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INTRODUCCION El presente trabajo obedece, en primer lugar, a cumplir un requisito académico para obtener el título de Administrador Público de la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP; en segundo lugar, a un interés personal y profesional en mi senda natural como Oficial de Policía, a fin de coadyuvar al mejoramiento continuo de la Policía Nacional. El trabajo de la práctica administrativa se tituló “Pautas para el mejoramiento del sistema administrativo en el grupo de Sanidad del Departamento de Policía Guajira”, la razón de este radica en el interés de mejorar un servicio que siempre se ha constituido en un pilar fundamental en el marco del bienestar del personal. La Policía Nacional invierte un alto presupuesto para su funcionamiento y para inversión a nivel nacional y en las unidades, pero también he observado que es susceptible de mejorarlo. Por este hecho, lo he tomado para adelantar el trabajo de la práctica administrativa. El objetivo principal del trabajo es incrementar los niveles de satisfacción, calidad, cobertura y oportunidad del servicio que presta el Grupo de
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INTRODUCCION
El presente trabajo obedece, en primer lugar, a cumplir un requisito
académico para obtener el título de Administrador Público de la Escuela
Superior de Administración Pública, ESAP; en segundo lugar, a un interés
personal y profesional en mi senda natural como Oficial de Policía, a fin de
coadyuvar al mejoramiento continuo de la Policía Nacional.
El trabajo de la práctica administrativa se tituló “Pautas para el
mejoramiento del sistema administrativo en el grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira”, la razón de este radica en el interés de
mejorar un servicio que siempre se ha constituido en un pilar fundamental
en el marco del bienestar del personal. La Policía Nacional invierte un alto
presupuesto para su funcionamiento y para inversión a nivel nacional y en
las unidades, pero también he observado que es susceptible de mejorarlo.
Por este hecho, lo he tomado para adelantar el trabajo de la práctica
administrativa.
El objetivo principal del trabajo es incrementar los niveles de satisfacción,
calidad, cobertura y oportunidad del servicio que presta el Grupo de
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Sanidad del Departamento de Policía Guajira, a través de propuestas
derivadas de la actividad de la práctica administrativa.
Para desarrollar el trabajo de la práctica administrativa se utilizó el método
evaluativo dado que se recopiló la información pertinente, los soportes
necesarios para el tema, a través de la observación directa, la entrevista,
la encuesta y los análisis de debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas, así como los factores críticos de éxito; todo ello con el objeto
de modificar, rediseñar y presentar alternativas de mejoramiento en la
prestación del servicio de sanidad al personal policial del Departamento.
El informe final de las prácticas administrativas se presenta en tres partes, a
saber: la primera, nos acerca al conocimiento de la Policía Nacional desde
su marco constitucional hasta llegar al grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira, pasando por la normatividad que le da
vida legal, una vez esto, observamos su naturaleza, su misión, sus funciones
y su estructura orgánica; la segunda, se refiere a los problemas específicos
que se van a abordar, los objetivos que se pretenden alcanzar y los aportes
que se esperan realizar como producto del trabajo; la tercera, presenta los
resultados obtenidos a través de la práctica administrativa y plantea unas
propuestas que, implementadas y operacionalizadas, mejoren la
satisfacción del cliente interno en términos de calidad, cobertura y
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oportunidad de los servicios que presta el Grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira.
Finalmente, como producto del desarrollo del trabajo de la práctica
administrativa se presentan las conclusiones y recomendaciones que se
consideran pertinentes.
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SINTESIS DOCUMENTAL
El trabajo de práctica realizado se tituló “Pautas para el mejoramiento del
sistema administrativo en el Grupo de Sanidad del Departamento de
Policía Guajira”.
El método utilizado es el de tipo evaluativo y se hizo uso de herramientas
administrativas como los Factores Críticos de Éxito y la matriz DOFA.
Los resultados obtenidos están definidos en la optimización de la ejecución
del presupuesto designado al servicio de salud del grupo de trabajo,
asimismo, la presentación del manual de funciones y la estandarización de
procesos. Para llegar a todo ello se realizó una actualización de la
información sobre los usuarios del servicio, su cantidad real y su distribución
geográfica en el Departamento; una evaluación del servicio a través de
una encuesta; el análisis presupuestal, los rubros que se afectan para
avocar el tema de la máxima efectividad del presupuesto; el estudio y
análisis de los cargos y los procesos que se desarrollan.
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En las conclusiones encontramos que se lograron los objetivos propuestos y
se desarrollaron los temas propuestos en el párrafo anterior. Asimismo, se
encuentran y proponen formas de mejoramiento y optimización del gasto
del presupuesto; se indican algunas necesidades de capacitación y
mejoramiento.
Las recomendaciones son producto del trabajo de la práctica
administrativa, entre ellas: la presentación de los resultados son
herramienta efectiva para la toma de decisiones, con soporte en ellos se
deben implementar los programas de prevención, promoción y
autocuidado de la salud; se propone la implementación de la farmacia, la
contratación de algunos médicos especialistas; con los factores críticos de
éxito se determinan algunos temas necesarios para capacitación del
personal de funcionarios del Grupo.
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1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
En esta parte se presenta una referencia sobre la Policía Nacional a fin de
crear un espacio de conocimiento de la institución en forma global, hasta
llegar al grupo de Sanidad del Departamento de Policía Guajira donde se
está realizando la práctica administrativa, en tal sentido, se abordará la
naturaleza jurídica, su misión, sus funciones, su estructura orgánica y los
servicios que presta.
1.1 NATURALEZA JURIDICA
1.1.1 CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
Con la promulgación de la nueva Constitución Política de Colombia de
1991, también nació con rango constitucional la Policía Nacional, es así
como en su Título VII, Capitulo VII de la Fuerza Pública, encontramos el
artículo 218 que a la letra dice: "La ley organizará el cuerpo de Policía. La
Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a
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cargo de la Nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las
condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades
públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en
paz. La ley determinará su régimen de carrera, prestacional y disciplinario".
Este fue un gran logro institucional dado que la Policía Nacional adquiría
un cuerpo y una identidad que era necesaria para una organización que
llevaba en su momento 100 años de historia y que no tenía ese marco
jurídico en la norma de normas.
Sin embargo, es necesario indicar que esta vida constitucional no fue
suficiente para impulsar positivamente al personal de la institución dado
que en 1.993 se llegó a un punto de crisis muy intenso, tanto que se llegó a
pensar en la liquidación de la Policía Nacional. Afortunadamente hubo
una evaluación y voces de auxilio que dieron lugar a un respiro, el cual se
inició con dos comisiones consultivas, una interna y otra externa, los que
durante seis meses analizaron los problemas, propusieron soluciones que
determinaron expedir una serie de normas que indicaban el nuevo
horizonte y rumbo que debía adoptar la Policía Nacional como institución y
su personal como el talento que, en la práctica, le formaba y le hacia
grande. Fue así como llegamos a la normatividad que a continuación
vamos a recopilar, en lo que tiene interés para la práctica administrativa.
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1.1.2 LEY 62 DEL 12 DE AGOSTO DE 1.993.
Ley por la cual se expiden normas sobre la Policía Nacional, se crea La
Policía Nacional, se crea la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada y se reviste de facultades extraordinarias al Presidente de la
República”, en esta, encontramos que la naturaleza de la Policía Nacional
(según el artículo 5) es enteramente civil, aunque armada por razón de sus
funciones; que presta un servicio público de carácter permanente y que
está a cargo de la Nación; que el fin primordial es mantener las
condiciones necesarias para el ejercicio efectivo de los derechos y
libertades públicas a objeto de asegurar la paz ciudadana.
En ella se determina que el Presidente de la República como suprema
autoridad administrativa, es el jefe superior de la Policía Nacional (artículo
9), atribución que ejerce por conducto del Ministro de Defensa y el Director
de la Policía Nacional.
Encontramos que, además de lo ya referido, la finalidad (Artículo 1) de la
Policía Nacional como integrantre de las autoridades de la República, se
instituye para la protección de todas las personas residentes en Colombia
(Vida, honra, bienes, creencias y todos los derechos y libertades), para
asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los
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ciudadanos; recuerde que no sólo se circunscribe a la Constitución Política
sino también a pactos, tratados y convenciones internacionales de
Derechos Humanos, que haya suscrito y ratificado el Estado.
En el artículo 2 de la norma encontramos los principios que rigen la
actividad policial, ellos son: igualdad, imparcialidad, control ciudadano,
publicidad. Donde nuestra actividad es de un carácter esencialmente
comunitario, preventivo, educativo, ecológico, solidario y de apoyo
judicial. Para hacer esto realidad se hará uso del mecanismo de
descentralización de funciones.
En general, podemos decir que la ubicación de la Policía Nacional dentro
de los organismos del Estado, queda como aparece en el Anexo Nro.1.
1.1.3 DECRETO 2158 DEL 10 DE SEPTIEMBRE DE 1997
Esta norma es producto de las facultades otorgadas al Presidente de la
República a través del Numeral 11 del artículo 182 de la Constitución
Política de Colombia, artículo 62 de la Ley 352 de 17 de Enero de 1.997 y
del artículo 69 del Decreto 1686 del 27 de Junio de 1.997. Con esta norma
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logramos obtener el organigrama que nos lleva a ubicar el Departamento
de Policía Guajira, como se observa en el Anexo Nro. 2.
En la norma que estudiamos, en su Titulo II, Capítulo I, II, III y IV, se desarrolla
la estructura orgánica de la Policía Nacional; en ella encontramos que
existen órganos de dirección (Artículo 4 y 5): la Dirección General y la
Subdirección General; órganos de asesoría y apoyo(Artículo del 6 al 9): la
Inspección General, la Oficina de Gestión Institucional, la Secretaria
General y la Oficina de Telemática y, como órganos de ejecución (Artículo
del 10 al 13): la Dirección Operativa, la Dirección de Policía Judicial, la
Dirección de Inteligencia, la Dirección de Antinarcóticos, la Dirección de
Servicios Especializados, la Dirección Escuela Nacional de Policía "General
Santander", la Dirección de Recursos Humanos, la Dirección Administrativa
y Financiera, la Dirección de Sanidad y la Dirección de Bienestar Social, las
cuales están constituidas por direcciones, áreas y grupos.
Es de anotar que en su artículo 14 se lee: "DEPARTAMENTOS DE POLICIA Y
POLICIAS METROPOLITANAS. Para efecto del servicio policial, en los
Departamentos, áreas Metropolitanas y Distritos en que políticamente se
divida el Territorio Nacional, el Director General de Policía Nacional
determinará los Departamentos de Policía, Policías Metropolitanas y
distritos que se requieran"; en su parágrafo indica que el Comandante de
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Departamento en cada unidad representa al Director General de la Policía
Nacional y que dependen orgánicamente de la Dirección Operativa.
Como podemos apreciar, estamos ubicando en mejor forma al
Departamento de Policía Guajira y por ese conducto también asimos al
Grupo de Sanidad.
1.1.4 RESOLUCION 00144 DEL 19 DE ENERO DE 1.999.
Con ésta resolución, la Dirección General de la Policía Nacional, desarrolla
la estructura orgánica y determina los procesos de la Dirección Operativa;
fundamenta este acto administrativo en el artículo 15 (que trata de la
organización) del Decreto 2158 del 1 de septiembre de 1997.
En ésta norma encontramos que, según el artículo 1, la estructura de la
Dirección Operativa estará compuesta por: El área de Seguridad
Ciudadana, el área de Información Estratégica Policial, el área de
Participación Comunitaria y los Organismos Desconcentrados.
Entre los Organismos Desconcentrados encontramos: los Departamentos
de Policía y Policías Metropolitanas, Policía de Carreteras, Comando de
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Operaciones Especiales y el Grupo de Apoyo a la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales.
Con esto, se ubican los Departamentos de Policía en la estructura de la
institución policial.
En el artículo 11 de la norma que estamos tratando se encuentra que para
desarrollar el artículo 14 del Decreto 2158/97, sobre los Departamentos de
Policía y Policías Metropolitanas se van a tener en el país 32
Departamentos y 3 Policías Metropolitanas (Una de ellas integrada por 3
Departamentos a su interior); entre ellos, tenemos en el numeral 15, al
Departamento de Policía Guajira.
En el artículo 14 encontramos la estructura orgánica de los Departamentos
y Policías Metropolitanas, así:
"ARTICULO 14. ESTRUCTURA ORGANICA DE LOS DEPARTAMENTOS DE POLICIA Y POLICIAS METROPOLITANAS. Los Departamentos de Policía y Policías Metropolitanas tendrán la siguiente estructura orgánica (Anexo Nro. 3): A. COMANDO DE DEPARTAMENTO 1. Gestión Institucional 2. Telemática 3. Justicia Penal Militar 4. Asuntos Jurídicos y Disciplinarios 5. Derechos Humanos
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B. SUBCOMANDO OPERATIVO 1. Grupo de Policía Judicial 2. Grupo de Inteligencia 3. Grupo de Participación Comunitaria 4. Grupo de Servicios Especializados 5. Distritos de Policía 5.1 Estaciones de Policía 5.1.1 Subestaciones de Policía C. SUBCOMANDO ADMINISTRATIVO 1. Grupo de Talento Humano 2. Grupo de Sanidad 3. Grupo Financiero 4. Grupo Logístico 5. Grupo de Bienestar Social
Llegamos de esta manera al Grupo de Sanidad del Departamento de
Policía Guajira, objeto de nuestro trabajo de práctica administrativa.
Con relación a Sanidad, encontramos en la norma a la que nos hemos
venido refiriendo, el artículo 17 que trata de los procesos del Subcomando
Administrativo y en su literal A, determina: "El Grupo de Sanidad para el
cumplimiento de su misión desarrollará el siguiente proceso de prestación
del Servicio Integral de Salud".
Sin embargo, a la naturaleza jurídica y a la estructura hasta aquí
planteadas le haría falta un componente fundamental, que habíamos
subrayado únicamente. Hago referencia a la Dirección de Sanidad de la
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Policía Nacional, ésta, en el organigrama, se encuentra al mismo nivel de
la Dirección Operativa por lo que hasta este punto no habría mayor
diferencia, dado que se regulan por la misma normatividad, a excepción
de la que trata exclusivamente de la Dirección Operativa. Su importancia –
Dirección de Sanidad- radica en que ésta define, según las políticas
institucionales, sus metas de dirección o estratégicas, las cuales deben ser
las que enrutan el trabajo de sus órganos de colaboración, entre ellas, el
Grupo de Sanidad del Departamento de Policía Guajira. Su inicio legal lo
desarrolla la Ley 352 de 1997.
1.1.5 LEY 352 DEL 17 DE ENERO DE 1997
Por la cual se reestructura el Sistema de Salud y se dictan otras
disposiciones en materia de Seguridad Social para las Fuerzas Militares y La
Policía Nacional; norma expedida por el Congreso de la República.
En su art ículo 1 encontramos su composición: “El Sistema de Salud de las
Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, SSMP, está constituido por el
Ministerio de Defensa Nacional, el Consejo Superior de Salud de las Fuerzas
Militares y de la Policía Nacional, el Subsistema de Salud de las Fuerzas
Militares, el Subsistema de Salud de la Policía Nacional y los afiliados y
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beneficiarios del Sistema. El Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares lo
constituyen... El Subsistema de Salud de la Policía Nacional lo constit uyen la
Policía Nacional y la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional”, Anexo
Nro. 4.
En su artículo 2 indica que el objeto del SSMP es: “prestar el servicio integral
de salud en las áreas de promoción, prevención, protección, recuperación
y rehabilitación del personal afiliado y sus beneficiarios y el servicio de
sanidad inherentes a las operaciones militares y policiales.
En su artículo 3 observa: “Para los efectos de esta ley se define sanidad
como un servicio público esencial de la logística milit ar y policial, inherente
a su organización y funcionamiento, orientada al servicio del personal
activo, retirado, pensionado y beneficiarios.
En su artículo 4 determina los principios que regulan esta actividad:
racionalidad, obligatoriedad, equidad, prot ección integral, autonomía,
descentralización y desconcentración, unidad, integración funcional,
independencia de los recursos y atención equitativa y preferencial.
En su capítulo II y III habla de las autoridades y órganos encargados de la
dirección del sistema y del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares,
respectivamente.
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En el capítulo IV habla del Subsistema de Salud de la Policía Nacional. En su
artículo 15 afirma: “Créase la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional,
como una dependencia de la Dirección General de la Policía Nacional,
cuyo objeto será el de administrar los recursos del Subsistema de Salud de
la Policía Nacional e implementar las políticas, planes y programas que
adopte el CSSMP y el Comité de Salud de la Policía Nacional”, el
subrayado es propio.
En su artículo 16, encontramos las funciones de la Dirección de Sanidad de
la Policía Nacional; sin embargo, sólo me referiré a tres, así: “e) Elaborar y
presentar a consideración del Comité de Salud de la Policía Nacional y del
CSSMP el programa general de administración, transferencia interna y
aplicación de recursos para el Subsistema”; “k) Elaborar el anteproyecto
del presupuesto de inversión y funcionamiento para el servicio de salud
operacional y asistencial del Subsistema de Salud de la Policía Nacional
para la consideración del Comité de Salud de la Policía Nacional y
posterior aprobación del CSSMP” y “o) Prestar los servicios de salud a través
de las unidades del subsistema o mediante la contratación con
instituciones prestadoras de servicios de salud o profesionales habilitados”.
Igualmente, encontramos el parágrafo del artículo 25 donde se reza: “Los
Directores de Sanidad de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional
dispondrán de la infraestructura administrativa en cuanto a los medios,
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organización, funcionamiento y disponibilidad para una inmediata
atención del personal ...”.
Así las cosas, hemos llegado a ligar el Grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira con la Dirección Operativa y la Dirección
de Sanidad, lo cual le da vida jurídica y material a la unidad objeto de la
práctica administrativa.
1.2. MISION
En este punto transcribiremos la misión que tiene la organización como un
todo y de sus órganos que tiene para lograrla.
1.2.1 DE LA POLICIA NACIONAL
1.2.1.1 Visión
“La Policía Nacional de Colombia será una institución de servicio, sólida,
competente, confiable, respetada, admirada y comprometida, sustentada
en principios éticos, el talento humano, la motivación de sus hombres y los
avances tecnológicos. Que ejerza autoridad y esté integrada con la
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comunidad en un sistema nacional de convivencia, en procura de la
seguridad y tranquilidad públicas”.
1.2.1.2 Misión
“Nuestra misión es contribuir a la satisfacción de las necesidades de
seguridad y tranquilidad públicas, mediante un efectivo servicio,
fundamentado en la prevención, investigación y control de delitos y
contravenciones, generando una cultura de solidaridad que permita a los
habitantes de Colombia convivir en paz”.
1.2.1.3 Valores Corporativos
Son los valores y virtudes que considera la institución como el paradigma
que debe, en su pensar, su hablar y en su actuar, tener cada uno de los
miembros que integran la Policía Nacional y que en esencia deben ser
compartidos por todos. En ese sentido, tenemos que “Los Policías de
Colombia somos":
Personas con ética y alto sentido del respeto por los derechos humanos. Ciudadanos modelo, hombres de honor, virtud y sabiduría.
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Honestos con nosotros mismos, con la familia, con la institución y con la
comunidad.
Practicantes de la lealtad, como principio de integridad, solidaridad y
espíritu de cuerpo.
Hombres con vocación de servicio y entrega a la comunidad. Personas que identificamos en la humildad la esencia del ejercicio del
poder y consideramos al ciudadano como la razón de ser de nuestro
servicio.
1.2.1 DIRECCION OPERATIVA
La Misión de la Dirección Operativa es, según el artículo 2 de la Resolución
00144 del 19 de enero de 1999, la de “Orientar la gestión del servicio de
Policía que cumplen las Policías Metropolitanas, Departamentos y Grupos
Especiales, a través de procesos que permitan consolidar una cultura de
convivencia y seguridad ciudadanas”.
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1.2.2 DIRECCION DE SANIDAD
1.2.2.1 Misión
“La Dirección de Sanidad tiene como misión mantener la salud integral de
los afiliados y beneficiarios del Subsistema de Salud de la Policía Nacional
por medio de un servicio efectivo, en las fases de promoción, atención y
rehabilitación, fundamentado en principios humanísticos, con talento
humano calificado, infraestructura y tecnología adecuada, que favorezca
el mejoramiento de la calidad de vida de sus usuarios”.
1.2.2.2 Areas Estratégicas Específicas
Las áreas estratégicas definidas por la Dirección de Sanidad de la Policía
Nacional están determinadas así:
1. Satisfacción del Usuario
2. Sistema de Información Integral
3. Financiera y Logística
4. Cultura del Autocuidado de la Salud
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5. Tecnología en Salud
6. Talento Humano
7. Planeación Estratégica de Calidad Total
1.2.2.3 Propósitos de la Dirección de Sanidad
Entre los propósitos que se ha trazado la Dirección de Sanidad de la Policía
Nacional, están:
1. Impulsar el trabajo en Equipo
2. Gerencia Participativa del Servicio
3. Racionalización del Gasto
4. Mejoramiento continuo de la calidad en la prestación de los
servicios de salud
5. Organización del Sistema de Salud a través de los Niveles de
Complejidad
6. Fortalecimiento de Valores Morales y Etica profesional
7. Promoción de la cultura del Autocuidado de la salud
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1.2.3 DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA
La misión del Departamento de Policía Guajira está definida así: “Contribuir
a la satisfacción de las necesidades de seguridad y tranquilidad de la
comunidad del Departamento de La Guajira, mediante un servicio
efectivo fundamentado en la prevención, investigación de delitos y
contravenciones, a través de una adecuada racionalización de los
recursos y gerencia del talento humano”
1.2.4 GRUPO DE SANIDAD DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA
La misión del Grupo de Sanidad está definida, de idéntica manera a la
Dirección de Sanidad, así: “...tiene como misión mantener la salud integral
de los afiliados y beneficiarios del Subsistema de Salud de la Policía
Nacional por medio de un servicio efectivo, en las fases de promoción,
atención y rehabilitación, fundamentado en principios humanísticos, con
talento humano calificado, infraestructura y tecnología adecuada, que
favorezca el mejoramiento de la calidad de vida de sus usuarios”.
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1.3 FUNCIONES
En este aparte vamos a extractar las funciones que se refieran y sean
pertinentes al trabajo de práctica, de manera que vamos a mirar a nivel
descendente como lo hemos venido desarrollando.
1.3.1 DIRECCION DE SANIDAD DE LA POLICIA NACIONAL
Su naturaleza implica la prestación oportuna y eficiente de los servicios de
salud al hombre policía y su familia, como lo reza el literal a, del numeral 9,
del artículo 13 del decreto 2158/97.
La estructura de su organización se observa en el Anexo Nro. 5.
Las funciones que desarrolla esta Dirección están contenidas en el artículo
16 de la ley 352/97, así:
a) Dirigir la operación y el funcionamiento del Subsistema de Salud de la Policía Nacional, con sujeción a las directrices trazadas por el CSSMP;
b) Administrar el fondo-cuenta del Subsistema de Salud de la Policía
Nacional;
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c) Recaudar las cotizaciones a cargo de los afiliados al Subsistema de Salud de la Policía Nacional, así como el aporte patronal a cargo del Estado de que trata el artículo 32 y recibir los demás ingresos contemplados en el artículo 34 de la presente ley;
d) Organizar un sistema de información al interior del Subsistema, de
conformidad con las disposiciones dictadas por el Ministerio de Salud, que contenga entre otros aspectos el censo de afiliados y beneficiarios, las características socio-económicas de los mismos, su estado de salud y registrar la afiliación del personal que pertenezca al Subsistema;
e) Elaborar y presentar a consideración del Comité de Salud de la
Policía Nacional y del CSSMP el programa general de administración, transferencia interna y aplicación de recursos para el Subsistema;
f) Evaluar sistemáticamente la calidad, eficiencia y equidad de los
servicios directos y contratados prestados por el Subsistema; g) Organizar e implementar los sistemas de control de costos del
Subsistema; h) Elaborar los estudios y propuestas que requiera el CSSMP o el
Ministro de Defensa Nacional; i) Elaborar y someter a consideración del Comité de Salud de la
Policía Nacional y del CSSMP el Plan de Servicios de sanidad Policial con sujeción a los recursos disponibles para la prestación del servicio de salud en el Subsistema de Salud de la Policía Nacional;
j) Someter a consideración del CSSMP el monto de los pagos
compartidos y de las cuotas moderadoras para el Subsistema de Salud de la Policía Nacional;
k) Elaborar el anteproyecto de presupuesto de inversión y
funcionamiento para el servicio de salud operacional y asistencial del Subsistema de Salud de la Policía Nacional para la consideración del Comité de Salud de la Policía Nacional y posterior aprobación del CSSMP;
l) Realizar el seguimiento del presupuesto y evaluar la relación costo-
efectividad de la utilización de los recursos del Subsistema de Salud de la Policía Nacional;
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m) Recomendar los regímenes de referencia y contrarreferencia para
su adopción por parte del CSSMP; n) Gestionar recursos adicionales para optimizar el servicio de salud en
la Policía Nacional; o) Prestar los servicios de salud a través de las unidades del subsistema
o mediante la contratación con instituciones prestadoras de servicios de salud o profesionales habilitados;
p) Las demás que le señalen la ley o los reglamentos.
1.3.2 COMITÉ DE SANIDAD DE LA POLICIA NACIONAL
Es órgano asesor y coordinador de la Dirección de Sanidad de la Policía
Nacional; integrado por siete miembros: Director Operativo, Director
Administrativo, Jefe de la Oficina de Gestión de la Dirección General,
Subdirector Científico del Hospital de la Policía, un representante del
personal en goce de asignación de retiro o pensión de la institución y un
profesional de la salud como representante de los empleados públicos y
trabajadores oficiales de la Policía; hace parte el Director de Sanidad con
voz pero sin voto.
Son funciones del Comité de Sanidad de la Policía Nacional las siguientes:
a) Desarrollar las políticas, planes y programas que defina el CSSMP respecto del Subsistema de Salud de la Policía Nacional;
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b) Aprobar preliminarmente el Plan de servicios de Sanidad Policial y el programa general de administración, transferencia interna y aplicación de recursos para el Subsistema;
c) Conceptuar sobre el anteproyecto de presupuesto de la Dirección
de Sanidad de la Policía Nacional; d) Evaluar el funcionamiento de los establecimientos de sanidad de la
Policía Nacional que cubrirán el servicio de salud asistencial y operacional a los afiliados y beneficiarios del Subsistema de Salud de la Policía Nacional;
e) Darse su propio reglamento; f) Las demás que le señalen la ley y los reglamentos.
