ÁREAS DE CONOCIMIENTO PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

CESAR ORLANDO FONSECA

Y

NANCY RIVERA

SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS

Noviembre, 2016

INTRODUCCIÓN

En el siguiente escrito se encuentra un ejemplo de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) con comercialización y distribución de PAÑALES DESECHABLES para bebes en Colombia, importados de Argentina; como producto nuevo.

Teniendo en cuenta la guía sugerida “Diseño de un sistema de Gestión de Calidad de una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de frituras”

https://proyectopanalesreutilizables.wordpress.com/

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Problema

Se realizó un análisis de la empresa de pañales SOL Y LUNA mediante diagrama causa

y efecto en el cuál se detectó como una debilidad de la empresa el no contar con

logística adecuada y efectiva para la distribución de los pañales.

No hay una planeación formal del área de logística y se realiza aseguramiento de la

calidad en la empresa aun cuando en los procesos del área de logística no.

Objetivo:

Diseñar un Sistema de Gestión de la Calidad SGC que desarrolle un procedimiento y

facilite la ruta para la mejora del departamento de logística y poder cumplir con las

necesidades de distribución del cliente.

Método:

Comercialización y venta de pañales SOL y LUNA (Nombre ficticio para el presenta trabajo).

Descripción del producto ofrecido: Los pañales desechables SOL Y LUNA están hechos con varias capas de partículas impermeable (polímero) y permeable o celulosa. Lo mismo que una tela exterior que retiene el fluido, elástico lateral biométrico y cierres de velcro (adhesivo) en la cintura. Vienen en tres presentaciones A para recién nacidos, B para bebes de 5- 8 meses y C de 9 meses a un año; vienen en modelos fashión para niños y niñas. Se consiguen en tiendas de cadena, farmacias y almacenes para bebes.

El proyecto aplica la distribución en Colombia, en departamentos y provincias.

Los pañales SOL y LUNA son fabricados y embalados en Argentina, pero para Colombia el proyecto actúa como representantes de la firma, las bodegas se encuentran en Bogotá, Medellín, Cali y Bucaramanga.

Diseño de Sistema de Gestión de la Calidad:

Para realizar el diseño del SGC de la empresa de pañales SOL & LUNA en el área de logística se

llevaron a cabo las siguientes fases:

a) Levantamiento de un plan de trabajo para la construcción del SGC para el área de logística

de la empresa de pañales SOL & LUNA.

b) Describir una secuencia de actividades para fase de diseño del SGC.

c) Desarrollo de la metodología de diseño de un SGC

Determinar el alcance del sistema

Los pañales llegan a Colombia por el puerto de Buenaventura, allí ingresan a zona Franca, donde se realizan los manifiestos de aduanas y los documentos para su

desembarque, se cumple con la inspección de calidad y luego vía terrestre llegará a ciudad de Bogotá como centro de acopio, allí según pedido autorizado se lleva a los camiones que van a bodegas en las ciudades mencionadas.

Normatividad Vigente

Los siguientes documentos referenciados, en parte o completos, son indispensables para

la aplicación de esta norma. Para referencias con fecha, sólo se aplica la edición citada.

Para referencias sin fecha, se aplica la edición más reciente del documento citado

(incluidas la enmiendas). ISO 9000-2015, Sistemas de Gestión de la Calidad.

Fundamentos y Vocabulario.

Normas de calidad que rigen este producto.

En la primera fase de la fabricación se escogen los materiales adecuados realizando pruebas “run of” o ensayos que aseguran y evitan la salida de fluidos y solidos cuando los bebes corren.

Prueba de revelado se aplican a los materiales sustancias que muestran que él bebe debe mantenerse seco y que los fluidos sean absorbidos inmediatamente.

Los diseños se aplican a cintas plásticas con tintas naturales para cuidar el contacto con la piel, y se almacena en rollos en lugares asépticos.

Al momento del tiraje, la maquinaria tiene sensores lets que evidencian si el material tiene el mínimo defecto de fabricación, aquellas piezas descartadas.

Las cintas elásticas se pegan a la tela con termo sellado que garantiza no deformidad del pañal y además asegura no maltrato a la piel del bebe por costuras ni uniones, porque los pañales son una sola unidad.

El embalaje que se realiza mediante maquinas que sellan las bolsas, con su contenido colocándoles el grafico de barras respectivo y las cajas van a la bodega para su transporte.

