Organizaciones de Empresa

Organización de Gestión de Empresas

Nicia Corín García Ramírez

Organización y Gestión de Empresas


1

INDICE

Índice……………………………………………………………………..Pág.01

Introducción…………...………………….……………………………..Pág.03

Objetivos…………………………………………………………………Pág.04

Objetivo general…………………………………..………………….....Pág.04

Objetivos específicos………………...………..…………………….....Pág.04

I. Estructura Organizacional………………………………………...Pág.05

1. Concepto….……………………………...…………………….Pág.05

2. Propósito…….....……..………………………………………..Pág.05

3. Utilidad……………………………..…………………………...Pág.06

4. Características………………..……………………...………..Pág.06

5. Clases de Estructuras Organizacional...………..….....……Pág.07

6. Tipos de Estructuras Organizativas…………………………Pág.07

6.1. Estructura organizacional lineal……...……..……..…..Pág.07

6.2. Estructura organizacional lineal y staff……………..…Pág.08

6.3. Estructura organizacional en comité...…...……….…..Pág.08

6.4. Estructura organizacional matricial……………………Pág.08

7. Elementos de la Estructura Organizacional….…………….Pág.09

7.1. Autoridad…………………………………………………Pág.09

7.2. Especialización………………………………………….Pág.09

7.3. Departamentalización…………………………….…….Pág.09

7.4. Cadena de mando………………………………………Pág.09

7.5. Tramo de control………………………………………...Pág.09

7.6. Centralización…………………………………………...Pág.09

II. Órganos y Unidades Administrativas…………………………….Pág.09

1. Principios de Organización…………………………………...Pág.11

2. Propósitos de la Organización……………………………….Pág.12

3. Procesos de Organización……………………………………Pág.12

3.1. Pasos Básicos para Organizar………………………...Pág.13

3.2. Aspectos Fundamentales del Proceso de

Organización…………………………………………….Pág.14

3.3. Procedimiento de Organización……………………….Pág.14

3.4. Importancia de la Organización………………………..Pág.15

4. Estatuto…………………………………………………………Pág.15



2

5. Reglamento de Organización y Funciones………………....Pág.16

6. El Manual de Organización y Funciones……………….…..Pág.16

7. Esquema del Manual de Organización y Funciones……....Pág.17

Título I…………………………………………………….…….Pág.17

Título II…………………………………………………….……Pág.17

Título III…………………………………………………………Pág.18

8. Niveles Jerárquicos de la Empresa………………………….Pág.21

8.1. Nivel Directivo……………………………………………Pág.21

8.2. Nivel Ejecutivo…………………………………………...Pág.21

8.3. Nivel Asesor……………………………………………..Pág.21

8.4. Nivel Auxiliar o de Apoyo………….……………………Pág.21

8.5. Nivel Operativo………………….……………………….Pág.22

8.6. Coordinaciones…………….……………………………Pág.22

8.7. Puestos Operativos……………………………………..Pág.22

9. Organigramas………………………………………………….Pág.23

9.1. Tipos de Organigramas………………………………...Pág.23

9.2. Ventajas y Desventajas de los Organigramas……….Pág.26

9.3. Representación General de un Organigrama………..Pág.28

9.4. Importancia y Usos……………………………………...Pág.28

Conclusiones...……..………………………………………….......Pág.30

Bibliografía……………..…………………………………………...Pág.31

Anexos……..…………….…………………………………………..Pág.32



3

INTRODUCCIÓN

Organizar una empresa, entidad o institución consiste en dotarla de todos los

elementos necesarios para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento

adecuado de sus funciones para lograr los objetivos propuestos.

La organización para el cumplimiento de sus actividades cuenta con recursos

como: los humanos, materiales, económicos, tecnológicos, y para que la

administración de estos recursos sea eficiente, existen instrumentos o directrices

que permiten apoyar la atención o realización de tareas diarias, las cuales se

constituyen en elementos eficientes de comunicación, coordinación, dirección y

evaluación administrativa.

