NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF....
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NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE
LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS
POS-CUSTODIALES
PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓNPROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE LLORENTE
MARILIA, SP, AGOSTO , 2015
Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação
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RPRESENTACIÓN DE LA ENTIDADDOCUMENTO:
NUEVOS CÁNONES
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ISAD(G)ISAD(G)
ISAD(G)
Documentos de Archivos
Acervos
Fondos / Subfondos
Sección / Subsección
Series / Subseries
Unidad de instalación
Processo/Dossier
Item
Colección
LA REPRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
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Norma creada para identificar y explicar el
contexto y el contenido de los documentos de
archivos con el fin de hacerlos accesibles.
Los elementos de información sobre los documentos
de archivos se asignan en cada una de las fases de
su gestión; para conservarlos de forma segura y
para facilitar su accesibilidad.
ISAD(G): FINALIDAD
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Las reglas generales de descripción archivística de
esta norma se aplican a todos los documentos de
archivo sin importar el tipo documental o el
soporte físico de los documentos.
ISAD(G): FINALIDAD
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NORMAS PARA LA REPRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
ISAD(G)
RAD2
DACS
MAD3
ODA NOBRADE
NEDAI
MDM
NODAC
NOGADA
IGAD
NUDA
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ELEMENTOS PARA REPRESENTAR DOCUMENTOS
1. Área de identificación1.1 Código de referencia1.2 Título1.3 Fechas1.4 Nivel de descripción1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y dimensiones)
2. Área de contexto2.1 Nombre del productor2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica2.3 Historia archivística2.4 Formas de ingreso
3. Área de contenido y estructura3.1 Alcance y contenido3.2 Valoración, selección y eliminación 3.3 Nuevos ingresos3.4 Organización
4. Área de condiciones de acceso y uso4.1 Condiciones de acceso4.2 Condiciones de reproducción4.3 Lengua/escritura de los documentos4.4 Características físicas y requisitos técnicos4.5 Instrumentos de descripción
5. Área de documentación asociada5.1 Existencia y localización de originales5.2 Existencia y localización de copias5.3 Unidades de descripción relacionadas5.4 Nota de publicaciones
6. Área de notas6.1 Notas
7. Área de control de la descripción7.1 Nota del archivero7.2 Reglas o normas7.3 Fecha de la descripción
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Estos elementos son considerados elementos obligatorios para
la descripción de cualquier documento.
Los elementos obligatorios facilitan el intercambio de
información a nivel internacional; además, brindan la
información necesaria para representar y describir el contenido
de las unidades de descripción a un nivel básico.
ELEMENTOS OBLIGATORIOS
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1. Área de identificación1.1 Código de referencia1.2 Título1.3 Fechas1.4 Nivel de descripción1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y dimensiones)
2. Área de contexto2.1 Nombre del productor2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica2.3 Historia archivística2.4 Formas de ingreso
3. Área de contenido y estructura3.1 Alcance y contenido3.2 Valoración, selección y eliminación 3.3 Nuevos ingresos3.4 Organización
4. Área de condiciones de acceso y uso4.1 Condiciones de acceso4.2 Condiciones de reproducción4.3 Lengua/escritura de los documentos4.4 Características físicas y requisitos técnicos4.5 Instrumentos de descripción
5. Área de documentación asociada5.1 Existencia y localización de originales5.2 Existencia y localización de copias5.3 Unidades de descripción relacionadas5.4 Nota de publicaciones
6. Área de notas6.1 Notas
7. Área de control de la descripción7.1 Nota del archivero7.2 Reglas o normas7.3 Fecha de la descripción
ELEMENTOS OBLIGATORIOS
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DACS: DESCRIPCIONES MÍNIMAS, OPTIMAS Y CON VALOR AÑADIDO
Single-Level Minimum
(Descripciones independientes, nivel mínimo)
·Reference Code Element ·Name and Location of Repository Element ·Title ·Date ·Extent ·Name of Creator ·Scope and Content ·Conditions Governing Access ·Language and scripts of the material
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RAD2: NIVELES DE DETALLE EN LAS DESCRIPCIONES
Primer nivel de detalle para descripción de fondos, colecciones y series:
Título propio.___Detalles específicos del tipo de material.___Fechas de creación.___Extensión de la unidad de descripción.___Historia Administrativa/Reseña biográfica.___Historia archivística.__Alcance y contenido.___Notas
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CÓDIGO DE REFERENCIA
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Nombre oficial: República Federativa do Brasil
Nombre común: Brasil
Código Numérico: 076
Código alpha-2: BR
Código alpha-3: BRA
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DATAS
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DATAS
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NIVEL DE DESCRIPCIÓN
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2 Grupo de Fondos
3 Fondo / Colección
4 División de Fondos/Subfondos/Subsecciones
5 Serie
6 Subserie
7 Fracción de serie
9 Processo/Dossier
11 Componente Documental
1 Archivo/Acervo
10 Item
8 Unidad de Localización
1 al 7 Niveles Intelectuales: Forman la
estructura archivística que se organiza según el
principio de procedencia. Su uso, generalmente,
va ligado a la identificación del agente, sus
divisiones y funciones.