La logística y el embalaje de los pañales que vienen en pacas plásticas de 30 unidades, luego son empacadas en cajas de 3 pacas. Selladas y debidamente identificadas, como lo muestra la figura.

En todo el proceso ningún operario manipula la prenda, quiere decir que durante la fabricación y el embalaje no hay ninguna partícula invasiva.

La primera persona que manipulará el pañal es quien lo coloca.

Política de calidad

El pañal es una prenda de vestir que protege de las emisiones a los bebes de cero meses a 4 años. Se cambian cuando es necesario, él bebe usa de 4 a 5 pañales diarios, luego de su uso se desechan.

Los pañales se realizan con materia prima de excelente calidad pues los consumidores son bebes de cero meses a 4 años. Los materiales son, Celulosa, materia orgánica, Material súper absorbente polímero, Plástico, con dibujos en tinta natural, Cinta elástica, Velcro, Etiquetas, Temo sellado, Cinta elástica

Los pañales son un producto masivo y los responsables de los bebes son los que deciden la compra, madres, padres, empleadas, cuidadores, etc, pero en realidad los que usa los pañales son los bebes, por lo que la calidad es el valor competitivo que se le brinda al cliente.

Los pañales son consumidos por estratos bajos hasta los altos, en todos los climas y donde quiera que hayan bebes. Por esta razón el producto se distribuye en cadenas de almacenes, farmacias y detallistas o tiendas barriales.

Los pañales SOL y LUNA se ajustan al cuerpo del bebe para asegurar que la emisión no encuentre salida, también SOL y LUNA mantiene al bebe completamente seco para que no se queme la piel del bebe. Tiene diseños de moda que permite no usar otra prenda que tape el pañal sino lucirlo de acuerdo con el género y la edad del bebe.

Estas políticas garantizan la satisfacción del cliente a través de un producto competitivo que cumple con sus requisitos y los de la organización, considerando el bienestar de los empleados, proveedores y de la sociedad, basado en un sistema de gestión de calidad que conlleva a la mejora continua y asegura el liderazgo de la organización en el mercado.

De igual forma, los objetivos establecidos, resultantes diagrama causa efecto, material para este método fueron revisados y actualizados, estos objetivos son coherentes con la política de calidad propuesta e impactan a los procesos seleccionados en el alcance del sistema.

El establecimiento de la política de calidad, así como de los objetivos de calidad de la empresa representa su compromiso hacia una mejora del desempeño en el producto ofrecido.

Reducir Reprocesos Reducir Costos De Operación Logística

Reducir Tiempo De Procesamiento De Entregas de las cajas de pañales en la cadena-

Lograr La Satisfacción Del Cliente cumpliendo con entregas a detallistas y minoristas

Incrementar Ingresos

Definir los requerimientos del cliente.

Los clientes de la empresa, constituyen la cadena de abastecimiento que son mayoristas,

minoristas y detallistas o tenderos a quienes se le preguntó satisfacción del cliente, sus

principales respuestas fueron;

El tiempo pactado para la entrega de pañales

Entrega de pedidos completos y en buen estado

Variedad de diseños para las diferentes edades y genero

El otro grupo de clientes, los consumidores directos que son las personas que compran

el pañal para el uso de sus bebes respondieron:

Que el producto presente menor contenido en buen estado

Que el pañal se consiga en todas partes

Que el pañal absorba las emisiones, no se salga y mantenga al bebe seco.

En cuanto al análisis de la normatividad aplicable a la empresa de acuerdo a la logística, las normas son las HSEQ:

ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 28000 Seguridad en Cadena de Suministro ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental en logística OHSAS 18001 Seguridad y Salud en el trabajo.

Identificación y secuencia de los procesos

Los procesos llevan una secuencia, fundamento de la norma ISO 9001:2015 el enfoque

basado en procesos, los diagramas de proceso permiten una visualización más detallada

de la interacción global, como se muestra en el mapa anterior.

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN

Planificación Procesos des direccionamiento que se visualizan en la parte superior del

mapa

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO: Planificación de la logística y distribución de la

cadena de abastecimiento que pate del cliente y llega al cliente para quien se realiza

todo el proceso y en el cuadro se observa en las actividades del centro

LOS PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE RECURSOS: que se determinan en los

cuadros de la parte inferior del mapa,

Definir Autoridades y responsabilidades.