1.3.3 GRUPO DE SANIDAD DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA
Teniendo en cuenta la resolución 6062 del 16 de octubre de 1986,
establece las siguientes funciones:
a) Establecer normas internas para el correcto funcionamiento del servicio médico y odontológico que deben prestar los Establecimientos de Sanidad Policial del Departamento, de acuerdo a las disposiciones que defina la Dirección de Sanidad;
b) Asesorar y orientar a los Establecimientos de Sanidad Policial dentro
del marco de las políticas establecidas por la Dirección de Sanidad; c) Coordinar y programar con el Director de la Clínica los programas
de prevención; d) Supervisar y asesorar la ejecución del presupuesto destinado para
los Establecimientos de Sanidad Policial; e) Velar por la eficiente prestación de los servicios de salud por parte
de los Establecimientos de Sanidad del Departamento;
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f) Coordinar con los Establecimientos de Sanidad Policial la contratación de servicios de salud en el Departamento teniendo en cuenta la Red de Serv icios;
g) Vigilar y coordinar con el Director de la Clínica el cumplimiento del
instructivo 0001 de enero 14 de 1998 para el proceso de facturación y cobro de atención a víctimas de accidentes de tránsito que ingresen a Entidades Hospitalarias propias o particulares;
h) Vigilar cuando se tenga reporte de personal de la policía víctima
de accidente de tránsito que sea atendido en una Clínica del Departamento que la recuperación de los dineros se realice en primera instancia a través de la aseguradora de la póliza presentada;
i) Tramitar historias clínicas y otros documentos médicos a las juntas
médico-laborales y científicas en coordinación con el Area de Medicina Laboral;
j) Coordinar con la Dirección de Sanidad la hospitalización y servicios
especializados que requiera el personal de la unidad; k) Gestionar la adquisición de equipos y elementos de sanidad para
los Establecimientos de Sanidad Policial; l) Asignar y supervisar funciones al personal bajo su mando; m) Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de
sus funciones.
1.4 ESTRUCTURA ORGANICA
Como hemos venido desarrollando cada una de las partes, huelga volver
a los mismos puntos, baste solicitar al lector que se remita a observar los
Anexos 1, 2, 3, 4 y 5 en donde se aprecia la estructura orgánica del Estado
Colombiano hasta llegar a encontrar la Policía Nacional; luego
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observamos el que nos muestra el camino hasta llegar la Dirección
Operativa y la Dirección de Sanidad así como el Departamento de Policía
Guajira; posteriormente se observa el que nos indica el camino del
Departamento hasta el grupo de Sanidad y, finalmente abordamos el que
regula el Sistema de Salud y la estructura de la Dirección de Sanidad. Para
llegar en última instancia a la estructura orgánica del Grupo de Sanidad
del Departamento de Policía Guajira, según el Anexo Nro. 6. Así las cosas,
considero que ya ha sido atendido en toda su extensión este aspecto.
1.5 SERVICIOS QUE PRESTA EL GRUPO DE SANIDAD DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA
Haciendo un análisis de las funciones del Jefe de Sanidad y en entrevista
directa con los funcionarios que laboran en el grupo, encontramos que se
prestan los siguientes servicios:
1.5.1 MEDICINA GENERAL
El Grupo de Sanidad del Departamento cuenta con cuatro médicos
generales, los cuales atienden por turnos de 4 horas al día; de los cuatro
profesionales, tres trabajan en la ciudad de Riohacha, en el Comando del
Departamento y uno en Maicao; quienes aparte de la atención médica
diaria a pacientes, deben desarrollar programas de promoción y
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mantenimiento de la salud, los cuales no han sido implementados y su
evolución es mínima. Igualmente, el de medicina laboral, donde hay 110
afiliados en espera de resolver su situación laboral, lo anterior conforme a
la desconcentración de este proceso, dispuesto por el Hospital Central de
la Policía Nacional.
1.5.2 ODONTOLOGIA
En la actualidad se presta el servicio odontológico con un profesional de
cuatro horas diarias y una odontóloga rural de ocho horas al día, los dos
laboran en el Comando del Departamento; igualmente, estos deberían
desarrollar educación para la prevención, sin embargo, no se ha hecho
mayor cosa.
1.5.3 ENFERMERIA
Se cuenta con una enfermera jefe, una auxiliar de enfermería y dos
enfermeros uniformados (que laboran 24 por 24 horas), los cuales se
dedican básicamente, a colaborarle al médico en su actuar diario en el
servicio, además de otras actividades que no son propias de sus funciones,
tales como: otorgar citas, elaborar órdenes para remisión con especialistas,
al igual que el manejo y archivo de historias clínicas.
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1.5.4 TRABAJO SOCIAL
Dentro de los servicios ofrecidos por el Grupo de Sanidad contamos con
una trabajadora social la cual se encarga de atender la problemática de
la familia policial y de servir como guía y puente entre éstas y los
Comandos; al igual, que en asocio con el coordinador de Bienestar Social
del Departamento se encargan de buscar convenios interinstitucionales
que posibiliten y brinden un mejor vivir al núcleo familiar policial.
1.5.5 ENTREGA DE MEDICAMENTOS
Actualmente se viene entregando al paciente medicamentos por valor
inferior a $15.000,oo, tope establecido por el Comando de Departamento
en asocio con la Jefatura de Sanidad; no obstante, se entregan los
medicamentos de carácter permanente sin tener en cuenta su valor. Esta
disposición se debe a que se busca maximizar la cobertura de asignación
de medicamentos al personal; éstos medicamentos son entregados por
dos farmacias con las cuales tiene contrato el Grupo de Sanidad.
31
1.5.6 DOTACION DE ELEMENTOS
En algunas ocasiones, luego de que el usuario ha sido revisado por los
especialistas y éstos a su vez ven necesario el suministro de elementos tales
como: anteojos, lentes de contacto, elementos ortopédicos, entre otros,
son entregados al usuario por parte de la Jefatura de Sanidad con cargo
al presupuesto.
1.5.7 OTROS SERVICIOS
Es importante recalcar que el nivel de atención que se presta en el
Departamento es de tipo I, debido a la infraestructura que se maneja en la
actualidad, sin embargo, esto no quiere decir que no se preste atención a
pacientes que requieran ser diagnosticados o tratados por especialistas de
niveles superiores de atención (tipo II, III y IV), para ello nos valemos del
sistema de referencia y contrarreferencia implantado por la Dirección de
Sanidad y por medio del cual le permite al usuario tener acceso a
cualquier especialista en cualquiera de los niveles de atención,
facilitándole los medios para el traslado a las ciudades donde se preste el
servicio requerido.
32
2. TITULO DEL TRABAJO DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
Pautas para el mejoramiento del sistema administrativo en el grupo de
Sanidad del Departamento de Policía Guajira.
2.1 MARCO TEORICO CONCEPTUAL, JURIDICO, INSTITUCIONAL QUE PERMITE OBSERVAR LA SITUACION PROBLEMÁTICA DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
2.1.1 ASIGNACION Y OPT IMIZACION DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO
Un problema de envergadura se refiere a lo que en general conocemos en
Economía como la existencia de pocos recursos y grandes necesidades, o
lo que ahora otros toman como hacer más con menos. Y en este sentido
lo que se pretende es abordar mecanismos que generen que el
Presupuesto asignado por la Policía Nacional al grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira se ejecute maximizando la eficiencia
presupuestal.
Por ello es parte de esta práctica administ rativa revisar los conceptos de los
rubros presupuestales y encontrar mecanismos que ayuden a maximizar la
33
eficiencia de este recurso buscando la mayor eficacia en los resultados de
manera que la efectividad del servicio de Sanidad sea mas alto.
En el momento, existen contratos, a nivel Riohacha, Maicao y San Juan del
Cesar, donde los procedimientos médicos se cancelan con base en las
tarifas I.S.S. y los medicamentos se adquieren a través de contratos en
diferentes farmacias de la ciudad.
Con los puntos tratados encontramos que el foco cerebral del problema
es, aún teniendo en cuenta el aspecto procedimental y del talento
humano -que se va a tratar-, el presupuesto con que se cuenta dado que
en la medida en que hallemos vacíos o deficiencias y podamos acertar en
los cambios a proponer y realizar, podremos atender otros aspectos que
deben ser fundamentales como la prevención en la salud ya que Sanidad
del Departamento de Policía Guajira “reacciona” y “atiende el caso que
va llegando” pero no ha implementado estrategias que apunten a
prevenir y educar a los usuarios para racionalizar el gasto a partir del mismo
usuario, es decir, que exija el servicio porque conscientemente conoce
que es el momento de la intervención del médico, último recurso.
Además que, según manifiesta el Jefe de Sanidad, les han ido
descentralizando funciones que exigen mayor presupuesto pero al cual no
34
le han realizado adiciones. Vale decir que dispusieron que las Juntas de
medicina laboral deben hacerse en los Departamentos de Policías. La
Junta Médica Laboral es un procedimiento que busca evaluar y
determinar las lesiones e índices de incapacidad que tiene una persona
cuando finaliza su vínculo laboral con la institución; ese procedimiento está
faltando a 110 personas aproximadamente y según indican los médicos
por cada uno se le puede promediar un costo de $1.000.000,oo.
Ahora bien, para encuadrar este problema en el marco teórico
conceptual, jurídico e institucional, es necesario referirnos en primer lugar a
la Constitución Política de Colombia que en su artículo 49 de los Derechos
Sociales, Económicos y Culturales determina que: “La atención de la salud
y el saneamiento ambiental son servicios públicos a cargo del Estado. Se
garantiza a todas las personas el acceso a los servicios de promoción,
protección y recuperación de la salud. Corresponde al Estado organizar,
dirigir y reglamentar la prestación de servicios de salud a los habitantes y
de saneamiento ambiental conforme a los principios de eficiencia,
universalidad y solidaridad. También, establecer las políticas para la
prestación de servicios de salud por entidades privadas, y ejercer su
vigilancia y control. Así mismo, establecer las competencias de la Nación,
las entidades territoriales y los particulares, y determinar los aportes a su
cargo en los términos y condiciones señalados en la ley. Los servicios de
35
salud se organizarán en forma descentralizada, por niveles de atención y
con participación de la comunidad. La ley señalará los términos en los
cuales la atención básica para todos los habitantes será gratuita y
obligatoria. Toda persona tiene el deber de procurar el cuidado integral de
su salud y la de su comunidad”.
Así mismo, encontramos que en el decreto 2158/97, donde se establecen
las Direcciones, entre ellas la de Sanidad, indica que la naturaleza de ésta
corresponde a la prestación oportuna y eficiente de los servicios de salud
al hombre policía y su familia. Lo cual ilustra el interés jurídico y conceptual
de la institución policial por brindar una adecuada asistencia en salud a su
cliente interno.
Con la ley 352/97, como ya veíamos en el capítulo anterior, se crea el
Subsistema de Salud para la Policía Nacional y se le dan las herramientas
para la prestación del servicio indicando los lineamientos, sus principios y
exigencias legales en la entrega del servicio a sus usuarios.
En esta se establece además los mecanismos de financiación y
administración del Subsistema, por ello transcribiremos apartes importantes
de la misma.
36
En el artículo 32, se habla de las cotizaciones al Subsistema para los
afiliados sometidos al régimen de cotización, el cual será del 12% mensual,
calculado sobre el ingreso base. El 4% corresponde al afiliado y el 8% al
Estado.
En el artículo 33 se habla del presupuesto per cápita para el sector defensa
(PPCD). El valor del PPCD del SSMP será equivalente a una unidad de pago
por capitación (UPC) del Sistema General de Seguridad Social en Salud,
incrementada en un mínimo del 20%.
En el artículo 24 se refiere a los recursos que deben apropiarse del
Presupuesto Nacional para atender los conceptos tales como:
a) El aporte patronal previsto en el artículo 32 de la ley 352/97 b) La diferencia entre el valor de la PPCD requerida para financiar el
plan de servicios de sanidad militar y policial y de la UPC del Sistema General de Seguridad Social en Salud. El monto de estos recursos es el resultado de restar el numeral 2 del numeral 1.
1) Se multiplica el valor de la PPCD del SSMP por el número de afiliados
sometidos al régimen de cotización y sus beneficiarios. 2) Se multiplica el valor de la UPC vigente por el número de afiliados
sometidos al régimen de cotización y sus beneficiarios. c) El valor de la PPCD de los afiliados no sometidos al régimen de
cotización, el cual, se establecerá multiplicando el costo de la PPCD del SSMP por el número de afiliados no sometidos al régimen de cotización.
37
d) El valor de los servicios médicos derivados de accidentes de trabajo y enfermedad profesional que no podrá ser inferior al 2% de la nómina correspondiente al sueldo básico anual adicionado con el Subsidio Familiar del Ministerio de Defensa Nacional y de la Policía Nacional.
e) Los costos de la adecuación de las unidades prestadoras de
servicios. f) Los costos de la renovación tecnológica y demás inversiones
necesarias para mantener y mejorar el servicio.
En el artículo 36 encontramos los pagos compartidos y las cuotas
moderadoras. Con el fin de racionalizar el uso de los servicios, los
beneficiarios podrán estar sujetos a pagos compartidos y cuotas
moderadoras, según los determine el CSSMP. Estos pagos en ningún caso
podrán constituir barrera de acceso al servicio. Estas cuotas moderadoras
y los pagos compartidos no podrán superar el 10% y el 30%
respectivamente.
En el artículo 37 habla de la posibilidad de recibir otros ingresos, los cuales
serán los derivados de la venta de servicios, donaciones y otros recursos
que reciba el SSMP.
En este punto, considero que, es importante observar lo que llega a
Sanidad del Departamento de Policía Guajira como presupuesto y los
rubros que compromete, así:
38
RUBRO PRESUPUESTAL 1998 1999 2000
ASIGNACIÓN DEFINITIVA $ 595.688.743 $ 584.602.384 $ 584.602.384
COMPRA DE EQUIPO 8.500.000 4.500.000 4.500.000
MEDICAMENTO Y ELE - MENTOS . QUIRÚRGICOS
146.200.000 185.800.000 185.800.000
OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS
17.400.000 7.400.000 7.400.000
MANTENIMIENTO 3.000.000 3.000.000 3.000.000
SERVICIOS PUBLICOS 3.000.000 3.000.000 3.000.000
VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE
1.000.000 553.122 553.122
IMPRESOS Y PUBLICACIONES
1.000.000 1.000.000 1.000.000
COMUNICACIONES Y TRANSPORTES
1.000.000 500.000 500.000
BIENESTAR SOCIAL 2.300.000
CAPACITACION 500.000
SERVICIOS MEDICOS Y HOSPITALARIOS
335.300.000 362.500.000 362.500.000
Con relación a la tabla observamos los rubros comparados entre 1998 y
1999 donde se aprecia una reducción de algo mas de $11.000.000,oo lo
que perjudica la prestación del servicio; igualmente, incorporamos el año
2000 dado que ya se informó de la Dirección de Sanidad que se debe
proyectar el trabajo del 2000 con el mismo presupuesto de 1999.
De todas maneras es necesario hacer las siguientes acotaciones:
39
a) Cuando se habla de la PPCD (presupuesto per cápita para el sector defensa), encontramos que no llega lo que dispone la norma; pero que, aún llegando no sería el suficiente para atender el 100% de requerimientos en salud, dado que actividades como los exámenes de retiro o los exámenes de medicina laboral hacen que tal presupuesto sea insuficiente.
b) Se determina que los contratos se hacen con base en tarifas plenas,
por ejemplo, en los pasajes aéreos y medicamentos, lo que se puede entrar a mejorar.
c) Igualmente se verifica que la educación para la prevención no se
hace, lo que en principio puede elevar costos pero que a futuro, normalizando la prestación, se disminuyen éstos.
2.1.2 MANUAL DE FUNCIONES Y ESTANDARIZACION DE PROCEDIMIENTOS
Además de lo anotado, se observa duplicidad de funciones y exceso de
tramitología lo que indica que es necesario elaborar un manual de
funciones y procedimientos que sea dinámico y ajustado a lo que
realmente hace cada médico, paramédico y personal administrativo a fin
de acercar al cliente interno a su servicio y éstos con el cliente externo a
objeto que ambos conozcan los procedimientos y se eviten tiempos
muertos, y/o encontrar si hay necesidades del personal que aún no han
sido atendidas, apuntando siempre a la mayor efectividad en la atención
del personal.
Para sustentar esto, a nivel de ejemplo, podríamos observar que en el
proceso de asignación de citas se encuentran fallas así:
40
El sistema que se encuentra actualmente es el de otorgar las citas médicas
el mismo día en que se demanda el servicio por parte de los usuarios (estos
son afiliados y beneficiarios). Una vez se inicia el día a las 7 de la mañana
en la Sección de Sanidad, llega la enfermera encargada de esta actividad
y encuentra que hay una fila de personas que se hace a partir de las 5 de
la mañana lo que implica algo mas de dos (2) horas para “aspirar a tener”
una de las 30 fichas que se entregan a los usuarios y, ya con este
agravante queda un número aproximado de 10 a 15 personas que no
alcanzan a recibir la atención por lo que quedan insatisfechas con el
servicio que se presta. De manera que ya aquí tenemos el problema:
horas perdidas para el cliente externo y una demanda que supera la
oferta.
Aún más, con ello viene, a nivel de ejemplo, otro problema que se asocia
con el cliente insatisfecho; reside en que aquél si se siente “(para él)
realmente enfermo” se dirige al Hospital Nuestra Señora de los Remedios
donde llega a la atención de urgencias, lo que va en detrimento del
presupuesto con el que se cuenta para la atención del personal de
afiliados y beneficiarios del servicio, dado que cada urgencia, como
mínimo tiene un valor de $10.875,00 pesos, pero normalmente el médico,
independiente de lo que realmente le suceda a la persona, le ordena por
lo menos unos medicamentos para que el paciente quede satisfecho y en
41
otras, envían a exámenes o remisiones según lo que le afirme el paciente y
el diagnóstico realizado, lo cual encarece el presupuesto.
Los problemas anteriores serán parte de práctica administrativa a fin de
producir procedimientos o sugerencias que avoquen los casos y
produzcan soluciones.
Con respecto a este problema, del manual de funciones y la
estandarización de procesos, tiene su soporte jurídico en la norma que
desarrolla el manual de funciones y requisitos mínimos para la Policía
Nacional, resolución 6062 del 16 de octubre de 1986, donde a simple vista
observamos que el sólo hecho de ser una norma que tiene algo más de 13
años ya justifica su revisión a fin de actualizarla. Pero además, la teoría
administrativa observa que los manuales de funciones y procedimientos
deben ser dinámicos y sujetos a revisiones, por lo menos cada seis meses.
Lo cual nos indica desde ya que debe haber desfases entre las normas y
las funciones.
Sin embargo, no podemos afirmar por ello que la Dirección General de la
Policía Nacional no haya hecho análisis, trabajos y avances para su
efectiva evolución y colocarla al ritmo de la vida actual.
En ese sentido, encontramos como (Revista de la Policía Nacional, número
240, julio de 1999, página 7) “la Policía Nacional para 1998 diseñó e
42
implementó el primer Plan Estratégico Institucional constituyéndose en un
elemento novedoso de avance para la gestión organizacional, que
fortalece el proceso de Transformación Cultural.
Finalizado el período para el cual se proyectó, mediante una evaluación,
se pudo concluir que las metas tendrían que ser mejoradas para la
aplicabilidad en cada Dirección, pero se consideró pertinente mantener
las seis políticas institucionales, así como mantener los demás elementos
(visión, misión y valores corporativos), compartidos por todos los miembros
de la organización.
El concepto de Política debe entenderse como el marco de referencia
filosófico en el actuar policial, constituyéndose en el credo de la
organización que da lugar a la inspiración para hacer frente a las
actividades diarias, congruentes con la Cultura Corporativa.
En tal sentido, la Policía Nacional determinó su carta de navegación para
el próximo cuatrienio a través del Plan Estratégico Institucional 1999-2002, el
cual parte de los grandes propósitos de la Alta Dirección, los que incluyen
la visión, la misión, valores corporativos, políticas institucionales y las metas
institucionales que son medibles y cuantificables; aspectos estos que
43
conforman el nivel corporativo de la institución, común para todos los
integrantes.
Una vez difundidos y compartidos por todos, estos grandes propósitos,
cada Dirección estableció su contribución frente a ellos a través de las
metas de Dirección o Estratégicas, igualmente medibles y cuantificables,
para facilitar su desarrollo a través de planes de acción.
El Plan Estratégico Institucional nace de un trabajo concertado entre
Direcciones, Areas y Grupos, el cual le permitirá a la Institución alinderar y
articular esfuerzos hacia el logro de objetivos comunes, de contribuir a las
satisfacciones de necesidades de seguridad y tranquilidad públicas de los
residentes en el territorio colombiano”.
2.2 DIAGNOSTICO RELACIONADO CON EL AREA DE TRABAJO DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
Para intentar hacer un diagnóstico dado los problemas presentados y los
antecedentes de los mismos, vamos a tocar cada uno de los puntos
anotados para finalmente proyectar algo general, así:
44
2.2.1 PROCURAR LA EFECTIVIDAD MAXIMA EN LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO
Analizar y evaluar el presupuesto, los rubros que afecta y el concepto que
ellos tienen para su gasto es parte importante, pues de ello se desprende
que sea posible maximizar la efectividad del gasto a través de
procedimientos legales y donde se busque que aumente la cobertura y
calidad del servicio que llega al cliente externo.
En segundo lugar, es necesario analizar la situación de los medicamentos y
sus precios, dado que estamos hablando de un servicio de Sanidad que
atiende o debe atender entre beneficiarios y afiliados a
aproximadamente 3.850 personas.
Como cada afiliado cancela mensualmente el 4% de su sueldo básico, la
idea del usuario (con mayor intensidad el beneficiario -esposo, hijos y/o
padres-) es que se le retribuya esto a través de pedir lo que sea o pretextar
de cualquier forma enfermedad para que le otorguen cualquier
medicamento; sin mirar, por ejemplo, que cada parto normal exige, sólo
en la cirugía, $490.000,oo. Si observamos cuanto le descuentan al personal
del Departamento de Policía Guajira, según la nómina de pagos,
encontramos que lo aportado, anualmente, asciende a la suma de
$240’158.658,oo e individualmente corresponde a un promedio de
45
$283.000,00 al año por afiliado, indistintamente del número de beneficiarios
que éste tenga.
Igualmente, definir cuantos son enfermos que requieren de tratamientos
permanentes a fin de contratar, buscando descuentos especiales.
Aclarando que todo lo que se diga debe estar encuadrado en la
normatividad legal.
Se observa que falta una educación para la prevención de la salud y para
una atención primaria que puede darse la misma persona mientras hayan
unas circunstancias conocidas y fácilmente manejables (V.g una diarrea
en sus primeros escalones o una simple fiebre).
En general, este tópico apunta a direccionar en mejor forma el gasto,
dado que ante recursos escasos es necesario evaluar las formas que
atendiendo las normas y principios de calidad, precios, transparencia,
economía, responsabilidad y otros, que exige la Ley de Contratación (Ley
80 del 28 de octubre de 1993), se mejore ostensiblemente el nivel del
46
servicio, dando como producto una mayor participación del usuario y una
mayor cobertura del servicio.
2.2.2 MANUAL DE FUNCIONES Y ESTANDARIZACION DE PROCEDIMIENTOS
En este sentido es necesario considerar que la sumatoria de los problemas
anteriores, además de la observación de tramitología y duplicidad de
funciones, obedece a una falta de claridad en las mismas y los
procedimientos que se realizan en lo que corresponde al proceso
administrativo, es decir, planeación, organización, dirección, ejecución,
control y retroalimentación, por ello, la necesidad de evaluar lo que hay al
respecto y actualizarlo, según sean las actividades que se llevan a cabo.
A manera de observación, aún se tiene una mentalidad “reactiva” y no
“proactiva”, que busca dar el servicio en el momento que se requiere o se
exige pero no procurando prevenir que es una palabra muy usada pero
que le falta llevarse a la práctica.
47
2.3 OBJETIVO GENERAL DEL TRABAJO DE PRACTICA ADMINSTRATIVA
Incrementar los niveles de satisfacción, calidad, cobertura y oportunidad
del servicio de Sanidad del Departamento de Policía Guajira basándose
en la estandarización de procedimientos y la optimización del gasto.
2.4. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
Con los objetivos específicos se apunta a abordar los problemas
presentados y el diagnóstico realizado en general y de hecho, asir el
objetivo general en particular, así:
2.4.1 Determinar el número exacto de afiliados y beneficiarios que debe
atender el servicio de Sanidad del Departamento de Policía Guajira
y su relación con el número de médicos que tiene la Unidad.
2.4.2 Diseñar el mapa de usuarios y su localización geográfica para
focalizar los sitios donde hay números apreciables de afiliados y
beneficiarios y proponer alternativas de solución.
2.4.3 Verificar el presupuesto destinado anualmente para el servicio de
Sanidad del Departamento de Policía Guajira, los conceptos que
48
afecten y proponer formas legales que maximicen su efectividad en
el servicio que se presta.
2.4.4 Determinar usuarios con necesidades farmacéuticas permanentes,
con el fin de consolidar el proceso de contratación.
2.4.5 Evaluar y actualizar el manual de funciones que se ajuste a la
realidad que toca con el servicio de sanidad.
2.4.6 Estandarizar los procedimientos que regulan la actividad de sanidad.
2.5 PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON EL TEMA DE LA PRACTICA ADMINSTRATIVA
Considerando que en esencia los problemas administrativos se asocian
directamente al proceso administrativo, es decir, a la planeación,
organización, dirección, ejecución, control, evaluación y
retroalimentación, encuentro que las dificultades ya enunciadas con los
diagnósticos realizados tienden a presentar que hay disfunciones, en
mayor o menor intensidad en esos pasos ya referidos. Vale decir, si existe
una demanda insatisfecha del servicio de sanidad en el Departamento de
Policía Guajira, es porque existe, evidentemente, fallas, por lo menos, en la
fase de organización; así mismo, si existe la necesidad de maximizar la
ejecución del presupuesto es porque hay fallas, por lo menos, en la
49
planeación del gasto; y, si existe la necesidad de analizar, evaluar y
rediseñar el manual de funciones y estandarización de los procedimientos
es, porque por lo menos, hay fallas en la fase de evaluación y
retroalimentación, dado que éstos deben ser ajustados, según los analistas
del tema, mínimo cada seis meses.
De otro lado, la práctica administrativa pretende relievar el proceso de
toma de decisiones basada en informaciones confiables y teniendo en
cuenta las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se van a
ejecutar.
Finalmente, otro aspecto que se pretende realzar es el de las
comunicaciones entre el grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira y sus usuarios; indefectiblemente, cuando se habla de la
necesidad de educar para la prevención en salud, se requiere que se
mejoren efectivamente las relaciones y se concrete en la ejecución de
ésta práctica médica, muy de boga, pero aún no internalizada por los
afiliados y los beneficiarios.
