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Plan de Continuidad de Operaciones. Mayo 2015 Página 1

PLAN DE CONTINUIDAD DE

OPERACIONES

PWR PERU

Mayo de 2015


PRESENTACIÓN

El Plan de Continuidad de Operaciones de la representación de la OPS/OMS en el Perú corresponde a la

Implementación local de la Política de Continuidad de las Operaciones prevista en el Capítulo XVII del E-

Manual de la OPS/OMS, sección 4.1.

Su versión completa puede ser consultada en el siguiente enlace:

http://work.paho.org/cim/emanual/SitePages/Home.aspx

Continuidad de las

Operaciones

Regional

Continuidad de Operaciones PWR PER

PWR/PER Plan de Continuidad de Operaciones

Anexos

http://work.paho.org/cim/emanual/SitePages/Home.aspx


REGISTRO DE CAMBIOS

Este “Plan de Continuidad de Operaciones de la Representación de la OPS/OMS en Perú”, será

actualizado periódicamente. Es responsabilidad del punto focal de seguridad hacer llegar a todo el

personal los cambios que se presenten. Para mantener el registro de los cambios se deben consignar en la

tabla adjunta las modificaciones efectuadas. Todos los cambios que se consideren pertinentes, deben

remitirse al “Equipo de Gestión de Crisis”.

TABLA DE REGISTRO DE CAMBIOS

Fecha Descripción breve del cambio Cambio registrado por:

14/4/2011 Actualización del Organigrama para incluir funcionarios

nuevos Gilberto Barros

14/4/2011 Actualización página 10 para reemplazar el Dr. Valcárcel por

el Dr. Leanes en el Equipo de Manejo de Procesos Críticos Gilberto Barros

14/4/2011 Cambio de formato y revisión del árbol de llamadas Gilberto Barros

31/5/2012 Actualización del Organigrama por cambio formato Gilberto Barros

31/7/2014 Revisión integral y actualización del Plan de continuidad Celso Bambarén

09/ago/2014 Revisión Integral y actualización del BCP Ana María Frixone

22/ago/2014 Revisión Integral y actualización del BCP Guillermo Gonzalvez

25/ago/2014 Revisión Integral y actualización del BCP José Villanueva

02/sep/2014 Revisión Integral del plan Teófilo Monteiro

3/sep/2014 Ajuste índice y formato del plan Ana María Frixone

3/oct/2014 Revisión integral del BCP versión final y pasos a seguir

Fernando Leanes

Guillermo Gonzalvez

Celso Bambaren

José Villanueva

Ana María Frixone

11/may/2015 Actualización del BCP Ana María Frixone

12/may 2015 Revisión integral y aprobación del BCP Dr. Manuel Peña


Tabla de Contenido PRIMERA PARTE……………………………………………………………………………………….3

Propósito ....................................................................................................................... 3

Alcance ......................................................................................................................... 3

Premisas ........................................................................................................................ 4

SEGUNDA PARTE .................................................................................................................................. 5

Estrategias ..................................................................................................................... 5

TERCERA PARTE ................................................................................................................................... 8

Equipo de Gestión de Crisis (EGC) ..................................................................................... 8

Equipo de comunicaciones ................................................................................................ 9

Equipo logístico .............................................................................................................. 9

Equipos de recuperación ................................................................................................. 10

Brigadas ...................................................................................................................... 10

CUARTA PARTE ................................................................................................................................... 11

Activación del Plan ........................................................................................................ 11

Respuesta ..................................................................................................................... 13

Recuperación ................................................................................................................ 14

QUINTA PARTE .................................................................................................................................... 18

Prueba del Plan ............................................................................................................. 18

Revisión del Plan ........................................................................................................... 19

GLOSARIO ............................................................................................................................................. 20


INDICE DE CUADROS Y ANEXOS

Cuadro 1. Resumen de Estrategias del BCP .......................................................................... 7

Cuadro 2. Procedimientos de recuperación ante situaciones generadas por riesgos ident .............. 15

Cuadro 3. Flujograma de respuesta de la Organización ante eventos adversos. .......................... 17

ANEXO 1 Análisis de Riesgo ................................................................................................................. 22

ANEXO 2 Análisis de Impacto ............................................................................................................... 26

ANEXO 3 Personal según Servicio Crítico ............................................................................................. 30

ANEXO 4 Requerimiento de Recursos Críticos...................................................................................... 34

ANEXO 5 Registros Electrónicos Vitales ............................................................................................... 38

ANEXO 6 Directorio de Correos Electrónicos Alternos ......................................................................... 39

ANEXO 7 Indicativo de Radios .............................................................................................................. 40

ANEXO 8 Teléfonos de Emergencia ...................................................................................................... 41


PRIMERA PARTE GENERALIDADES

Propósito

El Plan de Continuidad de Operaciones (BCP por su siglas en inglés) tiene como

finalidad asegurar la continuidad y el restablecimiento de los procesos y servicios

críticos de la representación de la Organización Panamericana de la Salud /

Organización Mundial de la Salud (OPS/OMS) frente a diversos riesgos de origen

natural, antrópico o sanitario ante los cuales está expuesta la representación en el país.

Alcance

1. El BCP abarca las instalaciones de la representación de la OPS/OMS ubicadas en

la calle Los Pinos 251 – Camacho incluyendo las áreas funcionales del despacho

del Representante, Administración, áreas de uso común y los proyectos de

cooperación técnica.

2. El BCP considera los incidentes que se pueden generar por los diferentes tipos de

eventos considerados en la matriz análisis de riesgo (anexo 1) del presente

documento.

