Organigramas
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Las representaciones gráficas: Los Organigramas
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Organigramas
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Las representaciones gráficas:
Los Organigramas
¿Qué es un organigrama?
Es la representación gráfica de la estructura formal de autoridad y de la división especializada del trabajo de una organización por niveles jerárquicos.
Origen de la palabra:• Organi: Organización
• Grama: Gráfico
Naturaleza de los organigramas
Representa la estructura formal de una organización.
Es una gráfica compuesta por figuras, que representan los organismos o cargos.
Las líneas de unión representan las relaciones de comunicación y autoridad en la organización.
Naturaleza de los organigramas
Cada órgano representa una unidad de trabajo que agrupa personas y actividades menores.
De acuerdo con el nivel jerárquico, los órganos pueden llamarse:• Direcciones
• Divisiones
• Departamentos
• Secciones
• Cualquiera otro
Definiciones importantes
Actividad:
Es sinónimo de labor.
Cuando un procedimiento
puede subdividirse en
varios grupos de
operaciones sucesivas,
ejecutadas por una misma
persona o una misma
unidad administrativa, cada
uno de estos grupos de
operaciones constituyen
una actividad o labor.
Definiciones importantes
Autoridad:
Es la facultad que tiene una
persona por su nivel
jerárquico de exigir a otra el
cumplimiento responsable
de los deberes que le han
asignado en la condición de
subordinado suyo. Significa
además el poder de tomar
decisiones y hacer que se
cumplan.
Definiciones importantes
Autoridad de línea:
Es aquella que genera la
relación de subordinación y
es la que existe entre jefes y
subalternos directos, en la
cual los primeros delegan
autoridad en los segundos,
que a su vez la delegan en
otros, hasta formar una
línea que va desde el vértice
hasta los niveles inferiores
de la estructura orgánica.
Definiciones importantes
Es la que genera la relación
de mando especializado, o
sea, la que existe entre un
órgano especializado en
determinada función y los
subordinados de otros jefes
de línea, por lo que queda
restringido el
establecimiento de
directrices respecto a un
grupo específico de
actividades.
Autoridad funcional:
Definiciones importantes
Coordinación:
Es la sincronización de los
esfuerzos individuales y de
grupo para el logro de un
objetivo común a la
organización.
Definiciones importantes
Departamentalización:
Es la formación de unidades
menores dentro de una
estructura orgánica que,
aplicando el principio de la
división del trabajo y la
especialización, consiste en
la subdivisión de los
organismos en unidades de
menor tamaño y nivel
jerárquico. Se efectúa
agrupando funciones y
actividades afines.
Definiciones importantes
Diagrama:
Es una carta que representa
gráficamente un hecho, una
situación, un movimiento,
una relación o un fenómeno
cualquiera, generalmente
por medio de símbolos
convencionales.
Definiciones importantes
Estructura
administrativa:
Es la forma en que están
ordenadas las unidades
administrativas que
componen un organismo y
la relación que guardan sus
unidades entre sí. Las
unidades administrativas
son: los órganos, los
puestos y las plazas.
Definiciones importantes
Función:
Una función es un grupo de
actividades afines y
coordinadas necesarias
para alcanzar los objetivos
de la institución, de cuyo
ejercicio generalmente es
responsable un órgano o
una unidad administrativa.
Definiciones importantes
Nivel jerárquico:
Es una división de la
estructura administrativa
que comprende todos los
órganos que tienen
autoridad y responsabilidad
similares,
independientemente de la
clase de funciones que
tengan encomendadas.
Definiciones importantes
Órgano:
Es una unidad
administrativa impersonal
que tiene a su cargo el
ejercicio de una o varias
funciones o parte de ellas,
que puede estar integrado
por uno o varios puestos.
Definiciones importantes
Órganos fines,
sustantivos y
Operacionales:
Son aquellos que realizan
una función básica o los
que llevan a cabo
actividades destinadas a
alcanzar los objetivos
institucionales.
Definiciones importantes
Órganos medios
o auxiliares:
Son los que ejecutan
funciones complementarias
o adjetivas de asesoría o
servicio que requieren los
órganos fines para el
cumplimiento de sus
funciones específicas.
Definiciones importantes
Órganos directivos:
Son aquellos que
desarrollan funciones
enfocadas hacia la
normatividad, encargados
de la toma de decisiones, de
los mecanismos que
traducen esas decisiones en
políticas, programas, metas
o instrucciones concretas.
Definiciones importantes
Órganos asesores:
Tienen por objeto aconsejar
e informar a un órgano de
línea, en aquellas
actividades o campos que
requieren conocimiento y
experiencia técnica
especializada.
Definiciones importantes
Órganos de apoyo
Administrativo:
Tienen encomendado el
abastecimiento adecuado,
suficiente y oportuno de los
recursos necesarios para
que los órganos sustantivos
cumplan con el desarrollo
de sus funciones.
