P Presentacion Recepcion Mercancia

Manual de recepcin de Proveedores Nacionales

Falabella de Colombia S.A.

MANUAL DE PRESENTACIN Y RECEPCIN DE MERCANCIA

LOGSTICA DE PROVEEDORES NACIONALESFALABELLA DE COLOMBIA S.A.

JUNIO DE 2009

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INTRODUCCIONMediante el presente manual FALABELLA de Colombia le da a conocer a sus proveedores los procedimientos y requerimientos de recepcin de mercanca en su Centro de Distribucin (CD) localizado en el Km 2 va Funza Siberia, Parque Logstico La Cofrada, Bodega 6. En este manual encontraran toda la informacin necesaria para realizar un proceso de entrega y recepcin de mercanca de acuerdo a las normas de nuestro Centro de Distribucin, lo cual incidir en una disminucin en el tiempo de descarga, mayor seguridad en la manipulacin y control de mercanca. Con este esfuerzo, tanto de Falabella de Colombia como de sus proveedores, se busca mejorar la coordinacin de las actividades comerciales y logsticas, esperando que estas se reflejen en un mejoramiento del servicio a nuestros clientes finales.

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PRESENTACIN Y RECEPCIN DE MERCANCIA1. Procedimiento de Solicitud de Citas El proveedor deber solicitar una cita al Centro de Distribucin (CD) con el fin de entregar su mercanca. Las citas son de dos tipos: a. Cita de entrega de Mercanca. b. Cita de recojo de sensores. La cita deber ser coordinada por el proveedor dentro del rango de fechas que indica su Orden de Compra (O/C) realizando una llamada telefnica al rea de Citas del Centro de Distribucin. 1.1. Cita de Entrega Mercanca El proveedor deber solicitar esta cita por telfono y con no menos de 24 horas (un da) de anticipacin al rango de fechas indicado en su Orden de Compra. La cita para la entrega de mercanca se dar sobre cualquiera de los tres das indicados en el rango de fechas de la O/C. Al momento de coordinar la cita el proveedor deber indicar el nmero de O/C, las unidades y los bultos a entregar, y la presentacin de la Mercanca: si es vestuario puede ser sensada o no, por curva de tallas o por tallas, colgada o doblada; si es mercanca big ticket puede ser lnea blanca, lnea marrn, muebles y otros. El personal de citas le indicar al proveedor la fecha y hora exacta para la recepcin de su mercanca as como el cdigo del IR (documento de recepcin) para formar la remisin. El da de la entrega, el proveedor debe presentarse 15 minutos antes de la hora citada. Si el proveedor llegase tarde a su cita, debe llamar para reprogramar su entrega. 1.2. Cita de Recojo de Sensores Los sensores son dispositivos de seguridad que nuestros proveedores debern colocar a la mercanca que entregaran a Falabella, estos dispositivos sern entregados por Falabella de Colombia al proveedor. La cita para el recojo de sensores se deber solicitar con no ms de 5 das de anticipacin a la fecha estimada de entrega de la mercanca al CD. El Proveedor deber solicitar la cantidad de sensores que necesitar para poder entregar la mercanca. El CD entregar sensores solo para la mercanca que sea predistribuida hacia las tiendas cuyo precio de venta sea mayor o igual a $25.000 (VENTICINCO MIL PESOS COLOMBIANOS) en tiendas Falabella (sujeto a cambios segn campaa). La mercanca que va dirigida a ser almacenada en el CD no debe ser sensada. El CD al dar la cita indicar fecha y hora de la misma. 1.3. Telfonos del rea de Citas del CD El telfono del rea de Citas es el:

7420404 Extensin 7003 7004.

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El horario de solicitud de citas es de lunes a Viernes de 7:00am a 13:00 y de 14:00 a 17:00 y sbados de 7:00 a 13:00.Direccin del CD:

PARQUE LOGISTICO LA COFRADIA Km. 2 Va Funza Siberia Bodega 6 Funza, Cundinamarca Colombia

