Novedades sobre Facturación Electrónica

Novedades sobre Facturación Electrónica

Enpresa Digitala6 de septiembre de 2007

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Firma Electrónica

DigitalizaciónCertificada

Facturación Electrónica

Aplicación Práctica

Acercamiento a los conceptos fundamentales de la Factura Electrónica

–Conceptos básicos a nivel técnico–Requerimientos de la normativa vigente–Otros aspectos a tener en cuenta

Aplicaciones prácticas en nuestras Empresas

Introducción

Objetivos de la jornada

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0. Introducción a la Firma Electrónica

NOVEDADES en FACTURACION ELECTRONICA

1. Digitalización Certificada

- Eliminación del papel en facturas recibidas

2. Emisión de Facturación Electrónica

- Principios básicos: validez jurídica y tributaria

- Automatización del proceso

- Aplicación Práctica: Implantación eFactura

TABLA DE CONTENIDOS

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Introducción a la Firma Electrónica








TABLA DE CONTENIDOS

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Es un archivo con estándar X.509 v3

Contiene información sobre el sujeto que identifica: Identidad titular, clave pública del sujeto, firma de la autoridad certificadora y datos propios del certificado (caducidad, etc.)

Aplicaciones: firmar y cifrar documentos o mensajes y verificar o certificar identidades (como la de un servidor web comercial).

Certificado Digital


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Certificado Digital

Un certificado electrónico consta de dos partes diferenciadas:

Clave pública: es la que le posibilita al destinatario verificar quien es el autor del mensaje y la integridad de los datos enviados

Contiene datos del titular (nombre, apellidos, razón social, CIF, e-mail…) y del propio certificado (caducidad, nº serie…)

Esta clave se comparte (al enviar documentos firmados) y es conocida por otras Personas

Clave privada: nivel de seguridad para posibilitar el uso del certificado– Debe permanecer bajo el exclusivo control de su propietario. – Esta característica permite que una firma digital identifique en forma unívoca

al firmante.

Conocida una NO se obtiene la otra

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Campos que contiene un certificado:

Versión: Describe la versión del certificado en el caso de es la versión 3, el valor del campo es 2.

Numero de serie: Contiene un número entero que será único por cada CA

Entidad Emisora: Contiene la identificación de la CA que firmado y emitido el certificado. Este campo debe contener un nombre diferenciado

Periodo de Validez: Define el intervalo de tiempo en el que válido el certificado

Sujeto: Contiene la identificación del titular del certificado emitido

Restricciones básica: esta extensión indica si el sujeto del certificado es una extensión.

Declaración de certificado reconocido: se utiliza para indicar que el certificado ha sido emitido como reconocido.

¿Qué información contiene?


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No se prevé a corto plazo una estandarización para el uso de los certificados digitales.

Cada Certificado Electrónico se utilizará para finalidades concretas.

Finalidades:


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Oficinas BanestoOnlineca.banesto.es

Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación

Banesto

CataluñaOnlinewww.catcert.net


Cat Cert

BarcelonaOnlinewww.anf.es


ANF AC

Colegios Profesionales AdscritosOnlinewww.firmaprofesional.com


Firma Profesional

Colegio Abogados (todas provincias)Onlinewww.acabogacia.org


A C Abogacía

Cualquier Oficina de la Tesorería de la SS y/o Agencia Tributaria

Onlinewww.cert.fnmt.es


FNMT

Madrid

Notarías Adscritas (todas las provincias)

Delegaciones del Gobierno Vasco y Hacienda

Valencia

Cámaras de Comercio (todas provincias)

Registro

Onlinewww.ipsca.com

Onlinewww.ancert.net

Onlinewww.izenpe.com

OnlinePki.gva.es

Onlinewww.cam erfirma.es

Tramite Petición

Firma de Documentos





Finalidades

ipsCA

ANCERT

IZENPE

AC Com unidad Valenciana

Cam erfirma

CA

Oficinas BanestoOnlineca.banesto.es


Banesto

CataluñaOnlinewww.catcert.net


Cat Cert

BarcelonaOnlinewww.anf.es


ANF AC

Colegios Profesionales AdscritosOnlinewww.firmaprofesional.com


Firma Profesional

Colegio Abogados (todas provincias)Onlinewww.acabogacia.org


A C Abogacía

Cualquier Oficina de la Tesorería de la SS y/o Agencia Tributaria

Onlinewww.cert.fnmt.es


FNMT

Madrid

Notarías Adscritas (todas las provincias)

