Normativo No. 54 · 2019-05-08 · Equipos y Maquinaria Pesada del Instituto Nacional de Electriﬁ...

NORMATIVO No. 54PARA LA COMPRA DE COMBUSTIBLES

PARA VEHÍCULOS AUTOMOTORES, EQUIPOS Y MAQUINARIA PESADA

DEL INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIÓN –INDE–

Y SUS REFORMAS

Gerencia de Servicios Corporativos

Guatemala, septiembre 2012

NORMATIVO No. 54 PARA LA COMPRA DE COMBUSTIBLES



Y SUS REFORMAS



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Normativo No. 54, para la Compra de Combustibles para Vehiculos Automotores, Equipos y Maquinaria Pesada del Instituto Nacional de Electrifi cacion –INDE– y sus Reformas

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ÍNDICE

CAPÍTULO IDisposiciones Generales 7

CAPÍTULO IIModalidades de Compra 9

CAPÍTULO IIIControl del Despacho 12

CAPÍTULO IVFormularios a utilizarse para la compray despacho de Combustible 15

CAPÍTULO VDisposiciones fi nales y transitorias 15

Anexo 17, 18

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CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación. El presente Normativo establece las disposiciones, normas y procedimientos, para la compra de combustible a los vehículos automotores, equipos y maquinaria pesada, para el INDE, sus Empresas y Dependencias, de acuerdo a lo que establece el Artículo 36 del Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones del Instituto Nacional de Electrifi cación.

Artículo 2. Defi niciones. Para los efectos del presente Normativo, se establecen las siguientes defi niciones:

a) Comprobante de Despacho: Ticket, copia de voucher de suministro de combustible o cualquier otro documento, que extiende la Estación de Servicio como constancia de haber efectuado un despacho de combustible previamente autorizado por el INDE, para efectos de control y pago.

b) Coordinador de Combustibles: Persona designada por una Gerencia, para centralizar y coordinar todo lo relacionado con la contratación y control de combustibles de las Unidades que la conforman.

c) Cupones Canjeables: Documentos emitidos y autorizados por los distribuidores de combustibles, por un valor nominal determinado, para ser canjeados únicamente por combustible.

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d) Encargado de Combustibles: Para efectos del presente Normativo, es la persona responsable del manejo, custodia, dotación de los Medios de Despacho y control de los combustibles aprobados para consumo de los vehículos, equipos y maquinaria pesada de una Unidad.

e) Estación de Servicio: Establecimiento legalmente autorizado para la venta y despacho de combustibles.

f) Medio de Despacho: Instrumento autorizado por el INDE para la solicitud de despacho de combustible en Estaciones de Servicio, que incluye la tarjeta magnética, el voucher de suministro de combustible u otro documento.

g) Unidades: Comprende Unidades Ejecutoras, Unidades Administrativas o Dependencias del INDE que conforman una Gerencia.

Artículo 3. Administración y control. La administración y control del combustible, estará a cargo de la Gerencia de Servicios Corporativos a través de la División de Servicios Administrativos. La División de Informática será responsable de mantener en funcionamiento un sistema automatizado para la adecuada integración de la información.1

1 Modifi cado según Resolución emitida por el Consejo Directivo en Punto CUARTO, del Acta Número 57-2012, correspondiente a su Sesión celebrada el 11-9-12.

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Artículo 4. RESPONSABILIDADES. Las Gerencias del INDE serán responsables de la compra, control y correcta utilización del combustible que adquieran a través de sus Unidades, para el funcionamiento de los vehículos automotores, equipos y maquinaria pesada que tengan asignados para el desarrollo de sus programas de trabajo.2

Artículo 5. Integración de los requerimientos de combustibles. La Gerencia de Servicios Corporativos solicitará a las Gerencias del INDE, el Plan Anual de compra de combustibles que requieren para el funcionamiento de sus vehículos automotores, equipos y maquinaria pesada, los cuales serán consolidados en un Plan Anual General, el que será sometido a aprobación del Gerente General.3

CAPÍTULO II

MODALIDADES DE COMPRA

Artículo 6. Aprobación de compra. La aprobación de las compras se hará de acuerdo a los montos que para el



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efecto establece el Artículo 22 del Reglamento de Compras, Contrataciones y Enajenaciones.4

Artículo 7. Compra de combustible. Las Unidades podrán efectuar sus compras de combustibles por medio de los siguientes procedimientos:5

A. Contratación y Despacho de Combustible en Estaciones de Servicio

1. Para la contratación del despacho de combustible en Estaciones de Servicio, el Jefe Administrativo con el visto bueno del Jefe de la Unidad interesada, enviará solicitud a la estación de servicio, indicando el tipo de combustible, la cantidad de galones estimada y el medio que se utilizará para el despacho.

Con la aceptación de la estación de servicio, deberá procederse a suscribir acta administrativa en la que se estipularán como mínimo las siguientes condiciones del servicio: tipos y cantidades estimadas de combustible, forma de pago, medios del despacho, período de facturación.



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2. El pago del combustible suministrado se realizará por medio de orden de compra y pago u otra forma disponible debidamente autorizada.

3. Para solicitar un despacho de combustible, el Encargado de Combustibles de la Unidad proporcionará a los usuarios de los vehículos automotores, equipos y/o maquinaria pesada el Medio de Despacho que corresponda, quienes posteriormente le entregarán el Comprobante de Despacho, para las operaciones de registro y control correspondiente.

4. Cada despacho de combustible deberá efectuarse por la cantidad necesaria para llenar el tanque de los vehículos. En el caso de los equipos y maquinaria deberá despacharse la cantidad que autorice el Jefe de la Unidad.

