PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA …

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - PETI

MINISTERIO DEL TRABAJO

Version 2 Mayo 2020

PLAN ESTRATEGICO DE TI Oficina de Tecnología de la información y las comunicaciones TIC

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PLAN ESTRATEGICO DE TI (PETI) MINISTERIO DEL TRABAJO 2019 - 2020

0. CONTROL DE VERSIONES

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Diciembre 2019 1.0 Primera Versión - Generación del documento

Junio 2020 2.0 Segunda Versión - Actualización


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TABLA DE CONTENIDO

0. METODOLOGÍA DE ABORDAJE 6

1. OBJETIVO 7

2. ALCANCE 7

3. MARCO NORMATIVO 7

4. GOBIERNO DE TI 9

4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE TI 9 4.2 ESQUEMA DE GOBIERNO DE TI 10 4.2.1 ESTRUCTURA DE GOBIERNO DE TI 10 4.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL TI 11 4.3.1 CADENA DE VALOR DE TI 11 4.3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA 12 4.3.3 ESTRUCTURA DE DECISIONES DE TI 13

5. ESTRATEGÍA DE TI 13

5.1 MISIÓN TI 14 5.2 VISIÓN DE TI 14 5.3 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE TI 14 5.4 METAS ESTRATÉGICAS DE TI 14 5.5 PROCESOS DE TI 15 5.6 SERVICIOS DE TI 15 5.7 ALINEACIÓN DE TI CON LOS OBJETIVOS DEL MINISTERIO DEL TRABAJO 16 5.8 POLÍTICAS DE LA OFICINA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 17

6. SERVICIOS INSTITUCIONALES 17

7. CAPACIDADES INSTITUCIONALES 22

8. ANÁLISIS DE TENDENCIAS TECNOLÓGICAS 24

9. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 24

9.1 ESTRATEGIA DE TI 24 9.2 GOBIERNO DE TI 26 9.3 INFORMACIÓN 27 9.4 SERVICIOS TECNOLÓGICOS 28


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9.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 29 9.6 USO Y APROPIACIÓN 30 9.7 RUPTURAS ESTRATÉGICAS 32 9.8 ANÁLISIS DOFA 33 9.9 CATÁLOGO DE HALLAZGOS 34

10. IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS 37

11. CATÁLOGO DE INICIATIVAS 40

12. FICHAS DE INICIATIVAS 46

13. HOJA DE RUTA 62

13.1 ALINEACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS PROYECTOS DEL PETI 64

14. INDICADORES 65

15. PLAN DE COMUNICACIONES DEL PETI 67

15.1 OBJETIVO GENERAL 68 15.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 68 15.3 GRUPOS DE INTERÉS 69 15.4 MATRIZ DE COMUNICACIONES 69


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LISTA DE TABLAS

TABLA 1. MARCO NORMATIVO ................................................................................................................... 7 TABLA 2. ESTRUCTURA DE GOBIERNO DE TI ..................................................................................... 10 TABLA 3. ESTRUCTURA DE DECISIONES ACTUAL ............................................................................. 13 TABLA 4. METAS ESTRATÉGICAS DE TI ................................................................................................ 14 TABLA 5. SERVICIOS INSTITUCIONALES ............................................................................................... 18 TABLA 6. CAPACIDADES INSTITUCIONALES ........................................................................................ 22 TABLA 7. EVALUACIÓN DE TENDENCIAS TECNOLÓGICAS ............................................................. 24 TABLA 8. CATÁLOGO DE HALLAZGOS ................................................................................................... 34 TABLA 9. IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS .............................................................................................. 37 TABLA 10. INICIATIVAS DE TRANSFORMACIÓN .................................................................................. 40 TABLA 11. ARQUITECTURA TI ................................................................................................................... 47 TABLA 12. FORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA DE GOBIERNO TI .............. 48 TABLA 13. CUMPLIMIENTO A LA POLÍTICA DIGITAL ........................................................................... 48 TABLA 14. FORTALECIMIENTO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN .................................. 49 TABLA 15. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE LAS ÁREAS DE APOYO DEL MINISTERIO

DEL TRABAJO ....................................................................................................................................... 50 TABLA 16. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN MISIONAL DEL MINISTERIO DEL TRABAJO 50 TABLA 17. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE SOPORTE EL SISTEMA

NACIONAL DE CUALIFICACIÓN ........................................................................................................ 52 TABLA 18. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE

RIESGOS LABORALES ....................................................................................................................... 53 TABLA 19. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA DE GESTIÓN DEL EMPLEO PARA

LA PRODUCTIVIDAD ........................................................................................................................... 53 TABLA 20. SISTEMA DE INFORMACIÓN ARCHIVO SINDICAL ........................................................... 54 TABLA 21. ANALÍTICA DE DATOS ............................................................................................................. 54 TABLA 22. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS .............................................................................................. 55 TABLA 23. INTELIGENCIA ARTIFICIAL ..................................................................................................... 56 TABLA 24. MODELO DE INTEROPERABILIDAD .................................................................................... 57 TABLA 25. NUBE PÚBLICA ......................................................................................................................... 58 TABLA 26. SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES ................................................................................ 58 TABLA 27. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LAS AFILIACIONES

ELECTRÓNICAS ................................................................................................................................... 59 TABLA 28. FORTALECER EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE IVC ................................................. 60 TABLA 29. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN ........................... 60 TABLA 31. HOJA DE RUTA ......................................................................................................................... 63 TABLA 32. ALINEACIÓN ESTRATÉGICA PROYECTOS PETI.............................................................. 64 TABLA 33. INDICADOR EJECUCIÓN PETI .............................................................................................. 65 TABLA 34. INDICADOR SATISFACCIÓN DE USUARIOS ..................................................................... 65 TABLA 35. INDICADOR COMPONENTES DE INFORMACIÓN ............................................................ 66 TABLA 36. INDICADOR MODERNIZAR CANALES VIRTUALES .......................................................... 66 TABLA 37. INDICADOR EJERCICIOS DE PARTICIPACIÓN A TRAVÉS DE CANALES VIRTUALES

.................................................................................................................................................................. 67 TABLA 39. MATRIZ DE COMUNICACIONES ........................................................................................... 70


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LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1. METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PETI ..................................................... 6 FIGURA 2. CADENA DE VALOR OFICINA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA

COMUNICACIÓN MINTRABAJO ........................................................................................................ 11 FIGURA 3. ESTRUCTURA PROPUESTA DE TI ....................................................................................... 12 FIGURA 4. PROCESOS DE TI ..................................................................................................................... 15 FIGURA 5. SERVICIOS TI ............................................................................................................................. 16 FIGURA 6. ALINEACIÓN DE TI CON LOS OBJETIVOS ......................................................................... 17 FIGURA 8. ESTADO ACTUAL COMPONENTE ESTRATEGIA DE TI ................................................... 25 FIGURA 9. ESTADO ACTUAL COMPONENTE GOBIERNO DE TI ....................................................... 26 FIGURA 10. ESTADO ACTUAL COMPONENTE INFORMACIÓN ......................................................... 27 FIGURA 11. ESTADO ACTUAL COMPONENTE SERVICIOS TECNOLÓGICOS .............................. 28 FIGURA 12. ESTADO ACTUAL COMPONENTE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................. 30 FIGURA 13. ESTADO ACTUAL COMPONENTE USO Y APROPIACIÓN ............................................ 31 FIGURA 14. MATRIZ DE ANÁLISIS DOFA ................................................................................................ 33 FIGURA 15. PRIORIZACIÓN COMPLEJIDAD Y VALOR PÚBLICO VS TIEMPO ............................... 46 FIGURA 16. MATRÍZ DE COMUNICACIONES.......................................................................................... 69


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0. METODOLOGÍA DE ABORDAJE

El Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información (PETI) del Ministerio del Trabajo, identifica los retos y oportunidades en materia de TI, analizando los motivadores y directores de la organización y del sector; las prospectivas tecnológicas; la situación actual de la Entidad en cuanto a la política de Gobierno Digital, estableciendo la visión Estratégica de TI y definiendo los proyectos que deberán implementarse para obtenerla. De igual manera, se definen indicadores con los cuales se hará seguimiento a la ejecución del plan y se establece la comunicación del plan a todos los recursos de la Organización. La metodología que se empleó comprende el desarrollo de cuatro (4) etapas, que está enfocada en realizar la construcción y definición del PETI, de acuerdo con los insumos recogidos en el levantamiento de información. De acuerdo con lo anteriormente mencionado, el desarrollo del PETI institucional incluyó los siguientes aspectos.

Figura 1. Metodología para la construcción del PETI

Fuente MINTRABAJO 2020


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1. OBJETIVO

Alinear la visión estratégica de TI, instrumentalizada en el mapa de ruta que se deberá ejecutar durante el periodo comprendido entre 2019 y 2022 y las demandas que la organización requiere de la tecnología para cumplir de manera eficaz y eficiente con su misión y objetivos estratégicos, fortaleciendo las TI en el sector y logrando los objetivos de negocio. 2. ALCANCE

Este documento contempla los siguientes elementos: el análisis de los motivadores de negocio; el análisis de la situación actual en la Entidad; la identificación de problemáticas por dominio; la identificación inicial de las rupturas estratégicas que serán trabajadas en el periodo; la visión estratégica de TI y los proyectos e iniciativas que se desarrollarán en la Entidad en el periodo 2019 – 2022. 3. MARCO NORMATIVO

Tabla 1. Marco Normativo

ID Número Año Descripción

N001 Ley 527 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

N002 Ley 1273 2009

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

N003 Ley 1341 2009 Por la cual se definen Principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones

N005 Ley 1680 2013 Por la cual se garantiza a las personas ciegas y con baja visión, el acceso a la información, a las comunicaciones, al conocimiento y a las tecnologías de la información y de las comunicaciones.

N006 Ley 1712 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

N007 Ley 87 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones

N008 Ley 734 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

N009 Ley 850 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.

N010 Ley 1266 2008

Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

N011 Ley 1581 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

N012 Ley 1712 2014 “Por la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.


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N013 Ley 1955

2019

2019 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, pacto por la equidad”

N014 Ley 1978

2019

Por la cual se moderniza el Sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC, se distribuyen competencias, se crea un Regulador Único y se dictan otras disposiciones

N015 Decreto

1066 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior

N016 Dcereto

1747 2000

Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

N017 Decreto

2693 2012

Por el cual se establecen los lineamentos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009, 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones

N018 Decreto

1078 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

N019 Decreto

1081 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República

N020 Decreto

2433 2015

Por el cual se reglamenta el registro de TIC y se subroga el título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

N021 Decreto

884 2012

Por medio del cual se reglamenta la Ley 1221 de 2008 y se dictan otras disposiciones

N022 Decreto

886 2014

Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos

N023 Decreto

103 2015

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

N024 Decreto

1066 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior

N025 Decreto

1008

2018

"Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones".

N026 Decreto

1413 2017

“Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales”.

N027 Acuerdo

60 2011

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

N028 Resolución

3564 2015

Por la cual se reglamentan aspectos relacionados con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

N029 CONPES

3292 2004 Proyecto de racionalización y automatización de trámites

N030 CONPES

3965 2010 Estrategia para el fortalecimiento de la acción comunal en Colombia

N031 CONPES

3854 2016 Política nacional de seguridad digital

N032 CONPES

3920 2018 Define la política de explotación de datos (Big Data) para el Estado colombiano


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N033 CONPES

3975 2019 Política nacional para la transformación digital e inteligencia ARTIFICIAL

N034 Decreto

620 2020

Lineamientos Generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales.

N035 Ley 1955

2019

2019 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, pacto por la equidad”

N036 Ley 1978

2019

Por la cual se moderniza el Sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC, se distribuyen competencias, se crea un Regulador Único y se dictan otras disposiciones.

N037 DECRETO

612 2018

Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado.

Fuente MinTrabajo

4. GOBIERNO DE TI

El dominio de Gobierno TI, orienta al Ministerio del Trabajo en la definición de las pautas, herramientas y guías para definir instancias que permitan apoyar la toma de decisiones alrededor de la adecuada gestión y operación de las tecnologías de la información. A través de los lineamientos de este dominio, la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación debe alinear los objetivos estratégicos institucionales con los dominios de estrategia de TI, información, sistemas de información, servicios tecnológicos y uso y apropiación. Este domino facilita al Ministerio del Trabajo las siguientes actividades:

• Definir y evolucionar las tecnologías de la información con base en lo que la entidad realmente requiere.

• Diseñar e implementar el proceso para dar cobertura a la gestión de TI.

• Enfocar la gestión del valor de TI en la entidad.

• Fomentar la adecuada gestión de proyectos de TI.

