Organizacion y Gerencia

UCV - Sistemas de Información – Lia Mendoza 1Organizaciones

Organizaciones

Administración: Una ventaja competitivaSnell, Bateman

McGraw Hill, 4ta Edición 2001Capítulo 8


• Sistemas Abiertos vs. Sistemas Cerrados– Las organizaciones son sistemas abiertos

que dependen de su ambiente exterior– El ambiente reacciona a los elementos de

salida que mediante la retroalimentación le proporciona nuevos elementos de entrada al sistema

• Eficiencia es la proporción entre los elementos de salida y los de entrada

• Eficacia es el punto en que los elementos de salida de la organización corresponden a los deseos y necesidades del medio externo

• Equifinalidad Es un concepto que afirma que existen muchos caminos para lograr el mismo resultado No insiste en la “única y mejor manera de hacer las cosas”

• Sinergia “La totalidad puede ser mayor a la suma de las partes”

Teoría General de Sistemas en los Procesos Organizacionales

Materia PrimaRecursos Humanos

EnergíaRecursos Financieros

InformaciónEquipos

Bienes yServicios

Retroalimentación

Entradas SalidasOrganización

Procesos de Transformación

Ambiente Externo

Sistemas Administrados, diseñados y operados para alcanzar un conjunto específico de objetivos

Sistemas Administrados, diseñados y operados para alcanzar un conjunto específico de objetivos

Teoría de Sistemas Establece que una Organización es un conjunto de elementos interdependientes, que a su vez son interdependientes con el ambiente externo

SistemaConjunto de partes interdependientes que procesan y transforman los elementos de entrada en elementos de salida


– El organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados

– Indica el esquema de la estructura de mandos, es decir, quién le reporta a quién, y cuales actividades se realizan en cada área

El Organigrama

Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama

OrganigramaEstructura de conformación y división del trabajo en una organización

1. Los Cuadros representan trabajos distintos

2. Los títulos muestran el trabajo desempeñado por cada unidad

3. La presentación de informes y las relaciones de autoridad se muestran mediante líneas que muestran la conexión “Superior – Subordinado”

4. Los niveles de autorización se indican de acuerdo al número de capas horizontales. Todas las personas que están en un mismo rango y reportan a una misma persona están en un nivel

Presidente

Finanzas I y D Marketing Personal

Producción Ventas


– División del Trabajo• El trabajo está subdividido en tareas menores

• Diversas personas y unidades en toda la organización realizan tareas diferentes

– Especialización• Diferentes personas o grupos con frecuencia

desempeñan partes específicas de la tarea completa

– Tipos de Diferenciación• Elevada: Alta complejidad, Número de unidades

y Especialización

• Intermedia

• Simple

Diferenciación

Aspecto del ambiente interno de la Organización creado por la especialización del empleo y la función del trabajo

“La organización está compuesta de muchas unidades que trabajan sobre tipos diferentes de tareas, usando distintas aptitudes y métodos de trabajo”

Integración

Grado hasta el punto en que las unidades de trabajo diferenciadas trabajan juntas y coordinan sus esfuerzos

“Estas unidades diferenciadas se juntan nuevamente de modo que el trabajo se coordina en el producto total”

Los gerentes consideran los asuntos de integración de manera independiente a la estructura

“Las tareas especializadas no pueden ser desarrolladas de manera independiente”

Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama

– Comunicación y cooperación• Requerida en algún grado entre las unidades

– Normalización• Limita acciones e integra varias unidades

mediante la regulación de lo que la gente hace

– Coordinación • Mediante los procedimientos que vinculan

diferentes partes de la organización para lograr la misión total de ésta

• Ajuste Mutuo


Director Ejecutivo en Jefe (CEO)

Elegido por el Consejo Directivo ocupando la posición de mayor jerarquía en la pirámide organizacionalResponsable ante el consejo y propietarios del desempeño de la organización

– Derecho legítimo de tomar decisiones y decir a la gente qué hacer

– Reside en los puestos más que en las personas.