8 al 11 Niveles Físicos: Se corresponden con
unidades tangibles “físicamente”, que se
pueden localizar en los depósitos de los
archivos y que en su conjunto componen los
niveles intelectuales.
NIVEL DE DESCRIPCIÓN
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EXTENSIÓN Y SOPORTE
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ISAD(G), p.13
¿Por qué es necesaria una norma para describir documentos
archivísticos?
Facilita la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y
explícitas.
Facilita y agiliza la recuperación y el intercambio de información
contenida en los documentos de archivos.
La norma se aplica para compartir datos de autoridad.
Facilita la integración de las descripciones procedentes de diferentes
sistemas de archivos. Cooperación archivística.
Facilita el acceso a archivos y documentos separados o dispersos
ALCANCE
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NORMAS PARA DESCRIBIR COLECCIONES O MATERIALES ESPECIALES
MANUAL OF ARCHIVAL DESCRIPTION. MAD3 (2000)
RULES FOR ARCHIVAL DESCRIPTION. RAD2 (2008)
MANUAL DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL. MDM (2000)
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MAD3: PARTE IV FORMATOS ESPECIALES
1. TÍTULOS DE PROPIEDAD
2. CARTAS Y CORRESPONDENCIA
3. FOTOGRAFÍAS
4. DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS (MAPAS)
5. DOCUMENTOS ARQUITECTÓNICOS (PLANOS)
6. DOCUMENTOS SONOROS
7. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
8. FILMES
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IDENTITY AREA1. Reference code2.Title Term for form/type/genre Name element Simple data3. Extent
CONTENT AND STRUCTURE AREA1. Production2. Caption3.Contents note4. Physical description Material designation Dimensions Process used 3. MANAGEMENT INFORMATION AREA1. Conservation
MAD3: PARTE IV FORMATOS ESPECIALES
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RAD 2: PARTE I DESCRIPCIÓN
1. FONDOS MULTIMEDIA2. DOCUMENTOS TEXTUALES3. MATERIALES GRÁFICOS4. MATERIALES CARTOGRÁFICOS5. DIBUJOS ARQUITECTÓNICOS Y TÉCNICOS6. FILMES.7. DOCUMENTOS SONOROS8. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS9. MICROFORMAS10. OBJETOS11. DOCUMENTOS FILATÉLICOS12. DOCUMENTOS SUELTOS
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11.0 GENERAL RULES11.0A Preliminary rule11.0B Sources of information11.0C Punctuation11.0D Levels of detail in the description11.0E Language and script of the description11.0F Inaccuracies11.0G Accents and other diacritical marks
11.1 TITLE AND STATEMENT OF RESPONSIBILITY AREA11.1A Preliminary rule11.1B Title proper11.1C General material designation11.1D Parallel titles11.1E Other title information11.1F Statements of responsibility
11.2 EDITION AREA11.2A Preliminary rule11.2B Edition statement11.2C Statements of responsibility relating to the edition
11.3 CLASS OF MATERIAL SPECIFIC DETAILS AREA11.3A Preliminary rule
11.4 DATE(S) OF CREATION, INCLUDING PUBLICATION, DISTRIBUTION AREA11.4A Preliminary rule11.4B Date(s) of creation11.4C Place of publication, distribution, etc.11.4D Name of publisher, distributor, etc.11.4E Statement of function of publisher, distributor, etc.11.4F Date of publication, distribution, etc.11.4G Place of manufacture, name of manufacturer, date of manufacture
RAD 2: PARTE I DESCRIPCIÓN
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MDM: CONVENCIONES
1. FONDOS FOTOGRÁFICOS
2. DOCUMENTOS DE FE PÚBLICA
3. DOCUMENTACIÓN JUDICIAL (PARTES I Y II)
4. PROYECTOS DE ARQUITECTURA, OBRAS
PÚBLICAS Y RESTAURACIÓN.