Por ello, la estructura organizacional, es fácil de entender, son similares a las

estructuras de los edificios.

Toda organización privada o pública, debe contar con políticas, estrategias,

procedimientos y normas para su desenvolvimiento, desarrollo normal de sus

actividades cotidianas, de acuerdo a su tamaño y giro, varían en el grado en el

que se les da autonomía a la gente y las distintas unidades que la conforman.

Si se considera a la administración como la fuerza ordenada para que opere una

organización, en ese ámbito será necesario la aplicación de directrices

esenciales con las cuales podrá funcionar eficientemente.

En este sentido, una organización basada en principios administrativos debe

contar con elementos tales como: i) personal, constituido por directivos,

ejecutivos y funcionarios ii) materiales, constituido por el mobiliario, maquinarias,

enseres, otros y; iii) estatutos, normas reglamentos, procedimientos y políticas.



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OBJETIVO

OBJETIVO GENERAL

Diseñar una estructura organizacional asociada al proceso de gestión

económico-financiera con enfoque de mejoramiento en la admistración de las

empresas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Argumentar teóricamente la necesidad de la coherencia estructura

organizativa y la proyección estratégica de cualquier tipo de organización,

concretando las particularidades de los procesos administrativos.

Analizar la factibilidad de la estructura organizacional actual de unidad

objeto de estudio en el cumplimento de la nueva proyección estratégica

para el proceso de gestión económico y financiero de una empresa.

Diseñar una estructura que perfeccione las deficiencias detectadas

demostrando la factibilidad práctica de la misma.



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I. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1. CONCEPTO.

Es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la

organización en las relaciones entre los gerentes y los empleados.

Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que

cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional

que más se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la

estructura deberá acoplarse y responder a la planeación), además “Debe

reflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad, tamaño,

tipo de sistema de producción el grado en que su entorno es complejo y

dinámico, etc.”

En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han

establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por

departamentalización e híbrida. A continuación estudiaremos cada una de

las anteriores.

Modelos de estructuras organizacionales en términos generales un

“modelo” es la representación de alguna cosa, ó como lo definió Jorge

Etkin. “En el sentido más general se llama modelo aun conjunto de

elementos, sean estos materiales, símbolos gráficos, ideas ó palabras

que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad

práctica”; se pueden clasificar los modelos de estructuras

Organizacionales, en cuatro clases ó tipos fundamentales.

2. PROPOSITO.

Las estructuras organizacionales ayudan a todos a saber quién hace qué.

Para tener un negocio eficiente y que funcione correctamente, es

necesario saber que hay gente que maneja cada tipo de tarea. Al mismo

tiempo, quieres asegurarte de que la gente no está corriendo el uno contra

el otro.



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La creación de una estructura con roles claramente definidos, funciones,

ámbitos de autoridad y sistemas ayudan a asegurar que tu gente está

trabajando en conjunto para lograr todo lo que la empresa debe hacer.

3. UTILIDAD.

A. Elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos

organizacionales.

B. Se diseñan para minimizar o por lo menos regular la influencia de las

variaciones individuales sobre la organización.

C. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se

ajustan a los requisitos de las organizaciones y no viceversa.

A partir de las diversas formas que toman las estructuras organizacionales

se destacan varias características estructurales como son:

a. La complejidad.

b. La formalización.

c. La centralización

4. CARACTERISTICAS.

Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas

más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.

Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el

mando de un supervisor.

Formalización: grado de estandarización de las actividades y la

existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización.

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5. CLASES DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

A. Estructura Horizontal:

Están las diferentes áreas de actividad de la empresa: el área técnica

(o sea la producción, que administra materiales), el área

mercadotecnia (es decir, la de marketing, el área de finanzas (que

administra los recursos financieros), el área de personal (que

administra los recursos humanos), etc. Este crecimiento horizontal se

da cuando se producen a un mismo nivel de los ya establecidos.

