ANALISIS DE PUESTOPs. MBA. Pedro Jaramillo Arica INTERNADO I 1. Introduccin.. 2 Anlisis de Puestos .. 2.1 Definicin............................................................................... 2.2 Tipos de Anlisis de Puestos.................................................. 2.3 Estructura del Anlisis de Puestos........................................ 2.4 Etapas de Anlisis de Puestos............................................... 2.4.1 Etapas de Planeacin........................................................ 2.4.2 Etapas de Preparacin....................................................... 2.4.3 Etapas de Ejecucin........................................................... 2.4.4 Aplicacin........................................................................

3. Descripcin de Puestos 3.1 Concepto............................................................................... 3.2 Nociones Bsicas para la descripcin de puestos ................. 3.3 Elementos de la Descripcin de Puestos ..............................

3.3.1 Identificacin................................................................... 3.3.2 Descripcin de Puestos.................................................... 3.3.3 Especificacin de Puestos ..............................................

4. Elaboracin del perfil del ocupante.5. Profesiograma .. 6. Mtodos de Obtencin de Informacin . 6.1 Observacin Directa.................................................................... 6.2 Cuestionario................................................................................ 6.3 Entrevista Directa....................................................................... 6.4 Mtodos Mixtos..........................................................................

7. Objetivo de la Descripcin y el Anlisis de Puestos .. 8. Importancia 9. Conclusiones .. 10. Bibliografa.

1. INTRODUCCION.-

Las empresas se preocupan por cuestiones tales como: polticas de seleccin, promocin, retribucin, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo.

Dentro de las empresas todava se observan muchos trabajadores desorientados al desconocer con exactitud sus tareas o funciones. Cuantas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organizacin y nos damos cuenta de que esa persona no era la idnea? Cuantas veces nos hemos preguntado por nuestra situacin o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa? Cuantas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la cultura de nuestra organizacin? Cuantas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones?

Hoy en da, los nuevos empresarios requieren una serie de habilidades que tienen que ver ms con el hemisferio creativo y holstico que con el racional y lgico. Estas cualidades (metahabilidades) dejan entrever a un ser humano preocupado por su entorno, por la comunidad en la que interactan y siempre respetando la ecologa de los sistemas.

2. ANALISIS DE PUESTOS

2.1 DEFINICIN.- Proceso por el cual se obtiene informacin acerca del puesto de trabajo, se lo analiza y se lo describe definiendo sus obligaciones y requerimientos principales.

El propsito final consiste en mejorar el desempeo y la productividad organizacionales. Se ocupa de informacin precisa, objetiva y comprobable respecto a las exigencias, responsabilidades y condiciones en las que el puesto se desempea.

2.2 TIPOS DE ANALISIS DE PUESTO Podemos distinguir cuatro tipos principales de anlisis de puestos

1. El que se realiza con el fin de mejorar los sistemas de trabajo. Comprende solo la descripcin de puestos, cuyos elementos adems de ser muy minuciosos, deben estar ligados en forma de que se perciba con toda precisin las secuencias del los mismos.Contexto del Puesto

Este comprende la informacin referente a cuestiones como condiciones fsicas, horario de trabajo, el contexto social y organizacin, por ejemplo, la gente con la que el empleado deber interactuar habitualmente. Tambin puede reunirse aqu informacin sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.2. El que se hace orientar la seleccin de personal. En el lo fundamental es, por el contrario, la especificacin orientada con miras a constatar si un candidato posee los requisitos mnimos exigidos para desempear el puesto satisfactoriamente.

Reclutamiento

El anlisis de puesto proporciona informacin sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educacin, capacitacin, experiencia laboral), as como los atributos personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad, intereses) para desempear esas actividades. Esta descripcin del puesto e informacin de la especificacin del puesto son la base sobre la que se decide qu tipo de personas se reclutan y se contratan. El anlisis de puestos ayuda en la elaboracin de los anuncios, la demarcacin del mercado de mano de obra, la eleccin de dnde deber realizarse el reclutamiento de personal, siendo la base principal de este.

Perfiles de Seleccin

Los perfiles de seleccin de personal son determinados dentro de la descripcin y anlisis de puestos, los cuales definen los perfiles requeridos de los ocupantes de cada uno de los cargos, de acuerdo a estos son aplicadas las pruebas de seleccin de personal.3. El anlisis formulado con miras al adiestramiento del trabajador. Se pone nfasis especial en el como deben hacerse las operaciones, y se procura establecer grados en las cualidades que se requieren en un puesto, en consonancia con los sistemas que emplean para clasificar las que posean los individuos que vamos ha adiestrar. Actividades del Puesto:

Primero se obtiene informacin sobre las actividades reales de trabajo desempeadas, tales como limpieza, codificar, galvanizar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indica tambin como, por qu y cundo un trabajador desempea cada actividad. El realizar una descripcin y anlisis de puestos sirve de gua para el trabajo de los supervisores con sus subordinados y tambin a los empleados para el desempeo de sus funciones.

Asegurar la Asignacin Completa de Responsabilidades

El anlisis de puestos tambin es til para asegurar que todas las actividades que se deben realizar estn en efecto asignadas a las posiciones especficas.

