PROTOCOLO DE COMUNICACIONES

OFICINA DE COMUNICACIONES Y PRENSA

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ

OFICINA DE COMUNICACIONES Y PRENSA

TOCANCIPÁ, CUNDINAMARCA

2016 - 2019

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PROTOCOLO DE COMUNICACIONES

OFICINA DE COMUNICACIONES

Manual de Comunicaciones, Manual de Crisis y Manual de Imagen Corporativa

Walfrando Adolfo forero bejarano

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

TOCANCIPÁ, CUNDINAMARCA

2018

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 7

1. JUSTIFICACIÓN 8

2. OBJETIVO GENERAL 10

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 11

4. ALCANCE DEL PLAN DE COMUNICACIONES 12

5. VALORES CORPORATIVOS DE LA ALCALDIA 13

5.1 MISIÓN 13

5.2 VISIÓN 13

5.3 ESLOGAN 13

5.4 VALORES INSTITUCIONALES 13

6. TALENTO HUMANO PARA EL PLAN DE ACCIÓN 14

7. ÁREAS DE COMUNICACIÓN 15

7.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA 15

7.2. COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 15

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7.2.1 Comunicación Corporativa 15

7.2.2 Comunicación Exterior 17

7.3 RELACIÓN CON LOS MEDIOS 18

7.4 ATENCIÓN CIUDADANA 19

7.5 COMUNICACIÓN INTERNA 19

8. NUESTRO PÚBLICO 21

8.1 PÚBLICO INTERNO 21

8.2 PÚBLICO EXTERNO 21

9. SISTEMA COMUNICATIVO 22

9.1 CREACIÓN DE PERFILES Y CUENTAS POR ÁREA 23

9.2 OBSERVACIÓN 23

10. PLAN DE MEDIOS 24

10.1 ESTRATEGIA 1 25

10.2 ESTRATEGIA 2 27

10.3 ESTRATEGIA 3 29

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10.4 ESTRATEGIA 4 30

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Bienestar laboral 25

Tabla 2. Desarrollo bienestar laboral 26

Tabla 3. Sitio web y redes sociales 27

Tabla 4. Desarrollo sitio web y redes sociales 28

Tabla 5. Periódico Institucional 29

Tabla 6. Desarrollo Periódico Institucional 30

Tabla 7. Visualización de información 30

Tabla 8. Desarrollo Visualización de información 31

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LISTA DE FIGURAS

Pág.

Gráfica 1. Sistema Comunicativo 22

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INTRODUCCIÓN

El Plan de Medios y Comunicaciones de la Alcaldía Municipal de Tocancipá para la vigencia 2016-2019 ha sido diseñado teniendo como referente el Plan De Desarrollo “Tocancipá Alta Competitividad Con Desarrollo y Proyección” con el fin de implementar una estrategia comunicativa que logre que la información pública esté al alcance de todos los hogares tocancipeños, para garantizar la transparencia en los procesos de actuación pública, rendición de cuentas y el cumplimiento de obligaciones de los distintos funcionarios y entidades adjuntas a la Administración Municipal.

Este protocolo de Comunicaciones será un medio para acercar los planes, actividades, la Misión y Visión de la Alcaldía Municipal, a la ciudadanía, funcionarios de la entidad, municipios aledaños y en general a toda persona que tenga contacto con la administración o desee saber acerca de las funciones que esta desarrolla. Todo en pro del fortalecimiento de la imagen corporativa, adoptando un enfoque integral, que permee todas las áreas de trabajo para generar una cultura de información oportuna, eficiente y transparente tanto interna como externamente.

La buena comunicación será siempre uno de los grandes retos que se deben asumir en la divulgación de una gestión; esta permite que los diferentes públicos puedan conocer de primera mano los hechos que se producen y todo aquello que se adelanta en pro de la comunidad.

Uno de los objetivos principales de este plan será implementar un modelo comunicativo que permita definir procedimientos para materializar las políticas de comunicación interna y externa, promoviendo procesos de información en todas sus manifestaciones para generar confiabilidad y reconocimiento. Todo lo plasmado en este Protocolo de Comunicaciones se construye con base en la información brindada por la oficina de Prensa de la Alcaldía Municipal y que debe ponerse en práctica para mantener una divulgación de hechos concretos y oportunos que beneficien su buen nombre y el del alcalde de turno.

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1. JUSTIFICACIÓN

Los Derechos Fundamentales están reconocidos por la Constitución Política; el derecho a la libertad de expresión está contemplado dentro del artículo 20, mismo que establece que “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”1.

La Jurisprudencia colombiana, por medio de las resoluciones tomadas por la Corte Constitucional, se ha pronunciado a favor del fortalecimiento del derecho a la información como un derecho humano inherente a la naturaleza humana que es curiosa y por ende busca el conocimiento, expresa la Corte en Sentencia C-488 de 1993 que El ser humano está abierto a la aprehensión conceptual del entorno para

reflexionar y hacer juicios y raciocinios sobre la realidad. Es en virtud de esta tendencia que a toda persona se le debe la información de la verdad, como exigencia de su ser personal. El sujeto de este derecho es universal: toda persona. Sin ninguna distinción, y el objeto de tal derecho es la información veraz e imparcial2.

