COMISION DE PROGRAMA DE CIA

DIRECTRICES PARA LOS PROYECTOS, PROCEDIMIENTOS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La Comisión de Programa (PCOM) proporciona apoyo para proyectos archivísticos que promuevan los seis objetivos perfilados en “Direcciones Estratégicas de CIA 2008-2018”. El resto de este documento proporciona directrices generales vinculadas con los proyectos de CIA, explicando los pasos del procedimiento en la vida de un proyecto, desde la planificación temprana a la conclusión del proyecto, y expone los criterios que PCOM emplea para evaluar las propuestas del proyecto. DIRECTRICES DEL PROYECTO: Los proyectos de CIA se dividen en dos categorías:

• Proyectos que requieren el apoyo de CIA • Proyectos que requieren la asistencia financiera de CIA

Si bien CIA puede proporcionar una financiación limitada a un pequeño número de proyectos altamente prioritarios, su apoyo puede constituir una contribución significativa para el éxito de cualquier iniciativa. Puede proporcionar:

• Incomparables redes de trabajo internacionales, poniendo en contacto a los participantes del proyecto con colegas en otras partes del mundo.

• Acceso a una revisión por pares. • Oportunidades para chequear conceptos en distintos entornos. • Acceso a pericias de calidad mundial, en el ámbito de los temas

archivísticos. • Uso de la red de comunicaciones de CIA (sitio web, Comma, list serv) para

promocionar su trabajo. • Oportunidades para presentar los resultados del proyecto a la comunidad

archivística mundial en Congresos de CIA, etc. • Aumentar la comprensión del proyecto con interesados externos.

En breve, los participantes del proyecto, trabajando dentro del marco de CIA, serán parte de la comunidad archivística mundial que trabaja para el beneficio mutuo de todos. Propuestas de proyectos: Los solicitantes de financiación deberán ser miembros de CIA, estar de acuerdo en ser miembros de la misma o tener participación en una organización que sea miembro de CIA. La afiliación a la membresía de CIA no es un requisito para aquellos solicitantes que demanden únicamente apoyo.

La Comisión de Programa (PCOM) hará publico los llamados anuales para presentar proyectos que requieran la financiación de CIA. PCOM también podrá hacer público llamados para propuestas en otros momentos incluyendo los llamados para propuestas que se vinculen específicamente con los Objetivos del Plan Estratégico de CIA. Las propuestas de proyectos que sólo requieran el apoyo de CIA podrán ser presentadas en cualquier momento. La capacidad de PCOM para financiar proyectos es limitada. Generalmente la máxima cantidad disponible para cada proyecto asciende a 5.000 euros, sujeto a la disponiblidad presupuestal. PCOM puede hacer excepciones a este límite para proyectos que sean de extraordinaria importancia para la misión y objetivos de CIA. Asimismo PCOM insta a aquellos que presentan propuestas a que consigan apoyo adicional de otras fuentes para sus proyectos. La Comisión de Programa recomienda, enfáticamente, que aquellos que estén buscando el apoyo o la asistencia financiera de CIA se contacten con el Secretariado de la misma al comenzar a planificar etapas del proyecto. El Secretariado proporcionará información sobre cómo vincular, de la mejor manera posible, el proyecto con los Objetivos Estratégicos de CIA, e identificará proyectos relacionados del Consejo, así como especialistas en el área que podrían ser de ayuda, posibles socios y posibles fuentes adicionales de financiamiento. Financiación de proyectos y responsabilidad: Para proyectos que reciban el apoyo de CIA:

• los destinatarios del apoyo deberán informar a CIA una vez que hayan finalizado el proyecto, y no más allá de 30 días antes de la Reunión General Anual (AGM). Para proyectos cuya duración sea superior a un año los destinatarios del apoyo deberán presentar informes sobre el estado en que se encuentran al menos 30 días antes de la Reunión General Anual.

