Sistema AIDA

Versión digitalizada núm. 1Fecha de actualización: 15 de abril de 2002Cita bibliográfica: http://www.bcn.es/arxiu

AdministraciónIntegral deDocumentos yArchivos

Oficina Archivero JefeArchivo Municipal de Barcelona

El Sistema Municipal de Archivos

OFICINA DEL ARCHIVERO JEFE

Comisión deEvaluación y

Acceso

Comisión deEvaluación y

Acceso

Grupos deTrabajo del

sistema AIDA

Grupos deTrabajo del

sistema AIDA

ConsejosAsesores

ConsejosAsesores

Coordinación de laspolíticas de difusión

Coordinación de laspolíticas de difusión

Coordinación ArchivosMunicipales de Distrito

Coordinación ArchivosMunicipales de Distrito

Coordinación Archivosde Gestión

Coordinación Archivosde Gestión

ArchivoHistórico de la

Ciudad

ArchivoHistórico de la

Ciudad

ArchivoMunicipal

Administrativo

ArchivoMunicipal

Administrativo

Red ArchivosMunicipales de

Distrito

Red ArchivosMunicipales de

DistritoArchivos MunicipalesCentrales

Archivos MunicipalesCentrales

Archivos de GestiónArchivos de Gestión

ÓRGANOS ASESORES ÓRGANOS TÉCNICOS ARCHIVO MUNICIPAL

Qué es el sistema AIDA

n Un sistema de gestión integral de ladocumentación para todo el ciclo de vida delos documentos.

n Un sistema que permite el tratamiento decualquier documento, independientemente desu soporte.

n Un sistema que normaliza el tratamientoarchivístico en cualquier nivel de archivo.

Proceso de elaboración: Primera fase: 1987-1991

n Proyecto de Ordenación de Archivos de la Ciudadelaborado en el período transcurrido entre los mesesde abril de 1987 y abril de 1988.

n Durante un año, un equipo de archiveros llevó a cabouna selección sistemática de datos, para permitir unanálisis exhaustivo de la situación de ladocumentación en las oficinas y órganos de laadministración municipal, y consecuentementeelaborar un primer plan de actuación a corto y medioplazo en el marco de la formalización de una políticaarchivística municipal.

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Proceso de elaboración: Primera fase: 1987-1991

n La información del Proyecto, recogida en cuatro volúmenes,propició el inicio de una actuación planificada queconstituye un punto de referencia ineludible en todas lasactuaciones llevadas a cabo hasta el 1998.

n Elaboración de los instrumentos normativos,fundamentalmente las Normas reguladoras de laorganización y funcionamiento del sistema municipal dearchivos (1990), la Instrucción relativa a los ArchivosMunicipales de Distrito (1991) y el Reglamento del ArchivoMunicipal que permitió recuperar la capacidad de operarsobre todo el patrimonio documental municipal, más allá delas dependencias orgánicas de los diferentes servicios.

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Proceso de elaboración. Primera fase: 1987-1991

n El Archivo Municipal está formado por el ArchivoHistórico de la Ciudad, el Archivo MunicipalAdministrativo y la red de Archivos Municipales deDistrito.

n La integración de los archivos de gestión de las oficinasen este planteamiento configuró el denominado SistemaMunicipal de Archivos, impulsado por la Oficina delArchivero Jefe en tanto que servicio central quegarantiza una actuación concertada y homogénea entodos los órganos de la administración municipal deBarcelona.

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Segunda fase: 1992-2000. La definición yconfiguración

n 1. La definición de los instrumentos delsistema.

n 2. El desarrollo e implantación del sistema.

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1. La definición de los instrumentos delsistema.

n El cuadro de organización de fondos.n Los cuadros de clasificación de la

documentación.n El método de descripción documental.n La metodología de evaluación, valoración, y el

calendario de conservación y acceso.

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2. El desarrollo e implantación delsistema.n El proceso de implantación del Cuadro de

Clasificación Uniforme de Documentos en losarchivos de gestión.

n La aplicación de la informática en eltratamiento de la documentación activa.

n La elaboración de un programa informáticopara la gestión integral de la documentación.

n La aprobación de la Instrucción sobre elSistema de Administración Integral de laDocumentación y de los Archivos (AIDA).