Delegaciones del Gobierno Vasco y Hacienda

Valencia

Cámaras de Comercio (todas provincias)

Registro

Onlinewww.ipsca.com

Onlinewww.ancert.net

Onlinewww.izenpe.com

OnlinePki.gva.es

Onlinewww.cam erfirma.es

Tramite Petición

Firma de Documentos





Finalidades

ipsCA

ANCERT

IZENPE

AC Com unidad Valenciana

Cam erfirma

CA

Certificados y finalidades:


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Y, por supuesto, el DNI electrónico

Acredita a una persona, no a su vinculación con una entidadEl chip electrónico contiene los mismos datos que aparecen impresos en la tarjeta (datos personales, fotografía, Firma Electrónica, huella dactilar digitalizada) junto con los certificados de Autenticación y de Firma Electrónica. Capacidad de autenticación y firma pero no de cifrado Únicamente en soporte tarjeta

El nuevo DNI electrónico estará disponible en toda España en otoño de 2007.La Policía Nacional alcanza los 700.000 DNI electrónicos en 38 ciudades españolas, y llegará a 2.500.000 a final de 2007 (Fuente: www.dnielectronico.es – Julio 2007).

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Quien interviene en la emisión de un certificado

Autoridad de Certificación (AC)– Es quién emite el certificado digital y quién interviene como tercero de

confianza.

Autoridad de Registro (AR)– Persona o entidad delegada por la AC para la verificación de la identidad

de los solicitantes y otras funciones dentro del proceso de expedición y manejo de certificados digitales.

Suscriptor– Es la persona/entidad para la cual se expide el certificado.

Solicitante– Quién solicita la expedición del certificado que puede ser distinta que el

suscriptor ya que, por ejemplo, el solicitante puede ser la empresa y el suscriptor un empleado.

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Solicitud del Certificado

Ministeriode Interior

Dirección General de Policía

ComisaríaComisaría Comisaría

Ministeriode Industria

DNI Certificado DigitalEjemplo ilustrativo

AutoridadCertificación

Autoridad de Registro





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Qué es una Autoridad de Certificación (CA)

– Las Autoridades de Certificación mantienen la responsabilidad de verificar la identidad de un usuario, emitiendo certificados digitales y verificando la validez de los mismos.

– Las Autoridades de Certificación otorgan a las distintas partes la confianza necesaria para interactuar en un entorno en el que nadie se conoce. Son el elemento imprescindible para la existencia de una firma electrónica legal.

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Funciones de la Autoridad de Certificación

Gestionar el servicio de certificación digitalDefinir las Políticas de certificaciónGestionar el directorio de certificados emitidosGestionar las listas de revocación (CRL)Cubrir la responsabilidad Civil.Inscripción en el registro de entidades de certificaciónAuditar las Autoridades de Registro (RA)Gestionar la seguridad del sistemaNegociar el reconocimiento de los certificados mediante acuerdos con otras entidades de certificaciónDefinir la estrategia del servicio de certificación actual y futuro.Proporcionar un servicio de Hot-line 24/horas* 365días, de información, gestión y revocación.

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Autoridades de Certificación Reconocidas

http://www.mityc.es/DGDSI/Servicios/FirmaElectronica/Prestadores/relaPrestadores.htm

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Funciones de una Autoridad de Registro

Identificar y autenticar correctamente al Suscriptor y/o Solicitante y/o a la Organización que represente, conforme a los procedimientos que se establecen en las Prácticas de Certificación específicas para cada tipo de Certificado, utilizando cualquiera de los medios admitidos en derecho.

Validar las solicitudes de revocación y suspensión respecto a aquellos Certificados en cuya emisión hayan participado.

Formalizar los contratos de expedición de Certificados con el Suscriptor en los términos y condiciones que establezca la CA.

Almacenar de forma segura y por un periodo razonable la documentación aportada en el proceso de emisión del Certificado y en el proceso de suspensión/revocación del mismo.

