PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO (PADA)
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Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00vvww.veracruz.gob.mx/i pe
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PLAN ANUAL DE DESARROLLOARCHIVISTICO (PADA)
Ejercicio 2021
Instituto de Pensiones delEstado de Veracruz
Instituto de Pensionesdel Estado de Veracruz
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IPETRATADOS DE cOaDOBA ME LLENA DE ORGULLO
1.Introducción
El Programa Anual de Trabajo es una herramienta de apoyo, que define las prioridades institucionales integrando
los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles, asimismo deberá contener programas de
organización y capacitación en gestión documental; tal y como lo establece el Capítulo V de la Planeación en
Materia Archivística en sus artículos 23, 24, 25 Y 26 de la Ley General de Archivos.
Es importante mencionar que derivado de la contingencia sanitaria que prevalece en nuestro país, las actividades
en las cuales se involucre un aforo mayor a 10 personas serán llevaran a cabo mediante herramientas tecnológicas.
ArcoVial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00www.veracruz.gob.rnx/ipe
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11.Justificación
Implementar acciones en materia de archivo, de la mano de las áreas generadora de la información con el objeto
de contar con información clara y oportuno.
111.Objetivos
General
Garantizar el resguardo del acervo documental del Instituto de Pensiones del Estado, mejorando las condiciones
y organización de este.
Específicos
• Garantizar la operación del archivo de concentración, mediante la elaboración y actualización de las
herramientas de consulta archivística.
• Mejorar las instalaciones del Archivo de Concentración para conservar y preservar la documentación
resguardada.
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IV. Planeación
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Proyecto Metas Periodo deejecución R'espons~l,le(S)t
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Transferencias primarias
-Actualización y validación de losinstrumentos de controlarchivístico:a) Fichas Técnicas de Valoraciónb) Catálogo de DisposiciónDocumentale) Guía Simple de Archivos.
- Elaboracióndocumentales.
de inventarios
Febrero a abril
Enero adiciembre
-Coordinadora de Archivos-Responsables de Archivos deTrámite
-Responsable de Archivo deConcentración
Consulta Archivística
2 SistemaArchivos
Institucional de I - ActualizaciónResponsablesTrámite.
y/o ratificación dede Archivo de
Marzo -Directora General-Subdirectores-Jefes de departamento-Coordinadora de archivos
3 Grupo InterdisciplinarioArchivos
de I - Actualización y/o ratificación delGrupo Interdisciplinario deArchivos.
Marzo -Directora General-Subdirectores-Titular del Órgano Interno deControl-Unidad de Transparencia-Departamento de Tecnologíasde la Información-Coordinadora de Archivos
4 -Transferencias de ladocumentación de la fase activa ala semiactiva.
Enero anoviembre
-Coordinadora de Archivos-Responsables de Archivo deTrámite-Responsable de Archivo deConcentración
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del Est:ado de VeracruzTRATADOS DE COKDOBA ME LLENA DE ORGULLO
Metás .! Periodo de Responsable(s). elecuclón5 I Bajas documentales I -Bajas de la documentación que Agosto a -Grupo interdisciplinario de
ha cumplido con su ciclo vital. diciembre archivos-Coordinadora de Archivos-Responsable de Archivo deConcentración
6 I Capacitación I -Capacitación en materia Junio -Coordinación de Archivosarchivística al todo el personal que Julio -Responsables de Archivo deintegre el Sistema Institucional de Noviembre TrámiteArchivos. Diciembre -responsable de Archivo de
Concentración-Responsable de ArchivoHistórico
7 I Obligaciones de ¡-carga trimestral a la Plataforma Marzo, Junio, -Enlace de transparenciaTransparencia de Transparencia. Septiembre y
Diciembre
Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00INww.veracruz.gob.rnx/ipe
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V. Cronograma
Actualización y validaciónde los instrumentos decontrol archivísticoElaboración de inventariasdocumentalesActualización y/oratificación Responsablesde Archivo de TrámiteIntegración del GrupoInterdisciplinario deArchivosTransferencias dedocumentación de laactiva a la semiactivaBajas de la documentaciónque ha cumplido con suciclo vitalCapacitación en materiaarchivística al todo elpersonal que integre elSistema Institucional deArchivosCarga trimestral a laPlataforma deTransoarencia
Arco Vial 5ur No. 730.Colonia Lomas VerdesC.P.91098. Xalapa. Veracruz. México.Conmutador (228) 141.05.00www_veracruz.gob.rnx/ipe
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VI. Recursos
La asignación de recursos garantiza el logro de los objetivos, por tanto, se hace necesaria la entrega de una
adecuada cantidad de insumos, recurso humano y equipos y suministros.
Recurso Humano
Detalle del personal asignado necesario para el desarrollo de las actividades en materia archivística.