Por ejemplo, al analizar el puesto actual del gerente de produccin de una compaa, podra encontrarse que se reporta asimismo como responsable de dos docenas ms de tareas especficas que incluyen la implantacin de los programas semanales de produccin, la compra de materias primas y la supervisin de las actividades diarias de cada uno de sus supervisores de lnea. Sin embargo, hace falta alguna referencia al manejo de la materia prima o los inventarios del producto terminado. Al proseguir la investigacin se encontrar que ninguna de las otras personas de manufactura es responsable de la administracin de los inventarios.

Capacitacin

Al determinarse los perfiles de cada uno de los puestos dentro de la organizacin, tambin se definen las aptitudes y requisitos intelectuales necesarios para los mismos, mediante estos ltimos la organizacin estar en posibilidad de reforzar y actualizar el grado

de conocimiento y aptitudes de los empleados de acuerdo a las exigencias de su cargo y de su medio ambiente mediante la capacitacin a su personal.4. el que se estructura con la finalidad de servir ala valuacin de puestos. Suele ser el mas amplio y preciso, pero en el que toman en cuenta solo los elementos que pueden encontrarse en todos lo s puestos de una empresa. Para fines de :

Criterios de Evaluacin y Desempeo

La evaluacin del desempeo consiste en comparar el desempeo real de cada empleado con el rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante el anlisis de puesto que los ingenieros industriales y otros expertos determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas especficas que Instrucciones bsicas realizar, por medio los cuales se valora al empleado de ese puesto. El anlisis y descripcin de puestos considera muy importante estimular la Experiencia bsica anterior Adaptabilidad al cargo motivacin del personal, de esta forma facilitar la evaluacin de desempeo y verificar el mrito funcional de cada uno de ellos. A. Requisitos 4. Iniciativa necesaria Intelectuales Aptitudes necesarias 1. Esfuerzo fsico necesario 2. Concentracin visual Destreza o habilidad 4. Complexin fsica necesaria Supervisin de personal Material, herramienta o equipo Dinero, ttulos o documentos Contactos, internos y externos Informacin confidencial 1. Ambiente de trabajo 2. Riesgo.

B. Requisitos Fsicos 2.3 ESTRUCTURA DEL ANALISIS DE PUESTO

Factores de Especificacin

C. Responsabilidad por

D. Condiciones de trabajo

2.4. ETAPAS EN EL ANALISIS DEL PUESTOUn programa de anlisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas: Etapa de planeacin Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de puestos; es casi una fase de oficina y de laboratorio. La planeacin del anlisis de puestos requiere algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la situacin en que se encuentre la definicin de los puestos en la empresa. Los pasos de la planeacin son:

1.

Determinacin de los puestos que van a describirse, examinarse e incluirse en el programa de anlisis, sus caractersticas, su naturaleza, su tipologa, etc.

2.

Elaboracin del organigrama de puestos y de la posicin respectiva de los puestos en el organigrama. Al colocarse un puesto en el organigrama de trabajo, se obtienen los aspectos que siguen.

3.

Elaboracin del cronograma de trabajo, especificando por dnde se iniciar el programa de anlisis, el cual podr comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o viceversa; o empezar en las intermedias. En vez de esa secuencia horizontal, podr comenzar por un rea de la empresa y pasar posteriormente a otra, y as sucesivamente, en una secuencia vertical.

4.

Eleccin del (de los) mtodo(s) de anlisis que va(n) a aplicarse. Los mtodos ms adecuados se escogen segn la naturaleza y las caractersticas de los puestos que han de analizarse. Por lo general, se eligen varios mtodos de anlisis, pues los puestos difcilmente presentan naturaleza y caractersticas semejantes. La eleccin recaer en los mtodos que presenten las mayores ventajas o, al menos, las menores desventajas en funcin de los puestos que van a analizarse.

5.

Seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn en el anlisis, sobre la base de dos criterios.

a)

Criterio de generalidad: los factores de especificaciones deben estar, de alguna manera, presentes en la totalidad de los puestos que se analizarn o, al menos, en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las caractersticas ideales de los ocupantes; por debajo de ese porcentaje, el factor desaparece y deja de ser adecuado para la comparacin.

b)

Criterio de variedad o diversidad: los factores de especificaciones deben variar segn el puesto, es decir, no pueden ser constantes o uniformes; el factor de instruccin bsica necesaria, por ejemplo, responde al criterio de generalidad, pues todos los puestos exigen cierto nivel de instruccin o escolaridad, y tambin responde al criterio de diversidad, ya que todos los puestos requieren grados diferentes de escolaridad, desde la primaria, incompleta o completa, hasta la educacin superior.

Para satisfacer el principio de generalidad, los puestos se distribuyen generalmente en varios sistemas: puestos de supervisin, por meses. por horas, etc., porque son pocos los factores de especificaciones que logran cubrir el amplio espectro de caractersticas de la variedad de puestos que existen en la empresa.

6.

