesto solicitado con el asignado. Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


4

Recibe comparativo del presupuesto solicitado con el asignado, si existen variaciones se notifica a la Dirección Técnica del Presupuesto. Si no existen se traslada al encargado de presupuesto.


5

Elabora la programación cuatrimestral a nivel de registro en el sistema SICOIN. Imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

55



Unidad Puesto

Responsable Paso No.

Actividad


Contabilidad. 6

Revisa la programación y la solicita en el Sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Director Administrativo Financiero.


Financiera.


Financiero. 7

Recibe y autoriza la programación en el sistema SICOIN. Imprime, firma, sella y traslada al Jefe del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


8 Recibe el expediente y elabora oficio para traslado a la Dirección Técnica del Presupuesto para su información.

Ministerio de Finanzas

Dirección Técnica del Presupuesto.

Recibe el expediente, firma y sella de recibido.

Dirección



Contabilidad. 9

Recibe el expediente firmado y sellado de recibido de la Dirección Técnica del Presupuesto y traslada al Encargado de Presupuesto.

Encargado(a) de

Presupuesto. 10 Recibe y archiva el expediente.

11 Fin del Proceso

56


Código de Procedimiento: 1101-P-04 (1/2)

ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERODIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESUPUESTO

Inicio

Realiza comparativo del presupuesto solicitado con el asignado.

Recibe y revisa el presupuesto comparativo con el presupuesto asignado

Recibe y autoriza el presupuesto comparativo con el presupuesto asignado

Recibe, y revisa s i hay o no variaciones

Notifica a Dirección Técnica del Presupuesto

SI

Elabora la programación cuatrimestral a nivel de registro en SICOIN, imprime, firma y sella

NO

57



ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERODIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESUPUESTO

Revisa la programación y la solicita en SICOIN, imprime, firma y sella

Recibe y autoriza la programación en SICOIN,imprime, firma y sella

Recibe expediente, elabora oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupues

Recibe expediente firma y sella de recibido

Recibe el expediente firmado y sellado y traslada al Encargado(a) de Presupuesto

Recibe y

archiva

Fin


58



Periodicidad: Cuatrimestral


Título del Procedimiento: Programación de metas físicas cuatrimestrales de productos y subproductos.

Objetivo: Requerir oportunamente las programaciones de metas físicas cuatrimestrales de productos y subproductos para la ejecución del presupuesto asignado a la institución.

Hoja No. 1/1






Termina: Encargado de Presupuestos.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


Financiera.


Contabilidad. 1

Se solicita a la Dirección de Proyectos la programación de metas y subproductos cuatrimestral.

Dirección de Proyectos.


2 Elabora y traslada la programación de metas de productos y subproductos cuatrimestrales al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


3 Recibe la programación de metas de productos y subproductos y traslada al Encargado de Presupuestos.


Financiera.

Encargado de Presupuestos.

4

Ingresa la programación de metas de productos y subproductos en el sistema SICOIN, en estado registrado, imprime, firma y sella traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


5

Recibe y revisa la programación de metas de productos y subproductos, y lo solicita en el sistema SICOIN, imprime, firma y sella traslada al Director Administrativo Financiero.

59



Unidad Puesto


Actividad


Financiera.


Financiero. 6

Recibe y autoriza la programación de metas de productos y subproductos, en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


7

Recibe el expediente y elabora oficio para traslado a la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas para su información.

Ministerio de Finanzas.


8 Recibe el expediente, firma y sella de recibido.

Dirección



Contabilidad. 9

Recibe el expediente firmado y sellado de recibido de la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas y traslada al Encargado de Presupuesto.

Encargado de Presupuestos.

10 Recibe y archiva el expediente.

11 Fin del Proceso

60


JEFE(A) DE CONTABILIDAD DIRECTOR(A) DE PROYECTOS ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTOSDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL

PRESUPUESTO

Inicio

Solicita a la Dirección de Proyectos la programación de metas y subproductos

Elabora y traslada la programación de meta de productos y subproductos

Recibe la programación de metas de productos y subproductos y traslada al Encargado(a) de Presupuestos

Ingresa la programación de metas en SICOIN, imprime, firma y sella y traslada

Revisa la programación, si esta bien lo ingresa a SICOIN

NO

Autoriza la programación en SICOIN, imprime firma y sella

Recibe y elabora oficio para la

Dirección Técnica de Presupuesto del Ministerio de Finanzas

Recibe el expediente, firma y sella de recibido

Recibe el expediente firmado y

sellado por parte de la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas

Recibe y archiva

Fin


61





Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria.

Objetivo: Realizar los cambios en el presupuesto aprobado de la institución, para facilitar su ejecución.

Hoja No. 1/3





Inicia: Director Ejecutivo y/o Director Administrativo Financiero.

Termina: Encargado de Presupuesto.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.

Dirección Ejecutivo y/o


Financiera.

Director Ejecutivo y/o Director


1

Solicita la revisión de los reglones presupuestarios, al Encargado de Presupuestos, para realizar las actividades no programadas cuatrimestralmente.


2

Revisa y determina los reglones presupuestarios que presentan economías, disminuyendo e incrementando. Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


Financiera.


Contabilidad. 3

Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria, traslada al Director Administrativo Financiero.

Dirección


4 Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria, traslada al Director Ejecutivo.

62



Unidad Puesto


Actividad


Director Ejecutivo 5 Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria, traslada al Director Administrativo Financiero.


Financiera.


Financiero. 6

Recibe cuadro de análisis de modificación presupuestaria, y presenta al Consejo de Administración.



7

Autoriza o no en punto de acta las modificaciones presupuestarias. E informa al Director Ejecutivo para continuar con el proceso.


Director Ejecutivo. 8 Recibe cuadro de análisis de modificaciones presupuestaria autorizado y traslada al Director Administrativo Financiero.

Director


9 Recibe cuadro de análisis de modificaciones presupuestaria autorizado y traslada al Encargado de Presupuesto.


10

Registra las modificaciones presupuestarias en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


Financiera.


Contabilidad. 11

Revisa y solicita las modificaciones presupuestarias en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Director Administrativo Financiero.

Director


12

Revisa y autoriza las modificaciones presupuestarias en el Sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Encargado de Presupuesto.


13

Recibe el expediente, y elabora oficio para informar a la Contraloría General de Cuentas, Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas, y Congreso de la Republica.

Contraloría General de Cuentas,

Ministerio de Finanzas,

Congreso de la República.

Contraloría General de Cuentas,

Dirección Técnica del Presupuesto,

Congreso de la República.

14 Recibe el expediente, firma y sella de recibido.

63



Unidad Puesto


Actividad

Dirección Administrativa Financiera.


15

Recibe el expediente, firmado y sellado de recibido de parte de la Contraloría General de Cuentas, Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Publicas, Congreso de la República y archiva.

16 Fin del Proceso

64



DIRECTOR(A) EJECUTVO ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROCONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

/ DIRECCIÓN TÉCNICA DEL

PRESUPUESTO/CONGRESO DE LA

REPÚBLICA

Inicio

Solicita la revisión de los renglones presupuestarios

Revisa y determina los renglones presupuestarios y traslada.

Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria. Traslada

Recibe y revisa cuadro de análisis de modificación presupuestaria, traslada al Director Ejecutivo.

Recibe cuadro de análisis de modificación presupuestaria y traslada al Director Administrativo

Autoriza o no en punto de

acta las modificaciones presupuestarias

Recibe cuadro de análisis de modificación presupuestaria y presenta al Consejo de Administración

65



DIRECTOR(A) EJECUTVO ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROCONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

/ DIRECCIÓN TÉCNICA DEL

PRESUPUESTO/CONGRESO DE LA

REPÚBLICA

Recibe y traslada al Director Administrativo Financiero

Recibe cuadro de análisis de modificaciones presupuestaria autorizado y traslada

Registra las modificaciones prespuestarias en el SICOIN,imprime, firma y sella.

Revisa y solicita las modificaciones presupuestarias en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada

Revisa y autoriza las

modificaciones presupuestarias en el Sistema SICOIN, imprime, fi rma, sella y traslada

Recibe el expediente, y elabora oficio para informar a dondecorresponda.

Recibe el expediente, firma y sella de recibido.

Recibe el expediente, firmado y sellado de recibido.

Fin


66





Título del Procedimiento: Reprogramación de metas de productos y subproductos.

Objetivo: Realizar las reprogramaciones de las metas de productos y subproductos oportunamente para agilizar la ejecución del presupuesto de la institución.

Hoja No. 1/1





Inicia: Director Administrativo Financiero.


Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.

Director Administrativo Financiero.

1

Recibe solicitud de la Dirección de Proyectos para reprogramación de metas de productos y subproductos. Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

2

Recibe y revisa solicitud para reprogramación de metas de productos y subproductos, traslada al Encargado de Presupuesto.


3

Recibe solicitud para reprogramación de metas de productos y subproductos y registra en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


4

Recibe la reprogramación de metas de productos y subproductos en estado registrado en el sistema SICOIN, revisa y solicita en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Director Administrativo Financiero.

67



Unidad Puesto


Actividad



5

Recibe la reprogramación de metas de productos y subproductos en estado solicitado en el sistema SICOIN, revisa y autoriza en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


6 Recibe expediente, y elabora oficio para informar a la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas.

Ministerio de Finanzas


7 Recibe expediente, firma y sella de recibido.



8

Recibe expediente, firmado y sellado de recibido de la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas, y archiva.

9 Fin del Proceso

68



DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROJEFE DE CONTABILIDAD ENCARGADO(A) DE PRESUPUESTO

DIRECCIÓN TÉCNICA DEL

PRESUPUESTO

Inicio

Recibe solicitud de la Dirección

de Proyectos para reprogramación de metas deproductos y subproductos

Recibe y revisa solicitud y traslada al Encargado de Presupuesto

Recibe solicitud y registra en el sistema de SICOIN, imprime, firma y sella.

Recibe la reprogramaciónen estado registrado en SICOIN

Recibe la reprogramación en estado Sol icitado en SICOIN evisa y autoriza

en el sistema SICOIN, imprime, firma, sella y traslada .

Recibe expediente, y elabora oficio para la Dirección Técnia del Presupuesto

Recibe expediente, firma y sella de recibido

Recibe expediente, firmado y sellado

de recibido y archiva

Inicio

69





Título del Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios.

Objetivo: Facilitar y asegurar la adquisición de bienes y servicios por parte de la institución y garantizar el cumplimiento de los principios de legalidad.

Hoja No. 1/4




Inicia: Área Solicitante. Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Área Solicitante. Área Solicitante. 1 Elabora la solicitud de compra de bien o servicio. Y lo traslada a presupuesto.


Financiera.

Encargado(a) de Presupuestos /

Compras. 2

Verifica en el sistema SICOIN si cuenta con techo presupuestario, y que este programada la compra, según plan de compras, si cuenta con el presupuesto continua con el proceso, si no es devuelto al área solicitante

Área Solicitante. Área Solicitante. 3 Solicita la aprobación de la compra al Director(a) Ejecutivo y/o Director(a) Administrativo Financiero.


Financiera.

Director(a) Administrativo Financiero y/o

Director(a) Ejecutivo.

4 Autoriza la solicitud de compra de bien o servicio.

70



Unidad Puesto



Compras. 5

Dependiendo el monto se realiza la compra directa siguiendo lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, y/o se solicitan 3 cotizaciones para realizar compras de baja cuantía.


