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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR-

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN 2

2. CONTEXTO ESTRATÉGICO 4

3. VISIÓN ESTRATÉGICA 9

4. OBJETIVOS 13

5. MAPA DE RUTA 14

6. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO 15

7. BIBLIOGRAFÍA 17



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1. INTRODUCCIÓN El Plan Estratégico de la Terminal, guarda coherencia con la Política Pública Distrital por ser una Sociedad de Economía Mixta del orden Distrital, de segundo grado u orden, vinculada a la Secretaría de Movilidad de la Alcaldía Mayor de Bogotá, cuyo objeto es poner a disposición su infraestructura a las empresas de transporte legalmente habilitadas para prestar el servicio de transporte intermunicipal, en contraprestación cobra una tasa de uso acorde a las tarifas definidas por el Ministerio de Transporte y administración de parqueaderos con las tarifas más bajas del sector donde se presta el servicio. Este plan tendrá una vigencia 2019-2022, de tal forma que se garantice el cumplimiento de sus Estatutos, en el marco del desarrollo y ejecución de un modelo financiero eficiente, y ambientalmente sostenible, mediante la aplicación de tecnologías innovadoras que articulen la participación de nuestros clientes, empresas de transporte, colaboradores, accionistas, aliados estratégicos, pasajeros, y usuarios de las Terminales y Parqueaderos. El Plan Estratégico describe la forma en que está organizada la Terminal de Transporte S.A., establece las acciones a corto y mediano plazo; al igual que la hoja de ruta de elementos que facilitan la interpretación, también simplifica, estandariza, elimina, optimiza y automatiza el Plan Institucional de Archivos – PINAR, en cuanto a trámites y otros procedimientos administrativos en la custodia de las evidencias dejadas como memoria histórica de la Terminal. La Terminal de Transporte S.A., en cumplimiento al decreto 2609, articulo 8. “Instrumentos Archivísticos” ha previsto para la vigencia 2019-2022, como una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan Institucional de Archivos de la Empresa – PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico y los factores críticos señalados como oportunidades de mejora. El Plan Institucional de Archivo – PINAR es un instrumento de la planeación de la Gestión Documental de conformidad con lo indicado en el Decreto 1080 de 20151, su formulación y seguimiento se encuentra a cargo del Grupo de Archivo y Gestión Documental de la Dirección de Servicios Físicos y Negocios. Para la formulación del PINAR2, se realizó revisión interna de manera general, identificando necesidades en materia de administración de archivos, la cual ayudo a la formulación de planes y proyectos a ejecutarse durante la vigencia 2019-2022. El PINAR y sus versiones de actualización son aprobados por el Comité Interno de Archivo3. Para la implementación del PINAR se establecen los siguientes requerimientos:

1 Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentación del Sector Cultura” en su Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos

Archivísticos para la gestión documental literal d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). 2 Colombia. Archivo General de la Nación. Manual de formulación del Plan Institucional de Archivo-PINAR. Bogotá, EL AGN, 2014. 17p 3 La terminal de Transporte S.A. Resolución 13. Actualización Comité Interno de Archivo. Colombia. Bogotá, la Terminal, 2016.



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Administrativos El PINAR requiere implementación sucesiva de sus planes y proyectos, con el apoyo de un equipo interdisciplinario de trabajo y las dependencias involucradas deben tener conocimiento de sus aportes estableciendo las actividades a desarrollar en cada una de las vigencias. Normativos Aplica la legislación y normativa referente a la gestión de archivos, la cual puede ser consultada en las siguientes normas: Ley 594 de 2000 Ley general de Archivos, Artículo 4 “Principios Generales”; Decreto 2609 de 2012, Artículo 8 “Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental”; Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Artículo 16 “Archivos”. Económicos Las actividades de los planes y proyectos a implementar en el PINAR, se encuentran consideradas en el plan anual adquisiciones y el plan de acción de inversión (presupuesto de gastos de la empresa a través de dos fuentes: 1- Presupuesto de gastos de funcionamiento y 2- Presupuesto de gastos de inversión). Tecnológicos Velar por el funcionamiento de los sistemas de información que soportan la gestión documental y administración de archivos, con el propósito de optimizar, modernizar e incorporar al proceso las tecnologías de la información que marcan las tendencias en movilidad, software como servicios, inteligencia de negocios y gestión avanzada de software, orientando y facilitando el acceso, disponibilidad, uso, captura, producción, administración, entrega, seguridad, control, conectividad y preservación de la información contenida en los documentos de archivo.