50
2.6 APORTES QUE SE ESPERAN REALIZAR CON LA PRACTICA ADMINISTRATIVA El estudiar un área de la organización del Departamento de Policía
Guajira, como es Sanidad, es una oportunidad dado que se encuentran
problemas como lo demuestra lo ya anunciado, y en ese sentido, entregar
un paquete de propuestas, debidamente sustentadas, al Comando de
Policía Guajira con el fin que su proceso de toma de decisiones sea, con
relación al informe de la práctica administrativa, más efectiva. Por tanto,
se aportará:
2.6.1 Determinación real de afiliados y beneficiarios que debe atender
Sanidad del Departamento de Policía Guajira lo cual servirá para el
trabajo actual y a futuro en otros estudios.
2.6.2 Diseñar el mapa de usuarios y localización geográfica, aportará un
análisis administrat ivo de personas en cada zona lo que permitirá
tomar decisiones frente a contratación, campañas de prevención y
otros.
2.6.3 Determinar los grupos de usuarios que tengan necesidades
permanentes de medicamentos, lo que aportará que el área de
Sanidad proyecte los recursos requeridos y controle su adquisición
como un solo paquete que genere reducción de costos.
51
Este aporte también servirá para determinar campañas de
prevención con relación a las afecciones de salud que tengan estos
grupos y los capacite para que aprendan a convivir con ellas.
2.6.4 Presentar un grupo de medicamentos que sean determinados como
de uso frecuente y que sirvan para generar adquisiciones en masa
que generen reducción de costos, frente al valor precio público de
tales medicamentos.
2.6.5 Entregar un manual de funciones que aporte efectividad al trabajo
que se realiza.
2.6.6 Estandarizar los procedimientos que ejecuta el área de sanidad, lo
que le aportará mayor conocimiento y dinámica a los mismos.
52
2.7 RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR CON LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
En concreto los resultados que esta práctica administrativa pretende, son:
2.7.1 Entregar un censo poblacional de usuarios del servicio, identificando
grupos etáreos.
2.7.2 Entregar un mapa de usuarios y su localización geográfica dentro del
Departamento de Policía Guajira.
2.7.3 Redistribuir y maximizar el gasto del presupuesto.
2.7.4 Entregar un censo de pacientes con requerimientos de
medicamentos de consumo permanente.
2.7.5 Presentar un manual de funciones.
2.7.6 Estandarizar procedimientos.
53
2.8 FORMA DE UTILIZACION DE LOS RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA EN LA INSTITUCION
Una vez presentado el trabajo se pretende que sea implementado e
internalizado por el Comando del Departamento de Policía Guajira y por
su conducto en el Area de Sanidad del mismo.
Además, se pretende que su utilización sea inmediata dada la validez y
capacidad profesional demostrada en la práctica administrativa.
Pero en general, los datos recolectados y la forma de presentación podrán
seguir siendo utilizados para otros estudios y trabajos prácticos, vale decir:
considerar los grupos y tamaños de los mismos al proyectar educar para la
prevención en salud, en campañas de vacunación, en campañas de
profilaxis y/o en campañas de seguimientos, evaluación y
retroalimentación para considerar un continuo mejoramiento del grupo de
Sanidad.
Es posible que de lo plasmado y ejecutado a través de esta práctica
administrativa se pueda implementar en otras unidades de Policía del País.
54
2.9 ASPECTOS METODOLOGICOS QUE ORIENTAN EL TRABAJO DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
Los aspectos metodológicos que orientan el trabajo se definen como
evaluativos hacia el grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira, dado que en el proceso de la actividad práctica se van a aportar
las informaciones necesarias y los soportes requeridos para modificar o
rediseñar aspectos como el manual de funciones, la estandarización de los
procedimientos y el manejo del presupuesto (claro está, todo dentro del
marco normativo vigente); en ese sentido, también se debe considerar
que la práctica administrativa –evaluativa- se encamina al mejoramiento
del proceso de toma de decisiones, por parte del comando de la unidad,
basado en la información aportada y las propuestas enviadas.
2.10 INSTRUMENTOS METODOLOGICOS UTILIZADOS EN LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
Para la práctica administrativa se van a tener en cuenta los instrumentos
que a continuación se relacionan.
2.10.1 CUANTITATIVOS
Con el objeto de cuantificar el número exacto de usuarios (afiliados y
beneficiarios) del servicio, se hará una encuesta a los afiliados, es decir, a
los miembros de la institución –activos y retirados con derecho- a fin que
55
informen quienes son sus beneficiarios y donde reciben la atención de
salud; teniendo en cuenta su lugar de residencia.
Se elaborará un cuadro de medicamentos formulados al personal durante
1999 con el fin de determinar cuáles de ellos son de uso frecuente y que
por ese hecho justifiquen su adquisición en masa.
De la encuesta ya mencionada se extractará la cantidad de usuarios que
deben usar medicamentos en forma permanente de manera que refleje
las necesidades de tales medicamentos y la cantidad requerida en forma
anual.
Se elaborará un cuadro que muestre el valor de los medicamentos
comprados con precio público en droguería frente a los costos que
ocasionen si se adquieren directamente a laboratorios.
Se establece lo que se capta como recursos a través del descuento del 4%
del sueldo básico del personal afiliado con relación a lo que llega de
presupuesto para el manejo del área de Sanidad.
56
2.10.2 CUALITATIVOS
Entre los instrumentos cualitativos que se manejarán, se encuentran:
En primer término, el análisis de los cuadros a que se refiere el tópico de los
instrumentos cuantitativos.
La aplicación de la observación directa y de la encuesta y entrevista con
los funcionarios del área de sanidad que serán sustento para el manual de
funciones y así mismo serán soporte para la estandarización de
procedimientos.
2.10.3 JURIDICOS
Los instrumentos jurídicos que se tendrán en cuenta para atender el trabajo
de la práctica administrativa serán:
Constitución Política de Colombia, 1991. Ley 62 del 12 de agosto de 1993, expide normas sobre la Policía Nacional y otras. Ley 180 del 13 de enero de 1993, modifica y expide normas sobre la Policía Nacional y otras. Decreto 1686 del 27 de junio de 1997, suprime y fusiona dependencias de la Policía Nacional del Ministerio de Defensa Nacional.
57
Decreto 2158 del 10 de septiembre de 1997, por el cual se desarrolla la estructura orgánica, se determina la visión, misión, funciones y principios de la gestión en la Policía Nacional. Ley 352 del 17 de enero de 1997, por la cual se reestructura el sistema de salud y se dictan otras disposiciones en materia de seguridad social para las Fuerzas Militares y la Policía Nacional. Resolución 00144 del 19 de enero de 1999, por la cual se desarrolla la estructura orgánica y se determinan los procesos de la Dirección Operativa. Ley 80 del 28 de octubre de 1993, Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Normas reglamentarias de la Ley 80/93. Decretos 2251/93, 313/94, 679/94, 855/94, 287/96. Resolución 1915 del 10 de abril de 1996, por la cual se delega en algunos funcionarios la competencia para celebrar contratos a nombre de la Nación-Policía Nacional. Directiva Permanente 003 del 6 de febrero de 1997, que unifica políticas y criterios para la contratación delegada por la Dirección General de la Policía Nacional.
2.11 TECNICAS DE ANALISIS A UTILIZAR EN EL DESARROLLO DEL TRABAJO
Fundamentado en los problemas a abordar y en el diagnóstico presentado
considero que es necesario hacer uso de herramientas administrativas
como la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas),
el estudio de los FCE (factores críticos de éxito), la integración vertical
hacia adelante (es decir hacia los clientes externos), quizás debamos
58
abordar un estudio de tiempos y movimientos; al igual que instrumentos
como la encuesta, la entrevista y la observación directa, a fin de obtener
una práctica administrativa que por un lado, satisfaga el objetivo general y
los objetivos específicos y por otro lado, retroalimente y fortalezca mis
conocimientos administrativos adquiridos en el proceso de enseñanza
aprendizaje obtenido en el período académico en la Escuela Superior de
Administración Pública.
2.12 CRONOGRAMA
SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
ACTIVIDADES
Determinar número de usuarios X X X
Diseñar mapa de usuarios y
localización geográfica X X X
Determinar usuarios con
necesidades de medicamentos
permanentes
X X X X
Determinar farmacéuticos
frecuentemente utilizados X X X
Determinar presupuesto,
cantidad, rubros y análisis X X X
Evaluar, Actualizar Manual de
Funciones X X X X X X X X
Estandarizar Procedimientos X X X X X X X X
59
3. PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
Con el fin de cumplir los objetivos propuestos en el trabajo de la práctica
administrativa, en especial: el de determinar el número exacto de afiliados
y beneficiarios que debe atender el servicio de Sanidad del Departamento
de Policía Guajira y su relación con el número de médicos que tiene la
Unidad y, el de diseñar el mapa de usuarios y su localización geográfica
para focalizar los sitios donde hay números apreciables de afiliados y
beneficiarios y proponer alternativas de solución; servirá, también, para el
desarrollo de los dos temas gruesos del mismo. Para ello se elaboraron los
siguientes instrumentos:
1. Formato de Actualización de Datos 2. Encuestas sobre el Servicio de Sanidad que presta el
departamento. 3.1 FORMATO DE ACTUALIZACION DE DATOS
Con relación al Formato de Actualización de Datos, como se observa en el
anexo Nro. 7, requería información tanto del afiliado como de sus
beneficiarios, la cual nos brindaría elementos de juicio muy puntuales que
sirven de soporte para proyectar atención a los usuarios, requerimientos
60
médicos, programas de diferente orden; para tener una idea clara de los
tópicos y su relación somera con los objetivos, nos referiremos a cada ítem,
así:
Con relación al Afiliado:
q ESTACION: Nos indica el sitio donde presta su servicio el afiliado y nos actualiza a fin de proyectar el lugar donde debe recib ir la atención médica.
q FECHA: Nos sirve para introducir la información en un sistema de
computador y actualizar con la fecha los datos referenciados en el formato, ese ajuste es muy importante dado que tendría al día los grupos etáreos.
q GRADO: Información básica sobre el afiliado a nivel interno. q APELLIDOS Y NOMBRES DEL AFILIADO: Información básica y de
relación con el servicio. q CEDULA DE CIUDADANIA: Es un dato fundamental toda vez que es
por este número del documento que se tiene el número del carné policial y a través de este se identifica no sólo al usuario sino a todos sus beneficiarios con derecho. Se aclara que cada uno tiene su propio carné pero con un número central que es el del afiliado.
q FECHA DE NACIMIENTO: Nos apoya para determinar y ubicar al
afiliado en el grupo de personas básica para su atención y riesgos, es decir tenerlo en su grupo etáreo.
q FECHA DE ALTA EN LA POLICIA NACIONAL: No siendo fundamental, si
es un indicador confiable para proyectar a nivel interno las novedades de retiro que se pueden causar en el año siguiente y esto nos lleva a proyectar los gastos que se deben realizar para atender los exámenes de retiro. Se sabe que, con raras excepciones un Agente o Suboficial y el personal no uniformado al cumplir los veinte años de servicio se retira, en los siguientes tres a seis meses.
61
Con relación a los Beneficiarios:
q PARENTESCO: Se requiere para verificar la relación que tiene éste con el afiliado.
q APELLIDOS Y NOMBRES: Es la identificación mínima de cada uno de
nuestros usuarios.
q FECHA DE NACIMIENTO: Al igual que con el Afiliado, nos sirve para determinar y ubicar al beneficiario en su grupo etáreo.
q CASILLA OBSERVACIÓN 1: Esta nos indica si el beneficiario allí
(formato) relacionado se encuentra registrado o no en la Policía Nacional y así determinar su acceso al servicio de salud.
q SEXO: Es de mucha importancia este indicador ya que la mayoría
de nosotros sabemos que hay diferencias entre uno y otro sexo y esto implica cambios en su atención y prevención, en sus diferentes edades.
q ESTACION DE POLICIA MAS CERCANA AL LUGAR DE RESIDENCIA (De
cada uno de los beneficiarios): Se conoce que, por la misión que tiene el policía, muchas veces su familia no se encuentra residiendo con él, sino que, ésta normalmente vive en las ciudades capitales de departamento o en las ciudades intermedias, por ello, la necesidad de actualizar esta información con el fin de poder abordar el mapa geográfico de atención.
q TOMA ALGUN MEDICAMENTO PERMANENTE: Esta información es muy
importante toda vez que con esta vamos a totalizar, no sólo el medicamento y sus características, sino también la cantidad que se requiere en un año, de manera que este resultado nos servirá para hacer contratos de adquisición de medicamentos, en forma real y objetiva.
q EMBARAZO ACTUAL DE LA ESPOSA Y/O HIJAS CON DERECHO AL
SERVICIO (y tiempo en meses): Es interesante tener este dato ya que a través del mismo se proyecta cuando nacerá un nuevo beneficiario –en caso de la esposa- y cuando se debe atender, por lo menos, el proceso de parto de la hija con derecho a servicio de salud por parte de la Policía Nacional.
62
Como podemos darnos cuenta, se elaboró un formato con un alto sentido
del cuidado y responsabilidad del análisis que se pretendía y, con los
requerimientos de información que apuntaran a ese fin. La racionalidad
impresa en este instrumento dio lugar a cumplir el objetivo específico.
Una vez obtenidos los formatos diligenciados se elaboró una planilla que,
según se observa en el Anexo Nro.8, sirviera para recopilar y tabular toda la
información recogida, según lo planeado.
En esa planilla vemos que se aprehende la siguiente información: número
de identificación del afiliado, la que busca conocer de quien se trata en
ese renglón; número de afiliados –se sabe que es uno- pero allí se
subdividió en casillas para hombre o mujer; le sigue la casilla de número de
usuarios en la cual también se subdividió en género; posteriormente,
aparece la casilla de grupo etáreo, en la cual se subdivide según
aconsejan los manuales de manejo para promoción, desarrollo y
mantenimiento de la salud dentro de éstos grupos (de 0 a 1, de 1.1 a 5, de
5.1 a 14, de 14.1 a 25, de 25.1 a 40, de 40.1 a 60 y más de 60 años) y dentro
de éstos también se clasifico por hombres y mujeres; le continúa la
columna de embarazos y dentro de ella se subdividió por nueve meses
para identificar el período en que nace el bebé; le sigue la columna que
indica si hay algún miembro con drogas permanentes y en folio aparte se
63
escribían los requerimientos; la columna donde se ubica el sitio geográfico
en donde reciben los servicios de salud; finalmente, la fecha de alta del
afiliado.
Para evitar cualquier tipo de falla en la consecución de la información fue
necesario optar por los listados de personal que entregó la oficina de
Talento Humano, la organización del Departamento de Policía Guajira y la
información de la pagaduría con el fin de contrastarlos y obviamente
aclarar y determinar cualquier variación hasta refinar el proceso.
Con todo lo anterior y tabulada la información encontramos los siguientes
resultados:
q 1. El número de usuarios es de 3.303. De ellos son 1040 afiliados, de los cuales 918 son hombres y 42 son mujeres; y son 2.263 beneficiarios, de los cuales 829 son hombres y 1.434 mujeres.
q 2. Los grupos etáreos, según las edades, quedan determinados
de la siguiente manera:
o De 0 a 1 año: Son 103. De ellos son 60 niños y 43 niñas. o De 1.1 a 5 años: Son 471. De ellos son 218 niños y 253 niñas. o De 5.1 a 14 años: Son 857. De ellos son 441 niños y 416 niñas. o De 14.1 a 25 años: Son 581. De ellos son 372 caballeros y 209
señoritas. o De 25.1 a 40 años: Son 1.117. De ellos son 629 adultos y 488
adultas.
64
o De 40.1 a 60 años: Son 160. De ellos son 100 señores y 60 señoras.
o De más de 60 años: Son 14. De ellos son 6 hombres y 8 mujeres.
q 3. En cuanto a señoras embarazadas tenemos que existen 42
mujeres que se encuentran en estado de gravidez; de ellas hay 10 que están en 9 meses, 11 que están en 8 meses, 4 que están en los 7 meses, 4 que están en los 6 meses, 9 que están en los 5 meses, 1 que está en los 4 meses y 3 que están en los 3 meses. No hay datos de menor tiempo.
q 4. Encontramos que nuestros usuarios están residenciados de la
siguiente manera (es de anotar que son datos ciertos para el año 2000):
o Riohacha 1991 o Camarones 48 o La Punta de los Remedios 13 o Dibulla 54 o Mingueo 34 o Termoguajira 9 o Palomino 33 o Matitas 23 o Tomarrazón 13 o Villamartín 22 o Cuestecitas 9 o Albania 35 o Hatonuevo 35 o Barrancas 47 o Fonseca 61 o San Juan del Cesar 102 o Villanueva 79 o El Molino 23 o Urumita 21 o Cuatro Vías 12 o Maicao 293 o Paraguachón 12 o Castilletes 9 o Uribia 30 o Puerto Bolívar 9 o Manaure 27
65
Para un total de 3.044 usuarios del servicio que residen dentro de la
jurisdicción del Departamento de la Guajira, y para los cuales el servicio
debe ser diario y permanente.
q 5. Encontramos 112 casos de usuarios que tienen requerimientos de drogas farmacéuticas permanentes, resultado que nos será de utilidad en el tema de la optimización del presupuesto.
q 6. Asimismo, apreciamos y proyectamos que para el año 2000, es
muy probable que soliciten retiro de la Policía Nacional por solicitud propia (al haber cumplido 20 años o mas de servicio) aproximadamente 33 uniformados y 5 del personal no uniformado de la Institución.
En definitiva, tenemos que en el Grupo de Sanidad del Departamento de
Policía Guajira existen 3.303 usuarios, pero que de ellos 259 viven por fuera
de la unidad y reciben servicio en ellas, o que esporádicamente pueden
venir a pedir servicio pero que ello no vendría a ser representativo con
relación al presupuesto que se maneja.
Vamos a llevar la información obtenida a cuadros con el fin que su
observación sea mas clara:
CANTIDAD CANT. % CANT.
% CANT.
%
PESONAL USUARIOS 3.303 100% Afiliados 1.040 31,49% *Hombres 998 30,22% *Mujeres 42 1,27% Beneficiarios 2.263 68,51% *Hombres 829 25,10% *Mujeres 1.434 43,41%
TOTAL 3.303 100% 3.303 100% 3.303 100% Muestra la cantidad de Usuarios del servicio y su distribución
66
Ahora vamos a apreciar el cuadro que nos indica los grupos etáreos y su
porcentaje con relación al número de usuarios, es decir, que vamos a
observar cada grupo y dentro de ellos vamos a diferenciar el número de
personas, según el género, masculino o femenino y, además, se indicará el
porcentaje a que corresponde cada grupo con relación al número total
de usuarios y así mismo, dentro de este lo correspondiente al sexo y su
representatividad porcentual, así:
EDAD Y SEXO CANT. % CANT
. % CANT
. %
GRUPO ETAREO USUARIOS 3.303 100% De 0.1 A 1 103 3,12% *Masculino 60 1,82% *Femenino 43 1,30%
De 1.1 A 5 471 14,26% *Masculino 218 6,60% *Femenino 253 7,66%
De 5.1 A 14 857 25,95% *Masculino 441 13,35% *Femenino 416 12,59% De 14.1 A 25 581 17,59% *Masculino 372 11,26% *Femenino 209 6,33% De 25.1 A 40 1.117 33,82% *Masculino 629 19,04% *Femenino 488 14,77% De 40.1 A 60 160 4,84% *Masculino 100 3,03% *Femenino 60 1,82% Mas de 60 14 0,42% *Masculino 6 0,18% *Femenino 8 0,24% TOTAL 3.303 100% 3.303 100% 3.303 100%
Muestra la participación porcentual de cada grupo.
67
Con el cuadro que se observa mas adelante encontramos los posibles
puntos focales donde, por la cantidad de usuarios, es factible firmar
contratos de atención de pacientes; esto conectará mas rápido al cliente
externo con su servicio de salud lo que multiplicará la cobertura, ya que la
capacidad y la calidad del mismo debe verificarse a través de los usuarios
y de la observación directa con el centro de salud que prestará la
atención. Por otro lado, con relación al presupuesto no se experimenta
mayores costos dado que se cancelarán tarifas I.S.S., pero si redundará en
evitar citas que se otorgan a través de poligrama –escrito, corto, interno
parecido a telegrama, se envía por radio policial-, además, que servirá
para aumentar la atención en la base del Departamento en cuatro citas.
Otra fortaleza es que al usuario se le evita el gasto de pasajes desde su sitio
de residencia a jurisdicciones mas distantes, es decir, se les reduce costos.
Finalmente, una fortaleza mas se encuentra en el sentido que quien llegue
remitido es porque realmente lo merece y su canal de atención es mas
expedito. Veamos el cuadro:
UNIDAD POBL. % DISTANCIA DISTANCIA ZONA POSIBLE GRUPOS
USUARIOS 3.303 100% Kmts. TIEMPO CONTRATO CANT. %
Riohacha 1.991 60,28% 2.119 64,15% 2.119 69,61%Camarones 48 1,45% 20 0H;15M Matitas 23 0,70% 60 0H;40M Tomarrazón 13 0,39% 46 0H;40M Villamartín 22 0,67% 65 0H;50M La Punta 13 0,39% 62 1H;10M Cuestecitas 9 0,27% 78 1H;0M Mingueo 34 1,03% 130 3,94% 130 4,27%Dibulla 54 1,63% 17 0H;12M
68
Termoguajira 9 0,27% 3 0H;5M Palomino 33 1,00% 20 0H;20M Uribia 30 0,91% 66 2,00% 66 2,17%Puerto Bolívar 9 0,27% 74 0H;45M Manaure 27 0,82% 21 0H;15M Maicao 293 8,87% 361 10,93% 361 11,86%Cuatro Vías 12 0,36% 18 0H;10M Paraguachón 12 0,36% 18 0H;10M Castilletes 9 0,27% 130 4H;0M Albania 35 1,06% 52 0H;35M Barrancas 47 1,42% 82 2,48% 82 2,69%Hatonuevo 35 1,06% 15 0H;10M Fonseca 61 1,85% 61 1,85% 61 2,00%San Juan del Cesar 102 3,09% 146 4,42% 146 4,80%
El Molino 23 0,70% 25 0H;15M Urumita 21 0,64% 41 0H;30M
Villanueva 79 2,39% 79 2,39% 79 2,60%
Fuera del Depto. 259 7,84% 259 7,84%
TOTAL 3.303 100% 3.303 100% 3.303 100% 3.044 100%Muestra los puntos focos de atención y su relación con distancias y tiempo.
Del informe que se presenta en este cuadro se puede apreciar los sitios
susceptibles de tener un contrato de prestación de servicios, así: Riohacha,
Mingueo, Uribia, Maicao, Barrancas, Fonseca, San Juan del Cesar y
Villanueva. Fíjese que se ha tenido la preocupación de determinar
distancia en kilómetros y en tiempo del sitio focal a las Estaciones, esto
ayuda a comprender el cuadro y su fin.
Con el fin que se entienda hasta donde se ha querido hacer un trabajo de
una dimensión importante para el servicio de Sanidad, se entrega el
cuadro por Estaciones de Policía y sus grupos etáreos, lo que servirá en el
futuro para proyectar las diferentes campañas de vacunación o
prevención y promoción de la salud, así:
69
ESTACIONES AFILIADOS BENEFIC. DE 0 A 1 DE 1.1 A 5 DE 5.1 A 14 DE 14.1 A 25 DE 25.1 A 40 DE 40.1 A 60 MAS 60
M F M F M F M F M F M F M F M F M F
RIOHACHA 497 39 537 918 32 27 131 156 284 272 197 123 311 330 72 46 5 5
Subtotal 536 1455 59 287 556 320 641 118 10
CAMARONES 10 0 18 20 2 2 6 2 6 5 3 3 11 8 0 0 0 0
Subtotal 10 38 4 8 11 6 19 0 0
LA PUNTA 7 0 0 6 0 0 0 2 0 3 1 0 6 1 0 0 0 0
Subtotal 7 6 0 2 3 1 7 0 0
DIBULLA 13 0 15 26 3 0 6 6 6 6 0 4 12 9 1 0 0 1
Subtotal 13 41 3 12 12 4 21 1 1
MINGUEO 9 0 7 18 2 0 3 6 2 1 1 5 6 6 2 0 0 0
Subtotal 9 25 2 9 3 6 12 2 0
TERMOGUAJIRA 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 0 0 0 0 0
Subtotal 9 0 0 0 0 0 9 0 0
PALOMINO 10 0 7 16 1 1 2 3 2 1 4 5 8 6 0 0 0 0
Subtotal 10 23 2 5 3 9 14 0 0
MATITAS 15 0 4 4 0 0 4 1 0 0 1 2 14 0 1 0 0 0
Subtotal 15 8 0 5 0 3 14 1 0
TOMARRAZON 13 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 10 0 1 0 0 0
Subtotal 13 0 0 0 0 2 10 1 0
VILLAMARTIN 14 0 1 7 0 0 0 3 1 0 4 2 10 1 0 1 0 0
Subtotal 14 8 0 3 1 6 11 1 0
CUESTECITA 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 3 0 0 0
Subtotal 9 0 0 0 0 0 6 3 0
ALBANIA 10 0 4 21 0 2 1 2 3 8 1 4 9 4 0 1 0 0
Subtotal 10 25 2 3 11 5 13 1 0
HATONUEVO 13 0 4 18 1 1 3 2 0 6 4 3 7 4 1 0 1 2
Subtotal 13 22 2 5 6 7 11 1 3
BARRANCAS 16 0 13 18 1 0 5 5 7 3 1 3 15 7 0 0 0 0
Subtotal 16 31 1 10 10 4 22 0 0
FONSECA 20 0 19 22 2 1 3 5 11 5 4 4 17 7 2 0 0 0
Subtota l 20 41 3 8 16 8 24 2 0
SAN JUAN 40 1 26 35 1 0 10 7 13 10 7 3 32 16 3 0 0 0
Subtotal 41 61 1 17 23 10 48 3 0
VILLANUEVA 29 0 10 40 1 1 3 8 5 13 8 8 20 9 2 1 0 0
Subtotal 29 50 2 11 18 16 29 3 0
EL MOLINO 15 0 4 4 1 0 1 2 2 0 3 2 11 0 1 0 0 0
Subtotal 15 8 1 3 2 5 11 1 0
URUMITA 18 0 1 2 0 0 0 0 1 1 3 0 14 1 1 0 0 0
Subtotal 18 3 0 0 2 3 15 1 0
CUATRO VIAS 10 0 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0
Subtotal 10 2 1 1 0 0 10 0 0
PARAGUACHON 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 4 0 0 0 0 0
Subtotal 12 0 0 0 0 8 4 0 0
70
ESTACIONES AFILIADOS BENEFIC. DE 0 A 1 DE 1.1 A 5 DE 5.1 A 14 DE 14.1 A 25 DE 25.1 A 40 DE 40.1 A 60 MAS 60
M F M F M F M F M F M F M F M F M F
CASTILLETES 7 0 1 1 0 0 0 0 1 1 2 0 5 0 0 0 0 0
Subtotal 7 2 0 0 2 2 5 0 0
URIBIA 12 0 4 14 0 2 2 3 2 3 2 0 8 6 2 0 0 0
Subtotal 12 18 2 5 5 2 14 2 0
PTO. BOLIVAR 8 0 0 1 0 0 0 0 0 0 5 1 3 0 0 0 0 0
Subtotal 8 1 0 0 0 6 3 0 0
MANAURE 9 0 8 10 2 0 3 2 3 2 1 1 8 4 0 1 0 0
Subtotal 9 18 2 5 5 2 12 1 0
MAICAO 173 2 49 69 4 2 33 11 64 21 60 10 55 21 6 6 0 0
Subtotal 175 118 6 44 85 70 76 12 0
SUBTOTAL 998 42 733 1271 54 39 216 227 413 361 322 183 621 440 98 56 6 8
TOTAL 1040 2004 93 443 774 505 1061 154 14
USUARIOS FUERA 96 163 6 4 2 26 28 55 50 26 8 48 2 4 0 0
DEL DPTO. 259 10 28 83 76 56 6 0
En este último cuadro se pretende ofrecer una información pormenorizada
de los usuarios del servicio de Sanidad del Departamento distribuido por
cada una de las jurisdicciones que este comprende; así como los
beneficiarios que se encuentran fuera del mismo. Es de resaltar que está
por grupos etáreos lo cual es importantísimo dado que es por esta
información que se pueden proyectar las diferentes campañas de
prevención y promoción, así como las jornadas de vacunación y otros.
