OFICINA DE CONTROL INTERNO PERSONERÍA MUNICIPAL … Empalme.pdf · 2015 y 04 de abril de 2016,...
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OFICINA DE CONTROL INTERNO PERSONERÍA MUNICIPAL MUNICIPIO DE RIOSUCIO CALDAS INFORME PORMENORIZADO PROCESO DE EMPALME CIRCULAR CONJUNTA 018 DE 2015 PGN-CGR En cumplimiento de la Circular Conjunta 018 de 2015, expedida por la Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República que regula el proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes en cumplimiento de las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012, y en la que se determina que el Personero Municipal, el Jefe de Control Interno de cada administración territorial, las Gerencias Regionales de la Contraloría General de la República (CGR) y las Procuradurías Regionales y Provinciales, dentro del ámbito de sus competencias y en el momento de intervención legalmente establecido, deberán velar por la correcta aplicación del proceso de empalme en las gobernaciones, alcaldías distritales, metropolitanas y municipales. El Jefe de Control Interno y el Personero Municipal elaborarán un informe claro, y pormenorizado del proceso de empalme conforme a las etapas planteadas y al cronograma de trabajo dispuesto por la administración saliente, hasta el mes de diciembre del año 2015, y con la administración entrante al iniciarse su gestión en el año 2016. La Personera Municipal y la Jefe de Control Interno dan a conocer el informe pormenorizado sobre el desarrollo del empalme efectuado en el Municipio de Riosucio – Caldas, durante el periodo comprendido entre el 01 de septiembre de 2015 y 04 de abril de 2016, correspondiente al periodo de gobierno 2012-2015, tal como se describe a continuación, precisando las actuaciones llevadas a cabo en primer lugar por la Administración Saliente en la Fase Preparatoria mediante la actividad de sensibilización y/o aprestamiento dirigida al Equipo de Gobierno, la conformación oficial del equipo de empalme, la asignación de responsabilidades, y la identificación y levantamiento de la información; en segundo lugar durante la Fase de Empalme con el desarrollo de las sesiones temáticas por áreas y/o dependencias entre los funcionarios designados y las personas comisionadas para tal fin por parte del Mandatario Electo, y a través de la socialización y entrega de la información sobre la Gestión para el Desarrollo Territorial, Gestión Financiera, Gestión Jurídica y Gestión Administrativa; y en tercer lugar las acciones adelantadas por la Administración Entrante en la Fase de Gestión y Uso de la Información, después de la suscripción el Acta de Informe de Gestión 2012-2015, Así:
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OFICINA DE CONTROL INTERNO PERSONERÍA MUNICIPAL
MUNICIPIO DE RIOSUCIO CALDAS
INFORME PORMENORIZADO PROCESO DE EMPALME CIRCULAR CONJUNTA 018 DE 2015 PGN-CGR
En cumplimiento de la Circular Conjunta 018 de 2015, expedida por la
Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República que
regula el proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes en
cumplimiento de las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012, y en la
que se determina que el Personero Municipal, el Jefe de Control Interno de cada
administración territorial, las Gerencias Regionales de la Contraloría General de la
República (CGR) y las Procuradurías Regionales y Provinciales, dentro del ámbito
de sus competencias y en el momento de intervención legalmente establecido,
deberán velar por la correcta aplicación del proceso de empalme en las
gobernaciones, alcaldías distritales, metropolitanas y municipales. El Jefe de
Control Interno y el Personero Municipal elaborarán un informe claro, y
pormenorizado del proceso de empalme conforme a las etapas planteadas y al
cronograma de trabajo dispuesto por la administración saliente, hasta el mes de
diciembre del año 2015, y con la administración entrante al iniciarse su gestión en
el año 2016.
