PLAN DIRECTOR DE ARCHIVOS...

Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de ArchivosDirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos

PLAN DIRECTOR DE ARCHIVOS

2008-2011

Dirección del Sistema Municipal de Archivos

Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos

Órganos y centros

Dirección del Sistema

Municipal de Archivos

Órganos Asesores Centros Órganos Técnicos

Ámbito central Ámbito Territorial

Archivos

centrales

Archivo Municipal

Administrativo

Archivo Histórico

de la Ciudad

Depósito de

Prearchivo

Archivo

Fotográfico

Archivos

Municipales de

Distrito

Ciutat Vella Gràcia

Hortà - Guinardó

Nou Barris

Eixample

Sant Andreu

Sants - Montjuïc

Sant Martí

Les Corts

Sarrià – Sant

Gervasi

Archivo de

Población


Mapa de Archivos Municipales

1.Ciutat Vella

2.Eixample

7.Horta-Guinardó

3.Sants-Montjuïc

4.Les Corts

5.Sarrià-St. Ger.

6.Gràcia

8.Nou Barris

9.Sant Andreu

14.Prearchivo

10.Sant Martí

11.Histórico

12.Fotográfico

13. Administrativo

4 6

7

2

3 1

5 8

9

12

1311

14

10


Órganos asesores




Comisión de Acceso

y Valoración

Documental

Grupos de Trabajo

Equipo de

Dirección


Órganos técnicos




Área de Gestió

Documental

Área de Coordinación

de Centros


ELABORACIÓN DEL PDA

“Lo importante es no dejar de hacerse preguntas”

A. Einstein


La planificación estratégica

Proceso global y sistemático por el que la organización

define la manera como se relaciona con el entorno,

garantizando su viabilidad y crecimiento.

Se trata de definir unas líneas de actuación explícitas,

desarrolladas conscientemente, en las que se

enmarquen las decisiones cotidianas y que permitan

definir, en todo momento, la posición de la organización

en su entorno.


Participantes en el proceso

Comité Estratégico: 6 ponencias redactoras:

• P 1 Planificación y dirección estratégica

• P 2 Gestión documental

• P 3 Ingresos, tratamiento y accesibilidad

• P 4 Innovación tecnológica

• P 5 Preservación y equipamentos

• P 6 Comunicación y difusión

Comité de Dirección

Comité de Coordinación

8


Calendario previsto

9


PDA_guia.pdf


Fases del proceso

FASE DE

ANÁLISISFASE DE

DESARROLLOFASE DE

SÍNTESIS

APROBACIÓN

11


Metodología de trabajo

• Misión, visión y valores

• Objetivos estratégicos

• DAFO

Análisis

• Definir los objetivos operativos:

• Definir planes de actuación con nuevos proyectos y mejora de servicios.

Desarrollo


Web del PDA

Web de lasponencias

Fórum departicipación

Documentosde trabajo

Enlacesde consulta

Eventos

Presentación del Archivero Jefe


Web de las ponencias

Objetivosoperativos

Documentosde trabajo

Ponentes

Calendarioy fases


Fórum de participación

Opina,pregunta,Conoce,Colabora,Participa,Comparte,Difunde,


OBTENCIÓN Y APROBACIÓN DEL PDA

1. Misión

2. Visión

3. Valores

4. Análisis DAFO

5. Objetivos estratégicos

6. Objetivos operativos

• Nuevos proyectos

• Mejoras de servicios7. Planes de acción


MISIÓN

• Desarrollar las políticas archivísticas e implantar unmétodo de gestión documental para el conjunto delos documentos municipales; así como recoger,conservar, tratar, evaluar, hacer accesible y difundirel patrimonio documental.


VISIÓN

• Alcanzar un sistema archivístico innovador y dereferencia para los órganos de la administraciónmunicipal que asegure la gestión, protección ytransparencia de los documentos en todo tipo desoporte; y consolidar una red excelente de centros quegarantice la preservación, el acceso y la difusión delpatrimonio documental en beneficio de la eficaciaadministrativa, de los derechos de los ciudadanos y de lasociedad del conocimiento.