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Tercera fase: aprobación Instrucción sistema deAdministración Integral de la Documentación y de losArchivos (AIDA).

n La configuración definitiva del sistema AIDA fue en elaño 1998 mediante la aprobación de la Instrucciónrelativa al sistema de Administración Integral de laDocumentación y de los Archivos del Ayuntamiento deBarcelona.

n Esta instrucción es una compilación de todas lasnormas para el tratamiento y gestión de ladocumentación municipal que se habían ido elaborandodesde 1990 y supuso la materialización jurídica ynormativa de los instrumentos básicos del sistema.

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Tercera fase: aprobación Instrucción sistema deAdministración Integral de la Documentación y de losArchivos (AIDA).

n La consideración del sistema de gestión integralde la documentación como parte substancial delconjunto de políticas y procedimientos delmodelo de gestión administrativa general delAyuntamiento.

n La consideración de la Oficina del ArchiveroJefe como el órgano encargado de la definiciónde las técnicas y metodologías para eltratamiento de la documentación en todo suciclo de vida.

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Tercera fase: aprobación Instrucción sistema deAdministración Integral de la Documentación y de losArchivos (AIDA).

n La creación de la figura del archivero itinerante, adscrito ala Oficina del Archivero Jefe, que se encarga de laimplantación del sistema AIDA en los órganos auxiliaresde cualquier nivel de la administración municipal.

n La integración de los Archivos de Gestión en el SistemaMunicipal de Archivos y la definición de los criteriosbásicos para su organización: formación de expedientes,clasificación, eliminación, transferencias, incorporación denuevas tecnologías y validación de los documentoselectrónicos, informáticos y telemáticos.

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Tercera fase: aprobación Instrucción sistema deAdministración Integral de la Documentación y de losArchivos (AIDA).

n La creación de los Grupos de Trabajo, paragarantizar una homogeneidad en el tratamientotécnico de la documentación y el desarrollo denuevos métodos y técnicas archivísticas.

n La consideración del Cuadro de Organizaciónde Fondos, el Método de DescripciónDocumental y el Calendario de Conservación iAcceso, como instrumentos básicos delsistema. 4/4

Estructura base AIDA

Cuadro de organización

de Fondos

Método de Descripción

Documental

Calendariode Conservación

y Acceso

Cuadro de Organización de Fondos

FondosAdministración

Municipal

FondosAdministración

Institucional

Fondos Privados

ColeccionesFactícias deDocumentos

1. FondosMedievales yModernos

2.AntiguosPueblosAgregados

3.FondosContemporáneos

1.Consorcios

2.Empresas

3.Patronatos

4.Etc.

1. Personales

2.Familiares

3.Empresas

4.Patrimoniales

5.Asociaciones

6. Etc.

1.Figurativos eIconográficos

2.Imagen

3.Sonoros

4.Impresos ycoleccioneshemerográficas

En proceso de estudioEn proceso de estudio

Método de Descripción Documental:Inicio

n 1999. Creación de un grupo de trabajo ad hoc.n Representación de todos los sectores técnicos del

Archivo Municipal (grabados, fotografías, fondosorales, documentos tradicionales, documentoselectrónicos, planos...).

n Análisis de la norma ISAD(G).n Estudio de adaptación a la norma ISAD(G): ampliación

de campos y rechazo de otros no obligatorios (semantienen los seis campos esencia de la Norma ydefinición del resto).

n Resultados: Nueva norma que incluye todos los tiposde documentos, todo el ciclo de vida de losdocumentos y todos los niveles de descripción.

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Método de Descripción Documental:Objetivos

n Superar la existencia de diferentes tradiciones dedescripción.

n Integrar los diferentes formatos de descripción enuso, tanto manuales como informatizados, paradiferentes fondos y tipos de documentos.

n Resolver las diferentes necesidades de descripcióny recuperación de la información que se planteanen los archivos de gestión, los intermedios y loshistóricos.

n Adecuar, en aquellos aspectos esenciales, elmétodo de descripción AIDA a la norma ISAD(G).

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Método de Descripción Documental:Resultado final

n Creación de una estructura estándar dedescripción organizada en 4 áreas, 22 campos y 86subcampos.

n Establecimiento de los campos y subcamposesenciales y comunes para todos los formatos dedescripción.

n Inclusión en todos los formatos de descripción los6 elementos esenciales que contempla la ISAD(G):código de referencia, título, productor, fechas,nivel de descripción y volumen de la unidaddocumental.

