PLAN DE TRABAJO MOVIMIENTO F.I.D.T.E PERIODO 2020 2022cvft.com.ec/pdf/0503/3 FRENTE DE INTREGRACION...
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PLAN DE TRABAJO MOVIMIENTO
F.I.D.T.E
PERIODO 2020 2022
MEJORAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE SERVICOS EN EL CLUB DE
VOLUNTARIOS DE LA FUERZA TERREST5RE ¨CABO NICANOR QUIROZ
SALAZAR¨
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El Club de voluntarios de la Fuerza Terrestre se crea en el año de 1984, con la
finalidad de bridar servicios de recreación a nuestros compañeros que presentaban
problemas psicológicos producto de la Guerra de 1981.
En sus inicios estuvo a cargo de la Dirección de Bienestar social de la Fuerza
Terrestre, quienes administraban el aporte obligatorio de todo el personal militar.
Valores que eran invertidos en el mantenimiento de las instalaciones entregadas en
comodato al Club como Granilandia y el Centro Recreacional MIsahuallí
En el año de 1996 se consigue que la administración este a cargo del Presidente del
Club, en este caso el señor Subm. más antiguo.
Con esto se inicia un crecimiento sostenido de nuestro Club, en el año de 1997 se
adquiere el Alojamiento Militar Reino de Quito ubicado junto al parque de la
Recoleta, en el año 2001 se compra la Hostería los Patios, en Playas de Villamil, en
el 2015 la Hostería Landangui en Loja, en el 2010 el H. La Marimba, en el año 2012
la Hostería La Palmira en Ambuquí y finalmente en el 2014 el Hotel Ocean Blue en
Crucita Manabí.
Lamentablemente todas las adquisiciones fueron observadas en su momento,
especialmente las últimas, lo cual ha creado una mala imagen sobre la
administración de turno de nuestros Club.
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL.
Es importante y como antecedente conocer brevemente lo sucedido en nuestro Club
en el periodo 2010 – 2015.
A partir del año 2010 y hasta noviembre del 2015, nuestro Club fue administrado en
base a intereses personales que han llevado al borde de la quiebra, comenzando
que el año 2011, el entonces Presidente Subm. Betón Jácome, consigue reformar
los estatutos, con el objetivo primordial de prolongar su periodo, que debía terminar
al pasar al servicio pasivo, sin embargo con la reforma del Estatuto, se establece
que el Presidente dura dos años en sus funciones y puede ser reelegido, sin
importar el grado. Además se establece que el Club deja de ser una entidad adscrita
a la Fuerza Terrestre.
Estos cambios producen que personas inescrupulosas se hagan nombrar directivos
mediante el pago por asistir a las asambleas donde se elegían a nuestros
representantes. El mismo grupo de directivos administró nuestro Club desde el año
2010 hasta noviembre del 2015, donde son destituidos por los malos manejos
administrativos y la evidente crisis económica. Se detectó que embargaron nuestro
Hotel la Marimba por un crédito personal de 500.000 dólares realizado a título
personal, para lo cual falsificaron documentos y firmas, compraron el hotel Ocean
Blue con un sobreprecio de más de un millón de dólares, hipotecaron el hotel Reino
de Quito al Banco Cofiec, por un crédito de 450.000 dólares, compraron la Hostería
la Palmira, una hostería vieja en mal estado y con un supuesto sobreprecio,
adicional todos los socios en servicio activo se retiraron de nuestro Club dejando
solo con 7.500 socios en servicio pasivo. Lo más grave, la desconfianza e
incertidumbre sobre el futuro de nuestro Club considerando el mal estado de todas
las filiales, que ni siquiera tenían servicios básicos por la falta de pago, peor tv cable
internet y otros
La administración del señor Subm. Actualmente en servicio pasivo Luis Padilla,
mediante un Plan Estratégico que establecía objetivos claros a corto mediano y
mediano plazo ha logrado estabilizar la situación del Club: Actualmente se ha
levantado el embargo del Hotel La Marimba, la Hipoteca del Hotel Reino de Quito, se
renegoció una rebaja de más de un millón de dólares del Hotel Ocean Blue, lo que
facilitó su pago y actualmente se tiene la escritura. Se realizó la escritura de la
Hostería la Palmira, se ha procedido a la reconstrucción y equipamiento de todas las
filiales.
DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
A la fecha el Club de voluntarios cuenta con 8 filiales, ubicadas a nivel nacional, y
18.200 socios, que le significan al Club un Universo de 90.000 beneficiarios,
considerando que cada socio tiene un promedio de 4 dependientes. Sin embargo la
situación del Club sigue siendo crítica derivada de la acumulación de una mala
administración durante casi 6 años entre el año 2010 y noviembre del 2015,
normalmente no se debería nombrar este periodo cuando ha pasado 4 años de una
nueva administración, sin embargo los acontecimientos ocurridos en el último año
nos recuerda que no se puede ocultar la difícil situación que persiste en el Club
especialmente en el campo legal.
CAMPO LEGAL.
El campo legal es el más crítico, afecta no solo la parte financiera, sino también la
parte moral de la administración y será el aspecto que influya directamente en una
buena o mala gestión de la próxima directiva considerando los siguientes aspectos:
1.- El Club de Voluntarios ganó el juicio ejecutivo que seguía el señor Joselito Cobo,
demandando una deuda que se determinó era personal de los anteriores directivos.
Con lo cual se levantó el embargo que pesaba sobre el H. La Marimba, queda
pendiente levantar una hipoteca.
2. El Club de Voluntarios asumió el proceso legal iniciado por 4 de los anteriores
directivos, en contra de quienes adulterando firmas e hipotecaron el Hotel La
Marimba. Proceso en el cual ya se ha dictado sentencia de 4 años de cárcel en
segunda instancia, queda pendiente el recurso de casación.
3. El Club de Voluntarios demando a los anteriores directivos y empleados que
formaron la sociedad de hecho SICI, por abuso de confianza considerando que
hipotecaron nuestro hotel, el mismo que estuvo en riesgo de rematarse y
permaneció bajo la administración de un depositario judicial por el lapso de tres
años.
4. El señor Joselito Cobo a propuesto tres juicios ejecutivos en contra del Club con la
firme intención de cobrar al Club la deuda de 500.000 mil dólares, más intereses
prestados a título personal de los anteriores directivos. Uno de estos juicios ha sido
calificado y es por COBRO DE DINERO, proceso en el cual pide que el hotel La
Marimba sea nuevamente embargado.
5. El señor Joselito Cobo puso una denuncia por supuesto uso de documento falso,
en referencia a una acta transaccional firmada entre el Gerente y el anterior
Presidente donde el señor Mauricio Álvarez reconoce que se el préstamo solicitado
al señor Cobo era a título personal, proceso que está en investigación previa.
6. En una de las audiencias realizada en el proceso que el Club sigue por abuso de
confianza, los defensores de los ex directivos y ex asesores jurídicos del Club
sacaron un documento notariado, que el Comité de Vigilancia publicó un día antes
de la audiencia, donde supuestamente destituyen al señor Presidente del Directorio,
documento que fue presentado para evitar la audiencia de formulación de cargos.
Si bien es cierto en los procesos legales se ha obtenido sentencias a favor del Club,
se ha podido detectar la presencia de gente interesada en destituir a los directivos y
funcionarios actuales con la finalidad de facilitar los procesos a gente poderosa
como el señor Cobo, o los anteriores directivos quienes se quedaron con los dineros
que obtuvieron del préstamo del señor Cobo, dinero que se prevee están utilizando
en su defensa y posiblemente financiando a ciertos candidatos con la intención de
evitar los procesos legales.
Los acontecimientos que se han dado en el Club de Voluntarios donde un pequeño
grupo de socios se cree con la potestad de destituir a Directivos y funcionarios , los
documentos publicados en redes sociales, y sobre todo los documentos que se
encuentran en poder de personas contrarias hacen ver la fragilidad legal en la que
se encuentra nuestro Club.
El aspecto legal por los antecedentes expuestos es sin lugar a dudas el más grave
que debe afrontar el nuevo Directorio, es necesario crear conciencia en nuestros
socios para defender el patrimonio actual, varios de nuestros socios sin medir las
consecuencias han sido participes de eventos en contra del Directorio.
NÚMERO DE SOCIOS
El número de socios se ha incrementado en forma sostenida llegando en la
actualidad a 18.200, los mismo que tiene un promedio de 4 dependientes, es decir
un universo de aproximadamente 90.000 beneficiarios directos, esto en su momento
fue positivo porque significó ingresos para solventar la grave crisis que afrontó el
Club, sin embargo con el paso del tiempo esto también significa un problema
operativo, considerando que en las 8 filiales el Club dispone de 1056 camas para
brindar alojamiento a nuestros socios en forma simultánea. De los estudios
realizados se establece que la capacidad instalada es adecuada para atender a
16.500 socios y sus familias, considerando el beneficio de las dos noches y tres días
de gratuidad establecida con anterioridad. Esto se refleja en la falta de espacios para
la demanda de los socios en determinadas fechas, ocasionando inconformidad y el
reclama a la administración del Club.