VALORES

Creatividad

Voluntad de servicio público

Eficacia

Trabajo en equipo

Excelencia y calidad

Valorización del patrimonio documental


D ebilidades del Archivo Municipal

A menazas del entorno

F ortalezas del Archivo Municipal

O portunidades del entorno

ANÁLISIS DAFO


• Normalización del sistema archivístico con centros, órganos y servicios.

• Impulso, normalización y desarrollo de técnicas y métodos.

• Intervención ejemplar y pionera en la valoración y selección de la documentación.

• Integración de una red de centros descentralizados.

• Existencia de recursos humanos con gran rigor profesional.

• Dotación adecuada de algunas instalaciones y equipamientos.

• Existencia de un sistema informático común para la gestión de los centros y los fondos documentales.

• Decidida actuación de recuperación e ingreso de fondos municipales y de otros fondos de interés para la ciudad.

• Gran riqueza de los fondos documentales con valor probatorio, testimonial e histórico.

• Existencia de actividades y programas de difusión cultural.

Fortalezas


Debilidades

• Gran volumen documental pendiente de tratamiento y recursos insuficientes.

• Poca implantación del sistema AIDA en la administración municipal.

• Despliegue normativo insuficiente o precario.

• Recursos humanos con carencias de formación específica y de reconocimientoprofesional.

• Implementación lenta y desigual del sistema informático de gestión de archivos.

• Instalaciones y equipamientos insuficientes y poco adecuados.

• Falta de servicios comunes en el Sistema Municipal de Archivos: depósito deaislamiento, espacio de tratamiento y desinfección; servicios de reproducción;servicio educativo, etc.

• Inexistencia de una política de comunicación común en el Sistema Municipal deArchivos, ya sea destinada tanto al usuario interno como al externo.


Oportunidades

• Impulso y desarrollo de la administración electrónica.

• Marco normativo nacional e internacional con una clara vocación haciasistemas integrados de gestión documental.

• Normalización y buenas prácticas en gestión de documentos y archivos

• Sensibilización y receptividad de la sociedad civil hacia el patrimoniocultural.

• Expansión de las TIC.

• Nuevo rango y adscripción orgánica de la Dirección del Sistema Municipalde Archivos.


Amenazas

• Gran dimensión y atomización de la administración municipal.

• Deterioro progresivo del patrimonio documental.

• Limitaciones presupuestarias a las administraciones públicas.

• Falta de recursos para hacer frente a los nuevos perfiles de usuarios y alincremento de consultas.

• Desarrollo insuficiente de la normativa estatal y autonómica en materiade acceso a los documentos.

• Impacto de la obsolescencia tecnológica en el tratamiento y lapreservación de los documentos.

• Visión parcial de los archivos como centros de custodia, en detrimento dela gestión documental.


1. Establecer un modelo de organización que permita, por la vía de cohesión de valores, alcanzar los objetivos del Sistema Municipal de Archivos.

2. Implementar el sistema integral de gestión documental en la administraciónmunicipal para la mejora de procesos, una cultura organizativa común y el desarrollo de la administración electrónica.

3. Incrementar de manera significativa el tratamiento y la descripción de los documentos y los fondos, con el fin de mejorar el acceso y consolidar un programa común de difusión del patrimonio documental municipal.

4. Conocer de forma precisa el estado de conservación de los fondos documentales con el fin de intensificar su restauración y digitalización, según su importancia, así como avanzar en la adecuación y mejora de las instalaciones.

Objetivos estratégicos


Objetivos operativos y planes de acción


Ponencia 1. Planificación y dirección estratégica

Descripción Prioridad Calendario

Objetivo operativo 1Elaborar un nuevo reglamento del Sistema

Municipal de Archivos y el despliegue normativo

correspondiente.

Alta 2008-2010

Objetivo operativo 2

Elaborar una propuesta de actualización y

adecuación de los recursos humanos del SMA que

concrete la dimensión y funciones de la plantilla

que trabaja en los diferentes órganos y servicios.

Alta 2008-2011

Objetivo operativo 3Elaborar una nueva estructura de los centros y

servicios del Archivo Municipal con el fin de adecuar

el sistema archivístico a la realidad actual.