Financiera.


Contabilidad. 6

Revisa y valida el proceso de cotización. Y traslada al Director(a) Administrativo Financiero.

Director(a)


7

Recibe el expediente y traslada al Director(a) Ejecutivo para su autorización de la compra del bien o servicio.



Recibe el expediente y autoriza la compra del bien o servicio. Traslada el expediente al Director(a) Administrativo Financiero para que siga su trámite.


Financiera.


Financiero. 9

Recibe el expediente y traslada al Encargado(a) de Presupuesto para que siga su trámite.


Compras. 10

Recibe el expediente con la autorización de la compra del bien o servicio. Y le confirma al proveedor que se le realizara la compra según cotización presentada. Y solicita factura.

Encargado(a) de Presupuestos.

11 Elabora la orden de compra en el sistema SIGES.


12

Traslada la orden de compra firmada con expediente completo al Encargado(a) de Tesorería.

71



Unidad Puesto



Financiera


13

Revisa la orden de compra y expediente. Si está completo procede a continuar con el proceso, compromiso, liquidación y devengado.


Contabilidad. 14

Autoriza en el SICOIN los CURs de compromiso y devengado.


15 Solicita pago en SICOIN, asigna cuenta bancaria a debitar, asigna cheque e imprime cheque.

Jefe(a) del


16

Revisa y firma los CURS y traslada cheque al Director Administrativo Financiero, y Director Ejecutivo para Firma.

Director


17 Recibe, revisa y firma cheque y CUR y lo traslada al Director Ejecutivo.

Dirección Ejecutiva

Director Ejecutivo 18

Recibe, revisa y firma cheque y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero para continuar con el trámite.

72



Unidad Puesto



Financiera.


Financiero 19

Recibe y lo traslada al Encargado de Presupuestos/Compras para continuar con el trámite

Encargado de Presupuestos /

Compras. 20

Recibe el bien comprado, verificando que la factura cumpla con las descripciones del bien adquirido. Y traslada a la Encargada de Tesorería.


21 Realiza el pago al proveedor del bien adquirido.


Compras. 22

Realiza el ingreso al almacén, generando el formulario 1H (cuando corresponda) y lo traslada al Director(a) Administrativo y Financiero.


Financiero. 22

Autoriza el formulario 1H, y lo traslada al almacén.

Encargada de Presupuestos /

Compras. 23

Traslada el expediente completo de la compra del bien, al área de tesorería.


24 Archiva expediente.

25 Fin del Proceso

73



AREA SOLICITANTEDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTOS /

COMPRASJEFE (A) DE CONTABILIDAD ENCARGADO (A) DE TESORERÍA DIRECTOR (A) EJECUTIVO

Inicio

Elabora la solicitud de compra de bien o servicio

Solicita la aprobacion de la compra al Director Ejecutivo y/o Director Administrativo Financiero.

Recibe, revisa

Autoriza y fi rma

la solicitud de compra

Dependiendo del monto se realiza la compra directa siguiendo lo

establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y/o se

sol icitan tres cotizaciones para

rea lizar compras de baja cuantía.

Revisa y valida el proceso de cotización. Y traslada al Director Administrativo Financiero.

Recibe el expediente y traslada al Director Ejecutivo para su autorización de la compra del bien o servicio

Veri fica en SICOIN

s i se cuenta con techo presupuestario para continuar

con el proceso, si no lo devuelve

NO

SI

74




FINANCIERO



Recibe el expediente y autoriza la compra del bien o servicio. Traslada el expediente al Encargado de Presupuesto para que siga su tramite

Elabora la orden de compra en el sistema SIGES

Traslada la orden de compra firmada con expediente completo a la Encargada de Tesorería

Recibe el expediente con la

autorización de la compra del bien o servicio. Y le confirma al proveedor que se le realizara la compra


Recibe, autoriza y aprueba traslada el expediente de para continuar con el trámite

75




FINANCIERO



Registra la orden de compra y expediente

contínua con el, compromiso, liquidación

y devengado

Solicita en el SICOIN los CURs de compromiso y devengado.

Solicita pago en SICOIN y todo lo relacionado con el trámite de pago.

Revisa y firma los CURS y traslada

cheque para firma

Revisa y firma los CURS y

traslada cheque para firma

Revisa y firma los cheques


76




FINANCIERO



Recibe el bien comprado, verificando que la factura cumpla con las descripciones del bien adquirido. Y traslada a la Encargada de Tesorería

Realiza el pago al proveedor del bien adquirido

Realiza el ingreso al almacen, cuando proeda generando el formulario 1H y lo traslada al Director Administrativo y Financiero

Recibe y traslada al Encargado de Presupuesto / Compras para continuar con el trámite


77




FINANCIERO



Autoriza el formulario 1H cuando corresponda y lo traslada al almacén

Traslada el expediente completo de la compra del bien, al area de tesoreria


documentos

Fin



78


Periodicidad: Semanal.


Título del Procedimiento: Ingreso de Bienes y Suministros a Almacén.

Objetivo: Registrar los bienes y suministros adquiridos por la Institución para ingresarlos al almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias que la integran.

Hoja No. 1/3




Inicia: Encargado(a) de Presupuestos. Termina: Encargado(a) de Presupuestos.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


1

Verifica que los bienes o suministros entregados por el proveedor coincidan con la descripción de la factura. Si, sigue pasó 2 No, rechaza la entrega y devuelve el expediente.


2

Verifica que los productos cumplan con los requisitos consignados en la solicitud. Si, recibe el producto No, rechaza la entrega.


Financiera.


3 Firma y sella la factura de recibido.


4

Llena la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de acuerdo a la información de la Solicitud de Pedido y la factura.


5

Aprueba la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”. Y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

79


Nombre de la Unidad: PRESUPUESTO. Hoja 2 de 3

Unidad Puesto


Jefe(a) del


6

Revisa que la información contenida en la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y o Inventario” coincida con la factura. Y traslada el expediente al Director(a) Administrativo Financiero.

Director (a)


7 Firma y sella la forma. Y traslada el expedienté al Encargado(a) de Presupuestos.


8 Recibe el expediente con la forma 1H autorizado.


9

Verifica que el producto sea inventariable para la identificación del bien o suministro. Sí, es procedente traslada al encargado de inventarios y sigue paso 12. No, se acomoda el producto en Almacén.


Financiera.


10 Se presenta al Almacén, asignan un número de inventario e identifican el bien o suministro.


11

Llena la columna “Folio Libro Inventario” en la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y o Inventario”, para la codificación respectiva del bien, firma y sella.


12 Traslada expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad

Jefe(a) del


13

Verifica que los bienes hayan sido identificados y el formulario haya sido llenado, firmado y sellado correctamente. Y lo traslada al Encargado(a) de Presupuesto y/o Encargado(a) de Tesorería según corresponda para el archivo de los documentos.


14 Traslada la papelería al Solicitante para que realice el trámite de pago.

80



Unidad Puesto



15 Elabora un registro de control interno para el traslado del expediente.


16 Entrega los bienes y Suministros al Encargado de Almacén.


17 Archiva una fotocopia de la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” y fotocopia de factura.

18 Fin del Proceso

81



ENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO JEFE (A) DE CONTABILIDAD DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA

Inicio

Firma y sella la

factura

Llena la forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacen e Inventario

Aprueba la Forma 1-H y traslada al Jefe del Departamento de Contabilidad

Verifica que los bienes considancon la factura, si no lo rechaza

Verifica que los productos cumplan con las característica, si no lo rechaza

82




Revisa que la información de la Forma 1-H coincida con la factura y traslada al Director


Firma y Sella y tras lada al

Encargado (a) de Presupuestos

Recibe el expediente con la forma 1H autorizado

Veri fica que el producto

sea inventariable, para

tras lado a inventario si no lo traslada a almacen

Se asigna un número de inventario e identifica el bien o suministro

Se completa la columna "Folio Libro Inventario en la forma 1-H para la codificación se firma

y sella y traslada el expediente al Jefe del Departamento de Contabilidad


83




Verifica identificación de bienes y que el formulario esté firmado y sellado y lo traslada

al Encargado de Presupuestoy/o Tesorería según corresponda

Traslada la papelería al solicitante para realizar el pago

Elabora un registro de Control Interno para traslado de expediente

Entrega los bienes y Suministros a Almacén

Archiva copia forma 1-H

Fin


84



Periodicidad: Mensual, Semanal o Diario.


Título del Procedimiento: Pago de Honorarios.

Hoja No. 1/2




Código de Procedimiento: 1101-T-01

Inicia: Encargado(a) de Tesorería.


Unidad Puesto


Actividad


Financiera.


1

Recepción de Facturas: Recibe las facturas de honorarios por servicios prestados a la institución. Al momento de recibir las facturas se revisa preliminarmente los datos que contiene la misma.


2

Revisión de Facturas: Revisa las facturas de honorarios (A nombre la institución, fecha del último día laborado, NIT del ADESCA, descripción, cancelado, total en letras y números, firma y sello de retención), y el informe de actividades debidamente autorizado por el Jefe Superior Inmediato si está todo bien, continúa con el siguiente paso; en caso contrario procede a Contactar al trabajador y se solicita reposición por corrección

Encargado(a) de

Tesorería. 3

Traslado de Planilla: Se realiza la planilla de Honorarios y se traslada al Director(a) Administrativo para su aprobación.


Financiera.


Financiero. 4

Aprobación de Planilla: El Director(a) Administrativo Financiero revisa y aprueba la planilla de Honorarios, si todo está bien devuelve la solicitud a Recursos Humanos, caso contrario se anotan las observaciones.

85



Hoja 2 de 2

Unidad Puesto


Actividad

Encargado(a) de

Tesorería. 5

Solicitud de Pago: El Encargado(a) de Tesorería traslada la solicitud de pago acompañado de una planilla al Encargado(a) de Tesorería para la elaboración de cheques.

Encargado(a) de

Tesorería. 6

Recibe la planilla de honorarios y elabora los cheques.

Encargado(a) de

Tesorería. 7

Trasladan al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión


Financiera.


Contabilidad. 8

Archiva el expediente de nóminas por honorarios con sus documentos de respaldo.

9 Fin del Proceso

86



ENCARGADO (A) DE TESORERÍADIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROJEFE (A) DE CONTABILIDAD

Inicio

Recibe facturas de honorarios prestados a la institución.

Realiza la planilla de honorarios y lo traslada al Director Administrativo Financiero para su aprobación

Recibe la planilla y elabora los cheques.

Tras lada la planilla de honorarios a Tesorería

Tras lada a Contabilidad para revis ión y archivo


documentos

Fin

Revisa facturas de honorarios, si todo está bien continua con el proceso si no, se contacta al trabajador para correciones

Revisa y aprueba la planilla, si esta bien continua con el proceso, si no la devuelve para correciones.

SI

NO

SI

87



Periodicidad: Semanal.


Título del Procedimiento: Pago de Dietas.

Objetivo: Elaborar nominas para el pago de dietas de los integrantes de Junta Directiva.

Hoja No. 1/2





Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


1

Recepción del Listado de Asistencia: Recibe de la Dirección Ejecutiva oficio y el listado de asistencia de los integrantes del Consejo.