3. De acuerdo al anexo 1, se consideran los siguientes tipos de incidentes:

Los que tienen como consecuencia la pérdida de personal;

Los que interrumpan de forma directa o indirecta el acceso a la oficina de

país;

Los que interrumpen los procesos y sistemas críticos para la misión de la

Organización:

Los que tienen como consecuencia la pérdida del edificio total o parcial,

incluyendo su acceso; y


Los que tienen como consecuencia la pérdida de los servicios de

proveedores.

La entrega de la Cooperación Técnica en Perú y en la Región, es aún más relevante y

valorada en situaciones de crisis y emergencias. La importancia de restablecer las

funciones y servicios críticos de la oficina en el menor tiempo posible pone de

manifiesto la calidad y preparación de nuestro personal, así como también la

excelencia de nuestra Organización y su credibilidad y visibilidad frente a otros

actores.

Premisas

El presente plan de continuidad de operaciones se ha elaborado sobre los siguientes

supuestos:

Sólo el área habitual de trabajo de la Representación ha sido afectada por el evento

adverso, todos los lugares alternativos previamente designados están intactos.

El personal identificado como parte de los equipos para la implementación del

BCP está disponible para realizar los trabajos de recuperación.

Los trabajos de recuperación se realizan de acuerdo a lo establecido en el BCP.

Las estrategias de recursos y las soluciones para recuperación están disponibles,

realizadas y comprobadas satisfactoriamente.

Los proveedores cooperan razonablemente durante los trabajos de recuperación.

Se han realizado las pruebas del plan.

La revisión del plan, mantenimiento y actualizaciones se han realizado con

periodicidad para asegurar que responde ante las necesidades generadas por los

eventos adversos.

Se ha realizado la difusión del plan entre el personal.


SEGUNDA PARTE ESTRATEGIAS DE CONTINUIDAD Estrategias

Para la selección de las estrategias se tomaron en cuenta los siguientes criterios:

El costo económico de la implantación de la estrategia de recuperación

Los beneficios que proporciona la estrategia seleccionada.

El Tiempo Máximo Permitido de Interrupción (MTD).

El Tiempo de Recuperación Objetivo (RTO).

La pérdida máxima de información financiera y administrativa que se puede

permitir.

Entre las estrategias seleccionadas para mantener la continuidad se cuenta con:

Acuerdos con proveedores estratégicos: Que estén destinados a contar en el más

breve plazo con los bienes y servicios para asegurar las funciones críticas, como el

acceso a Internet.

Acuerdos de servicios: Estos compromisos están orientados a la provisión de

servicios para asegurar la operación de la oficina. Entre ellos, se tienen los pagos a

través del banco local, vigilancia.

Centro de operaciones: El lugar seleccionado es la sala de reuniones del Despacho

del Representante siendo el lugar alterno el auditorio de la oficina. Este ambiente

será utilizado para coordinar las acciones de respuesta y recuperación ante eventos

adversos.

Centro alternativo: En caso se produzca un daño severo a las instalaciones de la

oficina, se ha considerado como lugar alterno, los ambientes de la UNODC

ubicada en Av. Javier Prado Oeste N°640.


Reutilización de recursos: Reubicación de personal con funciones no urgentes en

tareas que requieren una mayor prioridad. Para ello se cuenta con procesos

claramente establecidos y difundidos y el personal se encuentra capacitado.

Sistemas redundantes: Utilización de sistemas adicionales disponibles para la

provisión de energía eléctrica (grupo electrógeno), agua (cisterna) y

comunicaciones (teléfono satelital y radiocomunicaciones).

Stock de reserva: Mantenimiento de un stock adicional de suministros con mayor

utilización en las operaciones de la oficina para enfrentar contingencias.

Trabajo remoto: Trabajo remoto del personal desde sus domicilios accediendo a

sus archivos alojados en el file cabinet mediante conexión remota, y del área de

finanzas mediante Citrix y su acceso al Sistema Operativo mediante la laptop

adecuada especialmente para ello. Se cuenta con acceso a los archivos digitales de

los contratos y órdenes de compras firmadas, file de personal y de otros

documentos importantes necesarios para mantener la operación de la oficina.

Utilización de espacios propios: Áreas y ambientes existentes en la oficina que

pueden ser utilizados para reubicar servicios que han sido afectados por el evento.

Se cuenta con el ambiente de biblioteca, auditorio, salas de reuniones y gimnasio

que pueden servir para ser implementados como lugares adicionales de trabajo de

personal.

El cuadro 1 resume las mencionadas estrategias del BCP que aplican en la

Organización


Cuadro 1. Resumen de Estrategias del BCP

Recurso crítico Objetivo Estrategia

Personas

Mantener el

funcionamiento de las

áreas estratégicas de la

representación

Reutilización de personal

Proteger al personal ante

los efectos del incidente

Difusión de procedimientos

de emergencia

Organización de simulacros

Instalaciones

Reducir el impacto que

genera la falta de las

instalaciones para

operaciones

administrativas y

cooperación técnica

Acuerdos de servicios

Centro alternativo

Utilización de espacios

propios

Mantener el

abastecimiento de

recursos para la operación

de la oficina

Sistemas redundantes

Acuerdos con proveedores

Stock de reserva

Tecnología

Asegurar la

disponibilidad

permanente de equipos y

de apoyo informático

Acuerdos con proveedores

Sistemas redundantes

Trabajo remoto

Información Proteger la información

vital para la organización

Copias de seguridad

Trabajo remoto

File cabinet

Proveedores Asegurar abastecimiento

durante una emergencia Acuerdos con proveedores


TERCERA PARTE ORGANIZACIÓN DE EQUIPOS La Oficina de la OPS/OMS en Perú cuenta con los siguientes equipos para la

continuidad y recuperación de las funciones y habilitación de servicios críticos:

Equipo de Gestión de Crisis (EGC)

Tiene como responsabilidad realizar el análisis de situación para decidir o no la

activación del BCP, iniciar la cadena de llamadas en caso de activación del plan, tomar

decisiones para la continuidad y recuperación de los servicios críticos, así como hacer

el seguimiento de las actividades de respuesta y recuperación implementadas.

