PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS VIGENCIA 2018 2021 · PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS VIGENCIA 2018...

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS VIGENCIA 2018 – 2021

Aprobado por el Comité de Archivo mediante el Acta No. 06, del 27 de diciembre de 2018

Gerencia Administrativa y Financiera – Dirección Administrativa

Grupo de Gestión Documental y Archivos

DICIEMBRE DE 2018

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDDC02

DOCUMENTO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

- PINAR - VERSIÓN 0

Aprobado:30/08/2019

Grupo de Gestión Documental y Archivos. Av. Calle 26 # 51-50 - 2202880 (091) Ext. 1136-1147 – C. P. 111321 – Bogotá D.C. - www.registraduria.gov.co

“Colombia es democracia, Registraduría su garantía

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN. ........................................................................................................... 3

1.1. MARCO NORMATIVO .................................................................................................... 4

1.2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. ........................................................................................................................... 5

2. SITUACIÓN ACTUAL DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. .. 8

TABLA 1. HERRAMIENTAS CON LAS QUE CUENTA LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. ................................................................................. 9

3. ASPECTOS CRÍTICOS. ............................................................................................... 10

TABLA 2. ASPECTOS CRÍTICOS Y DESCRIPCIÓN DEL RIESGO. ........................... 11

TABLA 3. EVALUACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES. ..... 12

4. VISIÓN ESTRATÉGICA (PINAR – RNEC). .................................................................. 13

4.1. OBJETIVOS DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA (PINAR – RNEC). ................................. 13

TABLA 4. OBJETIVOS - PLANES Y PROGRAMAS ASOCIADOS. .............................. 14

TABLA 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ........................................................... 15

CUADRO DE CONVENCIONES DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................ 16

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS. ..................................................................................... 17

6. RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PINAR. ....................................... 17

7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ............................................................................ 18

ANEXOS: EVALUACIÓN DE EJES ARTICULADORES ..................................................... 19

ANEXO 1. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. .................................................................. 19

ANEXO 2. ACCESO A LA INFORMACIÓN. ........................................................................ 20

ANEXO 3. PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN. ......................................................... 21

ANEXO 4. ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD. .......................................... 22

ANEXO 5. FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN. .......................................................... 23

http://www.registraduria.gov.co/




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1. INTRODUCCIÓN.

La Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC, en su interés por ofrecer al

colombiano un excelente servicio, ha visualizado la importancia de la función

archivística y por ello, ha planeado el fortalecimiento de las actividades relacionadas

con la Gestión Documental y sus Archivos. Para cumplir con estos objetivos, ha

elaborado instrumentos archivísticos, como la actualización de sus Tablas de

Retención Documental - TRD, sus Tablas de Valoración Documental - TVD, el

Sistema Integrado de Conservación - SIC, la Política de Gestión Documental, el

Programa de Gestión Documental - PGD y presenta en este documento su Plan

Institucional de Archivos – PINAR, el cual será un instrumento de planeación

archivística, que busca garantizar el cumplimiento de la función archivística

institucional, de una manera adecuada, pensada a corto mediano y largo plazo.

La alta dirección de la Entidad, en su rol estratégico y de planeación, ha fortalecido

las acciones de Gestión Documental y Archivos, ligada y articulada con las políticas

de Gestión de Calidad y la Planeación Estratégica, promoviendo en los servidores,

la apropiación de una cultura archivística y el fortalecimiento de sus competencias

por medio de la capacitación en la materia.

Con base en lo anterior, para el presente documento, la RNEC, identificó aspectos

críticos en relación con los archivos y la gestión documental, priorizando aquellos de

mayor impacto, a fin de ejecutar las actividades, proyectos y planes que se

necesiten, para el cumplimiento de la función archivística, acorde con la

normatividad vigente y las metodologías indicadas por el Archivo General de la

Nación, “Jorge Palacios Preciado”





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1.1. MARCO NORMATIVO

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.

Artículo 13. Instalaciones para los archivos. La administración púbica deberá

garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto

funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos,

adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las

especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La

documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y

éste, ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos,

por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.

Parágrafo 1°. La administración pública podrá contratar con personas naturales o

jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de

documentos de archivo.