Desde antes de la promulgación de la Constitución de 1991, el acceso a los documentos públicos fue regulado mediante la ley 57 de 1985, que desde aquella época regula en forma general los aspectos centrales de la publicidad de los actos oficiales. La publicidad de los Actos Administrativos está expresada en el artículo 209 Constitucional que trata: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad”3, de tal forma que la publicidad de los actos administrativos tiene reconocimiento como fundamento para el buen desarrollo de la función pública. En ese sentido la Ley 489 de 1998, en su artículo 37 expresa que “Los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del

1 Asamblea Nacional Constituyente. Título II: De los derechos, las garantías y los deberes; Capítulo 1: De los

derechos fundamentales. En: Constitución Política de Colombia. Bogotá, 1991. 2 NARANJO, Vladimiro. Sentencia No. C045 de 1996. En: Corte Constitucional de la República Colombia.

Bogotá, 1996. 3 Asamblea Nacional Constituyente. Título VII: De la Rama Ejecutiva; Capítulo 5: De la Función

Administrativa. En: Constitución Política de Colombia. Bogotá, 1991.

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desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior, así como a la ciudadanía en general"4. No solamente las Instituciones del Estado tienen derecho a expresar e informar, el ciudadano común tiene derecho a obtener dicha información, el artículo 23 de la Constitución también dispuso el derecho de petición que puede ejercer toda persona frente a las autoridades públicas, por motivos de interés general o particular, que incluye simultáneamente el derecho de obtener pronta resolución. Toda la normatividad anteriormente expuesta valida y justifica la existencia y desarrollo del Plan de Medios y Comunicaciones de la Alcaldía Municipal de Tocancipá 2016-2019 como un instrumento por medio del cual se pueda conocer el ejercicio de la entidad y a la vez ponerlo como un canalizador de las inquietudes y dudas que puedan surgir desde la ciudadanía acerca de las actividades de la entidad.

4 Congreso de la República de Colombia. LEY 489 DE 1998; Capítulo VIII: Democratización y Control

Social de la Administración Pública. En: Estatuto de la Administración Pública. Bogotá, 1998.

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2. OBJETIVO GENERAL

Velar para que la entidad cuente con procedimientos necesarios para la generación de información y comunicación veraz y oportuna, sensibilizando a toda la comunidad en general y entendiendo que la comunicación es un medio esencial para el cumplimiento de los principios como la publicidad, la transparencia y la participación ciudadana a través de los diferentes medios tradicionales y redes sociales que existen en la Alcaldía Municipal de Tocancipá para la divulgación de todas sus actividades contempladas en el Plan de Desarrollo.

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3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información y comunicación que, por mandato legal, le corresponde suministrar a esta administración a los órganos de control.

Facilitar procesos que permitan que la información brindada desde la oficina de prensa, generen una administración participativa y gerencial en busca de mejorar el servicio a la comunidad y promover la participación ciudadana.

Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la administración y que se cuente con el buen funcionamiento de los medios de comunicación para su adecuada difusión.

Interactuar de manera permanente con los habitantes a través de redes sociales.

Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación que pueda trasmitirse de manera veraz a toda la comunidad.

Llamar la atención del 95% de los hogares de Tocancipá en torno a los programas y políticas implementados por la administración municipal durante este cuatrienio, por medio de comunicaciones directas presentadas de manera: concreta, ágil y efectiva.

Lograr que a partir de las herramientas comunicacionales que existen en la Administración Municipal se tenga claridad sobre cómo se desarrollan las actividades adelantadas por las distintas entidades adjuntas a la administración para construir desde la comunicación, una sociedad más equitativa e incluyente.

Asesorar y orientar en el manejo de los procesos comunicacionales, propiciando espacios de encuentro y concertación que permitan construir acuerdos entre los miembros de la administración y de éstos con la comunidad.

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4. ALCANCE DEL PLAN DE COMUNICACIONES

Para lograr una comunicación institucional eficaz se debe replantear la comunicación de la Administración con sus públicos, dando respuesta a la gestión de una nueva relación con la ciudadanía, en la que surge la necesidad de conversar con ésta en comunidades generalistas y escuchar sus quejas y sugerencias, más allá de la mera labor informativa. A través de este Protocolo de Comunicaciones se establecen y direccionan las comunicaciones de la Alcaldía Municipal de Tocancipá, bajo el contexto de la comunicación interna y externa, consecuente con el Plan de Desarrollo, que incorpora elementos de políticas de calidad, control, autorregulación, medición y mejora continua.