N° Titular EGC Primer reemplazo Segundo reemplazo

1 Dr. Manuel Peña

Representante

Gustavo Vargas Miguel Malo

2 Mónica Guardo

Oficial de epidemiología

Marco Vigilato Alfonso Tenorio

3 Ana María Frixone

Administradora

Violeta Egusquiza Cecilia Doig

4 Vacante

Oficial Nacional Desastres

Teófilo Monteiro Ana Riviere

El profesional que es el punto focal de desastres o de seguridad actuará como

coordinador de emergencia, sirviendo de enlace entre el equipo de gestión de crisis y

los otros equipos.


Equipo de comunicaciones

Este equipo está encargado de las comunicaciones internas y externas, lo que incluye

la preparación de notas y comunicados de prensa y relacionamiento con los medios;

así como la información al personal sobre el evento y las acciones implementadas.

N° Titular equipo

comunicaciones

Primer reemplazo Segundo reemplazo

1 Paola Arica

KBR

Jacqueline Medina Catalina Mascco

Equipo logístico

Es responsable de la atención de las necesidades logísticas para la implementación de

las acciones de respuesta y la recuperación, lo cual incluye servicios generales,

transporte, correspondencia, apoyo secretarial y dotación de materiales. Este equipo

apoya a los otros para asegurar la efectiva respuesta ante la ocurrencia de eventos

adversos.

N° Titular del equipo logístico Primer reemplazo Segundo reemplazo

1 Cecilia Doig Rocio Silva Vivian Giovannini

3 Claudia Peralta Svenia Hernandez Catalina Mascco

5 Angel Valencia Faustino Chocce Jaime Aldana

6 Jorge Santos Andrés Escriba Marcelo Loayza


Equipos de recuperación

Es responsable de la recuperación efectiva de los sistemas informáticos y

administrativos de la Oficina con énfasis en los servicios de compras, recursos

humanos y finanzas.

N° Titular equipo recuperación Primer reemplazo Segundo reemplazo

1 Mónica Cáceres Vivian Giovannini Cecilia Doig

2 Violeta Egusquiza Carolina Nakandakari Roxana Torres

3 Grace Oliva Cecilia Changanaqui Carolina Nakandakari

4 José Villanueva ITS/WDC ITS/WDC

Brigadas

Estos equipos realizan el control de eventos puntuales e incidentes al interior de la

Oficina y que no superan la capacidad de respuesta. La Oficina cuenta con tres

brigadas:

Primeros Auxilios

Jose Francisco García

Ana Riviere

Alfonso Tenorio

Catalina Mascco

Violeta Egusquiza

Seguridad y Evacuación

Mónica Guardo

Svenia Hernandez

Mónica Caceres

José Villanueva

Teófilo Monteiro

Consuelo Servat

Lucha contra incendios

Angel Valencia

Faustino Chocce

Andrés Escriba

Jaime Aldana

Jorge Santos


CUARTA PARTE PROCEDIMIENTOS

Activación del Plan

El BCP se activará solo en aquellos casos que el incidente ha sobrepasado las

previsiones y la capacidad de respuesta institucional y será convocado por el

Representante o su alterno. Los otros tipos de incidentes que no superan la capacidad

de respuesta de la organización, son controlados a nivel focal por las brigadas o

equipos de la oficina mediante la implementación de los planes y procedimientos

respectivos.

Ante un evento que no puede ser controlado por las brigadas o que supera la capacidad

de respuesta de la oficina o representa un riesgo ante la interrupción de un servicio

crítico por un tiempo mayor al MTD, el coordinador de emergencia comunicará de ello

al Representante o su alterno presente en la oficina, quien convocará al Equipo de

Gestión de Crisis (EGC). Este equipo evaluará la situación y recomendará o no la

activación del BCP. El Representante o su alterno tomarán la decisión de la activación

del BCP y declarará en emergencia a la Representación. En horarios en que la

Representación se encuentra cerrada, la oficina de país asigna funciones de alternos en

caso de emergencia fuera del horario regular y en forma rotativa, para las funciones de

Representante, Administrador y Asistente de Proyecto.

El EGC redactará un memorando de Declaración de Emergencia para la firma del

Representante a la mayor brevedad posible.


Se debe notificar la declaración de emergencia de la siguiente manera:

A: Directora de OPS

Atn.: Director de Administración

c.c: Director Adjunto de OPS

Emergency Operations Center (EOC)

Gerente PED

General Services Operations (GSO)

Centro de Operaciones de United Nations Department of Safety and

Security (UNDSS).

A continuación se procederá con la activación de la cadena de llamadas de los equipos

que forman parte de las acciones de continuidad y recuperación

N° Inicia Cadena de Llamadas Titular del equipo a

contactar

Alterno

1

Manuel Peña

Representante

(Convoca a EGC)

Mónica Guardo

Ana María Frixone

Oficial Nacional PED

Marco Vigilato

Violeta Egusquiza

Teófilo Monteiro

2

Mónica Guardo

(contacta al equipo de

comunicación

Paola Arica Jacqueline Medina

3

Ana María Frixone

(contacta al equipo de

recuperación)

Mónica Cáceres

Violeta Egusquiza

Grace Oliva

José Villanueva

Vivian Giovannini

Carolina Nakandakari

Cecilia Changanaqui

ITS/WDC

4 Cecilia Doig

(contacta al equipo logístico)

Claudia Peralta

Angel Valencia

Jorge Santos

Vivian Giovannini

Catalina Massco

Jaime Aldana

Marcelo Loayza

Los funcionarios que inician la cadena de llamadas se contactan con el titular del

equipo a contactar, en caso no se encuentre a esta persona o esté de viaje se pasará al

contacto del alterno. Posteriormente, las personas contactadas convocarán al personal

que integra sus equipos logísticos, recuperación y de comunicaciones.