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DESCRIPCIÓN DE PRODUCTORES Y CREACIÓN DE
REGISTROS DE AUTORIDADES.
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ISAAR(CPF)ISAAR(CPF)
Productor
Persona
Institución
Familia
ISAAR(CPF), DACS, ODA, MDM, ARANOR
LA REPRESENTACIÓN DE LOS PRODUCTORES
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NORMAS PARA DESCRIBIR LA ENTIDAD PRODUCTOR
ISAAR(CPF)
DACS
ODAMDM
ARANOR
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PRODUCTOR
![Page 32: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/32.jpg)
![Page 33: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/33.jpg)
![Page 34: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/34.jpg)
![Page 35: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/35.jpg)
ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a instituciones, personas y familias
Norma creada para “elaborar registros de autoridad de
archivos que proporcionan descripciones de entidades
(instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y
a la gestión de archivos”.
ISAAR (CPF): FINALIDAD
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ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a instituciones, personas y familias
Norma creada para “elaborar registros de autoridad de
archivos que proporcionan descripciones de entidades
(instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y
a la gestión de archivos”.
ISAAR (CPF): FINALIDAD
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ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a instituciones, personas y familias
Norma creada para “elaborar registros de autoridad de
archivos que proporcionan descripciones de entidades
(instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y
a la gestión de archivos”.
ISAAR (CPF): FINALIDAD
![Page 38: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/38.jpg)
ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a instituciones, personas y familias
Norma creada para “elaborar registros de autoridad de
archivos que proporcionan descripciones de entidades
(instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y
a la gestión de archivos”.
ISAAR (CPF): FINALIDAD
![Page 39: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/39.jpg)
ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a instituciones, personas y familias
Norma creada para “elaborar registros de autoridad de
archivos que proporcionan descripciones de entidades
(instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y
a la gestión de archivos”.
ISAAR (CPF): FINALIDAD
![Page 40: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/40.jpg)
ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a instituciones, personas y familias
Norma creada para “elaborar registros de autoridad de
archivos que proporcionan descripciones de entidades
(instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y
a la gestión de archivos”.
ISAAR (CPF): FINALIDAD
![Page 41: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/41.jpg)
Registro de autoridad (Authority record)
“Forma autorizada del nombre, combinada con otros
elementos informativos que permiten identificar y describir la
entidad mencionada y que pueden también remitir a otros
registros de autoridad relacionados” ISAAR (CPF)
![Page 42: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/42.jpg)
Cuándo existen varios puntos de accesos normalizados , qué operación
se está realizando.?¿
![Page 43: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/43.jpg)
“Control de los términos normalizados, que comprende los
nombres (de personas, entidades o lugares geográficos)
utilizados como puntos de acceso.”
ISAAR (CPF)
CONTROL DE AUTORIDADES
(Authority control)
![Page 44: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/44.jpg)
Sistema de autoridades
Interacción entre el fichero de autoridades y el fichero
de descripciones.
![Page 45: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/45.jpg)
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA CREACION DE
REGISTORS DE AUTORIDAD.