En el área de recreación el Club dispone de espacio y servicios que satisfacen la
demanda de los socios, sin embargo la deficiencia está en los servicios de
restaurante, vestidores y baños. Esto se nota especialmente en filiales como la
Marimba, Ocean Blue y Hostería los Patios.
El incremento de socios y usuarios se complementa con la facilidad de comunicarse
por redes sociales. Los socios demandan cada vez mejores servicios y el Club está
en la obligación de satisfacer de manera adecuada, utilizando los mismos medios de
comunicación para llegar al socio con atención inmediata y hacer que el socio se
sienta atendido, esto es fundamental para mantener la credibilidad, y un buen
posicionamiento en el mercado.
COMUNICACIÓN Y REDES SOCIALES
En la última década los sistemas de medios de comunicación masiva y de educación
han sufrido cambios debido al desarrollo y la difusión de nuevas tecnologías de
información y las comunicaciones por Internet liderando un cambio exponencial en
este ámbito.
La enorme avalancha de recursos informativos que dan vida a Internet sentaron las
bases sobre las que muchas investigaciones coincidieron al pronosticar cambios
radicales en las instituciones (Hasta se ha llegado a predecir la desaparición de las
aulas y los maestros tradicionales). En la instituciones la comunicación es en tiempo
real sin importar la distancia ni las condiciones.
Ahora, con cierta visión hacia el futuro, se puede afirmar que falta un largo trecho por
recorrer para lograr una conexión convenientemente entre el sistema educativo y las
tecnologías de información y comunicación.
El continuo desarrollo de la ciencia y la tecnología ha influido en la comunicación,
esto es un aspecto de vital importancia en el desarrollo de todas las instituciones, las
mismas que están obligadas a desarrollar proyectos para evitar ser ignoradas en el
mundo actual. Es tan inmediata la transmisión de la información que puede afectar a
cualquier institución si no se toman las precauciones del caso.
Nuestros socios hacen uso de estos medios de comunicación para dar a conocer
comunicar su descontento, falta de atención o cualquier otra inconveniente que se
encuentre, subiendo la información a las redes sociales o cualquier otro medio de
difusión masiva. Es necesaria la supervisión continua de los administradores para
mantener en buenas condiciones las instalaciones y atender de buena forma a
nuestros clientes en general. La implementación de sistemas adecuados de
comunicación interna ayudados por los sistemas de video vigilancia es de vital
importancia como medio disuasivo tanto para nuestros socios como para los
empleados del Club.
PRESUPUESTO Y FINACIAMIENTO
Otro de los temas de vital importancia, es tener el conocimiento pleno del
presupuesto y su forma de financiamiento, considerando que nuestro Club es una
entidad de derecho privado con autonomía administrativa sin fines de lucro.
Con el número actual de socios considerando el aporte de $ 5 dólares, el Club
dispone de un ingreso aproximada de $ 85.000 dólares mensuales, considerando
que los aportes son a través de los roles del ISSFA y CGFT, y el descuento por
medio del sistema cash management del Banco General Rumiñahui. Es importante
señalar que existe un buen número de socios que por varias situaciones de índole
personal no disponen de los recursos especialmente en el descuento por medio del
banco, esto afecta a los ingresos mensuales del Club, que no puede cobrar esos
valores, debido a que los formularios de autorización está firmado por cinco dólares
mensuales.
Los gastos mensuales del club están en el orden de los 125.000 dólares mensuales,
el principal rubro tiene que ver son los sueldos, considerando que se asume el pago
de Directivos, miembros del Comité de Vigilancia, funcionarios del Club,
administradores y empleados de las filiales y personal eventual contratado, el rubro
por este concepto incluido el pago de beneficios sociales, bordea los 50.000 dólares
mensuales. El segundo rubro es el pago de servicios básicos, combustibles,
impuestos permisos y patentes, tv cable e internet en todas las filiales, rubro que
esta por los 25.000 dólares mensuales. Los gastos netamente operativos como útiles
de aseo, útiles de oficina, químicos para las piscinas, programas de mantenimiento
mensuales, enseres de cama representar otros 20.000 dólares mensuales. Se
destina un valor mensual para equipamiento continuo de las instalaciones, esto es la
renovación de computadoras impresoras, televisores, aires, bombas, lavadoras,
secadoras, chapas para puertas, duchas, etc. este concepto es de aproximadamente
20.000 dólares al mes. Finalmente se prevé otros gastos como asambleas,
campeonatos deportivos, elecciones, sesión solemne, movilización, gastos
navideños, gastos por homenajes día de la madre, y otros eventos por 10.000
dólares mensuales.
