Asignatura: Fundamentos de administración

Unidad: 2 3. Las áreas funcionales en una organización

Evidencia Definir las áreas funcionales de una empresa

A lo largo de esta asignatura conociste el fundamento administrativo en una organización. En la unidad 1, creaste tu propia empresa, posteriormente le diste base y estructura. Ahora, con base en la información de las actividades mencionadas, es tiempo de definir las áreas funcionales de tu empresa.

Por cada área funcional que exista en la empresa que creaste, menciona:

1. El nombre de los puestos y el número de empleados de cada una.

Puesto Número de EmpleadosGerente general 1Administrador 1Contador 1Coordinador de Ventas 1Coordinador de proyectos 1Coordinador de Atención a clientes 1Coordinador de Soporte Técnico 1Subcoordinador de análisis 1Subcoordinador de desarrollo 1Subcoordinador de implementación 1Subcoordinador de capacitación 1Analista 2Programador 2Implementador 2Técnico de capacitación 2Auxiliar administrativo 2Auxiliar contable 1Promotor 2operador 2técnico en soporte 2Total 28

2. La descripción de las principales funciones por área.

Determinamos las áreas:

Área funcional Actividades (no es exhaustivo) Puesto

Producción

Fabricación o desarrolloCoordinador de proyectosSubcoordinador de análisisSubcoordinador de desarrolloAnalistaProgramador

Gestión de almacenes (materias primas, productos terminados, etcétera)

Subcoordinador de implementaciónSubcoordinador de capacitaciónImplementadorTécnico de capacitaciónTécnico en soporte

Compras a proveedores Auxiliar contableTransporte (en su caso)

Finanzas

Contabilidad AdministradorPresupuestos ContadorTesoreríaCréditosAdministración

Marketing

ProductoPrecio Coordinador de Ventas

ComunicaciónCoordinador de Atención a clientesOperador

Distribución Promotor

Servicios internos

Asesoría jurídicaInformática Coordinador de Soporte TécnicoSeguridadLimpiezaComedoresServicio médicoRecursos humanos Auxiliar administrativo

Coordinador de proyectos: Será el encargado de vigilar que se cumplan las entregas de cada proceso analizado y documentado, al igual que verificar las entregas de cada módulo a desarrollar de cada sistema o módulo y ensamblar todas las partes para hacerla funcionar. De igual forma al momento de concluir un sistema verificar que este no contenga error alguno, al momento de cumplirse la depuración se procede a verificar que se capacite a los usuarios finales.

Subcoordinador de análisis: Será el encargado de realizar junto con los analistas los levantamientos de información según el proyecto asignado, de acuerdo a las fechas especificadas por el departamento de ventas al concertar las citas. Una vez terminado el análisis de cada proceso se procede a la verificación de estos con el cliente, para evaluar si se requiere o se corrija algo.

Subcoordinador de desarrollo: el tendrá la encomienda de delegar la elaboración de piezas a sus subordinados, así como conjuntar cada pieza al término de cada desarrollo para lograr entregar el proyecto final a coordinación de implementación.

Analista: será el encargado de llevar las bitácoras por separado de cada proyecto/proceso, documentándolo en los formatos que se le entregarán para el levantamiento de información. Se le entregarán un cronograma de actividades previamente elaboradas con coordinación de ventas y subcoordinador de análisis.

Programador: será el elemento para desarrollar el código funcional para cada proceso manual encontrado en la documentación entregada, si tuviera dudas se referirán

Subcoordinador de implementación: Será el encargado de supervisar y delegar el sistema final para realizar las pruebas necesarias y dar el visto bueno en cuanto a errores encontrados, enviarlos a depuración, así de nueva cuenta probar y liberar la versión final sin errores.

Subcoordinador de capacitación: Será el encargado de delegar a sus subordinados la encomienda de realizar cursos de capacitación a los usuarios finales sobre cada proyecto desarrollado.