Función DescrinclónCoordinador de Archivos Promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las
acciones de gestión documental y administración dearchivos, elaborará en colaboración de los responsables dearchivo de trámite los instrumentos de consulta archivística,coordinará los procesos de valoración, así como programas
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Servicios Generales
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Institut.o de Pensionesdel Est:ado de Ver-acruz
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Responsables de archivo de
trámite
LAET. Luz María AntonietaZarrabal Guillaumín Dirección General
Lic. Eduardo Antonio ArresGarcía Unidad de Transparencia
C. Neida Luz Silva Díaz Unidad de GéneroAra. Francisco Lóoez Jiménez Deoartamento de Bienes InmueblesLic. Janeth Hernández deLuna Subdirección de Prestaciones Institucionales
Ina. Mariela Reves Cama Deoartamento de Viaencia de DerechosLic. Rey Roberto RodríguezMaoel Departamento de Prestaciones Económicas
C. Caridad Esperanza ÁvilesMartínezC. Luis Cornelio VázquezBonillaC. Victoria Juárez Meraz
Departamento de Banco de Datos
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de I Subdirección de Finanzas
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Instituto de Pensionesdel Estado de Vef"acruz
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C. MargaritaAraüelles
Aguayo I Departamento de Contabilidad y Presupuesto
RodríguezC. LeticiaMárquezC. Iraís E. Guillermina JuárezMoraC. Gerardo Alexander JuárezZamudio
Departamento de Recursos Financieros
C. Isela Cano Pérez Subdirección AdministrativaC. María Jacqueline GonzálezIbáñez Departamento de Recursos Humanos
1.1. OrlandaSuárez Durán
Magdalena I Departamento de Servicios Generales
C. María Alejandra MalpicaCastellá Departamento de Adquisiciones e Inventarios
C. María Vega ArgüellesC. Rocío Cazarín LópezC. Araelia Landa Valdivia
Departamento de Tecnologías de la Información
C. Karen Abigail MartagónVásauez Subdirección Jurídica
Lic. Adriana Díaz Lóoez Deoartamento de lo ConsultivoIng. Jorge de Jesús CarrilloHernández Departamento de lo Contencioso
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~~nlºAsegurará la documentación bajo su resguardo vigilandoque este permanezca en el archivo hasta que cumpla suvigencia documental para así realizar la transferenciacorrespondiente, brindará el servicio de préstamo yconsulta a las unidades administrativas productoras de lainformación res uardada.
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Responsable de Archivo de
Concentración
Recursos Materiales
Elaboración de inventariosdocumentales.
-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner
Actualización y validación de losinstrumentos de control archivístico:a) Fichas Técnicas de Valoraciónb) Catálogo de Disposición Documentale) Guía Simole de Archivos.
-Cajas de archivo-Mecate-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner
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IPEInstit.uto de Pensionesdel Estado de Veracruz
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Actualización y/o ratificación deResponsables de Archivo de Trámite.
-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner
Actualización y/o ratificación del GrupoInterdisciplinario de Archivos.
Transferencias de la documentación dela fase activa a la semiactiva.
Capacitación en materia archivística altodo el personal que integre el SistemaInstitucional de Archivos.Carga trimestral a la Plataforma deTransparencia.
Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098. Xalapa, Veracruz, México.Conmutador (228) 141.05.00INININ.veracruz.gob.rnx/ipe
-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner-Cajas de archivo-Mecate-Equipo de computo-Paquetería de office-Hojas de papel-Impresora-Tonner-Equipo de computo-Material del curso
-Equipo de computo-Paquetería de office-Servicio de internet
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VII. Glosario de términos
Archivo de concentración: aquel que se encuentra integrado por documentos transferidos desde las áreas ounidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que pertenece en él hasta su disposición documental.
Archivo de trámite: el integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio deatribuciones y funciones de los sujetos obligados.
Área coordinadora de archivos: instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento en materia degestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del SistemaInstitucional de Archivos.
Ciclo vital: etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta subaja documental o transferencia a un archivo histórico.
Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo conbase en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.
Ficha técnica de valoración documental: instrumento que permite la identificar, analizar y establecer elcontexto y valoración de la serie documental.
Grupo Interdisciplinario: conjunto de personas que deberá estar integrado por el titular del área coordinadorade archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejoracontinua, órganos internos de controlo sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como elresponsable de archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental.
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Instrumentos de control archivístico: instrumentos técnicos que propician la organización, control yconservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vital que son el cuadro general declasificación archivística y el catálogo de disposición documental.
Inventarios documentales: a los instrumentos de consulta que describen las series documentales yexpedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventariasde transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).
Sistema Institucional de Archivos: a los sistemas institucionales de archivo de cada sujeto obligado.
~'----~Dra. Ross Grissette Morales SeguraCoordinadora de Archivos
Arco Vial Sur No. 730,Colonia Lomas VerdesC.P.91098, Xalapa, Veracruz, México.Conmu1:ador (228) 141.05.00www.veracruz.gob.mx/ipe