Microsoft Word - PROYECTO_GRADOPLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL PROCESO DE VINCULACIÓN
DE DOCENTES EN LA UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL BOGOTÁ SEDE
BOSQUE POPULAR.
2012
PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL PROCESO DE VINCULACIÓN
DE DOCENTES EN LA UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL BOGOTÁ SEDE
BOSQUE POPULAR.
COD: 062071300
Trabajo de grado para optar por el título de Ingeniero Industrial
PROYECTO DE GRADO
NOTA DE ACEPTACIÓN
El trabajo de grado titulado: Plan de aseguramiento de la calidad en el proceso
de vinculación de docentes en la universidad libre seccional bogotá sede
bosque popular, realizado por las estudiantes Ana María Camargo Castro y Luz
Dary Marin Marin con códigos 06207384 y 06207300 respectivamente, cumple
con todos los requisitos legales exigidos por la Universidad Libre para optar al
título de Ingeniero Industrial.
14
DEDICATORIA
A Dios, quien me dio el mejor regalo de todos: La Vida.
A mis Padres, a quienes debo todo lo que tengo y el ser lo que hoy soy, mis
hermanas, quienes me brindaron su apoyo y cariño en todo momento e hicieron
suyos mis triunfos y fracasos.
Luz Dary Marín Marín
A mis Padres y familiares por su lucha, esfuerzo, apoyo y dedicación constante e
incondicional.
15
AGRADECIMIENTOS
Las autoras expresan sus agradecimientos a los ingenieros y docentes de la
Facultad de Ingeniería de la Universidad Libre en especial a :
Ingeniero Manuel Mayorga Moratto, Director del Proyecto por sus valiosas
orientaciones y apoyo incondicional.
Ingeniero Ramón Cubaque por sus aportes que han servido de guía en el
desarrollo del proyecto.
Ingeniera Martha Rubiano Docente de la facultad de ingeniería de la Universidad
Libre por su constante motivación para la realización de este trabajo.
Ingeniero Omeiro Castro por ser gestor de la idea para este proyecto de grado.
Coordinador Nelson Alfonso Limas, quien ha brindado incondicionalmente su
conocimiento y experiencia al desarrollo de este proyecto.
16
CONTENIDO
Pág.
1.2. OBJETIVOS………………………………………………………………….20
1.4. METODOLOGÍA……………………………………………………………..22
1.4.2. Cuadro metodológico………………………………………………..22
2.1.2. Universidad Libre……………………………………………………24
2.1.2.1. Sector económico……………………………………….…..25
Pág.
2.3.3. Mejoramiento de los procesos de la empresa MPE …………..…29
2.3.3.1. Definición MPE……………………………………………….29
2.3.4. Técnicas para la recolección de información……………………..33
2.4. MARCO CONCEPTUAL……………………………………………………33
3. CRITERIOS Y MÉTODOS DE VINCULACIÓN BASADOS EN LOS
LINEAMIENTOS DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS ……..…………..43
4. VALORACIÓN INVESTIGACIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL PROCESO
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE DOCENTES ……………………………54
4.1. IDENTIFICAR EL PROCESO A DOCUMENTAR………………………..54
4.2. IDENTIFICAR ACTORES DEL PROCESO………………………………55
18
4.4. LEVANTAR EL FLUJOGRAMA DEL PROCESO……………………..…57
4.5. VALIDAR EL FLUJOGRAMA………………………………………………74
4.6. ANÁLISIS DEL PROCESO ….…………………………………………….74
4.6.1. Facultad de Ingeniería……………………………………………….74
4.6.2. Facultad de Ciencias Económicas Administrativas y Contables .76
4.6.3. Facultad de Ciencias de la Educación…………………………..…76
4.7. ANÁLISIS GENERAL DE LOS FLUJOS…………………………….……77
Pág.
.……………………………………………………………………..79
5.2. EVALUACIÓN DEL VALOR AGREGADO, ELIMINACIÓN DE
DUPLICACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN …………………………..........…...80
5.4. PROCEDIMIENTO..………………………………………………………...89
5.5. FORMATOS DEL PROCEDIMIENTO………………………………..... 102
6. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ……………………………………...113
7. VALIDACIÓN DEL PROCESO …..………………………………………...…117
8. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD PARA EL PROCESO ..122
19
8.4.1. Herramientas……………………………………………………..…124
Pág.
Tabla 1. Relación de normas internas de la Universidad Libre que
aplican al proceso de Selección y vinculación de docentes……….........38
Tabla 2. Requisitos Establecidos Por La NTC ISO 9001……………………..…40
Tabla 3. Lineamientos del CNA para la Acreditación De Programas…………..40
20
Tabla 4 Requisitos y criterios de vinculación docente según la normatividad
interna…………………………………………………………………………………44
Tabla 5 Actividades eliminadas ó modificadas……………………………………81
Tabla 6 Relación de las actividades del proceso propuesto con la normatividad de
la Universidad ...…………………………………………………………….….117
Tabla 8 Matriz de riesgos…………………………….…………………..……..…125
Tabla 9 Plan de acción……………………………….…………………..……..…126
LISTA DE FIGURAS
21
Proyecto………………………………………………………………………22
Figura 2: Cuadro guía para la evaluación de valor agregado en cada
actividad del proceso………………………………………………………..31
Figura 4. Actores principales del proceso selección y vinculación……………..56
Figura 5. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ingeniería parte I………………………………………………………….…58
Figura 6. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ingeniería parte II……………………………………………………………59
Figura 7. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ingeniería parte III………………………………………………………..…60
Figura 8. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ingeniería parte IV…………………………………………………………....61
Figura 9. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ingeniería parte V……………………………………………………………62
Pág.
Figura 10. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
22
Ciencias económicas administrativas y contables parte I……………….63
Figura 11. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias económicas administrativas y contables parte II………………64
Figura 12. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias económicas administrativas y contables parte III……………...65
Figura 13. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias económicas administrativas y contables parte IV…………..…66
Figura 14. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias económicas administrativas y contables parte V………………67
Figura 15. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias de la educación parte I……………………………………………68
Figura 16. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias de la educación parte II…………………………………………..69
Figura 17. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias de la educación parte III………………………………………….70
Figura 18. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias de la educación parte IV…………………………………………71
23
Pág.
Figura 19. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias de la educación parte V…………………….……………………72
Figura 20. Proceso de selección y vinculación docente de la facultad de
Ciencias de la educación parte VI………………………………………….73
Figura 21. Propuesta del Proceso de selección y vinculación docente
parte I…………………………………………………………………………85
Figura 22. Propuesta del Proceso de selección y vinculación docente
parte II………………………………………………………………..….……86
Figura 23. Propuesta del Proceso de selección y vinculación docente
parte III………………………………………………………………………..87
Figura 24. Propuesta del Proceso de selección y vinculación docente
parte IV…………………………………………………………………….….88
Figura 28. Formato de requerimientos……………………………………...……125
Figura 29. Herramienta de análisis para la validación del proceso………...…127
24
ANEXO A Permisos para el desarrollo del proyecto
ANEXO B Ficha para el levantamiento del proceso
ANEXO C: Actas de aprobación
ANEXO D Aprobación del Departamento de Gestión de Calidad y Mejora de
procesos de la Universidad
25
RESUMEN
Este proyecto presenta el estudio del proceso de selección y vinculación de
docentes de la Universidad Libre sede Bosque Popular y formula un plan de
aseguramiento de calidad para este proceso.