B. Estructura Vertical:

Están los diferentes niveles de autoridad o escalones jerárquicos: en

el nivel más elevado, la dirección, después la gerencia, la jefatura, los

supervisores y los diversos funcionarios. Va creciendo cuando se van

creando nuevos niveles jerárquicos.

6. TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS.

6.1. Estructura organizacional lineal:

Es el tipo de estructura más sencillo y antiguo que existe. La cadena

de mando es muy clara y es difícil que alguien se la salte. Las

decisiones se pueden tomar rápidamente, dado que solo tienen que

consultarse con el inmediato superior. Sin embargo este tipo de

estructuras tiene inconvenientes importantes.

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6.2. Estructura organizacional lineal y staff:

Esta estructura combina la rapidez en la toma de decisiones que es

propia de la estructura lineal, y la rapidez de comunicación directa con

los conocimientos expertos de los especialistas de los departamentos

staff que son necesarios para dirigir numerosas actividades de muy

diversa índole.

6.3. Estructura organizacional en comité:

Es aquella en la cual la autoridad y la responsabilidad son compartidas

conjuntamente por un grupo de personas en lugar de asumirlas una

sola. En la estructura en comité, para tomar una decisión, el grupo se

reúne, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la elección

final. Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en línea

y staff, y solo para la toma de algunas decisiones en concreto.

6.4. Estructura organizacional matricial:

Esta estructura parte de un nuevo enfoque al que han ido sumándose

un número creciente de empresas, para ajustar sus estructuras a las

necesidades que imponen los cambios del entorno, especialmente en

las áreas de investigación y desarrollo y de nuevos productos.

7. ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

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7.1. Autoridad: Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para

dar órdenes y esperar que sean obedecidas.

7.2. Especialización: Grado en que las tareas en la organización se

subdividen en puestos separados.

7.3. Departamentalización: Identificación y clasificación de las

actividades para cumplir los objetivos de la organización, asignando

las actividades a administradores con autoridad para supervisarla.

7.4. Cadena de mando: Es la línea de toma de decisiones.

7.5. Tramo de control: Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene

un jefe? Puede ser grande o breve.

7.6. Centralización: Hablamos de Centralización o Descentralización

cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se reparte.

II. ÓRGANOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Está constituida por los distintos órganos y unidades administrativas que se han

establecido en la organización, constituye el “cuerpo Óseo” de la empresa y

deben establecerse de acuerdo a las necesidades, tamaño, giro, u

otra característica especial de la organización; para su establecimiento hay

principios esenciales que se deben tener en consideración:

a. Determinación del trabajo que debe realizar para alcanzar los objetivos.



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b. Delegación de autoridad y responsabilidad para evitar la excesiva

centralización de mando.

c. Niveles jerárquicos.

d. Nivel de coordinación.

e. Comunicación entre los diferentes puestos o cargos dentro de cada

unidad administrativa, para facilitar el trabajo en equipo y hacerlo más

rentable.

f. Control del recurso humano, Etc.

Generalmente para la elaboración de las estructuras empresariales, se tiene en

cuenta las unidades administrativas y los órganos, siendo estos los siguientes:

Órganos de Alta Dirección.

Órganos de Dirección.

Órganos de línea.

Órganos de Asesoría.

Órganos de consultaría.

Órganos de control.

Órganos de apoyo.

Órganos Descentralizados.



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Los procesos

Conjunto de procedimientos que debe realizarse para ejecutar las

operaciones y/o actividades de la empresa; para la producción de bienes

debe seguirse un proceso, para la venta de igual manera, para las

compras, etc.

La infraestructura física

Esta referido a las áreas y/o ambientes físicos donde la empresa deba de

funcionar.

1. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN.

