PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y ...“N DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA 4. MECANISMOS...

CORPORACIÓN DE LA INDUSTRIA AERONÁUTICA COLOMBIANA S.A. MANTENIMIENTO Y DESARROLLO AERONÁUTICO

CDF-010 (UAEAC) - CCI-061 (UAEAC) – REPAIR STATION 032Y (FAA) - NIT. 899.999.278-1

Av. Calle 26 No.103 - 08 Entrada 1 Interior 2 Conmutador 492 61 60 Línea Gratuita de Atención al Cliente: 018000122422 www.ciac.gov.co - E-mail: [email protected] Bogotá, D.C. Colombia

2018

PLAN

ANTICORRUPCIÓN Y

DE ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA CIAC S.A.

Revisión 2

http://www.ciac.gov.co/

mailto:[email protected]




CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD

OBJETO Y ALCANCE

COMPONENTES DEL PLAN

1. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS CORRUPCIÓN

2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES

3. RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. LINEAMIENTOS GENERALES

PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS

5. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

6. INICIATIVAS ADICIONALES

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO

ANEXO: MAPA DE RIESGOS POR CORRUPCIÓN






INTRODUCCIÓN

En concordancia con lo establecido en el Documento CONPES 3654 de 2010 “Política de Rendición de

Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos” y en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011

“Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y

sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, el Decreto 2641 de 2012

“Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011” y el Decreto 124 de 2016 “Por el

cual se sustituye el Título IV de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” junto con sus documentos anexos “Estrategias para la

Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – Versión 2” y “Guía para la Gestión del

Riesgo de Corrupción”; la Corporación de la Industria Aeronáutica Colombiana S.A. (CIAC S.A.) presenta su

estrategia de lucha contra la corrupción y de atención y participación ciudadana, orientada a identificar

los riesgos por corrupción, implementar la estrategia anti-trámites, dar cumplimiento a la rendición de

cuentas y establecer mecanismos para mejorar la atención al ciudadano así como los mecanismos para

garantizar la transparencia y acceso a la información pública.

Esta estrategia, denominada PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA,

integra al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el Plan de Participación Ciudadana, partiendo

de la premisa de que la Participación Ciudadana es transversal a cada uno de sus componentes y clave

para la efectividad de las acciones del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Por tal razón el componente Rendición de Cuentas pasó a denominarse Rendición de Cuentas y

Participación Ciudadana.



http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62516#0




CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD

La CIAC S.A. fue creada mediante Decreto Legislativo 1064 del 09 de mayo de 1956 con el objeto primordial

de explotar centros de reparación, mantenimiento y servicios de aviones, y posteriormente construcción

de los mismos. Luego, se convirtió en una entidad autónoma vinculada al Ministerio de Defensa Nacional

MDN) en el año de 1966 y después fue catalogada como una sociedad de Economía Mixta bajo el régimen

de Empresa Industrial y Comercial del Estado en 1971.

El posicionamiento alcanzado por parte de la CIAC S.A. como líder de la industria aeroespacial a nivel

nacional durante los últimos años es el resultado de una visión y el esfuerzo sostenido de las partes

interesadas por lograrlo. Sin embargo, su devenir no ha estado exento de obstáculos y dificultades que

lejos de desestimular su gestión se han constituido en oportunidades de mejora continua a través del re-

direccionamiento estratégico, la innovación, la adquisición progresiva de nuevas capacidades, la

implementación de estándares superiores de gestión, la optimización de los procesos, la evolución de la

cultura organizacional y el manejo del cambio a fin de sostener su ventaja competitiva e incrementar su

presencia en los mercados comercial y de seguridad y defensa.

El marco de referencia dentro del cual se desenvuelve la gestión de la Corporación corresponde al de la

industria aeroespacial, siendo importante tener en cuenta entonces que esta es altamente estratégica

para los intereses nacionales por cuanto permite a los países que la han desarrollado en un grado u otro

disponer en forma autónoma de soluciones a las necesidades en la materia, generando desarrollo

tecnológico, económico y social.

Esta es también una industria de gran complejidad que demanda un elevado nivel de competencia de las

organizaciones que la conforman requiriendo de la adopción de las mejores prácticas corporativas, la

disponibilidad de talento humano altamente calificado, la existencia de recursos (materiales y

presupuestales) y un enfoque total al cliente basado en la calidad de los productos finales (bienes y

servicios).

Sobre este último aparte es importante observar que el cliente de los productos generados por la

Corporación (bienes y servicios) corresponde esencialmente a personas naturales y jurídicas con

características y necesidades muy específicas en relación con la industria aeroespacial que la diferencian

de otras entidades del sector público en cuanto a que su oferta de valor no va dirigida al público en general.






PLATAFORMA ESTRATÉGICA CIAC S.A.

VALORES

Impulsar con excelencia el desarrollo de la industria aeroespacial colombiana

MISIÓN

La Corporación de la Industria Aeronáutica Colombiana se posicionará como una empresa de clase mundial que ofrece soluciones integrales aeroespaciales, con un talento humano calificado y comprometido, tecnología e infraestructura de punta y los más altos estándares de calidad y seguridad aérea, que garanticen la satisfacción del cliente

VISIÓN

Desarrollar, mantener e impulsar la industria aeroespacial colombiana por medio de la administración eficiente de los recursos, el comportamiento ético de su Talento Humano, el cumplimiento de los requisitos y atributos de calidad aeronáutica, la prevención de la contaminación ambiental a través de un manejo integral de los residuos convencionales y peligrosos, la integración de estrategias ambientales en el marco de la producción más limpia y la perspectiva de ciclo de vida para hacer un uso eficiente de los recursos naturales renovables y no renovables, el cumplimiento de los requisitos legales y demás aplicables que suscriba la organización y el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión de Calidad Aeronáutica garantizando la Seguridad Integral y la satisfacción del cliente

POLÍTICA INTEGRADA DE CALIDAD






PRINCIPIOS

CARACTERÍSTICAS DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

Focalización – Enfoque en el negocio

Dirigir los recursos disponibles al cumplimiento de la misión institucional. La Entidad enfoca sus metas basada en las capacidades adquiridas, con una adecuada asignación de recursos y buscando siempre la satisfacción del cliente

Comunicación y relación con el cliente

Canales de comunicación efectivos que garanticen una relación adecuada con el cliente externo e interno

Implementar la cultura de clase mundial

Ser una empresa diferenciadora en el desarrollo de la industria aeroespacial con base en los siguientes pilares: Satisfacción del cliente, capital humano calificado, liderazgo, procesos y procedimientos comparables con otras empresas de clase mundial, ventajas competitivas y tecnología de punta

Gerenciar y monitorear todas las actividades

Seguimiento permanente a los servicios prestados por la Corporación, mediante la medición indicadores de gestión por procesos y establecimiento de cuadro de mando integral como herramienta de análisis gerencial y toma de decisiones

Seguridad Integral

Prestación de un servicio seguro con altos estándares en seguridad industrial, seguridad operacional, seguridad física y salud ocupacional

Protección de las capacidades

Los sistemas de información de la Corporación deben garantizar la seguridad de la información, tanto para evitar el espionaje industrial como para garantizar la integridad de la información financiera, contable y estratégica

Innovación

Incentivar en los trabajadores la iniciativa e invención de estrategias que mejoren el desarrollo de sus actividades y generen valor agregado a la prestación de los servicios de la Entidad

Puntualidad Respeto Flexibilidad Planeación

Ser Disruptivo Ser feliz Comunicación

Asertiva






MAPA ESTRATÉGICO

MAPA DE PROCESOS






OBJETO Y ALCANCE

El presente plan tiene por objeto dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por el alto gobierno

para la construcción, aplicación y seguimiento de las estrategias para la lucha contra la corrupción y el

mejoramiento de los servicios prestados al ciudadano.

Tiene aplicabilidad a todos los procesos de la organización y cobija el actuar de todos los trabajadores y

colaboradores de la Corporación.






COMPONENTES DEL PLAN

A continuación se presentan las estrategias propuestas para todos y cada uno de los componentes del

Plan.

1. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

El modelo para gestionar los riesgos de corrupción hace parte del Sistema de Gestión Integral de la CIAC

S.A. con base en los parámetros establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) según la

Guía para la Administración del Riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y el

Decreto 1081 de 2015 “Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”.