Parágrafo 3°. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y

condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten

servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de

documentos de archivo o administración de archivos históricos.

Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la

Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en

ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos

en sus diferentes fases.

Decreto 106 de 2015. Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000

en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las Entidades del

estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se

dictan otras disposiciones.





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Artículo 31: Instalaciones físicas de los archivos. El Archivo General de la Nación

podrá ordenar que se lleven a cabo las actividades necesarias para adecuar las

instalaciones físicas de los archivos de las entidades del Estado, así como de los

documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o

poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

1.2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL

ESTADO CIVIL.

MISIÓN

“Garantizar la organización y transparencia del proceso electoral, la oportunidad y

confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, contribuir al fortalecimiento

de la democracia mediante su neutralidad y objetividad, promover la participación

social en la cual se requiera la expresión de la voluntad popular mediante sistemas

de tipo electoral en cualquiera de sus modalidades, así ́como promover y garantizar

en cada evento legal en que deba registrarse la situación civil de las personas, que

se registren tales eventos, se disponga de su información a quien deba legalmente

solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idóneos establecidos por las

disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas”.

VISIÓN

“La Registraduría Nacional del Estado Civil, haciendo uso de la más alta

competencia de su talento humano, será en el 2019 una entidad reconocida a nivel

nacional e internacional por la innovación, eficiencia y transparencia en la

identificación de los colombianos, de los procesos electorales, de los mecanismos

de participación ciudadana y por el fomento de los valores cívicos y democráticos

especialmente en niños y jóvenes”.





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GESTIÓN ÉTICA Y VALORES

La Entidad cuenta con el Grupo de Gestión Ética para fomentar, promover y

fortalecer una cultura de trabajo ético integral y de buen desempeño, a través de la

divulgación y socialización de los valores y principios establecidos en el Plan

Estratégico 2015 – 2019, para que se generen escenarios de responsabilidad y

compromiso que posibiliten en forma progresiva el mejoramiento continuo de la

gestión institucional.

Valores: Ejes Temáticos:

Transparencia. -Medio Ambiente.

Honestidad. -Trabajo de Equipo.

Eficiencia. -Comunicación.

Responsabilidad. -Servicio al colombiano.

Compromiso.

Respeto.

Principios

Servicio a los colombianos en condiciones de igualdad

Garantía de imparcialidad a los actores políticos en los procesos electorales

El talento humano es lo más valioso de la entidad

Gestión democrática y participativa

Formación en valores cívicos y democráticos a los colombianos





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POLÍTICA DE CALIDAD

“Constitucional y legalmente la RNEC es la Entidad encargada de identificar a las

personas, llevar su registro civil y organizar los procesos electorales en el país,

para lo cual cuenta con un sistema de gestión de la calidad orientado al

cumplimiento de la misión institucional de manera eficiente, eficaz y efectiva de

acuerdo con las necesidades y expectativas de los colombianos, promoviendo

valores cívicos y democráticos, mediante la asignación de recursos, la innovación

tecnológica de los sistemas de información, la cultura del mejoramiento continuo

con un talento humano competente y comprometido”.

OBJETIVOS DE CALIDAD

Lograr que la Registraduría Nacional del Estado Civil se convierta en la entidad con

mejores índices de transparencia, confiabilidad y alta calidad en la prestación

efectiva del servicio y en la entrega de sus productos a todos los colombianos y a

todas las empresas públicas y privadas que así lo requieran dentro y fuera del

territorio nacional.

Consolidar el CEDAE como centro de investigación, capacitación de las áreas

misionales y formación en valores cívicos y democráticos que sirva de referente a

nivel nacional y regional, brindando servicios a los colombianos, a las entidades

públicas y privadas, así como a los partidos y movimientos políticos.

Optimizar los procesos de las áreas misionales del Registro Civil e Identificación

para asegurar una prestación efectiva del servicio a usuarios internos y externos,

reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando la calidad, mediante la

renovación tecnológica de los sistemas de información del Macro proceso.

Fortalecer el proceso electoral, mediante la optimización de los procesos y la

innovación tecnológica y la educación sobre la ética y valores del recurso humano

de la Entidad, con el fin de garantizar las transparencia, confiabilidad y eficiencia de

las elecciones y de los diferentes mecanismos de participación ciudadana, con

Perspectiva de cambio y adaptación con ocasión de las fases del postconflicto.