Se elaboraron perfiles de puestos, de acuerdo con las funciones, Gerencia de

importación con las actividades de compras, nacionalización, aduanas; Gerencia de

bodega y almacenamiento, Gerencia de despacho que distribuye y gerencia el

transporte.

Así mismo se definió el organigrama de la empresa mismo que fue validado por la dirección y el cual se muestra en la figura anterior

I. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO I

Segunda fase del sistema de gestión de la calidad. Para esta ocasión se solicita la documentación de los procedimientos, Tome un proceso el que considere más prioritario y construya  el contenido, teniendo en cuenta:

Proceso: Importación y legalización de la mercancía en el territorio nacional (Colombia)

1. Objeto: describe el propósito del procedimiento:

Para la compañía es importante definir, delimitar y dar cumplimiento a la normativa vigente en el estatuto aduanero para la introducción de mercancía de procedencia extranjera al territorio aduanero nacional, para poder tener libre disposición de la misma y poder ser comercializada en el territorio nacional, previo cumplimiento de todas las normas de legalización y comercialización de la misma y de esta manera evitar sanciones y posibles decomisos o aprensión de la mercancía por parte de la autoridad aduanera correspondiente.

Para esto se debe dar estricto cumplimiento a los siguientes pasos y normativas para la importación y legalización de la mercancía (pañales) en el territorio nacional.

a. Estudio de mercadob. Ubicación de la posición arancelariac. Identificación del productod. Registro ante la cámara de comercioe. Tramite del Registro Único Tributario (RUT. Inscripción como usuario

aduanero)f. Trámite ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: En caso de

requerirse Registro de Importación.g. Procedimiento cambiario en las Importaciones, (Reembolso de Divisas)h. Otros tramites (INCOTERMS)i. Proceso de nacionalización. (Retiro de la mercancía del depósito para disponer

libremente de ella).j. La liquidación de tributos Aduaneros (Gravamen Arancelario, IVA), se hace a

través de la DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN.

k. Levante o retiro de la mercancía, una vez cancelados los tributos aduaneros.

2. Alcance: describe el alcance de la aplicabilidad del procedimiento.

Para la compañía es importante dar cumplimiento a la normativa de Importación y legalización de la mercancía , ya que no somos productores si no comercializadores de este producto importado, y para garantizar el éxito de nuestra operación comercial y garantizar nuestro funcionamiento es muy importante cumplir con todas las acciones legales, para realizar la nacionalización de mercancías, esta se debe encontrar en Colombia en un deposito aduanero; también se recomienda solicitar autorización para realizar una pre- inspección con anterioridad, a la presentación de la declaración de importación y demás documentos, esto cuando surjan dudas acerca de la descripción, número de serie o identificación.

Para el levante o retiro de la mercancía una vez cancelado los tributos aduaneros debe dirigirse al depósito habilitado de aduanas donde se encuentra la mercancía y presentar los documentos soportes.

Esta actividad legal es importante en el sistema d gestión de calidad ya que la mercancía importada debe cumplir con los estándares de calidad contratados para su comercialización en el mercado local al dar cumplimiento a las exigencias de las entidades de control que autorizan la comercialización y uso del producto sin que genere inconformidades en el mercado y el consumidor final.

3. Definiciones: Concepto de palabras claves que contempla el procedimiento.a. Norma: es una regla u ordenación del comportamiento dictada por una

autoridad competente, cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.b. Importación. bienes y servicios del extranjero los cuales son adquiridos

por un país para distribuirlos en el interior de este.c. Documentación. ciencia del procesamiento de información, que

proporciona un compendio de datos con un fin determinado.d. DIAN. Unidad Administrativa Especial del Gobierno de Colombia,

cuyas siglas vienen a designar “Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

e. Nacionalización. La nacionalización es una medida política que tiene gran impacto a nivel de economía de un país en específico; esto está descrito como el proceso por el cual el Estado gubernamental toma control de las actividades que cubran el campo económico, distribuidor o productor en el país en cuestión.

f. Mercancía. es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el término se aplica a bienes económicos

g. Incoterms. son un conjunto de reglas internacionales, regidos por la Cámara de Comercio Internacional, que determinan el alcance de las cláusulas comerciales incluidas en el contrato de compraventa internacional.

4. Desarrollo: se describe quien hace que, donde, cuando, porqué y como de las actividades. Se representa mediante diagramas de flujo.