La Personera Municipal y la Jefe de Control Interno dan a conocer el informe
pormenorizado sobre el desarrollo del empalme efectuado en el Municipio de
Riosucio – Caldas, durante el periodo comprendido entre el 01 de septiembre de
2015 y 04 de abril de 2016, correspondiente al periodo de gobierno 2012-2015, tal
como se describe a continuación, precisando las actuaciones llevadas a cabo en
primer lugar por la Administración Saliente en la Fase Preparatoria mediante la
actividad de sensibilización y/o aprestamiento dirigida al Equipo de Gobierno, la
conformación oficial del equipo de empalme, la asignación de responsabilidades, y
la identificación y levantamiento de la información; en segundo lugar durante la
Fase de Empalme con el desarrollo de las sesiones temáticas por áreas y/o
dependencias entre los funcionarios designados y las personas comisionadas para
tal fin por parte del Mandatario Electo, y a través de la socialización y entrega de la
información sobre la Gestión para el Desarrollo Territorial, Gestión Financiera,
Gestión Jurídica y Gestión Administrativa; y en tercer lugar las acciones
adelantadas por la Administración Entrante en la Fase de Gestión y Uso de la
Información, después de la suscripción el Acta de Informe de Gestión 2012-2015,
Así:
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
Se conformó el Equipo de Empalme
mediante Acto Administrativo y se
dio publicidad al mismo en la
Reunión de Instalación Oficial de la
Comisión de Empalme celebrada
04 de noviembre de 2015, dentro de
los puntos agendados se contempló
la presentación de la vocera oficial y
del coordinador del equipo de
empalme, así como la presentación
de las personas designadas por
parte del Alcalde Municipal y
Mandatario Electo para conformar la
Comisión de Oficial de Empalme.
Resolución No 332A del 25 de
septiembre de 2015.
“Por medio de la cual se
designa el vocero oficial y el
coordinador del equipo de
empalme y se conforma el
equipo encargado de preparar
los informes de empalme y el
acta de informe de gestión de la
Alcaldía Municipal de Riosucio
Caldas". Acta de Reunión
Instalación Oficial de la
Comisión de Empalme y
Agenda. 04 de noviembre 2015.
El Alcalde Municipal designó como
Coordinador del Equipo de Empalme
al Ingeniero Hernando Escobar
Zuluaga Secretario de Desarrollo
Económico y Servicios Públicos
Domiciliarios.
Resolución No 332A del 25 de
septiembre de 2015. “Por
medio de la cual se designa el
vocero oficial y el coordinador
del equipo de empalme y se
conforma el equipo encargado
de preparar los informes de
empalme y el acta de informe
de gestión de la Alcaldía
Municipal de Riosucio Caldas".
Acta de Reunión Instalación
Oficial de la Comisión de
Empalme. 04 de noviembre
2015.
Se colocó en conocimiento del
equipo de empalme, la estructura
básica del informe de gestión
territorial.
Acta Nro 001 del 22 de
septiembre de 2015. Reunión
Consejo de Gobierno Proceso
de Empalme.
Preparación y entrega de
Información sobre bienes materiales
(muebles e inmuebles) y sobre el
plan de compras.
Formato 9. Recursos Físicos e
Inventarios, Diligenciado y
entregado por Almacén
General.
Preparación y entrega de
Información sobre el plan de
información y de comunicaciones
Formato 10. Transparencia,
Rendición de Cuentas y
Servicio al Ciudadano
Instrumentos RCC.
Diligenciado por Oficina de
Prensa y Comunicaciones y
Control Interno.
Preparación y entrega Información
fiscal y financiera
Formato 3. Sistema Financiero.
Diligenciado y entregado por la
Secretaria de Hacienda Pública.
Informe de Gestión Cuatrienio
Secretaria de Hacienda.
Conformación
Equipo de Empalme
Acto de
conformación
del Equipo de
Empalme
Planeación del
Informe de
Empalme -
Gestión y
Desarrollo
Administrativo.