Financiera.


2

Elaboración e Impresión de Nómina: Elabora la nómina de dietas, con descuentos de ISR y los descuentos que apliquen.

Jefe(a) del


3

Revisión de Nómina: Revisa la nómina de dietas y sus descuentos, si está todo bien, la traslada al Director(a) Administrativo Financiero; en caso contrario se corrigen las inconsistencias. Si está todo bien da su visto bueno, firma y sella, luego la traslada al Director(a) Administrativo y Financiero.

88



Unidad Puesto


Director (a)


4

Aprobación de Planilla: El Director(a) Administrativo Financiero revisa y aprueba la planilla de dietas, si todo está bien devuelve la solicitud al Jefe(a) de Contabilidad, caso contrario se anotan las observaciones.

Jefe(a) de

Contabilidad 5

Recibe y traslada al Encargado de Presupuestos.


6 Elabora orden de pago de regulación o de pago según sea el caso.


Financiera.


7 Recibe la planilla de dietas y elabora los cheques.


8 Traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión.

Jefe(a) del


9 Revisa la planilla con cheques y pagos correspondientes y traslada al Director(a) Administrativo Financiero

Director(a)


10 Firma los cheques y los traslada al Director Ejecutivo para Firma


Director Ejecutivo 11 Firma los cheques y los traslada al Director Administrativo Financiero


Financiera.


Financiero 12

Recibe los cheques y nóminas y los traslada al Jefe(a) de Contabilidad


Contabilidad. 13

Recibe y traslada al Encargado de Tesorería


14 Entrega los cheques y archiva

10 Fin del Proceso

89


Código de Procedimiento: 1101-T-02 (1/2)

ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO DIRECTOR EJECUTIVO

Inicio

Recibe listado de Asistencia

Elabora la orden de pago

Revisa la nómina, si esta bien continua el proceso, si no realizan las correcciones.

Realiza la nómina y traslada para revisión

Revisa, firma y sella,traslada para Aprobación si todo está bien, si no lo devuelve para

correcciones.

NO

SI

Revisa, firma, sella y traslada para continuar con el trámite, de lo contrario realiza observaciones

Recibe y traslada al Encargado(a)

de Presupuestos para continuar con el trámite

90



ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIEROENCARGADO (A) DE PRESUPUESTO DIRECTOR EJECUTIVO

Recibe la planilla y elabora los cheques

Traslada al Departamento de Contabilidad

Archiva los documentos

Fin

Revisa la planilla y cheques, si esta bien continua el proceso, si no lo devuelve para realizar las correcciones.

Revisa, firma y sella y lo

tras lada al Director


Recibe y Aprueba y lo traslada al Director Ejecutivo

Recibe y traslada al Encargado(a) de Tesorería para entrega de cheques

Entrega los cheques y traslada el expediente para archivo

NO

SI

Recibe y traslada al Jefe(a) de Contabilidad para continuar con el trámite


91





Título del Procedimiento: Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.

Objetivo: Controlar los ingresos y egresos mensuales del fondo rotativo institucional de ADESCA, sujetos a fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas.

Hoja No. 1/2





Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


1 Recibe información física y vía electrónica de la caja chica y copias rosadas de los formulario 1-H.


2 Elabora reportes de egresos realizados durante el mes.


3 Elabora reportes de ingresos realizados durante el mes.


4 Elabora la integración del fondo rotativo.


Financiera.


5 Verifica que todos los ingresos y egresos del mes estén incluidos.


6 Elabora integración de Caja Fiscal.


7

Imprime el reporte preliminar de Caja Fiscal.


8 Revisa reporte preliminar y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión.

92



Unidad Puesto


Jefe(a) del


9 Revisa reporte preliminar y traslada a la Encargada de Tesorería para correcciones.

Encargado(a) de

Tesorería 10 Realiza las correcciones indicadas por el Jefe(a) del Departamento de Contabilidad, cuando proceda.

Encargado(a) de Tesorería 11

Cuadra caja fiscal con todos los datos correctos.

Jefe(a) del


12 Ingresa en el módulo de rendición de cuentas del SIGES la caja fiscal.


Financiera.


Contabilidad. 13 Genera las constancias de envío.

Jefe(a) del


14 Imprime los formatos de caja fiscal.

Jefe(a) del


15 Firma y Sella los formatos y los traslada al Director Administrativo Financiero.

Director(a)


16 Recibe y aprueba los formatos.

Jefe(a) del


17 Archiva expediente de Caja Fiscal para su resguardo.

18 Fin del Proceso

93



ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDAD DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Inicio

Recibe información física y vía electronica de la caja chica y copias rosadas de los fomulario 1-H.

Elabora reportes de egresos realizados durante el mes.

Elabora reportes de ingresos realizados durante el mes.

Elabora la integración del fondo rotativo.

Verifica que todos los ingresos y egresos del mes estén incluidos.

Elabora integración de Caja Fiscal..

Imprime el reporte preliminar de Caja Fiscal.

Revisa reporte preliminar y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para revisión.

94



ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Realiza las correcciones indicadas por el Jefe(a) del Departamento de Contabilidad, cuando proceda.

Cuadra caja fiscal con todos los datos correctos.

Ingresa en el modulo de rendición de cuentas del SIGES la caja fiscal.

Genera las constancias de envío..

Imprime los formatos de caja fiscal.

Firma y sella los formatos

Recibe y apruebalos formatos de caja fiscal.


documentos

Fin

Viene de la Págia anterior

Revisa reporte, si

todo está bien continua con el proceso, si no

devuelve para correcciones.

si

95





Título del Procedimiento: Emisión de cheques para pago de proveedores.

Objetivo: Solventar todos los compromisos adquiridos por la institución.

Hoja No. 1/2




Inicia: Solicitante. Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Solicitante. Solicitante. 1 Procede a la entrega del bien o servicio, con su factura correspondiente.


2 Recibe y revisa el expediente para emisión de cheque, verificando que cumpla con lo establecido en la norma.


Financiera.


3

Emite cheque si hay disponibilidad para cubrir su valor, posteriormente revisa los datos consignados en el cheque, si todo está correcto debe firmar y sellar en la casilla de elaborado por. Traslada el expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


4 Recibe el expediente y revisa el cheque. Traslada al Director(a) Administrativo Financiero.

Director(a)


5 Recibe el expediente lo revisa y procede a firmar el cheque. Traslada al Director(a) Ejecutivo.


Director(a) Ejecutivo. 6 Recibe el expediente lo revisa y procede a firmar el cheque. Traslada al Director Administrativo Financiero

96



Unidad Puesto



Financiera.


7 Recibe el expediente, y procede a entregar cheque al proveedor correspondiente.

8 Final del Proceso


97


SOLICITANTE ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO


Inicio

Procede a la entrega de la orden de compra del bien o servicio, con su factura correspondiente.

Emite cheque, y revisa datos consignados.

Recibe y revisa el expediente para

emisión de cheque, si cumple con lo establecido en la

norma continua , si no lo devuelve

NO

SI

Recibe expediente y revisa, si todo está bien lo traslada, si no lo devuelve para correcciones.

NO

SI

Recibe expediente y revisa Y firma, si todo está bien lo traslada, si no lo devuelve para

NO

98



SOLICITANTE ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR ADMINISTRATIVO


Recibe, revisa y firma el

cheque

Recibe el expediente, y procede a entregarlo al proveedor correspondiente.

Recibe el expediente, y procede a pagarlo al proveedor correspondiente.

Fin

SI

Recibe y traslada cheque ya firmado



99


Periodicidad: Trimestral.


Título del Procedimiento: Solicitud de Chequeras.

Objetivo: Obtener oportunamente la remesa de cheques en blanco de las instituciones bancarias, para solventar los diferentes compromisos financieros de la institución.

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


1 Verificar la existencia de cheques o cheques vouchers disponibles para proceder con la solicitud correspondiente.


2 Elabora el oficio dirigido a la entidad bancaria, para la emisión de las chequeras o cheques vouchers correspondientes.

Dirección

Administrativa y Financiera.


Financiero. 3

Firma el oficio dirigido a la entidad bancaria, para la emisión de las chequeras o cheques vouchers correspondientes y lo traslada al Director Ejecutivo Firma


Director(a) Ejecutivo 4

Firma el oficio dirigido a la entidad bancaria, para la emisión de las chequeras o cheques vouchers correspondientes y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero para continuar con el proceso


Financiero


Financiero 5

Recibe oficio y lo traslada al Encargado(a) de Tesorería para continuar con el proceso

.Encargado(a) de Tesorería

6 Recibe oficio de solicitud para dar trámite de solicitud de chequeras o cheques vouchers.

100



Unidad Puesto


Dirección Administrativa y

Financiera.


7

Se apersona a la entidad bancaria para la recepción de las chequeras solicitadas y verifica que cumpla con lo solicitado y el correlativo de las chequeras sea correcto.


8 Actualiza en el control auxiliar la existencia de chequeras disponibles en el SICOIN.


9 Procede al resguardo de las chequeras o cheques vouchers recibidas en caja fuerte del Jefe(a) de Contabilidad.

10 Fin del Proceso

101



ENCARGADO (A) DE TESORERÍADIRECTOR ADMINISTRATIVO


Inicio

Verificar la existencia de cheques o cheques vouchers disponibles para proceder con la solicitud correspondiente.

Elabora el oficio dirigido a la entidad bancaria

Recibe, revisa y aprueba si el oficio está bien, de lo contrario lo devuelve para correcciones.

Recibe, revisa y aprueba si el oficio está bien, de lo contrario lo devuelve para correcciones.

NO

SI

NO

102


ENCARGADO (A) DE TESORERÍADIRECTOR ADMINISTRATIVO


Recibe oficio de solicitud para dar trámite a la emisión de las chequeras o cheques vouchers y lo traslada al Encargado(a) de Tesorería

Se apersona a la entidad bancaria para la recepción de las chequeras solicitadas

Actualiza en el control auxiliar la existencia de chequeras disponibles en el SICOIN

Resguardo de chequera o chequesvoucher

Fin

Recibe oficio de solicitud para dar trámite a la emisión de las chequeras o cheques vouchers y lo traslada a la entidad bancaria

AIViene de la Págia anterior


103





Título del Procedimiento: Solicitud de reposición de fondo rotativo.

Objetivo: Contar con los fondos suficientes para el pago de los diferentes compromisos financieros de ADESCA, mediante la oportuna obtención de fondos.

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Director(a) Administrativo Financiero.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


1

Prepara expediente de gastos con la documentación de respaldo (facturas, constancia de ingreso a almacén, codificación presupuestaria, nota de conformidad, etc.) para realizar la reposición del fondo.


Financiera.


2

Registra y solicita en el sistema de contabilidad integrada (SICOIN) por medio del documento Rendición de Fondo Rotativo FR3, el valor del gasto efectuado de acuerdo al detalle de facturas fiscales.


3

Imprime el FR3 en SICOIN y procede a revisar los datos consignados, si todo está correcto debe firmar y sellar de revisado.


4 Solicita la rendición FR3 en SICOIN.


5 Traslada el expediente al departamento de contabilidad para su revisión y aprobación.

104



Unidad Puesto


Jefe(a) del


6

Revisa el expediente de gastos con toda la documentación de respaldo y consolida en el sistema SICOIN el FR-2.