Las inversiones como construcciones, compra de terrenos para nuevos proyectos
deben provenir de la gestión de la administración en cuanto a optimizar los ingresos
en las filiales, considerando que actualmente los ingresos mensuales deben ser por
lo menos $ 40.000 mensuales para llegar a un punto de equilibrio que cubra
netamente los gastos operativos. Es importante señalar también que de acuerdo a
los Estatutos reformados en el año 2017, está prohibido hipotecar nuestros bienes
para obtener créditos que financien nuevos proyectos.
Esto es un detalle aproximado de los ingresos y egresos mensuales de nuestro Club,
pero es de vital importancia que la administración de turno conozca, que todo gasto
que se prevea realizar debe tener su fuente o proyecto de financiamiento. En la
actualidad no se establece la gratuidad en el hotel la Marimba porque esto
significaría, encontrar la fuente de financiamiento por veinte mil dólares mensuales,
doscientos cuarenta mil dólares al año.
ACCIONES A REALIZAR
EN EL CORTO PLAZO
Es indispensable trabajar en la identificación de medidas para atender la demanda
insatisfecha de los socios en todos los campos
1.- ÁREA COMERCIAL
• Continuar con la implementación de estrategias encaminadas a mejorar en
forma continua la atención al cliente, para captar la credibilidad y confianza de
nuestros socios.
• Preveer el pago mensual de aportes al IESS, impuestos, pago por servicios
bancarios, ISSFA, provisiones para décimos del personal con la finalidad de
atender a nuestros empleados considerando que son pilar fundamental para
el crecimiento de nuestra institución
• Preveer que el Área comercial obtenga los recursos para cubrir en forma
permanente todas las obligaciones del Club, considerando que el punto de
equilibrio solo en la parte administrativa es $ 125.000. Adicional se
implementan otras políticas para evitar el déficit mensual como las siguientes:
• Propender que las filiales solventen sus propios gastos operativos de acuerdo
a un estado de pérdidas y ganancias elaborado en forma mensual, es decir
de cubrir sus gastos relacionados a servicios básicos, y gastos operativos.
• Invertir en el mantenimiento de las filiales, mejorando su presentación y
bridando servicios de calidad. En una segunda etapa la demanda de
inversiones en las filiales serán de acuerdo a la demanda de servicios por
parte de los socios, claramente establecido en una liquidación mensual de
subsidios, es decir estadística de cuantos socios hacen uso de las
instalaciones. Y a los informes de los señores Administradores y Directivos.
• Invertir en proyectos para cubrir la demanda de servicios en el área de
hospedaje y recreación. En Misahuallí completar el área recreacional con la
implementación de sauna, hidromasaje y turco. En la Palmira el sauna, turco
e hidromasaje. En Playas la construcción de un edificio de tres pisos y una
piscina para llegar al punto de equilibrio entre la demanda y la oferta en el
área de alojamiento
• Cubrir gastos de los procesos legales que tiene el club, especialmente el
relacionado con la defensa del hotel La Marimba y los procesos seguidos en
contra de los ex directivos
• Optimizar la administración para obtener excedentes para destinar a las
filiales, con proyectos que están destinados a mejorar la infraestructura,
equipos, bienes y servicios disponibles.
2.- ÁREA FINANCIERA
• Elaborar Balances y Análisis Financiero mensual y presentar hasta 10
días posteriores a la finalización del periodo, con el objetivo que las
decisiones sean tomadas en Reunión de Directorio. El balance anual es
aprobado por la Asamblea General de socios en el mes de marzo de cada
año.
• Realizar el trámite para obtener el financiamiento necesario para ejecutar
el proyecto de un edificio de tres pisos en nuestra filial de los patios.
• Elaborar un presupuesto anual, ejecutable de acuerdo a la demanda y
mejoramiento de servicios, acorde a la realidad del Club y sus filiales
considerando las necesidades urgentes de equipamiento para todas las
áreas, modernizar el área de sistemas y comunicación en el Club,
inversión para completar el cerramiento de todas nuestras filiales.
• Trabajar en el diseño de un sistema de control de activos fijos.
Considerando que se realizó un levantamiento y ahora nuestro patrimonio
esta por los 15 millones de dólares
• Preveer recursos económicos en calidad de reserva que nos permita
solventar situaciones de contingencia, como los que se produjeron en la
región costa.
• Analizar y recomendar la contratación de seguros para nuestras
instalaciones.
• Trabajar en el nuevos sistemas contables (latinium), que permitan
información oportuna y confiables para tomar decisiones y trasmitir a
nuestros socios
• Emitir la certificación de fondos para que las diferentes comisiones de
acuerdo a los montos y los respectivos reglamentos (comisión técnica
económica, comité de contrataciones o los que se forme por disposición
del directorio), realicen las adquisiciones necesarias para atender las
necesidades de las filiales.