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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO MISIÓN

Promover, desarrollar y explotar soluciones de movilidad, mediante la gestión y operación innovadora, eficiente y sostenible de servicios a la ciudadanía, al sector transportador, regional y privado, que impacten positivamente en la movilidad distrital y/o nacional.

VISIÓN

En el 2026 la Terminal de Transporte S.A. será líder a nivel nacional en la implementación de soluciones innovadoras y sostenibles de movilidad, mediante la prestación de servicios que beneficien a nuestros clientes, entendiendo ciudadanos, transportadores y terceros. Todo esto cumpliendo con las expectativas, financieras y misionales, de nuestros accionistas y socios. VALORES

Pro actividad: Tomar acción sobre las oportunidades que se nos presentan a diario; prever, intuir y actuar de manera positiva y propositiva sobre todos los problemas que puedan ocurrir en la Terminal. Implica tomar la iniciativa en el diseño de propuestas de crecimiento de la empresa.

Responsabilidad: Asumir las consecuencias derivadas de los actos que realiza cada persona y estar en la capacidad de dar respuesta por ellos. Entender que se deben respetar los lineamientos y reglas, además de contribuir en el crecimiento y la armonía del entorno en el que nos desenvolvemos y con las personas que interactuamos.

Servicio: Dar de manera espontánea, aportando calidez con una actitud permanente de colaboración, la ayuda y orientación que requieran los usuarios en el desarrollo de las actividades que adelanta la empresa de acuerdo a su objeto social.

Sostenibilidad: Asegurar las necesidades del presente sin comprometer las necesidades de futuras generaciones.

Autocrítica: Aceptar que como seres humanos tendemos a errar y que dichos errores representan la posibilidad de adquirir experiencias y conocimientos que serán esenciales para evolucionar como empresa. Desarrollar la habilidad y capacidad de revisar las propias acciones y conductas y establecer acciones correctivas o de mejoramiento.

Perseverancia: Levantarse y luchar todos los días en contra de las adversidades y de los problemas que se puedan presentar, esto aunado a una motivación empresarial.

Disposición al Cambio: Tener por entendido que habrá la necesidad siempre de estar dispuesto al cambio, para cuando las cosas no salen como se planean.

Igualdad: Definida como “el trato idéntico que un organismo, estado, empresa, asociación, grupo o individuo le brinda a las personas sin que medie ningún tipo de reparo por la raza, sexo, clase social, u otra circunstancia plausible de diferencia”.4

4 Colombia. La terminal de Transporte S.A. Plan Estratégico 2016-2019.Bogotá, la Terminal, 2016.24 p.



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MAPA DE PROCESOS

En el marco de la misión, la Terminal está organizada de acuerdo con los procesos que de ella se derivan. El modelo de gestión está organizado en cuatro categorías genéricas de procesos, lo que en otras entidades prefieren denominar macro procesos, a saber: procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Estas categorías albergan múltiples procesos, con los cuales la empresa da respuesta a las necesidades, expectativas y requisitos que presentan los agentes, actores o elementos, como se describe a continuación: Los procesos estratégicos que constituyen el conjunto de acciones organizadas que lleva cabo la alta dirección para orientar a la entidad de acuerdo con los lineamientos Junta Directiva en el marco del Plan Distrital de Desarrollo y con los lineamientos de las Políticas Públicas vigentes. Los procesos misionales que diferencian a la empresa de las demás, son la razón de ser de la TERMINAL DE TRANSPORTE S.A., éstos reflejan la misión y con su desarrollo se atienden las necesidades, expectativas y requisitos que presentan la ciudadanía, empresas de transporte, accionistas, aliados estratégico, pasajeros, y usuarios de las terminales. Los procesos de apoyo, que contienen la complejidad de las acciones que cotidianamente, debe realizar la Terminal en procesos administrativos y que les brindan soporte a las acciones misionales, estos procesos son tan relevantes como cualquier otro proceso, dada su interdependencia.