Dimensionamiento de los factores de especificaciones. Determinar su puesto o lmite de variacin (amplitud de variacin) dentro del conjunto de puestos que se pretende analizar. La amplitud de variacin corresponde a la distancia comprendida entre el lmite inferior (mnimo) y el limite superior (mximo) que un factor puede abarcar con relacin a un conjunto de puestos. Un factor se dimensiona slo para adaptar el instrumento de medida que l realmente es en relacin con el objetivo que se pretende medir. En lo fundamental, los factores de especificaciones constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un puesto. Se hace necesario dimensionarlos para establecer qu segmento de su totalidad servir para analizar determinado conjunto de puestos. El factor de especificaciones educacin bsica necesaria, por ejemplo, cuando se aplica a puestos por horas no calificados, podr tener un lmite inferior (alfabetizacin) y uno superior (educacin primaria completa) diferentes de

cuando se aplica a puestos de supervisin. En este caso, el limite inferior (educacin primaria completa) y el superior (educacin superior completa) son bastante elevados.

7.

Gradacin de los factores de especificaciones. Consiste en transformarlos de variable continua (que puede asignrsele cualquier valor a lo largo de su amplitud de variacin) en variable discreta o discontinua (que pueden asignrsele slo determinados valores que representan segmentos o franjas de su amplitud de variacin). Un factor de especificaciones se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. Por lo general, el nmero de grados de un factor de especificaciones se sita entre 4, 5 6. En consecuencia, cada factor podr tener soto 4, 5 6 grados de variacin, en vez de poseer n valores continuos.

Etapa de preparacin En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo. 1. 2. 3. 4. Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de puestos que conformarn el equipo de trabajo. Preparacin del material de trabajo. Disposicin del ambiente (informes a la direccin, gerencia, supervisin y a todo el personal incluido en el programa de anlisis de puestos) Recoleccin previa de datos (nombres de los ocupantes de los puestos; elaborar una relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos).

La etapa de preparacin puede ser simultnea a la etapa de planeacin.

Etapa de ejecucin En esta fase se recolectan los datos relativos a los puestos que van a analizarse y se redacta el anlisis. 1. Recoleccin de los datos sobre los puestos mediante el (los) mtodo(s) de anlisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato) 2. 3. 4. 5. 6. Seleccin de los datos obtenidos. Redaccin provisional del anlisis, hecha por el analista de puesto. Presentacin de la redaccin provisional al supervisor inmediato, para que que la rectifique o ratifique. Redaccin definitiva del anlisis de puesto. Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis del puesto, para la aprobacin (ante el comit de puestos y salarios o al ejecutivo o al organismo responsable en la empresa).

Planeacin

Preparacin y ejecucin

Uso de la informacin

Conocimiento general de la organizacin y del trabajo que se lleva a

Identificacin del puesto

cabo.

Desarrollo del cuestionari o

Descripcin de puestos Obtencin De datosespecificacin

de vacantes Niveles de desempeo

Informe sobre recursos humanos

Aplicacin.-

Los seis pasos para realizar un anlisis de puestos son:

Paso 1

Determine el uso de la informacin del anlisis de puesto. Empiece por identificar el uso que dar al informacin, ya que esos determinar el tipo de datos que se rena y la tcnica que utilice para hacerlo.

Algunas tcnicas como entrevistar a los empleados y preguntarles en qu consiste el puesto y cules son sus responsabilidades son tiles para redactar las descripciones de puestos y seleccionar los empleados. Otras tcnicas de anlisis de puestos como el cuestionario de anlisis de posicin que se describe posteriormente no proporcionan la informacin especfica para descripciones de puestos, pero proporcionan clasificaciones numricas para cada puesto, que se pueden utilizar para compararlos con propsitos de compensaciones. Por tanto su primer paso es determinar el uso de informacin del anlisis de puestos. Entonces podr decidir cmo reunir informacin.

Paso 2

Rena una informacin previa. A continuacin, es necesario revisar informacin previa disponible, como organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puestos. Los organigramas muestran la forma en que el puesto en cuestin se relaciona con otras posiciones y cuales su lugar en la organizacin. En el organigrama de identificar el ttulo de cada posicin y, por medio de las lneas que las conectan, de demostrar quin reporta a quin y con quien se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.

Un diagrama de proceso permite una comprensin ms detallada del flujo de trabajo que en la que se puede obtener del organigrama. En su forma ms simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado. En este caso, por ejemplo, se espera que el empleado de control de inventario y recibe inventario de los proveedores, tome las solicitudes de inventario de los dos gerentes de planta y proporcione en lo que le solicitan a estos gerentes, as como la informacin del estado de los inventarios actuales.

La descripcin del puesto con consecuente, si existe, puede ser un buen punto a partir del cual podra preparar una descripcin revisada del puesto.

Paso 3

Seleccione posiciones representativas para analizarlas. Esto es necesario cuando a muchos puestos similares por analizar y toma demasiado tiempo el anlisis del puesto por ejemplo las posiciones de todos los trabajadores de ensamble.

Paso 4

Rena informacin del anlisis de puesto. El siguiente paso es analizar realmente el puesto obtenido los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requera a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o ms tcnicas de anlisis del puestos.

Paso 5

Revise la informacin con los participantes. El anlisis del puesto ofrece informacin sobre la a la naturaleza y funciones del puesto. Este informacin debe ser verificada con el trabajador que no desempea y un superior inmediato. Edificar la informacin ayudar a determinar si es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos involucrados. Este paso de revisin puede ayudarle a obtener la aceptacin del ocupante del puesto de los datos del anlisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripcin de las actividades que realiza.