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Personal: el Titular siempre será una persona física– DNI electrónico

De Persona Jurídica: Similar a un “sello de empresa”

De pertenencia a empresa: Certificado de Persona Física con Atributos de Persona Jurídica

– Contiene información sobre el Titular (DNI) como de la Empresa (CIF)– Puede contener información sobre el cargo, unidad organizativa…– Tanto la Persona Física como la Empresa podrán revocar el certificado

Específico para facturación electrónica

Otros tipos de certificados digitales:– De Representante– Para actos notariales– De servidor seguro– Firma de Correo electrónico– De firma de código

Tipos de Certificados Digitales

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Soportes para certificados

TarjetasPermiten realizar una personalizaciónRequieren un lector USB o PCMCIAAcceso protegido mediante PIN

Llaves USBDiseñado para aplicaciones portátiles,Conectividad sin cables adicionales.Posibilidad de incorporar otros certificados, passwords,..

Llaves biométricasOpciones adicionales a la de almacenar certificados digitales.Identifican al usuario mediante medidas biométricas (huella dactilar)

SoftwareEl certificado está instalado dentro del equipo. Se pueden proteger mediante PIN.Se permite la exportación a otros equipos

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Marco Jurídico

– Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común.

– Directiva 1999/93/CE del parlamento europeo y del consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica.

– Real decreto-ley 14/1999 de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, el reconocimiento de su eficacia jurídica y la prestación al público de servicios de certificación.

– Orden de 21 de febrero de 2000 por la que se aprueba el reglamento de acreditación de prestadores de servicios de certificación y de certificación de determinados productos de Firma Electrónica.

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– Orden de 21 de febrero de 2000 por la que se aprueba el reglamento de acreditación de prestadores de servicios de certificación y de certificación de determinados productos de Firma Electrónica.

– Ley 59/2003, de 19 diciembre, de firma electrónica.

– Reglamentos posteriores del Estado: Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

– Legislación de las Administraciones Públicas (Autonomías).

Marco Jurídico

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Elementos de relevancia de la Ley 59/2003

– Establece el régimen aplicable a la actuación de personas jurídicas como firmantes.

– Se exige especial legitimación para las personas físicas que soliciten la expedición de estos certificados.

– Obliga a los solicitantes a responsabilizarse de la custodia de los datosde creación de firma electrónica, asociados a dichos certificados, sin perjuicio de que puedan ser utilizados por otras personas físicas vinculadas a la entidad.

– Define las garantías que deben ser cumplidas por los dispositivos de creación de firma para que sean considerados dispositivos seguros.

– Establece el marco de obligaciones aplicables a los prestadores de servicios de certificación, en función de si emiten certificados reconocidos o no, y determina su régimen de responsabilidad.

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Comprobando que el documento no ha sido alterado después de haber sido firmado.

Comprobando que no estácaducado.

Comprobando que es de confianza.

Comprobando que el certificado no estárevocado.


Cómo ve y comprueba la firma el destinatario

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¿Hace falta originales en papel?

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Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes.

1. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos asídigitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

2. Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril

Eliminación del Papel de Facturas Recibidas


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Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos: a) Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado

tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado en los términos del apartado 3 de este mismo artículo.




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b) Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. Este certificado debe corresponder al obligado tributario cuando la digitalización certificada se realice por el mismo o al prestador de servicios de digitalización en otro caso. Uno u otro, según corresponda, deberádisponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada.




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c) Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento conforme a como se indica en la letra b).




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Homologación de Soluciones de Digitalización (pendiente de aprobación por la AEAT)

PROYECTO DE RESOLUCIÓN de de 2007 del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria sobre procedimiento para homologación de software de digitalización contemplado en la Orden Ministerial EHA/ 962 de 10 de Abril de 2007.




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Primero: Formatos estándares de uso común.

Al respecto de lo establecido en el apartado 2 del articulo 7 de la citada Orden se entenderán como “formatos estándares de uso común” y serán admitidos como tales aquellos que estén publicados en la página web de la AEAT (www.aeat.es), que serán estándares públicos, similares a ISO 19005 (PDF/A), TIFF 6 ó JPEG2000. La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información. En cualquier caso, para garantizar la independencia de la plataforma tecnológica y evitar su obsolescencia, los formatos utilizados deben ser autodocumentados y autosuficientes en contenido para asegurar el acceso a las imágenes, como mínimo, durante el plazo de prescripción que establezca la normativa.




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Segundo: Nivel de Resolución.

“Nivel de resolución” hace referencia al de la resolución espacial de la imagen obtenida. Se establece que el nivel de resolución espacial de la imagen final debe ser como mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises.