Los procesos de evaluación que cierran el ciclo PHVA; este es un modelo administrativo que caracteriza la organización por procesos de la Terminal. Estos procesos aseguran la retroalimentación necesaria y oportuna que debe recibir la empresa a través de la evaluación del desempeño de cada proceso, esto con el fin de alimentar la toma de decisiones y garantizar el mejoramiento continuo y así el direccionamiento de la institución.



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MAPA DE PROCESOS

Fuente: www.terminaldetransporte.gov.co/ Mapa de Procesos

ESTRUCTURA POR PROCESOS ESTRATÉGICOS Sostenibilidad y Mejora Continua: Aplicar herramientas de planificación, para definir el contexto estratégico, con criterios de sostenibilidad económica, social, ambiental y de seguridad de la información, fortaleciendo la participación de los grupos de interés, asegurando la productividad y competitividad de La Terminal, de forma sistémica e integral. Comunicaciones y Posicionamiento de Marca: Consolidar la comunicación como base de la cultura de la gestión organizacional y a su vez apoyar los procesos que garanticen la relación interna y externa de los actores con el fin de posicionarse claramente en la mente de los mismos asegurando la interacción para promover la gestión institucional y la conservación del ambiente y la salud y seguridad en el trabajo.

http://www.terminaldetransporte.gov.co/%20%20%20%20Mapa%20de%20Procesosterminal



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Gestión Prospectiva y Comercial: Estructurar las actividades para identificar, estructurar y generar nuevas fuentes de ingresos, rentables económica, social y ambientalmente; así como proveer y garantizar los recursos físicos planeando la administración, aplicación y desarrollo de los mismos.

Fortalecimiento de la Tecnología e Información: Aplicar las tecnologías de la información en procura de la disponibilidad, integridad y accesibilidad de la misma. Igualmente analizar, desarrollar, implementar, mantener y gestionar la tecnología existente y asesorar en la adquisición de la nueva, que brinde soluciones eficaces a las necesidades. MISIONALES Gestión de la Infraestructura: Garantizar la gestión operacional a través de la funcionalidad de La Terminal, y del desarrollo, mantenimiento, actualización y modernización de la infraestructura física y de servicios; minimizando los impactos ambientales y promoviendo la seguridad y salud de los trabajadores. Servicio al Transportador: Garantizar a las empresas transportadoras y los transportadores el uso de las instalaciones y servicios conexos de la empresa, de manera eficiente, limpia y segura, para facilitar la operación de las mismas.

Servicio al Ciudadano: Orientar los esfuerzos necesarios para satisfacer en forma permanente los requisitos y expectativas de los ciudadanos, ofreciendo instalaciones cómodas y seguras, contando con personal competente con alta vocación de servicio y promoviendo las buenas prácticas ambientales. DE APOYO Gestión Ambiental: Desarrollar las actividades, planes y programas de gestión ambiental para prevenir, mitigar y controlar los impactos ambientales en los procesos en la ejecución de la operación y servicio de La Terminal, de acuerdo con los requisitos y legislación aplicable, alineando las actuaciones a la seguridad de los grupos de interés. Gestión Jurídica y Contractual: Garantizar que los procesos de selección de los proveedores y las adquisiciones de bienes y servicios hechas por la Sociedad, cumplan con los principios de la contratación, las normas legales y los requisitos de la organización. Asimismo, asesorar, asistir, representar y defender a La Terminal en asuntos jurídicos –administrativos internos y externos relacionados con las actividades desarrolladas.