Bajo esa perspectiva de mejora continua, lo que debe evitar a toda costa la oficina de Prensa y comunicaciones es:

a) Dificultad en conseguir la información para difundirla b) Falta de comunicación sobre un tema c) Lentitud comunicativa d) Uso de un lenguaje poco comprensible e) Insatisfacción de las necesidades de la población, organizaciones y

empresas f) Declaraciones contradictorias entre personas de distintos despachos g) Dificultad en la comunicación de la institución como un conjunto h) Inflexibilidad en la comunicación: el transcurso de los acontecimientos; los

horarios y jornadas de comunicación solo los definirá la importancia de la noticia.

i) Falta de dominio de las herramientas de la comunicación 3.0

• Un buen plan de Mejoramiento Institucional, permite el progreso continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Este plan integra las acciones corporativas de la entidad, para fortalecer su desempeño institucional, y cumplir con su visión, misión y objetivos. • El plan de Mejoramiento externo tiene que ver con las acciones de progreso que deben adelantarse para fortalecer el desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garanticen el cumplimiento de los objetivos del Plan de Desarrollo Tocancipá, Alta Competitividad con Desarrollo y Proyección.

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Estos Planes están encaminados para que cada uno de los elementos que intervienen en las actividades de la Alcaldía Municipal de Tocancipá, funcionen de manera óptima, siendo siempre lo más importante el talento humano, por lo que fortalecer, animar, capacitar y elevar su conocimiento es primordial.

5. VALORES CORPORATIVOS DE LA ALCALDÍA 5.1. MISIÓN La Alcaldía de Tocancipá tiene como misión principal el garantizar los derechos de los ciudadanos, dentro de los límites que le impone la ley y el alcance de sus competencias, para garantizar un desarrollo social, económico y una sostenibilidad ambiental sustentada en procesos de planificación, gestión, evaluación, control y mejoramiento continuo, los cuales deben contar en todo momento con una activa participación ciudadana y una inclusión equitativa e igualitaria de todas las poblaciones. 5.2. VISIÓN Para el año 2026, Tocancipá será reconocido a nivel nacional como un Municipio líder en garantía de derechos y servicios, con seguridad, altos niveles de avance e innovación para el desarrollo social, productivo y proyección de su economía en el crecimiento integral y eficiente de su comunidad, con capital humano capacitado y altamente competitivo, desde una perspectiva de inclusión y una política de responsabilidad social y ambiental a través de infraestructuras sostenibles. 5.3. ESLOGAN Tocancipá Alta Competitividad con Desarrollo y Proyección

5.4. VALORES INSTITUCIONALES

Los actos de los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de Tocancipá van a estar regidos por los siguientes valores: Compromiso, Disciplina, Honestidad, Imparcialidad, Justicia, Lealtad, Respeto, Responsabilidad, Tolerancia, Transparencia.

6. TALENTO HUMANO PARA EL PLAN DE ACCIÓN

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La Oficina de Comunicaciones y prensa de la Secretaría Municipal de Tocancipá, cuenta con la contratación del siguiente personal para el desarrollo óptimo de las estrategias que se consignan en este protocolo de Comunicaciones, para cumplir a cabalidad con los objetivos y el alcance estratégico que aquí se plasma. Las funciones de cada uno de ellos se encuentran consignadas en el respectivo Manual de Funciones que se adjuntará a este protocolo, el cual hará parte del Manual Corporativos de la Alcaldía Municipal.

1 Jefe de Comunicaciones y Prensa.

3 Técnicos Administrativos grado 1

1 Técnico Administrativo grado 2

1 Técnico operativo

El equipo de Comunicaciones trabaja de manera conjunta para llevar a cabo los objetivos plasmados en este Protocolo de Comunicaciones y se encargan diariamente, entre otras cosas (Ver Manual de Funciones) de: generar estrategias de comunicación para los diferentes medios donde se va a difundir la información. Segmentar las bases de datos, Segmentar públicos de diferentes audiencias, Producir programas de radio y televisión, Gestionar de manera eficiente la imagen pública y buena reputación de la Administración, así como Producir publicaciones escritas y actualizar diariamente página web y redes sociales de la Administración. Algunos de los aspectos que definen el perfil de las personas responsables de la comunicación en este periodo son: -Profesionalidad -Confianza -Persuasión -Honestidad -Ética -Multidisciplinariedad