Definiciones importantes
Órganos
desconcetrados:
Son unidades con funciones
decisorias en una
circunscripción geográfica
determinada, mismas que
están unificadas por la
autoridad jerárquica que
sobre ellas conserva el
órgano central que les
transfirió la facultad
decisoria.
Definiciones importantes
Organigrama:
Es un diagrama que expresa
gráficamente la estructura
orgánica de una empresa o
institución, o parte de ella, y
las relaciones que guardan
entre sí los órganos que la
integran.
Definiciones importantes
Relaciones jerárquicas
Descendentes:
Son las relaciones de
mando que fijan la
autoridad y responsabilidad
de un nivel jerárquico
superior a otro inferior en la
organización.
Definiciones importantes
Relaciones jerárquicas
Ascendentes:
Son las relaciones de
mando que fijan la
responsabilidad de un nivel
jerárquico inferior con
respecto a otro superior en
la organización.
Fines de los organigramas
Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyéndose en una fuente autorizada de consulta con fines de información.
Indican las relaciones de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos de la institución o de una de sus áreas.
Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la estructura orgánica.
Fines de los organigramas
Ayudan a descubrir posibles duplicaciones, dispersiones o lagunas; múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.
En general, auxilian en el análisis, conocimiento y diseño de la organización.
Requisitos fundamentales de los organigramas
1. Precisión:
Los órganos de la institución y sus interrelaciones
deben aparecer perfectamente definidos,
destacando sus niveles jerárquicos y mostrando
las relaciones de dependencia entre ellos.
Requisitos fundamentales de los organigramas
2. Vigencia:
Es importante que reflejen la situación presente, y
por ello sean constantemente actualizados, por lo
que se aconseja indicar en el margen inferior
derecho la fecha de autorización, así como los
nombres de las unidades responsables, tanto de
su elaboración como de su autorización.
Requisitos fundamentales de los organigramas
3. Uniformidad:
Para facilitar la interpretación unitaria resulta
conveniente normalizar el empleo de las líneas y
figuras utilizadas en su diseño.
Limitaciones de los organigramas
Expresan únicamente las relaciones formales existentes entre los órganos de la dependencia. No se pueden representar relaciones informales entre individuos y grupos.
No puede representarse el flujo de información y las cargas de trabajo, ni las relaciones de comunicación existentes entre los órganos de la institución.
Limitaciones de los organigramas
Al plasmar solo la estructura formal, pueden presentar información incompleta en cuanto a la realidad. Si se desea realizar un análisis minucioso, debe recurrirse siempre a información e instrumentos complementarios.
Clasificación: Por su contenido
Estructurales:
Funcionales:
De personal:
Tienen por objeto la representación gráfica de
los órganos (unidades administrativas) que
integran la institución, así como sus
relaciones de jerarquía o dependencia. Sirven
de base para el diseño de otros gráficos.
Indican en el cuerpo de la gráfica, además de
las unidades y sus interrelaciones, las
funciones principales que realizan los órganos
representados.
Señalan, dentro del marco de cada unidad
administrativa, los diferentes puestos
establecidos para la ejecución de las
funciones asignadas, así como el número de
plazas existentes y requeridas, y en su caso,
los nombres de las personas que los ocupan.
Clasificación: Por su objetivo de representación
De información:
De estudio o
investigación:
Se confeccionan para mostrar información
general de interés para el público, los
funcionarios y usuarios o clientela. Se
caracterizan por su sencillez y absoluta
claridad y generalidad.
Confeccionados para analizar en detalle las
relaciones que se dan en la empresa o
servicio, con el fin de realizar estudios
específicos.
Clasificación: Por su ámbito de aplicación
Representan a toda la institución pero se
consideran únicamente los órganos
principales de la misma y sus interrelaciones
básicas, razón por la cual se conocen también
con el nombre de cartas maestras.
Generales:
Específicos:
Ofrecen mayor detalle sobre puestos,
relaciones, autoridad y obligaciones de la
organización de una unidad o área de la
institución a diferencia de los organigramas
generales que presentan los niveles más altos
de la organización. Por representar los niveles
inferiores, se hacen imprescindibles en la
tarea del Análisis Administrativo.
Clasificación: Por su ámbito de representación
Representan a una empresa o servicio en su totalidad.Globales:
Gerencia
General
Gerencia de
Control de
la Calidad
Gerencia
Agrícola
Gerencia de
Mantenimiento
Gerencia de
Producción
Gerencia
Financiera
Junta
Directiva
Clasificación: Por su ámbito de representación
Representan un sector determinado de la empresa o
servicio, o una parte del conjunto de estos.Parciales:
Ministro
Dirección de
Comercio
Exterior
Dirección de
Comercio
Interior
Dirección de
Integración
Económica
Viceministro
Dirección de
Estadística y
Censos
Dirección
Administrativa
Clasificación: Por su representación
Verticales:Se presenta a las unidades ramificadas de arriba hacia
abajo, colocando al titular en el nivel superior, por lo
que los distintos niveles jerárquicos de la organización
se ubican en renglones.
