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Auditora de Obras Pblicas Docente: Ing. Edwars Cotrina Chvez

Actualizado a Marzo del 2009

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5 Unidad

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Introduccin En el Captulo 4, hemos desarrollado la primera parte de este curso de auditora, donde se ha abarcado el tema I - Marco Normativo, II - Inversin y III - Herramientas Tcnicas; all nos hemos referido a los Aspectos Generales de Auditora de Obras que estn relacionados con la razn de ser de la Ejecucin de las Obras Pblicas en el marco de un Sistema de Inversin Pblica - SNIP, asimismo la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y las Normas de carcter presupuestario. Todo este desarrollo nos ha servido para entender mejor el alcance de un Proceso de Ejecucin de Obra Pblica. Es conveniente que hayamos entendido este alcance en tanto que en funcin de ello podremos plantear un Proceso de Auditora. No podemos efectuar una auditora sin conocer lo que se va a evaluar; de ah la necesidad de haber dividido este gran tema en dos grupos o captulos concretos que hemos denominado: Aspectos Generales, y el que pasaremos a revisar ahora, el Aspecto de Auditora de Obras Pblicas vinculado al Control propiamente dicho. 1. Control Gubernamental

Es conveniente identificar lo que seala la diapositiva nmero 2, que est relacionada a las diferentes formas de control. Esta primera diapositiva, nos hace ver el alcance de lo que significa el Control Gubernamental de tal forma que ubiquemos a la auditora como una posibilidad, como una tcnica de este Control Gubernamental.

2. Control Interno

Tenemos de un lado el control interno, que puede ser: preventivo, previo y concurrente.

Esto corresponde a cada quien hace gestin, es decir a los funcionarios, a la alta direccin, a los que desarrollan la operatividad en una entidad, de tal forma de ir evaluando, da a da su accionar, en lo que significa la expectativa del cumplimiento de los objetivos, de los planes establecidos, de los programas realizados, de tal forma de atender con eficiencia, eficacia y economa la gestin que les corresponde realizar.

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2.1 Control Interno Posterior

En la diapositiva nmero 3 sealamos el control interno posterior que corresponde fundamentalmente a los rganos de control institucional, lo que se ha denominado, los OCIs, a este ente le corresponde la evaluacin de los controles internos, la verificacin de los procesos realizados, la evaluacin de las autorizaciones dadas en el marco de la competencia que corresponde a la entidad, de sus documentos de gestin, plan estratgico, manuales de organizaciones, reglamentos, instructivos, y pautas internas.

3. Control Externo

Finalmente tenemos el control externo, que puede ser preventivo, concurrente, previo y posterior.

El control preventivo: es un mecanismo que ltimamente se viene aplicando considerando la necesidad de un ataque frontal a la corrupcin.

El control concurrente: es un control que se viene realizando normalmente en todas las entidades pblicas.

El control previo: alcanza determinadas actividades como es el caso de los presupuestos adicionales de obra, del endeudamiento externo y compras de secreto militar.

El control posterior: se refiere a la actividad de la Contralora General y de los rganos del Sistema Nacional de Control, adems de las sociedades de auditora que se realizan para evaluar la gestin de las entidades pblicas, es decir, la utilizacin adecuada de los recursos pblicos.

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4. Auditora

En este alcance del Control Gubernamental, vamos a definir qu es la auditora en trminos internacionales; en toda institucin que practica esta tcnica se entiende por auditora al examen profesional, objetivo, sistemtico, de las operaciones financieras y administrativas de las entidades. Se puede realizar en forma independiente, o con posterioridad a su ejecucin.

5. Auditora Gubernamental

En la diapositiva nmero 6 vemos el alcance que la norma, la Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General sealan para la Auditoria Gubernamental que est dada en los mismos trminos que indicbamos en el caso de auditora solamente. La Auditora Gubernamental es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe.

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6. Tipos de Auditora

En la diapositiva nmero 7 planteamos cules son los tipos de auditora que se aplican en el marco del control gubernamental: la auditora financiera, la auditora de gestin y los exmenes especiales (este tipo de auditora es la que se utiliza con mayor intensidad en las evaluaciones de los proyectos de inversin en obras pblicas Auditora de Obras Pblicas).

La auditora financiera La auditora financiera est sealada por la evaluacin de los estados

financieros de las entidades pblicas.