La propuesta del Modelo de Gobierno se basa en la estrategia de TI planteada por la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación para la gestión de tecnologías de información al interior del Ministerio del Trabajo. 4.1 Estructura Organizacional de TI

La estructura organizacional oficial actual y la estructura funcional actual de la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación del Ministerio del Trabajo es la siguiente:


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Figura 1 Estructura Oficial de TI

Fuente MinTrabajo

4.2 Esquema de gobierno de TI

Para definir e implementar un esquema de Gobierno de TI que permita estructurar y direccionar el flujo de las decisiones de TI, buscando garantizar la integración y la alineación con la normatividad vigente, las políticas, los procesos y los servicios del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Entidad (MIPG), es necesario considerar la Estructura de Gobierno de TI incluyendo los siguientes atributos: 4.2.1 Estructura de Gobierno de TI

Tabla 2. Estructura de Gobierno de TI

Atributo Descripción

Procesos del Gobierno TI Define los procesos que soportan el esquema de gobierno y complementan los procesos de TI, al igual que la definición del cómo hacer la gestión de TI.

Estructura organizacional de TI Define los roles y funciones en la estructura de TI, que tienen responsabilidades en la toma de decisiones.

Estructura de decisiones de TI Define estructuras como por ejemplo comités, equipos, juntas, etc, que tienen responsabilidades en la toma de decisiones de TI.

Fuente MinTrabajo

Despacho del Ministro del Trabajo

Jefe Oficina TIC

4 Profesionales especializados

2 Técnicos 1 Auxiliar


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4.3 Estructura Organizacional TI

4.3.1 Cadena de Valor de TI

Figura 2. Cadena de valor Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación MIntrabajo

Fuente MinTrabajo

Como se muestra en la figura anterior, la conformación de la cadena de valor debe contemplar como básicos los siguientes procesos:


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✓ Planeación y generación de lineamientos de TI ✓ Gestión de información ✓ Desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información ✓ Gestión de servicios tecnológicos 4.3.2 Estructura Organizacional Propuesta De acuerdo con las funciones necesarias para atender los servicios ofrecidos y con el fin de cumplir con la misión definida, a continuación, se describe la propuesta de estructura del área de TI, con los siguientes compromisos:

• Realizar Transformación Digital para cumplir con los lineamientos de Gobierno Digital emitidos por el Gobierno Nacional.

• Apoyar las diferentes áreas de la entidad en el desarrollo de los proyectos definidos para dar cumplimiento al Mapa Estratégico de la Entidad y que incluyan componentes de TI en su ejecución.

• Participar en el desarrollo de la cuarta generación industrial que actualmente se encuentra en desarrollo en el país.

• Implementar herramientas y soluciones tecnológicas innovadoras con el fin de acercar al ciudadano al Ministerio del Trabajo.

Figura 3. Estructura Propuesta de TI

Fuente MinTrabajo

Despacho del Ministro

Secretaría General

Jefe de oficina TIC

Grupo Gestion TIC

Transformacion Digital

Arquitectura empresarial

Gestion TI

Grupo sistemas de informacion

Grupo de seguridad de la

informacion

Grupo de servicios Tecnológicos

Bases de datos

Infraestructura y aplicaciones

Redes y comunicaciones


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4.3.3 Estructura de decisiones de TI Mediante la resolución número 0420 de 2019 del 26 de febrero de 2019, se reestructuran los siguientes comités en los cuales se analizan y toman decisiones de TI.

Tabla 3. Estructura de decisiones actual

ID. ESTRUCTURA

NOMBRE ESTRUCTURA

DESCRIPCIÓN FRECUENCIA DECISIONES DE TI

MT-CD Comité de Dirección

Este comité se encarga entre otros temas, de discutir y aprobar temas de carácter institucional, inherentes a los planes estratégicos, plan de acción, programas, proyectos y distribución y ejecución presupuestal.

Se reunirá ordinariamente cada dos (2) meses y de forma extraordinaria cada vez que lo determine quién preside.

Soportar para lograr aprobación de temas de carácter institucional, inherentes a los planes estratégicos, plan de acción, programas y proyectos de TI.

MT-CIGGD

Comité Institucional de Gerencia, Gestión y Desempeño

Orientar la implementación de la Estrategia de Gobierno y Seguridad Digital a través del Comité Interno de Gobierno Digital

Se reunirá ordinariamente por lo menos cuatro (4) veces al año.

Presentar y dar los soportes necesarios para gestionar la implementación de la transformación Digital con el fin de cumplir con las directrices del Gobierno Nacional en relación con Gobierno Digital.

MT-CIGSD Comité Interno de Gobierno y Seguridad Digital

Gestionar y apoyar la implementación de Gobierno y Seguridad Digital; realizar seguimiento a las acciones de uso y apropiación de la estrategia de Gobierno y Seguridad Digital al interior del Ministerio del Trabajo

Se reunirá de forma trimestral.

Evaluar el desarrollo de la estrategia de gobierno y seguridad digital, evaluar y aprobar las políticas, estrategias, objetivos, procesos, procedimientos y metodologías específicas para gestionar la seguridad, los riesgos y los incidentes de seguridad de la información y gobierno digital.

Fuente MinTrabajo

5. ESTRATEGÍA DE TI

La visión estratégica de las tecnologías de la información en el Ministerio del Trabajo busca apoyar y soportar la obtención de las metas y objetivos estratégicos para el periodo 2019 - 2022. Para tal fin, se analizaron los motivadores de negocio, las tendencias tecnológicas, el estado del arte en cada uno de los dominios establecidos por el MRAE, los habilitadores, los propósitos establecidos en la política de Gobierno Digital; y, la visión que tiene la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación de cara a su rol en la Entidad y a su funcionamiento y operación.


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5.1 Misión TI Formular, adoptar y orientar la GESTIÓN DE INFORMACIÓN de manera innovadora y eficiente que contribuya a la transparencia, participación ciudadana y a mejorar la calidad de vida de los colombianos en materia de trabajo. 5.2 Visión de TI En el 2022, El Ministerio del Trabajo estará posicionado como referente para el sector en la innovación, gestión, gobierno y dirección estratégica de TI, y contribuyendo en el cumplimiento de la estrategia, el logro de la visión institucional y el mejoramiento de la gestión de la Entidad, alineada con las metas del Plan Nacional de Desarrollo y el Mapa Estratégico Institucional. 5.3 Objetivos estratégicos de TI

1. Contribuir con la implementación de tecnologías emergentes y de cuarta

revolución para facilitar el desarrollo y el seguimiento de la gestión del Ministerio del Trabajo y el sector.

2. Habilitar canales virtuales incluyentes para incentivar la participación ciudadana y promover los espacios de diálogo con todos los grupos de interés.

3. Transformar la gestión de los datos para proveer información que fortalezca la toma de decisiones en la Entidad.

4. Apoyar la transformación digital del Ministerio del Trabajo.

5.4 Metas estratégicas de TI A continuación, se relacionan las metas de TI, alineadas con los objetivos estratégicos establecidos en este Plan Estratégico de Tecnologías de la Información 2019-2022.

Tabla 4. Metas estratégicas de TI

ID Nombre

METI01 Proyectos implementados con la inclusión de tecnologías emergentes y de cuarta revolución

METI02 Ejercicios de participación ciudadana y promoción de los espacios de diálogo realizados a través de canales virtuales incluyentes

METI03 Canales virtuales incluyentes habilitados para la participación e interacción ciudadana

METI04 Componentes de información Identificados para transformar la gestión de los datos y proveer información que fortalezca la toma de decisiones en el Ministerio del Trabajo

METI05 Acciones implementadas para apoyar la transformación digital en el Ministerio del Trabajo

Fuente MinTrabajo


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5.5 Procesos de TI

En el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio se encuentran definidos los siguientes documentos asociados a TI:

Figura 4. Procesos de TI

Fuente MinTrabajo

5.6 Servicios de TI

A continuación, se describen los diferentes servicios de TI que se encuentran alineados con los objetivos estratégicos establecidos en este Plan Estratégico de Tecnologías de la Información 2019-2022. Además, se describe su funcionalidad y los usuarios asociados al cumplimiento de cada servicio.


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Figura 5. Servicios TI

Fuente MinTrabajo

5.7 Alineación de TI con los objetivos del Ministerio del Trabajo

Como parte del análisis y diagnóstico de las necesidades de la Entidad, se ha realizado el relacionamiento de los objetivos institucionales, las dependencias del Ministerio y los servicios de la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación, con el fin de articular la demanda de servicios generales y específicos de acuerdo con los componentes transversales de tecnología que apoyan la gestión del Ministerio del Trabajo.


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Figura 6. Alineación de TI con los Objetivos

Fuente MinTrabajo

5.8 Políticas de la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación Las políticas generadas por la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación del Ministerio del Trabajo, se encuentran documentadas y establecidas en el Manual de Políticas de la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación para los componentes de TI.

6. Servicios institucionales

Los servicios institucionales con los que cuenta actualmente la entidad son:


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Tabla 5. Servicios Institucionales

ID Nombre del

Servicio Descripción del servicio

Áreas que

participan Tipo de usuario

SI01 Registro Único de Empresas - RUE

Permite realizar el registro información de empresa, represéntate legal y actividad económica.

Dirección de Movilidad y Formación

para el trabajo

Empresarios Persona Natural Persona Jurídica Sector Privado

Entidades Públicas

SI02 Formación en

Empresa - UVAE

Sistema de información que permite realizar la evaluación de las empresas que prestan formación para trabajo en alturas para su misma organización, el sistema cuenta con la información de Empresas, sedes, supervisores, entrenadores, programas de entrenamientos, cursos y personal entrenado.


para el trabajo


Entidades Públicas

SI03

Registro Único de Trabajadores Extranjeros en

Colombia - RUTEC

Sistema de información que permite realizar el Registro Único de Trabajadores Extranjeros en Colombia, el sistema cuenta con la caracterización de trabajador extranjero, información contractual, perfil educativo del extranjero e idiomas.


para el trabajo


Entidades Públicas

SI04

Fuente de Información Laboral de

Colombia FILCO

Herramienta de estadísticas e información del mercado laboral, El sistema de información presenta estadísticas, indicadores e información de la dinámica del sector trabajo en aspectos como: empleo, desempleo, formalización, trabajo infantil, protección social y el contexto económico y social, entre otros

Subdirección de Análisis, Monitoreo y Prospectiva

Laboral

Ciudadanía en General

Personas Jurídicas

SI05

Sistema de Información

Integrado para el Registro y la

Erradicación del Trabajo Infantil -

SIRITI

Sistema de Información Integrado para la Identificación, Registro y Caracterización del Trabajo Infantil y sus peores formas de trabajo, el sistema de información almacena el registro de casos, registro de atenciones, indicadores y seguimiento a la atención

Subdirección de Protección

Laboral

Alcaldías Comisarias de

Familia Regionales ICBF

Secretarias Municipales

Gobernaciones Policía

Procuradurías Universidades

SI06

Sistema de Registro Único de

Intermediarios (RUI)

El sistema de información permite realizar el Registro único de Intermediarios de riesgos laborales, almacenando los datos generales del intermediario, datos para determinar idoneidad, información de infraestructura humana e infraestructura operativa e información de verificación.

Dirección de Riesgos

Laborales

Corredores de seguros (Persona

Jurídica) Agencias de

seguros (Persona Jurídica)

Agentes de seguros (Persona

Natural)


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ID Nombre del


Áreas que


SI07

Certificaciones y/o copias de los registros de las organizaciones

sindicales ante el Ministerio del

Trabajo

Obtener certificación o copia de la inscripción en el registro sindical de organizaciones sindicales, estatutos reformas estatutarias, inscripción de comités ejecutivos, juntas directivas, subdirectivas, comités seccionales, convenciones colectivas, pactos colectivos, laudos arbitrales, contratos sindicales o información y documentación relacionada con el archivo sindical de las organizaciones sindicales de todo el territorio nacional, que reposan en el Ministerio de Trabajo

Inspección Vigilancia y

Control

Ciudadano Extranjero

Instituciones o dependencias

públicas Organizaciones

SI08

Intervención del Ministerio del Trabajo para

ordenar el pago parcial de

cesantías al empleador o

fondo de cesantías

Obtener la intervención del Ministerio del Trabajo para que se ordene al empleador o al fondo privado realizar el pago parcial de las cesantías para financiación de vivienda, cuando la solicitud del trabajador no se haya hecho efectiva dentro de los plazos fijados por la ley.


Control Ciudadano

SI09

Inscripción de las organizaciones sindicales en el registro sindical

Realizar la inscripción ante el Ministerio de Trabajo de una nueva organización sindical, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo


Control Organizaciones

SI10

Registro modificación de la junta directiva y/o comité ejecutivo

de una organización

sindical

Registrar ante el Ministerio de Trabajo el cambio total o parcial de junta directiva o comité ejecutivo que se presente en toda organización sindical del territorio nacional



SI11

Aprobación del reglamento de trabajo de las empresas de

servicios temporales

Obtener la aprobación del reglamento de trabajo de las empresas de servicios temporales, que contiene las disposiciones especiales, relativas a los derechos y obligaciones de los trabajadores en misión.