Fuente: https://virtualportafolio3.wikispaces.com/GBonillaCOF0204

5. Responsable: describa quien es el responsable de la ejecución de las actividades.

DEPARTAMENTO DE IMPORTACIONES PAÑALES SOL Y LUNA

NOMBRE DEL CARGO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE IMPORTACIONES

JEFE INMEDIATO: Subgerencia general.

PERSONAL A CARGO: Dos asistentes del departamento de importaciones

OBJETIVO DEL CARGO: Atender bajo su inmediata responsabilidad la planeación, control y ejecución de todos los asuntos relacionados con la las distintas funciones del departamento de importaciones para que permitan el correcto funcionamiento de toda la organización.

RESPONSABILIDADES.

Tiene acceso a toda la información referente al departamento de importaciones y de información confidencial sobre manejos administrativos y bancarios.

*Es responsable por los errores que cometa al ejecutar sus funciones o por la mala información dada a cualquiera de sus subordinados.

*Responde ante los compromisos corporativos que le sean impuestos.

*Es responsable por la información y evaluación de los proveedores del exterior

* Debe responder por el uso adecuado 30 de los equipos de oficina que utiliza para el desarrollo de sus funciones, tales como: computador, teléfono y papelería en general.

POR DOCUMENTOS E INFORMACIÓN AL ÁREA GERENCIAL:

Es responsable por las facturas de los proveedores del exterior, agentes de carga y transportistas nacionales. Además debe informar periódicamente al área gerencial sobre los costos y tiempos de las compras internacionales.

POR SUPERVISION: Es responsable por los errores que cometan el cumplimiento de sus funciones cualquiera de los integrantes del departamento.

FUNCIONES

FUNCIONES ESTRATÉGICAS

Es responsable por la notificación a tesorería del monto de las cuentas por pagar de los proveedores del exterior que deben realizarse en el mes.

Reportar al área gerencial el costo y tiempos de entrega de las compras internacionales realizadas en el mes, relacionadas por línea, proveedor, país de compra y empresa.

Asegurarse que el valor de los impuestos aduaneros a pagar sea el correcto y sean cancelados a tiempo.

Realizar la liquidación de la mercancía para poder ingresarla al inventario por medio de la entrada por importación y así finalmente podérsela facturar al cliente.

Elaborar la liquidación final que contiene el valor total de los gastos de importación del pedido.

Participar en la programación de compras internacionales establecidas para el año.

Conservar y actualizar la documentación requerida de los créditos obtenidos con los diferentes proveedores internacionales.

Establecer la capacidad para compra de divisas (efectivo y/o cupo en bancos).

Calcular la compra de divisas y gestionar descuentos en las tasas ofrecidas por los bancos.

Seleccionas el CQR a legalizar.

Seguir los pasos correspondientes de acuerdo a los recursos que se tienen para efectuar el pago.

Es responsable por todos los procesos referentes al manejo de las cuentas de compensación.

FUNCIONES OPERATIVAS

Vigilar todos los procesos de coordinación logística que se estén llevando a cabo en el departamento.

Hacer seguimiento a todos las órdenes de pedido que estén abiertas en el departamento de importaciones.

Garantizar el cumplimiento de lo establecido en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

Verificar el recibo y entrega de documentos originales a su cargo.

Ser parte activa de las actividades llevadas a cabo para el bienestar de los integrantes de la compañía e identificar las necesidades de formación del personal a cargo.

Hacer seguimiento a la aplicación por fábrica de la deuda y los saldos a favor obtenidos de los proveedores (garantías, reclamos, comisiones).

Implementar oportunamente las disposiciones o acciones correctivas o preventivas tomadas por el área gerencial como resultado de la revisión realizada en las reuniones por departamentos, o como resultado de auditorías internas o externas.

Controlar que las facturas de proveedores del exterior, agentes de carga internacionales y transportistas nacionales sean contabilizadas y entregadas a tiempo al departamento de contabilidad.

Promover los procesos de gestión dentro del departamento.

Verificar que el reporte del transporte de mercancía realizado en el mes sea entregado a tiempo y correctamente diligenciado

Realizar seguimiento a los pedidos en tránsito de las ventas.

