Supervisor Jurídico es la plataforma web (personalizada con el logotipo del despacho), que el Consejo Andaluz de Colegios de Abogados facilita a los colegiados para implantar a cualquier empresa el “Modelo de Organización y Gestión” establecido por la reforma del Código Penal (Art. 31bis), vigente desde el 1 de Julio de 2015.

Tal y como comprobará, en las siguientes pantallas se contemplan todos los requisitos obligatorios para que la Persona Jurídica esté exenta de responsabilidad penal.

Para una mejor comprensión hemos dividido la explicación de los procesos en tres fases:

1. Puesta en marcha

2. Trabajos internos

3. Seguimiento periódico

Para que la Persona Jurídica esté exenta de responsabilidad penal

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PRIMERA FASE - PUESTA EN MARCHALa puesta en marcha es una fase que puede realizarla el Supervisor o Compliance Officer, aunque por su automatismo y datos que contiene también podría realizarla personal de la empresa.

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BASE DE DATOSEl sistema cuenta con una base de datos relativa a DELITOS que pueden cometer las empresas, CONDUCTAS delictivas que pueden ocasionar dichos delitos.

24 Delitos118 Conductas delectivas

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CONDUCTAS DELICTIVASLas conductas delictivas de cualquier delito se crean automáticamente a partir de la base de datos, pudiendo editarlas para modificar cualquier texto, añadir nuevas conductas o eliminar las que se crea conveniente.

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EMPLEADOSEsta pantalla relaciona, tal y como puede apreciar, determinados datos de aquellos empleados que desempeñan funciones en la empresa susceptibles de conductas delictivas.

También incluimos para cada empleado su coste anual, incluida la seguridad social a cargo de la empresa y las horas de presencia.

Cualquier dato puede editarse, modificándolo, creando un nuevo empleado o eliminándolo. Para ello basta con pulsar el icono representado por un lapiz.

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ACTIVIDADESEn cada uno de los delitos definidos, usted seleccionará las actividades que pueden generar dicho delito, como consecuencia de una conducta delictiva de aquellos empleados que realicen cada actividad.

A cada actividad se le asigna un responsable, con independencia de los empleados que desempeñen dicha actividad.

Cualquier actividad se puede editar de forma análoga a como hemos comentado en las pantallas anteriores.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS O PROTOCOLOSEl sistema contiene redactado el Manual de procedimientos o protocolos desarrollado de acuerdo a la metodología que se aplica para cumplir todos los requisitos definidos por el Art. 31bis del Código Penal.

No obstante, usted puede modificarlo o confeccionar cuantos manuales desee, disponiendo para ello de un potente tratamiento de textos que le facilita el diseño o forma que quiera darle.

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SISTEMA DISCIPLINARIODe forma análoga a lo que hemos comentado para el Manual de procedimientos o protocolos, el sistema también contiene redactado un manual que desarrolla el sistema disciplinario de la empresa, donde se han incluido determinadas sanciones, siguiendo las directrices marcadas por el Estatuto de los Trabajadores.

No obstante, al tratarse de un régimen disciplinario interno, usted puede de acuerdo con su asesor laboral, modificarlo o confeccionar otro manual con los criterios que considere oportunos.

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COMUNICACIONESEn esta pantalla se procede al envío del los Manuales de procedimientos y disciplinario a cada uno de los empleados de la empresa.

Como puede apreciar, todo es automático pues tan solo debe marcar el check del documento a enviar y el check del empleado o empleados a quien desea remitírselo.

SEGUNDA FASE - TRABAJOS INTERNOSEn esta segunda fase conoceremos los procesos que necesariamente debe realizar personal de la empresa para controlar todas las actividades que hemos definido en la primera fase.

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CONTROLESAl seleccionar un delito concreto, aparecerán las distintas actividades que pueden ocasionarlo y debajo de cada actividad figura el control o controles que deben realizarse para que dicha actividad se desarrolle con eficacia y sin riesgos.

En la pantalla ejemplo aparece un delito que cuenta con dos actividades y cada una de ellas tiene un control. De forma análoga a como hemos comentado en pantallas anteriores, cualquier control puede editarse para modificarlo, crear uno nuevo o anularlo.

Pulsando el icono que representa un documento, el sistema permitirá entrar en la pantalla que veremos a continuación (Calificación de registros).

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CALIFICACIÓN DE REGISTROSEn esta pantalla figuran los registros o comprobaciones que pertenecen al control seleccionado y evidencian o demuestran que dicho control se está realizando de forma eficaz. Para ello procedemos a calificar la forma en que se cumplimenta el registro.

La calificación mencionada la realiza el responsable de la actividad a la que pertenece el control cuyo registro estamos calificando. Es en definitiva, el único trabajo que tiene que hacer la empresa.

