Para Windows y Mac FileMaker · iv Guía de usuario de FileMaker Pro Funcionamiento del texto 2-15...

FileMaker

Pro

5

©1995, 1997-1999 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker, Inc.5201 Patrick Henry DriveSanta Clara, California 95054www.filemaker.comFileMaker y ScriptMaker son marcas de FileMaker, Inc, registradas en los EE.UU. y en otros países, y el logotipo de la carpeta es una marca de FileMaker, Inc. Java, 100% Pure Java, todas las marcas y logotipos basados en Java son marcas de Sun Microsystems, Inc., en los EE.UU. y en otros países. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos titulares.Este software está basado parcialmente en el trabajo del grupo Independent JPEG.Partes del software © 1990 Access Softek, © 1991-1998 MERANT, o © 1992-1996 Novell, Inc. Reservados todos los derechos.Todas las personas y empresas que aparecen en los ejemplos son puramente ficticias; cualquier semejanza con personas o empresas existentes es una coincidencia.La mención de empresas y productos de terceras partes se hace sólo a título informativo y no constituye una recomendación. FileMaker no asume responsabilidad alguna con respecto a la selección, desempeño, o uso de estos productos. Todos los tratos, acuerdos y garantías, si los hay, tienen lugar entre el proveedor y los prospectivos usuarios.

Guía del usuario

Para Windows y Mac

Contenido

Prefacio

Utilizar FileMaker Pro

Registro y atención al cliente

xi

Utilizar la documentación de FileMaker Pro

xi

Organización de esta guía

xii

Acerca de las ilustraciones

xii

Utilizar la Ayuda de FileMaker Pro

xiii

Iniciar la Ayuda de FileMaker Pro

xiii

Ventana de temas de la Ayuda

xiii

Buscar temas en la ventana Contenido

xiii

Buscar un tema en la ventana Indice

xiv

Buscar un tema mediante palabras específicas

xv

Buscar información acerca de elementos específicos en FileMaker Pro

xvi

Obtener ayuda adicional

xvi

Utilizar otras herramientas

xvii

Capítulo 1

Conceptos básicos de FileMaker Pro

Bases de datos

1-1

Archivos de FileMaker Pro

1-2

Campos y registros

1-2

Presentaciones

1-3

Modos

1-4

Compartir datos

1-4

Comandos de menú

1-5

Utilizar barras de herramientas

1-5

Utilizar menús contextuales

1-6

Gestionar archivos

1-7

Iniciar FileMaker Pro

1-7

Abrir archivos

1-7

Cerrar archivos

1-8

Guardar archivos

1-8

Salir de FileMaker Pro

1-9

Capítulo 2

Añadir y visualizar datos

Funcionamiento de registros en modo Visualizar

2-1

Visualizar registros

2-2

Visualizar registros en tablas

2-2

Seleccionar registro actual

2-3

Desplazarse por registros

2-4

Añadir y duplicar registros

2-4

Añadir y duplicar registros relacionados

2-5

Eliminar registros

2-6

Introducir datos en registros

2-6

Seleccionar campos

2-7

Introducir y cambiar datos de campos

2-7

Copiar y desplazar datos en registros

2-9

Introducir datos preestablecidos de listas de valores

2-9

Desplazar datos mediante arrastrar y dejar

2-10

Insertar variables en campos

2-11

Reemplazar datos en campos

2-11

Funcionamiento de gráficos, sonidos y películas

2-12

Insertar gráficos en campos

2-13

Insertar películas y elementos multimedia de QuickTime en campos

2-13

Pegar gráficos, películas y sonidos del Portapapeles

2-14

Reproducir películas en los campos

2-14

Grabar y reproducir sonido en los campos

2-14

Eliminar gráficos, películas o sonidos de los campos

2-15

iv

Guía de usuario de FileMaker Pro

Funcionamiento del texto

2-15

Seleccionar texto

2-15

Editar texto

2-15

Formatear texto en modo Visualizar

2-16

Comprobar ortografía

2-16

Comprobar ortografía conforme se escribe

2-17

Funcionamiento de objetos OLE

2-17

Capítulo 3

Buscar y ordenar información

Buscar registros

3-1

Buscar texto y caracteres

3-2

Buscar coincidencias exactas en campos de texto

3-4

Buscar números, fechas y horas

3-4

Buscar rangos de información

3-5

Buscar datos en campos relacionados

3-5

Buscar registros que cumplan múltiples criterios

3-6

Buscar campos vacíos o no vacíos

3-7

Buscar duplicados

3-7

Buscar registros que no cumplan el criterio dado

3-7

Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultos

3-8

Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda

3-8

Ordenar registros

3-9

Capítulo 4

Previsualizar e imprimir información

Imprimir información en bases de datos

4-1

Preparar impresión

4-2

Especificar impresora (Windows)

4-2

Especificar impresora (Mac OS)

4-2

Preparar impresión de presentaciones anchas

4-2

Preparar impresión de presentaciones con subsumarios

4-3

Preparar impresión de sobres y etiquetas

4-3

Previsualizar datos en presentaciones

4-3

Imprimir

4-4

Capítulo 5

Crear bases de datos

Planificar archivos de bases de datos

5-1

Crear archivos de FileMaker Pro

5-2

Definir campos en bases de datos

5-3

Asignar nombres a los campos

5-4

Escoger tipo de campo

5-4

Definir campos de texto, fecha, hora, numéricos o contenedor

5-5

Definir campos de cálculo

5-6

Definir campos de sumario

5-7

Definir campos globales

5-9

Configurar opciones de campos

5-10

Definir entradas de datos automáticas

5-10

Definir validaciones de campo

5-11

Campos repetidos

5-12

Opciones de almacenamiento e indexación

5-12

Cambiar definiciones de campos

5-13

Eliminar definiciones del campo y datos

5-14

Capítulo 6

Crear y gestionar presentaciones e informes

Presentaciones e informes

6-1

Crear presentaciones e informes

6-2

Tipos de presentaciones

6-3

Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en columnas

6-6

Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en columnas

6-7

Consideraciones al crear una presentación de sobres

6-8

Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones

6-8

Configurar impresión de registros en columnas

6-9

Contenido

v

Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla

6-11

Funcionamiento de objetos en presentaciones

6-12

Herramientas de presentación

6-13

Seleccionar objetos

6-13

Copiar, duplicar y eliminar objetos

6-14

Desplazar objetos en presentaciones

6-15

Cambiar forma y tamaño de objetos

6-16

Proteger objetos de modificaciones

6-17

Funcionamiento de campos en presentaciones

6-17

Colocar y eliminar campos en presentaciones

6-17

Decidir ubicación de campos relacionados

6-21

Formatear datos de campos en presentaciones

6-23

Partes de una presentación

6-27

Tipos de partes de una presentación

6-28

Añadir o cambiar partes de una presentación

6-29

Definir saltos de página y numeración

6-32

Ordenar de nuevo partes de una presentación

6-33

Cambiar de tamaño partes de una presentación

6-34

Eliminar partes de una presentación

6-34

Capítulo 7

Personalizar presentaciones

Personalizar campos en presentaciones

7-1

Añadir bordes, relleno y líneas base a campos

7-1

Añadir barras de desplazamiento a campos

7-2

Definir listas de valores como entradas de datos

7-3

Formatear campos repetidos

7-8

Permitir o evitar entradas en campos

7-8

Configurar orden de tabulación para entrada de datos

7-9

Personalizar el aspecto de las presentaciones

7-10

Añadir texto a presentaciones

7-11

Formatear texto

7-13

Dibujar líneas y formas

7-15

Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos

7-16

Insertar gráficos en las presentaciones

7-18

Formatear gráficos en presentaciones

7-18

Mostrar límites de texto, de campo o de botón 7-18

Organizar objetos 7-19

Agrupar y desagrupar objetos 7-19

Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrás en las presentaciones 7-20

Rotar objetos 7-20

Alinear objetos 7-20

Utilizar herramientas para colocar objetos con precisión 7-21

Utilizar paleta Cuerpo con objetos 7-21

Utilizar reglas gráficas y retículas 7-22

Alinear objetos con las guías de ajuste 7-22

Utilizar retículas de objetos 7-23

Controlar la impresión 7-23

Especificar márgenes de página 7-23

Mostrar márgenes de página 7-24

Eliminar espacios vacíos en datos impresos 7-25

Evitar la impresión de objetos 7-27

Capítulo 8Funcionamiento de archivos relacionados

Visualizar datos de archivos relacionados 8-1

Terminología de bases de datos relacionales 8-2

Bases de datos relacionales 8-3

Crear relaciones entre archivos 8-4

Campos coincidentes en relaciones 8-6

Actualizaciones 8-6

Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparación 8-7

Funcionamiento de las bases de datos relacionales 8-8

Planificar bases de datos relacionales 8-8

vi Guía de usuario de FileMaker Pro

Crear bases de datos relacionales: generalidades 8-10

Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones 8-11

Cambiar relaciones 8-13

Escoger una relación diferente para el portal 8-14

Resumir datos en portales 8-14

Definir actualizaciones entre archivos 8-14

Definir actualizaciones 8-14

Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo 8-15

Crear relaciones de muchos a muchos 8-16

Capítulo 9Proteger bases de datos con contraseñas y grupos

Definir contraseñas 9-1

Eliminar o cambiar contraseñas 9-3

Definir grupos 9-4

Eliminar o cambiar grupos 9-6

Contraseñas y grupos: comparación 9-6

Capítulo 10Crear guiones para automatizar tareas

Guiones 10-1

Crear guiones: generalidades 10-3

Planificar guiones 10-3

Almacenar configuración antes de crear guiones 10-4

Definir guiones 10-5

Pasos de ScriptMaker 10-6

Controlar pasos de guiones 10-7

Desplazarse por pasos de guiones 10-7

Ordenar, buscar e imprimir pasos de guiones 10-7

Editar pasos de guiones 10-8

Pasos de guiones de campos 10-8

Pasos de guiones de registros 10-8

Pasos de guiones de ventanas 10-9

Pasos de guiones de archivos 10-9

Comprobar ortografía de pasos de guiones 10-9

Pasos de guiones para abrir elemento de menú 10-10

Pasos de guiones diversos 10-10

Cambiar guiones 10-11

Duplicar, cambiar nombre o eliminar guiones 10-11

Eliminar guiones 10-11

Importar guiones 10-12

Para importar un guión 10-12

Enumerar guiones en el menú Guiones 10-13

Utilizar botones con guiones 10-13

Definir botones 10-13

Copiar, cambiar o eliminar botones 10-14

Ejemplo de guión de ScriptMaker 10-15

Buscar registros relacionados 10-15

Capítulo 11Utilizar fórmulas y funciones

Fórmulas 11-1

Expresiones 11-2

Constantes 11-2

Referencias de campo 11-2

Operadores 11-3

Funciones 11-5

Funciones de texto 11-5

Funciones numéricas 11-7

Funciones de fecha 11-7

Funciones de hora 11-8

Funciones de agregación 11-8

Funciones de sumario 11-9

Funciones de repetición 11-10

Funciones financieras 11-10

Funciones trigonométricas 11-10

Funciones lógicas 11-11

Contenido vii

Funciones de estado 11-11

Funciones de diseño 11-13

Funciones externas 11-14

Capítulo 12Importar y exportar datos

Importar y exportar 12-1

Formatos de archivo 12-1

Importar datos en FileMaker Pro 12-2

Importar datos en archivos existentes 12-2

Convertir archivos de datos en nuevos archivos de FileMaker Pro 12-6

Exportar datos de FileMaker Pro 12-7

Exportar datos de subsumario 12-9

Capítulo 13Compartir bases de datos en red

Compartir archivos en red 13-1

Funcionamiento de archivos compartidos 13-2

Hospedar archivos 13-3

Abrir archivos como anfitrión 13-4

Cerrar archivos compartidos 13-5

Abrir archivos como invitado 13-5

Capítulo 14Publicar bases de datos en la Web

Publicación de bases de datos en la Web 14-1

Terminología Web 14-1

Web Companion de FileMaker Pro 14-2

Publicación en la Web al instante 14-2

Trabajar con bases de datos en la Web 14-3

Requisitos para publicar bases de datos en la Web 14-4

Conectar con Internet o con una intranet 14-5

Proteger bases de datos publicadas 14-5

Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadas 14-6

Crear páginas Web personalizadas 14-7

Publicación de bases de datos en la Web: generalidades 14-7

Activar Web Companion de FileMaker Pro 14-8

Web Companion de FileMaker Pro 14-8

Activar publicación en la Web al instante 14-8

Escoger una página principal para publicación en la Web 14-9

Escoger un idioma para publicación en la Web al instante 14-9

Realizar seguimiento de la actividad de la Web con archivos de registro 14-9

Activar administración a distancia para publicación Web 14-10

Seleccionar un método de seguridad para publicación en la Web 14-10

Especificar un número de puerto para publicación en la Web 14-11

Activar compartición de Web Companion 14-11

Configurar las vistas en el navegador 14-11

Escoger un estilo de Web 14-12

Escoger presentaciones para publicación en la Web 14-14

Configurar opciones de ordenación para publicación en la Web 14-14

Probar una base de datos publicada 14-15

Visualizar en un navegador la publicación en la Web 14-16

Examinar registros en la Vista Formulario 14-16

Examinar registros en Vista Tabla 14-17

Buscar registros 14-17

Ordenar registros 14-18

Crear registros 14-18

Editar registros 14-19

viii Guía de usuario de FileMaker Pro

Capítulo 15Utilizar ODBC con FileMaker Pro

ODBC 15-1

Terminología ODBC 15-1

Admisión de ODBC en FileMaker Pro 15-2

Compartir datos de FileMaker Pro mediante ODBC 15-2

Compartir datos mediante ODBC: generalidades 15-3

Activar Acceso a datos, de Companion 15-3

Seguridad 15-4

Acceder a datos de FileMaker Pro desde una aplicación cliente ODBC 15-4

Configurar el panel de control de ODBC 15-4

Importar datos desde otros orígenes de datos 15-5

Importar datos desde orígenes de datos ODBC: generalidades 15-6

Configurar el panel de control de ODBC 15-6

Conectar con un origen de datos ODBC desde FileMaker Pro 15-7

Crear una consulta SQL en FileMaker Pro 15-8

Importar resultados de consultas en FileMaker Pro 15-9

Ejemplo de importación ODBC 15-9

Configurar el panel de control de ODBC para el controlador de texto 15-10

Conectar con el origen de datos de evaluación de ODBC 15-11

Especificar consultas SQL en FileMaker Pro 15-12

Importar datos ODBC con uniones 15-12

Especificar uniones SQL 15-12

Automatizar conexiones ODBC 15-14

Apéndice APersonalizar FileMaker Pro

Configurar preferencias de la aplicación A-1

Configurar preferencias generales de la aplicación A-1

Configurar preferencias de presentación A-2

Configurar preferencias de memoria A-3

Configurar preferencias para marcar números telefónicos A-3

Configurar plug-ins A-4

Configurar preferencias del documento A-5

Configurar preferencias generales del documento A-5

Configurar preferencias ortográficas del documento A-6

Apéndice BCopias de seguridad y recuperación de archivos

Archivos de copia de seguridad B-1

Utilizar guiones para copias de seguridad B-2

Mantener archivos B-2

Guardar copias comprimidas B-2

Daños en archivos B-3

Recuperar archivos dañados B-3

Momento de recuperar B-3

Apéndice CReferencia rápida de FileMaker Pro (Windows)

Atajos de teclado y ratón C-1

Trabajar con objetos de presentaciones C-1

Formatear texto (Presentación y Visualizar) C-1

Seleccionar texto (Presentación y Visualizar) C-1

Editar C-2

Trabajar con archivos C-2

Intercambiar modos C-2

Controlar ventanas C-2

Acciones diversas C-3

Area de estado C-3

Contenido ix

Apéndice DReferencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS)

Atajos de teclado y ratón D-1

Trabajar con objetos en presentaciones D-1

Formatear texto (Presentación y Visualizar) D-1

Seleccionar texto (Presentación y Visualizar) D-1

Editar D-2

Trabajar con archivos D-2

Controlar ventanas D-2

Intercambiar modos D-2

Acciones diversas D-3

Area de estado D-3

Índice I-1

Prefacio Utilizar FileMaker Pro

La documentación del software de FileMaker® Pro proporciona información, ilustraciones e instrucciones paso a paso para facilitar el aprendizaje de todo lo referente a FileMaker Pro.

En este prefacio se explica cómo:

1 registrar la copia de FileMaker Pro y obtener acceso al soporte al cliente

1 usar la documentación de FileMaker Pro y otras herramientas para facilitar el trabajo con el producto

1 usar la Ayuda de FileMaker Pro

Windows: es necesario familiarizarse con Microsoft Windows y conocer las convenciones de Windows y del uso del ratón y del teclado. Consulte la documentación del ordenador.

Mac OS: es necesario familiarizarse con Mac OS y adquirir conocimientos acerca del uso del ratón, del trabajo con discos y otras convenciones de Mac OS. Consulte la documentación del ordenador.

Registro y atención al clienteRellene y envíe la tarjeta de registro del producto, regístrese en línea en www.filemaker.com/register o bien escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web en FileMaker Pro.

Para obtener información acerca del soporte técnico y la atención al cliente, consulte:

www.filemaker.com (clientes en América del Norte)

www.filemaker.com/intl (clientes fuera de América del Norte)

o escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web. En la página Web se encuentra el directorio de servicios de FileMaker, Inc., donde se detallan las opciones de servicios disponibles para los clientes de América del Norte, así como vínculos con los sitios internacionales de FileMaker, Inc., respuestas a las preguntas frecuentes y acceso a extensas bibliotecas de software usadas por el personal de soporte técnico. Si no dispone de acceso a la Web, vea la hoja de soporte técnico y de atención al cliente que se incluye en la caja del software. Los clientes de América del Norte también pueden llamar al 1-800-965-9090 para obtener información acerca de las opciones de servicios disponibles.

Utilizar la documentación de FileMaker ProEsta guía y el resto de la documentación proporcionan la información necesaria para instalar y utilizar FileMaker Pro.

La documentación de FileMaker Pro incluye:

1 este libro, la Guía de usuario de FileMaker Pro

1

la Ayuda de

FileMaker Pro,

un extenso sistema de ayuda en pantalla

1

la guía Puesta en marcha de

FileMaker Pro,

que contiene información sobre la instalación y las novedades, además de un tutorial

FileMaker Pro también incluye archivos de plantillas de bases de datos, así como referencias y ejemplos para facilitar tareas específicas. En la página Web de FileMaker, Inc., www.filemaker.com, se puede encontrar más información, consejos e ideas sobre bases de datos.

xii


La documentación de FileMaker Pro está dirigida a usuarios de Windows y de Mac OS. En la mayoría de los casos, la información y las instrucciones se refieren a ambos sistemas operativos. Si difieren, la información de Windows aparece primero. En la Ayuda en pantalla aparecen temas independientes para Windows y Mac OS.

Nota

Los números y fechas de los ejemplos de la documentación aparecen en formato español, como 30 de noviembre del 2001 y 1.234,50 Pts.

Organización de esta guía

La

Guía de usuario de

FileMaker Pro

está dividida en tres partes.

Parte 1: Utilizar bases de datos

En esta primera parte se proporciona la información necesaria para el uso de bases de datos existentes creadas con FileMaker Pro.

Parte 2: Diseñar y crear bases de datos

La segunda parte proporciona instrucciones detalladas para crear y diseñar bases de datos.

Parte 3: Compartir e intercambiar datos

La tercera parte explora las distintas maneras de compartir e intercambiar datos desde una base de datos, por ejemplo importándolos y exportándolos, compartiendo la base de datos en una red o en la World Wide Web o compartiendo los datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC.

Nota

Una base de datos de FileMaker Pro puede tener acceso restringido a ciertos menús y operaciones de bases de datos. Para obtener información sobre acceso y contraseñas, consulte al administrador de la base de datos o a la persona que la diseñó.

La información especial de esta guía de usuario tiene el aspecto siguiente:

Los mensajes iniciados por

Nota

o

Consejo

proporcionan información útil adicional acerca de un tema.

Los mensajes iniciados por

Importante

alertan de situaciones que requieren atención, como una acción que no se puede deshacer.

Los términos de glosario están definidos en la Ayuda de FileMaker Pro. Estos términos aparecen en cursiva en la guía de usuario y subrayados por una línea de puntos en la Ayuda.

Acerca de las ilustraciones

Esta guía de usuario es un libro multi-plataforma destinado a usuarios de FileMaker Pro en Windows y en Mac OS. Las ilustraciones aparecen mezcladas, reflejando situaciones de ambas plataformas. En las ilustraciones se han usado los sistemas Windows 98 y Mac OS 8.5. Lo que aparece en pantalla puede variar de las instrucciones del libro dependiendo de la plataforma y del sistema operativo que se utilice.

Windows: si se usa un sistema operativo Windows distinto de Windows 98 (como Windows 95 o Windows NT), es posible que lo que aparece en pantalla no coincida con la ilustración de la documentación.

Mac OS: si se usa el sistema Mac OS 7.6.1 y no se tiene instalada la extensión Appearance Manager, algunas opciones de los cuadros de diálogo aparecerán en menús desplegables en lugar de en pestañas.

Los elementos de un menú desplegable en Mac OS 7.6.1 aparecen como pestañas en Mac OS 8.0 y posteriores


xiii

Utilizar la Ayuda de FileMaker Pro

La Ayuda en pantalla de FileMaker Pro está disponible siempre que se esté ejecutando el programa. Contiene alguna información que no se encuentra en la documentación impresa, como consejos para la resolución de problemas o maneras alternativas de realizar una acción.

Iniciar la Ayuda de FileMaker Pro

Siempre que se abre la Ayuda de FileMaker Pro, se inicia la aplicación de la Ayuda de Windows (Windows) o la aplicación FileMaker Help Viewer (Mac OS). La aplicación de ayuda se ejecuta independientemente de FileMaker Pro.

Para iniciar la Ayuda de FileMaker Pro mientras se ejecuta el programa, realice uno de los procedimientos siguientes:

1

Escoja el menú

Ayuda

> y un comando de menú

1

Windows: pulse F1

1

Mac OS: pulse la tecla Ayuda o

2

-?

Al pulsar la tecla F1 o Ayuda, aparece, en la ventana de la Ayuda, el tema de la Ayuda asociado a la ventana o al cuadro de diálogo que esté abierto.

Nota

Para obtener información de la versión, copyright y otros detalles acerca de esta versión de FileMaker Pro, escoja el menú

Ayuda

>

Acerca de FileMaker Pro

.

Ventana de temas de la Ayuda

Para pasar a otros temas en la Ayuda de FileMaker Pro, haga clic en los botones y en el texto subrayado de la ventana de temas de la Ayuda.

Para obtener información específica sobre el uso de la Ayuda de FileMaker Pro, por ejemplo, cómo imprimir un tema, escoja el menú

Ayuda

>

Contenidos e índice

, haga clic en la pestaña

Indice

y escriba

Ayuda en pantalla

.

Buscar temas en la ventana Contenido

En FileMaker Pro, escoja el menú

Ayuda

>


, o haga clic en el botón

Temas de ayuda

en cualquier ventana de un tema de la Ayuda de FileMaker Pro para mostrar el contenido. Cuando se abre el contenido de la Ayuda de FileMaker Pro, aparece una lista con los temas de la Ayuda, organizados como la tabla de contenido de un libro.

Para mostrar una lista con las secciones de cada tema, haga doble clic (Windows) o haga clic (Mac OS) en un icono de libro. Después haga doble clic (Windows) o haga clic (Mac OS) en un tema para mostrar la ventana del tema de la Ayuda.

Título del tema actual

Hacer clic para volver al último tema

Hacer clic paraver una visión

general de estetema

Hacer clic para imprimir el tema

Hacer clic en eltexto subrayadopara saltar a un

tema relacionadocon el actual

Hacer clic para pasar al tema anterior o al siguiente

Hacer clic paraver el contenido

de la Ayuda

Hacer clic en eltexto subrayadopor puntos para

ver unadefinición de

glosario

xiv


Buscar un tema en la ventana Indice

La Ayuda de FileMaker Pro incluye una lista alfabética de las entradas de índice, o

palabras clave

(palabras o frases significativas), que facilitan la búsqueda de los temas que contienen la información deseada. Cada entrada de índice está asociada a uno o más temas.

En esta guía se hace referencia a ciertas entradas de índice para facilitar la búsqueda de información detallada sobre un tema de la Ayuda de FileMaker Pro.

Para usar el índice de la Ayuda:

1.


Ayuda

>


y haga clic en la pestaña

Indice

. O bien haga clic en el botón

Temas de ayuda

en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaña

Indice

.

2.

En la ventana Indice, escriba la entrada de índice que busca o parte de la misma.

El índice muestra una lista con las entradas que comienzan por los caracteres introducidos. Bajo algunas entradas de índice aparece una lista con varios temas de la Ayuda.

3.

Haga doble clic en una entrada o en un tema para mostrar la ventana del tema de la ayuda.

Contenido de la Ayuda de FileMaker Pro para Windows

Contenido de la Ayuda de FileMaker Pro para Mac OS

Desplazarse por la listaalfabética o escribir las

primeras letras de laentrada buscada para

explorar el índice.

Indice de la Ayuda


xv

Buscar un tema mediante palabras específicas

Si no encuentra la información que busca en el contenido o en el índice de la Ayuda, especifique una o varias palabras significativas para buscarlas en todos los temas de la Ayuda. La Ayuda de FileMaker Pro muestra una lista con todos los temas que contienen la palabra o palabras especificadas y el número de temas encontrados. Para afinar la búsqueda, especifique combinaciones de palabras. Por ejemplo, puede buscar todos los temas que contengan las palabras “definir” y “guión”.

Para encontrar un tema según una palabra o un grupo de palabras específico:

1.


Ayuda

>


y haga clic en la pestaña

Buscar

. O bien haga clic en el botón

Temas de ayuda

en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaña

Buscar

.

Windows: la primera vez que se hace clic en

Buscar

en la Ayuda de FileMaker Pro, aparece el cuadro de diálogo Asistente para la instalación de Buscar. Siga las instrucciones del asistente para configurar la Ayuda de FileMaker Pro para buscar palabras. Este procedimiento de configuración sólo se realiza una vez.

2.

En la ventana Buscar, escriba la palabra a buscar.

3.

Para afinar la búsqueda, realice uno de los procedimientos siguientes:

Windows: escriba más palabras en la línea. Haga clic en

Opciones

, seleccione

Todas las palabras escritas en cualquier orden

, seleccione

Inmediatamente después de presionar una tecla

para comenzar la búsqueda, y haga clic en

Aceptar

. También puede seleccionar varias palabras para buscar pulsando Ctrl mientras hace clic en ellas en la lista de coincidencias.

Mac OS: haga clic en

Más opciones

y escriba otra palabra en la nueva fila bajo la primera palabra. Después haga clic en

Buscar

. Puede añadir varias filas y escoger en los menús desplegables distintos parámetros por palabra.

4.

En la lista de temas, seleccione un tema y haga clic en

Mostrar

.

En la ventana del tema de la Ayuda, la Ayuda de FileMaker Pro muestra cada aparición de la palabra o palabras buscadas.

Escribir la palabra opalabras a buscar

Seleccionar una o máspalabras coincidentes

Hacer clic en el temabuscado

Número de temasencontrados

Buscar palabras en la Ayuda de FileMaker Pro para Windows

Hacer clic para buscaruna palabra específica

Escoger opciones de losmenús desplegables para

especificar parámetrosde búsqueda

Seleccionar untema de la lista

Hacer clic para añadir otrapalabra a la búsqueda

Escribir la palabra a buscar

Buscar palabras en la Ayuda de FileMaker Pro para Mac OS

xvi


Buscar información acerca de elementos específicos en FileMaker Pro

Mientras trabaja en la base de datos, puede encontrar información sobre un cuadro de diálogo abierto o sobre ciertos elementos a los que apunta el ratón, según la plataforma que utilice.

Si utiliza FileMaker Pro para Windows, puede realizar cualquiera de las acciones siguientes:

1

Abrir un cuadro de diálogo y pulsar F1. Se abrirá el tema de la Ayuda de dicho cuadro de diálogo.

1

Hacer clic en el botón

Ayuda

en cualquier panel si utiliza el asistente de Nueva presentación/informe. Se abrirá el tema de la Ayuda de dicho panel.

1

Apuntar a una herramienta o elemento de una ventana y leer su descripción en la ventana desplegable o en la barra de estado en la parte inferior de la ventana.

1

Obtener información acerca de elementos individuales de un cuadro de diálogo haciendo clic en el botón

?

en la esquina superior derecha (en los cuadros en los que aparece un botón

?

o pulsando Mayús+F1 y haciendo clic en un elemento dentro del cuadro de diálogo. También puede hacer clic con el botón secundario en un elemento del cuadro de diálogo y escoger

¿Qué es esto?

en el menú contextual. (Para cerrar un tema ¿Qué es esto?, haga clic en cualquier lugar del tema de ayuda.)

Si utiliza FileMaker Pro para Mac OS, puede realizar cualquiera de las acciones siguientes:

1

Escoger el menú

Ayuda

>

Ayuda de FileMaker Pro

o pulsar

2

-? para descubrir cómo abrir un cuadro de diálogo.

1

Abrir el cuadro de diálogo y pulsar la tecla Ayuda. Se abrirá el tema de la Ayuda de dicho cuadro de diálogo.

1

Hacer clic en el botón

Ayuda

en cualquier panel si utiliza el asistente de Nueva presentación/informe. Se abrirá el tema de la Ayuda de dicho panel.

1

Escoger el menú

Ayuda

>

Mostrar globos

y apuntar a un control en la ventana de la base de datos o seleccionar un comando de un menú para obtener información sobre el mismo.

Obtener ayuda adicional

Use la Ayuda para obtener información sobre estas tareas adicionales:

Un tema de Ayuda ¿Qué es esto?

Para obtener información sobre

Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

Imprimir un tema de la Ayuda Ayuda, imprimir

Añadir notas o instrucciones a un tema (

anotaciones

)Realizar anotaciones en la ayuda en pantalla

Crear marcadores para acceder rápidamente a los temas más frecuentes

Crear marcadores en la Ayuda en pantalla

Copiar todo o parte de un tema a una aplicación que admita texto, para compilar la información de ayuda más frecuente

Copiar Ayuda

Configurar las preferencias de la Ayuda para personalizar su uso

Ayuda, personalizar

Un tema de globode Ayuda


xvii

Utilizar otras herramientas

Use las siguientes herramientas adicionales para facilitar el trabajo con FileMaker Pro.

Utilice Para

Puesta en marcha de

FileMaker Pro

Instalar FileMaker Pro en el disco duro. Además, utilice el tutorial para obtener una visión general sobre el uso y el diseño de bases de datos de FileMaker Pro. Si ha usado una versión anterior de FileMaker Pro, puede obtener información sobre las novedades de esta versión.

Archivos de plantillas de FileMaker Pro

Consultar y trabajar con archivos de bases de datos creados con FileMaker Pro. Puede utilizar las plantillas para su negocio o para uso personal, tal y como están o cambiarlas para satisfacer sus necesidades. Disponibles en la carpeta Plantillas. La carpeta Plantillas contiene además otra información útil.

Navegador Web, Ayuda

Obtener Ayuda al trabajar con bases de datos en el navegador. Disponible al hacer clic en el botón de ayuda en la interfaz de publicación en la Web al instante.

Parte 1

Utilizar bases de datos

Capítulo 1


Este capítulo ofrece información básica acerca de las bases de datos y la utilización de FileMaker Pro. En él se aprende a:

1

trabajar con campos y registros

1

utilizar los modos de FileMaker Pro

1

ejecutar comandos de menú

1

gestionar archivos

Si no tiene experiencia con FileMaker Pro, repase el tutorial incluido en la guía

Puesta en marcha de FileMaker Pro

.

Bases de datos

Una

base de datos

es un almacén de información, o

datos

, que se puede organizar, actualizar, ordenar, consultar e imprimir conforme se necesite. Una libreta de direcciones o un archivador son ejemplos de bases de datos. En ambos se almacenan unidades similares de información organizadas para su fácil recuperación.

En el archivador, hay que escoger una forma de ordenar los datos, por ejemplo, alfabéticamente por el último nombre o por región. Almacenar contactos y direcciones en FileMaker Pro permite organizar la información de muchas formas. La información se puede ordenar por país, ciudad, último nombre o incluso por los tres campos.

También se pueden ver subconjuntos de los datos, por ejemplo, sólo los contactos en una ciudad concreta. Una base de datos no sólo conserva información, sirve para organizarla y analizarla y hacer comprensible su significado.

Una base de datos puede consistir en un

archivo

con los nombres, direcciones y números de teléfono y fax de todos los clientes.

Una base de datos también puede estar formada por muchos archivos que, juntos, contengan toda la información de un tema concreto o de temas relacionados (denominados a veces

sistemas de bases de datos

). Las prestaciones relacionales de FileMaker Pro permiten unir información de distintos archivos para crear una

base de datos relacional

. Por ejemplo, un archivo puede mostrar los clientes que realizaron un viaje determinado y un

archivo relacionado

el precio que pagaron. Para obtener más información sobre bases de datos relacionales, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.

M N

Nicolás García

Carretas, 7

Madrid

(717) 555-0011

SP 28027

Registros

Campos

Una libreta de direcciones es como una base de datos

1-2


FileMaker Pro incluye archivos de plantillas que permiten empezar sin pérdida de tiempo. Para abrir un archivo de plantillas, escoja el menú

Archivo

>

Nueva base de datos

y seleccione el archivo que se ajuste a sus necesidades.

Archivos de FileMaker Pro

Para empezar a trabajar con FileMaker Pro, debe familiarizarse antes con los conceptos básicos de los archivos de FileMaker Pro y con algunos sencillos conceptos sobre bases de datos.

Campos y registros

Los

campos

son los elementos fundamentales de un archivo de bases de datos. Se utilizan para almacenar, calcular y mostrar los datos introducidos en los registros. Cada unidad de información de los registros, como el nombre, número de ID o número de teléfono, se almacena en un campo.

En el ejemplo anterior, los campos localizan la información de nombre y dirección. Por ejemplo, escriba el nombre de un cliente en el campo Nombre, el apellido en el campo Apellidos, etc. Utilice un campo por cada unidad de información almacenada.

Un archivo de base de datos contiene uno o más

registros

. Cada registro contiene campos que albergan información similar acerca de temas o actividades. Por ejemplo, los campos de un registro del archivo de clientes contiene información de las direcciones de un cliente.

Para introducir datos en un archivo de base de datos, es necesario crear un registro e introducir datos en sus campos. Una vez creados los registros de un archivo, existen varias formas de trabajar con ellos: se pueden editar, ordenar, consultar los que contengan determinados datos y compartir los datos en red.

La información introducida en un campo es su

valor

. Los valores de los campos se pueden escribir, importar desde otra aplicación o introducir de diversas formas. Deben tener uno de los formatos siguientes:

1

de texto

1

numérico

Archivo de facturas

002ID Cliente

Eduardo GarcíaNombre del cliente

91-3660105Teléfono

ProductoID ProductoET3

PrecioBolsa de viaje 5.000.- Pts.

ET4 Reserva 6.000.- Pts.

12345ID Factura

ET3ID Producto

Bolsa de viajeProducto

5.000.- Pts.Precio

002ID Cliente

Eduardo GarcíaNombre

91-3660105Teléfono

Archivo de productosArchivo de clientes

34Paquete

Registro de la base de datos de clientes


1-3

1

de fecha

1

de hora

1

de gráfico, sonido, película o, sólo para Windows, OLE

1

de resultado de fórmulas que calculan el valor del campo

1

de sumario de valores de campo en grupos de registros

Presentaciones

En FileMaker Pro, las

presentaciones

determinan la forma de organizar la información para ver, imprimir, buscar e introducir datos y realizar informes con ellos. Las presentaciones no almacenan los datos, sólo los muestran.

Los archivos de bases de datos pueden tener muchas presentaciones diferentes que muestren los datos de distintas formas. En un archivo de base de datos se pueden diseñar distintas presentaciones para la introducción de datos, los informes de sumarios, la impresión de etiquetas de correo, la publicación de bases de datos en la Web, etc. Las modificaciones en el diseño de una presentación no afectan a los datos ni a las otras presentaciones del archivo. Al cambiar los datos de un campo, las modificaciones se reflejan en todas las presentaciones de la base de datos.

En una presentación se puede:

1

escoger los campos a mostrar

1

organizar y dar formato a los campos

1

añadir o modificar etiquetas de campos

1

crear informes para, por ejemplo, agrupar o resumir datos

1

añadir botones que faciliten la utilización del archivo

1

especificar los registros a imprimir

1

añadir gráficos y texto para enfatizar o resaltar

Sergio GómezCarretas, 728026 Madrid, España

Los mismos datos se organizan de diferentes maneras con distintas presentaciones.

Juanita Alvarez 91-3660105Nicolás García 91-3880106Eduardo García 91-3669897Sergio Gómez 91-4080850Rodolfo Fernández 948-545278Mario Pérez 98-4510105Juan García 91-8557894Emilio Velilla 91-3679105Le Nguyen 91-3469926Kentaro Ogawa 91-5653660Carlos Martínez 91-4289516John Smith 94-5278588Carmen López 91-3366010Sergio Gómez 91-4536601Luis Alfredo Gracia 94-3660985

Lista de teléfonos

Querida María,

Gracias por reservar un crucero con nosotros. Valoramos y apreciamos la oportunidad de trabajar con usted.

Si tiene alguna duda sobre las reservas, no dude en llamarnos. Nuestro deseo es que quede satisfecha del crucero.

Atentamente,Juan García

1-4


Modos

En FileMaker Pro el trabajo con datos se realiza mediante cuatro modos.

Para cambiar de modo, utilice el menú desplegable de la parte inferior izquierda de la ventana o escoja uno en el menú Vista.

Compartir datos

Una ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es la posibilidad de compartirlos. Los datos se pueden compartir con otros usuarios de FileMaker Pro en una red o utilizar Companion de FileMaker Pro para compartirlos en la Web o con ODBC.

1

Si se utiliza FileMaker Pro para compartir datos en red con más de diez invitados, los archivos deben hospedarse con FileMaker Server. Para obtener más información, consulte el capítulo 13, “Compartir bases de datos en red”.

Modo Tareas

Visualizar En este modo se trabaja con los datos de los archivos. Se añaden, ven, modifican, ordenan, omiten (ocultan) y eliminan registros. En modo Visualizar se realiza la mayor parte del trabajo, como la entrada de datos.

Buscar Busca registros concretos que coincidan con un conjunto de criterios. A continuación, se puede trabajar con este subconjunto de registros, denominado

conjunto encontrado

. Una vez encontrado el grupo de registros, FileMaker Pro vuelve al modo Visualizar para poder trabajar con ellos.

Presentación Determina la forma de presentar la información en pantalla y en los informes, etiquetas y formularios impresos. En este modo se diseñan presentaciones para tareas concretas, como introducir datos o imprimir facturas y sobres. Se pueden crear presentaciones propias u organizar campos y demás objetos para modificar las presentaciones existentes.

Vista previa Muestra la forma en que aparecerán los datos en los formularios e informes antes de imprimirlos. El modo Vista previa resulta especialmente útil en presentaciones con varias columnas, como etiquetas de correo, y en informes agrupados con sumarios.

Menú desplegable de modos

Modo Visualizar

Modo Buscar

Modo Vista previa

Modo Presentación


1-5

1

Para obtener más información acerca de la publicación de datos de FileMaker Pro en la Web, consulte el capítulo 14, “Publicar bases de datos en la Web”. Para obtener más información acerca del número de direcciones IP que pueden acceder a una base de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba

guests

.

1

Para obtener más información acerca de la compartición de datos mediante ODBC, consulte el capítulo 15, “Utilizar ODBC con FileMaker Pro”.

Comandos de menú

Existen varias maneras de acceder a los comandos de menú de FileMaker Pro.

Formas de acceder a un comando de menú:

1

escogerlo en un menú

1

pulsar un atajo de teclado

1

hacer clic en una herramienta de una barra de herramientas

1

escogerlo en un menú contextual

1

activarlo desde un evento Apple

Para obtener una lista de los atajos de teclado más utilizados, consulte apéndice C, “Referencia rápida de FileMaker Pro (Windows)”, y apéndice D, “Referencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS)”.

Importante

Si no se dispone de acceso completo a un archivo, algunas opciones de menú aparecen atenuadas. Por ejemplo, al abrir un archivo sin tener acceso a la creación de registros, el comando Nuevo registro y el botón de la barra de herramientas aparecen atenuados.

Utilizar barras de herramientas

Las barras de herramientas proporcionan acceso rápido a muchos comandos de menú de FileMaker Pro.

Para ver la descripción de un botón, mantenga el cursor sobre él.

Los botones de la barra de herramientas varían en función del modo utilizado. Por ejemplo, la barra de herramientas estándar del modo Visualizar contiene botones que facilitan la creación y eliminación de registros. En modo Buscar, los botones facilitan la creación y eliminación de peticiones de búsqueda.

Además, cada conjunto de barras de herramientas dispone de diferentes comandos de menú:

Barra de herramientas Modo Tipos de comandos

Estándar

todos los modos

Comandos del sistema operativo, como Nueva base de datos, Copiar o Pegar, además de los comandos de menú de cada modo, por ejemplo, Nuevo registro, en modo Visualizar o Nueva presentación/informe, en modo Presentación.

La información de herramientas describe cada botón de la barra

Barra de herramientas estándar del modo Visualizar

Para cambiar de posición las barras de herramientas, arrastrar el manipulador

Barra de herramientas estándar del modo Buscar

1-6


La ubicación y la posición de las barras de herramientas se puede modificar desplazándolas y cambiándolas de tamaño.

Utilizar menús contextuales

Para editar objetos con rapidez, escoja los comandos de edición directamente en un

menú desplegable

, (“menús contextuales” en Mac OS).

Los comandos de menús contextuales varían según el modo utilizado, el elemento sobre el que se encuentra el cursor y si existe un elemento seleccionado. Por ejemplo, si existe texto seleccionado en modo Visualizar, aparecen comandos como Cortar, Copiar o Pegar y comandos de formato de texto. Si se selecciona un campo en modo Presentación, se accede a un conjunto de comandos diferente.

Para mostrar un menú contextual en Windows, pulse el botón secundario del ratón mientras el puntero se encuentra sobre un objeto o unos datos. En Mac OS, pulse la tecla Control al hacer clic con el botón del ratón sobre un objeto o unos datos.

Formato de texto

Visualizar y Presentación

Comandos de menú de formatos de texto para cambiar fuente, tamaño, estilo y color del texto

Disposición Presentación Comandos para desplazar o reorganizar objetos (agrupar, bloquear, mover del frente hacia atrás, rotar y alinear)

Herramientas Presentación Comandos para acceder a las herramientas de edición del panel de estado, como las herramientas Texto, Rectángulo, Campo, etc.

Para Realice lo siguiente

Mostrar barras de herramientas

Escoja el menú

Vista

>

Barras de herramientas

y especifique las barras de herramientas con las que trabajar.

Ocultar barras de herramientas

Escoja el menú

Vista

>


y especifique las barras de herramientas a desactivar. En las barras de herramientas flotantes también se puede hacer clic en el cuadro de cierre.

Desplazar barras de herramientas

Haga clic en el manipulador de la parte izquierda de las barras de herramientas y arrastre hasta la nueva ubicación.

Cambiar el tamaño de las barras de herramientas

Aleje las barras de herramientas de la barra de menú. En Windows, arrastre, a continuación, el lado izquierdo, derecho o inferior de las barras de herramientas. El cursor se convierte en una flecha doble. En Mac OS, arrastre la esquina inferior derecha de las barras de herramientas.

Barra de herramientas Modo Tipos de comandos

ModoAreas en las que se encuentran menús contextuales

Visualizar Barras de herramientas, regla de texto, campos y fuera de los campos

Buscar Barras de herramientas, campos y fuera de los campos

Vista previa Barras de herramientas o cualquier parte del documento

Presentación Barras de herramientas, regla de texto, campos, objetos o grupo de objetos, texto seleccionado, partes o cualquier lugar de la presentación

Menús contextuales en modo Visualizar

Menús contextuales en modo Presentación


1-7

Gestionar archivos

En FileMaker Pro, se puede trabajar con archivos de bases de datos existentes o iniciar nuevos archivos. Las secciones siguientes describen cómo trabajar con archivos de FileMaker Pro existentes. Para obtener más información acerca de la creación de bases de datos, consulte el capítulo 5, “Crear bases de datos”.

Iniciar FileMaker Pro

Existen varias formas de iniciar la aplicación FileMaker Pro:

1

Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro

1

Haga doble clic en un archivo de FileMaker Pro

1

Arrastre un archivo de FileMaker Pro sobre el icono de FileMaker Pro

1

Windows: haga clic en el botón

Inicio

,

Programas

>

FileMaker Pro 5 > FileMaker Pro.

Abrir archivos

Para abrir un archivo cuando FileMaker Pro ya está ejecutándose:

1.

Escoja el menú

Archivo

>

Abrir

.

2.

Haga doble clic en el nombre del archivo que desee abrir.

Si se solicita una contraseña, escríbala y haga clic en

OK.

Para abrir un archivo cuando FileMaker Pro no está ejecutándose, escoja uno de los métodos siguientes:

1

Haga doble clic en el icono del archivo

1

Arrastre el archivo sobre el icono de la aplicación FileMaker Pro

1

Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro. En el cuadro de diálogo

Nueva base de datos

, seleccione

Abrir un archivo existente

, haga clic en

OK

y doble clic en el nombre del archivo.

Los archivos de FileMaker Pro para Windows se pueden abrir en Mac OS y viceversa. Si tiene intención de mover archivos entre plataformas, es recomendable incluir la extensión .FP5 en los nombres de archivo. Si se añaden o eliminan extensiones de nombres de archivo, es necesario volver a especificar las ubicaciones de los archivos relacionados y de los archivos con guiones externos.

Para obtener más información acerca de la apertura de archivos hospedados en otro ordenador, consulte “Abrir archivos como invitado” en la página 13-5.

Consejo

Los archivos abiertos recientemente se pueden mostrar en el menú Archivo. Consulte “Configurar preferencias generales de la aplicación” en la página A-1.

No olvide las observaciones siguientes:

1

Si abre un archivo creado con una versión anterior de FileMaker Pro (versión 4.1 y anteriores), debe convertirlo al formato de FileMaker Pro 5. Los campos de fechas que almacenaban y mostraban años de dos dígitos (92, por ejemplo) aparecen tras la conversión con años de cuatro dígitos (1992). Puede ser necesario cambiar el tamaño de los campos de fechas para que muestren cuatro dígitos o darles formato para que muestren dos dígitos. Para obtener más información acerca de la apertura de archivos de versiones anteriores, escoja el menú

Ayuda

>



Indice

y escriba

converting files

.

Importante

Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

1

Al abrir archivos guardados con formatos internos por defecto y diferentes de los formatos del sistema definidos en el ordenador, pueden aparecer mensajes de alerta. En la ayuda se documenta el trabajo con archivos internos. Escoja el menú

Ayuda

>



Indice

y escriba

international formats

.

1-8


1

Si el administrador de la base de datos asigna una contraseña por defecto, se pueden abrir archivos con acceso limitado. Para obtener más información, consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1 y póngase en contacto con el administrador.

1

En FileMaker Pro se pueden abrir directamente archivos creados en otra aplicación, como muchas versiones de Microsoft Excel. Consulte “Importar datos en FileMaker Pro” en la página 12-2.

Cerrar archivos

Se puede cerrar un archivo sin salir de FileMaker Pro o se puede salir de FileMaker Pro, lo que cierra todos los archivos de FileMaker Pro.

Importante

FileMaker Pro guarda los cambios realizados en un archivo mientras se trabaja y siempre que se cierra un archivo o se sale de la aplicación.

Para cerrar un archivo, compruebe que la ventana del archivo está activa y realice uno de los procedimientos siguientes:

1

Escoja el menú

Archivo

>

Cerrar

.

1

En Windows: haga doble clic en el icono del documento, en la esquina superior izquierda de su ventana.

1

En Windows: haga clic en el botón de cierre, en la esquina superior derecha de la barra de menú.

1

En Mac OS: haga clic en el cuadro de cierre, en la esquina superior izquierda de la ventana.

Guardar archivos

FileMaker Pro guarda automáticamente los cambios realizados en un archivo conforme se trabaja. También permite especificar la frecuencia con que FileMaker Pro guarda los cambios. Consulte “Configurar preferencias de memoria” en la página A-3.

Importante

Es recomendable realizar copias de seguridad de los archivos. Guarde siempre una copia antes de efectuar cambios importantes. Después de eliminar un campo desde el cuadro de diálogo

Definir campos

o de eliminar registros con los comandos

Eliminar registro

o

Eliminar todos los registros

no es posible restaurar los datos. Para obtener más información, consulte apéndice B, “Copias de seguridad y recuperación de archivos”.

Para guardar una copia del archivo:

1.

Active el archivo a guardar y escoja el menú

Archivo

>

Guardar una copia como

.

2.

En la lista

Guardar una

(Windows) o

Tipo

(Mac OS), escoja una opción para guardar la copia.

Escoja esta opción Para realizar lo siguiente

copia del archivo actual

Duplicar todo el archivo, incluidas las definiciones de campos, presentaciones, guiones, opciones de ajuste de página y datos. Es recomendable duplicar los archivos antes de efectuar cambios importantes.

copia comprimida (más reducida)

Comprimir todo el archivo en menos espacio de disco mediante la recuperación de espacio no utilizado del archivo. Guardar una copia comprimida resulta útil si se editan numerosos registros con frecuencia.

clon (una copia sin registros)

Crear una copia con todas las definiciones de campos, presentaciones, guiones y opciones de ajuste de página, pero sin los datos. Haga un clon para obtener una plantilla del archivo.


1-9

3.

Escriba un nombre para el nuevo archivo.

4.

Haga clic en

Guardar

.

Salir de FileMaker Pro

Cuando haya terminado de trabajar en FileMaker Pro, escoja el menú

Archivo

>

Salir

(Windows) o

Archivo

>

Salir

(Mac OS). FileMaker Pro guarda siempre los cambios realizados en el archivo al salir de la aplicación.

Importante

Cierre siempre FileMaker Pro antes de apagar el ordenador.

Opciones paraguardar la copia

Nombre del nuevoarchivo

Extensión

Cuadro de diálogo Guardar una copia como (Windows)

Opciones paraguardar una copia

Nombre delnuevo archivo

Cuadro de diálogo Guardar una copia como (Mac OS)

Capítulo 2


Existen muchas formas de visualizar los datos y trabajar con ellos en una base de datos de FileMaker Pro. En este capítulo se explica cómo:

1

visualizar registros en una base de datos

1

añadir, duplicar y eliminar registros

1

añadir y editar datos en los campos

1

trabajar con texto en los campos

1

comprobar la ortografía de los datos

Para obtener una introducción a los campos y los registros, consulte “Campos y registros” en la página 1-2.

Funcionamiento de registros en modo Visualizar

En modo Visualizar, se pueden introducir, ver, cambiar y eliminar datos de la base de datos. FileMaker Pro guarda los cambios realizados en los archivos conforme se trabaja.

En modo Visualizar, se puede trabajar con todos los registros de un archivo o con un grupo de registros denominado

conjunto encontrado

. Los registros se pueden mostrar ordenados según un tipo o con el orden en el que se añadieron al archivo.

Para cambiar desde otro modo al modo Visualizar, escoja el menú

Vista

>

Modo

Visualizar

.

La base de datos contiene una o más

presentaciones

que muestran los datos de diferentes maneras. Si la base de datos dispone de varias presentaciones, se puede escoger una diferente en el menú desplegable de presentaciones, en la parte superior del área de estado.

Para obtener más información, consulte “Guardar archivos” en la página 1-8, “Buscar registros” en la página 3-1, “Ordenar registros” en la página 3-9, y “Presentaciones e informes” en la página 6-1.

Menúdesplegable

PresentaciónIcono de agenda

Número de registrosdel archivo

Estado del ordenactual de los

registros

Area de estado

Controles para ampliar/reducir

Control de área de estado


Archivo de productos en modo Visualizar.Barra de herramientas Estándar

2-2


Visualizar registros

FileMaker Pro ofrece tres vistas en cada presentación: formulario, lista y tabla. Al cambiar de vista, cambia temporalmente la forma de visualizar e imprimir registros.

La ilustración siguiente muestra la misma presentación con tres vistas.


1

Si dispone de privilegios de diseño de presentación, puede especificar las vistas disponibles en cada presentación. Consulte “Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la página 6-11.

Para controlar más el aspecto de los datos, cree presentaciones diseñadas para mostrar registros en lista o tabla. Consulte “Lista/informe en columnas” en la página 6-3 y “Vista Tabla” en la página 6-4.

1

Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla no afectan a las bases de datos publicadas mediante la publicación en la Web al instante de FileMaker Pro. Para configurar las vistas de publicación en la Web, consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Visualizar registros en tablas

1.

Para ver los registros en tablas, escoja el menú

Vista

>

Ver como tabla

.

Para verEn los modos Visualizar, Buscar y Vista previa, realice lo siguiente

Registros individuales Escoja el menú

Vista

>

Ver como formulario.

Registros en una lista Escoja el menú

Vista

>

Ver como lista.

Registros en tablas Escoja el menú

Vista

>

Ver como tabla. (

Consulte la siguiente sección, “Visualizar registros en tablas”.)

Ver como formulario

Al visualizar los registros de una lista o tabla, aparecen todos los que caben en la pantalla

Ver como lista

Ver como tabla

Datos de camposEtiquetas decampo


Ordenar de nuevo las columnas

Haga clic en la cabecera de una columna y arrástrela hasta la nueva ubicación.

Cambiar el tamaño de una columna

Mueva el puntero hasta el borde de la cabecera de la columna. Cuando adopte la forma de doble flecha ( ), arrastre hasta conseguir el tamaño deseado.

Para precisar la anchura, seleccione una o más columnas, haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS). En el menú contextual, escoja

Establecer

anchura de columna

. En el cuadro de diálogo, introduzca una anchura, escoja las unidades de la lista y haga clic en

OK

.


2-3

2.

Si FileMaker Pro solicita guardar los cambios realizados en la presentación, se puede escoger cómo aparecerá ésta la siguiente vez que se abra el archivo.


1

Si dispone de privilegios de diseño de presentación, puede establecer las opciones para personalizar la presentación y sus funciones en Ver como tabla. (Consulte“Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la página 6-11.)

1

Puede seleccionar varias columnas para ordenarlas de nuevo, cambiar su tamaño u ordenar los datos, pero no seleccionar varias celdas de una tabla.

1

Si una presentación contiene un portal, Ver como tabla muestra los datos desde el primer registro relacionado (la primera fila del portal). Consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.

1

Para obtener más información acerca de Ver como tabla, escoja el menú

Ayuda

>



Indice

y escriba

View as table command

.

Seleccionar registro actual

En modo Visualizar, una base de datos tiene un registro actual (seleccionado) cada vez.

Ordenar registros

1

Haga clic en la cabecera de una columna.

1 Seleccione una o más columnas, haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control mientras hace clic (Mac OS) y escoja el tipo de ordenación en el menú contextual. Si selecciona varias columnas, su orden (izquierda a derecha) determina el tipo de ordenación. Para obtener más información, consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.

Nota Los registros se pueden ordenar cuando Ordenar datos al seleccionar columna está seleccionado en el cuadro de diálogo Propiedades de vista Tabla. Consulte “Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la página 6-11.

Para Haga clic en

Ver los cambios en la presentación Sí

Ver la presentación en el estado anterior a los cambios No


La barra deregistro actual

señala el registroseleccionado

Ver como tabla

Cabeceras de columnas. Cada columna muestra un campo de la presentación actual

Los valores de campos repetidosaparecen horizontalmente

En esta vista El registro actual es

Ver como formulario

El registro de la pantalla

Ver como lista o Ver como tabla

El registro marcado con una barra gruesa en el lateral izquierdo. Para trabajar con otro registro, haga clic en él para convertirlo en el actual.

2-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Para obtener información acerca de las vistas, consulte “Visualizar registros” en la página 2-2.

Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la fila del portal (haga clic dentro de la fila pero fuera de cualquier campo). Para obtener información acerca de registros relacionados y portales, consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.

Desplazarse por registrosPara desplazarse de un registro a otro, utilice el icono de agenda del área de estado.

Añadir y duplicar registrosAl añadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena los registros nuevos al final del archivo. En modo Visualizar, el nuevo registro aparece a continuación del actual o del último registro del conjunto encontrado.

Barra deregistro actual

en Ver comolista

Hacer clic dentro de la fila del portal para seleccionar el registro relacionado

Portal

Para desplazarse Realice lo siguiente

Un registro cada vez hacia delante

Haga clic en la última página del icono de la agenda.

Un registro cada vez hacia atrás

Haga clic en la primera página del icono de la agenda

Rápidamente hasta un registro concreto

1 Haga clic en el número del registro actual, en la parte inferior del icono de la agenda, escriba el número del registro que busca y pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).

1 Pulse Esc, escriba el número de registro y pulse Intro o Retorno.

Rápidamente por los registros

Arrastre el marcador hacia arriba o hacia abajo para desplazarse hacia delante o hacia atrás.

Por los registros de Ver como lista y Ver como tabla

Utilice la barra de desplazamiento situada a la derecha de la ventana.

A un registro con un valor único conocido

Consulte “Buscar registros” en la página 3-1.

Icono de agenda Marcador

Número del registro actual Número de registros

del archivo

Añadir y visualizar datos 2-5

1 Si los registros están ordenados o semi-ordenados, el nuevo registro aparece inmediatamente después del actual y el estado de orden cambia a Semi-ord.

1 Si los registros están desordenados, el nuevo registro aparece a continuación del último registro del conjunto encontrado. Para obtener más información, consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.

Nota Si un archivo está bloqueado, protegido contra escritura o no se dispone de privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro no añade registros nuevos. Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

Si el campo está definido para introducir valores de campo automáticamente, estos valores aparecen en el nuevo registro. Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.

Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6.

Añadir y duplicar registros relacionadosSi trabaja con archivos relacionados, puede añadir registros al archivo relacionado conforme introduce datos en un registro del archivo maestro.

Nota Sólo se pueden añadir registros relacionados desde el archivo maestro si la relación está definida para permitir la creación de dichos registros. (Consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

Para En modo Visualizar, realice lo siguiente

Añadir un nuevo registro vacío

Escoja el menú Registros > Nuevo registro. Aparece un registro vacío con un campo seleccionado.

Añadir rápidamente un registro con los mismos datos, o similares, a los de un registro existente.

Seleccione el registro a duplicar. A continuación, escoja el menú Registros > Duplicar registro. (Consulte “Seleccionar registro actual” en la página 2-3.)

Añadir o duplicar registros relacionados

Consulte la siguiente sección.


Crear un registro en el archivo maestro

Escoja el menú Registros > Nuevo registro.

Añadir un registro a un archivo relacionado

1 Si el campo relacionado está en un portal, escriba los datos en el campo de la última fila (vacía) del portal y pulse la tecla Tabulador.

1 Si el campo relacionado no está en un portal, escriba los datos en el campo y pulse Tabulador.

Duplicar un registro maestro (y mostrar los datos relacionados)

Compruebe que no existen registros seleccionados en un portal y escoja el menú Registros > Duplicar registro.

Duplicar un registro relacionado de un portal

Seleccione el registro del portal y escoja el menú Registros > Duplicar registro.

Portal con los registrosrelacionados del archivoFacturas_elementos.fp5

Archivo maestro

Para añadir un registro relacionado al archivo Facturas_elementos.fp5, escribir en la última fila del portal


Para obtener más información acerca de archivos relacionados, consulte “Visualizar datos de archivos relacionados” en la página 8-1.

Eliminar registrosAl eliminar un registro, se desechan permanentemente los datos de todos sus campos.

Importante Los datos no se pueden recuperar y la acción de eliminar registros no se puede deshacer. Antes de eliminar registros, es recomendable hacer una copia de seguridad del archivo.

Si se trabaja en una base de datos relacional y la opción para eliminar registros relacionados del cuadro de diálogo Editar relación está seleccionada, cuando se elimina un registro maestro FileMaker Pro elimina los registros relacionados. Para obtener más información, consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.


1 Para eliminar permanentemente una definición de campo y todos los datos del campo de todos los registros, consulte “Eliminar definiciones del campo y datos” en la página 5-14.

1 Para omitir temporalmente registros del conjunto encontrado sin eliminarlos de la base de datos, consulte “Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultos” en la página 3-8.

Introducir datos en registrosLas secciones siguientes describen cómo añadir o cambiar datos en una base de datos de FileMaker Pro.

Si se trabaja con una base de datos sin registros, se debe crear uno para poder introducir datos. Consulte “Añadir y duplicar registros” en la página 2-4.

Nota Si un archivo está bloqueado, protegido contra escritura o no se dispone de privilegios de acceso para editar registros, no se pueden modificar sus datos. Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

Para eliminar Realice lo siguiente

Un registro En modo Visualizar, seleccione el registro a eliminar. (Si elimina un registro maestro de una base de datos relacional, no seleccione la fila de un portal en el registro maestro.) Escoja el menú Registros > Eliminar registro y haga clic en Eliminar.

Un registro relacionado

Seleccione la fila de un portal en el archivo maestro haciendo clic dentro de la fila pero fuera de sus campos. Escoja el menú Registros > Eliminar registro y haga clic en Eliminar.

Nota Para eliminar registros relacionados, Permitir el borrado de registros del portal debe estar seleccionado en el cuadro de diálogo Ajustar portal. (Consulte “Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados” en la página 6-22.)

Un grupo de registros

Compruebe que el conjunto encontrado sólo contiene los registros a eliminar. (Consulte “Buscar registros” en la página 3-1.) En modo Visualizar, escoja el menú Registros > Eliminar todos los registros y haga clic en Borrar.

Todos los registros de una base de datos

1 En modo Visualizar, escoja el menú Registros > Mostrar todos los registros y escoja el menú Registros > Eliminar todos los registros.

1 Crear un clon de la base de datos sin registros. Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8.

Para eliminar Realice lo siguiente


Seleccionar campos

Para obtener más información acerca de la selección de campos en los modos Visualizar y Buscar, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba fields, current.

Introducir y cambiar datos de camposSe pueden introducir tantos datos como permita el límite de caracteres del tipo de campo. Por ejemplo, 255 caracteres en un campo numérico. Sólo se pueden ver e imprimir los datos que se ajustan a los límites del campo.

ParaEn los modos Visualizar y Buscar, realice lo siguiente

Seleccionar un campo Haga clic en el campo

Seleccionar el contenido de un campo

Seleccione el campo y escoja el menú Edición > Seleccionar todo.

Desplazarse al campo siguiente

Pulse la tecla Tabulador (o haga clic en el campo).

Desplazarse al campo anterior

Pulse Mayús+Tabulador (o haga clic en el campo).

Desplazarse por los elementos de una lista de valores.

Pulse las teclas de dirección. Consulte “Introducir datos preestablecidos de listas de valores” en la página 2-9. Mac OS: las teclas de dirección no sirven para desplazarse por los elementos de los menús desplegables. Es necesario utilizar el ratón.


Introducir datos en campos de texto

Haga clic en el campo y escriba el texto (hasta 64.000 caracteres, aproximadamente).

Introducir datos en campos numéricos

Haga clic en el campo y escriba hasta 255 caracteres.

Introducir datos en campos de fecha

Haga clic en el campo y escriba una fecha en una de sus líneas. Escriba el día, mes y año con números (por ejemplo, 2/3/2002), separados por un carácter no numérico, como – (menos) o / (barra oblicua).

Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos.

Introducir datos en un campo de hora

Haga clic en el campo y escriba la hora (o un lapso de tiempo) de la forma siguiente:

1 horas

1 horas y minutos

1 horas, minutos y segundos

Separe las horas, minutos y segundos con un carácter no numérico como : (dos puntos).

Escriba la hora con formato de 24 o de 12 horas, con o sin AM o PM. (AM indica horas anteriores a las 12:00.)

Añadir datos a un campo contenedor

Consulte “Funcionamiento de gráficos, sonidos y películas” en la página 2-12 y “Funcionamiento de objetos OLE” en la página 2-17.

Insertar un carácter de tabulador en un campo

Haga clic donde desee insertar el tabulador. Pulse las teclas Control+Tabulador (Windows) u Opción+Tabulador (Mac OS).

Añadir datos a campos con formato de botones circulares o de opción, cuadros de verificación, listas y menús

Consulte “Introducir datos preestablecidos de listas de valores” en la página 2-9.

Eliminar datos de un campo Seleccione los datos y pulse Retroceso o Suprimir.

Editar, dar formato o comprobar la ortografía del texto de un campo

Consulte “Funcionamiento del texto” en la página 2-15.




1 Los campos pueden estar definidos para garantizar que los datos se introducen con un formato concreto o dentro de un rango determinado. Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10 y “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.

1 En algunos campos no se pueden introducir o cambiar datos. Por ejemplo, en campos de cálculo o de sumario con formatos diseñados para impedir entradas. El contenido de estos campos se puede copiar en otros. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4 y “Permitir o evitar entradas en campos” en la página 7-8.

1 Si en un campo de fecha no se escribe el año ni un carácter separador para el año, FileMaker Pro introduce el año actual. (Excepto si se ha definido en las opciones de campo la validación Año de 4 dígitos. Consulte “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.)

1 Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

1 Para devolver el registro actual al estado previo a la adición o cambio de datos, escoja el menú Registros > Restablecer registro antes de abandonar el registro actual o seleccionar otro.

1 Puede pegar un valor del índice del campo, que contiene todos los valores del campo seleccionado. Los índices se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba index.

1 Además de escribir, existen otras formas de introducir datos en un campo, como importarlos o copiarlos de otra fuente mediante un archivo relacionado o configurar FileMaker Pro para que introduzca automáticamente los datos al crear un registro. Consulte “Importar y exportar” en la página 12-1,“Visualizar datos de archivos relacionados” en la página 8-1, y “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.

1 Para obtener más información acerca de la introducción y modificación de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba entering data.

Utilización de una URL en un campoSi dispone de una URL (dirección Web) válida en un campo, puede abrirla en la aplicación determinada:

1. Haga clic en el campo para seleccionarlo.

2. Haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) sobre la URL.

3. En el menú contextual, escoja Abrir <URL>.

Nota Esta función exige que esté instalado el archivo URL.DLL (Windows) o Internet Config 1.1 ó posterior (Mac OS). Estos componentes se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba URL.

Cambiar datos con rapidez, utilizando los comandos de un menú desplegable

Consulte “Utilizar menús contextuales” en la página 1-6.



Copiar y desplazar datos en registrosPuede copiar valores de cualquier tipo de campo, incluidos los campos con formato de botones circulares o de opción, cuadros de verificación, listas y menús.


1 Al copiar un registro se copia todo, excepto los datos de los campos contenedor. Los datos se copian con formato delimitado por tabuladores y con el orden en que aparecen los campos en la presentación. Los estilos de texto, como negrita o cursiva, no se copian.

1 La información se puede arrastrar y dejar entre distintos campos, registros y aplicaciones. Consulte “Desplazar datos mediante arrastrar y dejar” en la página 2-10.

1 Para obtener más información acerca de copiar y desplazar datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escribadata. moving.

Introducir datos preestablecidos de listas de valoresLos valores de campos pueden aparecer como botones circulares o de opción, cuadros de verificación, listas desplegables o menús desplegables. Estas opciones se pueden utilizar para introducir con rapidez datos preestablecidos. Los datos se definen en listas de valores.


Copiar o desplazar un valor de un campo a otro

Seleccione el contenido del campo y escoja el menú Edición > Copiar o Cortar. Muestre otro registro, si es necesario. (Consulte “Desplazarse por registros” en la página 2-4). Seleccione el campo en que almacenar los datos y escoja el menú Edición > Pegar.

Copiar un valor de un campo del último registro al que se ha accedido (haciendo clic o pulsando Tabulador)

Haga clic en el campo que almacenará los datos. Escoja el menú Insertar > Desde último registro.

Copiar valores de un registro en otra aplicación, como un procesador de texto

Sin seleccionar campos, escoja el menú Edición > Copiar. Pegue los valores del Portapapeles en la otra aplicación.

Copiar los datos de un registro maestro y de todos los registros relacionados de un portal

Sin seleccionar campos ni registros de un portal, escoja el menú Edición > Copiar.

Copiar un registro relacionado de un portal

Seleccione un registro relacionado y escoja el menú Edición > Copiar.

Copiar el conjunto encontrado de registros en el Portapapeles

Sin seleccionar campos, escoja el menú Edición > Copiar pulsando Mayús (Windows) u Opción (Mac OS).

Duplicar datos de otro registro en el registro actual

Consulte “Añadir y duplicar registros” en la página 2-4.


Nota Si se dispone de privilegios de diseño de presentación, se pueden establecer las opciones de formato de los campos para determinar su aspecto en la presentación. Por ejemplo, el formato determina si los elementos de Otro y de Edición aparecen en botones circulares, cuadros y listas o menús desplegables. Consulte “Formatear campos para utilizar listas desplegables, menús desplegables, cuadros de verificación o botones circulares al visualizar listas de valores” en la página 7-6.

Desplazar datos mediante arrastrar y dejarArrastrar y dejar se puede usar para transferir información dentro de un archivo de FileMaker Pro o entre FileMaker Pro y otras aplicaciones que admitan arrastrar y dejar.

Por ejemplo, puede arrastrar un número de un campo y dejarlo en otro campo de la misma base de datos o arrastrar un objeto de una presentación de FileMaker Pro y dejarlo en un documento de Microsoft Word.

En FileMaker Pro, se puede utilizar arrastrar y dejar en los modos Visualizar, Buscar y Presentación. Para activar o desactivar la función para arrastrar y dejar texto en los modos Visualizar y Buscar, seleccione o deseleccione Activar arrastrar y dejar selección de texto en el área General del cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación. Consulte “Configurar preferencias generales de la aplicación” en la página A-1.

Para obtener más información acerca de arrastrar y dejar, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba drag and drop.


Escoger un valor preestablecido de un menú o lista desplegable

Haga clic en campo y escoja el valor del menú o lista desplegable.

Deseleccionar una lista Pulse Esc o haga clic otra vez en el campo.

Escribir un valor no incluido en una lista desplegable

Haga clic en el campo otra vez y escriba el valor.

Nota Si el campo tiene seleccionada la opción de validación Miembro de lista de valores, debe escribir un valor de la lista. Consulte “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.

Seleccionar o deseleccionar un botón circular (de opción)

Haga clic en el botón para seleccionar un valor.

Para deseleccionar un botón, pulse Mayús y haga clic en él.

Seleccionar o deseleccionar un cuadro

Haga clic en el cuadro para seleccionar o deseleccionar un valor.

Introduzca un valor no incluido en una lista de valores

Escoja o haga clic en Otro. Escriba un valor en el cuadro de diálogo y haga clic en OK.

Deseleccionar un elemento de Otro

En el cuadro de diálogo, escoja o haga clic en Otro y elimine el valor asociado (y sus retornos de carro). Haga clic en OK. Esta acción deselecciona el campo.

Cuadros de verificación

Botones circulares

Lista desplegableMenú desplegable

Hacer clic para introducir valores no incluidos en la lista

Escoger paraeditar los valores

de la lista

Editar una lista de valores Escoja Edición y cambie los valores del cuadro de diálogo. Haga clic en OK.



Insertar variables en camposPara insertar en un campo la fecha, hora o nombre de usuario actuales, en los modos Visualizar y Buscar:

1. Haga clic en el campo.

2. Escoja el menú Insertar > Fecha actual, Hora actual o Nombre de usuario actual.

Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

Una vez insertada la fecha, hora o nombre de usuario en un campo, sus valores no cambian. Para mostrar un valor que se actualice, coloque un símbolo de fecha, hora o nombre de usuario en la presentación. Consulte “Insertar en presentaciones el número de página, la fecha u otras variables” en la página 7-12.

Reemplazar datos en camposEl contenido de un campo se puede reemplazar en todos o en un conjunto de registros con:

1 otro valor (por ejemplo, reemplazar el valor Verde con Azul)

1 una serie nueva de números secuenciales (por ejemplo, cuando se han desordenado los registros)

1 un cálculo. También se pueden modificar los valores existentes en un campo con un cálculo que incluya el campo (por ejemplo, cambiar el valor Sueldo bruto por el resultado del cálculo Sueldo bruto + 1000).

Antes de empezar, no olvide las observaciones siguientes:

1 Importante Los valores de campos reemplazados no se pueden deshacer. Antes de empezar, es recomendable hacer una copia de seguridad del archivo.

1 Los datos de campos de cálculo, de sumario y globales no se pueden reemplazar.

1 Los datos de campos de cálculo, de sumario, globales y contenedor no se pueden cambiar de serie.

1 Los registros se pueden ordenar antes de cambiarlos de serie. Por ejemplo, se pueden ordenar los proveedores por frecuencia de uso y cambiar la serialización de los registros.

1 Para sustituir valores de campo sólo en algunos registros, cambie el valor en cada uno seleccionando el contenido del campo e introduciendo la nueva información.

Para reemplazar valores de campo en el conjunto encontrado:

1. Si es necesario, busque, omita u ordene los registros en la base de datos.

Consulte el capítulo 3, “Buscar y ordenar información”.

2. En modo Visualizar y en el registro actual, seleccione el contenido del campo cuyos valores vaya reemplazar.

3. Si reemplaza datos de valores con un valor constante, en vez de números de serie o valores calculados, escriba el valor constante.

4. Escoja el menú Registros > Reemplazar.

Para insertar Conforme a Escoja

La fecha, en un campo de fechas, numérico o de texto

La configuración del sistema operativo

Fecha actual

La hora, en un campo de hora, numérico o de texto

La configuración del sistema operativo

Hora actual

El nombre de usuario, en un campo de texto o numérico

Las preferencias de la aplicación FileMaker Pro

Nombre de usuario actual


5. En el cuadro de diálogo Reemplazar, seleccione la forma de reemplazar los valores de campos.

6. Haga clic en Reemplazar

Nota Si se valida el campo que contiene los datos reemplazados, FileMaker Pro no valida los nuevos datos. Consulte “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.

Para añadir un prefijo o un sufijo a los valores de un campo, consulte la ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba prefixes.

Funcionamiento de gráficos, sonidos y películasPuede utilizar campos contenedor para almacenar elementos multimedia, como gráficos, sonidos o películas. En Windows, también puede almacenar objetos OLE (Object Linking and Embedding, Enlace e incrustación de objetos) en campos contenedor. Consulte “Funcionamiento de objetos OLE” en la página 2-17.


1 Para crear un campo contenedor, consulte “Definir campos de texto, fecha, hora, numéricos o contenedor” en la página 5-5.

1 Windows: cuando inserte o pegue gráficos en una base de datos compartida con usuarios de FileMaker Pro para Macintosh (por ejemplo, en una red multiplataforma), compruebe que Almacenar gráficos compatibles está seleccionado en la pestaña General de Preferencias del documento. Consulte “Configurar preferencias generales de la aplicación” en la página A-1.

1 Para controlar la visualización de los gráficos en un campo contenedor, consulte “Formatear gráficos en presentaciones” en la página 7-18.

1 Para obtener más información, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba container fields.

Para reemplazar cada campo con Seleccione

El valor del campo seleccionado actualmente

Reemplazar con <valor>. FileMaker Pro reemplaza el contenido del campo en todo el conjunto encontrado de registros.

Un número de serie Reemplazar por números secuenciales. Escriba el valor inicial de los números de serie en Valor inicial y el valor incremental en Incremento. FileMaker Pro introduce números en serie a partir del primer registro del conjunto encontrado.

Los campos definidos para introducir automáticamente un número de serie permiten:

1 Seleccionar Actualizar números secuenciales en Opciones entrada para redefinir el siguiente valor del cuadro de diálogo Opciones para el campo. El siguiente valor introducido automáticamente en ese campo (tras reemplazar) sigue la secuencia.

1 Deseleccionar Actualizar números secuenciales en Opciones entrada para no modificar el siguiente valor del cuadro de diálogo Opciones para el campo. El siguiente valor introducido automáticamente se basa en la configuración actual, no en la secuencia de los registros en los que se cambió la serialización con la tarea de reemplazar.

Para obtener información acerca del cuadro de diálogo Opciones para el campo, consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.

Un valor calculado Reemplazar con resultado calculado y hacer clic en Especificar. En el cuadro de diálogo Especificar cálculo, defina el cálculo. El resultado debe coincidir con el tipo de campo del campo reemplazado. Haga clic en OK.

Para obtener información acerca del cuadro de diálogo Especificar cálculo, consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6.


Insertar gráficos en campos1. En modo Visualizar, haga clic en un campo contenedor.

2. Escoja el menú Insertar > Imagen.

3. En el cuadro de diálogo, escoja un tipo de archivo en Archivos de tipo (Windows) o en Mostrar (Mac OS).

Consejo En tipos de archivo admitidos por QuickTime 3.0 o posterior, utilice el comando Insertar QuickTime. Si no encuentra el tipo de archivo que busca, consulte la sección siguiente.

4. Seleccione el archivo gráfico (si es necesario, cambie de carpeta).

5. Escoja una opción de almacenamiento y haga clic en Abrir.

Para reducir el tamaño del archivo de la base de datos, seleccione Almacenar sólo una referencia al archivo (Windows) o Almacenar referencia al archivo (Mac OS). Sin embargo, si se desplaza o elimina el archivo, FileMaker Pro no podrá mostrar el gráfico. Para almacenar el gráfico en el archivo, deseleccione la opción.

6. Windows: en los archivos de tipo .CGM, .PCX, .DRW y .PIC, aparece otro cuadro de diálogo. Seleccione las opciones aplicables y haga clic en OK.

Las opciones para insertar gráficos en campos se describen en la ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba graphics

Insertar películas y elementos multimedia de QuickTime en camposQuickTime es una aplicación que comprime, almacena y reproduce archivos multimedia, como sonido, animaciones y películas. QuickTime admite muchos tipos de archivo, incluidos archivos .AVI (Audio Video Interleave, intercalado de audio y vídeo) y .WAV (wave sound, archivo de sonido).

Para insertar cualquier tipo de archivo admitido por QuickTime 3.0 ó posterior, utilice el comando Insertar QuickTime. Para obtener información acerca de tipos de archivo, consulte la página Web de Apple QuickTime, www.quicktime.com.

Para insertar películas y elementos multimedia QuickTime en un campo:

1. En modo Visualizar, haga clic en un campo contenedor.

2. Escoja el menú Insertar > QuickTime.

3. En el cuadro de diálogo, seleccione el nombre del archivo (si es necesario, cambie de carpeta) y haga clic en Abrir.

Mac OS: seleccione Vista previa para ver un fotograma de la película.


