PLAN DE COMUNICACIÓN PARA FDA ACTUALIZADO
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Plan de comunicación FDA 2014
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PLAN DE COMUNICACIÓN
FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL AZUAY
Septiembre de 2014
Cuenca-Ecuador
Plan de comunicación FDA 2014
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PLAN DE COMUNICACIÓN DE FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL AZUAY
1. – Justificación
Federación Deportiva del Azuay (FDA) se funda el 17 de noviembre de 1924 con la idea de organizar
y levantar al deporte azuayo, se asienta en Cuenca y es una organización que tiene el carácter de
privada aunque recibe fondos del Estado. FDA está conformada por talento humano que procede
principalmente por cuencanos en la parte administrativa y por personas que vienen de varias regiones
del Ecuador y del exterior (Cuba, Colombia, Argentina, etc.). Federación está integrada por 198
personas, 90 de las cuales hacen la parte administrativa y las restantes 108 son entrenadores, monitores
y asistentes en un total de 30 deportes que van desde el atletismo, hasta el Voleibol.
Debido a esta variedad de culturas, se han presentado problemas originados por la falta de
compromiso, escasa implicación de los trabajadores, esa falta de sentido de pertenencia afecta la
imagen institucional por cuanto los resultados deportivos de los técnicos han sido pobres y en el caso
del personal administrativo se hace urgente la necesidad de utilizar los canales adecuados para evitar
rumores, temor y malos entendidos. En este contexto es primordial fortalecer la comunicación
interdepartamental facilitando la coordinación entre unidades para la ejecución eficaz y eficiente de los
procesos. Es fundamental mejorar la red comunicacional, donde la información se canalice de forma
correcta. Se trata de utilizar un sistema de comunicación organizacional para conseguir de los públicos
mayor motivación en el interno, lo que a su vez eso mejorará la productividad e implicará mejorar la
imagen que se transmite al público externo.
En lo organizacional, FDA se ha desarrollado superando, una serie de avatares frente a la situación
coyuntural y política que ha vivido el país. Es en ese marco que se han dado una serie de cambios,
sobre todo a partir del último Gobierno que ha trazado políticas que han acercado a nuestra
organización a los organismos de estado como el Ministerio del Deporte. Estos cambios han generado
cierta incertidumbre sobre el futuro institucional de FDA lo que refuerza la necesidad de llevar
adelante un plan de comunicación para fortalecer los flujos de comunicación externa e interna, bajo
este panorama necesitamos de la Comunicación Organizacional como el sistema de comunicación
adecuado que nos servirá para eliminar las barreras comunicacionales que se han presentado. Y es que,
el Plan de Comunicación nos permitirá diseñar el futuro que deseamos, identificando las estrategias
necesarias para para mejorar la comunicación dentro y fuera de FDA y contribuir con mayor eficacia a
dar respuestas a la imagen de excelencia que buscamos.
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2. FODA
Fortalezas Oportunidades
Organización con gran prestigio e
importancia a nivel nacional.
Directivos tienen imagen posicionada
en la sociedad y apoyan la gestión.
Buena amistad con los periodistas y los
medios de comunicación
Mejorar la imagen y la reputación
institucional.
Mejorar la asistencia a escuelas y
eventos de FDA.
Ser considerada una entidad modelo en
el área a nivel de país.
Debilidades Amenazas
Falta de sentido de pertenencia del
personal que genera problemas de
imagen en lo externo.
Lentitud en el desarrollo de los procesos
Falencias en la comunicación interna,
surgimiento del rumor.
Pérdida de imagen ante la opinión
pública.
Daño del clima laboral (ambiente de
trabajo).
Falta de resultados deportivos
importantes.
3. Visión
Al cabo de un año, la FDA será una organización que difunde sus acciones interna y externamente con
liderazgo y eficiencia para mejorar su imagen y su reputación corporativa.
4. Misión
Optimizar la comunicación integral de FDA, a través de un conjunto de estrategias modernas y
eficientes.
