Organizacion de eventos
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TECNOLO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Lina María Gutiérrez Cindy Paola Fonseca 8 de Febrero de 2013
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa
Aprendiz: Gutiérrez Arévalo Lina María
TGUA 456141
Bogotá D.C., Febrero 2013
TECNOLO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Lina María Gutiérrez Cindy Paola Fonseca 8 de Febrero de 2013
TABLA DE CONTENIDO
Contenido ORGANIZACIÓN DE EVENTOS .............................................................................................................. 4
TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES ........................................................................ 6
Principales Eventos Académicos: ........................................................................................................ 6
Congreso ............................................................................................................................................. 6
Seminario ............................................................................................................................................ 6
Foro ..................................................................................................................................................... 7
Debate ................................................................................................................................................. 7
Eventos Empresariales ........................................................................................................................ 7
Rueda de negocios .............................................................................................................................. 7
Workshop .................................................................................................................................... 7
Desayuno de trabajo ................................................................................................................... 8
Asambleas ................................................................................................................................... 8
Reuniones .................................................................................................................................... 8
Cursos .......................................................................................................................................... 8
Acciones ...................................................................................................................................... 8
Participación ................................................................................................................................ 8
ETAPAS PARA REALIZAR UN EVENTO .................................................................................................. 9
Diseño y cotización .............................................................................................................................. 9
Producción .......................................................................................................................................... 9
Montaje ............................................................................................................................................... 9
Ejecución ............................................................................................................................................. 9
Desmontaje ....................................................................................................................................... 9
Evaluación de resultados..................................................................................................................... 9
Post-evento ....................................................................................................................................... 10
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Lina María Gutiérrez Cindy Paola Fonseca 8 de Febrero de 2013
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1- seminario ____________________________________________________________________ 7
Ilustración 2- Eventos empresariales __________________________________________________________ 8
Ilustración 3-produccion ___________________________________________________________________ 9
Ilustración 4-Desmontaje ___________________________________________________________________ 9
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TABLA DE HIPERVINCULOS
1. Imagen 1: Seminario
2. Imagen 2: Eventos
3. Imagen 3: Producción
4. Imagen 4: Desmontaje
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INDICE
A
asamblea ..................................................................... 6
C
comparten .................................................................... 8
Congreso ..................................................................... 5
congresos .................................................................... 6
coordinador ................................................................. 6
cumplimiento ............................................................... 8
E
EMPRESARIALES ..................................................... 4
eventos ........................................................................ 4
exposiciones ............................................................... 6
F
fiestas ........................................................................... 4
G
gestiones ..................................................................... 7
I
investigación ............................................................... 5
M
materiales ................................................................... 8
O
objetivos ...................................................................... 7
P
productos .................................................................... 7
profesionales .............................................................. 5
R
rendimiento ................................................................. 8
resultados ................................................................... 8
reuniones .................................................................... 4
Reuniones................................................................... 6
S
Seguimiento ............................................................... 8
sociales ....................................................................... 7
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Lina María Gutiérrez Cindy Paola Fonseca 8 de Febrero de 2013
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de
congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones,
cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
A continuación se mostraran los temas y sub temas más importantes para realizar
cierto tipo de evento
TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES
En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados
en: Académicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.
Principales Eventos Académicos:
Congreso:
Reunión periódica que nuclea a miembros de una 1asociación, organización o
entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.
Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y
los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y
las 2condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados
alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias
paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.
Seminario:
Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido,
relevante, con los discípulos o con los profesionales en 3etapa de
perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis
sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duración es
relativa (puede ser de 1, 2 o más días)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
1Asociación : Unión de personas, entidades o cosas para un fin:
2Condiciones:Bien dispuesto o apto para el fin deseado
3Etapa:avance en el desarrollo de una acción u obra
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Foro:
Participan todos los presentes de
una reunión. Generalmente
constituye la parte final de 4simposios o mesas redondas.
Está dirigido por un coordinador,
que permite la libre expresión de
ideas supervisando las
intervenciones y los tiempos.
Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión
grupal e informal de aprox. 60 minutos con un 5coordinador que ordena las
disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas
aproximadamente
Eventos Empresariales:
Rueda de negocios:
Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes,
donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra
el interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el
marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.
Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o
profesión. Es en ámbito 6dialogado y de intercambio informativo, entre
colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.
4Simposios:Conferencia o reunión en que se examina y discute por los especialistas un determinado tema o
asunto 5Coordinador:Persona que coordina un grupo de personas:
6Dialogo: Conversación entre dos o más personas que se intercambian el turno de palabra:
Ilustración 1- seminario
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Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema
predeterminado. 2hs aprox. Se
intercambian ideas, dirigidas por
un modelador, es un trabajo en
equipo distendido.
Asambleas:
Son reuniones numerosas de
personas con fines sociales, culturales o económicos. Reuniones que buscan
consenso entre las partes sobre la toma de decisiones. Asambleas
ordinarias: aprobación de 7balances, presupuestos, etc. Asambleas
extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no está
prevista en el estatuto.
Reuniones de 8lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos
y servicios.
Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto.
Acciones con la prensa.
Participación en Ferias y Exposiciones.
7Balances:Confrontación del activo y el pasivo para determinar el estado de un negocio
8Lanzamiento:Acción de lanzar o arrojar una cosa:
Ilustración 2- Eventos empresariales
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ETAPAS PARA REALIZAR UN EVENTO
Diseño y cotización
Este es el estado en el que se establecen los 9objetivos, el nombre del evento y el
mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los
anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del
evento tiene con relación a la realización de la reunión
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo
principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento
Montaje
Disposición del equipo y los
recursos técnicos y humanos que
se utilizaran en el lugar donde se
realizará el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los
participantes del evento reunidos
en el mismo lugar y al mismo
tiempo, comparten las actividades
planificadas
Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los
materiales y elementos que fueron
utilizados en el evento.
9Objetivos:Finalidad de una acción
Ilustración 3-produccion
Ilustración 4-Desmontaje
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Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La 10Evaluación de resultados es
una de las partes más importante del post-evento. Conocer si se han cumplido,
como mínimo, los objetivos previstos y el 11rendimiento producido con ellos.
Post-evento
12Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que
ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirán
a) Documentación
b) Fotografías
c) montajes de videos
10
Evaluación:valoración de una cosa: 11
Rendimiento:Producto o utilidad que rinde o da una persona o cosa 12
Recopilación:Colección de escritos diversos