Los principios de una organización, deben reflejar las características propias

de cada empresa y estar en concordancia con los objetivos, políticas y

estrategias de la misma

Sin embargo algunos principios son de aplicación general y sirven de punto

de partida para el análisis de una organización específica, Estos son:

a. Principio de la División del trabajo: se refiere a descomponer

una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas

sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas

en general.

b. Principio del Objetivo: Toda organización y sus componentes deben

orientarse a alcanzar determinados objetivos y metas preestablecidas.

c. Principio de Coordinación: En toda organización debe haber unidad de

criterio, y por ende, unidad de esfuerzo.

d. Principio de Autoridad-Responsabilidad: En toda organización debe

existir una clara línea de autoridad, que se extienda hacia cada

uno de los escalones subordinados, y cada trabajador debe ser

responsable del cumplimiento de las funciones asignadas.

e. Principio de Racionalidad: La organización debe mejorar, pero teniendo

en cuenta el empleo racional de los recursos disponibles.



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f. Principio de la Participación: La organización debe garantizar en su

estructura interna, las formas y mecanismos pertinentes para desarrollar

la participación de sus trabajadores.

g. Principio de Flexibilidad: Para que alcance sus objetivos y metas, frente

a situaciones cambiantes.

2. PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN.

Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa

lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

Eliminar duplicidad de trabajo.

Establecer canales de comunicación.

Representar la estructura oficial de la empresa.

3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN.

3.1. PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR.

Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en

forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la

división del trabajo.

Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación

de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.

Especificar quien depende de quién en la organización, esta vinculación

de los departamentos produce una jerarquía de la organización.

Establecer mecanismos para integrar las actividades de los

departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha

integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.

División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja

en sus componentes, de tal manera que las personas sean

responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en

general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la

administración se pueden subdividir.



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La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a

realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la

especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

Además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos,

o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.

Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas

actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica,

para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se

representan los diferentes departamentos que integran la organización. Por

ejemplo los colaboradores se pueden agrupar en departamentos de

compras, departamento de producción, etc.

La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los

gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida

las tareas se pueden relacionar en grupos "parecidos" como pueden suponer

existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las

organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán

deferentes a las de otras.

Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se

preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar

con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo

(con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se

ha dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control

los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que

especifique quien depende de quién.

Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier

organigrama para representar la jerarquía que es plan que específica quien

controla a quien en una organización.



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Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos

interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con

eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de

vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de

perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la

organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad

beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo

en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha

interdependencia.

3.2. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN.

Entre los aspectos fundamentales de la organización tenemos:

Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los

trabajadores;

Establecer claramente los deberes de cada empleado;

Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad;

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que

desempeñen su trabajo.

3.3. PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN.

Fijación del objetivo general

Determinación de las actividades o áreas

Establecimiento de las unidades administrativas

Elaboración de la estructura orgánica



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Estructuración del organigrama

Fijación de las funciones y responsabilidades

Elaboración del cuadro de cargos

Asignación de personal.

3.4. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización promueve la colaboración y negociación entre los

individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia

de las comunicaciones en la empresa. Al mismo tiempo, la función

organizadora crea áreas definidas de autoridad y responsabilidad

en una empresa, mejorando así el desarrollo de todas las

actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas

propuestas.

De una u otra manera la mayoría de las personas han sido miembros

de una "organización" equipos, clases, grupos sociales, culturales,

etc. En resumen podemos sintetizar la importancia de la organización

en:

Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las

actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

Evita lentitud e ineficiencia.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar

funciones y responsabilidades.

4. ESTATUTO

Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da origen a

su constitución y funcionamiento legal de la empresa: Contiene las normas

básicas, en cuanto a su constitución, organización asociativa y empresarial

así como el sistema de gestión.

El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante

una escritura pública, extendida por un Notario.



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CONTENIDO

Capítulo l. Antecedentes y Constitución

Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto, Responsabilidad.

Duración y Domicilio.

Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los aportes

y/o acciones.

Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa.

Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades.

Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa.

Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.

5. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

Es un documento técnico organizativo, que tiene como finalidad dar

formalidad legal a la estructura, tanto de la parte asociativa como empresarial

y, de esta manera facilitar el entendimiento del rol de la empresa y la

responsabilidad de quienes la conducen y de quienes ejecutan tareas. Este

reglamento se deriva delos estatutos y está en función del tipo de actividades

de la empresa y de la forma en que ésta desarrolla su actividad

6. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos

que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y

tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución, en

estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones; Así

mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas

dentro de la estructura orgánica.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

a. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando

la naturaleza y amplitud del trabajo.

b. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos,

dentro de la institución.



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c. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas

dela dependencia.

d. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre

sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de

las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y

de coordinación).

e. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los

procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de

Simplificación Administrativa.

7. ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

TITULO I

GENERALIDADES.

1. FINALIDAD DEL MANUAL: Especificar lo que se pretende lograr a través

de la aplicación de las normas que contiene el Manual.

2. BASE LEGAL: Señalar las normas legales que aprueban los documentos

de organización y gestión.

3. ALCANCE: Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica

el Manual.

4. APROBACIÓN: Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que

aprueba y pone en vigencia el Manual.

TITULO II

DEL DISEÑO ORGÁNICO.

i. FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO.

Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como

parte integrante de la organización institucional.

ii. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO.

Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la

institución, en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el

último escalón organizativo:



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De Alta Dirección

De Dirección

De consulta

De Línea

De Apoyo

De Asesoría,

De Control, y

De descentralización

iii. RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS.

Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de

Líneas de Coordinación.

iv. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN.

Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.

v. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS.

Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura,

estructural y clasificada.

TITULO III

DEL MANUALFUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO.

Describir las funciones generales del órgano

i. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS.

Determinar las funciones específicas de los cargos, observando

el siguiente esquema:

Denominación del cargo

Naturaleza del cargo (función resumen)

Funciones específicas del cargo



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Línea de dependencia de los cargo

Grado de responsabilidad

Canales de coordinación

Requisitos mínimos de los cargos

Conocimiento y/o Instrucción,

Experiencia laboral

Cualidades

ii. FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL.

Gerente General

Está facultado para tomar decisiones de la empresa, referente a

contratos, costos, aspectos financieros y el funcionamiento general de la

empresa en proyección al futuro. Particularmente se encarga de:

Representar legalmente a la organización.

El cumplimiento de la legislación, estatutos y acuerdos tomados.

Regularización de las existencias de bienes consignados en los

inventarios.

Tomar decisiones inmediatas en la función administrativa de la

empresa.

Firmar y autorizar pagar a los trabajadores cuando el caso lo requiera.

Reunirse mensualmente con los directivos

Jefe del Área de Contabilidad

Tiene como primordial misión elaborar los costos diarios de la producción

y la mano de obra directa.

El jefe de contabilidad se encarga de:

Planificar, organizar, dirigir y controlar el buen funcionamiento del

sistema de contabilidad.

Preparar los datos necesarios para la planificación y control de la

empresa.

Liquidar y registrar los sueldos y salarios, descuentos, retenciones y

ajustes; de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.



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Jefe del Área de Producción

Es el responsable directo de la producción, teniendo a su cargo el área de

control de calidad.

Específicamente, el jefe de producción tiene como tarea:

Controlar la programación de las actividades productivas.

Reducir el costo de la producción al mínimo posible.

Efectuar y fomentar relaciones óptimas.

Jefe del Área de Ventas

Se encarga de establecer la política de comercialización del

producto final (al contado o al crédito), las zonas donde entrará el

producto, en qué porcentajes de la producción final.

Además de estas funciones, el jefe de ventas tiene como objetivos:

La rápida recuperación de crédito (si existiera), y

mantenimiento de la liquidez necesaria para el proceso productivo.