1 Si inserta un formato de archivo MIDI, como .RMI, .MID o .KAR, debe guardar una versión convertida del archivo. Las instrucciones para convertir archivos MIDI se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba MIDI files.

1 Los elementos multimedia mostrados en un campo contenedor son referencias a un archivo multimedia. Si desplaza la base de datos a otro ordenador, desplace también el archivo multimedia, a menos que pueda acceder a él mediante un servidor de red AppleShare para Mac OS.

1 Para obtener información acerca del funcionamiento en la red de gráficos, sonido y películas en bases de datos publicadas, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba container fields.

1 El primer fotograma de una película se puede recortar y cambiar de escala. Consulte “Formatear gráficos en presentaciones” en la página 7-18.


Pegar gráficos, películas y sonidos del PortapapelesLos gráficos, películas y sonidos de otra aplicación se pueden copiar en el Portapapeles para pegarlos en un campo contenedor de FileMaker Pro.

1. Corte o copie el gráfico, película o sonido en el Portapapeles.

2. En el archivo de FileMaker Pro, cambie al modo Visualizar para ver el registro de destino.

3. Haga clic en el campo contenedor y escoja el menú Edición > Pegar.

Reproducir películas en los camposPara ver una película QuickTime o QuickTime VR, haga clic en el campo que contiene la película y utilice los controles.

Nota Los controles visibles dependen de la película. Algunas funciones pueden no estar disponibles. Para obtener más información acerca de QuickTime, consulte la página Web de Apple Computer, www.quicktime.com.

Grabar y reproducir sonido en los camposCon el software y hardware adecuados, se pueden grabar y reproducir sonidos.

Los requisitos para reproducir sonidos se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba sounds.

Hacer clic para iniciar ointerrumpir la película

Arrastrar control deslizante para ir aun fotograma concreto de la película

Hacer clic para avanzar o retroceder fotograma a fotograma

Controles de películas QuickTime 3.0

Hacer clic y arrastrar elcontrol deslizante para

ajustar el volumen


Reproducir un sonido Haga doble clic en el campo donde se almacena el sonido.

Grabar un sonido Haga clic en un campo contenedor vacío y haga doble clic en el campo o escoja el menú Insertar > Sonido. En el cuadro de diálogo Registro de sonido, haga clic en Grabar.

Detener o interrumpir la grabación

En el cuadro de diálogo Registro de sonido, haga clic en Detener o en Interrumpir.

Reproducir una grabación

En el cuadro de diálogo Registro de sonido, haga clic en Reproducir.

Hacer clic para mostrar las zonas interactivas. Hacer clic en una para iniciar una acción

Para desplazar un objeto, ampliar o reducir la vista, hacer clic en él y arrastrarlo

Controles de películas QuickTime VR 3.0

Aumentar o reducir

Hacer clic para volver ala vista anterior después

de hacer clic en unazona interactiva

Hacer clic y arrastrar por la película para cambiar de vista


Eliminar gráficos, películas o sonidos de los camposPara eliminar gráficos, películas o sonidos, haga clic en el campo contenedor y pulse Retroceso o Suprimir.

Funcionamiento del textoEn los modos Visualizar y Buscar, se puede trabajar con datos de texto en los campos. En modo Presentación, se puede trabajar con el texto que aparece en una presentación.


1 Para editar texto se pueden utilizar barras de herramienta, menús contextuales y arrastrar y dejar. Consulte “Desplazar datos mediante arrastrar y dejar” en la página 2-10 y “Comandos de menú” en la página 1-5.

1 Para obtener más información acerca del trabajo con datos en modo Visualizar, consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6.

Seleccionar textoPara seleccionar texto en un campo (modos Visualizar y Buscar) o en un objeto de texto (modo Presentación):

1. En modo Visualizar o Buscar, haga clic en un campo. En modo Presentación, seleccione la herramienta Texto en el panel de herramientas.

2. Realice lo siguiente

Consejo En modo Presentación, utilice la herramienta Selección para manipular un bloque de texto como si fuera un objeto (por ejemplo, para cambiar las fuentes). Al escribir con texto seleccionado con la herramienta Selección, se reemplaza el texto del bloque. Para obtener más información, consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.

Editar texto1. Seleccione el texto a editar. (Consulte la sección anterior.)

2. Escriba nuevo texto o efectué cambios.

Para seleccionarCon el puntero en forma de I, realice lo siguiente

Caracteres individuales Arrastre sobre los caracteres con el puntero.

Una palabra Haga doble clic en la palabra.

Una línea de texto (desde el primer carácter del campo o del objeto hasta el último carácter de la misma línea)

Haga triple clic en cualquier parte de la línea.

Un párrafo de texto Haga clic cuatro veces en el bloque de texto.

Todo el texto de un campo o de un objeto de texto.

Haga clic en el campo o en el objeto cinco veces.


Reemplazar texto Seleccione el texto y escriba el nuevo.

Colocar el texto seleccionado en el Portapapeles

Seleccione el texto y escoja el menú Edición > Copiar, para duplicar el texto, o Cortar, para trasladarlo.

Insertar el contenido del Portapapeles en el punto de inserción.

Haga clic en el lugar en que desee colocar el texto y escoja el menú Edición > Pegar.

Para eliminar texto permanentemente

Seleccione el texto y pulse Retroceso o Suprimir.

Nota FileMaker Pro no coloca la selección en el Portapapeles ni permite pegarla.

Insertar un carácter de tabulador en un campo

Pulse las teclas Opción+Tabulador (Mac OS) o Control+Tabulador (Windows).

Para seleccionarCon el puntero en forma de I, realice lo siguiente



1 Para restaurar texto eliminado, escoja el menú Edición > Deshacer antes de realizar ninguna otra acción en FileMaker Pro.

1 El texto cortado o copiado permanece en el Portapapeles hasta que se vuelve a utilizar Cortar o Copiar.

Formatear texto en modo VisualizarLos atributos de texto, como fuente, tamaño y estilo, de los datos de campos de texto y de los campos globales definidos como tipos de datos de texto, se pueden cambiar. También se pueden cambiar la alineación de párrafo, los márgenes y el espaciado entre líneas.

Importante Se pueden cambiar los atributos de texto de los datos en modo Visualizar. A diferencia del formato de texto especificado en modo Presentación, este formato se almacena con los datos. El formato establecido en modo Visualizar aparece en cualquier presentación que muestre el campo.

Para cambiar atributos de texto en modo Visualizar, seleccione el texto de un campo y escoja un comando del menú Formato. También puede dar formato al texto utilizando la barra de herramientas Formato de texto. Para obtener más información, consulte “Formatear texto” en la página 7-13.

Comprobar ortografíaSe puede comprobar la ortografía del texto de un campo seleccionado, del registro o presentación actuales o de un grupo de registros (conjunto encontrado). También se puede configurar FileMaker Pro para que compruebe la ortografía conforme escribe (consulte la sección siguiente).

Al comprobar la ortografía, FileMaker Pro compara el texto con el diccionario principal instalado y con un diccionario de usuario. Cada base de datos puede tener su propio diccionario de usuario. Esto resulta útil cuando, por ejemplo, existen bases de datos que contienen términos únicos, como médicos o legales.

Antes de empezar, compruebe que los diccionarios seleccionados son los que desea utilizar. Para obtener más información acerca de diccionarios ortográficos, incluidos los pasos para su importación y exportación, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba dictionaries.

Para comprobar la ortografía en un campo, en uno o más registros o en una presentación:

1. Muestre el registro o presentación, busque el conjunto de registros o seleccione el texto a comprobar.

2. Escoja el menú Edición > Ortografía y seleccione un comando de ortografía.

3. En el cuadro de diálogo Ortografía, escoja una opción cuando aparezca una palabra dudosa en el cuadro Palabra.

Para comprobar la ortografía de Escoja

Una palabra o pasaje seleccionado Comprobar selección

Texto del registro actual Comprobar registro

Texto de la presentación actual (modo Presentación) Comprobar presentación

Texto del conjunto encontrado de registros Comprobar todo

ParaCuando vea una palabra dudosa, realice lo siguiente

Reemplazar una palabra incorrecta con una del diccionario

Seleccione una palabra de la lista de sugerencias y haga clic en Reemplazar.

Revisar una palabra incorrecta, que no está en el diccionario, volviendo a escribirla

En Palabra, vuelva a escribir la palabra o los caracteres a cambiar. A continuación, haga clic en Corregir. Cuando la ortografía de la palabra sea la correcta, haga clic en Reemplazar.

No modificar la palabra Haga clic en Desestimar. FileMaker Pro desestima todas las apariciones de la palabra.


Nota Las palabras con errores ortográficos de campos o archivos restringidos o protegidos por contraseñas no se pueden cambiar. En este caso, haga clic en Siguiente.

4. Cuando la comprobación ortográfica haya finalizado, haga clic en Hecho.

Para obtener más información sobre añadir o eliminar palabras de un diccionario, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba dictionaries.

Comprobar ortografía conforme se escribePuede configurar FileMaker Pro para que alerte de los errores ortográficos conforme escribe, aunque esta opción es mucho más lenta que las demás. Ante una alerta de error ortográfico, se puede escoger:

1 Corregir la última palabra escrita.

1 Escoger el menú Edición > Ortografía y seleccionar Corregir palabra antes de pulsar Tabulador o Intro y utilizar el cuadro de diálogo Ortografía para corregir la palabra. (Consulte la sección anterior.)

Para comprobar la ortografía conforme escribe, consulte “Configurar preferencias ortográficas del documento” en la página A-6.

Funcionamiento de objetos OLEEl enlace e incrustación de objetos (OLE) permite combinar información de otras aplicaciones con la de FileMaker Pro. Permite incluir los objetos OLE, como gráficos, hojas de cálculo, sonidos o texto creados en otra aplicación, en campos contenedor o presentaciones de archivos de FileMaker Pro.

En Windows, puede incrustar, enlazar y editar objetos OLE. En Mac OS, los objetos OLE aparecen en campos contenedor como gráficos. Los objetos OLE se pueden cortar, copiar y pegar como gráficos, aunque no se pueden editar.

Si publica la base de datos mediante la publicación en la Web al instante de Companion de FileMaker Pro, los objetos OLE aparecen en los navegadores Web como gráficos estáticos.

OLE se describe en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE.

No modificar la palabra y añadirla al diccionario de usuario

Haga clic en Incluir.

Mostrar (u ocultar) el contexto de la palabra dudosa

Windows: haga clic en Contexto.Mac OS: haga clic en el triángulo de la parte inferior derecha del cuadro de diálogo.

ParaCuando vea una palabra dudosa, realice lo siguiente

Sugerencias para lasustitución

Palabra conortografía dudosa

Mac OS: hacer clic para ver el contexto de la palabra dudosa

Si la palabra correcta no está en la lista, volver a escribirla

Capítulo 3Buscar y ordenar información

Este capítulo describe cómo:

1 buscar registros en la base de datos utilizando distintos criterios

1 omitir registros del conjunto encontrado

1 ordenar registros

Buscar registrosPara buscar registros se utiliza el modo Buscar. Los criterios (el valor o valores a buscar) se escriben en campos de peticiones de búsqueda, que son parecidos a registros vacíos. Al realizar la búsqueda, FileMaker Pro busca en todos los registros, comparando los criterios con los datos del archivo. Los registros cuyos datos coinciden con los criterios se añaden al conjunto encontrado, que es el subconjunto de registros visualizados.

Es posible trabajar sólo con los registros del conjunto encontrado. Los datos de estos registros se pueden ver, editar, calcular sumarios, ordenar, imprimir, eliminar, exportar y reemplazar.

Para definir una petición de búsqueda:

1. Vaya a la presentación en cuyos campos desee introducir criterios.

Se puede cambiar de presentación e introducir criterios en más de una.

2. Escoja el menú Vista > Modo Buscar.

3. En la petición de búsqueda, seleccione el campo de texto, numérico, de fecha, de hora o de cálculo que se va a utilizar en la búsqueda y escriba un valor en el campo.

Para obtener información sobre cómo introducir criterios especiales, consulte la siguiente sección. Por ejemplo, se pueden buscar:

1 textos, símbolos, números, fechas u horas

1 coincidencias exactas

1 rangos de información

1 fechas u horas no válidas

1 datos en campos relacionados

1 registros que cumplan múltiples criterios

1 campos vacíos o no vacíos

1 valores duplicados

1 todos los registros excepto los que cumplan los criterios especificados

El menú desplegable Símbolos facilita la introducción de criterios que incluyen operadores.

Número de registrosdel conjunto

encontrado actual


4. Haga clic en Buscar, en el área de estado o escoja el menú Peticiones > Ejecutar búsqueda.

Para cancelar la búsqueda antes de su conclusión y dejar inalterado el anterior conjunto encontrado, pulse Esc (Windows) o Comando+punto (Mac OS).

Después de realizar una búsqueda, los criterios se pueden cambiar o afinar. Consulte “Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda” en la página 3-8.

Para visualizar de nuevo todos los registros:

1 En modo Visualizar escoja el menú Registros > Mostrar todos los registros.

1 En modo Buscar, escoja el menú Peticiones > Mostrar todos los registros.

No es necesario escoger Mostrar todos los registros para realizar búsquedas. FileMaker Pro busca siempre en toda la base de datos.


1 En los campos contenedor, sumario o globales no se pueden introducir criterios. Para buscar datos en campos contenedor, cree un campo de texto o numérico que describa o identifique su contenido. A continuación, busque el valor en el campo de texto o numérico.

1 Las búsquedas en campos no indexados (por ejemplo, campos de cálculo que hacen referencia a campos relacionados) son más lentas que en los indexados.

1 Si el valor de un campo está indexado, se puede utilizar el índice para introducir valores en las peticiones de búsqueda. La utilización de índices está documentada en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba storage.

Buscar texto y caracteresBúsqueda de texto en campos de texto o en campos de cálculo que devuelven un resultado de texto.

Excepto cuando se indica, al realizar búsquedas de texto el campo puede contener, además de los especificados, otros valores y en cualquier orden. Por ejemplo, al escribir hotel en el campo Alojamiento, la búsqueda se realiza en Hotel, Descuento de hotel y Hotel de lujo.

Hacer clic parainiciar la

búsqueda

Hacer clic enla flecha

abajo paraver los

operadores

Escribir criterios de búsqueda en los camposEscoger lapresentación

que contengalos campos enlos que buscar

Para buscarEscriba en el campo lo siguiente: Ejemplo

Palabras que empiecen por caracteres determinados

Los caracteres. Juan Gala busca Juan Gala, Gala Juan, Juan Galas y Gala Juanjo

Buscar y ordenar información 3-3

Nota Las búsquedas con comillas (“ ”) se denominan búsquedas de texto literal. Estas búsquedas son más lentas que las de texto no literal.

Una frase o secuencia de caracteres

El texto, incluidos espacios y puntuación, entre comillas (").

"Interiores Casals

y Montera" busca "Interiores Casals y Montera " pero no Interiores Montera y Casals

", S.A." busca todas las empresas con ", S.A." en el nombre, pero no las que no lleven la coma.

Palabras con uno o más caracteres desconocidos o variables

Un carácter comodín (@) por cada carácter desconocido.

C@sa busca Casa y Cosa

@on busca Don y Ron pero no Clon

Palabras con cero o más caracteres de texto desconocidos o variables en una fila

* para todos los caracteres desconocidos.

Co*ta busca Cota y Costa

F*ez busca Fez y Fernández

Símbolos u otros caracteres no alfanuméricos, como puntuación o espacios.

Los caracteres, incluidos espacios y puntuación, entre comillas (").

"@" busca @ (o una dirección de correo electrónico, por ejemplo)

"," busca registros que contengan una coma

" " busca tres espacios en una fila

Palabras con letras de otros idiomas

El texto, incluidos espacios y puntuación, entre comillas (").

"òpera" busca òpera pero no opera

(òpera sin comillas busca las dos palabras, òpera y opera)


Partes de frases (una secuencia de palabras o caracteres)

Los caracteres, puntuación y espacios, entre comillas ("). Utilice * para buscar este texto dentro de una cadena de texto mayor.

*"ez y León" busca Hernández y León y González y León

Texto sensible a mayúsculas y minúsculas

(Utilice ASCII como lenguaje de indexación del campo. Este procedimiento se describe en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text, finding.

paco busca paco pero no Paco

Coincidencias exactas Consulte la siguiente sección, “Buscar coincidencias exactas en campos de texto”.)

Rangos de información Consulte página 3-5.



Buscar coincidencias exactas en campos de texto

Buscar números, fechas y horasLos números, fechas y horas deben introducirse en los tipos de campo correspondientes (o en los campos de cálculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente) para garantizar búsquedas correctas. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4. En los campos numéricos no se puede buscar texto, excepto ciertas letras que representan valores booleanos (True/ False). Consulte la tabla siguiente.


Para buscar valores que sean Utilice Ejemplo

Exactamente los especificados en el orden especificado. El campo no contiene otros valores.

== (dos signos de igualdad)

==Juan busca Juan pero no Juan Torre==Juan Torre busca Juan Torre pero no Torre, Juan ni Juan Torrecilla

Las palabras completas especificadas.

= =Mercado busca Mercado, Mercado de abastos y Estudios de mercado, pero no Mercados o Supermercado

=Juan =García busca Juan García o García Juan pero no Juan ni Juanito García-Nuño

Para buscarEscriba esto en el campo Ejemplo

Números de campos numéricos o de campos de cálculo que generan resultados numéricos

El número con el formato utilizado al crear el archivo (a menos que esté seleccionada Usar formato del sistema)

.50 busca.5, .50, y $.50

Números booleanos de campos numéricos o de campos de cálculo que generan resultados booleanos

True, Yes, Y, y, T,

t o 1 para buscar valores verdaderos

False, No, N, n, F,

f, o 0 para buscar valores falsos

T busca True, Yes, Y, y, T, t y 1

0 busca False, No, N, n, F, f y 0

Fechas en campos de fecha o en campos de cálculo que generan resultados de fecha

La fecha como dígitos, separada por caracteres no numéricos y con el formato utilizado al crear el archivo (a menos que esté seleccionada Usar formato del sistema)

3/3/2000 busca 3/3/2000, 3 de marzo del 2000 y 3-3-2000

La fecha de hoy en campos de fecha o en campos de cálculo que generan resultados de fecha

// // busca 4 de abril del 2000 (si la fecha actual es 4/4/2000)

Horas en campos de horas o en campos de cálculo que generan resultados de horas

La hora como dígitos separados por dos puntos (:) y con el formato utilizado al crear el archivo (a menos que esté seleccionada Usar formato del sistema)

12:53:09 busca 12:53:09


Nota Los formatos del sistema se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba system formats.

Buscar rangos de información

Buscar datos en campos relacionadosLos criterios de búsqueda se pueden introducir en campos relacionados visualizados en un portal o directamente en una presentación.

Al realizar una búsqueda en un campo relacionado, FileMaker Pro muestra todos los registros del archivo maestro que tienen un registro relacionado coincidente con los criterios introducidos en el campo relacionado.

Por ejemplo, suponga que tiene un archivo de facturas con un portal que muestra elementos de facturas. Para buscar todas las facturas que incluyen un ordenador, escriba Ordenador en el campo Elemento del portal. Para obtener más información acerca de archivos relacionados, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.

Para obtener información acerca de la omisión de registros relacionados, consulte “Buscar registros que no cumplan el criterio dado” en la página 3-7.

Fechas, horas, fechas calculadas o resultados de hora no válidos

? ? busca:

Martes siguiente o 33/2/2000 en un campo de fecha o medianoche en un campo de hora

Rangos de información Consulte la siguiente sección.

Para buscar valores que sean Operador Ejemplo

Menores que el valor determinado. < <40<9/7/1999

<M

Iguales o menores que el valor determinado.

<= o ≤ (Mac OS) <=95129≤05:00:00

<=M

Mayores que el valor determinado. > > 95129 > 9/7/

1999

> M

Iguales o mayores que el valor determinado.

>= o ≥ (Mac OS)

> =100 > =9/7/

1999≥8:00

≥M

Dentro de un rango determinado. Un rango es, en texto, desde el primer al último carácter del alfabeto, en números, de menor a mayor y, en fecha y hora, de anterior a posterior.

.. o… (dos o tres puntos)

12:30...17:301/

1/1999..6/6/

2000A...M

Para buscarEscriba esto en el campo Ejemplo


Buscar registros que cumplan múltiples criteriosLa búsqueda se puede estrechar o ampliar utilizando más de un criterio.

Registros que cumplan todos los criterios especificados (búsqueda AND lógica)Para afinar la búsqueda, introduzca criterios en tantos campos como sea necesario para especificar la petición y haga clic en Buscar.

Ejemplo: para buscar todas las personas apellidadas Pérez que trabajan en Ventas, escriba Pérez en el campo Apellidos y Ventas en el campo Departamento.

Registros que cumplan al menos uno de los conjuntos de criterios, aunque no necesariamente todos (búsqueda OR lógica)Para ampliar la búsqueda, introduzca criterios en la primera petición. Escoja el menú Peticiones > Añadir nueva petición. Introduzca el segundo conjunto de criterios. Añada peticiones por cada conjunto de criterios y haga clic en Buscar.

Ejemplos:

1 Para incluir clientes de Barcelona y México en el conjunto encontrado, escriba Barcelona en el campo Ciudad de la primera petición y México en el campo Ciudad de la segunda petición.

1 Para incluir empresas con más de 100 empleados y empresas con más de 100 dólares en bienes, escriba > 100 en el campo Número de empleados de la primera petición y > 100.000.000 en el campoCapitalización de la segunda petición.

1 Para incluir estudiantes de 6º grado con matrícula de honor en Algebra y de 7º grado con matrícula de honor en Geometría, escriba 6 en Nivel y Matrícula en Algebra en Curso, en la primera petición. A continuación, escriba 7 en Nively Matrícula en Geometría en Curso, en la segunda petición.

Registros que cumplan un conjunto de criterios pero no otroPara afinar las búsquedas excluyendo los registros que cumplan determinados criterios (por ejemplo, para buscar vendedores de la provincia de Barcelona que no estén en la ciudad de Barcelona), consulte “Buscar unos registros y omitir otros” en la página 3-8.

Eliminar y restablecer peticiones Para eliminar una petición, vaya a la petición a eliminar y escoja el menú Peticiones > Eliminar petición.

E154ID Factura

AlvarezNombre

ID Elemento ElementoI100 OrdenadorI202 EscritorioI153 LámparaI229 EstanteríaI448 Silla

Petición de búsqueda

E153ID Factura

TangNombre

ID Elemento ElementoI202 EscritorioI443 Mesa largaI153 LámparaI288 Mesa redondaI100 Ordenador

ID Factura

Nombre

ID Elemento ElementoOrdenador

E152ID Factura

DurandNombre

ID Elemento ElementoI384 Silla giratoriaI554 PanelesI288 Mesa redondaI100 OrdenadorI448 Silla

Registros de un archivo maestro


Para restaurar una petición al estado que tenía la última vez que se envió, escoja el menú Peticiones > Restablecer petición. Las peticiones se envían, por ejemplo, cuando se hace clic fuera de todos los campos, se cambia de presentación o de petición o se realiza una búsqueda.

Buscar campos vacíos o no vacíos

Buscar duplicadosAl realizar búsquedas de registros duplicados, el conjunto encontrado de registros depende del método utilizado:

1 Se pueden buscar sólo los casos “extra” de los registros duplicados. Por ejemplo, existen dos registros por cliente y sólo busca el segundo de cada cliente.

1 Para ello, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Duplicar valores.

1 Se pueden buscar todos los registros que no sean únicos, no sólo los casos “extra”. Por ejemplo, puede buscar todos los registros que no sean únicos, examinarlos y decidir cuales utilizar o eliminar.

1 Para ello, escoja el menú Vista > Modo Buscar y escriba ! en el campo.

Determine el campo en el que se basa la singularidad. Si varios campos tomados juntos determinan la singularidad, puede crear un campo de cálculo, con un resultado de texto, que concatene los valores. Una fórmula de ejemplo es Nombre & Apellidos & Número de teléfono.


1 Los valores se duplican sólo si el orden de las palabras es el mismo.

1 Al determinar la singularidad en campos de texto, FileMaker Pro comprueba los primeros 20 caracteres alfanuméricos de cada palabra, hasta un total de 60, espacios incluidos.

1 En campos no indexados no se pueden duplicar valores. La indexación se documenta en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba storage.

Buscar registros que no cumplan el criterio dadoPuede excluir registros al realizar una búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las facturas excepto las creadas en los últimos 30 días.

Buscar registros que no cumplan los criteriosPor ejemplo, para buscar todos los registros de ventas excepto los de la ciudad de Londres:

1. En modo Buscar, escriba criterios para los registros a omitir.

2. Seleccione Omitir.

3. Haga clic en Buscar.

Para buscar campos Introduzca esto en el campo

No vacíos, es decir, campos con datos *

Vacío =

Hacer clic en una página de la agendapara cambiar de petición de búsqueda

Número de petición actualNúmero de peticiones existentes

Seleccionar Omitir paraexcluir los registros que

coincidan con la petición


Buscar unos registros y omitir otrosPor ejemplo, para buscar los vendedores de la provincia de Barcelona, exceptuando los de la ciudad de Barcelona:

1. En modo Buscar, escriba criterios para los registros a buscar (escriba Barcelona en el campo Provincia.)

2. Escoja el menú Peticiones > Añadir nueva petición.

3. Escriba criterios para los registros a excluir (escriba Barcelona en el campo Ciudad.)

4. Seleccione Omitir.

5. Haga clic en Buscar.


1 Puede haber criterios de omisión en más de una petición.

1 FileMaker Pro procesa las peticiones con el orden de creación. Por ejemplo, en una base de datos con clientes de Sudamérica y España:

1 Si la primera petición busca todos los clientes de Córdoba y la segunda omite todos los de Sudamérica, el conjunto encontrado contiene todos los clientes de Córdoba, España, pero ninguno de Córdoba, Argentina, ni de ningún otro lugar de Sudamérica.

1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera petición omite todos los clientes de Sudamérica y la segunda busca todos los de Córdoba), el conjunto encontrado incluye todos los clientes de Córdoba, España y Córdoba, Argentina, pero no los registros de clientes de otros lugares de Sudamérica.

1 Para omitir un registro relacionado de la fila de un portal (o un conjunto de registros relacionados), es necesario cambiar la relación o el valor de, al menos, uno de los campos coincidentes, para que el campo o registro relacionado deje de coincidir con el campo del registro maestro. Para obtener más información acerca de archivos relacionados, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.

1 Para omitir registros de un conjunto encontrado después de realizar una búsqueda, consulte la siguiente sección.

Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultosTodos los registros que no estén en el conjunto encontrado se omiten u ocultan. Los registros adicionales del conjunto encontrado se pueden omitir sin realizar una nueva búsqueda.

Nota Los registros omitidos se excluyen temporalmente del conjunto encontrado, aunque permanecen en la base de datos.

Visualizar, repetir y cambiar la última búsquedaPara visualizar los criterios de búsqueda más recientes, escoja el menú Registros > Cambiar búsqueda anterior. Para volver al conjunto encontrado, escoja el menú Vista > Modo Visualizar. Para repetir la búsqueda, haga clic en Buscar. También puede modificar los criterios de búsqueda y hacer clic en Buscar.


Omitir un registro concreto Muestre o seleccione el registro a omitir y escoja el menú Registros > Omitir registro.

Omitir una serie de registros

Muestre o seleccione el primer registro de la serie consecutiva a omitir y escoja el menú Registros > Omitir múltiples. En el cuadro de diálogo Omitir múltiples, escriba el número de registros a omitir y haga clic en Omitir.

Visualizar el conjunto omitido

Escoja el menú Registros > Mostrar omitidos.

Mover hacia atrás todos los registros del archivo

Escoja el menú Registros (modo Visualizar) o el menú Registros (modo Buscar) > Mostrar todos los registros.


Ordenar registrosFileMaker Pro almacena los registros con el orden en que se añadieron al archivo. Al ordenar temporalmente, los registros se reorganizan y se pueden ver, actualizar e imprimir con una secuencia distinta.

Escoja los campos por cuyos contenidos desee ordenar. El primer campo de orden organiza los registros en función del contenido del campo. El segundo campo de orden organiza los registros cuando dos o más tienen el mismo valor en el primer campo de orden y así sucesivamente. El orden de los registros puede ser ascendente, descendente o personalizado.

Los registros permanecen ordenados hasta que se realiza una búsqueda, se añaden registros nuevos o se vuelven a ordenar.

Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual:

1. En modo Visualizar, escoja menú Registros > Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar registros, escoja los campos a ordenar y el orden deseado. Consulte las opciones en la tabla siguiente.

3. Haga clic en Ordenar.

Para cancelar la ordenación antes de su conclusión, pulse Esc (Windows) o Comando+punto (Mac OS).

Seleccionar loscampos a ordenar

Seleccionar el tipo deordenación del campo

seleccionado

Lista de relaciones


Escoger un campo y ordenarlo según el orden seleccionado

En la lista de campos, haga doble clic en uno.

Asigne distintos tipos de ordenación a los campos a medida que los añada a la lista Tipo de ordenación

Por cada campo de orden, seleccione un campo de la lista, seleccione un tipo de ordenación y haga clic en Mover.

Orden ascendente es, para texto, desde el primero al último carácter del alfabeto, para números, de menor a mayor y, para fechas y horas, de anterior a posterior. Orden descendente es, para texto, desde el último al primer carácter del alfabeto, para números, de mayor a menor y, para fechas y horas, de posterior a anterior.

Cambiar el tipo de ordenación de un campo de la lista Tipo de ordenación (por ejemplo, orden ascendente o descendente)

En la lista Tipo de ordenación, seleccione un campo y un tipo de ordenación.

Establecer un orden personalizado en función del orden de los valores de una lista (por ejemplo, con el orden en que están organizados los meses)

En la lista de campos, seleccione uno, escoja Orden personalizado según lista de valores y seleccione o defina una lista de valores. (Consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en la página 7-3.)

Los registros cuyos valores no aparezcan en la lista se ordenan alfabéticamente al final.

Cambiar el orden de los criterios de ordenación (por ejemplo, para ordenar primero por región y después por ciudad)

En la lista Tipo de ordenación, haga clic en la flecha doble situada a la izquierda del nombre del campo y arrastre éste hasta otra posición.



1 El orden de los datos depende del tipo de campo:

1 Los registros de portales ordenados se vuelven a ordenar cada vez que se restablece la relación. Por ejemplo, cuando se sale de un registro y se vuelve a él o cuando cambia el valor del campo coincidente. Consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

1 Los campos repetidos se ordenan por el valor de la primera repetición.

1 Si se añaden registros después de ordenar, el área de estado muestra Semi-ord. Ordene otra vez para incorporar los nuevos registros al tipo de ordenación.

1 Los formatos del sistema afectan al orden de números, fechas y horas. Se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba system formats.

Incluir campos relacionados en cualquier posición del tipo de ordenación

Escoja una relación de la lista de relaciones y haga doble clic en un campo relacionado de la lista de campos.

Los campos relacionados se pueden colocar en cualquier posición de la lista Tipo de ordenación, antes, después o entre campos del archivo maestro.

Si más de un registro del archivo relacionado coincide con un registro del archivo maestro, el orden se establecerá en función del primer registro coincidente del archivo relacionado, de acuerdo con el tipo de ordenación definido en la relación. Consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

Ordenar registros relacionados (filas) en un portal

Si sus privilegios de acceso lo permiten, especifique un tipo de ordenación en Definir relaciones Consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

Eliminar un campo de la lista Tipo de ordenación

En la lista Tipo de ordenación, haga doble clic en el campo.

Eliminar todos los campos de la lista Tipo de ordenación

Haga clic en Borrar todos.

Ordenar por campos sumario

Por ejemplo, para ordenar regiones de ventas por ventas totales, de mayor a menor.

Consulte la siguiente sección.

Desordenar los registros (restaurar el orden de creación)

Haga clic en Desordenar.

Ordenar registros con un idioma distinto del utilizado en la indexación

Seleccione Omitir idioma del campo al ordenar y escoja otro idioma.

Cerrar el cuadro de diálogo Ordenar registros sin ordenar

Haga clic en Hecho.


Tipo de campo Orden de los registros

Texto Alfabético. Los números se ordenan por posición de caracteres. (Ejemplo de orden ascendente: 1, 11, 2.) Los números se ordenan antes que las letras. Los valores no alfanuméricos se omiten, a menos que se cambie el idioma de ordenación a ASCII.

Numérico Numérico. Los caracteres no numéricos se omiten.

Fecha Cronológico. Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

Hora Numérico. Las horas con AM/PM se ordenan según su equivalente de 24 horas ;por ejemplo, 8:00 PM es 20:00.


Ordenar registros por valores de subsumarioLos informes de subsumario (informes con datos agrupados y totales) se ordenan por la categoría que generó los totales. Por ejemplo, un informe que genera subtotales por región se ordena por regiones (Ejemplo 1). Los registros también se pueden ordenar por valores de subsumario. Por ejemplo, las regiones de venta se pueden ordenar por ventas totales (Ejemplo 2).

En ambos ejemplos, Ventas totales es un campo sumario que ofrece totales regionales cuando se agrupa por Región.

Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Este procedimiento se describe en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba sorting records.

Para obtener más información acerca de registros con datos agrupados, consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.

Informe con datos agrupados y subtotales

Las regiones se ordenan por orden ascendente

Las regiones se ordenan por ventas totales en orden descendente

Informe con datos agrupados y subtotales, ordenados por valores de subsumario

Capítulo 4Previsualizar e imprimir información

Este capítulo describe cómo:

1 configurar impresoras y opciones de impresión

1 mostrar una vista previa antes de imprimir

1 imprimir uno o más registros, registros en blanco, definiciones de campo y pasos de guiones

Los procedimientos de este capítulo suponen que se dispone de una presentación para imprimir. De lo contrario, consulte el chapter 6, “Crear y gestionar presentaciones e informes”, y el capítulo 7, “Personalizar presentaciones”.

Nota La información de este capítulo no se aplica a usuarios con bases de datos en la Web. En estos casos, el software del navegador dirige la impresión.

Imprimir información en bases de datosCon FileMaker Pro, se pueden imprimir:

1 todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros o sólo el registro actual

1 registros en blanco, para crear formularios en papel

1 definiciones de campos y guiones, para ver la estructura de la base de datos

FileMaker Pro imprime los registros de la presentación actual. Crear distintas presentaciones permite imprimir los datos de maneras diferentes. Por ejemplo, los registros se pueden imprimir de uno en uno, en una lista de columna o en un informe complejo, ordenado y con totales, cabeceras y pies de página. También se pueden crear presentaciones de etiquetas de correo y sobres.

El asistente Nueva presentación/informe (modo Presentación) facilita la creación de presentaciones e informes. Consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.

Es posible controlar los márgenes de página, eliminar espacios vacíos y dejar sin imprimir determinados objetos. Consulte “Controlar la impresión” en la página 7-23.

Imprimir lista de teléfonos

Ir a la presentación[Lista de teléfonos]Ordenar [Tipo de ordenación: Apellidos (Ascendente) ]

[Restaurar el tipo de ordenación, Sin diálogo]Modo Vista previa

[Pausa]Imprimir

[sin diálogo]Modo Visualizar

Nombre Teléfono

Juanita Alvarez 91-3660105María García 696-555-345Eduardo García 91-3669897Sergio Gómez 91-4080850Rodolfo Fernández 948-545278Mario Pérez 98-4510105

Lista de teléfonos

Registros visualizados

Nombre del campo Tipo de campo Fórmula/Opción de entrada

Nombre TextoApellidos TextoDirección1 TextoDirección2 TextoCiudad TextoEstado Texto Código postal NúmeroTeléfono Texto

Nombre Teléfono

Juanita Alvarez 91-3660105

Lista de teléfonos

Registro actual

Guión

Definición del campo

Nombre Teléfono

Lista de teléfonos

Registro en blanco

Se pueden imprimir datos de la presentación actual o información de la estructura de la base de datos.


Preparar impresiónNota Las opciones de configuración de impresión y de la impresora varían en función del software de la impresora y del sistema. Para obtener más información, consulte la documentación de la impresora y del sistema.

Especificar impresora (Windows)En FileMaker Pro, se puede especificar una impresora por defecto o seleccionar la impresora cada vez que se imprime.

Para especificar una impresora por defecto en FileMaker Pro:

1. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión.

2. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, escoja una impresora en Nombre.

3. Haga clic en OK.


1 Al iniciarse por primera vez, FileMaker Pro utiliza la impresora por defecto de Windows. Si se especifica una distinta en el cuadro de diálogo Configurar impresión, se convierte en la impresora por defecto de FileMaker Pro.

1 Especifique la impresora por defecto de Windows y de FileMaker Pro por separado. Cambiar una no afecta a la otra.

Especificar impresora (Mac OS)Para especificar otra impresora:

1. Escoja el menú Apple > Selector.

2. En el cuadro de diálogo Selector, seleccione una impresora, responda a los mensajes y haga clic en el cuadro de cierre.

Dadas las diferencias de márgenes entre impresoras, al cambiar de tipo de impresora, se solicita la verificación de las opciones de ajuste de página.

Nota Con los sistemas más recientes, se puede cambiar de impresora en el cuadro de diálogo Imprimir o con un módulo de zonas de control, siempre que se escoja el mismo tipo de impresora, por ejemplo, otro modelo de LaserWriter de la red.

Preparar impresión de presentaciones anchasPara imprimir presentaciones cuyos datos sobrepasen el margen derecho, escoja el menú Archivo > Configurar impresión (Windows) o Ajustar página (Mac OS), seleccione la orientación horizontal y haga clic en OK.

Consejo En el cuadro de diálogo Configurar impresión (Windows) o Ajustar página (Mac OS), reduzca el tamaño del área impresa introduciendo un valor de escala inferior al 100%. FileMaker Pro ajusta la visualización de los límites de la página en los modos Presentación y Vista previa.

Configuración vertical Configuración horizontal

La información situada a la derecha de esta línea no se imprime

Se imprimen todas las columnas

Previsualizar e imprimir información 4-3

Preparar impresión de presentaciones con subsumariosAl imprimir presentaciones con una o más partes de subsumario, ordene los registros por el campo de interrupción (el campo que agrupa los registros) asociado a cada parte de subsumario. Consulte “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales” en la página 6-32 y “Ordenar registros” en la página 3-9. A continuación, cambie al modo Vista previa. FileMaker Pro sólo muestra partes de subsumario y calcula datos de subsumario correctamente en modo Vista previa o en informes impresos (consulte “Previsualizar datos en presentaciones” en la página 4-3).

Consejo Si utiliza el asistente Nueva presentación/informe para crear informes con datos agrupados, cree guiones que ordenen automáticamente el informe y cambien al modo Vista previa. Consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.

Preparar impresión de sobres y etiquetasPara obtener información acerca de la configuración de presentaciones de sobres y etiquetas, consulte “Consideraciones al crear una presentación de sobres” en la página 6-8 y “Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en columnas” en la página 6-7.

Muchas impresoras láser y de inyección de tinta no imprimen en los 0,6 cm. superiores del papel. Al crear presentaciones de etiquetas, FileMaker Pro intenta compensar este margen inservible incluyendo una cabecera vacía. Dependiendo de la impresora, puede ser necesario ajustar o borrar la cabecera (consulte “Cambiar de tamaño partes de una presentación” en la página 6-34 y “Eliminar partes de una presentación” en la página 6-34).

También puede ser necesario ajustar los márgenes de la página (consulte “Especificar márgenes de página” en la página 7-23) o el tamaño del papel (consulte la documentación del sistema). Consulte también la sección de resolución de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro.

Consejo Antes de imprimir todos los sobres o etiquetas, imprima algún sobre o la primera página de las etiquetas en papel normal para comprobar la alineación.

Cuando utilice hojas de etiquetas:

1. Mida la distancia desde el borde superior del papel hasta la parte superior de la primera fila de etiquetas.

2. Si es menor que el margen mínimo de la impresora, en modo Presentación, aumente la altura de la parte de la cabecera para incluir la primera fila de etiquetas, de forma que la impresión comience en la parte superior de la segunda fila.

FileMaker Pro no imprime en la primera fila de etiquetas, pero imprime las siguientes en la posición correcta.

Al utilizar etiquetas en papel continuo, elimine la cabecera, si la hubiera, haciendo clic, en modo Presentación, en la etiqueta para seleccionarla y pulse Retroceso o Suprimir.

Previsualizar datos en presentacionesAl cambiar al modo Vista previa, se ve la presentación tal como aparecerá en la página impresa. En modo Vista previa no se puede introducir ni editar información.

El modo Vista previa muestra:

1 el número de registros que caben en una página impresa

1 cómo afectan los ajustes de paginación escogidos a los saltos de página (consulte “Definir saltos de página y numeración” en la página 6-32.)

1 las partes de subsumario con campos sumario calculados (consulte “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales” en la página 6-32.)


1 la información variable proporcionada por FileMaker Pro, como números de página, fecha actual, etc. (consulte “Insertar en presentaciones el número de página, la fecha u otras variables” en la página 7-12.)

1 los márgenes definidos en la página (consulte “Especificar márgenes de página” en la página 7-23.)

1 la forma en que los campos con opciones de deslizamiento cierran los espacios en blanco (consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.)

1 los registros organizados en columnas, si Ajustar presentación está definido para imprimir en columnas (consulte“Configurar impresión de registros en columnas” en la página 6-9.)

Para obtener una vista previa de los datos de una presentación, siga los pasos preliminares realizados para imprimir, incluida la especificación de la impresora y de las opciones de impresión y la verificación de que el conjunto encontrado contiene los registros a incluir en la vista previa (consulte los pasos del 1 al 4 de la siguiente sección, “Imprimir”). A continuación, escoja el menú Vista > Modo Vista previa.

Nota El modo Vista previa no se puede utilizar para ver el aspecto de la base de datos al publicarla en la Web. Es necesario utilizar un navegador.

ImprimirPuede imprimirse información de la base de datos o información acerca de la base de datos, como definiciones de campos o pasos de guiones. Consulte “Imprimir información en bases de datos” en la página 4-1.

Nota Para imprimir presentaciones con subsumarios, consulte “Preparar impresión de presentaciones con subsumarios” en la página 4-3. Para imprimir etiquetas o sobres, consulte “Preparar impresión de sobres y etiquetas” en la página 4-3.

Para imprimir:

1. Si dispone de más de una impresora, especifique una.

Consulte “Especificar impresora (Windows)” en la página 4-2, o “Especificar impresora (Mac OS)” en la página 4-2.

2. Confirme las opciones de impresión (por ejemplo, la orientación de página y la escala) seleccionando el menú Archivo > Configurar impresión (Windows) o Archivo > Ajustar página (Mac OS). A continuación, haga clic en OK.

Para obtener información acerca de las opciones de la impresora, consulte la documentación de la impresora y del sistema.

3. Para imprimir registros, en el menú desplegable de presentaciones seleccione una.

4. Para comprobar que el conjunto encontrado es el buscado:

1 utilice el modo Buscar y los comandos del menú Registros para modificar el conjunto encontrado (consulte “Buscar registros” en la página 3-1 y “Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultos” en la página 3-8.)

Escoger otra presentación en elmenú desplegable de presentaciones

Número total de páginas

Margen

Número de página actual

Arrastrar marcador arriba o abajo para desplazarse por las páginas

Hacer clic en la primerapágina para desplazarse a lasiguiente o en la última para

desplazarse a la anterior

Cambiar de modo con el menú desplegable de modos

Previsualizar e imprimir información 4-5

1 ordene los registros (consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.)

5. Escoja el menú Vista > Modo Vista previa para ver exactamente el aspecto de la copia impresa. Algunos elementos, como campos sumario, partes de subsumario, objetos deslizantes, registros organizados en columnas, y la información variable, como números de página, sólo aparecen correctamente en modo Vista previa.

6. Escoja el menú Archivo > Imprimir.

7. En el cuadro de diálogo Imprimir, escoja una opción en Imprimir.

Mac OS: al utilizar algunas versiones del software de impresión es necesario escoger FileMaker Pro en el menú desplegable para ver estas opciones.

En Windows: para imprimir una vista actual de los objetos OLE, seleccione Actualizar todos los enlaces antes de imprimir. Para imprimir con mayor rapidez, deseleccione esta opción. Para obtener más información, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE objects, updating.

Para imprimir Escoja

Todos los registros del conjunto encontrado Registros visualizados

Sólo los registros seleccionados actualmente en modo Visualizar

Registro actual

Un registro en blanco de la presentación actual (utilice esta opción para imprimir “formularios” vacíos)

Registro en blanco, mostrando los campos y seleccione una opción de formato

Una lista de todos los campos definidos del archivo, incluidas las fórmulas y las opciones de entrada

Definiciones de campos

Una lista de todos los pasos de un guión o todos los guiones del archivo

Definiciones de guiones, y seleccione un guión determinado o todos los guiones

Seleccionar paraactualizar objetos

OLE enlazadosantes de imprimir

Escoger datosa imprimir

Hacer clic para cambiar la orientación de la página (vertical uhorizontal), la escala y demás opciones de impresión

Cuadro de diálogo Imprimir (Windows)

Escoger losdatos a imprimir

EscogerFileMaker Pro

Cuadro de diálogo Imprimir (Mac OS)


8. Seleccione el rango de impresión, el número de copias y demás ajustes de impresión y haga clic en OK.

Otras opciones de impresión dependen del software de la impresora y del sistema, consulte su documentación.


1 En Windows: para anular la impresora por defecto en un trabajo de impresión, escoja otra impresora en el campo Nombre del cuadro de diálogo Imprimir.

1 En Windows: para anular las opciones por defecto de la impresora en un trabajo de impresión, en el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en Propiedades, realice las selecciones y haga clic en Aceptar.

1 Para “sellar” los espacios en blanco al imprimir registros con cantidades variables de datos, especifique opciones de deslizamiento . Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25. También se pueden usar campos de fusión para eliminar el espacio en blanco extra de los campos de datos. Consulte “Colocar campos de fusión” en la página 6-19.

1 Al imprimir un campo o portal con barra de desplazamiento, FileMaker Pro imprime sólo los datos visibles. Para imprimir todos los datos, duplique la presentación y aumente el campo o portal. A continuación, especifique las opciones de deslizamiento para suprimir el espacio en blanco extra al imprimir. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

1 Para no imprimir algún objeto de la presentación, selecciónelo en modo Presentación y escoja el menú Formato > Deslizamiento/Impresión. Haga clic en No imprimir los objetos seleccionadosy haga clic en OK. Consulte “Evitar la impresión de objetos” en la página 7-27.

1 Si experimenta problemas al imprimir, consulte la sección de resolución de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Para obtener información del servicio de atención al cliente, escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web.

Parte 2Diseñar y crear bases de datos

Capítulo 5Crear bases de datos

En este capítulo se explica cómo:

1 planificar bases de datos

1 crear archivos de bases de datos de FileMaker Pro

1 definir, modificar y eliminar campos de la base de datos

Planificar archivos de bases de datosPlanificar la base de datos antes de crearla ahorra a la larga tiempo y esfuerzo. Aunque posteriormente se cambie el diseño, cuanto mejor se planifique por adelantado, menos cambios habrá que realizar. Comience por un diseño sencillo, utilícelo algún tiempo y modifíquelo después según sea necesario.

Para planificar una base de datos, siga estos pasos generales:

1. Determine el problema a resolver o la razón de crear una base de datos.

Si la base de datos la van a utilizar más personas, consulte con ellas cuáles son sus necesidades.

2. Decida las categorías de información con las que trabajar y planifique archivos de bases de datos independientes para cada categoría principal.

Por ejemplo, en negocios pequeños, puede ser necesario un archivo de base de datos para productos, uno para clientes y otro para empleados.

3. Analice el sistema actual de gestión de información para determinar las tareas que realiza.

Por ejemplo, piense si imprime etiquetas de correo y facturas, los informes que genera, o si existen tareas nuevas que realizar.

4. Decida los datos que contendrá el archivo y planifique los campos que albergarán dichos datos.

Por ejemplo, para imprimir facturas, son necesarios campos de direcciones de facturación, direcciones de envío, cantidades, códigos de producto, etc. También son necesarios campos de cálculo para subtotales, impuestos sobre ventas, tarifas de envío y totales de facturas.

Para facilitar la búsqueda y el orden de los registros, cree campos independientes por nombres y apellidos, títulos, como Sr. o Dr., y elementos de direcciones, como ciudad, estado, provincia, país y código postal.

5. Determine las relaciones entre el archivo y los archivos cuyos datos utilice.

Por ejemplo, si los datos a utilizar ya existen en otro archivo de FileMaker Pro, puede utilizarlos en el actual.

6. Decida las presentaciones que necesita y planifique una presentación por tarea.

Por ejemplo, planifique presentaciones para la entrada de datos, entrada de pedidos, impresión de etiquetas de correo y formularios y para cada tipo de informe que se genere.

7. Determine si es necesario compartir la base de datos con otros usuarios y, en caso afirmativo, cómo accederán al archivo.

Se pueden diseñar presentaciones que funcionen bien en FileMaker Pro para Windows y para Mac OS, así como en navegadores Web.

8. Si otros usuarios van a utilizar la base de datos, piense las personas van a tener acceso al archivo y las tareas que van a poder realizar.

Si la seguridad de los datos es importante, se puede restringir el acceso a las tareas asignando contraseñas y privilegios de acceso al archivo.


9. Escriba sus ideas en papel, haga una lista de los archivos necesarios y de los campos de cada archivo. Haga también una lista de los formularios e informes (presentaciones) que se van a generar desde cada archivo. Comience por un diseño sencillo y utilícelo por algún tiempo. Se puede cambiar cuando sea necesario.

Para obtener información acerca de la introducción de datos en bases de datos, consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6. Para obtener más información acerca de la creación de bases de datos relacionales, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.

Crear archivos de FileMaker ProLos archivos se pueden crear a partir de plantillas, archivos de bases de datos predefinidos que se pueden modificar según las necesidades. También se pueden crear archivos sin utilizar plantillas.

Consejo También se pueden crear archivos haciendo una copia de un archivo de FileMaker Pro existente o importando datos de otra aplicación. Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8 o “Convertir archivos de datos en nuevos archivos de FileMaker Pro” en la página 12-6.

Par utilizar las plantillas si no están instaladas, consulte la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro.

1. En FileMaker Pro, escoja el menú Archivo > Nueva base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Nueva base de datos, realice los procedimientos siguientes:

Si Plantillas en el diálogo Nueva base de datos no está seleccionada en la pestaña General del cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación o si las plantillas no están instaladas, el cuadro de diálogo Nueva base de datos no aparece. Vaya al siguiente paso. Para seleccionar la opción de preferencias, consulte “Configurar preferencias generales de la aplicación” en la página A-1.

Formulario para base de datosProyectoObjetivoNombre de archivo

CamposNombre Tipo Comentarios

PresentacionesNombre Objetivo Pantalla Impresión Web


Crear un archivo usando una plantilla

Seleccione Crear un nuevo archivo usando una plantilla y haga doble clic en el nombre de la plantilla.

Crear un archivo sin usar plantillas

Seleccione Crear un nuevo archivo vacío y haga clic en OK.

Abrir un archivo existente

Consulte “Abrir archivos” en la página 1-7.

Crear bases de datos 5-3

3. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para el archivo (si es necesario, escoja otra carpeta) y haga clic en Guardar.

Windows: en Guardar como archivos de tipo, seleccione Archivos FileMaker Pro. Si no especifica la extensión de archivo, FileMaker Pro añade .fp5 al nombre de archivo. (Para ver extensiones de archivo en Windows, consulte la Ayuda del sistema operativo Windows.)

4. Haga clic en Guardar.

Definir campos en bases de datosPara definir un nuevo campo, asígnele un nombre. A continuación, seleccione opciones para determinar la forma en que el campo interpreta, introduce, calcula, almacena y muestra los datos. Estas características componen la definición del campo.

Las secciones siguientes describen la forma de definir campos con el cuadro de diálogo Definir campos.


1 Las definiciones de campo se pueden duplicar para definir nuevos campos parecidos a los existentes. Consulte “Cambiar definiciones de campos” en la página 5-13.

Seleccionaruna opción

de creaciónde archivo

Seleccionarpara que no

vuelva aaparecer

este cuadrode diálogo

Hacer clic para abrir una base de datos que describa las plantillas

Escoger una plantilla de la lista

Escoger “Plantillas” para visualizar una lista de plantillas de FileMaker Pro

Este campo almacena sólo números

Este campo calcula un valor en función de otro valor del registro (“Descuento” es el 10% de “Precio unidad”)

Este campo almacena valores múltiples

ET14ID Producto

ChaquetaNombre del producto

RopaCategoría

AzulColores

10.999 Pts.Precio unidad

1.099 PtsDescuento

Negro

Estos campos almacenan texto

Nombres ydefiniciones de

campos

Escribir elnombre de unnuevo campo

Seleccionar un tipode campo

Después de escribir un nombre de campo, hacer clic y seleccionar un tipo de campo

Escoger la forma de las listas de campos en el cuadro de diálogo

Hacer clic paraordenar loscampos por

nombre o por tipo


1 Una vez definidos los campos, pueden añadirse a una presentación. Si se define un campo en un archivo existente y no aparece en la presentación actual, compruebe que Añadir los nuevos campos a la presentación actual está seleccionado en Preferencias de la aplicación. Consulte “Colocar y eliminar campos en presentaciones” en la página 6-17 y “Configurar preferencias de presentación” en la página A-2.

1 Para imprimir definiciones de campo, consulte el capítulo 4, “Previsualizar e imprimir información”.

Asignar nombres a los camposAl asignar nombres de campo, no olvide las observaciones siguientes:

1 Los nombres de campo deben ser únicos. Pueden contener hasta 60 caracteres.

1 Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente el contenido del campo. Evite abreviaturas, acrónimos y otros términos que puedan causar confusión.

1 No utilice los siguientes símbolos y palabras: , (coma) + – * / ^ & = ≠ > < ( ) " ; (punto y coma) : (dos puntos) :: AND, OR, XOR, NOT, o el nombre de una función de FileMaker Pro. Los nombres de campos que se van a utilizar en fórmulas de cálculo no pueden empezar por espacio, punto (.) ni número.

1 Al exportar, publicar en la Web y otras operaciones, utilice _ (subrayado) en lugar de espacios para evitar restricciones ODBC (Open Database Connectivity, conectividad abierta de bases de datos).

1 Compruebe las restricciones de nombres de campos en los formatos de archivo admitidos por otras aplicaciones al intercambiar datos con ellas.

1 Si utiliza ODBC para compartir datos de FileMaker, evite utilizar palabras clave SQL en nombres de campos. Para obtener información acerca de ODBC, consulte “ODBC” en la página 15-1.

Escoger tipo de campoAl definir un campo, debe seleccionar el tipo adecuado. FileMaker Pro utiliza el tipo de campo para interpretar los datos en tareas como ordenar y ejecutar cálculos.

Seleccione este tipo de campo Si los datos del campo van a incluir

Texto Hasta aproximadamente 64.000 letras, símbolos o números utilizados como texto.

Numérico Hasta 255 números u otros caracteres. En la mayoría de los casos, sólo los números se consideran campos numéricos. Los campos numéricos no pueden contener retornos de carro.

Fecha Sólo fechas.

Hora Sólo horas.

Contenedor Imágenes o archivos multimedia, como películas o sonidos. Los campos de cálculo y sumario pueden incluir referencias a campos contenedor. En Windows, los campos contenedor pueden almacenar objetos OLE.

Cálculo El resultado de fórmulas de cálculo que utilizan valores de campo del registro actual o de registros relacionados. La fórmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo. Los datos del resultado puede ser de estos tipos: texto, numéricos, fecha, hora o contenedor.

Sumario Valores generados al resumir valores de campo de más de un registro del mismo archivo.

Global Valores que se van a utilizar en todos los registros del archivo. Los campos globales pueden contener datos de texto, numéricos, fechas, horas y contenedor. Utilice el valor de un campo global en cálculo y guiones. Los campos globales no se pueden utilizar para buscar registros.



1 Para almacenar códigos postales, números de teléfono y otros valores con ceros o caracteres como guiones o paréntesis delante, utilice campos de texto en vez de campos numéricos.

1 Compruebe que para almacenar fechas utiliza campos de fecha, en vez de numéricos o de texto. Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

1 Los registros basados en campos contenedor no se pueden buscar ni ordenar, pero se pueden definir campos de texto que describan o identifiquen el contenido del campo contenedor. A continuación, se pueden buscar u ordenar los registros basados en los datos del campo de texto.

1 Para cambiar la visualización de los datos en campos de texto, numéricos, de fecha y de hora, consulte “Formatear datos de campos en presentaciones” en la página 6-23.

1 Para obtener información acerca del trabajo con datos en campos, consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6. Para obtener más información acerca de tipos de campos, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba field types.

Definir campos de texto, fecha, hora, numéricos o contenedor1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único para el campo en Nombre del campo.

Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.

3. En Tipo, seleccione un tipo de campo y haga clic en Crear.

Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4.

4. Para definir las opciones del campo, haga clic en Opciones.

Agente Elemento Cant. Importe

David Martínez ET1 1 2.995PtaET3 2 11.990PtaET4 1 5.990 PtaET5 3 9.600Pta

Total 30.575Pta

Carmen López ET1 2 5.990PtaET3 3 17.985PtaET6 1 3.200Pta

Total 27.175Pta

Total general 57.750Pta

Informe de ventas

Los campos de cálculo generan resultados a partir de valores del registro actual o de registros relacionados

Los campos sumario generan resultados a partir de los valores de múltiples registros

ParaEn el cuadro de diálogo Opciones para el campo, realice lo siguiente

Introducir valores en el campo automáticamente

Haga clic en la pestaña Autointroducir, seleccione las opciones y haga clic en OK. Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.

Garantizar que los datos se introducen en el campo correctamente

Haga clic en la pestaña Validación, seleccione las opciones y haga clic en OK. Consulte “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.

Convertir el campo en repetitivo

Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione Campo repetitivo con un máx. den repeticiones. Escriba el número de repeticiones y haga clic en OK. Consulte “Campos repetidos” en la página 5-12.


5. Defina otros campos o haga clic en Hecho.

Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en FileMaker Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro dígitos. (Consulte “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.) Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

Para obtener más información acerca de la definición de campos, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba defining fields.

Definir campos de cálculo1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.



3. En Tipo, seleccione Cálculo y haga clic en Crear.

4. En el cuadro de diálogo Especificar cálculo, defina una fórmula.

Haga clic, en el cuadro de fórmula donde desee que aparezca el elemento y realice uno de los procedimientos siguientes:

Consejo La fórmula también se puede escribir directamente en el cuadro. Para obtener más información, consulte el capítulo 11, “Utilizar fórmulas y funciones”.

Seleccionar las opciones de indexación para el campo

Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione las opciones y haga clic en OK. Consulte “Opciones de almacenamiento e indexación” en la página 5-12.

ParaEn el cuadro de diálogo Opciones para el campo, realice lo siguiente

Para añadir Realice lo siguiente

Referencias a campos

En la lista de campos, haga doble clic en un nombre.

Para visualizar nombres de campos desde campos relacionados, escoja una relación de la lista de relaciones. (Consulte “Crear relaciones entre archivos” en la página 8-4.)

Operadores matemáticos o de texto

Haga clic en un operador del teclado numérico. (Las comillas y los paréntesis se copian en la fórmula, con un punto de inserción parpadeante entre la apertura y el cierre).

Operadores lógicos o de comparación

En Operadores, escoja un operador de la lista.

Valores constantes Escriba el valor. Consulte “Constantes” en la página 11-2.

Funciones En la lista de funciones, haga doble clic en una. En el cuadro de fórmula, reemplace el parámetro del marcador de posición con un valor o una expresión.


5. Seleccione las opciones de cálculo para el campo.

6. Para seleccionar las opciones de indexación y almacenamiento del campo, haga clic en Opciones de almacenamiento, selecciónelas y haga clic en OK.

Consulte “Opciones de almacenamiento e indexación” en la página 5-12.

7. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Especificar cálculo.


Para obtener más información acerca de la definición de campos de cálculo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba calculation fields.

Definir campos de sumarioUtilice campos sumario para calcular valores en múltiples registros, como subtotales, medias y totales generales. Por ejemplo, un campo sumario puede mostrar en un informe el total general de ventas del mes de mayo.

Consejo Para crear con rapidez informes con datos agrupados (los datos de un campo sumario), utilice el asistente Nueva presentación/informe. Consulte “Presentaciones e informes” en la página 6-1.


Seleccionar el tipo de datos del resultado

Escoja un tipo de datos en El resultado del cálculo es <valor>. Compruebe que escoge el tipo adecuado al resultado deseado. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4.

Convertir el campo calculado en repetitivo

Seleccione Campo repetitivo con un máx. den valores, escriba el número de repeticiones y haga clic en OK. Consulte “Campos repetidos” en la página 5-12.

Escogerreferenciasde campos

Cuadro defórmula

Seleccionar operadoreslógicos y de comparación

Seleccionar funciones

Escoger untipo de

resultado parala fórmula

Escoger opciones de almacenamiento e indexación

Convertir elcampo

calculado enrepetitivo

Escoger unarelación de

la lista

Calcular sólo si al menos un campo de la fórmula tiene valor

Seleccionar operadoresmatemáticos y de texto

Escoger la forma de las listas de las funciones en el cuadro de diálogo Realizar el cálculo

sólo cuando todos los campos indicados tienen valores, para que no aparezca un resultado de cero

Seleccione No evaluar si todos los campos indicados están vacíos.

Deseleccione esta opción para que FileMaker Pro calcule un resultado aunque el campo al que se hace referencia esté vacío o no se haya modificado nunca.



El valor de un campo sumario puede cambiar en función de la posición del campo en la presentación, el número de registros del conjunto encontrado, si los registros están ordenados y el modo utilizado.

Si modifica una presentación con un campo sumario, debe conocer las partes de la presentación para obtener el resultado (consulte “Partes de una presentación” en la página 6-27). Para obtener información acerca del resumen de campos relacionados en portales, consulte “Resumir datos en portales” en la página 8-14.

1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.

2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único en Nombre del campo.


3. En Tipo, seleccione Sumario y haga clic en Crear.

4. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo sumario, seleccione el tipo de sumario y el nombre del campo por el que realizar la agrupación.

5. Seleccione una opción, si es aplicable, para el tipo de sumario.

Las opciones cambian dependiendo del tipo de sumario seleccionado en el paso anterior.Seleccione este

tipo de sumarioPara que el resumen de los valores de un campo del conjunto encontrado de registros sea el

Total de Cálculo del total de los valores del campo

Media de Cálculo de la media de los valores del campo

Recuento de Número de registros que contienen un valor del campo. Por ejemplo, si un campo contiene 100 valores (uno por registro), el resultado del recuento es 100.

Mínimo Búsqueda del número menor, o de la fecha u hora más antigua, de un campo

Máximo Búsqueda del número mayor, o de la fecha u hora más reciente, de un campo

Desviación típica de Búsqueda de las diferencias entre los valores de un campo. Esta opción calcula la desviación típica de los valores de un campo con respecto a la media. La fórmula es n-1 ponderada, seguida de la desviación típica normal.

Fracción del total de Cálculo de la proporción del valor del campo en el total de todos los valores de dicho campo. Esta opción busca, por ejemplo, la fracción de ventas totales que se pueden atribuir a cada vendedor.

En este tipo de sumario Seleccione Para

Total de Total acumulado Mostrar el total acumulado del registro actual y los anteriores

Media de Media ponderada. En la lista de campos que aparece, seleccione el campo que contiene el factor de ponderación.

Determinar la media de un campo en función de un valor de otro campo utilizado como factor de ponderación.

Recuento de Cuenta acumulada Mostrar el recuento acumulado del registro actual y los anteriores

Seleccione este tipo de sumario

Para que el resumen de los valores de un campo del conjunto encontrado de registros sea el

Escogerun tipo de

sumario

Escoger el campo por el que realizar la agrupación

Seleccionar una opción para el tipo de sumario


6. Haga clic en OK.


Para obtener más información acerca de campos sumario, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba summary fields.

Definir campos globalesLos campos globales contienen un valor que se utiliza en todos los registros del archivo. Los campos globales no se pueden utilizar para buscar datos. El valor de un campo global se puede utilizar:

1 como valor fijo a utilizar en cálculos de todos los registros de un archivo

1 para declarar variables en los pasos de guiones If, Else, End If, Loop, End Loop, y Exit Loop If

1 en campos que apenas necesitan actualizarse. Por ejemplo, utilice un campo global para colocar el logotipo y la dirección de la empresa en varias presentaciones. Los campos globales se pueden actualizar con rapidez sin necesidad de actualizar cada presentación.

Para definir campos globales:




3. En Tipo, seleccione Global y haga clic en Crear.

4. En el cuadro de diálogo Opciones del campo global, seleccione las opciones.

5. Haga clic en OK.


Si trabaja con campos globales en un archivo compartido, consulte “Funcionamiento de archivos compartidos” en la página 13-2. Para obtener más información acerca de los campos globales, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba global fields.

Desviación típica de por población Calcular la desviación típica de población. La fórmula es n-ponderada

Fracción del total de Subtotalizado. En la lista de campos que aparece, seleccione un campo por el que realizar la agrupación. (Al volver al modo Visualizar, ordene por este campo para calcular correctamente el valor.)

Calcular una fracción del total en función de un sólo grupo de registros

En este tipo de sumario Seleccione Para


Escoger un tipo de datos para el campo

En Tipo de datos, escoja un tipo de la lista. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4.

Convertir el campo en repetitivo

Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione Campo repetitivo con un máx. den repeticiones. Escriba el número de repeticiones y haga clic en OK. Consulte “Campos repetidos” en la página 5-12.

Escoger un tipo dedatos para el campo

Seleccionar para convertir el campo en repetitivo


Configurar opciones de camposSe pueden configurar opciones para:

1 introducir datos por defecto en campos de texto, numéricos, fechas, horas y contenedor.

1 contrastar datos con los requisitos de validación

1 convertir campos en repetitivos

1 crear índices

1 indexar y almacenar datos

Algunas opciones de campos ayudan a garantizar la exactitud de los datos. Por ejemplo, si se escribe Frnca en vez de Francia en el campo País, no se encontrará el registro cuando posteriormente se realice una búsqueda de todos los clientes de Francia. Para garantizar que todos los nombres de países se introducen correctamente, puede definirse una lista de valores que contenga los nombres y seleccionar la opción de validación Miembro de lista de valores para el campo País. Al introducir datos en el campo, deberán coincidir con el valor de la lista. Consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en la página 7-3.

Para configurar opciones de campos sumario, consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7.

Definir entradas de datos automáticasPara introducir automáticamente valores por defecto en un campo de cada registro:


2. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el nombre de un campo.

3. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo, haga clic en la pestaña Autointroducir y seleccione las opciones. Las opciones disponibles dependen del tipo de campo.

Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en FileMaker Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro dígitos. Consulte la siguiente sección.


Introducir la fecha, hora o nombre de usuario al crear o modificar el registro

Seleccione el primer cuadro de verificación (El/la) y seleccione un nombre de la lista.

Asignar un número secuencial al campo de cada registro

Seleccione Número secuencial. En siguiente valor, escriba un valor inicial (por ejemplo, 1001) y un valor incremental.

Introducir el valor a partir del último registro accedido

Seleccione Valor del registro anterior.

Introducir datos especificados por el usuario

Seleccione Datos y escriba hasta 255 caracteres.

Introducir el resultado de un cálculo del campo

Seleccione Valor calculado, defina la fórmula en el cuadro de diálogo Especificar cálculo y haga clic en OK. Para obtener información acerca de el cuadro de diálogo Especificar cálculo, consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6.

Introducir un valor copiado de un campo en el mismo o en diferente archivo

Seleccione Valor actualizado, defina la actualización y haga clic en OK. Consulte “Definir actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.

Impedir que los usuarios cambien un valor introducido automáticamente

Seleccione Prohibir la modificación del valor.

Desactivar automáticamente datos introducidos

Deseleccione todos los cuadros.


4. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo y haga clic en Hecho.

Para obtener más información acerca de la introducción automática de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba automatic data entry.

Definir validaciones de campoLa selección de opciones de validación de campo garantiza que los datos se introducen en el campo correctamente. Cuando se introduzcan datos incorrectos, FileMaker Pro muestra un mensaje.

Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en FileMaker Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.


2. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el nombre de un campo.

3. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo, haga clic en la pestaña Validación y seleccione las opciones.

Seleccionar lasopciones para

introducir en elcampo datos por

defecto

Hacer clic enAutointroducir

Para verificar que el valor introducido Realice lo siguiente

Contiene sólo números Seleccione Tipo de datos estricto y escoja Sólo numérico de la lista.

Es una fecha que contiene valores numéricos para el mes y el día y cuatro dígitos para el año (por ejemplo, 12/05/2004)

Seleccione Tipo de datos estricto y escoja Año de 4 dígitos de la lista.

Es una hora que contiene valores numéricos para las horas y los minutos, entre 00:00 y 23:59 (los segundos son opcionales)

Seleccione Tipo de datos estricto y escoja Hora del día de la lista.

No está vacío, o el valor es único o ya existe en el archivo (FileMaker Pro ignora las mayúsculas y la puntuación)

Seleccione No vacío, Unico o Existente.

Coincide con un valor de una lista de valores determinada

Seleccione Miembro de lista de valores y escoja un valor existente o defina uno nuevo. (Consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en la página 7-3.)

Se encuentra dentro de un rango determinado

Seleccione En el rango y escriba un valor inicial y uno final.

Coincide con el resultado de un cálculo

Seleccione Validado por cálculo defina una fórmula en el cuadro de diálogo Especificar cálculo y haga clic en OK.

El resultado debe ser booleano: “true” o “false”, “yes” o “no”, etc. El resultado es falso cuando es 0 ó nulo (vacío). De otro modo, el resultado es verdadero.

Para obtener información acerca de el cuadro de diálogo Especificar cálculo, consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6.


4. Especifique la forma en que FileMaker Pro gestionará las entradas no válidas.

5. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo y haga clic en Hecho.

Para obtener más información acerca de la validación de campos, escoja menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba validating data.

Campos repetidosLos campos repetidos albergan más de un valor (hasta 1000), cada uno en una repetición independiente de un campo. Cualquier tipo de campo, excepto los sumario, puede ser un campo repetido.

Consejo Para ordenar, resumir o insertar datos en un campo repetido, suele ser más sencillo utilizar campos relacionados de un portal. Consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.

Para cambiar el número de repeticiones visibles en una presentación, consulte “Formatear campos repetidos” en la página 7-8.

Para obtener más información acerca de la definición y funcionamiento de los campos repetidos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba repeating fields.

Opciones de almacenamiento e indexaciónFileMaker Pro ofrece opciones para la indexación de campos y el almacenamiento de resultados de cálculos. Tiene dos opciones:

1 Crear un índice, es decir, una lista de los valores almacenados en un campo. Los índices aceleran notablemente las búsquedas, aunque ocupan bastante espacio en disco. Se pueden indexar campos de texto, numéricos, de fecha y de hora. También se pueden indexar campos de cálculo cuyo resultado sea texto, números, fechas u horas.

1 Almacene el resultado de un cálculo en la base de datos o indique a FileMaker Pro que ejecute el cálculo sólo cuando sea necesario (sin almacenar). Almacenar el resultado es más rápido, aunque ocupa más espacio en disco. Se pueden especificar opciones de almacenamiento para campos de texto, numéricos, de fecha, de hora y de cálculo.

Para Seleccione

Impedir que los usuarios introduzcan datos no válidos (los usuarios deben corregir los datos antes de salir del registro)

Estricto: No permitir al usuario anular la validación

Mostrar un mensaje personalizado cuando los datos no cumplan los requisitos de validación

Mostrar mensaje personalizado si falla la validación y escriba hasta 255 caracteres

Seleccionar lasopciones de

validación para elcampo

Hacer clic enValidación

Cada valor del campo repetido “Colores” es un valor único, independiente


Las opciones de indexación y almacenamiento están documentadas en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba storage options.

Cambiar definiciones de camposImportante Cambiar definiciones de un campo con datos puede afectar a los datos. Para obtener más información acerca de las repercusiones al cambiar campos, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba field definitions.


2. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo Definir campos.

3. Haga clic en Hecho.


1 Si cambia una fórmula de cálculo o un tipo de sumario, al salir del cuadro de diálogo Definir campos, FileMaker Pro vuelve a calcular el valor de cada registro en la base de datos.

1 Para modificar las definiciones de campos relacionados, efectúe los cambios en el archivo relacionado.


Cambiar el nombre de un campo

En la lista de campos, seleccione el campo a cambiar. En Nombre del campo, escriba o pegue el nuevo nombre y haga clic en Guardar. FileMaker Pro cambia también el nombre del campo en las presentaciones y las referencias al campo de las fórmulas. Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.

Duplicar una definición de campo

Seleccione uno o más campos de la lista y haga clic en Duplicar. Los nuevos campos aparecen al final de la lista con la palabra Copia añadida al nombre. Los nombres de los campos se pueden cambiar.

Cambiar el tipo de campo

Seleccione un campo de la lista, escoja un tipo de campo y haga clic en Guardar. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4.

Importante Cambiar el tipo de campo puede borrar sus datos permanente e irreversiblemente.

Cambiar opciones de campos de texto, numéricos, de fecha, de hora, contenedor o globales

Haga doble clic en un campo de la lista. Cambie las opciones y haga clic en OK. Consulte “Configurar opciones de campos” en la página 5-10.

Cambiar campos de cálculo

En la lista de campos, haga doble clic en el campo de cálculo.

1 Para cambiar las opciones de almacenamiento e indexación, haga clic en Opciones de almacenamiento, en el cuadro de diálogo Especificar cálculo. Efectúe los cambios y haga clic en OK.

1 Para cambiar otras opciones, utilice el cuadro de diálogo Especificar cálculo.

A continuación, haga clic en OK, en el cuadro de diálogo Especificar cálculo. Consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6.

Cambiar campos sumario

En la lista de campos, haga doble clic en el campo sumario. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo Opciones para el campo sumario y haga clic en OK. Consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7.

Ordenar de nuevo los nombres de campo en las listas de los cuadros de diálogo

Consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba reordering.



Eliminar definiciones del campo y datosImportante Al eliminar un campo en el cuadro de diálogo Definir campos, la definición de campo y todos los datos del campo de todos los registros se borran permanente e irreversiblemente. Antes de borrar un campo de un archivo, compruebe que no necesita los datos contenidos en el campo.


2. En el cuadro de diálogo Definir campos, seleccione uno o más campos y haga clic en Eliminar.

3. Haga clic otra vez en Eliminar o, para no efectuar los cambios, haga clic en Cancelar.



1 Para eliminar campos de una presentación pero tenerlos disponibles en la base de datos, consulte “Colocar y eliminar campos en presentaciones” en la página 6-17.

1 Para obtener más información acerca de la eliminación de definiciones de campo, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba field definitions.

Capítulo 6Crear y gestionar presentaciones e informes

En este capítulo se describe cómo gestionar presentaciones de datos para imprimirlos o visualizarlos en la pantalla. En él se aprende a:

1 crear, modificar y eliminar presentaciones

1 trabajar con diferentes tipos de presentaciones

1 trabajar con campos y objetos en las presentaciones

1 añadir partes de presentaciones, como cabeceras y pies de página

El siguiente capítulo, “Personalizar presentaciones” explica la forma de personalizar el aspecto de los campos y las presentaciones, añadir objetos a presentaciones, definir listas de valores y controlar la impresión.

Para crear presentaciones y trabajar con ellas se utiliza el modo Presentación. Para cambiar al modo Presentación desde otro modo, escoja el menú Vista > Modo Presentación. O bien, escoja Presentación en el menú desplegable de la parte inferior de la ventana del documento.

Presentaciones e informesLas presentaciones de FileMaker Pro muestran los datos de una base de datos. Los datos visualizados dependen de los campos de la presentación. Las presentaciones se denominan a veces informes, especialmente al imprimirlas. Las presentaciones determinan el aspecto de los datos. También organizan la información para visualizarla, introducir datos, generar informes y realizar consultas.

En las presentaciones se escogen los campos a incluir en cada pantalla o informe. En un archivo puede haber tantas presentaciones como sea necesario (por ejemplo, para entrada de datos, informes de sumario o impresión de etiquetas de correo). Las modificaciones en el diseño de una presentación no afectan a los datos ni a las otras presentaciones del archivo. Al cambiar los datos de un campo (modo Visualizar), las modificaciones se reflejan en todas las presentaciones de la base de datos que incluyan el campo, ya que los datos son los mismos, independientemente de donde se visualicen.

Texto: usar en títulos, cabeceras decolumnas, etiquetas de campos,

instrucciones y formularios de cartasCampos: usar para

introducir y visualizar datosPágina: la impresora, las opciones de impresión y ajuste de página y la presentación determinan el aspecto de la página impresa.

Menú desplegable de presentaciones


Partes: usar cabeceras, pies depágina, sumarios y el cuerpo

para dividir la presentación enáreas especializadas

Botones: usar para automatizar las tareas frecuentes


Para obtener más información acerca de la configuración de presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Crear presentaciones e informesSiempre que se crea un archivo de base de datos (sin utilizar uno de los archivos de plantillas comercializados con FileMaker Pro), FileMaker Pro crea automáticamente una presentación de formulario estándar y la muestra en modo Visualizar, lista para la entrada de datos.

El asistente Nueva presentación/informe dirige la creación de presentaciones adicionales según las opciones seleccionadas. Además del formulario estándar, existen otros cuatro tipos de presentaciones y una vista (vista Tabla). Cada tipo sirve para propósitos distintos, como visualizar una pantalla de entrada de datos o imprimir un informe de ventas generales y etiquetas de correo.

Importante Al calcular los márgenes y otras medidas de la presentación, FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la información de impresión o ajuste de página. Compruebe estos valores antes de crear presentaciones para imprimir páginas especiales, como informes apaisados, etiquetas, sobres o datos de formularios preimpresos. Las configuración de la impresora y de impresión varían en función del software de la impresora y del sistema utilizados. Para obtener más información, consulte la documentación de la impresora y del sistema. Consulte las secciones de consideraciones, a partir de la página 6-6.

Nota Para iniciar el asistente Nueva presentación/informe, es necesario crear antes los campos de la presentación. Consulte “Definir campos en bases de datos” en la página 5-3.

Para crear una presentación:

1. Escoja el menú Vista > Modo Presentación.

2. Escoja el menú Presentación > Nueva presentación/informe.

Aparece el asistente Nueva presentación/informe, una serie de cuadros de diálogo o paneles, que ayudan a crear el tipo de presentación escogido.