Levantamiento de la
Información y
Consolidación del
Informe de Gestión
Preparatoria
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
Preparación y entrega de
Información presupuestal y tributaria
Formato 3. Sistema Financiero.
Diligenciado y entregado por la
Secretaria de Hacienda Pública.
Informe de Gestión Cuatrienio
Secretaria de Hacienda.
Preparación y entrega de
Información sobre recursos
humanos (planta, vinculación y
requisitos) y manuales vigentes
sobre el tema
Formato 4. Talento Humano.
Diligenciado por la Secretaria
de Gobierno y Asuntos
Administrativos. Informe de
Gestión Cuatrienio Secretaria
de Gobierno y Asuntos
Administrativos.
Preparación y entrega de
Información sobre los sistemas de
desarrollo administrativo, de control
interno y de gestión de calidad.
Formato 8. Control de la
Gestión. Diligenciado por la
Oficina de Control Interno.
Informe de Gestión Cuatrienio
Oficina de control Interno.
Preparación y entrega de
Información detallada sobre la
contratación.
Formato 2. Contractual.
Diligenciado por la Oficina
Asesora.
Preparación y entrega de
Información detallada sobre la
defensa jurídica.
Formato 1. Defensa Jurídica.
Diligenciado por el Asesor
Jurídico y Administrativo.
Preparación y entrega de la
Información contable (recursos,
obligaciones, inversiones, estado de
la deuda, etc.)
Formato 3. Sistema Financiero.
Diligenciado y entregado por la
Secretaria de Hacienda Pública.
Informe de Gestión Cuatrienio
Secretaria de Hacienda.
Preparación y entrega de la
Información sobre la gestión
documental y el archivo.
Formato 5. Gestión
Documental y Archivo
diligenciado por procesos.
Inventario Fondo Documental
suministrado por el Archivo
Municipal. Inventario
Documental suministrado por la
Subsecretaria de Movilidad.
Preparación y entrega de
Información sobre la transparencia y
los servicios al ciudadano.
Formato 10. Transparencia,
Rendición de Cuentas y
Servicio al Ciudadano
Instrumentos RCC.
Diligenciado por Oficina de
Prensa y Comunicaciones y
Control Interno.
Planeación del
Informe de
Empalme -
Gestión y
Desarrollo
Administrativo.
Preparatoria
Levantamiento de la
Información y
Consolidación del
Informe de Gestión.
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
Preparación y entrega de la
Información sobre auditorías de la
Contraloría General y/oTerritorial y
planes de mejoramiento.
Formato 8. Control de la
Gestión. Diligenciado por la
Oficina de Control Interno.
Informe de Gestión Cuatrienio
Oficina de Control Interno.
Preparación y entrega de la
Información sobre la gestión de
víctimas de conflicto (prevención,
protección, asistencia y reparación
integral)
Informe Cuatrienio 2012-2015
con fecha 21 de noviembre de
2015 Dirigido a la Procuraduría
General de la Nación. Matriz
Informe Gestión Atención
Integral Victimas. Diligenciado
Por la Secretaria de Desarrollo
Social. Informe de Gestión
Cuatrienio Secretaria de
Desarrollo Social y
Comunitario.
Preparación y entrega de
Información detallada sobre el plan
de desarrollo y su estado de avance
de ejecución
Anexo Matriz de Seguimiento
PDM. - Anexo 12.
Cumplimiento del Plan de
Desarrollo y Sectores Básicos.
No fue entregado.
- Formato Ambiental y Gestión
del Riesgo. Diligenciado por la
Secretaria de Desarrollo
Económico.
- Formato Desarrollo Rural y
Agropecuario. Diligenciado por
la Secretaria de Desarrollo
Económico.
-Formato Vivienda Urbana.
Formato sin entregar.
Responsable Secretaria de
Planeación y Obras Públicas.
- Formato Infraestructura de
Transporte (Excel). No fue
entregado. Responsable
Secretaria de Planeación y
Obras Públicas.
