PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS -PN 01 PROCESO GESTIÓN ... · El Plan Institucional de Archivos –...

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

GDO-PN-01

PROCESO GESTIÓN

DOCUMENTAL Versión:

04 Fecha:

18-JULIO-2018 Página 1-29

Elaborado por: Grupo Mejora GDO

Revisado por: Jose Luis Hernandez Bermudez

Aprobado por Director Administrativo y Financiero Cargo: profesional Especializado

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 2017-2023

Autoridad Archivística Institucional Dirección Administrativa y Financiera - Gestión Documental

Instancias de Aprobación Comité Interno de Archivo

Número de Acta de Aprobación: Acta No. 01 de 2017 Resolución No. 2057 de 2017

Fecha de Vigencia: 2012 – 2023

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 2 de 20

GDO-PN-01 VERSION 4 18/07/2018



CONTENIDO

1. INTRODUCCION ...................................................................................................... 4 2. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD ........................................................ 5 2.1 MISION ..................................................................................................................... 6 2.2 VISION ..................................................................................................................... 6 2.3 VALORES................................................................................................................. 6 2.4 POLITICA DE CALIDAD ........................................................................................... 6 2.4. OBJETIVOS DE CALIDAD ....................................................................................... 6 2.5 MAPA DE OPERACIÓN POR PROCESOS .............................................................. 6 3. DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL .............................. 7 4. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULARES ........... 10 5. FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA ................................................... 11 6. OBJETIVOS ........................................................................................................... 11 6.1 Objetivo General ..................................................................................................... 12 6.2 Objetivos Específicos ............................................................................................. 12 7. DESARROLLO DE LA FORMULACION DEL PROGRAMA Y DEMAS PLANES

ASOCIADOS .......................................................................................................... 12 8. MAPA DE RUTA Y SEGUIMIENTO ........................................................................ 19 9. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................... 19 10. CONTROL DE CAMBIOS ....................................................................................... 20



1. INTRODUCCION

La Corporación realiza el ajuste al Plan Institucional de Archivos – Pinar 2017- 2019, el cual es un instrumento archivístico que servirá de base para realizar todas las actividades necesarias de la función archivística con miras al mejoramiento del archivo Corporativo a corto, mediano y largo plazo, enmarcados dentro del Programa de Gestión Documental – PGD de la Corporación. En cumplimiento con el Decreto 2609 de 2012, en su artículo 8, hace referencia y necesidad de crear el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el cual es un instrumento de planeación para cumplir con la labor archivística que se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad, de acuerdo con las necesidades, riesgos y oportunidades. En atención a dicho Decreto, la Entidad debe contar con una herramienta que permita identificar y seguir con los planes, programas y mejoras relacionadas con la Gestión Documental, la función archivística y eficiencia administrativa de la Entidad. Adicionalmente la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca - CAR cuenta con el Sistema Integral de Gestión HSEQ el cual está conformado por: el Sistema de Gestión de Calidad bajo las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, el Sistema de Gestión Ambiental bajo la Norma ISO 14001:2004, el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo bajo la Norma OHSAS 18001:2007 y el Sistema de Acreditación de Laboratorio bajo la Norma ISO 17025:2005, así como los procesos definidos en el Modelo de Operación por Procesos, su interacción y gestión necesaria para la adecuada y oportuna prestación de los servicios enmarcados en la Visión y Misión para el logro de los objetivos de la Corporación. 1.1. OBJETIVO Lograr organización y control en la producción documental para la vigencia 2018, mediante la implementación de planes, programas y proyectos que gestionen, automaticen, brinden seguridad y acceso a la información contenida en los documentos de archivo, dando cumplimiento a la normatividad aplicable y fortaleciendo así la gestión documental en la Corporación. 1.2. ALCANCE El Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Corporación, inicia con el desarrollo de las acciones en materia de gestión documental y archivos en todas las dependencias de la entidad, continua con la aplicación del programa, manuales, sistema de conservación, procedimientos e instructivos y culmina con la organización de archivos, acceso a la información, fortalecimiento tecnológico, conservación y preservación de los documentos en la entidad. 1.3. RESPONSABLE - Profesional Especializado - Jefes de dependencia - Todos los servidores públicos y contratistas 1.4. RESPONSABILIDADES