Alta 2008-2011

Objetivo operativo 4Establecer la estrategia de comunicación interna y

el desarrollo profesional.Media 2008-2011

Objetivo operativo 5Implantar un método de gestión por objetivos y los

instrumentos de evaluación correspondientes.Media 2008-2009

Objetivo operativo 6Renovar el compromiso por un modelo de gestión

de calidad que tenga en cuenta las necesidades

del ciudadano y de la organización municipal.

Baja 2010-2011


Ponencia 2. Gestión documental



Implantar el sistema de gestión documental AIDA con

acuerdo a las prioridades y plazos establecidos en los

planes de acción.

Alta 2008-2011


Elaborar los manuales de procedimientos y diseñar los

protocolos para la implantación del sistema de gestión

documental del AIDA.

Alta 2008-2010

Objetivo operativo 3Intensificar la evaluación documental y definir los

criterios de acceso a la documentación.Media 2008-2011

Objetivo operativo 4Organitzar cursos de formación adecuados a cada uno

de los colectivos de usuarios del sistema AIDA.Media 2008-2011


Revisar el sistema de gestión documental AIDA y

adecuarlo a los estándares nacionales y

internacionales.

Alta 2008-2011


Participar en el desarrollo e implantación del gestor

documental y de los demás sistemas de información

corporativos.

Alta 2008-2011


Ponencia 3. Ingresos, tratamiento y accesibilidad Descripción Prioridad Calendario

Objetivo operativo 1Detectar, identificar, tratar e ingresar la documentación

actualmente almacenada sin control en los diferentes

depósitos del Ayuntamiento.

Alta 2008-2011

Objetivo operativo 2Definir una política de ingresos por vía ordinaria que permita

regular las transferencias de la administración municipal.Alta 2008-2010

Objetivo operativo 3Definir una política de ingresos por vía extraordinaria, que

permita regular las donaciones, cesiones, compras y cualquier

otra fórmula jurídica reconocida.

Baja 2009-2011

Objetivo operativo 4Avanzar en la clasificación, la descripción y la instalación de

la documentación que quedan pendientes de tratar para

facilitar su consulta.

Media 2008-2011


Definir y desarrollar totas las herramientas e instrumentos de

transferencias, descripción, acceso, préstamo y recuperación

de fondos y de los documentos a través de la intranet y los

aplicativos más adecuados.

Alta 2008-2011


Acelerar la digitalización de los documentos y sus

instrumentos de descripción, principalmente aquellos que son

de carácter histórico, de conservación permanente para la

institución o con problemas de preservación, para facilitar su

consulta en línea.

Alta 2008-2011


Definir las condiciones de acceso y consulta de la

documentación de acuerdo con los recursos disponibles y a

partir de unos estándares comunes para todos los centros del

sistema.

Media 2009-2011


Ponencia 4. Innovación tecnológica



Adecuar los centros de archivos y las

herramientas corporativas en función de las

necesidades tecnológicas y de los procesos de

digitalización.

Alta 2008-2011

Objetivo operativo 2Potenciar la automatización de los procesos

archivísticos y de gestión de centros.Alta 2008-2011

Objetivo operativo 3Promover la utilización de las tecnologías de la

información y de la comunicación (TIC) en todos

los servicios de línea.

Alta 2008-2011


Ponencia 5. Preservación y equipamientosDescripción Prioridad Calendario

Objetivo operativo 1Llevar a cabo la construcción o ampliación de

los equipamientos de archivo previstos y

necesarios.

Alta 2008-2011

Objetivo operativo 2Elaborar planes de actuación frente desastres y

aplicar directrices técnicas de preservación.Media 2008-2011


Garantizar el control y mejora de las

condiciones ambientales en los depósitos de los

diferentes centros de archivo para potenciar la

actuación preventiva sobre el patrimonio

documental.

Alta 2009-2011

Objetivo operativo 4Mantener y mejorar el mantenimiento de los

equipamientos y instalaciones de los diferentes

centros de archivo.

Media 2009-2011

Objetivo operativo 5Evaluar el estado de conservación de la

documentación mediante la realización de

revisiones periódicas.