– En empresas privadas, los propietarios tienen la autoridad. En empresas pequeñas, el dueño toma el papel de gerente o contrata a alguien que le reporta

– Por tradición, es el medio principal de operar una organización. Las ordenes se ejecutan

La Autoridad

Fundamentos de la OrganizaciónEl Organigrama – Diferenciación Vertical

Estructuras de AutoridadConsejo DirectivoGrupo de personas elegidas por los accionistas. El consejo toma decisiones de acuerdo al acta constitutiva y sus estatutos

1. Selecciona, evalúa, recompensa y reemplaza al Director General o CEO

2. Determina dirección estratégica y revisa el comportamiento financiero

3. Asegura la conducta ética, socialmente responsable y legal

Compuesto por Miembros externos de otras empresas y de Directores Internos que son ejecutivos de la empresa

Equipo de Alta Dirección

El CEO comparte su autoridad con otros miembros claves del equipo de alta dirección: Director de la Empresa, Director en Jefe, Dir. Financiero y otros ejecutivos

Toman decisiones Críticas en equipo como una unidad


Representa al número de subordinados que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor

Tramos Cortos aumentan la verticalidad (Niveles de Reporte) Tramos Amplios potencian la organización plana con un menor número de

niveles

El tramo de control óptimo maximiza la eficacia Corto para permitir a los gerentes mantener el control sobre sus subordinados No tan limitado que potencie un sobrecontrol y un número excesivo de

gerentes para un número pequeño de subordinados

Niveles Jerárquicos (Jerarquía)


EjecutivoIncluye el CEO, Directores y Subdirectores

IntermedioIncluye gerencias medias. Ejemplo:Gerente de una Planta

OperativoIncluye Gerentes de Oficina, de área, supervisores y otros gerentes de primera línea

La tendencia es que mientras menos niveles haya en la organización será más eficiente, rápida y efectiva en costos.

Nivel Ejecutivo o Estratégico

Nivel Intermedia (Técnico)

Nivel Operativo

Tramo de Control


Delegación


La Delegación es la asignación de autoridad y responsabilidad a un subordinado de nivel inferior. Requiere que el subordinado informe a su jefe respecto a cuán efectivamente se realizó la tarea.

Pasos para una delegación efectiva

Defina la meta en forma concreta

Seleccione a la persona para la tarea

Solicite las opiniones del subordinado acerca de enfoques sugeridos

Dé al subordinado autoridad, tiempo y recursos (gente, dinero, equipo) para desarrollar su cometido

Programe verificaciones para revisar el avance

Continúe mediante la discusión del progreso en intervalos apropiados


Descentralización y Toma de Decisiones


La delegación de la responsabilidad y autoridad descentraliza la toma de decisiones

Organizaciones Centralizadas toman decisiones en los niveles superiores

Organizaciones Descentralizadas se toman decisiones en los niveles inferiores


Director General

Recursos Humanos

AdquisicionesServicios de tecnología de la

información

Logística hacia el interior

Logística hacia el exterior

Mercadeo y Ventas

Operaciones Servicio

Departamentos de Apoyo

Departamentos de Línea

Mar

gen

Infraestructura de la Empresa

Administración de Recursos Humanos

Desarrollo Tecnológico

Adquisiciones

Logísticahacia el interior

Operaciones

Logísticahacia el exterior

Marketing y

VentasServicios

Margen

Actividades Primarias

Actividadesde Apoyo

Estructura Horizontal

Departamentos de LíneaUnidades que tratan directamente con los bienes y servicios fundamentales de la organización. Ejemplos: Ingeniería, Manufactura, Operaciones, Venta, Servicio, etc

Departamentos de ApoyoUnidades que apoyan los departamentos de línea. Poseen habilidades especializadas o profesionales. Ejemplos: Investigación, Seguridad, Jurídico, Relaciones Públicas, Recursos Humanos

DepartamentalizaciónSubdivisión de una organización en unidades más pequeñas

Organización FuncionalDepartamentalización en torno a actividades especializadas tales como Producción, Mercadeo, Recursos Humanos, etc Es común ver los departamentos organizados alrededor de la cadena de valor de la compañía

Cadena de ValorSecuencia de actividades que fluyen desde la materia prima hasta la entrega de un producto o servicio

Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Funcional


La Organización Funcional

Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Funcional

Ventajas

Posibilidad de realizar economías de escala

Vigilancia del entorno más efectiva

Normas del desempeño se mantienen mejor

Oportunidades de Adiestramiento Especializado y del Desarrollo de Habilidades a profundidad