Jefe(a) del


7

Emite e imprime CUR de fondo rotativo de reposición en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) para firmar y sellar de aprobado


Financiera.


Contabilidad. 8

Traslada el expediente completo al Encargado(a) de Tesorería para continuar el trámite de reposición de fondos.


9

Traslada el expediente completo al Director(a) Administrativo Financiero para realizar la acción de reposición de fondos a través del SICOIN.

Director(a)


10

Recibe el expediente y procede a firmar el cheque. Traslada el expediente completo Director Ejecutivo para la segunda firma de cheque.

Director(a) Ejecutivo 11 Traslada al Director(a) Administrativo Financiero expediente con cheque ya firmado

Director


12 Traslada expediente a Tesorería para su archivo

13 Fin del Proceso

105


ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO


Inicio

Prepara expediente de gastos con la documentación de respaldo

Registra y solicita en SICOIN el valor del gasto efectuado

Imprime el FR3 en SICOIN y procede a revisar los datos consignados

Solicita la rendición FR3 en SICOIN

Traslada el expediente al departamento de contabilidad para su revisión y aprobación.

Emite e imprime CUR de Fondo Rotativo de Reposición en SICOIN

Revisa Expediente y Consolida en el Sistema SICOIN, si no lo devuelve para correciones

NO

SI


106


ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDADDIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO DIRECTOR EJECUTIVO

Traslada expediente al Encargado (a) de Tesorería

Traslada el expediente completo al Director Administrativo Financiero para realizar la acción de reposición de fondos a través del SICOIN.


cheque


documentos

Fin


cheque

Recibe y traslada a Tesorería



107





Título del Procedimiento: Liquidación Anual de Fondo Rotativo.

Objetivo: Restituir los fondo recibidos, por cierre del ejercicio fiscal.

Hoja No. 1/2





Inicia: Encargada de Tesorería. Termina: Encargada de Tesorería.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


Financiera.


1 Realiza cuadre de ingresos y gastos en cuenta habilitada para el manejo de fondo rotativo institucional.


2

Elabora y solicita rendición final (FR-3) en el sistema SICOIN. Imprime y firma el documento y se traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


Contabilidad. 3

Recibe la rendición final, lo aprueba, y consolida la rendición final en el módulo de fondo rotativo en el sistema SICOIN,


Contabilidad. 4

Se traslada al módulo de gastos del sistema SICOIN, para solicitar el CUR de Gasto. Imprime y firma, traslada el expediente al Director Administrativo Financiero.


Financiero. 5

Recibe CUR de gasto lo aprueba y firma, traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


Contabilidad. 6

Recibe expediente y traslada a la Encargada de Tesorería.

108



Unidad Puesto


Actividad

Encargada de

Tesorería. 7

Recibe el expediente con la rendición final aprobada e imprime, y se traslada al Jefe(a) Del Departamento de Contabilidad.


Financiera.


Contabilidad. 8

Recibe la rendición final aprobada y firma el documento, traslada a Encargada de Tesorería.

Encargada de

Tesorería. 9

Recibe el expediente firmado y elabora el cheque, por el monto no ejecutado.

Encargada de

Tesorería. 10

Realiza el depósito monetario correspondiente al monto no ejecutado. Y traslada el expediente al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.


Financiera.


Contabilidad. 11

Elabora el registro contable de regularización del fondo rotativo. Y traslada al Encargada de Tesorería.

Encargada de

Tesorería. 12

Archiva expediente con la documentación de respaldo.

13 Fin del Proceso

109


ENCARGADO(A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Inicio

Realiza cuadre de ingresos y gastos en cuenta habilitada

Elabora y solicita redición final (FR-3) en SICOIN, imprime y firma el documento.

Traslada al módulo de gastos del SICOIN para solicitar CUR de Gasto, imprime y firma y traslada.

Recibe expediente y traslada al Encargado(a) de Tesorería.

Recibe y revisa, si aprueba consolida el fondo rotativo en Sicoin, si no lo rechaza.

NO

SI

Recibe CUR de gastos, si todo está bien, firma y continua el proceso, de lo contrario lo rechaza

SI

NO


110


ENCARGADO(A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Recibe expediente aprobado,imprime y traslada.

Recibe expediente firmado y elabora cheque por el monto no ejecutado

Recibe la rendición final aprobada y firma el documento

Realiza el depósito monetario correspondiente al monto no ejecutado

Elabora registro contable de regularización del fondo rotativo y traslada

Archiva

Fin



111





Título del Procedimiento: Pago de anticipo de viáticos por Comisiones de Proyectos.

Objetivo: Realizar pagos a los empleados que salgan de comisión al interior de la república, siempre y cuando se cuente con la documentación sellada y firmada.

Hoja No. 1/2





Inicia: Encargada de Tesorería. Termina: Encargado de Proyectos.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.

Personal técnico administrativo,

nombrado. 1

Traslada al Encargado(a) de Tesorería, formulario de anticipo de viáticos, con el nombramiento debidamente autorizado.

Tesorería Encargado(a) de

Tesorería. 2

Recibe expediente de anticipo de viáticos, y revisa la documentación, si no cumple se rechaza el expediente y traslada al interesado, si cumple elabora planilla de viáticos, imprime, firma.

Encargado(a) de

Tesorería. 3

Genera un archivo para carga en la banca virtual.

Encargado(a) de

Tesorería. 4

Realiza carga de archivo en la banca virtual. Generando la acreditación de los viáticos. Imprime, firma y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

112



Unidad Puesto


Actividad

Jefe(a) del


5 Habilita la carga en la banca virtual, imprime, firma y traslada al Director Administrativo Financiero.


Financiera.


Financiero. 6

Autoriza la carga en la banca virtual, imprime, firma y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


7 Recibe el expediente y traslada al Encargado(a) de Tesorería.

Tesorería. Encargado(a) de

Tesorería. 8

Recibe el expediente, ingresa a la banca electrónica para imprimir la nota de débito. Y archiva el expediente.

9 Fin del Proceso

113



PERSONAL NOMBRADO ENCARGADO(A) DE TESORERÍA JEFE(A) DE CONTABILIDADDIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Inicio

Traslada el formulario de anticipo de viáticos, con el nombramiento debidamente autorizado

Revisa, si cumple continua el proceso, si

NO

Elabora planilla de viáticos, imprime y firma

SI

Genera archivo para carga en la banca virtual

Realiza carga de archivo en banca virtual, acreditandolos viaticos, imprime, firma y traslada

Habilita la carga en la banca virtual, imprime, firma y traslada

Autoriza la carga en la banca virtual, imprime, firma y traslada

Recibe el expediente y traslada al Encargado(a) de Tesorería

Recibe el expediente, ingresa a la banca electrónica para imprimir la nota de débito

Archiva expediente

Fin

114





Título del Procedimiento: Liquidación de viáticos por Comisiones realizadas al interior del país, del personal encargado de Proyectos.

Objetivo: Realizar la liquidación de gastos de viáticos a los empleados que fueron nombrados a una comisión al interior de la república, siempre y cuando se cuente con la documentación sellada y firmada.

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargado(a) de Proyectos. Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Departamento de Proyectos.

Encargado(a) de Proyectos.

1

Presenta la liquidación de viáticos con toda la documentación de respaldo al Encargado(a) de Tesorería.


2 Consulta expediente de anticipo otorgado, cuando proceda.


Financiera.


3

Revisa que el informe lleve los datos correctos de fecha, lugar de comisión, bitácora de recorrido del vehículo en el caso de los pilotos, y si las comisiones varían de fecha que indica el nombramiento, justificar la razón y un visto bueno del jefe inmediato.


4

Revisa los datos en el viático constancia VC y que no hayan tachones borrones, ni uso de corrector.

115



Unidad Puesto


Encargado(a) de

Tesorería. 5

Revisa datos consignados en la liquidación de viáticos así como los cálculos y documentos de soporte (Planilla, facturas, Informe, objetivos, logros obtenidos, tiempo de liquidación según Ley de viáticos. .


Financiera.


6

Devuelve el expediente, si al revisar detecta que no cumple con lo establecido en la norma, y lo traslada al Encargado(a) de Proyectos para los efectos que corresponda.


7

Determina si procede reintegro a la dependencia o complemento a favor del Encargado(a) de Proyectos en el caso de haberse otorgado anticipo.

Encargado(a) de

Tesorería. 8

Procede a la emisión de cheque según lo establecido en los pasos 1 al 8 del procedimiento de pago de cheque a proveedores o contratistas.

Encargado(a) de

Tesorería. 9

Traslada el expediente liquidado al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para la revisión del gasto para el caso de habérsele otorgado anticipo.

10 Final del Proceso

116


ENCARGADO (A) DE PROYECTOS ENCARGADO (A) DE TESORERIA ENCARGADO (A) DE CONTABILIDAD

Inicio

Presenta la liquidación de viaticos

Consulta expediente de anticipo otorgado

Revisa expediente

Revisa datos consignados en el VC Viatico Constancia

Revisa datos consignados en la l iquidación de viáticos así como

los cálculos y documentos de soporte (Planilla, facturas,

Informe, objetivos, logros obtenidos, tiempo de liquidación según Ley de viaticos

Devuelve el expediente si detecta errores al Encargado de Proyectos

Código de Procedimiento: 1101-T-09 (1(2)

117


ENCARGADO (A) DE PROYECTOS ENCARGADO (A) DE TESORERIA ENCARGADO (A) DE CONTABILIDAD

Determina si procede el reintegro o complemento

Emite el cheque según el procedimiento establecido

Traslada el expediente al Jefe de Contabilidad para la revisión del gasto

Recibe el expediente liquidado y revisa el gasto si se ha otorgado anticipo

Archiva el Expediente

Fin


Código de Procedimiento: 1101-T-09 (1(2)

118





Título del Procedimiento: Retención de Impuestos.

Objetivo: Emitir y elaborar las constancias de retenciones de impuestos, regulados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargado(a) de Tesorería. Termina: Proveedor o Contratista.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


1 Recibe solicitud por parte del proveedor o contratista para emitir la constancia de retención de impuestos.


2 Verifica el tipo de impuesto a retener por medio del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN.

Dirección



3

Ingresa al sistema de RETENIVA para generar la constancia de retención de impuestos realizada al proveedor o contratista.


4 Imprime la constancia de retención del IVA correspondiente realizada al proveedor.


5

Genera archivo hacia Excel con todos los datos de la factura, cuando exista una retención de impuesto sobre la renta.


6

Ingresa al sistema de RETENISR para registrar la información de la factura y generar la constancia de retención de ISR.

119



Unidad Puesto



7 Imprime en el sistema RETENISR la constancia de retención del ISR.


Financiera.


8 Entrega al proveedor o contratista las constancias de retención generadas.


9 Firma de recibido la entrega de retenciones emitidas por el Encargado(a) de Tesorería.

10 Fin del Proceso

120



ENCARGADO (A) DE TESORERÍA

Inicio

Recibe solicitud del del proveedor para emitir la constancia de retención de impuestos

Veri fica el tipo de impuesto a retener por medio del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN

Ingresa al sistema de RETENIVA para generar la constancia de

retención de impuestos

Imprime la constancia de retención del IVA correspondiente rea lizada al proveedor.