- Profesional Especializado: Divulgar y Coordinar la implementación de las estrategias y actividades. - Jefes de dependencia: El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia. -Todo servidor público y contratista debe custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado. 1.5. GENERALIDADES El pinar diseña el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental de la Corporación a corto, mediano plazo en cuya implementación se contemplan los aspectos del recurso humano, tecnológicos, insumos, presupuesto y de infraestructura, alineados con la plataforma estratégica de la Entidad y su implementación está desarrollada en el Programa de Gestión Documental, el cual establece las pautas, recursos y responsables para su ejecución. Para el desarrollo de las actividades de este procedimiento, se debe aplicar: Ley 594 de 2000 Acuerdo 42 de 2000 Ley 734 de 2002 Acuerdo 38 de 2002 Acuerdo 60 de 2001 Ley 1437 de 2011 Decreto 019 de 2012 Resolución 3799 del 2014 Decreto No. 1080 de 2015 GDO-PG-01 Programa Gestión Documental GDO-PN-01 Plan Institucional de Archivos Demás normas establecidas por el Gobierno Nacional y el Archivo General de la Nación y descritas en el nomograma. 2. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD



2.1 MISION

Ejercer como máxima autoridad ambiental en su jurisdicción, ejecutando políticas, planes, programas y proyectos ambientales, a través de la construcción de tejido social, para contribuir al desarrollo sostenible y armónico de la región. 2.2 VISION La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca –CAR- en el 2023 habrá incidido en la consolidación de un modelo regional viable, prospero, incluyente, equitativo y sostenible a través de una cultura ambiental responsable. 2.3 VALORES

Vida. En la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca nuestro principio rector es Conservar la Vida. Se integran a este principio los siguientes:

Honestidad. En la CAR, HONESTIDAD es la claridad, honradez y coherencia en el actuar, consistente con los propósitos de la Corporación.

Justicia. En la CAR, JUSTICIA es dar a cada cual lo que le corresponde y pertenece dentro del marco de la Constitución y la Ley, en donde prima el interés colectivo sobre el particular.

Respeto. En la CAR, RESPETO es el reconocimiento de la diferencia para construir Territorio.

2.4 POLITICA DE CALIDAD Ejercer como máxima autoridad ambiental en su jurisdicción, ejecutando políticas, planes, programas y proyectos ambientales, a través de construcción de tejido social, para contribuir en el desarrollo sostenible y armónico de la región. 2.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD Establecer y monitorear los lineamientos estratégicos mediante la ejecución de los instrumentos de planificación con el fin de garantizar el cumplimiento de la Misión, Visión, y la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Pública. 2.5 MAPA DE OPERACIÓN POR PROCESOS Dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, la Car cuenta con el mapa de procesos el cual se compone de cuatro tipos de procesos: ESTRATÉGICOS, MISIONALES, APOYO Y DE EVALUACIÓN. (Ver Mapa de Operación de Procesos) Como se observa dentro del mapa de operación por procesos se encuentra en los procesos de apoyo el proceso de Gestión Documental, que es transversal a todos los procesos, dando línea y herramientas archivísticas necesarias para el control y administración de los archivos generados por la Corporación.



Dentro de los instrumentos archivísticos, la Entidad cuenta con el Plan Institucional de Archivos – PINAR, diseñado con el objeto de apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental de la Corporación a corto, mediano plazo en cuya implementación se contemplan los aspectos del recurso humano, tecnológicos, insumos, presupuesto y de infraestructura, alineados con la plataforma estratégica de la Entidad y su implementación está desarrollada en el Programa de Gestión Documental, el cual establece las pautas, recursos y responsables para su ejecución. 3. DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

Gestión Documental mediante los seguimientos aplicados a los archivos de Gestión, visitas a las dependencias, charlas y capacitación con los funcionarios con respecto a la función archivística, con la aplicación de las tablas de retención de documental, con los seguimientos del desarrollo y cumplimiento de los trámites, con las solicitudes e inquietudes planteadas por las oficinas y además teniendo en cuenta los informes de los seguimientos a los archivos de gestión y transferencias documentales, fueron las actividades que permitieron identificar la situación actual en cuanto a los instrumentos utilizados, tecnología, diseño, implementación, mejora de los procesos de gestión documental y la adecuada administración de todos los recursos de la Gestión Documental.