Fortalecer la Gestión del desarrollo, desempeño, relaciones humanas y sociales de

los servidores de la RNEC, para que estos sean más eficaces y eficientes en la

realización de sus actividades, a través de los planes, programas y proyectos de la

Gerencia del Talento Humano.





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Modernizar la infraestructura tecnológica orientada a la optimización de

procesos misionales y de apoyo que permitan responder en condiciones de

oportunidad y eficacia a la sociedad.

2. SITUACIÓN ACTUAL DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO

CIVIL.

Con base en los resultados del Diagnóstico realizado en el Nivel Central, en las

Delegaciones Departamentales, en las Registradurías Municipales, Especiales y

Auxiliares, en donde se evaluaron varios factores como, las condiciones de

seguridad, medio ambientales, la infraestructura de los depósitos de archivo, la

organización de los fondos documentales acumulados, la actualización y/o creación

de instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental y las

Tablas de Valoración Documental, los procesos utilizados por la Entidad para la

preservación y conservación de los archivos, se pudo concluir que, la Registraduría

Nacional del Estado Civil, tenía a principios del año 2016, 28.000 metros lineales

aproximadamente, de Fondos Documentales Acumulados, no tenía espacios

suficientes en ciertas regiones del país para los archivos, no contaba con todos los

instrumentos archivísticos requeridos y adolecía de una cultura archivística.

Por lo anterior, la actual administración de la Entidad, priorizó el tema de Gestión

Documental y Archivos y procedió en el año 2016, a iniciar un Proceso Licitatorio,

el cual culminó con la asignación de un Contrato de Prestación de Servicios con

una Unión Temporal, para intervenir 5000 metros lineales de los fondos

documentales acumulados, elaborar las Tablas de Valoración Documental,

digitalizar siete millones de imágenes de la documentación intervenida y capacitar a

la totalidad de servidores en Gestión del Cambio Institucional y Gestión

Documental y Archivos.

Actualmente, la Entidad cuenta con algunas herramientas e instrumentos

archivísticos, los cuales se señalan en el cuadro siguiente:





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HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS

ARCHIVÍSTICOS DESCRIPCIÓN

Diagnóstico Integral de los Archivos a Nivel

Nacional.

En el año 2014 la Registraduría Nacional del Estado Civil

realizó un diagnóstico de los depósitos de archivo para evaluar

las condiciones de los documentos, conservación de los

archivos, aplicación de los instrumentos archivísticos y los

procedimientos relacionados en la Gestión Documental.

Planes de Mejoramiento Archivístico.

Los Planes de Mejoramiento Archivísticos son remitidos por los

entes que regulan la Registraduría Nacional del Estado Civil,

los cuales son; el Archivo General de la Nación y la Contraloría

General de la República. Éstos, emiten planes o programas de

mejoramiento para tomar medidas preventivas y correctivas en

caso de que la documentación de la entidad se encuentre en

riesgo o sufra daños por condiciones físicas, climáticas o medio

ambientales.

Sistema Integrado de Conservación.

Realizado por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el

año 2018, establece métodos para la conservación y

preservación física de los documentos.

Programa de Gestión Documental.

Elaborado en la Registraduría Nacional del Estado Civil y

aprobado por el Comité de Archivo mediante el acta N° 06 del

12 de diciembre de 2017 y proyectado hasta el año 2021.

Plan Institucional de Formación y Capacitación.

El Plan Institucional de Formación y Capacitación - PIFC es el

conjunto de actividades de capacitación y formación dirigidas a

los servidores de la Entidad que busca desarrollar y fortalecer

competencias, conocimientos y habilidades para contribuir al

cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, mejorando

así la calidad en la prestación del servicio al colombiano y el

eficaz desempeño del cargo.

Tablas de Valoración Documental.

Es el instrumento archivístico que la Entidad requiere para la

organización de los Fondos Documentales Acumulados.

Actualmente, en proceso de evaluación en el AGN.

Tablas de Retención Documental Actualizadas.

Es el instrumento archivístico que la Entidad requiere para la

organización de sus archivos y la realización de las

transferencias primarias y secundarias. Actualmente

convalidadas por el AGN y certificadas el 27 de diciembre de

2018.