Capacitar a los vendedores y orientarlos en seguridad, rotación del

producto y cobro inmediato.

Jefe del Área de Compras

Se encarga de comprar lo necesario según la demanda del producto y

requerimientos de producción Al mismo tiempo, el Jefe de Compras tiene

como labores fundamentales:

Asegurar la rapidez en la entrega, calidad del producto y seguridad en

el transporte.

Identificación de proveedores específicos, de tal manera que

sean convertidos en clientes seguros y obtener beneficios futuros,

como descuentos, abastecimiento oportuno, etc.

Realizar compras al por mayor y menor en un plazo no mayor de 30

días ni menor de 15, según las necesidades de la empresa.



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8. NIVELES JERÁRQUICOS DE LA EMPRESA.

Son la dependencia y relación que tienen las personas dentro de la empresa.

8.1. Nivel directivo.

Las funciones principales son; legislar políticas, crear y normas

procedimientos que debe seguir la organización. Así como también

realizar reglamentos, decretar resoluciones que permitan el mejor

desenvolvimiento administrativo y operacional de la empresa. Este

organismo constituye el primer Nivel jerárquico de la empresa, formado

principalmente por la Junta General de Accionistas.

8.2. Nivel ejecutivo.

Es el segundo al mando de la organización, es el responsable del manejo

de la organización, su función consistente en hacer cumplir las políticas,

normas, reglamentos, leyes y procedimientos que disponga el nivel

directivo. Así como también planificar, dirigir, organizar, orientar y controlar

las tareas administrativas de la empresa. Este nivel, se encarga de

manejar Planes, Programas, Métodos y otras técnicas administrativas

de alto nivel, en coordinación con el nivel operativo y auxiliares, para su

ejecución. Velara el cumplimiento de las leyes y reglamento obligatorios y

necesarios para el funcionamiento de la organización.

El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando exista un Director o

Gerente.

8.3. Nivel asesor.

No tiene autoridad en mando, únicamente aconseja, informa, prepara

proyectos en materia jurídica, económica, financiera, contable, industrial y

demás áreas que tenga que ver con la empresa.

8.4. Nivel auxiliar o de apoyo.

Apoya a los otros niveles administrativos, en la

prestación de servicios, en forma oportuna y eficiente.



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8.5. Nivel operativo.

Constituye el nivel más importante de la empresa y es el responsable

directo de la ejecución de las actividades básicas de la empresa, siendo

el pilar de la producción y comercialización.

Tiene el segundo grado de autoridad y es responsable del cumplimiento de

las actividades encomendadas a la unidad, bajo su mando puede delegar

autoridad, más no responsabilidad.

8.6. Coordinaciones.

Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora, puede delegar

autoridad, más no responsabilidad. Consiste en integrar las actividades de

departamentos independientes para perseguir las metas de la organización

con eficacia. El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las

tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las

personas de las diversas unidades.

Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se

puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre

departamentos o secciones.

Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un

trabajo que no es rutinario ni pronosticable.

8.7. Puestos operativos.

Es la parte fundamental en la producción o realización de tareas primarias

y/o. No tiene autoridad ni delega responsabilidad.

Nota: Es importante que esto tenga relacionó en el Manual de Funciones de cada

puesto de los colaboradores.

Manual de funciones.

Es un libro de intrusiones para el personal de una organización que

describe vinculación, responsabilidad y actividades a desarrollar en un

puesto o área específica para cada integrante de la organización.



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9. ORGANIGRAMA.

Se define como una organización gráfica de la estructura de una empresa

u organización en donde se describe los departamentos y las relaciones

jerárquicas, las interrelaciones, obligaciones y autoridad para visualizar la

agrupación detallada dentro de ella.

Además el organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite

obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una

organización:

Desempeña un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la

relación entre ellos.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

9.1. TIPOS DE ORGANIGRAMA.

Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.