7. ÁREAS DE COMUNICACIÓN

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El departamento de comunicaciones de la Alcaldía Municipal de Tocancipá debe estar organizado en torno a cinco grandes bloques temáticos que se describen a continuación. 7.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA Esta primera dimensión debe abordarse en cualquier tipo de proyecto comunicativo Y se centra en el desarrollo de la comunicación estratégica y la gestión de la comunicación de crisis. La dirección o comunicación estratégica es la que aborda la definición del plan de comunicación para cualquier actividad desde una perspectiva global y transversal, interiorizando y realizando un discurso básico sobre el proyecto que capte la atención de la ciudadanía. ¿Cómo se gestiona o desarrolla esa dirección estratégica? Investigando y analizando el entorno. Diseñando y planificando la comunicación para cada necesidad particular Definiendo el concepto y la imagen de la Alcaldía que se desea proyectar a la sociedad y desarrollando planes de comunicación a través de un buen portavoz oficialmente preparado. Todo tipo de noticia que se genere desde la Alcaldía puede tener riesgos para el alcalde o para la misma Administración, por eso se hace necesario que ante cualquier tipo de información que se planee publicar, exista un planteamiento sobre una posible crisis para reaccionar ante cualquier ataque de la comunidad o grupos opositores a la Administración. -Designar un comité de crisis -Elaborar un manual de crisis Diseñar la estrategia y poner en marcha las actuaciones concretadas -Elaborar comunicados -Realizar el seguimiento y prestar atención a los medios en la crisis y la poscrisis (Manual Adjunto a este protocolo de Comunicaciones). 7.2 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL La comunicación institucional engloba las actividades orientadas al desarrollo de la comunicación en términos de imagen y mensajes. Se puede desglosar en comunicación corporativa y comunicación externa. 7.2.1 Comunicación corporativa Tiene que ver con el discurso o mensaje que la entidad emite de sí misma en palabras e imágenes y cuyo trabajo se orienta a crear una marca propia y definida de la Administración. Dicho sistema corporativo está definido por la identidad corporativa (conceptual: misión, visión, filosofía y visual: logo, colores, tipografía) y

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la imagen corporativa (la percepción que el público tiene de la entidad, basada en lo que la Administración hace, dice o en lo que no hace o no dice). (Manual de identidad Corporativo Adjunto a este Protocolo de Comunicaciones) ¿Cómo se gestiona o desarrolla la comunicación corporativa? -Elaborando el manual de identidad visual corporativa y velando por su cumplimiento -Gestionando el material corporativo: folletos, presentaciones, material gráfico y audiovisual, gestión de la web corporativa -Gestionando la marca y la arquitectura de marcas -Elaborando memorias anuales de las actividades realizadas por la Administración En la Alcaldía Municipal de Tocancipá, la comunicación es parte fundamental del buen funcionamiento, por ende, se fomentará la producción y circulación fluida en todos los niveles mediante la ejecución de un programa que garantice su adecuada socialización y retroalimentación, con la secretaría Administrativa y Control Interno.

La difusión de la información de interés para los funcionarios será de carácter permanente a través de los diferentes medios y espacios establecidos para ello y estará consignada en carteleras internas, memorandos, circulares y actas. La Alcaldía Municipal de Tocancipá proveerá a los funcionarios los recursos, métodos y directrices que les permitan utilizar el acervo documental institucional para generar información y producir nuevo conocimiento. La comunicación organizacional de la Alcandía Municipal de Tocancipá estará caracterizada por la construcción de sentido de pertenencia y por el establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración de los servidores públicos, sin perjuicio de la jerarquización propia de la estructura institucional. Todos los funcionarios de la Alcandía Municipal de Tocancipá conocerán de las decisiones estratégicas de la entidad, a través de la comunicación como instrumento de enlace fluido y permanente. El adecuado manejo de la identidad corporativa, será el fundamento a través del cual la Alcandía Municipal de Tocancipá, fortalecerá el sentido de pertenencia entre los funcionarios, beneficiando a su vez el clima organizacional, laboral y el cumplimiento de la misión, además, generar procesos de retroalimentación y motivación a través de los diferentes medios y espacios dispuestos por la entidad (comités, correo electrónico, carteleras electrónica y físicas y seleccionando periódicamente al funcionario del mes, entre otros). 7.2.2 Comunicación externa

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La comunicación externa es la variable que busca a través de su desarrollo conseguir los objetivos marcados. Sus herramientas son el marketing, la publicidad, internet y las relaciones públicas para dar a conocer el mensaje de la Administración a sus públicos y derivar en la consecución de unos objetivos. • Marketing y publicidad: están orientados a satisfacer las necesidades del público objetivo, a informar y a convencer sobre el mensaje emitido por la Administración pública. • Internet 3.0: los nuevos canales de comunicación y las nuevas formas de relacionarse a través de la red ofrecen una oportunidad para gestionar un contacto más cercano entre la Administración y sus públicos. • Relaciones públicas y protocolo: trabajan para conseguir una imagen positiva de la Administración a través del establecimiento de relaciones de diálogo y de participación. ¿Cómo se gestiona o desarrolla la comunicación externa? -Diseñando un plan de marketing y medios -Desarrollando campañas de publicidad (creatividad y medios) -Gestionando perfiles en las redes sociales -Realizando actos públicos -Midiendo los resultados de las acciones -Elaborando informes y presentaciones de los grandes resultados La comunicación externa con la comunidad del Municipio de Tocancipá, se hará en el marco del entendimiento de la administración pública como un servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los principios de publicidad y transparencia que deben tener los actos del alcalde Municipal y todo su equipo de trabajo, a través de la pedagogía ciudadana, rendición de cuentas e informe de gestión a la sociedad y la interacción permanente con otras entidades públicas, con el propósito de generar credibilidad y confianza en el cumplimiento de la misión institucional.