-Formato Infraestructura de
Transporte (Word). Diligenciado
por Subsecretaria de Movilidad.
Preparación y entrega de
Información Sectorial y Asuntos
Transversales.
Preparatoria.
Levantamiento de la
Información y
Consolidación del
Informe de Gestión.
Planeación del
Informe de
Empalme -
Gestión y
Desarrollo
Administrativo.
Planeación del
Informe de
Empalme -
Gestión y
Desarrollo
Territorial.
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
-Formato Informe Empleo y
Trabajo. Diligenciado por
Secretaria de Desarrollo Social
y Comunitario y Secretaria de
Desarrollo Económico.
- Informe de Asuntos Étnicos.
Diligenciado por Secretaria de
Gobierno y AA.
Secretaria de Educación.
Secretario de Deportes y
Recreación.
Secretario de Desarrollo Social.
Secretario de Desarrollo
Económico. Dirección Local de
Salud.
- Formato Género y Diversidad
Sexual. Diligenciado por
Secretaria de Desarrollo Social
y Comunitario.
- Informe de Seguridad y
Convivencia Ciudadana.
Diligenciado por la Secretaria
de Gobierno y Asuntos
Administrativos.
- Formato Complemento Agua
Potable y Saneamiento Básico.
No fue entregado. Responsable
Secretaria de Planeación y
Obras Civiles.
- Formato Complemento Salud.
Diligenciado por la Dirección
Local de Salud.
- Formato Complemento
Pobreza. Diligenciado por la
Secretaria de Desarrollo Social
y Comunitario.
Información sobre instrumentos y
mecanismos de gestión territorial
(Sisben, banco de proyectos,
estratificación, etc.).
Formato 7. Banco de
Proyectos. Diligenciado por la
Secretaria de Planeación y
Obras Públicas. Acta de
Empalme Sisben. Entregada
por Coordinadora del Sisben.
Preparación y entrega de
Información Sectorial y Asuntos
Transversales.
Planeación del
Informe de
Empalme -
Gestión y
Desarrollo
Territorial.
Levantamiento de la
Información y
Consolidación del
Informe de Gestión.
Preparatoria.
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
Información detallada sobre el plan
de ordenamiento territorial y su
estado de vigencia.
Informe de Seguimiento al POT.
No fue entregado.
Responsable Secretaria de
Planeación y Obras Públicas.
Preparación y entrega de Formatos
de Gestión Administrativa y
Desarrollo Territorial aplicables a
EMPRESA DESCENTRALIZADA
EMSA ESP.
Formatos Diligenciados y
entregados por el Gerente de
EMSA ESP.
Socialización del cronograma con
las dependencias obligadas a rendir
información para la elaboración del
informe de gestión.
Acta Nro 001 del 22 de
septiembre de 2015. Reunión
Consejo de Gobierno Proceso
de Empalme.
Socialización del cronograma con el
jefe de control interno
Acta Nro 001 del 22 de
septiembre de 2015. Reunión
Consejo de Gobierno Proceso
de Empalme.
Cumplimiento de las actividades del
cronograma Once (11) Sesiones Temáticas
por Dependencias.
Uso de los instrumentos
institucionales para el informe de
gestión territorial (sistemas de
información, procedimientos y
formatos territoriales y nacionales)
Se utilizaron los formatos
diseñados por DNP, el DAFP,
La Procuraduría General de la
Nación, la Contraloría General
de la República, el PNUD y
otras entidades para la
Consolidación del Informe de
Gestión.
Seguimiento por parte del jefe de
control interno a la elaboración del
informe de gestión territorial
Acta de Empalme Nro 002
Seguimiento Proceso de
Empalme del 27 de octubre
2015. Comunicaciones del 06 al
09 de noviembre de 2015
dirigidas al Secretario de
Planeación y Otros Secretarios
de Despacho.