Paso 6

Elabor una descripcin y especificacin del puesto. En la mayora de los casos, una descripcin y especificacin de un puesto son dos resultados concretos del anlisis de la oposicin. La descripcin del puesto es una relacin por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, as como de sus caractersticas importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La

especificacin del puesto resume las cualidades personales, caractersticas, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo, y podra ser un documento separado o parte de la misma descripcin del puesto 3. DESCRIPCIN DE PUESTOS 3.1 Concepto.La descripcin de puestos de trabajo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que a la vez lo diferencian de los dems cargos dentro de la empresa. Es el proceso de estructuracin del trabajo y de la asignacin de las actividades de trabajo concretas de un individuo o grupo de individuos para alcanzar determinados objetivos de la organizacin.

3.2 Nociones bsicas para una descripcin de puestos.-

Para poder realizar la descripcin de puestos es importante considerar algunas nociones fundamentales.

Micromovimiento : Es la unidad ms simple de trabajo, es un elemento muy elemental, como el que se hace para alcanzar,

agarrar, colocar o soltar un objeto. Elemento : Es la agrupacin de dos o ms micro movimientos, un elemento puede ser considerado una entidad completa,

como el de transportar, colocar, levantar un artculo. Tarea : Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo, hace referencia a cargos simple y rutinarios

(trabajos por horas, obreros). Es una agrupacin de elementos.

Atribucin : Conjunto de actividades individuales de una persona que ocupa un cargo, se refiere a aquellos cargos en los que

se ejecutan actividades ms diferenciadas (trabajos por meses, o los funcionarios). Funcin : Es el conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones(cargos por meses) que la persona que ocupa un cargo

realiza en forma sistemtica y reiterada, o bien cuando un individuo desempea una funcin transitoria o definitiva. Son tareas relacionadas entre s. Cargo : Es el conjunto de tareas con posicin definida dentro de la estructura organizacional u organigrama. Esto implica

definir cuatro aspectos: o o o o Nivel Jerrquico. rea o Departamento en el que se localiza el cargo. Superior Jerrquico (ante quien responde). Subordinados sobre quien (es) ejerce autoridad. Puesto de Trabajo : Es la agrupacin de cargos idnticos en cuanto a sus tareas y responsabilidades principales o

significativas y lo bastante parecidos para justificar su inclusin en un nico anlisis. Puede haber una o varias personas que ocupen el mismo puesto de trabajo. Ocupacin : Agrupacin de puestos de trabajo o clases de puestos de trabajo

semejantes

.

3.3 Elementos de la descripcin de puestos

3.3.1 identificacin de puesto

La descripcin de puestos est orientada hacia el contenido de los cargos y a sus aspectos intrnsecos. Debe identificar, describir y especificar los cargos con base a ciertas normas, registrando sus deberes y responsabilidades, elaborando un resumen del trabajo y sealando los detalles precisos del mismo. Una descripcin es un resumen del anlisis de cargos.

Cdigo Nombre del puesto Ubicacin: seccin, departamento, y divisin a que pertenece el puesto. Jerarqua: o o A quin reporta Quin le reporta

Personas a Puesto Relaciones con otros puestos (Comunicacin) Fecha de Actualizacin Caractersticas especiales: Rgimen especial de pagos, horarios especiales. Disponibilidad para viajes, si pertenece a comits, etc.

3.3. 2. Descripcin de las funciones especficas del puesto

Es definir el puesto. Caractersticas del anlisis que lo distingue. Esta definicin debe ser clara y concisa

Se renen las caractersticas que muestre Qu se hace, Cmo se hace, Porqu se hace.

Extensin de actividades

Consiste en identificar, estudiar y comprender el lugar que el cargo ocupa en la secuencia u operacin de la que hace parte. Para lograrlo se debe:

Describir el flujo grama del rea funcional a que pertenece el cargo (procedimiento). Determinar el lugar que el cargo ocupa en el procedimiento del cual hace parte. Determinar el equipo que se emplea en el cargo y lo relativo a la aplicacin del uso de ese equipo.

Aspectos del desempeo laboral

Hace referencia a las condiciones de trabajo, tales como:

Esfuerzo fsico Esfuerzo mental Riesgos

Condiciones ambientales

3. 3.3 Especificaciones del puesto o Requisitos laborales

En esta parte debe mostrarse:

Grado de preparacin Estado civil Caractersticas especiales del ocupante Idiomas Nacionalidad Domicilio Experiencia

4. ELABORACION DEL PERFIL DEL OCUPANTE

La informacin obtenida en la descripcin del puesto nos permitir deducir las exigencias y requisitos de la persona que debe cubrir el puesto o lo que es lo mismo obtener el perfil del candidato idneo

Definicin y proceso de elaboracin de perfil de cada puesto PERFIL DE PUESTOS La elaboracin del perfil del puesto es el proceso que permite identificar las aptitudes, cualidades y capacidades que, conforme a su descripcin, son fundamentales para la ocupacin y desempeo del mismo. Los especialistas debern elaborar el perfil de cada puesto, tomando en cuenta los siguientes elementos: a) Escolaridad y/o reas de conocimiento: El nivel, grado y/o rea de estudios requerido para alcanzar los objetivos especficos del puesto.