La auditora de gestin La auditora de gestin est dada para evaluar cmo es que se ha dado cumplimiento bajo sus elementos de eficacia, eficiencia y de economa de una entidad, cmo es que se han cumplido esos programas de desarrollo, esos programas de crecimiento.

Los exmenes especiales Finalmente los exmenes especiales estn referidos a aspectos

concretos especficos como en este caso correspondera a la auditora de las obras pblicas. Qu nos lleva a entender como auditora de obras pblicas; lo asimilamos como parte de este sistema nacional de control a un proceso de determinar la adecuada utilizacin de los recursos humanos, materiales y

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financieros, en cuanto se refiere a la ejecucin de una obra. Busca conocer, identificar, el proceso de ejecucin de obra, y evaluar la razonabilidad de mismo, buscando si ha habido, seguridad, economa, oportunidad en el cumplimiento y si ha habido un costo razonable para los trabajos que son materia de esta ejecucin.

7. Auditora de Obras Pblicas (A.O.P.)

Partiendo de la definicin de Auditora Gubernamental corresponde precisar como en el Sistema Nacional de Control, particularmente en las comisiones de auditora, se entiende a la Auditora de Obras Pblicas; as tenemos que A.O.P. viene a ser el conjunto de acciones que establece el Sistema Nacional de Control a travs de la Auditora Gubernamental, para ser ejecutadas por profesionales cuya especialidad est de acuerdo al tipo de obra o proyecto, con la colaboracin de otros profesionales en campos especficos, para determinar la adecuada utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros (motivados por financiamiento interno o externo), en cuanto se refiere a los procesos de ejecucin de las obras pblicas.

7.1 Caractersticas

Para un mejor entendimiento de los procesos de Auditora de Obras Pblicas, se ha visto necesario definir algunas caractersticas, las mismas que determinan especializacin, anlisis objetivo y selectivo. Otra de las caractersticas a sealar es la oportunidad, reserva y la presuncin de licitud.

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Estas caractersticas deben tenerse en cuenta en todo proceso de ejecucin de auditora; se considera que los procesos de control culminan con la respectiva implementacin de recomendaciones emitidas en los informes correspondientes, es decir que el manejo de informacin en dicho proceso es de competencia nica de la Comisin auditora. En este proceso no debe existir adelanto opinin, trfico de informacin generada; corresponde s contar con profesionales especializados cuya evolucin se realiza con objetividad. 8. Objetivos de Auditora de Obras Pblicas (A.O.P.)

8.1 Objetivo Principal

Luego, en la diapositiva nmero 10 vamos a sealar cul es ese objetivo que de alguna manera ha sido sealado en la diapositiva nmero 9. Cmo se identifica ese objetivo principal.

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Para ello sealamos que es conveniente conocer la manera como las entidades pblicas y sus servidores cumplen con las responsabilidades administrativas, financieras, tcnicas, comprometidas en una obra. Adems de saber si la responsabilidad de los funcionarios incluye la utilizacin de recursos humanos, materiales y financieros de manera efectiva, eficiente y econmica.

8.2 Objetivos Generales

Cada auditora busca y establece lineamientos generales, en este caso los estamos sealando como objetivos generales; como vemos nos est sealando una razn de ser de la auditora, nos est dando un camino a seguir. Asimismo, se tiene que establecer el siguiente nivel de objetivos dado en la diapositiva nmero 12, que corresponden a los objetivos especficos.

8.3 Objetivos Especficos

Los objetivos especficos como tales corresponden a cada examen especial, no es posible que existan varios exmenes especiales, con un slo objetivo especfico. Cada examen especial tiene u objetivo especfico, es decir no se repite con otros.

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Entonces el objetivo especfico de un examen especial depender del aspecto que se quiere evaluar, considerando las denuncias de la sociedad en general, respecto a irregularidades, requerimientos de los poderes del Estado o si la entidad a evaluar es recurrente en la ejecucin de obras. Asimismo, para los objetivos especficos se contempla tambin la posibilidad de entidades que son entes de financiamiento para la ejecucin de obras.

9. Control de Calidad en Proceso de Auditora

Si recordamos la primera parte, cuando hemos tratamos la razn de ser de la supervisin de una obra, pues si lo hemos entendido de manera adecuada, podemos decir que tambin debe existir el control de calidad en un proceso de auditora. Esto es as y as lo establece la norma. Para ello establece polticas, procedimientos, recursos para asegurase que las auditoras se realizan en conformidad a la normativa de control vigente.