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Calendario de Conservación yAcceso: Características

n Informa de los plazos de conservación de lasseries documentales.

n “Fiscalizado” por la Norma de Conservación.n Se estructura a partir del Cuadro de

Clasificación.n Incluye el método de muestreo a utilizar.n Incluye el tipo de acceso a la documentación.

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Calendario de Conservación y Acceso:Instrumentos de evaluación

Comisión de Evaluación y Acceso Oficina del Archivero Jefe

1. Ficha descriptiva para el estudio de la documentación.2. Norma de Conservación.3. Calendario de Conservación.4. Acta de Eliminación.5. Informe de muestreo.6. Segundas eliminaciones.

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Los Grupos de trabajo del sistema AIDA

n 1998. Se crean los grupos de trabajo a partir dela promulgación en la Gaceta Municipal, de laInstrucción que regula el sistema AIDA.

n

OBJETIVOS* Establecer un tratamiento técnico homogéneo.* Dar apoyo a las especificidades que se puedan derivar de los diferentes archivos.

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Principales rasgos de los grupos detrabajo

n Son creados por el Archivero Jefe atendiendolas líneas de actuación archivística.

n Todas las obligaciones y responsabilidadesestán reguladas por una circular donde seindica el régimen de sesiones, la forma denombramiento, etc.

n Elaboración de actas de las diferentesreuniones de los grupos de trabajo.

n En cada grupo de trabajo están representadostodos los sectores del Archivo Municipal.

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Composición de los grupos de trabajo

n Archivos Centrales Municipales (procedentesde archivos de gestión de las áreas centrales,de organismos autónomos, empresas,patronatos, etc.).

n Archivos Municipales de Distrito (procedentesde los diez distritos).

n Archivo Municipal Administrativo.n Archivo Histórico de la Ciudad.n Oficina del Archivero Jefe.

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Los primeros grupos de trabajo

MantenimientoProgramas

InformáticosAIDA

Acceso a la Documentación

Cuadro de ClasificaciónUniforme de Documentos

Evaluación y Tría

Grupo ad hoc del Método de Descripción Documental

Dinamizacióny Acción Cultural

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La coordinación de los grupos detrabajo

n Uno de los miembros de cada grupo, esnombrado coordinador y responsable delseguimiento del trabajo, así como deconvocar a los miembros a las diferentesreuniones.

n Todos los coordinadores de los grupos sereúnen cada X tiempo con el Archivero Jefe,para informar.

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Los 10 grupos de trabajo actuales1

InnovaciónTecnológica

3 Cuadro deOrganización

de Fondos

4 Evaluación

y Acceso

2Acción Cultural y Comunicación

AccesoEvaluación y Tría

Cuadro de Clasificación

Uniformede Documentos

Dinamización y Acción Cultural

Mantenimiento Programas

Informatización

+ =

ampliación competencias

mismas funciones

ampliación competencias

+

+

=

=

==

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Los 10 grupos de trabajo actuales

5Plan de Calidad

8Conservación

10Consejo

RedacciónArxiBar

9Observatorio

Proyectos WEB

6Descripción

7Formacióny Reciclaje

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Grupo de trabajo de InnovaciónTecnológica

n Elaboración de normas y criterios para ladigitalización de los documentos.

n Elaboración de los requerimientos para el desarrollo eimplantación del programa informático AIDA.

n Identificación de las necesidades tecnológicas en elArchivo Municipal: programa informático, conexionesy maquinaria.

Grupo de Trabajo del Cuadro deOrganización de Fondos

n Elaboración y mantenimiento del Cuadro deOrganización de Fondos.

n Elaboración y mantenimiento del Cuadro deClasificación Uniforme de Documentos.

n Estudio y análisis de funciones y competencias de laadministración municipal.

n Control de los códigos de identificación de loscuadros de clasificación.

n Establecimiento de unas normas para la elaboraciónde cuadros de clasificación.

Grupo de Trabajo de Evaluación yAcceso

n Mantenimiento del Manual de Procedimiento aprobadopor la Comisión de Tría y Eliminación (CTE).

n Tipificar los tipos de muestreo a utilizar en cada seriedocumental objeto de eliminación.

n Elevar propuestas de evaluación de seriesdocumentales y de sesiones monográficas a la CTE.

n Recoger legislación sobre acceso y estudiar laproblemática en relación al libre acceso-restricción.

n Elaborar la relación de accesibilidad de les seriesdocumentales municipales.