b) Experiencia laboral: Conocimientos y habilidades previamente adquiridos en el desarrollo de funciones vinculadas o afines al puesto y que son necesarios en funcin de los objetivos especficos del puesto. c) Condiciones de trabajo: Requerimientos especficos para el desempeo del puesto, tales como, disponibilidad para viajar o laborar en horarios, lugares o bajo situaciones especiales de acuerdo con las funciones del puesto. d) Capacidades: Los conocimientos, habilidades, actitudes y valores expresados en comportamientos requeridos para el desempeo del puesto, se identificarn por su denominacin y se describirn de manera general. En tratndose de los puestos sujetos al Servicio Profesional de Carrera, la identificacin de dichas capacidades se realizar de conformidad con los Lineamientos que para tal efecto se emitan, toda vez que las referidas capacidades son la base para el ingreso, certificacin y permanencia del ocupante del puesto.

PERFIL DEL CARGO (COMO UN CASO APLICATIVO)

CARGO: Jefe de Cajas

DEPENDENCIA DIRECTA: Administrador

SUPERVISIN SOBRE: Controles Cajas, cajeras, Encargadas de Custodia, Empaquetadores.

FINALIDAD DEL CARGO: Organizar las actividades y recursos del rea, para el eficiente servicio al cliente.

ESTUDIOS: Enseanza media completa, de preferencia con estudios tcnicos administrativos.

DISPONIBILIDAD: no deber tener compromisos que le impidan desempearse en forma normal o deba ausentarse de su trabajo, por lo que deber gozar de excelente salud.

CARACTERSTICAS DE PERSONALIDAD: estable emocionalmente, responsable,

gran sentido de pertenencia hacia la institucin y

representantes, capaz de asumir el papel de lder (esto es tener el carisma para contar con seguidores y habilidad para educar y entregar conocimientos) aptitud para trabajar en equipo, criterio analtico para detectar problemas y darles solucin, buen manejo de relaciones interpersonales.

FUNCIONES DEL CARGO: entre otras deber, 1. 2. 3. 4. 5. Promover la buena atencin al cliente. Debe visar documentos (cheques) de acuerdo a las instrucciones impartidas para tal efecto. Es responsable de la anulacin de las boletas, debiendo verificar personalmente los motivos de dichas operaciones. Se encarga de retirar las huinchas x y z de las cajas registradoras, guardando reserva sobre las cifras de ventas. Chequea fondo prstamo de las cajeras

6. 7.

Debe efectuar al azar en forma permanente arqueos sorpresivos, y revisiones de boletas emitidas. Ser su responsabilidad mantener stock adecuado de materiales, ya sea se trate de rollos, cintas de registradoras, papel de regalo, bolsas

camisetas, etc. 8. 9. Procura el uso optimo de los materiales, educando en la utilizacin correcta de ellos. Da aviso al departamento de computacin, de cualquier anomala respecto de programas, o manutencin de equipos.

10. Responsabilizar o encargarse personalmente del cierre diario computacional de ventas. 11. Vigila dando el ejemplo, el correcto uso de los elementos de higiene y seguridad, y sus normas, as como en las materias control de calidad. 12. Comunica al Administrador de cualquier anomala que impida el normal funcionamiento de las actividades. 13. Selecciona al personal a contratar de la seccin, procurando a los individuos ms idneos para los cargos dentro de las normas legales y polticas de la empresa. 14. Velar por el entrenamiento del personal nuevo, inducindolo tanto en las materias propias generales de la familiarizacin de la empresa, sus normas, polticas, as como las labores propias del cargo del nuevo contratado, entregndole peridicamente informacin del estado de su aprendizaje mientras se encuentre en proceso de adaptacin (contrato plazo fijo). 15. Entrega su opinin al administrador sobre la renovacin de los contratos de trabajo, tomando en cuenta el desempeo y la adaptacin a las normas de los funcionarios cuestionados.

5. PROFESIOGRAMA Elaboracin del perfil profesiogrfico o profesiograma.

.EL PROFESIOGRAMA, es el documento en el que se reflejan aquellas caractersticas que debe reunir un candidato que se ha de seleccionar para cubrir un puesto que previamente tendremos descrito mediante el correspondiente anlisis y descripcin del puesto. La informacin base de este instrumento se detalla en cuatro puntos:

Caractersticas especficas: En este apartado se ubicarn aquellas caractersticas que el individuo debe poseer, sealando en este caso su

existencia o su falta. Suelen incluirse en este apartado: Edad (no superior a, no inferior a), servicio militar, sexo, lugar de residencia, permiso de conducir, etc.

Conocimientos: En este apartado se reflejarn los componentes relacionados con los estudios y aprendizajes recibidos por el individuo tanto en

su fase terica (enseanzas recibidas), como en la fase prctica (experiencia profesionales). Suelen incluirse en este apartado: formacin acadmica, formacin especfica relacionada con el puesto, nivel de idiomas extranjeros, conocimientos de informtica. En cuanto a la experiencia aparecen aspectos tales como: tiempo trabajado, experiencia en puesto similar, experiencia en direccin de personas, puestos de trabajo ocupados.