Comunicaciones dirigidas al
Equipo de Empalme el 25 de
noviembre de 2015, 09 de
diciembre de 2015, 11 de
diciembre de 2015. Y Fichas
de verificación y entrega de los
formatos e informes de
empalme 12 de diciembre de
2015. Y Comunicación del 24
de diciembre de 2015.
Levantamiento de la
Información y
Consolidación del
Informe de Gestión.
Preparatoria.
Planeación del
Informe de
Empalme -
Gestión y
Desarrollo
Territorial.
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
Invitación formal al nuevo
mandatario para iniciar el proceso
de empalme.
Se realizó a través de la
Profesional Sandra Milena
Suárez Obando Secretaria de
Gobierno y Asuntos
Administrativos quien por medio
de la Resolución No 332A del
25 de septiembre de 2015, fue
designada por el Representante
Legal de la entidad como
Vocera Oficial ante el Equipo de
Empalme de la Administración
Entrante y quien tuvo dentro de
sus funciones: numeral 6
Coordinar con el Vocero del
Alcalde Electo la fecha de
encuentro entre los dos
mandatarios para oficializar el
inicio del proceso.
Fecha de encuentro de los
mandatarios saliente y entrante
04 de Noviembre de 2015, 2:00
pm Auditorio Casa de Justicia.
Acta de Reunión Instalación
Oficial de la Comisión de
Empalme. 10 de Noviembre
2015 Segunda Sesión
Comisión de Empalme.
Pantallazo publicación portal
web. Circular citación al
equipo de Empalme.
Conformación de equipo de
empalme por parte del nuevo
mandatario y su comunicación al
mandatario saliente
Oficio con fecha 10 de
noviembre de 2015, dirigido al
Mandatario Saliente Abel David
Jaramillo Largo y suscrito por
Bernardo Arley Hernández
Ayala Alcalde Electo.
Entrega de la
Información al
Mandatario Electo y
a su equipo de
trabajo.
Desarrollo de
las sesiones de
empalme.
Existencia de actas de sesión de
comisión de empalme
1 Acta Sesión Temática Oficina
Asesora.
1 Acta Sesión Temática
Secretaria de Deportes.
1 Acta Sesión Temática
Secretaria de Educación.
2 Actas Sesiones Temáticas
Secretaria de Desarrollo Social.
2 Acta Sesión Temática
Secretaria de Desarrollo
Económico.
1 Acta Sesión Temática
Secretaria de Hacienda.
1 Acta Sesión Temática
Almacén Municipal.
3 Actas Sesiones Temáticas
Secretaria de Gobierno.
1 Acta Sesión Temática Sub
Secretaria de Movilidad.
2 Actas Sesiones Temáticas
Oficina de Cultura y Turismo.
1 Acta Sesión Temática
Dirección Local de Salud.
1 Acta Sesión Temática
Terminal de Transportes.
1 Acta de Empalme Sisben.
Empalme
Conformación
Comisión Oficial
de Empalme
Acercamiento de los
Mandatarios
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
Evidencia de las visitas de la
comisión de empalme a las
dependencias de la administración
obligadas a rendir información con
destino al informe de gestión
territorial
Sesiones Temáticas:
Secretaria de Deportes.
Secretaria de Educación.
Secretaria de Desarrollo Social.
Secretaria de Desarrollo
Económico.
Secretaria de Hacienda.
Almacén Municipal.
Secretaria de Gobierno.
Sub Secretaria de Movilidad.
Oficina de Cultura y Turismo.
Dirección Local de Salud.
Terminal de Transportes.
Existencia de proyecto de acta de
informe de gestión
Circular Interna del 09 de
diciembre de 2015 suscrita por
el Mandatario Saliente Abel
David Jaramillo Largo,
solicitando al Equipo de
Empalme la entrega de los
formatos e informes para el
proceso de Empalme. Informe
de Gestión 2012-2015
Empalme.