Respuesta

El personal contactado se reunirá en la sala del Despacho del Representante (lugar

principal), o auditorio (lugar alterno 1) o la sede alterna (UNODC). El equipo logístico

trasladará los equipos y medios necesarios al lugar de reunión. Al declararse una

emergencia, se espera que la oficina de la Organización Panamericana de la Salud

pueda seguir funcionando, aún en condiciones adversas. En tales situaciones, y como

se anunciara en el boletín de información general HQ/FO-/07-40, la estructura

utilizada para la coordinación de emergencias será el Grupo de Trabajo sobre

Desastres de la OPS, presidido por la Unidad de Preparativos para Situaciones de

Emergencia y Socorro en Casos de Desastre (PED).

La respuesta de la oficina de la representación se basa en los siguientes documentos:

Plan de seguridad de las oficinas de la Organización Panamericana de la Salud.

Respuesta institucional a emergencias y desastres

Emergency Response Framework

Plan Interagencial de Respuesta a Emergencias (PIRE). Sistema de Naciones

Unidas


Recuperación

En caso se requiera, se transferirán algunas funciones críticas a la sede alterna 2, la

cual es la oficina de UNODC ubicada en la avenida Javier Prado Oeste N° 640,

particularmente ante la posibilidad de ocurrencia de las siguientes situaciones:

El funcionamiento de la localización primaria (oficina de PWR Perú) está

significativamente alterado, de modo que se imposibilita o dificulta la ejecución de

procesos críticos y/o,

La administración superior no está disponible o está incapacitada.

En el sitio alterno, la oficina de país requerirá realizar lo siguiente:

Certificación y aprobación de facturas

Pago de proveedores

Pago de remuneraciones al personal

Transferencia de efectivo recibido

Obtención y envío de aprovisionamiento de emergencia

El Cuadro 2 detalla los procedimientos de recuperación a seguir ante situaciones

generadas por los riesgos identificados en el anexo 1.


Cuadro 2. Procedimientos de recuperación ante situaciones generadas por los riesgos

identificados en el anexo 1 SITUACION EVENTO GENERADOR ACTIVIDADES DE RECUPERACION RESPONSABLE

Indisponibilidad total de las instalaciones Para trabajo del personal

Coche bomba Carta/paquete conteniendo material explosivo, sustancia química o biológica Ocupación violenta de las instalaciones Protesta social Sismo de gran magnitud Incendio de la oficina

1. Representante autoriza la recolocación de la oficina en el sitio alternativo

2. Representante comunica la decisión a la Directora OPS, Coordinadora Residente y autoridades nacionales.

3. Oficial de seguridad coordina con UNDSS 4. Elaboración de listado de personal crítico para la

cooperación técnica 5. Representante autoriza licencia administrativa a

personal no crítico 6. Preparación y traslado de bienes críticos 7. Implementación del centro alternativo mediante la

colocación de mobiliario e instalación de equipos 8. Puesta en operación del sistema de gestión y de

comunicaciones 9. Preparación y emisión de comunicado de prensa

EGC (1) EGC (2) EGC (3) EGC (4) EGC (5) Equipo Logístico (6) Equipo Logístico (7) Equipo Recuperación (8) Equipo comunicaciones (9)

Indisponibilidad total o parcial de equipos y mobiliario para el trabajo del personal

Robo y destrucción de bienes Incendio de la oficina Sismo de moderada a gran magnitud

1. Administrador inicia la evaluación de daños y determina necesidades urgentes para recuperación de servicios críticos

2. Representante autoriza las compras y contrataciones urgentes

3. Representante informa a la oficina central 4. Reubicación de áreas de trabajo en espacios propios

de la Representación 5. Autorización de trabajo remoto para personal no

esencial 6. Instalación de equipos comprados y mobiliario 7. Puesta en operación de sistemas de gestión.

Equipo logístico (1) EGC (2) EGC (3) Equipo logístico (4) EGC (5) Equipo logístico (6) Equipo recuperación (7)

Indisponibilidad de insumos y materiales para el trabajo de la oficina

Protesta social Sismo de moderada a gran magnitud Epidemias

1. Administrador autoriza la utilización del stock de reserva

2. Administrador identifica necesidades y autoriza la compra de insumos y materiales para operación de servicios críticos con proveedores calificados y acuerdos LTA

3. Recepción de insumos y materiales y distribución a las áreas críticas solicitantes

Equipo logístico (1) Equipo recuperación (2) Equipo logístico (3)

Indisponibilidad de sistemas de gestión de la Representación

Interrupción del servicio de Internet

1. Representante informa a la oficina central 2. Representante autoriza trabajo remoto para

personal 3. Administrador se contacta con proveedor de

servicio para solución de problema 4. Administrador contacta a proveedor alterno. 5. Apoyo al trabajo remoto y funcionamiento de

sistemas de gestión 6. Preparación y emisión de comunicado a las oficinas

y contrapartes

EGC (1) EGC (2) Equipo recuperación (3) Equipo recuperación (4) Equipo recuperación (5) Equipo comunicaciones (6)

Indisponibilidad total o parcial de personal

Epidemias Sismo de moderada a baja magnitud Conflicto social

1. Representante informa a la oficina central 2. Reutilización del personal para asegurar los

servicios críticos y la cooperación técnica 3. Representante autoriza trabajo remoto para el

personal 4. Evaluación de la contratación o movilización de

personal 5. Apoyo al trabajo remoto y funcionamiento de

sistemas de gestión.