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Tercero: Garantía de Imagen Fiel e Integra.

Por imagen se entenderá un archivo digital que represente la apariencia física de la factura, de modo facsimilar dentro de los parámetros establecidos en el apartado anterior, ya sea ésta de una o varias páginas. La imagen obtenida debe respetar la geometría del original en tamaños y proporciones. Para que la imagen se considere fiel e integra ha de ser obtenida en un proceso informático automático en el que sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador se realicen, en el orden indicado las siguientes tareas:




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Digitalización de la factura por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga un archivo en memoria del sistema asociado al dispositivo.

- Proceso de optimización de esa imagen para garantizar su legibilidad, de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, etc.)

- Completar los campos de metadatos que precise el software de digitalización y además la información exigida por la Administración Tributaria, que incluye la referencia identificativa de la homologación acordada y una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización con el que se ha creado la imagen.

- Cálculo de la huella o valor resumen del archivo de imagen resultante, incluyendo sus metadatos, que desde ese instante deben permanecer inalterados.

- Una vez obtenida la imagen y su huella se procederá a la firma de ésta mediante firma electrónica avanzada.




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Los términos en los que dicha firma se debe producir están recogidos en los artículos anteriores de la Orden de referencia, tal como se indica en el artículo 7.2.b. Opcionalmente se ofrece la posibilidad de incluir sellado de tiempo en ese proceso de firma. En el cálculo de la huella o valor resumen se podrá utilizar cualquier algoritmo que cumpla los requisitos tecnológicos mínimos, siendo SHA-1 el mínimo que el estado actual de la tecnología establece.




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Cuarto: Datos adicionales que deben acompañar a la imagen.

El resultado de la digitalización certificada debe organizarse en torno a una base de datos documental, conservándose por cada documento digitalizado un registro de datos con todos los camposexigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992 de 29 de Diciembre, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento conforme a como se indica en la letra b del apartado 2del articulo 7 de la Orden.




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Quinto: Firma de la base de datos.

La firma a la que se refiere el apartado 2.d) 1ª del artículo 7 de la Orden puede ser realizada mediante huella o valor resumen, firmaelectrónica o firma electrónica avanzada.




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Sexto: Acceso completo y sin demora.

Se entiende por acceso completo y sin demora aquel que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992 de 29 de Diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal. Además, deberán poderse consultar en la base creada los siguientes datos: los de la firma electrónica de la imagen, incluida en su caso, la fecha de su realización; la información del certificado, con la fecha de comprobación de su validez y los de la referencia de la homologación del software de digitalización.




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Séptimo: Documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Orden EHA 962/2007.

Los solicitantes de la certificación deberán presentar una solicitud ante el Director del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que deberá contener una declaración responsable del cumplimiento de los requisitos exigidos en el Artículo 7º de la Orden 962/2007 de 10 de abril, acompañada de la documentación que acredite su cumplimiento. La citada documentación acreditativa deberá constar de:




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Séptimo: Documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Orden EHA 962/2007.

- Descripción de las normas técnicas en las que se basa el procedimiento de digitalización certificada, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental. - El Plan de Gestión de Calidad que se realiza en todo el proceso de digitalización y firma y su influencia en la imagen obtenida y sus metadatos, así como la descripción del mantenimiento de los dispositivos. - Un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en la Orden citada anteriormente y en la presente Resolución.




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Facturación electrónica

Antecedentes

FacturaciónElectrónica

Las empresas ya pueden emitir facturas electrónicas con plena validez legal(Cinco Días, i World, La Voz de Galicia)

La factura electrónica será obligatoria para todas las empresas en contratos públicos (ABC, expansión, Cinco Días, Computing)

El número de facturas electrónicas supera los dos millones mensuales (Cinco Días, Computing)

La facturación electrónica se generalizará este año en España (Expansión)

Se duplica el número de facturas electrónicas en 2006 (Boletín Semanal de la AEC, Redes&Telecom)

El destinatario de una factura electrónica se ahorra costes de hasta seis euros(Expansión)

La factura electrónica, mucho más que ahorro de costes (Estrategia Financiera)

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¿Qué es facturación electrónica?

Definiciones de Factura Electrónica (Fuente: www.aeat.es)

– Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel

– Consiste en un fichero • con el contenido exigido por ley a cualquier factura, • que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos • y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.