Entrega del informe de gestión para
la formulación del Plan Desarrollo
Territorial
Fue entregado el 15 de
diciembre de 2015 al Alcalde
Electo, Según Oficio Dirigido al
Señor Bernardo Arley
Hernandez Ayala suscrito por El
Mandatario Saliente Abel David
Jaramillo Largo con la
respectiva firma de recibido y
Socializado con el Equipo de
Empalme de la Administración
Entrante el 17 de diciembre de
2015 en el Auditorio de la Casa
de Justicia del Municipio de
Riosucio, según Acta de
Entrega de Informe de Gestión
y listados de asitencia.
Empalme
Entrega de la
Información al
Mandatario Electo y
a su equipo de
trabajo.
Desarrollo de
las sesiones de
empalme.
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
Empalme
Entrega de la
Información al
Mandatario Electo y
a su equipo de
trabajo.
Desarrollo de
las sesiones de
empalme.
Seguimiento por parte del jefe de
control interno al desarrollo de las
sesiones de empalme
La funcionaria de Control
Interno acompaño las sesiones
más relevantes dentro del
Proceso de Empalme, siendo
éstas: Instalación Oficial
Comisión de Empalme (04 de
noviembre 2015), Segunda
Sesión Instalación Oficial
Comisión de Empalme (10 de
noviembre de 2015), Reunión
Entrega Informe de Gestión
2012-2015 (15 de diciembre
2015), Acto Público y Oficial de
Entrega del Acta de Informe de
Gestión (23 de enero de 2016),
según listados de asistencia.
Correo electrónico dirigido el 25
de noviembre de 2015 al Equipo
de Empalme solicitando copia
de las actas de las sesiones
temáticas o por dependencias
realizadas con los delegados
del Alcalde Electo.
Acto formal de entrega del informe
de gestión y del acta administrativa
Invitación Acto de Clausura
Proceso de Empalme y entrega
del Informe Final de Gestión
2012-2015 publicado en la
Página Web de la entidad y
difundida o a través de los
buzones Electrónicos.
Suscripción del acta de informe de
gestión por parte de los mandatarios
saliente y entrante
Acta de Entrega de Informe de
Gestión 2012-2015
debidamente firmada por el
mandatario saliente y entrante y
los Coordinadores de ambos
equipos de empalme.
Apropiación
Revisión del
Acta de Informe
de Gestión
Seguimiento por parte del jefe de
control interno al procedimiento de
desarrollo del acto formal y la
suscripción del acta de informe de
gestión
Acta de Entrega de Informe de
Gestión 2012-2015
debidamente firmada por los
Mandatarios Saliente y Entrante
y los Coordinadores de ambos
equipos de empalme y Jefe de
Control Interno como
acompañante y garante de la
realización del acto.
Entrega de Gobierno
al Mandatario Electo
Suscripción del
Acta de Informe
de Gestión
Gestión y Uso
de de
Información
FASE PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD ACTIVIDADES DESARROLLADASDOCUMENTO Y/O MEDIO
SOPORTE
Seguimiento por parte del jefe de
control interno a la revisión del
informe de gestión
Comunicación dirigida a los
Funcionarios de la
Ádministración Entrante el 08
de febrero de 2016 solicitando
un reporte detallado de
observaciones sobre el
contenido de los informes de
gestión, formatos de empalme,
anexos y demás bienes y
recursos y recordando los
términos de ley para comunicar
inconsistencias y/o
irregularidades detectadas.
Comunicación del 01 de marzo
dirigida a los Secretarios de
Despacho y Jefes de Área
reiterando la revisión del
Informe de Gestión y solicitando
los respectivos reportes de las
observaciones y/o
irregularidades identificadas.
Evidencia de posibles
irregularidades detectadas en el
proceso de revisión del informe de
gestión.