SI12

Autorización para la terminación del vínculo laboral o

de trabajo asociativo, a

trabajadores en situación de discapacidad

Obtener la autorización de la terminación del vínculo laboral o de trabajo asociativo, a trabajadores en situación de discapacidad



SI13 Declaratoria de

unidad de empresa

Obtener la declaración de unidad de explotación económica de una empresa, que correspondan a actividades similares, conexas o complementarias, para lograr el cumplimiento de las leyes sociales de las mismas, previa investigación administrativa del Ministerio y por solicitud de las partes.


Control




SI14 Autorización para

laborar horas extras

Autorizar la solicitud de permiso para laborar horas extras




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ID Nombre del


Áreas que


SI15

Modificación de estatutos de una

organización sindical

Registrar ante el Ministerio de Trabajo las reformas de estatutos que se lleve a cabo en toda organización sindical en el territorio nacional.



SI16

Autorización para el funcionamiento de empresas de

servicios temporales (EST)

y de sus sucursales.

Autorizar o negar el funcionamiento de las empresas de servicios temporales y sus sucursales.


Control

Ciudadano Organizaciones

SI17

Autorización a empresa para disminución de

capital

Obtener autorización para disminuir el capital, para el cumplimiento de las acreencias laborales



SI18

Reconocimiento de la personería jurídica de las

asociaciones de pensionados

Obtener el reconocimiento de la personería jurídica de las organizaciones de pensionados de primer, segundo y tercer grado.



SI19

Autorización para terminación de contratos de

trabajadoras en estado de

embarazo o lactancia

Obtener autorización para terminación de contratos de trabajadoras en estado de embarazo o en periodo de lactancia


Control


Organizaciones

SI20

Autorización para trabajar a niños,

niñas o adolescentes

Obtener la autorización para que menores de edad puedan trabajar dentro del territorio colombiano


Control




SI21

Autorización para el pago parcial de cesantías, para la

realización de planes de vivienda

Autorizar las solicitudes de pagos parciales de cesantías, para la realización de planes de vivienda desarrollados o contratados por los empleadores, en beneficio de sus trabajadores


Control

Ciudadano Organizaciones

SI22

Inscripción de cambios de la

junta directiva o comité ejecutivo

de una asociación de pensionados

Registrar los cambios en las juntas directivas o comités ejecutivos de las asociaciones de pensionados



SI23

Cancelación de la personería jurídica de


Obtener la cancelación de la personería jurídica de asociaciones de pensionados por voluntad



SI24

Aprobación de los estatutos o

reformas de una asociación de pensionados

Obtener la aprobación de los estatutos o reformas de una asociación de pensionados en primer, segundo o tercer grado.




21

ID Nombre del


Áreas que


SI25

Inscripción en el registro sindical de creación de

una subdirectiva o comité seccional

Registrar ante el Ministerio de Trabajo la conformación de subdirectivas o comités seccionarles al interior de toda organización sindical en el territorio nacional.



SI26

Certificación de trabajadores en

situación de discapacidad

contratados por un empleador

Obtener la certificación de la existencia de trabajadores en situación de discapacidad contratados por la empresa solicitante.



SI27 Constatación de

cese de actividades

Obtener un acta en la cual el inspector de trabajo asignado verifica la posible existencia de un cese de actividades, total o parcial.


Control



SI28

Comprobación de trabajo sin solución de continuidad

Obtener la autorización para el desarrollo de actividades laborales dentro de jornadas de trabajo distintas a la máxima legal



SI29

Expedición del certificado de existencia y

representación legal de las


Obtener el certificado de existencia y representación legal de las asociaciones de pensionados que se encuentran inscritas.


Control Ciudadano

SI30 Orientación

laboral

Recibir orientación en materia laboral como por ejemplo demora pago de prestaciones sociales, autorización de trabajo niños y adolescentes, temas de riesgos laborales, entre muchas otras.


Control

Extranjeros Ciudadano

Organizaciones

SI31

Autorización a empleador para

despido colectivo de trabajadores por clausura de labores total o

parcial en forma definitiva o temporal

Obtener la autorización de despido colectivo de trabajadores por clausura de labores total o parcialmente, en forma definitiva o temporal



SI32

Autorización a empleador para la suspensión temporal de

actividades hasta por 120 días

Obtener la autorización para la suspensión temporal de actividades hasta por 120 días.



SI33

Convocatoria e integración del

tribunal de arbitramento para

la solución de conflictos colectivos laborales

Obtener resolución de convocatoria e integración de los tribunales de arbitramento para la solución de los conflictos laborales que se presenten en la República de Colombia.


Control



Fuente MinTrabajo


22

7. CAPACIDADES INSTITUCIONALES

Las capacidades Institucionales definidas en el Ministerio del Trabajo, son:

Tabla 6. Capacidades Institucionales

Capacidades Modelo Operativo

Capacidades Sub capacidades Proceso o Procedimiento

ID Nombre ID Nombre ID Nombre

C01 Gestionar la Estrategia

1.1 Gestionar los planes operativos alineados a la planeación estratégica

MO1 Direccionamiento estratégico

1.2 Gestionar las actividades relacionadas con la prestación de los servicios


1.3 Realizar la medición de los indicadores de la planeación estratégica de TI


1.4 Divulgar el plan estratégico y los logros alcanzados, así como las modificaciones que se realicen.


C02 Gestionar los

Procesos

2.1 Identificar cambios sobre los procesos institucionales

MO2 Calidad y mejoramiento continuo

2.2 Establecer procesos institucionales que apoyen los servicios

MO2 Calidad y mejoramiento continuo

C03 Gestionar las

comunicaciones

3.1 Ajustar y revisar Instancias de gobierno y comunicaciones, para la gestión del PETI

MO3 Gestión de comunicaciones

3.2 Establecer canales de comunicación para el desarrollo de las actividades.

MO3

Gestión tecnología de la información y la comunicación - Gestión de comunicaciones

C04 Gestionar

Tecnologías e información

4.1 Gestionar técnicamente los trámites y servicios (Ciclo de vida S.I.)

MO4 Gestión tecnología de la información y la comunicación

4.2 Gestionar infraestructura tecnológica MO4 Gestión tecnología de la información y la comunicación

4.3 Gestionar interoperabilidad MO4 Gestión tecnología de la información y la comunicación

4.4 Gestionar la arquitectura del servicio MO4 Gestión tecnología de la información y la comunicación

4.5 Gestionar la tecnología existente MO4 Gestión tecnología de la información y la comunicación

4.6 Gestionar la política de Gobierno Digital MO4 Gestión tecnología de la información y la comunicación


23

Capacidades Modelo Operativo

Capacidades Sub capacidades Proceso o Procedimiento

ID Nombre ID Nombre ID Nombre

C05 Gestionar el

talento humano

5.1 Desarrollar capacidades del talento humano

MO5 Gestión de Talento Humano

5.2 Gestión del cambio sobre el talento humano


5.3 Desarrollar Estrategia de uso y apropiación


5.4 Gestionar las capacidades de los ciudadanos


C06

Gestionar Recursos

administrativos y financieros

6.1 Gestionar presupuesto para la implementación y sostenibilidad de los servicios

MO6 Gestión Financiera

6.2 Gestionar los bienes y recursos MO7 Administración de Bienes y Servicios

6.3 Gestionar recursos externos para implementación y sostenibilidad de los servicios

MO8 Gestión de contratación

6.4 Gestionar de la normatividad vigente para los servicios

MO9 Gestión documental

C07 Gestionar Jurídica

7.1 Gestionar acuerdos con ecosistema digital

MO10 Gestión Jurídica

7.2 Gestionar la vinculación, contratación y supervisión del talento humano y terceros

MO8 Gestión de contratación

7.3 Gestionar la protección de los datos MO10 Gestión Jurídica

7.4 Gestión de la normatividad vigente para los servicios

MO10 Gestión Jurídica

C08 Gestionar la

seguridad de la información

8.1 Gestionar la implementación del modelo de seguridad y privacidad del estado colombiano

MO2 Gestión tecnología de la información y la comunicación

C09 Gestionar los servicios a los

ciudadanos

9.1 Gestionar la satisfacción de los ciudadanos

MO11 Gestión de servicios a la ciudadanía

9.2 Gestionar los canales de acceso a los servicios para los ciudadanos

MO9 Gestión documental

Fuente MinTrabajo


24

8. ANÁLISIS DE TENDENCIAS TECNOLÓGICAS

Mediante el análisis de las tendencias a nivel tecnológico más representativas y que en la actualidad están guiadas por las tecnologías habilitadoras de la denominada industria 4.0 o industria inteligente, se determinó:

Tabla 7. Evaluación de tendencias tecnológicas

Tendencias

tecnológicas Servicios Capacidades

Nombre S01 S02 S03 S04 S05 S06 C01 C02 C03 C04 C05 C06 C07 C08 C09

Inteligencia

Artificial -

Machine Learning

X X X X X X X X X X X X X X

Internet de las

Cosas X X X X X X X X X X X X X

Big Data –

Analítica X X X X X X X X X X X X X X

Plataformas de

Ciberseguridad X X X X X X X X X X X X X X

Plataforma

colaborativa X X X X X X X X X X X X X X

Fuente MinTrabajo

9. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Mediante el análisis de cumplimiento de los lineamientos establecidos para todos los dominios del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, el cual fue realizado como preámbulo a la elaboración del PETI, se midió el estado actual de cada uno de los lineamientos en una escala de 0 a 3 (entendiendo por 0 no implementado y por 3 totalmente implementado). A continuación, se presenta en detalle los resultados: 9.1 Estrategia de TI

En relación con el habilitador Arquitectura, se ha realizado la evaluación de madurez correspondiente al dominio de Estrategia TI en el Ministerio del Trabajo.

Esta evaluación comprende los siguientes ámbitos y lineamientos, respecto a los cuales se presenta la descripción y un resumen de lo evidenciado durante la verificación:


25

Figura 7. Estado Actual Componente Estrategia de TI

Fuente MinTrabajo

A partir del análisis efectuado, se establecen las siguientes oportunidades de mejora:

• Establecer un mapa de ruta de proyectos. El cual debe buscar mediante soluciones tecnológicas atender las necesidades de la entidad, en forma ágil y efectiva.

• Generar un procedimiento para la actualización o identificación del esquema de Arquitectura Empresarial en el Ministerio del Trabajo.

• Implementar una mesa técnica de Arquitectura Empresarial, que tenga por objetivo la revisión de las iniciativas y la aprobación de proyectos de soluciones de TI.

• Definir la metodología para realizar de forma periódica las evaluaciones a la Estrategia de TI.

0

1

2

3LI.ES.01

LI.ES.02

LI.ES.03

LI.ES.04

LI.ES.05

LI.ES.06

LI.ES.07LI.ES.08

LI.ES.09

LI.ES.10

LI.ES.11

LI.ES.12

LI.ES.13

Estrategia TI


26

9.2 Gobierno de TI

En relación con el habilitador Arquitectura, la evaluación de madurez correspondiente al dominio Gobierno TI arroja los siguientes resultados para los siguientes ámbitos y lineamientos:

Figura 8. Estado Actual Componente Gobierno de TI

Fuente MinTrabajo


• Elaborar guías que permitan a los funcionarios e interesados de Ministerio del Trabajo, conocer y utilizar metodologías efectivas para especificar en forma clara las necesidades de las áreas, teniendo en cuenta en detalle el aspecto costo-beneficio de las soluciones planteadas.

• Consolidar los procesos de TI que se tienen actualmente establecidos en las diferentes áreas de la entidad, incluyendo los proyectos con soluciones tecnológicas que se tienen proyectados para atender las necesidades actuales.

• Implementar una oficina de proyectos PMO, que apoye o lidere a los equipos de cada proyecto en los temas de documentación y seguimiento al proyecto.

• Definir e implementar un repositorio donde se registre la documentación de cada proyecto. Este repositorio debe incluir la seguridad correspondiente para garantizar la confiabilidad de la información.

0

1

2

3LI.GO.01-A

LI.GO.01-BLI.GO.01-C

LI.GO.02

LI.GO.03-A

LI.GO.03-B

LI.GO.03-C

LI.GO.03-D

LI.GO.04-A

LI.GO.04-B

LI.GO.05-A

LI.GO.05-B

LI.GO.06-A

LI.GO.06-B

LI.GO.07-ALI.GO.07-B



LI.GO.10-A

LI.GO.10-B

LI.GO.11-A

LI.GO.11-B

LI.GO.12-A

LI.GO.12-B

LI.GO.12-C

LI.GO.13

LI.GO.14-A

LI.GO.14-B

LI.GO.14-C


LI.GO.15-C

Gobierno TI


27

• Revisar el procedimiento “estructuración de proyectos de TIC” y actualizarlo con herramientas tecnológicas que mejoren el seguimiento a los contratos con terceros.