A partir del diagnóstico realizado se identificó que el proceso de selección y
vinculación de docentes de la Universidad no se encuentra estandarizado, por lo
tanto, no hay claridad en el desarrollo de las actividades obligatorias a ejecutar
(según la normatividad interna que regula el proceso). Además se evidencia que el
proceso no cumple con el principio de calidad del enfoque basado en los
procesos, generando dificultades en la interrelación de las actividades entre
áreas.
Esta situación problema perjudica tanto la calidad académica como la acreditación
de programas; ya que no se alcanzan los requerimientos establecidos por el CNA
en la selección y vinculación docente.
El objetivo de este trabajo es presentar un plan de aseguramiento de la calidad
que sirva de estudio preliminar para la estandarización del proceso y aporte al
Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad.
PALABRAS CLAVE
Mejoramiento de procesos, enfoque basado en los procesos, calidad académica,
plan de aseguramiento de la calidad.
26
ABSTRACT
This Project presents the study of the teachers’ selection and entailment process in
the Libre University – “Bosque Popular” headquarters- and it formulates an
assurance quality plan for this process.
Starting from the diagnosis did, we found that The teachers’ selection and
entailment process in the University is not standardized, therefore, there’s not
clarity in the development of the mandatory activities to implement (pursuant to the
internal normativity that regulate the process). Also, it’s evident that the process
doesn’t fulfill with the quality principle of The approach based on the processes,
generating difficulties in the interrelationship of the activities between the areas.
This problematic situation damages as the academic quality as the careers’
accreditation; inasmuch as the requirements, established by the CNA for the
teachers’ selection and entailment, aren’t reached.
The objective of this Project is to present an assurance quality plan which helps as
a preliminary study for the standardization of the process and contributes to the
Quality Management System of the University.
CLUE WORDS:
assurance quality plan.
27
INTRODUCCIÓN
El diseño de procesos en conjunto con la Gestión de Calidad en las
organizaciones ha sido desde siempre un tema inquietante para la ingeniería
Industrial, y resultan también apasionantes para cualquier estudiante que desee
aplicar y validar sus conocimientos en estas áreas.
Como estudiantes de ingeniería Industrial interesadas en aportar a la institución y
a la academia se inicio con el proyecto de asegurar la calidad en el proceso de
Selección y Vinculación de Docentes en la Universidad Libre sede Bosque
Popular, propuesta que se fundamenta en la necesidad de estandarizar y mejorar
los procesos de apoyo en el área de Gestión Humana, incluyendo de igual manera
aportar a los sistemas internos de Gestión de Calidad como base para la futura
estandarización interna del proceso y el Consejo Nacional de Acreditación como
soporte para la futura re-acreditación de los diferentes programas académicos.
Este proyecto consta las siguientes diez etapas que dan como resultado el plan
de aseguramiento de la calidad para el proceso de selección y vinculación
de docentes:
2. Identificar actores del proceso.
3. Informar actores del proceso.
4. Levantar el flujograma del proceso.
5. Validar el flujograma.
6. Analizar el proceso.
7. Mejorar el proceso.
10. Validar el proceso.
28
Con la culminación de este proyecto queda la invitación al Departamento de
Gestión de Calidad de la Universidad para la estandarización e implementación
del proceso diseñado, contribuyendo al mejoramiento de los procesos internos al
igual que a la calidad académica.
29
JUSTIFICACIÓN
La Universidad Libre emprendió la tarea de acreditarse ante el Consejo Nacional
de Acreditación CNA obteniendo como resultado la acreditación en programas
como Contaduría Pública, Derecho, Ingeniería industrial, Ingeniería Mecánica e
Ingeniería de Sistemas en la Seccional de Bogotá. De igual manera optó por
certificarse bajo la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008 para los procesos
administrativos, obteniendo la certificación y la renovación de la certificación de
Calidad, otorgado por la firma SGS COLOMBIA S.A. con la finalidad de asegurar
la calidad académica y servicio al usuario.
Al realizar un análisis del proceso de Selección y vinculación docente se encontró
que el proceso no se encuentra estandarizado, por lo tanto no cumple con el
principio de calidad de enfoque basado en los procesos, esto se evidencia en la
falta de coordinación entre Facultades y Jefatura de personal, generando re-
procesos, demoras, falta de control en el desarrollo de actividades y
obstaculización de información entre áreas.
Este proyecto se ve justificado en la necesidad de garantizar la calidad académica
facilitando el desarrollo del proceso de selección y vinculación de docentes, por
ser este un factor clave en la prestación del servicio; de igual manera apoyar al
Sistema de Gestión de Calidad con un plan útil que contribuya al mejoramiento y
estandarización de los procesos internos, además garantizar el cumplimiento de
los requisitos del Consejo Nacional de Acreditación de programas.
30
1. GENERALIDADES
1.1. PROBLEMA
1.1.1. Descripción del Problema. A través de los años la Universidad ha
trabajado en el mejoramiento continuo, pretendiendo alcanzar los niveles óptimos
y estándares de calidad tanto en los procesos educativos como administrativos.
Con este propósito la Universidad Libre implementó un Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) bajo la norma NTC ISO 9001:2008 para los procesos
administrativos, obteniendo la certificación y la renovación de la certificación de
Calidad, otorgado por la firma SGS COLOMBIA S.A.
Sin embargo no se ha llevado a ca balidad el enfoque basado en los procesos, ya
que las áreas mejoran internamente las actividades que realizan pero de manera
aislada, sin entender que el flujo del proceso debe ser continuo e interrelacionado.
Actualmente la Universidad cuenta con el sistema de Gestión de la Calidad
diseñado, pero su conocimiento y aplicación no se ha implementado en todas las
áreas y procesos, como por ejemplo en la selección y vinculación de docentes.
Como consecuencia: no hay articulación de las actividades realizadas por las
áreas académicas y las áreas administrativas; los requisitos y criterios de
vinculación no se han documentado; la coordinación y comunicación entre las
facultades y la Jefatura de Personal es mínima (generando errores en la
documentación de las hojas de vida de los docentes, ausencia de perfiles y
competencias de los docentes); fallas en la planificación y asignación de las
cargas académicas; las responsabilidades no están definidas a lo largo del
proceso; y, falta de un procedimiento claro y efectivo que de cumplimento a las
normas y políticas de vinculación. Además no contemplan los documentos y
31
estándares de calidad afines a los requisitos de acreditación y como sistema de
gestión sugerido los estándares de la norma ISO 9001:2008.
1.1.2. Formulación del problema. La falta de un proceso articulado y
estandarizado que garantice que la selección y vinculación docente de forma
oportuna y efectiva, de tal forma que se asegure la calidad en la prestación del
servicio de formación en la Universidad Libre.
1.2. OBJETIVOS
1.1.1 Objetivo General. Desarrollar el plan de aseguramiento de la Calidad en el
proceso de vinculación de docentes de la Universidad Libre Seccional Bogotá
sede bosque popular basado en los lineamientos de acreditación del CNA y la
norma ISO 9001:2008
1.1.2 Objetivos Específicos
• Realizar una valoración e investigación del proceso vinculación de
docentes en los últimos cinco años tomando como base un programa por
facultad.
• Elaborar el diagnóstico de los procesos vinculación de docentes de la
Universidad Libre Seccional Bogotá por medio de diagramas de flujo para
conocer el estado actual de los procesos.