Control Disciplinario: Llevar a cabo adecuadamente las actuaciones disciplinarias al interior de La Terminal, de acuerdo con las políticas, directrices y reglamentos internos. Gestión Administrativa y Financiera: Lograr una gestión eficiente y efectiva de los sistemas administrativos que promuevan la rentabilidad y eficiencia organizacional, y promoviendo las actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación.



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Seguridad Operacional y Funcional: Garantizar la seguridad a los grupos de interés e instalaciones y bienes de propiedad de la Terminal de Transporte S.A; así como coordinar los planes de atención y prevención de emergencias para evitar riesgos y minimizar impactos ambientales.

Gestión del Talento Humano y Seguridad y Salud en el Trabajo: Desarrollar procesos para atraer, gestionar, desarrollar, motivar y retener a los trabajadores, orientados a lograr mejores resultados de negocio con la colaboración de cada uno de los empleados de manera que se logre la ejecución de la estrategia. Igualmente mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. DE EVALUACIÓN Evaluación de la Gestión: Contribuir a la mejora continua con el desarrollo de mecanismos efectivos de control para el seguimiento, medición y evaluación de los procesos, verificando los programas, planes, objetivos y metas. 5

5 Colombia. La terminal de Transporte S.A. Manual del Sistema Integrado de Gestión Versión 11. Bogotá, la Terminal, 2018. 19 p.



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3. VISIÓN ESTRATÉGICA La Terminal de Transporte S.A., diseñará e implementará las estrategias relacionadas con la formulación, actualización y normalización de instrumentos técnicos archivísticos que fortalezcan y desarrollen la gestión documental sin importar el soporte de producción, a través de las políticas, lineamientos y procedimientos para la organización de los archivos y la asignación de espacios adecuados para el mantenimiento y conservación de los soportes documentales; propendiendo por la incorporación de nuevas tecnologías de información y la capacitación constante de sus trabajadores, garantizando de esta manera la preservación de la memoria institucional y la construcción de una cultura archivística en el marco del buen gobierno, la gestión pública y la transparencia. Articulación del PINAR con los planes de acción de la Terminal de Transporte S.A., con el fin de garantizar el cumplimento de la función archivística y desarrollar estrategias en la conservación de la memoria institucional y patrimonio histórico. Garantizar la implementación del plan por medio de la autorregulación, autogestión, autocontrol y mejoramiento continuo en el marco de la normatividad archivística. Evaluación de la situación actual Se evidencia que la Empresa presenta aspectos críticos en la función archivística, lo que puede conllevar a la perdida de información y por ende a la memoria institucional. Una de las razones por la cual no se han desarrollado planes o proyectos para mejorar esta problemática es que la entidad no ha contemplado dentro del Plan de Acción Anual el presupuesto para la administración documental. Las siguientes herramientas administrativas son referentes que permiten determinar la situación:

a) Diagnóstico Integral de Archivo b) Matriz de Riesgos c) Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías realizadas por auditorías internas,

externas y órganos de control. d) Planes de Mejoramiento Archivísticos-PMA, generados a partir de las visitas de inspección, vigilancia

y control, realizados por el Archivo de Bogotá. Ejes Articuladores Los ejes articuladores proyectados en el Manual de formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR, los cuales son referencia para el análisis y la valoración del impacto de las necesidades de la Terminal de Transporte S.A.