• Elaborar procedimiento para asegurar la transferencia de conocimiento de los entregables definidos en los contratos TI.

9.3 Información

Mediante la evaluación de madurez correspondiente al componente Información en el Ministerio del Trabajo, se determinó:

Figura 9. Estado Actual Componente Información

Fuente MinTrabajo


• Elaborar los procedimientos, lineamientos y directrices para la gestión y trazabilidad de los Componentes de información durante su ciclo de vida, que den solución a las necesidades de información de la Entidad.

• Consolidar con las dependencias de la Entidad y/o Entidades externas las necesidades de intercambios de información, para establecer las características de oportunidad, disponibilidad y seguridad que se requieren como criterios de calidad.

0

1

2

3LI.INF.01-A

LI.INF.01-BLI.INF.01-C

LI.INF.01-D

LI.INF.01-E

LI.INF.02

LI.INF.03-A

LI.INF.03-B

LI.INF.04-A

LI.INF.04-B

LI.INF.05-A

LI.INF.05-BLI.INF.06-ALI.INF.06-B

LI.INF.07

LI.INF.08

LI.INF.09-A

LI.INF.09-B

LI.INF.10

LI.INF.11

LI.INF.12

LI.INF.13-A

LI.INF.13-B

LI.INF.14LI.INF.15

Información


28

• Establecer la Arquitectura de Información, definiendo las métricas para controlar adecuadamente la arquitectura, incluyendo procedimientos e instructivos para el manejo de estos indicadores.

• Apoyar el proceso de gestión documental, en el establecimiento de sus procedimientos y el respaldo tecnológico para su gestión.

• Implementar y divulgar los mecanismos que permitan a los consumidores de los componentes de información reportar los hallazgos evidenciados durante el uso de los servicios de información.

9.4 Servicios tecnológicos

De acuerdo con lo establecido por parte del MinTIC en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, el dominio servicios tecnológicos, se realizó la verificación del estado actual de dicho dominio en el Ministerio del Trabajo, acorde a los ámbitos y lineamientos definidos en el marco de referencia. El resultado de la verificación realizada se relaciona a continuación:

Figura 10. Estado Actual Componente Servicios Tecnológicos

Fuente MinTrabajo


• Se recomienda que la arquitectura de servicios tecnológicos represente el intercambio de información de la entidad, la cual debe contemplar los siguientes atributos, acorde a lo establecido en la G.ST.01 Guía del dominio de servicios tecnológicos del Ministerio TIC:

0

1

2

3LI.ST.01

LI.ST.02

LI.ST.03

LI.ST.04

LI.ST.16

LI.ST.05

LI.ST.06

LI.ST.07

LI.ST.08

LI.ST.09

LI.ST.10

LI.ST.11

LI.ST.12

LI.ST.13

LI.ST.14

LI.ST.15

Servicios Tecnológicos


29

✓ Nodo ✓ Dispositivo ✓ Red ✓ Conectividad entre nodos ✓ Interfaz de infraestructura ✓ Sistema de software ✓ Función de infraestructura ✓ Servicios de infraestructura ✓ Artefacto

Cabe anotar, que una vez se realice el diagrama de arquitectura de servicios tecnológicos, dicho diagrama deberá mantener actualizado.

• Documentar el plan de capacidad institucional. Cabe anotar, que el anexo técnico del contrato No 593 de 2018 suscrito entre el Ministerio del Trabajo y la ETB, comprende el detalle de las capacidades contratadas, que corresponde a gran parte de la información mínima suficiente requerida para la realización del plan.

• Evaluar la posibilidad de utilizar la nueva generación de los acuerdos marco de precios de nube privada y nube pública una vez adjudicados.

• Fortalecer el procedimiento para la baja de inventarios con lo establecido en la guía práctica de disposición de residuos tecnológicos y demás información asociada a la estrategia de gobierno digital.

• Consolidar en un solo documento los parámetros y lineamientos de atención de la mesa de servicios y que sean contemplados lo siguiente:

✓ Alcance ✓ Valor para el negocio ✓ Políticas de operación del proceso ✓ Recursos de Proceso ✓ Roles y responsabilidades ✓ Flujograma de actividades ✓ Indicadores ✓ Actividades, entradas y salidas de información, herramientas y

recursos necesarios

• Definir los mecanismos para la generación de alertas tempranas con mayor detalle en las condiciones técnicas de los servicios tecnológicos.

• Validar periódicamente la disponibilidad de los servicios tecnológicos y su recuperación integral.

9.5 Sistemas de información

De acuerdo con lo establecido por parte del Ministerio TIC en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, el dominio sistemas de información, se realizó la verificación del estado actual de dicho dominio en el Ministerio del Trabajo, acorde a


30

los ámbitos y lineamientos definidos en el marco de referencia. El resultado de la verificación realizada se relaciona a continuación:

Figura 11. Estado Actual Componente Sistemas de Información

Fuente MinTrabajo


• Definir, documentar y apropiar la arquitectura de los sistemas de información para la Entidad.

• Elaborar el esquema de gobierno de los sistemas de información durante su ciclo de vida, desde el conocimiento de las necesidades hasta el mantenimiento de los sistemas de información; ya sea una nueva construcción o evolución, que se desarrollen internamente o a través de terceros.

• Establecer el procedimiento para la generación y publicación automática de los datos abiertos desde los sistemas de información fuente.

• Documentar los mecanismos para compartir su información a partir de las necesidades de intercambio de información con otras entidades.

• Elaborar la guía de accesibilidad y usabilidad de los sistemas de información.

9.6 Uso y apropiación

Mediante la evaluación de madurez correspondiente al componente Uso y Apropiación en el Ministerio del Trabajo, se determinó:

0

1

2

3LI.SIS.01

LI.SIS.02LI.SIS.03

LI.SIS.04

LI.SIS.05

LI.SIS.06

LI.SIS.07

LI.SIS.08

LI.SIS.09

LI.SIS.10

LI.SIS.24LI.SIS.11

LI.SIS.12LI.SIS.13

LI.SIS.14

LI.SIS.15

LI.SIS.16

LI.SIS.17

LI.SIS.18

LI.SIS.19

LI.SIS.20

LI.SIS.21

LI.SIS.22LI.SIS.23

Sistemas de Información


31

Figura 12. Estado Actual Componente Uso y Apropiación

Fuente MinTrabajo


• Definir la estrategia de uso y apropiación de TI alineada con la cultura organizacional de la institución y asegurar que su desarrollo contribuya con el logro de los objetivos asociados a los proyectos de TI.

• Asegurar el involucramiento y compromiso de los grupos de interés, en los proyectos de TI o proyectos que incorporen componentes tecnológicos permeando todos los niveles de la organización de acuerdo con la matriz de caracterización.

• Identificar y establecer un esquema de incentivos que, alineado con la estrategia de uso y apropiación, movilice a los grupos de interés para adoptar favorablemente los proyectos de TI.

• Asegurar que el plan de formación de la institución incorpore adecuadamente el desarrollo de las competencias internas requeridas en TI.

• Establecer indicadores de uso y apropiación para evaluar el nivel de adopción de la tecnología y la satisfacción en su uso, lo cual permitirá desarrollar acciones de mejora y transformación.

• Asegurar que las transformaciones, resultado de la implantación de los proyectos de TI, tengan continuidad en la institución, hasta formar parte de su cultura organizacional.

• Proponer acciones de mejora y transformación a partir del monitoreo de la implementación de su estrategia de uso y apropiación y de la aplicación de mecanismos de retroalimentación.

0

1

2

3LI.UA.01

LI.UA.02

LI.UA.03

LI.UA.04

LI.UA.05

LI.UA.06

LI.UA.07

LI.UA.08

LI.UA.09

LI.UA.10

Uso y Apropiación


32

El detalle de la evaluación y las oportunidades de mejora anteriores, se encuentran en el documento llamado “MT300_Anexo_01_Estado_Política_V_0_2” en la pestaña “ARQUITECTURA” el cual reposa en la nube privada del Ministerio del Trabajo.

9.7 Rupturas estratégicas A continuación, se describen las rupturas estratégicas identificadas durante el proceso de planeación del PETI 2019 – 2022:

• Los proyectos de TI deben valorarse mediante casos de negocio e indicadores financieros.

• Los sistemas de información deben integrarse mediante una arquitectura orientada a servicio.

• El gobierno de TI debe estar centralizado en la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación.

• La información generada y suministrada por el Ministerio del Trabajo debe ser oportuna, confiable y veraz.

• Propender por minimizar la compra de bienes de hardware y buscar servicios por demanda

• Fortalecer el equipo humano del Ministerio del Trabajo mediante el desarrollo de sus capacidades de uso y apropiación de TI.

• El seguimiento a proyectos TI debe ser realizado con herramientas que permitan identificar desvíos de las metas definidas, en forma oportuna.

• Aprovechamiento de los datos, mediante el establecimiento del gobierno de los datos y la arquitectura de la información.

• Direccionamiento de la entidad basada en información unificada, con integridad y coherencia.

• Sistemas de información implementados bajo una arquitectura de referencia, que brinde criterios a los participantes en todas las etapas y fases del desarrollo

• Directrices para la construcción de los sistemas de información, que permita alinear los desarrollos de toda la Entidad indistintamente de quienes lo lideren.

• Sistemas de información integrados e interoperando, para compartir la información entre los sistemas internos y con los externos de manera consistente.

• Apropiar la documentación y procedimientos de operación de los servicios de TI como procesos bien definidos de propiedad de la entidad le permitirá tener un mayor conocimiento y mejor control sobre las acciones del operador sobre sus servicios.

• Estrategia de uso y apropiación que logre modificar la mentalidad, comportamiento y cultura de los grupos de valor de la entidad hacia los servicios e iniciativas TI.


33

9.8 Análisis DOFA

La siguiente matriz presenta los hallazgos de la Oficina de TI consecuencia del desarrollo del entendimiento organizacional:

Figura 13. Matriz de análisis DOFA

Fuente MinTrabajo


34

9.9 Catálogo de hallazgos Con la información recolectada se identificaron los siguientes hallazgos:

Tabla 8. Catálogo de hallazgos

Id Id del

Servicio / Capacidad

Descripción del hallazgo Impacto Evidencia

H01 Servicio de TI

El Ministerio del Trabajo no evidencia documentación relacionada con la arquitectura de los servicios tecnológicos que soporta los procesos de la Entidad, de acuerdo con lo establecido en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Ministerio TIC.

Alto

Topología de red Ministerio del Trabajo

Gral 13_06_2018 TOPOLOGIA_LOGICA

Infraestructura Ministerio del Trabajo

H02 Servicio de TI

El Ministerio del Trabajo, aunque tiene un directorio de servicios tecnológicos, este no cumple con toda la documentación requerida según lo establecido en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Ministerio TIC.

Bajo Catálogo de servicios

helppeople

H03 Servicio de TI

El Ministerio del Trabajo no evidencia documentación del plan de capacidad institucional, de acuerdo con lo establecido en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Ministerio TIC.

Alto 20181113 - Formato_

Especificación Requerimientos V1 (1)

H04 Servicio de TI

El Ministerio del Trabajo, aunque tiene documentado el procedimiento de atención de la mesa de servicios, no se cumple con todo lo establecido en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Ministerio TIC.

Alto

20181113 - Formato_ Especificación

Requerimientos V1 (1) Flujograma mesa de

servicios

H05 Servicio de TI

El Ministerio del Trabajo no evidencia la definición de mecanismos de generación de alertas tempranas en el servicio de nube, de acuerdo con lo establecido en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Ministerio TIC.



H06 Servicio de TI

El Ministerio del Trabajo no evidencia un plan de pruebas que evalué periódicamente la disponibilidad de los servicios tecnológicos, de acuerdo con lo establecido en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Ministerio TIC.

Alto

20181113 - Formato_ Especificación

Requerimientos V1 (1) Plan de Seguridad

H07 Servicio de TI

El Ministerio del Trabajo no evidencia un plan de migración hacía servicios de nube pública, de acuerdo con lo establecido en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Ministerio TIC.



H08 Viceministerio de empleo y pensiones

La gestión de la información se realiza de manera manual a través de documentos en Excel.