3. ÁREA ADMINISTRATIVA (RECURSOS HUMANOS)
• Optimizar el Organigrama Estructural, funcional y Manual de Funciones de
acuerdo a lo establecido en los Estatutos, Plan Estratégico, políticas y
normas emitidas por el H. Directorio.
• Implementar normas de control interno en coordinación con todas las
áreas, que permitan el desarrollo de las actividades dentro de estándares
legales.
• Implementación de procesos, Indicadores de gestión y flujo gramas, como
instrumento de medición de eficacia y eficiencia, tanto para el personal
que labora, como los resultados económicos que arrojan las actividades
del C.V.F.T
• Cumplir con el plan de capacitación para los señores administradores y
empleados en general a fin de optimizar el Talento Humano disponible
• Realizar un seguimiento de los informes mensuales de los administradores
en el área de personal, para evaluar fortalezas y debilidades y por
consiguiente implementar medidas para mejorar la calidad de los servicios
y sobre todo la atención al cliente en beneficio de nuestros socios.
• Implementar programas de bienestar social para el persona de empleados
del club, con el objetivo de incentivar la pertenencia y empatía con nuestra
institución
4. ÁREA DE MARKETING
• Establecer modelos que presenten una imagen institucional para todos los
eventos que se desarrollen o se promocionen en el club
• Difundir a los socios los servicios que se dispone en las ocho filiales y
propender su fidelidad.
• Captar socios a través de estrategias de comercialización atractivas y
servicios de calidad.
5. ÁREA DE SISTEMAS
• Adquisición de equipos para modernizar el área de sistemas. Con la
finalidad de reemplazar aquellos han cumplido su vida útil.
• Implementar y promocionar los servicios mediante la red de datos, pagina
Web, redes sociales
• Operación y mantenimiento del sistema actual de contabilidad
• Trabajar en la implementar y actualización del sistema de socios en línea.
• Completar la implementación, operación y mantenimiento de sistemas de
seguridad mediante cámara IP en las filiales que falta este servicio
(Ocean Blue, Landangui).
6. ÁREA LEGAL
Como es de conocimiento la parte legal es sumamente crítica se deben
cumplir los siguientes objetivos:
• Continuar con el proceso que se sigue en contra de los ex directivos del
Club por falsificación de firmas.
• Continuar con el proceso por abuso de confianza (se inició por estafa
masiva) en contra de los ex directivos, empleados u otros involucrados.
• Defender a nuestro Club de los nuevos juicios interpuestos por el señor
Joselito Cobo. Especialmente el que tiene que ver con cobro de dinero, el
mismo que ha sido calificado y pide un nuevo embargo del H. La Marimba
• Realizar las gestiones necesarias en el área legal para levantar en forma
definitiva la hipoteca del Hotel la Marimba
Otro de los aspectos importantes es la de mantener el contacto permanente con
nuestros socios mediante actividades masivas que permitan el reencuentro y la
comunión de ideas con nuestros socios entre las principales tenemos
1.- Realización del campeonato de futbol y ecuavoly en forma permanente, con la
participación exclusivamente de socios, durante los meses de mayo junio y julio de
todos los años. Implementar campeonatos en todas las filiales con la participación de
socios del sector donde están las filiales
2.- Realización de la sesión solemne para conmemorar el aniversario de nuestro
Club con la presencia de autoridades invitados especiales y nuestros socios
3.- Participación en las graduaciones de soldados en la ESFORSE y en el curso
de administración Militar en la EIFT, entrega de presentes a los estudiantes
distinguidos
4.- Reconocimiento a los señores socios en servicios que alcancen la máxima
jerarquía dentro de la institución militar (Subm.)
5.- Realización de eventos culturales y artísticos para celebrar fechas especiales
como día de la madre, día del padre en todas las filiales
6.- Mantener la rifa de fin de año e incrementar premios atractivos para los socios
7.- Incrementar la entrega de recuerdos para los socios en fin de año
8.- Promover el reencuentro de promociones en las diferentes filiales
MEDIANO Y LARGO PLAZO
En la actualidad las empresas que tienen éxito son aquellas trabajan en una
Planificación Estratégica a mediano y largo plazo, estableciendo objetivos
alcanzables, y medibles mediante indicadores de gestión.
Es importante la utilización e implementación de herramientas modernas de
administración como la Gestión por Procesos, el Balance score card, que
básicamente es una herramienta que permite enlazar estrategias y objetivos claves
con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas en cualquier empresa:
desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocio y
aprendizaje.
