LA OFICINA

PROFESORA Francini Cervantes González

CTP CARRIZAL

Lugar de la empresa o de la institución, donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración.

De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa o de la institución sean mas efectivas.

Definición

Características• Esta integrada por recursos humanos: son todos los

empleados que cumplen las tareas de la oficina

• Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros

• Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores.

Oficinista

• Persona que trabaja y ejecuta labores de oficina con los conocimientos, destrezas y habilidades necesarias para el trabajo.

Actividades del oficinista

• Las actividades del oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes:

Actividades del oficinista

• Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda redactar cartas bien organizadas, telegramas, memorándums e informes.

•Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar la correspondencia tanto la recibida como enviada.

•Redacción de correspondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros mensajes relacionados con las actividades de la oficina.

• Archivo de documentos: se refiere a la aplicación de un sistema que permita organizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catálogos y otros registros comerciales.

• Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a ordenes de compra y de venta, pedido de productos y cotización, nominas, otros formularios.

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal

•La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades.

• Representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.

Oficina virtual

• Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.

La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.

Elementos necesarios en una oficina

• Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad.

• Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color.

• Tener una máquina fax .

• Un reproductor y quemador CD/DVD.

• ¿ Que otros elementos existen?

Muebles de una oficina

• Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas y otro tipo de locales.

• Normalmente el término alude a los objetos que facilita las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeñas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de reunión específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc.

Tipos de Mobiliario

• Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas, sillas, elementos de clasificación y archivo, tales como bloques o armarios, se consigue completar las necesidades mobiliario básicas.

• El mobiliario puede ser el producto del diseño o considerado una forma de arte decorativo.

Factores de ergonómicos de una oficina

• Temperatura

• Iluminación

• Colores

Temperatura

• El conseguir un buen ambiente es fundamental para que se genere la menor carga posible y reduzca el cansancio, tanto corporal como psicológico.

• En verano se utiliza ropa ligera por lo que la temperatura ideal debería estar entre 23º y 27º C. El abuso de la calefacción o el aire acondicionado (menos de 10º o más de 27º C) nos puede llegar a provocar el llamado “estrés térmico”.

Iluminación

• Fijaremos el nivel de manera de lograr la iluminación más adecuada, ya que este factor influye directamente en la salud de los ojos , así como aspectos psicológicos , estados de ánimo ,etc.

Colores• El color influye directamente sobre la presión de la sangre, los

músculos y los nervios y provoca importantes asociaciones en el cerebro humano. Por lo tanto puede tener efectos estimulantes o relajantes.

• Prefieren colores suaves y claros que humanicen su entorno como, por ejemplo, los colores pastel cálidos en amarillo y beige.

• Por razones prácticas, los colores neutros, como el gris metalizado y los tonos antracita, se utilizan a menudo en las oficinas. No obstante, todos los elementos son importantes: la alfombra, las paredes, y por supuesto el mobiliario.

Distribución del espacio

• Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.

• Proporciona a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones.

• Procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Aseo, orden, ruido

• Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles.

• La mugre, el humo y el hollín son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y áreas cercanas.

• Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentración mental.