EGC (1) Equipo recuperación (2) EGC (3) EGC (4) Equipo recuperación (5)


Regreso a la Normalidad

Luego de atendida la contingencia y recuperados los servicios críticos de la oficina, el

Equipo de Gestión de Crisis evalúa la situación y determina si procede o no finalizar la

activación del BCP. En caso se finalice la activación del plan se procederá con las

siguientes acciones:

1. Los equipos de comunicación, recuperación y logística preparan un informe de los

efectos del evento. Se debe contar con una evaluación detallada de los daños en las

instalaciones y los equipos. Además, se valorará la afectación física o mental del

personal a través del servicio médico bajo el ámbito de la cobertura del seguro

médico.

2. Los equipos de recuperación, comunicaciones y logísticos, así como las brigadas

elaboran un informe de las acciones desarrolladas, y se entregan al Representante.

3. La administración determina la necesidad de reparaciones, compra de nuevos

equipos, mobiliario y otros bienes a ser repuestos.

A continuación de una crisis, la reconstitución de las instalaciones de PWR Perú como

lugar de trabajo con condiciones y personal adecuados es prioritaria. Las operaciones

de reconstitución pueden incluir acciones para restablecer la instalación original o

adquirir/alquilar una nueva. Dependiendo del escenario, puede ser necesario

relocalizar las operaciones a un sitio alternativo fuera de Lima.

En el cuadro 3 se grafica el proceso que la organización debe seguir ante la presencia

de eventos adversos.


Cuadro 3. Flujograma de respuesta de la Organización ante eventos adversos.

EVENTO ADVERSO

Detección del incidente

Responsable del servicio crítico

¿Afecta la seguridad

de las personas?

Valoración de los

efectos del evento

¿Es grave para el

funcionamiento?

Aplica procedimientos de protección y

evacuación

Equipo operativo o brigada

Si

No

Aplica procedimientos de

respuesta ante eventos específicos

Fin No

Notificar al Coordinador de

Operaciones

Convocar al Comité de Crisis

Equipo Gestión de Crisis

Evaluar la situación

Si

¿Activar el BCP?

No

Aplica procedimientos de recuperación

Si

¿Recupera funciones críticas?

Procedimiento de regreso a la

normalidad

No

Si


QUINTA PARTE MANTENIMIENTO DEL PLAN

Prueba del Plan

Ejercitar al personal es esencial para asegurar que la PWR Perú mantenga la capacidad para

ejecutar eficiente y adecuadamente su Plan de Continuidad de Operaciones. El personal

directamente involucrado en la implementación del Plan de Continuidad de Operaciones,

recibirá entrenamiento intensivo consistente en una combinación de orientaciones y repaso.

Las finalidades principales de probar y adiestrar en BCP son las siguientes:

Mejorar la capacidad de respuesta de las unidades organizacionales, áreas de trabajo e

individuos;

Familiarizar a todo el personal, particularmente a los directamente involucrados en la

implementación del Plan de Continuidad, con los temas o problemas identificados

durante una emergencia o riesgo importante;

Validar planes, normas, procedimientos y sistemas;

Identificar deficiencias y corregirlas;

Mantener/poner al día el Plan.

El ejercicio de evaluación está orientado a identificar debilidades del sistema, y a sugerir

acciones correctivas para mejorar la respuesta. Una vez realizados los ejercicios de

simulación, se complementará el informe post-acción con las lecciones aprendidas, las que

serán incorporadas e implementadas según sea necesario. El programa de ejercicios

consistirá en tres elementos básicos:

Hacer simulaciones por área – implementación de estrategias del BCP a nivel de cada

área o sección en forma regular (por ejemplo, todos los miembros del staff trabajan

desde casa (telecommute) al menos un día en un período determinado).

Testeo y ejercicios Técnicos, implementación regular de procesos y servicios que hayan

fallado.


Simulación de Manejo de Crisis – simulacros de crisis periódicos para ejercitar el

sistema de manejo de crisis

Revisión del Plan UARTA PARTE - MANTENIMIE

El EGC de PWR Perú realizará una revisión del Plan de Continuidad de las Operaciones a

mitad de año a nivel de unidades funcionales (a cargo de los procesos críticos ya

identificados), y una completa revisión del Plan una vez al año, incorporando las lecciones

aprendidas.

Los responsables de la aplicación del Plan deben reportar al punto focal de seguridad

cualquier cambio que se realice, como por ejemplo cambios de responsabilidad en los

miembros del staff, información de contacto o variaciones funcionales, en un plazo no

superior a 72 horas.

La actualización del BCP se realizará a través de los siguientes medios:

Notificación por escrito al punto focal de BCP, de cualquier cambio;

Revisión de mitad de año;

Informes “post acción” que se elaboran después de los testeos o ejercicios. Se

recomienda usar un formato único para estos informes;

Notificación por escrito de cambios en las políticas.

Los cambios en las tablas del BCP no requieren aprobación por parte del Representante; sin

embargo, cualquier cambio en la parte fundamental del BCP se deber presentar con

anterioridad para su aprobación. El Representante revisará el BCP anualmente, y firmará

dando su aprobación a todo el documento, o a las secciones del documento que hayan sido

modificadas.


GLOSARIO

Amenaza

Eventos que aprovechando una vulnerabilidad, pueden desencadenar un incidente en la

organización, produciendo daños.