Tabla 1. Herramientas con las que cuenta la Registraduría Nacional del Estado Civil.





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3. ASPECTOS CRÍTICOS.

Los Aspectos Críticos señalados en el siguiente cuadro, corresponden a aquellos más relevantes, producto del Diagnóstico realizado en la Entidad en el año 2014. La Registraduría Nacional del Estado Civil, inició desde el año 2016 el fortalecimiento de la Gestión Documental Institucional, impactando los cinco (5) aspectos más críticos señalados, lo cual se evidencia en el cuadro de herramientas e instrumentos archivísticos, registrados en la Tabla N° 1. (Diagnóstico Integral de los Archivos a Nivel Nacional, Planes de Mejoramiento Archivístico, Sistema Integrado de Conservación, Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Formación y Capacitación, Tablas de Valoración Documental, Tablas de Retención Documental Actualizadas y Plan Institucional de Archivos - PINAR).

ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO

1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación.

Pérdida de la información.

Daño de la documentación por factores físicos, químicos y biológicos.

2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y la Organización Archivística.

La no aplicación de la normatividad y de los procedimientos archivísticos adecuados.

3. En algunas sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los depósitos de archivo no cuentan con los espacios e infraestructura adecuados.

Formación de Fondos Documentales Acumulados.

Pérdida de la información.

Deterioro de los documentos.





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4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente.

Archivos de Gestión Desorganizados

Formación de Fondos Documentales Acumulados.

5. Falta elaborar e implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA

Afectación del Servicio al Ciudadano por demoras en el acceso a la información.

La Registraduría Nacional del Estado Civil, relegada en tecnologías de la información, frente a otras entidades públicas.

Pérdida de información por falta de controles a la documentación generada en medio electrónico.

Tabla 2. Aspectos críticos y descripción del riesgo.




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EJES ARTICULADORES

ASPECTOS CRÍTICOS ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS ACCESO A LA INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

ASPECTOS TECNOLÓGICOS

Y DE SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN

TOTAL

1. Falta la implementación del Sistema Integrado de Conservación

7 4 7 6 10 34


8 6 1 3 8 26


2 3 2 9 4 20


6 2 4 1 6 19


5 1 2 0 4 12

TOTAL 28 16 16 19 32

Tabla 3. Evaluación de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.





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4. VISIÓN ESTRATÉGICA (PINAR – RNEC).

El Plan Institucional del Archivos – PINAR de la Registraduría Nacional del Estado

Civil, garantizará el desarrollo de la función archivística, conforme las mejores

prácticas, articulado con la Planeación Estratégica de la Entidad, buscando la

excelencia en la prestación del servicio al colombiano.

Para la ejecución del Plan Institucional de Archivos, la Administración de la

Registraduría Nacional del Estado Civil definirá los recursos económicos, logísticos

y técnicos, con base en el presupuesto asignado.

4.1. OBJETIVOS DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA (PINAR – RNEC).

Garantizar la conservación, organización y custodia de los documentos.

Aplicar las Tablas de Retención y las Tablas de Valoración Documental.

Capacitar a los servidores en temas de la Gestión Archivística.

Articular el Plan Institucional de Archivos con el Programa de Gestión

Documental y realizar los controles y seguimientos, para cumplir con las

metas establecidas en el mismo.




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ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS.


Implementar el Sistema Integrado de Conservación.

Plan de sensibilización y toma de conciencia. Plan de inspección y mantenimiento de

instalaciones. Plan de monitoreo y control ambiental. Plan de limpieza de áreas y documentos. Plan de saneamiento y control de plagas. Plan de conservación en la producción y manejo

Documental. Plan de prevención y atención de desastres.


Incluir en el Plan Institucional de Formación y Capacitación de la Entidad, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y la organización archivística.

Programa de Gestión Documental. Sistema Integrado de Conservación.


Adecuar los depósitos de archivo para garantizar la conservación de los documentos.

Plan de Acción de la RNEC. Plan Institucional de Archivos. Sistema Integrado de Conservación


Socializar los instrumentos archivísticos y capacitar a los servidores sobre temas archivísticos.