3. Siga las instrucciones de cada panel del asistente para crear el tipo de presentación escogido en el primero.

En la siguiente sección, “Tipos de presentaciones”, se describen todos los tipos de presentación que se pueden crear con el asistente.

Para Realice lo siguiente:

Aceptar los valores del panel y pasar al panel siguiente

Haga clic en Siguiente

Aceptar los valores del panel pero volver al panel anterior

Haga clic en Atrás.

Ver una pantalla con un tema de la Ayuda que explica las opciones del panel actual

Haga clic en Ayuda, pulse F1 (Windows), haga clic en (Mac OS), pulse 2-? o pulse la tecla de ayuda

En Windows: ver el cuadro desplegable de Ayuda de un control determinado del panel actual

Haga clic en el botón ? de la esquina superior derecha del panel y, con el cursor de ?, haga clic en el control

El texto descriptivo y el gráfico cambian al hacer clic en distintos tipos de presentación

Hacer clic en un tipode presentación y

después en Siguiente,para continuar con el

asistente

Escribir un nombredescriptivo

Crear y gestionar presentaciones e informes 6-3

4. Cuando haya completado la serie de paneles, haga clic en Terminar para crear la presentación.

La nueva presentación está lista para utilizar, aunque se puede personalizar más con las herramientas y comandos del modo Presentación (consulte “Funcionamiento de objetos en presentaciones” en la página 6-12, “Funcionamiento de campos en presentaciones” en la página 6-17 y el capítulo siguiente, “Personalizar presentaciones”).

Consejo También se puede duplicar una presentación existente y personalizar la copia.

Tipos de presentacionesLas secciones siguientes describen las presentaciones que pueden crearse con el asistente Nueva presentación/informe.

Formulario estándarLas presentaciones de formulario estándar son una buena opción para la entrada de datos y la visualización en pantalla. Contienen los campos seleccionados, en líneas separadas, en el orden especificado y con etiquetas a su izquierda. En modo Visualizar, aparece un registro, o formulario, cada vez (a menos que se haya cambiado en Ver como formulario).

Lista/informe en columnasUtilice presentaciones de Lista/informe en columnas para ver o imprimir múltiples registros en filas (listas de registros). El asistente Nueva presentación/informe permite definir numerosas variaciones de Lista/informe en columnas. Se pueden crear presentaciones con filas y columnas sencillas de datos así como informes complejos con datos agrupados por valores determinados con subtotales y totales generales.

Una presentación de Lista/informe en columnas contiene los campos seleccionados, en el orden especificado y de izquierda a derecha de la página, con los nombres de los campos como cabeceras de las columnas.

Cerrar el asistente sin guardar las selecciones

Cancelar


Etiquetasde campo

Campos definidos, con el orden en que aparecenen el cuadro de diálogo Definir campos


En el asistente Nueva presentación/informe, se pueden escoger las opciones siguientes:

1 Limitar el número de campos horizontales en la presentación al ancho de página, definido por los márgenes, la orientación de página y la impresora. Los campos se organizan en múltiples líneas.

1 Agrupar los registros por ordenación. Esta opción permite obtener subtotales, o subsumarios, de los datos del grupo (por ejemplo, agrupar datos de ventas por región y después las ventas subtotales de cada región).

1 Añadir partes de cabecera y pie de página con texto estático (como el nombre de la empresa), texto dinámico (como el número de página o la fecha) o un gráfico (como el logotipo de la empresa).

1 Guardar la información en guiones para volver a ejecutar el informe (por ejemplo, cambiar a la presentación del informe, ordenar los datos e interrumpir para previsualizar el informe).

Todas estas opciones se pueden modificar después de completar el asistente.

Vista TablaLa vista Tabla no es un tipo de presentación, sino una vista de los datos con formato de retículas de hojas de cálculo que permite reorganizar con rapidez los campos en modo Visualizar. Por ejemplo, se pueden ordenar, cambiar de tamaño y volver a ordenar las columnas (campos) con sólo un clic del ratón (si estas opciones están definidas). Vista Tabla es una de las tres vistas disponibles en todas las presentaciones de FileMaker Pro. Para obtener más información, consulte “Visualizar registros” en la página 2-2 y “Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la página 6-11.

Al igual que la presentación Lista/informe en columnas, la vista Tabla contiene los campos seleccionados, en el orden especificado de izquierda a derecha, con los nombres de los campos como cabeceras de las columnas.

Nota La vista Tabla es parecida a una presentación Lista/informe en columnas sencilla, aunque existen diferencias. La organización de los datos en Vista Tabla es más flexible, ya que se puede activar y desactivar en modo Visualizar. Resulta útil para permitir que los usuarios realicen cambios sencillos en la visualización de los datos en del modo Visualizar o para ofrecer un aspecto familiar, como de hoja de cálculo.

Presentación de informe en columnas sencillas

Informe en columnas con datos agrupados


Etiquetas La presentación de etiquetas permite organizar los campos seleccionados para imprimir en uno de los tamaños de etiquetas estándar predefinidas. (FileMaker Pro incluye las dimensiones de numerosos tipos de etiquetas estándar.) Si el tipo de etiqueta no está disponible, se pueden especificar dimensiones personalizadas.

SobresLa presentación de sobres permite organizar los campos seleccionados para su impresión en sobres estándar comerciales “Número 10”.

Presentación en blancoLa presentación en blanco es el punto de partida para crear presentaciones completamente nuevas, por ejemplo, una pantalla de entrada de datos compleja. En modo Presentación se pueden añadir los campos que se desee.


1 Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes, áreas de la presentación que controlan la visualización e impresión de datos, texto y gráficos. FileMaker Pro incluye en la presentación partes de cuerpo, cabecera y pie de página según las opciones seleccionadas en el asistente Nueva presentación/informe. Los informes en columnas con datos agrupados y totalizados tienen también partes de subsumario, de sumario general o ambas. El usuario dispone de control completo sobre la adición, supresión y modificación de las partes de la presentación después de completar el asistente. Consulte “Partes de una presentación” en la página 6-27.

1 Si la presentación no cumple las expectativas, se puede volver a iniciar el asistente. No olvide eliminar la presentación inservible (consulte “Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones” en la página 6-8).


1 En el asistente Nueva presentación/informe se pueden aplicar temas de presentación de FileMaker Pro para mejorar y unificar el aspecto de presentaciones e informes. Los temas afectan a las características de la presentación, incluido el color de fondo, los bordes y el relleno de los campos, así como a los atributos de texto, dentro y fuera de los campos. Los temas no controlan la posición ni el comportamiento de campos u objetos. Sólo se pueden aplicar en el asistente.

1 Para incluir en la presentación campos de otra base de datos (campos relacionados), deben entenderse los conceptos descritos en el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”. Consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la página 6-21.

1 Al crear una vista Tabla y cambiar al modo Presentación, aparece una presentación de formulario estándar. Vista Tabla no es un tipo de presentación, sino una forma de organizar los datos, como Ver como formulario o Ver como lista (menú Vista del modo Visualizar). En la vista Tabla se puede visualizar cualquier presentación escogiendo el menú Vista > Ver como Tabla.

1 Si diseña presentaciones para visualizarlas en la Web mediante Web Companion de FileMaker Pro, consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en columnas1 Al crear informes con datos agrupados, conocer el aspecto final del informe facilita la utilización del asistente. El asistente solicita la especificación del campo o campos por los que se van a agrupar los datos. Si se incluyen subtotales o totales generales, antes de iniciar el asistente se debe pensar también qué campos van a resumir y definir los campos sumario. Consulte “Definir campos en bases de datos” en la página 5-3 (Si es necesario, los campos también se pueden definir con el asistente.)

1 Para visualizar un informe con datos agrupados y totales, es necesario ordenar el campo de interrupción y cambiar al modo Presentación. El asistente Nueva presentación/informe permite crear un guión para hacerlo.

1 Al crear presentaciones de Lista/informe en columnas, existe la opción de guardar un guión que cambie a la presentación, ordene los registros (si se especifica) y se detenga en modo Presentación. El guión se añade al menú Guiones donde se le puede escoger para ejecutar el informe en el futuro. Antes de ejecutar el guión, verifique que está visualizando el conjunto encontrado correcto. El guión se puede visualizar y modificar (por ejemplo, añadir un paso para buscar el guión) escogiendo el menú Guiones > ScriptMaker (consulte “Cambiar guiones” en la página 10-11).


1 Las presentaciones Lista/informe en columnas organizan los campos en columnas. (Para obtener información acerca de la organización de registros en columnas, por ejemplo, para imprimir un directorio de nombres y direcciones, consulte “Configurar impresión de registros en columnas” en la página 6-9.)

1 Si piensa imprimir una lista/informe en columnas y las columnas sobrepasan el ancho de la página, intente realizar algunos de los procedimientos siguientes:

1 Reduzca el tamaño de los campos o del texto de los datos.

1 Cambie la orientación de la página a horizontal o reduzca la escala de impresión a menos del 100%. Consulte “Preparar impresión de presentaciones anchas” en la página 4-2.

1 Cree varias presentaciones con menos columnas e imprímalas por separado.

1 Si no consigue los resultados deseados en informes con datos agrupados, consulte la Ayuda en pantalla, disponible en todos los paneles del asistente. Consulte la sección de resolución de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro: escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba subsummary reports.

Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en columnasAl imprimir etiquetas, normalmente se utilizan hojas individuales o rollos de papel continuo (en impresoras matriciales).

Dado que FileMaker Pro considera la impresora seleccionada y la información de impresión o ajuste de página para calcular los márgenes y otras medidas, es necesario verificar estos valores antes de crear una presentación de etiquetas.

1. Escoja la impresora. Consulte “Especificar impresora (Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora (Mac OS)” en la página 4-2.

2. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión(Windows) o el menú Archivo > Ajustar página (Mac OS).

3. En el cuadro de diálogo, realice los siguiente:

1 Para hojas individuales de etiquetas, seleccione el tamaño de las hojas (normalmente Carta en EE.UU. y A4 en los demás países) y haga clic en Aceptar.

1 Para papel de etiquetas de alimentación continua, cree un tamaño de papel personalizado igual a la altura de las etiquetas. (El tamaño personalizado minimiza el efecto del movimiento del rodillo de la impresora y ahorra papel.) Las instrucciones más precisas varían con el tipo de impresora:

En Windows: haga clic en Propiedades. Si la impresora admite la creación de papeles personalizados, en la pestaña Papel del cuadro de diálogo Propiedades aparece un icono Personalizar en Tamaño de papel. Haga clic en Personalizar y, en el cuadro de diálogo Tamaño definido por el usuario, escriba la información de la tabla siguiente. A continuación, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Propiedades, en Fuente del papel, escoja Tracción y haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, haga clic en Aceptar.

En Mac OS: si la impresora lo admite, vuelva a definir un tamaño de papel poco utilizado. Primero, en Papel, seleccione un tamaño. A continuación, en el área Editar tamaños de papel, escriba la información de la siguiente tabla y haga clic en Guardar. Seleccione Sin espacio entre páginas y haga clic en OK.

En Escriba

Nombre Un nombre descriptivo

Ancho La anchura de las etiquetas

Longitud (Windows) Altura (Mac OS) La altura de una etiqueta


Nota Definir un tamaño de papel personalizado para imprimir etiquetas en una impresora matricial cambia la información de la impresora o del ajuste de página por defecto. No olvide restablecer estas opciones antes de imprimir otras presentaciones. Consulte “Preparar impresión” en la página 4-2.

No olvide la observación siguiente:

1 FileMaker Pro usa campos de fusión al crear presentaciones de etiquetas. Al utilizar campos de fusión no se puede introducir ni editar datos. Cambie a la vista Tabla (en modo Visualizar, escoja el menú Vista > Ver como tabla) o utilice otra presentación. Para obtener más información acerca del trabajo con campos de fusión, consulte “Colocar campos de fusión” en la página 6-19. Para obtener más información acerca de las distintas vistas, consulte “Visualizar registros” en la página 2-2.

Consideraciones al crear una presentación de sobresDado que FileMaker Pro considera la impresora seleccionada y la información de impresión o de ajuste de página para calcular los márgenes y otras medidas, es necesario verificar estos valores antes de crear una presentación de sobres.

1. Escoja la impresora. Consulte “Especificar impresora (Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora (Mac OS)” en la página 4-2.

2. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión(Windows) o el menú Archivo > Ajustar página (Mac OS).

3. En el cuadro de diálogo, escoja un tamaño de carta. Si los sobres se introducen en la impresora por el lado corto, escoja la orientación de papel horizontal.

4. Haga clic en Aceptar

Una vez creada la presentación, puede ser necesario ajustarla según la forma de introducir los sobres en la impresora (consulte “Cambiar de tamaño partes de una presentación” en la página 6-34 y “Eliminar partes de una presentación” en la página 6-34).

Nota FileMaker Pro utiliza campos de fusión al crear presentaciones de sobres. Al utilizar campos de fusión no se puede introducir ni editar datos. Cambie a la vista Tabla (en modo Visualizar, escoja el menú Vista > Ver como tabla) o utilice otra presentación. Para obtener más información acerca del trabajo con campos de fusión, consulte “Colocar campos de fusión” en la página 6-19. Para obtener más información acerca de las distintas vistas, consulte “Visualizar registros” en la página 2-2.

Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentacionesSi se ha creado más de una presentación, se puede cambiar fácilmente entre ellas con el menú desplegable de presentaciones o, en modo Presentación, con la agenda.


Introducir los sobres manualmente en una impresora de alimentación central

Conserve la cabecera y ajústela para que la impresión coincida con el tamaño del sobre.

Introducir los sobres manualmente en una impresora de alimentación izquierda

Conserve la cabecera y ajústela para que la impresión coincida con el tamaño del sobre. (Una buena regla general para el tamaño de la cabecera es restar 22 cm. de la altura del sobre.)

Introducir los sobres manualmente en una impresora de alimentación derecha

Elimine la cabecera e inserte un pie de página. Ajuste el pie de página para que la impresión coincida con el tamaño del sobre.



1 Es recomendable duplicar las presentaciones complejas antes de modificarlas, ya que no se pueden deshacer los cambios importantes ni se puede volver a la última versión guardada.

1 Una base de datos debe tener al menos una presentación, por lo que la última no se puede eliminar.

1 Los nombres de presentaciones no tienen que ser únicos.

1 En una base de datos con múltiples usuarios, sólo el anfitrión y sólo cuando la base de datos no esté compartida, puede ordenar de nuevo los registros (consulte “Compartir archivos en red” en la página 13-1).

1 Las presentaciones se pueden crear, duplicar y eliminar con los botones de la barra de herramientas Estándar (escoja el menú Vista > Barras de herramientas > Estándar). Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la página 1-5.

1 Una presentación entera no se puede copiar a otro archivo de FileMaker Pro, pero se consigue idéntico objetivo guardando un clon del archivo. (Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8.) También se pueden copiar y pegar campos y objetos de presentaciones a otros archivos. (Consulte “Copiar, duplicar y eliminar objetos” en la página 6-14.)

1 Todas las presentaciones aparecen en el menú desplegable del modo Presentaciones, aunque Incluir en el menú de presentaciones no esté seleccionada.

Configurar impresión de registros en columnasLos registros se pueden imprimir (y previsualizar) en columnas, por ejemplo, en un directorio de nombres y direcciones. Ocurre al contrario en la presentación Lista/informe en columnas, que organiza los campos en columnas.

Para En modo Presentación, realice lo siguiente

Duplicar presentaciones

En el menú de presentaciones, seleccione la presentación a duplicar y escoja el menú Presentación > Duplicar presentación. Aparece el duplicado de la presentación. FileMaker Pro añade su nombre, con la palabra Copia al final, como última opción del menú de presentaciones.

Eliminar presentaciones

En el menú desplegable de presentaciones, escoja la presentación a eliminar. Escoja el menú Presentación > Eliminar presentación y haga clic en el botón Eliminar del mensaje de alerta. La eliminación de una presentación no se puede deshacer.

Cambiar el nombre de presentaciones

En el menú desplegable de presentaciones, escoja la presentación. Escoja el menú Presentación > Ajustar presentación; en Nombre de presentación, escriba un nombre descriptivo y haga clic en Aceptar.

Ordenar presentaciones en el menú desplegable de presentaciones

Escoja el menú Presentación > Establecer orden de presentación. Coloque el puntero sobre el nombre de la presentación y arrástrelo hasta una nueva posición. Haga clic en OK.

Incluir o excluir presentaciones en el menú de presentaciones, en los modos Visualizar, Buscar y Vista previa

Escoja el menú Presentación > Establecer orden de presentación y haga clic en el nombre de una presentación. Para incluir la presentación, seleccione Incluir en el menú de presentaciones. Para excluir la presentación, deseleccione esta opción. (También se puede hacer clic a la izquierda del nombre de la presentación para seleccionar o deseleccionar esta opción.)

Aparece una marca de verificación junto al nombre de la presentación incluida en el menú de presentaciones.


Al configurar registros para imprimirlos en columnas, todos los valores de los campos (y las etiquetas, si se especifica) de un registro se imprimen en un bloque (como en una etiqueta), los valores del siguiente registro se imprimen en otro bloque, etc. Sólo se ven múltiples columnas en los modos Presentación y Vista previa, así como al imprimir (no en los modos Visualizar y Buscar).

Las columnas se pueden organizar en la página de izquierda a derecha o de arriba a abajo.

Para definir columnas en presentaciones:

1. Escoja una impresora y las opciones de impresión o ajuste de página.

Al calcular los márgenes y otras medidas de la presentación, FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la información de impresión o ajuste de página. Consulte “Especificar impresora (Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora (Mac OS)” en la página 4-2.

2. En modo Presentación, cree una presentación o escoja una del menú desplegable de presentaciones.

Es más sencillo empezar con una presentación en blanco o con una que no tenga objetos en la parte del cuerpo.

3. Escoja el menú Presentación > Ajustar presentación

4. En la pestaña General del cuadro de diálogo Ajustar presentación, seleccione Imprimir en <valor> columnas, seleccione opciones para las columnas y haga clic en Aceptar.

5. En la presentación aparecen líneas verticales que indican columnas. Organice los campos y demás objetos para incluirlos en la columna de ejemplo de la izquierda.

Arriba-abajo

1

2

3

4

5

6

7

8

1

3

5

7

2

4

6

8

Izda.-derecha


Especificar el número de columnas

En Imprimir en <valor> columnas, escriba un número entre 1 y 99.

Organizar los registros para que fluyan primero de izquierda a derecha

Seleccione Izda.-derecha .

Use esta opción en informes como etiquetas, para utilizar el menor número de filas y ahorrar papel.

Organizar los registros para que fluyan primero de arriba a abajo

Seleccione Arriba-abajo .

Use esta opción en informes como directorios, que se leen de arriba a abajo columna a columna.


Ajustar la anchura de las columnas de forma interactiva

Arrastre el límite derecho de la columna (la línea de puntos situada en el borde derecho de la columna de ejemplo). Si se ensancha la columna, aparece un área de gris medio que señala un área de “encuadernación” que no se imprime.

Medir y ajustar con precisión el ancho de las columnas

Escoja el menú Vista > Tamaño del objeto. Coloque el puntero sobre el límite derecho de la columna y pulse el botón del ratón (con cuidado para no arrastrar el ancho de la columna). La anchura de la columna es el penúltimo campo de la paleta Cuerpo.

Cambiar manualmente el ancho decolumna arrastrando

Columna de ejemplo


Nota Use campos de fusión o campos y objetos con el deslizamiento activado para ajustar más los datos a la anchura de la columna. Con cualquiera de las dos funciones, al imprimir o ver los datos, los campos se extienden por el área gris de la segunda columna y los espacios en blanco de los campos desaparecen. Consulte “Colocar campos de fusión” en la página 6-19 y “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

Al cambiar el número de columnas, FileMaker Pro ajusta su anchura al tamaño de papel definido, sin incluir los márgenes fijos. Puede ser necesario reajustar los campos en la columna de ejemplo.


1 Al seleccionar Arriba-abajo, FileMaker Pro imprime las partes de subsumario con la anchura de la columna. Si se especifica un salto de página después de la parte de subsumario, FileMaker Pro inicia una nueva columna, no una nueva página. Al seleccionar Izda.-derecha, las partes de subsumario se imprimen con la anchura de la página y el salto de página especificado inicia una nueva página. (Consulte “Definir saltos de página y numeración” en la página 6-32.)

1 Para obtener información acerca de otras opciones del cuadro de diálogo Ajustar presentación, consulte la sección siguiente y “Especificar márgenes de página” en la página 7-23.

Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tablaFileMaker Pro ofrece tres vistas por presentación: formulario, lista y tabla. Al cambiar de vista, cambia la forma de visualizar e imprimir registros. Para obtener más información acerca de las diferencias entre las vistas y cómo utilizarlas, consulte “Visualizar registros” en la página 2-2.

En modo Presentación se pueden especificar las vistas disponibles en los otros modos.

1. Escoja la presentación con la que trabajar en el menú desplegable de presentaciones.

2. Escoja el menú Presentación > Ajustar presentación

3. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, haga clic en la pestaña Vistas y seleccione una o más vistas.

A menos que se cambien los valores por defecto, FileMaker Pro activa todas las vistas.

4. Seleccione Vista Tabla para ver el cuadro de diálogo Propiedades de vista Tabla.

Para obtener información completa acerca de las propiedades de Vista Tabla, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba View as table command.

Al seleccionarEn los modos Visualizar y Buscar, se activa el siguiente comando de menú

Vista Formulario Menú Vista > Ver como formulario

Vista Lista Menú Vista > Ver como lista

Vista Tabla Menú Vista > Ver como tabla

Especificar los valores dela retícula de la tabla

Especificar si FileMaker Promuestra la parte de cabecera o de

pie de página

Especificar una altura de filapersonalizada (todas las filas

tienen la misma altura)

Especificar si FileMaker Promuestra cabeceras de columna

y su comportamiento


5. Haga clic en OK.


1 Si en modo Visualizar o Buscar se especifica Ver como lista, FileMaker Pro no muestra partes de presentaciones de subsumario. Las partes de subsumario y los datos de subsumario calculados correctamente sólo aparecen en modo Vista previa o en informes impresos (consulte “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales” en la página 6-32). FileMaker Pro tampoco muestra ni imprime partes de subsumario o de sumario general si se especifica Ver como tabla en cualquier modo.

1 Para cambiar el color o la trama de fondo de la tabla, compruebe que los campos son transparentes y cambie el color o la trama de la parte del cuerpo (consulte “Añadir o cambiar partes de una presentación” en la página 6-29). Las cabeceras de columna toman los atributos de fuente (excepto el color del texto, que es siempre negro) del primer campo en el orden de tabulación (consulte “Configurar orden de tabulación para entrada de datos” en la página 7-9). El fondo de las cabeceras de columnas no se puede modificar.

1 Si está seleccionada Incluir cabeceras de columna, los usuarios pueden cambiar el tamaño de las columnas y ordenar por un valor de columna (siempre que dispongan de los privilegios de acceso adecuados), aunque Columnas ajustables y Ordenar datos al seleccionar columna se hayan deseleccionado haciendo clic con el botón secundario (Windows) o haciendo clic y pulsando Control (Mac OS) en la cabecera de la columna y escogiendo el comando correspondiente del menú contextual. Consulte “Visualizar registros” en la página 2-2.

Funcionamiento de objetos en presentacionesUn objeto es un elemento independiente, un campo, texto, un objeto gráfico (como un óvalo o una imagen importada), un botón o un portal (para mostrar filas de registros relacionados), que se puede seleccionar, desplazar, cambiar de tamaño, eliminar, copiar, formatear y modificar de otras formas. Los objetos mejoran el diseño de las presentaciones.

Por ejemplo, añada los campos Nombre Cliente y Factura Elemento a una presentación para visualizar los datos de estos campos. Añada el título “Factura”, o resalte un grupo de campos encerrándolos en un rectángulo para hacer más comprensible la presentación.

En modo Visualizar, los objetos tienen el mismo aspecto en todos los registros aunque los datos del campo cambien para mostrar los datos de la base de datos.


Herramientas de presentaciónEn cada tipo de objeto se utilizan herramientas específicas del panel de herramientas o de una de las barras de herramientas (escoja el menú Vista > Barras de herramientas).

Nota Si el panel de herramientas no aparece en el lado izquierdo de la ventana del documento, el área de estado puede estar oculta. Compruebe que está en modo Presentación (escoja el menú Vista > Modo Presentación) y haga clic en el control del área de estado, en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento.

Seleccionar objetosPara trabajar con un objeto en una presentación, es necesario seleccionarlo en modo Presentación. Al seleccionar un objeto, aparecen en sus esquinas cuadrados negros, o manipuladores.

Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta Selección , en el panel de herramientas. El puntero se convierte en una flecha.

Nota Si el manipulador de una herramienta aparece de color gris en vez de negro, el objeto está bloqueado (consulte “Proteger objetos de modificaciones” en la página 6-17).

Para obtener más información sobre Consulte

Añadir texto a presentaciones “Añadir texto a presentaciones” en la página 7-11.

Dibujar líneas y formas en presentaciones

“Dibujar líneas y formas” en la página 7-15.

Panel de herramientas en modo Presentación

HerramientaSelección


Añadir botones que ejecuten guiones “Utilizar botones con guiones” en la página 10-13.

Añadir portales a las presentaciones (los portales muestran los datos de campos relacionados de filas, un registro por fila)

“Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados” en la página 6-22.

Colocar campos en presentaciones “Colocar y eliminar campos en presentaciones” en la página 6-17.

Añadir partes a presentaciones “Añadir o cambiar partes de una presentación” en la página 6-29.

Usar las paletas de efectos Relleno, Pluma y Objeto

“Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos” en la página 7-16.

Para seleccionar En modo Presentación, realice lo siguiente

Un objeto Haga clic en el objeto con el puntero de flecha. (Si el objeto es transparente, haga clic en su borde.)

Para obtener más información sobre Consulte

Los manipuladores aparecen en las esquinas de los objetos seleccionados



1 Para obtener información acerca de la selección, edición y funcionamiento del texto, consulte “Funcionamiento del texto” en la página 2-15 y “Añadir texto a presentaciones” en la página 7-11.

1 Los objetos agrupados no se pueden mover por separado, es necesario desagruparlos primero. Seleccione un objeto agrupado y escoja el menú Disposición > Desagrupar (consulte “Agrupar y desagrupar objetos” en la página 7-19).

1 Los objetos de una presentación se pueden separar en capas. Si un objeto no está visible, envíe otros objetos hacia atrás en el orden de apilamiento. Seleccione el objeto u objetos frontales y escoja el menú Disposición > Mover al fondo (consulte “Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrás en las presentaciones” en la página 7-20).

1 Al trabajar con objetos pueden utilizarse los botones de la barra de herramientas Disposición (escoja el menú Vista > Barras de herramientas > Disposición). Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la página 1-5.

1 Para intercambiar la herramienta Selección con otras herramientas, pulse Control + Intro, o Intro en el teclado numérico, (Windows) o pulse Intro (Mac OS).

Copiar, duplicar y eliminar objetosEn modo Presentación se pueden cortar o copiar y después pegar objetos gráficos, texto, campos (incluidos campos relacionados), botones y portales. También se pueden copiar y pegar datos de campos en los modos Visualizar y Buscar (“Copiar y desplazar datos en registros” en la página 2-9).

Varios objetos a la vez

Arrastre el puntero de flecha para crear un cuadro de selección que encierre por completo a los objetos. Si al arrastrar se pulsa Control (Windows) o 2 (Mac OS), el cuadro de selección no tiene que encerrar completamente a los objetos.

Otro método es pulsar Mayúsculas y hacer clic en los objetos.

Todos los objetos de la presentación

Escoja el menú Edición > Seleccionar todo.

Todos los objetos del mismo tipo (por ejemplo, todo el texto o todos los rectángulos) excepto botones, campos y portales

Haga clic en la herramienta del tipo de objeto a seleccionar y escoja el menú Edición > Seleccionar todo. También puede seleccionar un objeto y hacer clic en el botón Seleccionar objetos por tipo de la barra de herramientas Disposición.

Todos los campos Haga clic en un campo con el puntero de flecha, pulse Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) y escoja el menú Edición > Seleccionar todo. También puede seleccionar un campo y hacer clic en el botón Seleccionar objetos por tipo de la barra de herramientas Disposición.

Un portal Con el puntero de flecha, haga clic en el borde o en cualquier área del portal que no contenga campos ni objetos.

Deseleccionar objetos seleccionados

Haga clic en un área en blanco de la presentación o en una herramienta del panel de herramientas. O bien, pulse Mayúsculas y haga clic en los objetos seleccionados.

Para seleccionar En modo Presentación, realice lo siguiente

Para Seleccione el objeto y realice lo siguiente

Copiar (o cortar) un objeto y pegarlo en la misma presentación, en otra o en otro archivo de base de datos

Escoja el menú Edición > Copiar (o Cortar). Con el puntero de flecha, haga clic en el lugar donde centrar el objeto y escoja el menú Edición > Pegar.

Para obtener información más completa, consulte las notas siguientes.

Duplicar un objeto Escoja el menú Edición > Duplicar.

O bien, pulse Control (Windows) u Opción (Mac OS) y arrastre.



1 Para importar con rapidez objetos de otras aplicaciones, se pueden arrastrar, si la otra aplicación lo admite, desde su ventana hasta la presentación de FileMaker Pro. También se pueden arrastrar objetos desde una presentación hasta otra aplicación y hasta el escritorio de Windows o al Finder. Para obtener más información acerca de la activación y uso de arrastrar y dejar, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba drag and drop.

1 Los objetos bloqueados se pueden duplicar y copiar, pero no cortar o eliminar.

1 Al copiar un campo en otra presentación del mismo archivo de base de datos, FileMaker Pro copia las características del campo (como tamaño, bordes y estilos de texto) y la definición del campo (como tipo, opciones del campo y, si es un campo relacionado, la relación). Al copiar un campo en una presentación de otro archivo de base de datos, FileMaker Pro busca un nombre de campo coincidente en el archivo de destino. Si lo encuentra, el campo pegado adopta la definición del campo coincidente. De lo contrario, sólo se pegan las características. Consulte “Definir campos en bases de datos” en la página 5-3.

1 Al copiar un portal a otra presentación del mismo archivo de base de datos, FileMaker Pro copia las características del portal (como tamaño, bordes y estilos de relleno) y la relación. Al copiar un portal a una presentación de otro archivo de base de datos, FileMaker Pro busca una relación coincidente en el archivo de destino. Si la encuentra, el portal pegado adopta su definición. De lo contrario, sólo se pegan las características del portal y la relación queda indefinida. FileMaker Pro no copia ni pega campos u objetos dentro

de un portal a menos que se los seleccione a ellos y al portal. Consulte “Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados” en la página 6-22.

1 Para obtener información completa sobre copiar y pegar objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE objects editing. A continuación, haga doble clic en Copiar y pegar objetos OLE.

1 Use el comando Duplicar para crear series de objetos idénticos espaciados uniformemente. Inmediatamente después de escoger el menú Edición > Duplicar, arrastre el nuevo objeto hasta la posición deseada (sin deseleccionarlo). Escoja otra vez Duplicar: la posición de la nueva copia con relación a la primera es la misma que la de ésta con respecto al objeto original.

1 Para obtener información acerca de la selección, edición y funcionamiento del texto, consulte “Funcionamiento del texto” en la página 2-15.

Desplazar objetos en presentacionesPara desplazar objetos, en modo presentación, haga doble clic en la herramienta Selección del panel de herramientas, seleccione uno o más objetos y arrástrelos hasta la nueva posición. Al desplazar campos o texto, las líneas de base se extienden horizontalmente desde el objeto para facilitar la alineación con otros objetos.

Eliminar un objeto sin reemplazar el contenido del Portapapeles

Escoja el menú Edición > Borrar.

O bien, pulse Retroceso o Suprimir.

Para Seleccione el objeto y realice lo siguiente


Desplazar la selección un píxel Pulse las teclas de flecha izquierda, derecha, arriba o abajo.

Limitar el movimiento a la dirección horizontal o vertical

Pulse Mayúsculas mientras arrastra la selección.

Desplazar la selección con precisión

Utilice las reglas gráficas, guías de ajuste, retículas de objetos y la paleta Cuerpo (consulte “Utilizar herramientas para colocar objetos con precisión” en la página 7-21).



1 Para obtener más información acerca de la selección de uno o más objetos, consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.

1 Para desplazar más fácilmente varios objetos, agrúpelos. (Consulte “Agrupar y desagrupar objetos” en la página 7-19.)

1 Para desplazar un portal con sus campos relacionados y objetos, selecciónelo haciendo clic en su borde y en los objetos situados dentro.

1 El comportamiento de los campos y los portales varía dependiendo de la parte en la que se encuentren, cuerpo, subsumario, cabecera o pie de página. Consulte “Tipos de presentaciones” en la página 6-3

1 Al desplazar objetos, recuerde que se pueden agrupar, separar en capas y alinear para facilitar la operación. Los objetos también se pueden rotar. Consulte “Organizar objetos” en la página 7-19.

Cambiar forma y tamaño de objetosLas líneas o formas dibujadas en presentaciones se pueden cambiar de forma y tamaño. También se puede cambiar la forma y el tamaño de campos, portales, gráficos, películas y bloques de texto.

1. En modo Presentación, haga doble clic en la herramienta Selección del panel de herramientas y seleccione uno o más objetos.

Consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.

2. Arrastre uno de los manipuladores de la selección para cambiar la forma y el tamaño del objeto.


1 Cambiar el tamaño de la primera repetición de un campo repetitivo cambia el tamaño de todas las repeticiones.

1 Cambiar el tamaño de objetos agrupados cambia el tamaño de todos los objetos del grupo. Consulte “Agrupar y desagrupar objetos” en la página 7-19.

Anular las retículas de objetos al desplazar selecciones

Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras arrastra la selección.

Colocar la selección fuera de los límites de la ventana del documento

Arrastre el objeto hasta el borde de la ventana del documento. FileMaker Pro se desplaza en esa dirección.



1 Cambiar sólo la altura o la anchura de objetos bidimensionales (por ejemplo, campos, rectángulos, óvalos o gráficos importados)

1 Restringir el cambio a una línea horizontal o vertical

Pulse Mayúsculas mientras arrastra el manipulador.

1 Igualar la anchura y la altura de objetos bidimensionales (por ejemplo, convertir un rectángulo en un cuadrado o un óvalo en un círculo)

1 Restringir la dirección del arrastre a incrementos de 45 grados al cambiar el tamaño de líneas

Pulse Control (Windows) u Opción (Mac OS) mientras arrastra el manipulador.

Cambiar el tamaño de la selección con precisión

Utilice las reglas-gráficas, guías de ajuste, retículas de objetos y la paleta Cuerpo (consulte “Utilizar herramientas para colocar objetos con precisión” en la página 7-21).

Anular las retículas de objetos al arrastrar manipuladores

Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras arrastra el manipulador.


Proteger objetos de modificacionesLos objetos de una presentación se pueden bloquear para impedir su modificación, edición, desplazamiento o eliminación. Bloquear un campo en modo Presentación no impide los cambios de información en modo Visualizar.

Para bloquear los objetos de una presentación, en modo Presentación seleccione los objetos y escoja el menú Disposición > Bloquear. Los manipuladores de objetos bloqueados son grises en vez de negros.

Para desbloquear objetos, selecciónelos y escoja el menú Disposición > Desbloquear.

Nota Al copiar y duplicar objetos bloqueados, la copia no se bloquea. Al realizar una agrupación que incluye un objeto bloqueado, el objeto permanece bloqueado. Bloquear no impide cambiar el orden de apilamiento.

Funcionamiento de campos en presentacionesDespués de crear una presentación, se le pueden añadir y suprimir campos, así como determinar el formato de visualización de los datos. (Para impedir que los campos que defina se coloquen automáticamente en la presentación actual, consulte “Configurar preferencias de presentación” en la página A-2.)

Los campos de las presentaciones son objetos que se pueden seleccionar, desplazar y cambiar de tamaño o forma (consulte las secciones anteriores). En modo Presentación, cada campo muestra su nombre con el formato de sus atributos de fuente, tamaño, estilo, alineación, interlineado y color Todos los campos, excepto los contenedor, muestran líneas de base de texto que indican la posición de los datos en modo Visualizar y facilitan la alineación de los campos.


1 Aunque un campo no aparezca en una presentación, permanece en la base de datos y sus datos se pueden utilizar en cálculos y sumarios.

1 Para controlar el formato de los datos de los campos (formatos de texto y de campos numéricos, de fecha, de hora y contenedor) además del aspecto del campo (configuración de bordes y relleno, barras de desplazamiento, etc.), escoja las opciones de formato sin seleccionar los campos. FileMaker Pro aplica estos formatos a todos los campos añadidos posteriormente. Las opciones de formato se pueden especificar también individualmente para cada campo. Consulte “Formatear datos de campos en presentaciones” en la página 6-23 y “Personalizar campos en presentaciones” en la página 7-1.

Colocar y eliminar campos en presentacionesLos campos se pueden colocar en cualquier parte de cualquier presentación y tantas veces como se desee. (Sólo se pueden colocar campos ya definidos. Consulte “Definir campos en bases de datos” en la página 5-3.)

Colocar el mismo campo en distintas posiciones de la presentación genera resultados diferentes. Por ejemplo:

1 Añada el mismo campo sumario a una parte de subsumario para calcular los totales de cada grupo de registros ordenados y a una parte de sumario general para obtener los totales de todos los registros de la base de datos.

Los campos muestran sus nombres

Línea de base del campoEtiqueta del campo

HerramientaCampo


1 Añada un campo a la parte de la cabecera o del pie de página para repetir los datos del primer o último registro de la página. (Por ejemplo, añada el campo Apellidos a la cabecera de un directorio.)

1 Añada directamente el mismo campo relacionado a una presentación, para ver el valor del campo en el primer registro relacionado, o a un portal, para ver los valores de más de un registro relacionado. (Para obtener más información acerca de la configuración de bases de datos relacionales y definiciones de su terminología, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.)

Nota Al trabajar con varios archivos relacionados de bases de datos (bases de datos relacionales), se pueden visualizar los campos relacionados en la presentación. Los campos relacionados se pueden colocar directamente en la presentación o en un portal (un objeto de presentación que muestra los datos de todos los registros relacionados del archivo relacionado que cumplen los criterios de la relación). Antes de colocar archivos relacionados en la presentación, consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la página 6-21 y “Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados” en la página 6-22.

Para colocar campos en presentaciones:

1. En modo Presentación, escoja en el menú desplegable la presentación con la que trabajar.

2. Arrastre un campo desde la herramienta Campo hasta la posición deseada de la presentación.

Al arrastrar el campo sobre la presentación, aparecen un borde y líneas de base de texto que facilitan la alineación del campo con los demás objetos. Cuando el campo esté en la posición deseada, suelte el botón del ratón.

Nota Si coloca un campo relacionado en un portal, sitúelo en la primera fila. Compruebe que todos los campos relacionados utilizan la misma relación que el portal. (Un campo relacionado que usa una relación diferente muestra sólo una aparición de los datos.)

3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo a colocar.

Para escoger un campo relacionado, escoja la relación a utilizar en la lista de relaciones situada encima de la lista de campos. O bien, escoja Definir relaciones para crear una relación (consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11). A continuación, seleccione un campo relacionado en la lista de campos.

4. Seleccione Crear etiqueta de campo para incluir el nombre del campo como texto en la presentación.

5. Haga clic en OK.

En la presentación aparece el nombre de campo dentro del campo, a menos que se haya escogido mostrar datos de ejemplo (menú Vista > Mostrar > Datos de ejemplo).

Para reemplazar un campo en modo Presentación, haga doble clic en el campo, seleccione otro campo en el cuadro de diálogo Especificar campo y haga clic en OK. Si al colocar el campo original se creó una etiqueta de campo, debe cambiarse el texto por el nombre del nuevo campo.

Herramienta CampoEl borde y las líneas de base del campo aparecen al arrastrar los campos sobre la presentación

Seleccionar el campo a añadir

Seleccionar para usar el nombredel campo como etiqueta

Escoger un nombre de relación y uncampo relacionado para colocar un

campo relacionado


Para suprimir un campo de una presentación, en modo Presentación, haga clic en el campo para seleccionarlo y pulse Retroceso o Suprimir o escoja el menú Edición > Borrar. Suprimir un campo de una presentación no elimina el campo o sus datos de la base de datos. (Para eliminar un campo y sus datos, consulte “Eliminar definiciones del campo y datos” en la página 5-14.)


1 Si al colocar un campo se incluye la etiqueta de campo y posteriormente se cambia su nombre en el cuadro de diálogo Definir campos, la etiqueta cambia para coincidir con el nuevo nombre en todas las presentaciones donde aparezca el campo.

1 La entrada de datos de los campos se puede hacer más fácil y coherente definiendo una lista de valores, asociándola al campo y dando después al campo formato de menú o lista desplegable, cuadro de verificación o botón circular. Consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en la página 7-3.

1 Para que FileMaker Pro inserte datos de campo en una línea o bloque de texto, utilice campos de fusión (consulte la siguiente sección, “Colocar campos de fusión”).

1 Para “cerrar” los espacios entre campos y otros objetos de presentación, omitir las repeticiones de los campos repetitivos y las filas de portales vacíos o reducir el tamaño de las partes cerradas de la presentación, especifique opciones de deslizamiento. (Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.)

1 Para colocar en una presentación una imagen estática (como un logotipo o un gráfico de adorno) que aparezca en todos los registros, cree, pegue o importe el gráfico directamente sobre la presentación en vez de utilizar un campo contenedor. Consulte “Insertar gráficos en las presentaciones” en la página 7-18.

1 Los campos se pueden copiar de otras presentaciones y bases de datos en vez de colocarlos. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar objetos” en la página 6-14.

No olvide estas observaciones sobre campos relacionados:

1 Para colocar campos relacionados en presentaciones, deben entenderse los conceptos del capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.

1 En general, el funcionamiento de los campos relacionados (por ejemplo, para seleccionar, cambiar de tamaño, dar formato, personalizar o eliminar) es parecido al de los campos no relacionados. Al colocar un campo relacionado en una presentación, es necesario saber si se debe colocar en la presentación o en un portal (consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la página 6-21).

1 En modo Presentación, el nombre de campo visualizado dentro de los campos relacionados de la presentación aparece como ::Nombre del campo.

1 Al incluir un campo relacionado en una presentación (no en un portal), si existe más de un registro relacionado, sólo aparece el valor del primero. (El orden de los registros relacionados depende del tipo de ordenación especificada al crear la relación.) Consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la página 6-21 y “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

Colocar campos de fusiónEn documentos como formularios de cartas, etiquetas, sobres o contratos, utilice campos de fusión, texto de marcadores del modo Presentación que se reemplaza con el valor del campo al visualizar, previsualizar o imprimir la presentación. Los campos de fusión se expanden o encogen para ajustarse al texto del campo de cada registro. (Este comportamiento incluye la desaparición de toda una línea, como un campo vacío Línea de dirección 2, si el propio campo está en una línea y no contiene datos.)


Por ejemplo, si el campo de fusión <<Nombre>> está entre el texto Estimado y :, (en otras palabras, Estimado <<Nombre>> :) FileMaker Pro muestra Estimado Carlos: en modo Visualizar o Vista previa, si el campo Nombre contiene Carlos.

FileMaker Pro usa campos de fusión al crear presentaciones de etiquetas y sobres.

Nota En los campos de fusión no se pueden introducir ni modificar valores.

Para colocar campos de fusión en presentaciones:

1. En modo Presentación, haga clic con el puntero de flecha donde desee que FileMaker Pro coloque el campo de fusión.

Para insertar el campo de fusión en una línea de texto, haga clic en la herramienta Texto (en el panel de herramientas) y haga clic en el lugar del texto donde establecer el punto de inserción.

2. Escoja el menú Insertar > Campo de fusión.

3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo a insertar.

Para escoger un campo relacionado, escoja la relación a utilizar en la lista de relaciones situada encima de la lista de campos. O bien, para crear una relación, escoja Definir relaciones (consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11). A continuación, seleccione un campo relacionado en la lista de campos.

4. Haga clic en OK.

El nombre del campo aparece en la presentación entre corchetes angulares dobles de apertura (<<) y cierre ( >>).

Para eliminar un campo de fusión, seleccione el nombre del campo con los símbolos << y >> y pulse Retroceso o Suprimir.


1 Inserte puntuación y espacios entre los campos de fusión de la presentación cuando sea necesario. Asegúrese de no escribir caracteres extra en los símbolos << y >>.

1 Los campos de fusión se pueden insertar directamente en la presentación escribiendo el nombre del campo entre los símbolos << y >>. Observe que los caracteres de campo de fusión son (« y »), corchetes angulares dobles de apertura (<<) y cierre ( >>).

1 Para especificar los atributos de texto a utilizar en la visualización, la vista previa y la impresión de datos en un campo de fusión, seleccione su nombre y los símbolos << y >> en modo Presentación y, a continuación, seleccione opciones de formato. Para especificar opciones de formato de datos (número, fecha u hora, como corresponda al tipo de campo), haga clic en la herramienta Selección y en el campo de fusión. A continuación, seleccione las opciones de formato (consulte “Formatear datos de campos en presentaciones” en la página 6-23).

Seleccionar el campo a añadir

Escoger un nombre de relación y uncampo relacionado para insertar un

campo relacionado,


1 Un campo de fusión muestra e imprime sólo el texto de los modos Visualizar o Vista previa que cabe dentro de los cuadros de texto definidos para él (y el texto circundante) en modo Presentación. Si es necesario, amplíe los cuadros de texto del campo de fusión para que muestre todos los datos.

Decidir ubicación de campos relacionados Los campos relacionados se pueden colocar directamente en presentaciones y portales. Para obtener más información acerca de la terminología de las bases de datos relacionales, consulte “Terminología de bases de datos relacionales” en la página 8-2.

1 Coloque los campos relacionados directamente en una presentación para visualizar los datos del primer registro relacionado del archivo relacionado, aunque exista más de un registro relacionado que cumpla los criterios de la relación. (El primer registro relacionado visualizado depende de si los registros relacionados están ordenados. Para obtener más información, consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

1 Para visualizar los datos de todos los registros relacionados del archivo relacionado que cumplen los criterios de la relación, coloque campos relacionados en un portal o en una presentación.

Por ejemplo, en la presentación Facturas de la base de datos Facturas, puede realizar lo siguiente:

1 Coloque campos relacionados en la factura que muestra datos de la base de datos Clientes, como el número de identificación del cliente y la información de contacto. (El campo coincidente es ID Cliente.) En la base de datos Clientes sólo existe un registro por cada ID de cliente, por lo que cada campo relacionado de la factura muestra los datos de dicho cliente.

1 Coloque un campo relacionado en la factura que muestre el valor más reciente del campo Fecha Pedido en la base de datos Historial Pedidos. (De nuevo, el campo coincidente es ID Cliente.) Si el cliente ha realizado más de un pedido, existen varios registros en

Historial Pedidos que coinciden con el ID de este cliente. Si al definir la relación se define un tipo de ordenación en el campo Fecha Pedido, cuando se coloca el campo relacionado directamente en la presentación (no en un portal), muestra la fecha más reciente.

1 Coloque campos relacionados en la factura que muestra datos de cada elemento pedido, como ID Producto, Nombre Producto, Precio Unidad, etc. (El campo coincidente es ID Pedido.) Dado que en la mayoría de los casos existe más de un producto en la factura (aparece más de un registro relacionado), cree un portal que albergue los campos relacionados. Cada fila del portal muestra un registro relacionado con los campos relacionados seleccionados en la base de datos Factura Elemento.

Campos relacionados directamente en una presentación

Campos relacionados en un portal

Campos relacionados en modo Presentación

Campos relacionados en modo Visualizar

Datos de un registro relacionado

Datos de todos los registros relacionados


Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionadosNota Antes de empezar, considere si colocar campos relacionados en un portal (consulte la sección anterior, “Decidir ubicación de campos relacionados”).

1. En modo Presentación, seleccione la herramienta Portal en el panel de herramientas.

2. Coloque el puntero en forma de cruz sobre el lugar de la presentación donde vaya a comenzar el portal y arrastre diagonalmente hasta que tenga el tamaño deseado.

3. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, en Mostrar registros desde, escoja la relación a utilizar. O bien, para crear una relación, escoja Definir relaciones (consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11).

4. Seleccione opciones para el portal.

Para obtener información completa acerca de las opciones de portales, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba portals formatting.

5. Haga clic en OK.

6. Coloque los campos relacionados en el portal. (Consulte “Colocar y eliminar campos en presentaciones” en la página 6-17.)

Para seleccionar un portal, con el puntero de flecha, haga clic en el borde o en cualquier área sin campos ni objetos del portal.

Para eliminar un portal, selecciónelo con el puntero en forma de flecha y pulse Retroceso o Suprimir o escoja el menú Edición > Borrar. Si el portal contiene campos u objetos relacionados, eliminar el portal no suprime su contenido. La eliminación del portal tampoco elimina la relación definida.

Para cambiar el tamaño de la fila de un portal:

1. Seleccione el portal.

Aparecen manipuladores de selección en las esquinas de la primera fila del portal.

2. Arrastre un manipulador de selección.

La primera fila cambia de tamaño y las demás también para igualarse a ella.


1 Para ordenar los registros relacionados de un portal, es necesario especificar un tipo de ordenación en la definición de la relación. Consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

Panel deherramientas Herramienta Portal

Seleccionar opcionesde portal

Seleccionar la relación a usar o definir una nueva

Seleccionar para permitir la eliminación de registros relaciona-dos (desde el archivo relacionado) en modo Visualizar

Primera fila del portalPortal

Relación del portal


1 En la mayoría de los casos se debe activar Mostrar barra de desplazamiento vertical en el cuadro de diálogo Ajustar portal. Si no se hace y existen más registros relacionados de los que caben en el número de filas del portal definido, no se pueden ver todos los registros relacionados ni introducir nuevos.

1 Para obtener información acerca de la creación de registros relacionados a partir del archivo actual o de la eliminación de registros relacionados al eliminar un registro del archivo actual, consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.

1 En los portales se pueden visualizar objetos además de campos. Un objeto está en un portal cuando su esquina superior izquierda está dentro del portal. Un objeto situado en la primera fila de un portal aparece una vez en cada registro relacionado.

1 Un portal no puede contener otro portal. Si se coloca un portal dentro de otro, se superponen.

1 Para cambiar el número de filas, el color o la trama de filas alternas, o si en un portal aparecen barras de desplazamiento, haga doble clic en él. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, cambie las opciones de formato y haga clic en OK.

1 Para obtener información acerca del trabajo con portales en bases de datos publicadas en la Web mediante Web Companion de FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba layouts,on web.

Formatear datos de campos en presentacionesLos formatos de campos de FileMaker Pro permiten controlar el aspecto de los datos en las presentaciones. Los formatos especificados no modifican los datos almacenados en la base de datos. Cada vez que se coloca un campo en una presentación (en la misma o en otra), se pueden especificar diferentes formatos. Por ejemplo, si se introduce –512.300 en un campo numérico, se puede formatear para que en un sitio aparezca como –512.300,00 Pta. y en otro <512300>.

FileMaker Pro aplica el formato de campo siguiendo estas preferencias:

1 Si no se especifican formatos, FileMaker Pro muestra números, fechas y horas según los formatos del sistema definidos al crear el archivo en Configuración regional, en el Panel de control (Windows), o en los paneles de control Números y Fecha y Hora (Mac OS).

1 En FileMaker Pro se pueden especificar sin tener objetos seleccionados los formatos de visualización de campos de texto, numéricos, de fecha, de hora y contenedor. FileMaker Pro aplica estos formatos por defecto a los campos colocados posteriormente en las presentaciones. Estos formatos de visualización anulan los del sistema en campos numéricos, de fecha y de hora.

1 Los campos se pueden seleccionar una vez colocados y especificar los formatos.

Para obtener información sobre la configuración por defecto e individual de formatos de campo, consulte las secciones siguientes.

Nota Se puede trabajar con archivos creados con diferentes formatos de sistema para números, fechas y horas (por ejemplo, abrir en España bases de datos creadas en EE.UU.). Los datos se pueden introducir y visualizar tanto en el formato de la base de datos como en el de la configuración actual del sistema. Para utilizar la configuración actual del sistema, en modo Visualizar, debe estar seleccionada Usar formato del sistema en el menú Formato. (Este comando aparece únicamente al trabajar en bases de datos creadas con otros formatos de sistema.) El cambio de formato afecta a la forma de visualizar datos de campos numéricos, de fecha y de hora cuando los usuarios modifican datos en modo Visualizar y Buscar o cuando se selecciona Conservar el formato de la hora introducida en modo Presentación. Para obtener más información, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba system formats.



1 Aunque se especifiquen formatos para los campos numéricos, de fecha y de hora, los usuarios pueden introducir datos con caracteres ajenos (como “por peseta”). Para controlar de forma explícita el tipo de datos que introducen los usuarios en un campo, especifique opciones de validación (consulte “Definir campos en bases de datos” en la página 5-3).

1 Si no existen campos seleccionados y se especifican formatos de campo (de texto, fecha, hora, numérico o gráfico), defina los formatos por defecto para dicho campo y para todos los del mismo tipo que añada posteriormente. Análogamente, si un campo recién creado permanece seleccionado y se especifican formatos de campo, defina los formatos del campo por defecto. Si posteriormente se cambian estos formatos por defecto, FileMaker Pro no cambia de forma retroactiva los formatos aplicados con anterioridad.

1 Para visualizar con rapidez el cuadro de diálogo de formatos del tipo de datos actual, pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS) mientras hace doble clic en el campo. O bien, haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en el campo y escoja un comando del menú contextual.

1 En modo Presentación, para definir los atributos por defecto de un campo existente (por ejemplo, para especificar que los atributos de todos los nuevos campos de texto o que los formatos de todos los nuevos campos numéricos coincidan con los de un campo existente), pulse Control y haga clic (Windows) o pulse 2 y haga clic (Mac OS) en el campo existente.

Especificar formatos de texto en camposEn modo Presentación se puede especificar un conjunto de atributos de caracteres de texto para cada tipo de campo. Todos los caracteres de las visualizaciones del campo (incluidas todas las repeticiones de campos repetitivos) comparten los mismos valores de fuente, tamaño, estilo, color, interlineado, tabulación y párrafo.

Nota Los caracteres de campos de texto se pueden formatear en modo Visualizar (por ejemplo, subrayar o poner en cursiva una palabra para resaltarla). A diferencia del formato de texto, especificado en modo presentación, este formato se almacena con los datos y aparece en las presentaciones al visualizar el campo.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos y escoja el menú Formato > Texto.

Si no existen campos seleccionados o permanece seleccionado un campo recién creado, defina los formatos de texto para dicho campo y los campos que coloque posteriormente.

2. En el cuadro de diálogo Formato de texto, seleccione las opciones y haga clic en OK.

Para obtener información más completa, consulte “Formatear texto” en la página 7-13.


1 El texto (no en el campo) también se puede formatear en las presentaciones. Consulte “Formatear texto” en la página 7-13.

1 Utilice la barra de herramientas Formato de texto (escoja menú Vista > Barras de herramientas > Formato de texto) o los menús contextuales, para acceder con rapidez a muchos de los atributos del texto. Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la página 1-5 y “Utilizar menús contextuales” en la página 1-6.

Escogeratributos de

texto Seleccionar uno o más estilos


Especificar formatos en campos numéricosFileMaker Pro permite controlar la visualización de los valores en campos numéricos, campos de cálculo con resultados numéricos, campos sumario y campos globales definidos como Número.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos que muestren valores numéricos.

2. Escoja el menú Formato > Número.

3. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione los formatos que desee.

El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.

Para obtener información completa acerca de la especificación de formatos numéricos, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba number fields.

4. Haga clic en OK.


1 Si se especifica Formato general y el valor del campo es un número de 10 o más dígitos, FileMaker Pro muestra el número con la notación científica, redondea los números o ambas cosas si es necesario, para ajustarse al máximo de 10 caracteres del límite por defecto del campo. Al expresar un número con notación científica aparece un número decimal como potencia de 10, por ejemplo, 123.456.789.000 aparece como 1,2346E+11 (ó 1.2346 x 1011). Si el valor del campo es un número con menos de 10 dígitos, especificar Formato general produce el mismo resultado que especificar Conservar el formato de la hora introducida.

1 Si FileMaker Pro muestra el número de un campo como ? intente ampliar los límites del campo en modo Presentación para ver el valor entero. (Al imprimir una presentación con un campo que muestra ?, FileMaker Pro imprime sólo los dígitos que caben en los límites del campo.)

1 Si el número de dígitos decimales supera el especificado, los números con formato decimal se redondean. (Por ejemplo, si se introduce 789,78 y se especifican 3 decimales, el campo muestra 789,780, si se especifica 0, muestra 790 y si se especifican -2, muestra 800.) No obstante, en cálculos y resúmenes, FileMaker Pro almacena y utiliza los números sin redondear (hasta 15 decimales).

1 Los campos numéricos con formato decimal sólo muestran e imprimen números (con la excepción de los separadores y notaciones especificados en el cuadro de diálogo Formato numérico.) Para visualizar texto y símbolos (por ejemplo, @1,98 por peseta) en campos numéricos, seleccione Conservar el formato de la hora introducida. Si el campo se utiliza en cálculos o resúmenes, sólo se utiliza el valor numérico.

Especificar formatos en campos de fechaFileMaker Pro permite controlar la visualización de los valores en campos de fechas, campos de cálculo con resultados numéricos y campos globales definidos como Fecha.

Definir símbolos deseparadores

decimales y demillares

Especificar fuente, estilo, tamaño, interlineado, alineación y color

Escoger opcionespara números

booleanos odecimales

Definir opciones para valores negativos


Nota Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos de fechas, campos calculados con resultado de fechas o campos globales definidos como Fecha.

2. Escoja el menú Formato > Fecha.

3. En el cuadro de diálogo Formato de fecha, seleccione los formatos que desee.


Para obtener información completa acerca de la especificación de formatos de fechas, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba date fields.

4. Haga clic en OK.


1 Independientemente del formato de fecha especificado en modo Presentación, al hacer clic o pulsar la tecla Tabulador en modo Visualizar, FileMaker Pro muestra la fecha con años de 4 dígitos.

1 Si se especifica Conservar el formato de la fecha introducida pero se introduce un año con sólo dos dígitos, FileMaker Pro almacena, muestra e imprime el año con cuatro dígitos para incluir el siglo.

1 Compruebe que el tamaño del campo de fecha de la presentación corresponde al formato escogido. Por ejemplo, la fecha miércoles, 5 de mayo del 2002 necesita más espacio que 5/5/02.

1 Utilice las opciones que desee para formatear el símbolo de fecha, “//” (dos barras oblicuas) que aparece en la fecha actual. En modo Presentación, seleccione el símbolo y escoja el menú Formato > Fecha. Consulte “Insertar en presentaciones el número de página, la fecha u otras variables” en la página 7-12.

Especificar formatos en campos de horaFileMaker Pro permite controlar la visualización de los valores de hora de los campos.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos de horas, campos calculados con resultado de horas o campos globales definidos como Hora.

2. Escoja el menú Formato > Hora.

3. En el cuadro de diálogo Formato de hora, seleccione los formatos que desee.


Definir fuente,estilo, tamaño,

color, interlineadoy alineación

Escoger opciones para día, mes, fecha, año y caracteres separadores

Escoger para, alintroducir números,

visualizarlos conel formato

predeterminado ocon un formato

determinado

Definir fuente, estilo,tamaño, color,

interlineado y alineación

Escoger para visualizar lashoras en el formato en que

se introdujeron o con unodeterminado


Para obtener información completa acerca de la especificación de formatos de horas, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba time fields.

4. Haga clic en OK.

Nota Utilice opciones para formatear el símbolo de horas, “::” (dos puntos dobles), que aparece en la hora actual. En modo Presentación, seleccione el símbolo y escoja el menú Formato > Hora. Consulte “Insertar en presentaciones el número de página, la fecha u otras variables” en la página 7-12.

Especificar formatos en campos con gráficosFileMaker Pro permite controlar la visualización de imágenes en campos contenedor.

Nota Las instrucciones siguientes también se pueden aplicar al formato de objetos gráficos insertados en presentaciones. (Consulte “Insertar gráficos en las presentaciones” en la página 7-18.)

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos contenedor o gráficos insertados.

2. Escoja el menú Formato > Gráfico.

3. En el cuadro de diálogo Formato gráfico, seleccione los formatos que desee.


Para obtener información más completa acerca de la especificación de formatos gráficos, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba graphics.

4. Haga clic en OK.

Nota Las opciones de formato escogidas no afectan al gráfico original.

Partes de una presentaciónLas presentaciones de FileMaker Pro están divididas en partes, secciones de la presentación que determinan cómo se van a tratar y visualizar los datos de un campo. Utilizar partes permite controlar cómo imprime FileMaker Pro los datos. Por ejemplo:

1 una vez por cada registro

1 sólo en la parte superior de cada página

1 sólo delante o después de grupos de registros ordenados (por ejemplo, para incluir un subtotal por cada grupo de registros)

Las partes de presentación pueden contener campos, portales, botones, texto y otros objetos. En el modo Presentación, la división entre las partes la señalan líneas de puntos horizontales y la etiqueta de la parte aparece en el extremo izquierdo de la línea divisoria inferior.

Escoger la forma de alinear el gráfico verticalmente

Escoger la forma deajustar el gráfico al

recuadro

Escoger la forma dealinear el gráficohorizontalmente


Tipos de partes de una presentaciónCada presentación debe tener, al menos, una parte

Nota El asistente Nueva presentación/informe crea automáticamente las partes de presentación adecuadas en función de las selecciones realizadas. Tras finalizar el asistente, se pueden añadir, cambiar y eliminar partes cuando sea necesario. (Consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.)

CuerpoCabecera

SubsumarioSumariogeneral

continuo

Pie de página

Nombre Agente ID Producto Cant. Importe

David Martínez ET4 1 3.200,00PtaET5 1 3.200,00PtaET6 2 6.400,00PtaET7 3 2.985,00Pta

Total 15.785,00Pta

Carmen López ET5 2 6.400,00PtaET6 3 9.600,00PtaET7 2 1.990,00Pta

Total 17.990,00Pta

Total general 33.775,00Pta

Informe de ventas

Debajo del cuerpo, unsubsumario resume los datos

de cada grupo de registrosordenados en el campo de

interrupción (Nombre Agente)

Sumario general continuo

Pie de página EveryWhere Travel, Co

Parte de presentación Descripción

Cabecera inicial

Aparece sólo una vez, en la parte superior de la primera pantalla o página y reemplaza a la cabecera normal (si se especificó una). Se puede utilizar para imprimir en los informes una página independiente con el título. Sólo puede haber una por presentación.

Un campo de la cabecera inicial muestra los datos del primer registro del conjunto encontrado.

Cabecera Aparece en la parte superior de todas las pantallas y páginas (excepto en la primera si existe cabecera inicial). Se utiliza en títulos y cabeceras de columnas (informes de columna). Sólo puede haber una por presentación.

Un campo de la cabecera muestra los datos del primer registro de la página.

Cuerpo Todos los objetos colocados en el cuerpo, incluidos campos, objetos de texto y gráficos, aparecen una vez en cada registro del conjunto encontrado. Sólo puede haber uno por presentación.

Pie de página Aparece en la parte inferior de todas las pantallas y páginas (excepto en la primera si existe pie de página inicial). Sólo puede haber uno por presentación.

Un campo del pie de página muestra los datos del último registro de la página.


Para incluir datos de subsumario en una presentación (por ejemplo, subtotales, totales generales, medias, recuentos, etc.), coloque campos sumario en partes de sumario de la presentación (consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7). Las partes de sumario incluyen partes de sumario general y de subsumario.

1 Una parte de sumario general contiene normalmente uno o más campos sumario que muestran información resumida (como totales) de todos los registros visibles.

1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o más campos sumario que muestran información de “subsumario” (como subtotales) de un subconjunto de registros. Los registros se agrupan (se ordenan) por los valores de otro campo, el campo de interrupción. Cada vez que cambia el valor del campo de interrupción, el informe se “interrumpe” y FileMaker Pro inserta la parte de subsumario.

Por ejemplo, para resumir las cifras de cada vendedor en una base de datos que registra transacciones de venta, defina un campo sumario que totalice el campo Ventas y cree una parte de subsumario para colocar en ella el campo sumario (el campo de interrupción es el nombre del vendedor). Para obtener también un recuento de las transacciones del vendedor, cree un segundo campo sumario que cuente las transacciones y colóquelo en la misma parte de subsumario. Para obtener un total general de todas las transacciones, coloque el campo sumario de ventas en una parte de sumario.

Añadir o cambiar partes de una presentaciónPara añadir partes a una presentación, decida antes el tipo de parte necesario y su posición. Si define una parte de subsumario que resume un conjunto de registros, escoja también el campo por el que se ordena o agrupa la presentación (el campo de interrupción). Por último, defina cómo afecta la parte a los saltos de página y a la numeración.

Pie de página inicial

Aparece sólo una vez, en la parte inferior de la primera pantalla o página y reemplaza al pie de página normal (si se especificó uno). Sólo puede haber uno por presentación.

Un campo del pie de página inicial muestra los datos del último registro del conjunto encontrado.


Sumario general (principal o continuo)

Los campos sumario colocados en esta parte muestran información resumida de todos los registros del conjunto encontrado. La parte de sumario general puede estar al principio (principal) o al final (continuo) del informe, según su posición en la presentación. Sólo puede haber un sumario general principal y uno continuo por presentación.

Si se incluyen otro tipo de campos en esta parte, FileMaker Pro muestra los datos del primer registro (principal) o del último (continuo) visualizado.


Subsumario (principal o continuo)

Los campos sumario colocados en esta parte muestran información de “subsumario” en cada subconjunto de registros ordenados por el campo de interrupción especificado. La parte de subsumario puede estar antes o después de la parte del cuerpo, según su posición en la presentación. En una presentación puede haber múltiples partes de subsumario.

Si se incluye otro tipo de campos en esta parte, FileMaker Pro muestra los datos del primer registro (principal) o del último (continuo) del grupo. Coloque aquí el campo de interrupción para identificar la finalidad del subconjunto de registros.



Para añadir una parte a una presentación:

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar parte.

2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, haga clic en Crear.

3. En el cuadro de diálogo Definición de partes, seleccione el tipo de parte de presentación. Para obtener una descripción de cada tipo de parte, consulte la sección anterior “Tipos de partes de una presentación”.

Los tipos de parte que ya existen en la presentación aparecen atenuados (sólo las partes de subsumario pueden estar repetidas).

4. Al añadir una parte de subsumario, haga clic en Subsumario al ordenarse por y seleccione el nombre del campo por el que agrupar los registros (campo de interrupción).

Una vez ordenados los registros por el campo de interrupción, todos los registros con el mismo valor en dicho campo se agrupan para que FileMaker Pro calcule los datos de subsumario. (Por ejemplo, para obtener subtotales de cifras de venta por regiones, el campo de interrupción debe ser Región.) Para obtener más información, consulte la siguiente sección, “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales”.

5. Si es necesario, seleccione las opciones de salto de página y numeración.

Consulte “Definir saltos de página y numeración” en la página 6-32.

6. Haga clic en OK y después en Hecho.

Después de definir una parte, se puede cambiar su tipo, campo de interrupción (si es una parte de subsumario) y opciones de paginación:


2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte y haga clic en Cambiar.

3. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo Definición de partes.

Los tipos atenuados no están disponibles por los motivos siguientes:

1 la parte ya existe (sólo las partes de subsumario pueden estar repetidas en una presentación)

Una parte es el área incluida entre las línea de puntos de separación

Herra-mienta

Parte

Etiquetade laparte

Seleccionar el tipode parte a crear

Seleccionaropciones de saltos

de página ynumeración

Para cambiar Realice lo siguiente

De un tipo de parte a otro

Seleccione otro tipo de parte. Los cambios posibles dependen de la posición y función de la parte.

El campo de interrupción

En la lista de campos, seleccione el nombre de otro campo.

Saltos de página y numeración

Consulte “Definir saltos de página y numeración” en la página 6-32.


1 la parte que se está cambiando no está en la posición correcta de la presentación (por ejemplo, una cabecera inicial debe estar en la parte superior)

4. Haga clic en OK.


1 Para añadir con rapidez una parte de presentación, arrastre una parte desde la herramienta Parte, en el área de estado, hasta la posición deseada. También puede utilizar el botón Insertar parte de la barra de herramientas Herramientas (escoja el menú Vista > Barras de herramientas > Herramientas). Después de colocar la parte, aparece el cuadro de diálogo Definición de partes. Algunas partes deben estar en posiciones concretas (por ejemplo, las partes de subsumarios continuos deben estar debajo del cuerpo). Si el tipo deseado aparece atenuado en el cuadro de diálogo Definición de partes, haga clic en Cancelar e inténtelo de nuevo.

1 A todas las partes de una presentación se le pueden añadir campos, portales, objetos gráficos y texto. FileMaker Pro considera que un objeto está en una parte cuando la parte superior del objeto está dentro de la parte o, simplemente, tocándola. Por ejemplo, si la parte superior de un campo toca la línea divisoria inferior de la parte de la cabecera, el campo aparece y se imprime sólo en la cabecera, no en el cuerpo.

1 Para obtener más información acerca de la configuración de presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la página 14-11.

1 Para aplicar color o trama a una parte de presentación, haga clic en la etiqueta de la parte y, en el área de estado, escoja una paleta, Color de relleno, Trama de relleno o ambas. (El color especificado para la parte del cuerpo afecta también al fondo de la tabla de Ver como tabla.)

1 Si en modo Visualizar o Buscar se especifica Ver como lista, FileMaker Pro no muestra partes de subsumario de presentaciones. Las partes de subsumario y los datos de subsumario calculados correctamente sólo aparecen en modo Vista previa o en informes impresos (consulte “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales”). FileMaker Pro tampoco muestra ni imprime partes de subsumario o de sumario general cuando se especifica Ver como tabla en cualquier modo.

1 Al visualizar o desplazar objetos de una presentación, es recomendable desplazar las etiquetas de las partes que se encuentren en la trayectoria. Para voltear etiquetas de partes, en modo presentación, haga clic en el control de la etiqueta , en la parte inferior de la ventana.

1 Al imprimir, se pueden eliminar los espacios en blanco de campos y partes. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

HerramientaParte

Al arrastrar la parte sobre la presentación aparecen el límite y la herramienta Parte

Colocar una parte desubsumario que contenga sólo

el campo Nombre Agenteencima del cuerpo para

colocar el nombre del agenteal frente del grupo de registros

Utilizar un sumario general para visualizar las ventas totales de todos los agentes de la empresa

Colocar debajo del cuerpo unaparte de subsumario que

totalice las ventas decada agente


Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generalesFileMaker Pro sólo muestra partes de subsumario y calcula datos de subsumario correctamente en modo Vista previa o en informes impresos (consulte “Previsualizar datos en presentaciones” en la página 4-3).

Nota Debe definir un campo de subsumario por cada campo a resumir. A continuación, coloque estos campos sumario en la parte del sumario de la presentación. Para definir un campo sumario, consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7.

Una vez añadida la parte de sumario general o de subsumario:

1. Arrastre el campo sumario sobre la presentación hasta la parte del sumario general o del subsumario.

Consulte “Colocar y eliminar campos en presentaciones” en la página 6-17.

2. Si existe parte de subsumario, ordene el conjunto encontrado por el campo de interrupción especificado al crear la parte (consulte “Ordenar registros” en la página 3-9).

3. A continuación, escoja el menú Vista > Modo Vista previa.


1 Al utilizar el asistente Nueva presentación/informe para crear presentaciones, se puede escoger un guión de ScriptMaker que ejecuta en el campo de interrupción la ordenación especificada y cambia, a continuación, al modo Vista previa. También se pueden definir guiones propios para automatizar esta tarea (consulte “Crear guiones: generalidades” en la página 10-3).

1 Utilice el guión generado por el asistente Nueva presentación/informe para visualizar e imprimir informes de subsumario (informes con datos agrupados y totales).

1 Al visualizar los registros como lista en modo Visualizar (menú Vista > Ver como lista), las partes de subsumario no aparecen. Para mostrar las partes de subsumario al visualizar presentaciones como lista, cambie al modo Vista previa o imprima la lista.

1 Sólo puede haber un subsumario principal y uno continuo basados en el mismo campo.

1 Si tiene problemas para visualizar o imprimir información de sumarios, consulte la sección de resolución de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba subsummary reports.

Definir saltos de página y numeraciónLas opciones de saltos de página y numeración se pueden definir al añadir partes de presentación o cambiar definiciones de partes. (Al añadir una parte, aparece el cuadro de diálogo Definición de partes.) Para cambiar las opciones de partes existentes:


2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte y haga clic en Cambiar.

También puede hacer doble clic sobre la etiqueta de la parte en la presentación.

3. En el cuadro de diálogo Definición de partes, especifique las opciones de paginación.

Las opciones atenuadas no están disponibles para el tipo de parte seleccionado.

Para Seleccione

Iniciar una página nueva antes de imprimir el contenido de la parte seleccionada (por ejemplo, imprimir un sumario general continuo en una página nueva)

Salto de página antes de imprimir la parte.


4. Haga clic en OK y después en Hecho.


1 Si la presentación está configurada para imprimir registros en columnas y se ha especificado imprimir los registros de arriba a abajo, escoja Salto de página tras imprimir la parte <valor > veces para iniciar una nueva columna después de la parte (no una nueva página). Si la configuración de columna es imprimir registros de izquierda a derecha, el salto de página especificado inicia una nueva página. (Consulte “Configurar impresión de registros en columnas” en la página 6-9.)

1 Si el cuerpo u otra parte de la presentación es demasiado grande para la página impresa, FileMaker Pro muestra un salto de página con una línea gruesa de puntos que señala la división de la parte al imprimir. Para incluir más datos en la página, se pueden definir opciones de deslizamiento, que reducen de forma dinámica los campos y las partes si los campos contienen cantidades variables de información. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

Ordenar de nuevo partes de una presentaciónSólo se puede cambiar el orden del cuerpo y de las partes de subsumario. Otras partes, como la cabecera y el pie de página, deben aparecer en un orden concreto, por lo que no se pueden mover. Por ejemplo, desplace una parte de subsumario hasta encima del cuerpo para ver primero subtotales.


2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, arrastre el nombre de la parte hasta la nueva posición.

A la izquierda de los nombres de partes que no se pueden desplazar aparece un icono de bloqueo.


FileMaker Pro desplaza todos los campos y objetos de la parte y respeta las proporciones.

Iniciar una nueva página después de imprimir el contenido de la parte seleccionada un número de veces determinado (por ejemplo, imprimir cinco registros en el cuerpo e iniciar una nueva página)

Salto de página tras imprimir la parte <valor > veces (reemplace el valor por defecto 1 si desea más de una aparición por página).

Restablecer el número de página en 1 después de imprimir la parte seleccionada (por ejemplo, iniciar la numeración de páginas después de una cabecera inicial que se va a utilizar como portada)

Empezar a numerar las páginas tras imprimir la parte.

Imprimir parte del contenido de la parte de la presentación al final de la página y el resto en la página siguiente (FileMaker Pro no divide el contenido de la parte en dos páginas a menos que se especifique esta opción o que su altura no quepa en una página)

Imprimir parte incluso si abarca más de una página.

Para que la porción de parte que no cabe al final de la página no se imprima al principio de la página siguiente, seleccione también No imprimir la parte sobrante en la página siguiente.

Para Seleccione

El símbolo indica queno se puede cambiar

la posición relativa dela parte con las demás

Utilizar el puntero dedoble flecha para

arrastrar partes


Nota Para desplazar con rapidez una parte de la presentación, pulse Mayúsculas y arrastre la etiqueta de la parte o la línea de puntos que marca su límite inferior.

Cambiar de tamaño partes de una presentaciónEn modo Presentación, arrastre con el puntero de flecha la etiqueta de la parte (o la línea de puntos que marca su límite inferior) hasta que la parte tenga la altura deseada.


1 Al cambiar el tamaño de una parte de presentación, FileMaker Pro conserva el tamaño de las demás. Por ejemplo, se puede aumentar la altura de la parte de la cabecera sin afectar al tamaño de la parte siguiente.

1 Para conservar la altura de toda la presentación y cambiar el tamaño de una parte, pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS) y arrastre el límite de la parte. (Con ello se cambia también el tamaño de la parte situada inmediatamente debajo).

1 Una parte no se puede hacer más pequeña que los objetos que alberga (es decir, no se puede reducir arrastrando sus límites sobre un objeto) a menos que se pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS) mientras se arrastra su límite.

1 Si se reduce totalmente una parte de presentación arrastrándola bajo la parte situada encima de ella, FileMaker Pro la elimina de la presentación.

Eliminar partes de una presentaciónEn una presentación se pueden eliminar todas las partes menos una. La eliminación de una parte no afecta a los datos. Antes de eliminar una parte de presentación, arrastre los objetos que desee conservar a otra parte de la misma presentación.

Importante La eliminación de partes con el cuadro de diálogo Ajustar parte no se puede deshacer.


2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte a eliminar y haga clic en Eliminar.

Si la parte contiene objetos, FileMaker Pro muestra un cuadro de diálogo de confirmación.


Capítulo 7Personalizar presentaciones

Después de crear una presentación se puede modificar su aspecto y su funcionamiento. En este capítulo se explica cómo:

1 personalizar el aspecto de los campos y demás objetos de las presentaciones

1 cambiar la interactividad del usuario con los campos de las presentaciones, por ejemplo, añadiendo barras de desplazamiento o cambiando el orden de las tabulaciones de los campos

1 definir listas de valores que se pueden utilizar para introducir datos en campos de presentaciones

1 añadir texto o gráficos a las presentaciones, como títulos o logotipos

1 usar las herramientas disponibles en FileMaker Pro para facilitar la colocación y el uso de objetos en las presentaciones

1 modificar la forma de imprimir los datos de las presentaciones

Para obtener información acerca de la creación de presentaciones, la inserción y eliminación de campos en ellas, el control del formato de los datos en campos y la adición de partes a presentaciones, consulte el capítulo anterior, “Crear y gestionar presentaciones e informes”.

Personalizar campos en presentacionesExisten numerosas opciones para controlar el aspecto de los campos y la interacción del usuario con ellos. En la mayoría de los casos, cuando se especifican estas opciones sin seleccionar campos o cuando un campo recién creado está todavía seleccionado, se define el comportamiento de los campos colocados posteriormente en la presentación. Si se seleccionan campos antes de definir las opciones, se formatean sólo los campos seleccionados.