DEFINICIONES

Causa: Medios, circunstancias, situaciones o agen-tes generadores del riesgo.

Consecuencia: Efectos generados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o un proceso de la entidad. Pueden ser entre otros, una pérdida, un daño, un perjuicio o un detrimento.

Es el “resultado” de un evento que afecta los obje-tivos

Corrupción: Uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio privado.

Gestión del Riesgo de Corrupción: Es el conjunto de “Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo” de corrup-ción.

Impacto. Son las consecuencias o efectos que puede generar la materialización del riesgo de co-rrupción en la entidad.

Mapa de Riesgos de Corrupción: Documento con la información resultante de la gestión del riesgo de corrupción.

Modelo Integrado de Planeación y de Gestión: Ins-trumento de articulación y reporte de planeación de políticas de desarrollo administrativo.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Plan que contempla la estrategia de lucha contra la corrupción que debe ser implementado por todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal.

Probabilidad: Oportunidad de ocurrencia de un riesgo. Se mide según la frecuencia (número de ve-ces en que se ha presentado el riesgo en un período determinado) o por la factibilidad (factores inter-nos o externos que pueden determinar que el riesgo se presente).

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente re-lacionadas o que interactúan para generar un valor.

Riesgos: Posibilidad de que suceda algún evento con un impacto sobre los objetivos de la entidad, pudiendo entorpecer el desarrollo de sus funcio-nes.

Riesgo de Corrupción: Posibilidad de que, por ac-ción u omisión, se use el poder para poder desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado.

Riesgo Inherente: Nivel de riesgo propio de las ac-tividades en los procesos, sin considerar las medi-das de mitigación.

Riesgo Residual: Nivel resultante del riesgo que permanece luego de tomar las medidas de tratamiento del Riesgo.






ETAPAS DE LA GESTIÓN DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

A continuación, se describen las etapas de la estrategia de la Gestión del Riesgo de Corrupción

establecidas por la CIAC S.A. para su adecuada gestión.

1. Políticas de Administración del Riesgo de Co-rrupción.

2. Construcción de los Mapas de Riesgos de Co-rrupción.

3. Consultas y Divulgación. 4. Monitoreo y Revisión. 5. Seguimiento.

1. Políticas de Administración del Riesgo de Co-rrupción

Políticas

La gestión de riesgos en la CIAC se enfoca en cada uno de los procesos y subprocesos que componen el mapa de procesos de la Corporación y hacen parte del Sistema de Gestión Integral.

Cada uno de los Jefes de Oficina, Directores y Coordinadores de Área son responsables ante la Gerencia General y los órganos de control de elaborar los mapas de riesgos, identificando los riesgos y causas que afec-tan el cumplimiento de los objetivos del proceso a su cargo, generando y cum-pliendo a cabalidad los planes de acción re-queridos que incluyan la prevención y aten-ción de los riesgos.

La metodología establecida para la elabo-ración de los Mapas de Riesgos es la defi-nida por la Oficina de Planeación, previa aprobación por parte de la Gerencia Gene-ral.

El Jefe de Control Interno es el encargado de verificar y evaluar la elaboración, visua-lización, seguimiento y control del Mapa de Riesgos de Corrupción.

Los Jefes de Oficina, Directores y Coordina-dores de área son responsables ante la Ge-rencia General ý órganos de control de re-portar a la Oficina de Planeación cualquier caso de materialización del riesgo, inclu-yendo los riesgos de corrupción.

La Oficina de Planeación lidera el proceso de construcción y publicación de los Mapa de Riesgos de Corrupción.

El documento que contempla las políticas y procedimientos de la Gestión de Riesgos debe estar disponible para consulta de to-dos los trabajadores y colaboradores.

Objetivos

Lograr un sistema de gestión de riesgos sostenible a través del autocontrol, la auto-rregulación y la autogestión.

Concientizar a los funcionarios en la nece-sidad de identificar y tratar los riesgos en todos los niveles de la Corporación con el fin de prevenir, detectar desviaciones y efectuar los correctivos necesarios para el cumplimiento de los resultados propues-tos.

Integrar la gestión de riesgos al sistema de gestión por procesos a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos planteados desde la misión y visión de la Corporación.

Estrategias

Con el fin de asegurar que las políticas se lleven a cabo y que la Gestión de Riesgos haga parte del día a día de las operaciones de la Corporación se establecen las siguientes estrategias:

1. Automatización de herramientas que per-mitan un mejor control y gestión de los riesgos.

2. Procedimientos periódicos de actualiza-ción del mapa de procesos y de las matrices de riesgos.






3. Campañas de sensibilización y concientiza-ción al personal sobre la importancia y el rol que ellos juegan en la gestión de sus riesgos.

4. Análisis, revisión y publicación de los Ma-pas de Riesgos.

5. Reportes y análisis de los riesgos materiali-zados, incluyendo planes de acción y segui-miento.

6. Seguimiento independiente por parte de la Oficina de Control Interno.

Acciones a Desarrollar para la Implementación y Efectividad de las Políticas

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Riesgos:

a. Gerente General

- Definir y aprobar los procedimientos para la gestión del riesgo.

- Recibir y evaluar los informes presentados por el área o cargo responsable de la imple-mentación y seguimiento del procedi-miento de gestión de riesgos.

- Velar por que se implementen los procedi-mientos para la adecuada administración del riesgo a que se vea expuesta la Corpo-ración en el desarrollo de su actividad.

b. Líderes o Dueños de Procesos y Subprocesos

- Identificar, analizar, evaluar y tratar los ries-gos de Corrupción que afectan los objetivos de los procesos y realizar su actualización por lo menos anualmente.

- Aplicar la metodología de Gestión de Ries-gos establecida cuando un nuevo proyecto, producto o servicio se elabore y/o se modi-fiquen los procesos o subprocesos, o se cambien los controles.

- Conocer y firmar sus mapas de riesgos in-herentes y residuales confirmando que es-tos corresponden a la situación real de la Corporación cada vez que se presenten cambios.

- Garantizar la correcta aplicación de los con-troles asociados al tratamiento de los ries-gos inherentes.

- Implementar las oportunidades de mejora-miento que se identifiquen en las activida-des de monitoreo continuo (Autocontrol, Autorregulación y Autogestión) y las activi-dades de monitoreo independiente a cargo de la Oficina de Control Interno.

- Servir de ejemplo al personal a su cargo con respecto a la aplicación de la metodología de gestión de riesgos y los controles asocia-dos.

- Reportar cada vez que se presente la mate-rialización de un riesgo a la Oficina de Pla-neación para su seguimiento y re-porte, y confirmar en caso de que no exista ningún reporte por lo menos anualmente la ausencia del mismo.

c. Oficina de Planeación, Innovación y Desarro-llo - Definir los instrumentos, metodologías y

procedimientos tendientes a que la enti-dad administre efectivamente sus riesgos.

- Apoyar a los Líderes o Dueños de Procesos y Subprocesos en la identificación, análisis, evaluación y tratamiento de los riesgos que afectan los objetivos del proceso.

- Desarrollar e implementar los diferentes reportes internos y externos relacionados con la gestión de riesgos en la Corporación.

- Monitorear el perfil de riesgo por proceso y establecer el mapa de riesgo por procesos y consolidado de la Corporación.

- Realizar el seguimiento de las medidas a adoptar por los dueños de los procesos para mantener los riesgos residuales en ni-veles aceptables.

- Desarrollar los programas de concientiza-ción a los funcionarios y colaboradores re-lacionados con la Gestión de Riesgos.

- Administrar las matrices de riesgos por procesos y realizar su publicación.






- Realizar el seguimiento permanente de los procedimientos relacionados con la Ges-tión de Riesgos y proponer sus correspon-dientes actualizaciones y modificaciones.

d. Oficina de Control Interno - Adelantar seguimiento al Mapa de Riesgos

de Corrupción con corte a 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre de cada año, du-rante los 10 primeros días hábiles de los meses de mayo, septiembre y enero, res-pectivamente. Para el seguimiento se deberán realizar en-tre otras las siguientes actividades:

1. Publicación del Mapa de Riesgos de Co-

rrupción en la página Web de la Corpo-ración.