2. Orden de Compra La Orden de Compra es el documento que confirma la compra, con esta el proveedor sustentar la entrega de su mercanca en el CD. 2.1. Tipos de Orden de Compra 2.1.1.Orden de Compra 100% para el Centro de Distribucin Es la orden que contiene mercanca que ser almacenada en su totalidad en el CD, antes de ser enviada a tienda. 2.1.2.Orden de Compra 100% Predistribuida a Tiendas Es la orden que contiene mercanca que ser enviada en su totalidad a tiendas por el CD sin haber sido almacenada, previo muestreo de control de calidad. A este sistema de trabajo se le conoce como Cross Docking. En esta O/C aparece la solicitud de mercanca especificada tienda por tienda. 2.1.3.Orden de Compra Mixta (Predistribuida a Tiendas y Para el CD) Esta es una orden donde un numero determinado de unidades de la mercanca a entregar ser almacenada en el CD y la otra parte ser enviada por el CD directamente a tiendas bajo el sistema cross docking. En esta O/C aparece la solicitud de mercanca especificada local por local (incluye mercanca para ser almacenada en el CD). 2.2. Rango de Entrega El rango de fecha de entrega de una O/C es de tres das y es acordado entre el Proveedor y el Comprador al momento de negociar la compra. Este rango solo puede ser cambiado con la aprobacin del Comprador y el Planner de la mercanca. 2.3. Recojo de Etiquetas El rea de compras le entregar al Proveedor la O/C acompaada de las etiquetas de precios que deben colocar en la mercanca y la caja a entregar. El Proveedor deber verificar que la descripcin de la mercanca especificada en las etiquetas coincida con la O/C. 3. Presentacin de Documentos

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El documento que debe presentar el Proveedor al llegar al CD es la Gua de Remisin por local al que esta predistribuida la mercanca. En este documento deber colocar el nmero de orden de Compra y la remisin correspondiente para cada una de las tiendas o locales. Asimismo, se debe indicar los cdigos (SKU o EAN) de los productos de Falabella, modelo y descripcin en el mismo orden en que figuran en la orden de compra, unidades y total. El proveedor debe tener en cuenta que la nica direccin vlida para el lugar de entrega es la del CD: Km. 2 Va Funza Siberia, Bodega 6, la misma que debe constar en sus documentos (Gua de Remisin). Las direcciones de las oficinas principales de Falabella de Colombia, Calle 99 No. 11 32 Piso 2, pueden ser incluidas en el campo de direccin del destinatario en sus guas y/o facturas. 3.1. Gua de Remisin independiente para cada tienda y para el CD En el caso de la mercanca predistribuida debe presentarse una Gua de Remisin por cada tienda a la que el CD enviar dicha mercanca as como una distinta para la mercanca que ser almacenada en el CD, es decir una Gua de Remisin por cada Albarn. 3.2. En una Gua de Remisin no se debe mezclar mercanca de diferentes Ordenes de Compra, diferentes Tiendas o diferentes tipos de mercanca Por poltica de la Empresa no se recibir una Gua de Remisin que contenga mercanca de diferentes O/C o que este predistribuida a diferentes tiendas. Tampoco se recibir documentos que incluyan mercanca de diferentes tipos. (ver punto 4) 4. Clasificacin de la Mercanca Falabella de Colombia clasifica la mercanca como: 4.1. Alto valor Es mercanca pequea de alto precio, tales como memorias, cmaras digitales, equipo audio visual, equipo informtico y perfumera. 4.2. Colgados vestuario Toda prenda de vestir que por su forma de exhibicin (presentacin en tienda) deba presentarse en ganchos le llamaremos Mercanca Colgada. La Mercanca Colgada deber entregarse en los ganchos estndares permitidos por Falabella de Colombia, autorizados por la Gerencia Comercial y segn las especificaciones del Anexo II y III. Cada prenda deber venir cubierta con una bolsa plstica con una holgura o exceso en el largo con respecto a la prenda de por lo menos 5 cm y agrupadas por la Curva de Tallas. Los ganchos de la curva deben venir unidos por una liga de plstico. En colgados la unidad de Transferencia es igual a la curva. 4.3. Bultos vestuario A toda prenda de vestir que por su forma de exhibicin (presentacin en tienda) deba presentarse doblada le llamaremos Mercanca Bultos Vestuario. Estas prendas debern entregarse en cajas.