Para proyectos que reciban la financiación de CIA:

• Dependiendo del tipo de proyecto, de su complejidad y duración, PCOM podrá asignar al comienzo del proyecto, todos los fondos que CIA autorizó para el mismo, o podrá otorgar fondos de manera paulatina, dependiendo de que se alcancen exitosamente las fases del proyecto.

• Según el tipo de proyecto y su complejidad y duración, PCOM podrá

solicitar sólo un informe sumario al finalizar el proyecto y no más allá de 30 días antes de la próxima Reunión General Anual, o podrá solicitar informes vinculados a las fases del proyecto.

• Los productos de proyectos que reciban financiación de CIA deberán ser

compartidos con la institución para su uso por parte de los miembros, ramas, secciones y comités.

Ejemplos vinculados con la financiación y la responsabilidad:

• Un proyecto que comprenda una serie de talleres en una rama de CIA y que emplee materiales de otra rama de CIA podrá recibir todos los fondos que la

institución autorizó al comienzo del mismo. Se espera que el destinatario de los fondos presente un informe al finalizar el proyecto y no más allá de 30 días antes de la próxima Reunión General Anual.

• Al proyecto que desarrolle materiales para el taller y que conduzca una serie

de los mismos se le podrá solicitar que presente breves informes del progreso al finalizar la fase de planificación, luego de que se hayan desarrollado los materiales del taller, y al finalizar las conclusiones del mismo. La financiación se podrá otorgar en incrementos al comienzo de la fase de planificación, al finalizar la misma o al completarse los materiales del taller. El financiamiento de cada incremento del proyecto dependerá de que se reciba en tiempo los informes que demuestren que se ha completado exitosamente la fase previa del proyecto. Al concluir el proyecto la oficina de CIA en París recibirá copias de los materiales del taller para que los puedan utilizar otros miembros, ramas y secciones.

ETAPAS EN EL PROCESO DEL PROYECTO PCOM llamará para la presentación de propuestas de proyectos a través de Flash y del List serv de CIA. Luego del llamado para presentar las mismas, las etapas del proyecto son las siguientes: • El proponente contactará la Oficina de CIA en París como parte de la

planificación temprana e informalmente describirá el proyecto propuesto. • La Oficina de CIA proporciona información sobre el proyecto en relación

con los Objetivos Estratégicos de CIA y el plan de trabajo, e información que pueda ayudar al proponente.

• El proponente completa el Formulario de Propuesta del Proyecto (disponible en el sitio web de CIA o en la Oficina del Secretariado de CIA), y lo envía junto con una carta a la Oficina de CIA en París.

• La Oficina de CIA acusa recibo de todas las propuestas de proyectos dentro de las dos semanas de recibidas.

• La Oficina de CIA envía las propuestas de proyectos a PCOM para su revisión, dentro de las dos semanas de su recepción.

• El Presidente de PCOM y el Secretario General seleccionan el enlace con el proyecto para interactuar con el proponente del mismo y obtener información adicional si fuera necesario.

• PCOM conseguirá un experto en el área que los ayude con la evaluación de la propuesta, si fuera necesario.

• PCOM evalúa la propuesta. • PCOM clasifica la propuesta junto con las que hayan quedado pendientes. • PCOM aprueba y toma decisiones sobre el financiamiento en las reuniones

de PCOM que tienen lugar dos veces al año. Las decisiones de aprobación pueden ser realizadas durante el año vía e-mail.

• CIA notifica al proponente del proyecto de la decisión de PCOM dentro las dos semanas siguientes a la toma de decisiones.

• El proponente y la Oficina de CIA completan y firman el acuerdo financiero si PCOM autoriza el desembolso de los fondos de CIA.

• Las oficinas de CIA dan a conocer públicamente la financiación inicial o total autorizada como lo determina PCOM.

• El enlace de PCOM y el Director de Proyecto interactúan como estimen conveniente durante todo el proyecto.

• El Director de Proyecto presenta periódicamente, si ello es requerido, informes al Presidente de PCOM y a los miembros para su revisión.