Administración de archivos: incluye temas de infraestructura, personal, presupuesto, normatividad,



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políticas, procesos y procedimientos. Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso. Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura tecnológica y

seguridad informática. Fortalecimiento y seguridad: relación con otros modelos de gestión los cuales buscan definir los

aspectos críticos de la Terminal de Transporte S.A. Identificación de Aspectos Críticos Identificación de la situación actual del proceso de gestión documental a través de las diferentes herramientas administrativas, evidenciando los aspectos críticos que afectan el cumplimiento de la función archivística, identificando riesgos de pérdida y acceso a la información. A continuación, se presentan los aspectos críticos identificados:

No. ASPECTOS CRITICOS RIESGO

1

Normalización de la producción, organización, conservación y disposición final de documentos en formato electrónico, así como la identificación e implementación de estrategias para la preservación a largo plazo de los documentos de archivo.

Pérdida de documentos, desintegración de expedientes, dificultad en el acceso y consulta de la información, conformación de fondos documentales acumulados de documentos electrónicos, subutilización de recursos tecnológicos e incrementos en costos para el almacenamiento de documentos electrónicos y para las búsquedas de información.

2 Intervención y organización del fondo documental acumulado.

Ocupación innecesaria de espacios de almacenamiento de archivos, incremento en el consumo de insumos para el almacenamiento y conservación de documentos (cajas y carpetas), pérdida de información, incremento en tiempos de búsqueda y consulta de información, sanciones legales por pérdida del patrimonio documental del Distrito, dificultades en emitir respuestas oportunas a entes de control, incremento de riesgos de deterioro de soportes de documentos de archivo.

3

Planeación y ejecución de transferencias documentales primarias al Archivo Central e identificación de archivos y documentos de carácter histórico que hayan cumplido tiempos de retención para la coordinación de transferencias documentales secundarias con la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

Falta de control en la existencia de expedientes de archivo, desactualización de inventarios documentales del archivo central, dificultad en la prestación de servicios de consulta y préstamo de expedientes, riesgos de deterioro del soporte documental, sub utilización de espacios de almacenamiento, impedimento en la aplicación de tiempos de retención y disposición final de archivos de acuerdo con la TRD o TVD, generación de reprocesos e incremento en el consumo de insumos.



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Formulación de indicadores de seguimiento que permitan evidenciar los avances en el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA.

Falta de control de tiempos y movimientos en la ejecución de actividades propias de gestión documental, falta de seguimiento en el comportamiento y crecimiento del SIGA, falta de trazabilidad en el consumo y eficiencia de recursos físicos, administrativos, humanos, financieros y tecnológicos.

5

Formulación de instrumentos archivísticos como el Banco Terminológico, el modelo de requisitos para documentos electrónicos de archivo, documentos técnicos para reconstrucción de expedientes y manejo de documentos con biodeterioro, entre otros; así como actualizar el diagnóstico integral de archivos, la Política de Gestión Documental, los inventarios documentales, procedimientos, matriz de riesgos del proceso y demás documentación en atención a la normatividad vigente.

Dificultad en la implementación de políticas y lineamientos efectivos para la gestión documental en la empresa; sanciones legales por incumplimiento de normatividad; falta de regulación de las operaciones de la gestión al interior de la Terminal; dificultad en la identificación de requisitos técnicos y funcionales de servicios y/o productos archivísticos acordes con las necesidades de la empresa; dificultad en el seguimiento de implementación del SIGA en términos de calidad y seguridad de la información.

6

Implementación de Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Sistema Integrado de Conservación y Programa de Gestión Documental que garantice la organización de los archivos de la Terminal (gestión, central y fondo documental acumulado).

Desorganización de archivos, dificultad en el acceso y consulta de la información; incremento en tiempos de ejecución de actividades administrativas; reprocesos técnicos en la organización de archivo; falta de disponibilidad de información y documentos que soportan o apoyan la gestión administrativa y la toma de decisiones a nivel gerencial; subutilización de espacios de almacenamiento de archivos; incremento en el consumo de insumos para el almacenamiento y la conservación de documentos; incremento en el riesgo de deterioro de soportes documentales de archivos de carácter histórico, poniendo en riesgo el patrimonio documental del Distrito; sanciones por incumplimientos normativos; pérdida de documentos; desintegración de expedientes.