Para obtener información acerca de la selección de campos y otros objetos, consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.

Consejo Escoja el comando Bordes de campo o Formato de campo haciendo clic con el botón secundario (Windows) o pulsando la tecla Control y haciendo clic (Mac OS) en un campo o campos.

Añadir bordes, relleno y líneas base a camposPara mejorar el aspecto y la funcionalidad de las presentaciones se pueden añadir o personalizar los elementos siguientes:

1 bordes de campos

1 color y trama de fondo, o relleno, de los campos

1 líneas de puntos de guía, o líneas de base de texto que aparecen en la base del texto para facilitar su alineación con otros objetos

1. Si no se encuentra en modo Presentación, escoja el menú Vista > Modo Presentación.

2. Seleccione uno o más campos.

O bien, para especificar los atributos de campos que se añadirán posteriormente, empiece sin seleccionar campos.

3. Escoja el menú Formato > Bordes de campo.

4. En el cuadro de diálogo Bordes de campo, seleccione los formatos que desee.



5. Haga clic en OK.


1 Los valores escogidos en el cuadro de diálogo Bordes de campo afectan al aspecto del campo en todos los modos. Para ver cuadros de campo sólo en modo Presentación para, por ejemplo, alinear campos, escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de campo. Para ver el efecto de los valores de Bordes de campo sin salir del modo presentación, deseleccione Cuadros de campo.

1 Los formatos de borde y de relleno del campo también se pueden modificar con las paletas Relleno y Pluma del área de estado. (Los bordes deben haberse especificado previamente en el cuadro de diálogo Bordes de campo.) Los cambios en los valores de relleno y de pluma realizados en el área de estado reemplazan los de cuadro de diálogo Bordes de campo y viceversa. Consulte “Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos” en la página 7-16.

1 En los campos también se pueden especificar efectos (Relieve, Grabado y Sombra paralela) con la paleta desplegable de efectos del área de estado. Consulte “Efectos de objetos” en la página 7-17.

Añadir barras de desplazamiento a campos Añadir barras de desplazamiento verticales permite ver más datos de los que caben en los cuadros de campo en modo Visualizar. (Las barras de desplazamiento no se pueden añadir a campos contenedor, sumario, repetidos o con formato de listas de valores.)

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos.


2. Escoja el menú Formato > Formato de campo.


Añadir bordes a campos y definir sus atributos

Seleccione una combinación de Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. En la lista de formatos, escoja Bordes y seleccione el color, trama y anchura de línea en las paletas desplegables.

Añadir líneas de base de texto y definir sus atributos

Seleccione Línea base del texto. En la lista de formatos, escoja Líneas de base y seleccione el color, trama y anchura de línea en las paletas desplegables.

Añadir a los campos color y trama de relleno

En la lista de formatos, escoja Relleno y seleccione el color, la trama o ambos en las paletas desplegables. (Los cuadros de verificación no afectan a los atributos de relleno.)

Añadir bordes entre las repeticiones de los campos repetitivos

Seleccione Entre valores repetidos. En la lista de formatos, escoja Bordes y seleccione el color, trama y anchura en las paletas desplegables.

Esta opción inserta líneas entre las apariciones de los campos repetidos. Para incluir también bordes alrededor de los campos repetidos, seleccione una combinación de Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.

Escoger la porcióndel campo a la que

asignar atributos

Escoger color, trama yanchura de línea

Escoja Bordes,Líneas de base o

Relleno

Aparece una representación de las opciones seleccionadas

Personalizar presentaciones 7-3

3. En el cuadro de diálogo Formato de campo, en Estilo, seleccione Campo estándar y haga clic en Incluir barra de desplazamiento vertical.

4. Haga clic en OK.


1 Las barras de desplazamiento se visualizan siempre que se definen las opciones de bordes del lado derecho del campo. De otro modo, se visualizan sólo al incluir tabulaciones en el campo. Consulte “Añadir bordes, relleno y líneas base a campos” en la página 7-1.

1 Al imprimir un campo o portal con barra de desplazamiento, FileMaker Pro imprime sólo los datos visibles. Para imprimir todos los datos, duplique la presentación y aumente el campo o portal. A continuación, especifique las opciones de deslizamiento para suprimir el espacio en blanco extra al imprimir. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

Definir listas de valores como entradas de datosUn campo con el mismo conjunto de valores en muchos o en todos los registros se puede configurar para que los usuarios escojan en una lista de valores. Las listas de valores permite definir valores de texto, números, fechas y horas utilizados con frecuencia y formatear los

campos para que los muestren en menús o listas desplegables o en series de cuadros de verificación o botones circulares. Con ello se ofrece una forma rápida y exacta de introducir o validar datos en los campos.

Las listas de valores se pueden definir de varias maneras. Las más general y menos restrictiva es definir la lista de valores y asociarla a uno o más campos. La lista de valores también se puede definir al especificar las opciones de formato en modo Presentación.

Para definir una lista de valores:

1. Escoja el menú Archivo > Definir listas de valores.

2. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en Nueva.

3. En el cuadro de diálogo Editar lista de valores, escriba un nombre en Nombre de la lista de valores.

Hacer clic paraañadir una barra

de desplazamientovertical

Escoger en listas de valores para introducir datos

Lista de valores asociada al campo Categoría

Hacer clic paraordenar por una

cabecera oarrastrar límites

de columna

Lista de valoresdefinida en el

archivo

Arrastrar para cambiar el tamaño del cuadro de diálogo


4. Definir la lista de valores:


Definir valores estáticos en la lista de valores

Seleccione Usar valores personalizados y escriba cada valor en una línea en el orden deseado. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) para separar cada valor.

Crear valores de forma dinámica a partir de todos los valores de otro campo del mismo o de diferente archivo.

Seleccione Usar valores del campo. En el cuadro de diálogo Especificar campos para lista de valores:

1 Para usar un campo del archivo actual, compruebe que está seleccionada Todos los valores y, en Usa los valores de este campo, seleccione el campo.

1 Para usar un campo de otro archivo, haga clic en Especificar archivo, escoja un archivo y haga clic en Abrir. Compruebe que está seleccionada Todos los valores y, en Usa los valores de este campo, seleccione el campo.

Para visualizar valores de un segundo archivo, consulte “Visualizar también valores asociados de un segundo campo”, más abajo en esta tabla. De lo contrario, haga clic en OK.

Escribir un nombrepara la lista de

valores

Escoger un métodopara crear los

valores de la lista

Crear valores de forma dinámica a partir de un subconjunto de valores de otro campo (una relación determina el subconjunto)

Para obtener más información, consulte “Visualizar en una lista de valores sólo un subconjunto de valores del campo” en la página 7-6.

Seleccione Usar valores del campo. En el cuadro de diálogo Especificar campos para listas de valores, seleccione Sólo valores relacionados y escoja o defina una relación en la lista de relaciones. A continuación, en Usa los valores de este campo, seleccione el campo.

Para visualizar valores de un segundo archivo, consulte “Visualizar también valores asociados de un segundo campo”, a continuación en esta tabla. De lo contrario, haga clic en OK.

Visualizar también valores asociados de un segundo campo

Siga las instrucciones de una de las dos filas anteriores de la tabla. A continuación, haga clic en Mostrar también los valores de y seleccione el campo. Seleccione esta opción para visualizar los valores del campo correspondiente a continuación de los valores de la lista de valores. Por ejemplo, para facilitar la entrada de datos, se pueden visualizar nombres de parte a continuación de sus números.

También se pueden escoger los campos por los que ordenar la lista de valores, si no está seleccionada Sólo valores relacionados. Para visualizar ambos valores ordenados por los del primer campo, seleccione primer campo en Ordenar lista de valores por. Para ordenar en base a los valores del segundo campo, seleccione segundo campo. Si se escoge primer campo, los valores duplicados no aparecen en el primer campo, si se escoge segundo campo, los valores duplicados no aparecen en el segundo.

Haga clic en OK.



5. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en Hecho

Para modificar, duplicar o eliminar una lista de valores:

1. Escoja el menú Archivo > Definir listas de valores.

2. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores:

3. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en Hecho


1 Las listas de valores también se pueden utilizar para validar los valores introducidos en cualquier campo. Con ello se conserva la exactitud de los datos, al impedir que los usuarios introduzcan valores ausentes de la lista de valores. (Consulte “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.) También se pueden ordenar registros según el orden de una lista de valores, por ejemplo, por mes o región. (Consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.)

1 FileMaker Pro ordena alfabéticamente los elementos de listas de valores creados a partir de valores de un campo y no muestra los valores duplicados.

1 Redefinir elementos de listas de valores después de introducir los datos puede generar resultados inesperados. Por ejemplo, si se cambia un elemento de la lista de valores de Accesorio a Accesorios, el campo parece estar vacío en las presentaciones con formato de cuadro de verificación y botón circular. Además, las búsquedas de Accesorios no encontrarán los registros existentes. Para obtener información acerca de la sustitución de valores en campos, consulte “Reemplazar datos en campos” en la página 2-11.

1 Si se escogió generar una lista de valores a partir de los valores de un campo (Usar valores del campo) y se visualizan también valores asociados de un segundo archivo, cuando un usuario escoge un valor de este campo en modo Visualizar, el valor del segundo campo asociado no se almacena, sólo se captura el primer campo.

Utilizar una lista de valores definida en otro archivo de FileMaker Pro

Seleccione Usar lista de valores de otro archivo. En el cuadro de diálogo Especificar lista de valores externa, haga clic en Especificar archivo, seleccione un archivo y haga clic en Abrir. En Lista de valores, escoja o defina una lista de valores y haga clic en OK. En el cuadro de diálogo Editar lista de valores, haga clic en OK.


Modificar los valores de una lista o la forma de generar valores de una lista dinámica

En la lista de nombres de listas de valores, seleccione una y haga clic en Editar. En el cuadro de diálogo Editar lista de valores, efectúe los cambios y haga clic en OK.

Duplicar una lista de valores En la lista de nombres, seleccione la lista de valores y haga clic en Duplicar.


Seleccionar un segundo campodel que visualizar valores

Usar todos losvalores del campo

Seleccionar uncampo para usar

sus valores

Mostrar sólo valoresdel campo relacionado

Eliminar una lista de valores En la lista de nombres, seleccione la lista de valores y haga clic en Eliminar.En el cuadro de confirmación, haga clic otra vez en Eliminar.



Visualizar en una lista de valores sólo un subconjunto de valores del campoAl generar los valores de una lista de valores de un campo, se puede hacer que FileMaker Pro cambie dinámicamente los valores de la lista en función de los valores de un segundo campo. En otras palabras, la lista de valores sólo mostrará en el primer campo valores de los registros relacionados en los que un valor introducido en el segundo campo cumpla la definición de la relación.

Por ejemplo, imagine que dispone de una base de datos denominada Producto que visualiza gran número de elementos de inventario. Se puede definir una lista de valores y asociarla al campo Nombre Producto para mostrar sólo un subconjunto de los elementos basado en valores de un segundo campo, Categoría. Durante la entrada de datos, al especificar el valor del campo Categoría (por ejemplo, Accesorio), sólo aparecen en la lista los valores de Nombre Producto donde Categoría coincide con Accesorio. Análogamente, si el valor de Categoría cambia a Ropa, los valores de Nombre Producto cambian a los registros en que Categoría coincida con Ropa.

En el ejemplo anterior, realice los siguientes pasos básicos:

1. Defina una lista de valores para Nombre Producto con las opciones Usar valores del campo y Sólo valores relacionados.

2. Defina una relación con el mismo archivo de base de datos (una autounión) y especifique Categoría como campo coincidente. (Consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

3. Especifique que la lista utilice los valores del campo relacionado Nombre Producto.

Al introducir un valor de Categoría, FileMaker Pro recupera los registros relacionados en los que Categoría coincide con el valor introducido y muestra los valores correspondientes de Nombre Producto en la lista de valores.

Nota El campo con los valores de la lista de valores y el campo coincidente de la relación deben residir en el mismo archivo, por ejemplo, Categoría y Nombre Producto en el ejemplo anterior.

Formatear campos para utilizar listas desplegables, menús desplegables, cuadros de verificación o botones circulares al visualizar listas de valores Una vez definida la lista de valores, se la puede asociar a un campo en todas las presentaciones que lo requieran.

Para asignar una lista de valores a un campo y determinar su visualización:

1. En modo Presentación, seleccione el campo.


Lista de valores basada en el valor del campo clave “Accesorio”

Lista de valores basada en el valor del campo clave “Ropa”


3. En el área Estilo del cuadro de diálogo Formato de campo, seleccione el segundo botón circular y escoja cómo mostrará FileMaker Pro la lista de valores.

4. Escoja el nombre de la lista de valores a asignar al campo en la lista situada a la derecha de usando lista de valores.

O bien escoja Definir listas de valores para crear una lista de valores (consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en la página 7-3). Las listas de valores definidas aquí también se pueden utilizar en otros campos.

5. Haga clic en OK.


Seleccionar un formato para la lista de valores

Escoja el formato en la lista situada a la izquierda de usando lista de valores:

1 Escoja Lista desplegable para visualizar los elementos de la lista de valores en una lista. Los usuarios podrán utilizar las teclas de dirección o “pulsaciones anticipadas” para seleccionar un valor.

1 Escoja Menú desplegable para visualizar los elementos de la lista de valores en un menú. Los usuarios deberán seleccionar los elementos con el ratón.

1 Escoja Cuadros de verificación para visualizar los elementos de la lista de valores como una serie de cuadros de verificación.

1 Escoja Botones circulares para visualizar los elementos de la lista de valores como una serie de botones circulares.

Nombre de campo seleccionado en una presentación

Escoger cómo visualizar la lista de valores

Seleccionar o definir una lista de valores

Asignar una lista de valores a un campo

Para permitir a los usuarios introducir valores distintos a los definidos por la lista de valores

Seleccione Incluir “Otro...” para permitir otros valores (Esta opción no está disponible en Lista desplegable porque los usuarios siempre pueden escribir valores en las listas.)

Para permitir a los usuarios modificar valores definidos por la lista de valores

Seleccione Incluir "Editar..." para permitir la edición de la lista Esta opción no está disponible en campos con formato de cuadros de verificación o botones circulares ni en listas de valores basadas en valores de otros campos.


Cuadros de verificación Botones circulares

Menú desplegable

Lista desplegable



1 Los campos con formatos de cuadros de verificación permiten a los usuarios introducir más de un valor en el mismo campo. Si se introduce más de un valor en un registro, en una presentación cuyo campo no tenga formato de cuadro de verificación (por ejemplo, un informe en columnas), FileMaker Pro muestra sólo el primer valor.

1 Para modificar la organización de los elementos de listas de valores en cuadros de verificación y botones circulares, cambie el tamaño de los campos. Un campo más alto que ancho muestra los elementos apilados verticalmente. Un campo más ancho que alto muestra los elementos uno junto a otro horizontalmente.

1 Para obtener más información acerca de la configuración de presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Formatear campos repetidosSi un campo se define como campo repetido, se le puede formatear para que muestre sólo un numero determinado de repeticiones, aunque en la base de datos se almacena la información de todas. Consulte “Campos repetidos” en la página 5-12.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos repetidos y escoja el menú Formato > Formato de campo.

En el cuadro de diálogo Formato de campo, seleccione las opciones de Repeticiones.

2. Haga clic en OK.


1 Para cambiar la forma o el tamaño de todas las apariciones visibles de un campo repetitivo, utilice los manipuladores que aparecen alrededor de la primera.

1 FileMaker Pro almacena los datos de todas las repeticiones de un campo repetitivo aunque se cambie el formato del campo para que no estén todas visibles.

Permitir o evitar entradas en camposLas entradas se pueden permitir o evitar en los modos Visualizar y Buscar. Por ejemplo, se puede restringir la entrada en campos que contienen un número de serie, como un número de factura, para que el campo no se pueda modificar.

Si se permite la entrada en un campo, no se puede controlar si todo su contenido se selecciona al hacer clic o pulsar Tabulador en él en los modos Visualizar y Buscar (de otro modo, FileMaker Pro coloca el punto de inserción después del último carácter del campo).


Especificar el número de repeticiones visibles en la presentación

En Mostrar <valor > de las n repeticiones definidas del campo, escriba un número (la n representa el número máximo de repeticiones especificado al definir el campo).

Escoger una orientación para la visualización de las repeticiones del campo

En Usar orientación <valor >, escoja vertical para apilar las repeticiones en columna u horizontal para colocarlas en fila.

Especificar el númerode repeticiones visiblesde un campo repetitivo

y su orientación


Para personalizar la entrada de un campo:

1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos.



En el cuadro de diálogo Formato de campo, seleccione opciones de Comportamiento.

3. Haga clic en OK.

Nota Deseleccionar Permitir entrada en el campo en un campo sólo afecta al campo en la presentación actual. Para restringir siempre el acceso al campo en cualquier presentación de la base de datos, defina privilegios de acceso de “sólo lectura” para el campo. Consulte “Definir grupos” en la página 9-4. Al definir el campo, también se puede limitar la capacidad de los usuarios para modificar un valor. Especifique un valor autointroducido y seleccione Prohibir la modificación del valor. Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10. Es recomendable permitir la entrada en campos definidos para prohibir modificaciones, para que los usuarios puedan copiar los valores al Portapapeles o introducirlos en consultas en modo Buscar.

Configurar orden de tabulación para entrada de datosAl pulsar la tecla Tabulador en los modos Visualizar y Buscar, el comportamiento por defecto de FileMaker Pro es activar los campos de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Este orden de tabulación por defecto se puede modificar de varias maneras.

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer orden de tabulación.

FileMaker Pro muestra flechas numeradas que apuntan a cada uno de los campos de la presentación y el cuadro de diálogo Establecer orden de tabulación.

2. En el cuadro de diálogo Establecer orden de tabulación, especifique las opciones a utilizar:


Para evitar la entrada en un campo: Deseleccione Permitir entrada en el campo.

Al introducir el campo, seleccionar todo su contenido

Seleccione Seleccionar todo el contenido del campo en la entrada (Permitir entrada en el campo también debe estar seleccionada).


Ordenar de nuevo el orden de tabulación de campos individuales

Seleccione Editar orden de tabulación. Haga clic en el campo con el orden a modificar y escriba un nuevo número para la flecha. El nuevo número reemplaza al antiguo.

Definir un nuevo orden de tabulación para todos los campos

Seleccione Crear orden de tabulación y haga clic en los campos con el nuevo orden. FileMaker Pro inserta números en las flechas en dicho orden.

Cada flecha indica la posición de un campo en el orden de tabulación


3. Haga clic en OK.

Si existen campos en la presentación no incluidos en el orden de tabulación, aparece un cuadro de diálogo que pregunta si estos campos deben estar disponibles. Para no incluirlos, haga clic en Omitir. De lo contrario, haga clic en Añadir (se añaden al final del orden de tabulación).


1 Las flechas en blanco indican campos omitidos del orden de tabulación.

1 En campos con múltiples repeticiones se puede especificar si las tabulaciones deben recorrer antes la primera repetición de cada campo diferente (valor por defecto) o las repeticiones del mismo campo.

1 Para definir que el orden de tabulación recorra la primera repetición de cada campo repetitivo diferente, haga clic en el campo superior izquierdo. La flecha parpadea mientras se selecciona el orden de tabulaciones en las primeras repeticiones de otros campos. Al hacer clic otra vez en el campo superior izquierdo, FileMaker Pro completa el orden de tabulación de las restantes repeticiones de los campos repetitivos utilizando el modelo introducido.

1 Para definir que el orden de tabulación incluya antes todas las repeticiones (visibles) del primer campo repetitivo, haga doble clic en su primera aparición. FileMaker Pro numera todas las repeticiones. A continuación, haga doble clic en la primera aparición del siguiente campo repetitivo para introducir la siguiente serie de números de orden de tabulación, etc.

1 Los campos sumario no se pueden incluir en el orden de tabulación. Los campos de cálculo se pueden incluir en el orden de tabulación, aunque no se puede utilizar en ellos en modo Visualizar (sólo en modo Buscar). En los campos con formato para impedir entradas no se puede utilizar la tabulación en los modos Visualizar ni Buscar.

1 La definición del orden de tabulación no afecta a la entrada de datos al trabajar con datos publicados mediante la publicación en la Web al instante de Companion de FileMaker Pro. Para obtener más información acerca de la configuración de presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la página 14-11.

Personalizar el aspecto de las presentacionesEl diseño de las presentaciones se puede mejorar de diversas maneras, incluidas las siguientes:

1 añadir texto fuera de los campos

1 utilizar las herramientas de dibujo para añadir líneas, rectángulos y otras formas

Omitir campos del orden de tabulación

Al definir el nuevo orden de tabulación, no haga clic en los campos a omitir. Seleccione los campos que ya estén numerados y pulse Retroceso o Suprimir.

Restaurar el orden de tabulación por defecto

Haga clic en Restablecer orden predeterm.


Segundo clic Tercer clic

Orden de tabulación horizontal en campos repetidos (izquierda a derecha)

Primer

Cuarto clic

Orden de tabulación vertical (de arriba a abajo de cada campo)

Primer clic

Segundo doble-clic

Primer doble-clic

Tercer doble-clic


1 añadir gráficos o películas de QuickTime

Para obtener más información sobre las herramientas de presentación, consulte “Herramientas de presentación” en la página 6-13.


Añadir texto a presentacionesAñadir texto a la presentación facilita su uso y comprensión. Use el texto en:

1 etiquetas de campos (nombres de campos; existe la opción de crear una etiqueta de campo al colocar un campo en una presentación)

1 cabeceras de columnas de informes en columnas

1 instrucciones de un formulario

1 formularios de cartas con campos de fusión que muestren datos

1 fechas, números de página y números de registros actuales

El texto se puede añadir en cualquier parte de la presentación. El texto escrito o pegado en una presentación es un objeto que se puede manipular como cualquier otro. Por ejemplo, a un objeto de texto se le puede rotar o asignar un color de fondo.

Nota Para añadir o cambiar texto de campos en la base de datos, cambie al modo Visualizar.

Para escribir en una presentación:

1. En modo Presentación, seleccione la herramienta Texto en el panel de herramientas (escoja el menú Vista > Barras de herramientas > Herramientas).

2. Con el puntero en forma de I, haga clic en el lugar donde añadir el texto o arrastre el puntero para definir la longitud de línea máxima.

Al hacer clic en la presentación se crea un pequeño bloque de texto que aumenta al escribir en él.

Aparece un punto de inserción parpadeante rodeado por un recuadro de puntos temporal.

3. Escriba el texto.

Para obtener información más completa acerca del trabajo con texto, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text, entering.

4. Defina la fuente y otros atributos de texto.

El texto adopta el formato de fuente, estilo, interlineado, color y alineación por defecto. Para especificar atributos de texto, consulte “Formatear texto” en la página 7-13.


1 Para obtener más información acerca de la selección y edición de texto, consulte “Funcionamiento del texto” en la página 2-15.

Barra deherramientasHerramientas

Panel deherramientas

Control de áreade estado


1 Dependiendo de la parte de la presentación, el texto aparece en distintas posiciones en los modos Visualizar y Vista previa (por ejemplo, una vez por registro, sólo en la parte superior del informe, etc.). Consulte “Partes de una presentación” en la página 6-27.

1 Para eliminar espacios vacíos al imprimir, consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

Insertar en presentaciones el número de página, la fecha u otras variablesLa información fija (como la fecha de introducción) y variable (como la fecha de hoy) se puede visualizar e imprimir con los registros. Por ejemplo, se puede visualizar la hora actual en el pie de página de un informe al imprimirlo o la fecha, hora y nombre de usuario tal y como se introdujeron en la presentación, información que permanece inalterada siempre que se visualizan, imprimen o previsualizan registros. (La fecha, hora y nombre de usuario actuales se pueden insertar también en los modos Visualizar y Buscar) Consulte “Insertar variables en campos” en la página 2-11.)

1. En modo presentación, haga clic en la herramienta Selección del panel de herramientas y haga clic en el lugar donde aparecerá la información.

Para insertar la información en una línea de texto, haga doble clic donde vaya a situar el punto de inserción.

2. Escoja el menú Insertar y escoja un comando:

3. El símbolo muestra sólo el texto que cabe en sus límites. Para ampliar el objeto de texto y mostrar mayor cantidad de variable, utilice la herramienta Selección.

4. Defina la fuente y otros atributos como en cualquier otro texto.


1 Si se inserta información variable, en modo Presentación sólo aparece el símbolo. La información variable aparece en los modos Visualizar, Buscar y Vista previa, así como en la presentación impresa.

1 En vez de utilizar los comandos del menú Insertar, se puede escribir una lista de caracteres.

Para insertar Escoja

En la presentación aparece

Una fecha fija (tomada del calendario del ordenador). Esta fecha es estática, no cambia.

Fecha actual La fecha actual

Una hora fija (tomada del reloj del ordenador). Esta hora es estática, no cambia.

Hora actual La hora actual

Un nombre de usuario fijo (tomado del Nombre de usuario especificado en Preferencias de la aplicación). Este nombre es estático, no cambia.

Nombre de usuario actual

El nombre del usuario

Una fecha variable Esta fecha cambia para mostrar la fecha actual tomada del calendario del ordenador.

Símbolo de fecha Dos barras oblicuas (//)

Una hora variable. Esta hora cambia para mostrar la hora actual tomada del reloj del ordenador.

Símbolo de hora Dos puntos dobles (::)

Un nombre de usuario variable. Este nombre cambia para mostrar el Nombre de usuario especificado en Preferencias de la aplicación.

Símbolo de nombre del usuario

Dos líneas verticales (||)

El número de página. (Los números de página sólo aparecen en modo Previsualizar y en informes impresos.)

Símbolo de número de página

Dos símbolos de número (##)

El número de registro Símbolo de número de registro

Dos símbolos de arroba (@@)

Para insertar Escoja

En la presentación aparece


Formatear textoSe puede especificar el aspecto del texto (dentro y fuera de los campos). Se pueden controlar:

1 los atributos de caracteres del texto, incluidos fuente, tamaño, estilo y color

1 la alineación de párrafo, márgenes e interlineado

1 configuración de tabulación

Los formatos de texto por defecto para el texto y los campos añadidos posteriormente se definen al especificarlos sin seleccionar texto ni campos. Análogamente, si un campo recién creado o texto recién añadido permanecen seleccionados y se especifican formatos de texto, también se definen los formatos de texto por defecto. Si posteriormente se cambian, FileMaker Pro no cambia de forma retroactiva los formatos aplicados con anterioridad.

Importante Los caracteres de campos de texto se pueden formatear en modo Visualizar (por ejemplo, subrayar o poner en cursiva una palabra para resaltarla). A diferencia del formato de texto especificado en modo Presentación, este formato se almacena con los datos y aparece en las presentaciones al visualizar el campo. El texto formateado en modo Visualizar tiene preferencia sobre el del modo Presentación. Por ejemplo, si se aplica un formato de negrita en modo Visualizar, al cambiar al modo Presentación y dar formato de cursiva al mismo texto, éste permanece en negrita. Para eliminar formatos aplicados en modo Visualizar, vuelva a formatear el texto en modo Visualizar o exporte e importe los datos (consulte “Exportar datos de FileMaker Pro” en la página 12-7).

Consejo Para acceder con rapidez a numerosos atributos de texto, utilice la barra de herramientas Formato de texto (menú Vista > Barras de herramientas > Formato de texto), la regla de texto (menú Vista > Regla de texto) o los menús contextuales. Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la página 1-5 y “Utilizar menús contextuales” en la página 1-6. La regla de texto se describe en la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text, entering.

Negrita, cursiva y otros estilos de textoExisten varias formas de formatear texto. Seleccione el texto a formatear y realice lo siguiente:

1 Escoja el formato de texto (como Fuente o Estilo) en un submenú del menú Formato.

1 Escoja opciones de formato de texto de la barra de herramientas Formato de texto.

1 Haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) y escoja un comando de formato de texto en el menú contextual.

1 En el menú Formato > Texto seleccione varias opciones de formato de texto a la vez.

Para especificar varios atributos de texto a la vez:

1. Seleccione el texto a cambiar.

Para obtener información completa acerca de la selección de texto, consulte “Seleccionar texto” en la página 2-15.


Formatear texto de un campo en modo Visualizar

En modo Visualizar, seleccione el texto y escoja el menú Formato > Texto. Este formato se almacena con los datos y aparece en todas las presentaciones.


2. En el cuadro de diálogo Formato de texto, seleccione los atributos a utilizar.

FileMaker Pro muestra en el área Ejemplo el texto formateado con los atributos seleccionados.

3. Haga clic en OK.


Nota Windows: para ver todas las fuentes disponibles, escoja el menú Formato > Fuente > Configurar/Más fuentes. En el cuadro de diálogo Configurar menú Fuente, seleccione una fuente de la lista Fuentes disponibles y haga clic en Mover, o haga doble clic en la fuente, para desplazarla hasta la lista Aparece en menú. Compruebe que Mostrar tipografía de las fuentes está seleccionada para activar esta opción.

Especificar atributos de párrafo y configuración de tabulacionesEn modo Visualizar se pueden formatear párrafos individuales (incluida la definición de tabuladores) de un campo. En modo Presentación se pueden especificar atributos de párrafo para el texto situado dentro o fuera de los campos.

1. En modo Visualizar, seleccione el texto a formatear. O bien, en modo Presentación, seleccione el texto o el campo a formatear.

Para obtener más información acerca de las diferencias de formatos entre los modos Visualizar y Presentación, consulte “Formatear texto” en la página 7-13.

2. Escoja el menú Formato > Texto.

3. En el cuadro de diálogo Formato del texto, haga clic en Párrafo.

4. En el cuadro de diálogo Párrafo, especifique el interlineado y la alineación.

5. Para especificar la configuración de tabuladores en el párrafo, haga clic en Tabuladores.

6. En el cuadro de diálogo Tabuladores, especifique la configuración de tabulación.

Especificar el formato de texto de los campos en modo Presentación

En modo Presentación, seleccione uno o más campos y escoja el menú Formato > Texto. O bien pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS) al hacer doble clic en un campo.

Formatear texto en presentaciones

En modo Presentación, seleccione el texto y escoja el menú Formato > Texto.


Escogeratributos de texto

Seleccionar uno o más estilos

Especificar configuración de párrafo y tabulaciones (consultar sección siguiente)

Alinear texto

Sangrado de texto

Definirtabuladores

Definir interlineado y cambiar las unidades de medida


7. Haga clic en OK.


1 La alineación vertical de texto y campos se puede especificar. En modo presentación, escoja el menú Formato > Alinear texto y seleccione Superior, Centro o Inferior.

1 Para definir los márgenes y los tabuladores de los datos de texto en modo Visualizar o de los objetos de texto en modo Presentación se puede utilizar la regla de texto. En modo Presentación no se pueden formatear campos con la regla de texto, es necesario utilizar los cuadros de diálogo Párrafo y Tabuladores. La regla de texto se describe en la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text ruler.

1 Para obtener información más completa acerca de la especificación de formatos de párrafo y configuración de tabuladores, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text formatting.

Dibujar líneas y formasPara utilizar líneas y formas que resalten partes de la presentación, utilice las herramientas de dibujo del panel de herramientas o la barra de herramientas Herramientas (menú Vista > Barras de herramientas > Herramientas).

1. En modo Presentación, seleccione la herramienta a utilizar en el panel de herramientas o en la barra de herramientas Herramientas.

2. Coloque el puntero en forma de cruz sobre el lugar de la presentación donde comenzará la línea u objeto.

1 En las líneas, arrastre el puntero hasta que la línea tenga la longitud deseada.

1 En rectángulos, cuadrados, rectángulos redondeados, óvalos y círculos, arrastre el puntero en diagonal hasta que el objeto tenga el tamaño deseado.

Definir alineación de un tabulador

Especificar la posición del tabuladorEspecificar un carácter de relleno

Configuraciónactual de

tabulación

Herramienta Opciones disponibles

Herramienta Líneas

En líneas verticales y horizontales, pulse Mayús mientras arrastra el puntero. En líneas diagonales (45 grados), pulse Control (Windows) u Opción (Mac OS) mientras arrastra el puntero.

Para crear una línea vertical que se extienda sobre varias partes de la presentación, dibuje líneas superpuestas en cada una.

Herramienta Rectángulo

En cuadrados, pulse Control (Windows) u Opción (Mac OS) mientras arrastra el puntero.

Herramienta Rectángulo redondeado

En cuadrados redondeados, pulse Control (Windows) u Opción (Mac OS) mientras arrastra el puntero.

Herramienta Ovalo

En círculos, pulse Control (Windows) u Opción (Mac OS) mientras arrastra el puntero.

Herramienta Rectángulo Herramienta Rectángulo redondeado

Herramienta Líneas

Herramienta Ovalo


FileMaker Pro dibuja el objeto con la anchura de línea, color de pluma y trama por defecto además de rellenar el objeto con el color de relleno y trama actuales (en todos los objetos excepto líneas). Estos atributos se pueden cambiar antes o después de dibujar el objeto. (Consulte “Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos” en la página 7-16.)


1 Utilice las técnicas siguientes para trabajar con las herramientas:

1 Todos los objetos tienen un borde. (El borde de una línea es la propia línea.) Todos los objetos, excepto las líneas, tienen un relleno, el área situada dentro del borde.

1 El aspecto de los campos, objetos de texto y gráficos insertados también se puede cambiar, por ejemplo, cambiando su tamaño, anchura de borde o trama de relleno.

1 Windows: también se pueden enlazar o incrustar objetos OLE. Para obtener información completa sobre cómo funciona FileMaker Pro con objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE objects, editing.

Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetosLas paletas Relleno, Pluma, Anchura de línea y Efectos de objetos del área de estado permiten cambiar el aspecto de los objetos de las presentaciones, incluidos campos, botones y portales.

1. En modo Presentación, seleccione uno o más objetos a modificar.

O bien, para especificar los atributos de objetos que se añadirán posteriormente, empiece sin seleccionar objetos.

2. Escoja colores, tramas, anchuras de líneas o bordes y efectos de objetos en las paletas del área de estado.


Utilizar una herramienta una vez

Haga clic en la herramienta para seleccionarla. (La herramienta se vuelve gris.)

Mantener una herramienta seleccionada o bloqueada.

Haga doble clic en la herramienta. (La herramienta se vuelve negra para indicar que permanece seleccionada hasta seleccionar otra.) Para especificar las preferencias con las que mantener herramientas de presentación bloqueadas, consulte “Configurar preferencias de presentación” en la página A-2.

Cambiar entre la última herramienta utilizada y la herramienta Selección

Pulse Control+Intro, o Intro del teclado numérico (Windows) o pulse Intro (Mac OS).

Para cambiar Use

La anchura de una línea o del borde de una forma, objeto de texto, campo o portal

Paleta Anchura de línea

El color o la trama de una línea o del borde de una forma, objeto de texto, campo o portal

Paletas Color y Trama de pluma

El color o la trama de un objeto, incluido el fondo de objetos de texto, campos y portales

Paletas Color de relleno y Trama de relleno

El efecto con el que FileMaker Pro dibuja objetos (excepto líneas)

Paleta Efectos de objetos y escoja Relieve, Grabado o Sombra paralela (consulte la siguiente sección, “Efectos de objetos”.)

Ejemplo de relleno

PaletaColor de

relleno

Paleta Trama de relleno

PaletaColor de

pluma

Paleta Tramade pluma

Anchura de línea actual

Paleta Anchura de líneaPaleta

Efectos de objeto

Ejemplo de pluma


Al seleccionar un objeto, los cuadros de ejemplo situados junto a las paletas muestran sus atributos. Si no existe selección, los cuadros de ejemplo muestran los atributos por defecto.


1 Para convertir un objeto en transparente, escoja la trama transparente en la paleta de tramas. Un objeto con trama transparente está “hueco”. Los objetos situados detrás de él están visibles y sólo se puede seleccionar haciendo clic en su borde

1 En los campos, la configuración de la paleta reemplaza la del cuadro de diálogo Bordes de campo. Consulte “Añadir bordes, relleno y líneas base a campos” en la página 7-1.

1 Para aplicar un color o trama a una parte de presentación, consulte “Añadir o cambiar partes de una presentación” en la página 6-29.

Efectos de objetosPara dar a la presentación un aspecto tridimensional, utilice los comandos de la paleta Efectos de objetos. Los efectos de objetos se pueden aplicar a objetos dibujados (excepto líneas), campos y portales.


1 Los efectos de objetos ofrecen resultados óptimos cuando se especifica una trama de pluma transparente (es decir, un borde invisible) y una anchura de pluma mínima de 2 puntos. Es también recomendable intentar cambiar el color de fondo de la parte interior a un tono parecido al color de relleno del objeto. (Consulte “Añadir o cambiar partes de una presentación” en la página 6-29.)

1 Cuando utilice un efecto de objeto en un campo, intente seleccionar el efecto antes de colocar el campo en la presentación. De otro modo, el efecto puede recortar parte del texto del campo.

1 La anchura del efecto depende del borde del objeto especificado en la anchura de pluma (a menos que el objeto no tenga borde, en cuyo caso el efecto de objeto se dibuja con una línea de 1 punto). El color y la trama del efecto dependen del color y la trama de relleno del objeto o campo seleccionado.

1 Al aplicar un efecto a un objeto existente, el tamaño total del objeto con el efecto no cambia, aunque el objeto se reduce para incluir el efecto. Por tanto, al aplicar un efecto a un campo existente, es necesario aumentar sus dimensiones para que los datos sean legibles.

1 Al asignar un efecto de objeto a un objeto transparente, FileMaker Pro asigna al objeto el relleno por defecto y después dibuja el efecto. Si se cambia el color de relleno, FileMaker Pro ajusta los colores del efecto para complementar el nuevo color. Si se cambia el relleno de un objeto a transparente después de asignarle un efecto, FileMaker Pro convierte el efecto en transparente.

1 Los botones siempre incluyen efecto de Relieve. Para cambiarlo, seleccione el botón y escoja otro efecto en la paleta de efectos de objetos. Consulte “Utilizar botones con guiones” en la página 10-13.

Escoja Para

Relieve Hacer que el objeto seleccionado aparezca elevado sobre el fondo

Grabado Hacer que el objeto seleccionado aparezca incrustado en el fondo

Sombra paralela

Hacer que el objeto seleccionado proyecte una sombra hacia abajo y a la derecha.

Aplicar efectos a objetos de presentaciones

Relieve Grabado Sombra paralela


Insertar gráficos en las presentacionesLos gráficos se pueden añadir a cualquier parte de la presentación. Para incluir la misma imagen (como un logotipo) en todos los registros o informes de una presentación, utilice un gráfico en vez de un campo contenedor.

1. En modo Presentación, escoja el menú Insertar > Imagen.

2. En el cuadro de diálogo, escoja un tipo de archivo gráfico en Archivos de tipo (Windows) o en Mostrar (Mac OS).

3. Vaya al archivo gráfico.

Si se selecciona Almacenar sólo una referencia al archivo, FileMaker Pro no importa el archivo gráfico, sólo localiza su ubicación en el disco duro. Esta opción reduce el tamaño del archivo de FileMaker Pro, aunque si se desplaza o elimina el archivo, FileMaker Pro no puede abrirlo .

4. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir o haga doble clic en el archivo.

En algunos formatos de archivo, aparece un cuadro de diálogo con opciones para personalizar la forma de importar el gráfico. Las opciones de gráficos se describen en la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Insert Picture command.

5. Coloque el gráfico en la presentación y ajuste su tamaño.

Consulte “Desplazar objetos en presentaciones” en la página 6-15 y “Cambiar forma y tamaño de objetos” en la página 6-16.


1 Para visualizar un gráfico diferente en cada registro, pegue o inserte el gráfico en un campo contenedor en modo Visualizar. Para obtener más información, consulte “Insertar gráficos en campos” en la página 2-13.

1 En la presentación también se pueden pegar gráficos copiados de otra aplicación. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar objetos” en la página 6-14.

1 Para importar con rapidez gráficos o películas de otra aplicación, se pueden arrastrar desde la ventana de la otra aplicación hasta la presentación de FileMaker Pro, si el sistema y la otra aplicación lo admiten. También se pueden arrastrar objetos desde una presentación hasta otra aplicación y hasta el escritorio de Windows o de Mac OS.

1 Windows: para insertar objetos OLE en una presentación, escoja el menú Insertar > Objeto y especifique el tipo de objeto a importar. En FileMaker Pro para Mac OS los objetos OLE aparecen como gráficos. Para obtener información completa sobre cómo funciona FileMaker Pro con objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE objects editing.

Formatear gráficos en presentacionesEn modo presentación, se pueden formatear gráficos pegados o importados en la presentación igual que los datos de gráficos en campos contenedor. Para obtener más información, consulte “Especificar formatos en campos con gráficos” en la página 6-27.

Mostrar límites de texto, de campo o de botónEn la presentación se pueden mostrar límites de texto, campos y botones para facilitar la identificación, colocación y alineación de los objetos.

Para mostrar límites en En modo Presentación, realice lo siguiente

Todo el texto (no en un campo)

Escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de texto.

Aparecen los límites como finos cuadros negros alrededor de todo el texto de la presentación.


Para ocultar los límites del texto, campos o botones, escoja otra vez el comando correspondiente del submenú Mostrar.

Nota Los límites sólo aparecen en modo Presentación. Para ver los bordes de estos objetos en modo Visualizar o al imprimir la presentación, defina un borde con las paletas Pluma y Anchura de línea del área de estado.

Organizar objetosEn modo Presentación, se puede realizar lo siguiente:

1 agrupar cualquier combinación de objetos para modificarlos o desplazarlos juntos

1 cambiar el orden de apilamiento de los objetos para conseguir efectos diferentes al superponerlos

1 rotar un objeto o un grupo de objetos en incrementos de 90 grados

1 alinear o distribuir objetos con precisión

Nota Para acceder con rapidez a muchos de los comandos de organización de objetos, utilice la barra de herramientas Disposición (escoja el menú Vista > Barras de herramientas > Disposición) o los menús contextuales. Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la página 1-5 y “Utilizar menús contextuales” en la página 1-6.

Agrupar y desagrupar objetosAgrupar objetos permite trabajar con los objetos agrupados como si se tratara de un único objeto. Se puede realizar lo siguiente:

1 copiar y pegar objetos agrupados, conservando la organización de los objetos del grupo

1 asignar atributos (como fuentes o colores de relleno) a los elementos del grupo, aunque no sean adecuados para todos. (Por ejemplo, asignar una nueva fuente a un grupo que contiene texto, un campo y un gráfico modifica el texto y el campo, pero deja el gráfico inalterado.)

1 trabajar con más facilidad con el orden de apilamiento, ya que todos los objetos agrupados están en la misma capa

1 alinear un objeto individual con un grupo de objetos

Para agrupar objetos, en modo Presentación, seleccione los objetos y escoja el menú Disposición > Agrupar.

Para desagrupar un objeto agrupado, seleccione el grupo y escoja el menú Disposición > Desagrupar.


1 Al desagrupar un grupo que contiene otros grupos, los subgrupos permanecen agrupados.

1 Si en el grupo se incluye un objeto bloqueado, el objeto agrupado resultante está también bloqueado.

1 Para editar texto que está incluido en un grupo, haga doble clic en el texto.

Todos los campos Escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de campo.

Aparecen los límites como finos cuadros negros alrededor de todos los campos de la presentación.

Todos los botones de la presentación

Escoja el menú Vista > Mostrar > Botones.

Aparecen los límites como cuadros grises alrededor de todos los botones definidos.

Para mostrar límites en En modo Presentación, realice lo siguiente


Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrás en las presentaciones

Cuando los objetos de las presentaciones se superponen, unos están encima de otros. Este orden de apilamiento se puede modificar para crear distintos efectos. Al crear objetos, aunque no se superpongan, se apilan de forma que el último objeto creado siempre está el primero.

1. En modo Presentación, seleccione el objeto u objetos cuya posición desee cambiar.

2. Escoja un comando del menú Disposición.

Rotar objetosLos campos, objetos de texto y gráficos se pueden rotar en incrementos de 90 grados.

1. En modo Presentación, haga clic en la herramienta Selección del panel de herramientas y seleccione uno o más objetos.

2. Escoja el menú Disposición > Rotar.

Los objetos rotan 90 grados en el sentido de las agujas del reloj. Para rotar más los objetos, escoja otra vez el menú Disposición > Rotar.


1 Al hacer clic o pulsar Tabulador en un campo rotado en modo Visualizar, el campo se visualiza temporalmente con su orientación original, de izquierda a derecha.

1 Los portales no se pueden rotar.

Alinear objetosEn la presentación se pueden alinear los objetos y distribuir el espacio que los separa.

La alineación de objetos por sus laterales o por sus partes superiores o inferiores se realiza con el objeto más alejado sin alinear. Al alinear puntos centrales, los objetos se alinean según una línea invisible, vertical u horizontal, que pasa por el centro de los objetos.

Al distribuir el espacio que separa los objetos, FileMaker Pro mide la separación entre los dos objetos más alejados y la divide uniformemente entre todos los objetos seleccionados.

Para desplazar el objeto Escoja

Al frente de todos los objetos Mover al frente

Una capa hacia adelante Mover hacia adelante

Detrás de todos los demás objetos

Mover al fondo

Una capa hacia atrás Mover hacia atrás

Antes

Mover al frente

Mover al fondo

Después

Mover hacia adelante

Mover hacia atrás


1. En modo presentación, seleccione los objetos a alinear y escoja el menú Disposición > Establecer alineación.

2. En el cuadro de diálogo Establecer alineación, seleccione opciones en las áreas De arriba a abajo y De izquierda a derecha.

El área Ejemplo muestra una ilustración con las opciones escogidas.

3. Haga clic en OK.


1 Para alinear objetos nuevos según la configuración actual, seleccione los objetos a alinear y escoja el menú Disposición > Alinear. (Si los dos valores del cuadro de diálogo Establecer alineación son Ninguna, el comando no está disponible.)

1 Para forzar la alineación con un objeto concreto, bloquéelo antes de definir la alineación. Para obtener más información acerca del bloqueo de objetos, consulte “Proteger objetos de modificaciones” en la página 6-17.

Utilizar herramientas para colocar objetos con precisiónPara precisar el tamaño, forma, posición y alineación de objetos, utilice la paleta Cuerpo, las reglas gráficas y las retículas. (Para obtener más información acerca del desplazamiento de objetos en presentaciones, consulte “Desplazar objetos en presentaciones” en la página 6-15.)

Utilizar paleta Cuerpo con objetosPara precisar la posición y el tamaño de los objetos de una presentación, utilice la paleta Cuerpo.

1. En modo Presentación, escoja el menú Vista > Tamaño del objeto.

2. Seleccione uno o más objetos.

3. En la paleta Cuerpo, escriba un nuevo valor en el campo situado junto al icono.

Objetos antes de la distribución de espacios

Objetos después de la distribución vertical de espacios y alineados por los laterales izquierdos

Seleccionar laalineación vertical

de objetos

Resultado de laselección

Seleccionar la alineación horizontal de objetos

Regla gráfica

Guías de ajuste Líneas de regla Paleta Cuerpo

Regla de texto


Si no se puede escribir un valor, el campo no tiene sentido en la selección (por ejemplo, una línea no tiene altura) o la selección está bloqueada.

4. Pulse Intro o desplácese a otro campo de la paleta Cuerpo, pulse Tabulador o Retroceso (Mac OS).

La paleta Cuerpo flota sobre la ventana, se puede dejar abierta mientras se trabaja.

Utilizar reglas gráficas y retículasLas reglas gráficas y las retículas, cuadrículas de líneas de puntos que aparecen en la presentación pero no se imprimen, facilitan la alineación y colocación precisa de los objetos. Las retículas se ajustan al cambiar de unidad de medida.

Para mostrar las reglas gráficas, en modo Presentación, escoja el menú Vista > Reglas gráficas. Para ocultarlas, escoja otra vez Reglas gráficas.

Al desplazar el cursor sobre la presentación aparecen líneas de guía que localizan su posición en las reglas gráficas.

Para mostrar las retículas, en modo Presentación, escoja el menú Vista > Líneas de regla. Para ocultarlas, escoja otra vez Líneas de regla.

Nota Las retículas no tienen propiedades de “ajuste”.

Para cambiar la unidad de medida utilizada en las reglas de texto, retículas y la paleta Cuerpo:

1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer reglas.

2. En el cuadro de diálogo Establecer reglas, escoja una unidad de medida en Unidades.

3. Haga clic en OK.

Alinear objetos con las guías de ajusteLas guías de ajuste, líneas de guía móviles horizontales y verticales, facilitan la alineación de objetos en modo Presentación. El límite izquierdo, derecho, superior o inferior o el centro del objeto se “ajusta” a las líneas de las guías de ajuste según se arrastra el objeto.

Unidad de medida Incremento de medida en la regla

Pulgadas (pg) 1/8 (pg)

Centímetros (cm) 0,25 centímetros

Escribir la distancia deseada desde la izquierda, derecha y parte superior o inferior de la página

Escribir valores para cambiar la altura y anchura del objeto

Utilización de la paleta Cuerpo para desplazar y cambiar de tamaño un objeto

Píxel (px) 10 píxeles


Mostrar u ocultar las guías de ajuste

Escoja el menú Vista > Guías de ajuste. Para ocultarlas, escoja otra vez Guías de ajuste.

Cambiar de posición las guías de ajuste

Con el puntero de flecha, desplace la línea de la guía de ajuste horizontal o vertical

Anular el efecto de “ajuste” de las guías de ajuste

Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras arrastra el objeto

Unidad de medida Incremento de medida en la regla

Hacer clic para cambiar la unidad de medida

Líneas de regla


Utilizar retículas de objetosLas retículas de objetos permiten precisar la colocación de objetos en presentaciones. Cuando las retículas están activadas, cada objeto de la presentación se “ajusta” a su propia retícula invisible (que puede ser diferente de la de otros objetos). Al desplazar o cambiar de tamaño un objeto, éste se ajusta a la coordenada de retícula más próxima. Los objetos se crean alineados con la retícula “maestra”.


1 Las retículas de objetos funcionan independientemente de las retículas de reglas, reglas gráficas y guías de ajuste.

1 Los objetos creados antes de activar las retículas de objetos, pueden aparecer sin alinear y, al cambiarlos de posición, se desplazan según su propia retícula. Para alinear objetos entre sí, consulte “Alinear objetos” en la página 7-20.

Controlar la impresiónLa impresora, sus opciones, los márgenes especificados y las opciones de presentación escogidas influyen en la forma en que FileMaker Pro imprime los datos.

Para obtener información completa acerca de la impresión con el modo Vista previa, consulte capítulo 4, “Previsualizar e imprimir información”.

Especificar márgenes de páginaEn cada presentación se pueden especificar márgenes diferentes. Si no se especifican, FileMaker Pro utiliza los márgenes por defecto de la impresora, que varían dependiendo de la impresora y del controlador de la impresora. Al imprimir presentaciones en las que la exactitud del espaciado es importante, como etiquetas o formularios preimpresos, se deben especificar los márgenes de página.

1. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión (Windows) o Archivo > Ajustar página (Mac OS), confirme la configuración de la impresora y del papel y haga clic en Aceptar.

Para obtener más información, consulte la documentación del ordenador y de la impresora.

2. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar presentación.

3. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, en Opciones de impresión seleccione Márgenes de página fijos.

4. Escriba valores para los márgenes (si se especifica un margen más estrecho de lo que admite la impresora actual, FileMaker Pro muestra una advertencia).

Para alternar márgenes derechos e izquierdos (el margen interior aparece en el lado izquierdo de la primera página, en el derecho de la segunda, etc.), seleccione Páginas opuestas.


Activar o desactivar la retícula

Escoja el menú Disposición > Retículas de objetos. Para desactivarlas, escoja otra vez Retículas de objetos.

Anular el efecto de “ajuste” de las guías de ajuste

Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras arrastra el objeto.

Cambiar las unidades de las retículas de objetos

Escoja el menú Presentación > Establecer reglas. En el cuadro de diálogo Establecer reglas, escriba un valor en Unidades y escoja una unidad de medida.


5. Haga clic en Aceptar.

6. Para comprobar los márgenes, escoja el menú Vista > Modo Vista previa.


1 En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer reglas para cambiar la unidad de medida de los márgenes. Consulte “Utilizar reglas gráficas y retículas” en la página 7-22.

1 Si se selecciona Imprimir en <valor> columnas para una presentación y se especifican los márgenes de páginas, el tamaño de las columnas se adapta a los nuevos márgenes. Consulte “Configurar impresión de registros en columnas” en la página 6-9.

Mostrar márgenes de páginaEn modo Presentación se pueden visualizar los márgenes exactamente como aparecerán impresos. (Los márgenes de página aparecen siempre en modo Vista previa.)

Para mostrar los márgenes de página, en modo Presentación, escoja el menú Vista > Márgenes de página. Los márgenes aparecen como una línea de puntos fina que rodea los bordes de la “página” de la presentación. Los saltos de página aparecen como líneas de puntos gruesas horizontales y verticales.

Para ocultar los márgenes de página, escoja otra vez el menú Vista > Márgenes de página.

La mayoría de las impresoras no pueden imprimir en el borde del papel. Si se colocan objetos en los márgenes o fuera del área en la que puede imprimir la impresora seleccionada, aparecen en los modo Visualizar y Buscar, pero no al previsualizarlos o imprimirlos.

Seleccionar para alternar márgenes

Escribir tamaños de margen

Seleccionarpara

especificartamaños

Márgenes. Losobjetos de este

área no seimprimen

Presentación sin márgenes

La impresora seleccionada no puedeimprimir objetos exteriores a esta línea

Presentación con márgenes


Eliminar espacios vacíos en datos impresosFrecuentemente, la cantidad de información de los campos de la base de datos varía. Al imprimir, FileMaker Pro puede reducir los límites de campos y cambiar los objetos situados a la izquierda o en la parte superior de la presentación para cerrar los espacios vacíos que se generan cuando la información no llena el campo.

Por ejemplo, en un catálogo, la descripción de un elemento puede ser mayor que la de otro. Con la función de deslizamiento de FileMaker Pro se pueden cerrar los espacios entre elementos e imprimir más elementos por página.

Se pueden deslizar campos, portales, otros objetos e incluso partes de presentación. Al deslizar objetos, se produce lo siguiente:

1 Los campos se reducen para eliminar el espacio vacío interior, pero el deslizamiento no elimina el espacio definido entre los campos. Por ejemplo, si se crea una parte de cuerpo con un espacio de 2,5 cm debajo del objeto situado más abajo y se define deslizamiento en todos los objetos y reducir la parte, FileMaker Pro deja 2,5 cm debajo de dicho objeto al imprimir la presentación.

1 Los objetos sin campos, como líneas o texto, se desplazan si se coloca un campo deslizado a su izquierda (o encima).

1 Los objetos, incluidos los campos, se deslizan hacia la izquierda (o arriba) según la cantidad de espacio en que se reduzcan los campos situados a la izquierda (o encima).

1 Los portales se deslizan como cualquier otro objeto, pero los objetos de su interior no se deslizan. Si se especifica que un portal se deslice hacia arriba y la parte incluida se reduce, FileMaker Pro omite las filas vacías del portal.

Se puede definir la reducción de partes de presentación al deslizar sus campos. Las cabeceras y pies de página, iniciales o no, nunca se deslizan ni reducen. No se debe definir la reducción de partes que necesiten espaciado vertical fijo, como etiquetas.

La presentación siguiente muestra la definición del deslizamiento de los campos de la ilustración anterior.

Barco/Destino La Peregrina ArgentinaDuración 7 noches

Precio total 79.500 Pts.Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notas Ruta transatlántica entre Mogán, Gran Canaria, y Puerto la Cruz, Venezuela. Incluye las islas de Margarita, Los Roques, La Tortuga. La Blanquilla, La Orchila y las islas Las Aves. Excursión opcional a la selva venezolana.

Barco/Destino María Salada MéxicoDuración 7 noches


Notas Incluye tarifa aérea desde La Coruña. 4 noches en Cancún, 2 noches en La Habana, 1 día en Nueva Orleans.

Barco/Destino Gran Roque CaribeDuración 11 noches

Precio total entre 152.400 y 369.400 Pts.Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año

Notas San Juan, St. Thomas, Curacao, Cartagena y Cozumel. Alojamientos de lujo. Sin política de propinas.

Catálogo de viajes

Barco/Destino La Peregrina ArgentinaDuración 7 noches


Notas Ruta transatlántica entre Mogán, Gran Canaria, y Puerto la Cruz, Venezuela. Incluye las islas de Margarita, Los Roques, La Tortuga. La Blanquilla, La Orchila y las islas Las Aves. Excursión opcional a la selva venezolana.

Barco/Destino Iris III CubaDuración 7 noches


Notes Incluye tarifa aérea desde La Coruña. 4 noches en Cancún, 2 noches en La Habana, 1 día en Nueva Orleans.

Barco/Destino Cibeles CaribeDuración 11 noches


Notas San Juan, St. Thomas, Curacao, Cartagena y Cozumel. Alojamientos de lujo. Sin política de propinas.

Barco/Destino Nevueiro Pacífico SurDuración 21 noches


Notas Incluye Nueva Zelanda Australia, Tonga y Fiji.

Catálogo de viajes

Impresión sin objetos deslizados

Impresión con objetos deslizados

Deslizar objetos hacia la izquierda paraeliminar el espacio situado en el borde

derecho de los campos

Deslizar partes hasta obtener cuerposde distintos tamaños para las

diferentes cantidades de datos

Deslizar objetos hacia arriba paraevitar la impresión de espacio extra

Deslizar objetos y partes hasta incluirmás registros en una página

El cuerpo, el campo Notas y la línea horizontal se deslizan hacia arriba

Estos campos se deslizan hacia la izquierda

Las flechas muestran cómose deslizan los objetos



1 Los efectos de los valores de deslizamiento sólo se ven en modo Vista previa.

1 Todos los objetos se pueden deslizar. Los objetos sin campos, como la línea horizontal del ejemplo anterior, se desplazan cuando se coloca un campo deslizado encima o a su izquierda. Cuando un objeto sin campos se desliza, se desplaza hasta otra posición de la presentación pero no se reduce. Cuando se desliza un campo, se desplaza hasta otra posición de la presentación y, si sus datos no llenan el campo, se reduce.

1 En modo Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Objetos deslizados para ver los objetos que se deslizan y las direcciones de deslizamiento.

1 Al deslizar objetos o partes, FileMaker Pro imprime los objetos en las posiciones relativas con los demás objetos, no en las posiciones en que se colocaron en la presentación.

1 Si se dejan espacios vacíos en las presentaciones, FileMaker Pro los mantiene. Por ejemplo, si se crea una parte de cuerpo con un espacio de 2,5 cm debajo del objeto situado más abajo, FileMaker Pro deja 2,5 cm debajo de dicho objeto al reducir el cuerpo.

1 Se obtiene idéntico efecto, aunque sólo entre un campo y texto de presentación o entre campos adyacentes en bloques de texto continuos, utilizando campos de fusión (consulte “Colocar campos de fusión” en la página 6-19). Utilice deslizamiento en vez de campos de fusión para:

1 alinear objetos no de texto, como gráficos

1 reducir una parte de presentación para incluir más datos en una página

1 alinear campos con formato, como listas de valores y campos repetidos

1 usar una presentación para entrada de datos (los datos no se pueden introducir en campos con formato de fusión)

Definir opciones de deslizamiento1. En modo Presentación, seleccione los objetos a deslizar. Seleccione también el campo situado más a la izquierda (o más arriba) hacia el que deslizar los demás objetos, para reducirlo.

Para permitir la reducción de los campos al especificar deslizamiento hacia la izquierda, alinee los bordes superiores y escoja el menú Formato > Alinear texto > Izquierda. Para permitir la reducción de los campos al especificar deslizamiento hacia arriba, escoja el menú Formato > Alinear texto > Superior.

Consulte “Alinear objetos” en la página 7-20 y “Especificar atributos de párrafo y configuración de tabulaciones” en la página 7-14.

2. En modo presentación, seleccione los objetos a deslizar y escoja el menú Formato > Deslizamiento/Impresión.

3. En el cuadro de diálogo Deslizamiento/impresión, seleccione las opciones de deslizamiento que desee.

Seleccione esta opción Para

Hacia la izq. Reducir la anchura de los campos seleccionados hasta el mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los objetos seleccionados hacia la izquierda según el espacio en que se reduzca el campo.

Hacia arriba: y haga clic en Todos encima

Reducir la altura de los campos seleccionados hasta el mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los objetos seleccionados hacia arriba según el campo situado encima que menos se reduzca.

Esta opción mantiene coherente el espaciado vertical entre columnas y campos repetidos.


4. Haga clic en OK.

5. Escoja el menú Vista > Modo Vista previa para ver el efecto de las opciones de deslizamiento.

Evitar la impresión de objetosSe puede evitar la impresión de objetos de la presentación. Por ejemplo:

1 Cree un botón en una presentación de informe que no se imprima con el informe.

1 Incluya instrucciones en una presentación para que se lean durante la entrada de datos pero que no se impriman con la presentación.

Para evitar que se impriman objetos, realice lo siguiente:

1. En modo presentación, seleccione el objeto u objetos que no desee imprimir.

2. Escoja el menú Formato > Deslizamiento/impresión.

3. En el cuadro de diálogo Deslizamiento/impresión, seleccione No imprimir los objetos seleccionados.

4. Haga clic en OK.


1 Los objetos no imprimibles aparecen en los modos Visualizar y Presentación, pero no en modo Vista previa ni en la página impresa. En modo Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Objetos no imprimibles para visualizar los objetos no imprimibles con un borde gris.

1 Para cerrar los espacios vacíos de los objetos no imprimibles, defina opciones de deslizamiento para dichos objetos y los situados debajo de ellos en la presentación. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.

Hacia arriba y haga clic en Directamente encima

Reducir la altura de los campos seleccionados hasta el mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los objetos seleccionados hacia arriba según el espacio en que se reduzcan los campos situados directamente encima.

Esta opción permite ajustar el espaciado de una columna independientemente del de las demás columnas y de los campos repetidos.

Reducir el tamaño de la parte

Cerrar el espacio de la parte de la presentación que contiene los campos seleccionados. Para deslizar hacia arriba la parte en relación con todos los objetos, defina esta opción en todos los objetos deslizados. Para deslizar hacia arriba la parte en relación con un solo objeto, defina esta opción sólo en dicho objeto.

Seleccione esta opción Para

Capítulo 8Funcionamiento de archivos relacionados

En ocasiones, una base de datos no satisface todas las necesidades de gestión. Es posible que haya datos en un archivo que haya que utilizar en otro. O se puede haber ampliado el archivo añadiendo campos y el contenido del mismo no es ya tan homogéneo. O bien se tienen almacenados los mismos valores en varios archivos y hay que actualizarlos continuamente. Para acceder a los datos de otros archivos de bases de datos se usan bases de datos relacionales y actualizaciones.


1 crear bases de datos relacionales y actualizaciones

1 definir y cambiar relaciones entre archivos de bases de datos

1 configurar estructuras avanzadas de bases de datos relacionales, como relaciones de muchos a muchos

Visualizar datos de archivos relacionadosPara usar datos de un archivo en el archivo actual, se puede acceder, visualizar y trabajar con los datos de dos maneras distintas:

1 Una base de datos relacional permite visualizar, modificar o usar datos del mismo o de otro archivo en el actual, sin necesidad de copiarlos. Los datos sólo forman parte del archivo fuente. Los datos visualizados en el archivo actual se modifican al cambiar en el de origen.

1 Una actualización copia datos de un archivo a un campo del archivo actual. Una vez copiados, los datos forman parte del archivo actual (y permanecen también en el de origen). Los datos copiados al archivo actual no se modifican automáticamente al cambiar los del otro archivo.

Para establecer una conexión entre archivos de bases de datos relacionales y actualizaciones, defina primero una relación, expresión que indica a FileMaker Pro la forma de coincidir los registros de los archivos. Después, escoja los campos que contienen los datos que desee.

Nota Todos los archivos relacionados con bases de datos relacionales y actualizaciones deben ser de FileMaker Pro 5. (Para usar archivos creados con versiones anteriores de FileMaker Pro, deben convertirse primero a la versión 5.)

En las actualizaciones, los datos de otros archivos se copian en campos pertenecientes al archivo actual

R20ID Cliente

NY-ParísRuta

R20ID Cliente

NY-ParísRuta

En las bases de datos relacionales, los datos de otros archivos se visualizan en el actual, en campos que pertenecen sólo al archivo fuente

R20ID Cliente

NY-ParísRuta

R20ID Cliente

NY-ParísRuta


Terminología de bases de datos relacionalesAntes de comenzar, es necesario comprender los siguientes términos referentes a bases de datos relacionales y actualizaciones. Estos términos se ilustran en las secciones siguientes.

Término Significado

Archivo maestro En las bases de datos relacionales, es el archivo que visualiza y accede a los datos de otro.

En las actualizaciones, es el archivo que contiene los datos copiados. Es el archivo desde el que se genera la actualización y al que se copian los datos.

Archivo relacionado

En las bases de datos relacionales, es el archivo que contiene los datos que se van a usar en el archivo maestro.

En las actualizaciones, es el archivo que contiene los datos a copiar. Es el archivo de origen de la actualización y desde el que se copian los datos.

El archivo relacionado y el archivo maestro pueden ser el mismo. (Esto se denomina autounión.)

Campo coincidente

Campo del archivo maestro y campo del archivo relacionado que contienen ambos los valores usados para acceder a los registros coincidentes. (Un campo coincidente se denomina a veces campo clave o clave primaria.) Por cada relación se selecciona un campo coincidente en cada archivo.

En las bases de datos relacionales, para que se pueda establecer la relación entre dos archivos, deben coincidir los valores de los campos coincidentes. (Consulte “Campos coincidentes en relaciones” en la página 8-6.)

En las actualizaciones, los valores de los campos coincidentes no tienen que ser iguales. Por ejemplo, se puede definir una opción para copiar el siguiente valor más bajo si los campos coincidentes no son iguales. (Consulte “Definir actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.)

Relación Expresión definida por el usuario que contiene los requisitos que, al cumplirse, establecen una relación entre los valores de campos coincidentes. (A veces, las relaciones se denominan enlaces o expresiones de unión.)

Las relaciones se definen en el archivo en el que se visualizan los datos, no en el archivo desde el que se visualizarán.

Registro relacionado

Registro de un archivo relacionado cuyo campo coincidente contiene un valor que coincide con el del campo coincidente del archivo maestro, según los requisitos de la relación.

Campo relacionado

Campo del archivo relacionado que contiene los datos a los que se accede y que se van a usar en el archivo maestro. Una vez establecida una relación entre los datos de los campos coincidentes, los datos de los campos relacionados pueden usarse en el archivo maestro.

Los campos relacionados se colocan en una presentación del archivo maestro, ya sea de manera independiente o en un portal. De esta forma, se puede trabajar con los datos de los campos relacionados en todos los modos.

En el archivo maestro, los nombres de los campos relacionados aparecen como Nombre de la relación::Nombre de campo relacionado o como ::Nombre de campo relacionado

Portal Objeto de una presentación del archivo maestro en el que se pueden colocar campos relacionados. Los portales se usan sólo al trabajar con datos de más de un registro relacionado por cada registro del archivo maestro.

Los portales visualizan los datos de los campos relacionados en filas, un registro en cada fila.

Campo de origen de la actualización (sólo para actualizaciones)

Campo del archivo relacionado que contiene los datos a copiar. Es el campo desde el que se copian los datos.

Campo de destino de la actualización (sólo para actualizaciones)

Campo del archivo maestro que contendrá los datos copiados. Es el campo al que se copian los datos.


Funcionamiento de archivos relacionados 8-3

Bases de datos relacionalesUna base de datos relacional es uno o más archivos de bases de datos diferentes (o tablas de bases de datos) que, en conjunto, contienen todos los datos necesarios para el trabajo. En las bases de datos relacionales, cada aparición de los datos se almacena en un único archivo cada vez, pero se puede acceder y trabajar con ellos desde cualquier archivo. Debido a que los datos de un archivo relacionado no se copian sino que sólo se visualizan en el archivo maestro, los datos siempre se ven en su estado actual.

Al trabajar con datos relacionados se aumenta la coherencia entre la entrada de los datos y su recuperación, reduciéndose también los datos duplicados en los archivos.

Por ejemplo, una agencia de viajes puede almacenar información de viajes en el archivo Viajes y usarla con la información de clientes del archivo Clientes y con la de facturación del archivo Facturas.

Para crear una base de datos relacional, primero se define una relación en el archivo maestro. A continuación, se añaden, en la presentación del archivo maestro, los campos en los que visualizar los datos del archivo relacionado. De esta manera, al trabajar con registros del archivo maestro, los datos de los campos relacionados se pueden usar en todos los modos.

Al introducir un valor en el campo coincidente de un registro de un archivo maestro, FileMaker Pro utiliza la relación para acceder a todos los registros del archivo relacionado cuyo campo coincidente contenga el valor que cumple los requisitos de la relación. A continuación, visualiza los datos de los campos del archivo relacionado en el registro actual del archivo maestro.

Si el campo relacionado está en un portal de la presentación, se visualizan los valores de todos los registros relacionados.

Archivo Facturas

A-200-61Núm. Factura

6-oct-2001Fecha

C100ID Cliente

ViajeID ViajeT10

Precio Pta.NY-Roma 55.000

T20 Roma-Estambul 70.000

GarcíaNombre

125.000Total

Archivo Clientes

C100ID Cliente

GarcíaNombre Cliente

91-3660615Teléfono

ID Viaje ViajeT10 NY-RomaT20 Roma-Estambul

Archivo Viajes

T10ID Viajes

NY-RomaViaje

RutaID OrigenR200

DestinoNY París

R42 París Roma

Archivo maestro

C200ID Cliente

PérezNombre Cliente

91-3660615Teléfono

RutaID OrigenR20

DestinoNY París

R42 París Roma

T10ID Viaje

T10ID Viaje

R20ID Ruta

BostonOrigen

LondresDestino

T10ID Viaje

R42ID Ruta

ParísOrigen

RomaDestino

Archivo relacionadoTodos los registros del archivo relacionado se visualizan en un portal

Relación


Si el campo relacionado se coloca directamente en la presentación, muestra el valor del primer (o único) registro relacionado. (El primer registro relacionado al que se accede varía si los registros están ordenados o no. Consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

Si el archivo relacionado contiene un registro coincidente por cada registro del archivo maestro, los campos relacionados deben colocarse directamente en la presentación, no en un portal. Los campos relacionados deben también colocarse en la presentación al trabajar sólo con el primer registro coincidente al que se ha accedido (tanto si están ordenados como si no).


1 Para obtener información sobre la creación de portales, la colocación de campos relacionados en presentaciones y portales y la modificación de portales y campos relacionados, consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la página 6-21.

1 También se pueden definir relaciones para su uso con listas de valores y así visualizar y acceder a valores relacionados concretos. (Consulte “Visualizar en una lista de valores sólo un subconjunto de valores del campo” en la página 7-6.)

1 Los datos de un portal se pueden resumir. (Consulte “Resumir datos en portales” en la página 8-14.)

Crear relaciones entre archivosPara usar datos de otro archivo, ya sea en una base de datos relacional o en una actualización, se debe primero definir y asignar un nombre a la relación entre el archivo maestro y el archivo relacionado.

Una relación es una expresión que incluye el nombre del campo coincidente del archivo maestro, el nombre del archivo relacionado y el nombre del campo coincidente del archivo relacionado.

Archivo maestro

C200ID Cliente

PérezNombre Cliente

91-3660615Teléfono

RutaID OrigenR42

DestinoParís Roma

T10ID Viaje

T10ID Viaje

R20ID Ruta

BostonOrigen

LondresDestino

T10ID Viaje

R42ID Ruta

ParísOrigen

RomaDestino

Archivo relacionado Campos relacionados fuera de un portal: sólo se visualiza el primer registro del archivo relacionado

Relación

ID Cliente

Nombre

ID Cliente

Nombre

Teléfono

Ciudad

Relación

Campos coincidentes

Archivo maestro Archivo relacionado

Nombres de relaciones en el cuadro de diálogo Definir relaciones


Una vez definida una relación, se puede escoger su nombre en la lista de relaciones mientras se trabaja en el archivo maestro. La lista de relaciones aparece en todos los cuadros de diálogo en los que se pueden seleccionar nombres de campos, como en el cuadro para exportar datos de FileMaker Pro. (Esta lista también se puede usar para definir relaciones.)

Una vez establecida una conexión entre dos archivos, se puede acceder a los datos del archivo relacionado de las siguientes maneras:

1 Colocando uno o más campos relacionados directamente en una presentación del archivo maestro para visualizar datos de un registro relacionado por cada registro del archivo maestro (correspondencia de uno a uno). Por ejemplo, con un campo relacionado se puede visualizar la fecha de comprobación más reciente de una pieza del equipo. (Los datos relacionados visualizados en el archivo maestro se modifican al cambiar los del archivo relacionado.)

1 Colocando un portal en una presentación del archivo maestro y, a continuación, colocando uno o más campos relacionados en el portal para visualizar datos de más de un registro relacionado por cada registro del archivo maestro (correspondencia de uno a muchos). Por ejemplo, con un portal en un archivo Factura se pueden visualizar todos los productos pedidos por el mismo cliente. (Los datos relacionados visualizados en el archivo maestro se modifican al cambiar los del archivo relacionado.)

1 Defina una actualización para copiar datos de un registro relacionado por cada registro del archivo maestro (correspondencia de uno a uno). Por ejemplo, use una actualización para copiar el precio actual de un producto en el archivo Facturas Elementos. (Los datos copiados al archivo maestro no se modifican automáticamente al cambiar los datos del archivo relacionado.)


1 Cada relación implica sólo un archivo maestro y un archivo relacionado. No obstante, se pueden definir muchas relaciones desde un archivo maestro a un archivo relacionado.

1 El archivo maestro de una relación puede ser un archivo relacionado en otra y un archivo relacionado puede ser archivo maestro en otra relación.

1 Entre dos mismos archivos de una base de datos se pueden definir muchas relaciones. Por ejemplo, las relaciones pueden hacer referencia a distintos campos coincidentes.

1 Se puede definir una relación de un archivo consigo mismo (una autounión). Por ejemplo, con una autounión en un portal se puede visualizar un subconjunto de datos del archivo actual, como todos los empleados de cada director. Para obtener más información acerca de las autouniones, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en Indice y escriba self-joins.

1 Si se desconoce la contraseña del archivo maestro no se pueden definir relaciones. Además, al escribir datos en el campo coincidente del archivo maestro, es necesaria la contraseña del archivo relacionado si está protegido. (Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.)

1 Se puede crear una correspondencia de muchos a muchos entre archivos de bases de datos. (Consulte “Crear relaciones de muchos a muchos” en la página 8-16.)

Lista de relacionescon la relación

Productosseleccionada

Nombres de campos asociados a larelación seleccionada


Campos coincidentes en relacionesAl definir y seleccionar campos coincidentes para relaciones, no olvide las observaciones siguientes:

1 En la mayoría de los casos, los campos coincidentes usados en una relación almacenan valores iguales. Por ejemplo, si un registro del campo coincidente del archivo maestro contiene 009-845 y uno del archivo relacionado también contiene 009-845, se establece una relación entre los dos registros.

1 Los campos coincidentes de una relación pueden tener nombres distintos. Lo que establece la relación son los valores coincidentes de los campos.

1 El campo coincidente del archivo maestro puede ser de cualquier tipo excepto del tipo contenedor. El campo coincidente del archivo relacionado puede ser de cualquier tipo excepto del tipo contenedor, global o sumario.

1 El campo coincidente del archivo relacionado debe poderse indexar.

1 Si los campos coincidentes son de texto, FileMaker Pro considera los primeros 20 caracteres de cada palabra, hasta 60 caracteres (espacios incluidos).

1 Compruebe que los campos coincidentes de la relación son del mismo tipo de datos.

1 El campo coincidente del archivo maestro o del relacionado (o ambos) puede contener una fórmula de cálculo. Por ejemplo, la fórmula Precio Unidad del campo coincidente del archivo maestro establece una relación con un registro (o registros) del archivo relacionado cuyo campo coincidente contiene el valor del campo Precio Unidad del archivo maestro. También se puede designar una fórmula de cálculo para que el campo coincidente coincida con varios registros. Por ejemplo, la fórmula Precio Unidad < 10.000 del campo coincidente del archivo maestro establece una relación con todos los registros del archivo relacionado cuyo campo coincidente contenga un valor inferior a 10.000.

1 Para aumentar el número de registros coincidentes posibles en el archivo maestro o en el relacionado, introduzca todos los valores coincidentes posibles en el campo coincidente (a veces denominado campo multiclave o campo clave complejo). Suponga que desea visualizar en un portal del archivo maestro los contratos de ventas obtenidos por cada empleado, incluidos los obtenidos por equipos de empleados. Para ello, introduzca, en el campo coincidente del archivo relacionado, el nombre de cada empleado que trabajó en el contrato introducido en el campo Nombre Contrato del mismo registro. Coloque cada nombre en una línea aparte del campo coincidente y termine cada línea con un retorno de carro. Si el campo coincidente del registro del archivo maestro contiene cualquiera de esos nombres, el contrato asociado se visualiza en el portal de dicho registro. (Al diseñar un campo multiclave para mantener los números de identificación, recuerde que el límite de los campos de texto de los archivos de FileMaker Pro es de 64.000 caracteres.)

1 Los campos coincidentes pueden contener caracteres no alfanuméricos. Para ello, escoja el menú Archivo > Definir campos. Seleccione el campo coincidente en la lista, haga clic en Opciones y en la pestaña Almacenamiento. En Idioma por defecto para la indexación y la ordenación de textos, escoja ASCII.

1 Un campo coincidente de una base de datos relacional puede ser el campo de destino de una actualización, siempre que la actualización no se base en una relación que implique al campo coincidente. (Para obtener un ejemplo de este uso, consulte “Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo” en la página 8-15.)

ActualizacionesPara actualizar datos, primero se define una relación entre los datos coincidentes del archivo maestro y el relacionado. Después se define una actualización del campo del archivo maestro, que copia datos del campo del archivo relacionado en uno del maestro.


Al introducir un valor en el campo coincidente del archivo maestro, FileMaker Pro utiliza la relación para acceder al primer registro del archivo relacionado cuyo campo coincidente contenga un valor coincidente. A continuación, copia y almacena el valor del campo de origen de la actualización del registro relacionado en el campo de destino de la actualización del registro del archivo maestro. Los datos copiados en el archivo maestro no cambian al modificar el valor del archivo relacionado, a menos que cambien los datos del campo coincidente del archivo maestro. En este caso, FileMaker Pro vuelve a realizar la actualización.