6. Registros: se enuncia cada uno de los registros que se aplican al procedimiento.

La organización pañales SOL Y LUNA requiere definir, diseñar, desarrollar, emitir, implantar y mantener los procedimientos para identificar, archivar, controlar, llenar mantener y disponer de los registros de calidad, los cuales deben ser mantenidos para demostrar que se han cumplido todos los requisitos de la

norma, también, se debe tener la documentación que compruebe el control de la calidad de los materiales y productos proporcionados por los proveedores y/o los clientes.

Los registros de calidad deben ser legibles, archivados, se requieren establecer los tiempos de retención de los registros de calidad y deben estar definidos en los procedimientos correspondientes.

1. UBICACIÓN DE LA SUBPARTIDA ARANCELARIA:

2. REGISTRO COMO IMPORTADOR

3. ESTUDIO DE MERCADO.

4. IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO:

5. TRAMITE ANTE MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO:

El régimen aduanero al que se pretende destinar las mercancías

o Los datos suficientes para la determinación y pago de los impuestos al comercio

exterior y, en su caso, de las cuotas compensatorias o medidas de transición.

o Los datos que comprueben el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no

arancelarias, el origen de la mercancía y el peso o volumen.

o El código de barras, número confidencial o firma electrónica que determinen el

despacho por el agente aduanal.

o La factura comercial que ampare la mercancía que se pretenda importar,

cuando dichas mercancías tengan un valor comercial en moneda nacional o

extranjera superior a 300 dólares.

o El conocimiento de embarque en tráfico marítimo o guía aérea en tráfico

aéreo.

o Los documentos que comprueben el cumplimiento de las regulaciones y

restricciones no arancelarias, que se hubieran expedido de conformidad con la

Ley de Comercio Exterior, siempre y cuando se hubieran publicado en el

Diario Oficial de la Federación y se identifiquen en términos de la fracción

arancelaria y de la nomenclatura que les corresponda conforme a la tarifa de

los Impuestos General de

Importación y Exportación (TIGIE).

o El documento con base en el cual se determine la procedencia y el origen de

las mercancías para efectos de la aplicación de preferencias arancelarias,

cuotas compensatorias, cupos, marcado de país de origen y otras medidas que

al efecto se establezcan, de conformidad con las disposiciones aplicables.

o El certificado de peso o volumen expedido por la empresa certificadora

autorizada por la SHCP mediante reglas, tratándose del despacho de

mercancías a granel en aduanas de tráfico marítimo, en los casos que

establezca el Reglamento de la Ley Aduanera.

El documento describe el Plan de Aseguramiento de la Calidad de proceso y de producto que se seguirá en el desarrollo de Importación y legalización de pañales Sol y Luna en Colombia

II. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DEL PROYECTO I

Introducción

El plan de aseguramiento de calidad del proceso de Importación y legalización de pañales Sol y Luna en Colombia, cumpliendo con los estándares de la gestión aduanera e importación de un producto no perecedero a Colombia de alto consumo del mismo requiere de un seguimiento constante de calidad del producto para lograr la satisfacción del cliente interno y externo; de tal modo se dará cumplimiento a cada una de las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso.

Propósito

Desde un plan de aseguramiento de calidad al proceso y al producto (PPQA) tiene como finalidad generar resúmenes de cada una de las actividades, objetivos, tareas, metas e indicadores de gestión en la importación y legalización de pañales Sol y Luna en Colombia para el mundo.

Alcance

Este documento será aplicable en las principales áreas de desarrollo del sistema.

Ubicación de la posición arancelaria y aduanera Identificación y verificación del producto según estándares de la Compañía Trámite aduanero y presupuestal

Proceso de nacionalización e inspección física o documental.

Desarrollo del sistema de control y verificatorio de calidad del producto

Organización

Se proveerá una descripción del Talento Humano involucrado en la aplicación y ejecución del proceso de PPQA, así como las responsabilidades y funciones que deben tener dentro de la gestión.

CARGO DESCRIPCIÓN

Líder del proyecto

Es el Gerente de Importación que es el Dr. FRANCISCO PAREJA quien es el responsable de la toma de decisiones para las acciones a realizar durante el proceso de importación y legalización de los pañales, debe mantenerse siempre informado respecto a los movimientos que se realicen por los demás involucrados.

Encargado de PPQA

Es el responsable de la aplicación y el seguimiento del proceso de aseguramiento de la calidad de procesos y productos en donde sea requerido. El Dr. CESAR FONSECA quien deberá mantenerse informado del funcionamiento de los procesos o productos que requieran de su intervención.