Genera archivo hacia excel con todos los datos de la factura

Ingresa al sistema de RETENISR

para registrar la información y generar la constancia

Imprime en el sistema RETENISR la constancia de retención

Entrega al proveedor las constancias generadas

Fin

121





Título del Procedimiento: Elaboración y solicitud de CUR de Compromiso y Devengado (CyD).

Objetivo: Registrar el comprobante único de registro CUR en el sistema de contabilidad integrado SICOIN.

Hoja No. 1/2





Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


Financiera.


1

Recibe el expediente y verifica la documentación de respaldo, al identificar problemas rechaza y devuelve expediente a la unidad que corresponda.


2

Registra el CUR en el sistema de contabilidad integrada, traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad para continuar con el trámite.


Contabilidad 3

Recibe el expediente con el CUR de compromiso y devengado, solicitándolo, el cual fue registrado por el Encargado(a) de Tesorería y continua con el trámite.

Director(a)


4

Recibe el expediente con el CUR de compromiso y devengado, aprobándolo, el cual fue solicitado por el Jefe(a) de Contabilidad y continua con el trámite.

122



Jefe(a) de Contabilidad

5 Recibe expediente con los documentos ya aprobados y continua con el trámite.

6 Fin del Proceso

123



124



Periodicidad: Trimestral


Título del Procedimiento: Registro de Bienes Inventario Físico.

Objetivo: Darle seguimiento a los bienes faltantes, es decir, que sólo aparecen en el Libro de Inventarios, con el fin de iniciar el proceso administrativo para su reposición o darle de baja según corresponda.

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargado(a) de Presupuestos. Termina: Encargado(a) de Tesorería.

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


1 Recibe el bien, con copia de factura y copia de solicitud del bien.


2 Realiza el ingreso al almacén, generando el formulario 1H y lo traslada al Director(a) Administrativo Financiero.

Director(a)


3 Recibe el expediente y firma el formulario 1H y traslada al Encargado(a) de Presupuestos.


Financiera.


4 Recibe el expediente y lo traslada al Encargado(a) de Tesorería.


5

Registra en el sistema SICOIN, en el módulo de inventario de bienes de activo fijo. Y traslada al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Jefe(a) del


6

Aprueba el registro del bien en el módulo de inventarios del sistema SICOIN. Y traslada al Encargado(a) de Tesorería.

125



Unidad Puesto



Financiera.


7

Imprime el número de inventario obtenido en el registro del bien en el módulo de inventarios de SICOIN, y lo coloca al bien.

8 Fin del Proceso

126


ENCARGADO (A) DE

PRESUPUESTOSDIRECTOR ADMINISTRATIVO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA JEFE (A) DE CONTABILIDAD

Inicio

Recepciona el bien, con copia de factura y copia de solicitud del bien

Realiza el ingreso alalmacen generando el formulario 1H

Recibe el expediente y firma el

formulario

Recibe el expediente y lo traslada al Encargado (a) de Tesorería

Registra en el sistema SICOINy lo traslada al Jefe (a) de Contabilidad

Aprueba el registro del bien en el modulo de inventarios del sistema SICOIN.

Imprime el numero de inventario obtenido en el registro del bien

en el modulo de inventarios de SICOIN, y lo coloca al bien

Fin


127



Periodicidad: Semestral.


Título del Procedimiento: Baja de Activo Fijos.

Objetivo: Dar cumplimiento al proceso administrativo establecido.

Hoja No. 1/2




Inicia: Encargada de Tesorería. Termina: Encargada de Tesorería.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


1 Solicita Dictamen del Técnico para proceder a dar de baja para el equipo de cómputo.

Jefe(a) del


2 Elabora acta administrativa en donde se solicita a la Dirección Ejecutiva que se haga el proceso.

Jefe(a) del


3 Certifica los folios del libro de inventario en donde están asentados los equipos que se quieren dar de baja.


Financiera.


4 Se elabora un oficio a la contraloría y se entrega el expediente.


5 Recibe la resolución por parte de Contraloría General de Cuentas.


6 Se revisa el equipo.

Jefe(a) del


7 Coordina el traslado con el personal de la Contraloría General de Cuentas y un representante de ADESCA.

128



Unidad Puesto


CGC

Contraloría General de Cuentas

8 Emite acta firma y sella.

Contraloría General de Cuentas.

9 Emite resolución.


Financiera.


10 Realiza la baja en el SICOIN.


11 Avisa a la contraloría que se dio de baja en el sistema.

12 Fin del Proceso

129



ENCARGADO (A) DE TESORERIA JEFE (A) DE CONTABILIDAD CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Inicio

Solicita Dictamen del Técnico para proceder a dar de baja al equipo

Elabora acta administrativa en donde se solicita a la Dirección

Ejecutiva que se haga el proceso

Certifica los folios del libro de inventario del equipo que se quiere dar de baja

Elabora un oficio a la contraloría y se entrega el expediente

Recibe la resolución por parte de la Contraloría General de Cuentas CGC.

Revisa el equipo

Coordina el traslado con el personal de la Contraloría General de Cuentas CGC

Emite acta, firma y sella

Emite Resolución

Avisa a la Contraloría que se dió de baja en el sistema.

Realiza la baja en el SICOIN

Fin

130


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



Título del Procedimiento: Manejo y control de combustible.

Objetivo: Llevar el control de consumo de combustible, utilizado para realizar gestiones a las diversas actividades y proyectos ejecutados por la institución.

Hoja No. 1/2




Inicia: Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.

Termina: Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


Jefe(a) de Proyectos / Encargado(a) de

Proyectos / Gestor(a) Cultural / Piloto.

1 Realiza la solicitud autorización de salida de combustible, y traslada al Jefe inmediato para su aprobación.

Jefe Inmediato 2 Recibe la solicitud autorización de salida de combustible, firma y sella, traslada al empleado solicitante.



3

Recibe la solicitud autorización de salida de combustible, autorizada por el Jefe inmediato, y traslada a la Encargado(a) de Tesorería.


Financiera.


4 Realiza cálculos para determinar la cantidad de combustible a utilizar, según la distancia a recorrer.


5 Llena el libro para manejo y control de combustible y los traslada para su autorización

Director (a) Administrativo

Financiero 6

Recibe cupones para autorizar y devuelve al Encargado(a) de Tesorería

131



Unidad Puesto



Financiera.


7 Entrega los cupones de combustible, al empleado solicitante y solicita las firmas de recibido.




8 Recibe los cupones de combustible, y firma de recibido.

9 Fin del Proceso

132



JEFE(A) DE PROYECTOS/ENCARGADO

DE PROYECTOS/GESTOR

CULTURAL/PILOTO

JEFE INMEDIATO ENCARGADO(A) DE TESORERÍADIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERO / DIRECTOR EJECUTIVO

Inicio

Realiza la solicitud de autorización de salida de combustible

Recibe el formulario, fi rma y sella de aprobación

Recibe el formulario, fi rmado y sellado y lo tras lada a Tesorería

Recibe el formulario, hace los cáculos

133


JEFE(A) DE PROYECTOS/ENCARGADO

DE PROYECTOS/GESTOR

CULTURAL/PILOTO

JEFE INMEDIATO ENCARGADO(A) DE TESORERÍADIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERO / DIRECTOR EJECUTIVO

Llena el libro para manejo y control de combustible

Entrega los cupones de combustible

Recibe los cupones de combustible y fi rma de recibido

Fin

Recibe cupones y autoriza. Traslada al Encargado de Tesorería para la entrega al solicitante



134


DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Objetivo: Crear mecanismos de participación para la comunidad cultural y artística, con el objeto de alcanzar el desarrollo de la cultura local, mediante el fortalecimiento de los canales de comunicación con grupos o entidades que contribuyan al acompañamiento, selección, supervisión y ejecución de proyectos culturales. (Art. 42 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). Financiamiento de Proyectos: ADESCA opera y se proyecta a la sociedad a través del financiamiento de proyectos orientados al rescate, difusión y fomento de las culturas populares, así como al estímulo y el desarrollo de sus cultores y portadores; también financia proyectos de creación y difusión artística y actividades de conservación y difusión del patrimonio cultural. (Art. 6 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). Responsable: En todo caso, el ejecutor debe dar fiel y total cumplimiento a los objetivos y fines del proyecto aprobado y al contenido del convenio suscrito con el –ADESCA-, salvo causas fortuitas o de fuerzas mayores debidamente comprobadas y aceptadas por su Consejo de Administración. (Art. 7 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). Normas: Requisitos que deben reunir los beneficiarios (Art. 9 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). a) Del solicitante: Persona individual: Nombres y apellidos completos, sexo, Código Único de Identificación (CUI), estado civil, profesión u oficio y dirección, teléfono o correo electrónico, sí lo hubiere. (Formato DP-01) Persona Jurídica: Nombre o Razón Social. Instrumento legal de creación, datos de inscripción registral número de partida, número de folio, número de libro de Personas Jurídicas del Registro Civil o del Registro que corresponda. Documento con lo que se acredite la representación legal. (Formato DP-02) Sin personalidad jurídica: Nombre del grupo (sí tuviere) y dirección de la sede. Nombre de los integrantes del grupo con sus: fotocopias del Documento Personal de Identificación (DPI) y direcciones, sexo, profesión u oficio, estado civil. En caso de grupos numerosos los comparecientes determinarán quienes firman como responsables del proyecto. (Formato DP-03)

135


b) Del proyecto: Tipo de proyecto que se propone realizar, tipo de organización que se propone conformar, monto requerido para el desarrollo del proyecto y localización. c) No pueden ser beneficiarios: Los miembros del Consejo de Administración de ADESCA, los miembros de Comisiones de Selección de Proyectos y el personal. (Art. 10 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). Financiamiento de Proyectos: El Consejo de Administración estudiará las posibilidades presupuestarias para emitir las convocatorias correspondientes. Si se dan las condiciones financieras adecuadas se procederá a evaluar los proyectos de acuerdo con los criterios de elegibilidad aprobados por el Consejo de Administración. (Art. 11 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). De los proyectos: (Art. 11-18 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). a) Convocatoria anual de los proyectos: El Consejo de Administración determinará las fechas de publicación de la convocatoria anual para la presentación de los proyectos. b) Del programa de inversión: El Consejo de Administración estructurará el programa de inversión conforme a las diferentes comisiones establecidas en el artículo 12 del decreto 95-96, atendiendo a criterios previamente definidos y que hará explícitos. c) Plazo para la presentación de los proyectos: Los proyectos que financia ADESCA deben presentarse conforme los procedimientos establecidos y únicamente dentro del término fijado en las convocatorias que el Consejo de Administración emita. d) Procedimiento para la selección de los proyectos: El Consejo de Administración velará porque la institución cuente con un procedimiento administrativo ágil y eficiente en cuanto a la recepción, selección, seguimiento y liquidación de los proyectos presentados. En dicho procedimiento se regularán los requisitos que deberán cumplir los interesados para ser beneficiarios de un proyecto. e) De la selección de los proyectos a financiar: Las Comisiones de Selección de Proyectos elegirán los proyectos que serán susceptibles de recibir financiamiento, pudiendo requerir a los interesados las modificaciones o ampliaciones que estimen necesarias. Si el Consejo de Administración tuviera alguna duda en relación al dictamen emitido, procederá a reunirse con la Comisión respectiva, con el fin de aclarar dicho dictamen. f) Criterios para la selección de proyectos: Las Comisiones de Selección presentarán anualmente al Consejo de Administración, para su consideración, los lineamientos y criterios que se utilizarán para la evaluación y selección de los proyectos que serán financiados.