Análisis de impacto en el negocio

Proceso de análisis de las actividades de la organización y las consecuencias que una

interrupción sobre las mismas pueden provocar en la oficina.

Análisis riesgos

Proceso de identificación, análisis y evaluación de riesgos.

Equipo de Gestión de Crisis (EGC)

El Equipo de Gestión de Crisis (EGC) establece la estrategia de implementación de acuerdo

a los pasos sugeridos en esta guía, supervisa la implementación del BCP durante un evento,

recopila información para determinar el impacto y sus consecuencias para las operaciones

de la oficina, y recomienda la acción de continuidad del negocio al Gerente.

Plan de Continuidad de las operaciones (BCP)

Un Plan de Continuidad de las operaciones (Business Continuity Plan - BCP por sus siglas

en inglés) es una serie de procedimientos para restaurar las operaciones normales de oficina

después de un desastre y/o un evento importante, dentro de un tiempo predeterminado.

Procesos Críticos

Son los procesos mínimos que deben seguir funcionando para poder entregar cooperación

técnica.


Servicios Críticos

Son todos aquellos elementos relacionados con cada uno de los procesos críticos

identificados. Entre ellos, los activos de recuperación, personal mínimo que apoyará en ese

proceso, sistemas necesarios para ejecutarlos, registros vitales necesarios, proveedores y

socios claves, etc.

Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO)

El Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO en inglés) es el tiempo transcurrido entre la

interrupción del proceso y el punto en el cual éste debe estar totalmente operativo.

Tiempo Máximo Permitido de Recuperación (MTD)

El Tiempo Máximo Permitido de Recuperación (MTD en inglés) es el periodo de tiempo

medido en minutos, horas, semana o meses, que está asociado a la paralización de una

actividad que, una vez superado, la viabilidad de la organización se verá amenazada

irrevocablemente.


ANEXO 1 Análisis de Riesgo

AMENAZA O PELIGRO

PROBABILIDAD DE

OCURRENCIA

NIVEL DE VULNERABILIDADES NIVEL DE RIESGO

EFECTOS

PERSONAS RECURSOS PROCESOS

Coche bomba / atentado con explosivo

BAJA MEDIA MEDIA ALTA MEDIO

Daños moderados a severos a la edificación Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Daños a los equipos informáticos y de oficina que se utilizan para el trabajo de la representación Perdida de archivos físicos y documentos de uso diario

Carta / paquete conteniendo material explosivo, sustancia química o biológica

BAJA ALTA MEDIA MEDIA MEDIO

Daños moderados a severos a la edificación Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Daños focales dependiendo donde se realizó la apertura de la carta o paquete


Ocupación violenta de instalaciones

BAJA ALTA MEDIA MEDIA MEDIO

Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Pérdida de los equipos informáticos, mobiliario y otros recursos de la oficina

Protesta social BAJA ALTA MEDIA MEDIA MEDIO

Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Interrupción de la atención al público Probable daños a vehículos ubicados en el parqueo principal de la oficina

Ataque cibernético MEDIA BAJA BAJA BAJA BAJO Pérdida de información Interrupción del sistema de gestión de la organización

Robo y destrucción de bienes MEDIA ALTA MEDIA MEDIA MEDIO

Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Pérdida de los equipos informáticos, mobiliario y otros recursos de la oficina

Interrupción de fluido eléctrico y abastecimiento de agua

MEDIA BAJA BAJA BAJA BAJO Pérdida de información Interrupción del sistema de gestión de la organización


Interrupción de línea telefónica

MEDIA BAJA BAJA BAJA BAJO

Interrupción de la atención a usuarios remotos Pérdida de comunicación con organizaciones nacionales

Interrupción de servicio de Internet

MEDIA BAJA MEDIA ALTA MEDIO Pérdida de información Interrupción del sistema de gestión de la organización

Incendio en las oficinas MEDIA BAJA MEDIA MEDIA MEDIO

Daños moderados a severos a la edificación Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Daños los equipos informáticos y de oficina que se utilizan para el trabajo de la representación Perdida de archivos físicos y documentos de uso diario

Incendio urbano MEDIA BAJA BAJA MEDIA BAJO

Daños a la edificación y su contenido en caso el incendio sea cercano Personal y visitantes afectados por emanaciones de humos


Sismo de moderada a gran magnitud

ALTA MEDIA MEDIA MEDIA MEDIO

Daños moderados a severos a la edificación Personal y visitantes heridos Afectación de la salud mental de los ocupantes de la oficina Daños los equipos informáticos y de oficina que se utilizan para el trabajo de la representación Perdida de archivos físicos y documentos de uso diario Interrupción del servicio de abastecimiento de agua, energía eléctrica, Internet y telefonía Interrupción de la atención a los usuarios

Lluvias intensas BAJA BAJA BAJA BAJA BAJO

Colapso del sistema de desagüe Interrupción del abastecimiento de agua Inundación de áreas del primer piso

Epidemias MEDIA MEDIA BAJA MEDIA MEDIO

Ausencia del personal debido a enfermedad Probable interrupción de la realización de procesos de la oficina


ANEXO 2 Análisis de Impacto

FUNCION SERVICIO CRITICO RESPONSABLE DEL

SERVICIO RTO MTD IMPACTO

AREA FUNCIONAL: DESPACHO DEL REPRESENTANTE

Gerencia

Conducción de la Oficina Dr. Manuel Peña 4 HORAS 24 HORAS Importante

Representación de la OPS/OMS ante SNU

Dr. Manuel Peña 8 HORAS 24 HORAS Importante

Relacionamiento con Autoridades Nacionales


Coordinación con UNDSS Dr. Manuel Peña 4 HORAS 24 HORAS Importante

Comunicación con la Directora y las áreas de la oficina central


Programas y presupuesto Movilización de recursos internos Lic. Patricia Ugarte 12 HORAS 24 HORAS Importante