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10. Etapas de un Proceso de Auditora

Las etapas fundamentales de un proceso de auditora son:

planeamiento, ejecucin y elaboracin del informe. A continuacin, en la diapositiva nmero 14, se muestra un esquema que presenta todo el alcance de un proceso de auditora, de acuerdo a sus etapas.

Es importante entender y manejar este esquema cada vez que se realiza un proceso de auditora o un examen especial a una entidad o un examen especial a una obra. A. Planeamiento En esta etapa de planeamiento, diapositiva 15, se indica qu es lo que se quiere hacer, o en todo caso se definen las estrategias para desarrollar el proceso de auditora. En el planeamiento tenemos que establecer el objetivo general y los objetivos especficos; asimismo tenemos que tratar acerca de hablar de los procedimientos de auditora. Este ltimo aspecto est desarrollado en un documento que se denomina Programa de Auditora y que definiremos en la diapositiva 17.

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En esta etapa de planeamiento, segn se seala en la diapositiva 16, se realiza la evaluacin de la Estructura de Control Interno de las Entidades o Unidades Orgnicas en evaluacin, para determinar las reas en riesgo, las reas que merecen ser evaluadas, y de alguna manera, cules son los procedimientos de auditora que tenemos que aplicar.

1. Programas de auditora Cuando en el esquema de la diapositiva 14 nos referamos a procedimientos de auditora, estbamos tocando el tema de Programa de Auditora. Este programa de auditora, es el conjunto de procedimientos que tienen relacin con cada uno de los objetivos especficos. Estos procedimientos se plantean en la bsqueda de saber si las operaciones que han realizado las entidades pblicas se han ejecutado en nivel de competencia suficiente, para que del desarrollo de las evaluaciones podamos emitir una conclusin.

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Una de las caractersticas del programa de auditora es que es flexible dado que el planeamiento es una propuesta que contempla la posibilidad que en la Entidad la comisin auditora pueda encontrar otras informaciones, diapositiva 18; entonces no es posible que un programa de auditora sea rgido en tanto que en el proceso de ejecucin de obra se pueden hacerse ajustes en los procedimientos de auditora.

2. Relacin de Procedimientos de Auditora El esquema que sealamos en la diapositiva nmero 19 corresponde a un programa de auditora, es decir de una relacin de procedimientos. Como se nos seala all, de los procedimientos generales y asimismo de los procedimientos especficos. 2.1 Procedimientos Generales Estn referidos a las cosas que ayudan a que se realice un proceso de auditora. Como opciones bsicas, como la entrevista con el titular y los funcionarios, la solicitud de informacin general que maneja la entidad, documentos de gestin, etc. 2.2 Procedimientos especficos

En similar relacin a los objetivos generales, los procedimientos especficos estn relacionados con objetivos especficos: para cada objetivo especfico hay una relacin de procedimiento. En este caso particular, a manera de ejemplo en el esquema siguiente Programa de Auditora, tenemos que el Objetivo Especfico A est dirigido a esclarecer o evaluar, en acuerdo a la normativa tcnica legal,

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los criterios de aprobaciones establecidos para los procesos de seleccin y para la contratacin de obras. Asimismo, se puede apreciar el procedimiento especfico que se tiene que desarrollar. Tambin tenemos que para el caso del Objetivo Especfico B, se han determinado procedimientos especficos que alcanzan a realizar evaluaciones, verificaciones, y contrastaciones para examinar la ejecucin de la obra y la consistencia del expediente tcnico. Posemos identificar asimismo los procedimientos de auditora que habra que realizar para llegar a una determinada conclusin. Y como se dijo en la diapositiva anterior este programa es flexible, es decir puede ajustarse a las condiciones que se estn encontrando al momento de hacer el trabajo de campo. Los ltimos procedimientos del programa de auditora corresponden al trmino de trabajo de campo; es el caso de la comunicacin de hallazgos y luego la evaluacin de descargos. El Programa de Auditora se entrega al auditor al momento de iniciar el trabajo de campo, de ah las indicaciones respecto a quin desarrollar las tareas especficas, la fecha en que realiza dicho trabajo y cuntas horas le ha insumido desarrollar dicho procedimiento. Se ha previsto la necesidad de referencial los papeles de trabajo en cada uno de los procedimientos de auditora.