2. Revisión de las causas. 3. Revisión de los riesgos y su evolución. 4. Aseguramiento de que los controles

sean efectivos, le apunten al riesgo y es-tén funcionando en forma oportuna y efectiva.

- Informar a los Líderes o Dueños de los Pro-cesos y Subprocesos sobre los resultados de sus auditorías.

- Publicar el seguimiento adelantado por la Oficina de Control Interno en la página Web de la entidad en un lugar de fácil ac-ceso al ciudadano.

- Hacer seguimiento a las recomendaciones generadas como resultado de las audito-rías.

2. Construcción del Mapa de Riesgos de Corrup-ción

2.1 Identificación del Riesgo de Corrupción

Se debe tener en cuenta el contexto organizacional en el cual se establecen los objetivos estratégicos de la Corporación, así como de los procesos de gestión, para comprender cómo se realiza el despliegue descendente de los objetivos a todos los niveles de la Corporación y sus Unidades de Negocio como la ruta para lograr la misión y visión.

De esta manera, se logra establecer desde el inicio que el proceso de Gestión de Riesgos debe apoyar la consecución de los objetivos estratégicos que se ha planteado la Corporación y que por lo tanto sea un medio para un fin.

La identificación de riesgos es permanente y parte de la claridad de los Objetivos Estratégicos de la Corporación y de su adecuado despliegue descendente a los objetivos de los procesos diferenciando entre el riesgo que afecta el cumplimiento de los objetivos, las causas que lo generan y sus consecuencias.

Objetivos. Señalar el objetivo del proceso al que se le identificarán los riesgos de corrupción.

Causas. Se busca determinar de manera general una serie de situaciones que por sus particularidades pueden originar prácticas corruptas. Para el efecto se utilizarán fuentes de información tales como los registros históricos o informes de años anteriores y en general toda la memoria institucional, las quejas, denuncias e investigaciones adelantadas; así como los actos de corrupción presentados en entidades similares. Consecuencias. Determinar efectos ocasionados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o procesos de la entidad. Pueden ser una pérdida, un daño, un perjuicio o un detrimento. La consecuencia se convierte en un insumo de la mayor importancia, toda vez que es la base para determinar el impacto.

Riesgos de corrupción. Identificar los riesgos de corrupción, en el entendido de que representan la posibilidad de que por acción u omisión se use el poder para desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado.

Se tendrá como criterio básico de identificación de riesgos el aporte de los trabajadores de la Corporación, especialmente de los que participan en la supervisión, diseño y/o ejecución de los respectivos procesos; a través de la ejecución de cualquiera de las siguientes técnicas, entre otras:

- Talleres






- Reuniones - Autoevaluaciones - Encuestas - Listas de verificación - Recorrido por los procesos validando sus

respectivos documentos

La identificación de riesgos se realiza a través del uso de tales técnicas, las cuales serán elegidas dependiendo del criterio y juicio experto del facilitador (Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo) con el soporte de los dueños de los procesos.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO CAUSA RIESGO CONSECUENCIAS

Es necesario que en la descripción del riesgo concurran los componentes de su definición, es decir, acción u omisión + uso del poder + desviación de la gestión de lo público + el beneficio privado, como se indica a continuación.

MATRIZ DEFINICIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO ACCIÓN Y OMISIÓN USO DEL PODER DESVIAR LA GESTIÓN DE LO PÚBLICO BENEFICIO PARTICULAR

2.2 Valoración del Riesgo de Corrupción

2.2.1 Análisis del Riesgo de Corrupción

Esta etapa tiene como principal objetivo medir el Riesgo Inherente, lo cual implica el desarrollo y la comprensión del riesgo sin considerar la existencia de controles. Este análisis incluye la evaluación de las consecuencias (impacto) negativas del riesgo y la probabilidad de que tales consecuencias puedan ocurrir con el fin de establecer la Zona de Riesgo Inicial.

Probabilidad: Es la oportunidad de ocurrencia de un evento de riesgo. Se mide según la frecuencia (número de veces en que se ha presentado el riesgo en un período determinado) o por la factibilidad (factores internos o externos que pueden determinar que el riesgo se presente).

Impacto: Son las consecuencias o efectos que puede generar la materialización del riesgo de corrupción en la Corporación.

Los criterios establecidos para valorar el riesgo de corrupción y señalados a continuación se tomaron de la Guía para la Gestión de Riesgos de la Función Pública:

Probabilidad

MEDICIÓN DE LA PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN

Rara Vez Ocurre en circunstancias excepcionales. El evento no se ha presentado en los últimos cinco (05) años.

Improbable Puede ocurrir. El evento se presentó una vez en los últimos cinco (05) años.

Posible Es posible que suceda. El evento se presentó una vez en los últimos dos (02) años.






Probable Es viable que el evento ocurra en la mayoría de los casos. El evento se presentó una vez en el último año.

Casi Seguro Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias. Es muy seguro que se presente. El evento se presentó más de una (01) vez al año.

Impacto

MEDICIÓN DEL IMPACTO DESCRIPCIÓN

Moderado Afectación parcial al proceso y a la dependencia - Genera medianas consecuencias para la entidad.

Mayor Impacto negativo de la Entidad - Genera altas consecuencias para la entidad.

Catastrófico Consecuencias desastrosas sobre el sector - Genera consecuencias desastrosas para la entidad.

Tratándose de riesgos de corrupción el impacto siempre será negativo. En este orden de ideas, no aplica la descripción de riesgos insignificante o menores. Para determinar la medición del impacto y que esta

no sea tan subjetiva y se mida según las consecuencias que pueda causar el hecho de corrupción en el cumplimiento de los fines de la Corporación se deben realizar las siguientes preguntas:

FORMATO PARA DETERMINAR EL IMPACTO

No. Pregunta: Si el riesgo de corrupción se materializa podría... Respuesta

Si No

1 ¿Afectar al grupo de funcionarios del proceso?

2 ¿Afectar el cumplimiento de metas y objetivos de la dependencia?

3 ¿Afectar el cumplimiento de misión de la Entidad?

4 ¿Afectar el cumplimiento de la misión del sector al que pertenece la Entidad?

5 ¿Generar pérdida de confianza de la Entidad, afectando su reputación?

6 ¿Generar pérdida de recursos económicos?

7 ¿Afectar la generación de los productos o la prestación de servicios?

8 ¿Dar lugar al detrimento de calidad de vida de la comunidad por la pérdida del bien o servicios o los recursos públicos?

9 ¿Generar pérdida de información de la Entidad?

10 ¿Generar intervención de los órganos de control, de la Fiscalía, u otro ente?

11 ¿Dar lugar a procesos sancionatorios?

12 ¿Dar lugar a procesos disciplinarios?

13 ¿Dar lugar a procesos fiscales?

14 ¿Dar lugar a procesos penales?

15 ¿Generar pérdida de credibilidad del sector?

16 ¿Ocasionar lesiones físicas o pérdida de vidas humanas?

17 ¿Afectar la imagen regional?






18 ¿Afectar la imagen nacional?

Total preguntas afirmativas: Total preguntas negativas:

Clasificación del Riesgo: Moderado Mayor Catastrófico Puntaje:

Respuestas:

• Responder afirmativamente de UNO a CINCO preguntas genera un impacto Moderado.

• Responder afirmativamente de SEIS a ONCE preguntas genera un impacto Mayor.

• Responder afirmativamente de DOCE a DIECIOCHO preguntas genera un impacto Catastrófico.

De acuerdo con su apetito de riesgo la Corporación ha establecido la siguiente Matriz de Intersección entre la calificación de Impacto y Probabilidad a fin de realizar la evaluación de las consecuencias negativas del riesgo y la probabilidad de que tales consecuencias puedan ocurrir y afecten el cumplimiento de los objetivos del proceso, la cual tiene una estructura no lineal y unificada para todo

los riesgos de la Corporación, incluyendo los de corrupción, para establecer un mayor peso a aquellos riesgos en los cuales aunque la probabilidad es baja su impacto para la Corporación es importante y estableciendo que no existe calificaciones bajas en zonas de riesgo, ya que no es aceptable la Corrupción en la Corporación.