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ELEMENTOS PARA REPRESENTAR PRODUCTORES
1. Área de identificación1.1 Tipo de entidad1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre1.3 Formas paralelas del nombre1.4 Formas normalizadas del nombres según otras reglas1.5 Otras formas del nombre1.6 Identificadores para instituciones
2. Área de descripción2.1 Fechas de existencia2.2 Historia2.3 Lugar(es)2.4 Estatuto jurídico2.5 Funciones, ocupaciones y actividades2.6 Atribución(es/Fuente(s) legal(es)2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía(s)2.8 Contexto general
3. Área de relaciones3.1 Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas3.2 Naturaleza de la relación3.3 Descripción de la relación3.4 Fechas de la relación
4. Área de control4.1 Identificador del registro de autoridad4.2 Identificador(es) de la institución4.3 Reglas y/o convenciones4.4 Estado de elaboración4.5 Nivel de detalle4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación4.7 Lengua(s) y escritura(s)4.8 Fuentes4.9 Notas de mantenimiento
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Relación de Instituciones, Personas y Familias, con Documentos de Archivo y otros Recursos.
• Identificadores o códigos
• Título de los recursos relacionados
• Tipos de recursos relacionados (fondo, colección, monografía, articulo)
• Naturaleza de las relaciones (productor, autor)
• Fechas de los recursos relacionados
ELEMENTOS PARA DESCRIBIR PRODUCTORES
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Forma autorizada del nombre Isabel I (1451-1504, reina de Castilla)
Otras formas del nombre Isabel I (1451-1504, reina consorte de Aragón)
Identificador del registro de autoridad ES28079MCU1576 Tipo de entidad Persona Fechas de existencia. 22-04-1451 / 1504 Historia Nace el 22 de abril de 1451 en Madrigal de las Altas Torres.
Era la tercera hija del rey Juan II de Castilla, casado en segundas nupcias con doña Isabel de Portugal. En 1468, muerto ya su hermano el infante Alfonso, se firma el Pacto de los………
Nombre(s) / Identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas Fernando II (1452-1516, rey de Aragón)/ ES28079MCU1946
Naturaleza de la relación Familia (matrimonios) Descripción de la relación Esposo Nombre(s) / Identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas Juana I (1479-1555, reina de Castilla)/ ES28079MCU1598
Naturaleza de la relación Familia (descendiente de) Descripción de la relación Hija y heredera Identificadores de la institución Sección Nobleza del Archivo Histórico
Nacional. ES45168SNAHN Estado de elaboración. Finalizado Nivel de detalle Básico Lengua(s) y escritura(s) SPA
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Fuente: Subirección General de los Archivos Estatales. Archivo General de Simancas. España. 2003. Cit. En: ISAAR(CPF). 2ª ed.
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1. Área de identificación1.1 Tipo de entidad1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre1.3 Formas paralelas del nombre1.4 Formas normalizadas del nombres según otras reglas1.5 Otras formas del nombre1.6 Identificadores para instituciones
2. Área de descripción2.1 Fechas de existencia2.2 Historia2.3 Lugar(es)2.4 Estatuto jurídico2.5 Funciones, ocupaciones y actividades2.6 Atribución(es/Fuente(s) legal(es)2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía(s)2.8 Contexto general
3. Área de relaciones3.1 Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas3.2 Naturaleza de la relación3.3 Descripción de la relación3.4 Fechas de la relación
4. Área de control4.1 Identificador del registro de autoridad4.2 Identificador(es) de la institución4.3 Reglas y/o convenciones4.4 Estado de elaboración4.5 Nivel de detalle4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación4.7 Lengua(s) y escritura(s)4.8 Fuentes4.9 Notas de mantenimiento
ELEMENTOS OBLIGATORIOS
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1.1 Tipo de entidad
Objetivo:
Indicar si la entidad que se está describiendo es
una institución, una persona o una familia
Regla:
Indicar el tipo de entidad (institución, persona o
familia) que se está describiendo en el registro de
autoridad”.
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1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre Objetivo:Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca a una institución, persona o familia.