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Programa de Auditora

PROCEDIMIENTOS

I. PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Entrevistarse con el Titular y funcionarios de la OME. 2. Solicitar documentacin general.

II. PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS 1. Si el examen especial corresponde a diversas obras, seleccionar una

muestra representativa para su evaluacin.

A. Examinar los criterios y aprobaciones establecidos para los procesos

de seleccin para la contratacin de obras.

2. Determine si previo a las convocatorias a los procesos de adjudicacin de obras, se cont con las condiciones bsicas para la ejecucin de obras.

B. Examinar la ejecucin de la obra y la consistencia del expediente

tcnico. 3. Evale selectivamente la razonabilidad de los metrados y anlisis de precios

unitarios de los presupuestos base. 4. Evale selectivamente la consistencia de las valorizaciones de obra de

acuerdo a lo siguiente: a) Que se han tramitado contando con las correspondientes planillas de

metrado e informe del Supervisor.

b) Correcta aplicacin de la frmula polinmica. c) Clculos correctos de los adelantos de materiales. d) Que se hayan presentado dentro de los plazos establecidos.

5. Solicite, revise y evale los informes tcnicos especficos (adicionales, ampliacin de plazo, modificaciones al proyecto, etc.) de la Supervisin de Obras y de la entidad.

6. Mediante inspeccin fsica verifique que las obras se estn ejecutando en concordancia con el expediente tcnico y adems si la obra presenta deficiencias (fallas constructivas y/o deformaciones a los objetivos del Proyecto, tomando evidencia grfica de la obra).

7. Aplique otros procedimientos de Auditora de acuerdo a las circunstancias.

8. Comunicacin de hallazgos. 9. Evaluacin de descargos

HECHO POR

FE- CHA

HH

REF. P/T

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B. Ejecucin As como hemos explicado el tema de la etapa del planeamiento, tambin debemos comentar algunos aspectos que estn relacionados con la ejecucin misma de la auditora, es decir con la fase de ejecucin. La aprobacin del Plan de Auditora, documento en el que se ha establecido el plazo de ejecucin del trabajo de campo denominacin establecida por quienes ejercen o practican la auditora gubernamental, es la autorizacin para iniciar la etapa de trabajo de campo; En el esquema presentado en la diapositiva N 14, esta etapa corresponde a la columna central. Qu contemplamos como parte de este proceso de auditora en la etapa de ejecucin? Contemplamos al desarrollo de todos los procedimientos de auditora, la generacin de los papales de trabajo --ms adelante se tocar este tema con mayor detalle--, la determinacin de las evidencias de los aspectos considerados irregulares, la comunicacin de Hallazgos, y la evaluacin de los comentarios o aclaraciones presentados por los involucrados en los presuntos hechos irregulares.

B.1 Evidencias Una vez desarrollados los papeles de trabajo, considerando las respectivas conclusiones iniciales, su integracin con otras puede sealar la existencia de irregularidades; para ello, se sugiere un proceso de coordinaciones con quienes participaron de los hechos a fin de obtener informacin directa a efectos de asegurar que se cuenta con toda la informacin para tener la garanta de una evidencia; en ese sentido, la diapositiva 20 presenta las caractersticas que toda evidencia debe contar. Se debe tener presente asimismo que si no hay evidencias no hay irregularidades, es decir, las irregularidades se prueban siempre y cuando se encuentren las evidencias del caso.

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1. Caractersticas de la evidencia 1.1 Suficiencia, la prueba es tal que no requiere de otras posibilidades para demostrar su contundencia para probar la existencia de una irregularidad, es suficiente; es decir, que no se requiere de algo adicional para asegurar que hay una irregularidad. 1.2 Competencia, la prueba debe ser competente, es decir que el alcance de la misma debe guardar relacin con el tema que corresponde a la irregularidad. Pueden existir pruebas de diferente aspecto, en diferentes circunstancias pero si no est relacionado con la irregularidad a probar entonces no es competente. 1.3 Relevancia, cuando la prueba resulta de importancia para probar determinada irregularidad. No es una circunstancia la que arroja la prueba, es una realidad. 2. Tipos de Evidencias Conocidas las caractersticas que deben contar las evidencias, debemos identificarlas de acuerdo al esquema que se muestra en la diapositiva nmero 21; para ello, se ha establecido una clasificacin por tipos de evidencias.

