CAPITULO # 1 PLANEACION

La planeación implica es pensar con anticipación en las metas y acciones. Una vez que las metas

se definen se hacen los programas necesarios para alcanzar dicha meta de una manera

sistemática:

Misión: es un propósito general basada en los supuestos de los directivos, en cuanto a los

propósitos, competencias y lugar de la organización en el mundo. Para crear un enunciado de esta

misión cuesta tiempo, paciencia, participación, habilidades y empatía.

Visión: esta es el escenario idealizado sobre el futuro de una organización, es decir una meta que

motive a la gente para que trabaje por un futuro prometedor.

Objetivos: se refiere a los fines que la organización desea alcanzar; es decir, su razón de existir

sus operaciones, estos fines concuerdan con la misión que la organización se ha fijado.

Un objetivo desde el punto de vista operativo podemos definir:

Un objetivo cuantificado es una meta

Un objetivo fijado en tiempo es un programa

Un objetivo fijado en recursos financieros es un presupuesto.

Además los objetivos deben ser: específicos y realistas; compatibles con la autoridad; flexibles.

Metas: estas son más que un fin al cual se pretende llegar, no son un medio para lograr algo,

como otros elementos de las herramientas de la planeación. Las metas son objetivos expresados

en cantidad, ya sea una cifra, un porcentaje o una proporción.

Estrategia: representa él es establecimiento de la ruta fundamental para definir y alcanzar los

objetivos de la organización. Según su aplicación pueden clasificarse en:

Estrategias de nivel corporativo

Estrategias de nivel de negocio.

Estrategia de nivel funcional.

Tácticas: la planeación táctica es el proceso mediante el cual las estrategias en detalle se aplican

tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica. Tienen

ciertas características:

Es ejecutada por los ejecutivos de nivel

medio.

Centrada en eficacia y eficiencia.

Maneja información interna y externa.

Orientada hacia la coordinación de

recursos.

Planes: se puede mencionar los planes específicos y planes direccionales; los específicos tienen

objetivos bien definidos no existe ambigüedad. Dentro de estos planes están:

Políticas. son pautas para la toma de decisiones; contienen un criterio y son una guía para

todos niveles, se vuelven obsoletas y para mantener su efectividad deben evaluarse

periódicamente.

Procedimientos. Al igual que la política sirven de guía para pensar y decidir; es una guía para

actuar.

Programas. Permiten contar con un medio para reconocer diversas alternativas. Estos se

deben ajustar a: objetivos establecidos, recursos de la organización, naturaleza de las

operaciones y condiciones técnicas.

Presupuesto. Es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas.

Proyecto. es un conjunto de actividades realizadas una solo vez, en el que inicio y su fin

están marcados.

HERRAMIENTAS DE APOYO A LA PLANEACIÓN.

Grafica de Gantt.

Análisis de redes PERT.

Árbol de decisión.

Diagramas de flujo

Análisis del punto de equilibrio.

Simulación

CAPITULO # 2 ORGANIZACIÓN

Una vez definidos los objetivos, las metas, estrategias y tácticas, entre otros elementos básicos

de planeación; es necesario hablar de organización.

La organización permite poner orden y definir la estructura adecuada. Hay dos formas de pensar

sobre la organización:

Organización formal: es decir que es un esfuerzo planeado y de forma deliberada para

establecimiento de una relación entre los componentes de esta para alcanzar los objetivos de

manera efectiva (organigrama y manuales de organización).

Organización informal: se refiere a las interacciones que se dan de forma espontánea ya que no

están planeadas, entre los participantes en el desarrollo de las actividades, es decir que la

organización no las tiene por escrito de una forma seria.

Cuando un organismo aumenta las actividades es necesario distribuir estas actividades entre las

personas correctas, estas actividades se separan dando lugar a la especialización y el

perfeccionamiento del trabajo.

Jerarquización: está relacionado con la cadena de mando, es decir que las funciones en la

organización se darán en orden de rango, grado o importancia y se tiene que definir de forma

clara el tipo de autoridad que tiene cada uno.

Coordinación: en este proceso se integran los objetivos y las actividades de las distintas

unidades, para alcanzar las metas de la organización de forma eficiente. Se obtiene de una buena

estructura organizacional y toma de decisiones efectivas como también con información de calidad

y buena comunicación.