Finalmente, en los Anexos Nro. 9 y 10 se pueden apreciar los Mapas del
Departamento de Policía Guajira, con sus Estaciones y Distancias; así como
el número de personal que atendería.
71
3.2 ENCUESTA SERVICIO DE SANIDAD
Con el fin de conectar el trabajo de prácticas administrativas con el
usuario del servicio de Sanidad, se consideró importante aplicar una
encuesta con el objeto de conocer sus críticas, positivas o negativas, y
canalizarlas a cumplir el objetivo general del trabajo.
La encuesta, como se observa en el Anexo Nro. 11, nos indica la relación
de la persona que la diligencia con el servicio de Sanidad, el grado
institucional de la persona, su estado civil, número de hijos y donde recibe
el servicio. En este último aspecto, se hace claridad que dado que
esencialmente el servicio se desarrolla en Riohacha, fue allí donde se
practicó la misma.
Vista la encuesta se debe indicar que el hecho de requerir el grado y la
pregunta número dos nos sirvió para hacer el análisis en doble sentido:
primero, que se refería a analizar la encuesta por grupos a través de los
grados que se determinaron como gruesos (Agentes, Patrulleros,
Intendentes y Subintendentes y Otros –allí se incluyó a los Oficiales, Personal
no Uniformado y Personal en Retiro o Pensión-), esto con el fin de mirar
como ven, como evalúan y como aspiran a que sea el servicio bajo su
propia óptica; y segundo, se hace el análisis por los grupos que se forman a
72
través del número de citas médicas a las que han asistido en el último año,
observando tres grupos (los que asistieron con una frecuencia de 1 a 5
veces, los que lo hicieron entre 6 y 10 y el tercero de más de 10 veces) lo
cual se consideró muy importante teniendo en cuenta que si bien algunas
personas podrían haber contestado la encuesta habiendo asistido
solamente una vez y por ello, dar una crítica muy positiva o muy negativa
dependiendo de su primera experiencia, no así en el caso de quienes ya
tenían varias citas acumuladas y podrían haber percibido en forma mas
real el servicio, lo cual nos brindaría algo mas concreto.
En lo que respecta a su tabulación, se realizó en primera instancia un
cuadro que nos presenta los datos a las preguntas que exigían respuesta
puntual; posteriormente, se dispuso realizar un cuadro por cada pregunta
a fin de ir obteniendo la parte conceptual de cada una de ellas e
intentando que fueran lo mas ajustadas a lo que afirmaba el encuestado
pero que nos diera campo a hacer un análisis. Este aspecto se realizó en
dos oportunidades dado lo que se explicó en el párrafo anterior.
Es de precisar que se dispuso aplicar 305 encuestas, sin embargo por fallas
de pérdida de formatos, de falta de interés de algunos que no los
devolvieron y de varios que correspondió descartar por fallas en su
diligenciamiento, sólo se pudieron analizar 288 de ellas.
73
Ahora bien, cómo se determinó ese número de encuestas como algo ideal
para el análisis. Pues bien, se hizo uso de los conceptos estadísticos, con
base en la distribución normal , así:
Ø Se sabe que la fórmula para determinar el tamaño de la muestra n, teniendo un tamaño de población N , es:
n = S2 /V2 (Varianza de la muestra/Varianza de la Población)
Ø Y en la medida que se conozca el tamaño de la población N se ajusta
el tamaño muestral a n’, así:
n’ = n/(1+n/N) Ø Tenemos que: N: Población mayor de 25.1; donde resulta, según el trabajo de
actualización de datos que son 1.291 personas. y: 1 Es el valor promedio de la variable. Se=0,015 Es el valor del error standard. V: Varianza Poblacional (por definición es el cuadrado del error
standard). S2 :Es la varianza de la muestra. n = S2 /V2 = (p(1-p))/V2 = (0.9(1-0.9))/(0.015)2 = 0.09/0.000225 = 400 ajustando: n’ = n/(1+n/N) = 400/(1+400/1291) = 400/1.309837335 = 305.38
Como ya se dijo, una vez recopiladas las encuestas diligenciadas se
verificó que sólo se tenían 292 formatos; de ellos, posteriormente se
debieron descartar cuatro dado que no conocían el servicio y por ello,
recibieron el formato pero no lo diligenciaron sino en sus primeros espacios.
74
Finalmente, es importante anotar que realizada la tabulación se
encontraron que, observado por grados, tenemos: 141 Agentes que
representan el 48.96%; 68 Patrulleros que representan el 23.61%; 34 entre
Intendentes y Subintendentes que implican el 11.80%; y, 45 en el grupo de
Otros que representan el 15.63%. Asimismo, observado por la frecuencia de
asistencia al servicio de Sanidad, tenemos: 138 encuestados que asistieron
entre 1 y 5 veces, lo que representa el 47.92%; 87 personas que asistieron
entre 6 y 10 veces, lo que implica el 30.21%, y 63 encuestados que
asistieron más de 10 veces y que representan el 21.87%.
Una vez logrado el preámbulo del proceso de aplicación del instrumento
de la encuesta, podemos pasar a su análisis.
3.2.1. ANÁLISIS DE LA ENCUESTA
Vamos a realizar un análisis conjunto. Como se afirmó anteriormente, se ha
llevado a cabo una tabulación por grupos según grados y otra, según citas
médicas obtenidas por el grupo de sanidad y por ello, se buscó que los
datos quedaran en la misma tabla. Así las cosas, se buscará el análisis
conjunto a fin de observar la consistencia de las respuestas. Finalmente, se
propondrán unas conclusiones sobre este aspecto.
75
3.2.1.1. Aspecto de la relación con el servicio
Se encuentra, en la tabla Nro. 1, que el mayor grupo está entre los afiliados
con 167 personas que representan el 57,99%, dentro de éstos encontramos
que los Agentes tienen la mayor representatividad (80 que implica un
27,78%), le sigue el de Patrulleros (40 que representa el 13,89%), igual
sucede con el grupo de beneficiarios donde el subgrupo mayor está en el
mismo personal (AG.55 representa el 19.10%; PT.28 que implica el 9.72%).
Así mismo, en los dos grupos siguen con buena representación los
Intendentes y los Subintendentes. Desafortunadamente un buen número
de los encuestados no marcó este ítem. Es importante observar, que estos
indicadores son consistentes con la fracción que existe entre esos grados a
nivel departamental e inclusive institucional.
3.2.1.2 En relación con el estado civil del encuestado
Encontramos, véase la tabla No. 1, que predomina el personal casado con
179 casos (62,15%), le sigue la Unión libre con 43 casos que representa el
14.93%. El grupo de solteros viene a representar una tercera parte del total.
Esto último es importante porque se puede presumir que no exigen mucho
gasto, en lo que a salud se trata.
76
3.2.1.3 Número de hijos
Encontramos que hay un promedio general de 2 hijos por afiliado; sin
embargo, sobre ese promedio tenemos a los Agentes que están con un
promedio de 2,6 y le sigue el de Intendente y Subintendente con 1,94, los
cuales se pueden considerar como normal. Es de resaltar que, en el caso
de los Patrulleros es bajo, 0,88.
3.2.1.4 En relación con el número de citas
Aquí se observa, tabla No. 3, el motivo que lleva a tabular por estos grupos
que se forman. Como se analizaba que habían 136 encuestados que
habían asistido entre 1 y 5 veces al servicio de sanidad, se pensó que si sólo
lo había hecho en una ocasión y que no hubiera tenido una buena
experiencia podría derivar, en mucho, con sus respuestas en los resultados
finales. Para evitar ello, se encuentra que entre 6 y 10 citas están 88 que
es, algo más, de la tercera parte de los encuestados y los que indicaban
que habían asistido mas de 10 veces era un grupo representativo y podía
tener una idea más clara del servicio por su asiduidad (64 que representan
un 22%). Por lo cual se dispuso esos dos tipos de análisis.
77
3.2.1.5 En relación al servicio actual con respecto al año anterior
Véase las tablas No. 3 y 6. Según esto, es claro que el servicio a
continuado igual o mejor, entre éstos dos indicadores encontramos el 86%
de los encuestados.
Hilvanando dentro de las razones, a nivel del grupo por grados, es
consistente encontrar que hay mejor servicio y atención médica; sin
embargo, no podemos desechar, frases que ameritan ser tenidas en
cuenta, a saber (por ser críticas negativas): mala administración , mala
atención, no hay presupuesto y desorden en entrega de citas. Estos dos
elementos pueden ser importantes como factores críticos de éxito; sin
embargo, debe hacerse hincapié en que tales frases sólo representan un
14%.
En cuanto al grupo por frecuencia, sigue la consistencia en lo que tiene
que ver que el servicio y su atención mejoró (171personas; que representan
el 59%). Pero, también es importante recalcar en que hay fallas del mismo
tenor al grupo anterior: falta de presupuesto, desorden en la entrega de
citas y fallas en la atención y la administración (99; representan un 34%
similar al otro grupo).
78
Esto se encuentra así y difiere de la respuesta puntual por cuanto hay
gente que califica de una manera, no obstante, dentro de la respuesta
descriptiva hace ver que hay “peros” y estos no los podem os desligar.
3.2.1.6 En relación con el servicio actual
Este punto buscaba hurgar mas sobre el concepto del servicio y servía
para hacer un paralelo con el punto anterior.
Observe la tabla Nro. 4 y la No. 7. Analizamos que hay una gran
consistencia entre lo anterior y esto, fíjese: entre bueno y regular contamos
con el 93% y en el anterior entre mejor e igual el 86%, ello puede indicar
que hubo una buena aceptación de la encuesta y alto sentido del deber
al diligenciarla; pero igual, hay consistencia en el sentido que el servicio fue
bueno y muy posiblemente, que mejoró.
Observando la tabla 7, ya en las razones expuestas encontramos que
aunque baja el porcentaje, sigue preponderando sobre los demás, el de la
buena atención y servicio. Siguen encontrándose fallas en términos como:
no hay presupuesto, mala atención, administración y medicamentos,
siguiéndole el desorden en la entrega de citas. Esto sucede en los dos
grupos analizados.
79
3.2.1.7 En relación con los funcionarios Eficientes e Ineficientes.
Se refiere a las tablas Nro. 8, 9, 10 y 11. Vamos a analizar estos 4 cuadros
en el mismo punto, dado que buscaba la eficiencia o ineficiencia de los
servidores públicos del grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira, en todo su conjunto.
Por un lado encont ramos que los funcionarios que fueron exaltados o
eficientes, también fueron sobre quienes se emitieron conceptos negativos
o de ineficiencia, pero con niveles muy diferentes, es decir, fue mayor el
porcentaje de eficiencia que los otros.
Con relación a los eficientes (preguntas 5) ante los Agentes se destacan: el
Doctor REINOSO (45; 31,91%), Todos (31;22%) y los Enfermeros (as) con 26
casos -18%-; en los Patrulleros exaltan: Doctor REINOSO (30%), Enfermeros
(as) 19% y Todos; en los Intendentes motivan a Todos, Enfermeros (as) y el
Doctor Reinoso. Niveles éstos que se mantienen y presentan unidad
conceptual, si se mira por los grupos de frecuencia de citas.
Igual destacan al Doctor VELANDIA, el Subintendente GONZALEZ,
Odontólogo RAUL GOMEZ, doctor BUSTOS y Teniente PEREZ.
80
Con relación a los ineficientes (pregunta 6). Curiosamente, a quienes
critican negativamente son las mismas personas del párrafo anterior pero
con unos niveles bajos. Predomina el que Ninguno es deficiente 114 (40%)
o el no sabe no responde con 72 encuestados (25%); luego queda un 35%
que se distribuye entre los funcionarios ya nombrados; sin embargo, no se
van a tener en cuenta sino los que predominaron: Enfermeros (as) –43; que
representan un 15%-; Teniente PEREZ (5%); doctor VELANDIA (4%) , y doctor
RAUL GOMEZ(3%).
Estos ítem sirven para que, teniendo en cuenta las tablas, se diseñen cursos
que capaciten y especialicen a cada funcionario con su labor. De hecho,
no hay fallas protuberantes, pero, sino se atienden desde ahora pueden
crear un grave agujero a futuro. Puntos a tener presente: manejo del
tiempo, gerencia del servicio, relaciones humanas.
3.2.1.8 Con relación a cambios que proponen los usuarios.
Ver tabla 12. Si bien es cierto que esto buscaba abrir caminos para que el
usuario sugiriera y entrara a participar activamente, también es cierto que
sólo se limitaron a repetir fallas. Sin embargo, esto hay que verlo
positivamente dado que, a través de la encuesta, he venido dándome
81
cuenta de los factores críticos del éxito y las debilidades o amenazas y por
ende de sus fortalezas y oportunidades.
Es de resaltar la consistencia que se encuentran en cuatro áreas: orden en
la entrega de citas (25%), incorporar personal especializado (19%), orden y
atención en la entrega de medicamentos (16%), servicio 24 horas y fines de
semana (15%),y mejor atención e información para beneficiarios (14%).
Aspectos, éstos últimos, que unidos a los determinados en el punto de
análisis anterior, deben ser preocupación de la Jefatura de Sanidad para
priorizarlos y empezar a trabajarlos, a través de capacitación, seminarios,
conferencias, que ayuden a la globalidad de los funcionarios a tener una
óptica más amplia de servicio y de su relación con el cliente externo.
3.2.1.9 Con relación al Jefe del Grupo de Sanidad
Observando las tablas No. 4, 13 y 14 encontramos que hay unidad en los
conceptos alrededor del Teniente ANDRES PEREZ Jefe del Grupo de
Sanidad del Departamento de Policía Guajira. Por un lado, su promedio
de calificación es de 3,76 sobre 5; de otro lado, se encuentra que lo ven en
un 62% por encima de la calidad exigida, un 24 % lo ven sobre el promedio
y un 12% lo ven en forma deficiente.
82
A nivel global, y destacando los ítem más altos, observamos: un 20% lo ven
que administra mal (dentro de los que lo calificaron en 3 sobre 5), un 18% lo
ven positivamente como administrador (dentro de los que lo calificaron
con 5 sobre 5), un 16% lo ve con un buen sentido de seriedad y
cumplimiento (de quienes lo calificaron con 4 sobre 5), un 15% lo
conceptúa que atiende bien al usuario (dentro de quienes lo calificaron
con 4 sobre 5), y un 7% lo ve que es muy profesional en su cargo (de
quienes lo calificaron en 5 sobre 5). Es importante destacar las
evaluaciones numéricas dado que el mayor implicaría un contrasentido
pero en la forma como se menciona, ya es claro que prima la tendencia
de desempeño entre bueno y sobresaliente (3.76 sobre 5).
Como resultado final se debe decir que está muy bien evaluado y
conceptuado, sin embargo, debe mejorar en algunos aspectos de la
administración del grupo de Sanidad, aunque es probable que esto se
deba a las limitaciones para visar positivamente todo lo que le soliciten
pero debe analizar como lo dice al usuario.
83
3.2.1.10 Con relación al Usuario y al “Servicio de Calidad”
Observemos la tabla No. 15; en ella podemos encontrar los puntos
centrales que hacen del servicio algo importante para el usuario y, donde
experimenta y siente fallas.
Desafortunadamente la forma de respuesta que predominó, no deja
entrever algo específico; veamos: el 60% afirma que el servicio de calidad
es un “Buen servicio acorde a las necesidades”, esto per sé no dice nada,
por ello, considero que se deben tomar los otros motivos como lo que
podría implicar esa información, el servicio de calidad. Así: un 7% aspira a
un mejoramiento en la dotación de medicamentos.; un 6% espera que
haya un buen equipo e implementos de trabajo; otro 6% requiere una
mejor administración; un 5.5% aspira a un mejoramiento en el orden y
entrega de citas; y otro 5% espera ver un mayor profesionalismo, ética y
cultura.
Aspectos que, como varios ya mencionados, reflejan puntos focales para
el mejoramiento del servicio de Sanidad; entendibles como factores
críticos de éxito o como debilidades o amenazas y que de hecho pueden
convertirse en oportunidades y fortalezas, a través de la internalización,
concientización y cambio en estos referentes.
84
3.2.1.11 En relación con la Prevención en Salud
Remítase a las tablas 4, 5, 16 y 17. Se va a trabajar en conjunto las
preguntas 10 y 11 de la encuesta dado que una y otra van con el mismo
fin: saber si es importante para el personal el tema de la Prevención en
Salud, pero igual, si se comprometen a educarse.
Es claro que al 99% de los encuestados les interesa el tema de la
prevención en salud; los que responden negativamente, no es
representativo (1%).
Las razones que se esgrimen son realmente indiferentes dado que en
general se afirma que: concientiza, compromete, ahorra presupuesto,
extiende conocimientos; y todo ello, es cierto.
De todas maneras vale la pena resaltar algunas como: que se educarán
para el mejoramiento de la salud, como la razón predominante; por el
bienestar de la familia y que los compromete con la salud. Esto último es
bien importante en la medida que se proyecte un programa de
prevención en salud pero que al unísono se presente una forma clara y
expresa de compromiso con el autocuidado de la salud, ya que así es
posible una real ayuda de todos.
85
Vale decir, con una especie de controles médicos o de reforzamiento
positivo de la actitud de autopromoción, autocuidado y autoprevención
de la salud.
3.2.1.12 En relación con la cuota moderadora
Ver tablas Nro. 5, 18 y 19. En principio vemos que el 57% de los
encuestados responden afirmativamente por el cobro de la cuota
moderadora frente a un 40% que no estaría de acuerdo con el cobro de
dicha cuota; hay un 3% que no respondió.
Se mantienen esas proporciones en la parte afirmativa, obteniendo
razones como: se debe colaborar para mejorar el servicio; si se quiere
mejorar esto requiere gastos; se debe mantener el presupuesto; y, porque
el servicio se utiliza.
Frente al grupo que responde negativamente, aducen las siguientes
razones: porque les hacen descuentos por nómina; porque la Dirección
General envía el presupuesto; lo que se debe mejorar es el cambio de
actitud; hay despilfarro; o que es un derecho del trabajador.
86
Esto puede estar implicando la necesidad de concientizar al personal
sobre los gastos que exige la atención de la salud; asimismo, sobre los
recursos que llegan y cómo se ejecutan para lograr en todos, identidad en
el sentido de la necesidad de la cuota moderadora. Es muy posible y
hasta seguro, que una persona que escuche que llegan $720’000.000,00
(Setecientos veinte millones de pesos) para el servicio de Sanidad, se
pregunte el por qué deben pagar más si ellos están teniendo descuentos,
esto nos indicaría que hay desconocimiento y falta de conciencia en lo
que realmente exige cada procedimiento en dicho servicio.
Es posible también, que esta pregunta de la cuota moderadora no haya
sido entendida en toda su extensión por el encuestado; esto se debe a
que al mirar la cuantía de ella, muchos colocaron datos muy altos. Por
esta razón, se determinó hacer el cuadro de la cuantía teniendo en
cuenta el valor de $1.000,00 (Un mil pesos). Así las cosas se encuentra: que
el 13.5% de los encuestados estaría de acuerdo en una cuota moderadora
mayor a $1.000,00; que el 10% lo estaría de acuerdo en una cuota igual a
$1.000,00: que el 22% estaría de acuerdo pero en una cuota menor de
$1.000,00; hubo un 6% de los encuestados que respondieron
afirmativamente en el sentido que se cobre una cuota moderadora pero
no le determinaron un valor; y, un 39% que tajantemente dicen que no
están de acuerdo en una cuota de esas.
87
3.2.1.13 Con relación al mejor horario de entrega de citas
Ver tabla Nro. 20. Aquí no es mucho lo que se tiene que hablar pues se
determina que debe continuar con la misma hora.
Debe mencionarse que hace aproximadamente tres meses y medio se
optó por un cambio de horario en el sentido de entregar las citas médicas
en el horario de 5 a 6 de la tarde, dado que a esa hora bajaba el nivel de
usuarios, las labores daban una fortaleza adicional y era que la señora que
entrega citas lo podía hacer sin afugias de tiempo por otra activ idad. De
hecho, la encuesta nos afirma que fue positivo este cambio y se acepta
ampliamente con el 65% de los encuestados.
Un 19% indica que considera que la entrega de citas debería hacerse en
horas de la mañana, sin embargo, se ha tenido la experiencia y se forma
un gran embrollo dado que se ha llegado al extremo de ver personas que
vienen a las 5 de la mañana para intentar obtener una cita y no lo logran
porque los policiales que trabajan por turnos de 24 horas, toman la mayoría
de las citas dejando por fuera un gran número de personas que no tienen
esa ventaja.
88
Un 13% aspira a un servicio de entrega de citas de 24 horas lo cual es
impensable por lo menos, a corto o mediano plazo, por el número de
usuarios y el sistema que tendría que adaptarse para ello; y menos aún por
la cantidad de médicos por usuario que tenemos.
3.2.1 CONCLUSIONES SOBRE EL TEMA TRATADO
Primero, encontramos a través del desarrollo del trabajo que hay
consistencia en las respuestas entregadas por los encuestados.
Segundo, se observa que el proceso de tabulación fue dispendioso y, que
el haberlo realizado en dos oportunidades con diferentes grupos de
referencia, generó algunas fallas o errores humanos que se hubieran
querido evitar pero que, aún así, en la práctica se observa y se plasma, en
las dos tabulaciones muy buena consistencia y un tratamiento con criterios
claros y excelentes niveles de calidad y confianza; debido a esto, es que
se puede afirmar la primera conclusión.
Tercero, dentro del conjunto de esta acápite podemos definir algunos
factores críticos de éxito, a saber: atención e información al usuario;
entrega de citas y órdenes médicas; atención, orden y entrega total de
medicamentos; habrían otras que se podría decir son de menor calado.
89
Cuarto, dentro de un análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas
y Amenazas; predicando la primera y la tercera a nivel intraempresarial y la
segunda y la cuarta a nivel externo o del medio ambiente) encontramos:
v Debilidades: Ø Hay retardos en la orden y entrega de citas médicas y órdenes a
especialistas. Ø Entienden que hay fallas de presupuesto. Ø Esperan, los usuarios, que haya una mejor administración y atención. Ø Esperan recibir la totalidad de los medicamentos que se les formule.
v Fortalezas Ø Es claro que el servicio durante 1999 ha sido bueno y ha mejorado
con relación al año anterior. Ø Este trabajo se constituye en un excelente soporte para evaluarse
internamente y definir metas de acción anual para lograr la misión que persigue el Grupo de Sanidad en el Departamento.
v Oportunidades Ø La alta receptividad del personal por el tema de la cuota
moderadora. Ø Alta receptividad del personal por el tema de la Prevención y
Promoción de la Salud. v Amenazas Ø Limitantes presupuestales Ø Limitantes en profesionales de la Salud y en Equipos en el
Departamento de La Guajira
90
3.3 ASIGNACION Y OPTIMIZACION DE LA EJECUCION DEL
PRESUPUESTO
En primer lugar, vamos a observar cual es el presupuesto que se asigna a
Sanidad del Departamento de Policía Guajira y los rubros que afecta así
como su definición; posteriormente, vamos a hacer un descarte de los
rubros que no se van a tener en cuenta y cuales se van a analizar;
finalmente, se van a evaluar los rubros objeto de optimización y definir las
propuestas de mejoramiento en el ámbito presupuestal.
