PIGD

PRODUCTO FINAL El estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para

sustentar de la siguiente manera:

• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la Ficha Técnica en cada carpeta, el docente establecerá los documentos que deberá archivar el estudiante.

• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha Técnica, creando o utilizando un sitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.

1. CONCEPTUALIZACIÓN

DOCUMENTO Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de

información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.

Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte

REGISTRO

Documento que presenta

resultados obtenidos o

proporciona evidencia

de Actividades

desempeñadas

LO PRINCIPAL

Garantizar:

Fácil acceso a los registros

Preservación adecuada

(Orden - Ambiente)

Verificables

No manipulables

CONTROL DE LOS REGISTROS

PARÁMETROS

RESPONSABLE DE ARCHIVAR

Persona asignada para archivar . (Quién

los archiva?)

IDENTIFICACIÓN Por tipo de registro /

área / proyecto / servicio (Cómo los

archivo?)

RECUPERACIÓN Quiénes tienen

acceso. Cuáles no tienen acceso

(Quién los consulta?)

CÓMO RECUPERAR

Alfabético / cronológico / código / consecutivo (Cómo los

consulto?)

ALMACENAMIENTO

Sitio específico donde se va a

guardar (Dónde los archivo?)

TIPO DE REGISTRO Escrito, magnético,

óptico, etc. (Cómo los registro?)

TIEMPO DE RETENCIÓN

Archivo activo:

período/año / eventos

(Cuánto los archivo?)

Por tablas de

retención documental

DISPOSICIÓN Qué hacer con el

documento después del período de conservación.

CO

NTR

OL

DE

LOS

REG

ISTR

OS

a. APROBAR ANTES

DE EMISIÓN

b. REVISAR, ACTUALIZAR Y

APROBAR CAMBIOS

c. IDENTIFICAR CAMBIOS

Y ESTADO DE REVISIÓN

d. DISTRIBUIR

DOCUMENTOS A

INTERESADOS

f. IDENT. Y CONTROL DE

DOC EXTERNOS

g. PREVENIR USO DE

OBSOLETOS E IDENTIFICARLOS

1. Quién debe aprobar los documentos?

2. Cuándo se deben revisar y actualizar los

documentos?

3. Quién debe aprobar las modificaciones?

4. Cómo se identifica la vigencia de los documentos?

5. Cómo se identifican los cambios en los

documentos? 6. Quién debe tener los documentos

vigentes?

7. Cuáles son los documentos

vigentes?

8. Cómo hacemos legibles los

documentos?

9. Cómo se identifican los documentos?

10. Cómo se identifican los documentos

externos?

11. Quién debe tener los documentos

externos vigentes?

12. Qué debemos hacer con los documentos

obsoletos?

13. Cómo se identifican los documentos

obsoletos?

2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA

Formación

1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse

2. Quién debe aplicarlos

3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,

establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de

una manera eficaz, eficiente y uniforme.

ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los

documentos las normas técnicas de archivo.

Definiciones a tener en cuenta

Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia

como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán otorgarle a estos documentos la disposición que mejor responda a sus necesidades.

Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente,

y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la Unidad , que son los documentos obligatorios de origen externo.

Definiciones a tener en cuenta

Clasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones documentales acorde con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora .

Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de

valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos.

Eliminación de documentos: destrucción de documentos que

han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y no tienen valor histórico.

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y digital

•Permite gestionar de manera óptima los documentos

•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico o digital

•Permite determinar el período de manejo del documento

FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES

PROYECTO INTEGRADOR

INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CODIGO:

El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la actividad)

Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe aparecer en la ficha.

NOMBRE DEL

DOCUMENTO:

El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la carpeta física y digital)

Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB, Consulta Bibliográfica, Recorte periódico, etc.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

FORMATO FICHA TECNICA



PROYECTO INTEGRADOR


Nombre

Estudiante:

Programa:

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR TIEMPO DE

RETENCIÓN MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL



PROYECTO INTEGRADOR


ALMACENAMIENTO:

El estudiante deberá indicar el lugar físico de archivo de los documentos.

Ejemplo:

Para archivo físico: archivador horizontal (H), vertical (V), lateral (L).

Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro) El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento (tiempo que debe conservar su documento en el archivo) Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A), 6 meses (6m) u otro.