• PCOM (en los casos en que haya sido aprobado un incremento financiero), evalúa los informes parciales del proyecto y decide cuándo autorizar el próximo aumento dentro de las dos semanas siguientes de haber recibido los informes parciales del mismo.

• CIA hace público los incrementos financieros adicionales si éstos fueron autorizados por PCOM dentro de las dos semanas siguientes a la toma de decisiones por parte de esta comisión.

• El Director de Proyecto (en aquellos casos en que el proyecto tenga varias fases) presentará los informes finales del proyecto y copias de los productos del proyecto a la Oficina de CIA.

• La Oficina de CIA presenta los informes finales del proyecto a PCOM dentro de las dos semanas de haberlos recibido. Los informes que son presentados a la Oficina de CIA en formulario cuyo soporte es de papel posteriormente son presentados al PCOM, dentro de los 30 días de su recepción.

• La Oficina de CIA publicará los informes finales del proyecto en el sitio web dentro de los 60 días de su recepción.

El Apéndice A presenta un organigrama que ilustra las principales etapas del proceso para aquellos proyectos que requieran de la financiación de CIA. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA LOS PROYECTOS

Quienes soliciten financiación deberán ser miembros de CIA, estar de acuerdo en ser miembros de la institución o participar en alguna organización que sea miembro de CIA. CIA no financiará las operaciones normales de organizaciones archivísticas. Las operaciones normales incluyen actividades tales como la compra de suministros o equipamiento, salarios del personal, compra de registros, disposición y descripción, conservación, gestión de registros o publicaciones. Guía para los solicitantes: 1. La Comisión de Programa de CIA evaluará los proyectos teniendo en

cuenta las 6 directrices:

1. Dirección Estratégica: ¿Cómo contribuirá el proyecto con el programa estratégico de CIA?

2. Impacto del Proyecto: ¿Cuán amplio será el efecto del proyecto? 3. Probabilidad de éxito: Las metas del proyecto ¿son realistas?

¿qué probabilidad de éxito tendrá el proyecto? 4. Financiación del proyecto: ¿Cuánto le está solicitando el

proyecto a CIA? ¿existe otra financiación? 5. Asociaciones: ¿El proyecto involucra el trabajo con otras

asociaciones?

6. Rol de CIA: ¿Cuán importante es el apoyo de CIA para el proyecto?

Estos puntos serán desarrollados a continuación, junto con una explicación de cómo PCOM evaluará los proyectos de acuerdo con cada uno de los ítems antes mencionados. 2.1 Dirección Estratégica Los proyectos deben contemplar el programa estratégico de CIA. En particular, los proyectos deberán cumplir con uno o más de los siguientes requisitos:

• Aumentar la conciencia acerca de la importancia de los registros y archivos, especialmente para lograr un buen gobierno.

• Influir en el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías en el uso de los registros y archivos (por ejemplo: manejo de la sobrecarga de información, reforma administrativa, gobierno electrónico, acceso, y derechos de la propiedad intelectual en la era digital).

• Favorecer la capacitación en la profesión archivística, incluyendo el trabajo en los estándares, capacitación y publicaciones.

• Construir la red de trabajo de CIA (por ejemplo integrando el trabajo de secciones, ramas y grupos de intereses específicos con los de CIA como una totalidad, proporcionando informes o contenidos para los congresos o las Mesas Redondas); o reducir la brecha digital para los miembros de CIA, o mejorar las comunicaciones;

• Construir o desarrollar asociaciones (incluídas otras organizaciones no gubernamentales, organizaciones regionales como ASEAN y EU, organismos internacionales como UNESCO, estandarización de los organismos, desarrollo de los organismos, otras organizaciones profesionales que utilicen los registros y el sector privado).

• Mejorar el desempeño y la responsabilidad de CIA (por ejemplo haciendo más transparente el gobierno, utilizando mejor el sitio web o mejorando las comunicaciones).