Alto Informado por la

dependencia


35

Id Id del



H09 Viceministerio de empleo y pensiones

La elaboración de normativas, proyectos de ley, decretos, políticas públicas, conceptos técnicos y pronunciamientos del Ministerio en materia de empleo, movilidad y pensiones, se gestionan de manera manual

Medio Informado por la

dependencia

H11

Viceministerio de

Relaciones laborales

Intercambian información con entidades de orden nacional a través de archivos planos.


dependencia

H12

Viceministerio de

Relaciones laborales

Requiere integrar información con dependencias del Ministerio de Trabajo.


dependencia

H13 IVC Falta de integración entre la dependencia y con las otras dependencias del Ministerio de Trabajo


dependencia

H14 Subdirección

Talento Humano

Las herramientas tecnológicas que apoyan los procesos de Talento Humano, no se encuentran integradas con las áreas administrativa y financiera, y el envío de documentación se realiza manualmente


dependencia

H15 Subdirección

Talento Humano

No se evidencia una plataforma que permita gestionar las capacidades de los funcionarios en la entidad de manera estructurada y organizada.


dependencia

H16 Oficina

Asesoría Jurídica

Se desea tener un sistema en el Ministerio para para tener control y seguimiento de la defensa judicial de todo el estado en el país.


dependencia

H17 Oficina

Asesoría Jurídica

Se requiere un sistema para la gestión, seguimiento y trazabilidad de las tutelas, derechos de petición, actualmente todo se realiza a través de Babel


dependencia

H18 Oficina

Asesoría Jurídica

La información se gestiona a través de Excel, y no cuenta con controles de versión que permita tener la trazabilidad sobre los documentos.


dependencia

H19 Oficina

Asesoría Jurídica

El indicador de eficacia se obtiene a través de reglas de tres con el Excel.


dependencia

H20 Oficina

Asesoría Jurídica

El sistema de cobro coactivo se encuentra desactualizado dado que el software con que se desarrolló no permite realizar cambios y ajustarse a los requerimientos del PND, además de no estar integrado con los demás sistema del Ministerio.


dependencia

H21 Oficina

Asesoría Jurídica

Se requiere tener integración con los sistemas de todas las dependencias del Ministerio


dependencia

H22 TIC Falta de arquitectura de información y sistemas de información


dependencia

H23 TIC No se evidencia la documentación de los procesos de gestión de la información y los


dependencia


36

Id Id del



sistemas de información en el sistema de gestión de calidad

H24 TIC No se evidencia documentación sobre la gestión de la información, su integración, interoperabilidad, seguridad y calidad.


dependencia

H25 Planeación Inconvenientes funcionales y técnicos con Babel Medio Informado por la

dependencia

H26 Inspección, Vigilancia y

Control

Sistema para la información Estadística se apoya en un Excel.


dependencia


Control

Se presentan deficiencias de conectividad a través de los canales de internet en las inspecciones.


dependencia


Control

Sistema para relacionar lo cuantitativo y cualitativo.


dependencia


Control

Tribunales de arbitramentos requieren automatizar sus procesos. (Están buscando levantar la necesidad)


dependencia


Control

No se evidencia la existencia de un tablero de control para los directivos, que apoye la toma de decisiones


dependencia

H31 Información Baja calidad, oportunidad y seguridad sobre la información


dependencia

H32 Información Falencia de control sobre la gestión de la información


dependencia

H33 Información Reprocesos, duplicidad de la información, inconsistencias y controversias en la información.


dependencia

H34 Información Herramienta de comunicación interna presenta desuso por falta de apropiación


dependencia

H35 Información La información es propiedad de las personas y no de la entidad.


dependencia

H36 Información Falta de control y seguridad de la información del repositorio.


dependencia

H37 Información No se evidencia el uso de políticas de seguridad y privacidad de la información en la gestión de documentos


dependencia

H38 Información No se evidencia trazabilidad y control sobre la gestión de la información.


dependencia

H39 Sistemas de información

Sistemas de información que generan demoras y sobrecostos para la entidad


dependencia

H40 Información Tribunales de arbitramentos requieren automatizar sus procesos. (Están buscando levantar la necesidad)


dependencia


37

Id Id del



H41 Información No se tiene conocimiento de la información como fuente única y su gestión ya sea física o digital.


dependencia

H42 Servicio de TI

No se evidencian mecanismos de comunicación que mantenga informados a los grupos de interés de los cambios realizados por la Oficina TI o las dependencias que realicen proyectos de TI en la entidad


dependencia

H43 Servicio de TI

No se han conformado o diseñado los planes de capacitación, entrenamiento y sensibilización del uso de las soluciones TIC o que sean acompañados por el área de talento humano para la inducción o reinducción del personal que conforma la entidad


dependencia

H44 Servicio de TI

El Ministerio del Trabajo no cuenta con una gestión del cambio que mitigue la reacción de los usuarios al uso de las TI a partir de los cambios generados por las transformaciones que generan los proyectos de TI


dependencia

H45 Gobierno TI

Los proyectos con componentes TI son notificados para verificación por parte de la oficina TI luego de ser desarrollados y antes de ser puestos en producción, generando riesgo de no cumplir con los lineamientos definidos.

Alto Evidenciado en

entrevistas

H46 Gobierno TI

El seguimiento actual a la ejecución de los proyectos se realiza de manera manual, con soporte en archivos Excel, no se cuenta con herramientas tecnológicas que garanticen el seguimiento al ciclo de vida de los proyectos con componentes TI.

Medio Evidenciado en

entrevistas

H47 Gobierno TI El recurso humano requiere fortalecer sus capacidades para atender las necesidades actuales de la gestión de TI en la entidad.

Alto Evidenciado en

entrevistas

Fuente MinTrabajo

10. Identificación de brechas

Con la información recolectada se identificaron las siguientes brechas:

Tabla 9. Identificación de brechas

ID ID Servicio Nombre

elemento Acción Descripción

B001 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Analítica de

Datos Crear

Hacer uso de la información pertinente y de calidad, dando foco sobre temáticas que permita a los ciudadanos, empresas y demás entidades utilizarla para la generación de nuevos servicios

B002 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Seguridad de la Información

Modificar

Fortalecer la implementación de controles referidos en el Anexo A de la NTC ISO27001:2013, conforme lo determine el Ministerio del Trabajo en su declaración de


38



aplicabilidad, según se evidenció la necesidad a través del instrumento de evaluación del MSPI.

B003 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Uso y

apropiación Crear

Implementar la estrategia de Uso y Apropiación de TI, para fortalecer las capacidades de los usuarios que están relacionados con los proyectos de TI, contribuyendo con el logro de los resultados institucionales.

B004 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Servicios

ciudadanos digitales

Crear

Definir un plan de acción para el desarrollo de servicios ciudadanos digitales, enfocándose en los elementos que puedan aportar desde la entidad a la carpeta ciudadana, de acuerdo con las directrices del Ministerio TIC

B005 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Gobierno TI Crear

Fortalecer el esquema de gobernabilidad de TI, a través de la adoptación de las políticas que permitan alinear los procesos y planes institucionales y gestionar todas las iniciativas y proyectos de TI.

B006 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Gobierno de

datos Crear

Definir un gobierno de datos, que, de cubrimiento a la gestión, la disponibilidad, el uso, la seguridad, calidad y el control de la información en el Ministerio del Trabajo, para aprovechar la información y dar cumplimiento a los objetivos estratégicos.

B007 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Data Maestra Crear

Establecer una administración de datos unificada y centralizada (datos maestros), en la que se identifica la información crítica y relevante del Ministerio del Trabajo, para el mejoramiento de la gestión de sus procesos y sistemas de información

B008 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Tableros de

Control Crear

Diseñar e implementar los tableros de control desde los diferentes niveles de decisión del Ministerio

B009 S01;S02;S03;S04;S05;S06

Arquitectura referencia


Crear

Definir e implementar una arquitectura de referencia para los sistemas de información, que permita a los equipos de trabajo contar con una estrategia para la implementación.

B010 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Metodología Desarrollo y

Mantenimiento Modificar

Diseñar, formalizar, implementar, divulgar y apropiar una metodología para el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información, que asegure la calidad de los sistemas de información, satisfaga las necesidades del negocio y garantice

B011 S01;S02;S03;S04;S05;S06

Integrar e interconectar los sistemas

de información

Crear

Establecer y apropiar estándares para integrar e interconectar la información del Ministerio del Trabajo, a través de los sistemas de información, de forma segura y consistente.

B012 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Directorio de sistemas de información

Modificar

Generar y mantener un directorio de sistemas de información detallado, que le brinde a la oficina de TIC la posibilidad de gestionar adecuadamente las necesidades y el mantenimiento de los sistemas de información


39



B013 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Arquitectura de Servicios Tecnológicos

Modificar

El Ministerio del Trabajo debe documentar la arquitectura de servicios tecnológicos que soportan los procesos de la entidad, la cual debe contemplar los atributos que representan el intercambio de información de la Entidad. La cual, debe mantener debidamente actualizada.

B014 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Directorio de

servicios tecnológicos

Modificar

El Ministerio del Trabajo debe actualizar el directorio de servicios tecnológicos de acuerdo con lo establecido en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Ministerio TIC.

B015 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Plan de

capacidad institucional

Crear

El Ministerio del Trabajo debe documentar el plan de capacidad institucional, de acuerdo con lo establecido en la G.ST.01 Guía del dominio de servicios tecnológicos del Ministerio TIC

B016 S01;S02;S03;S04;S05;S06 Mesa de servicios

Modificar

El Ministerio del Trabajo debe actualizar y formalizar el procedimiento de atención de la mesa de servicios, de acuerdo con lo establecido en la G.ST.01 Guía del dominio de servicios tecnológicos del Ministerio TIC

B017 S01 Servicios de nube pública

Crear

El Ministerio del Trabajo debe evaluar técnicamente la migración hacía servicios de nube pública, generar e implementar el plan de migración, con el fin de obtener mayor ahorro, disponibilidad y escalabilidad en la infraestructura que soporta los procesos de la entidad.

B018 S01 Gestión de Proyectos

Crear

El seguimiento actual a la ejecución de los proyectos se realiza de manera manual, con soporte en archivos Excel, no se cuenta con herramientas innovadoras que garanticen el seguimiento al ciclo de vida de los proyectos con componentes TI.

Fuente MinTrabajo


40

11. Catálogo de iniciativas

Teniendo en cuenta las brechas identificadas se identificaron las siguientes iniciativas de transformación:

Tabla 10. Iniciativas de transformación

ID Nombre

Iniciativa

ID

Servicios

asociadas

Descripción Área

Líder

ID Metas

estratégicas

Áreas

Involucradas Tiempo

Fecha

inicio

estimada

Costo estimado

inversión total A.E

ID

Brechas

IT001 Arquitectura TI S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Desarrollar de Arquitectura de Negocio, Arquitectura de información, Arquitectura de sistemas de información, arquitectura de infraestructura,

Oficina de

Tecnología de

la Información y

la Comunicación

METI01 METI04

Áreas del Ministerio del

Trabajo

36 meses

mar-20

3.900 M. No incluye. costo de herramientas tecnológicas y

costos administrativos de

terceros

SI

B007 B008 B009 B010 B011 B012 B014 B015 B016 B017 B018

IT002

Formalización e implementación

del esquema de Gobierno TI

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Esta iniciativa está orientada a disponer de los recursos y herramientas necesarias para c errar las brechas identificadas en relación con el esquema de Gobierno TI

Oficina de

Tecnología de

la Información y

la Comunicación

METI04

Oficina de Tecnología

de la Información y

la Comunicació

n / Oficina Asesora

Planeación

1 año Feb-21

600 M

2020 77.000.000 2021 280.000.000 2022 250.000.000 TOT: 607.000.000

SI B006

IT003

Cumplimiento a la política

digital

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

• Integrar trámites al Portal Único del Estado Colombiano.

• Publicar y aprovechar los datos públicos.

• Proteger los datos personales

• Implementarla interoperabilidad entre los sistemas de información, a través, de la plataforma de interoperabilidad y dando cumplimiento a la protección de datos personales y salvaguarda de la información.

Oficina de

Tecnología de

la Información y

la Comunicación

METI01 METI02 METI03 METI04

Oficina Asesora

Planeación / Ministerio del

Trabajo

32 meses

Abr-20

2020 150.00.000 2021 150.000.000 2022 150.000.000

TOT: 450.000.000

SI Todas

la Brechas


41

ID Nombre

Iniciativa

ID

Servicios

asociadas

Descripción Área

Líder

ID Metas

estratégicas

Áreas

Involucradas Tiempo

Fecha

inicio

estimada

Costo estimado


ID

Brechas

• Optimizar las compras públicas de tecnologías de la información.

• Aprovechar tecnologías emergentes en el sector público.

• Mantener y optimizar las actividades relacionadas con el cumplimiento de Transparencia y colaboración

• Fomentar a la participación y la democracia por medios digitales.

• Formalizar e Implementar la estrategia de uso y apropiación de TI, mediante la instauración de las capacidades centradas en el usuario, la gestión de relacionamiento y la comunicación con los interesados.