Operativos u Otros Involucrados

Demás responsables o involucrados de distintas áreas que se mantendrán en contacto con el encargado de PPQA y el líder del proyecto para la solicitud y seguimiento de la aplicación de aseguramiento de la calidad del proceso determinado. los demás involucrados serán.

Ing. Diana Martínez (ing. De Sistemas)

Dra. Jimmy Báez (Abogada) Br. Juan Edgar Llorente (Auxiliar

de importaciones y aduanas) Lic. Nancy Rivera

(Administradora)

Roles y responsabilidades

Las principales responsabilidades son descritas a continuación en el siguiente cuadro:

RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN

Líder del proyecto

Tomará las decisiones adecuadas para el progreso del proyecto, a él se le informará respecto al seguimiento de la aplicación del aseguramiento de la calidad de procesos en cuanto al establecimiento de la negociación con la agencia aduanera y la entrega de documentos específicos a está para así posteriormente recibir la cuenta de gastos para la correspondiente revisión y pago, también deberá informársele respecto al seguimiento del aseguramiento de la calidad y tomará medidas para las no conformidades que pudiesen surgir.

Encargado de PPQA

Se encargará de la aplicación del proceso de aseguramiento de la calidad de procesos como en donde sea requerido, proporcionará la información necesaria junto con la documentación correspondiente, llevará un seguimiento de la aplicación del proceso, se encargará de la resolución de no conformidades e informará al líder del proyecto en caso de no llegar a una solución para la toma de medidas. Solicita documentos como factura comercial y carta de encomienda y demás requisitos, recibe documentación realiza el reconcomiendo previo y clasificación de los pañales solicita el cumplimiento de requisitos no arancelarios, elabora el manifiesto de aduana, imprime código de barras en postulación de importación paga el valor en el banco, elabora costos y pasa a cobranza.

Operativos u Otros Involucrados

Seguirán las indicaciones otorgadas tanto por el encargado de PPQA y el líder del proyecto y resolverán las no conformidades con el encargado de PPQA.

Herramientas.

1. Se ofrecerán el procedimiento de calidad PPQA para llevar a cabo las tareas de aseguramiento del proceso de importación y legalización de los pañales.

2. Se entregará resumen de las prácticas a llevar a cabo durante la gestión de PPQA que podrán verificarse a detalle en el proceso por medio de la ruta de caracterización de la gestión.

Evaluar objetivamente los procesos.

De acuerdo a lo establecido en el PPQA, los procesos deberán ser evaluados objetivamente, así pues, de acuerdo a esto se han estipulado las siguientes fechas indicando en cada una de ellas el proceso que será evaluado:

Se cuenta con 2 auditores para esta oportunidad, que se llevará a cabo los días 11 y 12 de noviembre de 2016, en dos jornadas en la mañana de 9:00 am. A 12:00 m y en la tarde de 2:00pm a 5:00pm

11-10-16 en la mañana auditor 1, Proceso: negociación con la agencia aduanera y entrega de documentos pertinentes a la agencia

11-10-16 en la tarde auditor 1, Proceso: recibir la cuenta de gastos, realiza revisión y pago

11-10-16 en la mañana auditor 2, Proceso: realiza el reconcomiendo previo y clasificación de los pañales solicita el cumplimiento de requisitos no arancelarios elabora costos y los pasa a cobranza.

11-10-16 en la tarde auditor 2, Proceso: elabora el manifiesto de aduana, imprime código de barras en postulación de importación paga el valor en el banco.

Evaluar objetivamente los productos de trabajo y los servicios.

El auditor registra cada uno de los componentes del procedimiento descrito por la caracterización de la gestión para levantar un informe de auditoría dando a conocer al auditado cada una de las inconformidades encontradas en el proceso de calidad.

Así mismo después de dichas revisiones se procederá a la realización de los documentos PPQA (A1), el cual denota a la plantilla de cada del proceso que representa a la evaluación correspondiente. Si existiese alguna inconsistencia u observación, se elaborar un documento PPQA (A2), el cual representa a las inconsistencias durante la verificación.

Evaluación de los productos que conllevan los procesos de trabajo auditados, a continuación, se presentan las fechas de las auditorias de los productos:

12-10-16 en la mañana auditor 1, Producto: negociación con la agencia aduanera

12-10-16 en la tarde auditor 1, Proceso: Pago en el banco

12-10-16 en la mañana auditor 2, Proceso: Planilla de costos

12-10-16 en la tarde auditor 2, Proceso: elabora el manifiesto de aduana y código de barras.

