CODIGO: P-PD-GC-002PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

VIGENCIA: 08-04-2014

PAGINA: 1 de 5

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

ISO 9001:2008

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDADP-PD-GC-002

Preparado por:Revisado por:Aprobado por:En vigor:

Nombre:

Fecha:

Firma:

1. OBJETIVO

Establecer y documentar un procedimiento para implementar auditoras internas al Sistema de Gestin de Calidad y, verificar si las actividades de calidad y los resultados relacionados cumplen con las disposiciones planificadas para determinar la efectividad del Sistema de Calidad. 2. ALCANCE

Toda auditoria que solicite el Comit de calidad puede incluir la totalidad o parte del sistema de calidad, documentacin, procesos y cualquier actividad cubierta por el sistema de FCONCRETE S.A.

3. RESPONSABLE

La responsabilidad del control corresponde al Comit de Calidad.

4. DESCRIPCION4.1. Frecuencia e importancia de Auditoras InternasSe ha establecido una frecuencia mnima de auditoras parciales, que permita auditar, al menos una vez al ao, la totalidad del Sistema de Gestin de la Calidad.Cambios significativos en la direccin, organizacin, polticas, tcnicas o tecnologas, que pueden afectar al Sistema de Gestin de la Calidad, o cambios en el sistema mismo y resultados de auditoras previas, son circunstancias tpicas que el Comit de Calidad puede considerar para solicitar una auditoria no contemplada en el plan anual.El Comit de Calidad debe tomar la decisin final respecto a: cuales son los elementos del Sistema de Gestin de la Calidad, los lugares fsicos y las actividades que se auditarn

4.2. Programa de Auditoras: programacin, seguimiento y responsabilidadesEl Comit de Calidad determina el programa de auditoras y es el responsable de cumplir el programa llenando el registro Programa de Auditoras ANEXO 1. Este programa se definir anualmente.Se realizan reuniones de seguimiento trimestrales, en las cules se analizar el programa de auditoras, se establecern los recursos necesarios para su cumplimiento y se realizarn las modificaciones que se estimen convenientes para el logro de los objetivos. En estas reuniones participar el Comit de Calidad y el grupo de auditores designado.El Programa de Auditoras ANEXO 1 se establece en el mes de Enero por lo que las reuniones de seguimiento sern en los meses de: Abril, Julio, Octubre, y en Diciembre como cierre del ciclo. Sin perjuicio de reuniones extraordinarias a las que puede citar el Comit de la Calidad o el Auditor Lder, con las cuales se podr reemplazar alguna de las reuniones de seguimiento establecidas.Una vez establecido el Programa de Auditoras ANEXO 1 este es comunicado a los trabajadores mediante correo electrnico o bien es publicado en Oficina Central.Para la aplicacin del Programa de Auditoras el Coordinador de Calidad debe asegurarse que se realicen las auditoras en los perodos estipulados o en su defecto hacer las modificaciones siempre y cuando tenga una causa justificada.

4.3. Grupo Auditor: designacin y responsabilidadesEl grupo auditor es designado por el Comit de la Calidad, verificando su calificacin de modo que cada uno de ellos sea independiente del rea auditada.Los Auditores son quines realizan las auditoras in situ, disean el Plan de Auditora F-8.2GCa-01, elaboran los listados de verificacin y los Informes de auditoras, participan de las reuniones de seguimiento del Programa de auditoras.

4.4. Auditor Lder: designacin y responsabilidades.El grupo de auditores designan al auditor lder sobre quin recae la responsabilidad de velar que los informes cumplan los requerimientos y formalidades establecidos en el Procedimiento.Adems ser el encargado de comunicar los requerimientos del Grupo de Auditores al Comit de Calidad.

4.5. Revisin preliminar de los documentos del Sistema de Calidad del auditadoComo base, para planear la auditora, el Auditor debe revisar la documentacin del SGC del rea auditada, para ver si es adecuada y cumple con los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad, y/o el modelo de gestin de calidad NCh-ISO 9001-2000.Si el resultado de esta revisin indica que la documentacin no es apropiada para cumplir dichos requisitos, se detiene la auditora hasta que el Comit de Calidad resuelva al respecto.

4.6. Proceso de AuditoriaSe debe establecer un contacto inicial con el auditado, el cul puede ser formal o informal, el propsito de este es: establecer los canales de comunicacin, proporcionar fechas y duracin propuesta de la auditora, acordar quienes sern los probables auditados. Est informacin debe quedar reflejada en el Plan de Auditora ANEXO 2.El auditor interno elabora el Plan de Auditora ANEXO 2 el que debe ser enviado al menos 2 das hbiles antes de la fecha programada para la auditora.El Plan de Auditoria ANEXO 2 debe ser lo suficientemente flexible para permitir cambios o modificaciones en el alcance de la auditora, esto mientras se realiza la actividad in situ.Los auditores deben revisar y preparar los documentos de trabajo necesarios como referencia y registros del desarrollo de la auditora, este documento es el Listado de Verificacin ANEXO 3.El auditor realiza la auditora en base al Listado de Verificacin ANEXO 3, el cual se podr modificar conforme al desarrollo de la auditora.