Con estos antecedentes la Planificación Estratégica estará orientado a diseñar una
herramienta que se ajuste a las necesidades de nuestros socios, y que permita un
trabajo continuo independiente de los administradores de turno, evitando así oferta
demagógicas en los procesos de elecciones.
Es importante saber que el concepto con el que se creó nuestro Club tiene que ver
con que las instalaciones deber estar fuera de las ciudades, pero en lugares
turísticos, Así nuestros Hoteles más importantes La Marimba, Ocean Blue, y las
Hostería Los Patios están en lugares con gran afluencia, pero donde no tenemos
muchos socios, lo mismo sucede en Misahuallí, Hostería La Palmira y Landangui.
Granilandia en sus inicios estaba completamente fuera de la ciudad, sin embargo
con el crecimiento de la capital hoy está dentro de la ciudad. El único que no se
cumple es el hotel Reino de Quito que se compró con el objetivo de bridar servicios a
nuestros socios que realizan gestiones en la C.G.F.T.
El concepto actual y la demanda de los socios hoy a cambiado, se necesita centros
recreacionales en lugares donde hay más concentración de socios especialmente
activos, esto es Guayaquil, Cuenca, Riobamba, Machala, Quevedo etc., es
necesario que la planificación a largo plazo este orientado a materializar las
instalaciones recreacionales dando prioridad a las ciudades con mayor números de
socios, esto permitirá también la oferta de servicios en forma permanente
considerando que deben tener el mismo principio de Granilandia.
La administración actual a iniciado con la firma de convenios con centros
recreacionales en las principales ciudades, lo que permite tener una estadística para
establecer prioridades.
En la última asamblea realizada se resolvió iniciar con la compra de un terreno en la
ciudad de Guayaquil, para materializar la construcción de un Centro Recreacional,
con servicios similares a Granilandia. Esto se deberá dar cumplimiento en el próximo
periodo.
El financiamiento será con excedentes de la administración y las reservas que
existan en el Club. Sin dejara de atender las necesidades de las filiales actuales.
TIEMPO DE EJECUCIÓN
El tiempo que dura una administración en el Club es de dos años, periodo muy corto
para la ejecución de una Planificación, sin embargo se tendrá que ajustar los
tiempos y cumplir la planificación propuesta para el corto y mediano plazo.
La eficiencia en la administración consiste en implementar procesos para evitar la
burocracia administrativa, sin dejar de cumplir con los controles, pero priorizando la
toma de decisiones que beneficien los programas propuestos.
PARTICIPANTES DEL PROYECTO
Dentro del Directorio esta ya establecido las comisiones que se deben nombrar con
la finalidad de optimizar las funciones.
Es importante la participación de todos los miembros en la toma de decisiones
consensuadas pero independientes para cometer la menor cantidad de errores.
ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR
1. Lleva un registro y control de las operaciones y actividades realizadas
Si bien este es un aspecto específico de la contabilidad, debes estar al tanto de todo
el flujo de las operaciones para tomar las decisiones más apropiadas.
No sólo a efectos de conducción, sino también porque es obligatorio por ley.
Registra, por tanto, las actividades realizadas con los socios, operaciones especiales
compras, oferta de servicios y costos. Esto permite tener el conocimiento actualizado
de todo lo que sucede en nuestro Club.
Aquí se incluye también la elección de un software apropiado para el registro,
gestión y evaluación de los datos. Dependiendo del tamaño de la empresa, las
opciones varían entre las más avanzadas o inclusive las clásicas planillas de Excel.
Lo importante es que se tenga la información a mano
2. Administra el tiempo y las metas
El tiempo es un recurso que forma parte del capital de tu empresa a pesar de no ser
tangible, vendible o comprable. La administración de turno tiene un periodo de dos
años que deben ser optimizados para evitar dejar procesos incompletos, que en el
futuro serán distorsionados y quizás desechados
Además de hacer que te rinda lo que significa evaluar estrategias para aumentar
la productividad en los servicios sin sacrificar calidad de vida, debe estar
sintonizado con las metas propuestas en nuestra Panificación Estrategica.
Para ello, es esencial fijar objetivos concretos, ajustados en el tiempo y que
sean mensurables. Por ejemplo: establecer indicadores que nos permita medir el
grado de satisfacción de nuestros socios.
Metas específicas y realistas, claro que obligarán a una buena organización para
alcanzarlas. Ello redundará en una mejor administración del tiempo y la obtención de
datos concretos.
3. Liderazgo Trabaja en equipo
El liderazgo y trabajo en equipo son conceptos modernos que permiten dinamizar las
actividades y conseguir objetivos en el menor tiempo.