2.1 Evidencias fsicas, son aquellas pruebas que muestran o grafican los hechos ocurridos: Actas suscritas por los funcionarios competentes y por los auditores respecto a inspecciones de obra o de toma de inventarios realizadas por ambos. 2.2 Evidencia documental, esta prueba est dada por los contratos o convenios que se suscriben, o por algn documento suscrito donde se deja constancia de la participacin o de las responsabilidades asumidas en la ejecucin de los actos propios de la Entidad Pblica.

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2.3 Evidencia testimonial, corresponde a testimonios que se pueden emitir cuando la Entidad no cuenta con informacin respectos a los asuntos en evaluacin. Esta evidencia requiere un tratamiento especial, un testimonio no puede ser necesariamente una evidencia. 2.4 La evidencia analtica, esta prueba corresponde a los documentos que sealan evaluaciones, clculos, anlisis que puede realizar el auditor de tal manera de sustentar los alcances de los hechos irregulares. Nota: como ya se seal anteriormente, esta es una clasificacin que se da a las evidencias, no necesariamente una evidencia tiene que cumplir todas estas posibilidades, puede ser una combinacin de ellas; lo que importa es que la evidencia sirva para demostrar la existencia clara de una irregularidad. La evidencia es demostrar que la prueba tiene algn sentido. 3. Inspeccin Tcnica de Obra Con el objeto que este aspecto importante de las evidencias que lo suficientemente entendido, particularmente el de la evidencia fsica, mostramos a continuacin un procedimiento de auditora que conduce a la obtencin de una evidencia, nos referimos a la inspeccin tcnica de la obra que como procedimiento tcnico requiere de una programacin previa, diapositiva 22; asimismo, exige la preparacin de esquemas para las verificaciones visuales y superficiales.

4. Acta de Inspeccin Tcnica de Obra Esta evidencia fsica est referida a los resultados de la Inspeccin Tcnica de Obra; en este documento, cuyo resumen se encuentra en la diapositiva 23, se consignan: mediciones, observaciones en cuanto a debilidades del proyecto, observaciones en cuanto a la operatividad y funcionamiento de la obra, observaciones para comentar la calidad de la obra. Si se formula un Acta indicando los aspectos considerados importantes para la obra, en su momento esta acta constituir una evidencia si se podra utilizar para demostrar irregularidades como por ejemplo: que los trabajos son deficientes, que la obra no est concluida, que no se han utilizado los materiales sealados en el expediente tcnico; asimismo, si los registros realizados en el Acta son lo suficientemente claros y precisos.

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Nota: Para sealar una irregularidad se requieren evidencias cuya obtencin puede ser el resultado de diversos procedimientos de auditora. Lo que se quiere dejar por entendido es que, en proceso de auditora, no se sealen irregularidades sin tener un conocimiento pleno de lo que significa una prueba, una evidencia. Asimismo, que si una prueba no cumple las caractersticas antes indicadas, no constituye una evidencia; si no hay una evidencia no hay irregularidades o en todo caso no se puede demostrar su existencia. B.2 Papeles de Trabajo. Se denominan Papeles de Trabajo aquellos documentos que son generados por los auditores en el proceso de auditora; es decir que es la representacin escrita de la aplicacin de cada uno de los procedimientos de auditora para evaluar, en este caso particular, las obras o las entidades que ejecutan obras. La relacin de los procedimientos de auditora est indicada, como ya se dijo, en el programa de auditora correspondiente. Consecuentemente, al trmino del desarrollo de cada procedimiento de auditora, que tiene sus respectivos papeles de trabajo; en ese sentido corresponde que el auditor formular y registrar sus conclusiones iniciales respectivas, al trmino del desarrollo de cada procedimiento de auditora. Llamamos tambin papeles de trabajo a los documentos que la entidad entrega a los auditores; asimismo, a los documentos que ingresan de entes externos o del rgano de Control Institucional a la comisin. Siendo as, cuando se realiza el trabajo de campo de un proceso de auditora nos servimos de la etapa de planeamiento, en cuanto a la determinacin del procedimiento de auditora a aplicar y la estrategia de acopio de informacin (estos documentos tambin constituyen papeles de trabajo); en la presente etapa de ejecucin de la auditora, se genera documentacin como parte de la evaluacin, verificacin, contrastacin realizadas. Cabe sealar que por cada objetivo especfico a cumplir se han establecido diversos procedimientos de auditora; en tal sentido, es pertinente sealar que Contralora General ha desarrollado la Gua de Auditora de Contrataciones y Adquisiciones del Estado que establece con claridad, para los exmenes especiales, relacionado con las contrataciones y adquisiciones, los objetivos para los cuales se aplican determinados procedimiento de auditora, en el marco de la eficacia, eficiencia, y economa.