El estudiante deberá indicar el medio en que ha archivado el documento.

Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD, Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)

ESTADO:

El estudiante deberá indicar el estado en que conservará el archivo.

Marcar con una X si es: Original, Copia, Digital.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.




PROYECTO INTEGRADOR


Nombre

Estudiante:

Programa:






PROYECTO INTEGRADOR


RECUPERACIÓN:

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.

Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM), Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto (ASU).

DISPOSICIÓN:

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la Tipología de Disposición de los documentos archivados.

Ejemplo: Conservación Total (CT), Selección (SL), Eliminación (EL)

CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.




PROYECTO INTEGRADOR


Nombre

Estudiante:

Programa:




3. ORGANIZACIÓN FISICA

1

2

3

A

INFORME DE GESTIÓN

PLAN DE DESARROLLO

RESOLUCIONES DE DECANATURA

DE ESTUDIANTES

DE MANEJO PRESUPUESTAL

DE PESONAL DOCENTE

2009

2010

2011

2012

ORGANIZACIÓN FISICA

ORGANIZACIÓN FISICA Relación de Series y Subseries por Gaveta

ACTAS

COMITÉ DE ARCHIVO U.N.

COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.

ASESORÍAS

INTERNAS

EXTERNAS

INFORMES

DE GESTIÓN

INTERNOS

PROYECTOS DE ARCHIVO

CORRESPONDENCIA

INTERNA: Recibida, Enviada

EXTERNA: Recibida, Enviada

INVENTARIO DOCUMENTAL

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Es el registro de la documentación producida.

En las unidades de gestión se utiliza para la transferencia al archivo central y eliminación de series o tipos documentales según formatos de aplicación

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (Ley General de Archivos 594/00)

En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión al central y, finalmente, al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por el archivo.

RECOMENDACIONES

•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.

•Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados (ganchos plásticos, carpetas no perforadas)

•Evitar el uso de máquinas perforadoras

•Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de marca sobre el documento original

•Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios destinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinos anexándolo al documento que se conserva en la oficina

(Ley General de Archivos 594/00 )

•No humedecer las yemas de los dedos

•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben documentos

•No colocar los documentos en el piso

•Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos

•No manipular los documentos más de lo necesario

•No se debe empastar ni legajar la documentación.

RECOMENDACIONES

• No guardar documentación que llegue por fax si es importante se debe sacar copia.

• No exponer los documentos a la luz.

• No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado.

• Evitar el contacto con todo tipo de material metálico directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario hacerlo así:

RECOMENDACIONES

4. Programa de Gestión Documental (PGD) a. Producción

documental

b. Recepción de documentos

c. Distribución de documentos

d. Trámite de documentos

e. Organización de documentos

f. Consulta de documentos

g. Conservación de documentos


i. Disposición final de

documentos

h. Ciclo de vida de documentos

a. Producción documental

• Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones

propias de cada entidad o dependencia.

• Define formatos y medios de producción.

• Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos).

• Se encarga de la normalización de la producción documental.

b. Recepción de documentos

Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar

para la admisión de los documentos que son remitidos por una

persona natural o jurídica.

Actividades:

Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional,

correo electrónico, página web, otros.

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y registro

c. Distribución de documentos

Actividades tendentes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario.

Actividades:

Distribución de documentos externos/ internos

Envío y distribución de documentos a destinatarios

d. Trámite de documentos

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa.

Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámite

oportuno de las comunicaciones.

ACTIVIDADES:

Recepción de solicitud o trámite

Preparación y envío de respuesta

e. Organización de documentos Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los

documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

ACTIVIDADES:

Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)

Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)

Descripción documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Descripción

1. Área de identificación

2. Área de contexto

3. Área de contenido y estructura

4. Área de condiciones de acceso y uso

5. Área de documentación asociada

6. Área de notas

7. Área de control de la descripción.

f. Consulta de documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin

de conocer la información que contienen.

ACTIVIDADES:

1. Formulación de la consulta

2. Estrategia de búsqueda

3. Respuesta a consulta


Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos de una institución, como parte

integral de los procesos archivísticos

ACTIVIDADES:

Protección de los documentos

Suministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamiento

de información

Implantación de un Sistema Integrado de Conservación

h. Ciclo de vida de documentos

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

i. Disposición final de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con

miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación

conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental

y/o Tablas de Valoración Documental.