136


g) Dictámenes compartidos: Cuando un proyecto sea enviado a dos o más comisiones para su evaluación, éstas deberán conocerlo en conjunto y entregar al Consejo de Administración solo un dictamen. De la Comisión de Selección de Proyectos: (Art. 44-47 Ag. 854-2003 Ref. Ag. 286-2013). a) Comisiones de Selección de Proyectos: Para dar cumplimiento a los fines y objetivos del ADESCA, se integrarán Comisiones de Selección de Proyectos, que serán las responsables de estudiar y seleccionar los proyectos que se presentarán al Consejo de Administración para que éste elija los que serán beneficiados por el ADESCA. Los miembros de las Comisiones de Selección de proyectos serán nombrados por el Consejo de Administración, entre personas de la comunidad artística y cultural para cada uno de los programas donde vayan a otorgarse fondos. Serán nombrados por su conocimiento y experiencia en el área de su especialidad. Los miembros de estas comisiones no podrán ser funcionarios ni empleados públicos, ni participar simultáneamente en los concursos de adjudicación de fondos y no se reputan trabajadores de ADESCA.

• Las Comisiones de Selección de Proyectos que podrán operar son las

siguientes: (Decreto 95-96, Art. 12)

a) Literatura.

b) Artes Visuales.

c) Música.

d) Teatro.

e) Danza.

f) Artes Populares.

g) Humanidades.

h) Programas Internacionales.

i) Arte y Cultura en Medios de Comunicación.

j) Preservación del Patrimonio.

k) Educación por el Arte.

b) Confidencialidad: Los miembros de las Comisiones de Selección de Proyectos deben observar la confidencialidad del caso en el desempeño de las actividades de selección, considerando que la resolución final recae en el Consejo de Administración. c) Atribuciones de las Comisiones de Selección: Conforme al artículo 12 de la Ley de creación de ADESCA, corresponde a los integrantes de las Comisiones de Selección estudiar los proyectos que les sean asignados por la Dirección Ejecutiva y someter al Consejo de Administración el dictamen correspondiente. Para el efecto, se observan las siguientes atribuciones:

• Dar cumplimiento al Manual de las Comisiones de Selección de Proyectos.

• Recibir y registrar los proyectos presentados por el Director Ejecutivo en

las diferentes disciplinas.

137


• Estudiar cada proyecto y emitir dictamen.

• Efectuar las observaciones que considere convenientes para el mejor

desempeño de su función.

d) Dietas: Los miembros de las Comisiones de Selección de Proyectos recibirán una dieta por cada sesión celebrada de conformidad al Manual y Presupuesto correspondiente, aprobado por el Consejo de Administración. Para el efecto deberá llevar el registro debido. A continuación, se presentan los procesos claves del área.

138




Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS.

Título del Procedimiento: Selección, calificación, aprobación y supervisión de proyectos.

Objetivo: Identificar los principales pasos para llevar a cabo la recepción, selección, calificación y supervisión de los proyectos culturales del ADESCA.

Hoja No. 1/7




Código del Procedimiento: 1102-DP-01

Inicia: Departamento de Proyectos Termina: Departamento de Proyectos

Unidad Tipo de Puesto

Responsable

Paso Actividad

Proceso No.


Proceso Administrativo.


Proyectos. 1

Elaborar la metodología de las actividades de la convocatoria pública del período que corresponde.




Proyectos 2

Revisión y evaluación de los antecedentes del proceso de la convocatoria pública del año anterior.


Proyectos / Comisión de Selección de Proyectos.

3

Se coordina con las comisiones de selección de proyectos para la revisión de los lineamientos y criterios, para elaborar las bases generales de la convocatoria.

Comisiones de Selección de Proyectos.

Comisión de Selección de Proyectos.

4 Trasladan los lineamientos y criterios de cada comisión al Jefe del Departamento de Proyectos.



Proyectos / Director(a) de

Proyectos.

5

El Jefe del Departamento de Proyectos, elabora las bases generales de la convocatoria del período, las cuales se revisan por el Director(a) de Proyectos.

139



Hoja 2 de 7



Director(a) Ejecutivo/

Director(a) de Proyectos.

6 Revisar, evaluar y actualizar las herramientas de la convocatoria pública del periodo.



7 Aprueba las bases generales de la convocatoria del período.



8 Aprueba la convocatoria pública del periodo.



9 Impresión de las herramientas.

Departamento de Gestión

Cultural.

Talleres de capacitación

para presentación

de los proyectos culturales.

Gestor(a) Cultural.

10

Se gestiona apoyo administrativo y logístico para desarrollar talleres de capacitación para presentación de proyectos, con Municipalidades e instituciones o contactos en los departamentos seleccionados.

Gestor(a) Cultural.

11

Promoción y divulgación de los talleres de capacitación para presentación de proyectos culturales en los departamentos seleccionados.



Proyectos. 12

Elaborar metodología y logística de los talleres de capacitación para presentación de proyectos culturales.

Director(a) de Proyectos.

13 Revisar la metodología y logística de talleres de capacitación (presentación, herramientas y otros).

Encargados de Proyectos.

14 Se llevan a cabo los talleres de capacitación para presentación de proyectos culturales.

Publicación de la

Convocatoria.


15 Elaboración de boletín de prensa de la convocatoria del periodo, para publicación en medio escrito.

Dirección

Administrativa Financiera

16

Publicación en medio impreso la convocatoria pública abierta a la comunidad artística y cultural para que presente sus proyectos.

Departamento de Gestión

Cultural.

Gestor(a) Cultural.

17

Promover y divulgar la convocatoria en diversos medios de comunicación. (página institucional, redes sociales, red de gestores u otros)

140



Hoja 3 de 7


Publicación de la

Convocatoria.


18

Informar sobre el período de recepción de proyectos a Fundaciones, Asociaciones, Institutos de Cultura, Cofradías, grupos de creadores, artistas, artesanos, organizaciones, o personas individuales y jurídicas y personas que se registraron en ADESCA

Asesoramiento y orientación.

. Director(a) de

Proyectos/ Jefe(a) de Proyectos/

Encargados de Proyectos.

19

Proporciona información y orientación de forma personalizada a postulantes de proyectos, entregando, bases generales de convocatoria, formularios, instructivo y otros, se revisan propuestas de proyectos previo a la recepción de ADESCA, vía electrónica o física, llenando en su momento una boleta de control de personas asistidas (Formato DP-04)

Recepción.

Recepción de Proyectos.

Secretaria Ejecutiva.

20 Recepción y registro de expedientes de proyectos y traslada a Dirección de Proyectos.

Director(a) de Proyectos

21 Recibe expedientes y listados, trasladándolos al Departamento de Proyectos.

Departamento de Proyectos

22 Recibe expedientes y listados, realizando análisis de los proyectos.


Proceso administrativo de revisión y

orden de expedientes

recibidos.


23 Al cierre de la convocatoria, se hace la revisión de todos los proyectos, con la hoja de chequeo (Formato DP-05).

24 Se clasifican los proyectos, verificando que cumplan con el marco de la convocatoria.

25

Si los proyectos cumplen con el marco de la convocatoria se continua el proceso, si no cumplen se registran para informe al Consejo de Administración y se devuelve el expediente al ponente mediante nota.

141



Hoja 4 de 7


Proceso administrativo de revisión y

orden de expedientes

recibidos.

Encargado(a) de Proyectos

26 Se realiza la clasificación de los proyectos por disciplina.

27 Se realiza la reformulación y se complementa la información necesaria.

28 Se incluye la ficha técnica del proyecto (Formato DP-06), se colocan separaciones y se folía el expediente.

Departamentos involucrados.

Análisis y Aprobación de financiamiento de proyectos.

Director(a) Ejecutivo/

Director(a) de Proyectos /

Jefe de Proyectos.

29 Se convoca a Comisiones de Selección de Proyectos a reunión de trabajo.



30

Reciben, estudian y seleccionan los proyectos de la convocatoria y emiten el dictamen (Formato DP-07) en donde la Comisión recomienda o no el proyecto, con el apoyo logístico y administrativo del Encargado(a) de Proyectos.


Director(a) Ejecutivo.

31 Recibe los dictámenes Comisiones de Selección de Proyectos y traslada a Dirección de Proyectos.


32 Recibe y traslada al Departamento de Proyectos los dictámenes y expedientes respectivos.


33

Reciben dictámenes y expedientes, preprando presentación en Power Point de los proyectos recomendados por las Comisiones para aprobación de financiamiento por el Consejo de Administración.



. 34

Los proyectos recomendados por las Comisiones de Selección de Proyectos se trasladan al Consejo de Administración para el análisis respectivo. Los proyectos aprobados se registran mediante actas y acuerdos del Consejo de Administración y se trasladan al Departamento de Proyectos para la programación de visitas de reconocimiento de área. Los proyectos no aprobados por el Consejo de Administración por falta de presupuesto quedan en cartera para la próxima convocatoria.

142



Hoja 5 de 7

Consejo de Administración/ Encargado(a) de Proyectos/ Director(a)de

Proyectos.

35

Los proyectos no recomendados por las Comisiones de Selección de proyectos se trasladan al Consejo de Administración para denegarlos, levantando acta y se elabora nota al ponente para informarle que su proyecto fue denegado.

Dependencias involucradas.


Consejo de Administración / Encargado(a) de Proyectos/ Director(a) de

Proyectos.

36

Los proyectos recomendados por las Comisiones, pero denegados por el consejo se devuelven al ponente con una nota.

Encargado(a) de Proyectos / Director(a) de

proyectos/ Jefe(a) del


37

El Encargado(a) de Proyectos realiza una visita de reconocimiento de área de los proyectos aprobados por el Consejo de Administración, elaborando una ficha (Formato DP-08) y un informe de evaluación de la visita de reconocimiento de área (Formato DP-09) en donde se indica si el proyecto es factible o no factible, avalados por el Jefe(a) y Director(a) de Proyectos.


.

Encargado(a) de Proyectos/ Consejo de

Administración.

38

Si no es factible, el informe se le presenta al Consejo de Administración para que este cancele la aprobación del proyecto.




39

A todos los proyectos avalados por los encargados de proyectos, se les notifica al ponente indicándole que su proyecto está aprobado y se elabora el convenio respectivo (Formato DP-10).

Ejecución del Proyecto.

Encargado(a) de Proyectos / Departamento

Administrativo y Financiero.

40

Capacitación de cómo elaborar el informe narrativo y financiero (verificación de requisitos mínimos de facturas, llenado de formato de liquidación financiera).


Director(a) Ejecutivo /

Beneficiario del proyecto.

41 Firma de convenio

143



Hoja 6 de 7

Dirección Administrativa y

Financiera.


Financiero. 42

Posterior a la firma del convenio se entrega del primer desembolso dependiendo de la modalidad descrita en el mismo.


Ejecución del Proyecto.

Jefe(a) del Departamento de Proyectos / Encargado(a) de Proyectos.