El líder es una persona con conocimientos en el área de trabajo, experiencia y la
suficiente capacidad para unfluir positivamente en los demás, el ejemplo en el
trabajo y las actividades serán la base para la consecución de proyectos en
beneficio de todos los miembros de la organización
El Líder es quien está al mando de la empresas, pero cuentas con colaboradores,
que son no sólo una fuerza de trabajo, sino también personas creativas y con
energía muy valiosas para aportar en actividades positivas.
La administración también incluye esos recursos humanos, con los que se debe
trabajar en una dinámica consensuada, liderando con el ejemplo y con
estímulos al personal.
Un buen administrador es una persona auto motivada, positiva, disciplinada,
comprometida y competente y logra que cada miembro del equipo también lo sea.
También es alguien que conoce al detalle los servicios que se dispone en las filiales
del Club, otra condición que estimula también a sus colaboradores a dar lo mejor de
sí para el éxito del conjunto
4. Dota al Club de una estructura sencilla y flexible
Una empresa con una estructura sencilla y flexible tendrá una gran ventaja en
momentos de crisis frente a otras organizaciones con esquemas más complejos y
rígidos ya que podrá reestructurarse rápidamente para adaptarse a los cambios del
mercado. De hecho, muchas buenas empresas comienzan a tener problemas
cuando se apegan demasiado a las ideas y estructuras originales que las condujeron
al éxito, venerando el statu quo. Al contrario, desarrollar una estructura horizontal y
descentralizada facilita la autogestión, acelera el flujo de información y permite
realizar cambios con mayor celeridad.
5. Implementar un modelo económico sólido
El 65 % de los fracasos empresariales se deben a problemas económicos, según
reveló un estudio de Xero, Contar con una formación financiera es fundamental para
emprender, de manera que no se establezca compromisos crediticios más allá de
tus posibilidades, considerando además que nuestros estatutos prohíben hipotecar
nuestros bienes y se asegua de tener la liquidez suficiente en todo momento. Un
modelo económico sólido también implica reinvertir inteligentemente las utilidades,
destinando una parte de los beneficios a la expansión del Club y la oferta de nuevos
servicios, ya sea para abrir nuevas sedes, ampliar la oferta de servicios o contratar
más personal para mejorar la atención y el mantenimiento. Es indispensable ajustar
el presupuesto anual a un Plan Operativo real y ejecutable.
6.- Apuesta por la innovación
“Innovación y aprendizaje van de la mano. La arrogancia del éxito consiste en
pensar que lo que hiciste ayer será suficiente para mañana”, dijo William Pollard. Las
empresas que no innovan se quedan obsoletas, como le sucedió a Kodak, que
durante casi un siglo comercializó con éxito sus cámaras y fue la primera compañía
fotográfica en incluir el carrete de papel para sustituir las placas de cristal pero no se
sumó a tiempo a la tecnología digital y, tras años de caídas de ventas, en 2012
reconoció su crisis de liquidez. Su caso muestra que para administrar una empresa
son éxito es imprescindible destinar recursos a la innovación. La innovación no solo
tiene que ver en la parte administrativa, que en sí es un desafío implementar nuevos
modelos de administración que prioricen la tención a los socios, sino la innovación
en servicios, mejorando tiempos de respuesta.
7.- Desarrolla una visión global de futuro
Las empresas no pueden limitarse a reaccionar ante los problemas que surgen o
simplemente aprovechar las oportunidades que se presentan. La administración de
empresas implica tener una visión de futuro que permita crear oportunidades y
prever los riesgos. Para dirigir un negocio necesitas definir objetivos a largo plazo y
ser capaz de transmitirlos a los miembros de tu equipo, de manera que tengan claro
hacia dónde se dirige la empresa. En nuestro Club se da mucha importancia a los
aspectos operativos normales, sin tomar en cuenta los desafíos a futuro en un
mundo moderno cambiante, que demanda cada vez de mejores herramientas para
responder en forma adecuada a los desafíos futuros.
8. Capacítarse y conocer las necesidades de los socios
No por último es menos importante. En un escenario cambiante, es vital mantenerse
actualizado sobre las tendencias y conocer lo más posible al cliente. Para ello, es
importante que realices cursos sobre aspectos específicos en el área de servcios.
así como ofrecer a todos los directivos también la oportunidad de
perfeccionarse en sus funciones y evitar discusiones innecesarias en asuntos de
poca relevancia.
Sobre el cliente, crea canales de comunicación simples para conocer su grado
de satisfacción para saber si está conforme con la calidad del servicio, el precio,
etc. todo lo cual te ayudará a mejorar todo el proceso de administración.
