PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR 2019

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO -

PINAR

Código GC-FM-012

Versión 1

Vigencia Julio 2019

PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD

Fecha elaboración 23/07/2018

Fecha actualización 23/07/2018

Versión 1 Página 1 de 10

Plan Institucional de Archivo -PINAR

Elaborado por: Luis Gabriel Ramírez Núñez Ingeniero Sistemas

Aprobado por: CARLOS JULIO ORTEGA OLAYA, Gerente General

Responsable: Luz Elena Gómez Vera Sub-Gerente Administrativa

Revisado por

Yulenis Arroyo, Asesora Calidad.

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR

2019


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Introducción:

El Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, especialmente el Articulo 4 “Principios Generales”, de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, especialmente en el Articulo 16 “Archivos” y del Decreto 2609 de 2012, principalmente el Articulo 8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental”; presenta el siguiente Manual que servirá́ de base para la formulación, aprobación, seguimiento y control del Plan Institucional de Archivos - PINAR.

La entidad durante los años 2017- 2018 dentro del contexto institucional ha adelantado la gestión documental necesaria para realizar entre otros componentes lo relacionado a las tablas de retención documental, codificación, conformación del comité de archivo y coordinación con gestión de calidad.

Esta evaluación se centra desde una perspectiva global, en los aspectos administrativos, técnicos, tecnológicos y archivísticos, entre otros; con el n de determinar y priorizar los que están siendo afectados en mayor medida.

Plataforma estratégica:

QUIENES SOMOS

Somos una Empresa Social del Estado, que presta Servicios de Salud de baja y mediana complejidad, hace parte de la Red Pública Hospitalaria del Departamento de Boyacá, específicamente de la Sub red 1, orientada al cumplimiento de las Políticas del Sector Salud representado por el nivel Nacional y Departamental; hemos hecho presencia en la Región del Magdalena Medio, desde antes de la creación del Municipio de Puerto Boyacá, propendiendo por la salud y la dignificación de la vida de sus pobladores. Desde el inicio de la explotación petrolera en nuestro territorio, hemos estado presentes siendo participes del


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MISION

Estamos comprometidos con el Modelo Integral de Atención en Salud Nacional centramos la atención en las personas, su bienestar y desarrollo, realizando intervenciones que comprenden acciones de promoción de la salud, cuidado, protección específica, detección temprana, tratamiento, rehabilitación y paliación a lo largo del curso de su vida, garantizando oportunidad, aceptabilidad, pertinencia, accesibilidad, eficiencia, eficacia y efectividad. Para lo cual contamos con talento humano altamente calificado humanizado, tecnología de punta e instalaciones cómodas.

VISION En el 2020 seremos una Institución que integra el modelo de atención primaria en salud, cumpliendo acciones de prestador primario y complementario según las necesidades de la Región, evidenciadas en el Análisis Situacional Integral de Salud, realizando acciones de gestión del riesgo individual, comunicación del riesgo a la población a su cargo, gestión clínica y coordinación de la atención lo anterior en el marco de los objetivos del Plan Decenal de Salud, siendo un garante en el cumplimiento de los indicadores, que hacen parte del sistema obligatorio de garantía de la calidad en salud, reconocido por la humanización en la prestación de sus servicios, en la gestión ambiental, la seguridad del paciente buscando los niveles superiores de Acreditación en Salud.

OBJETIVOS

Implementar el Sistema de Garantía de la Calidad en la Empresa, con miras a la acreditación, iniciando con planes de comunicación y sensibilización con el Talento Humano.

Mantener los Servicios habilitados como Prestador Primario y Complementario para satisfacer las necesidades de los Usuarios, sus familias y los actores del Modelo Integral de Atención en Salud.

Garantiza el manejo de los riesgos para la salud, el manejo de las enfermedades y lesiones agudas, y el manejo de la enfermedad crónica

Prestar servicios a conjuntos homogéneos de condiciones y enfermedades considerando el curso de vida y las patologías más frecuentes de acuerdo con el comportamiento epidemiológico de la población y la priorización de condiciones a intervenir Implementar actividades principales a partir del enfoque adoptado de salud familiar y comunitaria

Realizar acciones de inducción de demanda, protección específica, atención institucional y domiciliaria, gestión clínica del riesgo en salud, valoración y seguimiento comunitario y coordinación con las entidades territoriales


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MAPA DE PROCESOS

OBJETIVOS:

• Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la entidad, mediante la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables.

• Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura, como soporte para la ejecución de los proyectos previstos a corto, mediano y largo plazo, para gestionar su asignación oportunamente.

• Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos.

MAPA DE PROCESOS

E.S.E. HOSPITAL JOSÉ CAYETANO VASQUEZ

PROCESOSESTRATÉGICOS

DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO

PLANEACIÓNDESARROLLO

ORGANIZACIONALGESTIÓNDECALIDAD

PROCESOSMISIONALES

SERVICIOSDEURGENCIAS

SERVICIOAMBULATORIOINTRO/EXTRAMURAL

SERVICIOSQUIRÚRGICOS

SERVICIOSHOSPITALARIOS

S.DEAPOYODIAGNÓTICOYTERAPÉUTICO

PROMOCIÓNYPREVENCIÓN

SALUDPÚBLICAMEDICINALEGAL

OBSTETRICIA

GESTIÓNADMINISTRATIVA

GESTIÓNDERECURSOHUMANO

CONTRATACIÓNGESTIÓN

FINANCIERA

GESTIÓNJURÍDICAGESTIÓNFACTURACIÓN

YCARTERAGESTIÓN

DOCUMENTALGESTIÓNDERECURSOS

FÍSICOS

EVALUACIÓNYCONTROL MEJORAMIENTOCONTINUO

PROCESOSDEEVALUACIÓN

PROCESOS DEAPOYO

CLIEN

TESOUSU

ARIOS

REQ

UISITOSYN

ECESIDADES

CLIEN

TESOUSU

ARIOS

SATISFACCIÓN

RENDICIÓNDECUENTAS EVALUACIÓNDELCLIENTEOUSUARIO


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• Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco del archivo total.

MAPA DE RUTA.

Esta evaluación se centra desde una perspectiva global, en los aspectos administrativos, técnicos, tecnológicos y archivísticos, entre otros; con el fin de determinar y priorizar los que están siendo afectados en mayor medida.

Las siguientes herramientas administrativas son referentes que permiten determinar la situación:

a. Diagnóstico integral del archivo. b. Mapa de riesgos. c. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías internas y externas. d. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías realizadas por órganos de control. e. Formulario Único de Reportes de Avance de la Gestión - FURAG (para entidades del orden nacional). f. Autoevaluación de la Función Archivística -AFA g. Y otras herramientas y modelos que faciliten la evaluación.

Definición de Aspectos Críticos

Una vez hecha la identificación de la situación actual, la entidad deberá́ analizar las herramientas administrativas, identificando los aspectos críticos que afectan la función archivística, asociándolos a los riesgos a los cuales está ex- puesta. Se deben tener en cuenta todos los aspectos críticos sin importar su relevancia, toda vez que la correcta definición de éstos, permitirá́ la adecuada formulación del PINAR.


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Para definir los aspectos críticos se sugiere la siguiente tabla:

ASPECTOS CRITICOS RIESGOS

Desorganización de los archivos de gestión en algunas áreas que no están acordes con la tabla de retención actual

Pérdida de la información

Actualización de las tablas de retención de acuerdo a los grupos de trabajo la caracterización de los procesos y procedimientos nuevos

Desorganización de archivos

Reorganización de historias laborales Falta de seguridad de los documentos

Fondo documental acumulado o desorganizado

Duplicidad de la información y demoras en a búsqueda de archivos

HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO. Calificar cada aspecto de 1 a 10

ASPECTO CRITICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ACCESO A LA INFORMACION

PRESERVACION DE LA INFORMACION

ASPECTOS TECNOLOGICOS Y SE SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION

TOTAL

Desorganización de los archivos de gestión en algunas áreas que no están acordes con la tabla de retención actual

8 4 8 7 5 32

Actualización de las tablas de retención de acuerdo a los grupos de trabajo la caracterización de los procesos y procedimientos nuevos

7 7 6 7 6 33

Reorganización de historias laborales

6 7 5 5 4 27

Fondo documental acumulado o desorganizado

6 8 8 6 4 32


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PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS Y EJES ARTICULADORES


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MAPA DE RUTA

CORTO

PLAZO

2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028Organización y clasificación de los archivos

de gestión en algunas áreas que no están

acordes con la tabla de retención actual

Actualización de las tablas de retención de

acuerdo a los grupos de trabajo la

caracterización de los procesos y

procedimientos nuevos

aprobacion Tablas de Retencion Documental

ante Comité Departamental de archivo

Reubicación y organización del sitio

documental acumulado o desorganizado

MEDIANO PLAZO (4 AÑOS) LARGO PLAZO 4 AÑOS EN ADELANTEPLAN /TIEMPO

CARLOS JULIO ORTEGA OLAYA Gerente

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