• Definir una metodología que dé respuesta a los requisitos establecidos por
la ISO 9001-2008 y a los lineamientos de Consejo Nacional de
Acreditación.
• Caracterizar el proceso vinculación de docentes basado en las buenas
prácticas empresariales y la norma ISO 9001:2008 para apoyar el Sistema
de Gestión de Calidad de la Universidad Libre.
32
• Establecer los criterios y métodos de la vinculación docente basados en los
lineamientos de acreditación.
• Verificar la pertinencia y estandarización del proceso vinculación de
docentes a través de la validación estadística en la vinculación de
docentes.
1.2 DELIMITACIÓN O ALCANCE
El proyecto se desarrolló en las áreas administrativas de la Universidad Libre
Seccional Bogotá Sede Bosque Popular, en el proceso de selección y vinculación
docente de pregrado y fue apoyado principalmente por el Ingeniero Jorge René
Silva Larrotta Decano de la Facultad de Ingeniería, el Ingeniero Omeiro Castro
Jefe de Personal y Nelson Alfonso Limas Contreras, Coordinador Nacional del
Departamento de Calidad y Mejoramiento de Procesos de la Universidad.
Se tomó como referencia las áreas administrativas de las facultades de:
Ingeniería, Ciencias de la Educación y Ciencias Económicas Administrativas y
Contables que intervinieron en el proceso.
Para desarrollar plan de aseguramiento de la calidad se realizó la identificación,
análisis y documentación del proceso. El proyecto culminó con la entrega de la:
documentación del proceso actual por facultad, el diseño del proceso propuesto, la
caracterización y el procedimiento.
El proceso esta propuesto en conformidad con los lineamientos establecidos por el
Consejo Nacional de Acreditación de Programas en el Factor 3, características
asociadas a los profesores; característica 10 Selección y vinculación de profesores
y característica 12 estatuto profesoral ítems a, b, y c . De igual manera da
respuesta a los estándares de la Norma ISO 9001:2008 en el capítulo 6 referente
a la Gestión de los Recursos, numeral 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y
formación; ítems a) y e).
El documento final obtuvo el aval
embargo la estandarización
1.3 METODOLOGÍA
estudio preliminar se
1.3.2 Cuadro metodológico
Fuente: Elaborado por l
documentar
33
El documento final obtuvo el aval del Coordinador Nacional de Calidad
embargo la estandarización del procesos le corresponde al Departamento de
y Mejoramiento De Procesos.
Tipo de investigación. Este proyecto de grado es
aplicativo, puesto que se realizó un diagnostico de la situación actual a
partir de la realidad aportada por las facultades y la Jefatura de Personal, con
estudio preliminar se propuso el plan de aseguramiento
respuesta a la formulación del problema.
uadro metodológico
Elaborado por los autores del proyecto
2 MARCO REFERENCIAL
proceso
proceso
Analizar el proceso
7.Mejorar el proceso
10.Validar el proceso
procesos le corresponde al Departamento de
es un caso de estudio
un diagnostico de la situación actual a
por las facultades y la Jefatura de Personal, con este
de la calidad para el
Metodología Sistemática definida para el desarrollo del proyecto
4. Levantar el flujograma del
proceso
34
2.1 MARCO HISTÒRICO
2.1.1 Calidad en la educación superior colombiana. Para garantizar la calidad
en la educación superior colombiana, se crea la Ley 30 de 1992 que rige la
Educación Superior en Colombia, en ella se establece El Sistema Nacional de
Acreditación SNA, el cual es “un conjunto de políticas, estrategias, procesos y
organismos cuyo objetivo fundamental es garantizar a la sociedad que las
instituciones de educación superior que hacen parte del sistema cumplen con los
más altos requisitos de calidad”1. .
El Consejo Nacional de Educación Superior (CESU) genera políticas educativas
para garantizar la calidad académica. Aquellas instituciones que inicien
voluntariamente su proceso de acreditación institucional requieren de la
evaluación del Consejo Nacional de Acreditación CNA que “revisa el proceso de
acreditación, lo organiza, lo fiscaliza, da fe de su calidad y finalmente recomienda
al Ministro de Educación Nacional acreditar los programas e instituciones que lo
merezcan.”2
A su vez el Sistema para el aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior
en Colombia se desarrolló bajo la llamada revolución educativa entre los años
2006 y 2010, esta política pretende articular y garantizar la calidad académica
desde la primaria hasta la educación superior. La información, evaluación y el
1 Ministerio de Educación Nacional. Ley 30. Bogotá D.C.: República de Colombia. Gobierno
Nacional, 28 de diciembre de 1992. Artículo 53. 2 Consejo Nacional de Acreditación. En linea. Fecha[Junio 2 de 2012]. Disponible en internet:
http://www.cna.gov.co/1741/article-186377.html
35
fomento de la autoevaluación en las instituciones educativas son los cuatro
componentes de esta política.
A través de organismos como el Sistema Nacional de Información de Educación
Superior (SNIES), el Observatorio Laboral para la Educación, el Sistema de
Información para el Aseguramiento de la Calidad (SACES) y el Sistema de
Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior
(SPADIES) se pretende obtener información sobre las instituciones de educación
con la finalidad de evaluar y otorgar el registro calificado ó la acreditación en alta
calidad.
2.1.2 Universidad Libre. “La Universidad Libre es una entidad privada sin ánimo
de lucro, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D. C., y con presencia en
otras 6 ciudades del país (Barranquilla, Cali, Cartagena, Cúcuta, Pereira y
Socorro).
La Universidad Libre inicio labores el 13 de febrero de 1923 por el General
Benjamín Herrera, con las siguientes Facultades: Derecho y Ciencias Políticas,
Ingeniería, Escuela de Comercio, Escuela de Artes y Oficios, Escuela preparatoria
de Bachillerato. La Universidad Libre desde su fundación, fue administrada por un
Consejo Directivo, un Rector y una Consiliatura. En el año 1947 se liquidó como
Sociedad Anónima de Capital Limitada y se constituye como “Corporación
Universidad Libre”.
La Universidad se ha orientado por el idealismo Liberal y se ha inspirado en la
democracia, justicia social, libertad de pensamiento, autonomía universitaria,
36
tolerancia, convivencia civil, pluralismo ideológico y rechazo a toda forma de
confesionalismo y de imposición ideológica.
Actualmente se esfuerza por presentar nuevos programas académicos como
Administración de Empresas y programas de Maestría en Ingenierías Alternativas;
a su vez, trabaja en el mejoramiento continuo de sus procesos internos e
instalaciones.”3:
2.1.2.1 Sector económico: Según la Clasificación Industrial Internacional
Uniforme de todas las actividades económicas (CIIU), La Universidad Libre se
encuentra registrada bajo el código M805000 que corresponde a la sección M
(división 80)1 de Educación Superior4
2.2 ANTECEDENTES
La sala general reformuló y explicitó en 1997 la política de calidad Institucional, la
cual ha sido recopilada en el Proyecto Educativo Institucional (PEI) instrumento
donde quedo lineada.