ACTIVIDADES:

Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc).

Selección documental (selección para conservación total)

Digitalización/ microfilmación

Destrucción de la documentación (acta expurgo)

5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Esquema general de requisitos

Explicación de requisitos por etapas de gestión

Requisitos de un SGD por etapas

a. CAPTURA E IMPORTACIÓN

b. INDEXACIÓN, CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

c. CONSULTAS Y PRESENTACIÓN

d. GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN

e. PERSONALIZACIÓN Y COLABORACIÓN

f. SEGURIDAD, CONTROL Y

AUTENTICACIÓN

g. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN

a. Captura e importación

Obtención de documentos

Elementos del proceso:

Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…)

Importación masiva

Formatos soportados

Digitalización (escáneres, conexión, ...)

OCR/ ICR:

OCR básico: reconocimiento textos

Tratamiento de imagen y marcas

Procesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…)

ICR avanzado (reconocimiento no estructurado)

Agregación de contenidos (importación Bases de Datos)

b. Indexación, clasificación y organización

Metadatos, tipologías y árbol de carpetas


Metadatos automáticos

Indexación de metadatos (manual)

Diccionarios y tesauros

Clasificación de documentos:

Tipologías

Ubicación de documentos

Carpetas y subcarpetas

c. Consultas y presentación

Navegación por carpetas o tipos

Búsquedas:

Sencillas

Avanzadas (en metadatos o en ficheros)

Visualización de documentos


Frontend (navegador, escritorio, móvil, …)

Sitios web (vistas)

Visualizadores on-line

Descarga

Ficha de contenidos

Impresión

d. Gestión y distribución

Trabajo con los contenidos


Gestión de usuarios, roles y organizaciones

Entradas/ salidas (control de existencia)

Gestión de versiones y bloqueos

Gestión de expedientes (carpetas estructuradas)

Envío, notificación, listados, volcados, …

Exportación masiva

Workflow/ procesos de negocio

Gestión de otros contenidos (formularios, págs. web,…)

Estadísticas e Informes (reporting)

e. Personalización y colaboración

Preferencias personales:

Diseño gráfico

Configuraciones de listados, pantallas, etc.

Configuración de menús

Localización e idiomas:

Idioma de la interfaz

Traducción de los contenidos

Moneda, formatos, etc.

Suscripción a contenidos:

“Mis documentos”

“Mis novedades”

Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”)

“Mis tareas”

Colaboración empresarial: redes sociales corporativas

f. Seguridad, control y autenticidad

Seguridad del acceso y los contenidos


Autenticación (login)

Firmas digitales (servidor vs. cliente)

Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …)

Protección de ficheros (encriptación, permisos, …)

Permisos de acceso y acción

Gestión de “records” o evidencias

Bloqueos temporales

Cierres

Cierres especiales (certificados)

Retención y disposición. Destrucción de records

Niveles de seguridad

Auditoría de accesos y acciones

g. Almacenamiento y conservación

Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos

del proceso:

Copias de seguridad (política de backups)

Encriptación de datos

Arquitectura de sistemas

Hardware de almacenamiento

Formatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)

6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE

GESTION DOCUMENTAL

a. Perfil de organizaciones interesadas

b. Subsectores sensibles

c. Planificación de un proyecto de gestión documental

d. Ejemplo de un ruta de toma de datos

a. Perfil de los clientes interesados

* Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados).

* Varias sedes/ oficinas.

* Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.)

* Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)

* Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.

* Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO)

* Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.)

* Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de

información, plazos de conservación, etc.)

* Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs,

etc.)

b. Subsectores más sensibles

Inmobiliarias, constructoras, ....

Fabricantes de equipos, tecnología, …

Transporte, logística, ….

Distribución (alimentación, componentes, …)

Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …

Seguros, finanzas, bancos, …

Servicios especializados, centros I+D, …

Consultoras, asesorías, ….