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Asignación de espacios y mobiliario adecuados para el almacenamiento y conservación de archivos, así como de instrumentos de medición y control de condiciones ambientales, así como el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de infraestructura de los bienes inmuebles asignados para archivo central y archivos de gestión.

Proliferación de enfermedades laborales de carácter respiratorio y dermatológico; riesgos en la pérdida de información y documentos; sanciones por incumplimientos normativos; subutilización de unidades de almacenamiento y conservación (cajas y carpetas); riesgos de accidentes mecánicos, derrumbes, incendios, entre otros; pérdida del patrimonio documental del Distrito; contaminación por insectos, roedores, microorganismos y demás.

8

Incorporación de documentos a los expedientes correspondientes en su etapa de gestión y aplicación de los procedimientos técnicos de clasificación, ordenación y descripción, de acuerdo con la normatividad vigente, sin importar el soporte de producción (físico o electrónico)

Pérdida de documentos, desintegración de expedientes, dificultad en el acceso y consulta de la información, información desactualizada, incremento en tiempos de consulta; sanciones por responsabilidad disciplinaria frente a los archivos; desactualización de inventarios; dificultad en la trazabilidad de la gestión del trámite; vencimiento de términos legales para respuestas y trámites administrativos; promoción de malas prácticas archivísticas.

9

Capacitación y cualificación de personal en temas relacionados en gestión documental y de archivos, de acuerdo con los roles, funciones y actividades que desempeñen los empleados de la Terminal.

Reproceso y desconocimiento en aplicación de procedimientos técnicos archivísticos; interpretación errónea de la norma; omisión del cumplimiento normativo y sanciones derivadas del mismo; falta de conciencia frente a la responsabilidad en la gestión y organización de archivos por parte de los empleados; falta de optimización de los recursos físicos, administrativos y tecnológicos; archivos desorganizados, retraso en la emisión de respuestas y ejecución de trámites administrativos.

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Ausencia de estrategias o medidas de control que garanticen el trámite y gestión de los documentos de acuerdo con los tiempos establecidos en la normatividad y que dichas gestiones se vean reflejadas en los expedientes físicos y electrónicos y en el software (Orfeo) que apoyan la gestión documental en la Terminal.

Desconocimiento de las respuestas dadas; falta de trazabilidad frente a las gestión y trámite de requerimientos; sanciones legales; pérdida de información y expedientes; desintegración de expedientes; falta de control en la emisión y/o recepción de documentos que permitan evidenciar el cierre o finalización del expediente para la aplicación de tiempos de retención y disposición final; vencimiento de términos para respuestas y gestión de trámites; reducción de la eficiencia administrativa y de la gestión pública.



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4. OBJETIVOS Para la formulación de los objetivos, se tomó como base la visión estratégica de gestión documental, acorde a los aspectos críticos y ejes articuladores, con el siguiente resultado:

OBJETIVO GENERAL Implementar los planes y proyectos en materia de gestión documental, dando cumplimiento a la normatividad aplicable y fortaleciendo así la gestión documental de la Terminal de Transporte S.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Formular y/o actualizar los instrumentos archivísticos de la Terminal de Transporte, incluyendo el documento electrónico de archivo y el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

Implementar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental para la organización de los archivos en etapa de gestión y central, aplicando los procedimientos establecidos en la Terminal de Transporte en concordancia con la normatividad vigente.

Capacitar y cualificar a los trabajadores de la Terminal de Transporte en la implementación de políticas, lineamientos y procedimientos de la función archivística, de acuerdo con las necesidades de la empresa, promoviendo las buenas prácticas y el fortalecimiento de la cultura archivística.

Adecuar y asignar espacios físicos y mobiliario para el almacenamiento y conservación de los soportes documentales físicos y electrónicos, de acuerdo con los requisitos de infraestructura, ambientales y técnicos establecidos en la normatividad vigente.