4.7. Realizacin de actividades In-SituReunin inicial: est se realiza antes de comenzar la auditora y participan el auditor, el jefe de departamento y los posibles auditados. En esta reunin se confirma el Plan de Auditora ANEXO 2, se proporciona un breve resumen de cmo se realizarn las actividades, se establecen los canales de comunicacin, se informan las clasificaciones de las no conformidades y se da la posibilidad al jefe de departamento y/o a los auditados de realizar consultas.Recoleccin de la evidencia: Los auditores deben recolectar evidencia a travs de entrevistas, revisin de documentos y observacin de actividades y condiciones en las reas auditadas. Deben destacarse los indicios que sugieran no conformidades, si parecen significativos, an cuando no estn en las listas de verificacin. La informacin recogida a travs de entrevistas, debe comprobarse por medio de otras fuentes independientes.El o los auditores internos, pueden durante la auditora y, con la aprobacin del auditado, hacer cambios en el plan de la auditora, para optimizar el logro de los objetivos.Hallazgos de la auditora: Los auditores deben registrar todos los hallazgos de la auditora. Una vez terminadas las actividades, los auditores deben revisar todas los hallazgos, para determinar cules deben ser informadas como no conformidades.Reunin final con el auditado: Terminadas las actividades de auditora y, antes de preparar el Informe final, el auditor debe reunirse con el responsable del rea auditada y los responsables de todas las funciones concernientes, para presentar las observaciones de la auditora, de modo de asegurar que se han comprendido claramente los resultados.

4.8. Clasificacin de HallazgosLos hallazgos se clasifican en Observaciones, No Conformidades Leves y No Conformidades Graves.Observaciones (oportunidades de mejora): sern todos los hallazgos que se consideran necesarios dejar registrados y se deben documentar en el Formulario Acciones Correctivas y Preventivas. Se tratarn de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Acciones Correctivas y/o Preventivas. Estos servirn de base para las auditoras de seguimiento.No Conformidades Leves: sern todos los hallazgos que a juicio del auditor se deban documentar en el Formulario Acciones Correctivas y Preventivas.No Conformidades Graves: sern todos los hallazgos que incumplan siempre o en forma reiterativa lo indicado en los Procedimientos del SGC y/o lo establecido en la Norma ISO 9001-2008, estos se deban documentar en el Formulario Acciones Correctivas y Preventivas.

4.9. Preparacin del informe de AuditoriaEl informe de la auditora debe ser un registro completo de la auditora, preciso, conciso y claro. Se debe utilizar el formulario Informe de Auditora ANEXO 4.El informe de auditora debe ser emitido mximo 5 das hbiles despus de realizada la auditora. El no cumplimiento de este plazo ser comunicado a Gerencia General.La revisin del Informe por parte del auditor lder se har durante su realizacin y antes de ser comunicado.Este ser enviado a los auditados y al jefe de departamento. Junto con el informe se enviarn las No Conformidades levantadas durante el proceso.

4.10. Seguimiento de la AuditoriaLas conclusiones de la auditora, incluidas en el informe, pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Estas deben ser realizadas por el auditado y/o el departamento completo en un perodo acordado. Si es necesario el auditor establecer un calendario para el seguimiento de los Hallazgos, si no lo considera necesario bastar que el auditado informe sobre las mejoras al auditor mediante correo elctrico que quedar en poder del Coordinador de Calidad junto con el informe.

5. REGISTRO

Toda la documentacin generada por las Auditoras ser archivada y controlada por el Responsable de Calidad.

6. ANEXOS

ANEXO 1: Programa Anual de Auditora Interna

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA INTERNA

FECHA DE EMISION:

COMIT DE CALIDAD

CARGO:NOMBRE:FIRMA:

REPRESENTANTE DE GERENCIA

COORDINADOR DE CALIDAD

COORDINADOR DE CALIDAD

REVISION N:

FECHA:

ASISTENTES REUNION DE SEGUIMIENTO

CARGO:NOMBRE:FIRMA:

REPRESENTANTE DE GERENCIA

COORDINADOR DE CALIDAD

COORDINADOR DE CALIDAD

AUDITOR INTERNO

ANEXO 2: Plan de AuditoriaPLAN DE AUDITORIA

AREA A AUDITAR

FECHA AUDITORIA INTERNA

HORA DE INICIO AUDITORIA INTERNA

DURACION ESTIMADA AUDITORIA INTERNA

AUDITORES INTERNOS

AUDITOR LIDER

FECHA REUNION EQUIPO AUDITOR

OBJETIVOS Y ALCANCES

PROCESOS A REVISAR

DOCUMENTACION REQUERIDA

POSIBLES ENTREVISTADOS

RESPONSABILIDADES

ANEXO 3: Listado de verificacin

ANEXO 4: Informe de Auditora Interna

Tipo de Auditora: reas auditadas: ..Fecha: Lugar:

Equipo auditor:Interlocutores:

Documentacin de referencia:

Resumen reunin previa:

Resultado / Conclusiones:

Fdo. Auditores:Fdo. Responsable rea auditada:

Fecha: Fecha: _