B. Compra en Efectivo

1. Cuando por razones justifi cadas no aplique la compra de combustible por el procedimiento anterior, podrá comprarse combustible en efectivo, con la autorización previa o posterior del Jefe Inmediato.

2. El usuario del vehículo solicitará al Encargado del Fondo Fijo respectivo, la asignación o el reintegro de dinero para la compra del combustible. En el caso de que el dinero se entregue previamente, el usuario deberá liquidar el vale al día siguiente de fi nalizada la comisión.

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C. Otras formas de compra

1. En casos necesarios los Coordinadores de Combustibles de las empresas que conforman el INDE podrán someter a consideración de la Gerencia del área otras formas de compra que les convengan.

Artículo 8. Las Gerencias no podrán exceder las cantidades en galones de combustible contempladas en el Plan Anual General, no obstante, en casos de emergencia plenamente justifi cados, se deberá solicitar autorización del Gerente General.6

CAPÍTULO III

CONTROL DEL DESPACHO

Artículo 9. Controles contables. Los controles contables de combustible se regirán de conformidad con lo que establece el “Normativo No. 53 para el Control de Almacenes”, en lo que aplique.

Artículo 10. Controles administrativos. Los Encargados de Combustibles deberán proceder de la siguiente forma:7



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A. Contratación y Despacho de Combustible en Estaciones de Servicio

1. El Encargado de Combustible de la Unidad, previo a recibir las copias de los medios de despacho, verifi cará que las mismas no contengan tachones, borrones y/o errores, si las copias están en orden, las resguardará y con ellas operará el sistema de control respectivo; pero si se establece que las mismas presentan defi ciencias, deberá informarlo de inmediato a la Jefatura de su área y a la Estación de Servicio, para que se deje constancia por escrito de lo sucedido y se salve el documento, si procede.

2. No podrán salvarse los documentos que contengan errores en galonaje, precio y registro de vehículo.

3. El Encargado del Combustible de la Unidad, llevará el control de lo comprado y lo despachado por vehículos automotores, equipos y maquinaria pesada, debiendo rendir informe por escrito al Coordinador de Combustible de la Gerencia respectiva, a más tardar el tercer día hábil del mes siguiente.

4. El Coordinador de Combustibles de la Gerencia, integrará la información presentada por las Unidades y deberá remitir Informe de Consumo de Combustible a más tardar el quinto día hábil del mes al Gerente del área correspondiente y a la División de Servicios

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Administrativos de la Gerencia de Servicios Corporativos. La información como mínimo deberá contener: saldo inicial, compras efectuadas durante el mes anterior y saldo fi nal.

B. Compra en Efectivo

1. Autorizada la Comisión, el usuario del vehículo solicitará al Encargado del Fondo Fijo respectivo, la asignación de dinero para la compra de combustible. Dicho usuario deberá liquidar el vale al día siguiente de fi nalizada la Comisión.

2. El usuario del vehículo deberá entregar fotocopia de la factura al Encargado de Combustible de la Unidad para los controles respectivos.

3. Cuando el usuario tenga que cubrir el pago de combustible como gasto imprevisto, deberá presentar la factura correspondiente autorizada por el jefe inmediato al Encargado de Fondo Fijo de la Unidad, de acuerdo a la política de recepción de facturas de la Gerencia Financiera y fotocopia de la misma al Encargado de Combustible.

C. Otras Formas de Compra

La Gerencia de Servicios Corporativos defi nirá los procedimientos a utilizar para controlar los despachos relacionados con otras formas de compra que se

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autoricen en el futuro, de acuerdo a lo establecido en el artículo 13, del presente Normativo.

Artículo 11. Registro de despacho de combustible. Los usuarios de los vehículos deberán registrar inmediatamente el despacho de combustible y demás información requerida en la tarjeta de “Control Suministro de Combustible de Vehículos –INDE–”, Forma número 740.27.

CAPÍTULO IV

FORMULARIOS A UTILIZARSE PARA LA COMPRAY DESPACHO DE COMBUSTIBLE

Artículo 12. Autorización de formularios. Los formularios que se utilicen para solicitud, despacho y control de combustible deberán ser revisados, actualizados y autorizados por el Departamento de Desarrollo Organizacional y constituir los anexos de la presente Normativa.8

CAPÍTULO V

DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS

Artículo 13. Casos no previstos. Los casos no previstos en el presente Normativo, serán resueltos por el Consejo Directivo a propuesta de la Gerencia General.


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Artículo 14. Derogatoria. Quedan derogadas todas aquellas disposiciones internas que se opongan o contradigan lo dispuesto en el presente Normativo.

Artículo 15. Sanciones. Las Infracciones a lo dispuesto en el presente Normativo se sancionarán con lo que para el efecto estipula el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del INDE.

Artículo 16. Eliminado.9

Artículo 17. Vigencia. El presente Normativo entra en vigencia a partir del dos de agosto del año dos mil diez.

Artículo 18. Aprobación. El presente Normativo ha sido aprobado según Resolución emitida por el Consejo Directivo en Punto SEGUNDO del Acta Número 68-2010, correspondiente a su Sesión celebrada el 22 de junio del presente año.

Dado en las Ofi cinas Centrales del Instituto Nacional de Electrifi cación –INDE–, en la Ciudad de Guatemala, a los dos días del mes de agosto del año dos mil diez.

ING. JUAN FERNANDO CASTRO MARTÍNEZGERENTE GENERAL


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