¿Cómo podrá PCOM evaluar las solicitudes según estos encabezamientos? PCOM considerará cuántos de estos elementos del programa de CIA apoya el proyecto, y su posible impacto en ellos. También considerará la extensión y naturaleza de cualquier asociación. 2.2 Impacto del Proyecto: A CIA le interesa que los proyectos que apoya tengan el impacto más amplio posible. Aquellos proyectos que beneficien a un amplio número de registros y archivos profesionales, a sus consultantes, o que logren beneficios a través de amplias áreas geográficas tendrán preferencia. ¿Cómo hará PCOM para evaluar las solicitudes según esta directriz? PCOM considerará tanto la extensión de la esfera de operación del proyecto (por ejemplo si cubre un país, una o más regiones de CIA) así como cuántas organizaciones archivísticas y personas involucradas con los registros y los archivos se beneficiarían. 2.3 Probabilidad de éxito del proyecto: CIA desea financiar proyectos exitosos y PCOM apunta a ayudar a las organizaciones para que lo logren. El éxito depende de tener metas y objetivos realistas, un programa

claro y realista para conducir y completar el proyecto, una visión clara de los costos y recursos necesarios, y un cálculo de los riesgos posibles, y cómo manejarse frente a ellos. Para todos los proyectos, aún en el más simple, se deberá asociar al mismo un plan de trabajo, mostrando qué será hecho, quién lo hará, cuándo será realizado, cuánto costará y qué éxito espera alcanzarse. El éxito también depende de tener una o más organizaciones que aporten el apoyo requerido para el proyecto. PCOM anima a que los proyectos incluyan la participación activa de organizaciones archivísticas que se comprometan y puedan aportar recursos que ayuden a asegurar el éxito del proyecto. ¿Cómo evaluará PCOM estas solicitudes de acuerdo a esta directriz? PCOM considerará la existencia y calidad de cualquier plan, donde las metas y los objetivos sean claros y alcanzables, donde el presupuesto sea realista, y donde se hayan considerado adecuadamente los riesgos. PCOM también considerará si la organización involucrada puede proporcionar el apoyo necesario. Si el solicitante no tiene experiencia previa en la gestión de un proyecto, PCOM considerará dónde se han asesorado, si han estudiado previamente casos de proyectos exitosos, o si por el contrario muestran que han comprendido todo lo que está involucrado. 2.4 Financiación del proyecto: PCOM dará a conocer la suma total anual disponible para la financiación de proyectos, cuando haga público su llamado anual para presentar propuestas. Por favor tenga en cuenta que:

• Generalmente la cantidad máxima que CIA concede para un solo proyecto es de 5.000 euros, sujeto a la disponibilidad de fondos.

• CIA no proporciona el 100% de financiación para los proyectos. • Los proyectos deberán obtener de otras fuentes, al menos, el 25% de la

financiación. • Los solicitantes deberán mostrar qué recursos proporcionarán (por ejemplo,

contribución a los costos locales, tiempo del personal, etc.). • PCOM alienta, con mucho entusiasmo, aquellos proyectos que implican

asociaciones donde CIA no es la única institución que financia. • Progresivamente se incluirá más información sobre otras fuentes de

financiación, incluyendo los criterios de selección y el plazo de entrega de las solicitudes, en las páginas del programa del sitio web, en cuanto esté disponible.

• PCOM considerará las solicitudes para fondos iniciales (cuando una cantidad inicial de fondos permitirá obtener más recursos de otra parte, o cuando el proyecto ayudará a encontrar fondos adicionales).

• Aún en el caso de que CIA no pudiese financiar un proyecto, podrá proporcionar un apoyo formal que permitiría encontrar otras fuentes de financiación.

¿Cómo evaluará PCOM las solicitudes de acuerdo a esta directriz? PCOM considerará la suma de financiación requerida y podrá darle preferencia a aquellos proyectos que requieran menos del máximo. También considerará el porcentaje que CIA no financia y podrá darle preferencia a aquellos proyectos donde este porcentaje sea mayor. Si un proyecto procura la obtención de fondos iniciales (ver más arriba), PCOM tendrá en cuenta la suma adicional de financiación que será liberada y la posibilidad de que esto suceda.