Aptitudes y Rasgos de Personalidad: Aparecern en dicho apartado por un lado todas las habilidades o capacidades que el individuo debe poseer y que le posibilitarn desarrollar con eficacia el trabajo asignado, y por otro lado aquellos rasgos de personalidad que se consideran apropiados para permitir un correcto desempeo del puesto. En el apartado de aptitudes suelen aparecer: nivel de inteligencia, aptitud verbal, aptitud numrica, aptitud para las relaciones espaciales, capacidad de anlisis, capacidad de sntesis, aptitud mecnica, razonamiento abstracto, etc. En cuando a rasgos de personalidad deben aparecer los que se considera que guardan una relacin directa con el futuro desempeo del puesto de trabajo a cubrir. Aparecen aspectos tales como: control emocional, seguridad en s mismo, extroversin, introversin, creatividad, responsabilidad, liderazgo, etc.

Motivacin: Se especifican en este apartado aquellas fuerzas personales que harn que los conocimientos, experiencias, aptitudes y actitudes

que la persona posee se hagan efectivos en la realizacin del trabajo que se desarrollar. Se incluirn en este apartado las motivaciones por: salario, puesto de trabajo, empresa, oportunidades de promocin, poder, status, etc.

NIVELES DE DIFICULTAD DE LAS FUNCIONES DATOS PERSONAS

COSAS

Sintetizar Coordinar Analizar Compilar Calcular Copiar Comparar

Orientar Negociar Instruir Supervisar Entretener Persuadir Hablar-Sealizar Servir Recibir Instrucciones

Armar Trabajar con precisin Manejar-controlar Conducir-Manejar Manipular Atender Extraer

6. METODOS DE OBTENCION DE INFORMACION La obtencin de los datos para anlisis del puesto requiere por lo general de: 1. 2. 3. Un especialista de recursos humanos El ocupante del cargo Su supervisor.

1.- El especialista podra tener que observar y analizar el trabajo que se realiza y despus preparar una descripcin y especificacin del puesto.

2 y 3.-

El supervisor y el empleado participarn tambin, quizs llenando cuestionarios en los

que se visten las actividades del subordinado. Tanto supervisor como trabajador podran revisar y verificar las conclusiones del anlisis del puesto con respecto a sus actividades y deberes.

Por tanto, el anlisis de cargos suele implicar un esfuerzo comn entre especialista, el supervisor y el trabajador.

A continuacin tratamos los mtodos de obtencin de datos

6.1 Observacin Directa.La observacin directa es especialmente til en los trabajos consisten principalmente entre actividad fsica observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de lnea de ensamblaje y de contabilidad.

Por otra parte, la observacin a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental difcil de evaluar o con frecuencia se espera que el empleado particip en actividades importantes que podran ocurrir slo ocasionalmente, como una enfermera que maneja emergencias.

La observacin directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores. Ciclo es el tiempo que le llev a realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un empleado de lnea de ensamblar o 1 hora, un da o ms para trabajos complejos.

En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante el desarrollo del trabajo. Despus de acumular tanta informacin como sea posible, se entrevista al trabajador.

Es necesario alentar a la persona a que aclarar los puntos no entendidos y que explique las actividades adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado realiza su trabajo.

Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta despus de la observacin, ya que eso permite observar el empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda reducido las posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutina normal.

VENTAJAS Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se origina en una sola fuente( analista de cargos) y al hecho de que ste sea ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo. del No requiere que el ocupante cargo deje de realizar su

DESVENTAJAS Costo elevado

porque

el

analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el

mtodo sea completo. La simple observacin sin el contacto directo y verbal con el

ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para el anlisis. No se recomienda aplicarlo en

labores. Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos o repetitivos Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la frmula bsica de cargos( que hace, como lo hace, porqu lo hace).

cargos que no sean sencillos, ni repetitivos. Se aconseja que este mtodo se aplique en combinacin con otro para que el anlisis sea ms completo y preciso.

6.2 Cuestionario.-

Otro medio eficaz para obtener informacin en el anlisis del puesto es que los empleados respondan cuestionarios en los que describan los deberes, responsabilidades relacionadas con su empleo.

Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir.

El cuestionario puede ser abierto y slo pedir el empleado que describo las actividades principales o con listas de verificacin muy estructuradas. En la prctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario tpico de anlisis de puestos puede tener varias preguntas abiertas as como preguntas estructuradas.

Ventajas

Desventajas

Una forma eficaz y rpida de obtener informacin de un gran nmero de empleados. Los ocupantes del cago y sus jefes directos, pueden llenar l cuestionario,

El

desarrollo

y

revisin

del

cuestionario puede ser un proceso costoso y tardado. No se recomienda su aplicacin en cargos de bajo nivel, los cuales el ocupante interpretarlo escrito. tiene y dificultad responderlo para por

conjunta o secuencial mente; de esta manera se proporciona una visin ms amplia de su contenido adems y de d sus que .

caractersticas, participan, varias

Exige que se planee y elabore con cuidado

instancias jerrquicas Este mtodo es el ms econmico para el anlisis de cargos. Este mtodo es ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo o las actividades del ejecutivo Tiende a ser superficial o

distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

6.3 Entrevistas.Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener datos por el anlisis de puestos: VENTAJAS Los datos relativos a un cargo lo obtienen de quienes lo conocen mejor. Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas. Este mtodo es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el DESVENTAJAS Entrevistas Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprende ni acepta sus objetivos. Puede generar confusiones entre Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeen en el mismo trabajo empleado individuales con cada

opiniones y hechos. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargo no se prepara bien Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un del desarrollo conocimiento fondo del puesto que se est analizando.

anlisis, debido a la manera racional de reunir los datos. No tiene contraindicaciones, puede

para realizarla. Costo operativo elevado: Exige analistas expertos y parlisis del trabajo del ocupante del cargo

aplicarse a cualquier tipo o nivel

La entrevista grupal se emplea cuando un gran nmero de personas realiza un trabajo similar o idntico, de esta manera se obtienen rpidamente y a bajo costo datos sobre el puesto.

Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesin de grupo; si no es as, es bueno entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y responsabilidades del puesto.

Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que entrevistado entienda perfectamente la razn de la misma, ya que existe una tendencia a mal interpretar estas entrevistas como evaluaciones de eficiencia

6.4 Mtodos Mixtos.Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los mtodos anteriores, el comit debe tomar la decisin de combinarlos para hacer prctico el anlisis de puestos.

6.5 Mtodo de informes sucesivos (Bitacora del participante)

Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitcora o listas de cosas que hacen durante el da. El trabajador debe anotar cada actividad que realice.

En trminos generales los datos que rene el anlisis de cargos se concentra en el cuestionario que se disee. Los datos que debe obtener son:

1) 2) 3) 4)

Identificacin y actualizacin Deberes y responsabilidades Aptitudes humanas y condiciones de trabajo Niveles de desempeo

En forma ms ampliada, podemos ver otros datos, as: 1. Generalidad del puesto 2. Descripcin genrica de las funciones del puesto 3. Descripcin analtica de las funciones 4. Requerimientos del puesto o o o o o Escolaridad formal necesaria Conocimientos y habilidades especiales Experiencia Responsabilidad Esfuerzo, medio ambiente y riesgos Perfil del ocupante y descripcin sinttica

o Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la contestacin, entrevista, revisin y anlisis del cuestionario, as comolas fechas, lugares y telfonos.

7. OBJETIVOS DE LA DESCRIPCION Y EL ANALISIS DE PUESTOS El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) no es otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito.

La aplicacin de los resultados de la descripcin y el anlisis de puestos es muy amplia, puesto que se relaciona estrechamente con los subsistemas de la Planificacin Estratgica de Recursos Humanos, entre ellos: reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin y desarrollo del personal (necesidades y programas), organizacin y planeacin de la fuerza de trabajo, evaluacin de cargos, evaluacin de desempeo, proyectos de equipo, mtodos de trabajo, etc. Como se observa, la mayor cantidad de informacin para poder realizar estos procesos es proporcionada por el anlisis de puestos.

El anlisis y la descripcin de puestos o cargos es la Base del sistema de Recursos Humanos, el desarrollo de una estructura organizacional da como resultado puestos que tienen que ser cubiertos. El anlisis de puestos es ese procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizarn para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones de los mismos.

8. IMPORTANCIA Ayuda a la organizacin a establecer los requisitos de seleccin, los criterios para remunerar equitativamente y la base de comparacin para evaluar la competitividad externa. Es muy importante que el personal de una empresa, sea el ms idneo para el bienestar d la misma

La razn de precisar las labores de un puesto en una empresa es para saber qu deberes y responsabilidades se asocian a cada puesto. Dentro de una empresa, sea grande, mediana o chica se debe establecer la funcin de cada puesto para que no exista duplicidad en las labores dentro de la misma, o carencia de alguna de ellas por omitirlas en un puesto u omitir un puesto necesario, es decir, para conocer con toda precisin "lo que hace cada trabajador" y las aptitudes que se requieren para desempearse bien de acuerdo a la funcin que se est desempeando.

La ley no precisa las normas que rigen todas las labores, recomienda esta tarea a los contratos, pero los contratos especifican el nombre del puesto y no las actividades que se deben realizar, esta ausencia en la determinacin de las labores desencadena problemas como:

Incertidumbre en las labores de quien ocupa el puesto. Facilita que el que ocupa el puesto eluda sus responsabilidades y obligaciones. Genera discusiones sobre la forma de realizar el trabajo. Impide mejoras tcnicas y de procesos. Dificulta la determinacin de remuneraciones apropiadas.

BENEFICIOS PARA LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA: Del anlisis de puestos se puede obtener los siguientes tipos de informacin:

Base de Datos del Sistema de Recursos Humanos:

El trabajo derivado de una base de datos es esencial para el xito de un departamento de recursos humanos, especialmente en las corporaciones de tamao intermedio o grande, porque capacita profesionales del rea para tomar medidas proactivas. Si carecen de la informacin bsica, difcilmente podrn redisear un puesto, reclutar nuevos empleados, capacitar a los actuales, determinar los niveles adecuados de compensacin y llevar a cabo muchas otras funciones. La informacin sobre los diversos puestos de una empresa pueden emplearse en tres formas principales: para la descripcin de puestos, para las especificaciones de una vacante y para establecer los niveles de desempeo necesarios para una funcin determinada.

Comportamiento Humano:

Es posible reunir informacin sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicacin, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye informacin referente a las exigencias personales del puesto en trminos de gasto de energa, caminar largas distancias y otros.