IT004

Fortalecimiento de la seguridad

de la información

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Fortalecer la seguridad de la información en los procesos y procedimientos del Ministerio del Trabajo mediante la implementación de controles de Modelo de seguridad y privacidad de la información.

Oficina de

Tecnología de

la Información y

la Comunicación

METI04



la Comunicació

n

32 meses

Abr-20

2020 350.000.000

2021 1.200.000.000

2022 800.000.000

TOT: 2.350.000.000

SI B002

IT005

Fortalecimiento de la gestión de

las áreas de apoyo del

Ministerio del Trabajo.

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Realizar el análisis, diseño, desarrollo y/o actualización de sistemas de información de las áreas de apoyo del Ministerio del Trabajo, Estos desarrollos nuevos y/o mantenimientos deben estar alineados a las arquitecturas de referencia de sistemas de información.

Secretaría

General




la Comunicació

n / Oficina Asesora de Planeación

24 meses

mar-21

2.700 M

No incluye. costo de herramientas tecnológicas y


terceros 2020

550.000.000 2021

1.400.000.000

SI

B001 B008 B010 B020


42

ID Nombre

Iniciativa

ID

Servicios

asociadas

Descripción Área

Líder

ID Metas

estratégicas

Áreas

Involucradas Tiempo

Fecha

inicio

estimada

Costo estimado


ID

Brechas

2022 800.000.000 TOT: 2.750.000.000

IT006

Fortalecimiento de la gestión misional del

Ministerio del Trabajo.

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Realizar el análisis, diseño, desarrollo y/o actualización de sistemas de información que apoyan la gestión misional del Ministerio del Trabajo, viéndolos como una solución integrada desde la información y los servicios tecnológicos. Estos desarrollos nuevos y/o mantenimientos deben estar alineados a las arquitecturas de referencia de sistemas de información, de Información, servicios tecnológicos y de negocio, que se diseñen. temáticas como: •1. Sistema de IVC fase II •2. Sistema de Pensiones fase III •3. Sistema Pensiones convenios internacionales

Viceministerio

s




la Comunicació

n / Oficina Asesora de Planeación

24 meses

mar-21

3.900 M



terceros

Millones 1. 1.200.000.000 2. 1.800.000.000 3. 700.000.000

SI

B001 B008 B010 B020

IT007 Sistema

Nacional de Cualificaciones

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Diseñar, implementar, divulgar soportar y mantener el sistema nacional de cualificaciones

Dirección de

Movilidad




la Comunicació

n

18 meses

mar-21

2.000.000.000

RECURSOS DEL CREDITO BID

SI

B001 B008 B010 B020

IT008

Implementación del Sistema de Información de

Riesgos Laborales

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Análizar, diseñar, desarrollar, implementar y poner en producción el sistema de información del Sistema General de Riesgos laborales, que cumpla con las disposiciones legales vigentes y a

Dirección de

Riesgos

Laborales




la Comunicació

n

11 meses

Mar -20

2.667.218.400 SI

B001 B008 B010 B020


43

ID Nombre

Iniciativa

ID

Servicios

asociadas

Descripción Área

Líder

ID Metas

estratégicas

Áreas

Involucradas Tiempo

Fecha

inicio

estimada

Costo estimado


ID

Brechas

su vez, obtener información estadística confiable, útil, veraz y oportuna, que sirva de base para la definición de políticas.

IT009


Gerencial para la gestion del

empleo para la productividad

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Analizar, desarrollar e implementar el sistema gerencial, el cual tiene como enfoque concentrar la información de las fuentes del ecosistema de empleo con el fin de realizar el análisis del comportamiento de las variable y la toma de decisiones para el lineamiento de la política pública. Incluye tanto los costos tecnologicos, interoperabilidad y uso y apropiación

Dirección de

Empleo




la Comunicació

n

24 meses

Feb 21

9.630.000.000

RECURSOS DEL CREDITO BID

SI

B001 B008 B010 B020

IT010

Sistema de Archivo Sindical

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Desarrollar el sistema de información que cuente con la capacidad de registrar, almacenar, administrar información relacionada con el archivo sindical que permita generar indicadores e informes necesarios para el desarrollo de políticas y proyectos en materia sindical. La información consignada en el sistema a desarrollar corresponderá a la totalidad de los datos tanto históricos como actuales que se encuentren en cabeza del Ministerio.

Grupo de

archivo sindical




la Comunicació

n

12 meses

Sep-19 1.031.800.000 SI

B001 B008 B010 B020

IT011 Analítica de

datos

Implantar la analítica de datos con el fin de cumplir los objetivos estratégicos del Ministerio del trabajo. Es necesario trabajar con la información existente, fortalecer la tecnología y generar una cultura organizacional para adoptar este tipo de iniciativas. Los áreas prioritarias son: 1. Analítica de pensiones 2. Analítica de Empleo 3. Analítica de IVC

Oficina de

Tecnología de

la Información y

la Comunicación

METI01

Dependencias del

Ministerio del Trabajo

8 meses

sept-20

500 M.



terceros

SI


44

ID Nombre

Iniciativa

ID

Servicios

asociadas

Descripción Área

Líder

ID Metas

estratégicas

Áreas

Involucradas Tiempo

Fecha

inicio

estimada

Costo estimado


ID

Brechas

4. Analítica de riesgos laborales

IT012 Inteligencia de

Negocios

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

La iniciativa de Inteligencia de negocio nace de las necesidades de tomar decisiones oportunas, acertadas y que apoyen la generación de las políticas públicas del sector trabajo, por lo que es necesario contar con la información de calidad, oportuna y completa a través de los sistemas de información internos o externos. El valor que toma la información resultante en la inteligencia de negocios es más relevante que el costo que puede generar la adquisición de las herramientas.

Oficina de

Tecnología de

la Información y

la Comunicación

METI01 Áreas del


10 meses

abr-21

700 M. No incluye. costo de herramientas tecnológicas y


terceros

SI B001 B008 B010

IT013 Inteligencia

artificial

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Esta iniciativa se enfoca en a implementación de herramientas predictivas, la disponibilidad de datos e información y los algoritmos matemáticas que apoyan las predicciones mediante un proceso de aprendizaje de las facultades mentales. Áreas prioritarias: 1. Servicios de atención al

ciudadano 2. Consultas, respuestas y

tutelas

Oficina de

Tecnología de

la Información y

la Comunicación

METI01 Áreas del


12 meses

feb-21

900 M. No incluye. costo de herramientas tecnológicas y


terceros

SI B001 B008 B010

IT014

Modelo de interoperabilida

d

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

Realizar el análisis, diseño, implementación y velar por la apropiación del modelo de interoperabilidad que se defina para el Ministerio del Trabajo. A través, de este modelo se busca el mejoramiento de los flujos de información internos y externos y el relacionamiento entre los sistemas de información.

Oficina de

Tecnología de

la Información y

la Comunicación

METI01 METI02 METI04

Áreas del Ministerio del

Trabajo

12 meses

Feb-21

950 M



terceros

SI B013


45

ID Nombre

Iniciativa

ID

Servicios

asociadas

Descripción Área

Líder

ID Metas

estratégicas

Áreas

Involucradas Tiempo

Fecha

inicio

estimada

Costo estimado


ID

Brechas

IT015 Nube pública S06

Esta iniciativa tiene como objetivo evaluar técnicamente la migración hacía servicios de nube pública, generar e implementar el plan de migración a través de la nueva generación del acuerdo marco de precios de nube pública

Grupo de

soporte informá

tico

METI04



la Comunicació

n

27 meses

oct-20 3.000 M SI B019

IT016 Servicios

ciudadanos digitales

S01;S02;S03;S04;S05

;S06

El objetivo de esta iniciativa es definir un plan de acción para la implementación de los servicios ciudadanos digitales en el sector trabajo, alineado con las directrices del Ministerio TIC

Oficina Asesor

a Planea

ción




la Comunicació

n

18 Meses

oct-20 500M SI B005

IT017

Implementación del sistema de

información para las

afiliaciones electrónicas

Realizar el análisis, diseño, desarrollo, despliegue, uso y apropiación del sistema de información que apoyará las afiliaciones electrónicas de pensiones y cajas de compensación familiar.

Viceministerio

s



la Comunicació

n

18 meses

Mar-21 1900 M Si

IT018

Fortalecer el sistema de

información de IVC

Realizar el análisis, diseño, desarrollo, despliegue, uso y apropiación del sistemas de información que apoyará el plan nacional de inspección, vigilancia y control, viéndolos como una solución integrada desde la información y los servicios tecnológicos.

IVC



la Comunicació

n

12 Meses

Feb-21 $ 1000 M Si

IT019

Implementación de la estrategia

de uso y apropiación

Formalizar e Implementar la estrategia de uso y apropiación de TI, mediante la instauración de las capacidades centradas en el usuario, la gestión de relacionamiento y la comunicación con los interesados.

Grupo de

Comunicacione

s

Talento Humano

Planeación Oficina de Tecnología


la Comunicació

n

32 meses

Sept-20 $ 900 M Si

Fuente MinTrabajo


46

Las iniciativas de transformación fueron priorizadas de acuerdo con las variables establecidas en la guía de elaboración del PETI, valor público, complejidad, costo y duración, obteniendo el siguiente resultado:

Figura 14. Priorización complejidad y valor público vs tiempo

Fuente MinTrabajo

12. FICHAS DE INICIATIVAS

A continuación, se detallan las fichas de iniciativas de transformación que se identificaron para cumplir con la estrategia de TI establecida en el presente plan estratégico de TI 2019 -2022:


47

Tabla 11. Arquitectura TI

Nombre Arquitectura TI de referencia para el Ministerio del Trabajo (Arquitectura de Negocio, Arquitectura de Información, Arquitectura de Sistemas de Información y Arquitectura de Servicios Tecnológicos)

Descripción

Arquitectura de Negocio. Desarrollar el diseño conceptual de una operación de negocios descrita en términos de las capacidades empresariales y las capacidades de tecnológicas, para identificar las rupturas estratégicas que el Ministerio deberá superar para apoyar su Estrategia Institucional. Arquitectura de la información. Diseñar e Implementar y velar por el uso y apropiación del Gobierno y la arquitectura de datos por parte de todo el Ministerio del Trabajo, alineado al gobierno digital del MinTIC, en pro de la obtención y gestión de información de manera unificada, con calidad y completitud, a través de los diferentes canales de gestión. Lo que se busca lograr con el proyecto es: * Identificar e implementar las fuente únicas de información * Ofrecer información en tiempo real * Que el Ministerio vea la información como servicio * Obtener información con calidad * Identificar e implementar los servicios de información para la interoperabilidad interna y externa. * Los flujos de información de todo el Ministerio de manera integrada. * Implementación de herramientas de analítica de datos * Toma de decisiones basado en la data y la información que se gestiona y se encuentra en la gobernanza * Poder realizar seguimiento a las decisiones tomadas con base a la información gobernada. Arquitectura de los sistemas de Información. Diseñar las arquitecturas de referencia para los sistemas de información para los nuevos y/o actuales sistemas de información, por lo que se requiere : * Definir y diseñar las arquitecturas de las soluciones actuales, para apoyar la definición de la arquitecturas de referencias. * Definir y formalizar la metodología de desarrollo durante todo el ciclo de vida de los sistemas de información según la arquitectura de referencia. Arquitectura de los servicios de Información. Esta iniciativa tiene como objetivo documentar la arquitectura de servicios tecnológicos que soportan la arquitectura de información y de los sistemas de información, para facilitar la gestión de la información. Esta arquitectura de servicios tecnológicos está orientada apoyar el desarrollo de soluciones informáticas a través de las distintas plataformas tecnológicas y la administración eficiente de sus servidores, los sistemas de base y las bases de datos; de tal forma, que los servicios tecnológicos apalanquen el desarrollo y evolución en TI del Ministerio. Las arquitecturas deben plantear los procedimientos y los catálogos de referencia de cada una de ellas.

Alineación a los Objetivos

1. Promover el trabajo decente a través de la formulación y fortalecimiento de políticas y estrategias orientadas a la generación de ingresos y de empleo productivo

2. Garantizar los derechos fundamentales del trabajo y fortalecer el dialogo social


48

3. Fortalecer el sistema de protección social y seguridad social en materia de protección a la vejez, riesgos laborales y subsidio familia, velando por su cumplimiento

4. Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados

Costo estimado total

$ 3.900M

Área líder Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación

Fecha Inicio estimada

mar-20

Duración estimada

36 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 12. Formalización e implementación del esquema de Gobierno TI

Nombre Formalización e implementación del esquema de Gobierno TI

Descripción Esta iniciativa está orientada a disponer de los recursos y herramientas necesarias para implementar las brechas identificadas en relación con el esquema de Gobierno TI


1. Promover el trabajo decente a través de la formulación y fortalecimiento de políticas y estrategias orientadas a la generación de ingresos y de empleo productivo 2. Garantizar los derechos fundamentales del trabajo y fortalecer el dialogo social 3. Fortalecer el sistema de protección social y seguridad social en materia de protección a la vejez, riesgos laborales y subsidio familia, velando por su cumplimiento 4. Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$600M



feb-21

Duración estimada

12 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 13. Cumplimiento a la política digital

Nombre Cumplimiento a la política digital


49

Descripción

Para dar cumplimiento a la política de gestión y desempeño; el Ministerio del trabajo debe generar un plan de trabajo para adelantar las siguientes acciones alineadas a las otras iniciativas generadas en el PETI: • La Integración de trámites al Portal Único del Estado Colombiano. • La publicación y el aprovechamiento de datos públicos. • La adopción del modelo de territorios y ciudades inteligentes. • La optimización de compras públicas de tecnologías de la información. • La oferta y uso de software público. • El aprovechamiento de tecnologías emergentes en el sector público. • Seguridad digital. • Fomento a la participación y la democracia por medios digitales.