La Alcandía Municipal de Tocancipá, dispone permanentemente de un Sistema de Información, Peticiones, Quejas y Reclamos que responderán las solicitudes y da trámite pertinente de manera ágil y oportuna:

Página web: www.tocancipa-cundinamarca.gov.co

Facebook: Alcaldía Tocancipá

Fan Page: Prensa Tocancipá

Instagram: PrensaTocancip

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Twitter: @PrensaTocancipa

YouTube: PrensaTocancipa La Alcaldía Municipal de Tocancipá, hará la rendición de cuentas a la comunidad, la cual estará enmarcada con el sano propósito de la transparencia y la publicidad de sus actos y actividades y generar con ello relaciones de confianza y credibilidad. La Alcaldía Municipal de Tocancipá, con los medios de comunicación locales, regionales y nacionales tendrá relaciones de carácter institucional y estarán basadas en el respeto por los medios de comunicación masiva, la libertad, la publicidad, la imparcialidad y la autonomía de la entidad, sin privilegio exclusivo de la información para ningún medio en especial. La interacción informativa de la Alcandía Municipal de Tocancipá con fundamento en la oportunidad, la celeridad, la transparencia y la autonomía con otros organismos de control, hará entrega oportuna de la información de su competencia y la contribución al ejercicio de las funciones propias de su naturaleza de control. La interacción de la Alcandía Municipal de Tocancipá, con los entes sujetos de control, se enmarcará en el respeto, la autonomía, objetividad y responsabilidad mediante la realización técnica e independiente de auditorías gubernamentales con enfoque integral y la entrega oportuna del producto de dichas evaluaciones a la entidad interesada. 7.3 RELACIÓN CON LOS MEDIOS El equipo de prensa es quizás la herramienta más importante para hacer llegar a los públicos objetivo los mensajes de la Administración. Su labor consiste en identificar y elaborar noticias a partir de información interna, aprovechando todas las oportunidades de comunicación de los acontecimientos y los proyectos políticos, contestando a los medios y gestionando la relación con estos con la finalidad de conseguir la mayor cobertura y repercusión mediática de las actividades desarrolladas. ¿Cómo gestionar o desarrollar la relación con los medios? -Identificando los focos de interés por tipo de medio, sector y profesionales -Creando contenidos para su difusión -Manteniendo dinámicamente el área de prensa de la web institucional -Gestionando las relaciones con los medios de forma constante y fluida -Reportando las apariciones mediáticas y elaborando un archivo documental -Controlando, preparando y capacitando la autoridad comunicativa de los portavoces

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7.4 ATENCIÓN CIUDADANA

La comunicación institucional del siglo XXI ha de estar centrada en construir una relación cercana con la ciudadanía, pues constituye uno de los pilares básicos de la Administración.

El desarrollo de la atención ciudadana engloba la puesta en marcha de una serie de actuaciones como:

Web/internet

Teléfonos de información

Oficinas de atención ciudadana

¿Cómo gestionar o desarrollar la atención ciudadana?

-Diseñando y manteniendo una web institucional orientada a la ciudadanía

-Ofreciendo un servicio de información óptimo a través del correo electrónico

-Gestionando las consultas de los teléfonos de atención ciudadana

-Gestionando las oficinas de atención ciudadana

-Elaborando informes de resultados de la gestión de atención al ciudadano/a

7.5 COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna se centra en el capital humano y en conocer a las personas (personal y profesionalmente) y busca la empatía con el personal para crear un equipo motivado y participativo.

La gestión de la comunicación interna implica comunicar primero a los de dentro (marketing interno) y luego a los de fuera.

Transmitiendo información útil, facilitando el trabajo, comunicando de forma fluida y permanente; respetando, delegando y dando poder de decisión. Concediendo el derecho a equivocarse, sabiendo hablar y, sobre todo, sabiendo escuchar son algunas de las claves de la dirección de personas.

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Además, la gestión del conocimiento adquiere en esta dimensión un peso cada vez mayor.

¿Cómo gestionar o desarrollar la comunicación interna?

-Definiendo las necesidades de comunicación interna

-Reforzando la cultura organizacional

-Captando los flujos de información

-Generando comunicaciones

-Dotando a la Administración de un sistema de información y gestión del conocimiento

8. NUESTRO PÚBLICO

8.1. PÚBLICO INTERNO

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Funcionarios Alcaldía

Contratistas

Secretarias de la Administración Municipal, Empresa de Servicios Públicos, Instituto Municipal de Recreación y Deportes.

8.2. PÚBLICO EXTERNO

Empresas públicas y privadas del Municipio

Entidades Gubernamentales de Origen Regional y Nacional.