5. Objetivo general.
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Fortalecer la gestión comunicacional a través de un conjunto de estrategias tanto a nivel interno cuanto
externo.
Objetivos específicos.
Diseñar herramientas de comunicación para potenciar la identidad corporativa, la
comunicación interna y favorecer el clima laboral.
Fomentar el diálogo y la participación con los públicos internos y externos.
Crear un conjunto de estrategias 2.0 que fortalezcan la imagen externa de FDA.
Informar de la gestión realizada con transparencia para generar credibilidad, confianza.
6. Políticas
Política interna: De diálogo permanente y cercanía entre directivos y personal.
Política externa: De información abierta y transparente que genere confianza en la colectividad.
7. Estrategias
A nivel interno y con la finalidad de cumplir con la política interna de diálogo permanente y
cercanía entre directivos y personal, la estrategia de comunicación del plan estará basada en:
Estrategia A
Difusión periódica de información para visibilizar las actividades y proyectos corporativos
usando medios impresos y audiovisuales para evitar rumores que afecten al público interno.
ACTIVIDADES
• Difusión de informativo electrónico semanal al público interno sobre acontecimientos
relevantes a través del Intranet.
• Realizar retiro empresarial que incluya charlas motivacionales
• Rendición de cuentas a través del anuario.
• Actualizar el sitio Web y las redes sociales permanentemente.
• Actos internos: aniversarios e inauguraciones, convenciones, Navidad, Carnaval y Fin de
año.
Estrategia B
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Impulsar el conocimiento de la organización en el público interno para motivar su colaboración
en procura de mejorar su productividad.
ACTIVIDADES
Rediseño de carteleras informativas con actividades empresariales y sociales.
Implementación de una cartelera fotográfica en Intranet.
Recorrido por escenarios del Presidente para motivar a deportistas y entrenadores.
Usar mailing para procesos de comunicación interna.
Plantear un manual de inducción para nuevos funcionarios de FDA con deberes y derechos
con el apoyo del departamento de Talento Humano.
A nivel Externo y con la finalidad de cumplir con la política externa de información abierta y
transparente que genere confianza en la colectividad, la estrategia de comunicación del plan
estará basada en:
Estrategia C
Campañas de comunicación para fortalecer la imagen corporativa de FDA generando
reputación en los medios de comunicación y en la colectividad.
ACTIVIDADES
• Gestionar ruedas de prensa, entrevistas en programas radiales y en espacios televisivos.
• Notas de prensa, sala de prensa virtual.
• Dossier de prensa en línea, fotografías en línea, cortes de tv/radio en línea.
• Libro y folletos
• SMS/mensajes por celular y watsapp
• Redes sociales, blogs, actualización de sitio web para fortalecer la imagen corporativa
• Alta en buscadores y posicionamiento SEO para fortalecer la imagen corporativa
• Desarrollar un plan técnico para la señalización de FDA.
• Utilización de nuestros espacios para colocar Vallas con publicidad de FDA.
Estrategia D
Eventos para visibilizar la gestión empresarial
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ACTIVIDADES
• Participación en ferias con el fin de promocionar las escuelas deportivas.
• Acontecimientos culturales, deportivos, sociales.
• Visitas guiadas
• Desayunos con periodistas
• Visitas a las instalaciones
• Realización de colonias vacacionales para la colectividad
• Celebración de eventos en fechas especiales para la ciudad.
Acciones de comunicación
Públicos PERIODICIDAD NÚMERO COSTOS
I, E, D, medios
- Difusión de informativo electrónico
semanal al público interno sobre
acontecimientos relevantes a través
del Intranet.
Interno Semanal 48 0
- Retiro empresarial que incluya
charlas motivacionales (Apoyar a
talento humano)
Interno Anual 1 2.000
- Rendición de cuentas a través del
anuario.
Interno,
Externo
Medios
Anual 1 4.000
Apoyar la celebración de eventos
institucionales de FDA (En
coordinación con Protocolo):
• El Festival de campeones a
finales de enero.