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¿Qué es facturación electrónica?

Diferentes terminologías equivalentes: factura electrónica, factura digital, factura telemática, … según la AEAT una factura puede ser:

– En papel– En electrónico

La e-facturación contempla la generación y entrega de Facturas.– Este ámbito incluye todas las fases del proceso que debe completar el

vendedor para generar y entregar una factura al comprador.– La facturación electrónica posibilita el intercambio de facturas entre el

comprador y el vendedor. Esto se soporta según diversos métodos.


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TABLA DE CONTENIDOS

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Principios de facturación electrónica



Requisitos Formales: Tipos de facturas, plazos y contenidosGarantía de integridad y autenticidad en origenConservación de facturasConsentimiento del destinatarioNeutralidad tecnológicaLibertad de GestiónObligaciones

– del emisor– del receptor

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Principios: Requisitos Formales


Se deben contemplar los mismos requisitos y formalidades de la factura convencional: Contenidos, plazos remisión, etc.

Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación– Facturas tradicionales– Recapitulativas– Rectificativas– Duplicados– Documentos sustitutivos, etc.

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Principios: garantía de integridad y autenticidad


La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen dos principios básicos:

– Autenticidad del origen.– Integridad de su contenido.

La firma Electrónica ofrece componentes de seguridad adicional

Autenticidad

Firma Electrónica

Confidencialidad

No Repudio

Integridad

e-FirmaBasada en un certificado reconocido

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Certificados Reconocidos

Hasta hace poco, la AEAT sólo reconocía certificados de FNMT.

Actualmente, la propia AEAT reconoce otros certificados recogidos en su página web, siendo todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas:

Izenpe

FNMT (CerEs)

CamerFirma

Consejo General Abogacía

FirmaProfesional

ANF

Generalitat Valenciana

Banco Español de Crédito

Agencia Notarial de Certificación

Consejo Superior de Cámaras

Personas Físicas Personas Jurídicas

Principios: garantía de integridad y autenticidad

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Con carácter general, las facturas y documentos sustitutivos deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales.

Se contemplan dos excepciones:– Impresión de facturas electrónicas: El destinatario que disponga de la

correspondiente opción en su dispositivo de verificación de firma podráimprimir el documento de forma legible junto a sendas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417

– Digitalización de facturas en papel: mediante el procedimiento de digitalización certificada, aquellas facturas que se han recibido en papel sepueden pasar a formato electrónico eliminando el papel.

Principios: Conservación de facturas


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Las facturas en formato electrónico se deberán conservar durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria

– Esta obligación podrá ser realizada directamente por el propio obligado tributario o por un tercero, actuando este último en nombre y por cuenta del primero,

– El obligado tributario será el único responsable del cumplimiento de todas las obligaciones



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Cuando las facturas se reciban en soporte electrónico, el destinatario deberá proceder a la verificación de la firma: Por tanto, el receptor deberá disponer de los dispositivos necesarios para

– Validación/ visualización de la factura– Verificación de firma

El destinatario deberá conservar de forma ordenada las facturas y las firmas electrónicas asociadas a cada uno de ellos, cuando no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento.

En factura electrónica, la copia es un fichero idéntico al original. – Cuando el original haya sido firmado electrónicamente, la copia se refiere al

fichero firmado.



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Principios: consentimiento del destinatario


Emisor: debe notificar su interés en emitir factura electrónica– Podrá eFacturar … siempre que el destinatario haya dado su consentimiento.– En cualquier momento nos puede solicitar el envío de una copia de sus

facturas (papel o electrónico) dado que disponemos de un sistema de almacenamiento electrónico de los originales.

Destinatario: – El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio,

verbal o escrito.– El destinatario que esté recibiendo eFactura podrá comunicar al proveedor su

deseo de recibirla en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado.

Futuras novedades de la Normativa– Va a ser una exigencia para trabajar con la Administración Pública– Obligatoria a partir de ciertos volúmenes de facturación– Los particulares van a poder exigirla, se va a convertir en un derecho

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Modos de firmaLos modos de firma más habituales son:

Ambos modos son válidos en el sistema de firma electrónica.