Opinión pública tocancipeña

Opinión pública Regional

Opinión pública Nacional

9. SISTEMA COMUNICATIVO

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Figura 1. Sistema Comunicativo

SECRETARIAS Y GERENCIAS

REQUERIMIENTOS (MÍNIMO CON TRES DIAS ANTICIPACIÓN)

OFICINA DE COMUNICACIONES

JEFE DE COMUNICACIONES

DISEÑADORES CAMARÓGRAFO PERIODISTAS

ENTREGA DE MATERIAL A RESPONSABLE DE SOLICITUD DE

REQUERIMIENTO PARA SU CORRECCION.

PUBLICACIÓN

Toda información noticiosa generada por la Alcaldía Municipal de Tocancipá y sus distintas Secretarías se procesará desde la Oficina de Comunicaciones y Prensa como representante de la Administración- a través de de un requerimiento a la Oficina de Comunicaciones, cumpliendo con las normas de calidad. El jefe de Comunicaciones define a qué funcionario le asigna el tema a socializar y los medios que se van a utilizar. Cada funcionario hace entrega de las piezas publicitarias solicitadas, el responsable de la solicitud por Secretaría o Gerencia debe hacer sugerencias para correcciones y entregarlas a la Oficina de Comunicaciones para que allí se lleven a cabo. El jefe de comunicaciones revisa el material, hace correcciones y envía material a dependencia para su corrección y aprobación. Tras las correcciones por parte de la secretaría solicitante y luego de su aprobaciónn se procede a publicar ya sea a través desde la misma oficina de Comunicaciones, el Alcalde como máximo representante del Municipio y/o de los representantes de la Secretarías solicitante.

9.1 CREACIÓN DE PERFILES Y CUENTAS POR ÁREA

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Para una gestión comunicativa acertada, efectiva y clara dentro de la Administración Municipal de Tocancipá, se hace necesario que los diferentes jefes o líderes de cada una de las dependencias se haga responsable de todo tipo de información que genere su área.

Si bien dentro de los distintos protocolos de comunicaciones está contemplada la creación de perfiles y cuentas independientes de cada una de las Secretarías misionales o generadoras de noticias, es obligatorio que todo tipo de información, comunicados, noticias, eventos y/o convocatorias que deban o quieran dar a conocer, cumplan con el Sistema Informativo explicado en el punto 9 (Figura 1. Sistema Comunicativo).

Solo cuando cada líder de área valore las funciones de la Oficina de Comunicaciones y Prensa contribuirá a que la gestión en el proceso de información de la Administración tenga un comportamiento ordenado y eficaz que sin duda recae de manera positiva en la imagen corporativa de la Alcaldía. Dicha imagen y sus parámetros están establecidos dentro del Manual de Imagen Corporativa que se adjunta en este Protocolo.

Si cada área, dependencia o Secretaría disponen crear sus propias cuentas en Redes Sociales, y sabiendo que los contenidos editoriales en redes se hacen de manera inmediata, es necesario que, incluso, antes de publicarse cualquier contenido se haya puesto al tanto a la Oficina de Comunicaciones sobre el evento o actividad a realizar.

Se debe establecer entre el área interesada y la Oficina de Comunicaciones, la mejor estrategia a seguir. Se da por entendido que si un contenido es urgente, vital y de actualidad, conviene publicarlo varias veces al día en diferentes horarios, o a lo largo de los días para lograr la máxima repercusión posible. Pero aun así, un miembro designado por la líder de la Oficina de comunicaciones hará el debido acompañamiento o se pondrá en contacto con el comunicador contratado por la Secretaría en cuestión y se realizará con él un trabajo articulado.

9.1 OBSERVACIÓN

Es importante que el Alcalde designe, organice y lidere un grupo de Vocería encargado de hacer los anuncios de su Plan de Desarrollo, para que, cuando las circunstancias lo ameriten o él no esté presente por alguna razón de fuerza mayor, sean ellos los responsables de entablar relación con los medios de comunicación.

10. PLAN DE MEDIOS

Una vez revisados los medios y las herramientas con las que se cuenta en la Administración Municipal, la Oficina de Comunicaciones y Prensa, está en la

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obligación de poner a disposición de la comunidad, los funcionarios al interior de la administración, sujetos de control, otras entidades del Estado y público en general, toda la información concerniente a los procedimientos, actividades e información habitual que se genere al interior de la Alcaldía Municipal de Tocancipá a través de un organizado plan de Medios y Comunicaciones que estará fundamentado en este protocolo de Comunicaciones, a través de cinco (5) pilares fundamentales:

• La transparencia como base en los procesos comunicativos.

• La confidencialidad y protección de datos personales.

• El cumplimiento de la Misión y Visión institucional.

• El bienestar de la comunidad por encima del interés particular.

• Rendición de informes a las diferentes entidades de Control del Estado.

Estrategias a implementar ¿cómo se logra?