Regla:Registrar la forma normalizada del nombre de la entidad que se está describiendo, siguiendo las normas o convenciones nacionales o internacionales que haya utilizado el servicio de archivos responsable del registro de autoridad. Utilizar todos los calificadores necesarios –fechas, lugar, jurisdicción, ocupación, epíteto, etc.- para distinguir la forma autorizada del nombre de los de otras entidades que tengan nombres similares.
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Forma(s) autorizada(s) del nombre
• Forma normalizada de un punto de acceso.
• Es preciso:1. Elegir un nombre entre todos los posibles2. Normalizar la forma del nombre elegido
• Para la normalización es necesario:1. Utilizar unas reglas o normas2. Usar varias fuentes de información3. Controlar las sinonimias4. Controlar las homonimias
Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad
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Reglas o normas Describing Archives: A content standard. Chicago: Society of American Archivists, 2004
(DACS) Manual de descripción mulltinivel: propuesta de adaptación de las normas internacionales
de descripción archivística. Valladolid: Junta de Castilla y León, 2006. Norma para la elaboración de los puntos de acceso normalizados de instituciones,
personas, familias, lugares y materia en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2010.
Orientações para a descrição arquivística. 2ª. ver. Lisboa: Direcção Geral de Arquivos, 2007.
Règles pour la Description des Documents d’Archives. Version revisée Ottawa: Bureau Canadien des Archivistes, 2008.
Reglas de catalogación angloamericanas. 2ª ed. rev. 2002, act. 2003. Bogotá, D.C.: Rojas Eberhard editores Ltda, 2004.
Reglas de catalogación. Madrid: Ministerio de Cultura. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 2007.
Rules for the construction of personal, place and corporate names. London: NCA, 1997.
Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad
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Fuentes de información Documentos de la unidad de descripción Fichero de autoridades del servicio de archivos Instrumentos de descripción redactados de acuerdo a las
normas Listas o ficheros de autoridades elaborados por otros
organismos Obras publicadas de una persona Documentación informativa publicada de carácter institucional Estudios monográficos relativos a una persona, institución o
familia Obras de referencia de carácter general
Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad
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Control de sinonimias:
Nombres de instituciones• Instituciones con varios nombres (Ayuntamiento de Gijón,
Exc. Ayuntamiento de Gijón, Príncipe de Asturias o Su Alteza Real Príncipe de Asturias.
• Instituciones que cambian de denominación• Instituciones diferentes que se unen, se separan.
Nombres de personas• Personas con varios nombres• Personas que cambian de nombre
Nombres de familias• Familias con varios nombres (apellidos, títulos de
nobleza...)
Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad
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Calificador
“Información que se añade a un elemento de descripción y que ayuda a la
identificación, comprensión y/o utilización del registro de autoridad”
ISAAR(CPF)
Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad
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PERSONAS FAMILIASINSTITUCIONES
• Nombre geográfico (sede, área jurisdiccional....)
• Fechas
• Número de identificación
• Tipo de entidad
• Otros calificadores
• Fechas de nacimiento y muerte
• Forma desarrollada del nombre
• Siglas de órdenes religiosas
• Profesión o cargo• Otros calificadores
• Fechas• Formas desarrolladas• De nombres.• Lugares
Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad
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1.5 Otras formas del nombre
Objetivo:
Registrar cualquier nombre(s) existente(s) de la institución, persona o familia, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación”.
Regla:
“Registrar otros nombres por los que puede ser conocida la entidad”.
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“a) otras formas del mismo nombre, por ejemplo, acrónimos.
b) Otros nombres de instituciones, por ejemplo, los cambios sufridos por el nombre a través del tiempo con sus correspondientes fechas
c) Otros nombres de personas o familias, por ejemplo, cambios sufridos por el nombre a través del tiempo, con sus correspondientes fechas, como los pseudónimos, nombres de soltera, etc.;
d) Nombres y títulos que preceden o siguen al nombre de personas y familias, por ejemplo, títulos nobiliarios o títulos honoríficos ostentados por una persona o familia”.