De acuerdo a lo anterior se hizo el diagnóstico de la situación actual de la Gestión Documental y al mismo tiempo evaluar todos aquellos instrumentos que permiten el desarrollo, la mejora y control de la información.



4. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULARES Los aspectos críticos de la Entidad fueron definidos por el equipo de gestión documental a partir de la revisión de los instrumentos archivísticos, los cuales son los facilitadores de todos los procesos de la Gestión Documental. Se presenta la valoración y priorización de los aspectos críticos de la Gestión Documental en la CAR, mediante una valoración numérica del 1 al 10 donde 1 es considerado de muy bajo impacto y 10 de muy alto impacto de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores de la Gestión Documental; luego se suman todas las ponderaciones obtenidas y se clasifican así: si la suma total esta entre 30 y 35 se califica como prioridad alta, si es superior a 35 se califica como prioridad inmediata y si es inferior a 30 como prioridad media. Para la valoración se trabajó con la guía del AGN – Manual Formulación del Plan Institucional – PINAR. De acuerdo con los aspectos críticos identificados y con la priorización de los mismos, Gestión Documental proyecta el Plan Institucional de la Entidad - PINAR.



5. FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA El desarrollo del PINAR, para la Corporación se implementa dentro del marco estratégico del PGAR 2012-2023, en donde la dinámica territorial en la jurisdicción de la CAR es la protección, control y seguimiento del medio ambiente quedando como evidencia y registro de su gestión la documentación e información que se debe organizar, conservar y proteger el patrimonio documental de la Corporación. Por tanto, se establece el PINAR a corto plazo para el mantenimiento normal del proceso de Gestión Documental para el año 2017 – 2019 y para mediano y largo plazo las necesidades identificadas por la Entidad, con el fin de mejorar la Gestión Documental y dar cumplimiento a la nueva normatividad archivística. Por lo anterior, la Corporación establece la visión estratégica de acuerdo a la priorización de los aspectos críticos y ejes articulares analizados, así: La Corporación garantizará la administración de los archivos, la preservación de la información, y el fortalecimiento y articulación con miras a mejorar el sistema de información documental SIDCAR, realizar la valoración documental y actualizar las estrategias establecidas en el PINAR y PGD de acuerdo a las necesidades de la Corporación.

6. OBJETIVOS



6.1 Objetivo General Fortalecer el proceso de Gestión Documental mediante el diseño de un plan estratégico a corto, mediano y largo plazo en donde se establezcan proyectos y planes de trabajo asociados con el desarrollo de la función archivística y la gestión documental de la CAR. 6.2 Objetivos Específicos

1. Definir y documentar la política y procedimiento para conservación de documentos en soportes electrónicos.

2. Mantener actualizado los Sistemas de Información - SIDCAR, SAE Y KOFAX. 3. Apoyar con personal idóneo el desarrollo de los sistemas de información y gestión

de documentos electrónicos y para los archivos de gestión de la entidad con el fin de lograr una buena gestión del proceso de Gestión Documental de la Corporación.

4. Aplicar Proceso Valoración Documental y efectuar Transferencias Secundarias. 5. Mantener la actualización de las herramientas archivísticas PGD y PINAR de

acuerdo a las necesidades de la Corporación. 6. Capacitar los funcionarios y contratistas de la Corporación en todos los temas de la

Gestión Documental. 7. Realizar Seguimientos a los Archivos de Gestión y transferencias documentales

primarias al Archivo Central e Histórico. 8. Continuar con el proceso de mejora continua al proceso de Gestión Documental, de

acuerdo con el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. 9. Realizar la actualización y socialización del Sistema de Integrado de Conservación

Documental SIC. 10. Realizar procesos de migración de medios obsoletos a nuevos medios tecnológicos. 11. Continuar con el proceso de digitalización documental CAR de expedientes

ambientales y series transferidas al Archivo central e Histórico"

7. DESARROLLO DE LA FORMULACION DEL PROGRAMA Y DEMAS PLANES ASOCIADOS

Una vez identificados, valorados y priorizados los aspectos críticos de la función archivística y documental de la Entidad, se estableció el siguiente plan, de acuerdo a lo priorizado en el cuadro de aspectos críticos y se procedió a vincularlos a proyectos, programas y definir su objetivo, alcance e indicadores.