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La caja para almacenar deber contener exactamente la cantidad de prendas que indica la unidad de empaque en el sistema asignada por compras en el momento de crear el cdigo del producto (SKU). No se aceptan saldos. La unidad de transferencia ser siempre igual a la curva o un mltiplo de ella. La caja para almacenar debe contener un solo cdigo FALABELLA (SKU). La caja para enviar a tiendas puede contener productos de diferentes cdigos (SKU) siempre que no pase de un mximo 10 de ellos. 4.4. Bultos grandes (Big ticket) Le llamamos Mercanca de Big Ticket a toda aquella que por su volumen ocupa un mayor espacio que la mercanca promedio al ser almacenada y/o exhibida en tienda. Tales como: Lnea Blanca, es toda aquella mercanca de Big Ticket definida por su uso para la cocina y lavandera. Deber ser entregada en cajas y con sunchos que la sujeten. Muebles, pueden venir desarmados contenidos en cajas o ya armado con una envoltura de plstico sobre ella. 4.5. Bultos hogar Todo tipo de productos medianos o pequeos (no elctricos) de uso domstico. Pueden ser edredones, menaje en general, etc. Esta mercanca deber entregarse en cajas. Cada producto debe ser protegido sea por un empaque plstico, papel o divisiones de cartn con el fin de proteger la mercanca. La caja para almacenar deber contener exactamente la cantidad de productos que indica la unidad de transferencia en el sistema. La caja para almacenar debe contener un solo cdigo (SKU). La caja para enviar a tiendas puede contener productos de diferentes cdigos (SKU) siempre que no pase de un mximo 10 de ellos. 4.6. Bultos electro Mercanca de lnea marrn (mercanca electrnica definida por su uso audiovisual) y productos elctricos varios para uso domstico. 4.7. No perecibles Incluye alimentos no perecibles, bebidas, licores y artculos de limpieza.

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Manual de recepcin de Proveedores Nacionales 5. Presentacin de la Mercanca


La mercanca deber presentarse segn los estndares establecidos por Falabella de Colombia y que a continuacin especificamos: 5.1. Etiquetado Toda la Mercanca deber entregarse etiquetada. Las etiquetas debern indicar el cdigo del producto (SKU), moneda, precio de venta y descripcin de la mercanca. El proveedor deber recoger en el rea de Compras de FALABELLA las etiquetas junto a la O/C y verificar los datos escritos en ella. Las etiquetas debern pegarse segn los estndares de Falabella de Colombia. En la mercanca de vestuario las etiquetas debern ser colocadas en los hand tags que se le debern colocar a los productos en un lugar visible sin deteriorar o maltratar la prenda. Se recomienda colocar estos hand tags en: cuello, puos o marca de la prenda. Para la mercanca de lnea blanca, lnea marrn, decoracin y similares se recomienda en la parte lateral del producto pero sin ocultar parcial o totalmente ningn tipo de informacin del producto. La etiqueta deber pegarse tambin en cada una de las cajas que contengan la mercanca en el mismo orden en que se colocaron los SKU en el rtulo. La caja deber tener rtulo y etiqueta precio de cada SKU que contenga. 5.2. Rotulado Toda mercanca (colgados o cajas) que los proveedores entreguen en el CD deber estar rotulada. Estos rtulos contienen la informacin de la mercanca contenida en la caja y facilitan la identificacin de la misma en el CD y en las tiendas. Mximo 10 SKU diferentes por caja. Modelos de rtulo a utilizar ver (Anexo I) 5.3. Presentacin Mercanca de Vestuario 5.3.1.Sensado Vestuario FALABELLA El CD coordinara con cada proveedor las normas de Falabella de Colombia por las cuales se le aplicar sensores de seguridad a la mercanca desde el origen. Toda la mercanca con predistribucin a las tiendas y con un precio mayor al establecido por Falabella de Colombia ($25.000) deber ser sensada por el proveedor, mientras que la mercanca que se almacenar en el Centro de Distribucin NO deber ser sensada por el proveedor. Se incluye en ANEXO IV el manual de sensado de mercanca de Falabella. Los sensores sern proporcionados por Falabella de Colombia en la cantidad exacta requerida segn la Orden de compra descontando la mercanca con predistribucin al almacn del CD as como las unidades con precios menores a los establecidos por Falabella de Colombia para ser sensados y en la fecha de entrega de la mercanca.

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Los sensores que no sean utilizados por el proveedor debern ser devueltos junto con la entrega de mercanca en una bolsa con Gua de Remisin, indicando la cantidad y motivo de devolucin. En caso de que el proveedor deteriore, extrave o por otro motivo presente faltantes en la cantidad de sensores deber comunicar el hecho al CD al momento de la entrega de mercanca, con el fin de proceder a su reposicin o descuento, por el cual se le solicitar al proveedor una Nota de Crdito por el valor correspondiente a los sensores no entregados al CD. El CD ser el encargado de efectuar la capacitacin al personal de los nuevos Proveedores de acuerdo a los estndares de sensado de mercanca. Logstica de Proveedores establecer en coordinacin con la Gerencia de Compras respectiva si el proveedor califica para el sensado en origen, previa evaluacin del proveedor. 5.3.2.Curva Las prendas de vestir debern ser entregadas por curvas (SKU por curva) a excepcin de las prendas de reposicin automtica que se entregaran por talla y color (SKU abierto por talla y color). La curva est formada por prendas del mismo estilo y el mismo color en unidades diferentes para cada talla. El numero de unidades por talla dentro de una curva esta definido por la historia de venta. La curva de tallas ser indicada al Proveedor por el Comprador en el momento de la negociacin de la compra. Las unidades que conforman una curva o conjunto de curvas dentro de una caja debe ser igual a la Unidad de Transferencia. 5.4 Cajas La mercanca de Bultos Vestuario, Bultos hogar y Lnea Blanca ser recibida siempre y cuando este embalada en cajas de cartn rgido, las cuales deben estar en optimas condiciones fsicas y sus caras laterales en blanco o con el logo comercial del proveedor. Todas las cajas deben tener la etiqueta de precio con el cdigo de barras de cada uno de los productos que contiene pegados al lado del rtulo en una de las caras laterales. Las cajas con productos de Lnea Blanca deben tener sunchos que la sujeten. Las cajas para mercanca de vestuario pedida para almacenar debe cumplir con las siguientes dimensiones: Largo: mnimo 30 cm, mximo 60 cm. Ancho: mnimo 10 cm, mximo 30 cm. Alto: mnimo 20 cm, mximo 40 cm. Nota: Si se va almacenar, la caja debe contener exactamente la cantidad de prendas que indica la unidad de transferencia y con la curvatura correcta.

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Manual de recepcin de Proveedores Nacionales 6. Evaluacin de Proveedores


El proveedor ser evaluado constantemente por la entrega eficiente de su mercanca bajo los estndares establecidos por Falabella de Colombia. 7. Rechazos El Centro de Distribucin rechazar total o parcialmente la Orden de Compra en los siguientes casos: Si se identifica mercanca daada o en malas condiciones de embalaje. Si los bultos a recibir en el Centro de Distribucin no cumplen con la unidad de transferencia establecida en la Orden de Compra. Si la cantidad en la Gua(s) es mayor a la solicitada en la Orden de Compra. Si se encuentran artculos facturados, distintos a los solicitados en la Orden de Compra. Si se encuentra mercanca sin sensar o mal sensada. Si se encuentra mercanca sin etiquetar o mal etiquetada. Si mercanca que debe ser entregada colgada es presentada sin ganchos o en ganchos diferentes a los aprobados por FALABELLA DE COLOMBIA. Si las cajas para almacenar contienen menos o ms productos de los que dice la unidad de transferencia. Si las cajas no llevan las etiquetas de los SKU que contienen. Si las Guas de Remisin no vienen separadas por tienda. Si la cantidad fsica de mercanca es diferente a la especificada en la Gua de Remisin. Si las Guas de Remisin no indican como punto de llegada la direccin del Centro de Distribucin ubicado en Km. 2 Va Funza Siberia, Bodega 6.