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Hasta este momento solamente hemos comentado sobre la necesidad de contar con los papeles de trabajo; sin embargo, el tema va ms all, tal como se aprecia en la diapositiva 24, en el sentido de establecer su alcance y finalidad de los papeles de trabajo para el proceso de auditora.

1. Propsito de los papeles de trabajo La diapositiva 25 nos muestra la finalidad de los papeles de trabajo, rescatando su papel integrador entre las etapas de planeamiento, ejecucin y formulacin de informe; corresponde aadir la posibilidad que nos brinda los papeles de trabajo de permitir las revisiones de control de calidad en cada una de las etapas del proceso de auditora.

Nota: Si no existen papeles de trabajo podremos asumir que el auditor no desarroll los procedimientos de auditora en forma adecuada. Si los papeles de trabajo no son claros, no permite sustentar los informes; asimismo, no permiten asegurar que los hechos sealados como irregulares realmente hayan ocurrido.

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Entonces, qu debe entender el auditor de obras pblicas por papeles de trabajo? Ordenamiento, buen registro, claridad, formateo adecuado, referenciacin adecuada para no perder los papeles, y sobre todo, asegurarse de que constituyen el sustento de las irregularidades sealadas. B.3 Hallazgos El concepto Hallazgo en el control gubernamental no est referido al azar, diapositiva 26, como corresponde a su significado segn la lengua espaola.

En tal sentido, el trmino Hallazgo, en un proceso de auditora, tal como se seala en la diapositiva 27, no est referido a un hecho fortuito o a una casualidad, ni corresponde a un afn de encontrar cosas desprovisto de sustento y sentido; por el contrario, corresponde a la determinacin de la existencia de irregularidades sustenda en las evidencias de auditora. El hallazgo, es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar, hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin y utilizacin de recursos de una entidad bajo examen que ameriten ser comunicados en el informe. En otras palabras, Hallazgo es la informacin de algo en concreto que ha sido identificado, que ha sido sustentado en los papeles de trabajo, que ha sido coordinado con los involucrados en las irregularidades, con el inters de obtener toda la informacin pertinente, y que no ha podido ser desvirtuada.

Entonces el hallazgo tiene que tener caractersticas claras para que ste sea entendido, sea asimilado y finalmente sea contestado de tal forma que se aclare de la mejor manera la presunta irregularidad que se seala.

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1. Elementos de los Hallazgos Las Normas de Auditora Gubernamental, tal como lo indica la diapositiva 28, determina los elementos confortantes que caracterizan un Hallazgo; estos elementos indican la existencia de situaciones reales en el marco de un criterio establecido, refiriendo, de ser el caso, a las causas o causantes de la irregularidad y adems a las consecuencias para la Entidad y por ende al Estado.

1.1 Condicin, En otras palabras, este elemento es como una fotografa al momento en que ocurri el presunto hecho irregular, cuales fueron los incumplimientos. 1.2 Criterio, esta referido a lo que debe ser, es decir a la norma o pauta establecida que no ha sido respetada segn los hechos descritos en el elemento denominado Condicin. 1.3 Causa, viene a ser el elemento que est referido al por qu ocurre aquello sealado en el elemento denominado Condicin, que es el motivo de preocupacin del control para sugerir acciones correctivas al respecto. 1.4 Efecto, es la consecuencia real o potencial (cuantificable o no) de una situacin generada. 2. Requisitos de los hallazgos Como quiera que la etapa de los hallazgos es una parte del trabajo de campo de mucho inters, su importancia exige un proceso de control respecto a su comunicacin; es ese sentido, previa a su comunicacin a los involucrados en los hechos irregulares, se tiene que hacer una evaluacin para determinar la importancia del caso y si se amerita la comunicacin, aplicando los criterios indicados en la diapositiva 29. No se debe comunicar por comunicar, hay que asegurarse en primer lugar, que aquello que se pretende comunicar se encuentre claramente sustentado.