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VALORACIÓN DE CONTROLESComo consecuencia de las calificaciones de los registros, se calcula automáticamente la evaluación del control. Dicha evaluación ira cambiando dependiendo de la calificación que vayamos dando a sus registros.

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EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES DE LA ACTIVIDADTal y como se ve en pantalla las evaluaciones de los controles de cada actividad pueden ser distintas dependiendo de la valoración que indican su número de estrellas.

Pulsando el icono que representa el signo € pasamos a la pantalla que veremos a continuación (Anotación de tiempos).

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ANOTACIÓN DE TIEMPOSEsta pantalla permite que el responsable de la actividad anote el tiempo en minutos que ha utilizado para calificar los registros de cada control, en aquellas fechas que se haya planificado. Pudiendo conocer así el histórico de fechas y tiempos que nos facilita información sobre su dedicación.

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NO CONFORMIDADES, FALTAS Y SANCIONESTal y como establece la Reforma del Código Penal, el sistema también le permite registrar un documento de “no conformidad”, como consecuencia de cualquier incidencia que se produzca o conozca al calificar los registros.

Dicha “no conformidad” dará lugar a la correspondiente acción correctiva para intentar que no vuelva a producirse.

Por último, la “no conformidad” puede considerarse una falta grave o muy grave, en cuyo caso se establecerá la sanción oportuna. Para ello, también cuenta con una completa relación de faltas y sanciones que usted puede editar para modificar, añadir o anular.

TERCERA FASE - SEGUIMIENTO PERIODICOEn esta fase es donde se materializa el trabajo fundamental del Supervisor o Compliance Officer.

Como veremos en las siguientes pantallas todos los procesos son automáticos y permiten “cumplir rigurosamente” el resto de obligaciones que el Código Penal establece para que la Persona Jurídica quede exenta de responsabilidad penal.

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CHEQUEOSAl entrar a esta pantalla el sistema realiza ocho chequeos automáticos con el fin de efectuar determinadas comprobaciones que son necesarias para garantizar que los datos y resultados del seguimiento periódico son correctos.

El nombre de cada chequeo describe por si mismo las comprobaciones que se realizan, indicando a continuación de cada uno de ellos un icono con OK si dicho chequeo no tiene ninguna anomalía, o STOP en caso contrario.

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CHEQUEOS CON ANOMALÍASCualquier chequeo que indique el icono STOP puede abrirse para conocer la anomalía que existe. Por ejemplo, en pantalla hemos abierto el chequeo “Controles sin registro” y nos indica que existe un delito que tiene una actividad con un control que no posee registros. En este caso procederíamos a establecer los registros necesarios para ese control.

Esta forma de actuar nos garantiza la credibilidad del sistema como consecuencia de la inexistencia de anomalías, datos que falten o controles no representativos por estar verificados con demasiada antigüedad.

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DEDICACIÓN DE RESPONSABLES POR ACTIVIDADOtra importante comprobación que facilita el sistema de forma automática, es proporcionar el costo que supone la dedicación de cada responsable como consecuencia del tiempo utilizado para controlar la actividad o actividades de las que es responsable. Para ello, basta con marcar en la pantalla el check correspondiente a ese o esos responsables y pulsar la tecla calcular para obtener la información que veremos a continuación.

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COSTO DE LOS RESPONSABLES SELECCIONADOS (RECURSOS FINANCIEROS)En base a la selección realizada en la pantalla anterior, el sistema facilita el costo en euros que supone la dedicación de los recursos financieros aplicados en la empresa para la prevención de los delitos que puedan cometer sus empleados, tal y como establece uno de los requisitos del Modelo de Organización y Gestión.

De esta manera la empresa podrá, además de conocer su evolución y rebajar dichos costos, tenerlos en cuenta presupuestariamente para los siguientes ejercicios económicos

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SEGUIMIENTO PERIÓDICOTodos los procesos realizados anteriormente desembocan o tienen como finalidad la obtención automática del informe que puede ver en pantalla, donde conocera la situación en que se encuentran los controles establecidos para cada delito.

Esta forma de actuar tambien permite saber si sus controles han mejorado, empeorado o se mantienen en idéntica situación con respecto a la última evaluación.

La función principal del Supervisor o Compliance Officer, es comprobar la evolución del resultado, entrando en aquellos detalles que sea necesario cuando la situación del control empeora. Para ello la transparencia del sistema permite que el Supervisor pueda conocer cualquier detalle que solicite al responsable de la actividad.

Por último el Supervisor podrá, pulsando el icono representado por una flecha curvada, redactar el informe correspondiente a la evaluación de esa fecha y remitirlo a la dirección de la empresa y/o a los responsables de actividades que considere oportuno.

Como es evidente, la tendencia de la empresa debe ser a que todos sus controles tengan un valor “óptimo”, y dicho resultado se mantenga en todos los seguimientos futuros.