RESULTADOS DE LA CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

PROBABILIDAD

PUNTAJE ZONAS DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

Casi seguro Extrema

Transferir / Mitigar Extrema


Evitar / Transferir / Mitigar

Probable Alta




Posible Alta




Improbable Moderada

Transferir / Mitigar Alto



Rara vez Moderada



Transferir / Mitigar

IMPACTO Moderado Mayor Catastrófico






Las opciones como respuesta a la evaluación de los riesgos son las siguientes:

1. Evitar el riesgo. Se decide no proceder con la actividad que tiene la posibilidad de generar riesgo. Esta circunstancia puede incrementar la importancia de otros riesgos.

2. Reducir. Actividades y medidas tendientes a re-ducir la probabilidad y/o minimizar la severidad de su impacto. Se consigue mediante la optimi-zación de los procedimientos y la implementa-ción de controles (prevención y planificación, entre otras).

3. Transferir el riesgo. Actividades y medidas ten-dientes a transferir o compartir la responsabili-dad por el manejo del riesgo (Póliza de seguro y subcontratación controlada, entre otras).

Dependiendo del nivel de riesgo, el tratamiento a seguir se muestra en el siguiente gráfico o de la decisión que tome el Líder o Dueño del Proceso con asesoramiento de la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo como mejor opción.

2.2.2 Evaluación del Riesgo de Corrupción

Su objetivo es comparar los resultados del análisis de riesgos con los controles establecidos, para determinar la zona de riesgo final.

Involucra la selección de una o más actividades de control para disminuir sus consecuencias (impacto) o la frecuencia y así establecer si el nivel de riesgo residual (después de controles) está en los niveles de aceptación por parte de la Corporación. Al seleccionar las actividades de tratamiento para los riesgos se deberá tener en cuenta lo siguiente: 1. El efecto potencial que puedan tener sobre la

importancia del riesgo y que la respuesta para el tratamiento del riesgo esté alineada con la tolerancia al riesgo de la CIAC S.A.

2. La segregación de funciones que permita que la respuesta adoptada logre la reducción prevista de la importancia del riesgo.

3. El análisis costo - beneficio de las posibles re-puestas.

Las actividades de tratamiento por parte de la Corporación para reducir o compartir un riesgo se denominan como actividades de control.






Actividades de Control. Son las políticas y procedimientos establecidos por la Alta Dirección y el personal de la Corporación para mitigar los riesgos que inciden en el cumplimiento de los objetivos del proceso y a su vez, en los Objetivos Estratégicos.

Las actividades de control se llevan a cabo en todos los niveles de la Corporación en las diferentes etapas de los procesos de negocio y en el entorno tecnológico. Según su naturaleza pueden ser preventivos o de detección y pueden abarcar una amplia gama de actividades manuales y automatizadas, tales como autorizaciones y aprobaciones, verificaciones, conciliaciones y revisiones de desempeño que deben estar integradas con una adecuada segregación de funciones.

Al momento de definir las medidas de tratamiento (actividades de control) para las causas que pueden llevar a la materialización del riesgo que afecta el cumplimiento de los objetivos del proceso, deben establecerse considerando las variables de su diseño.

La evaluación de los controles se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios:

A. Por lo adecuado de las actividades y suficien-cia del control.

a. Adecuadas. Las actividades que se desarro-llan en el control y la fuente de información utilizadas para realizar el control son ade-cuadas y suficientes para mitigar la causa que da origen al riesgo.

b. Insuficientes. Las actividades que se desa-rrollan en el control y la fuente de informa-ción utilizada son adecuadas, pero no son suficientes para mitigar la causa que da ori-gen al riesgo

c. No Adecuadas. Las actividades que se desarrollan y la fuente de información utili-zada no son adecuadas y la fuente de infor-mación utilizada es insuficiente y debería complementarse con otras actividades de control o fuentes de información.

B. Por su periodicidad

a. Adecuada. Es la periodicidad suficiente para minimizar la ocurrencia de un riesgo.

b. Inadecuada. Es la periodicidad insuficiente para minimizar la ocurrencia de un riesgo.

C. Por su oportunidad

a. Preventivo. Evitan que se materialicen los riesgos.

b. Detectivo. Identifican los eventos de riesgo en el momento en que se presentan.

c. Correctivo. Corrigen la situación una vez se ha presentado la materialización del riesgo.

D. Por su naturaleza

a. Manual. Son los que son desarrollados por una o más personas, y no requieren de sis-temas.

b. Automático. Ejercido sólo por sistemas de información.

c. Dependiente de TI. Es un control manual que para poder ejecutarse requiere de la intervención de un Sistema de Información. Por ejemplo, el análisis de un reporte de ex-cepciones o partidas pendientes de conci-liar generados por el sistema.

E. Por su asignación

a. Adecuado. El responsable de la ejecución del control tiene la autoridad y adecuada segregación de funciones que le permite evitar, detectar y reportar las excepciones y/o materialización de un riesgo.

b. Inadecuado. El responsable de la ejecución del control no tiene la autoridad o la ade-cuada segregación de funciones que le per-mite evitar, detectar y reportar las excep-ciones y/o materialización de un riesgo.

F. Por su evidencia

a. Existe. El control cuenta con las evidencias suficientes para sustentar su ejecución.






b. No Existe. El control no deja sustento de su ejecución, o las evidencias no son suficien-tes para su validación.

G. Por su documentación

a. Documentado: Control que está contenido en alguna política, norma publicada o pro-cedimiento interno de cada área.

b. No documentado: Control que se realiza con una periodicidad definida pero no está formalizado en ninguna norma.

Diseño del Control. El diseño del control se califica con base en las variables anteriores, donde a cada variable se le asigna un porcentaje como se indica a continuación.

RANGO DE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN DEL DISEÑO DEL

CONTROL CUADRANTES A DISMINUIR EN EL

MAPA ≥ 76% Fuerte 2

51≤ y ≤ 75% Moderado 1 ≤ 50% Débil 0

Fuerte. El control está bien diseñado para mitigar las causas que originan el riesgo. Moderado. El control tiene debilidades en su diseño que deben ser mejoradas pero ayuda a mitigar las causas que originan el riesgo. Débil. El control tiene debilidades significativas en su diseño para mitigar en forma adecuada la causa que origina el riesgo.

Peso de las variables total 100%

NOMBRE DE LA VARIABLE %

Actividades y Suficiencia de Control 30%

1. Adecuadas 30%

2. Insuficientes. 10%

3. No Adecuadas 0%


Tipo de Control 15%

1. Preventivo 15%

2. Detectivo 10%

3. Correctivo 5%

Naturaleza del Control 10%

1. Automático 10%

2. Dependiente de TI. 7%

3. Manual. 5%

Frecuencia del Control – Oportunidad 20%

1. Adecuado 20%

2. Inadecuado 0%

Documentación del Control 10%

1. Documentado 10%






2. No Documentado. 0%

Evidencia que Compone el Control. 15%

1. Completa 15%

2. Incompleta 10%

3. No Existe 0%

Plan de Acción frente al Diseño del Control. Como resultado de la evaluación del diseño del control, se debe determinar en la herramienta si hay o no lugar a observaciones frente al diseño dejando como resultado las siguientes opciones: Si

cualquiera de las siguientes variables está marcada, así no afecten en su consolidado la calificación del diseño del control se debe determinar el plan de acción para el fortalecimiento del control:


Actividades y Suficiencia de Control

a. Insuficientes. 10%

b. No Adecuadas 0%

Frecuencia del Control – Oportunidad

c. Inadecuado 0%

Documentación del Control

d. No Documentado. 0%

Evidencia que Compone el Control.

e. Incompleta 10%

f. No Existe 0%

Ejecución del Control. Un control puede estar bien diseñado pero no se ejecuta por parte del responsable, así que al considerar el control como mecanismo adecuado para mitigar las causas que originan los riesgos deben evaluarse desde el punto de vista del diseño como desde su

ejecución. La ejecución del control es una calificación inicial que asigna el dueño del proceso y que se retroalimenta con los resultados del autocontrol y el monitoreo independiente por parte de la Oficina de Control Interno y de riesgos materializados.