Implementador: Se encarga de reunir los elementos necesarios para la correcta instalación, realizar pruebas, detección de errores internos y externos del sistema, así como el informe correspondiente de cada anomalía encontrada por escrito.

Técnico de capacitación: Será el que entre en contacto directo con el usuario final para adiestrarlo en la herramienta que usará, dependerá de cada proyecto desarrollado así como un plan de actividades previamente elaborada por su superiores.

Técnico en soporte: Será el encargado de proporcionar ayuda en línea tanto de los clientes externos de la empresa, como internos de nuestra empresa, sobre los sistemas desarrollados e implementados, con capacidad de detectar posibles errores no encontrados y no documentados previa depuración.

Auxiliar contable: Encargado de realizar las compras a proveedores para adquirir licencias de software para desarrollo de sistemas propios, material de oficina, consumibles periféricos, etre otros, además de coordinar pagos a proveedores.

Administrador: tendrá las siguientes actividades

Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.

Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.

Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.

Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar.

Elabora y mantiene actualizada la ejecución presupuestaria de la unidad.

Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor.

Efectúa las conciliaciones bancarias.

Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal.

Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, construcción de obras y reparaciones necesarias en la dependencia.

Controla el saldo del fondo fijo.

Realiza transferencias y demás trámites para la cancelación o movimientos de cuentas.

Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad.

Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del régimen tributario.

Tramita o verifica los viáticos.

Lleva registro y control de proveedores.

Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad.

Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que rige la materia.

Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica.

Elabora y hace seguimiento a la órdenes de pago tramitadas por la unidad.

Rinde cuentas ante los entes controladores.

Solicita presupuestos a empresas comerciales.

Redacta documentos y memoranda en general.

Lleva el control de contratos prestados a la Institución.

Participa en la implementación de sistemas contables, financieros y administrativos.

Asiste y participa en reuniones del comité de compras y otras, referentes al área de su competencia.

Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Contador: Será el encargado de registrar operaciones y emitir información sobre las utilidades o pérdidas obtenidas, determina y cumple las obligaciones fiscales de la empresa, analiza la información financiera y sugiere cursos de acción para el aprovechamiento de sus recursos monetarios, practica diferentes tipos de auditorías, todo lo anterior con una visión humanística y de servicio a la sociedad.

Coordinador de Ventas: Será el encargado de elaborar programas mensuales de visitas y llamadas telefónicas a clientes, para poder concertar citas y sobre estos diferenciar clientes potenciales en adquisición de software y delegar dichos programas a sus subordinados.

Coordinador de Atención a clientes: Verificará que cada llamada o atención brindada vaya de acuerdo a la política y lineamientos de la empresa para evaluar la satisfacción de cada cliente

Operador: Proporciona información extendida a cada cliente si lo requiere, tiene la encomienda de sacarlo de sus dudas con respecto a nuestra organización.

Promotor: Proporciona información a usuarios o clientes potenciales de acuerdo a sus necesidades propias de cada empresa, de todos los productos que se han desarrollado y liberado para uso comercial.

Coordinador de Soporte Técnico: Será el encargado de delegar a sus subordinados de repartir la atención de cada proyecto para que éstos no tengan problemas al momento de brindar apoyo al usuario final.

Auxiliar administrativo: Será el encargado de verificar los perfiles al momento de contratar, verificará los sueldos cada quincena, elaborará informes de entradas y salidas, para poder determinar estímulos aplicables por diferentes concepto, como puntualidad y asistencia, etc...

Universidad de Carabobo, dirección de recursos humanos, recuperado el 10 de Junio de 2014 de http://www.uc.edu.ve/Recursos_Humanos/manual_cargo/cargos_unicos/administrador.htm

¿Qué actividades desarrolla un Contador?Recuperado el 10 de Junio de 2014 de http://www.lasallep.edu.mx/administracion/index.php?option=com_content&view=article&id=915:ique-actividades-desarrolla-un-contador&catid=18:contaduria-home