![Page 61: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/61.jpg)
REPRESENTACIÓN DE FUNCIONES E INSTITUCIONES
CUSTODIADORAS DE DOCUMENTOS.
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NORMA PUBLICADA PARA DESCRIBIR LA ENTIDAD
FUNCIÓN
ISDF
NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
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Norma creada como guía para elaborar
descripciones de funciones de instituciones
vinculadas con la producción y conservación de
documentos.
La descripción de funciones explica la procedencia
de los documentos y ayudan a situar firmemente a
los documentos en su contexto de producción y
utilización.
ISDF: FINALIDAD
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El análisis de las funciones de las instituciones es
importante para la gestión de documentos. Las
funciones son más estables que las estructuras
administrativas. Por tanto, las funciones sirven:
de herramienta para la recuperación y análisis de los
documentos
ISDF: FINALIDAD
![Page 65: NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE.](https://reader035.fdocumento.com/reader035/viewer/2022062323/5665b4e81a28abb57c94ac47/html5/thumbnails/65.jpg)
Las descripciones de funciones pueden usarse:
para describir funciones como entidades dentro de un sistema de descripción archivística,
para controlar la creación y utilización de puntos de
acceso en las descripciones archivísticas,
para documentar las relaciones entre diferentes funciones, entre dichas funciones y las instituciones que las llevaron a cabo, así como entre tales funciones y los documentos que originaron.
ISDF: FINALIDAD
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Las descripciones de funciones están destinadas a
complementar las descripciones de documentos
elaboradas de acuerdo con la ISAD(G) y los
registros de autoridad creados de acuerdo con la
ISAAR(CPF).
ISDF: FINALIDAD
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ELEMENTOS PARA REPRESENTAR FUNCIONES
1. Área de identificación1.1 Tipo1.2 Forma autorizada del nombre1.3 Formas paralelas del nombre1.4 Otras formas del nombre1.5 Identificadores para instituciones
2. Área de descripción2.1 Fechas2.2 Descripción2.3 Historia2.4 Legislación
3. Área de relaciones3.1 Forma autorizada del nombre /Identificadores de la función relacionada3.2 Tipo3.3 Categoría de la relación3.4 Descripción de la relación3.5 Fechas de la relación
4. Área de control4.1 Identificador de la descripción de la función4.2 Identificador(es) de la institución4.3 Reglas y/o convenciones4.4 Estado de elaboración4.5 Nivel de detalle4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación4.7 Lengua(s) y escritura(s)4.8 Fuentes4.9 Notas de mantenimiento
5. Vinculación de las funciones con documentos de archivo y otros recursos
5.1 Identificador y forma autorizada del nombre/ titulo de la entidad relacionada.5.2 Naturaleza de la relación5.3 Fechas de la relación
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1. Área de identificación1.1 Tipo1.2 Forma autorizada del nombre1.3 Formas paralelas del nombre1.4 Otras formas del nombre1.5 Identificadores para instituciones
2. Área de descripción2.1 Fechas2.2 Descripción2.3 Historia2.4 Legislación
3. Área de relaciones3.1 Forma autorizada del nombre /Identificadores de la función relacionada3.2 Tipo3.3 Categoría de la relación3.4 Descripción de la relación3.5 Fechas de la relación
4. Área de control4.1 Identificador de la descripción de la función4.2 Identificador(es) de la institución4.3 Reglas y/o convenciones4.4 Estado de elaboración4.5 Nivel de detalle4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación4.7 Lengua(s) y escritura(s)4.8 Fuentes4.9 Notas de mantenimiento
5. Vinculación de las funciones con documentos de archivo y otros recursos
5.1 Identificador y forma autorizada del nombre/ titulo de la entidad relacionada.5.2 Naturaleza de la relación5.3 Fechas de la relación
ELEMENTOS OBLIGATORIOS PARA REPRESENTAR FUNCIONES
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NORMA PARA REPRESNETAR LAS INSTITUCIONES QUE
CUSTODIAN RECURSOS ARCHIVÍSTICOS
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NORMA PUBLICADA PARA DESCRIBIR ENTIDADES QUE
CUSTODIAN RECURSOS ARCHIVÍSTICOS
ISIAH
NORMA INTERNACIONAL PARA LAS INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN
RECURSOS ARCHIVÍSTICOS
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La información relativa a instituciones que custodian
los recursos archivísticos, descritos en los sistemas de
descripción archivística, es esencial para el acceso
de los usuarios a los documentos de archivo.