Una vez copiados los datos en el campo de destino de la actualización, se pueden modificar, reemplazar o eliminar como cualquier otro dato (ya que el valor de actualización pertenece al archivo maestro). También se pueden actualizar los datos del archivo maestro para que coincidan con los modificados en el archivo relacionado. (Consulte “Definir actualizaciones” en la página 8-14.)

Importante Si existe el mismo valor del campo coincidente en más de un registro del archivo relacionado, FileMaker Pro copia el valor sólo desde el primer registro relacionado. (El primer registro relacionado al que se accede varía si los registros están ordenados o no. Para obtener más información, consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)


1 Los valores de campos coincidentes de las actualizaciones no tienen que ser equivalentes para coincidir. (Consulte “Campos coincidentes en relaciones” en la página 8-6 y “Definir actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.)

1 Para copiar datos en un segundo archivo que use los mismos campos coincidentes (por ejemplo, para copiar el nombre y el teléfono según el número de identificación del cliente coincidente), defina una actualización en el segundo campo y use la misma relación que en el primero.

Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparaciónSegún se usen los datos del otro archivo convendrá crear una base de datos relacional o definir una actualización. Para escoger la mejor opción, consulte la información siguiente.

Use bases de datos relacionales para:

1 Ver y trabajar con datos de un archivo relacionado (que puede ser el mismo archivo) en su estado más actualizado. Por ejemplo, visualice datos en campos relacionados cuando necesite el precio actual de un artículo. A medida que se modifican los datos en los registros relacionados, el archivo maestro refleja los cambios.

C235ID Cliente

Nombre

91-3661104Teléfono

ParísCiudad

C100ID Cliente

Nombre

91-3660011Teléfono

VancouverCiudad

Archivo maestro

C200ID Cliente

PérezNombre

Archivo relacionado

Relación

Campo de destino de la actualización Campo de origen de la actualización

C200ID Cliente

PérezNombre

91-3660011Teléfono

Nueva YorkCiudad

C235ID Cliente

Nombre

91-3661104Teléfono

ParísCiudad

C100ID Cliente

Nombre

91-3660615Teléfono

VancouverCiudad

Archivo relacionado

C200ID Cliente

PérezNombre

91-3660615Teléfono

Nueva YorkCiudad

Archivo maestro

C200ID Cliente

PérezNombre

Relación

91-3660615Teléfono

Campo de origen de la actualización para la primera

Campo de origen de la actualización para la segunda actualización

Campo de destino de la actualización para la primera

Campo de destino de la actualización para la segunda actualización


1 Definir y gestionar datos con eficacia y flexibilidad. En lugar de almacenar múltiples apariciones de los datos en varios archivos de bases de datos, almacene apariciones únicas en archivos más pequeños. Se puede así trabajar con los datos de numerosas maneras. Se pueden efectuar cambios en los datos en una única ubicación, lo que elimina la duplicación y aumenta la precisión.

1 Ahorrar espacio en disco, ya que los datos se almacenan en una única ubicación.

Use actualizaciones para:

1 Copiar datos de un archivo relacionado (puede ser el mismo archivo) y mantenerlos tal como se copiaron aunque cambien los datos del archivo relacionado. Por ejemplo, use una actualización para copiar en el archivo Factura el precio de un artículo en el momento de la compra. El precio del archivo Factura permanece intacto aunque cambie en el archivo relacionado.

1 Mantener archivos que ya contienen actualizaciones, para no cambiarlos a una base de datos relacional.

Nota Para realizar el mantenimiento de una base de datos relacional compleja o un conjunto complejo de actualizaciones suele ser necesario un administrador que comprenda su diseño. El administrador también puede enseñar a otros a usar la base de datos.

Funcionamiento de las bases de datos relacionalesImportante Antes de comenzar, compruebe que comprende la información de la sección anterior, “Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparación”.

Planificar bases de datos relacionalesEs buena idea planificar primero en papel la base de datos. Use los siguientes pasos generales para planificar una base de datos relacional.

Nota Los archivos de esta sección son sólo ejemplos.

1. Comience haciéndose preguntas, como:

1 ¿Qué información contendrá la base de datos?

1 ¿Qué archivos de la base de datos son necesarios?

1 ¿Qué campos contendrá cada archivo de la base de datos?

1 ¿Que datos comunes hay en los archivos de la base de datos?

Por ejemplo, para una agencia de viajes, puede ser necesario crear un grupo de archivos con toda la información de los clientes, los viajes que ofrece la empresa y los datos de facturación.

2. Determine los archivos de base de datos y los datos que incluirán y decida qué campos contendrán datos comunes entre archivos. Escriba los nombres de los archivos y de los campos en papel.

- Informaci n a incluir?

- Archivos de base de datos?

- Campos?

- Datos comunes?


Cada archivo sólo tiene un tema y todos los campos se refieren únicamente a ese tema. Según el tema del archivo, se puede ver dónde será más lógico almacenar los datos y dónde usar los de un archivo relacionado.

Por ejemplo, un archivo Ruta podría contener campos para el número de identificación de la ruta, la ciudad de origen y la de destino. Un archivo Viaje podría contener campos para el número de identificación y el nombre del viaje.

3. Determine los campos coincidentes para cada archivo y rodéelos con un círculo.

Cada relación usa un campo coincidente del archivo maestro y uno del archivo relacionado. Los campos coincidentes también se usan para determinar si añadir un nuevo registro al archivo. En un sistema eficaz de bases de datos, este campo a menudo (pero no siempre) contiene un valor exclusivo por registro.

Por ejemplo, para asignar a cada cliente un número de identificación exclusivo en el archivo Cliente, no introduzca un número de identificación en el archivo a menos que vaya a añadir un nuevo cliente, con lo que la existencia de un número de cliente determina la existencia de un registro.

4. Decida en cada archivo qué campos almacenarán datos y cuáles utilizarán datos de otros archivos (relacionados). En la planificación, tache los campos duplicados de los archivos maestros. Estos campos serán campos relacionados en la base de datos.

Todos los campos de cada archivo de la base de datos deben almacenar una única aparición del tema del archivo de la base de datos. Por ejemplo, los campos de un registro del archivo Cliente (número de identificación del cliente, nombre, dirección y número de teléfono) almacenan toda la información de un cliente.

ID Cliente

Calle

C digo postal

Nombre Cliente

Ciudad

ID Viaje

Archivo ClienteArchivo Ruta

Viaje

Archivo Viaje

Tel fono

ID Ruta

Destino

OrigenID Viaje

ID Ruta

Destino

Viaje

Origen

ID Cliente

Calle

C digo postal

Nombre Cliente

Ciudad

ID Viaje


Viaje

Archivo Viaje

Tel fono

ID Ruta

Destino

OrigenID Viaje

ID Ruta

Destino

Viaje

Origen


5. Determine la relación entre los archivos. Dibuje una línea desde cada campo coincidente del archivo maestro hasta el campo correspondiente del relacionado.

Lo que define una relación entre archivos de bases de datos es que sus campos coincidentes contienen datos coincidentes.

Al determinar las relaciones entre archivos de bases de datos aparecen los casos en que se pueden usar datos de un archivo en otro.

6. Tenga en cuenta quién usará la base de datos y si es necesario restringir el acceso a algunos campos.

Para obtener información sobre definición de contraseñas y privilegios de acceso, consulte el capítulo 9, “Proteger bases de datos con contraseñas y grupos”.

Consejo Si usa campos con números de identificación, planifique su formato al definir los archivos. Por ejemplo, los números de identificación de los clientes pueden ser números de teléfono, números de serie o una combinación del número de teléfono y del nombre.

Crear bases de datos relacionales: generalidadesUna vez planificada la base de datos relacional, siga las instrucciones generales para crearla. (Para obtener instrucciones detalladas, consulte la sección siguiente, “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

1. Cree los archivos de la base de datos y defina sus campos.

2. Defina las relaciones.

3. Dependiendo de si se va a trabajar con datos de uno o más registros relacionados en cada registro del archivo maestro, deben colocarse los campos relacionados directamente en la presentación o en un portal de la presentación.

1 Para un campo relacionado consigo mismo, el campo se coloca directamente en la presentación.

1 Para un campo relacionado en un portal, se crea el portal en la presentación y después se coloca el campo en el portal.

Los campos relacionados y los portales se colocan en modo Presentación y, a continuación, se puede trabajar con los datos de los registros relacionados en todos los modos.

ID Cliente

Calle

C digo postal

Nombre Cliente

Ciudad

ID Viaje


Viaje

Archivo Viaje

Tel fono

ID Ruta

Destino

OrigenID Viaje

ID Ruta

Destino

Viaje

Origen

ID Cliente

Calle

C digo postal

Nombre Cliente

Ciudad

ID Viaje

Archivo Cliente

Archivo Ruta

Viaje

Archivo Viaje

Tel fono

ID Ruta

Destino

OrigenID Viaje

ID Ruta

Destino

Viaje

Origen


Importante Una vez creados los archivos para la base de datos relacional o para la actualización, compruebe que no hay otros archivos con los mismos nombres en el ordenador o el sistema. Para duplicar archivos o para crear nombres de archivo similares, duplique cada archivo por separado (lo que crea un nombre exclusivo por copia). Almacene archivos de copia de seguridad en un disco extraíble y retire el disco. Use una utilidad de compresión o de almacenamiento para impedir que los archivos estén disponibles como archivos de FileMaker Pro.

Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizacionesSiempre que aparezca una lista de relaciones se pueden definir relaciones para bases de datos relacionales o para actualizaciones. Por ejemplo, defina una relación al crear un archivo o una presentación, al definir una actualización, al añadir un campo relacionado o al crear un portal en una presentación. (Para obtener una descripción de la lista de relaciones, consulte “Crear relaciones entre archivos” en la página 8-4.)

Al definir una relación, se puede también definir el orden de clasificación de los campos relacionados. Realice esta acción al visualizar o acceder al primer registro relacionado que está en un orden específico (como el valor menor o mayor), si tiene un campo relacionado colocado directamente en una presentación. Por ejemplo, visualice la fecha de comprobación más reciente de una pieza del equipo. Ordene también los registros relacionados para acceder o visualizar múltiples registros de un portal en un orden específico.

Para crear relaciones entre archivos:

1. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir relaciones. O bien, escoja Definir relaciones en la lista de relaciones.

2. En el cuadro de diálogo Definir relaciones, haga clic en Nueva.

3. En el cuadro de diálogo, haga clic en el nombre del archivo relacionado (el archivo con el que se define una relación).

4. En el cuadro de diálogo Editar relación, en Nombre de la relación, escriba un nombre exclusivo o acepte el nombre por defecto asignado por FileMaker Pro.

No incluya dos puntos (:) en el nombre. FileMaker Pro no tiene en cuenta los espacios al final de los nombres.

Para cambiar el archivo relacionado, haga clic en Especificar archivo y después escoja otro. (Consulte “Cambiar relaciones” en la página 8-13.)

5. Seleccione el campo coincidente en el archivo maestro (actual) en la lista de la izquierda y el campo relacionado del archivo relacionado en la de la derecha. Haga clic en cada nombre de campo para seleccionarlo.

Relaciones definidas actualmente en el archivo maestro


Para obtener más información sobre campos coincidentes, consulte “Campos coincidentes en relaciones” en la página 8-6.

6. Para ordenar los registros relacionados, seleccione Ordenar registros relacionados. A continuación, en el cuadro de diálogo Especificar ordenación, indique las instrucciones de ordenación de los campos relacionados. (Consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.)

La selección de esta opción no afecta al orden de clasificación del archivo relacionado.

7. Dependiendo de si define una relación para una actualización o para una base de datos relacional, realice una de las acciones siguientes:

1 Si está definiendo una relación para una actualización, haga clic en OK y después en Hecho.

1 Si está definiendo una relación para una base de datos relacional, puede seleccionar opciones adicionales. Cuando haya terminado, haga clic en OK y después en Hecho.


1 Para obtener información sobre la creación de portales y campos relacionados, consulte “Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados” en la página 6-22.

1 Si Ordenar registros relacionados está seleccionado y se modifican los datos de un campo relacionado de un portal, los registros del portal se vuelven a ordenar siempre que la relación se restablece. (Por ejemplo, al examinar un registro o al cambiar el valor de un campo coincidente.)

Seleccionarcampo

coincidentedel archivo

maestro

Seleccionar campo coincidente del archivo relacionado

Escribir un nombre de relación

Para Seleccione

Eliminar registros coincidentes del archivo relacionado siempre que se elimine un registro del archivo maestro. (Consulte “Eliminar registros” en la página 2-6.) Es posible que los registros relacionados no sean visibles en la presentación actual.

Cuando elimine un registro de este archivo, elimine también los registros relacionados

Añadir registros al archivo relacionado introduciendo datos en campos relacionados del archivo maestro. (Consulte “Añadir y duplicar registros” en la página 2-4.)

Si el archivo relacionado está bloqueado o protegido contra escritura o si los usuarios no disponen de privilegios de acceso para crear registros, los registros no se añaden al archivo relacionado.

Permitir la creación de registros relacionados


1 El orden de las relaciones se puede cambiar en el cuadro de diálogo Definir relaciones, según el nombre de la relación, la relación, el nombre del archivo relacionado, el orden de creación o un orden personalizado. Haga clic en la cabecera de la columna por la que volver a ordenar, o escoja Ver por. Si se vuelve a ordenar por relación o por nombre de archivo relacionado, se realiza una ordenación secundaria de las definiciones según el nombre de la relación. Cada vez que se abre el cuadro de diálogo, las definiciones aparecen en el último orden usado. El orden por defecto es el de creación.

Cambiar relacionesSi se modifica una relación, los cambios afectan a los registros del archivo relacionado a los que se accede y a los visualizados en registros del archivo maestro.

Eliminar o modificar una relación afecta a todos los registros implicados en dicha relación (del archivo maestro y del relacionado).

Para cambiar relaciones:

1. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir relaciones. O bien, escoja el nombre de la relación o Definir relaciones en la lista de relaciones.

2. En el cuadro de diálogo Definir relaciones, seleccione la relación a cambiar y después escoja una opción.

3. Para editar una relación, efectúe los cambios en el cuadro de diálogo Editar relación, haga clic en OK y después en Hecho.

Escoger orden de relaciones

Hacer clic en las cabeceras de las columnas para ordenar las relaciones

Para Haga clic en

Eliminar la relación Eliminar, en el mensaje de confirmación haga clic en Eliminar y después en Hecho. También se deben eliminar del archivo maestro todas las referencias a la relación.

Crear rápidamente una relación similar

Duplicar. Para efectuar cambios, con la relación duplicada seleccionada, haga clic en Editar. A continuación, vea el paso 3.

Cambiar la relación Editar, y después vea el paso 3.


Cambiar el nombre de una relación

En Relación Nombre, escriba otro nombre.

Escoja un archivo relacionado distinto

Haga clic en Especificar archivo. En el cuadro de diálogo, haga doble clic en el nombre del archivo relacionado a usar. En el cuadro de diálogo Editar relación, seleccione los campos coincidentes para la relación.

Cambiar campos coincidentes

Seleccione un nuevo campo coincidente en el archivo maestro, en el archivo relacionado o en ambos.

Cambie otras opciones para la relación

Seleccione o deseleccione las opciones que desee. (Consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)

Lista de relaciones


Escoger una relación diferente para el portalImportante Para visualizar los datos esperados en el portal, compruebe que todos los campos usan la misma relación que el portal. (Un campo relacionado que usa una relación diferente visualiza sólo una aparición de los datos.)

1. En modo Presentación, haga doble clic en el portal.

2. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, en Mostrar registros desde, escoja una relación y haga clic en OK.

3. Si es necesario, suprima los campos relacionados existentes del portal y coloque campos relacionados nuevos que usen la nueva relación.

Resumir datos en portalesSe pueden resumir los datos de filas de un portal. El portal puede contener registros de un archivo relacionado distinto o del mismo, con una relación definida desde y hasta el archivo actual (una autounión).

1. En modo Presentación, cree un campo de cálculo en el archivo maestro. (Consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6 y “Fórmulas” en la página 11-1.)

2. Defina una fórmula para el campo que incluya una función agregada para el tipo de cálculo de resumen a realizar. (Consulte “Funciones de agregación” en la página 11-8.)

Por ejemplo, para un campo Total, que calcula el total de los valores del campo relacionado Precio (que se encuentra en un portal y usa la relación Facturas Elementos), defina la fórmula siguiente:

Sum(Facturas Elementos::Precio)

Definir actualizaciones entre archivosImportante Antes de comenzar, compruebe que comprende la información que aparece en “Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparación” en la página 8-7.

Definir actualizaciones1. Defina una relación para la actualización (consulte “Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11).

2. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir campos.

3. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el campo de destino de la actualización (el campo del archivo maestro en el que se copiarán los datos). O bien, cree un campo y después haga doble clic en el mismo.

4. Haga clic en la pestaña Autointroducir y después seleccione Valor actualizado.

5. En el cuadro de diálogo Actualizar, escoja la relación a usar en la lista.

6. En la lista de nombres de campo, seleccione el campo de origen de la actualización (el campo del archivo relacionado desde el que se copiarán los datos).

7. Seleccione las opciones para la actualización.


Determinar acciones si los valores de los campos coincidentes no son exactamente iguales

En Si no hay coincidencia exacta, seleccione una opción para no copiar ningún valor, copiar el siguiente valor más bajo o más alto que se encuentre en la campo de origen de la actualización o visualizar un mensaje o datos personalizados. (En el cuadro de texto, introduzca el mensaje o los datos, con una longitud de hasta 255 caracteres.)

Evitar copiar en el campo de destino de la actualización datos nulos (vacíos) del campo de origen

Seleccione No copiar contenido si está vacío. (Deseleccione esta opción para permitir que se copien datos vacíos.)


8. Haga clic en OK, vuelva a hacer clic en OK y después haga clic en Hecho.


1 Compruebe que los campos de origen y de destino de la actualización son del mismo tipo ya que, en caso contrario, puede obtener resultados inesperados.

1 Para modificar una actualización compruebe que, en las opciones de Autointroducir, Valor actualizado está seleccionada, haga clic en Especificar y efectúe los cambios. Para detener o interrumpir el uso de una actualización, deseleccione Valor actualizado en las opciones de Autointroducir.

1 Si cambian los datos del archivo relacionado, para que el archivo maestro contenga los mismos valores, puede volver a actualizar los datos. Para obtener más información, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba updating data.

Acceder a datos relacionados desde un tercer archivoA veces puede ser necesario acceder a valores de un campo procedentes de otro archivo. No se puede acceder directamente a un campo de un archivo con el que no se tenga una relación directa y que ya se haya utilizado como campo relacionado de otro archivo. No obstante, se pueden definir campos de cálculo intermedios para acceder a aquellos campos con los que no exista una relación directa.

Suponga que desea datos del campo Nombre Pieza (que se encuentra en el archivo Piezas) del archivo Facturas. El archivo Facturas usa datos relacionados de un archivo Facturas Elementos y el archivo Facturas Elementos usa datos relacionados de un archivo Piezas. No obstante, el archivo Facturas Elementos no usa el campo Nombre Pieza del archivo Piezas. (El archivo Facturas usa otros valores del archivo Facturas Elementos que contiene algunos campos que los archivos Piezas y Factura no contienen.)

Seleccionar opción para datos no equivalentes de los campos coincidentes

Seleccionarcampo de

origen de laactualización

Escoger la relación a usar o definir nueva

Si está seleccionada, impide que se copien datos nulos

ID Factura

ID Pieza

Precio Unidad

Cantidad

Precio extendido

Nombre Pieza

Facturas Elementos

ID Cliente

Nombre Agente

ID Factura

Fecha Pedido

Facturas

ID Pieza

Precio Unidad

Nombre Pieza

Piezas

Relación IDFactura

Relación ID Pieza

Campo calculado


Este uso de un campo de cálculo garantiza que los datos de dicho campo (Nombre Pieza del archivo Facturas Elementos) cambian conforme al valor del campo Nombre Pieza del archivo Piezas, evitando así errores de duplicación de datos.

Para acceder a datos desde un tercer archivo:

1. En el archivo intermedio, cree un campo nuevo y conviértalo en campo de cálculo.

En el ejemplo, cree un campo Nombre Pieza en el archivo Facturas Elementos.

2. Defina una fórmula para el nuevo campo usando la sintaxis:

Nombre de la relación::Nombre de campo relacionado

Nombre de la relación es la relación definida desde el archivo intermedio (en el ejemplo, archivo Facturas Elementos) hasta el primer archivo (archivo Piezas). Nombre de campo relacionado es el nombre del campo del primer archivo cuyos datos se van calcular (campo Nombre Pieza en el archivo Piezas) en el archivo intermedio (archivo Facturas Elementos).

3. Use el nuevo campo de cálculo como campo relacionado del tercer archivo.

En el ejemplo, coloque el campo relacionado Nombre Pieza del archivo Facturas Elementos en una presentación del archivo Facturas.

Nota Para que los datos permanezcan intactos en el archivo intermedio, se puede definir también una actualización en un campo del archivo intermedio que copie datos desde un tercer archivo. De esta forma, se puede usar este campo como campo relacionado en un tercer archivo. En el ejemplo, el campo Precio Unidad del archivo Facturas Elementos es una actualización del campo Precio Unidad del archivo Piezas. La actualización usa la relación ID Pieza.

Crear relaciones de muchos a muchosEn una relación de uno a uno, un registro del archivo maestro se relaciona con uno del archivo relacionado. En una relación de uno a muchos, un registro del archivo maestro se relaciona con más de uno del archivo relacionado. En FileMaker Pro, también se pueden crear relaciones de muchos a muchos, en las que más de un registro de un archivo de la base de datos está relacionado con más de un registro de otro archivo y más de un registro de dicho archivo está relacionado con más de un registro del primer archivo. (En el ejemplo de la sección anterior, los archivos Facturas y Productos tienen una correspondencia de muchos a muchos, ya que una factura concreta puede contener muchos productos y un producto en particular puede aparecer en muchas facturas.)

Para crear una relación de muchos a muchos entre archivos de bases de datos, cree un archivo de unión independiente (o una tabla de unión) relacionado con los otros dos archivos. Un archivo de unión permite compartir datos comunes entre dos archivos.

Suponga que tiene dos archivos, Empleados y Clases y que desea saber el número de empleados que asiste a cursos de formación y las clases a las que asiste cada empleado. Antes de crear el archivo de unión y de definir las relaciones, los archivos de bases de datos tendrán la apariencia siguiente:

ID Empleado

Nombre

Departamento

Empleados

ID Clase

Cargo profesional

Fecha

Clases


Una vez creado el archivo de unión y definida la relación de correspondencia de muchos a muchos, los archivos de la base de datos tendrán la apariencia siguiente:

Para obtener más información sobre la creación de relaciones de muchos a muchos, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba many-to-many correspondence.

ID Empleado

Nombre

Departamento

Empleados

ID Clase

Cargo profesional

Fecha

ClasesID Empleado

ID Clase

Empleados en

EmpClase (archivo de unión)

Clases en

Cargo profesional Nombre

Campos calculados

Relaciones Relaciones

Capítulo 9Proteger bases de datos con contraseñas y grupos

Para almacenar información confidencial o evitar que los usuarios modifiquen presentaciones u otros elementos de la base de datos, es necesario disponer de un sistema de seguridad que proteja los archivos. Esto garantiza que los registros, campos, presentaciones o guiones no se borrarán ni modificarán por error.

En este capítulo se explica cómo proteger los archivos de FileMaker Pro definiendo privilegios de acceso por contraseñas y grupos. En él se aprende a:

1 definir contraseñas para limitar el acceso a todos los aspectos de un archivo

1 definir grupos para limitar el acceso a elementos específicos de un archivo (como campos y presentaciones)

Si para evitar o limitar la entrada en la base de datos, se la protege mediante privilegios de acceso, los usuarios deberán introducir una contraseña para acceder a ella desde cualquier ubicación: un ordenador, una red, la Web o desde aplicaciones cliente ODBC.

Definir contraseñasAl definir contraseñas para un archivo, se especifican los datos a los que se puede acceder y las tareas que se pueden realizar. Si un usuario abre un archivo con contraseña, FileMaker Pro desactiva los comandos no disponibles con esa contraseña.

Para definir contraseñas:

1. Abra el archivo.

2. Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Contraseñas.

Si no aparece el comando Privilegios de acceso en el menú Archivo, ha abierto un archivo con acceso limitado, lo que cambia el comando de menú a Cambiar contraseña. Consulte al administrador de la base de datos para obtener la contraseña maestra.

3. En el cuadro de diálogo Definir contraseñas, escriba la contraseña del archivo.

1 Puede tener una longitud de hasta 31 caracteres y no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

1 Guarde la contraseña en lugar seguro para poder recuperarla.

1 Se puede limitar el acceso al archivo pero, si se deja en blanco el área de la contraseña, no se obliga a los usuarios a introducirla.

4. Seleccione las actividades que los usuarios podrán realizar con esta contraseña.

Seleccione Para permitir a los usuarios con esta contraseña

Acceso a todo el archivo

Realizar una tarea con registros, presentaciones y guiones. Este privilegio crea una contraseña maestra y proporciona acceso a todas las actividades en un archivo.

Visualizar registros Consultar los datos de los registros. (Esta opción siempre está activa.) Se pueden definir grupos para limitar los campos que el usuario final puede consultar.

Imprimir registros Imprimir uno o más registros.

Exportar registros Exportar uno o más registros o acceder a las opciones de compartición de FileMaker Pro, que permiten a los usuarios compartir datos en red, en la Web, vía ODBC o copiar conjuntos encontrados.

Ignorar avisos de entrada de datos

Introducir datos que no coincidan con el conjunto de validaciones de un campo. (Consulte “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.)


5. Escoja una categoría para los comandos de menú a los que se podrá acceder con esta contraseña y después haga clic en Crear.

Estas tres opciones permiten cambiar entre ventanas de la base de datos, realizar guiones del menú Guiones, hacer clic en botones de presentaciones, abrir la Ayuda de FileMaker Pro, cambiar las opciones de preferencia de la aplicación y abrir, crear o cerrar archivos de FileMaker Pro.

6. Si desea contraseñas adicionales, repita los pasos del 3 al 5.

7. Para limitar el acceso a presentaciones o campos específicos, haga clic en Grupos y siga los pasos de la sección siguiente, “Definir grupos”.

Diseñar presentaciones

Crear o cambiar todas las presentaciones. Se pueden definir grupos para controlar el acceso a presentaciones individuales.

Editar guiones Crear o cambiar guiones. (Los usuarios aún pueden ejecutarlos, aunque pueden omitirse algunos pasos de guiones al usuario con acceso limitado).

Definir listas de valores

Crear o cambiar listas de valores. (Para modificar una lista de valores en modo Visualizar, el usuario debe tener acceso a Crear registros o Editar registros).

Crear registros Crear registros e introducir datos. Esto también permite modificar listas de valores en modo Visualizar si la opción Incluir Editar elemento... está activada.

Editar registros Cambiar la información de (todos) los registros. Esto también permite modificar listas de valores en modo Visualizar si la opción Incluir Editar elemento... está activada. Se pueden definir grupos para controlar el acceso a presentaciones o campos específicos.

Eliminar registros Eliminar uno o más registros.

Seleccione Para permitir a los usuarios con esta contraseña

Escoja Para

Normal Activar todos los comandos de menú asociados a los privilegios seleccionados en el paso anterior.

Sólo edición Activar los comandos que permiten sólo actividades básicas de entrada de datos. Este conjunto de menú desactiva la búsqueda, la ordenación y el acceso al modo Presentación entre otras opciones. Los comandos de menú disponibles también dependen del nivel de acceso seleccionado en el paso anterior.

Ninguno Desactivar todos los comandos de menú para el archivo actual (excepto los comandos del sistema comunes y los guiones de ejecución).

Hacer clic para definir grupos

Contraseñasdefinidas en

el archivo

Contraseñaen blanco

Hacer clic para asociar contraseñas a grupos existentes

Deseleccionar para limitar el acceso

Seleccionar privilegios de acceso para usuarios con esta contraseña

Escoger comandos de menú para usuarios con esta contraseña

Proteger bases de datos con contraseñas y grupos 9-3


Importante Una vez definida la contraseña maestra, escríbala y guárdela en lugar seguro. Si la olvida, no podrá tener un acceso completo al archivo. Además, se puede definir más de una contraseña maestra.


1 Incluso si usted va a ser el único usuario, se recomienda proteger la base de datos con una contraseña. Esto impide que otros usuarios accedan a los datos o modifiquen la estructura de la base de datos.

1 Cree contraseñas fáciles de recordar, pero que los demás no puedan adivinar fácilmente. Si escribe las contraseñas, guárdelas en lugar seguro lejos del ordenador.

1 Los privilegios de acceso de FileMaker Pro funcionan independientemente de los del sistema: protegen los archivos usando contraseñas de FileMaker Pro.

1 Debe disponer de los privilegios de acceso apropiados para acceder a los datos desde archivos relacionados. Por ejemplo, para añadir datos a un archivo relacionado, debe tener privilegios de edición y creación de registros en el archivo relacionado. Si los archivos relacionados o los archivos con guiones externos usan la misma contraseña, FileMaker Pro volverá a usar la contraseña sin solicitarla.

1 Se puede definir una contraseña en blanco que permita un acceso limitado al archivo. Cualquiera puede acceder al archivo pulsando Intro o Retorno al abrirlo. Esta opción permite un acceso limitado al archivo sin necesidad de introducir una contraseña. Al acceder a un archivo Web con contraseña en blanco, la contraseña en blanco se usa automáticamente. De esta manera, todos los usuarios de la Web tienen acceso a los privilegios asignados a la contraseña en blanco.

1 Se puede definir una contraseña por defecto que se use automáticamente al abrir el archivo. Esto permite el acceso a cualquiera que abra el archivo de base de datos omitiendo el cuadro de diálogo de la contraseña. Para definir una contraseña por defecto, escoja el menú Edición > Preferencias > Documento. Active Probar contraseña por defecto y escriba la contraseña ya definida. Los usuarios tendrán el nivel de acceso asignado a la contraseña. Para evitar temporalmente la contraseña por defecto e introducir una distinta, pulse Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) al abrir el archivo.

Eliminar o cambiar contraseñasPara Realice lo siguiente

Eliminar una contraseña Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Contraseñas. Seleccione la contraseña en el cuadro de diálogo Definir contraseñas y haga clic en Eliminar. En el cuadro de confirmación, haga clic en Eliminar y después en Hecho. Cuando se indique, escriba la contraseña maestra y haga clic en OK.

Cambiar una contraseña si se conoce la contraseña maestra

Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Contraseñas. Seleccione la contraseña en el cuadro de diálogo Definir contraseñas. Edite la contraseña, revise los privilegios y haga clic en Cambiar. Haga clic en Hecho. Cuando se indique, escriba la contraseña maestra y haga clic en OK.

Cambiar su propia contraseña si no conoce una contraseña maestra

Escoja el menú Archivo > Cambiar contraseña. Escriba la contraseña antigua. Escriba la nueva contraseña, vuelva a escribirla para confirmarla y haga clic en OK.

Al definir una contraseña en blanco, se puede abrir el archivo sin necesidad de especificar ninguna contraseña


Importante Si comparte un archivo, no modifique una contraseña sin antes notificarlo a los demás usuarios.

Definir gruposUna vez definidas las contraseñas, se definen grupos para restringir el acceso a presentaciones y campos específicos. Por ejemplo, para que los usuarios finales introduzcan y modifiquen datos en algunos campos (pero no en todos), con los grupos se especifican los campos a los que pueden acceder.

Para definir un grupo:

1. Abra el archivo usando la contraseña maestra.

1 Si no ha definido contraseñas, siga los pasos indicados en “Definir contraseñas” en la página 9-1, y haga clic en Grupos, en el cuadro de diálogo Definir contraseñas.

1 En el momento de definir grupos, quien los defina debe ser el único usuario del archivo.

2. Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Grupos.

3. En el cuadro de diálogo Definir grupos, escriba un nombre para el grupo y haga clic en Crear.

4. Haga clic en Acceso para asignar privilegios al grupo.

Para añadir varios grupos, especifique nombres de grupo adicionales antes de hacer clic en Acceso.

5. En el cuadro de diálogo Privilegios de acceso, seleccione el grupo para definir privilegios adicionales.

6. Asigne contraseñas al grupo haciendo clic en la viñeta junto a cada contraseña.

Haga clic en las viñetas, no en el nombre de la contraseña. Una viñeta sólida indica que el grupo usa la contraseña. Una viñeta gris indica que el grupo seleccionado no usa la contraseña. En el ejemplo anterior, el grupo Marketing usa la contraseña Coche. La contraseña maestra, Tren, aparece en negrita.

7. Defina los privilegios de acceso para presentaciones y campos específicos haciendo clic en las viñetas junto a ellos.

Grupos definidosen el archivo

Escribir nuevonombre de grupo

Hacer clic para asociar contraseñas a un grupo

Hacer clic para definir o cambiar contraseñas

Para hacer un campo o una presentación Realice lo siguiente

Accesible (disponible para su edición)

Haga clic en la viñeta junto al campo o presentación hasta que aparezca en negro ( ).

De Sólo lectura (puede visualizarse pero no editarse)

Haga clic en la viñeta junto al campo o presentación hasta que esté vacía ( ).

No accesible (no puede visualizarse ni editarse)

Haga clic en la viñeta junto al campo o presentación hasta que sea gris ( ).

Contraseña maestra

Clave

Vista general de los privilegios del grupo Marketing

Gruposeleccionado

Proteger bases de datos con contraseñas y grupos 9-5

8. Haga clic en Guardar para guardar la configuración actual o haga clic en Restablecer para volver a los valores guardados la última vez.

9. Haga clic en Hecho para volver al cuadro de diálogo Definir grupos y vuelva a hacer clic en Hecho para cerrar el cuadro de diálogo.

Para modificar los privilegios de los grupos, vuelva a la vista general (escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista general). La vista general muestra las contraseñas asociadas a cada grupo y los privilegios de acceso de cada grupo para campos y presentaciones.

En el ejemplo siguiente, si selecciona el grupo Ventas en una vista general, verá que:

1 Los usuarios que introducen la contraseña Avión están asociados al grupo Ventas. Esto es evidente ya que la viñeta junto a la contraseña está definida como Accesible (negra).

1 Los usuarios del grupo Ventas pueden visualizar, pero no editar, el contenido del campo, independientemente de la presentación en la que estén. Esto se debe a que todos los campos del grupo Ventas están definidos como de Sólo lectura. No podrán ver ningún dato de las presentaciones Informe de márgenes ni Gastos de publicidad ya que los privilegios están definidos como No accesible.

1 En el ejemplo anterior (la vista general de los privilegios del grupo Marketing), los usuarios que introducen la contraseña Coche pueden visualizar y editar los registros de las presentaciones Lista de productos, Lista de precios y Gastos de publicidad. Pueden ver, pero no editar, los datos de la presentación Inventario actual pero no pueden ver ni editar los registros de la presentación Informe de márgenes. Además, no pueden ver ni editar los campos Costo ni Núm. en stock, y sólo pueden ver los datos del campo Estado, independientemente de la presentación en que se encuentren los campos.


1 Los grupos permiten a los administradores de bases de datos gestionar el acceso a presentaciones y campos específicos. Si no es necesario restringir el acceso, simplifique los privilegios usando sólo contraseñas.

1 Las contraseñas maestras permiten el acceso a todo el archivo.

1 La misma contraseña se puede asociar a más de un grupo. Por ejemplo, para que los grupos Ventas e Inventario tengan acceso para revisar la contabilidad en presentaciones y en campos, asocie la contraseña apropiada a ambos grupos.

1 Un grupo se puede asociar a más de una contraseña. Por ejemplo, se pueden asignar contraseñas independientes a cada persona de un grupo contable. Todos los usuarios tendrán acceso a las mismas presentaciones y campos (determinados por el grupo), pero sólo los administradores podrán efectuar cambios en el archivo (determinados por las contraseñas).

1 Los usuarios no necesitan conocer los grupos. Introducirán la contraseña asociada con su grupo.

Vista general de los privilegios del grupo Ventas


Consejo Para ver las asociaciones entre presentaciones y campos, escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista general. Para acceder a la vista general debe ser el único usuario del archivo. Por ejemplo, para eliminar un campo cuando no se está seguro de las presentaciones que se verán afectadas, seleccione el campo en el cuadro de diálogo Privilegios de acceso. Las presentaciones con viñetas sólidas contienen el campo seleccionado.

Eliminar o cambiar gruposPara eliminar o cambiar grupos, debe usar la contraseña maestra para abrir y usar el archivo exclusivamente.

Contraseñas y grupos: comparaciónLas contraseñas y los grupos están relacionados. Las contraseñas limitan lo que los usuarios pueden hacer y los grupos restringen las presentaciones y campos que pueden ver. Se pueden especificar privilegios de acceso para las contraseñas y los grupos.

1 Para las contraseñas, especifique privilegios de acceso que limiten las actividades del usuario en todo el archivo (todos los registros, campos, presentaciones, etc.). Por ejemplo, una contraseña puede permitir que los usuarios creen y editen registros y otra permitirles sólo visualizarlos.

1 En los grupos, especifique privilegios que limiten el acceso a presentaciones y campos específicos. Por ejemplo, puede permitir al grupo Ventas el acceso a un conjunto de presentaciones y campos y al grupo Marketing el acceso a un conjunto distinto. De esta manera, la información de cada grupo es privada incluso dentro de la misma base de datos.

1 Los privilegios de grupo pueden tener preferencia ante los de contraseñas. Por ejemplo, si una contraseña permite la edición de todos los campos de todos los registros y un grupo permite a los mismos usuarios únicamente acceso de sólo lectura, no podrán editar los datos de los campos a pesar de los privilegios de la contraseña. Sin embargo, un grupo no puede proporcionar acceso adicional a las contraseñas. Por ejemplo, si una contraseña permite la visualización de registros, el grupo no puede dar acceso completo a un campo o presentación.


Eliminar un grupo Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Grupos. Seleccione el nombre del grupo y haga clic en Eliminar. En el cuadro de confirmación, haga clic en Eliminar y después en Hecho.

Cambiar asociaciones de contraseñas y privilegios de acceso de un grupo

Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista general. Seleccione un grupo y haga clic en las viñetas junto a las contraseñas, presentaciones y campos a cambiar. Haga clic en Guardar y después en Hecho.

Capítulo 10Crear guiones para automatizar tareas

FileMaker Pro incluye la función ScriptMaker®, que permite automatizar numerosas tareas, como cambiar de presentación y de modo así como buscar, ordenar e imprimir registros.

Este capítulo explica cómo utilizar ScriptMaker para:

1 planificar guiones

1 definir guiones

1 definir botones que ejecuten comandos de guiones

Nota Los guiones de FileMaker Pro no están disponibles al publicar bases de datos en la Web mediante la publicación en la Web al instante de Companion de FileMaker Pro.

FileMaker Pro admite de forma limitada los protocolos de guiones externos ActiveX Automation (Windows), AppleScript (Mac OS) y Apple Events.

La admisión de Active X Automation, Apple Events y AppleScript está documentada en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Active X Automation, Apple Events o AppleScript.

Guiones Un guión es un comando que indica a FileMaker Pro que realice una acción o una secuencia de acciones. El guión se ejecuta para llevar a cabo dichas acciones. Los guiones se pueden seleccionar en el menú Guiones o asociarlos a botones.

Por ejemplo, al hacer clic en el botón Carta de la presentación Entrada de clientes, un guión muestra la presentación Carta. A continuación, el guión cambia al modo Vista previa y hace una pausa para poder ver el aspecto de la carta impresa.

Los guiones facilitan la repetición de procedimientos en tareas habituales. Realizan pasos sencillos, como cambiar la orientación en impresiones de sobres, o tareas complejas, como preparar gran cantidad de correspondencia.

Los guiones se utilizan para combinar y automatizar tareas como:

1 cambiar de modo o de presentación

1 buscar, ordenar e imprimir registros

Hacer clic para continuarejecutando el guión.

FileMaker Pro imprime lacarta y vuelve a la

presentación Entrada declientes en modo

Visualizar.

Al hacer clic en el botón Carta, FileMaker Pro ejecuta el guión Imprimir carta

Botones en una presentación


1 imprimir datos de un mismo origen

1 marcar números de teléfono

Dentro de un guión se pueden ejecutar guiones adicionales denominados subguiones. Los subguiones facilitan la división de tareas complejas. Por ejemplo, se pueden buscar clientes con saldo deudor con un guión e imprimir cartas que soliciten el pago con otro. El primer guión contiene un comando que ejecuta el segundo (subguión). Si el subguión está en un archivo diferente se denomina guión externo.

Con FileMaker Pro, se puede:

1 definir pausas que permitan realizar tareas no incluidas en el guión, como introducir datos. Al reanudar el guión, FileMaker Pro ejecuta los comandos restantes.

1 guardar valores en guiones, como peticiones de búsqueda y tipos de ordenación.

1 imprimir los comandos y valores que componen un guión. (Para obtener más información acerca de la impresión desde FileMaker Pro, consulte el capítulo 4, “Previsualizar e imprimir información”.)

1 definir contraseñas que impidan a otros usuarios definir o cambiar guiones. (Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.)

1 ejecutar un guión de arranque, un guión que se ejecute al abrir un archivo de FileMaker Pro. Por ejemplo, un guión de arranque puede cambiar a una presentación de entrada de datos siempre que se abra una base de datos de pedidos. FileMaker Pro también puede ejecutar un guión de cierre cada vez que se cierra un archivo. (Consulte “Configurar preferencias del documento” en la página A-5.)

1 enviar correo en Internet utilizando un cliente de correo electrónico independiente (es necesaria una cuenta de correo)

1 abrir un navegador Web en una determinada URL (dirección Web; es necesario disponer de una cuenta con un proveedor de servicios de Internet).

Los archivos utilizados pueden contener a su vez guiones y botones. Por ejemplo, los archivos de plantillas incluidos con FileMaker Pro tienen botones que facilitan su uso.


Ejecutar un guión del menú Guiones

Escoja el guión en el menú Guiones.

Ejecutar un guión desde el cuadro de diálogo Definición del guión

Escoja el menú Guiones > ScriptMaker. Seleccione el guión y haga clic en Ejecutar.

Ejecutar un guión utilizando un atajo de teclado

Pulse la combinación de teclas que aparece junto al guión en el menú Guiones. (Consulte “Enumerar guiones en el menú Guiones” en la página 10-13.)

Ejecutar un guión desde un botón

Cambie a una presentación que contenga un botón del guión. En modo Visualizar o Buscar, haga clic en el botón.

Ejecutar un guión al abrir o cerrar un archivo de FileMaker Pro

En el cuadro de diálogo Preferencias del documento, defina la opción para ejecutar un guión de arranque o de cierre. Consulte “Configurar preferencias del documento” en la página A-5.

Reanudar un guión después de una pausa

En el área de estado, haga clic en Continuar o pulse Intro o Retorno. Si se cambia de presentación durante la pausa de un guión y se continúa su ejecución, los pasos restantes se ejecutan en la nueva presentación.

Detener un guión interrumpido

En el área de estado, haga clic en Cancelar, cambie a otro modo, cierre la ventana activa o salga de FileMaker Pro.

Detener un guión (excepto cuando está interrumpido)

Pulse Esc (Windows) o Comando+Punto (Mac OS), oculte o cierre la ventana activa o salga de FileMaker Pro. Si el guión contiene un paso Cerrar ventana o Conmutar ventana que oculta la ventana activa, FileMaker Pro detiene el guión actual y vuelve al que lo llamó (si existe).

Crear guiones para automatizar tareas 10-3

Nota Los guiones que contienen el paso Permitir cancelación del usuario [Inactivo] no se pueden detener.

Para obtener la descripción de varios tipos de guiones ejecutables, consulte “Pasos de ScriptMaker” en la página 10-6.

Crear guiones: generalidadesLos guiones de FileMaker Pro, sencillos o complejos, son más fáciles de crear si sigue estos consejos:

1 planee el guión antes de definirlo.

1 ejecute ciertas operaciones, como peticiones de búsqueda y tipos de ordenación, antes de abrir ScriptMaker, para facilitar el almacenamiento de los parámetros de dichas peticiones. Para obtener más información, consulte “Almacenar configuración antes de crear guiones” en la página 10-4.

Una vez decidida la forma de construcción y almacenados los valores necesarios, se puede definir el guión.

Planificar guionesDe igual forma que no intentaría escribir un informe sin un borrador previo, no intente escribir un guión sin planificarlo. Antes de definir un guión, considere estas preguntas:

1 ¿Cuál es el objetivo? ¿Se puede dividir el trabajo en tareas menores? En caso afirmativo, defina un subguión para cada tarea y un guión que ejecute los subguiones. Normalmente es más sencillo diseñar y probar varios subguiones pequeños que uno complejo. Este enfoque por módulos permite volver a utilizar los subguiones en otros guiones.

1 ¿Están todos los datos necesarios en un archivo o va a utilizar el guión más de un archivo? Si se utilizan varios archivos, ¿cuáles va a abrir el guión? ¿Dónde debe definirse el guión?

1 ¿Cómo van a ejecutar los usuarios el guión? (Consulte “Utilizar botones con guiones” en la página 10-13.)

1 ¿Va a contener el guión pasos para configurar la impresión (Windows), ajustar página (Mac OS), imprimir, importar, buscar, ordenar o exportar? En caso afirmativo, ¿qué valores se deben almacenar antes de definir el guión? (Consulte “Almacenar configuración antes de crear guiones” en la página 10-4.)

1 ¿Qué campos y presentaciones necesita el guión? Algunos pasos exigen la presencia de un campo en la presentación actual (como Ir al campo, Insertar texto, Insertar resultado calculado y Reemplazar), otros no, como Establecer campo. Para cambiar a la presentación que contenga los campos exigidos por el guión, use Ir a la presentación.

1 ¿Debe cambiar de modo el guión? Por ejemplo, utilice Modo Visualizar antes de modificar datos de campos o registros y Modo Buscar antes de definir una petición de búsqueda o de buscar datos.

1 ¿Debe trabajar el guión en todos los registros de la base de datos, en el conjunto encontrado actual o en un conjunto de registros determinado? ¿Qué ocurre si no se encuentran registros? Utilice uno de los pasos para buscar u omitir y defina los registros correctos.

1 ¿En qué registro debe empezar el guión? Por ejemplo, al utilizar el paso Loop, decida si el bucle empieza en el primer registro o en el último, en un registro concreto o en el registro actual de un conjunto encontrado. Para seleccionar un registro de inicio, utilice Ir al registro/petición/página.

1 ¿Cómo debe avanzar el guión por los múltiples campos y registros? Para desplazarse por un conjunto encontrado, utilice los pasos de navegación.

1 ¿Deben ordenarse los registros antes de que el guión los procese? Si utiliza el paso Loop, use Ordenar o Desordenar antes del bucle para establecer el orden adecuado.

1 ¿Cuándo debe terminar el guión? ¿Una vez procesados todos los registros? ¿Al cumplirse una condición? Para ejecutar una tarea cuando el guión cumpla una condición concreta, utilice el paso If.


1 ¿Cómo se va a documentar el diseño del guión? Para que los guiones sean legibles y comprensibles, utilice el paso Comentario. Es especialmente importante si el mantenimiento de la base de datos lo va a realizar otra persona.

1 ¿Cómo se va a probar el guión? Para interrumpir el guión en puntos determinados, utilice el paso Pausar/reanudar guión. Por ejemplo, al probar un guión con un paso Loop, coloque Pausar/reanudar guión en medio del bucle para verificar que funciona como se esperaba. El paso Pausar/reanudar guión se puede eliminar cuando el guión funcione correctamente.

Consejo Pruebe el guión en un clon (o una copia) de la base de datos para proteger los originales. Una vez probado el guión, importe al clon los datos del archivo original o use la función Importar guiones para importar el guión a la base de datos. Para obtener más información acerca de esta función, consulte “Importar guiones” en la página 10-12.

Almacenar configuración antes de crear guionesAl definir un guión, FileMaker Pro guarda los valores actuales de importación, exportación, búsqueda, ordenación y configuración de impresión (Windows) o ajuste de página Mac OS). Si se colocan estos pasos en el guión, FileMaker Pro puede restaurar los valores de estas acciones al ejecutarlo.

Para almacenar valores en un guión, especifíquelos antes de añadir los pasos Configurar impresión o Ajustar página, Importar registros, Ejecutar búsqueda, Ordenar o Exportar registros.


1 Para utilizar los valores al ejecutar el guión, seleccione la opción Restaurar en los pasos Configurar impresión (Windows) o Ajustar página (Mac OS), Importar registros, Ejecutar búsqueda, Ordenar o Exportar registros.

1 Un guión sólo puede almacenar un tipo de ordenación y un valor de cada tipo, por ejemplo, un conjunto de peticiones de búsqueda. Si son necesarios más, defina un subguión que almacene distintos valores.

1 Para ver los valores almacenados con un guión, imprima la definición del guión. Para imprimir la definición de un guión o de todos, haga clic en el botón Imprimir del cuadro de diálogo Definición del guión.

1 Para introducir valores al ejecutar guiones en vez de utilizar valores almacenados, especifique que FileMaker Pro muestre un cuadro de diálogo al ejecutar el paso del guión.

Para especificar Realice lo siguiente

Configurar impresión (Windows). Ajustar página (Mac OS).

Escoja el menú Archivo > Configurar impresión o Ajustar página. Seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar. Consulte “Preparar impresión” en la página 4-2.

Orden de importación Importe los registros con la orden de importación a almacenar. Consulte “Importar datos en FileMaker Pro” en la página 12-2.

Peticiones de búsqueda

En modo Buscar, cree las peticiones de búsqueda. Para ejecutar las peticiones, no es necesario hacer clic en Buscar. Consulte “Buscar registros” en la página 3-1.

Tipo de ordenación En modo Visualizar, escoja Ordenar en el menú Registros y seleccione los campos por los que ordenar y el tipo de ordenación. Haga clic en Hecho. No es necesario ejecutar la ordenación. Consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.

Orden de exportación Exporte los registros utilizando la orden de exportación a almacenar. Consulte “Exportar datos de FileMaker Pro” en la página 12-7.

Para especificar Realice lo siguiente


Por ejemplo, si se añade un paso Ordenar y se deseleccionan las opciones Restaurar el tipo de ordenación y Ejecutar sin diálogos, al ejecutar el guión aparece el cuadro de diálogo Ordenar con la última ordenación utilizada en el archivo. Si se selecciona Restaurar el tipo de ordenación y se deselecciona Ejecutar sin diálogos, el cuadro de diálogo muestra los valores por defecto que el usuario puede ejecutar o modificar.

Definir guionesScriptMaker permite definir guiones escogiendo pasos y estableciendo el orden en que FileMaker Pro los ejecute. Si utiliza un subguión, defínalo primero y defina después el guión que lo llama.

1. Almacene los valores del guión si incluye Configurar impresión (Windows) o Ajustar página (Mac OS), Importar, Exportar, Ordenar o Buscar.

2. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

3. En el cuadro de diálogo Definición del guión, escriba el nombre del nuevo guión y haga clic en Crear.

4. En el cuadro de diálogo Definición del guión, escoja los pasos del guión.

Las opciones de este cuadro de diálogo se describen en la secciones siguientes.

FileMaker Pro incluye pasos por defecto al crear guiones. Estos pasos se pueden modificar y eliminar.


Añadir pasos Selecciónelos en la lista de pasos disponibles y haga clic en Mover. Seleccione opciones para el paso, si están disponibles.

Eliminar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Eliminar o pulse la tecla Suprimir

Eliminar todos los pasos

Haga clic en Borrar todos

Duplicar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Duplicar.

Cambiar opciones de pasos

Seleccione un paso del guión y modifique las opciones.

Cambiar el orden de los pasos

Arrastre la flecha doble para mover un paso.

Guiones definidos en el archivo

Arrastrar la flechadoble para

ordenar de nuevoel guión en el

menú Guiones

Escribir elnombre de un

guión nuevo

Hacer clic para añadir un nuevo guión

Seleccionar para incluir el guiónseleccionado en el menú Guiones

En el menúGuiones aparecen

los que tienenmarcas de

verificación


5. Haga clic en OK.

6. Para incluir el guión en el menú Guiones, seleccione Incluir en menú en el cuadro de diálogo Definición del guión.


Pasos de ScriptMakerLos pasos son comandos de FileMaker Pro que se utilizan en guiones. Los pasos son parecidos a los comandos a los que se accede mediante los menús de FileMaker Pro. Por ejemplo, se puede crear un registro escogiendo Nuevo registro en el menú Registros o ejecutar un guión que contenga el paso Nuevo registro/petición.


1 Muchos pasos tienen opciones que se especifican al definir un guión. Por ejemplo, en el paso Ir al campo se puede especificar un nombre de campo. La Ayuda de FileMaker Pro contiene información detallada acerca de los pasos y las opciones.

1 Algunos pasos, como Pegar o Insertar texto, sólo se pueden ejecutar en modos concretos o cuando un campo está en la presentación actual.

1 Cuando se ejecuta un guión, algunos pasos pueden mostrar cuadros de diálogo. Por ejemplo, un guión con el paso Ordenar puede mostrar el cuadro de diálogo Ordenar para introducir un tipo de ordenación.

1 Para especificar un campo relacionado en un paso, escoja una relación en la lista de la parte superior del cuadro de diálogo Especificar campo. A continuación, seleccione un campo relacionado.

1 En los pasos se pueden utilizar funciones de estado para controlar el estado de la base de datos. Por ejemplo, un guión puede comprobar si un archivo está ordenado. También puede mostrar un mensaje personalizado con instrucciones para los usuarios cuando un conjunto encontrado esté vacío.

Para obtener una lista de las funciones de estado y algunos ejemplos de su funcionamiento, consulte el Capítulo 11 y la Ayuda de FileMaker Pro.

1 Para obtener información acerca de la utilización de pasos de guiones con objetos OLE, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Añadir un subguión Seleccione Ejecutar guión en la lista de pasos disponibles y haga clic en Mover. Seleccione la opción Ejecutar subguiones, y escoja el submenú del menú desplegable. Si el subguión está en otro archivo, escoja Guión externo.

Añadir pausas al guión Seleccione Pausar/reanudar guión en la lista de pasos disponibles, haga clic en Mover y especifique las opciones. También se puede añadir un paso definiendo la opción Pausa.


Escoger pasos de la listaPasos del guión

Las opciones de los pasos aparecen entre corchetes

Arrastre la flecha doble para ordenar de nuevo un paso

Definir opciones para el paso seleccionado.

Visualizar pasos por categoría


Controlar pasos de guiones

Desplazarse por pasos de guiones

Ordenar, buscar e imprimir pasos de guiones

Utilice este paso Para

Ejecutar guión Ejecutar otro guión

Pausar/reanudar guión Interrumpir un guión o reanudar un guión interrumpido

Salir del guión Salir del guión actual

Detener guión Detener la ejecución de todos los guiones

If Ejecutar pasos si un cálculo no es True (no es cero)

Else Ejecutar otro conjunto de pasos si un cálculo es False (cero)

End If Marcar el final de una sentencia If

Loop Ejecutar repetidamente un conjunto de pasos

Exit Loop If Salir de un bucle si un cálculo no es True (no es cero)

End Loop Marcar el final de un bucle

Permitir cancelación del usuario

Permitir o impedir que los usuarios detengan un guión

Establecer captura de errores

Permitir o impedir la visualización de mensajes de error. Utilice este paso para cambiar la forma en que FileMaker Pro gestiona los mensajes de error.


Ir a la presentación Visualizar la presentación especificada

Ir al registro/petición/página Desplazarse a un registro del conjunto encontrado en modo Visualizar, a una petición de búsqueda en modo Buscar o a una página en modo Vista previa

Ir al registro relacionado Desplazarse al registro relacionado actual en un archivo relacionado

Ir a la fila portal Desplazarse a la fila de un portal

Ir al campo Desplazarse a un campo de la presentación actual

Ir al campo siguiente Desplazarse al siguiente campo de la presentación actual

Ir al campo anterior Desplazarse al campo anterior de la presentación actual

Modo Visualizar Cambiar al modo Visualizar

Modo Buscar Cambiar al modo Buscar

Modo Vista previa Cambiar al modo Vista previa


Ordenar Ordenar los registros del conjunto encontrado

Desordenar Restaurar el orden de creación de los registros

Mostrar todos los registros

Mostrar todos los registros del archivo

Mostrar omitidos Mostrar los archivos que no están en el conjunto encontrado

Omitir registro Excluir del conjunto encontrado el registro actual

Omitir múltiples Excluir del conjunto encontrado varios registros a partir del actual

Ejecutar búsqueda Buscar registros que cumplan las peticiones de búsqueda actuales

Cambiar búsqueda anterior

Modificar las últimas peticiones de búsqueda

Configurar impresión (Windows)

Ajustar página (Mac OS)

Definir las opciones de Configurar impresión (Windows) o de Ajustar página (Mac OS), como la orientación horizontal o vertical



Editar pasos de guiones

Pasos de guiones de camposPasos de guiones de registros

Imprimir Imprimir información del archivo actual


Deshacer Deshacer la última acción

Cortar Eliminar el contenido de un campo y copiarlo al Portapapeles

Copiar Copiar el contenido de un campo o de una página en modo Presentación, al Portapapeles

Pegar Pegar el contenido del Portapapeles en un campo

Borrar Eliminar el contenido de un campo sin copiarlo al Portapapeles

Seleccionar todo Seleccionar todo el contenido de un campo


Establecer campo Reemplazar el contenido de un campo con el resultado de un cálculo. No es necesario que el campo aparezca en la presentación actual.

Insertar texto Insertar una cadena de texto en un campo

Insertar resultado calculado

Insertar el resultado de un cálculo en otro campo de la presentación actual

Insertar desde índice Insertar un valor desde el índice en el campo actual

Insertar desde último registro

Insertar datos de un campo del último registro activo en el mismo campo del registro o petición de búsqueda actual. (El último registro con un punto de inserción en un campo es el registro activo.)

Insertar fecha actual Insertar la fecha actual del sistema en un campo


Insertar hora actual Insertar la hora actual del sistema en un campo

Insertar nombre del usuario actual

Insertar el nombre de usuario actual en un campo (El nombre de usuario se especifica en las preferencias generales de la aplicación.)

Insertar imagen Insertar una imagen en un campo contenedor. (El campo contenedor debe estar activo al ejecutar este paso.)

Insertar QuickTime (Windows)

Insertar película (Mac OS)

Insertar una película de QuickTime en un campo contenedor. (El campo contenedor debe estar activo al ejecutar este paso.)

Insertar objeto

(Windows)

Insertar un objeto enlazado o incrustado en un campo contenedor

Actualizar enlace (Windows)

Actualizar un enlace OLE en un campo contenedor


Nuevo registro/petición Añadir un registro o una petición de búsqueda

Duplicar registro/petición Duplicar un registro o una petición de búsqueda

Eliminar registro/petición Eliminar permanentemente el registro o petición de búsqueda actual

Eliminar fila del portal Eliminar permanentemente la fila de portal actual. Utilice Ir a la fila portal para especificar la fila actual.

Restablecer registro/petición Devolver al registro o petición de búsqueda actual el estado anterior a la adición o modificación de sus datos.

Salir de registro/petición Salir del registro o petición de búsqueda actual para actualizar los datos de campo y no activar campos



Pasos de guiones de ventanas

Pasos de guiones de archivos

Comprobar ortografía de pasos de guiones

Copiar registro Copiar el contenido del registro actual al Portapapeles

Copiar todos los registros Copiar el contenido del conjunto encontrado actual al Portapapeles

Eliminar todos los registros Borrar permanentemente todos los registros del conjunto encontrado actual

Reemplazar Reemplazar el contenido de un campo en todos los registros del conjunto encontrado

Reactualizar Actualizar el valor de una actualización en registros del conjunto encontrado

Importar registros Importar al archivo actual datos de otro archivo

Exportar registros Guardar datos con un formato admitido por otra aplicación


Congelar ventana Detener la actualización de la ventana (ocultar acciones a los usuarios)

Refrescar ventana Actualizar la pantalla o reanudar la actualización tras Congelar ventana

Desplazar ventana Desplazar la ventana hacia arriba, abajo o hacia la selección actual

Conmutar ventana Ocultar (Mac OS) o cambiar el tamaño de la ventana

Conmutar área de estado

Mostrar, ocultar o bloquear el área de estado

Conmutar regla de texto Mostrar u ocultar la regla de texto

Establecer nivel de ampliación

Reducir, aumentar o bloquear el contenido de una ventana

Ver como Visualizar registros individualmente, como lista o como tabla



Nuevo Crear un archivo

Abrir Abrir un archivo. Los pasos posteriores operan en el archivo que contiene el guión, no en el archivo recién abierto.

Cerrar Cerrar un archivo

Cambiar contraseña Modificar la contraseña utilizada por el usuario actual

Establecer multiusuario

Definir el acceso de red del archivo actual en Activo, Activo (Oculto) o Inactivo

Establecer uso de formatos del sistema

Utilizar los formatos de fecha, hora y números guardados con el archivo actual o utilizar los formatos del sistema

Guardar una copia como

Guardar una copia del archivo actual

Recuperar Recuperar un archivo


Comprobar selección Comprueba la ortografía de la actual selección de texto

Comprobar registro Comprueba la ortografía del texto del registro actual

Comprobar grupo hallado

Comprobar la ortografía de todos los campos de todos los registros del conjunto encontrado

Corregir palabra Visualizar el cuadro de diálogo Ortografía para corregir palabras. La opción Corrección simultánea a la escritura (área Ortografía de Preferencias del documento) debe estar activada.

Opciones de ortografía Visualizar el cuadro de diálogo Opciones de ortografía

Seleccionar diccionarios

Visualizar el cuadro de diálogo Seleccionar diccionarios


Pasos de guiones para abrir elemento de menú

Pasos de guiones diversos

Editar diccionario del usuario

Visualizar el cuadro de diálogo Editar diccionario de usuario


Abrir preferencias de la aplicación

Visualizar el cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación

Abrir preferencias del documento

Visualizar el cuadro de diálogo Preferencias del documento

Abrir Definir campos Visualizar el cuadro de diálogo Definir campos

Abrir Definir relaciones

Visualizar el cuadro de diálogo Definir relaciones

Abrir Definir listas de valores

Visualizar el cuadro de diálogo Definir listas de valores

Abrir Ayuda Visualizar la ventana con el contenido del sistema de ayuda de FileMaker Pro

Abrir ScriptMaker Visualizar el cuadro de diálogo Definición del guión FileMaker Pro detiene la ejecución de los guiones después de este paso.

Abrir Compartir Visualizar el cuadro de diálogo Compartir archivo


Mostrar mensaje Visualizar un mensaje de alerta

Pitar Ejecutar el sonido de pitidos del sistema

Hablar(Mac OS)

Oír la cadena de texto del contenido de un campo.


Marcar Marcar números de teléfono

Abrir URL Abrir una URL

Enviar correo Enviar correo electrónico con los campos Para, Copia a, Asunto y Mensaje especificados en las opciones de pasos del guión

Enviar ejecución DDE (Windows)

Enviar un comando DDE (Dynamic Data Exchange, intercambio dinámico de datos) a otra aplicación

Enviar mensaje (Windows)

Iniciar una aplicación o abrir o imprimir un documento en otra aplicación

Enviar evento Apple (Mac OS)

Enviar un comando Apple Event (AE) a otra aplicación

Ejecutar AppleScript (Mac OS)

Ejecutar un guión AppleScript

Comentario Añadir notas a un guión para describir un paso

Vaciar caché a disco Guardar el caché interno de FileMaker Pro en el disco duro

Salir de la aplicación Cerrar todos los archivos y salir de FileMaker Pro



Cambiar guiones1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

2. En el cuadro de diálogo Definición del guión, seleccione el nombre de un guión.

3. En el cuadro de diálogo Definición del guión, cambie los pasos del guión y haga clic en OK.

Si el guión contiene pasos que permiten almacenar valores de FileMaker Pro, como Configurar impresión o Ajustar página, Orden de importación, Peticiones de búsqueda, Orden de exportación o Tipo de ordenación, aparece el cuadro de diálogo de configuración del guión. Especifique si conservar los valores almacenados previamente para los pasos o reemplazarlos con los utilizados antes de abrir el guión. Efectúe los cambios y haga clic en OK.

Nota Al cambiar un guión creado con FileMaker Pro para Windows, los pasos que sólo funcionan en Windows aparecen en cursiva. Al cambiar un guión creado con FileMaker Pro para Mac OS, los pasos que sólo funcionan en -Mac OS aparecen en cursiva. Las opciones que aparecen en cursiva sólo se pueden cambiar en la plataforma en que se crearon.

Duplicar, cambiar nombre o eliminar guiones

Haga clic en Hecho para terminar o en Editar para cambiar los pasos del guión.

Eliminar guiones1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.

2. En el cuadro de diálogo Definición del guión, seleccione los nombres de los guiones y haga clic en Eliminar.

3. Haga clic otra vez en Eliminar y después en Hecho.

Importante Al eliminar un guión, cambie los guiones y botones que hagan referencia a dicho guión.


Añadir pasos Seleccione los pasos en la lista de pasos disponibles y haga clic en Mover. Seleccione opciones para el paso, si están disponibles.

Eliminar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Eliminar o pulse la tecla Suprimir

Cambiar opciones de pasos

Seleccione un paso del guión y modifique las opciones.

Cambiar el orden de los pasos

Arrastre la flecha doble para mover un paso.

Las opciones atenuadas no están disponibles para el guión actual

Seleccionar una opción para conservar o reemplazar todas las apariciones del tipo de valor (por ejemplo, todos los tipos de ordenación) almacenadas con el guión


Crear con rapidez guiones similares Seleccione los guiones y haga clic en Duplicar.

Cambiar el nombre del guión Modifique el nombre en el cuadro Nombre del guión y haga clic en Cambiar nombre.

Añadir el guión al menú Guiones Seleccione Incluir en menú.

Eliminar el guión del menú Guiones Deseleccione Incluir en menú.


Importar guiones FileMaker Pro permite importar guiones de otras bases de datos de FileMaker Pro.

Muchos guiones contienen referencias a campos (locales y relacionados), presentaciones, registros y otros guiones (archivos locales y externos). Además, algunos pasos de guiones, como Establecer campo, Insertar resultado calculado, Reemplazar, etc., pueden incluir referencias incrustadas en cálculos. Aunque estas referencias sean válidas en el archivo original, es posible que no lo sean en el archivo de destino.

Para minimizar la pérdida de información, FileMaker Pro intenta asignar las referencias a campos, relaciones, guiones y presentaciones según sus nombres. Los campos, relaciones, guiones y presentaciones que no se pueden asignar se marcan como desconocidos y deben editarse y corregirse antes de ejecutar el guión.

Al importar un guión, es recomendable editarlo para garantizar que todas las referencias son válidas y aparecen correctamente. Revise siempre los guiones importados antes de ejecutarlos por primera vez.

Para importar un guión1. Abra el archivo al que se va a importar el guión.


3. Haga clic en el botón Importar.

4. Abra el archivo que contiene los guiones a importar.

5. En el cuadro de diálogo Importar guiones, active los cuadros de verificación de los guiones a importar.

6. Haga clic en OK y haga clic de nuevo en OK.


1 Durante la importación de guiones, la coincidencia de nombres de campos y presentaciones es sensible a mayúsculas. Si no se encuentra ninguna coincidencia, aparece la palabra <desconocido> en lugar del nombre del campo y/o presentación solicitado.

1 Al importar un guión que hace referencia a una relación, FileMaker Pro supone que

1 los nombres de las relaciones son los mismos

1 las claves de las relaciones son las mismas

1 los nombres, tipos y claves del campo base son los mismos

Si no se cumplen todas estas condiciones, los elementos no coincidentes aparecen con la palabra <desconocido > añadida al guión.

1 Al importar pasos de guión que contienen cálculos (por ejemplo, If, Establecer campo o Insertar campo calculado), FileMaker Pro busca coincidencias de nombres y tipos de campos. Si no se encuentra ninguna coincidencia, aparece la palabra <desconocido> en lugar del nombre del campo no encontrado.

1 La información almacenada en guiones (por ejemplo, Peticiones de búsqueda, Tipo de ordenación, Orden de importación de campos y Orden de exportación de campos) se intenta asignar a campos originales siguiendo las reglas citadas. Si no se encuentran campos coincidentes originales, los campos sin asignar se sustituyen por la palabra <desconocido>.

1 Al importar guiones con el paso Ejecutar guión, el enlace entre guiones se conserva sólo si los guiones enlazados se importan al mismo tiempo. Si en el archivo de destino ya existe un guión con el mismo nombre, no se intentan enlazar los dos guiones. Si el paso Ejecutar guión hace referencia a un guión externo, el guión importado también hará dicha referencia.


Enumerar guiones en el menú GuionesFileMaker Pro enumera los guiones en el menú Guiones y asigna atajos de teclado, como Control+1 (Windows) o Comando+1 (Mac OS), a los primeros diez guiones.

Para cambiar el orden de los guiones en el menú Guiones:


2. En el cuadro de diálogo Definición del guión, arrastre la flecha doble situada a la izquierda de los nombres de guión hasta una nueva posición.

3. Para añadir o eliminar un guión del menú, selecciónelo y active o desactive Incluir en menú.

Los guiones con marcas de verificación aparecen en el menú Guiones.


Utilizar botones con guionesUn botón es un objeto de presentación que ejecuta un paso de guión o un guión completo al hacer clic en él.

Definir botonesPara crear un botón con etiqueta de texto, realice el procedimiento siguiente.

Nota Para crear botones de otro tipo (por ejemplo, un círculo con un gráfico), consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

1. Para definir un botón que ejecute un guión completo, cree primero el guión.

Consulte “Definir guiones” en la página 10-5.

2. En modo Presentación, escoja una presentación y haga clic en la herramienta Botones.

Al hacer clic en el botón Carta, FileMaker Pro ejecuta el guión Imprimir carta

Botones


3. Arrastre el puntero en forma de cruz sobre la presentación para dibujar el botón.

4. En el cuadro de diálogo Especificar botón, seleccione un paso, defina las opciones del paso (si están disponibles), seleccione un estilo de botón y haga clic en OK.

Consulte “Pasos de ScriptMaker” en la página 10-6.

5. En el punto de inserción, escriba la etiqueta del botón y pulse Intro en el teclado numérico.

6. Para utilizar el botón, cambie al modo Visualizar o Buscar.


1 Para mostrar bordes alrededor de los botones en modo Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Botones. Consulte “Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos” en la página 7-16.

1 Para definir que los botones no se impriman, consulte “Evitar la impresión de objetos” en la página 7-27.

1 FileMaker Pro no almacena valores (como peticiones de búsqueda) con los botones, pero se puede definir un guión que almacene valores y un botón que ejecute este guión. Consulte “Almacenar configuración antes de crear guiones” en la página 10-4.

Copiar, cambiar o eliminar botones

Borde de botónHerramienta Botones

Si la herramienta no aparece en la presentación, hacer clic en el control del área de estado

Seleccionar un paso

Definir opciones para el paso

Seleccionar un estilo de botón


Seleccionar un botón

Utilice la herramienta Selección. Consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.

Desplazar un botón

Arrastre el botón con la herramienta Selección. Consulte “Desplazar objetos en presentaciones” en la página 6-15.

Cambiar el aspecto de un botón

Consulte “Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos” en la página 7-16.

Cambiar el texto de un botón

Consulte “Formatear texto” en la página 7-13.

Copiar un botón Al copiar un botón, copie el objeto y la definición del botón. Si copia un botón de otro archivo y no coinciden los campos, presentaciones o guiones, cambie la definición del botón. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar objetos” en la página 6-14.

Cambiar la definición de un botón

Haga doble clic en el botón. En el cuadro de diálogo Especificar botón, seleccione un paso y opciones y haga clic en OK.

Eliminar un botón Seleccione el botón y pulse Suprimir o Retroceso.


Ejemplo de guión de ScriptMakerEl guión siguiente muestra una manera de buscar registros duplicados en la base de datos. Describe la utilización de un campo global, una petición de búsqueda almacenada, un tipo de ordenación almacenado y los pasos de guiones If y Loop.

Buscar registros relacionadosEn este ejemplo, una agencia de viajes utiliza una base de datos de registros para localizar clientes que han contratado un curso en crucero. La base de datos contiene registros duplicados porque algunos clientes contrataron el viaje por teléfono y también enviaron por correo el formulario de registro para el mismo viaje.

Las secciones siguientes explican la forma de configurar una base de datos y definir un guión para buscar registros duplicados.

Nota Para poder seguir este ejemplo es necesario comprender los campos globales y saber definir campos. Consulte “Definir campos globales” en la página 5-9.

1. Cree un valor único por registro.

El archivo Curso contiene registros de los clientes que contrataron el viaje. Cada cliente tiene un código de identificación único, el campo ID Cliente, que es la unión de los apellidos y el número de teléfono de los clientes. Algunos registros contienen el mismo número de identificación, son los registros duplicados que se van a buscar.

Consejo Si la base de datos no dispone de un campo de identificación único, defina un campo de cálculo para crear uno con los campos existentes. Por ejemplo, combine el nombre, apellidos y fecha de nacimiento para crear una identificación única por cliente.

2. Añada dos campos

Defina estos campos en el archivo Curso:

1 Un campo de texto denominado Marca. Cuando el guión encuentra un registro duplicado, coloca una x en este campo para marcar el registro.

1 Un campo global denominado Global para almacenar las identificaciones únicas al comparar registros. El campo Global debe ser del mismo tipo de datos que el campo ID Cliente.

3. Muestre el campo Marca

Cree una presentación que muestre el campo Marca o añada el campo a una presentación existente. Este campo se utiliza en el paso siguiente para almacenar los valores de la búsqueda.

4. Almacene los valores.

Almacene los valores de Ordenar y Buscar para el guión.

5. Defina el guión.

En ScriptMaker, defina el guión Buscar duplicados.

Para almacenar este valor Realice lo siguiente

Ordenar En modo Visualizar, escoja Ordenar en el menú Registros. Si los campos aparecen en la lista Tipo de ordenación, haga clic en Borrar todos. Haga clic en ID Cliente, escoja Orden ascendente, haga clic en Mover y haga clic en Hecho.

Buscar Escoja una presentación que muestre el campo Marca. En modo Buscar, escriba una X en el campo Marca y cambie al modo Visualizar. (No es necesario ejecutar la petición de búsqueda.)


Al ejecutar el guión Buscar duplicados:

1. Busca todos los registros y los ordena por el campo ID Cliente, con lo que se agrupan juntos los registros con el mismo ID Cliente.

2. Empezando en el primer registro, el guión copia el valor del campo ID Cliente en el campo Global.

3. El guión pasa al registro siguiente y compara el valor de ID Cliente con el valor de Global.

1 Si los valores coinciden, el registro está duplicado y el guión pone una X en el campo Marca.

1 Si los valores no coinciden, FileMaker Pro copia el valor de ID Cliente en Global. No cambia el campo Marca.

4. El guión repite el paso 3 hasta llegar al último registro del archivo.

5. El guión busca todos los registros con una X en el campo Marca y muestra el conjunto encontrado de registros duplicados.

aaaID Cliente

Registro 5

ID Cliente Marca

aaaGlobalaaa

ID Cliente

Registro 4

ID Cliente Marca

aaaGlobalaaa

ID Cliente

Registro 3

ID Cliente Marca

aaaGlobalaaa

ID Cliente

Registro 2

ID Cliente Marca

aaaGlobalaaa

ID Cliente

Registro 1

ID Cliente Marca

aaaGlobal

aaaID Cliente

Registro 5

ID Cliente Marca

aaaGlobalaaa

ID Cliente

Registro 4

ID Cliente Marca

aaaGlobalaaa

ID Cliente

Registro 3

ID Cliente Marca

aaaGlobalaaa

ID Cliente

Registro 2

ID ClienteXMarca

aaaGlobal

aaaID Cliente

Registro 1

ID Cliente Marca

aaaGlobal

aaaID Cliente

Registro 5

ID Cliente Marca

bbbGlobalaaa

ID Cliente

Registro 4

ID Cliente Marca

bbbGlobalaaa

ID Cliente

Registro 3

ID Cliente Marca

bbbGlobalbbb

ID Cliente

Registro 2

ID ClienteXMarca

aaaGlobal

aaaID Cliente

Registro 1

ID Cliente Marca

aaaGlobal

Capítulo 11Utilizar fórmulas y funciones

Este capítulo:

1 introduce las fórmulas y las funciones

1 enumera los lugares donde se pueden utilizar fórmulas y funciones

1 muestra los componentes de las fórmulas

1 describe los operadores que se utilizan en las fórmulas

1 describe brevemente todas las funciones

Consulte la ayuda para obtener más información y ejemplos de cada función.

Fórmulas Una fórmula es una operación determinada con uno o más valores de la base de datos. Por ejemplo, supongamos que el archivo contiene dos campos numéricos, Precio unitario y Cantidad, y un campo de cálculo, Precio extendido. Para calcular un valor de Precio extendido en cada registro, se define un campo de cálculo con la fórmula:

Precio unitario * Cantidad

en el campo Precio extendido. Cada vez que se introduzcan valores en Precio unitario y en Cantidad, la fórmula los multiplica y muestra el resultado en Precio extendido.

Las fórmulas se crean en el cuadro de diálogo Especificar cálculo (consulte“Definir campos de cálculo” en la página 5-6.) Los cálculos se pueden utilizar en distintas áreas de FileMaker Pro.

Las fórmulas pueden incluir cualquier combinación de constantes, referencias a campo, operadores y funciones. (Consulte “Funciones” en la página 11-5.) Estos elementos se organizan con un orden especial, o sintaxis, para generar expresiones que proporcionen los resultados deseados. Las secciones siguientes explican cada parte de la fórmula y su sintaxis.

Para utilizar fórmulas Consulte también

Al definir campos de cálculo

“Definir campos de cálculo” en la página 5-6.

En ciertos pasos de guiones

Los temas de ayuda de los pasos If, Exit Loop If, Establecer campo, Insertar resultado

calculado, y Reemplazar. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba el nombre del paso de guión.

Para la entrada automática de valores calculados

“Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.

En la validación de datos

“Definir validaciones de campo” en la página 5-11.

Al utilizar Reemplazar con resultados calculados

“Reemplazar datos en campos” en la página 2-11.


Importante El tipo de datos (texto; número; fecha; hora o contenedor) de los campos y expresiones a los que hace referencia la fórmula, así como el resultado devuelto, son de especial importancia. Por ejemplo, si un cálculo de fechas se define para que devuelva un resultado numérico, el cálculo no devuelve una fecha.