Media 2008-2011


Garantizar el control de las condiciones

biológicas de la documentación para potenciar

la actuación preventiva sobre el patrimonio

documental.

Alta 2008-2011

Objetivo operativo 7Impulsar la restauración y los tratamientos

especiales del patrimonio documental con valor

histórico y testimonial.

Alta 2008-2011


Ponencia 6. Comunicación y difusión


Objetivo operativo 1Promover el conocimiento del Archivo

Municipal entre los ciudadanos y dentro de

la organización del Ayuntamiento.

Alta 2008-2011


Participar y liderar acciones y promociones

culturales del Ayuntamiento de Barcelona

para integrar el Archivo Municipal en los

programas corporativos.

Baja 2008-2011

Objetivo operativo 3Organizar el programa común y los

servicios de difusión cultural del SMA.Media 2008-2011


IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PDA


Gestión por proyectos:

Mejora continua

Hoja de planificación

Hoja de seguimiento

Dirección por objetivos de los centros:

Hoja de objetivos anuales

Herramientas de gestión


Seguimiento de los planes de acción

Objectiu operatiu 2.6 Participar en el desenvolupament i la implantació del programari de gestió documental i en els d’altres sistemes d’informació corporatius.

Calendari d'execució 2008-2011

Calendari avaluació Bianual

Persones responsables J. Borràs, G. Bayó, M. Beltran .

Plans d’acció DescripcióPla de millora

Nou projecte

Indicadors d'avaluació

TimingRecursos

addicionalsFactors crítics

d’èxitPressupost Responsables

Pla d’acció 1

Participar en la selecció del programari de gestió documental.

X 2008 Consultora externa

Implicació Gerència de Serves Generals, vicegerència e-administració i IMI

€

Pla d’acció 2

Definir els requeriments de gestió documental al programari d’ECM.

X Requeriments implantats

2008-2009 Equip projecte + Consultora externa

Id. €

Pla d’acció 3

Implantar i aplicar tots els instruments de gestió documental als projectes pilot.

X 2008-2009 Id. €

Pla d’acció 4

Elaborar la proposta d’implantació del gestor documental en nous projectes.

X 2009 Id. €

Pla d’acció 5

Definir i implantar el model d’arxiu electrònic.

X 2009-2011 Projecte + consultora

Id. €

Pla d’acció 6

Participar en els nous projectes de sistema d’informació i de tramitació electrònica dels procediments, per tal d’incloure criteris de gestió documental.

X 2008-2011 Recursos humans

Implicació gerència adjunta e-administració i IMI Implicació clients dels projectes


Hoja de planificación


Hoja de seguimiento

Objectiu operatiu 1.1

Pla d’acció 1MES: Abril / ANY: 2008

PROJECTE: Revisar l’esborrany del reglament del Sistema

Municipal d’Arxius

RESPONSABLE: Gemma Bayó, Joaquim Borràs

OBJECTIUS: - Estudiar la proposta anterior

- Analitzar altres reglaments aprovats

- Adequar les diferents seccions i articles

INDICADORS DE

SEGUIMENT

Accions correctores:

Introduir alguns articles relatius a la gestió i preservació dels documents

electrònics

Adaptar la secció de l’accés i el préstec.


ARXI.net. Web interna de trabajo

• Temas destacados

• Grupos de trabajo

• Documentos

• Indicadores

• Espacio debate


ARXI.net. Web interna de trabajo

Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos40

Resumen ejecutivo:10 propuestas fundamentales

Líneas estratégicasI. Organización y dirección

estratégica.

I. Gestión y tratamiento de

documentos.

II. Construcción y adecuación de equipamientos.

III. Revalorización del patrimoniodocumental.

Propuestas

1. Nueva normativa

2. Plan de recursos humanos

3. Nueva estructura Sistema Municipal Archivos

4. Sistema de gestión documental (e-administración)

5. Identificación, tratamiento, ingreso de la documentación

6. Digitalización de los documentos

7. Construcción y ampliación de equipamientos

8. Mantenimiento y mejora de los equipamientos

9. Restauración del patrimonio documental

10. Plan de comunicación con un programa común de difusión


Línea I: Organización y dirección estratégica.