RANGO DE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN

DEL CONTROL CUADRANTES A DISMINUIR

EN EL MAPA

≥ 76% Fuerte 2

51< y ≤ 75% Moderado 1

≤ 50% Débil 0

Fuerte. El control siempre se ejecuta por los Líderes o Dueños de los procesos de acuerdo con las variables del diseño del control y no existen observaciones de auditoria interna y/u otros entes de control con relación a la ejecución del control. Moderado. El control no se ejecuta permanentemente como fue diseñado y/o existen observaciones de






auditoria interna u otros entes de control con relación a que a veces si se ejecuta el control y otras veces no. Débil. El control no se ejecuta como está diseñado y/o existen informes de auditoría o entes de control que así lo establecen.

Solidez Individual del Control. La solidez individual del control se determina a partir de la evaluación del diseño del Control y su ejecución. La forma como se calcula es la siguiente:

RANGO DE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN DEL DISEÑO Y LA EJE-

CUCIÓN DEL CONTROL CUADRANTES A DISMINUIR

EN EL MAPA

≥ 76% Fuerte 2

51 ≤ y ≤ 75% Moderado 1

≤ 50% Débil 0

Fuerte. El control está bien diseñado y se ejecuta adecuadamente por los dueños de los procesos. Moderado. 51≤ y ≤ 75% El control puede tener oportunidades de mejora en el diseño y/o en la ejecución del control. Débil. ≤ 50%. El control no está bien diseñado o no se ejecuta por los dueños de los procesos.

Nota: Con la calificación obtenida se realiza un desplazamiento en la matriz así: Si el control afecta la probabilidad se avanza hacia abajo. Si afecta el impacto se avanza a la izquierda.

De acuerdo con el resultado de la intersección de la probabilidad e impacto en el riesgo inherente R1 que está ubicado en el mapa como extremo y si se considera que el diseño y la ejecución de los controles asociados a este riesgo son fuertes y que mitigan tanto el impacto de una manera moderada

(controles indirectos) como la probabilidad de una manera fuerte (controles directos), este riesgo se desplazaría en la ubicación del Mapa -1 cuadrante el impacto y en -2 cuadrantes la probabilidad. Considerando la nueva intersección el riesgo estaría en una calificación de Moderado.

MAPA DE RIESGO INHERENTE

Al ubicar el efecto de los controles en el riesgo inherente, el resultado del riesgo residual será el siguiente:






MAPA DE RIESGO RESIDUAL

La matriz a diligenciar para el reporte del Mapa de Riesgo de Corrupción y a publicar en la Página Web de la Corporación como resultado de la Valoración

del Riesgos es la siguiente, la cual se incluye completamente diligenciada como un anexo a este documento.

Mapa de Riesgos de Corrupción

Entidad: Identificación del riesgo Valoración del Riesgo de Corrupción Monitoreo y Revisión

Pro

ceso

s/O

bje

tivo

Ca

usa

Rie

sgo

Co

nse

cue

nci

a

Análisis del riesgo

Valoración del riesgo

Fech

a

Acc

ion

es

Res

po

nsa

ble

In

dic

ado

r Riesgo Inherente

Co

ntr

ole

s

Riesgo Residual Acciones asociadas al control

Pro

ba

bili

dad

Impa

cto

Zo

na

del

rie

sgo

Pro

ba

bili

dad

Impa

cto

Zo

na

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sgo

Per

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A

ccio

ne

s

R

egis

tro

3. Consultas y Divulgación

La consolidación del Mapa de Riesgos de Corrupción está a cargo de la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo, la cual sirve como facilitadora en el proceso de Gestión de Riesgos de Corrupción con las demás dependencias.

La Consulta y Divulgación se realiza a través de todas las etapas de construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción ya que son los Líderes o Dueños de los procesos y sus colaboradores los responsables de la elaboración de la matriz de riesgos de sus procesos. Igualmente, en el marco de un proceso participativo que involucre tanto a






actores internos como externos de la entidad se realiza la divulgación de la Matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción a través de la página Web y en la dirección de correo [email protected], donde la ciudadanía y los usuarios pueden hacer sus comentarios sobre la Matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción. Esta etapa tiene como principales objetivos los siguientes: 1. Ayudar a establecer el contexto estratégico. 2. Ayudar a determinar que los riesgos estén

correctamente identificados. 3. Reunir diferentes áreas de experticia para el

análisis de los riesgos de corrupción. 4. Fomentar la gestión de riesgos.

4. Monitoreo y Revisión

Los Líderes de los procesos en conjunto con sus equipos deben monitorear y revisar periódicamente el documento del Mapa de Riesgos de Corrupción y si es del caso ajustarlo.

Independiente de las actualizaciones que se realicen y los planes de acción implementados, deben certificar por lo menos anualmente la confirmación, actualización y seguimiento a la matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción. En esta fase los dueños de los procesos y sus colaboradores deben: 1. Garantizar que los controles sean eficaces y

eficientes. 2. Obtener información adicional que permita

mejorar la valoración del riesgo. 3. Analizar y aprender lecciones a partir de los

eventos, los cambios, las tendencias, los éxitos y los fracasos.

4. Detectar cambios en el contexto interno y externo.

Nota: El Monitoreo y Revisión permite determinar la necesidad de modificar, actualizar o mantener en las mismas condiciones los factores de riesgo, así como su identificación, análisis y valoración.

Para lo anterior, se deberá identificar y reportar a la Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo la presencia de hechos significativos cuando se presente, como son:

Riesgos materializados de corrupción.

Observaciones, investigaciones disciplinarias, penales, fiscales, o de entes reguladores; o hallazgos por parte de la Oficina de Control Interno.

Cambios importantes en el entorno que den lugar a nuevos riesgos.

5. Seguimiento

La Oficina de Control Interno de la Corporación adelanta seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción. En este sentido sus procesos de auditoría interna analizan las causas, los riesgos de corrupción y la efectividad de los controles incorporados en él.

El seguimiento se realiza tres (3) veces al año en las siguientes fechas: Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En

esa medida, la publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de mayo.

Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de septiembre.

Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero.

El seguimiento adelantado por la Oficina de Control Interno se publica en la página Web de la entidad a la que pueden tener acceso los ciudadanos. Para el seguimiento que realiza la Oficina de Control Interno se deben realizar entre otras las siguientes actividades:







1. Publicación del Mapa de Riesgos de

Corrupción en la página Web de la entidad.

2. Revisión de las causas.

3. Revisión de los riesgos y su evolución.

4. Asegurar que los controles sean efectivos, le

apunten al riesgo y estén funcionando en

forma oportuna y efectiva.

Plan de mejoramiento en caso de materialización de riesgos de corrupción

En el evento de materializarse un riesgo de corrupción, es necesario realizar los ajustes necesarios con acciones tales como: 1. Informar a la Oficina de Planeación,

Innovación y Desarrollo y de Control Interno

sobre la ocurrencia del hecho de corrupción

para su respectivo análisis, revisión y reporte.

2. Revisar el Mapa de Riesgos de Corrupción, en

particular las causas, riesgos y controles.

3. Verificar si se tomaron las acciones y se

actualizó el Mapa de Riesgos de Corrupción.

4. Realizar un monitoreo permanente.

2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES

En el mes de mayo de 2007 el DAFP validó la

inexistencia de trámites misionales en la CIAC S.A.

en razón a que la Corporación presta sus servicios a

un sector específico y no a la ciudadanía en general,

toda vez que sus operaciones obedecen al

desarrollo del objeto social de una sociedad de

economía mixta bajo el régimen de Empresa

Industrial y Comercial del Estado, en cuyo caso, las

solicitudes que realice un cliente actual o potencial

no se constituyen de obligatorio cumplimiento sino

que son facultad de la Corporación el aceptarlas o

rechazarlas.

3. RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

La estrategia de Rendición de Cuentas y

Participación Ciudadana de la CIAC S.A. considera

los tres componentes fundamentales de

información, diálogo e incentivos. Para esto, la

Corporación desarrolla un ejercicio de información,

diálogo e incentivos de manera permanente a

través de los diferentes medios y canales de

comunicación con los que cuenta la entidad como

son:

Sitio Web. Incluye publicación de

información, sondeos, videos, sala de

prensa, suscripción a boletín informativo,

entre otros.

Redes sociales:

o Facebook. Incluye un evento Facebook

Live trimestral donde el Gerente y/o

Subgerente responden las preguntas e

inquietudes de sus grupos de valor y la

ciudadanía en general.

o Twitter

o Youtube

o Instagram

o LinkedIn

Revista CIAC S.A.