3.3.1 ASIGNACION DEL PRESUPUESTO
El presupuesto que llega con destino al cumplimiento de la misión del
servicio que presta el Grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira a sus usuarios, viene autorizado por la Dirección de Sanidad de la
Policía Nacional y está totalmente especificado, una vez consultado con el
Jefe de Sanidad de la Unidad, así:
91
DIFERENCIA PARTICIPACION
DESCRIPCION PRESUPUESTAL 1999 2000 2000 - 1999 CON RELACION
AL TOTAL
ADQUISICION DE BIENES 256,540,369.00 235,350,738.00 -21,189,631.00 COMPRA DE EQUIPO 4,500,000.00 4,500,000.00 0.00 0.62%MATERIALES Y SUMINISTROS 252,040,369.00 230,850,738.00 -21,189,631.00 MEDICAMENTOS Y ELEMENTOS QUIRURGICOS 235,800,000.00 220,700,000.00 -15,100,000.00 30.56%OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS 7,400,000.00 10,150,738.00 2,750,738.00 1.41%DEFICIT MEDICAMENTOS VIGENCIA ANTERIOR 8,840,369.00 -8,840,369.00 ADQUISICION DE SERVICIOS 473,062,015.00 486,922,987.00 13,860,972.00 MANTENIMIENTO 3,000,000.00 3,000,000.00 0.00 0.42% DIFERENCIA PARTICIPACION
DESCRIPCION PRESUPUESTAL 1999 2000 2000 - 1999 CON RELACION
AL TOTAL
SERVICIOS PUBLICOS 3,000,000.00 3,000,000.00 0.00 0.42%VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE 553,122.00 1,000,000.00 446,878.00 0.14%IMPRESOS Y PUBLICACIONES 1,000,000.00 1,000,000.00 0.00 0.14%
COMUNICACIONES Y TRANSPORTES 500,000.00 500,000.00 0.00 0.07%OTROS GASTOS 465,008,893.00 478,422,987.00 13,414,094.00 SERVICIOS MEDICOS I.P.S. 438,500,000.00 439,579,148.00 1,079,148.00 60.86%SERVICIOS MEDICOS PROFESIONALES 19,000,000.00 29,823,236.00 10,823,236.00 4.13%
DEFICIT SERV. MEDICOS I.P.S. VIG. ANTERIOR 7,508,893.00 9,020,603.00 1,511,710.00 1.25%TOTAL ASIGNACION 729,602,384.00 722,273,725.00 -7,328,659.00 100.00%Muestra la asignación presupuestal 1999-2000; las diferencias y la participación de cada rubro con el total
Frente a este cuadro es importante mencionar que mensualmente, a
través de descuentos por nómina, se recolectan dineros por,
aproximadamente, $20.013.221,52; si esto lo llevamos a lo que resulta por
concepto anual, implica que se recogen, aproximadamente,
$240.158.658,24. Esto supone, según la ley, que corresponde al 4% que
aportan los empleados; si ello es así, se deduce que el 8% restante sería $
480’317.316,48, que es lo que aporta el Estado. Así las cosas, indica que el
presupuesto que debe recibir anualmente, el grupo de sanidad del
Departamento de Policía Guajira es $720’475.974,72. Vemos entonces, que
la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional está enviando lo que le
92
corresponde y en realidad, sólo habría un desfase de $1’797.750,28, a favor
del Grupo de Sanidad del Departamento y por ende de los usuarios.
Obtenido el dato del presupuesto destinado para el servicio de Sanidad
del Departamento, es necesario abordar cada uno de los rubros para
definirlos, de acuerdo al Decreto No. 2686 del 28 de diciembre de 1999
“Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia
fiscal del 2000, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen
gastos”, una vez esto, se debe entender lo que se puede adquirir a través
de ellos y finalmente, determinar los rubros que serán objeto de análisis, así:
Compra de Equipo $4’500.000,00
Implica la adquisición de bienes tangibles, de consumo duradero, que
deben inventariarse.
Las adquisiciones se harán con sujeción al plan de compras. Por este rubro
se debe incluir el software.
El Hospital Central, las Clínicas y las Regionales en desarrollo de los
programas de Salud sólo podrán adquirir con cargo a este rubro equipos
médicos.
93
Como vemos, su cuantía en relación con el presupuesto total no implica
siquiera el 1% lo cual lo deja como algo no representativo y por tanto no
será objeto de análisis.
Otros Materiales y Suministros $10’150.738,00
En este rubro, que refiere a la adquisición de bienes tangibles e intangibles
de consumo final o fungibles que no se deban inventariar por las diferentes
dependencias y no sean objeto de devolución, se afectarán los demás
gastos definidos en el Decreto de liquidación del Presupuesto como
materiales y suministros.
Su cuantía en relación con el presupuesto total es muy bajo, algo más del
1%, por lo que se desecha para el análisis.
Mantenimiento $3’000.000,00
Constituyen los gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes
muebles e inmuebles. Incluye el costo de los contratos por servicios de
vigilancia y aseo. Dado su valor no será objeto de análisis.
Servicios Públicos $3’000.000,00
Son las erogaciones por concepto de servicios de acueducto,
94
alcantarillado, recolección de basuras, energía, teléfonos y demás
servicios públicos domiciliarios, telefonía celular; éstas incluyen su
instalación y traslado. Su cuantía es minúscula respecto del presupuesto
total, por ello no será objeto de análi sis.
Viáticos y Gastos de Viaje $1’000.000,00
En general, por este rubro se le reconoce a los empleados públicos y,
según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, los
gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa
resolución, deban desempeñar funciones en lugar diferente a su sede
habitual de trabajo. Observamos que su cuantía es ínfima por ende no se
analizará.
Impresos y Publicaciones $1’000.000,00
A través de este rubro se pueden ordenar y pagar los gastos por edición de
formas, escritos, publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos,
suscripciones, adquisición de revistas y libros, pago de avisos y videos de
televisión. La participación de este rubro es menor al 0,5%, por ello no se
evaluará.
95
Comunicaciones y Transportes $500.000,00
Se cubre por este concepto aquellos gastos tales como mensajería,
correos, correo electrónico, beeper, telégrafos, alquiler de líneas, embalaje
y acarreo de los elementos.
Incluye el transporte colectivo de los funcionarios del órgano. Al igual que
la mayoría de los rubros anteriores, no será objeto de análisis.
Medicamentos y Elementos Quirúrgicos $220’700.000,00
Con cargo a este rubro se podrán adquirir drogas, materiales desechables
para laboratorio y uso médico, así como todos aquellos elementos que se
entregan a los afiliados y beneficiarios en desarrollo de la prestación del
servicio médico integral (lentes, calzado ortopédico, etc.).
Por su cuantía es una de las cuentas que vamos a analizar.
Servicios Médicos I.P.S. $439.579.148,00
Con cargo a este rubro se atenderá la contratación de servicios médicos y
hospitalarios, incluye los pasajes que se requieran para el traslado de
pacientes y su acompañante, previa autorización del ordenador del gasto.
96
Como se aprecia, su cuantía supera el 50% del total del presupuesto, por lo
cual será parte del análisis.
En conclusión, encontramos que sobre el tema de asignación y
optimización del presupuesto nos vamos a enrutar sobre los rubros de
medicamentos y elementos quirúrgicos y servicios médicos I.P.S.
3.3.1.1 MEDICAMENTOS Y ELEMENTOS QUIRÚRGICOS
Por este rubro, como ya se había mencionado, se adquieren: elementos
desechables para odontología, elementos desechables para enfermería,
elementos ortopédicos, lentes y otros que, en general, no sobrepasan el
15% del valor del rubro. Esto quiere decir que, teniendo en cuenta lo
gastado en 1999, si el total para este concepto fue de $235’800.000,00, lo
que se gastó en los aspectos ya mencionados fue de $5.595.754,00 y en sí,
en medicamentos se gastaron $230.204.246,00.
Es necesario advertir que, fuera de medicamentos, si bien sobre el resto de
aspectos no se estudió, ni se analizó si es conveniente hacerlo para
verificar lo que realmente se adquiere y la forma en que se utiliza; eso lleva
a pensar en la necesidad de un trabajo al respecto, donde se apreciará
97
que se requiere un mayor control, dejando claro que el supuesto problema
radicaría en el control para el uso de tales elementos y poder encontrar
así, que los materiales pueden, durar probablemente algo más.
Ahora bien, con lo que realmente se analizó, en relación con los
medicamentos, encontramos que es susceptible de optimización, lo que
tiene que ver con su adquisición, únicamente. Esto se sustenta en el hecho
que:
Ø De la primera parte del trabajo, es decir , de la actualización de datos, se generó la recopilación en relación con los usuarios (afiliados y beneficiarios) que tenían necesidades de medicamentos permanentes; véase el anexo No 8 , que muestra la columna de medicamento permanente, allí se radicaba esa exigencia y daba lugar para cada uno de los usuarios.
Ø Tabulada dicha información encontramos que de los usuarios que
atiende el grupo de Sanidad del Departamento de Policía Guajira hay 112 de ellos que tienen esa exigencia médica –medicamento permanente-; además se determinó la marca, cantidad, dosis, presentación etc, lo que llevó a tener un cuadro muy importante al respecto. Más aún, sirve para obtener la cantidad de tales medicamentos que se requieren anualmente. La lista al respecto es como sigue:
VALOR
MEDICAMENTO PRESENTACION CANT. DROGUERIA ACUPRYL TABLETAS 20 MG. 400 $ 1,107,974 ACUPRYL TABLETAS 10 MG. 400 $ 587,640 ADVIL GRAGEAS 200 MG. 800 $ 157,584 AMARYL COMPRIMIDOS 4 MG. 400 $ 884,053 AMITRIPTILINA TABLETAS 10 MG. 1,200 $ 208,176 AMLODIPINO TABLETAS 5 MG. 400 $ 225,946
VALOR
98
MEDICAMENTO PRESENTACION CANT. DROGUERIA AMLODIPINO TABLETAS 10 MG. 400 $ 403,066
ARTENSOL TABLETAS 40 MG. 1,200 BECLOMETAZONA INHALADOR 50 MCG. 26 $ 564,200 BROMACEPAM TABLETAS 6 MG. 400 $ 504,160
BROMOCRIPTINA TABLETAS 2,5 MG. 800 $ 533,333 CAPOTEN TABLETAS 25 MG. 800 $ 836,506 CAPOTEN TABLETAS 50 MG. 400 $ 760,160 CAPTOPRYL TABLETAS 25 MG. 1,600 $ 471,146 CAPTOPRYL TABLETAS 50 MG. 4,700 $ 2,119,700 CARBAMAZEPINA SUSPENSION 2 % 26 $ 203,814 CARBAMAZEPINA TABLETAS 200 MG. 4,000 $ 1,413,333CICLOFAST COMPRIMIDOS 20 MG. 1,600 $ 4,608,000 CLOZAPINA COMPRIMIDOS 100 MG. 1,200 CUAIT-D COMPRIMIDOS 5 MG. 400 $ 112,823
DEPAKENE JARABE 250 MG. 50 $ 482,800 DIAMICROM COMPRIMIDOS 80 MG. 1,200 $ 6,786,960 DIOVAN CAPSULAS 80 MG. 400 $ 926,426
DIPROSALIC LOCION 90 MG. 20 $ 3,043,755 DIPROSALIC UNGÜENTO 40 MG. 26 $ 572,836
ELTROXIN TABLETAS 50 MCG. 1,600 $ 167,904 ELTROXIN TABLETAS 100 MCG. 400 $ 61,464 ENALAPRYL TABLETAS 20 MG. 800 $ 704,000
ENALAPRYL TABLETAS 5 MG. 400 $ 101,312 EPAMIN CAPSULAS 100 MG. 3,200 $ 288,000 EUTHIROX COMPRIMIDOS 100 MG. 400 $ 71,549 EUTHIROX COMPRIMIDOS 50 MG. 400 $ 51,271 EUTHROID-2 TABLETAS 120/30 MCG. 400 $ 18,567 FLUOXETINA CAPSULAS 20 MG. 400 $ 610,142 FYBOGEL GRANULOS 3,5 MG. 400 $ 823,851 GLUCOBAY COMPRIMIDOS 50 MG. 2,400 $ 1,554,666 GLUCOPHAGE COMPRIMIDOS 850 MG. 3,600 $ 2,635,200 HALOPIDOL TABLETAS 5 MG. 800 $ 425,288
HALOPIDOL TABLETAS 10 MG. 400 $ 397,622 HIDERAX COMPRIMIDOS 50 MG. 400 $ 527,600 INSULINA AMPOLLA 10 MIX1000U. 10
INSULINA CRISTALINA
AMPOLLA 10 MI X 1000 U 5
INSULINA NPH AMPOLLA 10 MI X 1000 U 10 $ 301,000 LANTADIN COMPRIMIDOS 6 MG. 800 $ 1,796,800
LARGACTIL TABLETAS 100 MG. 400 $ 57,600 LEVOTIROXINA TABLETAS 120/30 MCG. 400 LIPYTOR TABLETAS 10 MG. 2,400 $ 9,916,320
VALOR
99
MEDICAMENTO PRESENTACION CANT. DROGUERIA LOPID TABLETAS 600 MG. 1,200 $ 1,218,420
LOPID TABLETAS 900 MG. 400 $ 519,420 LOVASTATINA TABLETAS 20 MG. 400 $ 520,300 MELERYL GRAGEAS 25 MG. 800
MENODIN RETAD AMPOLLA 5 MG. 13 $ 126,438 MICROGYNON GRAGEAS 28 GR 400 $ 47,700 MUTABON -A GRAGEAS 10 MG. 400 $ 33,763 NEOSALDINA GOTAS 30 ML 20 $ 248,980 OMEPRAZOL TABLETAS 80 MG. 1,600 OMEPRAZOL CAPSULAS 20 MG. 1,600 $ 3,584,000 OXCARBACEPINA TABLETAS 600 MG. 400 $ 1,272,000 PARLODEL COMPRIMIDOS 2,5 MG. 400 $ 597,946 PERGONAL AMPOLLA 75 U.I. 50 PIPOTIAZINA AMPOLLAS 25 MG. 400 $ 3,510,266
PREMARIN GRAGEAS 0,625 MG. 800 $ 363,257 PREMARIN GRAGEAS 1,25 MG. 400 $ 233,871 PROFENID COMPRIMIDOS 200 MG. 1,600 $ 2,310,040
PROVERA TABLETAS 2,5 MG. 800 $ 109,493 PROVERA TABLETAS 5 MG. 400 $ 46,253
PULMICORT TURBOHALER 100 MCG. 15 $ 816,666 RIVOTRIL TABLETAS 2 MG. 400 $ 194,426 SCHERISOLONA TABLETAS 5 MG. 1,200
SERTRALINA TABLETAS 50 MG. 400 $ 1,644,000 SINOGAN COMPRIMIDOS 100 MG. 100 $ 5,000 TEGRETOL TABLETAS 200 MG. 2,400 $ 1,784,000 TEGRETOL TABLETAS 400 MG. 1,200 $ 1,222,080 THERALITE TABLETAS 300 MG. 400 $ 427,200 TRYPTANOL TABLETAS 10 MG. 800 $ 74,240 URBADAN COMPRIMIDOS 20 MG. 800 $ 966,000 VAKSAN JARABE 120 MI 13 $ 135,334 VALCOTE TABLETAS 250 MG. 800 $ 435,093 VALCOTE TABLETAS 500 MG. 800 $ 860,906
VENTILAN INHALADOR 100 MCG. 55 $ 1,108,965 VERAPAMILO TABLETAS 80 MG. 1,600 $ 275,200 WARFARINA TABLETAS 5 MG. 400 $ 319,929
XANAX TABLETAS 0,25 MG. 1,200 $ 356,880 XANAX TABLETAS 0,5 MG. 400 $ 285,360
ZANTAC JARABE 120 MI 13 $ 343,460
TOTAL $74,021,433
100
Desafortunadamente por cuestiones del período en que se llevó la
tabulación, el refinamiento del proceso para la especificidad de cada uno
de los medicamentos –dado que con sólo el formato, no fue suficiente; por
fallas de los usuarios- se debió citar en forma personal a varios usuarios
para que informaran datos con relación al medicamento. Posteriormente,
se ofició a cada uno de los laboratorios para la cotización, según sus
propias líneas, pero hasta la fecha no han llegado; se supone que por ser
inicio de año y a la espera de notificarse si hay cambios en precios, son las
razones que tienen para no haberla hecho llegar.
No obstante estos obstáculos, se tenían unos catálogos de los laboratorios
PARKE-DAVIS, con precios de 1999 y de NOVARTIS DE COLOMBIA S.A., con
precios de julio 1999; ambos avalados por el Jefe de Sanidad para hacer el
paralelo de precios. Por esto, se dispuso cotizar en las farmacias de la
ciudad los medicamentos que tenían para distribución al público y
enfrentarlos con los precios de los laboratorios referidos para observar la
diferencia entre uno y otro.
LABORATORIO PARKE DAVIS Y COMPAÑÍA
CANT. DSC/TO VALOR VALOR VALOR DSCTO REAL
MEDICINA P/TACION C/TACION AÑO L/TORIO LABORAT. DROGUERIA OPTIMIZADO A SANIDAD
ACUPRYL TABLETAS 20 MG. 400 50% 545,800 1,107,974 562,174 103.00% ACUPRYL TABLETAS 10 MG. 400 50% 297,829 587,640 289,811 97.31% EPAMIN CAPSULAS 100 MG. 3200 38.50% 177,120 288,000 110,880 62.60%
101
EUTHROID-2 TABLETAS 120/30 MCG. 400 38.50% 10,573 18,567 7,994 75.61% LOPID TABLETAS 600 MG. 1200 0% 1,032,600 1,218,420 185,820 18.00% LOPID TABLETAS 900 MG. 400 0% 519,420 519,420 0 0.00% LIPYTOR TABLETAS 10 MG. 2400 50% 4,958,160 9,916,320 4,958,160 100.00%
DESCUENTO PROMEDIO 65.22%
LABORATORIO NOVARTIS DE COLOMBIA S.A.
CANT. DSC/TO VALOR VALOR VALOR DSCTO REAL
MEDICINA P/TACION C/TACION AÑO L/TORIO LABORAT. DROGUERIA
OPTIMIZADO A SANIDAD
DIOVAN CAPSULAS 80 MG. 400 0% 668,543 926,426 257,883 38.57% PARLODEL COMPRIMID
OS 2.5 MG. 400 0% 443,000 597,946 154,946 34.98%
TEGRETOL TABLETAS 200 MG. 2400 0% 1,246,560 1,784,000 537,440 43.11% TEGRETOL TABLETAS 400 MG. 1200 0% 1,168,620 1,222,080 53,460 4.57% DESCUENTO PROMEDIO 30.31%
Como podemos apreciar, la diferencia entre el precio de droguería con
relación a los precios de laboratorios es, siendo el del cuadro muy alto y
que no refleja la realidad, de un promedio del 35% para los medicamentos
de marca.
Antes de esto, era necesario diferenciar que hay productos farmacéuticos
que se les denomina de “marca” y otros que los denominan “genéricos”;
los primeros implican que su adquisición se hace por el nombre del
medicamento y no hay reemplazo, los segundos implican que tienen varios
nombres y los producen varios laboratorios además que, según los
médicos, por vía de ejemplo, no se formula una aspirina bayer sino
acetaminofén (que es para el dolor de cabeza) y se distribuye en las
condiciones ya referidas.
102
En términos de nuestro interés, en la práctica administrativa, que busca
optimizar la ejecución del presupuesto encuentra que los de “marca” son
de mayor costo y la diferencia entre el valor laboratorio y valor droguería
es mas pequeño con respecto a los farmacéuticos que denominan
genéricos; por ejemplo, en uno de marca podemos encontrar una
diferencia promedio del 30% y en los genéricos podemos encontrar
diferencias que van de 50 al 75%.
Ahora bien, con relación a medicamentos genéricos y de mayor uso,
según los galenos del Grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira, siendo sólo una muestra pequeña, encontramos:
DSC/TO VALOR VALOR VALOR DSCTO REAL
MEDICINA P/TACION C/TACION CANT. L/TORIO LABORAT. DROGUERIA OPTIMIZADO A SANIDAD
IBUPROFENO TABLETAS 400 MG. X100 0% 2,917 24,000 21,083 722.76% AMOXACILINA SUSPENSIO
N 100 ML. UNID. 0% 1,941 3,177 1,236 63.68%
TRIMETROPIN SUSPENSION
120 ML. UNID. 0% 1,679 2,055 376 22.39%
DICLOXACILINA CAPSULAS 500 MG. X50 0% 9,324 26,000 16,676 178.85% ACETAMINOFEN JARABE 60 ML. UNID. 0% 1,000 1,310 310 31.00% DICLOFENACO TABLETAS 50 MG. X20 0% 698 3,600 2,902 415.76% DICLOFENACO AMPOLLAS 75 MG. X5 0% 1,351 4,000 2,649 196.08% AMOXACILINA CAPSULAS 50 MG. X20 0% 3,207 10,000 6,793 211.82% NOFLOXACINA TABLETAS 400 MG. X14 0% 1,365 8,960 7,595 556.41% AMPLICILINA CAPSULAS 500 MG. X250 0% 27,668 87,500 59,832 216.25% ALBENDAZOL SUSPENSIO
N 20 ML. UNID. 0% 768 1,650 882 114.84%
METRONIDAZOL SUSPENSION
250 ML. UNID. 0% 1,670 2,000 330 19.76%
METRONIDAZOL TABLETAS 250 MG. X200 0% 6,760 13,000 6,240 92.31% DSC/TO VALOR VALOR VALOR DSCTO REAL
103
MEDICINA P/TACION C/TACION CANT. L/TORIO LABORAT. DROGUERIA OPTIMIZADO A SANIDAD
PAMOATO DE P. TABLETAS 250 MG. X60 0% 6,011 12,282 6,271 104.33% ASTEMIZOL SUSPENSIO
N 160 ML. UNID. 0% 1,265 5,000 3,735 295.26%
ACETAMINOFEN TABLETAS 500 MG. X100 0% 2,917 6,000 3,083 105.69% CIZAPRIDA SUSPENSIO
N 60 ML. FCO. 0% 1,432 8,840 7,408 517.32%
SALBUTAMOL INHALADOR X200 0% 6,320 13,800 7,480 118.35% BECLOMETAZONA
INHALADOR X200 0% 5,720 11,900 6,180 108.04%
BIOPROX CREMA 60 GRS. UNID. 0% 7,520 14,250 6,730 89.49%
DESCUENT O PROMEDIO 597.20%
Aunque se aprecia una diferencia muy alta, se considera que no refleja la
realidad, y por ello, se considera que en términos materiales y basados en
la experiencia, en estos farmacéuticos genéricos su promedio diferencial
es de un 60% de disminución de costos entre el valor que nos otorga el
laboratorio con respecto al valor droguería.
Con estos dos datos (genéricos y de marca) vamos a suponer que se
adquiere lo que se requiere en un año de los segundos, que se tienen en
buena medida cotizados, y vamos a tener en cuenta la diferencia
porcentual encontrada, entre esto; igualmente, ese proceso lo vamos a
hacer con los genéricos, pero en esto se va a determinar lo que se puede
adquirir en términos de pesos, dado que se tiene el valor de los de marca y
la diferencia con el presupuesto para medicamentos, nos dará lo que se
adquirirá en genéricos. No sin antes advertir que al rubro que se tiene para
adquisición de medicamentos se debe descontar un, aproximadamente,
15% que representa lo utilizado en fármacos de tipo hospitalario en los
104
eventos de atención de urgencias atendidas en las I.P.S. con los que se
tienen contratos de prestación de servicios y los cuales, en este momento,
no se pueden desconocer, así:
Rubro para adquisición medicamentos $230.204.246,00 Resta 15% Valor medicamentos hospitalarios $ 34.530.636,00 Igual a Valor a adquirir de Medicamentos $195.673.610,00
Con ese valor a adquirir de medicamentos, tenemos que ver cual es el
valor que tendrían los medicamentos de “marca” comprados en droguería
(como se aprecia en el cuadro anterior) frente a los comprados en
laboratorio. Ya hemos observado, que el valor viene a ser alrededor de
$74.021.433,00. cifra encontrada según las cotizaciones realizadas en
droguerías de la ciudad de Riohacha y en la cual falta alrededor de un
10% de los mismos. Con esto y la cifra encontrada en el cuadro que
presenta un paralelo entre medicamentos de marca –valor laboratorio
versus droguería- en el que vemos un promedio de 40% de ganancias,
vamos a realizar una observación interesante:
Farmacéuticos “Marca” adquiribles Droguería $74.021.433,00 Tomamos Descuento determinado en Drogas de “Marca” 40% Resulta la Optimización del Presupuesto en $29.608.573,20
105
Ahora bien, si tomamos el Valor a adquirir de Medicamentos y le restamos
el valor de Farmacéuticos “Marca” adquiribles en Droguería, obtendremos
el valor que queda para adquirir medicamentos genéricos, así:
Valor a adquirir de Medicamentos $195.673.610,00 Menos Farmacéuticos “Marca” adquiribles Droguería $ 74.021.433,00 Resulta Valor a adquirir para droga de genéricos $121.652.177,00
Haciendo el mismo procedimiento anterior –con las drogas de marca-,
vamos a desarrollarlo con los farmacéuticos denominados genéricos, para
encontrar la optimización del presupuesto que se hace a través de este
camino, así:
Farmacéuticos “Genéricos” adquiribles Droguería $121.652.177,00 Por Descuento determinado en Droga de “Genéricos” 70% Resulta Optimización del Presupuesto en $ 85.156.523,90 Lo anterior implica que, si en vez de adquirir los medicamentos a través de
las droguerías de la ciudad y nos colocamos en el programa de hacerlo a
través de los laboratorios que distribuyen los mismos a menores precios, nos
podríamos estar optimizando en el presupuesto, un valor cercano a los
$114.765.097.10.
Ello conlleva a, casi, duplicar el presupuesto en términos de los
farmacéuticos que se van a entregar al personal de usuarios del servicio;
sin que en momento alguno se pierdan de vista los principios rectores de la
106
contratación administrativa que regula la ley 80; es más, por este camino
podemos exigir mayor calidad dado que estamos verificando
directamente de donde provienen los medicamentos y que, por supuesto,
tengan las certificaciones de salud, que al respecto existan.
Claro que al principio se vería como muy bueno y fácil tomar este camino
pero, a esto le nacen obstáculos, como por ejemplo que si se compra a
laboratorios, ello exige que se tenga un sitio para almacenarlos -una
farmacia- y una persona, como mínimo que la maneje.
Al respecto, se evalúa y se observa que hay un sitio en el edificio donde
funciona el Grupo de Sanidad del Departamento, en el cual hay un
almacén que no tiene fundamento porque no guardan elementos
mayores, vale decir, que está subutilizado, por ello, se puede afirmar que
por sitio no sólo lo encontramos sino que ganamos en términos de un costo
de oportunidad, ya que no implicaría un costo, vía erogación de dineros
para obtenerlo; igualmente, en lo que tiene que ver con servicios y
dotación como tal, puesto que se tiene estantes suficientes.
De otra parte, falta la Jefe de Farmacia, tenemos una señora que labora
como Auxiliar de farmacia y que tiene la experiencia para llevar a efecto
esta función, claro debe dársele capacitación para su total productividad.
107
Esta funcionaria genera costos por su relación laboral que existe a través
de contrato de prestación de servicios; por lo que mensualmente se le
cancela un valor de $431.738,00, lo que al año viene a representar
$5’180.856,00. Por lo ya afirmado, tendríamos:
Dinero total que se optimiza para medicamentos $114.765.097.10 Menos Costo Sueldos Funcionaria Farmacia $ 5.180.856,00 Resulta Optimización Real para Medicamentos $109.584.241,10
Analizado el caso y no habiendo otro punto que nos quede por verificar, se
concluye que: primero, es indispensable implementar la farmacia en el
Grupo de Sanidad del Departamento de Policía Guajira; segundo, se debe
adquirir el medicamento que requieren los usuarios a través de contratos
con las diferentes laboratorios, teniendo presente los principios de
contratación, en especial calidad y precios, tercero, que es una forma
legal de optimizar el presupuesto y aumentar, por ese camino, su
rendimiento en, por lo menos, un 58%. Es importantísimo acotar la
necesidad que de tomar una decisión de este tipo también es
fundamental unos sistemas de control eficientes y eficaces, entre ellos, no
se puede permitir que haya vencimiento de farmacéuticos dado que en
los contratos debe exigirse que droga que esté por expirar –con cierto
tiempo convenido- debe ser reemplazada por la misma y renovada en ese
aspecto de tiempo.