DetachedLa firma queda separada del

documento firmado

Para la validación, se deben gestionar los dos archivos

AttachedLa firma se “integra” en el

documento firmado

Para validar la firma, sólo se requiere el documento firmado


FirmaFirma

Principios: neutralidad tecnológica


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Principios: neutralidad tecnológica



Las facturas y documentos sustitutivos deben:

– Emitirse en cualquier formato(.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido

– Gestionarse en el formato original ……junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.

No es necesario mantener copia en papel

xml

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Principios: libertad de gestión


La firma electrónica aplicada será la que se derive de la utilización del certificado del expedidor del documento, aunque sea éste el destinatario o un tercero que intervenga en la expedición en nombre y por cuenta del obligado tributario

– Opciones de externalización

– Opciones de almacenamiento y custodio

Responsabilidad del sujeto pasivo

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Principios: obligaciones del emisor


Firma basada en un certificado electrónico reconocido– La Orden EHA/962/2007 aclara que cualquier firma electrónica avanzada,

basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma, de firma electrónica, es plenamente válida.

– Las facturas y documentos sustitutivos remitidas electrónicamente firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos

Velar porque se conserven las facturas emitidas (RD/1496/2003)

Asegurar legibilidad en formato original (RD/1496/2003)

Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003)

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Principios: obligaciones del receptor


Velar porque se conserven las facturas recibidas (RD/1496/2003)

Asegurar legibilidad en formato original (RD/1496/2003)

Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003)

Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado (RD/1496/2003)

Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417 (EHA/962/2007)

– “A diferencia del emisor, el receptor de facturas electrónicas podrá optar por la conservación en papel de facturas recibidas en formato electrónico, a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Tributaria.”

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Facturas recibidas del Extranjero



A los efectos de garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido, los requisitos exigibles a las eFacturas recibidas de terceros países serán los mismos que los que deben cumplir los expedidos y remitidos en territorio español

Cuando el certificado en cuestión sea expedido por una autoridad de servicios de certificación residente en alguno de los países de la Unión Europea, bastarácon que se cumpla alguno de los siguientes requisitos:

– Que el certificado indique en su propio contenido que se trata de un certificado reconocido, y que la entidad de certificación expedidora sea residente en algún país de la Unión Europea y tenga accesibles y públicas sus prácticas y políticas de certificación

– Que la entidad de certificación se halle acreditada en dicho sentido por una entidad establecida en la Unión Europea conforme a un sistema voluntario de acreditación destinado a mejorar los niveles de provisión de servicios de certificación,

– Que la entidad de certificación se halle inscrita con dicha condición en algún registro público controlado por la autoridad competente del Estado miembro en materia de firma electrónica o por una autoridad competente en materia de control fiscal de dicho país, en materia del Impuesto sobre el Valor Añadido o de Impuestos directos.

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Prácticas erróneas habituales


Utilización del e-mail para el envío de facturas tradicionales y posterior impresión por el receptor.

Software de facturación que no reúne los requisitos exigidos a la e-facturación.

Empresas suministradoras de servicios en cuyas Websofrecen la descarga y custodia de e-facturas que no cumplen con los requisitos.

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Principios: en resumen debe tenerse en cuenta



Neutralidad tecnológica / Asegurar legibilidadEl destinatario debe tener las herramientas necesarias para:

– Visualización y comprobación de la factura– Validación de la firma y vigencia del certificado

Gestionar en el formato original junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma

PDF es el estándar recomendado en la mayoría de los foros de eFactura

Es un estándar de hecho

Cualquier tipo de archivo se puede transformar a PDF

Es un formato seguro, no modificable

La visualización de factura es semejante a la factura en papel

La firma tiene representación gráfica y es Attached

El receptor puede verificar la firma con el Reader (gratuito)

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Firma Electrónica





Legislación aplicable:– Comercio electrónico: Ley 34/2002– Firma electrónica: Ley 59/2003 de 19-12-03 y Orden HAC/1181/2003 de

12-05-03, Orden de 21-02-00– Facturación electrónica: Dir. 115/2001/CE de 20-02-01– I.V.A.: Real Decreto 1496/2003 de 28-11-03– ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007

Entidades normalizadoras:– Iniciativa Europea de Normalización de la F.E. (EESSI)– Instituto Europeo de Normas de Telecos (ETSI)– Comité Europeo de Normalización (CEN)

… para más información sobre la normativa


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Sist.Gestión

Proveedor(Emisor)

Cliente(Receptor)

Sist. Gestión

Diferencias: Facturación Convencional


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Diferencias: Facturación ElectrónicaSist.