Folleto Trimestral CIAC S.A.

Pautas en revistas tales como AEROERMO,

Revista Aeronáutica y ABC Aeronáutico,

entre otras.






Adicionalmente, la CIAC S.A. tiene establecido

entre sus políticas y actividades la realización de

una Audiencia Pública de Rendición de Cuentas el

segundo martes de mayo de cada vigencia, cuya

finalidad es responder públicamente ante la

ciudadanía por el manejo de recursos, decisiones y

gestión de la Corporación y garantizar el

cumplimiento de la función administrativa de la

entidad bajo los preceptos y mandatos de la

Constitución Política, la Ley, sus reglamentos y las

regulaciones que le son propias, así como recibir la

retroalimentación correspondiente de las partes

interesadas.

Para la realización de la Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas la Corporación desarrolla las

siguientes actividades:

1. Realiza la convocatoria por todos los medios

(correo físico, correo electrónico, página Web y

redes sociales) invitando a la ciudadanía y

partes interesadas a que envíen sus

sugerencias y participen en la Audiencia

Pública de Rendición de Cuentas.

2. Presenta la información estratégica y de las

Unidades de Negocio, la situación financiera,

presupuestal y de contratación de la

Corporación, los principales logros obtenidos

durante la vigencia anterior e información

relevante como el seguimiento al Plan de

Mejoramiento ante la Contraloría General de la

República y los procesos jurídicos y

disciplinarios adelantados durante la vigencia.

Adicionalmente, incluye en la agenda los temas

solicitados por las partes interesadas y la

ciudadanía en general a través de los

mecanismos dispuestos para tal fin tales como

correo físico, correo electrónico, vía telefónica,

página Web y Redes Sociales, entre otros.

3. Se facilitan las intervenciones de las partes

interesadas, las organizaciones sociales y la

ciudadanía en general y se responden las

preguntas e inquietudes presentadas tanto

físicamente como a través del foro y del chat

dispuestos para tal fin.

4. Al finalizar la Audiencia se realiza una encuesta

a los participantes con el fin de recibir

retroalimentación sobre la rendición de

cuentas, la cual es tabulada y sus resultados

publicados en la página Web de la Corporación

junto con el acta de la misma.

De la misma manera, la CIAC S.A. genera espacios

de diálogo e incentivos con sus grupos de valor de

manera permanente, promoviendo la participación

ciudadana, permitiéndole recibir retroalimentación

constante respecto a su gestión como herramienta

para la mejora continua, y a su vez, mantiene a los

grupos de valor al tanto de su gestión.

Uno de estos espacios se ve reflejado en la relación

que la Corporación mantiene con sus clientes como

uno de sus principales grupos de valor, los cuales

son informados constantemente de los avances de

sus pedidos y sus contratos a través de los canales

dispuestos para el efecto, así como

retroalimentación a la gestión a través de la

Encuesta de Satisfacción del Cliente.

Otro espacio de diálogo en que participa la

Corporación corresponde a mesas de trabajo y

eventos de diálogo focalizados con sus grupos de

valor, como los siguientes realizados en la vigencia

anterior, entre otros:

“Semana del Saber Científico Militar” en la

Escuela de Cadetes “General José Maria

Córdova” del 23 al 24 de marzo de 2017.

“Encuentro Alianzas para la transformación

productiva: política de desarrollo productivo






para el sector aeronáutico” organizado por el

Departamento Nacional de Planeación, que se

llevó a cabo el 9 y 10 de mayo en el hotel

Tequendama.

Organización del “II Congreso Logística

Internacional”, donde CIAC sirvió como

patrocinador y ponente, evento que se llevó a

cabo del 10 al 11 de agosto en las instalaciones

del Centro de Estudios de Ciencias

Aeronáuticas (CEA).

Participación en el “Taller de Innovación” el 27

de septiembre en la Cámara de Comercio de

Bogotá.

La Corporación participa activamente en las

diferentes ferias y eventos representativos del

sector, donde rinde cuentas sobre su gestión,

mantiene diálogo con sus grupos de valor y la

ciudadanía en general, motivando la participación

de los mismos y permitiendo a la Corporación

contar con permanente retroalimentación para el

mejoramiento continuo de su planeación a fin de

responder a las necesidades de sus partes

interesadas y los retos de la industria aeroespacial.

Esta estrategia promueve el diálogo y el control

social en la medida en que comprende acciones de

petición de información, explicaciones y la

evaluación de la gestión promoviendo así la

transparencia en el desempeño de la Corporación.

A continuación se relacionan los mecanismos de

participación para los Grupo de Valor y la


Igualmente, las principales actividades a

desarrollar por cada subcomponente son las

siguientes:

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA COMPONENTE RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRO-

DUCTO RESPONSABLE

FECHA INICIO

FECHA FIN

Subcomponente 1. Información de ca-lidad y en lenguaje comprensible

1.1

Publicación infor-mación en la pá-gina Web según los lineamientos de la Estrategia de Go-bierno en Línea

Información publi-cada en la página WEB según los li-neamientos de la Estrategia de Go-bierno en Línea

Según Plan Estraté-gico de Comunicacio-nes

01/02/2018 31/12/2018

1.2

Publicación perma-nente de informa-ción en redes so-ciales (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram y Linke-dIn)

Información per-manente en las re-des sociales institu-cionales

Oficina de Planea-ción, Innovación y Desarrollo -Coordina-ción de Comunicacio-nes

01/01/2018 31/12/201

8

1.3 Publicación de la Revista CIAC S.A. Revista CIAC S.A.


01/07/2018 31/12/201

8






1.4 Publicación Folleto Trimestral (Informe Gestión)

Folleto Trimestral


01/01/2018 31/12/201

8

1.5 Pauta en Revistas especializadas del sector

Pautas en revistas especializadas del sector

Dirección de Promo-ción y Ventas y Ofi-cina de Planeación, Innovación y Desa-rrollo -Coordinación de Comunicaciones

01/01/2018 31/12/201

8

Subcomponente 2. Diálogo de doble vía con la ciudada-nía y sus organiza-ciones

2.1 Realización Audien-cia Pública de Ren-dición de Cuentas

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

Oficina de Planea-ción, Innovación y Desarrollo

01/03/2018 08/05/201

8

2.2 Gestión de las Re-des Sociales

Redes Sociales ac-tualizadas


01/01/2018 31/12/201

8

2.3

Generación de es-pacios de diálogo e incentivos con los grupos de valor

Espacios de diálogo e incentivos con los grupos de valor

Dirección de Promo-ción y Ventas 01/01/2018

31/12/2018

2.4

Participación en fe-rias del sector na-cionales e interna-cionales

Participación en fe-rias del sector na-cionales e interna-cionales

Dirección de Promo-ción y Ventas 01/01/2018

31/12/2018

2.5 Participación en eventos del sector

Participación en eventos del sector

Dirección de Promo-ción y Ventas

01/01/2018 31/12/201

8

Subcomponente 3. Incentivos para mo-tivar la cultura de la rendición y peti-ción de cuentas

3.1

Convocatoria parti-cipación y envío su-gerencias para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

Convocatoria parti-cipación y envío su-gerencias para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas


01/03/2018 09/05/201

8

3.2

Aplicación, tabula-ción y realización informe de En-cuesta de Resulta-dos de la Audiencia Pública de Rendi-ción de Cuentas

Informe de la En-cuesta de Resulta-dos de la Audiencia Pública de Rendi-ción de Cuentas

Oficina de Control In-terno

08/05/2018 31/05/201

8

3.3

Retroalimentación a los asistentes a la Audiencia Pública sobre los resulta-dos e incidencia de la participación de los grupos de valor en la gestión de la entidad.

Retroalimentación a los asistentes a la Audiencia Pública sobre los resulta-dos e incidencia de la participación de los grupos de valor en la gestión de la entidad.