Grupo de Trabajo de Acción Cultural yComunicación

n Planificar las actividades y los productos de difusión y lasestrategias de comunicación de los centros queconforman el Archivo Municipal.

n Hacer el seguimiento y coordinar el mantenimiento delprograma continuado de actividades culturales.

n Impulsar propuestas educativas que fomenten el uso y elconocimiento del Archivo Municipal entre los escolares ylos docentes.

n Evaluar las actividades y los productos generados por laacción cultural y educativa.

Grupo de Trabajo Plan de Calidad

n Actualización del catálogo de servicios yelaboración de la propuesta de nueva Carta deServicios.

n Seguimiento, análisis y elaboración derecomendaciones sobre las quejas recibidas.

n Seguimiento del cumplimiento de loscompromisos en la respuesta a las quejas.

n Elaboración de indicadores para recoger lagestión de la calidad en la memoria anual.

Grupo de Trabajo de Descripción

n Gestionar y actualizar el Método de Descripción y definirsu futura vinculación con las normas internacionales ynacionales de descripción archivística normalizada.

n Asesorar en el proyecto de implantación del Método deDescripción tanto a nivel del Ayuntamiento como conempresas externas.

n Evaluar y proponer sistemas de normalización delenguaje de descripción.

n Definir los criterios de utilización de descriptoresonomásticos, geográficos y de materias.

Grupo de Trabajo de Formación yReciclaje

n Formular propuestas, impulsar y organizar cursos parael personal del Archivo Municipal, con la finalidad develar por el reciclaje permanente del personal.

n Coordinación de la participación en la formaciónexterna.

n Planificar y organizar cursos básicos de archivísticapara todo el personal municipal.

n Mantener actualizados los instrumentos de formacióncontinuada (material pedagógico).

Grupo de Trabajo de Conservación

n Estudio del estado de conservación de los fondos.Tipificación de la documentación que se retira de consultay priorización de su restauración y digitalización.

n Estudiar las causas de degradación de la documentacióny buscar soluciones para pararlas y erradicarlas.

n Formular políticas comunes y elaborar planes deactuación para los casos de situaciones catastróficas yposteriores tratamientos, además de establecer medidaspreventivas.

Grupo de Trabajo Observatorio deproyectos WEB

n Diseño, mantenimiento y actualización de la estructurabásica de la página web.

n Revisión y sugerencias de contenidos.n Seguimiento de las estadísticas de uso de la web

municipal.n Elaboración del Manual de uso de la web.n Elaboración y seguimiento del proyecto Intranet.

Grupo de Trabajo Consejo deRedacción del Boletín del Archivo

Municipal “ArxiBar”

n Selección de contenidos para cada Boletín.n Comunicación de los proyectos, actividades,

ingresos y tratamiento de los fondos de losdiversos centres del Archivo Municipal.

n Informar de las publicaciones y de las noticiasrelevantes.

BIBLIOGRAFÍA SOBRE ELSISTEMA AIDA

n Alberch, R.; Martínez,C. (1996) “La organización de los archivos de gestiónen el Ayuntamiento de Barcelona”. XI Jornadas de Archivos Municipales.Aranjuez, pp.129-146.

n Alberch,R.; Martínez,C.; Moratalla,I.;Serchs,J.; Tarraubella,X. (1996) . “Elproyecto de tratamiento integral de la documentación en el Ayuntamiento deBarcelona”. Tria. Revista de la Asociación de Archiveros de Andalucía, núm.3, pp.195-211.

n Alberch i Fugueras, R. (1998). “La clasificación uniforme de documentos:ventajas y límites”, Boletín Anabad, núm. XLIX-2, pp.35-42.

n Alberch,R.; Martínez,C.;Tarraubella,X. “Análisis y diseño de gestión integralde archivos. El proceso de elaboración del sistema AIDA en el Ayuntamientode Barcelona”. Tria. Revista de la Asociación de Archiveros de Andalucía,núm. 6, pp.81-113.

n Tarraubella Mirabet, Xavier. “El mètode de descripció de l’Arxiu Municipal deBarcelona: un exemple de creació d’un sistema integrat i normalitzat dedescripció”. Lligall, Revista Catalana de Archivística de l’Associaciód’Arxivers de Catalunya, núm. 17, pp.117-142.