Higiene y Seguridad Industrial

Los datos que se proporcionan acerca de la higiene y seguridad industrial ayudan a minimizar la insalubridad y peligrosidad comunes a cada cargo

PARA LOS TRABAJADORES: Les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es bsico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su funcin estimulante de la eficiencia y la cooperacin de los trabajadores.

PARA LOS SUPERVISORES: Les permite distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir ms apropiadamente las obligaciones que supone.

PUNTO CRTICO: La demanda de la inteligencia emocional no puede menos que subir, segn las organizaciones dependan cada vez ms de los talentos y creatividad de sus trabajadores. El incremento de las presiones competitivas y la permanente necesidad de servir mejor a los clientes aumentan el valor de las personas auto motivadas, que tienen iniciativa y deseos de esmerarse y optimismo suficiente para tomar con calma los contratiempos y obstculos.

Las empresas que sobrevivan tienen entre sus principales ingredientes una saludable dosis de inteligencia emocional .La existencia de una visin estratgica miope, tecnologas competitivas no previstas y cosas similares, pueden ser fatales apara la empresa, pero la inteligencia emocional en la empresa es un equivalente a un sistema inmunolgico, por lo que a la falta de ste, la empresa es ms vulnerable a las dems.

8. CONCLUSIONES.-

* Los datos del anlisis de puestos pueden perder precisin rpidamente La informacin desactualizada puede obstaculizar la capacidad de una organizacin para adaptarse al cambio * El conocimiento y documentacin de las funciones que desempean los ocupantes de los puestos en la Organizacin, permite establecer con mayor claridad los procesos que involucran la operacin, evitando duplicidad de funciones y buscando la eficiencia en la misma.

FORMATOS Y CASOS APLICATIVOS

CUESTIONARIO SOBRE DESCRIPCIN DE PUESTOTtulo del puesto: ____________________________________________________________ Nombre del Ocupante: _________________________________________________________ Ttulo del Puesto del Jefe Inmediato: _____________________________________________ Departamento: ________________________________________________________________

Ubicacin Organizacional:

I.

Objetivo

Principal/Propsito

:

________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________ II. Funciones y Responsabilidades: Principales reas de Responsabilidad

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ___________________

A. Relaciones Internas: ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________

B. Relaciones Externas: ________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________

C. Conocimientos de, Aptitudes para y Habilidades en: ________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________

Magnitud del Puesto:

________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________

III. Entrenamientos y Experiencia:

A. Estudios/Entrenamientos requeridos: ________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________

B. Contenido y duracin de los Entrenamientos: _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________ C. Experiencia mnima requerida para ser competente en esta posicin:

________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________ _______________________________________________________________________

IV. Condiciones Laborales:

A. Equipo utilizado: _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________

B. Trabajo fsico realizado: _______________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________C.TrabajoCintelectual/mental: _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________

V.

Comentarios Adicionales:

________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ____________________________ Firma del Empleado VI. Autorizaciones:

___________________ Jefe del Departamento Fecha

CUESTIONARIO SOBRE DESCRIPCIN DE PUESTO

INSTRUCTIVO Departamento Se refiere al departamento dentro de la Organizacin al que usted est asignado. Por ejemplo: dentro de Finanzas podra ser cuentas por pagar, cuentas por cobrar, contabilidad de costos, administracin del efectivo, etc.

Puesto Nombre de su posicin (de la misma forma en que est descrito en el Sistema de Nmina y en el Organigrama).

Objetivo Principal/Propsito - Describe el propsito general y la funcin de su posicin. (De la misma forma en que se podra redactar un anuncio pequeo en el Aviso de Ocasin)

Tareas y Responsabilidades - Agrupe las tareas de su puesto por reas de responsabilidad, y lstelas por orden de importancia (de mayor a menor). Para cada rea de responsabilidad resalte las tareas especficas que sean requeridas para realizar la actividad. (Nota: No incluir aquellas tareas que requieran menos del 5% de su tiempo, a menos que considere que sean extremadamente importantes para tener un entendimiento integral de su actividad).

Magnitud del puesto - Se refiere a la forma en que esta posicin afecta a otras dentro del departamento, fuera del departamento y/o a toda la Organizacin.

Describe la forma en que se mide el desempeo de su actividad (por ejemplo: presupuesto, indicadores financieros, nmero de

proyectos, nmero de subordinados, etc.)

Conocimientos, Aptitudes y Habilidades Resumir el tipo de conocimientos, aptitudes y habilidades que sean requeridas para realizar su trabajo. Por ejemplo: si usted estuviera en el papel de la persona que lo reclute para el puesto que usted actualmente desempea, qu aspectos generales y conocimientos de esa persona le gustara conocer para saber si desempear el trabajo exitosamente?

Condiciones Laborales Indique en forma breve el principal equipo que requiere para desempear su trabajo. Tambin indique aquellas actividades que requieran para su desarrollo un esfuerzo fsico o mental.

Comentarios Adicionales - Incluya cualquier otro aspecto de su trabajo que no haya sido cubierto en este cuestionario que considere que sea importante para tener un entendimiento completo del mismo.

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad Requerida:

Capacitacin Requerida:

Experiencia Mnima requerida para el desempeo del puesto:

Idiomas Requeridos:

Conocimientos, aptitudes y habilidades necesarias para el desempeo del puesto: