ORIENTACIÓN SOBRE LOS FONDOS DE EMERGENCIA DE FTA · III. Pareo de fondos a. Elegibilidad según...

OFICINA DE COORDINACIÓN FEDERALAUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN

ORIENTACIÓN SOBRE LOS FONDOS DE EMERGENCIA DE FTA

I. IntroducciónII. Actividades elegibles para los fondos de emergencia.

a. Proyectos Capitalesb. Gastos Operacionales

III. Pareo de fondos a. Elegibilidad según tipo de actividad

IV. Requisitos de elegibilidada. Proceso y documentación requerida

i. Estimados ii. Proceso de compras y subastas iii. Otros

V. Ciclos para someter las aplicaciones de fondos. a. Itinerario

VI. Requisitos del proceso de planificación i. Statewide Improvement Program (STIP)

VII. Otros VIII. Preguntas

Agenda

7/27/2018 Fondos de Emergencia- Sección 5324 2

• ¿Que son los fondos de emergencia de FTA?– Asistencia para los proveedores de transportación colectiva que fueron

afectados por un desastre natural (49 CFR Part 602).– Section 5324 Emergency Relief Program (49 U.S.C. 5324)– FTA será la agencia encargada de los fondos de emergencia relacionados al

transporte. – Incluye:

• Proyectos capitales para proteger, reparar, reconstruir o reemplazar equipoy facilidades de transportación colectiva que están en peligro de sufrir dañospor una emergencia o que sufrieron daños por una emergencia o desastre.

• Gastos operacionales de la transportación colectiva en áreas que fueronafectadas por la emergencia o desastre.

Introducción


https://www.transit.dot.gov/funding/grant-programs/emergency-relief-program/emergency-relief-manual-reference-manual-states

Para mas información sobre los fondos de emergencia



• Proyectos Capitales– Medidas de Protección de Emergencia (Emergency Protective Measures)– Reparaciones de Emergencia (Emergency Repairs)– Reparaciones Permanentes (Permanent Repairs)

• Gastos Operacionales– Operaciones de Emergencia (Emergency Operations)

Actividades Elegibles

Importante: Todas estas actividades seránelegibles, siempre y cuando los activos estabanen uso (transit use) antes de la emergencia


• Gastos capitales incurridos antes, durante y después de la emergencia para proteger la saludpública y la seguridad o propiedad.

• Incluyen, pero no se limitan a:– Comunicaciones de Emergencia:

Sistema de Comunicaciones temporeros

– Seguridad: personal de seguridadadicional

– Sandbagging: Colocación de bolsas de arena o alguna medida de protección.

– Bracing/shoring damaged structures: estructuras afectadaspor la emergencia o desastre, son protegidas fisicamente de maneratemporal para que no causenmayor daño y proteger el bienestarpúblico.

– Remoción de escombros: Minimizar daños, protegerfacilidades o reestablecer serviciosesenciales de transportacioncolectiva.

Medidas de Protección de Emergencia (Emergency ProtectiveMeasures)

7/27/2018 6Fondos de Emergencia- Sección 5324

• Proyectos capitales realizadosen corto tiempo luego de la emergencia para minimizar los daños, restaurar el servicio o asegurar que el servicio se puedabrindar hasta que ocurran las reparaciones permanentes.

• Incluyen, pero no se limitan a:– Reparaciones a terminales,

facilidades administrativas o de pasajeros

– Reparaciones de infraestructuras y equipo relacionado a la transportación

– Reparaciones o reemplazos de vehículos

– Costo de materiales para las reparaciones

– Gastos de contratistas (de ser el caso)

Reparaciones de Emergencia (Emergency Repairs)


• Proyectos capitales realizadosluego de una emergencia o desastre para permanentementereparar, reemplazar o reconstruirelementos del sistema de transportación colectiva que fueron seriamente dañados

• Se incluye vehículos, equipos, facilidades, infraestructura y otros activos para lograr que el sistema este operando satisfactoriamente.

• Estos proyectos se incluirán enel STIP

Reparaciones Permanentes (Permanent Repairs)


• Gastos operacionales incurridos antes, durante y después de la emergenciao desastre.

• Incluyen, pero no se limitan a:– Evacuaciones– Operaciones de rescate– Servicio temporero del sistema de transporte colectivo para reemplazar otro sistema

inoperable– Transportación de personas desalojadas a sus hogares después de la emergencia– Transportación a personal de respuesta a emergencias– Transportación de alimentos, agua y suministros– Sueldo del personal destacado en la emergencia– Gastos en combustible

Operaciones de Emergencia (Emergency Operations)


• Heavy Maintenance: mantenimientode rutina que se realiza de manerausual para la época.