Administraciones públicas (e-Administración)

Recomendaciones básicas

•Requiere consultoría Archivística

• Inicio con piloto monodepartamental

• Integración con resto de Sistema de Información

ADMINISTRACIÓN Y GRAN EMPRESA

•> 25 empleados

•Departamento de Sistemas

•Experiencia en implantaciones previas de software de gestión

MEDIANA EMPRESA

•< 25 empleados

•Sin responsable directo de Sistemas

• Inicio con SaaS (software en la nube)

PEQUEÑA EMPRESA

c. Implantación de productos

Se recomienda análisis y consultoría documental previa:

1. Revisión de la licencia/ selección productos

2. Análisis y toma de datos

3. Instalación

4. Parametrización y diseño

5. Desarrollos a medida (opcional, mín.)

6. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)

7. Documentación y formación

d. Ruta de toma de datos

01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADAS

Número de sitios e identificación de los mismos

Configuración acceso a sitios (formulario)

Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL)

Definir pestañas (grupos de menús, entradas después)

02 USUARIOS

Tipos de usuarios

Grupos de usuarios

Forma autenticación (login)

03 ORGANIZACIONES

Tipos de organizaciones

Grupos de organizaciones

04 ROLES Y PERMISOS

Roles principales

Preconfiguración de permisos a roles principales

05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOS

Esquemas de metadatos x entidad

Campos de metadatos x esquema

Propiedades de cada campo

Listas maestras

06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN

Estructura inicial del repositorio

Bandejas de entrada?

Carpetas personales?

07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOS

Jerarquía y estructura inicial de tipos

Tiene versiones?

Tiene relaciones?

Restricción de acciones?

08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA

Tiene registro de entrada y salida?

Requisitos de generación de códigos

Tiene impresión de etiquetas?

Tiene importador de anexos?

09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTES

Tiene expedientes?

Tipos de expediente iniciales (estructura)

Tiene relaciones?

Restricción de acciones?

10 DICCIONARIO

Tiene diccionario?

Existe un tesauro en la organización para importar?

11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOS

Campos buscables

Ocultación de campos

Tipo visualización resultados contenidos no accesibles?

Búsqueda en anexos habilitada?

12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOS

Tiene records?

Tiene cierres de carpetas y expedientes?

Tipos documentales a proteger

13 FORMULARIOS

Tiene formularios?

Diseño de formularios iniciales y plantillas

14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTES

Tiene workflow editable?

Tiene tareas pendientes?

Definición y diseño de workflows iniciales

d. Ruta de toma de datos

15 MENÚ PERSONAL

Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)?

Configuración del menú personal

Tiene Mis búsquedas?

16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Requiere emisión de facturas?

Requiere recepción de facturas? Formato facturae?

Requiere eFactura homologada 2.0?

17 INTEGRACIONES BÁSICAS

Preparación de accesos directos

Configuración del single sign-on (LDAP)

Requiere acceso a webservices?

18 DATOS PARA LA INSTALACIÓN

Características servidor

Almacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)?

Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras?

Aspectos de seguridad y política de backups?

Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…)

PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…)

Acceso a sistemas para mantenimiento?

19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓN

A CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA

Datos del cliente

Datos de la instalación + comunicaciones

Generador de códigos x entidad

Formularios de parametrización

B LOCALIZACIÓN E IDIOMAS

Definir idioma por defecto de Abox

Seleccionar o definir idiomas disponibles

Localización de términos de la interfaz (si procede)

Tiene contenidos traducibles?

C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑO

Logotipos y estilos x sitio

Imágenes de cabecera y fondos x sitio

Plantillas de mail + notificaciones

D CARGAS DE DATOS INICIALES

Manuales

Definición y carga de menús x sitios

Tipos x entidad

Metadatos

Ajuste fino de permisos x roles

Exportación/ importación

Preparación de plantillas para importación del cliente

Importación de usuarios

Importación de organizaciones

Importación de carpetas

Importación de expedientes

Importación de documentos

Importación inicial de palabras clave

20 DISPOSITIVOS DE CAPTURA

Dispone de captura externa?

Dispone de HotOffice?

Dispone de HotPrinter?

Configuración HotMailbox

Configuración HotFolder

Configuración HotScan

Tiene OCR/ ICR externo? Cuál?

Para cada aspecto:

1) Si están disponibles/ contratados?

2) Si se necesitan?

3) Cuáles son, si procede?

4) Si son gestionables por el cliente final?

5) Si aplican restricciones? Cuáles?

PIGD

Documents

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