Esta norma proporciona las reglas necesarias para
elaborar la descripción normalizada de las
instituciones que tienen la custodia de los recursos
archivísticos.
ISIAH: FINALIDAD
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La norma ofrece orientación práctica a los usuarios
sobre la forma de identificar la institución archivística,
cómo establecer contacto con ella, qué condiciones y
restricción en el acceso se aplican y qué servicios están
disponibles.
Esta norma ofrece directrices para vincular la
información relativa a las instituciones archivísticas
con la descripción de los documentos que éstas custodian
y con sus productores.
ISIAH: FINALIDAD
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ELEMENTOS PARA REPRESENTAR INSTITUCIONES DE CUSTODIA
1. Área de identificación1.1 Identificador1.2 Forma autorizada del nombre1.3 Formas paralelas del nombre1.4 Otras formas del nombre1.5 Tipo
2. Área de contacto2.1 Dirección2.2 Teléfono, Fax, mail2.3 Dirección de internet2.4 Personal responsable
3. Área de descripción3.1 Contexto cultural y geográfico3.2 Historia3.3 Estructura administrativa3.4 Política de ingreso3.5 Edificio3.6 Fondos custodiados3.7 Instrumentos de descripción y publicaciones3.8 Horario de Apertura3.9 Condiciones y requisitos para el acceso3.10 Acceso para discapacitados3.11 Modo de acceso y transporte
4. Área de servicios4.1 Servicios de ayuda a la investigación4.2 Servicios de reproducción4.3 Facilidades para el público
5. Área de control5.1 Identificador de la descripción5.2 Identificador de la institución5.3 Reglas y/o convenciones5.4 Estado de elaboración5.5 Nivel de detalle5.6 Fechas de creación, revisión o eliminación5.7 Lengua(s) y escritura(s)5.8 Fuentes5.9 Notas de mantenimiento
6. Vinculación de las instituciones con documentos de archivo y sus productores
5.1 Títulos e identificadores de los recursos archivísticos relacionados5.2 Descripción de la relación5.3 Fechas de la relación
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1. Área de identificación1.1 Identificador1.2 Forma autorizada del nombre1.3 Formas paralelas del nombre1.4 Otras formas del nombre1.5 Tipo
2. Área de contacto2.1 Dirección2.2 Teléfono, Fax, mail2.3 Dirección de internet2.4 Personal responsable
3. Área de descripción3.1 Contexto cultural y geográfico3.2 Historia3.3 Estructura administrativa3.4 Política de ingreso3.5 Edificio3.6 Fondos custodiados3.7 Instrumentos de descripción y publicaciones3.8 Horario de Apertura3.9 Condiciones y requisitos para el acceso3.10 Acceso para discapacitados3.11 Modo de acceso y transporte
4. Área de servicios4.1 Servicios de ayuda a la investigación4.2 Servicios de reproducción
5. Área de control5.1 Identificador de la descripción5.2 Identificador de la institución5.3 Reglas y/o convenciones5.4 Estado de elaboración5.5 Nivel de detalle5.6 Fechas de creación, revisión o eliminación5.7 Lengua(s) y escritura(s)5.8 Fuentes5.9 Notas de mantenimiento
6. Vinculación de las instituciones con documentos de archivo y sus productores
5.1 Títulos e identificadores de los recursos archivísticos relacionados5.2 Descripción de la relación5.3 Fechas de la relación
ELEMENTOS OBLIGATORIOS PARA REPRESENTAR INSTITUCIONES DE CUSTODIA
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PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓNPROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE LLORENTE
MARILIA, SP, AGOSTO , 2015
Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação
NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESNETACIÓN DE
LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS
POST-CUSTODIALES