2.5 Asociaciones: CIA alienta con mucho entusiasmo los proyectos que involucran asociaciones con base nacional o internacional, a efectos de aumentar la efectividad, compartir los costos y difundir los resultados ampliamente. No hay reglas acerca del número o tipo de asociados, pero aquellos proyectos que incluyan varios asociados, o un solo asociado estratégico (por ejemplo una importante organización internacional), tendrán preferencia. ¿Cómo evaluará PCOM estas solicitudes de acuerdo a esta directriz? PCOM considerará el número, tipo (por ejemplo una organización no gubernamental, organismo profesional, organización internacional, etc.) y la esfera de acción de los asociados (nacional, regional, internacional), así como la extensión de financiación adicional con la que cada uno contribuye. 2.6 El rol de CIA: CIA apunta a financiar proyectos donde su apoyo le agregue el mayor valor posible. En el caso de proyectos presentados por organizaciones, CIA busca financiar aquellos que vayan más allá de las operaciones normales de la organización solicitante. Ello es en parte por el impacto del proyecto (ver nº 4 más arriba) y en parte por la importancia del aporte de CIA. ¿Cómo evaluará PCOM las solicitudes de acuerdo a esta directriz? Tan pronto como se verifique que el proyecto va más allá de las operaciones normales de una organización que solicita financiación, PCOM considerará cuán importante es el aporte de CIA para el proyecto (por ejemplo si CIA no proporciona la financiación ¿qué sucederá?

La Oficina de CIA proporcionará información vinculada con los objetivos estratégicos de CIA y la que necesite el proponente

La Oficina de CIA acusa recibo de todas las propuestas de proyectos dentro de las 2 semanas

PCOM evalúa la propuesta

¿Sí?

A

El solicitante se contactará con la Oficina de CIA en París como parte de la planificación temprana e informalmente describirá el proyecto propuesto

La propuesta regresa al proponente

NO

El proponente completará el formulario de propuesta del proyecto y lo enviará con una carta adjunta a la Oficina de CIA-París

CIA notifica al proponente del proyecto de la decisión favorable de PCOM. El proponente y la Oficina de CIA completan y firmen el acuerdo de financiación (dentro de las

dos semanas)

PCOM toma decisiones sobre el financiamiento (en la Reunión de PCOM)

TODO?

B

Incremento

Información sobre el formulario de solicitud, propuestas para el proyecto y criterios para el financiamiento del mismo en www.ica.org

A 1

Organigrama del Proceso de Solicitud del Proyecto

A

El director del proyecto presentará informes periódicamente (si lo solicitan) a

la Oficina de CIA (por lo menos 30 días antes de la RGA)

La Oficina de CIA expedirá la totalidad de los fondos como fue

autorizado por el PCOM

B

La Oficina de CIA expedirá la financiación inicial como fue

autorizado por el PCOM

El PCOM evaluará los informes provisorios del proyecto

El director del proyecto presentará informes periódicamente (si lo solicitan) a

la Oficina de CIA (por lo menos 30 días antes de la RGA

NO FINALIZA

DO?

¿SI?

El PCOM decide cuando autorizar el financiamiento del próximo incremento

(dentro de las dos semanas)

La Oficina de CIA expedirá el próximo incremento de los fondos como fue autorizado por el PCOM

(dentro de las dos semanas)

El director del proyecto presentará los informes finales del proyecto y copias de los productos del proyecto a la Oficina de CIA

(al menos 30 días antes de la próxima RGA)

FINALIZADO

FIN DEL PROYECTO

NO

La Oficina de CIA publicará los informes finales del proyecto en el sitio web de CIA

(dentro de los 60 días de recibido)

La Oficina de CIA presentará los informes finales del proyecto al PCOM (dentro de

los 30 días)

FIN DEL PROYECTO