Para mezclar tipos de datos en los cálculos, utilice las funciones de conversión (TextToDate, TextToTime, TextToNum, DateToText, TimeToText, NumToText) para convertir los datos y las expresiones al tipo correcto. Estas funciones se describen más adelante, en las tablas de funciones de texto, numéricas, de fecha y de hora.

ExpresionesUna fórmula contiene una o más expresiones. Una expresión es un valor o cualquier cálculo que genere un valor. Las expresiones se pueden combinar para generar otras expresiones.

ConstantesUna constante es un valor fijo que forma parte de la fórmula y no cambia de un registro a otro. Las constantes pueden ser de texto, fecha, hora o numéricas, como el valor de texto “Europa” o el número 0,05. Las constantes de texto de las fórmulas pueden tener un máximo de 253 caracteres.

Importante Al utilizar constantes en fórmulas, escoja el formato correcto.

Referencias de campoUna referencia de campo es un nombre de campo que actúa como marcador del valor del campo. Cuando FileMaker Pro evalúa la fórmula del registro actual utiliza en el cálculo el valor del campo representado por la referencia.

Para definir una fórmula que haga referencia a un campo relacionado, consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6. La sintaxis es Nombre de la relación::Nombre del campo. Para obtener más información acerca de archivos relacionados, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.

Tipo de expresión Ejemplo

Constante de texto "Londres"

Constante numérica 2,15

Referencia de campo TasaImponible

Función Length(ShipToAddress)

Combinación de expresiones

((Total–Descuento)*TasaImponible)/100

En este tipo de datos

Cuando introduzca una constante Ejemplos

Texto Encierre el texto entre comillas (")

"Málaga"

"514 555 1212"

Numérico No incluya separadores de millares ni símbolos de moneda.

123

1234,56

Fecha Utilice el valor como parámetro de las funciones Date o TextToDate. Consulte “Funciones de fecha” en la página 11-7, “Funciones de texto” en la página 11-5.

Date(2,2,2001)

TextToDate("04/04/

2000")

Hora Utilice el valor como parámetro de las funciones Time o TextToTime. Consulte “Funciones de hora” en la página 11-8, “Funciones de texto” en la página 11-5.

Time(4,14,32)

TextToTime("02:47:35")

Utilizar fórmulas y funciones 11-3

Nota Las referencias a campos relacionados dejan de ser válidas si se mueve o se cambia de nombre un archivo relacionado o se elimina un campo del archivo. Además, cambiar el tipo del campo o el número de repeticiones de un campo relacionado puede originar comportamientos inesperados.

OperadoresLas expresiones se combinan mediante operadores, símbolos que determinan la operación que se ejecuta con las expresiones. Los operadores se colocan entre las expresiones incluidas en la operación.

Cada operador tiene una preferencia, que determina el orden del cálculo en fórmulas que contienen más de un operador. FileMaker Pro evalúa los operadores de izquierda a derecha y ejecuta multiplicaciones y divisiones antes que sumas y restas. Las preferencias se cambian encerrando entre paréntesis las expresiones a calcular primero.

Operadores matemáticosUtilice los operadores matemáticos siguientes con expresiones numéricas.

Operadores de comparación Los operadores de comparación comparan dos expresiones y devuelven true (verdadero) o false (falso). (True y False son resultados booleanos.) Aritméticamente, true es igual a 1 y false igual a 0.

Esta expresión Devuelve

Total Factura*0,075 7,5 si el valor del campo Total Factura es 100

Nombre & " " &

Apellidos

José Pérez si el valor del campo Nombre es José y el del campo Apellidos es Pérez

Facturas::Total Factura*0,075 7,5 si el valor del campo Total Factura es 100. El campo Total Factura reside en una base de datos relacionada.

Esta expresión Devuelve

2+3*2 8

(2+3)*2 10

Operador Definición Ejemplos

+

(Suma)

Suma dos valores 2+2

Subtotal+Impuesto de

ventas

–

(Resta o negación)

Resta el segundo valor del primero o cambia el signo + o –

2–2

TotalFactura–Descuento

–2

*

(Multiplicación)

Multiplica cada valor Subtotal*Impuesto de

ventas

DíasDemora*0,01*PagoAlqu

iler

/

(División)

Divide el primer valor por el segundo

Kilómetros/Litros

Centímetros/12

^

(Potencia de o exponente)

Eleva el primer valor a la potencia del segundo

A^2+B^2 devuelve (A2 + B2)

Radio^3 devuelve(Radio3)


=

(Igual a)

Verdadero si los dos elementos son iguales

38=39 devuelve false

38=38 devuelve true

< >

o ≠ (Mac OS)

(No igual a)

Verdadero si los dos elementos no son iguales

38< > 39 devuelve true

38< > 38 devuelve false

>

(Mayor que)

Verdadero si el valor de la izquierda es mayor que el de la derecha

5 > 6 devuelve false

19 > 1 devuelve true


Operadores lógicosUtilice operadores lógicos para incluir condiciones en un cálculo.

Operadores de textoUtilice los operadores de texto siguientes con expresiones de texto. (Las comillas encierran constantes de texto.)

<

(Menor que)

Verdadero si el valor de la izquierda es menor que el de la derecha

5 < 6 devuelve true

19 < 1 devuelve false

> =

o ≥ (Mac OS)

(Mayor o igual que)

Verdadero si el valor de la izquierda es mayor o igual que el de la derecha

5 >= 6 devuelve false

5 >= 5 devuelve true

<=

o ≤ (Mac OS)

(Menor o igual que)

Verdadero si el valor de la izquierda es menor o igual que el de la derecha

5 <= 6 devuelve true

19 <= 18 devuelve false

Operador Definición Ejemplo

AND Verdadero sólo si los dos valores son verdaderos.

SolicitudRecibida = ”Y” AND TarifaPagada > 0

OR Verdadero sólo si uno de los dos valores es verdadero.

SaldoActual <= 0 OR CréditoAprobado = ”Y”

XOR Verdadero sólo si uno de los dos valores es verdadero, pero no ambos. El resultado es:

1 false si true AND true

1 true si false AND true

1 false si false AND false

TarifaPagada > 0 XOR

Regalo = “Y”

NOT Cambia un valor encerrado entre paréntesis de falso a verdadero o de verdadero a falso. El resultado es:

1 false si NOT true

1 true si NOT false

NOT IsEmpty(NombreCampo)


Símbolo Definición Ejemplos

&

(Concatenación)

Añade la cadena de texto de la derecha al final de la cadena de texto de la izquierda. Las cadenas de texto pueden ser constantes (entre comillas), referencias de campos o algunas funciones.

"XXX" & "ZZZZZ" devuelve "XXXZZZZZ"

" "

(Constante de texto)

Marca el principio y el fin de una constante de texto. Las comillas sin texto entre ellas indican que no hay texto. Si se introduce texto sin comillas en una fórmula, FileMaker Pro interpreta que es el nombre de un campo o función. Para incluir comillas en una constante de texto, anteponga otras comillas.

"Santiago, NSW" devuelve Santiago, NSW

"" devuelve un valor vacío (nulo)

Nombre & " " &

Apellidos devuelve José Pérezsi los campos de referencia contienen José y Pérez

"El informe dice

""Confidencial"" al

principio" devuelve El informe dice "Confidencial" al principio

¶

(Marcador de retorno)

Inserta una marca de párrafo en una constante de texto. (El símbolo ¶ debe estar incluido entre las comillas de la constante de texto.)

"TATEL.Material¶Deport

ivo" devuelve

TATEL. MaterialDeportivo

Ciudad & "¶" &

Provincia devuelve Ciudad y Provincia en líneas separadas.


Funciones Una función es una fórmula predefinida con nombre que ejecuta un cálculo concreto y devuelve un único valor determinado. Al escribir la función, FileMaker Pro ejecuta el cálculo que representa.

Ejemplos de funciones:

La mayoría de las funciones de FileMaker Pro utilizan la sintaxis siguiente:Nombre de función (parámetro)

Algunas funciones requieren dos o más parámetros, como en el ejemplo siguiente:

Position(Apellidos,"Pe",1, 1)

Las funciones se pueden utilizar solas o combinadas con otras funciones y expresiones. Por ejemplo, una función se puede anidar en otra:

If(IsEmpty(LastName), “Advertencia!”, “Correcto”)

Para acceder a más ejemplos de fórmulas de cálculo y funciones, consulte el archivo Cálculos y guiones, situado en la carpeta de soporte técnico en FileMaker Pro 5/Plantillas.

Nota En EE.UU., las comas actúan como separadores de listas de funciones, fórmulas y cálculos. En otros países, pueden ser los dos puntos los separadores de listas. El separador depende del sistema operativo del ordenador y del sistema operativo de creación del archivo.

Las siguientes secciones resumen las funciones de FileMaker Pro por categorías. Para obtener información detallada y ejemplos acerca de cada función, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba el nombre de la función.

Funciones de texto Las funciones de texto operan con texto. Sirven para combinar, aislar, comparar, cuantificar, cambiar y convertir datos del tipo texto.

El parámetro texto puede ser una expresión de texto (entre comillas si es una constante) o el nombre de un campo de texto. Para utilizar un espacio como expresión de texto, escriba comillas, espacio, comillas (" ").

Función Resultado

Average (Puntuación1, Puntuación2, Puntuación3)

La media de las tres puntuaciones

Round(ImpuestoVentas,2) La cantidad de impuestos de ventas redondeada en dos decimales

Length("José") 4 (el número de caracteres del texto "José")

Position(Nombre,"Pe",1,1) La posición de la primera aparición de "Pe" en el campo Nombre

Esta parte Representa

Nombre de función

El cálculo a ejecutar.

parámetro El valor o expresión sobre el que se ejecuta el cálculo. La mayoría de las funciones requieren uno o más parámetros. Los parámetros pueden ser constantes, campos de fecha, otras funciones, expresiones o estructuras y situaciones de bases de datos.

( ) El principio y el fin del parámetro.


Ejemplo: RightWords(Nombre, 1) devuelve Martínez si el campo Nombre contiene Francisco J. Martínez.

Sintaxis Definición

Exact (texto original, texto de comparación)

Exact (contenedor original, contenedor de comparación)

Compara el texto original y el texto de comparación. Devuelve "1" si la coincidencia es exacta y "0" si no lo es. La comparación exacta es sensible a mayúsculas.

Compara el contenedor original y el contenedor de comparación buscando una coincidencia exacta. Devuelve "1" si existe y "0" en caso contrario.

Left (texto; número) Devuelve los caracteres del texto especificados por el número, contando desde la izquierda.

LeftWords (texto; número de palabras)

Devuelve las palabras del texto especificadas por el número de palabras, contando desde la izquierda.

Length (texto) Devuelve el número de caracteres del texto.

Lower (texto) Devuelve el texto en minúsculas.

Middle (texto; inicio; tamaño) Devuelve los caracteres del texto, desde la posición de inicio, hasta alcanzar el número de caracteres de tamaño.

MiddleWords (texto; palabra inicial; número de palabras)

Devuelve las palabras intermedias del texto, a partir del número de palabra inicial hasta alanzar el número de palabras hacia la derecha.

PatternCount (texto; cadena de búsqueda)

Devuelve el número de apariciones de cadena de búsqueda en el texto.

Position (texto; cadena de búsqueda, inicio, aparición)

Devuelve la posición de la aparición especificada en aparición en el texto de la cadena de búsqueda desde inicio. Devuelve 0 si el texto buscado no aparece como se especificó. La posición no es sensible a mayúsculas.

Proper (texto) Devuelve la primera letra de cada palabra de texto en mayúsculas y las restantes en minúsculas.

Replace (texto; inicio; tamaño; texto de sustitución)

Reemplaza los caracteres del texto con el texto de sustitución a partir de la posición de inicio hasta el número de caracteres de tamaño.

Right (texto; número) Devuelve los caracteres del texto especificados por el número, contando desde la derecha.

RightWords (texto; número de palabras)

Devuelve las palabras del texto especificadas en número de palabras, contando desde la derecha.

Substitute (texto; cadena de búsqueda, cadena de sustitución)

En el texto se sustituye cada aparición de cadena de búsqueda por cadena de sustitución. La sustitución es sensible a mayúsculas.

TextToDate (texto) Devuelve el texto como datos de tipo fecha. Escriba el texto con formato DD/MM/AAAA.

TextToNum (texto) Devuelve el texto como datos de tipo numérico.

TextToTime (texto) Devuelve el texto como datos de tipo hora. Escribe el texto con formato HH:MM:SS, incluyendo o no segundos y AM o PM.

Trim (texto) Devuelve el texto con espacios delante y detrás.

Upper (texto) Devuelve el texto en mayúsculas.

WordCount (texto) Devuelve el número de palabras del texto.



Funciones numéricas

Funciones de fecha Utilice estas funciones cuando fecha sea un campo de fecha que contiene una fecha o un cálculo o expresión con resultado de fecha.

Ejemplo: Year (Fecha de nacimiento) devuelve 1962 si el campo Fecha de nacimiento contiene 1/1/1962.



Abs (número) Devuelve el valor absoluto de número.

Exp (número) Devuelve el valor de e elevado a la potencia de número.

Int (número) Devuelve la parte entera de número.

Mod (número; divisor) Devuelve el resto de dividir número por divisor.

NumToText (número) Devuelve el número como datos de tipo texto.

Random Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

Round (número; precisión) Devuelve número redondeado con el número de decimales de precisión. Si precisión es negativo, todos los dígitos situados a la derecha del separador decimal desaparecen y el número se redondea con la decena más próxima para una precisión de -1, la centena más próxima para -2, etc.

Sign (número) Devuelve –1 si el número es negativo, 0 si el número es cero y 1 si el número es positivo.

Sqrt (número) Devuelve la raíz cuadrada del número.

Truncate (número; precisión)

Devuelve número truncado con el número de decimales de precisión.


Date (día; mes; año) Devuelve la fecha del calendario de día, mes, año (en dígitos), a partir del 1 de enero del 0001. Año debe tener cuatro dígitos.

DateToText (fecha) Devuelve la fecha como datos de tipo texto.

Day (fecha) Devuelve un número que representa la parte de la fecha correspondiente al día.

DayName (fecha) Devuelve el día de la semana de la fecha.

DayofWeek (fecha) Devuelve la posición del día de la semana de la fecha de lunes (1) a domingo (7).

DayofYear (fecha) Devuelve el número de días transcurridos desde el 1 de enero del año de la fecha.

Month (mes) Devuelve un número que representa la parte de la fecha correspondiente al mes.

MonthName (fecha) Devuelve el nombre del mes en base a la fecha dada.

Today Devuelve la fecha actual.

WeekofYear (fecha) Devuelve el número de semanas desde el 1 de enero del año de la fecha, considerando las fracciones de semana como semanas enteras.

WeekofYearFiscal (fecha; día inicial)

Devuelve el número de semanas desde la primera semana del año de la fecha, utilizando día inicial (un número entre 1 y 7, donde 1 es lunes) como primer día de la semana. La primera semana del año es una semana que contiene cuatro o más días de dicho año.

Year (fecha) Devuelve un número que representa la parte de la fecha correspondiente al año.


Nota Los formatos del sistema afectan a la visualización de las fechas. Para obtener información, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Sistema, formatos.

Funciones de hora

Funciones de agregaciónUse las funciones de agregación para calcular datos estadísticos de múltiples campos, repeticiones de campos o registros relacionados.

Las funciones de agregación operan con (campo...) parámetros. Según del (campo...) parámetro o parámetros especificados, se pueden agregar datos en todos los valores no vacíos de:

1 múltiples campos no repetidos en un regsitro (campo1, campo2, campo3...)

1 un campo de registros relacionados coincidentes especificado por (relación::camporelacionado), aparezcan o no los registros en un portal.

1 todas las repeticiones de un campo repetitivo (camporepetido)

1 las repeticiones correspondientes de los campos repetitivos de un registro (camporepetido1, camporepetido2, camporepetido3), cuando el resultado aparece en un campo repetitivo con, al menos, el mismo número de repeticiones.

1 varios campos del primer registro coincidente especificado por (realción::camporelacionado1, relación::camporelacionado2,...). Se puede asignar una relación diferente por cada campo relacionado (relación1::camporelacionado x, relación2::camporelacionado y...).

Más adelante figuran ejemplos de cada una de estas situaciones.


Hour (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente a las horas.

Minute (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente a los minutos

Seconds (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente a los segundos

Time (horas; minutos; segundos)

Devuelve horas, minutos y segundos (como dígitos) como una hora, con el formato del campo de horas actual

TimeToText (hora) Devuelve la hora como datos de tipo texto.

Función Cálculo

Average (campo...) Media de números, fechas u horas de los parámetros (campo...) especificados

Count (campo...) Devuelve el número de elementos [los parámetros (campo...) especificados] no vacíos

Max (campo...) Devuelve el mayor número u hora o la última fecha de los parámetros (campo...) especificados

Min (campo...) Devuelve el menor número u hora o la fecha más reciente de los parámetros (campo...) especificados

StDev (campo...) Devuelve la desviación típica del ejemplo representado por una serie de valores de los parámetros (campo...) especificados

StDevP (campo...) Devuelve la desviación típica de una población representada por una serie de valores de los parámetros (campo...) especificados

Sum (campo...) Añade los números u horas de los parámetros (campo...) especificados


Los siguientes ejemplos muestran el funcionamiento de la función Sum, dependiendo del número de parámetros, los campos relacionados, repetidos o no repetidos implicados en los cálculos y del campo, repetido o no repetido, en que se devuelve el resultado. Los números de los cuadros de los ejemplos representan los valores de los campos.

Nota Para resumir los datos de un archivo se pueden utilizar funciones de agregación en vez de campos sumario,. Consulte “Resumir datos en portales” en la página 8-14.

Funciones de sumarioLos campos sumario generan totales generales o subtotales de los datos de muchos registros. Para obtener más información, consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7, y “Presentaciones e informes” en la página 6-1.

Use la función GetSummary con un campo sumario para:

1 visualizar valores de subsumario en el modo Presentación o en una parte de cuerpo

1 ejecutar cálculos matemáticos en campos sumario

Importante Para generar valores de subsumario es necesario ordenar la base de datos por el campo de interrupción.

Nota Otra forma de resumir datos con cálculos es crear una relación de autounin. Utilice el campo de interrupción como campo coincidente en ambos lados de la relación (para agrupar registros relacionados) y funciones de agregación para resumir los datos dentro de cada “grupo”. Consulte “Resumir datos en portales” en la página 8-14.

1

2

3

4

1 Camp

CampCamp

Ejemplo 1

Sum (Campo 1, Campo 2, Campo 3)

2

3

6

+

Ejemplo 2

Portal

Campo relacionado

+

Sum ( Nombre de la relación::Campo relacionado)

10

1234

Ejemplo 3

10

Campo repetido

Sum (Campo repetido)

+

1234

Ejemplo 4

Campo repetido 1

Sum (Campo repetido 1, Campo repetido 2)

1234

2468

Campo repetido 2

+ =

Campo relacionado 1

Sum ( Nombre de la relación::Campo relacionado 1, Nombre de la relación::Campo relacionado 2)

Ejemplo 5

Campo relacionado 2

1 4 5+ =


GetSummary (campo de sumario; campo de interrupción)

GetSummary (campo sumario; campo sumario)

Devuelve el valor de subsumario del campo sumario para el grupo de registros actual si los registros están ordenados por campo de interrupción. De otro modo, devuelve un resultado vacío.

Devuelve el valor de sumario general del campo sumariopara el conjunto encontrado de registros actual.


Funciones de repeticiónUtilice las funciones de repetición en cálculos que hagan referencia a campos repetidos.

Este ejemplo muestra cómo garantiza la función Extend la exactitud de los resultados en cálculos que implican campos repetidos y no repetidos.

Funciones financieras

Nota

1 Plazo se expresa en meses

1 Tasa de interés es un valor entre 0,0 y 1,0 dividido por 12 (meses).

Funciones trigonométricas


Extend (campo no repetido) Permite utilizar el valor de un campo no repetido en cálculos que incluyen campos repetidos. (Consulte el ejemplo siguiente.)

GetRepetition (campo repetido, número)

Devuelve el contenido del número de repetición del campo repetido.

Last (campo repetido) Devuelve el último valor válido no vacío del campo repetido.

5,0017,0082,79

Total Elemento

0,07

Tasa Imponible

0,3500

Impuesto Elemento

5,0017,0082,79

Total Elemento

0,07

Tasa imponible

0,351,195,79

Impuesto Elemento

=Total Elemento* Tasa Imponible

=Total Elemento* Extend (Tasa Imponible)

Sin Extend, el cálculo incluye un valor no repetido en el resultado sólo en la primera repetición del campo calculado

Con Extend, el cálculo incluye un valor no repetido en el resultado de todas las repeticiones del campo calculado


FV (pago; tasa de interés, periodos)

Devuelve el valor futuro de una inversión según la tasa de interés y el pago por periodos.

NPV (pago; tasa de interés)

Devuelve el valor neto presente de una serie de pagos desiguales (en un campo repetido) realizados a intervalos regulares mediante una tasa de interés fija (en un campo numérico) por intervalo. (Si pago contiene valores iguales en todas las repeticiones, utilice la función PV.)

PMT (principal; tasa de interés, plazo)

Devuelve el pago necesario para cumplir los requisitos de principal, tasa de interés, plazo.

PV (pago; tasa de interés, periodos)

Devuelve el valor presente de pagos iguales realizados en periodos regulares, suponiendo una tasa de interés fija por pago.


Atan (número) Devuelve el arco trigonométrico (inverso) tangente del número. El arco tangente es el ángulo, en radianes, cuya tangente es igual al número.

Cos(número) Devuelve el coseno del ángulo (en radianes) del número.

Degrees (número) Convierte el número de radianes a grados (π/180 radianes).

Ln (número) Devuelve el logaritmo en base e (natural) de número.

Log (número) Devuelve el logaritmo normal (base 10) de número, que es un valor positivo.


Funciones lógicas Utilice las funciones lógicas para devolver resultados diferentes según el valor de un campo o campos.

Ejemplo con dos resultados posibles:

If(Porcentaje > 50,“Aceptable”, “No aceptable”)

Ejemplo con más de dos resultados posibles:

Case (Porcentaje > 90, “Excelente”, Porcentaje > 70, “Adecuado”, “Pobre”)

Funciones de estado Utilice las funciones de estado de ScriptMaker para controlar el estado de la base de datos. Para obtener información acerca de los guiones, consulte el capítulo 10, “Crear guiones para automatizar tareas”. Para acceder a un ejemplo de guión con funciones de estado, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba estado, funciones.

PI Devuelve el valor de pi (π), aproximadamente 3,14159.

Radians (número) Convierte los grados (π/180 radianes) del número en radianes. Los parámetros de las funciones trigonométricas deben estar en radianes. Utilice esta función dentro de una fórmula para convertir los valores en grados a radianes.

Sin (número) Devuelve el seno de un ángulo expresado en radianes.

Tan (número) Devuelve la tangente del ángulo (en radianes) de número. Las tangentes de valores múltiplos de 90 grados (π/2 radianes) no están definidas (son infinitas).


Case (pregunta1, resultado1 [,pregunta2, resultado2, resultado por defecto]...)

Evalúa las preguntas para generar un resultado. Si pregunta1 es true (un valor distinto de cero), devuelve resultado1. Si pregunta1 es false, evalúa pregunta2. Si pregunta2 es true, devuelve resultado2, etc. Si ninguna pregunta es true, devuelve un valor vacío (nulo) o el resultado por defecto suministrado.


Choose (pregunta; resultado0 [, resultado1, resultado2]...)

Evalúa la pregunta para generar un número de índice utilizado para escoger un resultado. Si el índice es 0, devuelve resultado0. Si es 1, devuelve resultado1, etc. Si no hay un resultado correspondiente, devuelve un resultado vacío (nulo).

If (pregunta; resultado uno, resultado dos)

Evalúa la pregunta para devolver un resultado true o false. Si pregunta1 es true (un valor distinto de cero), devuelve resultado uno. Si preguntaes false (0), devuelve resultado dos. La pregunta debe devolver un resultado numérico o booleano. Si existen más de dos resultados posibles, considere la utilización de la función Case.

IsEmpty (campo) Devuelve true (1) si el campo está vacío (nulo). De otro modo devuelve false (0).

IsValid (campo) Devuelve false (0) si el campo no se encuentra en el archivo o si el campo contiene un valor no válido. De otro modo devuelve true (1). Por ejemplo, si se elimina un campo de un archivo relacionado, las referencias del campo en el archivo maestro no son válidas.



Al utilizar funciones de estado en campos de cálculo definidos, el resultado del cálculo no debe almacenarse. De otro modo, el cálculo no se actualiza con los cambios de estado. Consulte el capítulo 5, “Opciones de almacenamiento e indexación”. Las siguientes funciones aparecen en la lista del cuadro de diálogo Especificar cálculo al escoger Ver funciones de estado o Ver todos por tipo. Al visualizar todas las funciones por nombre, aparece Status (bandera de estado), que es un marcador temporal.


Status (CurrentAppVersion) Devuelve la versión de FileMaker Pro actualmente en uso.

Status (CurrentDate) Devuelve la fecha actual.

Status (CurrentError) Devuelve un número para el valor del error actual. Use Status (CurrentError) para comprobar resultados de error al ejecutar guiones en FileMaker Pro. Para obtener una lista de los números de error, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba error, mensajes.

Status (CurrentFieldName) Devuelve el nombre del campo actual.

Status (CurrentFileName) Devuelve el nombre del archivo actual.

Status (CurrentFileSize) Devuelve el tamaño (en bytes) del archivo actual.

Status (CurrentFoundCount) Devuelve el número de registros del conjunto encontrado actual.

Status (CurrentGroups) Devuelve el grupo (o grupos) del que es miembro el usuario actual según la contraseña actual.

Status (CurrentHostName) Devuelve el nombre de anfitrión que FileMaker Pro registra en la red.

Status (CurrentLanguage) Devuelve el idioma definido actualmente en el sistema operativo actual.

Status (CurrentLayoutCount) Devuelve el número de presentaciones de la base de datos.

Status (CurrentLayoutName) Devuelve el nombre de la presentación actual.

Status (CurrentLayoutNumber)

Devuelve el número de la presentación actual según el orden especificado en Establecer orden de presentación. Consulte “Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones” en la página 6-8.

Status (CurrentMessageChoice)

Devuelve un número que corresponde al botón en que se hizo clic en un mensaje de alerta visualizado con el paso de guión Mostrar mensaje. Devuelve 1 para OK, 2 para Cancelar y 3 para el tercer botón definido. Consulte “Pasos de guiones diversos” en la página 10-10.

Status (CurrentMode) Devuelve un número que representa el modo de FileMaker Pro al evaluar la función. Devuelve 0 para el modo Visualizar, 1 para el modo Buscar, 2 para el modo Vista previa y 3 si se está imprimiendo.

Status (CurrentModifierKeys) Devuelve un número que representa los modificadores del teclado (por ejemplo, Mayús) que pulsa el usuario. Para obtener más información, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Status (CurrentMultiUserStatus)

Devuelve 0 para archivos de usuario único, 1 para archivos multiusuario cuando el ordenador es el anfitrión y 2 para archivos multiusuario cuando el ordenador es un invitado.

Status (CurrentNetworkChoice)

Devuelve el nombre del protocolo de red.

Status (CurrentPageNumber) Devuelve el número de la página que se imprime o previsualiza actualmente. Si no hay ninguna, devuelve 0.

Status (CurrentPlatform) Devuelve un número para la plataforma actualmente en uso. Devuelve 1 para Mac OS, 2 para Windows 95/98 y -2 para Windows NT.



Funciones de diseño Las funciones de diseño devuelven información de la estructura de cualquier base de datos especificada y que esté abierta actualmente en el ordenador. Por ejemplo, se pueden determinar los nombres de todas las presentaciones o campos de una base de datos abierta.

Importante Los parámetros deben estar entre comillas (" ") o especificar el nombre de un campo para un parámetro y devolver información del elemento introducido en el campo. En este caso, no encierre el parámetro del nombre del campo entre comillas.

Status (CurrentPortalRow) Devuelve el número de la fila de portal seleccionada actualmente. Si no hay ninguna, devuelve 0.

Status (CurrentPrinterName) Devuelve la identificación de la impresora por defecto actual, el nombre del controlador y el nombre del puerto de impresora (Windows) o la impresora (Mac OS.)

Status (CurrentRecordCount) Devuelve el número de registros de un archivo.

Status (CurrentRecordID) Devuelve el ID único del registro actual. Para obtener más información, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Status (CurrentRecordModificationCount)

Devuelve el número de veces que se han guardado cambios en el registro actual desde que se creó.

Status (CurrentRecordNumber)

Devuelve el número del registro actual en el conjunto encontrado actual.

Status (CurrentRepetitionNumber)

Devuelve el número de la repetición actual (siendo 1 la primera repetición) del campo repetido actual. Si el campo actual no es un campo repetido, devuelve 1.

Status (CurrentRequestCount)

Devuelve el número de peticiones de búsqueda definidas en la base de datos.

Status (CurrentScreenDepth) Devuelve el número de bits necesarios para representar el color de un píxel en la pantalla del ordenador principal.

Status (CurrentScreenHeight) Devuelve el número de píxeles visualizados verticalmente en la pantalla que contiene el archivo actual.

Si la ventana ocupa más de una pantalla, utiliza la que contiene el mayor porcentaje de ventana de FileMaker Pro.


Status (CurrentScreenWidth) Devuelve el número de píxeles visualizados horizontalmente en la pantalla que contiene el archivo actual.

Si la ventana ocupa más de una pantalla, utiliza la que contiene el mayor porcentaje de ventana de FileMaker Pro.

Status (CurrentScriptName) Devuelve el nombre del guión actualmente en ejecución o en pausa.

Status (CurrentSortStatus) Devuelve un número que representa el estado de orden actual. Devuelve 0 para desordenado, 1 para ordenado y 2 para semi-ordenado.

Status (CurrentSystemVersion)

Devuelve la versión del sistema actualmente en uso.

Status (CurrentTime) Devuelve la hora actual.

Status (CurrentUserCount) Devuelve el número de usuarios que acceden al archivo. Devuelve 1 para usuario único o 1 más el número de invitados para varios usuarios de la red de FileMaker Pro. (Los usuarios de la Web y de Acceso a datos, de Companion, no se contabilizan.)

Status (CurrentUserName) Devuelve la identificación del usuario actual de FileMaker Pro, como figura en las preferencias de la aplicación.



Por ejemplo, LayoutNames (“Clientes”) devuelve siempre los nombres de las presentaciones del archivo Clientes. Si existe un campo denominado Archivo, LayoutNames (Archivo) devuelve los nombres de las presentaciones del archivo Clientes al escribir Clientes en el campo Archivo.

Funciones externasUse las funciones externas para acceder a los plug-ins de FileMaker Pro, como Web Companion de FileMaker Pro. Los plug-ins añaden funciones a FileMaker Pro. Para obtener más información, consulte “Configurar plug-ins” en la página A-4.

Los plug-ins activados que admiten funciones externas aparecen en la lista del cuadro de diálogo Especificar cálculo (al escoger en la lista Ver funciones externas o Ver todos por tipo). Si no existen plug-ins activados o los que lo están no admiten funciones externas, utilice sólo la definición genérica de función externa: External (nombre; parámetro).

Funciones externas de Web Companion de FileMaker ProAl publicar una base de datos en la Web mediante Web Companion de FileMaker Pro, utilice las funciones externas de FileMaker Pro para lo siguiente:

1 comprobar la versión de Web Companion

1 capturar información acerca de los visitantes de la base de datos

1 traducir la información de la base de datos a HTML o HTTP

Nota Las funciones siguientes sólo están disponibles si Web Companion de FileMaker Pro está instalado y activo en el ordenador. Consulte el Capítulo 14 para obtener más información acerca de Web Companion.


DatabaseNames Devuelve los nombres de las bases de datos abiertas actualmente. (No utiliza parámetros.)

FieldBounds (nombre de base de datos, nombre de presentación, nombre de campo)

Devuelve la ubicación y el tamaño de un campo determinado.

FieldNames (nombre de base de datos, nombre de presentación)

Devuelve los nombres de los campos de la base de datos y presentación especificados. También se pueden escribir dos comillas ("") en lugar de un nombre de presentación para devolver los nombres de todos los campos de la base de datos especificada.

FieldRepetitions (nombre de base de datos, nombre de presentación, nombre de campo)

Devuelve el número de repeticiones y orientación del campo repetido especificado.

FieldStyle (nombre de base de datos, nombre de presentación, nombre de campo)

Devuelve:

1 el formato que un campo determinado tiene en la presentación (por ejemplo, botones circulares)

1 si existe una lista de valores asociada al campo.

FieldType (nombre de base de datos, nombre de campo)

Devuelve la definición de un campo especificado.

LayoutNames (nombre de base de datos)

Devuelve los nombres de las presentaciones de un archivo de base de datos especificado.

RelationInfo (nombre de base de datos, nombre de relación)

Devuelve el nombre del archivo relacionado de una relación especificada.

RelationNames (nombre de base de datos)

Devuelve la relación definida en un archivo de base de datos especificado.

ScriptNames (nombre de base de datos)

Devuelve los guiones definidos en un archivo de base de datos especificado.

ValueListItems (nombre de base de datos, nombre de lista de valores)

Devuelve los valores definidos en una lista de valores especificada.

ValueListNames (nombre de base de datos)

Devuelve la lista de valores definida en un archivo de base de datos especificado.



Si se activan plug-ins de otros fabricantes, pueden aparecer más funciones externas.


External ("Web-Version", 0) Devuelve la versión de Web Companion de FileMaker Pro cargada al abrir FileMaker Pro

External ("Web-ClientAddress", 0)

Devuelve el nombre de dominio (por ejemplo, www.filemaker.com) del usuario de la Web cuya solicitud HTTP se está procesando en Web Companion de FileMaker Pro. Si el dominio no está disponible, devuelve la dirección IP del usuario de la Web.

External ("Web-ClientIP",0) Devuelve la dirección IP (protocolo de Internet) del usuario de la Web cuya solicitud HTTP se está procesando en Web Companion de FileMaker Pro.

External ("Web-ClientName", 0)

Devuelve el valor que escribe el usuario de la Web como nombre de usuario en el cuadro de diálogo de contraseñas del navegador Web.

External ("Web-ClientType", 0)

Devuelve el nombre y versión del navegador Web utilizado por el usuario.

External ("Web-ToHTML", nombre de campo)External ("Web-ToHTML", valor de texto)

Devuelve el contenido del campo especificado o el valor de texto codificado en HTML

External ("Web-ToHTTP", nombre de campo)External ("Web-ToHTTP", valor de texto)

Devuelve el contenido del campo especificado o el valor de texto codificado en HTTP

Parte 3Compartir e intercambiar datos

Capítulo 12Importar y exportar datos

La información se puede intercambiar con archivos de FileMaker Pro o con archivos de otras aplicaciones. En este capítulo se describe cómo:

1 importar datos a un archivo

1 reemplazar registros de un archivo con registros de otro

1 actualizar registros de un archivo con registros de otro

1 convertir documentos de otras aplicaciones en archivos de FileMaker Pro

1 exportar datos para usarlos con otras aplicaciones

Para intercambiar datos mediante ODBC, consulte capítulo 15, “Utilizar ODBC con FileMaker Pro”.

Para utilizar OLE (Object Linking and Embedding, vinculación e incrustación de objetos), escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE.

Para mover guiones entre archivos de FileMaker Pro, consulte “Importar guiones” en la página 10-12.

Para copiar definiciones de campos a un archivo nuevo, guarde un clon del archivo. Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8.

Importar y exportarCon FileMaker Pro, se puede:

1 importar: traer datos de otro archivo a uno de FileMaker Pro

1 exportar: guardar datos de FileMaker Pro para usarlos en otra aplicación

Nota No es necesario importar ni exportar datos para acceder a datos multiplataforma en Windows y Mac OS. Sólo tiene que abrir el archivo como lo haría normalmente. Consulte “Abrir archivos” en la página 1-7.


1 Se pueden intercambiar datos con archivos de FileMaker Pro. Para acceder a archivos compartidos, consulte “Abrir archivos como invitado” en la página 13-5.

1 Para intercambiar pequeñas cantidades de datos entre archivos (por ejemplo, algunos registros), use Copiar y Pegar, o arrastrar y dejar. Consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6.

1 Al intercambiar información entre archivos de FileMaker Pro en ordenadores basados en Windows o en Mac OS, pueden apreciarse diferencias en los nombres de archivos y en la asignación de juegos de caracteres.

1 La mayoría de los formatos de archivo no admiten la importación ni exportación de atributos de texto (fuente, tamaño, estilo o color).

1 Se pueden definir guiones de FileMaker Pro para automatizar el intercambio de información con otros archivos. Consulte capítulo 10, “Crear guiones para automatizar tareas”.

Nota No se pueden importar ni exportar archivos cuando se accede a una base de datos usando un navegador Web.

Formatos de archivoCada aplicación almacena los archivos de datos en su propio tipo de archivo o formato de archivo. La mayoría de las aplicaciones también pueden intercambiar información en otros formatos.


FileMaker Pro puede importar y/o exportar archivos en los siguientes formatos: Microsoft Excel, DBF, DIF, ClarisWorks, texto separado por tabuladores, valores separados por comas, BASIC, FileMaker Pro, tabla HTML, Merge, SYLK, Lotus 1-2-3 (WKS, WK1) y archivos Edition (sólo Mac OS). Para obtener información sobre cada formato de archivo y las versiones que FileMaker Pro puede importar y/o exportar, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba file formats.

Importar datos en FileMaker ProSe pueden importar datos a un archivo existente de FileMaker Pro desde otro archivo de FileMaker Pro o desde documentos de otra aplicación. (Consulte “Importar datos en archivos existentes” en la página 12-2.) También se pueden convertir documentos de otra aplicación en archivos de FileMaker Pro. (Consulte página 12-6.)

El archivo o documento desde el que se importan registros es el archivo fuente. El archivo o documento al que se importan registros es el archivo de destino.


1 El archivo desde el que se importa o convierte debe estar en uno de los formatos enumerados anteriormente en “Formatos de archivo”.

1 Para insertar gráficos, sonidos o películas QuickTime o AVI a un archivo, consulte “Funcionamiento de gráficos, sonidos y películas” en la página 2-12.

1 FileMaker Pro importa registros en el orden en que aparecen en el archivo fuente, excepto al actualizar registros. Consulte “Actualizar registros con información de otro documento”.)

1 Se pueden importar datos desde cualquier tipo de campo a cualquier campo compatible excepto contenedor, de cálculo, sumario y globales. Los campos contenedor se pueden importar a otros archivo de FileMaker Pro.

1 Los datos de los campos relacionados no se pueden importar. Importe los datos directamente a o desde el archivo relacionado.

1 Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite www.filemaker.com.

Importar datos en archivos existentesAl importar datos a un archivo existente, se pueden añadir, reemplazar o actualizar los datos.

Añadir registrosAl añadir registros, todos los registros se importan desde el archivo fuente al de destino. Si el archivo fuente es de FileMaker Pro, se pueden importar sólo los registros del conjunto encontrado. Escoja los campos a importar.

Reemplazar datosCon esta opción, los datos del archivo se reemplazan con los datos del archivo fuente. En cada campo al que se importa, los datos del primer registro (o fila de datos) del archivo fuente sobrescriben los datos del primero del archivo de destino. Los datos del segundo registro (o línea de datos) del archivo fuente sobrescriben los datos del segundo campo del de destino y así sucesivamente. Al reemplazar datos, FileMaker Pro no examina ni compara los datos de los archivos.

Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismo número de registros del archivo fuente. Si hay más registros en (el conjunto encontrado de) el archivo fuente, no se importan los datos de los registros extra. Si hay más registros en el conjunto encontrado del archivo de destino, no se reemplazan los datos de los registros extra.

Importar y exportar datos 12-3

Actualizar registros con información de otro documentoLos registros y campos de un archivo se pueden actualizar con datos de otro archivo mediante la opción de actualización de importación. Por ejemplo, se puede tener una copia de una base de datos en el escritorio del ordenador y otra copia en un ordenador portátil. El archivo de la oficina se puede actualizar con los cambios realizados durante un viaje.

Para determinar los registros del archivo fuente que actualizarán los de destino, escoja uno o más campos coincidentes en cada archivo. Si los datos de los campos coincidentes de un registro del archivo de destino coinciden con los de los campos coincidentes del archivo fuente, el registro del archivo de destino se actualizará con los datos del archivo fuente.

Los campos coincidentes deben identificar exclusivamente cada entidad de la base de datos. Por ejemplo, en una base de personas puede utilizar los campos Número Seguridad Social, o Apellido, Nombre y Teléfono. Apellido solo puede identificar a más de una persona, por lo que no sería un campo coincidente adecuado.

Especifique los campos a importar. El contenido de todos los campos seleccionados (de los registros del conjunto encontrado) para la importación no sobrescribe los datos del archivo existente, incluso si el campo del archivo fuente está vacío.

Sólo los registros del conjunto encontrado de cada archivo participan en la actualización de la importación.

Importante Al realizar la actualización de una importación, los datos de los registros coincidentes del archivo fuente sobrescriben los datos existentes del registro correspondiente en el de destino. Compruebe que cada campo de cada registro importado contiene los datos a importar.

En este ejemplo se muestran los datos que importan datos para este par de registros coincidentes:


1 Los campos coincidentes del archivo de destino no pueden ser del tipo contenedor, sumario, cálculo no almacenado ni globales. El tipo de campo coincidente debe corresponderse con el tipo de datos del campo coincidente. Por ejemplo, los campos numéricos no deben hacerse coincidir con campos ni datos de texto.

1 Si todos los campos coincidentes de un registro están vacíos, el registro no se actualiza.

1 Si un registro de un conjunto encontrado del archivo fuente coincide con uno o más registros del conjunto del de destino, se actualizan todos los registros coincidentes del conjunto encontrado del archivo de destino.

1 Si más de un registro de un conjunto encontrado del archivo fuente coincide con un registro del conjunto del de destino, el archivo de destino se actualiza con el último registro coincidente del archivo fuente.

1 El conjunto encontrado después de una actualización contiene los registros actualizados (los coincidentes) y se añade cualquier registro nuevo, independientemente del conjunto encontrado antes de la actualización.

Los campos coincidentes se indican con flechas de doble punta

123-456-7890

Archivo fuente

JuanQPérezLuna, 45PamplonaEspaña

123-456-7890

Archivo de destino

Juan

PérezCastellana, 123TeruelEspaña3/3/1960(408) 555-6789

123-456-7890

Después de actualización de importación

JuanQPérezLuna, 45PamplonaEspaña3/3/1960

ø

ø

ø

Antes de actualización de importación

Archivo de destino

Los campos que no se importan están marcados con un símbolo nulo (ø)


Añadir, reemplazar o actualizar registros de un archivo existente1. Al reemplazar o actualizar datos, realice una copia de seguridad del archivo de destino.

Al reemplazar y actualizar registros se sobrescriben los datos del archivo permanentemente.

2. Antes de reemplazar o actualizar registros, consulte “Reemplazar datos” en la página 12-2 o “Actualizar registros con información de otro documento” en la página 12-3.

3. Al importar registros de un archivo de FileMaker Pro, compruebe que el conjunto encontrado en el mismo contiene sólo los registros a añadir, reemplazar o actualizar.

4. Abra el archivo de FileMaker Pro al que se importarán los registros.

1 Al reemplazar registros, compruebe que el conjunto encontrado contiene sólo los registros a modificar. Ordene los datos de manera que el registro correcto del archivo fuente reemplace los datos de cada registro del de destino.

1 Al reemplazar registros, compruebe que el conjunto encontrado contiene sólo los registros a actualizar. Los registros que no se encuentran en el conjunto encontrado no se actualizan, incluso si el campo coincidente se corresponde.

5. En el modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.

6. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, para ver todos los archivos de la carpeta actual que se pueden importar, escoja Todos los archivos en Tipo de archivo (Windows) o Mostrar (Mac OS). Para reducir las opciones, escoja un tipo de archivo en la lista.

7. Seleccione el nombre del archivo a importar y haga clic en Abrir.

8. Si se importa un archivo de Microsoft Excel con varias hojas de cálculo, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar hoja. Seleccione la hoja a importar y haga clic en OK.

9. Al importar un archivo de Microsoft Excel, aparece el cuadro de diálogo Opción de primera fila. Escoja si la primera fila del archivo contendrá nombres de campo o datos.

10. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación, realice los tres pasos siguientes antes de hacer clic en Importar.

También puede realizar cualquiera de estas acciones en cualquier momento antes de hacer clic en Importar:


Ver los datos del campo desde el que se importa (opcional)

Haga clic en las flechas Explorar datos para ver los datos de cada registro.

Datos o camposdel archivo fuente

Campos del archivo de destino

Los símbolos nulo indican que los datos no se importan

Volver a ordenar los campos

Las flechas de doble punta indican los campos coincidentes para la actualización de importación

Las flechas indican que los datos se importan al campo de la derecha

Escoger una acción de importación


11. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación, escoja el tipo de importación a realizar.

12. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación, alinee cada campo de la lista Campos de con los datos o campos a importar a la lista o a hacer coincidir para la actualización de importación.

Los datos de la izquierda que no estén alineados con un campo de la derecha no se importan. Si el nombre del campo de la derecha está atenuado, los campos de cálculo, sumario y globales del mismo no aceptan datos importados.

13. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación, defina cada par de campos (del paso anterior) para importarlos, para no importarlos o para utilizarlos como campos coincidentes para la actualización de importación.

Si el símbolo entre los campos de cada par no es el deseado, haga clic sobre él una o dos veces hasta que sea el correcto.

Crear, modificar o eliminar un campo del archivo al que se importa (opcional)

Haga clic en Definir campos. En el cuadro de diálogo Definir campos, realice los cambios y haga clic en Hecho. (Para obtener más información sobre cómo definir, modificar y eliminar campos, consulte el capítulo 5, “Crear bases de datos”.) Si los datos se importan a un archivo compartido, sólo el anfitrión puede crear campos. Si el botón está atenuado, los privilegios de acceso actuales no permiten definir campos.

Escoja Para

Añadir nuevos registros. Añadir nuevos registros al final del archivo de destino

Reemplazar datos del grupo hallado actual. Reemplazar por orden, comenzando por el primer registro de cada archivo, los datos del archivo con los del archivo fuente

Actualizar registros coincidentes en el conjunto hallado actual

Para añadir al conjunto encontrado del archivo fuente los registros que no tienen registros coincidentes en la base de datos de destino, seleccione también Añadir registros que quedan.

Actualizar datos en el conjunto encontrado del archivo con los datos de los registros coincidentes del archivo fuente



Volver a ordenar todos los campos de la lista Campos de una vez

Escoja una opción de la lista Ver por. Para enumerar los campos por:

1 nombres que coincidan, escoja nombres coincidentes (si se importa desde un formato de archivo que almacene nombres de campos, como Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF, Merge o FileMaker Pro)

1 el orden utilizado la última vez que FileMaker Pro importó datos a este archivo, escoja último orden

1 el orden en que se crearon los archivos, escoja orden de creación

1 nombres en orden alfabético, escoja nombres de campo

1 tipos de campos, escoja tipos de campo

1 un orden personalizado (creado arrastrando nombres de campos), escoja orden de importación

Mover un campo hacia arriba o hacia abajo en la lista Campos de

Mueva el puntero por un campo en la lista Campos de. Cuando adopte la forma de doble flecha, arrastre el nombre a su nueva ubicación.

Para Símbolo

Importar datos de la izquierda al campo de la derecha Flecha

Impedir que se importen los datos de la izquierda Símbolo nulo (Ø)


14. Haga clic en Importar.

15. Si aparece el cuadro de diálogo Opciones de importación, seleccione las opciones y haga clic en OK.

FileMaker Pro muestra este cuadro de diálogo si:

1 el archivo contiene campos que introducen datos automáticamente, o si

1 se añaden registros y se importan datos desde un archivo de FileMaker Pro con campos repetidos. Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10 y “Campos repetidos” en la página 5-12.

Para interrumpir la importación, pulse Escape (Windows) o 2+punto (Mac OS.) Para eliminar los registros importados, escoja el menú Registros > Eliminar todos los registros.


1 Los registros importados se convierten en el conjunto encontrado. Después de la importación, compruebe los datos del conjunto encontrado.

1 Si reemplaza o actualiza registros, compruebe que los registros sean correctos antes de desechar la copia de seguridad del archivo.

1 FileMaker Pro no valida datos importados.

Convertir archivos de datos en nuevos archivos de FileMaker ProLos datos de otras aplicaciones se pueden convertir en un nuevo archivo de FileMaker Pro. Deben estar en uno de los tipos de archivo que se pueden importar enumerados en “Formatos de archivo” en la página 12-1.

El archivo nuevo contiene todos los datos originales, una presentación de formulario estándar y un diseño de lista con una columna. Excepto en lo indicado en la tabla siguiente, los nombres de campo del nuevo archivo son de texto y genéricos (f1, f2, f3, etc.).

Especificar campos coincidentes para la importación Doble flecha

Para: Realice lo siguiente

Introducir automáticamente datos nuevos en campos definidos con opciones de entrada automática

Seleccione Ejecutar opciones de entrada automática durante la importación.

Si se selecciona esta opción y se importa a campos definidos para introducir automáticamente el nombre del modificador, la fecha y la hora de la modificación o los valores actualizados, los datos introducidos sobrescriben los del archivo fuente en estos campos.

Especificar cómo se importan los datos de los campos repetidos

1 Seleccione Conservándolos en el registro original para mantener los campos como campos repetidos.

1 Seleccione Separándolos en diferentes registros para importar cada valor repetido a un registro independiente. Por ejemplo, si un registro del archivo fuente contiene valores repetidos tres veces, se importan tres registros, todos idénticos excepto en lo que respecta a los valores del campo repetido. Utilice esta opción para trabajar con valores individuales en los campos repetidos (por ejemplo, para ordenarlos o resumirlos).

Para Símbolo

Para obtener Utilice uno de estos tipos de archivo

Nombres de campos Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF, Merge, FileMaker Pro


1. En la otra aplicación, guarde los datos a importar en un tipo de campo admitido por FileMaker Pro.

2. En FileMaker Pro, escoja el menú Archivo > Abrir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione el tipo de archivo a importar, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

4. Para convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel, seleccione una hoja del archivo del libro y haga clic en OK.

5. Si aparece el cuadro de diálogo Opción de primera fila, escoja una opción.

6. En el siguiente cuadro de diálogo, escriba el nombre del nuevo archivo, seleccione una ubicación y haga clic en Guardar.

7. Al convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel, FileMaker Pro explora los datos entrantes para asignarles el tipo de campo adecuado a cada columna.

Mac OS: si la hoja de cálculo es grande, puede aparecer un cuadro de diálogo de progreso. Para interrumpir la exploración, haga clic en Desestimar para asignar tipos de campos basados en los registros ya procesados. Los campos numéricos, de fecha y de hora sólo pueden contener 255 caracteres, por lo que el texto de los mismos puede truncarse.

Exportar datos de FileMaker ProLos datos de FileMaker Pro se pueden exportar a un nuevo archivo y abrir en otra aplicación.

Los datos de FileMaker Pro se pueden intercambiar con aplicaciones compatibles con ODBC. Por ejemplo, se puede realizar un gráfico en Microsoft Excel con datos de FileMaker Pro. Consulte capítulo 15, “Utilizar ODBC con FileMaker Pro”.

Para exportar datos:

1. Abra el archivo de FileMaker Pro y busque el conjunto de registros a exportar.

2. Ordene los registros en el orden de exportación (opcional).

3. Escoja el menú Archivo > Exportar registros.

4. En el cuadro de diálogo, escriba el nombre y seleccione una ubicación para el archivo.

Importante Si existe otro archivo con el mismo nombre en esa ubicación, el archivo nuevo reemplaza al existente.

5. Escoja un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo (Windows) o Tipo (Mac OS) y haga clic en Guardar.

Tipos de campos numéricos, de fecha, de hora y de texto, según sea necesario

Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF, Merge, FileMaker Pro

Para obtener Utilice uno de estos tipos de archivo

Escoger un tipo de archivo admitido por la aplicación de destino

Escribir unnombre para

el archivoexportado


6. En el cuadro de diálogo Especificar orden de campo para exportación, defina el orden de los campos.

7. Windows: escoja un Juego de caracteres adecuado para la plataforma o aplicación en que se utilizará el archivo exportado.

Por ejemplo, si exporta datos a una aplicación Windows, escoja Windows (ANSI).

8. Seleccione una opción de formato para los campos.

Por ejemplo, la presentación actual contiene un campo numérico con un formato que permite visualizar dos dígitos decimales y un símbolo de moneda (Pta.). Al introducir 30,7 en el campo, FileMaker Pro visualiza 30,70 Pta. en modo Visualizar. Los valores pueden exportarse con o sin formato.

9. Haga clic en Exportar.


1 Para utilizar un archivo exportado, abra una aplicación que pueda leer su formato y después abra el archivo. Para obtener más información, consulte “Formatos de archivo” en la página 12-1.

1 Los datos de campos contenedor se pueden exportar a formato de FileMaker Pro.

1 Consulte la Ayuda para obtener información sobre la exportación de valores de campos repetidos al formato SYLK, WKS o DBF. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba exporting data.


Exportar campos Haga doble clic para desplazarlos a la lista Orden de campos. Para exportar todos los campos, haga clic en Mover todos.

Exportar campos de un archivo relacionado

Escoja una relación en la lista Relación (vea la ilustración de la página página 12-8) y desplace los campos a la lista Orden de campos. Los campos relacionados se pueden incluir antes, después o entre los campos del archivo maestro.

Impedir que se exporten los datos

Seleccione un campo de la lista Orden de campos y haga clic en Borrar. Para eliminar todos los campos de la lista, haga clic en Borrar todos.

Cambiar el orden de exportación de los campos

En la lista Orden de campos, señale a la doble flecha del nombre de campo y arrastre hacia arriba o hacia abajo.

Exportar un valor de sumario general

Incluya el campo de sumario en la lista Orden de campos. Cada registro incluye la cantidad de sumario general. Al exportar valores de sumario (página 12-9), la cantidad de sumario general es sólo el primer registro exportado.

Exportar valores de subsumario

Consulte la página 12-9

Seleccionarcampos de

la lista

Lista derelaciones

Escogeruna opciónde formato

Escoger unjuego de

caracteres

FileMaker Pro exporta estos campos

Para exportar Seleccione esta opción

Valores sin formato (por ejemplo, 30,7)

No formatear salida.

Valores de la presentación actual con formato numérico, de fecha o de hora (pro ejemplo, 30,70 Pta.)

Formatear mediante presentación actual. Los símbolos y otros valores no numéricos se exportan como texto. Esta opción no se puede seleccionar para los formatos SYLK, DBF o DIF.


Exportar datos de subsumarioLos valores de los campos de subsumario se pueden exportar de la misma manera que los subtotales generados por un informe con datos agrupados y subtotales. Este proceso exporta un registro por cada categoría.

Por ejemplo, si tiene un informe que calcula el total de las ventas por regiones, puede exportar un valor por cada región. Un informe basado en muchos registros tendrá el aspecto siguiente:

Este podría ser el aspecto del archivo exportado:

Para obtener más información sobre cómo generar registros con datos agrupados, consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.

Nota Para exportar datos de sumarios generales, consulte la sección anterior.

Para exportar datos de subsumario:

1. Ejecute el informe que genera los valores de subsumario a exportar o busque los registros a incluir y ordénelos en el campo de interrupción (el campo de agrupación usado para clasificar por categorías los registros).

2. Escoja el menú Archivo > Exportar registros.

3. En el cuadro de diálogo Exportar registros a archivo, escriba el nombre y escoja una ubicación para el archivo de destino.

4. Escoja un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo (Windows) o Tipo (Mac OS) y haga clic en Guardar.

5. En el cuadro de diálogo Especificar orden de campo para exportación, seleccione los campos a exportar, incluido un campo sumario.

Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo, consulte el paso 6 en “Exportar datos de FileMaker Pro” en la página 12-8.

6. Haga clic en Resumir por.

7. En el cuadro de diálogo Resumir por, seleccione uno o varios campos por los que resumir.

8. Haga clic en OK.

El archivo se ordena por los campos aquí enumerados

Una marca deverificación indicaque el campo está

seleccionado

Hacer clic en el campopara seleccionarlo

Se exportarán los valores de subsumario para el total de las ventas por regiones

Borre este campo para que no se incluya un valor de sumario general en el primer registro


9. Si no desea incluir la cantidad de sumario general en el primer registro exportado, haga clic en el campo de sumario sin cursiva y después en Borrar para eliminarlo de la lista Orden de campos.

10. Haga clic en Exportar.

Capítulo 13Compartir bases de datos en red

FileMaker Pro 5 incorpora soporte para compartir archivos en red. Al compartir archivos, se puede trabajar simultáneamente con otros miembros de un grupo de trabajo y ahorrar espacio en disco al mantener los archivos en una ubicación central. FileMaker Pro permite compartir hasta 10 archivos con 10 usuarios al mismo tiempo. En algunos casos, un archivo puede compartirse con hasta 25 usuarios a la vez, disminuyendo el número al compartir más archivos. Con capacidades y rendimientos mayores en red, FileMaker, Inc. recomienda el uso de FileMaker Server si es necesario compartir archivos en red con más de 10 usuarios al mismo tiempo.

También se pueden compartir archivos de FileMaker Pro en la Web usando Web Companion de FileMaker Pro. Para obtener más información, consulte “Publicación de bases de datos en la Web” en la página 14-1.

En este capítulo se describe cómo:

1 configurar bases de datos de FileMaker Pro para compartirlas en red

1 hospedar bases de datos compartidas de FileMaker Pro

1 acceder como invitado a bases de datos compartidas de FileMaker Pro

Compartir archivos en redPara compartir bases de datos, los usuarios deben disponer de la misma versión de FileMaker Pro que la utilizada para hospedar los archivos y deben poder acceder a la red en que se hospedan.

Para mejorar las prestaciones al compartir archivos, hospede los archivos con la aplicación FileMaker Server.

Importante El acuerdo de licencia de FileMaker Pro requiere el pago de una licencia por cliente u ordenador independiente en que se instale o ejecute FileMaker Pro. Una misma licencia de software no puede compartirse ni usarse al mismo tiempo en distintos clientes u ordenadores.

La primera persona que abre el archivo compartido es el anfitrión. Los usuarios que abren un archivo compartido después del anfitrión son invitados.

El anfitrión abre el archivo

Los invitados abren conexiones con el archivo



1 Los archivos de FileMaker Pro pueden compartirse entre un ordenador que ejecuta Windows y otro que ejecuta Mac OS de la misma manera en que se comparten archivos entre ordenadores en red de la misma plataforma. Por ejemplo, puede hospedarse un archivo en un ordenador con Windows y los invitados con ordenadores tanto con Windows como con Mac OS pueden conectarse al mismo archivo.

Al compartir archivos entre plataformas, pueden aparecer diferencias en la asignación de fuentes y conjuntos de caracteres, así como en la alineación de los objetos en las presentaciones.

1 (Mac OS) No es necesario activar Compartir archivo (en el panel de control de configuración de la compartición) para compartir archivos de FileMaker Pro desde un ordenador Mac OS.

1 (Mac OS) FileMaker Pro 5 ya no admite MacIPX como protocolo de red.

1 Para cambiar las conexiones de red, consulte el apéndice A, “Personalizar FileMaker Pro”.

Funcionamiento de archivos compartidosAl abrir un archivo compartido, el anfitrión y los invitados tienen acceso a la misma información. FileMaker Pro guarda el archivo compartido en el disco en que reside. Guarda todas las modificaciones realizadas, incluidos los cambios en registros, presentaciones y guiones.

FileMaker Pro limita el acceso a algunos comandos y registros para evitar que los usuarios interfieran unos con otros.

Usuario Tareas permitidas

Anfitrión y todos los invitados (todos los usuarios)

1 Buscar, ordenar y examinar registros

1 Especificar una configuración de impresora (Windows) o un ajuste de página (Mac OS) e imprimir

1 Alternar presentaciones o modos

1 Importar o exportar datos

1 Comprobar la ortografía de un conjunto

1 Elegir un guión en el menú Guión o hacer clic en un botón asignado al mismo para ejecutarlo

1 Modificar valores globales. Con el archivo sólo se guardan los cambios realizados por el anfitrión. Al abrir un archivo con campos globales, los invitados ven los valores actuales. Si el anfitrión cambia un valor global, los invitados no ven el cambio hasta que cierran el archivo y lo vuelven a abrir.

Anfitrión o un invitado (sólo un usuario cada vez)

1 Abrir el cuadro de diálogo ScriptMaker

1 Definir o modificar relaciones

1 Definir o modificar contraseñas

1 Definir o modificar listas de valores

1 Editar un registro o una presentación. Otros usuarios pueden visualizar el registro, pero ninguno puede modificarlo hasta que el usuario actual se desplaza a otro registro o pulsa Intro en Modo Visualizar. En modo Presentación, el usuario actual debe desplazarse a otra presentación o cambiar de modo.

Compartir bases de datos en red 13-3

Al trabajar con archivos compartidos, la forma del puntero puede cambiar.


1 Ordenar, sustituir datos, visualizar e imprimir presentaciones de informes de sumario y otras tareas de cálculo realizadas en gran número de registros afectan al rendimiento de los ordenadores del anfitrión y de los invitados. Realice estas tareas en conjuntos pequeños o prográmelas para que se realicen en periodos de poco uso.

1 FileMaker Pro guarda el tipo de ordenación del anfitrión, busca peticiones y configura la impresora (Windows) o ajusta la página (Mac OS). Si el usuario es un invitado, se puede definir la configuración con un guión. Consulte “Crear guiones para automatizar tareas” en la página 10-1.

1 Al compartir un archivo con formatos del sistema diferentes de los disponibles en su ordenador, se puede escoger el tipo de formato a usar. Consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

1 Con FileMaker Pro para Windows, se puede incluir información de otras aplicaciones mediante objetos OLE (Object Linking and Embedding, vinculación e incrustación de objetos). Al compartir archivos de Windows con FileMaker Pro, los usuarios que utilizan Mac OS pueden cortar, copiar y pegar objetos OLE como gráficos, pero no pueden modificarlos.

1 Al compartir archivos relacionados, FileMaker Pro limita el acceso a algunos comandos y registros para evitar que unos usuarios interfieran con otros.

1 Al modificar un registro maestro, FileMaker Pro impide que otros usuarios modifiquen el mismo registro.

1 Al modificar un campo relacionado, FileMaker Pro impide que otros usuarios modifiquen el registro relacionado asociado y el registro maestro.

1 Una vez seleccionado un campo en un registro distinto, seleccionado otro registro en el mismo archivo o abandonado el registro maestro, pueden acceder al registro otros usuarios.

Hospedar archivosLa mayoría de los comandos de FileMaker Pro se procesan en el ordenador anfitrión, por lo que se obtendrá mejor rendimiento si se hospedan los archivos compartidos en el ordenador más rápido disponible.

Los archivos compartidos deben permanecer abiertos para que los invitados puedan acceder a ellos.

Sólo anfitrión (todos los invitados deben cerrar la conexión al archivo)

1 Definir campos o modificar definiciones de campos

1 Volver a ordenar presentaciones

1 Definir, eliminar o modificar grupos y privilegios de acceso

1 Guardar copias de un archivo con el comando Guardar una copia como

1 Alternar el estado del archivo entre multiusuario y usuario único

1 Cerrar un archivo compartido

Puntero Significa en FileMaker Pro

Esperando para recibir datos de la red

Esperando a que el anfitrión procese una petición de otro usuario

Usuario Tareas permitidas


Para obtener el mejor rendimiento al hospedar un archivo, ábralo primero en el ordenador que esté conectado directamente al disco duro en que se almacena el archivo. No es posible hospedar de manera remota un archivo almacenado en otro ordenador, ya que compromete la integridad de los datos y disminuye el rendimiento. Los archivos pueden hospedarse de manera remota, por ejemplo, abriendo un archivo multiusuario con la característica para compartir archivos incorporada de Windows, con la opción personal de compartir archivos o AppleShare de Mac OS o desde un servidor de archivos.

Si necesita avisar o ponerse en contacto con los invitados que estén usando la base de datos, puede enviarles mensajes. En el cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione Enviar mensaje. Escriba el mensaje y haga clic en OK. Los invitados verán el mensaje en un cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo desaparece transcurridos 30 segundos o si se hace clic en Cancelar.

Abrir archivos como anfitriónPara hospedar un archivo, debe ser el primer usuario que lo abra.

1. Escoja el menú Archivo > Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione un archivo y haga clic en Abrir.

3. Escoja el menú Archivo > Compartir.

Para abrir el cuadro de diálogo Compartir archivo, abra el archivo usando una contraseña que proporcione el privilegio de acceso Exportar registros.

Advertencia Los usuarios que abren un archivo de base de datos con el privilegio de acceso Exportar registros, incluidos los invitados de FileMaker Pro, pueden publicar la base de datos en la Web activando Web Companion de FileMaker Pro. En este caso, cualquier privilegio de acceso de FileMaker Pro protegerá la base de datos en la Web. No obstante, se deben tomar precauciones al conceder privilegios de acceso. Para obtener más información, consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.

4. En el cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione Multiusuario o Multiusuario (oculto).

Nota Si están atenuados Multiusuario y Multiusuario (oculto) en el cuadro de diálogo Compartir archivo, FileMaker Pro no puede acceder a la red. Debajo del botón Multiusuario aparece una explicación. También se puede escoger Abrir en el menú Archivo y hacer clic en Anfitriones para obtener una explicación.

Con la opción Multiusuario, el nombre del archivo hospedado aparece en el cuadro de diálogo Anfitriones de los ordenadores invitados. Esta opción es casi siempre recomendable.

Utilice la opción Multiusuario (oculto) para hospedar un archivo e impedir que se muestre en el cuadro de diálogo Anfitriones de los ordenadores invitados. Esta opción es recomendable para abrir archivos relacionados con normalidad cuando los usuarios en red abren un archivo compartido visible. Por ejemplo, para compartir dos archivos relacionados en la red y comprobar que los invitados abren el primer archivo, defina el primer archivo para compartirlo como Multiusuario y el segundo como Multiusuario (oculto). Los invitados verán el primer archivo en el cuadro de diálogo Anfitriones, aunque ambos archivos estarán compartidos.


Si el archivo utiliza información de otros archivos de FileMaker Pro (como bases de datos relacionadas, guiones externos o listas de valores), repita estos pasos para abrir los archivos y definirlos como Multiusuario.

Consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5 para obtener información sobre cómo ocultar archivos compartidos con Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro.

Consejo Agrupe los archivos en una carpeta para facilitar su localización.

Nota Con FileMaker Pro 4.1 y versiones anteriores, se podía añadir un carácter de subrayado al final del nombre para impedir que un archivo apareciera en el cuadro de diálogo Anfitriones. Con FileMaker Pro 5, esto sólo se realiza con la opción Multiusuario (oculto). Al convertir archivos creados con versiones anteriores, FileMaker Pro 5 establece la opción Multiusuario (oculto) en los archivos con nombres que terminen con un carácter de subrayado. De esta manera se conservan sus relaciones y guiones.

Cerrar archivos compartidosEl anfitrión puede cerrar los archivos que hospeda. Los invitados pueden cerrar las conexiones a los archivos compartidos.

Importante Para abandonar FileMaker Pro, escoja Salir (Windows) o Salir (Mac OS) en el menú Archivo. Si se desconecta el ordenador sin salir del programa, se pueden dañar los archivos y perder las modificaciones.

1. Escoja el menú Archivo > Cerrar.

2. Si es el anfitrión y hay invitados conectados, haga clic en Pedir en el cuadro de diálogo Pedir.

Nota Este cuadro de diálogo aparece cuando se realiza una tarea que requiere que todos los invitados cierren la conexión al archivo. Consulte “Funcionamiento de archivos compartidos” en la página 13-2.

Los invitados ven un mensaje indicando que cierren el archivo. Si los invitados hacen clic en Cerrar ahora, FileMaker Pro cierra el archivo. Si los usuarios no responden al mensaje y el archivo puede guardarse de manera segura, FileMaker Pro lo cierra transcurridos 30 segundos.

Abrir archivos como invitadoLos invitados pueden conectarse a un archivo una vez que lo ha abierto el anfitrión.


2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, haga clic en Anfitriones.

Invitados utilizandoel archivo

Si un invitado hace clic en Cancelar, FileMaker Pro no cierra la conexión al archivo


3. En el cuadro de diálogo Anfitriones, realice lo siguiente.

4. Seleccione un archivo y haga clic en Abrir.

Si la red está muy cargada, puede que no aparezca el archivo. Para comprobar la red durante un periodo más largo de tiempo, utilice uno de los procedimientos siguientes.

Si selecciona un anfitrión FileMaker Server (en lugar de un archivo compartido), podrá administrar el servidor de manera remota. Consulte la documentación de FileMaker Server para obtener información.


1 Si el anfitrión lo solicita o si no utiliza el archivo compartido, cierre la conexión.

Para este protocolo

Realice lo siguiente

IPX/SPX Continúe con el paso 4.

TCP/IP Para especificar un anfitrión TCP/IP local, haga clic en Anfitriones locales en la lista de la parte inferior. FileMaker Pro muestra los anfitriones locales de la red en la lista de la parte superior.

Para especificar un anfitrión fuera del área TCP/IP local, haga clic en Especificar anfitrión en la lista de la parte inferior. En el cuadro de diálogo Especificar anfitrión, escriba el nombre del anfitrión o la dirección IP. (Para añadir un anfitrión a la lista, haga clic en Añadir de form a permanente la entrada en la lista del anfitrión.) Haga clic en OK.

AppleTalk con zonas Seleccione la zona del anfitrión en la lista de la parte inferior.

AppleTalk sin zonas Continúe con el paso 4.

Seleccionar en la lista de archivos compartidos disponibles en el anfitrión

Anfitrión del ordenadorbajo Mac OS

Anfitrión del ordenadorbajo Windows

Anfitrión FileMakerServer

Cuadro de diálogo Anfitriones para una red IPX

Para este tipo de red Realice lo siguiente

1 TCP/IP

1 AppleTalk con zonas (Mac OS)

Pulse la tecla Ctrl (Windows) u Opción (Mac OS) al hace clic en la lista de la parte inferior

1 IPX/SPX (Windows)

1 AppleTalk sin zonas (Mac OS)

Haga clic en Cancelar para volver al cuadro de diálogo Abrir archivo. Pulse la tecla Ctrl (Windows) u Opción (Mac OS) al hacer clic en Anfitriones.

Zonas

Seleccionar en la lista de archivos compartidos disponibles en el anfitrión

Anfitrión delordenador bajo

Mac OS

Anfitrión delordenador para

Windows

AnfitriónFileMaker

Server

Cuadro de diálogo Anfitriones para una red AppleTalk con zonas


1 El acceso al archivo puede estar limitado si están atenuados algunos comandos, presentaciones o campos. Consulte “Proteger bases de datos con contraseñas y grupos” en la página 9-1.

1 Para obtener información sobre cómo compartir archivos en la Web, consulte “Publicar bases de datos en la Web” en la página 14-1.

Capítulo 14Publicar bases de datos en la Web

Con FileMaker Pro los datos se pueden poner en la Web a disposición de los usuarios. Por ejemplo, se puede publicar un calendario de eventos, de manera que los clientes puedan acceder a la información usando un navegador.

En este capítulo se explica:

1 cómo acceder y trabajar con datos en Internet o en una intranet a través de la Web

1 los requisitos para acceder a bases de datos

1 los requisitos para publicar bases de datos

1 cómo publicar bases de datos con Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro

Publicación de bases de datos en la WebCon FileMaker Pro, se pueden publicar bases de datos en la World Wide Web (o en una intranet) utilizando Web Companion de FileMaker Pro. No se necesita software adicional. Se puede acceder a Internet o a una intranet con cualquier navegador para visualizar, editar, ordenar o buscar en bases de datos, siempre que se disponga de privilegios de acceso.

Nota En la documentación de FileMaker Pro se utiliza el término publicar en la Web para referirse a las bases de datos a las que se puede acceder en Internet o en una intranet.

Las bases de datos se publican en la Web para:

1 poner datos a disposición de un gran número de personas, con cualquier ordenador y en cualquier lugar del mundo. (No obstante, el acceso al archivo se puede restringir.)

1 acceder a los datos desde diversas ubicaciones, por ejemplo, cuando se viaja o se trabaja en casa.

Terminología WebPara publicar una base de datos, se deben comprender los conceptos siguientes.


Internet Red de ordenadores unidos por líneas de datos que se comunican usando estándares de software comunes. La World Wide Web forma parte de Internet.

Intranet Red de ordenadores utilizados para compartir información dentro de una empresa o un grupo de trabajo. Por ejemplo, una intranet corporativa puede conectar sucursales en todo el mundo. Las intranets se pueden enlazar a Internet.

World Wide Web Extenso conjunto de documentos, o páginas, almacenados en ordenadores denominados servidores Web.

Servidor Web Ordenador conectado a Internet o a una intranet y que tiene instalada una aplicación de servidor Web. Las aplicaciones de servidor Web proporcionan páginas Web o archivos asociados a navegadores. Web Companion de FileMaker Pro es una aplicación de servidor Web.

Página Web Documento que reside en un servidor Web. Las páginas Web contienen código HTML.

HTML (Hypertext Markup Language, Lenguaje de marcas de hipertexto)

Sistema de códigos o etiquetas que define el modo de visualización de la información de una página Web en un navegador.

Sitio Web Grupo de páginas Web enlazadas en un servidor de Web.


Web Companion de FileMaker ProWeb Companion es un plug-in de FileMaker Pro. Web Companion funciona como aplicación de servidor Web, ya que comunica con navegadores que solicitan (o proporcionan) datos a bases de datos de FileMaker Pro.

Nota Web Companion también actúa como aplicación CGI (Common Gateway Interface, interfaz común de puerta de acceso), gestionando la interacción entre FileMaker Pro y el navegador. Las bases de datos se pueden publicar utilizando aplicaciones CGI de otros fabricantes.

Publicación en la Web al instantePublicación en la Web al instante de FileMaker Pro permite publicar bases de datos de manera fácil y rápida. No es necesario modificar la base de datos, usar software adicional ni diseñar páginas Web. Con FileMaker Pro se incluye Publicación en la Web al instante.

Página Web principal

Primera página a la que se accede al conectar con un sitio Web.

Navegador Web Aplicación de software que visualiza páginas Web. Internet Explorer y Netscape Navigator son navegadores.

Ordenador anfitrión

Servidor Web que ejecuta FileMaker Pro con Web Companion activado para publicación en la Web. Las bases de datos publicadas deben abrirse en el ordenador anfitrión.

Dirección IP (Internet Protocol, protocolo de Internet)

Dirección exclusiva de cada ordenador conectado a Internet o a una intranet. Las páginas Web se envían de una dirección IP a otra: primero, el navegador solicita páginas específicas y después, la aplicación de servidor proporciona la página solicitada al navegador.

ISP (Internet service provider, proveedor de servicios Internet)

Empresa que proporciona conexiones a Internet. Un ISP también puede proporcionar servicios de hospedaje de bases de datos de FileMaker Pro en la Web.

CSS (Cascading style sheets, hojas en cascada)

Lenguaje que proporciona más control que HTML sobre el diseño y la presentación de páginas Web. Las hojas en cascada funcionan como plantillas en las páginas Web. Si las páginas Web contienen CSS, se deben visualizar en un navegador que las admita.

Término Significado Publicar bases de datos con Web Companion de FileMaker Pro

Navegador Web que solicita o envía datos. Web Companion devuelve páginas que contienen datos

Conexión a Interneto intranet

Ordenador anfitrión ejecutando FileMaker Pro. Web Companion está activado y la base de datos abierta

Ordenadores ejecutando software de navegadores Web

Publicar bases de datos en la Web 14-3

Nota Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro está diseñado para compartir datos en grupos de trabajo pequeños o para acceder a datos en una red. Para obtener información sobre el número de usuarios que pueden acceder a la base de datos publicada, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba guests.

Con FileMaker Pro también se publican datos de otras dos maneras:

1 Para tener más control sobre el aspecto y la funcionalidad de la base de datos publicada, utilice las características disponibles en FileMaker Developer. Por ejemplo, se pueden crear páginas Web personalizadas que introduzcan de manera interactiva los nombres de los usuarios en un campo de la base de datos. Para obtener información sobre FileMaker Developer, escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web.

1 Si los datos no se modifican a menudo, o para que los usuarios no se conecten directamente a la base de datos, pueden usarse publicaciones estáticas para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet. Mediante la publicación estática, los datos de FileMaker Pro se exportan para crear una página Web. La página no se actualiza cuando cambia la información de la base de datos y los usuarios no se conectan directamente a ella. (Si se usa Publicación en la Web al instante, los datos se actualizan en la ventana del navegador cada vez que se envía una solicitud a Web Companion.)

La publicación estática se describe en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba static web publishing.

En este capítulo se explica cómo publicar bases de datos usando la Publicación en la Web al instante.

Trabajar con bases de datos en la WebPara trabajar con una base de datos publicada de FileMaker Pro, se requiere:

1 un navegador Web. Para obtener más información, consulte “Requisitos del navegador” en la página 14-13.

1 acceder a Internet o a una intranet

1 la dirección IP del ordenador que hospeda el archivo de la base de datos

Para acceder a una base de datos publicada, se inicia el navegador y se escribe la dirección IP del ordenador anfitrión.

En la página Web principal que aparece, haga clic en un nombre de archivo para abrir la base de datos. Si fuera necesaria una contraseña, escríbala en el cuadro de diálogo Contraseña. A continuación se abre la base de datos.

Nota Si se usa Base de datos de seguridad en Web, los usuarios también deben introducir la contraseña. Para obtener información sobre la seguridad en la Web, consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.

Escribir la dirección IP en la ventana del navegador

Hacer clic enun nombre de

archivo para abrirla base de datos

Página Web principal incorporada en Web Companion


La página Web principal incorporada, denominada Portal Web al instante, enumera las bases de datos de FileMaker Pro abiertas en el ordenador anfitrión y compartidas en la Web. (Consulte “Activar compartición de Web Companion” en la página 14-11.)

Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro proporciona páginas Web, o vistas, para trabajar con bases de datos. Para examinar, buscar, ordenar, añadir, modificar o eliminar registros sólo es necesario hacer clic en los botones o en los enlaces. (Consulte “Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en la página 14-16.)


1 Al publicar bases de datos, se puede usar la página Web principal incorporada en Web Companion o crear una página personalizada. Consulte “Crear páginas Web personalizadas” en la página 14-7 y “Escoger una página principal para publicación en la Web” en la página 14-9.

1 Para evitar que los archivos aparezcan en la página Web principal incorporada, consulte “Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadas” en la página 14-6.