43

El Jefe del Departamento de Proyectos planifica la primera visita de seguimiento y evaluación del proyecto de conformidad con el convenio, la cual la lleva a cabo el Encargado de Proyectos, generando para el efecto un informe de visita de seguimiento y evaluación del proyecto (Formato DP-11)

Beneficiario Beneficiario

del Proyecto. 44

El beneficiario del proyecto, presenta un informe narrativo (Formato DP-12) e informe financiero (Formato DP-13) para poder liquidar los desembolsos.


Encargado de Proyectos

45

Reciben y revisan los informes narrativos y liquidaciones financieras, en visita de seguimiento verifican lo indicado en el informe narrativo y elaboran el informe de seguimiento respectivo


Jefe(a) del Departamento

de Contabilidad

46 Recibe y revisa la liquidación financiera del desembolso recibido.

144



Hoja 7 de 7


Liquidación del Proyecto.

Beneficiario del Proyecto /

Encargado(a) de proyectos.

47

Se realiza la entrega de resultados por el beneficiario del proyecto, participando Jefe(a) de Proyectos, Director(a) de Proyectos, Director(a) Ejecutiva, miembros del Consejo de Administración o de la Comisión de Selección, dependiendo del tipo de proyecto. El Encargado de Proyectos apoya en la logística de la presentación.

Beneficiario del Proyecto /

Encargado(a) de Proyecto /

Jefe(a) del Departamento de Proyectos / Director(a) de

Proyectos.

48

El beneficiario del proyecto, presenta un informe final (Formado DP-14) para la liquidación del proyecto, el cual debe de ir firmado por el Encargado de Proyecto, Vo.Bo., del Jefe del Departamento de Proyectos y Directora de Proyectos.

Dependencias involucradas.

Liquidación del Proyecto.

Encargado(a) de Proyectos / Beneficiario del

Proyecto / Jefe(a) del

Departamento de Proyectos / Director(a) de

Proyectos / Jefe(a) del


49

El Encargado(a) de Proyectos elabora Acta Administrativa para recepción y cierre del proyecto, firmada por el beneficiario y Representante Legal del ADESCA

50 Fin del Proceso


145

Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (1/9)

146



GESTOR (A) CULTURALJEFE (A) DEL DEPARTAMENTO DE

PROYECTOSDIRECTOR (A) DE PROYECTOS ENCARGADO (A) DE PROYECTOS

Gestiona apoyo administrativo y

logístico para desarrollar ta lleres

de capacitación

Promociona y divulga talleres de

capacitación

Elabora metodología y logística

de los talleres de capacitación

Revisa metodología y logística de ta l leres de capacitación

Lleva a cabo los talleres de capacitación para presentación de

proyectos culturales.


Continua en la siguiente página

147



GESTOR (A) CULTURALDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

FINANCIERAENCARGADO DE PROYECTOS DIRECTOR DE PROYECTOS JEFE DE PROYECTOS

Promueve y divulga la

convocatoriaen medios de comunicación

Informan de la convocatoria a

personas interesadas.

Publ ica en medio impreso la

convocatoria pública abierta a la

comunidad artística y cul tural para presentación de proyectos

Informa de la convocatoria a personas interesadas sobre el

perído de recepción de proyectos.

Informan y orientan en forma personalizada a postulantes de

proyectos.



Informa y orienta en forma personalizada a postulantes de

proyectos.



Informa y orienta en forma personalizada a postulantes de

proyectos.



148

Código de Procedimiento: 1102-DP-01 (4/9) )

SECRETARIA EJECUTIVA DIRECTOR DE PROYECTOS DEPARTAMENTO DE PROYECTOS

Recibe y registra expedientes de proyectos y los traslada al Director de Proyectos


Recibe l istado y expedientes de los proyectos y los traslada a l Departamento de Proyectos.

Recibe l istado y expedientes de los proyectos para el análisis respectivo.


149



ENCARGADO DE PROYECTOS

Revisan los proyectos con la hoja de chequeo Formato DP-05

Realizan la clasificación de proyectos que cumplan con el marco de la convocatoria


No

Se rea liza un registro para informe al Consejo de Administración y se devuelve mediante nota el expediente al

ponente.

Realiza la clasificación de proyectos por disciplina

Si

Realiza la reformulación y complementa la informacion necesaria

Se incluye la Ficha Técnica (DP-06), rea lizan las separaciones y se folea el expediente

Continua en la siguiente

150



DIRECTOR (A) EJECUTIVOCOMISIÓN DE SELECCIÓN DE

PROYECTOSENCARGADO(A) DE PROYECTOS DIRECTOR(A) DE PROYECTOS

Convoca a las Comisiones de Selección de proyectos a reunión

para entrega de expedientes

Recibe expedientes, estudia y selecciona los proyectos. Emite el dictamen correspondiente

Recibe dictámenes de las Comis iones de Selección de Proyectos y traslada a la Dirección de Proyectos


Recibe los dictámenes y expedientes respectivos y traslada al Departamento de Proyectos

Continua en la siguiente

151



DEPARTAMENTO DE PROYECTOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ENCARGADO(A) DE PROYECTOS

Prepara documentos y presentación de proyectos para

aprobación del Consejo de Administración

Devuelve al ponente con una nota los proyectos que no fueron aprobados

Realiza visitas reconocimiento del área de los proyectos Formato DP-08 y rea l iza un informe de la vs i ta

Se evalúa la factibil idad

Cancela la aprobación del proyecto que no es factible mediante acta

Noti fica al ponente sobre la aprobación y se elabora convenio Formato DP-10



Anal iza y aprueba los proyectos y deniega los no recomendados por las Comisiones

NO

SI

SI

NO

152


ENCARGADO DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVOJEFE(A) DEPARTAMENTO DE

PROYECTOSPONENTE DEL PROYECTO DIRECTOR(A) DE PROYECTOS

Elabora convenio

Revisa y Firma el

convenio

Entrega el desembolso

Planifica la primera visita de seguimiento y eva luación del proyecto

Presente un informe narrativo e informe financiero Formatos DP-12 y DP-13



Revisa convenio y traslada

Revisa convenio y devuelve

Recibe convenio y traslada

Solicita desembolso

Realiza visita de seguimientoy elabora informe

Desembolso

SI

NO


153


PONENTE DEL PROYECTO ENCARGADO DE PROYECTO JEFE(A) DE PROYECTOS DIRECTOR(A) DE PROYECTOS

Realiza presentación pública de resultados

finales ante personal y autoridades del ADESCA

Presenta un informe final Formato DP-14

fi rmado por el Encargado de Proyectos

Y Vo.Bo. del Departamento y Directora de Proyectos

Fin


Elabora acta administrativa de recepción de Proyectos

Revisa acta y traslada

Revisa acta y devuelve

Firma acta administrativa de manera conjunta con el personal de ADESCA correspondiente.


154




Nombre de la Unidad: DIRECCIÓN DE PROYECTOS.

Título del Procedimiento: Autorización de uso de vehículos.

Objetivo: Disponer de lineamientos aplicables al uso y control de los vehículos, con el propósito de resguardar los activos propiedad de la institución.

Hoja No. 1/2



Código de Procedimiento: 1102-DP-02

Inicia: Directora de Proyectos / Jefe(a) de Proyectos.

Termina: Jefe(a) de Proyectos / Encargado de Proyectos / Gestor Cultural / Piloto.

Área de Desempeño

Puesto Responsable

Paso Actividad

No.


Jefe(a) de Proyectos. 1

Realiza programación de visitas de proyectos en ejecución y/o gestión cultural a realizar durante el mes y traslada al Director(a) de Proyectos y Director(a) Ejecutivo para el Vo.Bo.

Director(a) de Proyectos /

Director(a) Ejecutivo 2

Reciben, firman y trasladan con Vo.Bo. la programación, para que sea distribuida una copia a las dependencia relacionadas.

Jefe(a) de Proyectos. 3

Recibe y traslada copia de la programación a la Dirección Administrativa Financiera, Encargados(as) de Proyectos y Gestor(a) Cultural.



4

Realiza la solicitud de vehículo, y traslada al Director Ejecutivo y/o Jefe(a) de Proyectos quienes tienen asignados los vehículos de la institución.

155


Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS

Hoja 2 de 2

Dirección de Proyectos

Director Ejecutivo / Jefe(a) de Proyectos.

4

Recibe el formulario de solicitud y autorización de uso de vehículos, para su aprobación, firma y sello. Devuelve al empleado solicitante.



4 Recibe el formulario de solicitud y autorización de uso de vehículos debidamente autorizado.

5 Fin del Proceso

156


Código de Procedimiento: 1102-DP-02

DIRECTOR(A) DE PROYECTO/JEFE(A)

DE PROYECTOS

JEFE DE PROYECTOS/ENCARGADO DE

PROYECTOS/GESTOR

CULTURAL/PILOTO

DIRECTOR EJECUTIVO/ DIRECTORA DE

PROYECTOS

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

Inicio

Realiza la programación

de vis itas durante el mes y tras lada para autorización

Recibe el formulario, debidamente autorizado

Fin

Realiza la programación de

vis i tas durante el mes y tras lada para autorización y tras lada al Director Ejecutivo par Vo. Bo.

Aprueba y continua con

el proceso

Revisa y arpueba la programación

NO

SI

157



Periodicidad: Anual

Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE RECURSOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

Título del Procedimiento: Gestión de recursos con la Cooperación Nacional e Internacional

Objetivo: Identificar los principales pasos para llevar a cabo la formulación, ejecución y liquidación de los proyectos negociados con la Cooperación Nacional e Internacional.

Hoja No. 1/2




Código del Procedimiento: 1102-GRDI-01

Inicia: Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional

Termina: Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional

Gestor(a) de Recursos y Desarrollo

Institucional

1

Se elabora un perfil de proyecto con base a los objetivos estratégicos institucionales, conteniendo objetivo general, objetivos específicos, actividades principales, indicadores, metas y presupuesto.

Dirección de Proyectos Director(a) de

proyectos 2

Formulados los proyectos, se presentan al Director(a) de proyectos, para su revisión

Dirección Ejecutiva Director(a) Ejecutivo 3 Entra a conocer el proyecto formulado.



4 Se presenta al Consejo de Administración, aprobando o no la cartera de proyectos que se negociarán con la cooperación.



Institucional

5

Socializa con la cooperación nacional e internacional para la gestión de recursos técnicos y financieros. Sujeto a los ejes estratégicos de cada cooperante.

6 En caso el cooperante aprobara el proyecto, se reformula el proyecto con base a las políticas y términos de cooperante.

158


Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTION DE RECURSOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

Hoja 2 de 2

Departamento de Gestión de Recursos

y Desarrollo Institucional

Director(a) de Proyectos/ Gestor(a)

de Recursos y Desarrollo

Institucional

7

El fondo que aprueba el cooperante, entra a las arcas del Estado, siguiendo el proceso de aprobaciones y recepciones de los fondos por parte de la SEGEPLAN.