08/05/2018 31/05/201

8






Subcomponente 4. Evaluación y retro-alimentación a la gestión institucio-nal

4.1

Elaboración Acta con las conclusio-nes de la Audiencia Pública de Rendi-ción de Cuentas

Acta de la Audien-cia Pública de Ren-dición de Cuentas


08/05/2018 31/05/201

8

4.2

Realización segui-miento y control de ejecución del Plan Anticorrupción y de Atención y Partici-pación Ciudadana

Seguimiento y con-trol del Plan Anti-corrupción y de Atención y Partici-pación Ciudadana

Oficina de Control In-terno

01/02/2018 31/12/201

8

4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. LINEAMIENTOS GENERALES

PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS

(PQRSD)

La CIAC S.A. tiene institucionalizada la Oficina de

Orientación al Ciudadano en cabeza de la

Subgerencia, dependencia que lidera al interior de

la entidad la mejora del servicio al ciudadano y

permite la comunicación directa del ciudadano con

la Alta Dirección para facilitar la toma de decisiones

y el desarrollo de iniciativas de mejora.

Situación actual del servicio al ciudadano

A continuación se muestran los resultados de la

gestión de PQRSD en la CIAC S.A. durante la

vigencia 2017, en la cual se presentaron 125

peticiones, 4 consultas y 1 queja, las cuales fueron

atendidas dentro de los términos de ley reflejando

la siguiente estadística:

CLASE DE SOLICITUD I TRIM II TRIM III TRIM IV TRIM TOTAL

DERECHOS DE PETI-CION

37 25 35 28 125

CONSULTA 0 4 0 0 4

QUEJA 0 1 0 1

RECLAMO 0 0 0 0 0

SUGERENCIAS 0 0 0 0 0

TOTAL SOLICITUDES 37 29 36 28 130






Como está indicado en la Carta de Trato Digno a la

Ciudadanía, para la CIAC S.A. la transparencia, el

respeto y la honestidad son lo más importante. Por

ello ha conformado un equipo de trabajo

competente, confiable y dispuesto a cumplir con

sus tareas institucionales y tiene el propósito de

fortalecer la interacción de la administración con la

ciudadanía y comprometerse a brindarles un trato

equitativo, respetuoso, considerado, diligente y sin

ningún tipo de distinción.

De otra parte, la CIAC S.A. ha venido desarrollando

diferentes mecanismos para mejorar el servicio y la

atención al ciudadano. Bajo esta dinámica se

realizan las siguientes actividades:

Mejoramiento de los canales de información,

diálogo e incentivos a través de la página Web,

las redes sociales y medios de información

impresos

Impulso a la presencia institucional en las

Redes Sociales

Rediseño de la página Web mejorando, entre

otros, las opciones de accesibilidad:

I TRIM II TRIM III TRIM IV TRIM TOTAL0

20

40

60

80

100

120

140

3725

35 28

125

0 4 0 0 40 0 1 0 10 0 0 0 00 0 0 0 0

PQRS Año 2017

DERECHOS DE PETICION CONSULTA QUEJA RECLAMO SUGERENCIAS

I TRIM II TRIM III TRIM IV TRIM TOTAL

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

17

3 5 3

2820

10

2924

83

0 0 0 0 00 0 0 0 00

16

2 1

19

0 0 0 0 0

Medios Recepción PQRS 2017

CORREO ELECTRONICO PRESENCIAL LINEA DIRECTA

LINEA GRATUITA INTERNET PAGINA WEB BUZON DE SUGERENCIAS






La CIAC S.A. en su página Web cuenta con el enlace

“Transparencia” dentro del cual se puede acceder

a Atención al Ciudadano donde se encuentra lo

pertinente a la gestión de PQRS, un espacio para

que los grupos de interés, clientes, proveedores y

la ciudadanía en general realicen sus

requerimientos. Adicionalmente, se cuenta con

distintos canales de comunicación para facilitar la

integración de esta herramienta.

Se cuenta con presencia en las Redes

Sociales como mecanismo de interacción con

los usuarios y ciudadanos, entre las que se

encuentran:

o Facebook. Incluye Facebook Live

trimestral donde el Gerente y/o

subgerente responden las preguntas e

inquietudes de sus grupos de valor y la


o Twitter

o Youtube

o Instagram

o LinkedIn

En materia de Gobierno la CIAC S.A. ha

venido cumpliendo con las diferentes fases

de implementación de la Estrategia de

Gobierno en Línea para mejorar sus servicios

y dinamizar los diferentes mecanismos de

atención al usuario y el ciudadano.

La siguiente tabla muestra todos los canales de comunicación dispuestos por la CIAC S.A. para la atención

de las PQRS:






CANALES DE ATENCIÓN

CANAL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEL MANEJO

Recepción CIAC S.A.

Radicar la PQRS en documento físico, directamente o por intermedio de un tercero, en la recepción de la CIAC S.A. El registro de PQRS verbales se realizará mediante el dili-genciamiento del Formato Registro PQRS proporcionado en la Recepción CIAC S.A. Horario de oficina.

Recepción CIAC S.A.

Página Web y Redes Sociales

En la página web www.ciac.gov.co ingresar al enlace PQRD que se encuentra en Trasparencia, Atención al ciu-dadano. A través de las redes sociales de la CIAC S.A.

Oficina de Atención al Ciu-dadano – Subgerencia

Oficina de Planeación, Inno-vación y Desarrollo - Coor-dinación Comunicaciones

Correo Electrónico [email protected] Oficina de Atención al Ciu-

dadano - Subgerencia

Buzón de sugeren-cias

Diligenciar el Formato de Registro de PQRS y depositarlo en el buzón ubicado en la recepción de la CIAC S.A. Horario de oficina

Oficina de Atención al Ciu-dadano - Subgerencia

Línea gratuita de Atención al Cliente

Comunicarse con la línea directa 018000122422 Oficina de Atención al Ciu-

dadano - Subgerencia

Vía Telefónica Comunicarse al teléfono 4926160 Horario de oficina

Funcionarios y/o contratis-tas CIAC S.A.

A continuación se relacionan las principales actividades a desarrollar por cada subcomponente:

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA COMPONENTE ATENCIÓN AL CIUDADANO


DUCTO RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN

Subcomponente 1. Estructura adminis-trativa y Direccio-namiento Estraté-gico

1.1

Inclusión segui-miento del Mo-delo Integrado de Planeación y Ges-tión en el Plan Es-tratégico Institu-cional

Seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Plan Estratégico Insti-tucional

Oficina de Pla-neación, Innova-ción y Desarrollo

02/01/2018 31/12/2018

Subcomponente 2. Fortalecimiento de los canales de aten-ción

2.1 Atención de los di-ferentes canales de comunicación

Atención de los diferentes canales de comunicación

Oficina de Aten-ción al ciudadano – Subgerencia y Oficina de Pla-neación, Innova-ción y Desarro-llo–Coordinación de Comunicacio-nes

02/01/2018 31/12/2018







2.2 Seguimiento de los indicadores de gestión de PQRDS

Indicadores de gestión de PQRDS y seguimiento

Oficina de Aten-ción al ciudadano – Subgerencia

02/01/2018 31/12/2018

2.3

Impulso al uso de las redes sociales y monitoreo de in-dicadores asocia-dos

Información y atención perma-nente en las re-des sociales y mo-nitoreo de indica-dores

Oficina de Pla-neación, Innova-ción y Desarro-llo–Coordinación de Comunicacio-nes

02/01/2018 31/12/2018

2.4

Realización de un evento Facebook Live en forma Tri-mestral

Evento Facebook Live en forma Tri-mestral

Oficina de Pla-neación, Innova-ción y Desarrollo – Coordinación de Comunicacio-nes

02/01/2018 31/12/2018

2.5

Mantenimiento infraestructura de acceso a personal discapacitado

Infraestructura de acceso a personal discapacitado en óptimas condicio-nes

Dirección Admi-nistrativa y Fi-nanciera - Oficina Administrativa

02/01/2018 31/12/2018

Subcomponente 3. Talento Humano

3.1

Mantenimiento de la competencia de los servidores públicos encarga-dos de la atención a los ciudadanos

Servidores públi-cos encargados de la atención a los ciudadanos competentes

Grupo Gestión del Talento Hu-mano

02/01/2018 31/12/2018

3.2

Promoción de es-pacios de sensibili-zación para forta-lecer la cultura de servicio