Una vez efectuadas las revisiones se efectúa el documento PPQA (A3), el cual representa la evaluación de los productos, así mismo si se encontrasen inconsistencia y observaciones dentro de algún producto, se genera del documento PPQA (A4), el cual representa a las observaciones de la auditoría realizada.

Comunicar y asegurar la resolución de las no conformidades.

De acuerdo a lo estipulado en el procedimiento y una vez que se han realizado las auditorías y si se evidencian no conformidades con la existencia del documento PPQA(A2) que represente a la fecha de la no conformidad, el grupo de PPQA deberá de avisar a los involucrados de la gestión operativa, con el objetivo de dar seguimiento y acciones correctivas y de mejora, así mismo generará el documentos PPQA(A5), en el cual se estipulen los resultados a la fecha de revisión del estado de cada una de las no conformidades, así mismo si al realizar dichos seguimientos se encontrase con alguno en estado de no resuelto, el equipo PPQA, deberá rastrear el origen de la no conformidad e informar al responsable de dicha no conformidad la pronta acción.

Así pues, con base a lo anterior si existiesen no conformidades los seguimientos de las mismas se realizarán de manera semanal a partir de la fecha declaración de no conformidad.

Establecer registros.

Los registros de las actividades del equipo PPQA, permitirán determinar, si dicho equipo gestiona de manera adecuada y en sus fechas el levantamiento de las no conformidades, así pues, de acuerdo a esto a la fecha 12-10-2016, el equipo de PPQA deberá de generar el documento PPQA (A6), estipulando las actividades que realizará cada miembro para con las revisiones tanto de productos como de procesos exigidos en la norma.

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

CONTROL DE CALIDAD DEL PROYECTO I

El control de calidad en la empresa importador de pañales Sol y Luna ubicada en Bogotá Colombia, se realiza mediante diferentes herramientas como son:

La lista de chequeo (verificación) - Checklist Diagrama de Ishikawa Pareto Histograma Diagrama de Control

La lista de chequeo (verificación) - Checklist

Algunos posibles aspectos a verificar en el proceso son estos:

Ubicación de la posición arancelaria y aduanera

Identificación y verificación los pañales según estándares de la Compañía

Trámite aduanero y presupuestal

Proceso de nacionalización e inspección física o documental.

Desarrollo del sistema de control y verificatorio de calidad del producto

Para cada uno de estos aspectos se realizan verifican los siguientes aspectos

– ¿Se han seguido los procedimientos?

– ¿Los productos cumplen con las especificaciones?

– ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad,  están dentro de las

tolerancias?

– ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.?

– ¿Se han rellenado los registros?

– ¿Ha habido alguna incidencia?

– ¿Los pañales están conforme?

Diagrama de Ishikawa también llamado causa efecto o espina de pescado

En este diagrama se analizan los procesos claves como son

Organización

Mano de obra o recurso humano

Documentación para legalizar la importación

El espacio físico necesario para carga y descarga

En la parte superior se muestran las causas de los posibles problemas como son:

Organización: Producto rechazado por varias razones, inadecuado embalaje, y demora

de las autorizaciones de legalización.

Documentación: Y en la parte inferior se muestran las causas que conllevan las fallas

detectadas como son inadecuado traspaso den los documentos y porque no hay un

proceso establecido y eficiente.

Mano de obra: Insuficiente capacitación, comunicación y recurso humano

Falta de espacio para los procesos de carga y descarga de la mercancía en este caso

pañales desechables.

Lo anterior hace la las importaciones presenten demoras al llegar al cliente final.

A continuación se muestra el diagrama.

Pareto

Luego de realizar el análisis y de organizar los datos en la hoja de Excel se arma el

gráfico de barras con las no conformidades mostradas en el gráfico de causa efecto y la

línea ascendente de las mejoras realizadas.

En este caso se muestra que en el área de almacenaje los integrantes mejoraron

notablemente sus procesos de un 50% en fallas bajaron a un 30% cuando se realizaron

las mejoras

El equipo de distribución de almacenaje en cuanto a carga y descarga mejoro

notablemente, después de presentar 43% de fallas ahora muestra un ahorro en tiempo y

espacio y así sucesivamente los procesos mostrados en la figura se hacen notablemente

mejor que cuando se realizó el diagrama causa efecto anterior

A continuación el diagrama de Pareto.