Institucional

8 Ejecución técnica del proyecto.


Director(a) de proyectos

9 Supervisa y monitorea la ejecución




Institucional

10 Cierre del proyecto, entregando reportes financieros, narrativos y liquidaciones del proyecto.

11 Fin del Proceso


159

Código de Procedimiento: 1102-GRDI-01 (1/2)

GESTOR (A) DE RECURSOS Y

DESARROLLO INSTITUCIONALDIRECTOR (A) DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Inicio

Elabora un perfil de proyecto

Revisa el perfil de los

proyectos

Conoce el proyecto formulado y lo presenta ante El Consejo de Administración

Socializa con la cooperación nacional e internacional para la gestión de recursos

ArchivoConoce la cartera de proyectos que

se negociarán con la cooperación

SI

160



DESARROLLO INSTITUCIONALDIRECTOR (A) DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Reformula el proyecto

que el copperante aprueba con base a las pol íticas del donante

Dan seguimiento a l

proceso de aprobación y

recepción de los fondos

Realizan la ejecución técnica del proyecto

Supervisa y monitorea la

ejecuión

Cierra el proyecto con la

presentación de los

respectivos informes

Fin




161


Periodicidad: Anual


Título del Procedimiento: Gestión de recursos con la Cooperación Nacional e Internacional a trávez de alianzas estratégicas

Objetivo: Identificar los principales pasos para llevar a cabo la formulación, ejecución y liquidación de los proyectos negociados con la cooperación nacional e internacional, mediante alianzas estratégicas.

Hoja No.1/2




Código del Procedimiento: 1102-GRDI-02

Inicia: Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional

Termina: Departamento de Gestión de Recursos y Desarrollo Institucional

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.



Institucional / Socio Estratégico

1

Coformulación de un perfil de proyecto en base a los objetivos estratégicos institucionales. Conteniendo objetivo general, objetivos específicos, actividades principales, indicadores, metas y presupuesto.

Dirección de Proyectos Director(a) de

proyectos 2

Formulados los proyectos, se presentan al Director(a) de proyectos, para su revisión.

Dirección Ejecutiva Director(a) Ejecutivo 3 Entra a conocer el proyecto formulado.



4 Se presenta al Consejo de Administración, aprobando o no el o los proyectos que se negociarán con la cooperación.



Institucional / Socio Estratégico

5

Socializa con la cooperación nacional e internacional para la gestión de recursos técnicos y financieros. Sujeto a los ejes estratégicos de cada cooperante.

162



Hoja 2 de 2




Institucional

6

En caso el cooperante aprobara el proyecto, se reformula el proyecto con base a las políticas y términos de cooperante.

Socio Estratégico Socio Estratégico 7

El fondo que aprueba el cooperante, entra a las arcas del Socio Estratégico, quien fungiría como ejecutor financiero, no entran directamente a las cuentas del ADESCA.




Institucional

8 Ejecución técnica del proyecto.


Director(a) de proyectos

9 Supervisa y monitorea la ejecución




Institucional

10 Cierre del proyecto, entregando reportes financieros, narrativos y liquidaciones del proyecto.

11 Fin del Proceso

163




DESARROLLO INSTITUCIONALDIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Inicio

Coformula un perfil de proyecto

Revisa el perfil de los

proyectos

Conoce el proyecto formulado y lo presenta ante El Consejo de Administración

Socializa con la cooperación nacional e internacional para la gestión de recursos

Conoce la cartera de proyectos que se negociarán con la cooperación

SI

Archivo

164



DESARROLLO INSTITUCIONALDIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR (A) EJECUTIVO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Reformula el proyecto que el copperante

aprueba con base a las pol íticas del donante

El fondo aprobado

ingresa a las arcas del Socio Estratégico

Realizan la ejecución técnica del proyecto

Supervisa y monitorea la ejecución

Cierra el proyecto con la presentación de los respectivos informes

Fin



165



Periodicidad: Diario

Nombre de la Unidad: DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CULTURAL

Título del Procedimiento: Inscripción de Gestores Culturales

Objetivo: Identificar los principales pasos para llevar a cabo la inscripción de Gestores Culturales, para ser adheridos a la base de datos del ADESCA, dichos Gestores Culturales desde sus espacios generan acciones que contribuyen a la preservación de las manifestaciones culturales, o que proponen innovaciones al accionar dinámico de dicha cultura.

Hoja No.1/2




Código del Procedimiento: 1102-GC-01

Inicia: Departamento de Gestión Cultural Termina: Departamento de Gestión Cultural

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.

Departamento de Gestión Cultural

Gestor(a) Cultural

1

Se realiza el contacto con las personas interesadas, ya sea por medio directo (teniendo contacto con el Gestor(a) Cultural del ADESCA), o por referencia de algún Gestor Cultural ya inscrito.

2

Se le entrega al interesado una boleta de registro (Formato DGC-01) para su inscripción, de forma personal o por correo electrónico.

Interesado Persona interesada 3 Llena la boleta con la información solicitada y remite de forma física o electrónica.


Gestor(a) Cultural

4

Recibe la boleta de inscripción, le asigna un código, el cual se compone de un número de correlativo general y un número de correlativo del año en curso.

5 Archiva de forma digital y física las boletas de inscripción.

6 Digita la información de la boleta en una hoja electrónica de Excel, lo cual se

convierte en una base de datos.

166



Hoja 2 de 2

Departamento de Gestión de Cultural

Gestor(a) Cultural 7

Realiza una carga de la ficha al directorio nacional de Gestores Culturales del sitio web del ADESCA (https://adesca.org.gt/directorio/).

8 Fin del Proceso

167


Código de Procedimiento: 1102-GC-01

GESTOR(A) CULTURAL PERSONA INTERESADA

Inicio

Realiza contacto con personas interesadas

Se le entrega a l intersado boleta de

registro Formato DGC-01

Llena la boleta con la información solicitada y la remite al Gestor Cultural

Recibe la boleta de inscripción para as ignación de código

Realiza la carga de la boleta al Directorio Nacional de Gestores Culturales

Fin

168




Título del Procedimiento: Creación de Redes de Gestores Culturales

Periodicidad: Diario

Objetivo: La Red Nacional de Gestores Culturales, es el resultado de un proceso de socialización del Plan Nacional de Desarrollo Cultural a Largo Plazo, iniciado en el Ministerio de Cultura y Deportes, con un seguimiento desde el ADESCA hacia los protagonistas del quehacer cultural de todo el país.

Hoja No.1/2




Código del Procedimiento: 1102-GC-02

Inicia: Departamento de Gestión Cultural Termina: Departamento de Gestión Cultural

Unidad Puesto

Responsable

Paso Actividad

No.


Gestor(a) Cultural

1 Elabora propuesta para creación de redes departamentales.


2 Traslada a Dirección de Proyectos para revisión y Vo.Bo.

3

Dirección de Proyectos presenta propuesta a Dirección Ejecutiva y solicita por esa instancia audiencia al Consejo de Administración

4

Se presenta propuesta al Consejo de Administración para su aprobación, mediante un acuerdo en acta respectiva.

5 Si no se aprueba se archiva la propuesta, por el contrario continua el proceso

169



Hoja 2 de 2



6 El Consejo de Administración regresa la propuesta.

Gestor(a) Cultural

7

Realiza una convocatoria de forma virtual, personal y telefónica, para personal que trabaja en el ámbito de la cultura, en disposición de generar y crear Redes de Gestores Culturales.

8

Se realiza capacitación a los interesados, sobre la importancia de la Red de Gestores Culturales, planificación estratégica, creación de directiva de la Red.

9

Se realiza acompañamiento en: -Propuesta de políticas municipal cultural. -Plan Operativo Anual. -Empoderamientos culturales. -Formación de personería jurídica.

10 Fin del Proceso

170


Código de Procedimiento: 1102-GC-02 (1/2)

GESTOR CULTURAL DIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR(A) EJECUTIVA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Inicio

Elabora propuesta paracreación de redes departamentales

Tras lada a Dirección de Proyectos para revisión

y Vo. Bo.

Revisa y presenta propuesta a


Revisa propuesta y solicita audiencia al Consjo de Administración

171


GESTOR CULTURAL DIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR(A) EJECUTIVA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Presenta al Consejo de

Administración para su aprobación mediante Acuerdoen acta respectiva

El Consejo Conoce lapropuesta

Recibe y traslada al Gestor Cultural para continuar con el proceso

SI

NOArchivo

Recibe y realiza una convocatoria vi rtual, personal y

telefónica

Capacita a los interesados sobre

la importancia de la Red de Gestores Culturales creación de red y elección de Junta

Directiva

Acompañamiento a redes creadas

Fin


Código de Procedimiento: 1102-GC-02 (2/2)

172


ANEXOS

173


Anexo 1

174


Anexo 2

175


Anexo 3

176


Anexo 4

177


Anexo 5

178


Anexo 6

179


Anexo 7

180


Anexo 8

181


Anexo 9

182


Anexo 10

183


Anexo 11

184


Anexo 12

185


Anexo 13

186


Anexo 14

187


Anexo 15

188


Anexo 16

189


Anexo 17

190


Anexo 18

191


Anexo 19

192


Anexo 20

193


Anexo 21

194


Anexo 22

195


Anexo 23

196


Anexo 24

197


Anexo 25

198


Anexo 26

199


Anexo 27

200


Anexo 28

201


Anexo 29

202


Anexo 30

203


Anexo 31

204


Anexo 32

205


Anexo 33

206


Anexo 34

207


Anexo 35

208


Anexo 36

209


Anexo 37

210


Anexo 38

211


Anexo 39

212


Anexo 40

213


Anexo 41

214


Anexo 42

215


Anexo 43

216


Anexo 44

217


Anexo 45

218


Anexo 46

219


Anexo 47

220


Anexo 48

221


Anexo 49

222


Anexo 50

223


Anexo 51

224


Anexo 52

225


Anexo 53

226


Anexo 54

227


Anexo 55

228


Anexo 56

229


Anexo 57

230


Anexo 58

231


Anexo 59

232


Anexo 60


233

Anexo 61


234

Anexo 62

235


Anexo 63

236


Anexo 64

237


Anexo 65

238


Formato DGC-01

Anexo 66

239


Revisado por:

Nombre: Henry Iván Pérez Castellanos.

Cargo:

Director Ejecutivo. Fecha de Revisión:

Firma:_________________________________

______________________ Sello:

Revisado por:

Nombre: German Waldemar del Cid Reyes.

Cargo:


Fecha de Revisión:

Firma:_________________________________

______________________ Sello:

Revisado por:

Nombre: Gloria Esperanza Coyote Olcot.

Cargo:

Director(a) de Proyectos. Fecha de Revisión:

Firma:_________________________________

______________________ Sello:

240


Aprobado por:

Nombre: Berta Beatriz Quevedo Mejicanos.

Cargo:

Vicepresidenta del Consejo de Administración.

Fecha de Aprobación:20 de marzo de 2018

Firma:_________________________________

______________________ Sello:

Aprobado por:

Nombre: Delia Quiñonez Castillo de Tock

Cargo:

Secretaria del Consejo de Administración.


Firma:_________________________________

______________________ Sello:

Aprobado por:

Nombre: Ethel Marina Batres Moreno.

Cargo:

Vocal Segunda del Consejo de Administración.


Firma:_________________________________

Sello:

Aprobado por:

Nombre: Carlos Humberto Morales Cornejo

Cargo:

Vocal Tercero del Consejo de Administración.


Firma:_________________________________

______________________ Sello:

241


Aprobado por:

Nombre: Julio Roberto Taracena Enríquez

Cargo:

Vocal Cuarto del Consejo de Administración

Fecha de Aprobación:

Firma:_________________________________

______________________ Sello:

Empresa Asesora: Say & Asociados Auditores y Consultores, S.A.

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