1 El usuario puede escribir la dirección IP del ordenador anfitrión o se le puede proporcionar un enlace a la base de datos de la página Web.

1 En algunos casos, los usuarios escriben el dominio y el nombre del ordenador anfitrión en lugar de la dirección IP, por ejemplohttp://cuentas.empresa.com. O bien, escriben el nombre del anfitrión, como http://empresa.com. Para obtener información, póngase en contacto con el proveedor de servicios Internet o con el administrador de la red.

1 Si no se utiliza el número de puerto por defecto de Web Companion (80), se debe añadir este número a la dirección IP. Consulte “Especificar un número de puerto para publicación en la Web” en la página 14-11.

1 Para obtener información acerca de gráficos, sonido y películas en la red, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba container fields.

Requisitos para publicar bases de datos en la WebPara publicar bases de datos usando Publicación en la Web al instante, se requiere:

1 un ordenador Windows o Mac OS con FileMaker Pro 5

1 instalar Web Companion de FileMaker Pro. Para obtener información sobre requisitos de hardware e instalaciones de software, consulte la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro

1 un acceso a Internet o a una intranet (consulte la sección siguiente)

1 una o varias bases de datos de FileMaker Pro

Base de datos de FileMaker Pro en navegador



1 Para obtener información sobre la seguridad de los datos en la Web, consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.

1 Para obtener información acerca de la configuración de bases de datos para su publicación en la Web, consulte “Publicación de bases de datos en la Web: generalidades” en la página 14-7.

1 Para la publicación en la Web se puede crear una página Web principal personalizada. Consulte “Crear páginas Web personalizadas” en la página 14-7.

1 Para obtener información sobre la creación de presentaciones para su publicación en la Web, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba layouts, on web.

Conectar con Internet o con una intranetAl publicar bases de datos en Internet o en una intranet, el ordenador anfitrión debe ejecutar FileMaker Pro y abrir las bases de datos. Además:

1 Para publicar una base de datos en Internet, el ordenador anfitrión debe estar permanentemente conectado a Internet.

El ordenador anfitrión debe tener una dirección IP estática (permanente). Sin embargo, si la conexión al ISP (proveedor de servicios Internet) se realiza a través de módem, se puede asignar dinámicamente la dirección IP del anfitrión (diferente en cada conexión). Las direcciones IP dinámicas dificultan a los usuarios localizar las bases de datos.

1 Para publicar una base de datos dentro de una empresa o un grupo de trabajo, el ordenador anfitrión debe tener una conexión permanente a una intranet que use TCP/IP.

Importante Se recomienda encarecidamente publicar la base de datos en un ordenador con conexión permanente a Internet o a una intranet. Las bases de datos se pueden publicar sin una conexión permanente, pero sólo estarán disponibles a los usuarios cuando el ordenador anfitrión esté conectado.

Si no se tiene certeza del tipo de acceso disponible, consulte al proveedor de servicios Internet o al administrador de la red. Para obtener más información, escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web.

Proteger bases de datos publicadasAl publicar una base de datos, se puede limitar el acceso a la misma y las tareas que los usuarios pueden realizar:

1 Los mismos privilegios de acceso especificados en FileMaker Pro, tienen efecto al publicar la base de datos en la Web. Para abrir una base de datos en el navegador, los usuarios de Web deben introducir la misma contraseña que usan para abrir un archivo en FileMaker Pro. Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3, y “Definir contraseñas” en la página 9-1.

1 La administración remota se puede permitir o restringir. Consulte “Activar administración a distancia para publicación Web” en la página 14-10.

1 Se puede especificar en Web Companion la dirección IP que solicita los datos. Consulte “Seleccionar un método de seguridad para publicación en la Web” en la página 14-10.

1 Se puede especificar una presentación que limite los campos a los que los usuarios acceden. (Los usuarios de Web pueden acceder a todos los registros de una base de datos abierta.) Consulte “Escoger presentaciones para publicación en la Web” en la página 14-14.

1 Se pueden seleccionar estilos Web que sólo permitan a los usuarios buscar en la base de datos o introducir registros nuevos. Consulte “Escoger un estilo de Web” en la página 14-12.


Consejo Al crear una contraseña para una base de datos publicada o para la administración remota, utilice sólo caracteres de la A a la Z, numerales o una combinación de ambos. No incluya espacios. (Algunos caracteres pueden interpretarse incorrectamente en la Web.) Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

Los privilegios de acceso a FileMaker Pro son prácticos, fáciles de usar y suponen la mejor elección para la mayoría de las necesidades de seguridad de bases de datos. No obstante, se puede usar Base de datos de seguridad en Web para disponer de características de seguridad adicionales. No olvide las observaciones siguientes:

1 Al seleccionar restricciones de campos en Publicación en la Web al instante, compruebe que están deseleccionadas Buscar exactamente, Actualizar exactamente y Borrar exactamente en Base de datos de seguridad en Web.

1 Para obtener más información sobre bases de datos de seguridad en Web, consulte Seguridad en la web.pdf, en la carpeta Seguridad en la web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5).

Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadasNo olvide los siguientes temas de seguridad al publicar bases de datos:

1 Advertencia Los usuarios e invitados de FileMaker Pro que abren con el privilegio de acceso Exportar registros una base de datos, pueden publicarla (activando Web Companion de FileMaker Pro en sus ordenadores). Tome precauciones al conceder privilegios de acceso a los invitados. Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

1 Debido al funcionamiento de los servidores Web, los usuarios expertos pueden eliminar todos los archivos de la carpeta Web. No coloque documentos ni bases de datos privadas en la carpeta Web. (La carpeta Web se encuentra en la carpeta FileMaker Pro 5.)

1 Para evitar que una base de datos publicada se visualice en la página Web principal incorporada, realice una de las acciones siguiente:

1 Asigne un nuevo nombre a la base de datos para incluir un carácter de subrayado al final del nombre del archivo, antes de la extensión (por ejemplo, Pedidos_ o Pedidos_.fp5). Recuerde que al cambiar el nombre de un archivo es necesario modificar sus referencias en relaciones y guiones.

1 En el cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione Multiusuario (Oculto). Con esta opción, el archivo está también disponible a través de TCP/IP. Consulte “Abrir archivos como anfitrión” en la página 13-4.

1 Si se especifica una presentación para la publicación, los usuarios de Web sólo pueden acceder a los campos de la presentación especificada. No obstante, los usuarios expertos pueden utilizar características disponibles con el software FileMaker Developer para modificar las presentaciones a las que accedan. Consulte “Escoger presentaciones para publicación en la Web” en la página 14-14.

1 Los campos relacionados de una presentación publicada aparecen cuando un usuario abre el archivo maestro. El archivo relacionado se abre con los privilegios asociados a la contraseña del archivo maestro. Consulte “Escoger presentaciones para publicación en la Web” en la página 14-14 y “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.

1 Para no publicar una base de datos abierta en el ordenador anfitrión, compruebe que esté desactivada la compartición de Web Companion. Consulte “Activar compartición de Web Companion” en la página 14-11.


Crear páginas Web personalizadasEn lugar de la página Web principal incorporada en Web Companion de FileMaker Pro, se puede usar una personalizada. (Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3.) Por ejemplo, la página Web principal personalizada puede incluir los siguientes elementos:

1 enlace con la base de datos publicada

1 descripción de la base de datos

1 dirección de correo electrónico o enlace de correo automatizado, para que los usuarios se pongan en contacto con el anfitrión

1 logotipo de la empresa u otros gráficos

Al crear una página Web principal personalizada, es necesario un editor de texto o una aplicación de creación de páginas Web para la edición HTML. Al asignar un nombre al archivo de la página principal, debe incluirse la extensión .htm o .html (por ejemplo, empresa.htm o empresa.html).

Una vez creada la página Web principal, desplácela al nivel superior de la carpeta Web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5). A continuación, configure Web Companion para que use dicha página. Consulte “Escoger una página principal para publicación en la Web” en la página 14-9.

Publicación de bases de datos en la Web: generalidadesUna vez configurada la conexión a Internet o a una intranet, se puede publicar la base de datos.

Importante Antes de publicarla, compruebe la seguridad de los datos. Consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.

Realice los pasos siguientes en un ordenador conectado a Internet o a una intranet a través de TCP/IP:

Sólo es necesario realizarlos una vez:

1. Si ha creado una página Web principal personalizada, desplácela al nivel superior de la carpeta Web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5). (Consulte la sección anterior, “Crear páginas Web personalizadas”.)

2. Active el plug-in Web Companion de FileMaker Pro. (Consulte “Activar Web Companion de FileMaker Pro” en la página 14-8.)

3. Compruebe que Publicación en la Web al instante está activada, (Consulte “Activar publicación en la Web al instante” en la página 14-8.)

4. Compruebe las demás opciones de Web Companion y realice los cambios necesarios. (Consulte “Web Companion de FileMaker Pro” en la página 14-8.)

Repita los pasos siguientes en cada base de datos publicada:

1. Active la compartición de Web Companion. (Consulte “Activar compartición de Web Companion” en la página 14-11.)

2. Escoja un estilo Web y configure las páginas Vista Tabla, Vista Formulario, Buscar y Ordenar. (Consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la página 14-11.)

3. Pruebe la base de datos en Internet o en una intranet. (Consulte “Probar una base de datos publicada” en la página 14-15.)

4. Comunique a los usuarios cómo acceder a la base de datos. (Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3.)


Activar Web Companion de FileMaker ProSólo es necesario activar las preferencias una vez:

1. Escoja el menú Edición > Preferencias > Aplicación.

2. En el cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación, haga clic en la pestaña Plug-ins.

3. Seleccione el cuadro de verificación Web Companion.

Nota Si Web Companion no aparece en el cuadro de diálogo, es necesario instalar el plug-in. (Consulte la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro.)

4. Haga clic en Configurar para definir las opciones de Web Companion, o haga clic en OK.

Web Companion de FileMaker ProUna vez activado Web Companion, compruebe que la configuración sea correcta. Puede no ser necesario modificar estos ajustes, ya que los valores por defecto son apropiados para la mayoría de los usuarios.


2. En el cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación, haga clic en la pestaña Plug-ins.

3. Seleccione Web Companion en la lista y haga clic en Configurar.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.

4. Escoja las opciones de configuración que desee (ver abajo) y haga clic en OK.

5. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, haga clic en Aceptar.

Nota Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro está diseñado para compartir datos en grupos de trabajo pequeños o para acceder a datos en una red. Para obtener información sobre el número de usuarios que pueden acceder a una base de datos publicada, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba guests.

Activar publicación en la Web al instante

Seleccione el cuadrode verificación Web

Companion.


Publicar bases de datos

Compruebe que está seleccionado Activar publicación en la Web al instante en el cuadro de diálogo Configurar Web Companion.

Interrumpir la publicación de todas las bases de datos

Deseleccione Activar publicación en la Web al instante.


Escoger una página principal para publicación en la WebAl especificar en un navegador Web la dirección IP (o el nombre del anfitrión y del dominio) del ordenador anfitrión, aparece la página Web de la base de datos. Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3.

Se puede definir una opción para visualizar la página Web principal personalizada en lugar de la incorporada en Web Companion. Consulte “Crear páginas Web personalizadas” en la página 14-7.

En el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion, escoja la página en la lista Página Web.

Escoger un idioma para publicación en la Web al instanteSe puede escoger un idioma para la interfaz y la Ayuda en pantalla de publicación en la Web al instante de FileMaker Pro. Esta opción no afecta a los datos.

Para especificar el idioma de la interfaz de Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro, escoja un idioma en la lista Idioma del cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.

Realizar seguimiento de la actividad de la Web con archivos de registroPara realizar el seguimiento de la actividad de los usuarios en las bases de datos, active una o varias de las siguientes opciones del cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.

Web Companion crea archivos de registro en la carpeta FileMaker Pro 5. Pueden visualizarse en aplicaciones de archivos de texto. Para obtener más información, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba log of web activity.

Consejo También se pueden usar las funciones externas de Web Companion de FileMaker Pro para realizar el seguimiento de la actividad de los usuarios. Las funciones externas se describen en la ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba external functions.

Interrumpir la publicación de una base de datos

Desactive la compartición de Web Companion en esa base de datos. Consulte “Activar compartición de Web Companion” en la página 14-11.


Seleccionar Para realizar el seguimiento deEn este archivo

Acceder al archivo de registro

Información de los usuarios de Web que acceden a la base de datos (por ejemplo, la dirección IP de los usuarios y las páginas a las que accedieron)

access.log

Archivo de registro de errores

Errores generados por Web Companion error.log

Información del archivo de registro

Entradas realizadas con etiquetas de sustitución de registros FMP en archivos de publicación Web personalizados. Pueden crearse archivos personalizados utilizando FileMaker Developer. Para obtener más información, consulte la documentación de FileMaker Developer.

info.log


Activar administración a distancia para publicación WebSi se activa la administración remota, se pueden realizar en ordenadores distintos del anfitrión las siguientes tareas:

1 abrir o cerrar bases de datos, utilizando las características disponibles en FileMaker Developer

1 utilizar los comandos HTTP Put y Get para cargar y descargar archivos de bases de datos desde y hasta la carpeta Web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5). Además, se puede cargar cualquier archivo en la carpeta Web. Para obtener información sobre comandos HTTP, consulte la documentación del navegador Web o un manual de HTML.

1 acceder a una base de datos de seguridad en Web. Para obtener más información sobre bases de datos de seguridad en Web, consulte WebSecurity.pdf, ubicado en la carpeta Web Security.

Escoja una opción de administración remota en el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion:

En la Ayuda se incluye información sobre las contraseñas de administración remota. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba remote administration. Para obtener más información, consulte la documentación de FileMaker Developer.

Seleccionar un método de seguridad para publicación en la WebWeb Companion utiliza los privilegios de acceso de FileMaker Pro por defecto. No obstante, para disponer de características de seguridad adicionales, se puede usar también Base de datos de seguridad en Web. Para obtener más información, consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.

Para seleccionar un método de seguridad, escoja Privilegios de acceso a FileMaker Pro o Base de datos de seguridad en Web en el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.

Para especificar los ordenadores que pueden acceder a las bases de datos, seleccione Restringir acceso a direcciones IP y escriba una o varias direcciones IP. Por ejemplo, especifique que sólo la dirección 12.34.56.78 tenga acceso a la base de datos.


1 Si no se selecciona Restringir acceso a direcciones IP, cualquier usuario puede acceder a la página principal de la base de datos. No obstante, se puede limitar el acceso a bases de datos individuales mediante privilegios de acceso o con bases de datos de seguridad en Web.

1 Al especificar una dirección IP en el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion:

1 La dirección IP debe ser numérica

1 Se pueden escribir varias direcciones separadas por comas. Por ejemplo, 1.2.3.4, 5.6.7.8

1 Se puede introducir un símbolo comodín (*) para el último número de la dirección. Por ejemplo, 1.2.* permite el acceso a cualquier dirección IP que comience por 1.2., como 1.2.3.4 ó 1.2.34.56

Para Seleccionar

Evitar la administración remota Desactivado

Permitir la administración remota sin contraseña

No necesita contraseña. Advertencia Si se selecciona esta opción, cualquier usuario de Web puede administrar remotamente la base de datos.

Exigir una contraseña para la administración remota

Exige contraseña y después escribir la contraseña en el cuadro.


Especificar un número de puerto para publicación en la WebEl puerto TCP/IP del cuadro de diálogo Configuración de Web Companion especifica la ubicación de las bases de datos de FileMaker Pro.

Si el puerto número 80 ya está en uso (por ejemplo, ejecutando otra aplicación de servidor Web), se puede cambiar Puerto TCP/IP nº a 591. FileMaker, Inc. ha registrado el puerto número 591 en IANA (Internet Assigned Numbers Authority) para su uso con Web Companion de FileMaker Pro.

Nota Si se usa un puerto distinto del número 80, los usuarios de Web no podrán acceder a la base de datos a menos que añadan dos puntos y el nuevo puerto a la dirección IP (o el nombre del anfitrión y del dominio). Por ejemplo, los usuarios deberán escribir 12.34.56.78:591 o http://cuentas.empresa.com:591/

Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3.

Activar compartición de Web CompanionPara cada base de datos que se vaya a publicar en la Web:

1. Abra la base de datos.


Debe disponer del privilegio de acceso Exportar registros para abrir el cuadro de diálogo Compartir archivo. Si no puede abrirlo, abra la base de datos con una contraseña que proporcione el privilegio Exportar registros. Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

3. En el área Compartir Companion del cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione el cuadro de verificación Web Companion.

Si Web Companion está atenuado, consulte “Activar Web Companion de FileMaker Pro” en la página 14-8. Si Web Companion no aparece en el cuadro de diálogo, debe instalar el plug-in. (Consulte la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro.)

4. Haga clic en Configurar vistas, para configurar las vistas del navegador, o haga clic en OK.

Consulte la sección siguiente, “Configurar las vistas en el navegador”.)

Para interrumpir la publicación de la base de datos actual, deseleccione Web Companion en el cuadro de diálogo Compartir archivo. Para interrumpir la publicación de todas las base de datos, desactive Publicación en la Web al instante. Consulte “Activar publicación en la Web al instante” en la página 14-8.

Configurar las vistas en el navegadorEn un navegador Web, los usuarios pueden ver páginas diferentes, o vistas, de la base de datos:

1 página Vista Tabla, para trabajar con varios registros al mismo tiempo

1 página Vista Formulario, para trabajar con un registro cada vez

1 página Buscar, para buscar información

1 página Ordenar, para ordenar información (si está activada)

Seleccionar elcuadro de

verificaciónWeb

Companion.

Hacer clic para configurar las vistas del navegador


Al configurar las vistas del navegador, se puede escoger el estilo Web para la base de datos. También se pueden escoger las presentaciones que se mostrarán en las páginas Vista Tabla, Vista Formulario y Buscar. Las presentaciones y los estilos se combinan para determinar la apariencia de las bases de datos en el navegador.

Los usuarios de Web sólo ven las páginas y características activadas. Por ejemplo, si se desactiva la ordenación, los usuarios no verán la página Buscar. Para obtener más información acerca de las páginas a las que pueden acceder los usuarios, consulte “Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en la página 14-16.

Para configurar vistas de publicación en la Web:


Consulte la sección anterior, “Activar compartición de Web Companion”.

2. En el área Compartir Companion del cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione Web Companion y haga clic en Configurar vistas.

3. En el cuadro de diálogo Configurar vistas en Web Companion, escoja las opciones que desee (ver a continuación).

4. En el cuadro de diálogo Compartir archivo, haga clic en Hecho y después en OK.

Nota Esta configuración se aplica sólo a la base de datos actual. Las vistas del navegador deben configurarse independientemente en cada base de datos.

Escoger un estilo de WebPublicación en la Web al instante de FileMaker Pro incluye estilos para determinar la apariencia de la base de datos en el navegador. Por ejemplo, se puede escoger el estilo Lavanda para visualizar los títulos y los botones en una combinación de morados. También se pueden escoger estilos diseñados específicamente para la búsqueda o para la creación de registros.

Se puede escoger un estilo diferente para cada base de datos publicada.

Para escoger un estilo, haga clic en la pestaña Estilo Web del cuadro de diálogo Configurar vistas en Web Companion y después seleccione un estilo.

A menos que se indique en la tabla siguiente, las páginas Web pueden mostrar estos estilos: Vista Formulario, Vista Tabla, Buscar, Ordenar, Nuevo registro y Editar registros. Para obtener más información consulte las secciones “Requisitos del navegador” y “Generar presentaciones”.

Estilo WebGenera pre-sentaciones Comentario

GrisLavanda Trigo suave

Sí Estos estilos son idénticos, excepto por las combinaciones de color de los títulos y botones. Gris suave utiliza colores neutros, ideales en muchas presentaciones.

Verde helecho No Apariencia similar a Gris, Lavanda y Trigo suave, pero puede visualizarse en más navegadores

Azul y oro 1 Sí Similar al estilo de Publicación en la de FileMaker Pro 4.0, pero no incluye el rango de registros ni el icono de libro

Hacer clic enEstilo Web

Seleccionar unestilo Web

Información delestilo seleccionado


Requisitos del navegadorAl escoger un estilo Web, tenga en cuenta el software del navegador que se utiliza para acceder a la base de datos:

1 Si se escoge un estilo que genera presentaciones, los usuarios deben visualizar la base de datos en un navegador que admita hojas en cascada nivel 1 (CSS1), como Internet Explorer 4.0 (o posterior). Además, debe estar activado JavaScript™. Para obtener más información, consulte la documentación del navegador.

1 Con estilos que no generen presentaciones, no es necesario utilizar navegadores que admitan hojas en cascada. Por ejemplo, los usuarios pueden visualizar la base de datos en Internet Explorer 3.0 o Netscape Navigator 3.0 (o posterior).

1 Si no está seguro del navegador que se usará para acceder a la base de datos, escoja el estilo Helecho verde.

Generar presentacionesLa mayoría de los estilos Web generan presentaciones: visualizan las presentaciones en un navegador casi con la misma apariencia que tienen en FileMaker Pro. Los estilos Web pueden generar presentaciones en vista Formulario, Nuevo registro y Editar registro. (Consulte “Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en la página 14-16.)

Con estilos que no generen presentaciones, los usuarios de Web no ven los estilos de texto, los fondos ni los colores que se visualizan en FileMaker Pro.

Azul y oro 2 No Idéntico al estilo de Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro 4.0. El rango de registros y los iconos de libro aparecen en navegadores que utilizan Java™. Si el navegador no utiliza Java, los controles aparecen como enlaces.

Sólo búsqueda

Sí Similar a un motor de búsqueda, este estilo sólo permite buscar y visualizar registros. Sólo se visualizan las páginas Vista Formulario, Vista Tabla y Buscar.

Sólo entrada Sí Como en los libros de visita, este estilo sólo permite añadir un registro. Sólo se visualiza la página Nuevo registro. (Web Companion muestra un mensaje de confirmación tras añadir el registro.)

Estilo WebGenera pre-sentaciones Comentario

Base de datos en una ventana de FileMaker Pro

Estilo Gris suave en un navegador

Este estilo genera la presentación que aparece en la ventana de FileMaker Pro


Escoger presentaciones para publicación en la WebLas presentaciones determinan los campos y el formato de los datos que ven los usuarios.

Para escoger una presentación para la página Web, haga clic en la pestaña Vista Tabla, Vista Formulario o Buscar en el cuadro de diálogo Configurar vistas en Web Companion y seleccione una presentación de la lista.


1 La presentación escogida para Vista Formulario se usa también para las páginas Nuevo registro y Editar registro. Consulte “Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en la página 14-16.

1 Para las páginas Vista Tabla y Buscar, puede escoger Todos los campos (sin formato) para mostrar todos los campos definidos en la base de datos, en el orden en que fueron creados. No obstante, en la mayoría de los casos, es necesario especificar una presentación para los campos que vayan a ver los usuarios.

1 Los campos relacionados no se visualizan si se escoge Todos los campos (sin formato). Para obtener más información acerca de la visualización de campos relacionados, consulte “Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadas” en la página 14-6.

1 En la página Buscar, escoja una presentación que no incluya campos sumario, globales ni contenedor. Si la presentación incluye campos de estos tipos, los usuarios no podrán introducir criterios de búsqueda en los campos, aunque se visualicen en el navegador.

1 Para obtener información sobre presentaciones para publicación en la Web, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba layouts, on web.

Configurar opciones de ordenación para publicación en la WebSe pueden definir opciones para la página Ordenar del navegador.

Estilo Helecho verde en un navegador

Este estilo no genera la presentación. Por ejemplo, no aparece el logotipo y los campos y sus nombres se visualizan verticalmente.

Hacer clicen una

pestaña

Seleccionar presentación

Campos de lapresentaciónseleccionada


Para definir las opciones de ordenación, haga clic en la pestaña Ordenar del cuadro de diálogo Configurar vistas en Web Companion y después seleccione una de las opciones siguientes.

Para obtener información sobre la ordenación de campos y el tipo de ordenación, consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.

Probar una base de datos publicadaAntes de informar a los usuarios de que la base de datos publicada está disponible, póngala a prueba. Por ejemplo:

1 Haga clic en los enlaces y botones para visualizar páginas diferentes.

1 Pruebe características como la búsqueda y adición de registros.

1 Pruebe la base de datos con distintos navegadores y sistemas operativos.

1 Compruebe que los usuarios no autorizados no pueden acceder a los datos ni modificarlos.

Consejo Las características de la publicación Web pueden probarse en FileMaker Pro sin necesidad de estar conectado a Internet o a una intranet. Para obtener más información, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Web Companion, testing databases.

Para Seleccionar

Desactivar la ordenación en el navegador

No ordenar los registros

Esta opción acelera el acceso a la base de datos. Los registros se visualizan en el orden en que se añadieron. El botón Ordenar no aparece en Vista Tabla ni en Vista Formulario.

Permitir que los usuarios definan la ordenación de los datos

El usuario define la ordenación por los campos especificados en el navegador. Haga clic en Especificar para escoger los campos. A continuación, haga clic en OK en el cuadro de diálogo Especificar ordenación.

Si un usuario ordena registros, su orden no afecta al de los demás usuarios. Los usuarios sólo pueden ordenar los campos permitidos.

Ordenar los registros antes de que se visualicen en el navegador

Predefina la ordenación por campos específicos antes de transferirlos al navegador. Haga clic en Especificar para escoger los campos; a continuación, haga clic en OK en el cuadro de diálogo Especificar ordenación.

Los registros siempre se visualizan en el orden escogido. El botón Ordenar no aparece en Vista Tabla ni en Vista Formulario.

Hacer clic enOrdenar

Escoger unaopción para la

página Ordenar

Ordenar losregistros

especificados


Visualizar en un navegador la publicación en la WebEn las secciones siguientes se describen las páginas disponibles en Publicación en la Web al instante de FileMaker Pro.

Examinar registros en la Vista FormularioLa página Vista Formulario muestra un registro cada vez, facilitando la visualización de sus detalles.

Hacer clic para ver una lista de registros

Vista Formulario en un navegador

Hacer clic para editar el registro

Hacer clic para crear un registro

Hacer clic para eliminar el registro

Hacer clic para buscar unregistro o un grupo de registros

Hacer clic para visualizartodos los registros

Escribir un número de registro y hacer clic en la flecha para ver un registro específico

Hacer clic para ver la página Web principal de la base de datos

Hacer clic paraordenar los registros

Hacer clic para ver el registro siguiente

Hacer clic para obtener ayuda


Examinar registros en Vista TablaLa página Vista Tabla enumera múltiples registros. Cada fila visualiza un registro y cada columna muestra un campo.

Buscar registrosLa página Buscar proporciona opciones para buscar información en la base de datos. Los resultados de la búsqueda se visualizan en Vista Tabla.

Vista Tabla en un navegador

Hacer clic para visualizarel primer registro en

Vista Formulario

Escribir el rango de registros a mostrar (como 1-5) y hacer clic en la flecha

Hacer clic en un número deregistro para visualizarlo en

Vista Formulario

Buscar en un navegador

Hacer clic para restablecerlos criterios de búsqueda

Escribir los criterios de búsqueda y hacer clic en Iniciar búsqueda

Escoger un tipo de búsqueda

Hacer clic para volver a VistaTabla o Vista Formulario sinbuscar en la base de datos

Escoger un operador de búsqueda

Hacer clic para buscar registros


Ordenar registrosLa página Ordenar proporciona opciones para modificar el orden de los registros.

Crear registrosLa página Nuevo registro visualiza un formulario para introducir datos.

Nota No hay una página Web independiente para eliminar registros. Al hacer clic en Eliminar registro en Vista Formulario, se indica a los usuarios que confirmen la eliminación.

Ordenar registros en un navegador

Hacer clic para restablecerlos criterios de ordenación

Seleccionar el orden ascendente o descendente o una ordenación personalizada basada en una lista de valores

Hacer clic para volver aVista Tabla o Vista

Formulario sin ordenarregistros

Hacer clic para ordenarlos registros

Seleccionar nombres de campo para la primera,segunda, tercera y cuarta ordenación

Crear registros en un navegador

Introducir datos en loscampos

Hacer clic para añadir unregistro a la base de datos

Hacer clic para volver a Vista Tabla oVista Formulario sin añadir registros

Borrar la información introducida


Editar registrosLa página Editar registro visualiza un formulario para modificar los datos existentes.

Editar registros en un navegador

Cambiar datos de los campos

Hacer clic para modificar registros

Hacer clic para volver a Vista Tabla oVista Formulario sin modificar registros

Borrar la información modificada

Capítulo 15Utilizar ODBC con FileMaker Pro


1 configurar una base de datos de FileMaker Pro para compartir datos mediante ODBC

1 importar datos a una base de datos existente de FileMaker Pro utilizando ODBC

ODBCODBC (Open Database Connectivity, conectividad abierta de bases de datos) es una interfaz de programación de aplicaciones (API) que permite acceder a datos de un gran número de sistemas de gestión de bases de datos. ODBC proporciona a una gran variedad de aplicaciones cliente, un lenguaje común para interactuar con diversas fuentes de datos y servicios de base de datos.

Todas las aplicaciones que admiten ODBC reconocen un subconjunto de secuencias SQL (Structured Query Language, lenguaje de consulta estructurado) común. El lenguaje SQL permite el uso de otras aplicaciones (como herramientas de consulta y de informe, hojas de cálculo y aplicaciones de procesamiento de textos) para ver, analizar y modificar datos de FileMaker Pro.

Terminología ODBCAntes de trabajar con ODBC, es conveniente comprender los términos siguientes.


DBMS (Database Management System, sistema de gestión de bases de datos)

Aplicación que permite almacenar, procesar y recuperar información de una base de datos

Origen de datos Datos a los que se va a acceder (como un DBMS) e información para ubicarlos (como la ruta o la dirección IP)

SQL (Structured Query Language, lenguaje de consulta estructurado)

Lenguaje de programación estándar que controla e interactúa con un DBMS

Aplicación cliente

Oracle

Componentes ODBC

Administrador de controladores

Controlador ODBC de servidor SQL

Controlador ODBC de FileMaker Pro

Controlador ODBC de Oracle

FileMaker ProServidor SQL de Microsoft


Admisión de ODBC en FileMaker ProLa admisión de ODBC se usa en FileMaker Pro para:

1 trabajar con datos de FileMaker Pro en aplicaciones compatibles con ODBC para crear diagramas, generar consultas apropiadas y analizar datos con diversas aplicaciones de software

1 crear consultas SQL en FileMaker Pro para importar datos de otros orígenes de datos ODBC, como Microsoft Access o bases de datos de Oracle

Para obtener una lista de los comandos SQL admitidos por FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba SQL support.

Compartir datos de FileMaker Pro mediante ODBCEn esta sección se proporcionan instrucciones para compartir datos de FileMaker Pro con otras aplicaciones compatibles con ODBC. El proceso de creación de consultas SQL varía según cada aplicación cliente ODBC.

El controlador ODBC de FileMaker Pro permite el acceso a datos de FileMaker Pro desde otras aplicaciones compatibles con ODBC. Por ejemplo, se pueden realizar las acciones siguientes:

1 ejecutar fusiones de correo con Microsoft Word (sólo Windows)

1 crear diagramas con Microsoft Excel

1 realizar copias de seguridad o mover datos de FileMaker Pro en DBMS corporativas, como el servidor SQL de Microsoft

1 analizar exhaustivamente los datos de FileMaker Pro mediante consultas o herramientas de informe como BrioQuery o Crystal Reports para crear diagramas, generar consultas apropiadas y realizar sondeos

1 crear una aplicación en Visual Basic de Microsoft que comparta información con FileMaker Pro

FileMaker Pro comparte los datos mediante ODBC usando Acceso a datos, de Companion. Los Acceso a datos, de Companion son plug-ins de FileMaker Pro que actúan como interfaz entre el controlador ODBC de FileMaker Pro y la base de datos. Responden a consultas SQL enviadas desde otras aplicaciones compatibles con ODBC. Para activar un archivo de FileMaker Pro del mismo ordenador, active el Acceso a datos locales, de Companion. Para activar un archivo de FileMaker Pro a través de una red TCP/IP, active el Acceso a datos remotos, de Companion.

Aplicación cliente Aplicación que solicita datos (usando SQL) a un origen de datos que utiliza ODBC

Consulta Recupera, manipula o modifica datos de un origen de datos enviando secuencias SQL

Tabla Conjunto de datos, similar a un archivo de FileMaker Pro

Columna Atributo de una tabla, similar a un campo de FileMaker Pro

Fila Conjunto de celdas de una tabla, similar a un registro de FileMaker Pro

Controlador ODBC Archivo DLL (Windows) o biblioteca compartida (Mac OS) que envía una consulta SQL para acceder a datos almacenados en una base de datos y los recupera para la aplicación cliente

Acceso a datos locales, de Companion

Plug-in Companion de FileMaker Pro que permite compartir datos mediante ODBC en el mismo ordenador

Acceso a datos remotos, de Companion

Plug-in Companion de FileMaker Pro que permite compartir datos mediante ODBC a través de una red TCP/IP


Utilizar ODBC con FileMaker Pro 15-3

Compartir datos mediante ODBC: generalidadesPara compartir bases de datos de FileMaker Pro mediante ODBC:

1. Prepare el archivo de base de datos activando los plug-ins de Acceso a datos, de Companion.

Es conveniente revisar los privilegios de acceso del archivo para evitar que los datos se modifiquen o eliminen inadvertidamente.

2. En la aplicación cliente ODBC, configure el origen de los datos con el panel de control de ODBC.

3. Conéctese con el origen de los datos de FileMaker Pro y cree y ejecute una consulta SQL en una aplicación cliente (como Microsoft Query o BrioQuery).

A continuación se describen detalladamente estos procedimientos.

Activar Acceso a datos, de CompanionPara compartir datos mediante ODBC, active los plug-ins de Acceso a datos, de Companion:


2. Seleccione la pestaña Plug-ins.

3. Active el plug-in Acceso a datos, de Companion, deseado y haga clic en Hecho.

1 Active Acceso a datos locales, de Companion para compartir datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC del mismo ordenador.

1 Active Acceso a datos remotos, de Companion para compartir datos de FileMaker Pro en redes TCP/IP.

4. En cada base de datos a compartir, escoja el menú Archivo > Compartir, active Acceso a datos, de Companion, y haga clic en OK.

1 Active Acceso a datos locales, de Companion para compartir esta base de datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC del mismo ordenador.

1 Active Acceso a datos remotos, de Companion para compartir esta base de datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC a través de una red TCP/IP.

5. Asegúrese de abrir el archivo con una contraseña que permita exportar registros.

Importante Para que las aplicaciones cliente puedan acceder a los datos, los archivos deben permanecer abiertos.

Las aplicaciones cliente compatibles con ODBC pueden acceder a los datos de FileMaker Pro a través del controlador ODBC de FileMaker Pro. Los archivos de FileMaker Pro abiertos con un Acceso a datos, de Companion, activado, se representan como tablas. El nombre de la tabla es el nombre del archivo (sin la extensión). Los campos de FileMaker Pro se representan como columnas. El nombre de la columna es el nombre del campo completo, caracteres no alfanuméricos incluidos.

Nota Algunas herramientas de consulta no pueden acceder a los datos si los nombres de los campos de FileMaker Pro contienen espacios. Para evitarlo, elimine los espacios de los nombres de campos de FileMaker Pro o enciérrelos entre comillas o entre acentos graves (la tecla que se encuentra encima del acento agudo) en las consultas SQL.

Para instalar el controlador ODBC de FileMaker Pro en un ordenador remoto, es necesario obtener la licencia del software FileMaker Developer, que incluye un instalador independiente para el controlador. Para obtener más información, escoja el menú Ayuda > FileMaker on the Web.


SeguridadLos datos que no estén protegidos se pueden modificar y eliminar desde otras aplicaciones. Para protegerlos, especifique contraseñas para los archivos (y, si lo desea, grupos) mediante los privilegios de acceso de FileMaker Pro. Para obtener más información, consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

El cuadro de diálogo Contraseña se genera en la aplicación cliente ODBC, de manera que cada aplicación puede presentar el cuadro en momentos distintos.

Importante Revise los siguientes temas de seguridad:

1 Un invitado de FileMaker Pro en una red puede compartir datos mediante ODBC siempre que la contraseña usada para abrir el archivo permita exportar registros. Para obtener más información acerca de la asignación de contraseñas, consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.

1 Las contraseñas protegen sólo los datos de los campos. Los clientes ODBC pueden modificar los nombres de tablas y columnas sin usar contraseñas.

1 La primera contraseña se guarda (se almacena en memoria caché) durante una conexión ODBC. Si se usa la misma contraseña para todos los archivos, no es necesario volver a especificarla.

Acceder a datos de FileMaker Pro desde una aplicación cliente ODBCCuando se comparte un archivo de FileMaker Pro con un Acceso a datos, de Companion, es posible conectarse al archivo desde una aplicación cliente ODBC. Para acceder a datos desde una aplicación cliente:

1. Cree y configure el DSN (data source name, nombre de origen de datos) en el panel de control de ODBC (para ello, escoja el controlador ODBC de FileMaker Pro y especifique la ubicación de los datos)

2. Cree y ejecute la consulta SQL.

Configurar el panel de control de ODBCEn esta sección se proporcionan instrucciones para especificar FileMaker Pro como origen de datos.

Nota Cada aplicación cliente ODBC conecta con el origen de datos ODBC de FileMaker de manera distinta. La forma de interactuar con los orígenes de datos, proporcionar contraseñas y realizar y visualizar resultados de consultas varía de una aplicación a otra. Para obtener más información, consulte la documentación de la aplicación cliente.

Para configurar el panel de control de ODBC para acceder a datos de FileMaker Pro mediante ODBC:

1. Abra el panel de control de ODBC (denominado ODBC Data Sources (32 bits) en Windows y ODBC Setup PPC en Mac OS).

2. En la pestaña User DSN, haga clic en Add para configurar el nuevo origen de datos.

3. Seleccione el controlador ODBC de FileMaker Pro (denominado FileMaker Pro en Windows y ODBC 3.11 FileMaker Pro PPC en Mac OS) y haga clic en Finalizar.

Nota La extensión Appearance Manager de Mac OS debe estar instalada en el sistema 7.6.1 de Mac OS.

4. En la pestaña de cofiguración, escriba un nombre y una descripción.

El nombre del origen de los datos debe ser significativo para los usuarios que accedan a los datos.

5. Si accede a un origen de datos remoto de FileMaker Pro, seleccione Use Remote Connection y proporcione la dirección IP del ordenador que ubica la bases de datos de FileMaker Pro compartida.

El controlador ODBC de FileMaker Pro debe estar instalado en el ordenador que genera la consulta SQL.


6. Haga clic en OK, o bien haga clic en la pestaña Advanced para especificar opciones adicionales. Para obtener más información, consulte la sección siguiente.

Se pueden especificar más opciones en otras pestañas, según el panel de control y el controlador con que se esté trabajando. Por ejemplo, para los orígenes de datos basados en archivos se usa la pestaña File DSN que puede ser compartida por varios usuarios que usan el mismo tipo de controlador.

Especificar opciones avanzadasUse la pestaña Avanzada del cuadro de diálogo Instalación de ODBC para FileMaker para especificar las siguientes opciones adicionales:

Después de configurar el panel de control, se realiza la conexión al origen de datos de FileMaker Pro y se crea la consulta SQL en la aplicación cliente ODBC. Para obtener una lista de las secuencias SQL admitidas por FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba SQL support.

Nota La realización de consultas complejas o la recuperación de un gran número de registros puede durar algún tiempo. Realice las peticiones en serie para mejorar el rendimiento.

Importar datos desde otros orígenes de datosSi se usa ODBC, se puede abrir un origen de datos ODBC (como bases de datos de Oracle o Microsoft Access) directamente para importar registros a una base de datos existente o a un archivo nuevo de FileMaker Pro. El generador de consultas SQL de FileMaker Pro facilita la creación de consultas para buscar un origen de datos o DBMS, buscar registros específicos e importar los registros encontrados a una base de datos de FileMaker Pro.

Opción Se refiere a

Longitud máxima de texto

Longitud máxima de una columna de una fila específica (64.000 es el número máximo de caracteres permitidos en una fila). Al reducir este número, se usa menos memoria y mejora el rendimiento.

Caché de apertura de archivo

Número máximo de gestores de archivos usados en caché. El valor especificado determina el número de tablas que se mantendrán abiertas.

Tamaño de fragmento

Número de filas que usa cada petición de búsqueda (a FileMaker Pro) cuando el controlador se desplaza hacia adelante por un grupo de filas. Para obtener mejores resultados, el número debe coincidir con el número de registros que se están recuperando.

Orden internacional Orden de recuperación de los registros cuando se incluye la cláusula ORDER BY. Seleccionar para usar el tipo de ordenación internacional, según esté definido en el sistema operativo.

Desactivar para usar el tipo de ordenación ASCII (la opción por defecto).

Número, hora y fecha como texto

El controlador trata los valores de Número, Fecha y Hora como texto en vez de como datos numéricos. De esta manera se conservan todos los datos de un campo, incluso si no son del mismo tipo.

Aplicación con uso de hilos de proceso

Activar el controlador para trabajar con aplicaciones multihilo. Desactivar este cuadro de verificación para trabajar con aplicaciones de un solo hilo.

Botón Traducir Traduce los datos de un conjunto de caracteres a otro.

Opción Se refiere a


Utilice uno de los controladores ODBC incluidos para importar datos del origen correspondiente:

1 Texto (Windows y Mac OS)

1 Oracle 8 (Windows)

1 Oracle 7 (Mac OS)

1 Servidor SQL 7 (sólo Windows)

Se pueden importar datos ODBC usando algunos controladores ODBC de otros fabricantes.

Importar datos desde orígenes de datos ODBC: generalidadesPasos generales para crear consultas SQL con FileMaker Pro:

1. Configure el origen de datos en el panel de control de ODBC (especificando el tipo de datos a los que se va a acceder y cómo localizarlos).

2. En FileMaker Pro, conéctese con el origen de datos ODBC.

3. Utilice el generador de consultas de FileMaker Pro para crear una consulta SQL. El resultado de la consulta se importa a la base de datos de FileMaker Pro.

A continuación se describen detalladamente estos procedimientos.

Configurar el panel de control de ODBCEn esta sección se proporcionan instrucciones para importar datos de orígenes de datos ODBC a FileMaker Pro.

Nota La configuración del panel de control de ODBC varía según el tipo de controlador. Por ejemplo, para configurar el controlador ODBC remoto de Oracle, configure primero SQL Net Easy Configuration, donde se especifican diversas opciones (como el controlador, el nombre del origen de datos, la ubicación del servidor, el nombre de la base de datos y la identificación del usuario). Al acceder a un origen de datos local de Microsoft Access, sin embargo, sólo es necesaria la ruta del origen. Además, los pasos pueden variar según el fabricante del controlador ODBC. Consulte la documentación del origen de datos para conocer el procedimiento exacto.

1. Abra el panel de control de ODBC (denominado ODBC Data Sources (32 bits) en Windows y ODBC Setup PPC en Mac OS).

2. Para configurar un origen de datos nuevo, haga clic en Add. Seleccione el controlador ODBC correspondiente al origen de datos y haga clic en Finish.

3. Para configurar una base de datos existente, seleccione el nombre del origen y haga clic en Configure.

4. En la pestaña General del cuadro de diálogo ODBC Driver Setup, configure el controlador ODBC especificando un nombre de origen de datos y una descripción.

El nombre identifica el origen de datos a los clientes ODBC.

5. Para algunos orígenes de datos basados en archivos, especifique la ruta en Database Directory. En Windows, incluya el nombre y la extensión del archivo.


6. Si es necesario, haga clic en la pestaña Avanzada para especificar opciones adicionales.

Una vez configurado el panel de control de ODBC, se pueden importar datos a FileMaker Pro. Para obtener instrucciones sobre la importación de datos de archivos de texto de ejemplo, consulte “Configurar el panel de control de ODBC para el controlador de texto” en la página 15-10.

Conectar con un origen de datos ODBC desde FileMaker ProDespués de especificar y configurar el origen de datos, la base de datos de FileMaker Pro puede abrir e importar datos ODBC.

Para seleccionar el origen de los datos ODBC:

1. Abra el archivo de base de datos de FileMaker Pro al que se importarán los datos.

2. En modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.

3. Escoja el formato de importación.

Windows: en Archivos de tipo, seleccione Origen de datos ODBC.

Mac OS: Seleccione ODBC en la lista Mostrar.

4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos ODBC, seleccione el origen desde el que se van a importar los datos y haga clic en OK.

Panel de control de ODBC para Windows 32 bits (controlador de texto)

Especificar el nombredel origen de los datos

y la descripción

Especificar opcionesavanzadas

Seleccionar paraimportar nombres de

columnas

Especificar el nombredel origen de los

datos y la descripción

Panel de control de ODBC Setup PPC para Mac OS ODBC (controlador de texto)

Seleccionar el filtro ODBC de importación de archivos


5. Si fuera necesario, introduzca el nombre de usuario y la contraseña para el origen de datos seleccionado y haga clic en OK.

Crear una consulta SQL en FileMaker ProLa consulta SQL se construye en el cuadro de diálogo Especificar consulta ODBC SQL, que aparece al seleccionar el origen de datos en los pasos cuatro y cinco (arriba). Primero se especifican las tablas y columnas que se van a importar mediante la cláusula SQL SELECT.

1. En la pestaña SELECT > cuadro de lista Tabla, haga clic en la tabla a importar.

Pestaña SELECT > cuadro de lista Tablas, haga clic en la tabla a importar.

Las columnas asociadas a esta tabla aparecen en el cuadro de lista Columnas.

2. Seleccione una columna para insertar la consulta SQL y haga clic en Introducir en consulta SQL.

Se genera la secuencia SQL en el cuadro Consulta SQL.

3. Haga doble clic en el nombre de la columna para insertar columnas adicionales en la consulta SQL.

4. Haga clic en la pestaña WHERE para generar los criterios de búsqueda. De esta manera se reduce el número de registros importados. También se pueden unir datos de dos tablas.

Seleccionar el origen de los datos ODBC

Especificar las columnasde cada tabla a insertar

en la consulta SQL

Al seleccionar opcionesen cada pestaña, la

consulta SQL se generaautomáticamente

Hacer clic para añadiropciones a la consulta SQL

que aparece más abajo

Hacer clic para ejecutar la consulta SQL


5. Para ordenar registros antes de importarlos, haga clic en la pestaña ORDER BY, especifique el nombre de la columna por la que se va a ordenar el orden ascendente o descendente.

6. Cuando está creada la consulta, haga clic en Ejecutar y asigne las columnas ODBC a los campos de FileMaker Pro.

Nota También se puede escribir la secuencia SQL directamente en el cuadro Consulta SQL.

Importar resultados de consultas en FileMaker ProAl ejecutar una consulta SQL, los registros resultantes se pueden importar a FileMaker Pro. Para obtener información sobre la importación de datos a una base de datos de FileMaker Pro, consulte “Importar datos en FileMaker Pro” en la página 12-2.

Ejemplo de importación ODBCPara familiarizarse con la importación de datos de orígenes ODBC, existe una base de datos de ejemplo, Informes_ventas, y dos archivos de texto, Vendedores y Datos_ventas, desde los que se puede importar.

1 La tabla Vendedores contiene información de siete empleados, como sus nombres, el nombre de su director, su zona de ventas y su número de identificación.

1 La tabla Datos_ventas contiene 250 registros con las ventas realizadas por los empleados.

En las tres secciones siguientes, se crearán secuencias SQL para importar datos de las tablas. A continuación, se evaluarán los datos importados en la base de datos Informes_ventas.

Usar la secuencia SQL WHERE

Crear una unión SQL

Seleccionar Nombres coincidentes si los nombres de lascolumnas coinciden con los de campos de FileMaker Pro

Cuadro de diálogo Asignación de campos de importación de FileMaker Pro

Alinear columnas connombres de campos

Escoger unaopción de

asignación

Especificar cómose importarán los

registros

Hacer clic para importar registros


Configurar el panel de control de ODBC para el controlador de texto1. En la pestaña User DSN del panel de control de ODBC (denominado Orígenes de datos ODBC (32 bits) en Windows y ODBC Setup PPC en Mac OS), haga clic en Add.

2. Seleccione el controlador ODBC para el origen de datos desde el que se está importando y haga clic en Finish.

Windows: Escoja FileMaker Text Driver.

Mac OS: Escoja FileMaker 3.11 Text PPC.

3. En la pestaña General del cuadro de diálogo ODBC Driver Setup, escriba ODBC Demo en Data Source Name.

4. En Descripción, escriba importación ODBC en Informe Ventas.fp5.

5. En Database directory, especifique la ruta del origen de datos.

Windows: Escriba la ruta: C:\Archivos de programa\FileMaker\FileMaker Pro 5\Ejemplos\ODBC Ejemplo.

Mac OS: Haga clic en Select Directory y seleccione la carpeta que contiene el origen de datos (ODBC Ejemplo en la carpeta Ejemplos).

6. Seleccione el cuadro de verificación Column Names in First Line.

7. Haga clic en la pestaña Advanced para especificar opciones adicionales.

8. En la pestaña Advanced, compruebe que la información de Data File Extension es TXT.

9. Compruebe que Action for Undefined Tables es Guess Definition (Windows) o Guess (Mac OS).

Deje abierto el panel de control y continúe con la sección siguiente.

Especificar tablas y columnas en WindowsUna vez escogido y configurado en el panel de control el controlador de texto de ODBC, especifique las tablas y columnas a importar.

1. En la pestaña Advanced del panel de control de ODBC de Windows, haga clic en Define.

2. En el cuadro de diálogo Define File, cambie la opción Define File a Todos los archivos.

3. Seleccione la tabla Datos_ventas ubicada en la carpeta ODBC Ejemplo y haga clic en Abrir.


5. Para obtener información de columnas, haga clic en el botón Guess. El controlador ODBC recupera los nombres de columnas de la tabla especificada.

Hacer clic en Definir para especificar tablas ODBC

Opciones avanzadas de ODBC Texto en el panel de control (Windows)

Escoger Guess Definition para recuperar nombres de columna


6. Seleccione la columna Fecha_de_venta y compruebe que los valores de Tipo y Máscara son correctos.

El valor de Type debe ser Fecha y el de Mask m/d/aa.

Al importar columnas que almacenan información de fechas, debe comprobarse que el controlador reconoce el tipo y la máscara de columna correctos, especialmente si el origen de datos procede de un ordenador Unix.

7. Haga clic en OK.

Con esto se guarda la información de la tabla Datos_ventas.

8. Especifique la información de la tabla Vendedores en los pasos del 2 al 7 anteriores.

Haga clic en el cuadro de cierre para cerrar el panel de control.

Especificar tablas y columnas en Mac OSUna vez escogido y configurado el controlador de texto de ODBC en el panel de control, especifique las tablas y columnas a importar.

1. En Mac OS, haga clic en la pestaña Define.

La tabla Datos_ventas aparece en el menú desplegable Tabla. Si aparece Vendedores, pase a la tabla Datos_ventas.


3. Para obtener información de columnas, haga clic en el botón Guess. El controlador ODBC recupera los nombres de columnas de la tabla especificada.

4. Especifique la información de la tabla Vendedores.

En Tabla, escoja Vendedores.

Se indicará que se guarden los cambios de la definición de la tabla. Haga clic en Sí.

5. Haga clic en el botón Guess para recuperar los nombres de columnas de la tabla Vendedores y haga clic en OK. Haga clic en Sí para guardar los cambios y vuelva a hacer clic en OK.

Conectar con el origen de datos de evaluación de ODBCConéctese con el origen de datos ODBC Demo de FileMaker Pro.

1. Abra el archivo Informes_ventas, ubicado en la carpeta ODBC Ejemplo.

2. En modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.

3. Escoja el formato de importación.

Windows: En Tipo de archivo, seleccione Orígenes de datos ODBC.

Mac OS: En Mostrar, seleccione ODBC.

Hacer clic en Guess para insertar los nombres de columnas

Seleccionarpara recuperar

nombres decolumnas de la

tabla ODBC

Hacer clic en Guess para insertar los nombres de columnas

Seleccionarpara recuperar

nombres decolumnas de la

tabla ODBC


4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos ODBC, seleccione ODBC Demo y haga clic en OK.

5. No introduzca el nombre de usuario ni la contraseña y haga clic en OK.

Especificar consultas SQL en FileMaker ProComience la consulta SQL en la pestaña SQL SELECT para especificar los datos a extraer desde el origen.

1. Si hay una secuencia SQL en el área Consulta SQL, haga clic en Eliminar consulta.

2. En la pestaña SELECT, haga clic en la tabla Vendedores.

3. Seleccione la columa ID del vendedor y haga clic en Introducir en consulta SQL.

4. Haga doble clic en el nombre para insertar las siguientes columnas: Vendedor, Director_comercial y Zona_de_ventas.

5. Haga clic en Execute. Aparece el cuadro de diálogo Import Field Mapping. Para obtener más información sobre cómo importar registros, consulte “Importar datos en FileMaker Pro” en la página 12-2.

Importar datos ODBC con unionesLa pestaña WHERE en el generador de consultas de FileMaker Pro se utiliza para crear una consulta SQL de varias tablas, o unión. Las uniones combinan datos de dos o más tablas en una nueva.

Especificar uniones SQLEn este ejemplo, se creará un informe que contiene información sobre las transacciones comerciales (de la tabla Datos_ventas), junto con la información del vendedor (de la tabla Vendedores). Para garantizar que los datos se combinan de forma coherente, se deben enlazar las dos tablas mediante campos coincidentes.

Seleccionar el origende datos ODBC

previamenteconfigurado

Especificar lascolumnas a insertar en

la consulta SQL

La consulta SQLse genera

automáticamente

Hacer clic paraañadir secuencias


Las dos tablas de los archivos de ejemplo de ODBC contienen la columna ID_del_vendedor, por lo que se pueden crear varios informes mediante la unión de dicha columna.

Para importar datos mediante uniones SQL:

1. En el cuadro de diálogo Especificar consulta ODBC SQL, haga clic en Eliminar consulta para suprimir la secuencia SQL del cuadro Consulta SQL.

2. En la pestaña SELECT, haga clic en la tabla Datos_ventas.

3. Inserte las columnas siguientes: Nombre_de_la_empresa, Importe y ID_del_vendedor.

4. Inserte la columna Vendedor desde la tabla Vendedores.

5. Haga clic en la pestaña WHERE para unir datos de ambas tablas.

6. Compruebe que la tabla Datos_ventas aparece en la lista Tabla.

La tabla superior es equivalente a una tabla SQL “izquierda”; la inferior es la tabla “derecha”.

7. Seleccione ID_del_vendedor en el área Columnas de la derecha.

8. El operador debe mostrar un signo igual (=).

9. Si es necesario, cambie la tabla inferior a Vendedores.

10. Seleccione ID_del_vendedor en el área Columnas de la derecha.

11. Haga clic en Introducir en consulta SQL.

12. Haga clic en la pestaña ORDER BY para ordenar los registros antes de importarlos a FileMaker Pro.

13. Seleccione el nombre de la columna por la que se va a ordenar, Datos_ventas.Cantidad.

14. Haga clic en Descendente para ordenar los registros desde la venta mayor a la menor.

15. Haga clic en Mover.

16. Haga clic en Introducir en consulta SQL.

17. Haga clic en Ejecutar.

18. Importe los registros resultantes a FileMaker Pro.

Deben importarse 250 registros a la base de datos Informes_ventas.

La consulta SQL ha unido información de la tabla Datos_ventas y Vendedores

Usar la cláusula SQL WHERE

Crear una unión SQL

Utilice la base de datos Informes_ventas para ver los informes de los datos.

Para ver un informe resumen de las ventas totales de cada vendedor, haga clic en el botón Informes y después en el botón Por vendedor.

Automatizar conexiones ODBCEl acceso a los orígenes de datos ODBC es una tarea que se repite frecuentemente. Se puede crear un guión que incluya el paso Importar registros, que busca automáticamente el origen de los datos. No obstante, al interactuar FileMaker Pro con el controlador ODBC, algunas opciones funcionan de manera diferente cuando se usan con otros formatos de archivo.

La opción Especificar archivo almacena:

1 el nombre del origen de datos

1 el ID de usuario y la contraseña (opcional)

1 la consulta SQL que se ejecutará en el origen de datos


1 Para guardar el nombre de usuario y la contraseña, seleccione el cuadro de verificación Guardar nombre de usuario y contraseña en el cuadro de diálogo Introducir contraseña ODBC.

1 La opción Ejecutar sin diálogos oculta todos los cuadros de diálogo que aparecen durante una importación ODBC. Si no se ha especificado ningún origen de datos, debe seleccionarse manualmente ODBC en el cuadro de diálogo Abrir archivo mientras se ejecuta el guión de importación.

1 La opción Restaurar orden de importación de ScriptMaker almacena el orden de los campos en el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación, similar a otros guiones de importación.

1 El paso Establecer captura de errores de ScriptMaker suprime todos los mensajes de error de ODBC y avisa de que pueden producirse errores durante la importación ODBC.

1 Cada guión puede guardar un conjunto de opciones de importación ODBC. Para acceder a varios orígenes de datos ODBC o para automatizar varias consultas, debe crearse un guión independiente.

Nota La característica de importación de ODBC guarda de la importación anterior el nombre del origen de datos, el ID de usuario y la contraseña y la consulta SQL. Esto debe tenerse en cuenta al seleccionar las opciones Restaurar orden de importación o Especificar archivo.

Consejo Para automatizar la interacción entre varias aplicaciones, explore la funcionalidad ActiveX (sólo Windows). Para obtener más información, consulte el capítulo 10, “Crear guiones para automatizar tareas”.

Consulta SQL con las tres cláusulas: SELECT, WHERE y ORDER BY

Apéndice APersonalizar FileMaker Pro

En este apéndice se explica cómo personalizar FileMaker Pro definiendo las preferencias de los documentos y de la aplicación para opciones como:

1 protocolo de red y nombre de usuario

1 paleta de colores

1 memoria y almacenamiento

1 activación de plug-ins

1 almacenamiento de gráficos

1 acciones automáticas al abrir y cerrar archivos

1 ortografía

Configurar preferencias de la aplicaciónLas preferencias de la aplicación se aplican a todos los archivos abiertos y permanecen activas hasta que se modifican.

Para configurar las preferencias de la aplicación:

1. Escoger el menú Edición > Preferencias > Aplicación.

2. Hacer clic en una pestaña y configurar las opciones según las secciones de este apéndice.

3. Hacer clic en OK.

Configurar preferencias generales de la aplicación

Ajustar las opciones para personalizar el trabajo

Escoger un tipode preferencia

Mac OS

Windows

A-2 Guía de usuario de FileMaker ProConfigurar preferencias de presentaciónEn las preferencias de presentación se definen las opciones para personalizar el trabajo en modo Presentación.

Realice lo siguiente Para

Windows: Escriba un nombre en Nombre del usuario

Mac OS: Seleccione Sistema en el área de Nombre del usuario

o

En Nombre del usuario, seleccione Personalizado y escriba un nombre

Definir el nombre que identifica al usuario. Este valor se usa, por ejemplo, cuando se escoge el menú Insertar > Nombre de usuario actual, o como nombre del anfitrión cuando se hospedan archivos en una red.

Mac OS: El nombre del Sistema es el Nombre del propietario introducido en el área Identidad de red del panel de control Compartir archivos.

Seleccione una opción de la lista Protocolo de red

Seleccionar un protocolo de red para hospedar bases de datos y abrir las compartidas. Los cambios se aplican al cerrar FileMaker Pro y volver a iniciarlo.

Seleccione Activar arrastrar y dejar selección de texto

Usar Arrastrar y dejar para transferir texto sin usar el Portapapeles.

Seleccione (Mostrar) Plantillas en el diálogo Nueva base de datos

Visualizar una lista de plantillas al iniciar FileMaker Pro o al escoger el menú Archivo > Nueva base de datos.

Windows: Seleccione (Mostrar) Todos los atajos en los menús

Visualizar todos los atajos de teclado.

Seleccione (Mostrar) Archivos abiertos recientemente y escriba un número del 1 al 9

Visualizar los archivos abiertos en el menú Archivo. También se puede especificar cuántos archivos aparecerán, hasta nueve.

Seleccione Para

Bloquear siempre las herramientas de presentación

Mantener una herramienta de presentación seleccionada hasta que se escoja otra o se pulse Intro. Si no se selecciona esta opción, FileMaker Pro vuelve al puntero de flecha después de usar una herramienta.

Añadir los nuevos campos a la presentación actual

Añadir campos en la parte inferior de la presentación actual al definirlos.

Paleta de sistema estándar

Usar una paleta de 256 colores.

Subconjunto del sistema Usar una paleta de 88 colores.

Paleta Web Usar una paleta de 216 colores similar en Windows y en Mac OS.

Personalizar FileMaker Pro A-3

Configurar preferencias de memoriaFileMaker Pro graba automáticamente los cambios a medida que se realizan. Estos cambios se almacenan temporalmente en un área de la memoria (RAM) denominada caché. En las preferencias de memoria se especifica el momento en que FileMaker Pro guarda en el disco duro el contenido del caché. En Windows, se puede definir aquí también el tamaño del caché. Para cambiar el caché en Mac OS, consulte las instrucciones de la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba cache. Configurar preferencias para marcar números telefónicos

FileMaker Pro puede marcar números de teléfono almacenados en una base de datos. Para marcar en FileMaker Pro, es necesario configurar el módem y las preferencias de marcado como se indica a continuación, definir un guión que incluya el paso Marcar y ejecutar el guión. Para obtener información general acerca de los guiones, consulte el capítulo 10, “Crear guiones para automatizar tareas”. Para obtener información acerca de tipos de campos, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Dial Phone.

Windows: El sistema operativo controla la configuración del módem y de marcado. Si ya se ha especificado la configuración del módem en el panel de control, probablemente no sea necesario modificarla. Para obtener más información, consulte la documentación del sistema operativo.

Configurar preferencias de módem (Mac OS)Para obtener información acerca de la configuración, consulte la documentación del módem.


Seleccione en tiempo de espera Guardar cambios cuando el archivo está en reposo o cuando el caché está lleno.

Seleccione cada <valor> o cuando sea necesario y, a continuación, escoja un intervalo de la lista

Guardar cambios a intervalos de tiempo especificados o cuando el caché está lleno. En ordenadores portátiles guardar los datos con menor frecuencia ahorra batería. Guardar frecuentemente reduce la posibilidad de pérdida de datos si falla el sistema.

Windows: Definirel tamaño del

caché

Windows: Escriba un número en Probar con un tamaño de caché de <valor> K al reiniciar FileMaker

Aumentar este número para mejorar el rendimiento de la aplicación. Reducir este número para guardar los cambios más frecuentemente y así aumentar la protección contra la pérdida de datos si falla el sistema. Los cambios se aplican al cerrar FileMaker Pro y volver a iniciarlo.


A-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

Configurar preferencias de marcado (Mac OS)FileMaker Pro utiliza estas preferencias cuando se selecciona la opción Usar preferencias de marcado en el paso Marcar.

Las preferencias de marcado de FileMaker Pro permiten marcar de diversas maneras, según el lugar y el número al que se llame.

Por ejemplo, cuando se llama a otra extensión de la oficina, no es necesario marcar el prefijo ni llamar a la central telefónica. Para llamar a un número exterior, es necesario marcar un prefijo local o, en llamadas internacionales, varios prefijos.

FileMaker Pro busca un número de teléfono de la base de datos que coincida con el de la columna izquierda del cuadro de diálogo Preferencias de marcado. Cuando encuentra la entrada coincidente más larga, marca la entrada correspondiente de la columna derecha. En este ejemplo, si el número de la base de datos es 408 555-3930, FileMaker Pro marca 3930.

Nota Algunos módems no admiten más de 32 caracteres.

Configurar plug-insUn plug-in es un archivo que añade características a FileMaker Pro. Web Companion y Acceso a datos, de Companion (para conectividad ODBC) son plug-ins de FileMaker Pro.

En Realice lo siguiente

Configuración Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas) para inicializar el módem.

Prefijo Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas) para llamar.

Colgado Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas) para finalizar una llamada.

Salida Escoja el puerto al que está conectado el módem. Si escoge Altavoz, FileMaker Pro no marca a través del módem y no es necesario configurar otras preferencias.

Velocidad Escoja la velocidad en baudios (la velocidad de transmisión de datos entre el ordenador y el módem) en la lista.

Opciones por defectocompatibles con el

estándar Hayes

Si se cambia laconfiguración por defecto,

hacer clic para restaurarlos valores por defecto

En Realice lo siguiente

En la ubicación: Escoja una ubicación de la lista.

Si el texto empieza con

Escriba los dígitos que debe marcar FileMaker Pro al principio del número de teléfono.

Reemplazar con Escriba los dígitos que debe marcar FileMaker Pro antes del número de teléfono, en lugar de los valores correspondientes de la columna izquierda.

Añadir siempre: Escriba los dígitos que debe marcar FileMaker Pro después del número telefónico.

En la mayoría de los módems, incluir una coma para un retardo de dos segundos

Entrada máslarga que

coincide conel número de

teléfono deejemplo

Definir preferencias para lugares distintos

Personalizar FileMaker Pro A-5

También hay disponibles plug-ins de otros fabricantes, o bien se pueden crear otros para personalizar FileMaker Pro. Se requieren conocimientos de programación en C o C++ y del software FileMaker Developer. Para obtener más información, escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web.

Para activar plug-ins, seleccione el cuadro de verificación junto al plug-in deseado. Si no encuentra el plug-in deseado, instálelo. Para instalar Web Companion o Acceso a datos, de Companion, consulte la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro.

Para ver el funcionamiento de un plug-in, haga clic para resaltarlo.

Si no encuentra el plug-in deseado, instálelo. Consulte la documentación del plug-in.

Importante FileMaker, Inc. no proporciona soporte técnico para plug-ins de otros fabricantes.

Para utilizar Web Companion de FileMaker Pro, consulte el capítulo 14, “Publicar bases de datos en la Web”.

Para utilizar Acceso a datos, de Companion, consulte el capítulo 15, “Utilizar ODBC con FileMaker Pro”.

Configurar preferencias del documentoLas preferencias del documento afectan a la base de datos actual. Se pueden configurar distintas preferencias de documento para archivos diferentes.

Nota Los archivos compartidos tienen las mismas preferencias para todos los usuarios. Las preferencias se pueden modificar usando la contraseña maestra o si no se ha definido una contraseña para el archivo. Consulte el capítulo 9, “Proteger bases de datos con contraseñas y grupos”.

Para definir las preferencias del documento:

1. Abrir un archivo de FileMaker Pro.

2. Escoger el menú Edición > Preferencias > Documento.

3. En el cuadro de diálogo Preferencias del documento, hacer clic en una pestaña de preferencias y configurar las opciones de las preferencias generales o de ortografía.

4. Hacer clic en Aceptar.

Configurar preferencias generales del documento

Seleccionar elplug-in a activar

Resaltar un plug-inpara ver su

descripción

Escoger un tipode preferencia

Los cambios sóloafectan a este archivo

A-6 Guía de usuario de FileMaker Pro

Configurar preferencias ortográficas del documentoFileMaker Pro comprueba la ortografía mientras se escribe. También se puede tener siempre visible el cuadro de diálogo Ortografía.

Para utilizar el revisor ortográfico, consultar el capítulo 2, “Añadir y visualizar datos”.

Seleccione Para

Usar comillas redondas Usar apóstrofos (’) y comillas (“ ”) curvas. Si se deselecciona esta opción o se usa una fuente que no tiene comillas redondas, FileMaker Pro utiliza signos rectos (' "). Los cambios sólo afectan al texto nuevo, no a los datos existentes.

Almacenar gráficos compatibles

(Ambas plataformas pueden visualizar imágenes GIF, JPEG y PICT.)

Windows: Seleccionar esta opción para visualizar imágenes de metarchivos de Windows en Mac OS.

Mac OS: Seleccione esta opción para hospedar archivos de PC y almacenar gráficos compatibles.

Deseleccione esta opción para conservar espacio en disco. El cambio de esta opción sólo afecta a los objetos creados después de la modificación.

Probar contraseña por defecto y, a continuación, escribir una contraseña

Introducir automáticamente una contraseña al abrir un archivo. Si no es válida, FileMaker Pro indica al usuario que escriba otra. Para evitar temporalmente la contraseña por defecto e introducir una distinta, pulsar Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) al abrir el archivo.

Activar presentación y después escoger una de la lista

Visualizar la presentación especificada al abrir el archivo. Si no se selecciona esta opción, FileMaker Pro abre la última presentación que se visualizó antes de cerrar el archivo o la que se especificó en el guión de arranque. (Consultar la opción Ejecutar guión a continuación.)

Ejecutar guión y después escoger un nombre de la lista

Ejecutar un guión de arranque o de cierre al abrir o cerrar un archivo. Por ejemplo, se puede definir un guión de arranque que oculte el área de estado o que defina el tamaño de la ventana. Si el archivo se abre automáticamente porque es necesario para una relación o lista de valores de otro archivo, FileMaker Pro no ejecuta el guión de arranque.

Seleccionar elmodo de alerta

mientras seescribe

Escoger el lugar enque aparecerá el

cuadro de diálogoOrtografía

Apéndice BCopias de seguridad y recuperación de archivos

Los fallos en la alimentación, los problemas de hardware y otros factores pueden causar daños a los archivos de FileMaker Pro. La característica de recuperación de FileMaker Pro puede restaurar archivos dañados, pese a lo cual, se recomienda encarecidamente realizar regularmente copias de seguridad de los archivos importantes. Las copias de seguridad consistentes y realizadas correctamente constituyen la mejor protección contra bases de datos dañadas o corruptas.

En este apéndice se describe:

1 por qué es importante realizar copias de seguridad regularmente

1 cómo automatizar las copias de seguridad de bases de datos con guiones de FileMaker Pro

1 alguna de las razones por las que los archivos pueden dañarse

1 cómo recuperar una base de datos de FileMaker Pro

Archivos de copia de seguridadEs imprescindible realizar habitualmente copias de seguridad de cualquier documento almacenado en un ordenador. Los medios magnéticos tienen a veces una naturaleza transitoria y están expuestos a diversos problemas. El calor extremo, el frío, la luz solar y la presencia de campos eléctricos y magnéticos pueden contribuir a la producción de fallos en estos medios.

Es más fácil realizar una copia de seguridad de una base de datos que volver a crearla. La frecuencia de realización de copias de seguridad la determina normalmente la cantidad de datos que se añaden a las bases de datos y la dificultad que supondría volver a crear los archivos dañados.

Una estrategia de seguridad muy fiable consiste en emplear distintos medios y copias de seguridad siguiendo un calendario coherente. Al realizar varias copias en distintos medios se garantiza una mayor protección contra fallos si se producen errores en el disco duro, en discos extraíbles, en cintas o en otros medios.

Básicamente, realizar una copia de seguridad significa copiar los archivos en otro disco para guardarlos. Si el tamaño y el número de archivos aumenta considerablemente, es necesario utilizar programas de otros fabricantes para realizar copias de seguridad adecuadas.

Un buen programa es aquél que proporciona varias copias de una base de datos como fuentes para la restauración. Esto puede conseguirse con un sistema que incluya la rotación de copias de seguridad. Normalmente, este método implica la realización de copias independientes con una rotación de al menos dos semanas. La copia de seguridad del conjunto de archivos se realiza un día, se hace otra copia el segundo día, hasta que se han realizado diez copias de seguridad de los datos (en este caso, una semana tiene cinco días laborables). En el undécimo día se vuelve a usar el primer conjunto. Esta rotación garantiza que ningún problema desconocido impedirá una restauración completa de archivos.

Es buena idea almacenar las copias de seguridad de todos los archivos importantes fuera del lugar de trabajo. Guardar las copias en otro lugar supone una seguridad añadida frente a incendios, terremotos y otros desastres que, de hecho, ocurren.

B-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Utilizar guiones para copias de seguridadLos guiones siguientes se pueden usar para guardar copias de seguridad automatizadas de bases de datos de FileMaker Pro 5 o posterior.

Este guión guarda una copia de la base de datos la quinta vez que se cierra y, en adelante, cada vez que se cierre cinco veces. Para que el guión funcione, es necesario definir el campo numérico Campo contador. Este campo debe definirse en todos los archivos de base de datos que requieran copia de seguridad.


2. En el nombre del guión, escriba Backup.

3. Haga clic en Crear.

4. Introduzca el siguiente guión:

Establecer captura de errores [Activo] Mostrar mensaje [“Haga clic para poner el contador a cero”] {botón Primero (por defecto) = “No”, Segundo = “Sí”}If [“Status (CurrentMessageChoice)=2”] Establecer campo [“Contador = 0”]Else Establecer campo [“Contador = Contador + 1”] If [“Contador > 4”] Guardar una copia como [“Backup.fp5”] Establecer campo [“Contador = 0”] End if End if

5. Cuando haya terminado, haga clic en OK.


7. Escoja el menú Edición > Preferencias > Documento.

8. En la pestaña General (Windows) o en el menú desplegable General (Mac OS), bajo Al cerrar <nombre de archivo>, seleccione Ejecutar guión.

9. Seleccione el guión Backup.


11. Cierre el archivo de base de datos.

Después de ejecutar estos pasos, el guión creará una copia de seguridad del archivo cada vez que lo cierre cinco veces.

Mantener archivosLas copias de seguridad consistentes son la mejor forma de realizar un mantenimiento regular de las bases de datos. Además, es recomendable comprimir de forma habitual las copias utilizadas.

Al guardar una copia comprimida, FileMaker Pro vuelve a escribir la base de datos completa, incluyendo la mayor cantidad de datos posible en cada bloque. Este procedimiento recupera el espacio no usado del archivo y vuelve a escribir la estructura del mismo. Se recomienda realizar esta tarea por la noche ya que el proceso de compresión puede consumir mucho tiempo con archivos grandes.

Guardar copias comprimidas1. Compruebe que hay suficiente espacio en el medio de almacenamiento escogido.

Aunque las copias comprimidas son mucho más pequeñas que las copias sin comprimir, se recomienda encarecidamente que se disponga, como mínimo, de tanto espacio como ocuparía la copia sin comprimir. No es aconsejable llenar al máximo los medios de almacenamiento.

2. Escoja el menú Archivo > Guardar una copia como.

3. Escoja copia comprimida (más reducida) en la lista desplegable Guardar una (Windows) o en el menú desplegable Tipo (Mac OS). Aquí también se puede cambiar el nombre por defecto del archivo y/o su ubicación.


Copias de seguridad y recuperación de archivos B-3

Daños en archivosPara entender cómo se dañan los archivos, es útil saber cómo gestiona los datos FileMaker Pro.

FileMaker Pro es una aplicación basada en disco, de manera que no es necesario cargar toda la base de datos en la RAM al abrir un archivo. En su lugar, la aplicación transfiere datos conforme los necesita desde el disco duro a la RAM y viceversa. Mientras se usa el archivo, los datos actualizados se escriben en el disco duro desde búffers de datos de la RAM. La causa más común de daños de archivos es la terminación inesperada de la aplicación. En la mayoría de los casos, se produce cuando el archivo se está actualizando en el disco duro. En esta situación, la próxima vez que se abre la base de datos, FileMaker Pro realiza una comprobación de consistencia en el archivo y, normalmente, éste se abre sin problemas. No obstante, si se produce una terminación inesperada mientras se está actualizando el disco duro, es posible que sea necesario recuperar el archivo.


1 Compruebe que el sistema operativo es estable, ya que las terminaciones inesperadas de la aplicación son la causa más frecuente de corrupción de bases de datos.

1 Compruebe que ejecuta la versión última y/o más estable de los archivos .DLL (Windows) y de los paneles de control y extensiones (Mac OS).

1 Ejecute en el ordenador principal sólo el software que sea absolutamente necesario. Las configuraciones simples reducen la posibilidad de conflictos de software y facilitan la resolución de problemas.

1 Utilice una alimentación de energía (SAI, sistema de alimentación ininterrumpida) si el suministro de energía no es estable. El costo de un SAI puede equivaler al tiempo empleado en la recuperación de un archivo.

1 Tenga en cuenta el tamaño del archivo. FileMaker Pro 5 tiene un tamaño de archivo máximo de 2 gigabytes. Los archivos que superan ese límite pueden ser irreparables, ya que se pueden sobrescribir los elementos clave de la estructura del archivo. Si el archivo se aproxima al tamaño límite, se recomienda encarecidamente archivar los datos menos usados y guardar una copia comprimida del archivo.

1 Considere todos los problemas del disco duro como potencialmente serios. Si hay numerosos archivos corruptos en el disco duro, puede estar dañado. Verifique el disco duro con un programa de utilidad de disco.

1 Para optimizar, comprimir o hacer particiones en el disco duro debe utilizarse la versión de software más reciente. El controlador de software debe ser compatible con la versión del sistema operativo.

Recuperar archivos dañadosSi se daña un archivo, utilice la característica Recuperar de FileMaker Pro para recuperarlo.

Importante El funcionamiento de la característica de recuperación hace aconsejable no usar utilidades de reparación de otros fabricantes para recuperar archivos dañados. Con utilidades de otros fabricantes, la estructura del archivo puede dañarse aún más y hacer imposible su recuperación.

Momento de recuperarEn general, sólo deben recuperarse archivos que no se pueden abrir o que muestran problemas al buscar u ordenar.

Nota Hay otros problemas que pueden causar daños en los archivos produciendo errores de búsqueda y ordenación, incluidos tipos de archivos no coincidentes, criterios incorrectos e incompatibilidad con estándares de conjuntos de caracteres extranjeros. Antes de recuperar un archivo, investigue estas y otras posibilidades.

B-4 Guía de usuario de FileMaker Pro

No use el comando Recuperar para el mantenimiento habitual, ya que el proceso de recuperación elimina las estructuras que pueden provocar los daños. Cada vez que recupere un archivo, examínelo cuidadosamente para asegurarse de que todos los objetos están intactos, ya que los objetos dañados se eliminan.

Para recuperar un archivo:

1. Compruebe que hay suficiente espacio en el medio de almacenamiento escogido.

Si no hay espacio suficiente, no se podrá usar el archivo recuperado. Las copias recuperadas pueden ser iguales o mayores que el original, por lo que es importante asegurarse de que el medio en que se van a guardar tenga espacio suficiente. Al igual que con las copias comprimidas, no es aconsejable llenar al máximo los medios de almacenamiento.

2. Si está abierto, cierre el archivo dañado.


4. En el cuadro de diálogo Abrir archivo dañado, seleccione el archivo a recuperar.

5. Haga clic en Abrir.

6. Asigne un nombre al archivo recuperado y compruebe que lo guarda en la ubicación deseada.

FileMaker Pro inserta <nombre de archivo> Recuperado como nombre por defecto.