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La diapositiva 30, nos indica otros aspectos o requisitos a tener en cuenta y que tienen relacin con la necesidad de una discusin y sustentar de manera adecuada los aspectos sealados como irregulares.

3. Factores en la formulacin de hallazgos Al formular hallazgos debemos tener en cuenta el momento y circunstancias en que ocurrieron los hechos, tal como lo seala la diapositiva 31; el proceso de auditora, como ya se ha sealado antes, es posterior. Eso quiere decir que si un auditor en el ao 2007 procede a evaluar una obra del ao 2004 o del ao 1995, no puede juzgarla en el marco de lo que existe hoy, sino que debe trasladarse al momento en que se dieron los hechos, y en ese marco, en funcin a ello hacer la evaluacin correspondiente. Otro factor relevante corresponde a naturaleza, complejidad y magnitud financiera del hecho que se est observando. Un anlisis adecuado puede determinar lo significativo o no del hallazgo y los riesgos que puede implicar no dar a los hechos presuntamente irregulares el tratamiento que corresponde.

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4. Evaluacin de los hallazgos Ahora bien, si hemos entendido adecuadamente los alcances de lo que significa formular un hallazgo, corresponde entonces entender la necesidad del control de dichos hallazgos para asegurar un eficaz trabajo de campo; as pues, en la diapositiva 32 se considera la importancia de la supervisin de auditora para evaluar la calidad de los hallazgos. Hay que considerar la importancia del hecho, si ste es frecuente o si es un caso aislado.

5. Comunicacin de hallazgos Si se ha superado las exigencias y controles de la formulacin de hallazgos entonces corresponde realizar la comunicacin de hallazgos como ltima etapa del trabajo de campo. El mecanismo de comunicacin est sealado en la diapositiva 33 y ste es a ttulo personal.

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En la diapositiva 34, explicaremos como debe entenderse esta comunicacin. Este proceso de comunicacin es importante e, insistimos, debe corresponder al funcionario o al involucrado, en forma personal.

La experiencia seala que en oportunidades, algunos funcionarios, por alguna razn no deseen aceptar las comunicaciones de hallazgos; en ese sentido, existe la posibilidad de que la comisin mediante los mecanismos del caso publique la relacin de funcionarios para que estos se acerquen a recoger los hallazgos correspondientes. 6. Evaluacin de los comentarios y/ o aclaraciones Quienes han sido comunicados sobre los hallazgos determinados por las comisiones de auditora tienen la posibilidad de responder con la informacin competente a cada una de las imputaciones que se hacen sobre el hecho considerado irregular, para ello cuentan con un plazo definido en las Normas de Auditora Gubernamental. La evaluacin correspondiente, sealada en la diapositiva 35, es responsabilidades de los niveles de supervisin.

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La importancia de este periodo, es que en l se evalan todos los comentarios, las aclaraciones: se revisa toda la informacin adicional que presenta el funcionario a efectos de decidir si los hechos irregulares comunicados, se mantienen, se modifican, se recortan o simplemente se levantan. Este es el objetivo de la evaluacin. 7. Terminacin de la Etapa de Ejecucin Considerando la conclusin de la comunicacin de hallazgos, el trmino del plazo del trabajo de campo y la aplicacin de los procedimientos de auditora, entonces lo que corresponde es cerrar el trabajo de campo, entregar o la devolver los documentos correspondientes, emitir una carta de cierre del trabajo de campo, y proceder al retiro de la comisin de auditora.

C. Elaboracin del Informe. La elaboracin del informe o los informes, resultantes de los procesos de auditora (primera y segunda etapa), se sustenta en la calidad del Plan de Auditora y del Trabajo de Campo; asimismo, en los papeles de trabajos respectivos. Los papeles de trabajo corresponden al registro de la aplicacin de los procedimientos de auditora planteados para cumplir con los objetivos especficos de la auditora.

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C.1 Contenido del informe Las Normas de Auditora Gubernamental contemplan especificaciones respecto al contenido del informe de auditora; as, en la diapositiva 37, 38, y 39 se resume el alcance de un informe de Auditora.

