perfil de la secretaria moderna.ppt
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Perfil de una Secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza y que cumpla con las siguientes características:
- Buena presencia.- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.- Excelente redacción y ortografía.- Facilidad de expresión verbal y escrita.- Persona proactiva y organizada.- Facilidad para interactuar en grupos.
Perfil de una Secretaria
- Dominio de Microsoft Office, Internet, etc.
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Habilidades para el planeamiento,
motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo
presión.
Funciones de una Secretaria
‐ Ser puntual en todas sus actividades .
‐ Mantener discreción sobre todo lo que
respecta a la empresa.
‐ Hacer y recibir llamadas telefónicas para
tener informado a los jefes de los
compromisos y demás asuntos.
Funciones de una Secretaria
‐ Recibir e informar asuntos que tengan que
ver con el departamento correspondiente,
para que todos estén informados y
desarrollar bien el trabajo asignado.
‐ Evitar hacer comentarios innecesarios
sobre cualquier funcionario o departamentos
dentro de la empresa.
Funciones de una Secretaria
‐ Obedecer y realizar instrucciones que
sean
asignadas por su jefe.
‐ Mejora y aprendizaje continúo.
Secretaria = Confianza
‐ Una buena secretaria debe ser acreedora
de la máxima confianza.
‐ Su formación, solidez, discreción carácter,
personalidad... es clave para que exista una
relación de confianza absoluta y sea
copartícipe de las fortalezas y debilidades
de la empresa.
Secretaria = Confianza
‐ Su compromiso, fidelidad e identificación
con la empresa y las personas que la dirigen
debe ser total.
‐ Si se consigue la empatía y confianza total
entre el jefe y secretaria, se está dando un
paso de gigantes en multitud de facetas.
El tiempo es un recurso muy
valiosoPara un alto directivo (a) el tiempo
es su recurso más escaso y valioso.
Poder atender el máximo de temas
posibles y hacerlo sin estrés y en "buena
forma" es fundamental el apoyo de una
secretaria intuitiva e inteligente.
El tiempo es un recurso muy
valioso Hacer ganar tiempo a un alto directivo
es un arte y requiere una atención
permanente
y total.
Es preparar a tiempo toda la
documentación para una reunión.
Es la habilidad para cortar una visita que
se prolonga excesivamente
El tiempo es un recurso muy
valioso Es dar la excusa perfecta para llegar
media hora más tarde a una próxima
reunión
Es alquilar un servicio de habitación
durante dos horas para poder ducharse tras
un viaje de diez horas y llegar en perfectas
condiciones a una reunión importante...
El tiempo es un recurso muy
valioso Es dar la excusa perfecta por teléfono
y que el jefe no quede mal.
Es saber lo que el jefe necesita, piensa y
anticiparse a dárselo con la seguridad de no
equivocarse.
Es saber cuando tiene sed, o es mandar la
nota de agradecimiento usual.
El tiempo es un recurso muy
valioso Es vivir el día intentando cuidar cada
minuto del jefe.
Es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés
y manejando los imprevistos.
La secretaria como gestora
Una secretaria de alta dirección cada vez
que toma el teléfono tiene que transmitir la
importancia de la empresa y de su máximo
representante, con tal maestría que se
convierta en un factor de imagen, invaluable
para la empresa.
La secretaria como gestora
En otro orden de cosas, gestione
hábilmente en un vuelo de largo recorrido
un upgrade a firts class.
Se preocupe de hacer llegar tres propuestas
diferentes para una cena especial y la
reserva en la mesa más especial.
La secretaria como gestora
Se asegure de un trato personalizado en
el Hotel y de que los detalles estén
impecables en el business center.
Conseguir acelerar una entrega, gestionar
una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale
una secretaria así?
Hacer valer la autoridad de su
JefeDar seguimiento temporal y eficiente:
buenas formas, recordatorios, llamadas
antes
de la fecha...
En resumen, que sea posible que las
personas involucradas en la entrega de
información, respuestas, proyectos, etc.
cumplan en tiempo y forma con el Jefe.
Hacer valer la autoridad de su Jefe
Y de esta manera, la mente del jefe
pueda descansar y ocuparse de cosas
nuevas,
con la confianza que su secretaria da un
seguimiento y el pressing perfecto para que
se ejecuten los temas tratados y acordados.
Aprender cursos especializados
Una buena secretaria necesita
aprender tanto como el jefe.
Debe ponerse al día de todo lo que es
importante
en la empresa.
Debe familiarizarse de cosas nuevas,
aunque sean complejas llámese
nanotecnología, biotecnología o
terminología financiera especializada.
Aprender cursos especializados
Debe formarse continuamente,
hacer cursos especializados y lo debe hacer
en horarios extra, sin que afecte al normal
desarrollo de cada día.