8. Incumplimiento de la Cita de Entrega El proveedor que llegue con retraso a su cita en el CD perder automticamente la misma y deber llamar para reprogramar la entrega.

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Manual de recepcin de Proveedores Nacionales 9. Transporte


El chofer del transporte debe llegar al CD acompaado de las personas con quienes desembarcarn la mercanca. La cantidad de ayudantes para la descarga es variable de acuerdo al tipo y cantidad de mercanca: Contenedor de 40 pies (4 personas) Contenedor de 20 pies, furgones u otros vehculos menores (2 personas) Finalmente se sellar el ticket de salida de la mvil slo cuando el proceso de revisin haya culminado. Todas las personas que ingresen al CD debern portar su documento de identidad y ARP vigente. Adicionalmente debern cumplir con las normas de seguridad industrial segn las normas colombianas, para esto deben tener calzado con puntera de acero como mnimo.

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Manual de recepcin de Proveedores Nacionales CODIGO LOCAL (TIENDAS Y ALMACENES) CD FONTIBON SANTA FE SUBA HAYUELOS UNICENTRO BOGOTA BIMA GALERIAS SANDIEGO MEDELLIN UNICENTRO CALI CHIPICHAPE 9903 183 108 82 123 232 53 36 5 37


ANEXO IPara almacenar:

PROVEEDOR ORDEN DE COMPRA ALBARAN BULTO SUBLINEA ______ DE ______

SKU

CANTIDAD

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Manual de recepcin de Proveedores Nacionales Para tiendas:


PROVEEDOR ORDEN DE COMPRA ALBARAN BULTO SUBLINEA SKU CANTIDAD ______ DE ______

MUEBLESEste rotulo deber ser llenado solo en el caso que su producto sea un mueble

COMPLENTO PROVEEDOR: SKU ESTILO O MODELO

DE:

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ANEXO II GANCHOS ADULTOSModelo Nombre MedidaPartes Altas Adultos

MaterialMezcla de Resina "K" con cristal

Gancho Apariencia

UsosVestidos Blusas Camisas Conjuntos

41 cm

Metlico Transparente

Partes Bajas Adultos

32 cm

Mezcla de Resina "K" con cristal


Pantalones Faldas Bermudas

Conjuntos Adultos

41 cm



Vestidos Conjuntos Poleras

Anatmico Damas

43 cm

Poliestireno

Metlico

Gris

Abrigos Sastres Conjuntos

Anatmico Hombres

45 cm

Poliestireno

Metlico

Gris

Ternos Abrigos Sacos Sport

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GANCHOS NIOSModelo Nombre MedidaPartes Altas Nios

MaterialMezcla de Resina "K" con cristal

Gancho Apariencia

UsosVestidos Blusas Camisas Polos

31 cm


Partes Bajas Nios

25 cm



Pantalones Shorts Faldas

Conjuntos Nios

33 cm



Vestidos Conjuntos Poleras

ANEXO III GANCHOS DE USO ESPECIFICOModelo Nombre Medida Material Gancho Apariencia Usos

Lencera

26 cm

Poliestireno Cristal

Plstico Transparente

Lencera

Ropa Interior

26 cm

Poliestireno Cristal

Plstico Transparente

Ropa Interior Ropa de Bao

Este es colgador de uso exclusivo de tiendas

Pauelos

5 cm

Polipropileno Plstico

Opaco

Pauelos Paoletas Accesorios

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