Delegación: los gerentes asignan tareas, juntamente con la autoridad y responsabilidad para

realizar tareas. Puede ser integral; se refiere a la asignación de todas las tareas necesarias para

lograr los objetivos. También ser clara; comunicar de forma comprensible las actividades de

manera que los subordinados puedan proceder sin consultar al superior. Suficiencia; se refiere a

otorgar el grado de autoridad necesario para que las actividades asignadas se lleven a cabo

responsablemente.

Autoridad: es el poder que se asocia con la estructura y la administración. Existen diferentes

tipos de autoridad: autoridad de aceptación, autoridad lineal, autoridad staff, etc.

Centralización y descentralización. El tamaño de la organización tiene mucho que ver, ya que

cuanto más grande más descentralizada, es conveniente que algunas decisiones sean

descentralizadas, mientras que otras permanezcan centralizadas.

CENTRALIZACIÓN: la toma de decisiones está concentrada.

DESCENTRALIZACIÓN: la toma de decisiones es delegada.

Técnicas de organización.

Son herramientas para lograr un correcto diseño organizacional, entre las cuales están los

Organigramas

Organigramas: Son una estructura funcional de una organización de sus relaciones, niveles

de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan.

Manual de organización: complementan con más detalles la información bosquejada n el

organigrama, exponen con detalle la misión, los antecedentes, la base legal y el

organigrama, además de explicar la estructura funcional.

Carta de actividades: es una técnica relativamente reciente, y sirve para mostrar mejor las

relaciones de las funciones y obligaciones integradas a una estructura organizacional. En

lugar de describir detalladamente determinado puesto, se describen las acciones, así como

las obligaciones, de cada uno de los subordinados que participan en el logro de un objetivo

específico.

Análisis de puestos: Es el proceso de estudio e identificación de todos los componentes del

puesto. La información que debe proporcionar es: identificación y naturaleza del puesto,

descripción del trabajo, requerimientos de capacidad entre otros requerimientos.

CAPITULO # 3 DIRECCION

Es el proceso que realiza una persona para influir en los demás para que lleven a cabo un trabajen

conjunto de manera eficaz, hay que tener presente que este proceso tiene que ver con aspectos

como la moral, el manejo de conflictos, la motivación, el liderazgo, la conducta y el desarrollo de

buenas relaciones de trabajo entre las personas. Hay que señalar que la dirección pone en marcha

todos los lineamientos establecidos durante la fase de planeación y organización.

Partes del proceso de dirección.

Autoridad. Facultad de investimento de una persona dentro de una organización que puede que

puede dar órdenes y exigir que estas sean cumplidas por sus subordinados para el logro de

objetivos del grupo.

La autoridad se pone en acción a través de 3 formas:

Órdenes. Indicaciones a atender. Dadas por una persona con autoridad a sus subordinados.

Instrucciones. Es una norma o procedimiento aplicable a casos idénticos o similares.

Asignación. Imposición de tareas de rutina y asuntos diarios esperando resultados señalados.

Motivación. Disposición condicionada por el deseo de satisfacer algunas necesidades

individuales, dispuesto a ejercer altos esfuerzos a fin de lograr las metas organizacionales, hay

que resaltar que la motivación descansa sobre las necesidades, estimulando al individuo con lo

que surgieron las teorías de la motivación las cuales se clasifican en: clásicas y contemporáneas.

TEORÍAS CLÁSICAS. Los gerentes determinaban cual cuál era la forma más eficiente de ejecutar

tareas repetitivas motivando posteriormente a los trabajadores mediante incentivos salariales.

TEORÍAS CONTEMPORÁNEAS: se centra en que los a los individuos los impulsa el deseo de

satisfacer sus necesidades internas según la pirámide de maslow.

COMUNICACIÓN. Es un proceso mediante el cual se intercambian ideas, opiniones, planes o

información, buscando con ello un comporta-miento determinado en el sujeto receptor, dicha

comunicación puede ser; Oral, escrita Señales no verbales como símbolos, colores entre otros.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN.

FILTRACIÓN. Manejo deliberado de la información para hacerla más favorable al receptor.

PERCEPCIÓN. El mensaje se recibe de acuerdo con lo que uno ve y oye de manera selectiva.

EMOCIONES. Los mensajes son interpretados en función del estado de ánimo de quien recibe el

mensaje

LENGUAJE. El mensaje puede incluir palabras que tienen diferentes significados para distintas

personas.

Señales no verbales. Cuando el lenguaje corporal o la entonación envían un mensaje diferente.

Liderazgo. Es importante aclarar que no es lo mismo un buen líder que un buen administrador, el

liderazgo y la dirección son complementarios ambos están relacionados con la razón de que el

factor humano hace que un grupo se una y tenga motivación hacia los objetivos.