Inexistencia de Información
relacionada con la Gestión
Territorial en los archivos y
documentos entregados como
parte integral del Informe de
Gestión, específicamente los
formatos 11. Lineamientos
PBOT, 12. Lineamientos
Seguimiento Plan de
Desarrollo, 12.1 Relación de
Planes Sectoriales +
Planeación, 13. Infraestructura
de Transporte (excel), 13.
Complemento APSB, entre
otra información de interés.
Evidencia de comunicación de las
posibles irregularidades detectadas
en el informe de gestión a los ex
funcionarios designados para su
elaboración y entrega, según
Resolución No 332A del 25 de
septiembre de 2015 y Acta Nro 001
del 22 de septiembre de 2015.
Oficio con fecha 25 de enero de
2016, dirigido al Ex Secretario
de Planeación y Obras Públicas
y con copia al Alcalde Municipal,
en el que se comunica y
especifica la ausencia de
información correspondiente a
la Gestión Territorial y para el
Desarrollo y se solicita la
remisión de la misma.
Revisión del
Acta de Informe
de Gestión.
Gestión y Uso
de de
Información.
Apropiación.
De la anterior manera, se puede concluir que la Administración del Municipio de
Riosucio atendió lo establecido en la Circular Conjunta 018-2015 en relación con
el desarrollo de las actividades planteadas para las tres (3) Fases del Proceso de
Empalme.
Lo anterior se puede verificar en medio físico y digital a través de los siguientes
documentos:
Acta Consejo de Gobierno 22 de septiembre 2015. 13 folios.
Resolución No 332A del 25 de septiembre de 2015. 4 folios.
Circular Instalación Comisión Oficial de Empalme. 03 de noviembre 2015. 1
folio.
Comunicación electrónica Instalación Comisión Oficial de Empalme. 03
noviembre de 2015. 2 folios.
Agenda Instalación Comisión Oficial de Empalme. 1 folio.
Acta Instalación Oficial Comisión de Empalme. 04 de noviembre 2015. 14
folios.
Comunicación electrónica citación segunda sesión instalación Comisión Oficial
de Empalme. 09 de noviembre 2015. 1 folio.
Circular solicitud de entrega Informes y Formatos de Empalme (Informe de
Gestión). 09 de diciembre. 2 folios.
Seguimientos elaboración del informe de gestión territorial:
Acta Seguimiento Proceso de Empalme del 27 de octubre 2015. 10 folios.
Comunicaciones electrónicas del 06 al 09 de noviembre de 2015 dirigidas al
Secretario de Planeación y otros Secretarios de Despacho. 21 folios.
Comunicaciones electrónica dirigida al Equipo de Empalme el 25 de noviembre
de 2015
Comunicación electrónica dirigida al Equipo de Empalme, 09 de diciembre de
2015.
Comunicaciones electrónica de seguimiento dirigida al Equipo de Empalme, 11
de diciembre de 2015 y cronograma de verificación. 2 folios.
Fichas de verificación y entrega de los formatos e informes de empalme 12 de
diciembre de 2015.
Comunicación electrónica del 24 de diciembre de 2015.
Solicitud de Información 19 de enero de 2016. 3 folios.
Circular citación socialización informe de gestión, 14 de diciembre 2015. 1 folio.
Comunicaciones electrónica citación socialización informe de gestión al equipo
de empalme administración entrante. 14 de diciembre de 2015. 2 folios.
Oficio Entrega Informe de Gestión 2012-2015. 15 de diciembre 2015. 1 Folio.
Acta sesión Entrega Informe de Gestión 2012-2015. 17 de diciembre 2015. 10
folios.
Actas Parciales de Empalme:
Sesión Temática Oficina Asesora. 09 de enero 2016, 19 Folios.
Sesión Temática Secretaria de Deportes. 19 de noviembre 2018. 8 Folios.
Sesión Temática Secretaria de Educación. 02 de diciembre de 2015. 33
Folios.