Gestión

Proveedor(Emisor) Cliente

(Receptor)Sist. Gestión

Archivo en Formato Electrónico


Factura Firmada Electrónicamente


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Coexistencia de Procesos de Facturación

Proveedor(Emisor)

Sist. Gestión

Factura Firmada Electrónicamente



Cliente(Receptor)

Archivo en Electrónico

Sist.Gestión

Cliente(Receptor)

Sist.Gestión

Archivo en Papel

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¿En qué se diferencia a la factura tradicional?


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La representación gráfica de la firma se puede visualizar de diferentes maneras…

…o mantenerse oculta

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Cliente, SADirección postal del ClienteCIF: B [email protected]



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TABLA DE CONTENIDOS

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Proceso de facturación convencional


ClienteRecepciónArchivoEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneración

ClienteRecepciónArchivoEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneración

Proceso Facturación Electrónica

Desde cualquier aplicación de la empresa

En soporte electrónico

Usuario reconocido, con certificado digital.

e-MailOtros medios

Recibe la factura en décimas de segundo

Proceso seguro

Generación ClienteEnvíoFirma Archivo

Nos proporciona muchas posibilidades de automatización

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Facturación Electrónica Automatización

FacturaciónElectrónica Generación ClienteEnvío

Nos proporciona muchas posibilidades de automatización

En función de la complejidad o repetitividad de las tareas o para optimizar el rendimiento del proceso de facturación, las soluciones van orientadas a la automatización.

Firma Archivo

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Automatización del proceso


La automatización de la tarea de generación de facturas es función, entre otros aspectos, del número de facturas que se emiten.

Habitualmente estas tareas están gobernadas por un ERP o una aplicación de contabilidad:– Navision, SAP, Baan, Oracle, …– Conta+, EDS, …– Aplicaciones personalizadas

EnvíoFirmaArchivoGeneración

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No es necesario archivar copias en papel

Persona responsable de la conservación:– Posibilidad de cumplir esta obligación por un tercero– Actuará en nombre y por cuenta del empresario o profesional

o sujeto pasivo– Será el responsable del cumplimiento de las obligaciones que

se derivan de su custodia


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Existen herramientas de firma integrables en cualquier sistema de gestión y capaces de:– Tratar los formatos de conjuntos de facturas– Firmar automáticamente, mediante firma avanzada y

reconocida conjuntos de facturas– Enviar a diferentes destinos dependiendo de las

necesidades del destinatario:• Impresora• Envío vía e-mail de un estándar PDF• Envío de un fichero plano xml, txt, etc• Depositar el archivo en un portal web


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ClienteProcesamiento

Con el propósito de generar valor para el Cliente, se puede facilitar la integración de las facturas en sus sistemas de gestión:– Envío de ficheros planos:

• xml, txt, csv, Otros– Depositar archivos en un portal web

La agencia tributaria ha propuesto un modelo de fichero xmlpara operaciones entre organizaciones (www.aeat.es)

Ejemplos de facturas: firma oculta, XML integrado, firma adjunta

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TABLA DE CONTENIDOS

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Beneficios

En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas:

Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración financiera.Permite integración en los sistemas de información. Fidelización de Clientes.Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude.Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias.

Eficiencia en losProcesos

Accesos simultáneos a las facturas, desde distintos puntos geográficos.Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión.

Mejora del Controly visibilidad

Garantiza la autenticidad en el origen. Confidencialidad Control de modificaciones indeseadas.Plena validez legal.

Seguridad

Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo.Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones.Disminución de lugares físicos de almacenaje.

Reducción Costes

Sostenibilidad medioambiental y Responsabilidad Social CorporativaAplicación de soluciones TIC’s para la gestión empresarialIntegración del work-flow de negocio con Proveedores y Clientes

Imagen de Empresa

AplicaciónPráctica

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Implantación eFactura

Proceso de implantación

¿Mi empresa está preparada para facturar electrónicamente?

La implementación de la e-facturación NO es solamente tecnologNO es solamente tecnologííaa..Se debe responder a:

– ¿Los procesos actuales de facturación van a cambiar? – ¿Me interesa automatizar mi proceso?