Con el objeto de mejorar y afianzar la prestación de los servicios propios del
quehacer de la Universidad Libre, la Presidencia Nacional en el año 2004,
estableció como política que cada una de las seccionales de la Universidad
3 Universidad Libre. Catedra Unilibrista [En línea]. Fecha [Mayo 28 de 2012]. Disponible en
internet:http://www.unilibre.edu.co/catedra/index.php?option=com_content&view=article&id=58&Ite mid=36
4 Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). Clasificación Industrial Internacional
Uniforme de todas las actividades económicas (CIIU). Revisión 3.1 adaptada para Colombia
37
desarrollara estos servicios dentro de un sistema de gestión de calidad, según los
postulados, directrices y estándares de la norma ISO 2001 versión 2000 con la
visión además de obtener la respectiva certificación.
Estudiada y analizada la viabilidad de la propuesta, la Presidencia Sede Principal
coordinó la preparación del proyecto el cual fue sometido a consideración y
aprobación de la Honorable Consiliatura, evento sucedido en sesión de este
cuerpo colegiado, el día 29 de septiembre de 2004 escogiéndose la firma Bureau
Veritas para los efectos de la capacitación y el acompañamiento durante el
proceso de implantación y certificación.
A la decisión de la Honorable Consiliatura se le dió cumplimiento a través del
contrato N°. 043 de 2004, suscrito entre la Universidad Libre y la firma Bureau
Veritas, dándose inicio formal al desarrollo del mismo el primero de febrero de
2005.
2.3 MARCO TEÓRICO
2.3.1 Principios de Gestión de Calidad La Norma ISO 9000 brinda los
conceptos necesarios para entender la aplicación de sistema de gestión de
Calidad en cualquier empresa, en su introducción identifica y presenta ocho
principios de gestión que tienen por finalidad orientar a las organizaciones
hacia un manejo sistemático y transparente, de igual manera propende por
el mejoramiento continuo a través de la fluida interacción de la información
entre los actores intervinientes
38
Los principios a continuación deben adoptarse desde la alta gerencia, pues es la
encargada de direccionar los cambios al interior de la organización.
• “Enfoque en el cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y
por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los
clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las
expectativas de los clientes.
• Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de
la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el
cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los
objetivos de la organización.
• Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia
de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades
sean usadas para el beneficio de la organización.
• Enfoque basado en procesos: un resultado deseado se alcanza más
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso
• Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los
procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y
eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
• Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la
organización debería ser un objetivo permanente de ésta.
• Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones
eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.
39
organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación
mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear
valor.”5
2.3.2 Enfoque basado en procesos. La norma ISO 9000/08 define el proceso
como “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados”6. Para comprender la aplicación del enfoque
basado en procesos es preciso comprender que los “elementos de entrada de un
proceso son generalmente resultado de otros”7, cuando se planifica un proceso se
deben tener en cuenta estas entradas y salidas de información. Generalmente las
organizaciones que no tienen este enfoque presentan áreas que solo son
responsables por su trabajo sin contemplar el impacto de este sobre otras y el
producto ó servicio. El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del
proceso puede lograrse aplicando el concepto Planear, Hacer, Verificar y Actuar
en todos los niveles dentro de la organización.
2.3.3 Mejoramiento de los procesos de la empresa MPE
5 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
Colombia-Bogota: Editado por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).
2002. 6 Orientación acerca del enfoque basado en los procesos para sistemas de gestión de la calidad, Documento
ISO/TC 176/SC 2/N 544R mayo 2001 7 Orientación acerca del enfoque basado en los procesos para sistemas de gestión de la calidad, Documento
ISO/TC 176/SC 2/N 544R mayo 2001
40
2.3.3.1 Definición MPE. “Es una metodología sistemática que se ha
desarrollado con el fin de ayudar a una organización a realizar avances
significativos en la manera de dirigir sus procesos”8
Esta metodología busca centrase en eliminar el desperdicio y la burocracia,
además de ofrecer un sistema que ayude a simplificar y modernizar las funciones,
asegurando que los clientes internos y externos reciban productos ó servicios que
den respuestas a los requerimientos solicitados.
“El objetivo del MPE es garantizar que la organización tenga procesos que:
• Eliminen los errores
• Minimicen las demoras
• Promuevan el entendimiento
• Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes
• Proporcionen una ventaja competitiva
• Reduzcan los actores en el desarrollo del proceso”9
A continuación se muestran las cinco fases de la metodología del MPE para la
mejora del proceso:
• Fase II Comprensión del proceso
• Fase III Modernización
• Fase V Mejoramiento continuo.
8 James Harrington, Mejoramiento de los Procesos de la Empresa: McGraw-Hill Interamericana, S.A.
1993.#pág 23 9 James Harrington, Mejoramiento de los Procesos de la Empresa: McGraw-Hill Interamericana, S.A.
1993.#pág 23
2.3.3.2 Etapas de la modernización:
la metodología del MPE de Harrington propone etapas útiles para la mejora de
procesos en búsqueda de la calidad; dentro de las cuales se encuentran :
• Eliminación de la burocracia. La burocracia es un gran obstáculo en la
ejecución organizada del proceso, para eliminar las actividades burocráticas
es conveniente realizar una evaluación en las demoras, trámites,
documentaciones, revisiones y aprobaciones innecesarias con la finalidad
de minimizarlas o eliminarlas.
La burocracia se puede identificarse formulando preguntas básicas como las
siguientes:
¿Se realizan revisiones y balances innecesarios?
¿Inspecciona o aprueba la actividad ó el trabajo de otra persona?
¿Se requiere más de una firma?
¿Se necesitan múltiples copias?
¿Se escribe correspondencia innecesaria?
• Evaluación del valor agregado (EVA). Las actividades del valor agregado
real son aquellas que, vistas por el cliente final, son necesarias para
proporcional las salidas que el cliente espera, hay actividades que se
requieren pero que no agregan valor desde el punto de vista de las ventajas
para el cliente.
“La evaluación del valor agregado es un análisis de cada actividad en el proceso
de la empresa para determinar su aporte a la satisfacción de las expectativas que
tiene el cliente final, el objetivo del EVA es optimizar las actividades de valor
42
agregado en la empresa y minimizar o eliminar las actividades sin valor
agregado.”10
La figura 2 muestra como se realiza la evaluación de las actividades que
contribuyen directamente a generar las salidas que requiere el cliente final.
Figura 2: Cuadro guía para la evaluación de valor agregado en cada actividad
del proceso.
Fuente: James Harrington, Mejoramiento de los Procesos de la Empresa.1993
• Eliminación de duplicación. Si se realiza la misma actividad en diferentes
partes del proceso se considera como duplicación, para eliminar estas
duplicidades se debe analizar si las actividades que se repiten son
necesarias.
Las actividades duplicadas generalmente están dadas porque la gerencia no
confía en el sistema de información, generando actividades de control, revisión y
modificación. En otros casos se dan porque los grupos de trabajo no saben que la
actividad ya se ha realizado, ó que el proceso no ha sido diseñado para
10
James Harrington, Mejoramiento de los Procesos de la Empresa: McGraw-Hill Interamericana, S.A.
1993.#pág 156
43
interrelacionar las áreas que intervienen, de este modo no se familiarizan con las
salidas anteriores.
Puesto que no se deben sostener fuentes de datos duplicadas que se revisen
mutuamente, se hace necesario realizar una evaluación para eliminar o modificar
las actividades que se repiten, de esta manera se consigue la integridad en el
desarrollo del proceso.
actividades, decisiones, relaciones, y manejo de la información. Para aplicar
este concepto se utiliza la siguiente lista a manera de reflexión, con el
proceso en general.
Eliminar cuello de botellas a través de una nueva organización de las tareas
Simplificar la correspondencia para que esta sea ágil, concreta y amigable
con el ambiente.