• Promover el trabajo decente a través de la formulación y fortalecimiento de políticas y estrategias orientadas a la generación de ingresos y de empleo productivo

• Garantizar los derechos fundamentales del trabajo y fortalecer el dialogo social

• Fortalecer el sistema de protección social y seguridad social en materia de protección a la vejez, riesgos laborales y subsidio familia, velando por su cumplimiento

• 4. Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$450M

Área líder Oficina de Tecnología de la información y la comunicación


abr-20

Duración estimada

32 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 14. Fortalecimiento de la seguridad de la información

Nombre Fortalecimiento de la seguridad de la información

Descripción Fortalecer el sistema de seguridad de la información en el Ministerio del Trabajo.




• Fortalecer el sistema de protección social y seguridad social en materia de protección a la vejez, riesgos laborales y subsidio familia, velando por su cumplimiento

4. Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$936M

Área líder Oficina de Tecnología de la información y la comunicación


50


abr-20

Duración estimada

32 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 15. Fortalecimiento de la gestión de las áreas de apoyo del Ministerio del Trabajo

Nombre Fortalecimiento de la gestión de las áreas de apoyo del Ministerio del Trabajo

Descripción

Realizar el análisis, diseño, desarrollo y/o actualización de sistemas de información de las áreas de apoyo del Ministerio del Trabajo, viéndolos como una solución integrada desde la información y los servicios tecnológicos. Estos desarrollos nuevos y/o mantenimientos deben estar alineados a las arquitecturas de referencia de sistemas de información, de Información, servicios tecnológicos y de negocio, que se diseñen. Deben involucrar temáticas como: • Tecnologías emergentes. • Analítica de datos. • Inteligencia artificial • Seguridad de información • Racionalización de tramites • Lineamientos de estilo, usabilidad y accesibilidad • Autenticación electrónica • Carpeta ciudadana • Uso y apropiación


Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$2700M

Área líder Secretaría General


mar-21

Duración estimada

24 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 16. Fortalecimiento de la gestión misional del Ministerio del Trabajo

Nombre Fortalecimiento de la gestión misional del Ministerio del Trabajo


51

Descripción

Realizar el análisis, diseño, desarrollo y/o actualización de sistemas de información que apoyan la gestión misional del Ministerio del Trabajo, viéndolos como una solución integrada desde la información y los servicios tecnológicos. Estos desarrollos nuevos y/o mantenimientos deben estar alineados a las arquitecturas de referencia de sistemas de información, de Información, servicios tecnológicos y de negocio, que se diseñen. Deben involucrar temáticas como: • Tecnologías emergentes. • Analítica de datos. • Inteligencia artificial • Seguridad de información • Racionalización de tramites • Lineamientos de estilo, usabilidad y accesibilidad • Autenticación electrónica • Carpeta ciudadana • Ejercicios de participación ciudadana • Uso y apropiación




• Fortalecer el sistema de protección social y seguridad social en materia de protección a la vejez, riesgos laborales y subsidio familia, velando por su cumplimiento.

• 4. Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados.

• Propender por el bienestar social, de los colombianos a través del acceso a empleos dignos y ampliación de esquemas de protección y seguridad social en los temas de trabajo y empleo


$3900M

Área líder Viceministerios


mar-21

Duración estimada

24 meses

Fuente MinTrabajo


52

Tabla 17. Implementación del Sistema de Información que soporte el sistema nacional de

cualificación

Nombre Implementación del Sistema de Información que soporte el sistema nacional de cualificación

Descripción

Realizar el análisis, diseño, desarrollo, despliegue, uso y apropiación del sistema de información que apoyará al Sistema Nacional de Cualificación. viéndolos como una solución integrada desde la información y los servicios tecnológicos. Esta implementación debe estar alineados a las arquitecturas de referencia de sistemas de información, de Información, servicios tecnológicos y de negocio que se diseñen; de igual manera debe aplicar la estrategia de uso y apropiación instaurada en el Ministerio. Deben involucrar temáticas como: • Tecnologías emergentes y de cuarta revolución industrial. • Analítica de datos. • Inteligencia artificial • Seguridad de información • Racionalización de tramites • Lineamientos de estilo, usabilidad y accesibilidad • Autenticación electrónica • Carpeta ciudadana • Ejercicios de participación ciudadana • Uso y apropiación



• Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados



$2000M (Sistema de información gerencial para de gestión del empleo para la productividad )



mar-21

Duración estimada

18 meses

Fuente MinTrabajo


53

Tabla 18. Implementación del sistema de información para la gestión de Riesgos Laborales

Nombre Sistema de información para el Sistema General de Riesgos Laborales del Ministerio del Trabajo.

Descripción

El Ministerio del Trabajo está interesado en contratar el análisis, diseño, desarrollo, implementación y puesta en producción del sistema de información del Sistema General de Riesgos laborales, que cumpla con las disposiciones legales vigentes y a su vez, obtener información estadística confiable, útil, veraz y oportuna, que sirva de base para la definición de políticas.


Fortalecer el sistema de protección social y seguridad social en materia de protección a la vejez, riesgos laborales y subsidio familia, velando por su cumplimiento Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$ 2.667.218.400

Área líder Dirección de Riesgos Laborales


20 marzo de 2020

Duración estimada

11 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 19. Sistema de información gerencial para de gestión del empleo para la productividad

Nombre Sistema de información gerencial para de gestión del empleo para la productividad

Descripción

El sistema gerencial es la plataforma que concentra la información de las fuentes del ecosistema de empleo y permite el análisis del comportamiento de las variables y la toma de decisiones para el lineamiento de la política pública, incluye tanto los costos tecnológicos, interoperabilidad y uso y apropiación



• Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados



54


9.630.000.000 (se trabaja en conjunto con el sistema nacional de cualificaciones)

Área líder Dirección de Empleo - Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación


feb-21

Duración estimada

24 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 20. Sistema de información Archivo Sindical

Nombre Desarrollo de un Sistema de información para el Grupo de Archivo Sindical del Ministerio de Trabajo.

Descripción

Se identifica como una oportunidad, necesidad y una prioridad, desarrollar un sistema de información que cuente con la capacidad de registrar, almacenar, administrar información relacionada con el archivo sindical que permita generar indicadores e informes necesarios para el desarrollo de políticas y proyectos en materia sindical. La información consignada en el sistema a desarrollar corresponderá a la totalidad de los datos tanto históricos como actuales que se encuentren en cabeza del Ministerio.


Garantizar los derechos fundamentales del trabajo y fortalecer el dialogo social Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$1.031.800.000

Área líder Dirección de IVC (Grupo Archivo Sindical)


Sept- 19

Duración estimada

12 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 21. Analítica de datos

Nombre Analítica de datos para el cumplimiento de los objetivos estratégicos


55

Descripción

La implantación de la analítica de datos debe ayudar a cumplir los objetivos estratégicos del Ministerio del trabajo. Es necesario trabajar con la información existente, fortalecer la tecnología y generar una cultura organizacional para adoptar este tipo de iniciativas. Acciones para la realización de los ejercicios de analítica: • Identificar las incidencias del negocio a resolver con analítica de datos. • Identificar los conjuntos de datos requeridos para solventar la incidencia del negocio. • Se requiere identificar los componentes de información (estado, disponibilidad y su nivel de accesibilidad) • Es necesario identificar y velar por obtener la información de fuentes adicionales de datos para dar solución a las incidencia a solventar. • Se diseña, desarrolla e implementa el modelo de analítica adecuado para solventar las incidencias • Instaura capacidades sobre analítica de datos y su uso. • Uso y apropiación de la iniciativa.


Promover el trabajo decente a través de la formulación y fortalecimiento de políticas y estrategias orientadas a la generación de ingresos y de empleo productivo Garantizar los derechos fundamentales del trabajo y fortalecer el dialogo social Fortalecer el sistema de protección social y seguridad social en materia de protección a la vejez, riesgos laborales y subsidio familia, velando por su cumplimiento Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$500M PILOTO: Sistema de análisis de datos de pensiones



Sept-20

Duración estimada

8 meses

Tabla 22. Inteligencia de Negocios

Nombre Inteligencia de Negocios para la toma de decisiones


56

Descripción

La iniciativa de Inteligencia de negocio nace de las necesidades de tomar decisiones oportunas, acertadas y que apoyen la generación de las políticas públicas del sector trabajo, por lo que es necesario contar con la información de calidad, oportuna y completa a través de los sistemas de información internos o externos. El valor que toma la información resultante en la inteligencia de negocios es más relevante que el costo que puede generar la adquisición de las herramientas. La inteligencia de negocios permitirá: • Mezcla de datos de los diferentes sistemas de información institucionales y/o externos sectoriales o Nacionales. • Implementación escalable de la solución a los usuarios finales. • Apoyar la toma de decisiones estratégicas y operativas del Ministerio. • Aprovechamiento del tiempo por parte de los usuarios finales para generación e políticas y lineamientos para el sector trabajo. • Los tiempos de obtención de la información. • La generación de nuevas inquietudes sobre el sector, que actualmente no se plantean por estar siendo tan operativos en la consolidación y toma de decisiones. • Permitir la exploración de la información por parte de los usuarios finales. • Una mayor y mejor gobernanza de los datos y la información. • Instaurar capacidades sobre la gestión, el uso y aprovechamiento de los datos y la información en todos los niveles del Ministerio del Trabajo y el sector. • Uso y apropiación de la iniciativa.




$700M PROYECTO PILOTO

Área líder Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación/ Oficina Asesora de Planeación


abr-21

Duración estimada 10 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 23. Inteligencia artificial

Nombre Inteligencia artificial para una predicción asertiva


57

Descripción

Esta iniciativa se enfoca en la implementación de herramientas predictivas, la disponibilidad de datos e información y los algoritmos matemáticas que apoyan las predicciones mediante un proceso de aprendizaje de las facultades mentales. Mediante esta iniciativas se pretende desarrollar: • La implementación de las herramientas tecnológicas de IA. • La programación de las herramientas de IA. • La transformación los datos de los sistemas de información institucionales, sectoriales y nacionales y las redes sociales en información que genera conocimiento y apoye la toma de decisiones. • Permitir la medición, seguimiento y control de la evolución o desarrollo de los proyectos institucionales, mediante la implementación del tablero de controles. • Instaura capacidades sobre inteligencia artificial y su beneficios. • Uso y apropiación de la iniciativa.




