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DescripciónModif. nº

Fecha

CONTROL DE MODIFICACIONES

Edición/Fecha emisión:

Responsable del proceso:

Comisión Gestión

Documentos de referencia:

ISO 9001:2008

Cliente/s del proceso:

IP

Título / Procedimiento nº:PE-GP-03 Control y gestión de recursos económicos y administrativos de proyectos y convocatorias

Finalidad del procesoGestionar los recursos económicos derivados de la concesión de las convocatorias del Plan Nacional

Preparado por:

Comisión Gestión

Aprobado por:

Comisión Delegada

Convocatoria concedida

(1)

NODO ENTIDAD INTEGRADA IDISNA(COMISION GESTIÓN.)

Solicitar tres presupuestos(<50000€)

Autorizar el pago en la aplicación gestión de proyectos

Comisión delegada

PE-GP_002 Preparación de solicitudes de la

convocatoria

(2)

(3)

(6)

(7)

(8)

(10) (11)

(12)

(13)

NODO CENTRAL IDISNA

(14)

Inclusión de la convocatoria en la aplicación de gestión de proyectos

¿El importe supera el umbral permitido?

Realizar procedimiento de compra

Realizar seguimiento de los ingresos

Avisar al IP 2 meses antes de la finalización del plazo de entrega de memorias

Realizar memoria económica, científica y auditoría parcial según proceda

Realizar seguimiento presupuestario

Sí¿Necesidad de contratar

personal?¿Necesidad de realizar

compra?

PE-GP_004 Selección de

personal

(4)

(5)

(9)

Realizar reunión para establecer condiciones

Sí

Ejecutar la compra

No

Sí

Comunicar a la comisión delegada (>50000€)

¿Se aprueba la compra?

No

No

Sí

No

Sí

Servicios de Apoyos

Comunes

Realizar documento adquisición

inmovilizado

¿Se trata de un inmovilizado?

Firmar documento

No

Sí

A

(7)

(12)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

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Edición/Fecha emisión:

Responsable del proceso:

Comisión Gestión

Documentos de referencia:

ISO 9001:2008

Cliente/s del proceso:

IP

Título / Procedimiento nº:PE-GP-03 Control y gestión de recursos económicos y administrativos de proyectos y convocatorias

Finalidad del procesoGestionar los recursos económicos derivados de la concesión de las convocatorias del Plan Nacional

Preparado por:

Comisión Gestión

Aprobado por:

Comisión Delegada

Fin

(20)

Presentar Memoria del proyecto

¿Es necesaria una auditoríade cuentas?

Contratar un auditor

Presentar informe de auditoría al financiador

NoSí

A

NODO ENTIDAD INTEGRADA IISN (GESTIÓN DE PROYECTOS E INVESTIG.)

NODO CENTRAL IISN Comisión delegada

Servicios de Apoyos

Comunes

(21)

(22)

(23)

(24)

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Edición/Fecha emisión:

Responsable del proceso:

Comisión Gestión

Documentos de referencia:

ISO 9001:2008

Cliente/s del proceso:

IP

Título / Procedimiento nº:PE-GP-03 Control y gestión de recursos económicos y administrativos de proyectos y convocatorias

Finalidad del procesoGestionar los recursos económicos derivados de la concesión de las convocatorias del Plan Nacional

Preparado por:

Comisión Gestión

Aprobado por:

Comisión Delegada

Información diversaDocumentaciónde referencia

Registros

Info

rmaci

ón

div

ers

a

   

2) (aplicación de Gestión de proyectos)

2) Se incluye la convocatoria en la aplicación informática de Gestión de proyectos. Se introducen el presupuesto por anualidades y conceptos, plazos de memorias, partidas contables y otros datos del proyecto.

3) Se reúnen el nodo de la entidad integrada (gestión de proyectos) con los miembros del grupo de investigación para informarles de cómo se va a realizar el control y la gestión de los recursos económicos y administrativos. Los investigadores que no han utilizado estos servicios previamente se les informa del funcionamiento. (En las convocatorias del Gobierno de Navarra, los miembros del grupo investigador tienen que firmar un contrato de normas de gasto).

4) El investigador debe comunicar al personal de la entidad integrada el personal que va a contratar.

5) El investigador debe comunicar al personal de la entidad integrada las compras que va a realizar antes de hacerlas.

6), 7), 8) El nodo de la entidad integrada debe comunicar al nodo central de la compra del inmovilizado ya que en ese caso será necesario que el nodo central realice un documento de adquisición de inmovilizado que será firmado por los servicios de apoyo comunes.

9) 10), 11) En el caso de que de que el importe de la compra supere 12.000€ + IVA (umbral permitido) pero no exceda de los 50.000€ +IVA, el nodo entidad integrada debe solicitar tres presupuestos antes de realizar la compra. Si por el contrario, excede de los 50.000€, deberá comunicar al Nodo Central y éste se pondrá en contacto con la comisión delegada que será la encargada de aprobar o no la compra.

12),13),14) En el caso en que se apruebe la compra, se realizará un procedimiento de compra y se ejecutará la compra. En los casos en los que el importe sea inferior al umbral permitido, únicamente habrá que informar al nodo entidad integrada.

15) Los pagos serán autorizados en la aplicación de gestión de proyectos.

16) Se realiza un seguimiento de los ingresos aunque la primera anualidad (ingreso) sea automático.

17), 18) El nodo entidad integrada avisa 2 meses antes de la finalización del plazo de entrega de memorias, tanto de las parciales, como de la final, a los IP porque los siguientes ingresos tras la primera anualidad son tras presentar la memoria (científica y económica). La memoria económica la prepara el nodo entidad integrada y la técnica la tiene que presentar IP.

19) Hay una comunicación constante con los investigadores para avisarles del seguimiento presupuestario, bien sea a través de la aplicación de gestión de proyectos o vía email (para los que no tienen acceso).

20), 21) y 22) Si es necesaria una auditoría de cuentas el nodo central busca el auditor y completa el documento guía del auditor. El nodo central junto con el nodo entidad integrada presentan el informe de auditoría al financiador. Una vez cerrado el proyecto, el propio financiador puede realizar una auditoría.

23)Conjuntamente presentan la memoria final del proyecto y archivan la documentación correspondiente.

11) Documento de autorización de pago del investigador

17) Informe de auditoría

15)Aplicación gestión de proyectos

14) Memorias parciales y finales

3) Documento normas de gestión de proyectos concedidos.