8. MAPA DE RUTA Y SEGUIMIENTO Los planes y proyectos establecidos a la fecha, por la Entidad para desarrollar el PINAR, para el periodo 2016-2019 con fechas de ejecución, entregables e indicadores son:

META ANUAL 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023

1. Definir y documentar la política para conformación y conservación de documentos en soportes

electrónicos Política documentos electrónicos 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

2. Mantener actualizado los Sistemas de Información - SIDCAR, SAE Y KOFAX Requerimientos implementados 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

3. Apoyar con personal idóneo el desarrollo de los sistemas de información y gestión de

documentos electrónicos.Contracción profesional 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

4. Aplicar Proceso Valoración Documental y efectuar Transferencias SecundariasInventario valoración del archivo

central e histórico100% N/A 0% 0% 0% 0% 0% 0%

5. Mantener la actualización de las herramienta archivísticas PGD y PINAR de acuerdo a la

necesidades de la Corporación, relacionan y describen las instrucciones para el desarrollo de los

procesos.

Actualización PINAR Y GD 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

6. Realizar Seguimientos a los Archivos de Gestión y Transferencias Documentales primerias al

Archivo Central e Histórico

Seguimiento a todos los archivos

de gestión100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

7. Continuar con el proceso de mejora continua al proceso de Gestión Documental, de acuerdo

con el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.

Actualización de la documentación

de SIGESPU - GD100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

2

PR

OY

EC

TO

DE

INV

ER

SIO

N

ME

TA

10

.1

1. Apoyar con personal idóneo los archivos de gestión de la Entidad con el fin de lograr una

buena gestión del proceso de Gestión Documental de la Corporación.

Contratación de 24 auxiliares de

archivo100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

3

PL

AN

DE

CA

PA

CI

TA

CIO

N

1. Capacitar los funcionarios y contratistas de la Corporación en todos los temas de la Gestión

Documental.

Cronograma Oficina Talento

Humano, Cronograma Gestión

Documental - SIDCAR y

100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

1. Realizar la actualización y socialización del Sistema de Integrado de Conservación Documental

SIC.SIC Ajustado 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

2. Realizar procesos de migración de medios obsoletos a nuevos medios tecnológicos. Migración a nuevos soportes 100% 0%

3. Continuar con el proceso de Digitalización Documental CAR de expedientes ambientales y

series transferidas al Archivo central e HistóricoDocumentos priorizado digitalizado 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

SIS

TE

MA

IN

TE

GR

AD

O

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NS

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VA

CIO

N

1

4

MEDIANO

LARGO PLAZO

(-4 AÑOS)INDICADORES

No

. O

rde

n LARGO PLAZO(3-4 AÑOS en

adelante)

INDICADORES PINAR

PR

OG

RA

MA

DE

GE

ST

ION

DO

CU

ME

NT

AL

OBJETIVOSCORTO PLAZO(Anual)

PROGRAMA

TIEMPO



9. BIBLIOGRAFIA

Colombia. Archivo General de la Nación - AGN. (2014). Manual: implementación de un Programa de Gestión Documental - PGD. Bogotá: El AGN. Colombia. Ministerio de Cultura. Archivo General de la Nación. (2014). Manual: formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR. Bogotá: Archivo General de la Nación. Decreto 1080. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Diario Oficial No.49.523 del 26 de mayo de 2015. Colombia. Ley 1712 de Trasparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 49.084 de 6 de marzo de 2014. Colombia. Presidencia de la República. Plan Institucional de archivos – PINAR. Bogotá. 2016. Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca. Programa de Gestión Documental - PGD. Bogotá. 2015 10. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Autor

/Memorando/Acta Fecha

1 Elaboración del Plan Resolución No. 2057 de

2017 2017

2 Modificación del Logo por cambio en el Slogan Institucional

N/A N/A

3

Ajuste a la descripción de actividades, inclusión de códigos de formatos, instructivos, generalidades, anexos, objetivo y alcance de acuerdo con recomendaciones de la OAP 20183127739

Grupo de Mejora

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