Información pública y técnica

Cooperación técnica en comunicación social

Lic. Paola Arica 12 HORAS 24 HORAS Moderado

Coordinación con medios de comunicación

Lic. Paola Arica 12 HORAS 24 HORAS Moderado


AREA FUNCIONAL: PROYECTOS DE COOPERACION TECNICA

Cooperación técnica en Prevención y control de las enfermedades, Alerta y respuesta a crisis

Vigilancia epidemiológica Dra. Mónica Guardo 12 HORAS 24 HORAS Importante

Reglamento Sanitario Internacional

Dra. Mónica Guardo 12 HORAS 24 HORAS Importante

Laboratorios de salud pública Dr. Jean Marc Gabastou 12 HORAS 24 HORAS Importante

Coordinación de la asistencia humanitaria

Oficial Nacional PED 8 HORAS 24 HORAS Importante

Preparación de documentos según estándares de Programa de Asistencia Humanitaria y plan de respuesta institucional

Oficial Nacional PED 12 HORAS 24 HORAS Importante

Cooperación técnica en Agua y Saneamiento

Ing. Teofilo Monteiro 12 HORAS 24 HORAS Importante

Vigilancia y control de riesgos ambientales

Ing. Teofilo Monteiro 12 HORAS 24 HORAS Importante


AREA FUNCIONAL: ADMINISTRACION

Seguridad y salvaguarda

Plan de seguridad, UNDSS y SMT Ing. Ana María Frixone 8 HORAS 24 HORAS Importante

Seguridad del personal Ing. Ana María Frixone 8 HORAS 24 HORAS Importante

Seguridad de los activos de la representación

Ing. Ana María Frixone 8 HORAS 24 HORAS Importante

Finanzas y control interno

Establecimiento de obligaciones Sra. Violeta Egusquiza 12 HORAS 24 HORAS Moderado

Recepción de fondos de emergencia y procesamiento de efectivo

Sra. Violeta Egusquiza 12 HORAS 24 HORAS Importante

Procesamiento de pagos Sra. Violeta Egusquiza 12 HORAS 24 HORAS Importante

Reposición y manejo de caja chica

Sra. Violeta Egusquiza 12 HORAS 24 HORAS Moderado

Compras Órdenes de compra Sra. Grace Oliva 12 HORAS 24 HORAS Importante

Recursos humanos Movilización de expertos internacionales

Sra. Mónica Caceres 8 HORAS 24 HORAS Importante


Servicios generales

Preparación de contratos con empresas

Sra. Grace Oliva 12 HORAS 24 HORAS Moderado

Transporte Sra. Cecilia Doig 8 HORAS 24 HORAS Moderado

Adecuación y mantenimiento de las instalaciones y servicios de la oficina

Sra. Cecilia Doig 8 HORAS 24 HORAS Importante

Tecnología de la información

Acceso a la red de datos e Internet

Ing. José Villanueva 4 HORAS 24 HORAS Importante

Accesos a los sistemas corporativos (AMPES-OMIS, correo electrónico, Office y otros)

Ing. José Villanueva 4 HORAS 24 HORAS Importante

Backup de la información Ing. José Villanueva 12 HORAS 24 HORAS Moderado

Administración de servidores, PC’s, impresoras, digital sender, y otros equipos

Ing. José Villanueva 12 HORAS 24 HORAS Moderado

Administración de la central telefónica, teléfono satelital y otros medios de comunicación

Ing. José Villanueva 8 HORAS 24 HORAS Moderado


ANEXO 3 Personal según Servicio Crítico

FUNCION SERVICIO CRITICO PERSONAL PRINCIPAL PERSONAL ALTERNO


Gerencia

Conducción de la Oficina Dr. Manuel Peña Dr. Gustavo Vargas

Dr. Adrian Diaz


Dr. Manuel Peña Dr. Gustavo Vargas

Dr. Adrian Diaz



Dr. Adrian Diaz

Coordinación con UNDSS Dr. Manuel Peña Dr. Gustavo Vargas

Dr. Adrian Diaz



Dr. Adrian Diaz

Programas y presupuesto Movilización de recursos internos Lic. Patricia Ugarte Sra. Violeta Egusquiza



Lic. Paola Arica Lic. Jacqueline Medina


Lic. Paola Arica Lic. Jacqueline Medina




Vigilancia epidemiológica Dra. Mónica Guardo Dr. Alfonso Tenorio


Dra. Mónica Guardo Dr. Alfonso Tenorio

Laboratorios de salud pública Dr. Jean Marc Gabastou Dra. Mónica Guardo


Oficial Nacional PED Ing. Teófilo Monteiro


Oficial Nacional PED Ing. Teófilo Monteiro


Ing. Teófilo Monteiro Ing. Henry Hernández


Ing. Teofilo Monteiro Ing. Henry Hernández




Plan de seguridad, UNDSS y SMT Ing. Ana María Frixone Sra. Cecilia Doig

Seguridad del personal Ing. Ana María Frixone Sra. Cecilia Doig


Ing. Ana María Frixone Sra. Cecilia Doig


Establecimiento de obligaciones Sra. Violeta Egusquiza Sra. Carolina Nakandakari


Sra. Violeta Egusquiza Sra. Carolina Nakandakari

Procesamiento de pagos Sra. Violeta Egusquiza Sra. Carolina Nakandakari


Sra. Violeta Egusquiza Sra. Carolina Nakandakari


Sra. Mónica Caceres Sra. Vivian Giovannini


Servicios generales


Sra. Cecilia Doig Sra. Rocío Silva

Transporte Sra. Cecilia Doig Sra. Rocío Silva

Compras

Órdenes de compra Sra. Grace Oliva Sra. Cecilia Changanaqui


Sra. Grace Oliva Sra. Cecilia Changanaqui


Acceso a la red de datos e Internet

Ing. José Villanueva ITS/WDC



Backup de la información Ing. José Villanueva ITS/WDC

Administración de servidores, PCs, impresoras, digital sender, y otros equipos


Administración de la central telefónica, teléfono satelital y otros medios de comunicación