• Costos de proyectos por lo cuales yase desembolsaron fondos de otrasfuentes: Por ejemplo, fondos de FEMA o aseguradoras.

• Proyectos que cambian la funcionoriginal de la infraestructura

• Proyectos que ya tienen fondosobligados en un grant de FTA antes de la emergencia

• Desembolsos por ingresosperdidos de un servicio de transportación colectiva

• Fallos catastróficos por causasinternas

• Preparativos previos a los pronósticos de una emergencia

• Otros proyectos que FTA determine no elegibles

Actividades NO Elegibles


• Elegibilidad según tipo de actividad

Pareo de fondos


Pareo Federal 100%-(desde la emergencia

hasta 270 días- JUNIO 17, 2018)

• Operaciones de emergencia

• Medidas de protección de emergencia

• Reparaciones temporeras (de emergencia)

Pareo Federal 90% (luego de 270 días después de la

declaración de zona de desastre)

• Reparaciones permanentes

• Operaciones de emergencia

• Medidas de protección de emergencia

• Reparaciones temporeras (de emergencia)

Fuentes de Pareo Local

• Development Toll Credits

• Fondos CDBG

• Otros

Solicitud de Fondos de Emergencia


• Toda solicitud de fondos de emergencia para los municipios subreceptores se canalizará a través de la Oficina de Coordinación Federal.

• Deberá cumplir con toda la documentación requerida y estará sujeta a evaluación. – Hoja de Cotejo– Formulario ER2018-00– Formulario ER2018-01– Otros

• Una vez sometida la información de parte del subreceptor , este debe estaren constante comunicación con la Oficina de Coordinación Federal para aclarar cualquier duda o pregunta en el proceso.

Solicitud de Fondos


• Formulario ER 2018-00

– Evaluación preliminar de los gastos para ser reembolsados con los Fondos de Emergencia

Solicitud de Fondos


Hoja de Cotejo- Solicitud Fondos

Sección 5324 Programa de Emergencia

Marcar si

aplica

1 Formulario ER2018-01

2 Carta firmada por alcalde

3 Certificacion de Fondos firmada por Director de Finanzas

4 Proyectos

4.a Descripcion de proyecto- Gastos Operacionales

4.b Beneficios

4.c Presupuesto

4.d Presupuesto Extendido (Descripción de presupuesto , Milestones Progress Report)

5 Documentos Auxiliares

5.a

Estimado Independiente de Costos y/o Evidencia de Gastos (Estimados,

cotizaciones, cheques cancelados, etc.)

5.b Fotos

5.c Otros documentos (Reclamación a Póliza de Seguro,Reclamación a FEMA ,etc)

6.a Descripcion de proyecto- Mejoras Capitales

6.b Beneficios

6.c Presupuesto

6.d Presupuesto Extendido (Descripción de presupuesto , Milestones Progress Report)

7 Documentos Auxiliares

7.a

Estimado Independiente de Costos y/o Evidencia de Gastos (Estimados,

cotizaciones, cheques cancelados, etc.)

7.b Fotos

7.c Otros documentos (Reclamación a Póliza de Seguro,Reclamación a FEMA ,etc)

Comentarios

Nombre : ______________________________ Firma: ___________________________________

Fecha de Entrega: ___________________

• La solicitud de fondos debe cumplir con todos los requisitos de la Hoja de Cotejo para la Evaluación de proyectos

7/27/2018 15

Solicitud de Fondos

A. Información de contacto Subreceptor

1.Municipio/Agencia : Fecha:

3. Teléfono:

5. Área Urbanizada:

B. Solicitud de Proyectos

I I .

Recomendado

S/N

1. Ej. Gastos Operacionales durante el Huracán María (100%

reembolsable) $0.00 $1,500.00 $1,500.00

2. Ej. Rehabilitación del Terminal de Transportación Colectiva

(90/10) $500.00 $4,500.00 $5,000.00

3. Ej. Arreglo de vehículos de Sección 5310 (100%)

$0.00 $1,000.00 $1,000.00

4.

$ -

5

$ -

IV.Gran Total $500.00 $7,000.00 $7,500.00

4. Comentarios Generales

Formulario de Solicitud Sección 5324 Programa Fondos de Emergencia

2. Persona Contacto:

4. Correo electrónico:

6. Enmienda #

1.Proyectos

2.Presupuesto 3.Evaluación

I(Local) II(Federal) III (Total ) I.Comentarios

• Formulario ER2018-01

• Resumen de los proyectos a ser solicitados

Solicitud de Fondos


• Proceso y documentaciónrequerida– Carta de solicitud de por parte del

alcalde.• Debe certificar que la

información provista es fiel y real.

– Certificación de Pareo de Fondos (De ser necesario)

– Proyectos• Beneficios• Presupuesto• Presupuesto Extendido

– Documentos Auxiliares• Estimados

– Realizados por el Municipio– FEMA (Project Worksheets

or PW)-si no han recibido desembolsos.

– Documentación sometida a las aseguradoras-si no han recibido desembolso

• Los estimados de costos independientes deben cumplir con la circular Circular 4220.1F

Solicitud de Fondos Requisitos de elegibilidad


– Otros • Cheques cancelados

realizados al personal destacado

• Fotografías de los daños• Incluir horas y días de servicio • Número y tipo de vehículos

utilizados• Cualquier otra

documentación relevante a la solicitud de fondos

– Proceso de compras y subastas• Si hubo contratación por la

emergencia (ejemplo: servicios de remoción de escombros), deben tener la documentación del proceso

• Recibos de compras de equipos para atender la emergencia

• Recibos de combustible para los vehículos utilizados en la emergencia

Solicitud de Fondos Requisitos de elegibilidad


Ciclos para someter las aplicaciones de fondos.

TAREA FECHA DESCRIPCIÓN

Orientaciones a los subreceptores sobrelos fondos ER

23 de Julio de 2018

al 3 de Agosto de 2018

Orientaciones a los Municipios sobre los fondos de emergencia

Fecha límite para la entrega de documentos

10 dias laborables luego de la orientación Fecha límite para la entrega de documentos

Determinación de subreceptores elegibles

15 de septiembre de 2018 Se determinará que Municipios cumplieroncon los documentos requeridos para poder

ser añadidos a la primera aplicación enTrAMS

Primera aplicación en TrAMS 1 de octubre de 2018 Ya se hará tramitado la primera aplicacióna TrAMS para la evaluación de FTA

Primera enmienda al grant de fondos ER

- Una vez FTA apruebe el grant, se procederá a enmendar el grant para incluir

los Municipios que cumplieron con los requerimientos

Itinerario


Statewide Improvement Program (STIP)

– Proyectos de ReparaciónPermanente

• Los proyectos de reparaciónpermanente, deberán ser incluidos enel STIP.

• Se seguirá el mismo procedimiento de proyectos regulares .

• Fecha de la enmienda del STIP se anuciará en las próximos meses.

Requisitos del proceso de planificación


• Próxima petición de propuestas (call for projects) para las Secciones:– 5307, 5339, 5310,5337.

• Se comenzará un proceso de orientación sobre los programas de FTA para proyectos de transportación colectiva .– Octubre 2018

• Fecha límite para radicar propuestas– Noviembre de 2018

Otros – Call for Projects


• FTA Emergency Relief Program (Section 5324)– https://www.transit.dot.gov/funding/grant-programs/emergency-relief-program/emergency-

relief-program

• Federal Register notice 83 FR 25104– https://www.federalregister.gov/documents/2018/05/31/2018-11538/allocation-of-public-

transportation-emergency-relief-funds-in-response-to-hurricanes-harvey-irma-and

• Emergency Relief Program Manual– https://www.transit.dot.gov/funding/grant-programs/emergency-relief-program/emergency-

relief-manual-reference-manual-states

• Emergency Relief Program Additional Resources– https://www.transit.dot.gov/emergency-relief-program-additional-resources

Referencias


https://www.transit.dot.gov/funding/grant-programs/emergency-relief-program/emergency-relief-program

https://www.federalregister.gov/documents/2018/05/31/2018-11538/allocation-of-public-transportation-emergency-relief-funds-in-response-to-hurricanes-harvey-irma-and


https://www.transit.dot.gov/emergency-relief-program-additional-resources

?Preguntas



INFORMACIÓN CONTACTO

OFICINA DE COORDINACIÓN FEDERAL

TELÉFONO- 787- 721-8787 EXT. 1600, 1601

CORREO ELECTRÓNICO- [email protected]

EDIFICIO GUBERNAMENTAL ROBERTO SÁNCHEZ VILELLA TORRE SUR, PISO 16

SAN JUAN , PUERTO RICO

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