Más allá de estos consejos, no olvides que la administración tiene más
sentido cuando hay productividad y que para lograr esta productividad es esencial
contar con personal activo, capacitado y estimulado, todo lo cual se logra con una
política adecuada de remuneraciones, beneficios y recompensas por el trabajo bien
hecho.
Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, comenta a
continuación. Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos y
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OBJETIVOS
1.- Objetivo General
• Ofertar servicios de calidad a nuestros socios, mediante una administración
moderna basada en la gestión por procesos que permita cuantificar mediante
indicadores de gestión e implementar la mejora continua, con la
determinación de conseguir la sistematización y excelencia en el servicio.
2.- Objetivos Específicos
• Incrementar la oferta en el servicio de alojamiento hasta conseguir un punto
de equilibrio entre la demanda de los socios actuales y la oferta actual de las
filiales del Club.
• Implementar en forma paulatina sistemas modernos de control en el área
contable para transparentar la gestión de la administración de turno
• Identificar las áreas sensibles que tiene el club para implementar las medidas
necesarias que protejan el patrimonio actual.
• Dar prioridad al área legal para defender a nuestro Club, contra prestamistas
y ex directivos interesados en desestabilizar la administración.
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO Y RENDICIÓN DE CUENTAS
El éxito de toda administración es tener los indicadores de cumplimiento positivos y a
su vez informar a sus socios, accionistas, directivos y demás organismos y personas
involucradas en forma directa o indirecta en la administración.
1. Cobertura:
Se define como la proporción entre el número de servicios disponibles disponibles en el área de alojamiento y los socios que demandan estos servicios, una necesidad que espera ser satisfecha. Este indicador es propio de proyectos turísticos que buscan penetrar de forma masiva entre los consumidores o que están pensados a largo plazo. Sin embargo, no siempre es así. A veces basta con que una empresa cubra los pocos frentes en los que suele desempeñarse para obtener un indicador positivo en términos de cobertura. En sin duda el aspecto más importante en nuestro Club, cubrir la demanda de nuestros socios.
2. Eficacia:
La eficacia no es otra cosa que la relación entre los servicios disponible y la necesidad para la que ha sido creado. Cuando esta relación es positiva, la eficacia del servicio es alta. Pero si la necesidad del cliente sigue sin ser atendida tras la implementación o adecuación de nuevos servicios, el indicador es negativo. Algo en el proceso ha fallado.
3. Valoración de ventas:
El volumen de ventas es, sin duda, el elemento más empleado para medir la calidad de un producto o servicio. Vender mucho casi siempre es sinónimo de éxito: indica que el artículo ha tenido una buena acogida y que ha generado gran interés. No obstante, esta relación no supone en todos los casos un grado alto de calidad. Se puede vender mucho sin que el producto sea del todo bueno.
4. Satisfacción del cliente:
De hecho, el siguiente paso tras la venta de un servicio es la evaluación del grado de conformidad de nuestros socios. La venta no garantiza satisfacción. Numerosos ejemplos dan cuenta de ello. Al utilizar este indicador, las empresas deben desplegar varias vías de retroalimentación para poder evaluar con acierto lo que se conoce como la etapa de post-venta, que es crucial de cara a nuevas líneas de producción. Aquí la importancia de realizar un seguimiento a nuestros socios para saber sus necesidades.
5. Competitividad:
Hace referencia a la capacidad de las empresas para explotar aquellas cualidades que hacen distintos a sus productos. También tiene que ver con el nivel de adaptación a las dinámicas del mercado y a la capacidad de innovación y cambio. Un producto incapaz de competir es, por lo general, un producto de escasa calidad.
Estos cinco indicadores deber ser implementados en nuestra gestión para valorar la gestión en forma continua y propender una mejora continua en base a las deficiencias encontradas.
Nuestros estatutos ya preveen la realización de RENDICIÓN DE CUENTAS, tanto en las Asambleas como las auditorias previstas, sin embargo la mejor manera de control es la implementación de una administración de puertas abiertas, donde se pueda con los controles del caso entregar la información a los socios que lo requieran con las explicaciones del caso y los documentos de respaldo.
Con este mecanismo se consigue que cualquier adquisición o compra pueda ser auditada en el mismo momento, y en las mismas condiciones en el mercado.
En cuanto a los ingresos, se establece la facturación electrónica para evitar manipulación de documentos, pero sistemas contables que entreguen la información en el momento que se solicite.
ELABORADO
ING. CARLOS G. MANTILLA
SUBP. S.P.
CERTIFICADO
CLAUDIO BENALCAZAR
SGOP. S.P