Combinar actividades similares
Reducir la cantidad de manipulaciones y los datos que no se utilizan
Eliminar copias y reasignar el costo de estas copias a cada parte interesada
en recibirlas.
• Mejoramiento del proceso. Es el resultado obtenido de la aplicación del
MPE.
2.3.4 Técnicas para la recolección de información. Una manera efectiva y
eficiente de recoger información fidedigna es la entrevista, que consiste en
diseñar una ficha base para obtener datos puntuales de un proceso y
aclarar las dudas que se tengan al respecto de las actividades realizadas.
44
2.4 MARCO CONCEPTUAL
A continuación se presentan las definiciones de los conceptos clave que se
utilizaron para el desarrollo del plan y que cobran sentido dentro del proyecto.
Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a
proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con
los requisitos
Característica: Rasgo diferenciador, relacionado con un requisito.
Caracterización de proceso: Documento que resume de forma general todos los
aspectos importantes de los procesos de la organización, identifica como parte
fundamental de las entradas, los procesos, las salidas, los documentos de
soporte, las actividades de soporte, el uso de recursos, los responsables y la
forma de medición de los resultados
CNA: Consejo Nacional de Acreditación “Organismo de naturaleza académica
que depende del Consejo Nacional de Educación Superior (CESU), integrado
por personas de las más altas calidades científicas y profesionales, cuya
función esencial es la de promover y ejecutar la política de acreditación
adoptada por el CESU y coordinar los respectivos procesos”11
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
11
Consejo Nacional de Acreditación. En linea. Fecha[Junio 2 de 2012]. Disponible en internet:
http://www.cna.gov.co/1741/article-186382.html
45
Contratación: Acciones tendientes a legalizar la vinculación de un trabajador, que
incluye entre otras, la firma del contrato de trabajo, las afiliaciones al sistema de
seguridad social integral, la afiliación a la caja de compensación y la apertura de
cuenta.
Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un previsto ó especificado.
Desarrollar: Realizar las actividades que correspondan para formular la propuesta
para el aseguramiento de la Calidad en el proceso de vinculación de docentes
Diagnostico: Emitir una valoración del estado actual del proceso vinculación
docente en las facultades.
Especificación: Documento que establece los requisitos.
Flujograma: Representación gráfica y ordenada en la que se desarrollan las
actividades de un proceso. Se usa para representar los procedimientos.
Instructivo: Información de índole operativa, que da pautas sobre los detalles de
cómo efectuar una operación en particular.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad
de una organización.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Normalización: Es la redacción y aprobación de normas que se establecen para
garantizar el acoplamiento de elementos construidos, La normalización es el
proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a
46
distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas
y mejorarlas
Plan de aseguramiento: Documento que especifica diseño del flujo propuesto,
procedimiento y caracterización del proceso.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o tarea
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Pruebas de conocimiento: Evaluaciones que miden la competencia técnica de
los candidatos.
de actividades desempeñadas
Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con
los requisitos
Requisición de personal: Necesidades de vinculación de trabajadores propios de
la estructura de personal o de carácter temporal, solicitados por las diferentes
unidades académicas y administrativas de la Universidad.
Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria
S.G.C: Sistema de Gestión de Calidad. “El Sistema de Gestión de Calidad es
aquella parte del sistema de gestión de la organización enfocada en el logro de
47
resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las
necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas”12
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.
Vacante: Cargo dentro de la estructura de personal o de carácter temporal, que
quiere ser provisto por medio de un proceso de selección técnico
Validación: Confirmar mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
Vinculación: Actividad que enmarca todos los pasos para cubrir una vacante,
desde el análisis de la hoja de vida de los candidatos, hasta la firma del contrato
de trabajo y evaluación del periodo de prueba.
2.5 MARCO NORMATIVO Y LEGAL
El proyecto está enmarcado dentro de las disposiciones de la Norma NTC ISO
9001: 2008 numeral 6.2.2 “Competencia, toma de conciencia y formación”, los
lineamientos de acreditación de programas del CNA (Factor 3: Características
asociadas a los profesores), la normatividad interna de la Universidad Libre como:
el reglamento docente (artículos 6, 9, 13, 15 23, 30 y 31), los acuerdo N° 2 y 5 de
los Estatutos vigentes, la clausula 22 de la convención colectiva de trabajo
(ASPROUL) 2011 – 2012, acuerdo 01 funciones del decano, director de.
programa, secretario académico (artículos 3,7 y 9), Acuerdo 01 que reglamentan
los comités de unidad académica (artículo 4funciones).
12
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y
vocabulario. Colombia-Bogota: Editado por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC). 2002. 8p.
48
A continuación se presentan las tablas que soportan la normatividad precisando
los criterios puntuales que aplican para la selección y vinculación de docentes.
Véase tabla 1” Relación de normas internas de la Universidad Libre que aplican al
proceso de Selección y vinculación de docentes”, tabla 2 “Requisitos Establecidos
Por La NTC ISO 9001” y tabla 3 “Lineamientos del CNA para la Acreditación De
Programas”
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ISO 9001 Capitulo 6 Gestión de los Recursos
Numeral Descripción
a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza
trabajos que a afectan a la conformidad con los requisitos del
producto.
b) Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e
importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los
objetivos de la calidad y mantener los registros de la educación,
formación, habilidades y experiencias.
Tabla 3. Lineamientos del CNA para la Acreditación De Programas
Lineamientos de Acreditación.
FACTOR No. 3
académicos claros para la
selección y vinculación de
a) Políticas y normas institucionales para la selección
y vinculación del profesorado de planta y de cátedra
a la institución, fundamentadas académicamente.
b) Procesos de vinculación de profesores al
programa, en los últimos cinco años.
c) Profesores que ingresaron en los últimos cinco
años al programa en desarrollo de los procedimientos
prescritos en las normas.
52
aplica de forma transparente
para la selección y la vinculación de sus profesores
de planta y de cátedra.
b) Porcentaje de profesores que, en los últimos cinco
años, fue vinculado al programa en desarrollo de
dichas políticas, normas y criterios académicos.
c) Porcentaje de directivos, profesores y estudiantes
que conoce las políticas, normas y criterios
académicos establecidos por la institución para la
selección y vinculación de sus profesores
CARACTERÍSTICA 12
Formación de los Profesores
a) Cantidad, dedicación y nivel de formación del
profesorado según necesidades y exigencias del
programa.
profesorado al servicio del programa.
c) Dedicación de los profesores del programa a la
docencia, la investigación o creación artística, la
extensión o proyección social, y a la asesoría de
estudiantes.
INDICADORES:
maestría y doctorado.
programa que se dedica a la docencia, a la
investigación o creación artística, a la extensión o
proyección social, a la atención de funciones
administrativas, y a la tutoría académica individual a
los estudiantes.
completo al programa y porcentaje de profesores
catedráticos.
programa y el número de profesores al servicio del
mismo, en equivalentes a tiempo completo.
e) Apreciación de directivos, profesores y estudiantes
del programa sobre la calidad y la suficiencia del
número y de la dedicación de los profesores al
servicio de éste.
formación de los profesores del programa;
periodicidad de esta evaluación; acciones
adelantadas por la institución y el programa, a partir
de los resultados de las evaluaciones realizadas en
esta materia en los últimos cinco años.
Fuente: Elaborado por los autores del proyecto.