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5. MAPA DE RUTA Con la identificación y formulación de los planes, programas y proyectos requeridos para cumplir con lo establecido por el Archivo General de la Nación y sus leyes reglamentarias se define el mapa de ruta para especificar los plazos a corto, mediano y largo plazo.

Corto plazo

(1 año) Mediano plazo

(1 a 2 años)

2019 2019 2020

Actualización de documentos técnicos archivísticos y procedimientos de la Terminal de Transporte.

70% 30%

Formulación de instrumentos archivísticos

75% 25%

Formulación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA de la Terminal de Transporte

100%

Organización de Archivos de Gestión y Central Organización del Fondo Documental Acumulado

75% 25%

Plan de Capacitación en Gestión Documental (Programa de Gestión Documental)

80% 20%

Plan de Mantenimiento y Adecuación Física de Archivos (Sistema Integrado de Conservación)

100%

Tiempo

Plan o Proyecto



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6. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO

Para medir el avance de la implementación de los planes y proyectos establecidos como estrategias de desarrollo del Plan Institucional de Archivos, se aplicará la metodología propia del Archivo General de la Nación para la medición de las metas y objetivos establecido por la Subgerencia de Planeación y Proyectos en el seguimiento a los objetivos del plan estratégico y a las actividades programadas en los Planes de Acción por Dependencias. Se realiza el cuadro de mando integral, basándose en los indicadores establecidos en cada uno de los planes y proyectos, respecto a la medición se hará trimestral durante la ejecución.

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

INDICADORES META 2019

Medición Trimestral 2019 OBSERVACIONES

1 2 3 4

Actualización de documentos

técnicos archivísticos y

procedimientos de la Terminal de

Transporte.

Documentos técnicos actualizados / Documentos técnicos para actualización *100

70% 10% 20% 20% 20%

Actualizar los documentos archivísticos que como: Política de gestión documental Cuadro de caracterización del proceso Procedimientos asociados

Formulación de instrumentos archivísticos

Instrumentos archivísticos formulados / instrumentos archivísticos propuestos para formular * 100

75% 5% 30% 40% 0%

Los inventarios para el archivo de gestión y el archivo central serán entregados como producto del contrato No.TT-091 de 2018.

Organización de Archivos de

Gestión y Central Organización del

Fondo Documental Acumulado

% de avance en la ejecución del contrato

75% 15% 20% 35% 5%

Intervención de 961,90 metros lineales de archivos, distribuidos así: 221,25 metros lineales de archivos de gestión 121,75 metros lineales de archivo central y 618,90 metros lineales del Fondo Documental Acumulado.



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PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

INDICADORES META 2019

Medición Trimestral 2019 OBSERVACIONES

1 2 3 4

Plan de Capacitación en

Gestión Documental

(Programa de Gestión

Documental)

Actividades ejecutadas para capacitar en gestión documental / Actividades propuestas para capacitar en gestión documental *100

80% 15% 40% 25% 0%

Inclusión de temas de capacitación y formación en gestión documental dentro del Plan Capacitación Institucional PIC y el desarrollo de estas actividades

Plan de Mantenimiento y Adecuación Física

de Archivos (Sistema

Integrado de Conservación)

Actividades ejecutadas para la adecuación de espacios de almacenamiento de archivos / Actividades propuestas para adecuar espacios de almacenamiento de archivos

100% 40% 40% 20% 0%

Adquisición de mobiliario y adecuación de espacio para almacenamiento de archivos (Contrato 033 de 2019 - SILEX)



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7. BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación (2000). Acuerdo 49. Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el Reglamento General de Archivos sobre: "condiciones de edificios y locales destinados a archivos". Colombia. Archivo General de la Nación. Manual de formulación del Plan Institucional de Archivos-PINAR. Bogotá, AGN, 2014. 17 Decreto 1080. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Diario Oficial No. 49.523 del 26 de mayo de 2015. Colombia. Ley 1712 de Trasparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 49.084 de 6 de marzo de 2014. Colombia.

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