El liderazgo lo componen 3 elementos básicos:

1. características de líder.

2. conducta del líder.

3. situación.

Supervisión. la supervisión se refiere al monitoreo de las actividades in-mediatas de los

empleados señalando que la supervisión se realiza en todos los niveles donde hayan

subordinados, los supervisores ocupan un papel de mediadores ya que tratan con los mandos

medios como el nivel operativo y este debe tener características particulares.

GRUPOS: Son dos o más individuos interdependientes que interactúan y se reúnen para alcanzar

objetivos particulares. Los grupos pueden ser formales e informales. Un grupo representa poder,

algo que quizás individualmente no se posea, un individuo puede ejercer influencia sobre el grupo

aun sin tener la autoridad formal que da la organización.

Tamaño del grupo: los grupos pequeños terminan las tareas con mayor rapidez que los grandes.

Pero cuando se trata de resolución de problemas los grandes tiene un mejor resultado.

Cohesión: es el grado en el cual los miembros que integran el grupo son afines entre sí y

comparten las metas colectivas.

Administración de conflictos: a medida que un grupo realiza las tareas asignadas es inevitable que

surjan desavenencias o conflictos.

Toma de decisiones grupal: se recurren a la conformación de comités para la toma de decisiones.

CAPITULO #4 CONTROL.

El proceso de control es la última etapa del proceso administrativo y parte inseparable de la

planeación, ya que permite verificar las actividades con el fin de asegurarse que se estén

llevando a cabo como se planeó y de no ser así corregir cualquier desviación significativa.

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL

Implantación de normas o estándares para control.

Medición del desempeño real.

Comparación del desempeño real con un estándar.

Acción para corregir las desviaciones o los estándares inadecuados.

TIPOS DE CONTROL.

Control preventivo. Se lleva a cabo antes de la actividad real para prevenir problemas.

Concurrente. Se lleva a cabo mientras una actividad está en proceso.

De retroalimentación. Se impone después que se ha llevado a cabo una acción.

El control se aplica en aquellas áreas principales en aquellas donde se califica: cantidad, calidad,

tiempo y costo.

UN SISTEMA DE CONTROL EFICIENTE DEBE SER:

Preciso.

De aplicación oportuna.

Económico.

Flexible.

Compresible.

De criterio razonable.

De ubicación estratégica

De acción correctiva.

Poner énfasis en la excepción.

De criterio múltiple.

NORMAS PARA LOS CONTROLES.

Basadas en el análisis de experiencias pasadas, según datos estadísticos.

Por apreciación y juicio de algún directivo.

Basadas en un análisis objetivo y cuantitativo de una situación específica.

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL.

Sistema de información administrativa. El cual debe constituir la base principal de control,

es un método formal que permite poner a disposición de los gerentes la información exacta

y oportuna que necesitan para facilitar la toma de decisiones.

Controles de operaciones. Permiten elaborar productos y servicios de mayor calidad a

menores precios.

OPERACIONES PRIMORDIALES.

Control de costos.

Modelo de cantidad del lote

económico.

Sistemas para ordenar el inventario.

Control de mantenimiento.

Control de calidad.

CONTROLES FINANCIEROS.

Los documentos financieros de una organización utilizados para conocer su valor, así como

también pueden emplearse como controles internos; incluyen análisis de razones, auditorias,

análisis costo-beneficio y costeo basado en la actividad.

RAZONES LIQUIDEZ. La capacidad de pago que tiene la empresa para afrontar sus obligaciones a

corto plazo.

RAZONES DE APALANCAMIENTO. Hace referencia al uso del capital prestado para operar y ampliar

una organización.

RAZONES OPERATIVAS. Describen la manera en que la admiración utiliza los recursos.

RAZONES DE RENTABILIDAD. Son los porcentajes de utilidad sobre los ingresos y el rendimiento

sobre la inversión.

ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO. Expresa todos los beneficios importantes derivados de una

actividad.

Costeo basado en la actividad. Procedimiento de contabilidad, en el que los costos utilizados para

producir un artículo o servicio son asignados en base en las actividades.

CONTROLES CONDUCTUALES.

Evaluación del desempeño. Es el proceso para calificar el desempeño laboral de los individuos y

llegar así a la toma de decisiones objetiva sobre el personal. Aplicando técnicas para la evaluación

del desempeño: El análisis escrito, el incidente crítico, las escalas graficas de clasificación.