54
LINEAMIENTOS DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS
Según los lineamientos de Acreditación de programas los criterios y métodos de
vinculación deben ser definidos por la institución, siempre y cuando se garantice
que estos son claros y se aplican de forma transparente en todas las actividades
de selección y vinculación de docentes.
Los aspectos que se evalúan de acuerdo a los lineamientos del CNA son los
siguientes:
• Políticas y normas institucionales para la selección y vinculación de
docentes
• Procesos de vinculación de profesores al programa en los últimos cinco
años
• Profesores que ingresaron en los últimos cinco años de acuerdo a los
procedimientos prescritos en las normas.
Actualmente la Universidad no ha definido sus criterios y métodos de vinculación
por tal motivo se ve la necesidad de documentar el proceso y generar una
propuesta que dé respuesta a estos requisitos, mediante el desarrollo de este
proyecto se genera el procedimiento que define el desarrollo de este proceso.
A continuación se muestra en la Tabla 4 los requisitos establecidos por la
normatividad interna de la Universidad para la selección y vinculación docente.
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SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE DOCENTES
4.1 IDENTIFICAR EL PROCESO A DOCUMENTAR
Para iniciar la investigación se estableció que era necesario identificar el proceso
que se pretendía estudiar, para ello fue preciso hacer una exposición general de
los procesos actuales de la Universidad, partiendo de la perspectiva general a la
específica.
Actualmente el Departamento de Gestión de Calidad tiene documentados los
procesos del área administrativa como se observa en el mapa de procesos de la
Figura 3, que muestra los macro-procesos estratégicos, los procesos clave y los
procesos de soporte; sin embargo, no están contemplados los procesos
misionales de la Universidad, como: la docencia, proyección social e investigación.
Bajo esta perspectiva el proceso selección y vinculación docente se identificó
como un proceso de apoyo incluido en el área de Gestión Humana, que da
respuesta al futuro enfoque del SGC de la Universidad.
Para conocer el estado actual del proceso se realizo una investigación en cada
una de las facultades seleccionadas buscando información que diera soporte al
desarrollo del proceso durante los últimos cinco años, sin embargo no se encontró
el archivo de los registros de la selección y vinculación de docentes, aunque las
facultades tienen soportes de la vinculación docentes estos no se encuentran
organizados, de tal manera que no se pueden obtener indicadores ni estadísticas
que muestren la eficiencia de la metodología utilizada en años anteriores, las
Facultades no ven la necesidad de documentar el proceso puesto que no se
encuentra estandarizado. El desarrollo de este proyecto es el primer estudio
realizado para la estandarización del proceso.
66
Figura 3. Mapa de Procesos Administrativos perteneciente al Sistema de
Gestión de Calidad de la Universidad Libre
Fuente Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Libre.
4.2 IDENTIFICAR ACTORES DEL PROCESO.
Los actores son aquellas personas involucradas en el desarrollo de las actividades
del proceso. Para facilitar la selección de los actores se empleó la técnica de
flujograma de Alto nivel, que consistió en una presentación gráfica de los
responsables principales que intervienen.
Para identificar los actores se indagó con los Decano de cada facultad, puesto
que, son los principales responsables del desarrollo del proceso. A continuación
se presenta el flujograma de alto nivel.
Macro
Figura 4. Actores principales del proceso selección y vinculación docente
Fuente: Elaborado por los autores del proyecto.
4.3 INFORMAR A LOS ACTORES DEL PROCESO
El levantamiento de la documentación se realizó informando a cada una de las
partes involucradas, con el fin de
documentación actual de proceso. Para ello se dió
mediante cartas presentadas por el Decano de la Facultad de Ingeniería y el
Coordinador Nacional de Calidad, quienes gestionaron el permis
las actividades programadas, las cartas se presentan en el
para el desarrollo del proyecto
Director de carrera
Elaborado por los autores del proyecto.
INFORMAR A LOS ACTORES DEL PROCESO
El levantamiento de la documentación se realizó informando a cada una de las
partes involucradas, con el fin de facilitar la recepción de la información y
ual de proceso. Para ello se dió inicio formal al estudio
mediante cartas presentadas por el Decano de la Facultad de Ingeniería y el
Coordinador Nacional de Calidad, quienes gestionaron el permiso para desarrollar
las actividades programadas, las cartas se presentan en el Anexo A
para el desarrollo del proyecto).
Jurados
principales del proceso selección y vinculación docente
El levantamiento de la documentación se realizó informando a cada una de las
facilitar la recepción de la información y
inicio formal al estudio
mediante cartas presentadas por el Decano de la Facultad de Ingeniería y el
o para desarrollar
Anexo A (Permisos
4.4 LEVANTAR EL FLUJOGRAMA DEL PROCESO
El levantamiento de la información se realizo mediante la entrevista a los actores
definidos, con el fin de obtener el orden secuencial del proceso para luego
ilustrarlo a través de la herramienta Visio en un diagrama de flujo. El formato de la
ficha de la entrevista se presenta en el Anexo B (Levantamiento del proceso).
A través de un diseño de flujograma basado en los estándares establecidos en el
procedimiento de elaboración, actualización y control de documentos y registros
ST-AC-01-P-01 del SGC de la Universidad13, se presenta el levantamiento del
proceso en las facultades de:
Facultad de ingeniería (Flujograma representado en 5 partes consecutivas
desde la Figuras 5 hasta la Figura 9)
Facultad de ciencias económicas administrativas y contables
(Flujograma representado en 5 partes consecutivas desde la Figuras 10
hasta la Figura 14)
6partes consecutivas desde la Figuras 15 hasta la Figura 20)
Estos flujogramas explican el desarrollo del estado actual del proceso de selección
y vinculación de docentes en cada una de las facultades desde la requisición del
personal, pasando por el concurso docente, la ejecución y aprobación de la
nómina, hasta la firma del contrato.
13
Procedimiento de elaboración, actualización y control de documentos y registros ST-AC-01-P-01 del SGC
de la Universidad Libre.
Figura 5.PROCESO DE VINCULACIÓN DOCENTE FACULTAD DE INGENIERIA. Parte I
Actividad Responsable
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n 1
Requerimientos específicos por programa3. Envíar Solicitud a Decanatura
Comité Evaluación y Selección Docente (C.E.D.) Facultad
Ingeniería. y Director de carrera
Director de carrera
5. Citar a reunión C.E.S.D
Se aprueba solicitud?
Convocatoria para actividades de docencia, investigación y
proyección social
Decano de la Facultad
Cumple requisitos
10. Notificar las condiciones salariales y citar a los aspirantes
Subsanar documentos pendientes
G
9.Verificar los requisitos
70
Figura 6. PROCESO DE VINCULACIÓN DOCENTE FACULTAD DE INGENIERIA. Parte II
Actividad Responsable
R e
vi si
ó n
19. ponderar los resultados.