Interno,
Externo
Medios
Trimestral 8 0
• Día de la Mujer el 8 de marzo
• Copa Tomebamba de natación en
abril
• Copa Ciudad de Cuenca de Judo
• Natalicio de Bolívar el 24 de
julio
• Día del Deporte Ecuatoriano el
26 de julio
• Lanzamiento, inauguración y
clausura de las colonias
vacacionales.
• Aniversario institucional el 17 de
noviembre.
- Rediseño de carteleras informativas
con actividades empresariales y
sociales.
Interno
Externo
Mensual 12 0
- Implementación de una cartelera
fotográfica en Intranet.
Interno Mensual 12 0
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- - Recorrido por escenarios del
Presidente para motivar a deportistas
y entrenadores.
Interno Bimestral 6 0
- - Usar mailing para procesos de
comunicación interna.
Interno Semanal 48 0
- Gestionar ruedas de prensa,
entrevistas en programas radiales
y en espacios televisivos.
Externo Quincenal 24 0
- Notas de prensa, sala de prensa
virtual.
Externo Diario 300 0
- Dossier de prensa en línea,
fotografías en línea, cortes de
tv/radio en línea.
Externo Quincenal 24 0
- Revistas I-E-D
Anual 1 4.000
- SMS/mensajes por celular Externo Semanal 48 0
- Redes sociales, blogs,
actualización de sitio web para
fortalecer la imagen corporativa.
Interno Quincenal 24 0
- Alta en buscadores y
posicionamiento SEO para
fortalecer la imagen corporativa.
Interno Mensual 12 0
- Plan técnico para la señalización
de FDA. (coordinado con
Marketing)
Interno Anual 1 3.000
- Utilización de nuestros espacios
para colocar Vallas con
publicidad de FDA.
Interno
Externo
Anual 4 1.200
- Participación en ferias con el fin
de promocionar las escuelas
deportivas (coordinado con el
DTM)
Externo Trimestral 4 500
- Cena Navideña con periodistas m Anual 2 0
- Visitas a las instalaciones Interno Semestral 2 0
- Difusión de colonias
vacacionales coordinado con
marketing
Externo Anual 1 5.000
Realizar folletos sobre:
- Protocolo deportivo de FDA.
- Manual de identidad corporativa
Externo Semestral 2 5.000
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- Difusión del deporte en escuelas
- Código de ética.
- Manual de inducción para
nuevos funcionarios de FDA
(En coordinación con Talento
Humano, Marketing,
Protocolo, DTM, Secretaría,
etc.)
TOTAL 24.700
8. Vocería.
Voceros autorizados
El principal vocero de la Federación Deportiva Provincial del Azuay (FDA) será el Presidente
Serán voceros autorizados, el Administrador como delegado administrativo, el Director del
Departamento Técnico Metodológico (DTM) como delegado técnico y el director de
Comunicación.
Los funcionarios de FDA que viajen a otras ciudades podrán conceder entrevistas sobre los
proyectos que lideran, siempre y cuando tengan autorización previa del presidente y coordinen las
declaraciones con el Director de Comunicación.
Los jefes de entrenadores por deporte podrán dar declaraciones única y exclusivamente sobre
aspectos técnicos del deporte a su cargo y evitarán cualquier tema que pueda afectar la imagen de
FDA.
Los monitores no están autorizados a dar declaraciones a los medios.
Cualquier pedido del personal técnico y administrativo debe hacerse ante los organismos
competentes de FDA y bajo ninguna razón, cualquier pedido o reclamo, podrá realizarse en público
o ante los medios
9. Evaluación
5.1 Indicadores para el control y seguimiento
MATRIZ DE MONITOREO, EVALUACIÒN Y CONTROL DEL RESULTADOS
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PERIODO DE EVALUACIÒN: DESDE……………………. HASTA…………………
ACTIVIDADES NIVEL DE
CUMPLIMIENTO
GRADO DE
DIFICULTAD
RESULTADOS
ALCANZADOS
FUENTES DE
VERIFICACIÒN