Horizontales:
Representan las unidades ramificadas de
izquierda a derecha, colocando al órgano superior
en la extrema izquierda. Los niveles jerárquicos se
ubican en columnas y las relaciones entre
unidades con líneas horizontales.
Clasificación: Por su representación
AFNOR:Tiene forma de red y se desplaza de izquierda
a derecha. Fue ideado por la Asociación
Francesa de Normalización.
Clasificación: Por su representación
Circulares: Se compone de varios anillos según el nivel jerárquico.
Clasificación: Por su representación
Radiales o
sectoriales:Es representado por un círculo, en el que el
máximo puesto jerárquico se ubica en el centro.
Clasificación: Por su representación
Procedimiento de elaboración
Autorización y apoyo de los
niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro de
la información
Análisis de la
información
Diseño del
organigrama
Procedimiento de elaboración
La unidad encargada de la
elaboración de los organigramas
podrá intervenir por propia
iniciativa, sin embargo la
autorización de los niveles
superiores representa el punto de
partida del procedimiento.
También se traduce en el apoyo con
que debe contar la unidad que
realice el acopio de la información.
Autorización y apoyo de
los niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro
de la información
Análisis de la
información
Diseño del
organigrama
Procedimiento de elaboración
Autorización y apoyo de
los niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro
de la información
Análisis de la
información
Diseño del
organigrama
Información básica necesaria:
• Órganos del área en estudio
• Nivel jerárquico que ocupan dentro
de la estructura
• Relaciones que guardan entre ellos
• Naturaleza de las relaciones
• Funciones que realizan
• Puestos y número de plazas que
los integran
Procedimiento de elaboración
Autorización y apoyo de
los niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro
de la información
Análisis de la
información
Diseño del
organigrama
Métodos de recolección:
• Archivos y centros de
documentación
• Funcionarios y empleados
• Los locales de la unidad en
cuestión, donde se realiza el trabajo
Procedimiento de elaboración
Autorización y apoyo de
los niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro
de la información
Análisis de la
información
Diseño del
organigrama
Fuentes de información:
A) Investigación documental:
Utiliza como fuentes primarias de
investigación el centro de
documentación y el archivo de la
institución. Consiste en el acopio de
información referente a la
institución.
B) Investigación de campo:
Se llega a cabo mediante la
entrevista con funcionarios de los
distintos niveles de la unidad
investigada, aplicando cuestionarios
o por medio de entrevistas. Permite
verificar la información documental.
Procedimiento de elaboración
Autorización y apoyo de
los niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro
de la información
Análisis de la
información
Diseño del
organigrama
Deberán elaborarse formatos que
permitan el ágil y claro manejo y
análisis de la información.
Procedimiento de elaboración
Autorización y apoyo de
los niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro
de la información
Análisis de la
información
Diseño del
organigrama
La intención es detectar, entre otros
aspectos posibles, lagunas y
contradicciones.
Antes de dar una opinión personal
aclaratoria, deberá buscarse la
confirmación de los datos que lo
requieran, por parte de los
responsables de las áreas
sometidas a estudio.
Procedimiento de elaboración
Autorización y apoyo de
los niveles superiores
Acopio de la información
Clasificación y registro
de la información
Análisis de la
información
Diseño del
organigrama
Se utilizan figuras para representar
los órganos y líneas de conexión
para indicar las relaciones
existentes entre estos.
Normas de elaboración
A. Normas básicas:
1. Las unidades administrativas se
presentan por medio de un
rectángulo con dimensiones de 1:2.1
2
Normas de elaboración
A. Normas básicas:
2. Todos los rectángulos deben
tener igual tamaño en un mismo
organigrama. La jerarquía no es
causal para aumentar el tamaño de
la unidad administrativa.
Normas de elaboración
A. Normas básicas:
3. Las unidades administrativas
pueden ser unipersonales o
pluripersonales.
Ministro
DirectorDepartamento
Financiero
Sección de
Capacitación
Normas de elaboración
A. Normas básicas:
4. Las unidades administrativas
deben señalarse por su nominación
como tales y no con el nombre del
cargo o del funcionario que lo está
ejerciendo.
Departamento
de Finanzas
Unidad
Jurídica
Gerencia de
Producción
Sección de
Capacitación
Normas de elaboración
A. Normas básicas:
5. Se debe evitar el uso de colores
diferentes u otros distintivos
arbitrarios que pueden llevar a
confusiones al interpretar los
gráficos.
No es conveniente sobrecargar
líneas.