108
Finalmente, y como algo muy positivo, es necesario indicar que a través de
los laboratorios y sin costo para la institución es muy probable encontrar
algunos que asesoren y asistan a grupos de prevención en salud; a vía de
ejemplo, el laboratorio PARKE DAVIS propuso desarrollar y ejecutar
programas de sensibilización, evaluación y capacitación al grupo de
dislipidémicos, hipertensos y diabéticos, con una sesión mensual, esto per
sé es muy importante dado que los funcionarios propios –médicos y
paramédicos- a quienes les corresponden estas tareas les es muy difícil
tomar tiempo para actividades de prevención en salud; de ésta manera es
propicio crear grupos de promoción y autocuidado de la salud que sea
real y efectiva.
En conclusión, se propone la implementación de la Farmacia en el Grupo
de Sanidad del Departamento de Policía Guajira, teniendo un alto sistema
de control y supervisión, no sólo de los contratos sino del cuidado con los
medicamentos y su distribución, de acuerdo a las prescripciones médicas.
3.3.1.2. Servicios médicos I.P.S
Por este rubro se cancelan: cirugías, hospitalizaciones y urgencias que en
1999 tuvieron un costo de $144’353.632,00 y la consulta ambulatoria
especializada que tuvo un costo de $166’066.751,00.
109
Haciendo una desagregación de algunos rubros, tenemos:
Ø Laboratorio Clínico $42’233.130.00 Ø Pasajes Terrestres $11’791.400,00 Ø Pasajes Aéreos $29’055.086,00 Ø Radiología (incluye la oral) $28’000.000,00
Ø Fisioterapia $17’000.000,00
Realmente, sobre este rubro encuentro que en lo que se refiere a
laboratorio clínico como a pasajes terrestres y aéreos y radiología no hay
mucho que hacer, dado que se analiza que han tomado las mejores
decisiones en términos que los precios son los más económicos en la región
y la forma en que se prestan es muy difícil encontrar métodos alternos de
gasto y que conlleven a un excelente servicio.
Diferente es el caso que se presenta con el servicio de Fisioterapia donde
creo que es posible encontrar una forma de mayor productividad tanto
para la Institución como para los usuarios del servicio de Sanidad. Veamos:
110
Fisioterapia
Durante 1999 se realizaron pagos por concepto de este procedimiento por
valor de $17’000.000,00; implicó 2.494 sesiones de fisioterapia, es decir, que
cada sesión tiene un valor de $6.816,36. Se conoce que los servicios se
hacen grupales o individuales, pero, todas se cobran como unipersonales;
ante este panorama, se vio la oportunidad de proponer a las
fisioterapeutas de la ciudad, el cómo serían las condiciones para lograr
que las sesiones se hicieran en la edificación propia policial y buscar una
contratación de prestación de servicios al respecto.
La respuesta escrita de 2 propuestas, que se encuentran en la Jefatura de
Sanidad están en los siguientes parámetros: 4 horas diarias, valor de
$6’200.688,00, incluyen equipos y los colocan en la sala que les
dispongamos para ese servicio; y analizando estos términos encontramos:
Primero, con relación a horario, se haría por cuatro (4) horas diarias; esto
implicaría que al año serían 1.040 horas. Si una sesión de fisioterapia
individual se realiza en 30 minutos y la grupal –consta de mínimo 2 y
máximo 4 hombres- y se realiza en 45 minutos implica que si en 1999 se
cancelara lo de 2.494 sesiones, éstos en términos reales se harían en 623,5
horas lo que implica que se ganan 416,5 horas. Sin embargo, dando una
111
tolerancia del 50% para tener una disponibilidad horaria mas real, en
términos de sesiones individuales, se ganan 208,25 horas.
Viendo la situación desde el ángulo de costos, afirmaba que en 1.999 se
cancelaron por esta área médica $17’000.000,00; si se logra la
contratación, ésta se haría por $6’200.688,00, año. Mirado así, se logra una
optimización de $10.799.312,00, que apoyaría el rubro en otras facetas del
gasto.
Con relación al sitio, hay dentro de las instalaciones del Grupo de Sanidad,
una sala donde se tienen cuatro camas para atención de neonatos –una
especie de sala de observación para bebés- la cual esta totalmente
subutilizada dado que en el último año no ha sido utilizada más de 3 veces
y con duración menor de dos días. Esto quiere decir que en esa oficina
bien se puede adecuar para realizar las sesiones de fisioterapia y donde
cabrían cómodamente cinco (5) personas para la ejecución de los
ejercicios.
Además, que tenemos unos costos de oportunidad importantes como son:
los elementos que se requieren para hacer la fisioterapia los coloca la
especialista; a través de ella se puede encauzar el programa de
prevención (promoción, mantenimiento y vida saludable) en salud, en el
112
área de su competencia –crecimiento y desarrollo, grupos de la tercera
edad y estilos de vida saludable- y en las horas disponibles, que visto el
análisis sería de 208,25 horas; así como mayor control de excusas de
servicio por esta patología.
Por todo ello, se concluye que a través de un contrato en esas condiciones
se optimiza el servicio, su calidad y rendimiento en costos.
Médicos
Con relación a este tema, tenemos que afirmar en primer lugar, según los
datos actualizados que se encuentran a través de la práctica
administrativa, que el grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira tiene actualmente 4 médicos (3 en Riohacha y 1 en Maicao).
Determinamos también, que hay 3.044 usuarios en todo el Departamento,
de ellos en Maicao tenemos 293 usuarios. Según esto podemos deducir
que en Maicao la relación es de 1 médico por 293 usuarios; como en San
Juan del Cesar se tiene contrato de prestación de servicio con el Hospital
Local podemos suponer que hay 1 médico para 286 usuarios (cuenta
Fonseca, San Juan, Villanueva, El Molino, Urumita) y para el resto del
113
Departamento hay 3 médicos para 2.465 usuarios, es decir 1 médico por
cada 821,66 usuarios.
Aparte de ello, si miramos el horario de trabajo, los 4 médicos tienen una
carga laboral de 4 horas diarias de lunes a viernes. Aquí hay que hacer un
alto y dejar en claro que 3 médicos tienen una relación laboral como
empleados públicos es decir por acta de nombramiento, alta y nómina
institucional y hay 1 médico por contrato de prestación de servicio.
Además, hay que acotar que se hacen, dentro de su horario, los días
viernes, las juntas médico laborales que ocupan a 3 médicos-empleados
públicos- de acuerdo al reglamento vigente para tal actividad; lo cual
implica que ese día es muerto en lo que a consultas se refiere y sólo
atiende el médico contratado.
Fuera de la actividad ya mencionada, quedan otras funciones que no se
llevan a cabo o, que si se hacen no se logra desarrollarlas
sistemáticamente lo que produce, en últimas, que se quiere abarcar todo
el abanico sanitario, con el mismo número de personal. Entre estos se
encuentran: Auditoria Médica, Programas de promoción y mantenimiento
de la salud, Jornadas de vacunación, Coordinación médico laboral, salud
ocupacional y jefatura científica. Veamos esto en forma personal:
Doctor GUILLERMO VELANDIA (cuatro horas diarias) Coordinador Médico
114
Auditoria Médica Jefe Científico
Atención de Pacientes (ocho consultas diarias) Doctor MANUEL BUSTOS BUSTOS (cuatro horas diarias) Coordinador Médico-laboral Coordinador Salud Ocupacional Atención de pacientes (diez consultas diarias) Doctor GUSTAVO LUQUE (cuatro horas diarias-Maicao) Atención de pacientes (16 consultas diarias) Doctor ORLANDO REINOSO (cuatro horas diarias) Atención de pacientes (dieciséis consultas diarias)
Manejo y Coordinación Programas de Prevención y Mantenimiento de la Salud.
Ya hemos dicho que los 3 primeros, los días viernes, no pueden atender
pacientes y por ese sólo hecho ya dejamos una demanda insatisfecha de
18 pacientes en Riohacha y 16 en Maicao, es decir, 34.
Ello, sin contar la demanda insatisfecha de usuarios que quedan
diariamente, por no lograr la ficha de atención en su momento, lo cual se
calcula en 18 pacientes diarios, según el reporte del Jefe de Sanidad. Esta
demanda insatisfecha es sensible cuando se miran las erogaciones por
atención de urgencias en el Hospital de Riohacha, que mensualmente
están llegando a los $2.500.000,00 (que dividido por el valor de esa
atención que consta $10.875,00) implica que mensualmente hay 229,88
usuarios que pasan a este tipo de consultas; de donde se deduce que
estamos hablando de una demanda realmente insatisfecha y que busca
115
sus propios canales de solución de 7,66 usuarios/día –contando sábados,
domingos y días festivos, lo cual puede hacer superar ese cálculo inicial- y
sin contar en éstos promedios los que sintiendo la necesidad, no utilizan ese
mecanismo de pedir el servicio de urgencias sino que toleran hasta el
momento en que pueden adquirir la ficha de atención. Por tanto si sólo
sumamos los 18 que dejamos de atender los días viernes en Riohacha-sin
contar los de Maicao- estamos hablando (18 pacientes/5 dias=3,6
pacientes/día insatisfechos) más los 7,66 usuarios/día insatisfechos nos da
que cada día hay, por lo menos, 11,32 usuarios/día insatisfechos que
exigen una mayor atención y mejor servicio. Este es un cálculo
fundamentado en los datos disponibles y evidentemente no dan lugar a
contradicción. Contrario sensu, implica la ostensible necesidad de buscar
la contratación de un médico de cuatro horas y dentro de las
circunstancias ya emitidas en esta literatura para cada uno de los
médicos. Puesto que es necesario reiterar que hay funciones que no se
cumplen o, a pesar de la buena voluntad, se cumplen a medias.
En conclusión, se requiere de por lo menos 1 médico que brinde el servicio
médico durante las 8 horas diarias para que sirva, además de su trabajo
propiamente dicho –atención de pacientes, también en el área de
promoción, prevención y mantenimiento de la salud. Este cálculo que
parece bastante liberal y en condiciones muy favorables, a primera vista,
parece lógico si observamos que hay una función de auditoria que
116
realmente se ejecuta muy pobremente o casi nulo y se entenderá que esto
es bastante grave por dos razones: una, por cuanto es función legal y
genera responsabilidades de todo orden (administrativo, penal y
disciplinario tanto para el Jefe como para quien tiene esa función) y dos,
por cuanto su deficiente aplicación permite que las I.P.S. puedan manejar
a su antojo los medicamentos que prescribe y los que realmente se le
suministren al paciente, lo cual puede estar generando un desangre
presupuestal que no conocemos.
Ahora bien, que nos representa contratar a un médico general por ocho
horas diarias: primero, en términos presupuestales nos costaría una
erogación mensual de $2’009.979,48, que ya entraría a ser más favorable
que seguir teniendo que ver filas de usuarios del servicio policial
dirigiéndose a consulta de urgencias al Hospital cuando, presumiblemente
no lo requiere y que al mes nos hace gastar $2’500.000,00, es decir que de
entrada estamos logrando optimizar el servicio; segundo, el usuario
entendería y tendría un acercamiento mayor a su servicio de sanidad con
un médico que lo ve como propio; tercero, estamos hablando que el
médico puede tener una carga de atención de pacientes de cuatro horas
diarias y las otras cuatro horas se dedicarían a la parte de Prevención,
Promoción y Mantenimiento de la Salud, con un programa bien definido y
establecido, con metas medibles y con exigencia para los usuarios del
117
servicio; cuarto, tendría y podría ocupar una tarde para madres en
período de gestación, otra para neonatos y medición de progreso del niño
en todos los aspectos (psicológico, motricidad y observar fallas que se
pueden corregir en su momento o dar el tratamiento adecuado desde su
primera etapa), de manera que sería de gran valía para el servicio de
sanidad.
3.3.2 OPTIMIZACION DEL PRESUPUESTO
Ya se ha observado que este tema se fue abordando a medida que se iba
referenciando cada uno de los puntos. En conclusión, encontramos que la
optimización en la ejecución del presupuesto se puede lograr: primero, a
través de la implementación de la farmacia en el Grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira; segundo, en la contratación de
prestación de servicios a través del trabajo de la fisioterapeuta; tercero,
con la contratación de un médico general que tenga una carga laboral
de ocho horas.
Así las cosas, se mejora la optimización del presupuesto en términos de
dinero en un 60%, aproximadamente; en términos de servicio, con los
118
médicos que se solicitan se acerca la sanidad a su cliente externo,
mejorando con esto calidad, cobertura y capacidad de la labor.
3.4 MANUAL DE FUNCIONES Y ESTANDARIZACION DE PROCESOS
En este punto vamos a retomar una parte teórica sobre lo que es el manual
de funciones y la estandarización de procesos, una vez ello, mostraremos
la actividad que se realizó y desde donde se determinan estos dos
aspectos administrativos.
3.4.1 MANUAL DE FUNCIONES
Para desarrollar y llevar a buen efecto un manual de funciones, es
necesario remitirse al análisis ocupacional como un tema dentro del cual
uno de los objetivos se centra en servir de soporte para hacer el manual de
funciones, de cargos en forma sistemática.
El análisis ocupacional es un proceso mediante el cual se establece la
información pertinente relativa a un trabajo específico mediante la
observación y estudio. Es la determinación de tareas que componen un
119
trabajo, de las habilidades, conocimientos, capacidades y
responsabilidades requeridas por el trabajador para el adecuado ejercicio
y su diferenciación con el trabajo de los demás.
Entre los métodos que se tienen para recolectar la información están: el
cuestionario, la entrevista, el mixto (los dos mencionados) y la observación.
Para nuestro caso se ha utilizado el método mixto y se apoya con la
observación, dado que el Grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira lo conforma un número reducido de personal lo que ayuda a
utilizar estos métodos.
Con la información que se obtiene se deben determinar cuatro grupos de
datos: identificación del cargo; funciones y responsabilidades; requisitos de
educación, de experiencia y de cualidades; y, las condiciones
ambientales y de riesgos.
Con estos datos se elabora el manual de funciones que comprende, una
primera parte, de introducción; una segunda parte, que trata de la
descripción; y, una tercera parte, de conclusiones y observaciones para su
actualización o modificación.
120
El manual de funciones que se presenta para el Grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira es el resultado, pues, del método mixto
donde se recurrió al funcionario para que contestara individualmente el
cuestionario, luego se reunió el Jefe de Sanidad con el funcionario de
interés y el practicante del trabajo administrativo con el fin de pensar en
conjunto y así unificar y promover la participación de los servidores del
grupo, fuera de ello, se contó con el soporte del manual de funciones y
requisitos mínimos para la Policía Nacional que está sustentado legalmente
con la resolución Nro. 6062 del 16 de octubre de 1986, el cual está vigente.
Con todo ello, se consideró totalmente refinado el proceso y de allí se
extractó el manual de funciones.
Para llevar a efecto este proceso se tuvo en cuenta la teoría al respecto y
en este sentido hubo las siguientes premisas: a) los cargos están
interrelacionados y buscan un objetivo común que está contenido en la
misión que tiene el Grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira; b) se dividió el trabajo para cada uno de sus integrantes de
manera que tuvieran funciones y responsabilidades claras, las que de
alguna manera se muestran mas meridianamente en el manual de
procedimientos; c) se debe dejar claro que el manual debe estar sometido
a análisis, evaluación y actualización en forma semestral, así como al
manual de procedimientos; d) se determinó, visto en el manual de
121
procedimientos, con quien debe interactuar cada funcionario así como
quien le reporta y a quien se reporta su trabajo; e) se actuó
minuciosamente para evitar repetición de funciones o roces
interpersonales.
Afirma Kontz O’Donnell que para cada posición individual se requiere: a)
que tenga objetivos ciertos y claros; b) que sea claro el concepto de
deberes y actividades que deben realizar; c) que haya entendimiento del
área de autoridad de cada persona y, d) para hacerlo totalmente
operante se debe establecer cómo y dónde obtiene la información básica
requerida.
Con el cuestionario y la evaluación del manual de funciones vigente para
la Policía Nacional así como con la reunión tripartita (Jefe, Funcionario,
Practicante) se espera que se haya creado conciencia de la articulación
entre las funciones y el objetivo del cargo, así como conocimiento pleno
de lo que hace y su ayuda al logro de la misión del Grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira.
El formato del cuestionario que se utilizó, ver Anexo Nro. 12, para el
desarrollo de este proceso fue tomado del libro “Gestión Total de Personal”
autoría de José Castillo Aponte, editado por Grijalbo en 1994, teniendo en
122
cuenta que corresponde a formatos vistos en otros autores y tiene los
elementos básicos para desarrollar el manual de funciones, tal como está
especificado en el manual que hemos venido refiriendo de la Policía
Nacional, amén de los apuntes que he guardado del desarrollo del
pregrado en la ESAP.
Una vez obtenidos los datos del cuestionario se entrevistó al funcionario
con el Jefe del Grupo de Sanidad y se obtuvieron los resultados que se
presentan a continuación.
123
MANUAL DE FUNCIONES
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE SANIDAD DEGUA 1.2. AREA A LA QUE PERTENECE: GRUPO DE SANIDAD DEGUA 1.3 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR DISAN PONAL 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Propender por la prestación del servicio de salud integral para los usuarios del Departamento de Policía Guajira. 3. FUNCIONES DEL CARGO:
1. Actualizar el Manual de Funciones y Estandarización de procesos en forma, mínima, semestral.
2. Atender y solucionar las solicitudes, problemas, quejas, reclamos e inquietudes que presenten sus colaboradores y el cliente externo.
3. Verificar, coordinar y supervisar la correcta remisión y desplazamiento de pacientes a las IPS (Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud) o ESP (Establecimientos de Sanidad Policial) controlando su estadía en esas entidades.
4. Remitir las Historias Clínicas de los usuarios del servicio que hayan sido trasladados a otras unidades policiales.
5. Supervisar y actualizar los mecanismos de control existentes tendientes a determinar los usuarios que tengan derecho o no a la prestación del servicio de salud, reteniendo los carnés vencidos y remitiéndolos a la Oficina de Talento Humano DEGUA.
6. Promover alianzas estratégicas con diferentes entidades a fin de implementar programas de salud o administrativas para el mejoramiento del servicio.
7. Evaluar al personal de funcionarios de acuerdo al reglamento existente para la Policía Nacional o carrera administrativa, según la relación laboral.
8. Evaluar semestralmente el servicio que presta el Grupo de Sanidad, bajo la óptica del usuario y del cliente interno a fin de implementar mecanismos que tiendan a mejorar el servicio.
124
9. Controlar y verificar que la atención médica, producto de lesiones personales en accidente de tránsito, sean cubiertos con recursos del SOAT o FOSYGA, según las circunstancias.
10. Asistir y supervisar la asistencia del personal designado a los eventos de capacitación y aprendizaje que programe la DISAN y otras entidades, que sean de interés para el cargo o función.
11. Verificar que los procedimientos de medicina laboral se realicen y se desarrollen de acuerdo a las normas establecidas por la DISAN.
12. Coordinar, en forma semanal, con los jefes de área de la DISAN con el fin de cumplir los requerimientos que existan y estar actualizado de los cambios que se presenten.
13. Analizar, evaluar y proponer, al ordenador del gasto, la celebración de contratos por servicios médicos, hospitalarios y adquisiciones que se deban realizar, de acuerdo a las normas vigentes.
14. Supervisar y controlar la correcta ejecución de los contratos dispuestos por el ordenador del gasto.
15. Verificar y exigir el cumplimiento del proceso de exámenes de retiro y juntas medico-laborales, dentro de los plazos estipulados en las normas vigentes.
16. Exigir el uso racional y el mantenimiento preventivo de los elementos dados para el servicio médico y administrativo.
17. Coordinar y supervisar la efectiva ejecución de los planes y programas de promoción y mantenimiento de la salud y de salud ocupacional.
18. Proponer y gestionar los estímulos positivos al personal que se lo merezca, ante el Comando de Departamento o Director de Sanidad.
19. Supervisar la adecuada, eficaz y eficiente prestación de los servicios de salud por parte de los funcionarios del Grupo de Sanidad.
20. Establecer el régimen interno de atención y prestación de los diferentes servicios que presta el Grupo de Sanidad.
21. Colaborar en estudios y trabajos de su área de responsabilidad. 22. Revisar semanalmente el sistema de inventarios de medicamentos
y elementos de enfermería. 23. Las demás que le sean asignadas en razón a la naturaleza del
cargo.
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4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Director DISAN Jefe Area Ambulatoria Jefe Area Hospitalaria Jefe Area Administrativa y Financiera Jefe Promoción y Mantenimiento Jefe Hospitalización Jefe Talento Humano Jefe Gestión Institucional Asesoría Jurídica A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Comando de Departamento Subcomando Administrativo Jefe Talento Humano Jefe Asuntos Disciplinarios Jefe de Sistemas Jefe de Contabilidad Comandante Auxiliares Bachilleres Jefe Oficina de Incorporación Jefe Oficina de Participación Comunitaria Jefe Almacén de Intendencia A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Oficina de Presupuesto Personal médico y paramédico Trabajo social Enfermería Farmacia EXTERNOS Proveedores
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SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Director DISAN Jefe Area Ambulatoria Jefe Area Hospitalaria Jefe Area Administrativa y Financiera Jefe Promoción y Mantenimiento Jefe Hospitalización Jefe Talento Humano Jefe Gestión Institucional Asesoría Jurídica A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Comando de Departamento Subcomando Administrativo Jefe Talento Humano Jefe Asuntos Disciplinarios Jefe de Contabilidad Comandante Auxiliares Bachilleres Jefe Oficina de Incorporación Jefe Almacén de Intendencia A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Usuarios EXTERNOS Proveedores 5. RESPONSABILIDADES 5.1. POR SUPERVISIÓN Los puesto de trabajo que supervisa son: Secretaría, Presupuesto, Jefe Area de Promoción y Mantenimiento, Jefe Medicina Laboral y Coordinador Médico; en tot al son 5 personas
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5.2. POR CALIDAD DE TRABAJO
q Pérdidas económicas por fallas en los análisis y propuestas de contratación y su control.
q Penales por hechos punibles frente a presupuestos y su control. q Disciplinarias por los mismos motivos. q Deterioro total de la imagen que tenga el servicio por retardos u
omisiones en la toma de decisiones para la prestación del servicio. 5.3. POR RELACIONES PERSONALES
q Con los usuarios: diario y permanente. q Con presupuesto: diario. q Con personal médico: una vez por semana. q Con el Coordinador Médico: diario. q Con la Secretaria: diario y permanente. q Con los enfermeros uniformados: diario. q Con los Jefes de Area DISAN: una vez a la semana. q Con el Jefe de la Regional Caribe 1: una vez cada quince días. q Con los proveedores: dos veces al mes.
5.4. POR INFORMACIÓN NINGUNO 5.5. POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Computador Ø Impresora Ø Fotocopiadora Ø Teléfono Ø Radio de Comunicaciones Ø Equipo de Sonido Ø Aire Acondicionado Ø Escritorios (2) Ø Sillas (3) Ø Biblioteca Ø Mesas Equipos (2) Ø Papeleras (2) y recipiente de basura (1) Ø Cuadro
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6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO: v Muy difícilmente se está expuesto a accidentes de trabajo.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Profesional en Administración de Empresas, Administración Pública o Economía con especialización en Administración o Gerencia Hospitalaria o Administración en Salud. Además, puede ocuparlo un Oficial Administrativo en el grado de Teniente o Capitán o un funcionario No Uniformado Especialista del Segundo Grupo. EXPERIENCIA: Mínimo un año en cargos relacionados con las áreas de la salud y administrativas. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los valores corporativos de la Policía Nacional. 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2 NOMBRE DEL CARGO: JEFE COORDINACION MEDICA 1.3 AREA A LA QUE PERTENECE: JEFATURA DE SANIDAD 1.4 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE GRUPO DE SANIDAD 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Lograr una atención médica adecuada, oportuna y eficiente para los usuarios del servicio a través de la coordinación con los diferentes entes
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internos y externos que conforman el equipo de Sanidad del Departamento. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Coordinar los servicios externos de Sanidad (hospit alización, laboratorios, etc.).
2. Auditar los servicios externos y la veracidad de las cuentas de cobro.
3. Control médico de pacientes remitidos a otros Departamentos. 4. Control de formulación y órdenes internas. 5. Asesoría en la adquisición de medicamentos. 6. Atender quejas de los usuarios del servicio. 7. Presentar análisis del uso del servicio de Sanidad. 8. Coordinación de programas de medicina laboral, crecimiento y
desarrollo, de medicina preventiva. 9. Presentar a la Jefatura de Sanidad proyectos que tiendan al
mejoramiento de los servicios. 4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Jefe Area de Coordinación Médica A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguna A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Con el Jefe de Sanidad Con los médicos Con la enfermera Jefe y los enfermeros Con los Jefes de Programas EXTERNOS Usuarios
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SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Jefe de Area de Coordinación A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad Jefes de Programas Enfermera Jefe EXTERNOS Usuarios 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN Ninguna 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Aumentos en los costos del servicio por falta de un control y supervisión adecuada, lo que le puede acarrear sanciones de tipo disciplinario.
q Deterioro en la prestación del servicio en términos de calidad y cantidad; lo que conlleva malestar al usuario y deterioro de la imagen del Grupo.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con los usuarios: diario q Con personal médico: diario. q Con el jefe de Sanidad: diario y permanente q Con los enfermeros: diario y permanente q Con los coordinadores y facturadores de servicios contratados:
semanal.
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5.4 POR INFORMACIÓN
q Ninguna 5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Ninguno
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO: v Biológicos, por transmisión de enfermedades de los usuarios v Agresión física de pacientes.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Profesional en Medicina con experiencia Administrativa. EXPERIENCIA: -Dos años en cargos afines, dentro de la institución. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los siguientes valores y virtudes.
q Etica q Buen genio q Buenas relaciones interpersonales q Buena capacidad de análisis y de búsqueda de soluciones q Buen conocimiento institucional q Confiabilidad de los cuadros de mando
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1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2 NOMBRE DEL CARGO: MEDICO DE PLANTA (4 HORAS) 1.3 AREA A LA QUE PERTENECE: JEFATURA DE SANIDAD 1.4 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE GRUPO DE SANIDAD 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Desarrollar la atención médica general a los usuarios del servicio. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Atender en lo que respecta a medicina general tanto ambulatoria como urgencias.