$900M PROYECTO PILOTO



feb-21

Duración estimada

12 meses

Tabla 24. Modelo de interoperabilidad

Nombre Definir e implementar el modelo de interoperabilidad

Descripción

Realizar el análisis, diseño, implementación y velar por la apropiación del modelo de interoperabilidad que se defina para el Ministerio del Trabajo. A través, de este modelo se busca el mejoramiento de los flujos de información internos y externos y el relacionamiento entre los sistemas de información. Se debe alinear modelo de interoperabilidad del Estado. Contempla actividades de: • Generar estándares para los servicios de información, que faciliten el intercambio de datos entre los sistemas de información • Adaptar los sistemas de información y servicios tecnológicos para soportar los intercambio de información. • Ajustar la data para dar cumplimiento a los distintos niveles de lenguaje común establecidos por el MinTIC. • Establecimiento de convenios de intercambio de información internos y externos, que se requieran para el correcto funcionamiento de los sistemas de información. • Evaluar la posibilidades de integración con Gov.co y Servicios Ciudadanos Digitales


58




$950M



FEB-21

Duración estimada

12 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 25. Nube pública

Nombre Nube pública

Descripción

Esta iniciativa tiene como objetivo evaluar técnicamente la migración hacía servicios de nube pública, generar e implementar el plan de migración a través de la nueva generación del acuerdo marco de precios de nube pública


Promover el trabajo decente a través de la formulación y fortalecimiento de políticas y estrategias orientadas a la generación de ingresos y de empleo productivo Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$3000M



oct-20

Duración estimada

27 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 26. Servicios ciudadanos Digitales

Nombre Servicios ciudadanos digitales


59

Descripción El objetivo de esta iniciativa es realizar el diagnóstico y el plan de acción para la implementación de los servicios ciudadanos digitales en el sector trabajo, alineado con las directrices del Ministerio TIC




$500M

Área líder Oficina Asesora de Planeación


oct-20

Duración estimada

18 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 27. Implementación del sistema de información para las afiliaciones electrónicas

Nombre Implementación del sistema de información para las afiliaciones electrónicas

Descripción

Realizar el análisis, diseño, desarrollo, despliegue, uso y apropiación del sistema de información que apoyará las afiliaciones electrónicas de pensiones y cajas de compensación familiar. viéndolos como una solución integrada desde la información y los servicios tecnológicos. Esta implementación deben estar alineados a las arquitecturas de referencia de sistemas de información, de Información, servicios tecnológicos y de negocio que se diseñen; de igual manera debe aplicar la estrategia de uso y apropiación instaurada en el Ministerio. Deben involucrar temáticas como: • Tecnologías emergentes y de cuarta revolución industrial. • Analítica de datos. • Inteligencia artificial • Seguridad de información • Racionalización de tramites • Lineamientos de estilo, usabilidad y accesibilidad • Autenticación electrónica • Carpeta ciudadana • Ejercicios de participación ciudadana • Uso y apropiación


Fortalecer el sistema de protección social y seguridad social en materia de protección a la vejez, riesgos laborales y subsidio familia, velando por su cumplimiento Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$1900M



60


mar-21

Duración estimada

18 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 28. Fortalecer el sistema de información de IVC

Nombre Fortalecer el sistema de información de IVC

Descripción

Realizar el análisis, diseño, desarrollo, despliegue, uso y apropiación del sistemas de información que apoyará el plan nacional de inspección, vigilancia y control, viéndolos como una solución integrada desde la información y los servicios tecnológicos. Esta implementación deben estar alineados a las arquitecturas de referencia de sistemas de información, de Información, servicios tecnológicos y de negocio que se diseñen; de igual manera debe aplicar la estrategia de uso y apropiación instaurada en el Ministerio. Deben involucrar temáticas como: • Tecnologías emergentes y de cuarta revolución industrial. • Analítica de datos. • Inteligencia artificial • Seguridad de información • Racionalización de tramites • Lineamientos de estilo, usabilidad y accesibilidad • Autenticación electrónica • Carpeta ciudadana • Ejercicios de participación ciudadana • Uso y apropiación


Garantizar los derechos fundamentales del trabajo y fortalecer el dialogo social Mejorar la gestión institucional del sector trabajo, con una eficiente gestión orientada a resultados


$1000M



Feb-21

Duración estimada

12 meses

Fuente MinTrabajo

Tabla 29. Implementación de la estrategia de uso y apropiación

Nombre Formalización e implementación de la estrategia de uso y apropiación

Descripción Formalizar e Implementar la estrategia de uso y apropiación de TI, mediante la instauración de las capacidades centradas en el usuario, la gestión de relacionamiento y la comunicación con los interesados.


61

Instaurar capacidades en los colaboradores que permitan la puesta en marcha de las iniciativas tecnológicas del Ministerio del Trabajo, en especial las planteadas en el PETI y las que apalancan la implementación de la Política de Gobierno Digital. Elevar el nivel de uso de las iniciativas tecnológicas por parte de los grupos de valor priorizados. Motivar a los servidores del Ministerio y el Sector a cambiar su postura, actitud y comportamiento frente a las iniciativas tecnológicas.




$900M

Área líder Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnología de la información y la comunicación, Grupo de comunicaciones.


sept-20

Duración estimada

32 meses

Fuente MinTrabajo


62

13. HOJA DE RUTA

A continuación, se muestra la hoja de ruta para la implementación de las iniciativas de TI que contempla el presente plan estratégico de TI, que tendrá para la vigencia un presupuesto de 35.186 millones de pesos, así:


63

Tabla 30. Hoja de ruta

Fuente MinTrabajo


64

13.1 Alineación estratégica de los proyectos del PETI

Tabla 31. Alineación estratégica proyectos PETI

Fuente MinTrabajo


65

14. INDICADORES Para realizar un control eficaz en el cumplimiento de las metas estratégicas de TI, se han definido los siguientes indicadores de seguimiento. Cabe anotar que la revisión de los proyectos definidos en este plan estratégico de TI 2019- 2022 deben ser revisados anualmente, con el fin de validar si se cuenta con los recursos necesarios para la ejecución de los proyectos establecidos en el PETI.

Tabla 32. Indicador ejecución PETI

Código Nombre Frecuencia de medición

IE01 Ejecución PETI Semestral

Id Meta Nombre meta asociada

METI05 Acciones implementadas para apoyar la transformación digital en el Ministerio del Trabajo

Variables Fuente

#IniciativasEjecutadas

Número de iniciativas ejecutadas de manera satisfactoria en el

periodo y que corresponden al periodo de medición según lo

planeado.

Líderes de las Iniciativas

#IniciativasPlaneadas Número total de iniciativas

planeadas a ejecutar en el periodo. Hoja de Ruta del PETI

Formulación

Ejecución PETI=#IniciativasEjecutadas / #IniciativasPlaneadas*100

Rangos

Bueno De 91% a 100%

Intermedio De 61% a 90%

Malo De 0 a 60%

Fuente MinTrabajo

Tabla 33. Indicador Satisfacción de usuarios


IE02 Satisfacción de usuarios Semestral


METI05 Acciones implementadas para apoyar la transformación digital en el Ministerio

del Trabajo

Variables Fuente

#Usuarios Satisfechos

Número de usuarios satisfechos con la calidad del servicio

Líderes de los servicios

#Usuarios Encuestados

Número total de usuarios encuestados

Líderes de los servicios


66

Formulación

Satisfacción usuarios = #Usuarios Satisfechos según encuesta de satisfacción / #Usuarios Encuestados * 100.

Rangos

Bueno De 91% a 100%


Malo De 0 a 60%

Fuente MinTrabajo

Tabla 34. Indicador Componentes de Información


IE04 Componentes de Información Semestral


METI04 Componentes de información Identificados para transformar la

gestión de los datos y proveer información que fortalezca la toma de decisiones en el Ministerio del Trabajo

Variables Fuente

#Componentesdesarrollados

Número de componentes de información desarrollados de

manera satisfactoria en el periodo y que corresponden al periodo de medición según lo

planeado.


#Componentes Planeados Número total de componentes de información planeadas a

desarrollar en el periodo. Líderes de las Iniciativas

Formulación

Componentes de Información = #Componentesdesarrollados / #Componentes Planeados *100

Rangos

Bueno de 91% a 100%

Intermedio de 61% a 90%

Malo de 0 a 60%

Fuente MinTrabajo

Tabla 35. Indicador Modernizar canales virtuales


IE05 Modernizar canales virtuales Semestral


METI03 Canales virtuales incluyentes habilitados para la participación e

interacción ciudadana

Variables Fuente


67

#CanalesIncluyentes

Número de canales virtuales incluyente implementados en el periodo y que corresponden al periodo de medición según

lo planeado.


#Canalessuceptiblesincluyentes

Número canales virtuales incluyente identificados como susceptibles a implementar en

el periodo.


Formulación

Modernizar canales virtuales = #CanalesIncluyentes /#Canalessuceptiblesincluyentes *100

Rangos

Bueno de 91% a 100%

Intermedio de 61% a 90%

Malo de 0 a 60%

Fuente MinTrabajo

Tabla 36. Indicador Ejercicios de participación a través de canales virtuales


IE06 Ejercicios de participación a través

de canales virtuales Semestral


METI02 Ejercicios de participación ciudadana y promoción de los espacios de

diálogo realizados a través de canales virtuales incluyentes

Variables Fuente

#EjerciciosParticipación Ciudadana

Cantidad de ejercicios de participación ciudadana a través de canales virtuales incluyentes en el

periodo de la medición.


Formulación

Ejercicios de participación a través de canales virtuales = #EjerciciosParticipación Ciudadana Bueno de 4 a 6 ejercicios Intermedio de 2 a 3 Malo de 0 a 1

Rangos

Bueno De 91% a 100%


Malo De 0 a 60%

Fuente MinTrabajo

15. PLAN DE COMUNICACIONES DEL PETI El plan de comunicaciones del PETI busca desarrollar una estrategia a través de los medios convencionales y puestos a disposición de la Oficina de Tecnología de la


68

Información y la Comunicación – TIC, que impactará en lo cotidiano por medio de ideas simples pero contundentes, para comunicar institucionalmente a todos los grupos de interés como se va a realizar la participación a través de los diferentes proyectos y políticas de tecnología que serán implementadas en las próximas vigencias. Esta estrategia de comunicación permite articular y divulgar con suficiencia las actividades que impactaran al público al que están dirigidos, reuniendo las diferentes áreas misionales, administrativas y operativas, para que la información y el desarrollo del proceso se realice eficientemente. Así mismo, las diferentes dependencias beneficiarias estarán involucradas con el desarrollo de los diferentes proyectos, desde su concepción hasta la puesta en funcionamiento. 15.1 Objetivo General Facilitar la apropiación de los proyectos e iniciativas dispuestos desde la Oficina de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, para generar mayor seguridad y respaldo para la ejecución de los proyectos, mediante el diseño e implementación de estrategias para asegurar una comunicación efectiva a los grupos de interés internos y externos de la Entidad, facilitando el desarrollo de los procesos y mitigando su resistencia. 15.2 Objetivos específicos

• Mejorar la gestión tecnológica, estableciendo y manteniendo vías de información, agiles, transparentes y de fácil acceso para todos los colaboradores de la Entidad.

• Facilitar información actualizada a los usuarios, grupos de interés y partes interesadas, respecto a los servicios y trámites internos que presta la institución, con miras a su lograr su óptima utilización, en condiciones de oportunidad, claridad, transparencia.

• Generar e implementar estrategias que permitan que la información y la comunicación de la Entidad y de cada proceso, sean adecuadas a las necesidades específicas de los grupos de interés.

• Mantener informados a los servidores públicos y grupos de interés, con oportunidad, claridad y transparencia, sobre el quehacer de la tecnología, las mejoras obtenidas y el apoyo en los resultados estratégicos que requiere la Entidad.


69

15.3 Grupos de interés Los siguientes son los grupos de interés del PETI del Ministerio del Trabajo:

Figura 15. matriz de Comunicaciones

Fuente MinTrabajo

15.4 Matriz de comunicaciones Este plan de comunicaciones se ajustará a la siguiente matriz, la cual será utilizada para atender a los grupos de interés que interactúen con cada uno de los proyectos o iniciativas desplegadas por la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación – TIC.


70

Tabla 37. Matriz de comunicaciones

Mensaje Grupo de interés Canal Formato Responsable Frecuencia

Promoción de la Estrategia y Gobierno de TI

GI01 Presencial

Reuniones Directivas CIO

Cada 6 meses

GI012 - GI03 - GI05 Reuniones con Áreas Cada 6 meses

GI01 - GI012 - GI03 - GI05

Virtual

Fondo de pantallas Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación

Cada 2 meses

GI01 - GI012 - GI03 - GI04 - GI05

Correo Electrónico Cada 2 meses

Comunicación, sensibilización y socialización

para la apropiación de la actualización

del PETI

GI01 Presencial


Cada 6 meses


GI01 - GI012 - GI03 - GI05

Virtual


Cada 6 meses

GI01 - GI012 - GI03 - GI05


Divulgación de los proyectos contenidos en

el PETI

GI01 Presencial


Cada 6 meses


GI01 - GI012 - GI03 - GI05

Virtual


Cada 6 meses

GI01 - GI012 - GI03 - GI05


Promoción de los logros

obtenidos en la implementación

del PETI

GI01 Presencial


Por demanda

GI012 - GI03 - GI05 Reuniones con Áreas Por demanda

GI01 - GI012 - GI03 - GI05

Virtual

Fondo de pantallas Oficina de

Tecnología de la Información y la Comunicación

Por demanda

GI01 - GI012 - GI03 - GI05

Correo Electrónico Por demanda

Divulgación del impacto en la gestión de la

Entidad con la implementación de la estrategia

de TI

GI01 Presencial


Por demanda


GI01 - GI012 - GI03 - GI05

Virtual



Por demanda

GI01 - GI012 - GI03 - GI05


GI06 - GI05 Redes sociales Comunicaciones Por demanda

Divulgación del impacto en la

calidad de vida de los

ciudadanos, con la

implementación de la estrategia

TI

GI01 Presencial


Por demanda


GI01 - GI012 - GI03 - GI05

Virtual



Por demanda

GI01 - GI012 - GI03 - GI05


GI06 Redes sociales Comunicaciones Por demanda

Fuente MinTrabajo

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA …

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