Normas de elaboración
A. Normas básicas:
6. Los organigramas siguen una
forma piramidal, en la que los
niveles jerárquicamente mayores se
representan desde la cúspide hacia
abajo. Esta norma tiene una
excepción (se tratará adelante).
Nivel Gerencial
Nivel Subgerencial
Nivel departamental
Nivel seccional
Normas de elaboración
A. Normas básicas:
7. Es conveniente que en el
rectángulo se indiquen las unidades
administrativas con su nominación
oficial, y abreviar solo en casos
necesarios y siempre que se pueda
comprender correctamente el
nombre. En algunas circunstancias
puede dejarse constancia del
nombre completo al pie del
organigrama.
Normas de elaboración
A. Normas básicas:
8. El organigrama se confecciona de
izquierda a derecha.
Normas de elaboración
B. Relaciones de línea:
1. Unidad de mando: cada individuo
recibe órdenes de un solo jefe.
La representación se hace a través
de líneas que conforman ángulos
rectos.
Normas de elaboración
B. Relaciones de línea:
2. Las líneas deben salir del centro
de la base de la unidad superior, y
debe llegar al centro de la parte
superior del rectángulo que
representa a la unidad dependiente.
El ingreso de la línea por un costado
está reservado a otro tipo de
relaciones.
Normas de elaboración
C. Representación horizontal y vertical:
1. La forma piramidal de la
estructura de una empresa crea a
veces problemas al graficar, porque
la gran cantidad de unidades
administrativas en la base hace
difícil encuadrarlas en una
dimensión elegida previamente.
Normas de elaboración
C. Representación horizontal y vertical:
2. Se recomienda iniciar con un
borrador para tener una idea de la
dimensión que alcanzará el
organigrama.
A
A.1 A.2
A.1.1 A.1.3 A.2.1 A.2.2 A.2.3A.1.2
Normas de elaboración
C. Representación horizontal y vertical:
3. Si el último nivel es muy grande,
se puede representar verticalmente.
Es conveniente que la línea ingrese
siempre por el lado izquierdo.
A
A.1
A.1.1
A.1.2
A.1.3
A.2
A.2.1
A.2.2
A.2.3
Normas de elaboración
D. Asesoría:
Las unidades “Staff” no tienen
autoridad formal.
La línea se debe ingresar por un
costado del rectángulo que
representa a la unidad asesora. La
línea señala la dependencia de la
unidad de soporte al jefe al cual le
brinda su apoyo.
Gerencia
Departamento
1
Departamento
2
Oficina de
Planificación
Normas de elaboración
E. Mando especializado:
1. Una unidad puede recibir órdenes
administrativas del jefe de la unidad
inmediatamente superior, y órdenes
de carácter técnico de otras
unidades.
Normas de elaboración
E. Mando especializado:
2. La relación se representa por
medio de líneas discontinuas. A
A.1
A.1.1 A.1.2
A.2
A.2.1 A.2.2
Normas de elaboraciónF. Comités:
Aunque no necesariamente se grafiquen los comités, pueden
representarse de dos formas:
A
A.1 A.2 A.2
Comité
A
A.1 A.2 A.2 Comité
Normas de elaboraciónG. Descentralización:
1. Las instituciones autónomas y
semiautónomas se ubican al final el
organigrama, en un nivel de
excepción de graficación que no
tiene implicaciones jerárquicas.
A
A.1 A.2
UD
Normas de elaboraciónG. Descentralización:
2. En el caso de unidades
desconcentradas se omite el
rectángulo y se reemplaza por un
trazo simple.
A
A.1 A.2
UD
Normas de elaboraciónH. Simbología:
Se presenta en un recuadro
que debe incluirse en todo
organigrama.
UNIDAD ORGANIZATIVA
LINEA DE ASESORÍA
LINEA DE COORDINACIÓN
LINEA DE AUTORIDAD FORMAL
LINEA DE DESCONCENTRACIÓN
ADMINISTRATIVA
AUTOR:
DEPARTAMENTO:
FECHA:
SIMBOLOGIA
Revisión y actualización
La revisión de los organigramas deberá realizarse de manera continua, por lo menos una vez al año, y en función de los cambios que sufra la institución en su estructura orgánica.
El responsable de cada órgano será el encargado de señalar los cambios correspondientes en su área y reportarlos a la Dirección General de Análisis Administrativo.
Divulgación
Se recomienda que los organigramas estén al alcance de todo el personal, de tal manera que su consulta sea accesible.
Las unidades de información deben contar con folletos que los incluyan, para facilitar la identificación y ubicación de las unidades a que debe acudir el público.
Divulgación
La unidad encargada de la distribución deberá llevar un registro de las personas o unidades administrativas a quienes se entregarán los organigramas y de los lugares donde serán colocados, para facilitar su reposición en caso de que efectúen cambios en dicho documento.