Espacios de sensi-bilización para fortalecer la cul-tura de servicio

Grupo Gestión del Talento Hu-mano

02/01/2018 31/12/2018

Subcomponente 4. Normativo y proce-dimental

4.1 Elaboración perió-dica de informes de PQRSD

Informes de PQRSD


02/01/2018 31/12/2018

4.2

Actualización del Procedimiento de atención a PQRS cuando haya lugar

Procedimiento de atención a PQRS actualizado cuando aplique


02/01/2018 31/12/2018

4.3

Verificación de la publicación de la Política de Privaci-dad y la Carta de Trato Digno a la ciudadanía

Publicación de la Política de priva-cidad y de la Carta de Trato Digno a la ciuda-danía


02/01/2018 31/12/2018

4.4

Actualización de la política de trata-miento de datos personales cuando aplique

Política de trata-miento de datos personales actua-lizada cuando aplique

Gestión TICS 02/01/2018 31/12/2018






Subcomponente 5. Relacionamiento con el ciudadano

5.1

Revisión de la ca-racterización de usuarios y su ac-tualización cuando así se re-quiera

Caracterización de usuarios


02/01/2018 31/12/2018

5.2

Medición perió-dica de percep-ción respecto a la calidad y accesibi-lidad de la oferta institucional y el servicio recibido, e informe de resul-tados al nivel di-rectivo con el fin de identificar oportunidades y acciones de me-jora

Encuestas de sa-tisfacción del cliente e informe al nivel directivo

Dirección de Pro-moción y Ventas

02/01/2018 31/12/2018

5. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 por medio

de la cual se crea la Ley de Transparencia y del De-

recho de Acceso a la Información Pública Nacional

y se dictan otras disposiciones, la CIAC S.A. tiene

dispuesto en su página Web el link “Transparencia”

que contiene la información en línea; Atención al

Ciudadano; Procedimientos, Lineamientos y Políti-

cas; e Informes.

La página cuenta también con una sección para ni-

ños y adolescentes llamada CIAC Kids.

De la misma manera, dentro del enlace “Informes” se encuentra las siguientes categorías de información,

establecidas de acuerdo a los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea:






En la página Web cualquier tipo de usuario puede acceder a información de la CIAC S.A., conocer la

Corporación, su estructura, procedimientos, funcionamiento, divulgación de datos abiertos y enterarse de

lo que pasa en ella como es el caso de la oferta de productos y servicios, ofertas laborales, contratación

pública y la sala de prensa en la que se encuentran Actualidad CIAC y Videos.






Existe la posibilidad de suscribirse al BOLETÍN INFORMATIVO para recibir información directa sobre la

Corporación y sus actividades, como se puede ver a continuación:

Adicional a la página Web, la Corporación cuenta con presencia en las redes sociales y medios de

comunicación impresos a través de los cuales publica la principal información y actualidad de la misma.

A continuación se relacionan las principales actividades a desarrollar por cada subcomponente:

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO COMPONENTE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN


DUCTO RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN

Subcomponente 1. Lineamientos de Transparencia Ac-tiva

1.1

Publicación de la información de acuerdo con los parámetros de la Estrategia de Go-bierno en Línea en el enlace "Transparencia "

Información pu-blicada de acuerdo con los parámetros de la Estrategia de Go-bierno en Línea en el enlace "Transparencia "

Según Plan Es-tratégico de Comunicacio-nes

02/01/2018 31/12/2018






Subcomponente 2. Lineamientos de Transparencia Pa-siva

2.1

Atención de los diferentes cana-les de comunica-ción

Atención de los diferentes cana-les de comunica-ción

Subgerencia y Oficina de Pla-neación, Inno-vación y Desa-rrollo – Coordi-nación de Co-municaciones

02/01/2018 31/12/2018

Subcomponente 3. Elaboración de los instrumentos de Gestión de la Infor-mación

3.1

Revisión del Re-gistro e inventa-rio de activos de información y su actualización cuando sea nece-sario

Registro o inven-tario de activos de información actualizado cuando aplique

Oficina de Pla-neación, Inno-vación y Desa-rrollo – Coordi-nación de Co-municaciones

02/01/2018 31/12/2018

3.2

Revisión del Es-quema de publi-cación de infor-mación en la pá-gina Web y su ac-tualización cuando sea nece-sario

Esquema de pu-blicación de in-formación


02/01/2018 31/12/2018

3.3

Revisión del Ín-dice de Informa-ción Clasificada y Reservada y su actualización cuando sea nece-sario

Índice de Infor-mación Cla-sificada y Reser-vada


02/01/2018 31/12/2018

Subcomponente 4. Criterio Diferencial de Accesibilidad

4.1

Publicación de in-formación en la página Web en español e inglés y su actualización cuando sea nece-sario

Página Web en español e inglés


02/01/2018 31/12/2018

4.2

Aseguramiento de que la página Web permita al-ternar alto con-traste y tamaño de letra

Página Web que alterne alto con-traste y tamaño de letra


02/01/2018 31/12/2018

Subcomponente 5. Monitoreo del Ac-ceso a la Informa-ción Pública

5.1 Gestión del regis-tro de PQRSD

Registro de PQRSD Subgerencia 02/01/2018 31/12/2018

6. INICIATIVAS ADICIONALES

Son iniciativas particulares de la entidad que contribuyen a combatir y prevenir la corrupción. Una de ellas

corresponde al Código de Ética, en el cual se realiza la promoción de acuerdos, compromisos y protocolos

éticos que sirven para establecer parámetros de comportamiento en la actuación de los servidores






públicos. Se incluyen lineamientos sobre la existencia de conflictos de intereses, canales de denuncia de

hechos de corrupción, mecanismos para la protección al denunciante y unidades de reacción inmediata a

la corrupción, entre otras.

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO INICIATIVAS ADICIONALES

ACTIVIDADES META O PRODUCTO RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN

1.1 Publicación del Código de Integridad del Servi-dor Público

Código de Integridad Publicado

Grupo Gestión del Talento Humano

02/01/2018 31/12/2018

1.2 Actualización del Código de Buen Gobierno

Código de Buen Go-bierno actualizado Grupo Jurídico 02/01/2018 31/12/2018

1.3 Actualización del Código de Ética

Código de Ética actua-lizado

Grupo Gestión del Talento Humano

02/01/2018 31/12/2018






PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO

El presente plan será publicado en la página Web

de la Corporación siguiendo los lineamientos de la

Estrategia de Gobierno en Línea, al igual que las

actualizaciones que tengan lugar durante la

vigencia. Así mismo, el plan será divulgado y

socializado al interior de la Corporación y será

incluido en el ejercicio de Rendición de Cuentas a la

ciudadanía para garantizar su divulgación externa

con todas las partes interesadas.

La ejecución de las acciones contempladas en cada

uno de sus componentes se hará conforme a las

responsabilidades y fechas de cumplimiento

indicadas en coordinación con la Oficina de

Planeación, Innovación y Desarrollo y las demás

dependencias involucradas, según sea el caso,

realizando un monitoreo y evaluación

permanentes.

La Oficina de Control Interno efectuará el

seguimiento y control a la implementación y a los

avances de las actividades consignadas en el

presente plan, así:

Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril y

se publicará dentro de los diez (10) primeros

días hábiles del mes de mayo.

Segundo seguimiento: Con corte al 31 de

agosto y se publicará dentro de los diez (10)

primeros días hábiles del mes de septiembre.

Tercer seguimiento: Con corte al 31 de

diciembre y se publicará dentro de los diez (10)

primeros días hábiles del mes de enero de la

siguiente vigencia.

-Original Firmado-

General (RA) FLAVIO ENRIQUE ULLOA ECHEVERRY

Gerente General CIAC S.A.

Teniente Coronel HÉCTOR FABIO GARZÓN PÉREZ Coronel (RA) ÁLVARO MOLANO VALBUENA

Subgerente CIAC S.A. (E) Coordinador Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo

Paola Ximena Ramírez Bernal

Profesional Oficina de Planeación, Innovación y Desarrollo



CORPORACION DE LA INDUSTRIA AERONAUTICA COLOMBIANA S.A. MANTENIMIENTO Y DESARROLLO AERONAUTICO


ANEXO

MATRIZ RIESGOS ANTICORRUPCIÓN 2018

CORPORACION DE LA INDUSTRIA AERONAUTICA COLOMBIANA S.A. MANTENIMIENTO Y DESARROLLO AERONAUTICO


PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y ...“N DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA 4. MECANISMOS...

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