- El Alcalde, El secretario del despacho que genere la noticia y la Oficina de Comunicaciones y prensa, deben planear, al menos una vez al mes, la visibilizarían de un proyecto, actividad o proceso grande de interés público, para que sea publicado en diferentes medios de comunicación regionales y/o nacionales escritos, radiales, televisivos y de nuevas tecnologías.

- A través de carteleras informativas, la Oficina de Comunicaciones se compromete a mejorar la comunicación al interior de la Alcaldía Municipal de Tocancipá para sus funcionarios.

- Se hace necesario rediseñar al menos una vez al año, el sitio web de la Administración para hacerlo más atractivo e interesante; con el propósito de hacer uso permanente de las redes sociales como herramienta básica y primordial de comunicación para tener contacto con la comunidad en general. - Se hace necesario Implementar mecanismos que permitan explicar a la comunidad de Tocancipá y demás interesados sobre la función de la Administración y cómo se desarrolla. (Videos en cápsulas informativas; videos con el Alcalde respondiendo a la comunidad; Boletines de prensa, Registro en redes sociales de todas las actividades que realiza la Administración y sus Secretarías y periódico institucional que circule mensualmente). - La oficina de Comunicaciones y prensa se hace responsable de lograr una mayor presencia en los medios de comunicación masiva a nivel local, regional y nacional que permita dar a conocer las diferentes actividades que se desarrollan en las distintas secretarías adjuntas a la alcaldía. Lo anterior se plasma a continuación:

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10.1 ESTRATEGIA 1 Fortalecer y mejorar la comunicación al interior de la Alcaldía Municipal de Tocancipá. Tabla 1. Bienestar laboral.

OBJETIVO META FORMA DE MEDICIÓN

INDICADOR

Diseñar un modelo de Comunicación organizacional, que permita que la Comunicación fluya entre todos los funcionarios y contratistas de la Administración Municipal.

Mantener un alto nivel de comunicación que impida malentendidos y trabas en las actividades. Así como mantener la motivación y entusiasmo entre los empleados para su buen desempeño.

Verificación y seguimiento a los procesos de la mano de la oficina de Control Interno.

Productividad y mejora del bienestar de los funcionarios y contratistas.

Justificación: En las organizaciones en las cuales hay personas involucradas en los procesos y que mantienen un contacto permanente, es necesario que la comunicación fluya de manera constante, clara y precisa, para que las actividades se desarrollen con mayor precisión, no existan malentendidos, se evite la duplicidad de funciones y se formen grupos que puedan tergiversar la comunicación. Es necesario que el funcionario y el contratista de la entidad conozcan y se identifiquen con la cultura organizacional para que la sientan parte de sí mismo y por ende la promuevan. Tabla 2. Desarrollo bienestar laboral

OBJETIVOS ESPECÍFICOS PRODUCTO ACTIVIDADES RESPONSABLE PLAZO

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Realizar un diagnóstico de la comunicación interna.

Documento diagnostico cada seis meses

Examinar la Comunicación en los niveles de gestión, el aporte de la comunicación interna al direccionamiento institucional y el estado de comunicación dentro de la Administración.

Oficina de Comunicaciones y Oficina Administrativa.

7 meses

Incluir acciones pertinentes y efectivas que subsanen las problemáticas detectadas.

Técnicas de motivación laboral cada tres meses.

De acuerdo con los resultados se tomaran acciones necesarias para mejorar la comunicación, a través de charlas de sensibilización y de integración de grupo que se realizaran trimestralmente durante los doce meses del año.

Oficina de comunicaciones y Oficina Administrativa

8 meses

Incluir propuestas pertinentes y efectivas que eleven el compromiso y la motivación de los funcionarios.

Elección del empleado del mes

Es oportuno hacer reconocimiento cada tres meses durante el año.

Oficina de comunicaciones y Oficina Administrativa

7 meses

10.2 ESTRATEGIA 2

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Rediseñar el sitio web de la Administración, al menos una vez al año, para hacerlo más atractivo y hacer uso constante de las redes sociales como una forma de tener contacto con la comunidad en general.

Tabla 3. Sitio web y redes sociales

OBJETIVO META FORMA DE MEDICIÓN

INDICADOR

Hacer una revisión al sitio web de la Alcaldía para hacerlo más ágil a la hora de navegar. Hacer uso constante de las redes sociales con notas interesantes que generen diariamente más seguidores

Aumentar la afluencia de usuarios a la página y a las redes sociales.

Verificación y seguimiento de visitas al sitio.

Verificación de número de visitas al sitio.

Justificación: Estamos en una época reconocida como la era de la información. Así que mantener un contacto virtual con la comunidad es de vital importancia para lograr un mayor flujo de usuarios, seguidores y público informado con noticias actualizadas y precisas en tiempo real. Este mecanismo ayudará a la descongestión administrativa en ciertos procesos en los que esté implícita la comunicación, así como en el área de quejas y reclamos.

Mantener un sitio web atractivo y un uso constante y óptimo de las redes sociales son determinantes para difundir la información de la Alcandía Municipal de Tocancipá, sus actividades y sus avances en el Plan de Desarrollo. Se trata de herramientas efectivas sin que generen costos adicionales.