¿Me interesa emitir Facturas Electrónicamente?– ¿Mis clientes van a estar listos para recibir?– ¿Todos mis clientes deben recibir factura electrónica?– ¿Va a suponer algún coste a mis clientes?– Para mis sistemas de información, ¿qué alternativas hay?

¿Me interesa recibir Facturas Electrónicamente?– ¿De quién voy a recibir electrónicamente?– ¿Hasta dónde quiero incorporar la información a mis sistemas de información?


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Proceso de implantación


Metodología de Implantaciónedatalia data solutions dispone de una extensa experiencia en implantación de proyectos de factura electrónica. Contamos con una metodología utilizada internamente en nuestros procesos y ampliamente probada con muchos de nuestros clientes.

– Se puede resumir en el siguiente esquema:

Plan de comunicación

ImplantaciónPuesta en marcha

Diseño FuncionalSolución a Medida

Gestión integral del Proyecto

DiagnósticoInicial


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Soluciones de emisión de factura electrónica



En función de las necesidades y recursos de la Organización, se puede optar por diferentes soluciones:

Grandes Empresas

Automáticas• Volumen elevado de facturas• Automatización total• Inversión elevada• Multiproceso• Procesos desatendidos

Semiautomáticas• Volumen medio de facturas• Automatización parcial• Uso y configuración sencilla

Pymes

Manuales• Mínima inversión• Pequeño volumen facturas

MicroPymes

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Los documentos se pueden firmar de forma unitaria:– Existen multitud de soluciones gratuitas que se pueden descargar de la web

(Asimelec, CamerFirma…)– Algunas aplicaciones ofimáticas incluyen esta opción (MS Office, Adobe

Writer…)Implicar al receptor de la factura…

– Se debe aportar la hta de visualización de la factura y verificación de firma– Verificación completa: integridad del documento y autenticidad en origen

Óptimo para Organizaciones con número moderado de facturas emitidas– Además de firmar las facturas de forma manual, se deben hacer llegar al

Cliente

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3. Recepción2. Firma1. Generación

Entorno Red compartida - LANGeneración

Generación

Generación

Pendiente Firma

Formación

Cliente

1.- Las diferentes aplicaciones generan las facturas y las almacenan en un directorio compartido en red.Cada factura debe contener una o más direcciones e-mail del Cliente/ receptor.

2.- Desde un PC centralizado, se aplica el proceso todos los archivos: Con un “click de ratón” se firman y se envían automáticamente por correo electrónico al Cliente.

Pendiente Firma

Formación

3.- El Cliente recibe un eMail con la factura adjunta.

Esta factura tiene plena validez tributaria, por lo que no requiere copia en papel.

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La facturación electrónica otorga grandes posibilidades de automatización total del proceso

– Se pueden implementar procesos de facturación totalmente desatendidos– Se debe considerar la coexistencia de la facturación convencional y la

facturación electrónica

EnvíoCustodiaAplicar Formato a Facturas

Facturasa emitir

FicheroPlano

GeneraciónDocumentos

xml

pdf

papel

Aplicar Formato

Cliente

Parámetros

Firmadigital

Web- internet

Soporte magnético

Red interna

Papel

Sistema de Gestión

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Soluciones de facturación electrónica



Modelos ASP de firma y envío de facturas:

- Estos nuevos servicios están revolucionando el envío y pago de facturas mediante servicios en línea a un costo mínimo y en segundos,

- Garantizan la confidencialidad de los documentos. (https:\\...)- Están ahorrando a sus usuarios hasta el 95% de los gastos por distribución de

facturas.

Proveedor Cliente

https:\\clientes.com

Acceso webFactura

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Casos prácticos


Algunos casos prácticos en los que hemos colaborado son:

Reducción costesEficacia en la distribución de los

documentosU-Sign Server Más de 1M Fact / mesAmena

Importantísima reducción de costesMejora del cobro

U-Sign Server5.000 facturas / mesRepsol

Reducción costesMejora eficacia de tareasReducción espacios físicos

almacén

U-Sign ServerIntegración con Navision

8.500 facturas / mesCoferdroza

Reducción costesadministrativosReducción tiempos

PortafirmasIntegrado a un ERP

propio

Ya trabaja con e-factura650 Facturas / mes

Confianz

ResultadosSoluciónSituación inicialEmpresa


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Gracias por ayudarnos a mejorar!!

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www.edatalia.com

edatalia data solutions, s.l.Tlf : 943 440 710

[email protected]

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