ANEXO 4 Requerimiento de Recursos Críticos

FUNCION SERVICIO CRITICO RECURSO HUMANO EQUIPAMIENTO


Gerencia

Conducción de la Oficina

1 Secretaria

2 Equipos informáticos 1 Impresora

Teléfono Celular / Satelital Conexión a Internet Acceso a la Intranet

Acceso a AMPES/OMIS Acceso a sistemas de gestión

institucional



Coordinación con UNDSS


Programas y presupuesto Movilización de recursos internos



1 Equipo informático Video / Cámara fotográfica

Conexión a Internet Acceso a la Intranet





Vigilancia epidemiológica

1 Secretaria

3 Equipos informáticos Equipo informático con ArcGIS y otros

sistemas de uso técnico Teléfono Celular / Satelital

Acceso a Internet Acceso a Intranet

1 Impresora


Laboratorios de salud pública








Plan de seguridad, UNDSS y SMT

1 Personal para mensajería 2 Personales de servicios

generales 2 Choferes

3 Equipo informáticos (Laptop BCP) 2 Impresoras

Teléfono Celular Conexión a Internet Acceso a la Intranet

Acceso a AMPES/OMIS Acceso a sistemas de gestión

institucional 2 Vehículos operativos

Sistema de radiocomunicación operativo

Seguridad del personal



Establecimiento de obligaciones


Procesamiento de pagos



Servicios generales


Transporte

Compras

Ordenes de compra



Tecnología de la información Acceso a la red de datos e Internet

Servidores y equipos informáticos Digital sender

Acceso a Internet Acceso a Intranet



Tecnología de la información Backup de la información

Tecnología de la información Administración de servidores, PCs, impresoras, digital sender, y otros equipos

Tecnología de la información Administración de la central telefónica, teléfono satelital y otros medios de comunicación


ANEXO 5 Registros Electrónicos Vitales

El personal de la Representación de la OPS/OMS en Perú identificará y actualizará, en forma sistemática, los datos

del registro de BCP (electrónico y formatos de otro tipo). Las categorías de datos y registros vitales identificados

hasta la fecha son los siguientes:

EXPEDIENTES VITALES,

REGISTROS Y BASES DE

DATOS

FORMA

DE

REGISTRO

UBICACIÓN

DE BACK

UP

RESPONSABLE PERIODICIDAD DE

BACK UP

Lista de contactos técnicos Electrónico Memoria

portátil

Centro de

Documentación Cada 3 meses

Base de datos AMPES/OMIS Electrónico PAHO/ITS IT Semanal

Datos básicos del personal. Contratos,

acciones de personal, tabla de salarios

vigentes, registro de licencias

Electrónico Memoria

portátil Recursos Humanos Cada 3 meses

Programa de correspondencia Electrónico

Cinta de

backup en

Iron Mountain

IT Semanal

Correo electrónico Outlook MS Electrónico PAHO/ITS IT Semanal

Listado de C&S y cartas acuerdo

vigentes o con pagos pendientes Electrónico

Memoria

portátil

Asistente de C&S y

Cartas Acuerdo

Semanal, última hora del

viernes

Listado de órdenes de compra y

contratos con empresas vigentes o con

pagos pendientes


portátil Asistente de Compras

Semanal, última hora del

viernes

Copia de convenios Electrónico Memoria

portátil

Programas y

Presupuesto Cada 3 meses

Copia de contratos de servicios

generales: arriendo, agencia de viajes,

vigilancia, fotocopiado, Internet, etc.


portátil Adquisiciones Cada 12 meses

Base de datos proveedores Electrónico Memoria

portátil

IT

Cada 3 meses

Base de datos de

consultores/contratistas por producto Electrónico

Memoria

portátil IT Cada 3 meses


ANEXO 6 Directorio de Correos Electrónicos Alternos

Nombre Dirección Correo Particular

Adrián Díaz [email protected]

Alfonso Tenorio [email protected]

Ana María Frixone [email protected]

Ana Riviere-Cinnamond [email protected]

Carlos Arosquipa [email protected]

Carolina Nakandakari [email protected]

Catalina Mascco [email protected]

Cecilia Changanaqui [email protected]

Cecilia Doig [email protected]

Claudia Peralta [email protected]

Grace Oliva [email protected]

Gustavo Vargas [email protected]

Henry Hernández [email protected]

Jean Marc Gabastou [email protected]

José García [email protected]

José Villanueva [email protected]

Manuel Peña [email protected]

Marco Vigilato [email protected]

Miguel Malo [email protected]

Mónica Cáceres [email protected]

Monica Guardo [email protected]

Patricia Ugarte [email protected]

Svenia Hernandez [email protected]

Roxana Torres [email protected]

Teófilo Monteiro [email protected]

Violeta Egusquiza [email protected]

Vivian Giovannini [email protected]

mailto:[email protected]
























ANEXO 7 Indicativo de Radios


ANEXO 8 Teléfonos de Emergencia

OFICNA UNODC. SEDE ALTERNA

Representante: Flavio Mirella

Dirección: Av. Javier Prado Oeste N°640

Teléfonos: (51-1) 715-1800

Fax: (51-1) 717-1336

Email: [email protected]

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