Programa de Gestión Documental. Plan Institucional de Capacitación.


Elaborar el Sistema de Gestión De Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA

Proyectos de Inversión. Programa de Gestión Documental.

Tabla 4. Objetivos - Planes y Programas Asociados.




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OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS.

TIEMPO 2018 - 2021

CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO

2018 2019 2020 2021

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elaborar e implementar el Plan Institucional de Archivos.

Plan Institucional de Archivos - PINAR

Implementar el Sistema Integrado de Conservación.

Plan de sensibilización y toma de conciencia

Plan de inspección y mantenimiento de instalaciones

Plan de monitoreo y control ambiental

Plan de limpieza de áreas y documentos

Plan de saneamiento y control de plagas

Plan de conservación en la producción y manejo Documental

Plan de prevención y atención de desastres

Incluir en el Plan Institucional de Formación y Capacitación de la Entidad, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y la organización archivística.


Sistema Integrado de Conservación.

Adecuar los depósitos de archivo para garantizar la conservación de los documentos..

Plan de Acción de la RNEC.

Plan Institucional de Archivos. Sistema Integrado de Conservación

Socializar los instrumentos archivísticos y capacitar a los servidores sobre temas archivísticos.


Socialización de las Tablas de Retención Documental TRD.

Socialización de las Tablas de Valoración Documental TVD.

Plan Institucional de Capacitación.

Elaborar e implementar el Sistema de Gestión De Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA

Proyectos de Inversión.


Tabla 5. Cronograma de actividades PINAR 2018 - 2021.





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CUADRO DE CONVENCIONES DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Elaboración de instrumentos y planes archivísticos.

Implementación del Plan Institucional de Archivos - PINAR.

Implementación Sistema Integrado de Conservación -SIC

Plan Institucional de Capacitación.

Adecuación de los depósitos de archivo.

Socialización de los instrumentos archivísticos.

Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.





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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS.

Programa de Gestión Documental 2017 – 2021. Aprobado por el Comité de

Archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil mediante el acta N° 6

del 12 de diciembre de 2017.

Sistema de conservación preventiva de documentos y archivos.

Registraduría Nacional del Estado Civil. Grupo Gestión Documental y

Archivos.

Resolución 4115 del 18 de mayo de 2016. Registraduría Nacional del Estado

Civil. Grupo Gestión Documental y Archivos.

Sistema Integrado de Conservación 2018.

Diagnóstico integral de la Gestión Documental física y electrónica de la

Registraduría Nacional del Estado Civil a Nivel Central y Desconcentrado

2014.

Plan Institucional de Capacitación. Registraduría Nacional del Estado Civil.

Gerencia de Talento Humano.

Actualización de las Tablas de Retención Documental e implementación

Tablas de Valoración Documental.

6. RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PINAR.

Gestores del PINAR

Gerencia Administrativa y Financiera.

Dirección Administrativa.

Grupo de Gestión Documental y Archivos.

Gerencia de Talento Humano.

Gerencia Informática.

Aplicación del PINAR.

Todas las dependencias.





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7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

Colombia, Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”. Manual para

la formulación de Plan Institucional de Archivos – PINAR 2014.

Colombia, Bogotá D.C. Registraduría Nacional del Estado Civil “Grupo de

Gestión Documental y Archivos”. Sistema de Conservación Preventiva de

Documentos y Archivos.


Gestión Documental y Archivos”. Diagnóstico de la Gestión Documental de la

Registraduría Nacional del Estado Civil.


Gestión Documental y Archivos”. Programa de Gestión Documental vigencia

2017 – 2021. Aprobado por el Comité de Archivo mediante Acta 06, el 12 de

diciembre de 2017.

Colombia, Bogotá D.C. Registraduría Nacional del Estado Civil. “Archivo y

Correspondencia”. Política de Gestión Documental 18 de mayo de 2016.

Resolución 4115 de 2016.





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ANEXOS: EVALUACIÓN DE EJES ARTICULADORES

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ASPECTOS CRÍTICOS EJE ARTICULADOR SOLUCIÓN DIRECTA

S1 S2 S3 S4 S5


Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.

1 1 1 1 1

Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.

1 1

2. La Entidad no ha incluido en el Plan Institucional de Formación y Capacitación, temas directamente relacionados con la Gestión Documental y organización archivística.

Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de los documentos.

1 1 1

Se tiene establecida la política de gestión documental

1


Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.

1

Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.

1 1 1

4. No se han aplicado los instrumentos archivísticos adecuadamente y por lo tanto hay Fondos Documentales Acumulados.

Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos

1 1 1 1

Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.

1 1


El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.

1 1

Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.

1 1 1 1 1

TOTAL 7 8 5 6 2 Anexo 1. Administración de Archivos.





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ACCESO A LA INFORMACIÓN


S1 S2 S3 S4 S5


Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.

1 1

Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.

1


Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.

1 1

Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos articulados con el plan institucional de capacitación.

1 1


Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.

1

El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad.

1


Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información.

1

Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel.

1 1


Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en Línea -GEL

1 1 1

Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano.

1

TOTAL 4 6 1 2 3

Anexo 2. Acceso a la información.





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PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN


S1 S2 S3 S4 S5


Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.

1 1 1

Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.

1


Se cuenta con archivos centrales e históricos.

1 1

La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad.

1 1


Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación SIC

1

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica.

1 1


Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.

1

Se tiene implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.

1 1


Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados.

1

Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.

1

TOTAL 7 1 2 4 2

Anexo 3. Preservación de la información.





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ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD


S1 S2 S3 S4 S5


Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.

1 1

Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer bueno uso de los documentos.

1


Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.

1 1

Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.

1 1


Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.

1 1 1

Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos

1


Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición y uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.

1

Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción.

1


Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.

1 1 1

Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.

1 1 1

TOTAL 6 3 0 1 9

Anexo 4. Aspectos Tecnológicos y de Seguridad.





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FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN


S1 S2 S3 S4 S5


La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.

1

Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad.

1 1


Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad.

1 1

Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística

1 1 1 1 1


Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales.

1 1

Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio.

1 1 1 1 1


Se cuenta con procesos de mejora continua.

1 1 1 1 1

Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad.

1 1 1


Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos.

1 1

La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.

1 1 1 1 1

TOTAL 10 8 4 6 4

Anexo 5. Fortalecimiento y Articulación.




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REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL - RNEC

ACTIVIDADES PINAR 2019 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elaboración y presentación de Transferencias primarias. Archivos de Gestión. Socialización, Actualización Tablas de Retención Documental RNEC - Delegaciones Departamentales.

Socialización Actualización Tablas de Retención Documental RNEC - Nivel Central - Fundamentación Archivística.

Estrategias de Formación y procesos de conservación que aseguren el mantenimiento adecuado de los documentos - Cronograma de aseo y limpieza para Depósitos de Archivo en toda la Entidad.

Estrategias de prevención y atención de desastres en archivos de la Entidad. Se realizarán Visitas, Talleres, Procedimientos para definir niveles de riesgo.

Elaboración del Programa de Saneamiento y Control de plagas para todos los Depósitos de Archivo. Fumigación, desratización y desinsectación en todos los depósitos de Archivo de la RNEC.

Revisión a seis depósitos de Archivos Centrales de Delegaciones Departamentales para verificación de aseo de cajas, carpetas, estantes e instalaciones, extintores, instalaciones eléctricas, control ambiental e iluminación. Instalación de Termo higrómetros y deshumidificadores

Seguimiento y Verificación de Organización de Archivos de Gestión, con Aplicación de TRD actualizadas. Revisión de Series Documentales, Subseries y Tipos Documentales, Foliación, hoja de control, Rotulación de Carpetas y Cajas tanto a Nivel Central y Desconcentrado.

Revisión de Informes Presentados por las Delegaciones sobre la Aplicación de TRD - Transferencias, eliminaciones y Sub-comités de Archivos.

Anexo 6: Cronograma de Actividades Específicas del PINAR 2019.





Aprobado:30/08/2019



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ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA

VERSIÓN

Nuevo Gerente Administrativo y Financiero 27/12/2018 0

ELABORÓ: José Alexander Melo Castro Coordinador Gestión Documental y Archivos

REVISÓ: Luis Fernando García Cerón Director Administrativo

APROBÓ: Carlos Garzón Saboya Gerente Administrativo y Financiero

FECHA: 3/09/2018 FECHA: 22/11/2018 FECHA: 27/12/02018


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