El aspirante cumple con %
21.Aplicar entrevista
Evaluación de la entrevista 22. Entregar evaluaciones a Director de Programa
23. Emitir resultados de convocatoria (D.P)
Acta Puntajes aspirantes , anexa
programa
NO
SI
15Asignar tema para ensayo por cada aspirante
17.Evaluar hojas de vida Evaluación por
aspirante
12. Generar Listado de jurados para los aspirantes
13Presentar propuesta al comité
Ingeniería
Jurados
D
71
Figura 7. PROCESO DE VINCULACIÓN DOCENTE FACULTAD DE INGENIERIA. Parte III
Actividad Responsable
R ev
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n 1
Ingeniería
E
WEB MASTER
A NO
32. Verificar requisitos Reglamento Docente
33.Envíar la nómina a Honorable Consejo Directivo
B
Decano de la facultad
72
Figura 8. PROCESO DE VINCULACIÓN DOCENTE FACULTAD DE INGENIERIA. Parte IV
Actividad Responsable
R e
vi si
ó n
37.Revisar documentos de acuerdo a la reglamentación
Cumple Con los documentos soporte
38. Enviar a contratación
36. Envíar Nómina Oficial a Jefatura de Personal
No
H
F
39.Generar acta de la reunión C.D y Enviar nómina a Jefatura de Personal
Nomina Oficial Físico, ST-GH-03-P-01-F03
40. Vincular docente según procedimiento ST-GH- 03-P-01 Compensación y salarios y ST-GH-01-P-01
vinculación administrativa
41. Generar y enviar contrato a la facultad. Secretaría de Jefatura de
Personal
SI
73
Figura 9. PROCESO DE VINCULACIÓN DOCENTE FACULTAD DE INGENIERIA. Parte V
Function Function
R e
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ó n
47.Firmar contrato (empleador) y enviar a Jefatura de personal.
Docente firma contrato
45. Enviar contratos a Jefe de Personal
NO
SI
46. Revisar, dar de visto bueno y enviar a Presidencia Seccional.
Secretaría de decanatura
Jefe de Personal
48. Archivar contrato físico en la hoja de vida
H
74
Figura 10. PROCESO SELECCIÓN F VINCULACIÓN DE DOCENTES FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS F CONTABLES. Parte I
Actividad Responsable
Fa se
Registro convocatoria
3.Citar al C.E.S.D
7.Autorizar la convocatoria
Autorización convocatoria
10. Realizar Publicación Convocatoria en periódico de
amplia circulación
Si
No
1.Planificar personal docente de acuerdo a la necesidad de los programas
Se requiere nuevo personal docente
A
Decanatura
75
Figura 11. PROCESO SELECCIÓN F VINCULACIÓN DE DOCENTES FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS F CONTABLES. Parte II
Actividad Responsable
Fa se
16.Asignar temas y jurados para calificación del ensayo
Tema del ensayo y fecha limite para su presentación
18.Recibir trabajo temGtico dentro del término establecido.
14.Citar a C.E.D vencido termino de la convocatoria
Acta C.E.D Definiendo aspirantes
pre-seleccionados , temas y jurados
Se rechaza C
11. Recibir Hojas de vida interesados dentro del término de la convocatoria.
12.Verificar de los documentos soporte de HV
Cumple los documentos solicitados
No
Si
A
Secretaría Académica
15. Realizar valoración hoja de vida
Fuente. Elaborado por los autores del proyecto
76
Figura 12. PROCESO SELECCIÓN F VINCULACIÓN DE DOCENTES FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS F CONTABLES. Parte III
Actividad Responsable
Fa se
Citación C.E.D
Consolidación de puntaje por aspirante “
Hoja de Vida Ensayo
21.Evaluar trabajo temGtico Registro evaluación
22.Entregar trabajo temGtico y evaluación a secretaría académica, dentro de los
términos seHalados
20.Entregar trabajo temGtico a los jurados para evaluación.
D
Secretaría Académica
77
Figura 14. PROCESO SELECCIÓN F VINCULACIÓN DE DOCENTES FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS F CONTABLES. Parte V
Actividad responsable
Fa se
44. Generar acta de la reunión C.D y Enviar nómina a Jefatura de Personal
Nomina Oficial Físico, ST-GH-03-P-01-F03
45. Vincular docente según procedimiento ST-GH- 03-P-01 Compensación y salarios y ST-GH-01-P-01
vinculación administrativa
46. Generar y enviar contrato a la facultad. Secretaría de Jefatura de
Personal
Personal
SI
H
51. Firma de Contrato.
Decanatura
FIN
A
Fuente. Elaborado por los autores del proyecto
79
Figura 15. PROCESO VINCULACIÓN DE DOCENTES FACULTAD CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN. Parte I
Función Responsable
Fa se
3.AnGlIzar la solicitud Pre- aprobado
de solicitud
5.Asignar temas del ensayo y pares evaluadores según Reglamento Docente
Acta C.E.D
7. Realizar Publicación
Relación información
Director de Carrera
Listado inicial candidatos
B El personal es
(C.E.P.D) Director de Carrera
I
80
Figura 16. PROCESO VINCULACIÓN DE DOCENTES FACULTAD CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN. Parte II
Función Función
Fa se
16.Entregar tema de ensayo, parGmetros de recepción trabajo y cronograma al candidato
17.Asignar código a las Hojas de vida
18. Recibir Ensayos
20. Consolidar evaluación por aspirante Reporte Evaluación
Secretaría académica
proceso
12.Evaluar hojas de vida
21. Citar para entrevista a los aspirantes y jurados
D
81
Figura 17. PROCESO VINCULACIÓN DE DOCENTES FACULTAD CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN. Parte III
Función Función
Fa se
26.Seleccionar aspirantes
Es mayor a 60puntos
Decanatura
D
de la entrevista
Secretaría Académica
Secretaría Académica
Decanatura
E
82
83
84
Figura 20. PROCESO VINCULACIÓN DE DOCENTES FACULTAD CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN. Parte VI
Función Responsable
54.Revisar y dar visto bueno
Decanatura
52. Firma del contrato por el docente.
Secretaría académica
Fuente. Elaborado por los autores del proyecto
85
Los flujos obtenidos fueron revisados por los actores involucrados hasta
representar la realidad de sus actividades. Los formatos correspondientes a cada
uno de los flujos por facultad se encuentran en el Anexo F (Formatos flujos por
facultad)
4.5 VALIDAR EL FLUJOGRAMA
La validación del flujograma está dada por la aprobación de las Decanaturas, y
está respaldada por la Secretaría académica puesto que son los principales
responsables del proceso.
El documento de aprobación se encuentra en el Anexo C (Actas de aprobación)
4.6 ANÁLISIS DEL PROCESO
Se estudió la reglamentación interna vigente que aplica a las actividades
principales y se comparó con el estado actual del proceso por facultad, cada
Facultad presentó incumplimiento en algunos de los requisitos estipulados en el
Reglamento Docente, de igual manera se analizaron y expusieron las actividades
que afectan el flujo y buen desarrollo del proceso.
A continuación se presenta los resultados del análisis generado por cada Facultad:
4.6.1 Facultad de ingeniería
• Según el Reglamento Docente capítulo 3 “De la selección y contratación del
personal docente”, numeral 9”, ítem 1. “De la convocatoria a concurso”, es
responsabilidad del Rector Seccional convocar a concurso docente, caso
contrario de la actividad realizada en la Facultad de Ingeniería, cuya función
es desempeñada por el Decano.
86
• La Secretaria Académica genera un archivo innecesario de hojas de vida
por el no cumplimiento de la documentación solicitada, esto es debido a la
falta de control en la recepción de las mismas.
• En el flujo no se evidencia la asignación del número de radicado en la hoja
de vida, lo cual se presenta como una falta al reglamento por obstaculizar
la evaluación objetiva del candidato.
• La reunión del Comité de Evaluación y Selección Docente por programa es
innecesaria y no agrega valor; puesto que, no está reglamentada, aunque
su finalidad es proponer posibles jurados, la asignación final es dada por el
Comité de Evaluación y Promoción Docente de la Facultad.