2. Coordinador medicina laboral 3. Facilitador de Salud ocupacional. 4. Coordinador del programa de medicina preventiva. 5. Coordinador del programa de salud mental y violencia
intrafamiliar. 4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Jefe Area de Médicina Laboral A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguna A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Con el Jefe de Sanidad Con los médicos Con la enfermera Jefe y los enfermeros EXTERNOS Usuarios
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SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Jefe de Area de Medicina Laboral A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad EXTERNOS Usuarios 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN Secretario de Salud Ocupacional y Medicina Laboral (uno). 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Incrementos en los índices de morbilidad de los usuarios de la entidad.
q Represamiento de la Juntas de Medicina Laboral de la unidad. q Mala imagen del servicio.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con los usuarios: diario q Con personal médico: diario. q Con el jefe de Sanidad: diario q Con los enfermeros: diario q Con los coordinadores: diario.
5.4 POR INFORMACIÓN
q Juntas Médico Laborales q Historias clínicas de salud ocupacional
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5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Ninguno
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO: v Biológicos, por transmisión de enfermedades de los usuarios v Agresión física de pacientes. v Stress psicosocial.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Profesional en Medicina con experiencia en Salud Ocupacional y Medicina Laboral. EXPERIENCIA: -Dos años en cargos afines, dentro de la institución. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los siguientes valores y virtudes.
q Etica q Buen genio q Buenas relaciones interpersonales q Buena capacidad de análisis y de búsqueda de soluciones q Buen conocimiento institucional q Confiabilidad de los cuadros de mando
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1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2 NOMBRE DEL CARGO: ODONTOLOGA 1.3 AREA A LA QUE PERTENECE: AREA AMBULATORIA 1.4 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE SANIDAD 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Brindar atención odontológica básica a los usuarios. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Terapéutica, realizando t ratamientos básicos de operatoria (endodoncia, periodoncia).
2. Preventiva, realizando tratamientos en dientes sanos, enseñanza de higiene oral.
3. Docente, desarrollando charlas de prevención. 4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Ninguno A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Central de citas Médicos Auxiliar de Odontología Almacenista de Sanidad. EXTERNOS
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Ninguno SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Ninguno A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad EXTERNOS Usuarios 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN Auxiliar de Odontología 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Puede generar el daño a la integridad del paciente, lo que le conlleva acciones penales, administrativas y disciplinarias.
q Generación de infecciones cruzadas en el paciente con responsabilidades en los mismos ámbitos anteriores.
q Insatisfacción del usuario. q Deterioro y pérdida de equipos.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con los usuarios: diario y permanente. q Con auxiliar de Odontología: diario y permanente. q Con personal médico: una vez a la semana.
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q Con el jefe de Sanidad: tres veces a la semana. q Con el odontólogo: diario y permanente.
5.4 POR INFORMACIÓN
q Historias clínicas q Inventarios
5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Nevera Ø Equipo Odontológico Ø Esterilizador Ø Lámpara de fotocurado Ø Amalgamador Ø Instrumental de odontología
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO: v Exposición a la radiación, a través de placas de rayos X. v Daños por manipulación de elementos con algún grado de
toxicidad. v Físicos, por accidentes en la manipulación de objetos. v Biológicos, riesgo de contagios de enfermedades.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Titulado en la profesión de Odontología Además, puede ocuparlo un miembro del Nivel Directivo del cuerpo Administrativo en el grado de Teniente; o un funcionario No Uniformado del Grupo de Especialistas de Primer Grupo.
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EXPERIENCIA: La adquirida en prácticas universitarias y laborales. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los siguientes valores y virtudes.
q Responsabilidad q Paciencia q Pulcritud q Buen trato al paciente q Etica q Puntualidad
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 NOMBRE DEL CARGO: ENFERMERA JEFE 1.2 AREA A LA QUE PERTENECE: AREA AMBULATORIA 1.3 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE AREA AMBULATORIA 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Coordinar el cumplimiento de los requerimientos médicos y de enfermería con el fin de prestar un servicio integral de salud al paciente. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Dirigir el desarrollo técnico de los diferentes procedimientos que realizan los auxiliares de enfermería.
2. Enseñar a los pacientes como prevenir enfermedades de tipo viral (comunes), concientizándolos en el auto-cuidado de las mismas.
3. Fomentar en los usuarios la cultura de la racionalización, reflejada en la adecuada utilización del servicio de la ESP DEGUA.
4. Coordinar y realizar los programas de promoción y mantenimiento de la salud.
5. Llevar en orden las historias clínicas. 6. Realizar los procedimientos de enfermería. 7. Revisar la documentación que debe presentar el paciente para
poder acceder al servicio de salud (Carné, Cédula o constancia de Talento Humano DEGUA).
8. Organizar el orden de los pacientes que van a cumplir cita médica. 9. Entregar informes mensuales de las actividades realizadas en el Area
de Promoción y Mantenimiento, a la Regional Caribe 1. 10. Responder por el inventario de elementos y equipos que se
encuentran en la Enfermería.
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11. Suministrar los medicamentos a los pacientes que se encuentran en la Sala de Observación conforme a las órdenes médicas, consignándolos en las notas de enfermería.
12. Hacer la solicitud de requerimientos de elementos de enfermería. 13. Apoyar a la Institución en el desarrollo de campañas con la
comunidad. 14. Supervisar el adecuado desempeño del personal de Servicios
Generales con el fin de lograr que las instalaciones permanezcan aseadas.
15. Supervisar la adecuada presentación de las Salas de Observación. 16. Programar, supervisar y evaluar las actividades de enfermería de los
diferentes servicios, a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas y hacer los ajustes cuando sea necesario.
17. Supervisar el orden y precisión de las anotaciones de los registros clínicos.
18. Desarrollar programas permanentes de educación y actualización al personal de auxiliares de enfermería.
19. Participar en los comités, juntas, reuniones, simposios, conferencias y estudios de investigación, que le corresponda en razón de sus funciones.
20. Verificar que los pacientes continúen los tratamientos prescritos. 21. Elaborar informes estadísticos relativos al servicio que presta. 22. Promover un ambiente agradable y seguro entre los pacientes y el
personal de enfermería. 23. Las demás que le sean asignadas en razón a la naturaleza del cargo.
4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Jefe Area de Promoción y Mantenimiento A NIVEL REGIONAL Enfermera Jefe de la Regional Caribe 1 A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA NINGUNA A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA
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Personal médico Auxiliar de Farmacia Jefe Area Ambulatoria EXTERNOS NINGUNO SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Jefe Promoción y Mantenimiento A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA NINGUNO A NIVEL REGIONAL Enfermera Jefe Regional Caribe 1 A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe Area Ambulatoria Médicos Usuarios EXTERNOS NINGUNO 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN Enfermeros, en total son 3 Auxiliares de Enfermería. 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q La muerte de un paciente por no cumplir con lo ordenado por el médico tratante.
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q Disciplinarias y penales por la pérdida de historias clínicas. q Pérdidas económicas al no cumplir con los programas de promoción
y mantenimiento de la salud, con consecuencias disciplinarias. 5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con los usuarios: diario y permanente. q Con personal médico: diario y permanente. q Con la Auxiliar de Farmacia: dos veces a la semana. q Con los Auxiliares de Enfermería: diario y permanente. q Con el Jefe de Sanidad: diario y permanente. q Con la Enfermera Jefe de la Regional Caribe 1: tres veces al mes. q Con los Servicios Generales: diario y permanente.
5.4 POR INFORMACIÓN
q Historias Clínicas q Ordenes Médicas q Documentación de los programas de Promoción y Mantenimiento. q Hojas de Notas de Enfermería q Tarjetas Control de Existencias q Registro Diario de Médicos y Enfermería
5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Todos los elementos de Enfermería
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO: v Contagio de enfermedades infecto-contagiosas v Agresión por parte de los pacientes.
142
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Profesional con Título de Enfermera Jefe. Además, puede ocuparlo un Oficial Administrativo en el grado de Teniente o un funcionario No Uniformado Especialista del Segundo Grupo. EXPERIENCIA: Haber realizado el Servicio Social Obligatorio. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los siguientes valores y virtudes: v Voluntad de trabajo v Responsabilidad v Puntualidad v Profesionalismo v Espíritu de sacrificio v Amabilidad v Cordialidad v Entender al paciente v Respetuoso v Etico
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA EJECUTIVA 1.2 AREA A LA QUE PERTENECE: JEFATURA DE SANIDAD 1.3 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE SANIDAD 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Mantener actualizada la agenda de la Jefatura de Sanidad. 2. FUNCIONES DEL CARGO
1. Transcribir y arreglar la redacción de los oficios originados por el jefe de Sanidad.
2. Estar al tanto de los plazos de cumplimiento de la documentación a las diferentes entidades.
3. Elaborar la documentación rutinaria para las diferentes dependencias o usuarios del servicio.
143
4. Solicitar las citas médicas del personal de usuarios que requieran atención de segundo y tercer nivel.
5. Realizar las llamadas telefónicas que disponga el jefe de sanidad y recepcionar las llamadas que ingresen al abonado telefónico de la jefatura, recibiendo los mensajes.
6. Responder por los elementos bajo su cargo, haciendo mantenimiento preventivo a los mismos
7. Presentar los requerimientos de elementos de consumo de la oficina, haciendo uso racional de ellos, proponiendo métodos para su maximización.
8. Clasificar, radicar y archivar los documentos que lleguen y salgan de la oficina, de acuerdo al reglamento vigente de archivo y correspondencia.
9. Radicar en el libro de control y enviar a la Oficina de Talento Humano las novedades por excusas de servicio, vacaciones, y licencias, entre otros.
10. Atender cordialmente a las personas que lleguen a la oficina por cualquier motivo, buscándole soluciones a las inquietudes que los usuarios presenten.
11. Verificar la estadía de los pacientes al inicio, durante y finalizado el procedimiento médico en otros Centros Médicos del país, llevando el control en el correspondiente libro.
12. Responder por la reserva y conservación de los documentos e información que maneje.
13. Las demás que le sean asignadas por razón de su cargo o función. 3. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Ninguna A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguna A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefatura de Sanidad Usuarios Auxiliar de Enfermería Secretario de Medicina Laboral
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Jefe de Presupuesto Jefe Coordinador Médico Enfermera Jefe SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Ninguna A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguna A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefatura de Sanidad Usuarios 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN Ninguna 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Retrasos en los procesos por incumplimiento en los plazos para rendir la documentación.
q Disminución de la calidad del servicio al no solicitar las citas médicas a tiempo para los niveles de atención II y III.
q Daño en los equipo por inadecuada manipulación y/o mantenimiento.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con el Jefe de Sanidad: diario y permanente. q Con los usuarios: diario y permanente. q Con el Secretario de Medicina Laboral: una vez por semana. q Con la Enfermera Jefe: dos veces al mes. q Con el Jefe de Presupuesto: dos veces al mes. q Con el Coordinador Médico: dos veces al mes. q Con la Auxiliar de Enfermería: tres veces a la semana.
5.4 POR INFORMACIÓN
145
Toda la documentación que se radica y archiva en la Jefatura de Sanidad. 5.4 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Máquina de Escribir Ø Dispensador de agua Ø Archivador Ø Teléfono Ø Escritorio Ø Sillas Ø Mesa auxiliar Ø Papeleras (2) y recipiente de basura (1) Ø Reloj
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO: v Muy difícilmente se está expuesto a accidentes de trabajo.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Curso Tecnológico en Secretariado Ejecutivo y Sistematizado. Además, puede ocuparlo un Miembro del Nivel Ejecutivo en el grado de Patrullera o Subintendente; o un funcionario No Uniformado Especialista del Segundo Grupo, con cursos afines y del mismo nivel y exigencia académica.. EXPERIENCIA: Mínimo un año en cargos de Secretariado Ejecutivo.
146
CUALIDADES: v Excelente presentación personal v Excelentes relaciones humanas v Simpatía v Confiabilidad v Dinámica v Creativa v Trabajadora v Buena capacidad de expresión v Valores y virtudes como responsabilidad, honestidad, transparencia,
sinceridad, con alto sentimiento humano, justa y ecuánime. 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 NOMBRE DEL CARGO: ENFERMERO 1.2 AREA A LA QUE PERTENECE: AREA AMBULATORIA 1.3 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE AREA AMBULATORIA 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Cumplir los requerimientos médicos que dispongan las diferentes IPS, con el fin de prestar un servicio integral de salud. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Cotizar y entregar los medicamentos que disponga el personal médico, previo concepto del Jefe de Sanidad.
2. Diligenciar la salida de los pacientes de los diferentes centros médicos.
3. Velar por el cuidado y atención médica de los usuarios hospitalizados, informando al Jefe del Area las novedades.
4. Gestionar la ubicación y presencia de los especialistas que se requieran para atender un caso de urgencia.
5. Servir como acompañante en el traslado de pacientes remitidos a otras ciudades.
6. Apoyar el desarrollo de campañas de promoción y mantenimiento de la salud.
7. Realizar procedimientos de enfermería dentro y fuera de la ESP DEGUA.
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8. Informar al Area de Promoción y Mantenimiento de la Salud, sobre casos positivos de enfermedades producidas por vectores.
9. Ejecutar el cuidado integral directo del paciente que se encuentra en la Sala de Observación de la ESP DEGUA de conformidad con las órdenes impartidas por el médico.
10. Hacer anotaciones sobre observaciones y procedimientos practicados al paciente en la respectiva hoja de enfermería.
11. Diligenciar el libro de servicio de Enfermero Disponible, de acuerdo a las instrucciones impartidas por el Jefe de Sanidad.
12. Informar a la E-100 cuando al paciente le ordenen hospitalización. 13. Las demás que le sean asignadas en razón a la naturaleza del cargo.
4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Jefe Area Promoción y Mantenimiento DISAN A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Personal médico Auxiliar de Farmacia Usuarios Enfermera Jefe Enfermero que recibe el servicio EXTERNOS Personal médico y paramédico Personal de atención de Farmacias particulares SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Jefe Area de Promoción y Mantenimiento A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA
148
Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad Auxiliar de Enfermería Auxiliar de Presupuestos Usuarios Enfermero que recibe el servicio EXTERNOS Personal que atiende las Droguerías particulares 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN NINGUNA 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Puede generar la pérdida de vidas o la disminución de la capacidad psico-física por negligencia o retardo en los procedimientos ordenados por los médicos, originando responsabilidades penales, disciplinarias y administrativas tanto institucionales como individuales.
q Pérdidas económicas, generando responsabilidades de tipo penal, administrativo y disciplinario tanto institucional como individual.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con la Auxiliar de Farmacia: diario y permanente. q Con los Usuarios: diario y permanente. q Con personal médico: diario. q Con el Jefe de Sanidad: diario. q Con la Jefe de Enfermería: diario. q Con los enfermeros: diario. q Con la Auxiliar de Presupuesto: diario. q Con el Jefe de Area Ambulatoria DISAN: una vez a la semana.
5.4 POR INFORMACIÓN
q Fórmulas médicas q Ordenes de Salida
149
q Facturas por fórmula médica q Libro de Servicio q Hoja de Enfermería q Excusas de Servicio
5.6 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Totalidad de los elementos del Grupo de Sanidad en horas de la
noche, por razón de su servicio. Ø Elementos de Enfermería Ø Radio de comunicaciones Ø Llaves de las dependencias Ø Motobomba
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Expuestos a condiciones climáticas v Temperatura: Expuestos a condiciones climáticas v Desplazamientos permanentes a pie.
SEGUNDO: v Accidentes de tránsito. v Contra su integridad al cumplir su deber de atender todo caso de
policía que resulte en su recorrido, máxime que se desplaza sólo. v Adquirir enfermedades infecto-contagiosos. v Problemas ortopédicos. v Insolación v Pulmonía v Gastritis.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Curso Técnico de Auxiliar de Enfermería. Puede ser ocupado por un uniformado del Nivel Ejecutivo en el grado de Patrullero a Intendente; o Agente. EXPERIENCIA: Mínimo seis meses en cargos de similar o mayor responsabilidad y funciones. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los valores y virtudes:
150
v Amabilidad v Respetuoso v Cordial v Colaborador v Atento v Espíritu de entrega, muy humano, servicial y sacrificado v Etico v Responsable
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE ENFERMERIA 1.2 AREA A LA QUE PERTENECE: AREA AMBULATORIA 1.3 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ENFERMERA JEFE 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Colaborar en el desarrollo de los programas de consulta externa, conforme a lo dispuesto por la enfermera jefe y el personal médico. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Colaborar en el desarrollo de los programas de promoción y mantenimiento de la salud.
2. Concientizar al paciente en el adecuado uso del servicio de sanidad.
3. Colaborar en el adecuado manejo de las historias clínicas. 4. Revistar diariamente la nevera de biológicos, verificando su
temperatura y el estado de los mismos. 5. Realizar procedimientos de enfermería. 6. Asignar diariamente las citas médicas, verificando que el usuario
tenga derecho al servicio de sanidad. 7. Llevar el orden del personal que asiste a consulta externa. 8. Elaborar y entregar oportunamente al auxiliar de presupuestos las
boletas de remisión de pacientes a especialistas, exámenes de laboratorio y rayos x.
9. Preparar los elementos para la atención de urgencias.
151
10. Estar pendiente de los tendidos de camas, sábanas de movimiento, toallas, almohadas y demás elementos de las salas de observación y rehidratación oral.
11. Diligenciar las notas de enfermería conforme a lo ordenado por el médico.
12. Apoyar a la institución en el desarrollo de campañas con la comunidad.
13. Servir como acompañante en el traslado de pacientes remitidos a otras ciudades.
14. Velar por el adecuado funcionamiento y mantenimiento de los equipos y elementos bajo su cargo.
15. Ejecutar el cuidado integral directo del paciente de conformidad con las órdenes impartidas por el médico.
16. Colaborar con el médico en la práctica de pequeñas cirugías y en la toma de exámenes, preparando el equipo necesario y alistando al paciente.
17. Ayudar al paciente en el suministro de alimentación cuando éste no se valga por sí mismo.
18. Las demás que le sean asignadas en razón a la naturaleza del cargo. 4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: NINGUNO A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA NIGUNO A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Auxiliar de Farmacia Enfermera Jefe Médicos Auxiliares de Enfermería (uniformados) Usuarios EXTERNOS NINGUNO
152
SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: NINGUNO A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA NINGUNO A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Usuarios Médicos Enfermera Jefe Auxiliar de Presupuesto EXTERNOS NINGUNO 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN NINGUNO 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Puede generar la pérdida de vidas o la disminución de la capacidad psicofísica por negligencia o retardo en los procedimientos ordenados por los médicos, originando responsabilidades de tipo penal, disciplinarias y administrativas.
q Pérdidas económicas generando responsabilidades de tipo penal, disciplinarias y administrativas.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con los usuarios: diario y permanente. q Con auxiliar de presupuesto: diario. q Con personal médico: diario. q Con los enfermeros uniformados: diario.
153
q Con la enfermera jefe: diario y permanente. q Con la auxiliar de farmacia: diario.
5.4 POR INFORMACIÓN
q Historias clínicas q Boletas para remisión a especialistas y exámenes q Hojas de enfermería q Hoja de control biológicos y nevera
5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Archivadores Ø Escritorio Ø Elementos de la sala de espera Ø Elementos de enfermería Ø Nevera de biológicos Ø Elementos sala de observación y rehidratación oral
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO: v Contagio de enfermedades infecto-contagiosas. v Agresión por parte de los pacientes.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Título técnico de Auxiliar de Enfermería. Además, puede ocuparlo un miembro del Nivel Ejecutivo del cuerpo Administrativo en el grado de Subintendente o un funcionario No Uniformado del Grupo de Auxiliares.
154
EXPERIENCIA: No necesaria. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los siguientes valores y virtudes.
q Tolerancia q Amabilidad q Confiabilidad q Buen trato al paciente q Etica q Imparcialidad q Entender al paciente q Responsabilidad q Puntualidad
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE PRESUPUESTO 1.2 AREA A LA QUE PERTENECE: AREA ADMINISTRATIVA Y FCIERA. 1.3 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE PRESUPUESTO 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Colaborar en la optimización de la labor presupuestal con el fin de pagar oportunamente a las diferentes IPS y demás proveedores, con lo cual se benefician de manera directa los usuarios. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Radicar las boletas médicas, radiológicas y de exámenes de laboratorio, entregándolas a la jefatura de sanidad, en las horas estipuladas.
2. Colaborar al jefe de presupuesto en el proceso de revisión de cuentas.
3. Colaborar en la elaboración de la documentación requerida para dar trámite a las cuentas enviadas por las IPS y demás proveedores.
4. Enviar y recibir documentación por el correo electrónico. 5. Enviar las contestaciones a los requerimientos que en materia
presupuestal solicita la ADFIN de la DISAN. 6. Llevar el registro de gastos diarios en el respectivo libro. 7. Colaborar en la liquidación de las boletas médicas, radiológicas y
exámenes de laboratorio.
155
8. Recepcionar de la auxiliar de enfermería las boletas expedidas por los médicos.
9. Responder por la información que se encuentra registrada en la base de datos del computador de la jefatura de presupuestos.
10. Las demás que le sean asignadas en razón a la naturaleza del cargo. 4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Operador correo electrónico DISAN A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Presupuesto Auxiliar de Enfermería Jefe de Sanidad EXTERNOS Proveedores SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Operador del correo electrónico DISAN A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA NINGUNO A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad Jefe de Presupuesto
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EXTERNOS NINGUNO 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN NINGUNA 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Pérdidas económicas por fallas en la revisión y radicación de las órdenes y cuentas.
q Disciplinarias por incumplimiento a sus funciones. q Deterioro total de la imagen que tenga el servicio por retardos u
omisiones en la radicación y entrega de órdenes médicas. q Traumatismos en la tramitación de las cuentas de parte del grupo
contable hacia ADFIN-DISAN, que genera llamadas de atención al Comando de Departamento y sanciones por parte del Ministerio de Hacienda.
q Mala comunicación por fallas en la recepción o envío de correo electrónico.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con jefe de presupuesto: diario y permanente. q Con la Secretaria: diario. q Con los enfermeros uniformados: diario. q Con la auxiliar de enfermería: diario. q Con el jefe de sanidad: diario.
5.4 POR INFORMACIÓN
q Ordenes médicas q Contratos q Facturas q Cotizaciones q Ordenes de pago q Certificados de disponibilidad q Solicitudes q Ordenes de entrada q Ordenes de salida
157
5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Computador Ø Impresora Ø Teléfono Ø Aire Acondicionado Ø Escritorios (1) Ø Sillas (1) Ø Recipiente de basura (1) Ø Archivador y máquina de escribir
6 CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO: v Exposición permanente a los rayos catódicos emitidos por la pantalla
del computador. 7 REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Curso técnico en contabilidad sistematizada. Además, puede ocuparlo un miembro del nivel Ejecutivo del cuerpo Administrativo en el grado de Subintendente o Intendente o un funcionario No Uniformado del grupo de Adjunto Primero en adelante. EXPERIENCIA: Mínimo seis meses en cargos relacionados con las áreas administrativas y financieras. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los valores corporativos de la Policía Nacional.
158
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE PRESUPUESTO 1.2 AREA A LA QUE PERTENECE: AREA ADMINISTRATIVA Y FCIERA. 1.3 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE SANIDAD 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Responder por el proceso de ejecución presupuestal del Grupo de Sanidad del Departamento de Policía Guajira. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Liquidar órdenes médicas, de cirugías y de hospitalizaciones. 2. Revisar fórmulas médicas facturadas. 3. Revisar soportes de cuentas. 4. Suministrar información necesaria a los usuarios. 5. Enviar informes a la Dirección de Sanidad. 6. Realizar solicitud de Recursos. 7. Enviar soportes de contabilidad y consolidar la información.
4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Ninguno. A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Almacenista de Intendencia Tesorería A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad Médicos Jefe de Sanidad EXTERNOS
159
Proveedores I .P.S. SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Administrativa y Financiera DISAN A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Subcomando Administrativo Contabilidad Tesorería A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad EXTERNOS Contraloría 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN Auxiliar de Presupuesto 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Pérdidas económicas por fallas en la elaboración de las cuentas, por ende la no cancelación de las mismas.
q Disciplinarias por incumplimiento a sus funciones. q Deterioro total de la imagen que tenga el servicio por retardos u
omisiones en la cancelación de las cuentas. q Sanciones al Comando de Departamento en caso de incumplir los
informes a la DISAN. q Recorte en la asignación presupuestal. q Mala prestación del servicio por parte de los proveedores y por tanto
mala atención al cliente interno.
160
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con jefe de Sanidad: permanente. q Con Jefe de Contabilidad: permanente. q Con el Auxiliar de Presupuesto: diario y permanente. q Con el Almacenista de Intendencia: permanente. q Con la Tesorera: permanente. q Con las I.P.S.: permanente.
5.4 POR INFORMACIÓN
q Contratos en todas las modalidades q Ordenes de Pago q Soportes Cuentas de Proveedores q Certificados de Disponibilidad q Comprobantes de Egresos q Informes enviados a la Dirección de Sanidad.
5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Computador Ø Impresora Ø Teléfono Ø Escritorios (1) Ø Sillas (1) Ø Recipiente de basura (1) Ø Archivador y máquina de escribir Ø Mesa Auxiliar Ø Sumadora Ø Sillas de recibo
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
SEGUNDO:
161
v Afección de la vista por la exposición permanente a los rayos catódicos emitidos por la pantalla del computador.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Profesional en un Area Financiera. Además, puede ocuparlo un miembro uniformado o un funcionario No Uniformado. EXPERIENCIA: Mínimo un año en cargos relacionados con las áreas administrativas y financieras. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los valores corporativos de la Policía Nacional. 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2 NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIO DE MEDICINA LAB. 1.3 AREA A LA QUE PERTENECE: AREA MEDICINA LABORAL 1.4 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE AREA MEDICINA LABORAL 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Coordinar y diligenciar lo referente a citaciones y documentación relativa al proceso de Juntas Medico-laborales 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Citar al personal que requiera el proceso. 2. Alistar y Archivar la documentación referente al proceso de Juntas
Medico-laborales. 3. Diligencia y Remite la documentación a las oficinas respectivas.
4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Con el Jefe del Area de Medicina Laboral
162
A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Con el Jefe de Asuntos Disciplinarios A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Central de citas Médicos Con el Jefe de Sanidad EXTERNOS Usuarios SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Con el Jefe del Area de Medicina Laboral A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad Jefe del Area de Medicina laboral EXTERNOS Usuarios 5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN Ninguna
163
5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Puede retardar el trámite de los procesos que se llevan a cabo, lo que genera traumatismos en indemnizaciones y esto acarrearle sanciones de tipo disciplinario.
q Daño de la imagen de productividad del Grupo de Sanidad en este aspecto.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con los usuarios: diario y permanente. q Con personal médico: diario. q Con el jefe de Sanidad: diario q Con el Odontólogo: dos veces al mes.