Tabla 4. Desarrollo sitio web y redes sociales

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS PRODUCTO ACTIVIDADES RESPONSABLE PLAZO

Realizar una revisión del sitio web y redes sociales en cuanto a contenido y forma de cada dependencia y de la Administración.

Informe semestral

Indagar con usuarios los aspectos que le parezcan confusos o que se puedan mejorar dentro del sitio. Hacer un análisis de contenido que permita saber qué temas les gustaría encontrar en la página para incluirlos.

Oficina de Comunicaciones.

8 meses

Rediseñar y restaurar el sitio web para que tenga más facilidad a la hora de buscar información.

Proceso que se llevará a cabo en el segundo semestre del 2018

Realizar los contenidos que sustituirán aquellos que se hayan detectado como pocos claros o que se hayan omitido. Mejorar los gráficos, adecuar el sitio de manera más atractiva sin perder los logos y colores institucionales.

Oficina de Comunicaciones.

8 meses

10.3 ESTRATEGIA 3

29

Implementar mecanismos que permitan contarle a la comunidad de Tocancipá sobre actividades de interés general y sobre la función de la Administración y cómo se desarrolla. Tabla 5. Periódico Institucional

OBJETIVO META FORMA DE MEDICIÓN

INDICADOR

Elaboración de un periódico Institucional en el que se evidencien las diferentes actividades de la Alcaldía Municipal y que sean de interés para la comunidad tales como convocatorias, invitaciones, fiestas, concursos, ofertas y clasificados.

Dar a conocer al público que no tiene acceso fácil a las redes sociales, las distintas actividades que les pueda interesar, así como cosas internas que se desarrollen en la alcaldía para demostrar que todo es claro y transparente.

Entrega de las diferentes herramientas de información realizada.

Posicionamiento de la Alcaldía Municipal de Tocancipá frente a la comunidad.

Justificación: Con dicho periódico que no tendrá más de 10 páginas se pretende hacer un acercamiento a todas aquellas personas que aún no tienen un acceso fácil de Internet para que estén enterados de las actividades que se hacen en la Alcaldía, así como de las noticias que son de su interés y beneficio tales como convocatorias, empleos, clasificados, ofertas y más. Tabla 6. Desarrollo Periódico Institucional

OBJETIVOS ESPECÍFICOS PRODUCTO ACTIVIDADES RESPONSABLE PLAZO

30

Tener acercamiento con aquellos que aún no logran tener acceso fácil a las redes sociales.

Periódico mensual

Realizar un periódico mensual de 10 páginas, para mantener informada a la comunidad interna y externa de las actividades y noticias más relevantes de la Alcaldía y sus secretarías adjuntas.

Oficina de Comunicaciones

10 meses

10.4 ESTRATEGIA 4 A través de mecanismos pagos y gratuitos, tener una mayor presencia en los medios de comunicación masiva locales, regionales y nacionales que permita dar a conocer las diferentes actividades. Tabla 7. Visualización de información

OBJETIVO META FORMA DE MEDICIÓN

INDICADOR

Mantener constante flujo de información en medios regionales y nacionales pagos cada vez que se produzca información relevante por parte de la Administración.

Lograr que Tocancipá sea uno de los municipios más recordados por su flujo de información.

Reportes de prensa.

Posicionamiento de la Alcaldía Municipal de Tocancipá

31

Justificación: Así como existe un sector de la población al que se desea llegar por medio de las nuevas tecnologías, existe otro sector que está acostumbrado al uso de canales de comunicación más tradicionales, usualmente este sector de la población es de edades mayores, por lo que, o no desea involucrarse con las nuevas tecnologías o siente que simplemente no es capaz de manejarlas por lo que las rechaza, de tal forma que tener la opción de canales de comunicación como la televisión, radio, prensa, volantes, campañas, entre otros, es la alternativa adecuada para mantener contacto y presencia con la ciudadanía que no hace uso de redes sociales o páginas web. Tabla 8. Desarrollo visualización de información

OBJETIVOS ESPECIFICOS PRODUCTO ACTIVIDADES RESPONSABLE PLAZO

De acuerdo con las noticias que genere la alcaldía y/o los despachos, tener claro en qué medio puede ser divulgado: Radio Televisión y/o medio impreso.

Publicaciones de notas de interés general

Establecer qué tipo de información es relevante para comunicar a través de medios clásicos nacionales y regionales que permitan dar a conocer las diferentes actividades que se desarrollan en la Alcaldía Municipal de Tocancipá

Oficina de Comunicaciones

10 Meses

32

Mantener una mayor presencia en medios de Comunicación

Contacto y atención a medios cada tres meses.

Realizar una actividad de relaciones públicas periódicas con los periodistas para que exista una relación y retroalimenta- ción sólida con ellos.

Oficina de Comunicaciones

10 Meses