FileMaker Pro recuperará el archivo. Con archivos grandes, esto puede llevar algún tiempo, ya que cada registro, campo y guión debe analizarse y copiarse en el nuevo archivo.

Un mensaje de estado informa del proceso de recuperación. Un segundo mensaje notifica el éxito de la recuperación: el número de bytes recuperados, de registros y valores omitidos y de definiciones de campos perdidas y reconstruidas.

8. Haga clic en OK.

Si el proceso se ha realizado con éxito, se puede abrir el archivo recuperado. Si se abre, cierre y asigne al nuevo archivo el nombre del original (para conservar cualquier relación predefinida y guiones externos).


1 Para garantizar que los archivos están siempre actualizados, realice copias de seguridad frecuentes y no sobrescriba las más recientes.

1 El tamaño de los archivos puede aumentar o disminuir. El tamaño puede aumentar si se ha dañado y reparado el índice. Puede disminuir si los datos eliminados por el usuario, como un párrafo, se eliminan definitivamente del archivo.

1 Si el daño del archivo es grave, puede que sea irrecuperable. Si no puede recuperar un archivo usando la característica Recuperar, póngase en contacto con el soporte técnico de FileMaker. Vaya al menú Ayuda > FileMaker en la Web, o diríjase a www.filemaker.com para obtener información sobre cómo ponerse en contacto con el soporte técnico de FileMaker.

Apéndice CReferencia rápida de FileMaker Pro (Windows)

Atajos de teclado y ratón

Trabajar con objetos de presentaciones

Formatear texto (Presentación y Visualizar)

Seleccionar texto (Presentación y Visualizar)

Agrupar objetos Ctrl+G

Ajustar el objeto cuyo tamaño se está cambiando Ctrl+cambiar tamaño

Alinear objetos usando configuración actual Ctrl+K

Alternar la herramienta activa con la herramienta Selección Intro (teclado numérico)

Alternar retículas de objetos Ctrl+Y

Arrastrar las partes seleccionadas de una presentación más allá de un objeto

Alt+arrastrar

Bloquear objetos Ctrl+H

Cuadro de diálogo Bordes de campo Alt+Ctrl+Mayús+B

Cuadro de diálogo Establecer alineación Ctrl+Mayús+K

Cuadro de diálogo Formato de campo Ctrl+Mayús+M

Desactivar el ajuste a la retícula al cambiar el tamaño/desplazar un objeto

Alt+cambiar tamaño / Alt+arrastrar

Desagrupar objetos Ctrl+Mayús+G

Desbloquear un objeto Ctrl+Mayús+H

Desplazar el objeto seleccionado un píxel cada vez Teclas de dirección

Duplicar arrastrando Ctrl+arrastrar

Mostrar/Ocultar guías de ajuste Ctrl+T

Mover hacia adelante un objeto Ctrl+Mayús+F

Mover un objeto al fondo Ctrl+Mayús+Alt+J

Mover un objeto hacia atrás Ctrl+Mayús+J

Restablecer el formato por defecto basado en un objeto Ctrl+clic

Restringir el cambio de tamaño a horizontal o vertical Mayús+cambiar tamaño

Restringir el movimiento a horizontal o vertical Mayús+arrastrar

Restringir un rectángulo a un cuadrado Ctrl+arrastrar

Restringir un óvalo a un círculo Ctrl+arrastrar

Restringir una línea a incrementos de 45° Ctrl+arrastrar

Rotar un objeto Ctrl+Mayús+Q

Seleccionar elementos contenidos parcialmente en el marco

Ctrl+arrastrar

Seleccionar objetos por tipo Ctrl+Mayús+A

Traer al frente un objeto Ctrl+Mayús+Alt+F

Visualizar el formato de un objeto Alt+doble clic

Volver a definir un campo de una presentación Doble clic

Volver a ordenar la parte seleccionada Mayús+arrastrar

Volver a orientar las etiquetas Ctrl+clic

Alinear texto a la derecha Ctrl+Mayús+R

Alinear texto a la izquierda Ctrl+ Mayús+L

Alinear texto al centro (horizontalmente) Ctrl+ Alt+Mayús+C

Alinear texto completo (justificación completa) Ctrl+ Alt+Mayús+A

Aumentar tamaño de punto siguiente Ctrl+. (punto)

Espacio de no separación Ctrl+Barra espaciadora

Insertar un carácter de tabulador en texto Ctrl+Tab

Reducir tamaño de punto siguiente Ctrl+, (coma)

Un punto mayor Ctrl+Mayús+ . (punto)

Un punto menor Ctrl+Mayús+, (coma)

Extender selección al final de la línea Mayús+Fin

Extender selección al final del texto Ctrl+Mayús+Fin

Extender selección al inicio de la línea Mayús+Inicio

Extender selección al inicio del texto Ctrl+Mayús+Inicio

Extender selección al siguiente final de palabra Ctrl+Mayús+B

Extender selección al siguiente inicio de palabra Ctrl+Mayús+A

C-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Editar

Trabajar con archivos

Intercambiar modos

Controlar ventanas

Mover punto de inserción al final de la línea Fin

Mover punto de inserción al final de la palabra Ctrl+B

Mover punto de inserción al final del texto Ctrl+Fin

Mover punto de inserción al inicio de la línea Inicio

Mover punto de inserción al inicio de la palabra Ctrl+A

Mover punto de inserción al inicio del texto Ctrl+Inicio

Seleccionar todo el contenido de un área de texto Cinco clics o Ctrl+A

Seleccionar un párrafo Cuatro clics

Seleccionar una línea Triple clic

Seleccionar una palabra Doble clic

Campo anterior (Visualizar y Buscar) Mayús+Tab

Campo siguiente (Visualizar y Buscar) Tabulador

Comprobar ortografía de la palabra seleccionada Ctrl+Mayús+Y

Copiar los datos encontrados (Visualizar) si no hay ningún campo activo

Ctrl+Mayús+C

Cursiva en texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+I

Duplicar un registro, un objeto de presentación o una petición

Ctrl+D

Eliminar el estilo de las palabras u objetos seleccionados (volver a Redondo)

Ctrl+Mayús+P

Eliminar registros sin confirmación Ctrl+Mayús+E

Eliminar selección/carácter anterior Retroceso

Eliminar selección/carácter siguiente Suprimir

Eliminar un registro, una presentación o una petición Ctrl+E

Insertar desde el ultimo registro y saltar al campo siguiente.Ctrl+Mayús+’

Insertar desde el índice (Visualizar y Buscar) Ctrl+I

Insertar desde el último registro (Visualizar y Buscar) Ctrl+’

Insertar el nombre del usuario actual Ctrl+Mayús+N

Insertar fecha actual Ctrl+Alt+- (guión)

Insertar hora actual Ctrl+Alt+Mayús+- (guión)

Insertar un campo de fusión (Presentación) Ctrl+M

Negrita en texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+B

Nuevo registro, presentación o petición Ctrl+N

Pegar sin estilo Ctrl+Mayús+V, Ctrl+Mayús+Insertar

Reemplazar el contenido del campo actual en todos los registros encontrados.

Ctrl+- (guión)

Registro, presentación o petición anterior Ctrl+C, Mayús+Re Pág

Siguiente registro, presentación o petición Ctrl+D, o Mayús+Av Pág

Subrayar texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+U

Cerrar base de datos Ctrl+W, Ctrl+F4

Cuadro de diálogo Abrir Ctrl+O

Cuadro de diálogo Anfitriones (Abrir) Ctrl+Mayús+O

Guardar FileMaker Pro guarda automáticamente

Imprimir Ctrl+P

Imprimir sin el cuadro Imprimir Ctrl+Mayús+T

Salir de FileMaker Pro Ctrl+Q, Alt+F4

Ir a modo Buscar Ctrl+F

Ir a modo Presentación Ctrl+L

Ir a modo Vista previa Ctrl+U

Ir a modo Visualizar Ctrl+B

Ampliar el documento F3

Desplazarse hacia la derecha en la ventana del documento Ctrl+Av Pág

Desplazarse hacia la izquierda en la ventana del documento

Ctrl+Re Pág

Desplazarse por la ventana del documento arriba y abajo Re Pág o Av Pág

Maximizar/Restaurar ventana Ctrl+Mayús+Z

Mostrar/Ocultar área de estado Ctrl+Mayús+S

Reducir el documento Mayús+F3

Ventana anterior Ctrl+Mayús+F6

Referencia rápida de FileMaker Pro (Windows) C-3

Acciones diversas

Ventana siguiente Ctrl+F6

Ventanas en cascada Mayús+F5

Ventanas en mosaico horizontal Mayús+F4

Ventanas en mosaico vertical Mayús+F5

Activar/Desactivar el cuadro de verificación Omitir en Buscar Alt+O

Ayuda F1

Ayuda ¿Qué es esto? Mayús+F1

Cancelar un cuadro de diálogo Esc

Cancelar un guión interrumpido Alt+N

Cuadro de diálogo Definir campos Ctrl+Mayús+D

Ejecutar guiones (10 primeros) Ctrl+1 ... Ctrl+0 (por número)

Modificar última búsqueda Ctrl+R

Mostrar todos los registros Ctrl+J

Mover un objeto de la lista en un cuadro de diálogo Ctrl+C o Ctrl+D

Omitir múltiples (Visualizar) Ctrl+Mayús+M

Omitir registro (Visualizar) Ctrl+M

Ordenar Ctrl+S

Reproducir o grabar sonido de un campo de sonido Barra espaciadora

Seleccionar todo Ctrl+A

Utilizar el menú desplegable de presentaciones F2, después C o D; por último Intro

Utilizar el menú desplegable Símbolos de Buscar Alt+B, después C o D

Paleta Color de relleno

En modo Presentación En modo Buscar

Escoger una presentación diferente

Número del registro actual (editable)

Muestra si los registros están desordenados, ordenados o semi-ordenados

Hacer clic en una página o arrastrar el marcador para desplazarse hacia adelante o hacia atrás por los registros

Número de registros del archivo

Porcentaje de aumentoAumentar o reducir la ventanaMuestra u oculta el área de estado


Número de la petición actual (editable)

Hacer clic para omitir los registros encontrados en la petición actualHacer clic para escoger los operadores (como <, > y =) para pegar en una petición de búsqueda

Número de peticiones existentes

Hacer clic para comenzar la búsqueda

Número de la presentación actual (editable)

Herramienta CampoHerramienta Parte

Icono Relleno

Icono PlumaPaleta Color de pluma Paleta Trama de pluma

Propiedades de línea actualesPaleta Anchura de línea

HerramientaBotones Herramienta Portal

Propiedades de relleno actuales

En modo Visualizar

Paleta Trama de relleno

Paleta Relieve

Area de estado

Apéndice DReferencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS)

Atajos de teclado y ratón

Trabajar con objetos en presentaciones

Formatear texto (Presentación y Visualizar)

Seleccionar texto (Presentación y Visualizar)

Agrupar objetos 2-G

Ajustar el objeto cuyo tamaño se está cambiando Opción-cambiar tamaño

Alinear objetos usando la configuración actual 2-K

Alternar la herramienta activa con la herramienta Selección Intro

Alternar retículas de objetos 2-Y

Arrastrar las partes seleccionadas de una presentación más allá de un objeto

Opción-arrastrar

Bloquear un objeto 2-H

Cuadro de diálogo Bordes de campo Opción-2-B

Cuadro de diálogo Deslizamiento/Impresión Opción-2-T

Cuadro de diálogo Establecer alineación Mayús-2-K

Cuadro de diálogo Formato de campo Opción-2-F

Desactivar el ajuste a la retícula al cambiar el tamaño/desplazar un objeto

2-cambiar tamaño/ 2-arrastrar

Desagrupar objetos Mayús-2-G

Desbloquear un objeto Mayús-2-H

Desplazar el objeto seleccionado un píxel cada vez Teclas de dirección

Duplicar arrastrando Opción-arrastrar

Mostrar/Ocultar guías de ajuste 2-T

Mover hacia adelante un objeto Mayús-2-F

Mover un objeto al fondo Mayús-2-opción-J

Mover un objeto hacia atrás Mayús-2-J

Restablecer el formato por defecto basado en un objeto 2-clic

Restringir el cambio de tamaño a horizontal o vertical Mayús-cambiar tamaño

Restringir el movimiento a horizontal o vertical Mayús-arrastrar

Restringir un rectángulo a un cuadrado Opción-arrastrar

Restringir un óvalo a un círculo Opción-arrastrar

Restringir una línea a incrementos de 45° Opción-arrastrar

Rotar un objeto Opción-2-R

Seleccionar elementos contenidos parcialmente en el marco 2-arrastrar

Seleccionar objetos por tipo Opción-2-A

Traer al frente un objeto Mayús-Opción-2-F

Visualizar el formato de un objeto Opción-doble clic

Volver a definir un campo de una presentación Doble clic

Volver a ordenar la parte seleccionada Mayús-arrastrar

Volver a orientar las etiquetas 2-clic

Alinear texto a la derecha Mayús-2-R

Alinear texto a la izquierda Mayús-2-L,

Alinear texto al centro (horizontalmente) Mayús-2-C

Aumentar tamaño de punto siguiente Mayús-2- , (coma)

Espacio de no separación Opción-Barra espaciadora

Insertar un carácter de tabulador en texto Opción-Tab

Justificación completa Mayús-2-A

Reducir tamaño de punto siguiente Mayús-2-. (punto)

Un punto mayor Mayús-Opción-2- . (punto)

Un punto menor Mayús-Opción-2-, (coma)

Extender selección al final de la línea Mayús-2-B

Extender selección al final del texto Mayús-2-D

Extender selección al inicio de la línea Mayús-2-A

Extender selección al inicio del texto Mayús-2-C

Extender selección al siguiente final de palabra Mayús-Opción-B

D-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

Editar

Trabajar con archivos

Controlar ventanas

Intercambiar modos

Extender selección al siguiente inicio de palabra Mayús-Opción-A

Mover punto de inserción al final de la línea 2-B

Mover punto de inserción al final de la palabra Opción-B

Mover punto de inserción al final del texto 2-D

Mover punto de inserción al inicio de la línea 2-A

Mover punto de inserción al inicio de la palabra Opción-A

Mover punto de inserción al inicio del texto 2-C

Seleccionar todo el contenido de un área de texto Cinco clics o 2-A

Seleccionar un párrafo Cuatro clics

Seleccionar una línea Triple clic

Seleccionar una palabra Doble clic

Campo anterior (Visualizar y Buscar) Mayús-Tab

Campo siguiente (Visualizar y Buscar) Tabulador

Comprobar ortografía de la palabra seleccionada Mayús-2-Y

Contorno en texto u objeto seleccionado Mayús-2-O

Copiar los datos encontrados (Visualizar) si no hay ningún campo activo

Opción-2-C

Cursiva en texto u objeto seleccionado Mayús-2-I

Duplicar un registro, un objeto de presentación o una petición 2-D

Eliminar el estilo de las palabras u objetos seleccionados (volver a Redondo)

Mayús-2-P

Eliminar selección/carácter anterior Retroceso

Eliminar selección/carácter siguiente Suprimir

Eliminar un registro, una presentación o una petición 2-E

Insertar desde el ultimo registro y saltar al campo siguiente. Mayús-2-’ (apóstrofe)

Insertar desde el índice (Visualizar y Buscar) 2-I

Insertar desde el último registro (Visualizar y Buscar) 2-’

Insertar el nombre del usuario actual Mayús-2-N

Insertar la fecha actual 2- - (guión)

Insertar la hora actual 2-, (coma)

Insertar un campo de fusión (Presentación) 2-M

Negrita en texto u objeto seleccionado Mayús-2-B

Nuevo registro, presentación o petición 2-N

Pegar sin estilo Opción-2-V

Reemplazar el contenido del campo actual en todos los registros encontrados.

Opción-2- - (guión)

Registro, presentación o petición anterior Control-C

Siguiente registro, presentación o petición Ctrl-D

Sombra en texto u objeto seleccionado Mayús-2-S

Subrayar el texto u objeto seleccionado Mayús-2-U

Superíndice en texto u objeto seleccionado Mayús-2-+

Cerrar la base de datos 2-W

Cuadro de diálogo Abrir 2-O

Cuadro de diálogo Red (Abrir) Opción-2-O

Guardar FileMaker Pro guarda automáticamente

Imprimir 2-P

Imprimir sin el cuadro Imprimir Opción-2-P

Salir de FileMaker Pro 2-Q

Desplazarse por la ventana del documento hacia abajo página abajo

Desplazarse por la ventana del documento hacia arriba página arriba

Mostrar/Ocultar área de estado Opción-2-S

Alternar entre tamaño completo y el tamaño anterior en modo Presentación

Mayús-2-Z

Ir a modo Visualizar 2-B

Ir a modo Buscar 2-F

Ir a modo Presentación 2-L

Ir a modo Vista previa. 2-U

Referencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS) D-3

Acciones diversasActivar/Desactivar el cuadro de verificación Omitir en Buscar

2-M

Ayuda 2-?

Cancelar un cuadro de diálogo Esc

Cancelar una operación 2-- (punto)

Cuadro de diálogo Definir campos Mayús-2-D

Ejecutar guiones (10 primeros) 2-1 ... 2-0 (por número)

Eliminar un registro sin cuadro de diálogo Opción-2-E

Eliminar un registro, una presentación o una petición 2-E

Modificar última búsqueda 2-R

Mostrar todos los registros 2-J

Nuevo registro, presentación o petición 2-N

Omitir múltiples (Visualizar) Mayús-2-M

Omitir registro (Visualizar) 2-M

Ordenar 2-S

Reproducir o grabar sonido de un campo de sonido Barra espaciadora

Seleccionar todo 2-A

Paleta Color de relleno

Escoger una presentación diferente

Número del registro actual (editable)

Muestra si los registros están desordenados, ordenados o semi-ordenados

Hacer clic en una página o arrastrar el marcador para desplazarse hacia adelante o hacia atrás por los registros

Número de registros del archivo

Porcentaje de aumento

Aumenta o reduce la ventana

Muestra u oculta el área de estado


Número de la petición actual (editable)

Hacer clic para omitir los registros encontrados en la petición actual

Hacer clic para escoger los operadores (como <, > y =) para pegar en una petición de búsqueda

Número de peticiones existentes

Hacer clic para comenzar la búsqueda

Número de la presentación actual (editable)

Herramienta CampoHerramienta Parte

Icono Relleno

Icono PlumaPaleta Color de pluma

Herramienta Botones Herramienta Portal

Paleta Trama de pluma

Propiedades de línea actualesPaleta Anchura de línea

Propiedades de relleno actualesPaleta RelievePaleta Trama de relleno

En modo Presentación En modo BuscarEn modo Visualizar

Area de estado

Índice

Internet, proveedor de servicios. Consulte ISP

Símbolos! 3-7– 5-4, 11-3 > = 3-5, 11-4" 5-4" " 3-3, 11-2, 11-4, 11-13## 7-12& 5-4, 11-4( 5-4) 5-4* 3-3, 3-7, 5-4, 11-3+ 5-4, 11-3, 5-4... 3-5/ 5-4, 11-3// 3-4, 6-26, 7-12: 5-4:: 5-4, 6-27, 7-12; 5-4< 3-5, 5-4, 11-4< > 11-3< > 11-3<= 3-5, 11-4= 3-4, 3-7, 5-4, 11-3== 3-4> 3-5, 5-4, 11-3> = 11-4? 3-5, 6-25@ 3-3@@ 7-12^ 11-3_ 5-4, 13-5

|| 7-12¶ 11-4≠ 5-4, 11-3≤ 3-5, 11-4≥ 3-5, 11-4

AAbandonar FileMaker Pro 1-9Abrir

archivos 1-7, 13-4Ayuda de FileMaker Pro xiiiURL 10-10

Abrir FileMaker Pro 1-7Acceder a datos desde un tercer archivo 8-15

Acceso a datos desde un tercer archivo 8-16

Acceso a datos locales, de Companion 15-2

Acceso a datos remotos, de Companion 15-2

Acceso a datos, de Companion 15-2

activar 15-3Acceso, privilegios

archivos relacionadosfuncionamiento 8-5, 9-3planificar 8-10

asociar contraseñas a grupos 9-4

bloquear registros 13-2cambiar 9-3, 9-6campos 9-4, 9-6contraseñas 9-1, 9-6descripción 9-1grupos 9-1, 9-4presentaciones 9-4, 9-6

seleccionar 9-1, 9-4Web 14-5, 14-6, 14-10

Acciones. Consulte GuionesActivar plug-ins 15-3, A-4Active X Automation 10-1Actual

campo 2-7fecha

formato 6-26insertar en presentaciones 7-12

pegar en campos 2-11hora

formato 6-26insertar en presentaciones 7-12

pegar en campos 2-11nombre de usuario

insertar en presentaciones 7-12

pegar en campos 2-11registro 2-3

Actual, archivo. Consulte Archivos; Maestro, archivo

Actualización, importación 12-3Actualizaciones

actualizar campo de destino 8-2

actualizar campo de origen 8-2cambiar 8-15campo de destino como campo coincidente 8-6

definir 8-6, 8-14definir relaciones 8-11detener o interrumpir 8-15poner al día 8-15y acceso a datos relacionados desde un tercer archivo 8-16

y bases de datos relacionales 8-1

Actualizar archivos. Consulte Convertir

Actualizar registros. Consulte Importar

Agenda, iconomodo Buscar 3-7modo Vista previa 4-4Presentación, modo 6-8Visualizar, modo 2-1, 2-4

Agregación, funciones 11-8Agrupar, objetos 7-19Ajustes

Consulte también PreferenciasWeb Companion 14-8

Alinearobjetos 7-20, 7-21tabulador 7-14texto 7-14

Almacenados, resultados 5-12Ampliar/reducir, controles 2-1Añadir

Consulte Definir; Insertar; Colocar

barras de desplazamiento a campos 7-2

campos 5-3comentarios en guiones 10-10elementos al menú Guiones 10-6, 10-11

gráficos a presentaciones 7-15objetos a presentaciones 6-31, 7-15

partes de presentaciones 6-29registros 2-5registros relacionados 2-5, 8-12

I-2 Guía de usuario de FileMaker Pro

texto a presentaciones 7-11Anchas, presentaciones

imprimir 4-2AND, búsquedas 3-6

en campos coincidentes 8-6AND, operador 11-4Anfitrión

abrir archivos 13-4cerrar archivos 13-5descripción 13-1enviar mensajes a invitados 13-4

FileMaker Pro Server 13-6guardar archivos 13-2, 13-5realizar tareas 13-2System 7, compartir archivos 13-2

Animación 2-13Año 2000

año de validación 5-11año, validación 2-8buscar años 3-4convertir archivos 1-7definir campos de fecha 5-5importar archivos 12-2ordenar fechas 3-10y funciones de fecha 11-7

Apilar objetos 7-20Aplicación cliente, ODBC 15-2Aplicación, preferencias A-1aplicaciones CGI 14-2Apple Events 10-1, 10-10AppleScript 10-1, 10-10Archivo de destino, importar 12-2Archivo fuente, importar 12-2Archivo, de la actividad en la Web 14-9

ArchivosConsulte también Intercambiar archivos; Formatos de archivo; Relacionados, archivos

abrir 1-7multiplataforma 12-1

actualización 8-6actualizar a versión actual 1-7cerrar 1-8clonar 1-8compartidos

cerrar 13-5descripción 13-1en la Web 14-1, 14-6, 14-11

ocultar 13-4preferencias A-5privilegios de acceso 9-1requisitos 13-1

convertir 1-7copiar 1-8crear 5-2descripción 1-1duplicar nombres de archivo 8-11

exportar 12-7guardar 1-8importar 12-2internacionales 1-7multiusuario 13-4

ocultar 13-4planificar 5-1plantillas

crear archivos 5-2descripción 5-2visualizar A-2

privilegios de acceso 9-1proteger 9-1relacionados 8-1, 8-2uniones 8-16

Archivos maestros. Consulte Maestro, archivo

Archivos remotos, compartirWeb 14-5, 14-10

Area de estadoBuscar, modo C-3mostrar/ocultar A-6Presentación, modo C-3Visualizar, modo C-3

Area de impresiónobjetos exteriores 7-24visualizar 4-3, 7-24

Arranqueguiones

descripción 10-2ejecutar A-6

opciones 10-2Arrastrar y dejar

activar para texto A-2campos en presentaciones 6-18

desactivar 2-10descripción 2-10objetos 6-15

Asignar nombrescampos 5-5, 5-13guiones 10-5listas de valores 7-3presentaciones 6-9relaciones 8-11

Aspectoestilos Web 14-12temas de presentación 6-6

Atajos de tecladoguiones 10-13mostrar A-2para Mac OS D-1para Windows C-1

Atención al cliente xiAtributos

párrafo 7-14

pluma 7-16relleno 7-16tabulador 7-14texto 6-24, 7-13

Autointroducir 5-10Automática, retícula. Consulte Retículas de objetos 7-23

Automatizar tareas. Consulte Guiones

Autounionesdescripción 8-5para resumir datos en portales 8-14

AVI, formato 2-13Ayuda

de FileMaker Pro xipara bases de datos en navegador 14-7, 14-16

BBarras de herramientas, descripción 1-5

Base de datos de seguridad en Web 14-6, 14-10

Base de datos, sistema 1-1Bases de datos

descripción 1-1planificar 5-1publicar en la Web 14-1

Bases de datos relacionales. Consulte Relacionales, bases de datos

Bases de datos, archivos. Consulte Archivos

Bases de datos, bloqueos. Consulte Acceso, privilegios

BASIC, formato 12-2Baterías, preferencias para guardar A-3

Bloquearherramientas 7-16

índice I-3

objetos 6-17registros compartidos 13-2

Bloquear registros 13-2Booleanas, expresiones 11-3Booleanos, números

buscar 3-4descripción 3-4formato 6-25

Bordes 7-16botón 7-19campo 7-1

Botónno imprimible 7-27

Botón secundario, menús. Consulte Contextuales, menús 1-6

Botonesbordes 7-19cambiar aspecto 7-16copiar y eliminar 10-14definir 10-13descripción 10-13ejecutar guiones 10-2, 10-13mostrar 10-14no imprimibles 10-14

Botones de comando. Consulte Botones

BrioQuery 15-2Buscar

Consulte Búsqueda, peticiones

afinar búsquedas 3-6añadir nueva petición 3-6campos vacíos 3-7descripción 3-1duplicar valores 3-7excluyendo registros 3-7fecha de hoy 3-4fechas 3-4fechas y horas no válidas 3-5gráficos 3-2

horas 3-4múltiples criterios 3-6números 3-4números booleanos 3-4operadores 3-2, 3-7orden de peticiones 3-8rangos 3-5reg. con campos relacionados 3-5

registroregistros 3-1registros duplicados 10-15registros en la Web 14-13, 14-17

símbolos 3-3temas en la Ayuda de FileMaker Pro xiii

texto 3-4texto parcial o variable 3-2todos los registros 3-2valores exactos 3-4

Buscar, modo 1-4, 3-1Buscar, página Web

configurar 14-11escoger presentaciones para 14-14

visualizar en navegador 14-17Búsqueda, petición

definir 3-1Hallar

Consulte BuscarBúsqueda, peticiones

añadir nueva 3-6descripción 3-1editar 3-6eliminar 3-6en campos sumario 3-2, 3-7en operadores 3-7mezclar buscar y omitir 3-8múltiples 3-6, 3-7operadores 3-2

orden 3-8repetir 3-6, 3-8restablecer 3-7

CCabeceras

descripción 6-28iniciales 6-28mostrar en vista tabla 6-11presentación de sobres 6-8

Caché, definir tamaño A-3Cadenas de texto. Consulte texto literal

CálculoConsulte Cálculo, camposcampos relacionados

resumir datos 8-14formato 6-25fórmulas en campos coincidentes 8-6

funciones 11-5importar 12-2

Cálculo, camposcambiar 5-13definir 5-6descripción 5-4desplazarse 2-8fórmulas 5-6, 11-1funciones 11-5importar 12-2resultados almacenados 5-12resultados sin almacenar 5-12

Cálculoscampos relacionados

referencias a campos 5-6Cambiar

consulte también Editarcampos de cálculo 5-13campos relacionados 6-19contraseñas 9-3definiciones de campos 5-13

Desplegables, menús 2-10fórmulas 5-13guiones 10-11números de serie 2-11orden de apilamiento 7-20partes de presentaciones 6-29, 6-33, 6-34

portales 6-22preferencias A-1presentaciones 6-8privilegios de acceso 9-3relaciones 8-13términos del diccionario 2-16unidades 7-14

Cambiar nombre de presentaciones 6-9

Cambiar tamañoobjetos 6-16, 7-21partes de presentaciones 6-34

Cambio de serialización de registros 2-11

Campoactual 2-7

Campo, definicionescopiar 1-8descripción 1-2

Campo, herramienta 6-18Campo, nombres 5-4Campo, valores

descripción 1-2Campos

Consulte también Cálculo, campos; Contenedor, campos; Fecha, campos; Globales, campos; Coincidentes, campos; Numéricos, campos; Relacionados, campos; Sumario, campos; Texto; Hora, campos

abrir URL 2-8


actualizacionesdefinir 8-6poner al día 8-15

añadir a presentaciones 6-17, A-2

asignar nombres 5-5barras de desplazamiento 7-2bordes 7-1buscar vacíos 3-7cambiar

aspecto 7-16cálculos 5-13definiciones 5-13fórmulas 5-13nombres 5-13opciones de entrada 5-13tipo de ordenación 3-9tipos 5-13

colocar 6-15, 7-21colocar en presentaciones 6-17

copiardel registro anterior 2-9entre archivos 6-15entre campos 2-9

definir 5-3descripción 1-2desplazar entre archivos 6-15duplicar definiciones 5-13editar 5-13editar elemento 2-10eliminar 5-14, 9-6

de presentaciones 6-19eliminar de presentaciones 6-19

entrada de texto máxima 2-7escribir 2-7formato 6-23, 7-1

barras de desplazamiento 7-2

fusión 6-19identificar registros 10-15

indexar 5-12límites, mostrar/ocultar 7-19listas de valores 7-3mostrar 1-3opciones 5-5opciones de entrada 5-10opciones de validación 5-11orden de tabulación 7-9ordenar de nuevo definiciones 5-13

otros elementos 2-10pegar 2-11planificar 5-1privilegios de acceso 9-4, 9-6repetir

descripción 5-12formato 7-8orden de tabulación 7-10ordenación 3-10

resultados almacenados 5-12resultados sin almacenar 5-12rotar 7-20seleccionar 6-14, 7-8tipos 5-4trama 7-2valores 1-2valores personalizados 7-4visualizar 6-1visualizar en la Web 14-14

Campos globalesarchivos compartidos 13-2

Campos, definicionescambiar 5-13campos relacionados 5-13duplicar 5-13imprimir 4-5ordenar de nuevo 5-13

Campos, derechos. Consulte Acceso, privilegios

Campos, nombresal importar desde Excel 12-4, 12-6

en cabeceras de tabla 6-11Campos, tipos

cambiar 5-13de campos coincidentes 8-6descripción 5-4importar tipos de campo 12-7orden de clasificación 3-10

Caracteres, eliminar 2-15Cerrar archivos 1-8, 13-5Cerrar FileMaker Pro 1-9CGM, formato 2-13Científica, notación en campos numéricos 6-25

Cierreguiones 10-2, A-6opciones 10-2

Circulares, botonesConsulte valores, listasescoger 2-10visualizar valores de campo 7-7

ClarisWorks, formato 12-2Clave, campos. Consulte Coincidentes, campos

Clientes. Consulte InvitadosClones 1-8Coincidentes, campos

Consulte también Camposactualizar 12-3caracteres no alfanuméricos 8-6

descripción 8-2en actualización de importación 12-3

fórmulas de cálculo 8-6indexar 8-6múltiples valores 8-6planificar 8-6

tipos de campos 8-6Colocar

campos 6-15, 6-17, 7-21campos de fusión 6-19gráficos 6-15, 7-21objetos 6-15, 7-21

Coloren vistas Web 14-12paleta 7-16pluma 7-16relleno 7-16temas de presentación 6-6texto 7-14

Columnascambiar tamaño 7-24configuración 6-10en hojas de cálculo de Excel 12-4, 12-6

en tablas 2-2, 6-11en tablas ODBC 15-2, 15-9imprimir 4-2imprimir registros 6-9saltos de página 6-33

Columnas, Lista/informe enConsulte Presentacionesdescripción 6-3

Columnas, presentación de Lista/informe en columnas

informes con datos agrupados 6-6

Comandos. Consulte Guiones, pasos

Comentarios en guiones 10-10Comillas en búsquedas 3-3Comillas redondas A-6Comodines de búsqueda 3-3Comparación, operadores 11-3Compartidos, archivos

abandonar FileMaker Pro 13-5

abrir 13-5

índice I-5

anfitrión 13-1cerrar 13-5descripción 13-1en grupos de trabajo 14-3, 14-8

limitaciones 13-1en la Web 14-1, 14-11

privilegios de acceso 14-5, 14-10

guardar 13-2, 13-5icono de doble flecha 13-3icono de taza de café 13-3invitados 13-1privilegios de acceso 9-1relacionados 13-3salir de FileMaker Pro 13-5System 7, compartir archivos 13-2

Compartir información. Consulte Intercambiar archivos

Complejos, campos clave 8-6Comprimidas, copias de archivos 1-8

Conectar archivos. Consulte OLE, objetos; Relacionales, bases de datos

Confidencial, información. Consulte Acceso, privilegios

Configuraciónalineación 7-20orden de tabulación 7-9

Constantes 11-2Consulta SQL 15-2Contabilidad. Consulte Acceso, privilegios

Contenedor, camposConsulte también Camposbuscar 3-2comparar contenidos 11-6descripción 2-12, 5-4eliminar 2-15

en la Web 14-4exportar 12-8formato 6-27importar 12-2insertar gráficos, películas y sonidos 2-12

Contextuales, menús 1-6Continuos, sumarios 6-29Contraseñas

Administración de Web 14-10administración de Web 14-5archivos relacionados

archivo maestro 8-5funcionamiento 9-3planificar 8-10

asociar a grupos 9-4automáticas A-6cambiar 9-3definir 9-1eliminar 9-3en blanco 9-1, 9-3frente a grupos 9-6limitar actividades 9-6maestras 9-1mayúsculas/minúsculas 9-1ninguna contraseña 9-1por defecto 9-1, 9-3, A-6privilegios de acceso 9-1, 9-6

Controladores ODBC 15-2Convertir

archivos 1-7archivos de otras aplicaciones 12-6

nombres de campos al importar 12-6

Copiararchivos 1-8botones 6-14campos

del registro anterior 2-9entre archivos 6-15, 12-1

entre campos 12-2conjunto encontrado 2-9definiciones de campo 1-8frente a importar y exportar 12-1

gráficos, películas y sonidos 2-9

guiones 1-8, 10-11listas de valores 7-5objetos 6-14objetos OLE 13-3presentaciones 6-9registros 2-5, 2-9registros relacionados 2-5, 2-9texto 2-15texto usando Arrastrar y dejar A-2

valores 2-9Correo, combinar

mediante ODBC 15-2Correo, enviar 10-10Correo, etiquetas 6-5Correo, fusión

utilizar campos de fusión 6-19Cortar

objetos 6-14texto 2-15

Crear. Consulte Añadir; DefinirCrystal Reports 15-2Cuadro

editar 2-10Cuadros

Consulte Valores, listasescoger 2-10

Cuadros de verificaciónvisualizar valores de campo 7-7

Cuerpo 6-28paleta

cambiar tamaño de objetos 6-16, 7-21

colocar objetos 7-21descripción 7-21

DDatos

de otros archivos 8-1descripción 1-1guardar automáticamente A-3introducir automáticamente 2-5, 5-10

ODBC 15-1relaciones 8-11visualizar como formularios, listas o tablas 2-2

Datos, entrada 5-10–5-13exportar 12-1importar 12-1orden de tabulación 7-9privilegios de acceso 9-1

Datos, tiposConsulte también Campos, tipos

en campos globales 5-9resultados de cálculo 11-2y resultados de cálculos 5-7

dBASE, formato 12-2DBF, formato 12-2, 12-8DBMS 15-1DDE

Consulte OLE, objetosguiones 10-10

Decimales, números 6-25Decimales, tabuladores 7-14Definir

Consulte ColocarConsulte también Añadiractualizaciones 8-6bases de datos relacionales 8-10

campos 5-3campos de cálculo 5-6


campos globales 5-9campos sumario 5-7contraseñas 9-1guiones 10-5listas de valores 7-3portales 6-22registros relacionados 2-5relaciones 8-11

Delante. Consulte interlineado personalizado

Derechos. Consulte Acceso, privilegios

Desagrupar objetos 7-19Deslizados, objetos

configurar 7-26partes 7-25visualizar 7-26

Deslizamiento, objetosvisualizar 7-27

Desordenar registros 3-10Desplazamiento, barras

añadir a campos 7-2en portales 6-22

Desplazarcampos entre archivos 6-15etiquetas de partes 6-31objetos

en presentaciones 6-15, 7-21

entre aplicaciones 6-14entre presentaciones 6-14

Desplazarsea campos de cálculo 2-8a campos sumario 2-8películas 2-13registro a registro 2-4

Desplegables, listasConsulte valores, listas

Desplegables, listaseditar 2-10escoger 2-10

mostrar/ocultar 2-10visualizar valores de campo 7-7

Desplegables, listas y menús Desplegables, menús

Consulte valores, listasDesplegables, menús

editar 2-10escoger 2-10presentación 6-8visualizar valores de campo 7-7

Desplegables, menús, en lugar de pestañas, en cuadros de diálogo xii

Desviación típica de campos sumario 5-8

Detalladas, tablas. Consulte Relacionados, archivos

DetenerConsulte también Cerraractualizaciones 8-15guiones 10-2

Diagramas, con datos de FileMaker Pro 15-2

Diccionariosañadir palabras 2-17de usuario

añadir palabras 2-17descripción 2-16principal 2-16usuario

descripción 2-16Diccionarios, de usuario. Consulte diccionarios

DIF, formato 12-2Dirección IP 14-2

definición 14-2escribir en navegador 14-3especificar números de puerto 14-11

limitar 14-3, 14-8, 14-10Diseñar bases de datos

crear presentaciones 6-1planificar 5-1relacionales 8-8

Diseño, funciones 11-13Disposición, barra de herramientas 1-6

Dividir campos repetidos 12-8Documento, preferencias A-5DRW, formato 2-13Duplicados, buscar registros con guiones 10-15

Duplicar archivos de bases de datos 8-11

Duplicar. Consulte Copiar

EEditar

lista valores 2-10objetos con rapidez 1-6peticiones de búsqueda 3-6texto 2-15

Editar.Consulte también Cambiar

Editar elemento 2-10Editar elementos 7-7Edition, formato 12-2Ejecutar guiones 10-2

al abrir 10-2, A-6al cerrar 10-2, A-6descripción 10-1procedimientos 10-2

Elementos. Consulte ObjetosEliminar

campos 5-14, 9-6de presentaciones 6-19

caracteres 2-15contraseñas 9-3datos 2-7, 5-14

elementos del menú Guiones 10-11

gráficos 2-15grupos 9-6guiones 10-11listas de valores 7-5objetos 6-15partes de presentaciones 6-34pasos de guiones 10-5películas 2-15peticiones de búsqueda 3-6portales 6-22presentaciones 6-9registros 3-9registros importados 12-6registros maestros 2-6, 8-12registros relacionados 2-6, 8-12

sonidos 2-15términos del diccionario 2-16texto 2-15

En blancocontraseñas 9-1, 9-3

En blanco, presentaciónConsulte Presentacionesdescripción 6-5

Encontrado, conjuntocambiar por conjunto omitido 3-8

copiar 2-9descripción 2-1, 3-1eliminar 12-6importar datos 12-6

Encontrar. Consulte BúsquedaEncriptación. Consulte Acceso, privilegios

Enlace e incrustación de objetos (Object Linking and Embedding). Consulte OLE, objetos

Enlaces, entre bases de datos. Consulte Relaciones

índice I-7

Entrada, opcionescambiar 5-13orden de tabulación 7-9

Enviar correo 10-10Enviar mensajes 13-4Error, visualizar mensajes en guiones 10-7

Escribir en campos 2-7Espacios vacíos, cerrar. Consulte Objetos deslizados

Espacios vacíos, suprimir 7-25Estado, área

modo Buscar 3-7modo Presentación 6-13mostrar/ocultar 2-1, 6-13Visualizar, modo 2-1

Estado, funcionesdescripción 11-11

Estándar, barra de herramientas 1-5

Estándar, presentación de formulario

Consulte Presentacionesdescripción 6-3

Estilos Web 14-12Estilos, en vistas Web 14-12Estricto, tipo de datos 5-11Etiquetas

campo 6-18, 7-11Consulte Etiquetas, presentaciónEtiquetas

aaa]imprimir 4-3imprimirg 6-7márgenes 7-23tamaños 6-5

Etiquetas, presentaciónConsulte Presentacionesajustar página 6-7descripción 6-5estándar, tamaños 6-5

imprimir 6-7personalizar 6-8

Examinar registrosen la Web 14-16

Excelconvertir 12-6formato 12-2importar 12-4, 15-2

Explorar. Consulte BuscarExportar

Consulte también Intercambiar archivos

abrir archivos exportados 12-8archivos compartidos 12-1campos repetidos 12-8datos de subsumario 12-9datos de sumario general 12-8, 12-9

descripción 12-1diccionarios 2-16formato 12-8formato archivo 12-2frente a copiar y pegar 12-1informes con datos agrupados 12-9

orden de campos 12-8privilegios de acceso 9-1registros relacionados 12-8requisitos 12-8

Expresionesbooleanas 11-3descripción 11-2

Externas, funciones 11-14para publicación en Web 11-14

Externos, archivos Consulte Intercambiar archivos; Exportar

Externos, guiones 10-2

FFalse 6-25, 11-3

Fecha 2-7Consulte también Fechas; Campos

buscar la de hoy 3-4campos 5-4funciones 11-7símbolo, formato 6-26

Fecha, camposc1Fechasaños de 4 dígitos 5-11descripción 5-4escribir valores 2-7

Fechasactual

formato 6-26pegar en campos 2-11

buscar 3-4Consulte Fechaescribir 2-7formato 6-25insertar en presentaciones 7-12

introducir datos 2-7no válidas 3-5validar 5-11

Fechas, camposaños de 4 dígitos 1-7

Filasal importar desde Excel 12-4en portales 6-22

Filas, en tablas ODBC 15-2FileMaker Pro

atención al cliente xicomo aplicación cliente ODBC 15-5–15-14

como origen de datos ODBC 15-2–15-4

documentación, información xi

formato archivo 12-2formato de archivo

registrar xiFileMaker Pro, Ayuda

Ayuda ¿Qué es esto? (Windows) xvi

Ayuda de globos (Mac OS) xvi

utilizar xiiiFileMaker Pro Server 13-1, 13-6Financieras, funciones 11-10Fondo, color 7-16Formato

barras de desplazamiento 7-2cálculo 6-25campos

por defecto 6-24texto 7-13

campos de fusión 6-20campos repetidos 7-8exportar datos 12-8fechas 6-25gráficos 6-27horas 6-26importar datos 12-1interlineado personalizado 7-14

párrafos 7-13tablas 6-11texto 6-24, 7-13, 7-14

Formato de texto, barra de herramientas 1-6

Formatosinternacionales 1-7por defecto 6-24visualización 6-24

Formatos de archivocampos repetidos 12-8descripción 12-1gráficos 2-13PICT de Macintosh A-6requisitos 12-8


Formulario, Vista Webconfigurar 14-11visualizar en navegador 14-16

FormulariosConsulte Presentacionespresentación de formulario Estándar 6-3

visualizar registros 2-2Formularios de cartas 6-19Fórmulas

cambiar 5-13campos de cálculo 5-6constantes 11-2descripción 11-1expresiones 11-2funciones 11-5operadores 11-3referencias de campo 11-2resultados 11-2sintaxis 11-1

FP5, extensión de nombre de archivo 1-7

Fracción del total de campos sumario 5-8

Fuente, menúpersonalizar 7-14

Fuentesescoger 7-13exportar 12-7regla de texto 7-14

Funcionesdescripción 11-5parámetros 11-5Web Companion 11-14

Funciones de estadousar en guiones 10-6

Funciones externas 11-14para publicación en Web 14-9

Funciones numéricas 11-7Fusión, campos

colocar 6-19

descripción 6-19, 7-26formato 6-20

GGenerales, sumarios

descripción 6-29exportar 12-9

Generales, totalesGenerar presentaciones, en la Web 14-13

Globales, camposConsulte también Camposdefinir 5-9descripción 5-4, 5-9ejemplos 10-15importar 12-2

Glosario, en la Ayuda de FileMaker Pro xii

Glosario, en la documentación de FileMaker Pro xiii

Grabado, efectos de objetos 7-17Grabar

guiones 10-5sonidos 2-14

Gráficosañadir a presentaciones 7-18buscar 3-2colocar 6-15, 7-21comparar 11-6copiar 2-9eliminar 2-15en la Web 14-4formatos de archivo 2-13guardar en formato PICT de Macintosh A-6

insertar en campos 2-13métodos de almacenar 2-13objetos

añadir a presentaciones 7-15, 7-18

pegar 2-14

reglasdescripción 7-22mostrar/ocultar 7-22

rotar 7-20Grupos

asociar a contraseñas 9-4cambiar 9-6contraseñas maestras 9-5definir 9-4ejemplos 9-5eliminar 9-6frente a contraseñas 9-6incrustados 7-19limitar acceso 9-1privilegios de acceso 9-1, 9-4

Grupos de trabajo, compartir archivos 14-3, 14-8

Guardararchivos 1-8archivos compartidos 13-2, 13-5

configurar preferencias A-3datos automáticamente 1-8, A-3

Guías de ajusteajustar 7-22descripción 7-22mostrar/ocultar 7-22

Guías. Consulte Retículas de objetos; Regla, líneas; Guías de ajuste

Guionesañadir

comentarios 10-10elementos de menú 10-6, 10-11

observaciones 10-10asignar nombres 10-5atajos de teclado 10-13automatizar reactualizaciones 10-9

botones 10-13

bucles 10-7cambiar 10-11comandos 10-6configuración

almacenar 10-4conservar 10-11reemplazar 10-11restaurar 10-4

configurar preferencias A-6contraseñas 9-2copiar 1-8, 10-11DDE 10-10de arranque 10-2, A-6de cierre 10-2, A-6definir 10-5descripción 10-2detener 10-2diseñar 10-3duplicar 10-11ejecutar 10-1, 10-2ejemplos 10-15eliminar 10-11eliminar elementos de menú 10-11

externos 10-2importar 10-12imprimir 4-4, 4-5interrumpir

ejemplo 10-1marcar números de teléfono 10-10, A-3

modificar 10-11ordenar de nuevo en el menú Guiones 10-13

para importar ODBC 15-14pausas 10-2

añadir a guiones 10-6descripción 10-2

planificar 10-3probar 10-4publicación en la Web al instante 10-1

índice I-9

reanudar 10-2subguiones

añadir a guiones 10-5cambiar 10-11descripción 10-2

visualizar mensajes de error 10-7

Guiones, especificaciones. Consulte Guiones, configuración

Guiones, menúañadir elementos 10-6, 10-11eliminar elementos 10-11ordenar de nuevo elementos 10-13

Guiones, pasosañadir 10-5campos relacionados 10-6cursiva 10-11descripción 10-6eliminar 10-5objetos OLE 10-8opciones 10-5, 10-6ordenar de nuevo 10-5, 10-11

HHerramienta Texto 7-11Herramientas

bloquear 7-16descripción 6-13funcionamiento 7-16intercambiar 7-16paleta de herramientas

herramienta Campo 6-18herramienta Líneas 7-15herramienta Ovalo 7-15herramienta Portal 6-22herramienta Rectángulo 7-15

herramienta Rectángulo re-dondeado 7-15

herramienta Texto 7-11Selección, herramienta 6-13

Herramientas, barra de herramientas 1-6

Herramientas, información 1-5Hipertexto, lenguaje de marcas. Consulte HTML

Hojas de cálculoconvertir 12-6importar 12-4

Hojas en cascada 14-2, 14-13Hora

consulte también Hora, campos

actual 2-11buscar 3-4formato 6-26funciones 11-8insertar en presentaciones 7-12

no válida 3-5símbolo, formato 6-27

Hora, camposConsulte también Campos; Hora

descripción 5-4escribir valores 2-7introducir datos 2-7

Hospedarbase de datos en la Web 14-1, 14-6

FileMaker Pro Server 13-1Hoy, buscar fecha 3-4HTML, archivos

descripción 14-1HTML, formato de tabla 12-2HTTP, comandos 14-10

IIcono de doble flecha 13-3

Icono de taza de café 13-3Identificación, campos 10-15Imágenes, campos Consulte también Contenedor, campos

Imágenes. Consulte Gráficos; OLE, objetos

Importara archivos existentes 12-4Consulte también Intercambiar archivos; Exportar; Insertar

actualizar registros existentes 12-3, 12-4, 12-6

añadir nuevos registros 12-2, 12-4

archivo de destino 12-2archivo fuente 12-2archivos compartidos 12-1campos repetidos 12-6cancelar 12-6conjunto encontrado 12-6consideraciones multiplataforma 12-1

datos ODBC 15-5–15-14de más de una tabla 15-9, 15-12

descripción 12-1diccionarios 2-16excepciones, campos 12-2formatos de archivo admitidos 12-1

frente a copiar y pegar 12-1guiones 10-12hojas de cálculo de Excel 12-4opciones 12-2orden de campos 12-5orden de datos 12-2orden de registros 12-2presentaciones 6-9reemplazar datos 12-2, 12-4registros relacionados 12-2requisitos 12-8

tipos de campo 12-7validar datos 12-6

Impresora, seleccionar 4-2Imprimir

área de impresión 4-3, 7-24campos de fusión 6-20configuración 4-2, 4-5definiciones de campos 4-5, 7-24

definiciones de guiones 4-4, 7-24

etiquetas 4-3configuración 6-7consejos 6-7

formularios 4-4, 7-24guiones 4-5informes 4-4informes con datos agrupados 4-3

márgenes fijos 7-23objetos no imprimibles 7-27orientación de página 4-2, 4-4orientación página 4-5partes de subsumario 4-3presentaciones 4-4, 7-24presentaciones anchas 4-2privilegios de acceso 9-1procedimientos 4-4registros 4-4registros vacíos 4-5, 7-24sobres 4-3vista previa 4-3

Imprimir vista previa. Consulte Vista previa, modo

Incrustados, grupos 7-19Indexar

campos 5-12campos coincidentes 8-6campos de texto, limitaciones 8-6


restricciones de campos de texto 3-7

texto, restricciones de campos 3-4

Indiceen la Ayuda de FileMaker Pro xiv

pegar 2-8Informes

Consulte Presentacionesañadir fecha, hora, números de página 7-12

añadir números de página 7-12Columnas, presentación de Lista/informe en columnas 6-6

con datos agrupadosexportar datos 12-9imprimir 4-3

crear 6-2en columnas 6-9imprimir 4-4Lista/informe en columnasregistros en columnas 6-9vista previa 4-3

Iniciales, cabeceras y pies de página

descripción 6-28Iniciar campos. Consulte Coincidentes, campos

Iniciar FileMaker Pro 1-7Insertar

gráficos 2-13películas 2-13

Intercambiar archivosConsulte también Exportar; Importar; Redes; ODBC

actualizaciones 8-1, 8-6bases de datos relacionales 8-1con otras aplicaciones 15-1consideraciones multiplataforma 12-1

entre aplicaciones 12-2exportar 12-1, 12-7importar 12-1

Intercambiar información. Consulte Intercambiar archivos

Intercambiar presentaciones 6-8Intercambio dinámico de datos. Consulte DDE

interlineado personalizado 7-14Internacionales, archivos 1-7Internet

Consulte también Webacceso 14-5descripción 14-1

Internet Explorer 14-13Interrumpir guiones. Consulte Guiones, pausas

Interrupción, campos 6-29, 6-30Intranet 14-1

Consulte también WebIntroducir datos

automáticamente 5-10escribir en campos 2-7

Invitadosabrir archivos 13-5cerrar archivos 13-5descripción 13-1enviar mensajes a 13-4guardar archivos 13-2, 13-5límites en la Web 14-3realizar tareas 13-2

ISP 14-2, 14-5

JJava Script, en navegadores Web 14-13

KKAR, formato 2-13

LLectura/escritura, contraseña. Consulte Acceso, privilegios

Libro de visitas, en la Web 14-13Límites de campos, texto, botones 7-19

Líneas 7-15Líneas de base en bordes de campos 7-2

Lista, separadores 11-5Listas desplegables. ConsulteDesplegables, listas

Listas, visualizar registros 2-2Literal, búsqueda de texto 3-3Lógica

búsqueda AND 3-6búsqueda OR 3-6

Lógicasfunciones 11-11

Lógicosoperadores 11-4

Lotus 1-2-3, formato 12-2

MMacIPX 13-2Macros. Consulte GuionesMaestra, contraseña

definir 9-1grupos 9-5

Maestra, tabla. Consulte Maestro, archivo

Maestro, archivodescripción 8-2planificar 8-8

Maestros, registrosbuscar datos relacionados 3-5copiar 2-9duplicar 2-5eliminar 2-6, 8-12

ordenar con campos relacionados 3-10

Marcado automático A-3Marcar números de teléfono

pasos de guiones 10-10procedimientos A-3

Márgenesalternar 7-23cambiar, regla de texto 7-14configurar 7-23etiquetas 7-23visualizar

en modo Presentación 7-24en modo Vista previa 4-3

Maximizar ventana A-6Máximo de campos sumario 5-8Mayúsculas/minúsculas, texto 3-3

Media de campos sumario 5-8Memoria, preferencias A-3Mensajes, enviar 13-4Menú, comandos, privilegios de acceso 9-2

MenúsArchivo

listar archivos recientes A-2

contextuales, descripción 1-6Fuente, personalizar 7-14Guiones

añadir elementos 10-6, 10-11

eliminar elementos 10-11ordenar de nuevo elemen-tos 10-13

menú desplegable de presentaciones 6-8

menús desplegables. Consulte Desplegables, menús

Menús, comandosejecutar 1-5

índice I-11

Microsoft Access 15-2Microsoft Excel. Consulte ExcelMicrosoft Word 12-2, 15-2Microsoft, Visual Basic 15-2MIDI, formato 2-13Mínimo de campos sumario 5-8Módem, configurar A-3Modificar. ConsulteCambiarModo, menú desplegable 1-4Modos 1-4Modos, menú desplegable 6-1Moneda

exportar formatos 12-8formato 6-25

Mostrar/ocultarConsulte ocultar objetosestado, área 2-1Guía de ajuste 7-22líneas de regla 7-22reglas 7-22

Muchos a muchos, definir relaciones 8-16

Multiclave, campos 8-6Multimedia 2-13Multiplataforma

compartir archivos 1-7, 13-1consideraciones 13-2exportar 12-1importar 12-1

Multiusuario, archivos 13-4ocultar en cuadro de diálogo Anfitriones 13-4

NNavegador Web

abrir URL 2-8, 10-10, 14-3configurar vistas 14-11iniciar 10-10página Web principal 14-4, 14-7

proteger archivos 14-5requisitos 14-13vistas 14-16visualizar bases de datos 14-4, 14-7, 14-16

Netscape Navigator 14-13Ninguna contraseña 9-1No autorizados, usuarios. Consulte Acceso, privilegios

No imprimible, objeto 7-27NOT, operador 11-4Nueva presentación/informe, asistente

descripción 6-2Numéricos, campos

Consulte también Camposbuscar 3-4descripción 5-4formato 6-25introducir datos 2-7

Números de páginainsertar en presentaciones 7-12

y saltos de página 6-32Números de registros

insertar en presentaciones 7-12

Números de teléfonomarcar A-3paso de guión para marcar 10-10

OObjetos

agrupar 7-19alinear 7-20, 7-21añadir a presentaciones 6-31, 7-15, 7-18

bloquear 6-17cambiar tamaño 6-16, 7-21colocar 6-15, 7-21

copiar 6-14cortar 6-14desagrupar 7-19descripción 6-12deslizamiento

configurar 7-26descripción 7-25visualizar 7-26, 7-27

desplazaren presentaciones 6-15, 7-21

entre aplicaciones 6-14entre presentaciones 6-14

editar con rapidez 1-6efectos de relieve, grabado y sombra paralela 7-17

eliminar 6-15gráficos 7-15, 7-18no imprimibles 7-27orden de apilamiento 7-20pegar 6-14relleno 7-16rotar 7-20seleccionar 6-13, 6-14texto

añadir 7-11eliminar 2-15pegar 2-15reemplazar 2-15

Objetos OLEtrabajar con 13-3

Objetos, retículasanular al cambiar la forma de objetos 6-16

Observaciones en guiones 10-10Obtener ayuda. Consulte FileMaker Pro, Ayuda

Ocultar archivos compartidos 13-4

Ocultar objetoConsulte Mostrar/ocultar

Ocultar objetosal imprimir 7-27durante la impresión 7-24

ODBCConsulte también Acceso a datos, de Companion

configurar panel de control 15-4, 15-6

consideraciones de nombres de campos 5-4

descripción 15-1FileMaker Pro como aplicación cliente 15-5–15-14

FileMaker Pro como origen de datos 15-2–15-4

proteger datos 15-4OLE, objetos

añadir a presentaciones 7-18funcionamiento 2-17

Omitircampos

al imprimir 7-27del orden de tabulación 7-10

durante la impresión 7-24registros

peticiones de búsqueda 3-7relacionados 3-5

Opciones por defecto. Consulte Preferencias

OperadoresAND 11-4comparación 11-3en fórmulas 11-3en peticiones de búsqueda 3-2, 3-7

lógicos 11-4matemáticos 11-3NOT 11-4OR 11-4preferencia 11-3


texto 11-4XOR 11-4

Operadores matemáticos 11-3OR, búsquedas 3-6OR, operador 11-4Oracle, bases de datos 15-2, 15-6Ordenación, tipo

cambiar 3-9campos sumario 3-11crear 3-9en diferentes tipos de campos 3-10

guiones 10-4registros en la Web 14-14restaurar original 3-10

Ordenarconsulte también Ordenación, tipo

campos relacionados 3-10campos repetidos 3-10campos sumario 3-11cancelar 3-9descripción 3-9en campos de interrupción 6-32

guiones 10-4orden ascendente 3-9orden descendente 3-9orden personalizado 3-9registros en la Web 14-14registros en tablas 2-3registros maestros con campos relacionados 3-10

registros relacionados 8-12relaciones en cuadro de diálogo 8-13

Ordenar de nuevodefiniciones de campo 5-13elementos del menú Guiones 10-13

ordenar campos 3-9

partes de presentaciones 6-33pasos de guiones 10-5, 10-11presentaciones 6-9

Ordenar, página Webconfigurar 14-11visualizar en navegador 14-18

Origen de datos ODBC 15-1conectar a 15-7

OrtografiaConsulte diccionarios

Ortografíacomprobar 2-16configurar preferencias A-6opciones 2-16

Otros elementos 2-10Ovalo, herramienta 7-15

PPágina única, presentación. ConsulteEstándar, presentación de formulario

Página Web principaldirigir usuarios de la Web 14-3especificar por defecto 14-9incorporada 14-4, 14-6, 14-9personalizar 14-7registrar actividad 14-9sustituir incorporada 14-7

Página Web principal incorporada 14-4, 14-7, 14-9

ocultar bases de datos 14-6Página, orientación para imprimir 4-2, 4-4, 4-5

Páginas Webconfigurar 14-11visualizar bases de datos 14-4, 14-11, 14-16

Paletascolor 7-16Cuerpo 6-16, 7-21herramientas 7-15

pluma 7-16Parámetros

separar 11-5Parámetros, función

descripción 11-5Párrafos

atributos 7-14formato 7-13

Partes, visualizar etiquetas 6-31Partes. ConsultePresentaciones, partes

Pasos. Consulte Guiones, pasosPCX, formato 2-13Pegar

actuales, fecha, hora o nombre de usuario 2-11

del índice 2-8gráficos 2-14objetos 6-14objetos OLE 13-3películas 2-14símbolos 7-12sonidos 2-14texto 2-15

Películasdesplazarse 2-13eliminar 2-15en la Web 14-4insertar en campos 2-13

paso de guión 10-8pegar 2-14reproducir 2-14

Permisos. Consulte Acceso, privilegios

Personalizadoorden, ordenación por lista de valores 3-9

Personalizadosvalores de campo 7-4

Personalizarinterlineado 7-14

Personalizar FileMaker Pro. Consulte Preferencias

Petición. Consulte BúsquedaPIC, formato 2-13PICT, formato (Macintosh) A-6Pies de página

descripción 6-28mostrar en vista tabla 6-11

Pitidosen ortografía A-6guión 10-10

Planificarbases de datos 5-1bases de datos relacionales 8-8campos 5-1guiones 10-3

Plantillascrear archivos 5-2descripción 5-2suprimir cuadro de diálogo Nueva base de datos 5-3

visualizar A-2Plataformas múltiples. Consulte Multi-plataforma

Plug-insAcceso a datos, de Companion, activar 15-3

activar A-4activar Web Companion A-4descripción 15-2, A-4Web Companion, activar 14-8

Pluma, atributos 7-16Poner al día valores de actualizaciones 8-15

Por defectocontraseñas A-6formatos 6-24

Por defecto, contraseña 9-3Portal Web al instante 14-4Portal, herramienta 6-22

índice I-13

PortalesConsulte también Relacionales, bases de datos

barras de desplazamiento 6-22cambiar 6-22cambiar aspecto 7-16cambiar relaciones de 8-14colocar registros relacionados 6-18

definir 6-22descripción 8-2eliminar 6-22formato 6-22ordenar 8-12resumir datos 8-14rotar 7-20seleccionar 6-14

Portales, portal Web al instante 14-4

Preferencia de operadores de fórmulas 11-3

PreferenciasConsulte también Ajustesabrir con contraseña por defecto A-6

abrir una presentación específica A-6

activar Arrastrar y dejar A-2almacenar gráficos A-6añadir campos a la presentación actual A-2

aplicación A-1archivos compartidos A-5bloquear herramientas de presentación A-2

cambiar A-1conexiones de red A-2configurar plug-ins A-4documento A-5ejecutar guiones A-6especificar nombres de usuario A-2

guardar archivos A-3marcar números de teléfono A-3, A-4

maximizar ventana A-6memoria A-3módem A-3mostrar atajos de teclado A-2mostrar/ocultar área de estado A-6

presentación A-2tamaño de caché A-3tamaño de ventana A-6usar comillas redondas A-6visualizar archivos de plantillas A-2

Web Companion 14-8Prefijos 2-12Presentación

colocar registros relacionados 6-18

Presentación, menú desplegable 2-1

Presentación, modo 1-4, 6-1Presentaciones

añadir campos 6-17añadir gráficos 7-15, 7-18añadir objetos 6-13área de impresión 7-24asignar nombres 6-9botones 10-13cambiar 6-8cambiar nombre 6-9campos

arrastrar en presentaciones 6-18

colocar 6-17mostrar 1-3seleccionar 6-14suprimir 6-19visualizar 6-1

campos relacionadoseliminar 6-19

columnascambiar tamaño 7-24configuración 6-10saltos de página 6-33

configurar preferencias A-2, A-6

configurar vistas 6-11crear 6-2cuadros de campo 7-19descripción 1-3, 6-1duplicar 6-9eliminar 6-9eliminar campos 6-19en blanco 6-5en la Web 14-13, 14-14escoger 6-8espacios vacíos, suprimir 7-25etiquetas 6-5formulario Estándar 6-3herramientas

bloquear 7-16, A-2descripción 6-13

importar 6-9imprimir

ancha 4-2generalidades 7-24partes de subsumario 4-3procedimientos 4-4

intercambiar 6-8interlineado personalizado 7-14

Lista/informe en columnas 6-3márgenes 7-24modificar 6-8objeto

no imprimible 7-27objetos

añadir 6-13, 7-15, 7-18bloquear 6-17

eliminar 6-15mejorar 7-17

objetos gráficos 7-15, 7-18ordenar de nuevo la lista de menús 6-9

presentación formulario 6-3privilegios de acceso 9-2, 9-4, 9-6

relacionados, camposcolocar 6-18

sobres 6-5suprimir 6-9texto, añadir 7-11tipos 6-3ver formulario 2-2

Presentaciones, menú desplegable 6-8

Presentaciones, objetos. Consulte Objetos

Presentaciones, partesañadir 6-29añadir objetos 6-31cabecera 6-28cabecera inicial 6-28cambiar 6-29, 6-33, 6-34cambiar tamaño 6-34cuerpo 6-28descripción 6-28eliminar 6-34etiquetas de campos 6-18modificar 6-34números de página 6-32ordenar de nuevo 6-33pie de página 6-28pie de página inicial 6-29saltos de página 6-32subsumario 6-29sumario general 6-29

Presentaciones, texto. Consulte Texto


Primarias, claves. Consulte Coincidentes, campos

Principal, base de datos. Consulte Maestro, archivo

Principales, formas. Consulte Maestros, registros

Principales, sumarios 6-29Privilegios. Consulte Acceso, privilegios

Propiedades, tabla 6-11Proteger archivos. Consulte Acceso, privilegios

Publicación en la Web al instanteactivar o desactivar 14-8compartir archivos 14-3, 14-8configurar vistas 14-11descripción 14-2estilos 14-12idioma de la interfaz 14-9mostrar listas de valores 7-8página Web principal incorporada 14-4, 14-7, 14-9

probar bases de datos 14-15usar guiones 10-1visualizar páginas en navegador 14-4, 14-7, 14-16

Publicación Web estática 14-3Publicación Web personalizada, descripción 14-3


generalidades 14-7Puntero, herramienta. Consulte Selección, herramienta

Punteros a archivos. Consulte Relaciones

QQuickTime

descripción 2-13paso de guión 10-8

RRangos, buscar 3-5Reactualizaciones, descripción 8-15

Rectángulo redondeado, herramienta 7-15

Rectángulo, herramienta 7-15Recuento de campos sumario 5-8Recuperar datos de otros archivos. Consulte Intercambiar archivos

Redescambiar conexiones A-2compartir archivos

Web 14-6FileMaker Pro Server 13-1, 13-6

multiplataforma 13-2Redondas, comillas A-6Reemplazar

datos durante la importación 12-2, 12-4

datos en múltiples registros 2-11

texto 2-15Registrar FileMaker Pro xiRegistro

actual 2-3Registros

añadir 2-5, 12-4en la Web 14-18

bloqueados 13-2buscar 3-1

ejemplo de guión 10-15en la Web 14-17

cambio de serialización 2-11coincidir 12-3copiar 2-5, 2-9descripción 1-2desplazarse 2-4duplicar 2-5

editar en la Web 14-19eliminar 3-9

en la Web 14-18eliminar duplicados 3-7examinar

en la Web 14-16exportar 12-7importar 12-2imprimir

en columnas 6-9grandes 4-3procedimientos 4-4vacío 4-4

números 7-12omitir 3-7ordenar 3-9

en la Web 14-14registros relacionados 8-12

privilegios de acceso 9-1restablecer 2-8seleccionar 2-3semiordenados 3-10visualizar

en una lista 2-2grupos 2-1individuales 2-2registros ordenados 3-9

visualizar como formularios, listas o tablas 2-2

visualizar relacionados ordenados 8-12

Registros maestros. Consulte Maestros, registros

Registros relacionados. Consulte Relacionados, registros

Regla de textocambiar atributos de texto 7-14

definir tabuladores 7-14mostrar/ocultar 7-22

Regla, líneasdefinir unidades 7-22descripción 7-22mostrar/ocultar 7-22

Reglasdefinir unidades 7-22gráficas 7-22líneas 7-22mostrar/ocultar 7-22texto 7-13

Compartidos, archivosConsulte también Redes

Relacionados, archivosConsulte también Archivos; Relacionales, bases de datos

acceder a datos desde un tercer archivo 8-15

cambiar en relaciones 8-11descripción 8-2planificar 8-8privilegios de acceso 8-5, 8-10, 9-3

Relacionados, camposConsulte también Campos; Relacionales, bases de datos

buscar 3-5cálculos 5-6cambiar 6-19definiciones de campo 5-13descripción 8-2eliminar de presentaciones 6-19

en presentaciones 6-18ordenar 3-10planificar 8-9resumir datos 8-14sintaxis de nombres de campos 8-2

visualizar en la Web 14-6Relacionados, registros

Consulte también Registros; Relacionales, bases de datos

índice I-15

añadir 2-5, 8-12buscar y omitir 3-5copiar 2-9definir 2-5descripción 8-2duplicar 2-5eliminar 2-6, 8-12exportar 12-8importar 12-2ordenar 8-12visualizar en portales 6-18

Relacionales, bases de datosConsulte Portales; Relacionados, campos, archivos, registros; Relaciones

archivo maestroplanificar 8-8

buscar y omitir reg. 3-5campos coincidentes

descripción 8-2planificar 8-6

copiar registros relacionados 2-5

definir 8-10definir portales 6-22descripción 8-3duplicar nombres de archivo 8-11

eliminar registros relacionados 2-6

maestro, archivodescripción 8-2

ordenar 3-10planificar 8-8portales 8-2relaciones de muchos a muchos entre datos 8-16

relaciones de uno a muchos entre datos 8-5

relaciones de uno a uno entre datos 8-5

terminología 8-2, 8-6Relaciones

a y desde el mismo archivo 8-5Consulte también Relacionales, bases de datos

autouniones 8-5cambiar 8-13cambiar archivo relacionado 8-11

cambiar para portales 8-14definir 8-11descripción 8-2ordenar en cuadro de diálogo 8-13

planificar 8-10uniones, para relaciones de muchos a muchos 8-16

Relieve, efectos de objetos 7-17Relleno, atributos

color 7-16trama 7-2

Remotos, archivos, compartirmediante ODBC 15-3

Repetición, funciones 11-10Repeticiones. Consulte Repetidos, campos

Repetidos, camposdefinir 5-12descripción 5-12dividir 12-8exportar 12-8importar 12-6separar 12-8

Repetir camposformato 7-8orden de tabulación 7-10ordenar 3-10

Repetir paneles. Consulte Portales

Repetir peticiones de búsqueda 3-6, 3-8

Reproducirpelículas 2-14sonidos 2-14

Requisitosexportar 12-8importar 12-8Web Companion 14-3, 14-4

Restablecerpeticiones de búsqueda 3-7registros 2-8

Restringir acceso. Consulte Acceso, privilegios

Resumir datos en campos relacionados 8-14

Retículasde tablas 6-11en presentaciones 7-22

Retículas de objetosactivar/desactivar 7-23definir unidades 7-23descripción 7-23

RMI, formato 2-13Rotar objetos 7-20

SSalir de FileMaker Pro 1-9, 13-5Saltos de página

definir 6-32visualizar

en modo Vista previa 4-3ScriptMaker

ejemplos 10-15pasos 10-6

Secundarios, archivosConsulte Relacionales, bases de datos

Seguridad, archivo. Consulte Acceso, privilegios

Selección, herramienta 6-13Selección, manipuladores 6-16

Seleccionarbotones circulares 2-10cuadros 2-10de Listas desplegables 2-10de menús desplegables 2-10editar elemento 2-10impresora 4-2objetos 6-14

agrupar 7-19desagrupar 7-19

otros elementos 2-10registros 2-3registros semiordenados 3-10texto 2-15trama 7-16

Serie, modificar números 2-11Servidor SQL 15-2Servidor SQL de Microsoft 15-6Servidor. Consulte Anfitrión; FileMaker Pro Server

Símbolosbuscar 3-3exportar 12-7pegar 7-12subrayado 14-6

Símbolos, menú desplegable 3-2Sin almacenar, resultados 5-12Sintaxis

fórmulas 11-1nombres de campos relacionados 8-2

Sistema, formatosConsulte Formatos

Sobresimprimir 4-3, 6-8

Sobres, presentaciónConsulte Presentacionescabeceras 6-8descripción 6-5utilizar 6-5


Sólo lectura, contraseña. Consulte Acceso, privilegios

Sombra paralela, efectos de objetos 7-17

Sonidoen la Web 14-4

Sonidoscopiar 2-9eliminar 2-15grabar 2-14insertar en campos 2-13reproducir 2-14

SQL 15-1crear consultas 15-8unión SQL 15-9, 15-12

SQL, servidor de Microsoft 15-2Subformas. Consulte PortalesSubguiones. Consulte Guiones, subguiones

Subsumario, partesConsulte Sumario general, partes

continuo 6-29descripción 6-29imprimir 4-3, 6-32ordenar 6-32principal 6-29saltos de página 6-32

SubsumariosConsultedescripción 6-29exportar 12-9importar 12-2imprimir 4-4

Subtotales. Consulte Subsumario, partes; Sumario, campos

Sufijos 2-12Sumario general, partes

Consulte Sumario general, partes

Consulte Subsumario, partes

continuo 6-29descripción 6-29imprimir 6-32principal 6-29saltos de página 6-32

Sumario, camposdefinir 5-7descripción 5-4, 5-7desplazarse 2-8desviación típica 5-8en presentaciones 6-29, 6-31, 6-32

exportar 12-8fórmulas 11-1fracción del total 5-8importar 12-2máximo 5-8media 5-8mínimo 5-8opciones 5-8ordenar 3-11peticiones de búsqueda 3-2, 3-7

recuento 5-8total 5-8

Sumario, funciones 11-9Sumario, partes. Consulte Subsumario, partes; Sumario general, partes

Sumarios. Consulte Sumario general, partes

Suprimir Consulte EliminarSYLK, formato 12-2, 12-8

TTabla, Vista Web

configurar 14-11visualizar en navegador 14-17

Tabla, vista. ConsulteVer como tabla

Tablascontrolar el formato 6-11visualizar registros 2-2, 6-4visualizar registros como 2-2

Tablas, bases de datos. Consulte Bases de datos, archivos

Tablas, derechos. Consulte Acceso, privilegios

Tablas. Consulte ArchivosTabulación, orden

campos repetidos 7-10definir 7-9en la Web 7-10omitir campos 7-10

Tabuladoresalineación 7-14atributos 7-14decimal 7-14definir 7-14insertar en campos 2-7

Tamañoregla de texto 7-14texto 7-14

TCP/IP 14-5, A-2Temas, presentación 6-6Texto

Consulte también Camposalineación 7-14añadir 2-7, 2-15añadir a presentaciones 7-11atributos 6-24, 7-13buscar 3-4cambiar aspecto 7-16campos 5-4color 7-14, 7-16copiar 2-15, 6-14cortar 2-15, 6-14editar 2-15eliminar 2-15, 6-14escribir valores en campos 2-7estilos 7-14

formato 6-24, 7-13, 7-14herramienta 7-11interlineado 7-14límites, mostrar/ocultar 7-18líneas de base 7-2operadores 11-4párrafos 7-13pegar 2-15, 6-14reemplazar 2-15rotar 7-20seleccionar 2-15, 6-13usar Arrastrar y dejar A-2

Texto separado por comas 12-2Texto separado por tabuladores 12-2

Texto, campos. ConsulteTextoTexto, funciones 11-5Texto, presentaciones. Consulte Texto

Total de campos sumario 5-8Totales. Consulte SumariosTramas

campo 7-2pluma 7-16relleno 7-2seleccionar 7-16

Transacciones, Web 14-9True 6-25, 11-3Tutorial xvii

UUnión SQL 15-12Unión, expresiones. Consulte Relaciones

Uniones. Consulte RelacionesUnir archivos para relaciones de muchos a muchos 8-16

Unir campos. Consulte Coincidentes, campos

índice I-17

Uno a muchos, definir relaciones 8-5

Uno a uno, definir relaciones 8-5URL, abrir 2-8, 10-10, 14-3Usar datos de otros archivos. Consulte Intercambiar archivos

Usuario, nombresactual

paso de guión 10-8pegar en campos 2-11

configurar A-2insertar en presentaciones 7-12

VVacíos

imprimir registros 4-5Vacíos, campos 3-7Validar campos 5-11Valores

actualizar automáticamente 8-6

buscar duplicados 3-7buscar exactos 3-4copiar 2-9insertar indexados 2-8visualizar 7-7

Valores, campo. Consulte Campo, valores

Valores, listaeditar 2-10editar elemento 2-10

Valores, listasasignar nombre 7-3Consulte Cuadroscopiar 7-5definir 7-3descripción 7-3editar elementos 7-7eliminar 7-5mostrar/ocultar 2-10

opciones 7-4ordenación personalizada 3-9otros elementos 2-10privilegios de acceso 9-2

Circulares, botonesVarias tablas, bases de datos. Consulte Relacionales, bases de datos

Ventanasconfigurar tamaño A-6

Ver como formulario 2-2Ver como lista

descripción 2-2subsumarios 6-32

Ver como tabla 6-4, 6-6configurar propiedades 6-11descripción

Ver registros como formularios, listas o tablas 2-2

Virtuales, resultados 5-12Vista previa

Consulte también Imprimircolumnas 6-10presentaciones 4-3registros 4-3subsumario, partes 6-32

Vista previa, modo 1-4, 4-3Vistas, Web 14-16

aspecto 14-12configurar 14-11

Visualización, formatos 6-24Visualizar registros

descripción 2-1en una lista 2-2grupos 2-1individualmente 2-2ordenados 3-9privilegios de acceso 9-1

Visualizar, modo 1-4, 2-1

WWAV, formato 2-13Web

acceso 14-5consideraciones de nombres de campos 5-4

descripción 14-2hospedar bases de datos 14-2servidores Web 14-2terminología 14-1

Web CompanionConsulte también Publicación en la Web al instante

activar A-4administración remota 14-10ajustes por defecto 14-8configurar 14-8configurar presentaciones 14-14

estilos 14-12funciones 11-14orden de tabulación 7-10página Web principal 14-4, 14-7, 14-9

páginas de Publicación en la Web al instante en el navegador 14-4, 14-7, 14-16

probar bases de datos 14-15realizar seguimiento de actividad de usuarios 11-15, 14-9

requisitos 14-3, 14-4Web Companion de FileMaker Pro. Consulte Web Companion

Web, navegador. Consulte Navegador Web

Web, seguridad en bases de datos 14-5

WKS, formato 12-8WK1, formato 12-2

World Wide Web. Consulte Web

XXOR, operador 11-4

Para Windows y Mac FileMaker · iv Guía de usuario de FileMaker Pro Funcionamiento del texto 2-15...

Documents

Transcript of Para Windows y Mac FileMaker · iv Guía de usuario de FileMaker Pro Funcionamiento del texto 2-15...