Sesiones Temáticas Secretaria de Desarrollo Social. 02 de diciembre y 12 de
diciembre 2015. 23 Folios.
Sesión Temática Secretaria de Desarrollo Económico. 14 de diciembre 2015,
06 folios y 08 de enero 2016, 7 Folios.
Sesión Temática Secretaria de Hacienda. 15 de diciembre de 2015, 6 Folios.
Sesión Temática Almacén Municipal. 4 Folios.
Sesiones Temáticas Secretaria de Gobierno. 01 de diciembre, 21 de diciembre,
22 de diciembre de 2015. 13 Folios.
Sesión Temática Sub Secretaria de Movilidad. 24 de noviembre 2015. 14
Folios.
Sesiones Temáticas Oficina de Cultura y Turismo. 23 de noviembre y 04 de
diciembre 2015. 50 Folios.
Sesión Temática Dirección Local de Salud. 18 de noviembre 2015. 8 Folios.
Sesión Temática Terminal de Transportes. 12 de diciembre de 2015. 15
Folios.
Acta de Empalme Sisben. 24 de diciembre. 5 Folios.
Informe de Gestión 2012-2015 y formatos para la Gestión Administrativa y
Gestión del Desarrollo Territorial. (dvd).
Circular Invitación Evento Acta de Entrega de Informe de Gestión 2012-2015.
Invitaciones electrónicas Acta de Entrega de Informe de Gestión 2012-2015.
Pantallazo Invitación Evento Acta de Entrega de Informe de Gestión 2012-
2015.
Acta de Entrega Final de Informe de Gestión. 23 de enero de 2016. 25 folios.
Primer Informe de Control Interno sobre Proceso de Empalme. 31 de diciembre
de 2015. 13 folios.
Pantallazo de publicación del Informe de Control Interno sobre el proceso de
empalme el 31 de diciembre de 2015. 1 folio.
Comunicación dirigida a los Funcionarios de la Administración Entrante el 08
de febrero de 2016 solicitando un reporte detallado de observaciones sobre el
contenido de los informes de gestión, formatos de empalme, anexos y demás
bienes y recursos y recordando los términos de ley para comunicar
inconsistencias y/o irregularidades detectadas. 2 folios.
Comunicación del 01 de marzo dirigida a los Secretarios de Despacho y Jefes
de Área reiterando la revisión del Informe de Gestión y solicitando los
respectivos reportes de las observaciones y/o irregularidades identificadas. 1
folio.
OBSERVACIONES GENERALES
Sólo tres (3) Despachos reportaron inconsistencias y/o inquietudes respecto al
contenido del Informe de Gestión:
1) Secretaria de Gobierno y Asuntos Administrativos. (asuntos varios).
Las aclaraciones fueron realizadas el 19 de enero de 2016 a través de oficio
(adjunto_5 folios) remitido al Actual Funcionario por parte de la profesional
Sandra Milena Suarez Obando, anterior Secretaria de Gobierno y Asuntos
Administrativos
2) La Secretaria de Educación.
Mediante Oficio con fecha 26 de febrero (adjunto_1 folio) enviado el por la
Magíster. América Leticia del Castillo a la exfuncionaria Elsy Fabiola Villaneda
Largo anterior Secretaria de Educación, se solicitó aclarar información sobre el
inventario de la dependencia y sobre el Comité de Convivencia y Sexualidad.
Solicitud respondida mediante oficio por parte de la Exfuncionaria Elsy Fabiola
Villaneda Largo del 02 de marzo de 2016. 3 folios. (adjunto).
3) La Secretaria de Deportes y Recreación.
A través del Oficio con fecha 20 de enero de 2016 (adjunto_1 folio) enviado
directamente por el Representante Legal de la entidad al Exfuncionario William
Henao Ramírez, anterior Secretario de Deportes, mediante el cual se le solicitó
aclarar información sobre el inventario físico y documental de la dependencia.