I. Introduccin El Informe, para este rubro considera a las condiciones que generaron el examen especial, considerando asimismo informacin de la Entidad auditada.

II. Observaciones En este rubro del Informe se incluye los resultados de las dos etapas de auditora antes descritas; es decir, que habiendo partido con el planteamiento Objetivos Especficos Programa de Auditora; continuando con la Ejecucin aplicacin de procedimientos de auditora (con el registro de papeles de trabajo hasta las conclusiones iniciales, obtencin de evidencias, y formulacin y comunicacin de hallazgos), complementado todo esto con la evaluacin de descargos se ha logrado la informacin suficiente para emitir las observaciones de auditora.

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Los elementos o partes de las observaciones corresponden a lo siguiente: La sumilla, que viene a ser la etiqueta de presentacin de la observacin. La condicin, se defini como elemento de un Hallazgo. El criterio, se defini como elemento de un Hallazgo. El efecto, que es la consecuencia de este hecho irregular que puede ser cuantificable o no

cuantificable. Es conveniente que se tenga en cuenta este aspecto, porque luego de hablar de este informe administrativo, vamos a hablar del informe especial.

La causa, se defini como elemento de un Hallazgo; sin embargo a este nivel, luego de conocer los comentarios y aclaraciones de los involucrados en los hechos irregulares, se precisa que se cuenta con un nivel de informacin adecuada para establecer las causas de las situaciones irregulares.

Los comentarios y/o aclaraciones y sus respectivas evaluaciones, informacin debidamente sustentada y evaluada por la Comisin Auditora. Esta informacin se entiende que fue presentada por los involucrados o rindentes.

Determinacin de responsabilidades, mecanismo que establece la consignacin de las responsabilidades o presuntas responsabilidades en el marco de lo establecido en los documentos de gestin de la Entidad.

III. Conclusiones Las conclusiones no son las sumillas de las observaciones. Las conclusiones deben ser el anlisis de los que ha acontecido, una precisin objetiva de lo que ha ocurrido en esa irregularidad, y la recomendacin debe estar dada a buscar los elementos del juicio de forma que la entidad pueda aplicarlos de manera que no vuelva a cometer estas irregularidades. IV. Anexos Los anexos estn conformados por los documentos exigidos por las Normas de Auditora Interna y adems por lo que la comisin auditora considera necesario se adjunte al Informe.

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D. Otros informes Ya hablamos del informe administrativo, ya establecimos la forma que debe tener, ya revisamos su alcance, y las responsabilidades que de l emanan. Pero este documento, el informe administrativo, alcanza nicamente la determinacin de las responsabilidades administrativas.

D.1 Informe especial. Como se coment en la parte de las observaciones, en el acpite del efecto, si el efecto se refiere a un perjuicio econmico, que tiene que ser cuantificado, se da lugar a la formulacin de un informe especial. Este informe especial estara referido a una responsabilidad civil. Si no hay un efecto cuantificable, no hay un informe especial civil Pero de ser el caso, segn los hechos irregulares, segn los anlisis de la comisin de auditora, puede darse tambin la formulacin de un informe de responsabilidad penal. Cuando los hechos sealan actos dolosos, actos delictivos. De ser el caso: sea un informe especial civil o sea un informe especial penal, si el asesor legal lo considera necesario puede pedir la formulacin del informe tcnico de los especialistas que hayan trabajado. Este mecanismo hace que el profesional que fue encargado de realizar la parte tcnica de la comisin de auditora tenga que formular su informe de tal forma que con todos sus elementos de juicio debidamente firmados se constituya en sustento del informe especial. Puede ser de la parte civil o de la parte penal. Los trabajos de esta etapa sealan la culminacin de la etapa de elaboracin del informe. Es decir habramos cumplido lo que llambamos en una diapositiva anterior: la etapa del planeamiento la etapa del proceso de ejecucin de la auditora propiamente dicha, y la etapa de la formulacin de informes. A nivel de auditora termina este trabajo, pero a nivel de control gubernamental el trabajo es mayor, porque viene la etapa del seguimiento, de la implementacin de lo que sealan los informes que hemos comentado. Pero esto es materia de otro trabajo, es materia del Control Gubernamental en general que escapa al alcance de este curso.