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Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.



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Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se

forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles

decrecientes.

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es

la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.



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Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas

que unen los mandos de autoridad.

Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o

invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la

estructura de una organización en un momento determinado.

9.2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS.

Ventajas.

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las

que sobresalen las siguientes:

Conocimiento profundo de la estructura de dicha entidad .Por cuanto

la toma de datos para su elaboración obliga a una investigación

meticulosa.

Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones

de trabajo en la compañía, y sus puntos fuertes o débiles.

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y

medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo

de la compañía.

http://www.monografias.com/trabajos13/organi/organi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml

http://www.monografias.com/Historia/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/metodos-ensenanza/metodos-ensenanza.shtml



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Son apropiados para lograr que los principios de la

organización operen.

Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se

integran a las organizaciones.

Posibilidad de revisiones de los puestos de trabajo.

Estudio de anomalías existentes según los principios generales

de organización.

Posibilidad de trazar un plan de corrección de esas anomalías en

una visión de conjunto de toda organización empresarial.

Desventajas de los organigramas.

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los

organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales

defectos que son:

Ellos muestran solamente las relaciones formales

de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales

significativas y las relaciones de información.

No señala el grado de autoridad que dispone a distintos niveles,

aunque sería posible construirlos en líneas de diferentes

intensidades para indicar diferentes grados de autoridad. Esta en

realidad ni se puede someter a esta forma de medición.

Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como

era, más bien no como es en realidad.

Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la

organización es dinámica y permiten que los organogramas se

vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de

autoridad con el status.

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtml



28

9.3. Representación General de un organigrama.

9.4. IMPORTANCIA Y USOS.

Los organigramas tienen una gran importancia pues dan a conocer el sitio

o lugar que le corresponde a cada persona dentro de la organización; por

esta razón toda empresa por grande o pequeña que sea requiere de

organigramas, a fin de que los Directivos y los trabajadores en general

sepan la posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la

estructura.



29

Los organigramas son usados también como elementos de comunicación

y análisis. En la comunicación se utilizan para:

Representar las diferentes unidades que constituyen la compañía con

sus respectivos niveles jerárquicos.

Informar la posición relativa que ocupan los miembros de la

organización.

Proveer un cuadro global de la estructura empresarial.

Facilitar a los nuevos empleados el contacto con la estructura misma.

Facilitar la comprensión de futuras posiciones para ascensos y

promociones.

Informar a terceros de cómo se encuentra estructurada la empresa.

Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

Los cargos existentes en la compañía.

Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.

Como la autoridad se le asigna a los mismos.



30

CONCLUSIONES

Toda empresa necesita establecer adecuadamente su estructura

organizacional y darla a conocer a sus empleados, lo cual le dará sentido

de ubicación y pertenencia, además, si las actividades son descritas en

los análisis de puestos, los empleados conocerán las actividades que se

espera realizar, esto facilitara su desempeño y evitara la duplicidad de

trabajo.

También existe la posibilidad de replantear la estructura de la

organización, si esta última no está alineada con los objetivos que se

desean lograr, por lo que puede plantearse una reestructura

organizacional, adecuándola a los resultados que se desean obtener y

que beneficien al desarrollo de la organización.



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LINKOGRAFÍA

http://nivelesdelaempresa.blogspot.pe/.

http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-tipos-organizacion-

organigramas/.

http://www.gestiopolis.com/la-estructura-organizacional/

https://es.wikipedia.org/wiki/Estructura_organizacional

http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructur

a-organizacional.htm

https://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama

http://www.monografias.com/trabajos11/organig/organig.shtml

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http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-tipos-organizacion-organigramas/

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http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructura-organizacional.htm

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https://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama

http://www.monografias.com/trabajos11/organig/organig.shtml



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ANEXOS

Estructura Organizacional

Unidades Administrativas

Niveles Jerárquicos

Organizaciones de Empresa

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