Las tomas de decisiones y las líneas de comunicación son simples y entendidas claramente

Desventajas

Concentración en la función y no en la empresa como un todo

Pérdida de la Calidad Total del producto y la satisfacción del cliente

Los gerentes desarrollan especialización funcional, no en lo general

Surge conflicto entre las funciones que disminuye la comunicación y coordinación empresarial

Amenaza constante sobre la Integración Funcional

Pérdida de velocidad en la atención al entorno (Mercado y Clientes)


La Organización Divisional

Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Divisional

Crea unidades en torno a Productos, Clientes o Regiones geográficas

Surge como una alternativa a la organización funcional agrupando todas las funciones dentro de una sola división

Crea una réplica de las funciones en todas las divisiones

PresidenteDel consejo

DG

GerenteRegiónOriente

GerenteRegión

Sur

GerenteRegiónCentro

GerenteRegión

Occidente

GerentesGeneralesEstados

Orientales

GerentesGeneralesEstados Centrales

GerentesGeneralesEstados

Occidentales

GerentesGeneralesEstados Sureños

Organización Geográfica

Divisiones por Producto

En la organización de producto, todas las funciones que contribuyen a un producto dado están organizadas bajo un gerente. Ejemplo: Johnson & Jhonson cuenta con 168 divisiones independientes en 33 grupos, cada uno responsable de un grupo de productos a nivel mundial

Divisiones por Clientes y Regiones Geográficas

Algunas compañías construyen divisiones alrededor de grupos de clientes o alrededor de distinciones geográficas En el caso de las regiones geográficas éstas incluyen el distrito, territorio, región y país

D iv is ió n d e he rra m ie n tasp a ra e l h o ga r y e l ja rd ín

R e cu rso s H u m a n os M e rca d eo P ro d u cc ión

D iv is ió n A e ro e sp a c ia l D iv is ió n d e T ra c to res

D ire c to r G e n e ra l

C o n se jo D ire c tivoPor Producto


La Organización Divisional

Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Divisional

Desventajas

La coordinación a través de líneas y divisiones de productos resulta difícil.

Algunos gerentes aprenden a ser generalistas, pero no necesariamente adquieren la profundidad de la especialización funcional.

Existe duplicidad de esfuerzos que involucra altos costos.

La Alta Dirección pierde el control sobre las decisiones tomadas en las Divisiones.

Ventajas

Las necesidades de información se manejan con mayor facilidad

Las responsabilidades de las tareas son claras

Los gerentes son más independientes y responsables porque generalmente cuentan con los recursos que necesitan para desarrollar sus tareas.

La gente recibe capacitación más amplia. Los gerentes generales desarrollan una variedad de habilidades y aprenden a ser juzgados por los resultados.


La Organización Matricial

Fundamentos de la OrganizaciónLa Estructura Horizontal – La Organización Matricial

Forma híbrida de organización donde se combinan las formas funcional y divisional

Los gerentes y el personal de confianza reportan a dos gerentes: Uno funcional y otro divisional

Ventajas

Toma de decisiones descentralizadas con el nivel e información apropiado

Red de información compartida

Delegación de decisiones a niveles apropiados no sobrecarga los altos niveles administrativos con las decisiones operativas

Eficiencia lograda por el uso compartido de recursos

Personal obtiene habilidades de apoyo para participar en juntas e interacción frecuente

Se amplía la escala de carrera en ambos lados de la organización

Desventajas

Confusión por tener más de un superior con el cual se tiene responsabilidades

El diseño estimula a los gerentes quienes comparten subordinados para maniobrar por poder

Creencia equivocada que la decisión es tomada en grupo y que todos participan en esta

Exceso de democracia puede conducir a acción insuficiente

DG

Administración de Proyecto

IngenieríaGerentesFuncionales

Producción Personal

GerenteProyecto A

Grupo deProducción

GerenteProyecto B

Grupo deProducción

Finanzas

Grupo deIngeniería

Grupo deIngeniería

Grupo dePersonal

Grupo dePersonal

Grupo deContabilidad

Grupo deContabilidad

LiderazgoSuperior

GerenteMatricial

GerenteMatricial

Gerentecon dos jefes

Gerentes con 2 jefes

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