1. Elaborar un reglamento nuevo del Sistema Municipal de Archivos e iniciar el desarrollo normativo correspondiente.

2. Proponer un plan de recursos humanos que se adapte a las necesidades actuales del sistema municipal de archivos.

3. Elaborar una nueva reestructuración de los centros y los servicios:

Nuevo organigrama de la Dirección Ejecutiva del Sistema Municipal de Archivos.

Reestructuración del Archivo Municipal Administrativo que ha de convertirse en el Archivo Contemporáneo de Barcelona y creación de la sección de archivo intermedio.

Creación de los nuevos archivos centrales, estructuración de los archivos centrales existentes y creación de la figura del archivero responsable de cliente.

Estructuración y adscripción de los archivos municipales de distrito.

Implantar el nuevo organigrama del Archivo Histórico.

Estudiar una nueva estructuración del Archivo Fotográfico.


4. Implantar progresivamente el sistema de gestión documental y participar en el desarrollo de la e-administración.

4.1 Ámbitos de intervención: Área de Urbanismo y infraestructuras

Área de Acción Social y Ciudadanía

Área de Prevención, Seguridad y Movilidad

Área de Medio Ambiente

Área de Servicios Generales y Coordinación Territorial

Distritos

Organismos autónomos

4.2 Participar en la implantación del programa de gestión documental y en la definición del modelo de archivo electrónico del Ayuntamiento de Barcelona.

Línea II: Gestión y tratamiento de los documentos.


5. Avanzar en la identificación, el tratamiento y el ingreso de la documentación municipal y otra de interés para la ciudad. Llevar a cabo una auditoría de la documentación que se encuentra sin control y

dispersa, y articulando los mecanismos para ingresarla, si es conveniente, en los archivos correspondientes.

Definir les políticas de ingresos de los fondos y documentos (transferencias, donaciones, compras, etc.).

Intensificar la descripción de la documentación, especialmente las series de interés urbanístico.

Mejorar la automatización de los procesos de transferencias, préstamo y consulta de los documentos.

6. Acelerar la digitalización de los documentos para facilitar su consulta, mediante la creación de un archivo virtual. Elaborar el plan de digitalización común del Sistema Municipal de Archivos.

Elaborar el libro blanco de la digitalización de documentos.

Dotar de la capacidad suficiente los servidores y los sistemas de comunicación municipales.

Línea II: Gestión y tratamiento de los documentos.


7. Llevar a cabo la construcción y ampliación de los siguientes equipamientos: Ampliar y reformar el actual Archivo Administrativo.

Dotar de espacios nuevos para la documentación del Depósito de Prearchivo.

Ampliar la capacidad de almacenaje del Archivo Histórico de la Ciudad.

Construir los nuevos equipamientos de archivos de distrito (Nou Barris, Eixample, Sants-Montjuïc y Sarrià-Sant Gervasi).

Construir y adecuar los archivos centrales.

8. Mantener y mejorar los equipamientos y las instalaciones actuales que garanticen la seguridad y las condiciones ambientales adecuadas. Establecer un plan de actuación ante siniestros.

Dotar a los centros de sistemas para el control climático de los depósitos y realizar las revisiones periódicas.

Línea III: Construcción y adecuación de equipamientos.


9. Intensificar la restauración del patrimonio documental, de acuerdo a su estado de conservación, valor histórico, nivel de consulta y singulares.

10. Elaborar un plan de comunicación con un programa común de difusión cultural y de conocimiento del Archivo Municipal entre los ciudadanos.

Participar en la organización y la conmemoración de eventos históricos significados para la ciudad (por ejemplo, Plan Cerdá, Semana Trágica, Juegos Florales, etc.).

Organizar la conmemoración del “XX Aniversario de los Archivos Municipales de Distrito”.

Organizar en espacios propios exposiciones, conferencias y otras actividades de difusión.

Renovar la web del Archivo Municipal.

Línea IV: Revalorización del patrimonio documental.


No pienso nunca en el futuro porque llega muy pronto.

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