Conclusión el grafico anterior muestra en las barras los errores cometidos antes de

realizar las mejoras y la línea superior muestra como al realizar las mejoras los errores

son mínimos.

Histograma de Frecuencias

En el gráfico, que se ve a continuación, se muestra un histograma donde los eventos

repetitivos de carga y descarga de mercancía de la empresa de pañales ocurre en la

mayoría de las veces (175) en condiciones excelentes, pero los sucesos que muestra la

figura hacia los lados o las puntas muestran que se van alejando de lo que es la

excelencia y tenemos unos eventos en rojo y anaranjado a los cuales se les debe poner

más cuidado para que no ocurran.

La curva normal donde el centro se representa las veces que sucede un en total

normalidad y los eventos que se alejan del centro se van desviando y allí es donde se

producen ciertos errores. Para el caso de cargue y descargue, luego de analizar los datos

y distribuirlos en la curva normal, muestra que 175 veces que ocurrió el cargue y

descargue correctamente pero los puntos rojos hacia los lados muestra que algunos

eventos se alejan de la línea normal.

Diagrama de Control

La variable que se mide en nuestro caso es el cargue y descargue de mercancía

(guacales con pañales) que es un proceso respetivo, se recogieron los valores durante un

tiempo representativo.

Se colocaron los datos en una hoja de Excel que arroja los límites superior e inferior.

Se realizó la representación grafica de los datos que se muestra a continuación.

Los límites que incluyen el 75% de datos: En este caso, el proceso en mención

funciona correctamente, porque demuestra un 75% de los valores dentro de los límites

superior e inferior, un 12,5% de los valores por encima del límite superior y otro 12.5%

por debajo del límite inferior.  Se aprecia un punto fuera de estos límites se considera

como normal, como no aparecen varios

puntos seguidos por encima o por debajo de los límites probablemente sea una situación

inusual, e indique que el proceso de carga y descarga está descontrolado.

Los límites que incluyen el 95% de los datos: En este caso sólo el 2,5% de los valores

deben dar por encima o por debajo de los límites. Al ser tan restrictivo, en esta situación

si un dato sale fuera de los límites significará que ha habido una circunstancia inusual

en el proceso de cargue y descargue de mercancía.

El diagrama de control detecta que el proceso está funcionando correctamente, y no se

están produciendo situaciones anómalas.

CONCLUCIONES

En conclusión, estas (7) herramientas y la estadística son un importante insumo en el control de la calidad y sería imposible determinar sin ellas como se está llevando a cabo cualquier proceso y tomar las decisiones respectivas en pro del mejoramiento continuo, ya que estas herramientas permiten hacer mediciones que arrojan datos numéricos, en estas mediciones permiten observar que valores numéricos presentan una variación o fluctuación entre las unidades de producto fabricadas o servicio prestado, sin eso sería imposible controlar la calidad y ser competitivo, para pañales SOL Y LUNA, es claro que sin el uso de esta herramienta se pierde el control de cualquier proceso y más siendo esta compañía una comercializadora de un producto importado (PAÑALES), es claro que se debe vigilar y controlar todo el proceso de importación y legalización de la mercancía, cumpliendo con todas y cada una de las normas para con este proceso, por eso como lo muestran las 7 herramientas implementadas, estas nos arrojan información importante y operativa para la toma de decisiones por parte de la gerencia de SOL Y LUNA y permite el mejoramiento continuo.

Referente Bibliográfico:

1. https://www.youtube.com/watch?v=A_Q6xbxi9ig

2. http://www.businesscol.com/comex/incoterms.htm

3. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001 (Cuarta actualización) DE 160/15

4. Documento guía: Diseño de un sistema de Gestión de Calidad de una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de frituras.

5. Documento guía: Diseño de un sistema de Gestión de Calidad de una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de frituras.

6. https://es.wikipedia.org/wiki/Norma

7. https://es.wikipedia.org/wiki/Importaci%C3%B3n

8. https://es.wikipedia.org/wiki/Documentaci%C3%B3n

9. http://www.mincit.gov.co/mincomercioexterior/publicaciones.php? id=16268&dPrint=1

10. Material UciMéxico para el presente modulo

11. http://www.pdcahome.com/diagramas-de-control/