Naturaleza y propsito de la organizacin

La creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de

actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han

visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas,

biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms

productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin.

Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que es

conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta manera la

gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an

personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho ms efectivamente si todos

conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, vlido tanto en la administracin de empresas como en cualquier

institucin.

As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente claro

para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados

resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin

de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y

promueve los objetivos de la empresa.

a) LA ORGANIZACIN COMO PROCESOS.

Para que la organizacin constituya un proceso se necesitan de varios elementos:

En primer lugar, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se

derivan de ellos.

En segundo lugar, debe ser reflejo de la oportunidad con que cuenta la direccin de una empresa.

En tercer lugar, la estructura de una organizacin debe responder a las condiciones en la que se

encuentran. Las premisas de una estructura organizacional puede ser de orden poltico,

tecnolgico, social, econmico y tico.

En cuarto lugar, en la agrupacin de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura

organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

Electiva III Unidad N 1. Organizacin

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El proceso de organizacin consta de los siguientes seis (6) pasos:

- Establecimiento de los objetivos de la empresa.

- Formulacin de los objetivos, polticas y planes de apoyo.

- Identificacin, anlisis y clasificacin de las actividades necesarias para cumplir esos

objetivos.

- Agrupacin de esas actividades de acuerdo a los recursos humanos y materiales

disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.

- Delegacin al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeo de

las actividades.

- Enlace horizontal y vertical de los grupos entre s, por medio de relaciones autoridad y flujo

de informacin.

b) DEPARTAMENTALIZACIN

Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base

en su similitud. Que permite, al menos en teora, que las organizaciones crezcan en un grado

indeterminado.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

- Listar todas las funciones de la empresa.

- Clasificarlas.

- Agruparlas segn un orden jerrquico.

- Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.

- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y

los puestos.

- Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.

- El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse

con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms

usuales son:

a) Funcional.

Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas

segn su funcin principal.

b) Por producto.

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Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la

departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados

entre si.

c) Geogrfica o por Territorios.

d) Por clientes.

Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin

consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o

clientes.

e) Por Proceso o Equipo.

En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia

y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por

proceso.

f) Por Secuencia.

Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para

controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran

cantidad de nmeros o letras.

Relacin de autoridad de Lnea de Staff

Criterios Para Diferenciar Lnea Y Staff:

Relacin con los objetivos de la organizacin: las actividades estn directas e ntimamente ligadas

a los objetivos de la organizacin o el rgano del cual forman parte, mientras que las actividades

del staff estn asociadas indiferentes.

Ejemplo: los rganos de produccin y de ventas representan las actividades bsicas y

fundamentales de la organizacin: las actividades metas los dems rganos complementarios y

secundarios representan las actividades medio. Si se produce algn cambio en los objetivos de la

organizacin, la estructura lnea-staff tambin lo cambiar.

Generalmente todos los rganos de lnea estn orientados hacia el exterior de la organizacin

donde se sitan sus objetivos, mientras que los rganos de staff estn orientados hacia dentro

para asesorar a los dems rganos, sean de lnea o de staff.

Tipos de autoridad: el rea de lnea tiene autoridad para ejecutar y decidir los asuntos principales

de la organizacin. El rea de staff no necesita esa autoridad, ya que sta es ejercida sobre ideas

o planes. Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar

servicios especializados.

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La persona de la lnea necesita el staff para desarrollar sus actividades, mientras que la persona

del staff necesita la lnea para aplicar sus ideas y planes.

Descentralizacin de autoridad.

En el mercado actual donde se desarrollan las empresas, se busca siempre una forma de

diferenciarse del resto. Constantemente se realizan estrategias para alcanzar una ventaja

competitiva. Tomando en cuenta las nuevas tecnologas que afectan rpidamente al mercado, se

deben tomar decisiones acertadas y en un tiempo prudente. Por esta razn es que se delegan

funciones a los trabajadores. Una forma de acelerar la toma de decisiones es con la

descentralizacin de autoridad. Este tipo de estrategia consiste en delegarle el poder de tomar

decisiones a algn trabajador que no sea un subordinado. Esto con la finalidad de hacer ms

eficiente la reaccin de la organizacin ante alguna eventualidad que pudiera ocurrir.

La descentralizacin de autoridad es una estrategia utilizada normalmente en organizaciones que

tienen grandes divisiones y una autoridad central hara que esta sea muy ineficiente dando

respuestas rpidas a los imprevistos. Este tipo de enfoque es uno de los ms utilizados por las

empresas multinacionales y grandes empresas. Para que la descentralizacin de autoridad sea

eficiente hace falta tener confianza en las capacidades y habilidades de los trabajadores, adems

de una red de comunicacin apropiada. As mismo, se debe tomar en cuenta que este

procedimiento genera motivacin en los trabajadores puesto que sienten mayor importancia en la

empresa y se esmeran por hacer mejor las cosas.

La descentralizacin de autoridad tiene algunos beneficios para la empresa que lo desarrolle. Uno

de estos beneficios es que se genera una gran reaccin ante el cambio en el mercado, puesto que

las decisiones se toman en el lugar en el que ocurre el imprevisto y luego se informa. Adems, la

adaptacin de la organizacin a las nuevas tecnologas trae tambin mejoras continuas y mayor

eficiencia en la realizacin de las actividades. Otro beneficio de la descentralizacin de autoridad

es que los empleados se motivan al tener mayor poder para tomar decisiones y se esfuerzan por

ser ms eficientes, mejorando tambin, el clima laboral de la organizacin. Por ltimo, la

descentralizacin de autoridad ayuda a que los directivos tengan mayor tiempo para realizar otras

actividades.

Sin embargo, la descentralizacin de autoridad tambin posee algunos riesgos que se deben tomar

en cuenta. Uno de estos es que puede haber conflictos entre los trabajadores al no ponerse de

acuerdo, producto de esto puede haber prdidas y afectar considerablemente a la empresa.

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Adems, se debe tener en cuenta que no siempre los trabajadores estn bien capacitados para la

toma de decisiones en una organizacin y esto es un gran riesgo para la empresa.