• La asignación de los jurados y el trabajo temático no se realiza acorde al
reglamento docente, ya que en este caso los jurados son los encargados de
asignar los temas, y por normatividad se deben seguir los siguientes pasos.
1. Asignar número de radicado a la hoja de vida por parte de Secretaría
Académica.
2. Conforme al número de radicado el comité de Evaluación y
Selección asigna el tema del trabajo y los 3 jurados que realizarán la
evaluación, procurando reservar el nombre del aspirante.
• Según el Reglamento docente la evaluación del trabajo temático debe
ser realizada por 3 jurados nombrados por el CESD asegurando
confidencialidad en los nombres de los postulados, sin embargo en el
flujo se observa que los jurados conocen el nombre de los participantes
ya que ellos realizan la evaluación de sus hojas de vida.
• Por normatividad no es necesaria la aprobación de la nómina por el
comité de Evaluación y Selección Docente, ya que estos solo aprueban
el listado de los concursantes seleccionados.
87
• Todos los documentos no controlados se llevan de manera organizada
dando soporte al flujo actual manejado, sin embargo solo se cuenta con los
correspondientes a los últimos tres años.
• La definición de los criterios de vinculación es definida por comité de
evaluación y selección docente, no obstante esto no garantiza un óptimo
diseño de perfil, puesto que quien conoce la necesidad del programa es el
Director de Carrera.
• Las actividades para la publicación de la convocatoria están sujetas a
verificaciones y autorizaciones innecesarias.
• La publicación de la convocatoria no se realiza por la Rectoría Seccional
como lo indica el reglamento docente.
• La asignación de carga académica es sometida a la revisión y aprobación
de Decanatura, sin embargo esta actividad es innecesaria, puesto que el
Director de Carrera es quien conoce la planificación del programa.
• Debido a la falta de planificación de la carga académica no se tiene claridad
en el número de docentes requeridos para el proceso de selección y
vinculación de docentes, esto se ve reflejado en la actividad previa a la
generación de la nómina, donde realizan la asignación de la carga
académica.
4.6.3 Facultad de ciencias de la educación
• Una vez el Comité de Evaluación y Selección Docente ha aprobado la
solicitud del docente, asigna los temas y jurados para los ensayos, sin
embargo esta asignación no es objetiva puesto que no se conoce el número
de candidatos del concurso.
88
• En la recepción de las hojas de vida se puede observar un filtro inicial
inadecuado, puesto que se reciben hojas de vida que no cumplen con los
requisitos, generando archivos que no hacen parte del proceso.
• Una vez se tiene la lista de los aspirantes a concursar se ve sometida a una
aprobación innecesaria del Comité de Evaluación y Selección Docente.
• Como aspecto positivo de este flujo se encuentra la actividad de planificar y
generar un cronograma, el cual sirve de guía para los candidatos y los
jurados.
• La planificación de cargas académicas se realiza al final de las actividades
de selección; es decir, que no hay claridad en el número de vacantes que
requieren los programas.
• La nomina es sometida a una revisión de jefatura de personal previa al
comité de carrera docente, por lo cual el jefe de personal revisa dos veces
la misma nómina, generando un envió de correspondencia no justificado.
• Previa a la firma del contrato por el docente la Decanatura realiza una
revisión, esta actividad no agrega valor ya que le resta tiempo al Decano en
el desarrollo de sus funciones.
4.7 ANALISIS GENERAL DE LOS FLUJOS
A continuación se presentan las observaciones generales del análisis de los flujos:
• El proceso no se encuentra estandarizado ni documentado para la
Seccional Bogotá, por lo cual no se puede llevar un control del mismo.
• Aunque las facultades evidencian las actividades de selección de docentes
mediante sus archivos, estos se consideran como documentos no
controlados por el SGC; por lo tanto, no se puede llevar un control total del
proceso, aspecto importante para dar cumplimiento al requisito del factor 3,
Característica 10, item b) “Procesos de vinculación de profesores al
89
programa, en los últimos cinco años”, de los lineamientos del CNA para la
acreditación de programas.
• Durante el desarrollo del proceso se encuentran revisiones de orden
burocrático que no agregan valor.
• En las facultades de Ciencias de la Educación y Ciencias Contables se
observa una inadecuada planificación de la carga académica de cada uno
de los programas.
• Puesto que no está definida en la normatividad la responsabilidad de la
evaluación de las hojas de vida, esta es realizada por diferentes actores sin
asegurar que sean los más idóneos para ello.
• Es una de las responsabilidades del CESD realizar la lista de elegibles,
actualmente solo la facultad de ciencias de la educación cumple con este
requisito del reglamento docente.
• Es necesario aclarar las condiciones iniciales de contratación a nivel
salarial ya que el desconocimiento de esto por parte de los aspirantes
puede concluir en una deserción significativa, generando un reproceso
continuo en la recepción de hojas de vida.
• La única facultad que cumple con la revisión de la nómina por el Comité de
Unidad Académica es la de Ingeniería.
• En términos generales las Facultades comparten el Formato de
Requerimientos específicos por programa, pero difieren en los formatos de
evaluación de hoja de vida, trabajo temático y entrevista.
90
5 METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO
Para realizar la mejora se investigó cual era la metodología que mejor se ajustaba
al rediseño y estandarización de los procesos, encontrando al MPE propuesto
por James Harrintong como la metodología idónea para realizar el estudio
preliminar que apoyara la estandarización del proceso por el Departamento de
calidad de la Universidad.
El MPE consta de cinco fases que describen las actividades para el mejoramiento
de los procesos de la empresa definidas en el marco teórico. Para el desarrollo del
proyecto se tomó como referencia algunas de las actividades correspondientes a
la fase II “comprensión del proceso” y la fase III “modernización”.
El objetivo de la Fase II es comprender las dimensiones del proceso actual
ejecutado y consta de las siguientes actividades:
• Identificar el proceso a documentar
• Identificar los actores del proceso
• Informar a los actores del proceso
• Levantar el flujograma del proceso
• Validar el flujograma
• Analizar el proceso
Estas actividades se realizaron en el diagnóstico del proyecto y su análisis da
soporte al mejoramiento propuesto.
La fase III busca la mejora del proceso mediante las siguientes actividades:
• Eliminación de la burocracia
• Evaluación del valor agregado
• Mejoramiento del proceso
El diseño del proceso propuesto se basó en la secuencia general de los flujos
actuales y las actividades exigidas por la normativa vigente. A continuación se
presentan los pasos definidos por la metodología en la fase III.
5.1 ELIMINACIÓN DE LA BUROCRACIA
A partir de la normatividad se analizaron todas las actividades con el fin eliminar o
modificar aquellas cuya revisión ó aprobación no estaba justificada en el
reglamento.
La eliminación de algunas actividades burocráticas se ve restringida por los
parámetros establecidos en la normatividad interna de la Universidad, puesto que
son de carácter obligatorio, los cambios o modificaciones dependen directamente
de los altos Órganos Colegiados de la Institución. Por otra parte los requisitos del
CNA estipulan el soporte del proceso con las políticas y normas institucionales.
5.2 EVALUACIÓN DEL VALOR AGREGADO, ELIMINACIÓN DE DUPLICACIÓN
Y SIMPLIFICACIÓN.
Se evaluaron las actividades de los flujos de ca