5.4 POR INFORMACIÓN
q Historias clínicas q Inventarios
5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Máquina de Escribir Ø Dos archivadores Ø Proyector de Acetatos Ø Papelógrafo acrílico Ø Vitrina Ø Escritorio Ø Báscula-Tallímetro Ø Camilla Ø Equipo de órganos de los sentidos
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
164
SEGUNDO: v Ninguna
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Curso técnico en secretariado, con conocimientos en legislación sobre medicina laboral, policial. Además, puede ocuparlo un miembro del Nivel Ejecutivo del cuerpo Administrativo en el grado de Patrullero o Subintendente o un funcionario No Uniformado. EXPERIENCIA: Seis meses en cargos afines a secretaría. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los siguientes valores y virtudes.
q Responsabilidad q Pulcritud q Buen trato al paciente q Etica q Puntualidad
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.2 NOMBRE DEL CARGO: CONDUCTOR DE SANIDAD 1.3 AREA A LA QUE PERTENECE: JEFATURA DE SANIDAD 1.4 CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE GRUPO DE SANIDAD 2. OBJETIVO BASICO DEL CARGO Trasladar enfermeros y pacientes a las diferentes I.P.S. 3. FUNCIONES DEL CARGO
1. Traslado del enfermero a la I.P.S. donde sea requerido. 2. Traslado de pacientes remitidos a las I.P.S.
165
3. Traslado de pacientes, luego de su alta, a su lugar de residencia o de acuerdo a su condición.
4. Traslado de pacientes a otros departamentos, para atención en salud.
5. Mantener aseado y en buen estado de funcionamiento el vehículo. 6. Cumplir funciones de mensajería, previa orden del Jefe de Sanidad.
4. RELACIONES FUNCIONALES PRIMERO A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Ninguna A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguna A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Con el Jefe de Sanidad Con los enfermeros EXTERNOS Usuarios SEGUNDO: A NIVEL DE LA DIRECCIÓN DE SANIDAD: Ninguno A NIVEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA Ninguno A NIVEL GRUPO DE SANIDAD DEGUA Jefe de Sanidad EXTERNOS Usuarios
166
5. RESPONSABILIDADES 5.1 POR SUPERVISIÓN Ninguna 5.2 POR CALIDAD DE TRABAJO
q Puede retardar el trámite de los procesos que se llevan a cabo para la atención de pacientes, desplazamiento de enfermeros a funciones propias de su actividad o remisión de documentación, lo que le puede acarrear sanciones de tipo penal, administrativo y disciplinario.
q Daño de la imagen de productividad del Grupo de Sanidad en este aspecto.
5.3 POR RELACIONES PERSONALES
q Con los usuarios: diario y permanente. q Con personal médico: diario. q Con el jefe de Sanidad: diario y permanente q Con los enfermeros: diario y permanente
5.4 POR INFORMACIÓN
q Ninguna 5.5 POR BIENES DE LA EMPRESA Ø Vehículo
6. CONDICIONES DEL TRABAJO PRIMERO: v Iluminación: Buena v Temperatura: Buena v Ventilación: Buena v Comodidad: Buena v Espacio: Bueno v Ergonomía: Adecuada
167
SEGUNDO: v Los ocasionados por Accidentes de Tránsito v Biológicos, por transmisión de enfermedades de los usuarios v Agresión física, en el traslado de pacientes.
7. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Conductor, con curso y pase de quinta categoría. Además, de tener conocimientos básicos en mecánica automotriz. Además, puede ocuparlo un miembro del Nivel Ejecutivo del cuerpo de Vigilancia en el grado de Patrullero o Subintendente. EXPERIENCIA: Un año en cargos afines. CUALIDADES: Que internalice, sienta y exprese los siguientes valores y virtudes.
q Responsabilidad q Pulcritud q Buen trato al paciente q Etica q Puntualidad
3.4.2 ESTANDARIZACION DE PROCESOS
Una vez obtenido el manual de funciones es procedente observar los
procesos que se llevan a cabo en el Grupo de Sanidad del Departamento
de Policía Guajira, ya que éstos van a mostrar en forma gráfica los
primeros.
El gráfico que representa un proceso presenta en forma lógica el camino
que sigue un trabajo, relacionando cada una de las actividades. Su
propósito es estandarizar la forma de llevar una misión, describiendo
168
actividad por actividad y su responsable; busca además la disminución de
tiempos muertos y ayuda a los nuevos empleados a comprender su
función y la cuota de responsabilidad que les asiste en cada uno de ellos.
Sirve además, como parámetro de evaluación de resultados de cada
individuo.
La simbología que se va a utilizar es la siguiente:
Terminal Indica el inicio o fin de un proceso.
Operación Indica la acción para transformar una información recibida .
Decisión o alternativa Indica el diligenciamiento correcto o incorrecto y su
forma de solución.
Documento Indica cualquier documento que aporta una información o
una acción.
169
Conector de Página Indica el camino que sigue el proceso cuando se
debe cambiar de página.
Flecha Indica el recorrido lineal que lleva un proceso.
Una vez indicadas las convenciones pasaremos a desarrollar y observar los
procesos más importantes que se ejecutan en el Grupo de Sanidad.
170
1. NOMBRE DEL PROCESO : ENTREGA DE CITAS
SI
NO
TALENTO HUMANO AUXILIAR DE ENFERMERIA
USUARIO
INICIO
LLEGA A INFOR -MACION A SOLI - CITAR CITA MEDICA U ODON- TOLOGICA
VERIFICA VIGENCIA DE DOCUMENTOS
ELABORA Y ENTREGA LA CITA
1. SOLICITA CONSTANCIA PARA SERVICIO
2. INICIA TRAMITE DOCUMENTOS
RECIBE BOLETA
FIN DE PROCESO
171
2. NOMBRE DEL PROCESO : MANEJO HISTORIAS CLINICAS
MEDICO / ODONTOLOGO ARCHIVO Y RADICACION
AUXILIAR DE ENFERMERIA
INICIO
• ATIENDE PACIENTE • HACE ANOTACIONES • ENTREGA AL
AUXILIAR .ENFERME.
1. RECIBE LIBRO 2. ALISTA HIST. CLINICA EN SU DEFECTO LA ABRE
ENTREGA EL LIBRO DE CITAS A LA OFICINA DE ARCHIVO Y RADI- CACION
• RECIBE VERIFICANDO
• ENTREGA HISTORIA CLINICA AL MEDICO
RECIBE Y VERIFICA
ACTUALIZA- CION
HISTORIAS CLINICAS
ENTREGA LIBRO E HISTORIAS CLINICAS
VERIFICA Y ARCHIVA
• RECOPILA HIST. CLIN.
• ENVIA ARCHIVO
FIN DEL PROCESO
N
SI
172
3. NOMBRE DEL PROCESO : ATENCIÓN MEDICA
MEDICO / ODONTOLOGO AUXILIAR DE ENFERMERIA
USUARIO
INICIO
• RECIBE FORMULA PARA RECLAMAR EN FARMACIA
LE INDICA AL USUARIO EL MOMENTO DE INGRESO
NOTIFICADO SE PRE- SENTA AL CONSUL- TORIO
RECIBE MEDICAMENTO; EN SU DEFECTO COMPRA PERSONAL.
FIN DEL PROCESO
*ELABORA FORMULA MEDICA *ELABORA EXAMEN LABORATORIO (3 A) *ELABORA REMISION (3 B)
• ATENCION MEDICA • EVALUA Y
FORMULA
3
1
2
173
3. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN MEDICA (Continuación)
JEFE DE SANIDA ENFERMERO
FARMACIA
ADQUIERE EL MEDICA - MENTO COTIZADO
1.ENTREGA CON COPIA Y DEJA SOPORTE ARCHIVO 2.VERIFICA CARNET O CONSTANCIA
COTIZA Y ENTREGA AL JEFE DE SANIDAD PARA AUTORIZACION
RECIBE FORMULAS NO AUTORIZADAS; HACE RELACION DE DROGAS REQUERIDAS Y ENTREGA AL
USUARIO
1
HAY EXISTEN
-CIA NO
SI AUTORI
ZA
3
2
NO
SI
174
3 A. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN MEDICA
MEDICO / ODONTOLOGO AUXILIAR DE ENFERMERIA
USUARIO
INICIO
• RECOJE DEL CONSUL-
TORIO Y LLEVA A RA- DICACION.
LE INDICA AL USUARIO EL MOMENTO DE INGRESO
NOTIFICADO SE PRE- SENTA AL CONSUL-
RECIBE ORDEN Y CUM- PLE REQUERIMIENTO EN EL CENTRO MEDICO
FIN DEL PROCESO
*ELABORA BOLETA ORDEN
• ATENCION MEDICA
• EVALUA Y ENVIA A
1 2
CONTINUA PROCESO 3
RECOJE RESULTADOS
REINICIA PROCESO 1
175
3 A. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN MEDICA (Continuación)
SECRETARIA JEFE
DE SANIDAD
RADICACION
PRESUPUESTO SANIDAD
JEFE DE SANIDAD
2
HACE LISTADO, LO CLASIFICA POR ESPECIALIDAD Y MEDICO Y LOS PASA A PRESU- PUESTO
COLOCA VALOR AL PROCEDIMIENTO Y NUMERO DE ORDEN Y LUGAR DONDE DEBE REALIZAR EL PROCEDIMIENTO
LE COLOCA EL
VISTO BUENO
ENTREGA LA ORDEN AL INTE- RESADO VERIFI- CANDO CARNET O CONSTANCIA
1
176
3 B. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN MEDICA (Parte I)
RADICACION Y ARCHIVO
USUARIO AUXILIAR DE ENFERMERIA
MEDICO / ODONTOLOGO
1
NOTIFICADO SE PRESENTA AL CONSULTORIO
INDICA AL USUARIO USUARIO EL MOMEN- TO DE INGRESO
1.ATIENDE AL USUARIO 2.EVALUA Y ENVIA AL ES- PECIALISTA
INICIO
ELABORA BO- LETA REMI- SION Y DILI- GENCIA HOJA
RECOGE DEL CONSULTORIO Y LO LLEVA A RADICACION
HACE LISTADO CLASIFICA POR ESPECIALIDAD, POR MEDICO
RECIBE ORDEN CUMPLE CITA AL ESPECIALISTA
2
3 RECIBE ORDEN MEDICO ESPE- CIALISTA Y LA PRESENTA EN RADICACION
RECIBE ORDEN MEDICA Y CUM - PLE PROCEDI- MIENTOS
FIN PROCESO
HACE LISTADO CLASIFICA POR ESPECIALIDAD, POR MEDICO
4
5 6
177
3 B. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN MEDICA (Continuación)
MEDICO / ODONTOLOGO ESPECIALISTA
PRESUPUESTO SANIDAD
JEFE DE SANIDAD
SECRETARIA JEFE DE SANIDA
1
COLOCA VALORES AL PROCEDIMIEN- TO, NUMERO DE ORDEN, LUGAR DONDE ATIENDE EL ESPECIALISTA
ENTREGA AL INTERESADO, VERIFICA EL CARNET O LA CONSTANCIA
3
4
5
6
COLOCA VISTO BUENO
2
EVALUA Y ORDE NA EXAMEN O REMITE A ESPE CIALISTA U ORDENA PROCEDI MIENTO, EN CASO DE FORMULA CON TINUA EL PROCE- SO NUMERO 3
ENTREGA AL INTERESADO, VERIFICA EL CARNET O LA CONSTANCIA
COLOCA VALORES AL PROCEDIMIEN - TO, NUMERO DE ORDEN, LUGAR DONDE ATIENDE EL ESPECIALISTA
COLOCA VISTO BUENO
178
4. NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES A OTRAS CIUDADES
COORDINADOR MEDICO
MEDICO ESPECIA- LISTA (EXTERNO)
USUARIO RADICACION / ARCHIVO
RECIBE ORDEN DE REMISION Y SOLI- CITA PASAJES AL SUBCOMANDO
REGISTRA EN EL LIBRO, VE- RIFICA LA ES- PECIALIDAD
4
1
3
RECLAMA LOS TIQUETES Y CUMPLE CITA MEDICA
2
COLOCA VISTO BUENO
ALISTA Y DILI- GENCIA DOCU- MENTOS DE RE- MISION Y LOS
EVALUA Y ORDENA REMISION III
RECIBE ORDEN Y LA ENTREGA A RADICACION
INICIO
FIN DE PROCESO
179
4. NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES A OTRAS CIUDADES (Continuación)
SUBCOMANDO ADMINISTRATIVO
SECRETARIA DE JEFE SANIDAD
JEFE DE SANIDAD
INFORMACION I.P.S. NIVEL III
RECIBE POR FAX FECHA DE CITA Y NOTIFICA AL ME- DICO COORDINA- DOR Y OFICINA TAHUM DEGUA
RECIBE FAX Y TRAMITA HAS- TA LA DETER- MINAR E INFOR MAR FECHA DE LA CITA
4
1
3
VISTO BUENO PASA SUCAD
2 AUTORIZA PASAJES TERRESTRES O AEREOS
RECIBE Y HACE SO- LICITUD ESCRITA A I.P.S. NIVEL III POR FUERA DEL DPTO.
ENVIA POR FAX DEJANDO CONS- TANCIA
FIRMA LA SOLI- CITUD
VERIFICA VoBo HACE SOLICITUD PASAJES A LA EMPRESA
FIRMA Y SE LO ENTREGA AL USUARIO
180
PROCESO 1 : ADQUISICIÓN SERVICIOS I.P.S.
NO
Y
USUARIO JEFE DE SANIDAD AUXILIAR DE PRESUPUESTO
JEFE DE PRESUPUESTO
ARCHIVO Y RADICACION
INICIO
ELABORACION Y RECEPCION DE ORDENES DE ATENCION ME- DICA.
LIQUIDA LAS LAS ORDENES
VERIFICA VALORES TARIFA Y RADICA - CION.
REVISA CONSOLIDA DO DE CUENTAS I.P.S.
CORRECTO?
ELABORA OR- DEN DE PAGO
RADICA ORDE- NES MEDICAS
FIRMA Y VERIFICA RADICACION DE ORDENES
RECIBE ORDEN MEDICA SE DI- RIGE A I.P.S.
6 5
SI
3
2
4
1
A PARTIR DE AQUÍ SE REPITE PROCESO
181
PROCESO 1 : ADQUISICIÓN SERVICIOS I.P.S. (Continuación)
TESORERIA ORDENADOR DEL GASTO
REVISOR FISCAL
CONTABILIDAD I.P.S
RECIBE ORDENES DE ATENCION Y PRESTA SERVICIO MEDICO AL USUARIO
ELABORA CONSO - LIDADO MENSUAL DE ATENCION ME - DICA
CORRIGE CUENTA
ELABORA P LANI- LLAS CAUSACION Y EGRESOS MEN- SUALES, BALANCE OPERACIONAL
RECIBE ORIGI- NAL DE ORDEN DE PAGO Y RE- VISA SOPORTES
FIRMA LAS OR- DENES DE PAGO QUE CUMPLAN CON LOS REQUI- SITOS
6 5
3 2
4
1
CONSOLIDADO DE
CUENTAS
RECIBE COPIA DE ORDEN DE PAGO E IMPUTA CONTABLE- MENTE.
PLANILLAS EGRESOS BALANCES
ENVIA ORIGINAL A DIRECCION AD- MINISTRATIVA DIPON Y COPIA A CONTABILIDAD DISAN
ELABORA CHE- QUES A ORDE- NES DE PAGO
FIN
182
PROCESO 2 : COMPRA DE ELEMENTOS
ORDENADOR DEL GASTO
DEPENDENCIAS DE SANIDAD
JEFE DE SANIDAD
JEFE DE PRESUPUESTO
EXPIDE CER- TIFICADO DE DISPONIBILI- DAD PRESU - PUESTAL
3
4
5
EXPIDE REGISTRO PRESUPUESTAL
1
APRUEBA SOLICITUD
FIRMA EL CONTRATO
ELABORAN LA SOLICITUD DE NECESIDADES
COTIZA INICIO
SOLICITUD NECESIDADE
S
2
6
RECIBE ORDEN DE ENTRADA Y FACTU- RA Y ELABORA OR- DEN DE PAGO.
SE REPITE PROCESO 1 A PARTIR DE EN ADELANTE
183
PROCESO 2 : COMPRA DE ELEMENTOS (Continuación)
ALMACEN AUXILIAR DE PRESUPUESTO
PROVEEDOR
ENVIA ELEMENTOS VENDIDOS ADJUNTAN- DO FACTURA
3
4
5
1
RECIBE ELEMENTOS COMPARA FACTURA, CONTRATO Y ELEMEN - TOS RECIBIDOS.
ENVIA ORDEN DE ENTRADA ORIGINAL Y FACTURA A PRESU- PUSTO
ELABORA EL CONTRATO FIRMA CONTRATO
2
6
ELABORA ORDEN DE ENTRADA
184
PROCESO 2 : COMPRA DE ELEMENTOS
SUBCOMANDO ADMINISTRATIVO
ESPECIALISTA PACIENTE JEFE DE SANIDAD
LE COLOCA Vo.Bo. A LA SOLICITUD Y CONCEPTO
ENVIA AL SUBCOM ADMINISTRATIVO
AUTORIZA LA ADQUISICION DE ELEMENTO ACORDE A LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ELABORAN LA
ORDEN ELEMEN - TOS ORTOPEDICOS
ELABORA SOLI- CITUD AL SUB- COMANDO AD-
INICIO
RECIBE ORDEN EN FACTURA DE SANIDAD
RECIBE ORDEN Y COTIZA EL ELEMENTO
ADQUIERE EL ELEMENTO
ELABORA ORDEN DE ATENCION MEDICA
FIN
185
CONCLUSIONES
1. El objetivo general del trabajo de prácticas administrativas se
considera que fue alcanzado; sin embargo, es necesaria la
implementación de las conclusiones y recomendaciones a fin de
hacerlo realidad en términos prácticos.
2. Se actualizó y se tiene en forma real el número de usuarios del
Servicio del Grupo de Sanidad para el Departamento de Policía
Guajira, mas aún, se determinó la clasificación por grupos etáreos a
nivel Departamento y a nivel de cada una de las Estaciones de la
unidad, la que servirá como pilar fundamental para proyectar
campañas, jornadas y demás actividades en el área de promoción.
3. Unido a lo anterior, se logró el diseño del mapa geográfico de
usuarios que busca sustentar la necesidad de estar mas cerca del
afiliado y su familia, a través de contratos en diferentes lugares del
departamento.
186
4. Se concluye que la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional
envía el presupuesto que legalmente le corresponde al
Departamento de Policía Guajira, es decir, que sitúa la totalidad de
recursos que conforme a la legislación laboral correspondería al
aporte patronal en materia de salud. De otra parte, se encuentra
que hay posibilidad de optimización en la ejecución del presupuesto
y que la misma se puede encontrar en los siguientes puntos:
• Es prioritario la implementación de la farmacia en el grupo
sanidad, ya que se observó claramente, las grandes ventajas que
en materia presupuestal esto significaría. Mas aún, habiendo
obtenido, a través del trabajo de prácticas administrativas, el
número exacto de pacientes que necesitan medicamentos en
forma permanente y la cantidad a comprar anualmente se logra
una optimización muy significativa, en términos de ejecución y
eficiencia presupuestal.
• Debe contratarse una fisioterapeuta, al igual que un médico
general, ya que se logró determinar que realizando estas
contrataciones, no sólo se amplía la gama de servicios
187
• ofrecidos a los usuarios, sino que además se logra maximizar la
ejecución presupuestal.
5. Hay un buen porcentaje de usuarios que son concientes que, para
lograr mejorar el servicio, se requiere el apoyo financiero por parte
de los mismos, a través de la cuota moderadora, puesto que la
asignación presupuestal no es suficiente para suplir las necesidades
actuales en un 100%.
6. Se determinó que el sistema actual de otorgamiento de citas es el
mas aceptado por el grupo de usuarios.
7. Debe brindársele la oportunidad al grupo de funcionarios que se
desempeñan en al área de sanidad del departamento, de
capacitarse en temas tales como el manejo del tiempo, servicio al
cliente, relaciones humanas, entre otras.
8. Se observó que un alto número de usuarios desearían contar con el
servicio de sanidad las 24 horas del día, al igual que los fines de
semana, puesto que en la actualidad esto no se viene dando.
188
9. Existe gran acogida en lo relacionado con la prevención, promoción
y autocuidado de la salud, se observa que los usuarios consideran
importante el tema pero, además, que están dispuestos a hacer
parte activa de la misma.
10. Se actualizó el manual de funciones del Grupo de Sanidad del
Departamento de Policía Guajira, teniendo en cuenta lo que
realmente desarrollan.
11. Se desarrollaron los flujogramas que evidencian los procesos que se
ejecutan en el Grupo de Sanidad del Departamento de Policía
Guajira.
En síntesis se puede concluir que se cumplieron en su totalidad los objetivos
general y específicos propuestos en el Trabajo de la Práctica Administrativa
189
RECOMENDACIONES 1. Se recomienda, conforme a lo observado en el mapa poblacional,
que se deben generar contratos con las I.P.S. localizadas en los sitios
señalados en el decurso del trabajo de las prácticas administrativas;
logrando de esta forma evitar desplazamientos innecesarios al
usuario que reside en municipios distantes de la capital, además que
se aumentaría el número de usuarios de la capital que serían
atendidos por el personal médico del Grupo de Sanidad.
2. Se debe continuar con el actual sistema de asignación de citas al
igual que el horario en el cual éstas se asignan, lo anterior conforme
a la opinión del usuario del servicio.
3. Se recomienda adquirir en forma anual el medicamento
permanente, logrando de esta forma obtener descuentos por parte
de los laboratorios; al igual que buscar de éstos el apoyo en el
manejo de los programas de promoción en salud.
190
4. Como se afirmaba en las conclusiones, es fácil observar el beneficio
en materia presupuestal que lograría el grupo sanidad en el
momento de implementar la farmacia, teniendo en cuenta que se
tiene el espacio físico suficiente y adecuado para ubicar la misma;
además, de la persona para atender esta función.
5. Se recomienda, porque existe la necesidad y causa bondades en
términos de servicio y presupuesto, como se sustenta en el transcurso
del trabajo, la contratación de una fisioterapeuta de 4 horas, al igual
que un medico general de 8 horas, ya que en la actualidad el
servicio de fisioterapia es contratado con una I.P.S., lo que genera
sobre costo en este sentido, además es fácil observar lo que se
ganaría con esta contratación, no solo en materia presupuestal sino
tambien en el manejo de programas de promoción en salud, lo
mismo sucede con el medico general, puesto que en la actualidad
se están fugando recursos hacia las I.P.S.,por el hecho de no contar
con este profesional.
6. Se recomienda, además, que se genere un tipo de programa de
sistemas para que la información que se actualizó y se recopiló en
191
7. todas sus áreas y niveles sea dinámica en términos de evitar su
desactualización y por el contrario, se tenga como una herramienta
fundamental para la toma de decisiones con información vigente, a
la fecha que se exija. Debe recalcarse en la información obtenida,
como: grupos de afiliados y usuarios según localización geográfica;
grupos etáreos a nivel departamental y por unidades policiales
subalternas; personas con medicamentos de tipo permanente, etc.
8. Se recomienda seguir trabajando en la concientización de la
necesidad de la cuota moderadora en términos que se entienda su
relación con el servicio que se presta y su mejoría en lo atinente a
calidad, oportunidad y cobertura del mismo. Asímismo, proponer a
la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional su implementación
como una forma alterna de obtener recursos y disminuir los déficit,
tomando como base de referencia lo elaborado por el Seguro
Social.
9. Se propone la necesidad de implementar cursos de capacitación en
los temas ya descritos en las conclusiones y en el desarrollo del
trabajo de prácticas, lo que redundará en beneficio del empleado
del Grupo de Sanidad y de la atención en el servicio que prestan.
192
BIBLIOGRAFIA
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Karl Albrecht, Rob Zemke, GERENCIA DEL SERVCIO. Santafé de Bogotá: LEGIS, 1988.
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193
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194
LISTA DE TABLAS
TABLA No. 1 MUESTRA EL NUMERO DE ENCUESTAS REALIZADAS, EFECTIVAMENTE TABULADA Y DATOS ESPECIFICOS.
TABLA No. 2 MUESTRA EL PROMEDIO GENERAL DE HIJOS Y EL NUMERO DE HIJOS DE LOS ENCUESTADOS, SEGUN GRUPOS.
TABLA No. 3 PRESENTA LAS RESPUESTAS PORCENTUALES A LAS PREGUNTAS 1, 2, 3.
TABLA No. 4 MUESTRA LAS RESPUESTAS PORCENTUALES A LAS PREGUNTAS 4, 8, 10.
TABLA No. 5 PRESENTA RESPUESTAS PORCENTUALES A LAS PREGUNTAS 11 Y 12. TABLA No. 6 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 3 DE LA ENCUESTA
TABLA No. 7 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 4 DE LA ENCUESTA
TABLA No. 8 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 5 DE LA ENCUESTA
TABLA No. 9 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 5 DE LA ENCUESTA.
195
TABLA No. 10 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 6 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 11 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 6 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 12 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 7 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 13 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 8 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 14 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 8 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 15 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 9 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 16 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 10 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 17 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 11 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 18 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 12 DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 19 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 12 (VALOR CUOTA MODERADORA) DE LA ENCUESTA.
TABLA No. 20 CORRESPONDE A LA RESPUESTA DE LA PREGUNTA No. 13 DE LA ENCUESTA.
196
LISTA DE ANEXOS
ANEXO No. 1 ORGANIZACION DEL ESTADO COLOMBIANO.
ANEXO No. 2 ESTRUCTURA ORGANICA DE LA POLICIA NACIONAL. ANEXO No. 3 ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA. ANEXO No. 4 SISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES Y DE LA POLICIA NACIONAL. ANEXO No. 5 ESTRUCTURA ORGANICA DE LA DIRECCION DE SANIDAD DE LA POLICIA NACIONAL. ANEXO No. 6 ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA DE SANIDAD DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA GUAJIRA. ANEXO No. 7 FORMATO DE ACTUALIZACION DE DATOS. ANEXO No. 8 CUADRO UTILIZADO PARA LA TABULACION DEL FORMATO DE ACTUALIZACION DE DATOS. ANEXO No. 9 NUMERO DE BENEFICIARIOS DE SANIDAD POR ESTACIONES. ANEXO No. 10 DISTANCIA EN KILOMETROS Y TIEMPO ENTRE MUNICIPIOS Y ENTIDADES CONTRATADAS.
197
ANEXO No. 11 ENCUESTA SOBRE EL SERVICIO DE SANIDAD. ANEXO No. 12 CUESTIONARIO PARA DISEÑAR EL MANUEL DE CARGOS
215
