PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC) 2015 DIRECCION DE ... · La información base para el...
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SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC) 2015 DIRECCION DE GESTION CORPORATIVA BOGOTÁ, D.C MAYO 2015
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SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC)
2015
DIRECCION DE GESTION CORPORATIVA
BOGOTÁ, D.C MAYO 2015
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TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION ........................................................................................................ 4
2. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION – PIC 2015 .......................................... 6
2.1. MARCO NORMATIVO ......................................................................................... 6
2.2. OBJETIVOS ........................................................................................................ 7
2.2.1. OBJETIVO GENERAL .................................................................................. 7
2.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................... 7
2.3. ALCANCE DEL PIC ............................................................................................. 7
2.4. FASES PARA LA FORMULACIÓN DEL PIC ....................................................... 8
2.4.1. SENSIBILIZACIÓN: ...................................................................................... 8
2.4.2. FORMULACIÓN PROYECTOS DE APRENDIZAJE: .................................... 8
2.4.3. CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DE LOS P.A. EN EQUIPO
FORMULADOS EN LA ENTIDAD: .............................................................................. 8
2.4.4. PROGRAMAR EL PIC INSTITUCIONAL CON BASE EN LOS PROYECTOS
DE APRENDIZAJE: .................................................................................................... 8
2.4.5. EJECUCIÓN DEL PIC: ................................................................................. 9
2.5. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CAPACITACION ............................................ 9
2.6. PRESUPUESTO ................................................................................................ 10
2.7. OBLIGACIONES ................................................................................................ 10
2.8. POBLACIÓN OBJETO DEL ESTUDIO .............................................................. 12
2.8.1. POBLACIÓN POR CARGOS EN LA SDA .................................................. 12
2.9. IDENTIFICACION DE NECESIDADES DE CAPACITACION. ........................... 13
2.9.1. NECESIDADES IDENTIFICADAS EN EL 2014, PARA ABORDAR EN LOS
AÑOS 2014-2015. .................................................................................................... 13
2.9.2. PRIORIZACION REALIZADA EN EL 2014 ................................................. 18
2.9.2.1. CAPACITACIONES REALIZADAS.......................................................... 18
2.9.3. NECESIDADES IDENTIFICADAS PARA EL PIC 2015............................... 21
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2.9.4. PRIORIZACION REALIZADA PARA EL PIC 2015 ...................................... 23
2.9.5. ESTRATEGIAS DE CAPACITACION Y CUMPLIMINETO DEL PIC 2015 .. 24
2.10. EVALUACION Y SEGUIMIENTO ................................................................... 24
2.11. INDICADORES .............................................................................................. 25
3. PLAN DE INDUCCION Y REINDUCCION ................................................................ 25
3.1. INDUCCION ...................................................................................................... 25
3.1.2. RESPONSABLES DEL DESARROLLO DE LA INDUCCIÓN:..................... 27
3.2. REINDUCCION: ................................................................................................ 27
3.3. REGISTRO DE INDUCCION Y REINDUCCION ................................................ 27
3.4. EVALUACION DE INDUCCION Y REINDUCCION............................................ 28
3.5. INDICADORES .................................................................................................. 28
4. GLOSARIO ............................................................................................................... 29
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1. INTRODUCCION
La Secretaría Distrital de Ambiente, es una entidad pública del orden distrital, esto quiere decir que depende totalmente de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Su naturaleza jurídica la constituye como la entidad rectora del medio ambiente distrital y principal coordinadora de su ejecución. Desde la Dirección de Gestión Corporativa que tiene como objeto dirigir y coordinar la gestión administrativa mediante la provisión de los recursos y servicios necesarios para lograr el normal funcionamiento de la Secretaría, así como promover y orientar su desarrollo y mejora organizacional, en desarrollo del proceso de Gestión del Talento Humano, se despliega el Plan Institucional de Capacitación 2015. Para el desarrollo del PIC se tienen en cuenta los lineamientos y disposiciones del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP y el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital –DASCD, así como los lineamientos establecidos al interior de la Secretaría Distrital de Ambiente. La información base para el Plan de capacitación institucional del 2015 de la Secretaria Distrital de Ambiente, se realizó con el resultado del diagnóstico de capacitación para la entidad del2014 involucrando a todos los funcionarios de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción de los diferentes niveles jerárquicos para asegurar una mayor cobertura, efectividad en el cumplimiento de los resultados misionales.
El PIC recoge los lineamientos generales impartidos por el Gobierno Nacional a través del Plan Nacional de Formación y Capacitación, y la normatividad que sobre la materia rige para la administración pública, así como el enfoque de la formación basada en competencias y lineamientos pedagógicos y de gestión, acordes con el proceso de planeación institucional, que permite una capacitación integral, desde la realización del ser como del saber y el hacer, es decir, que transcienda el conocimiento, por cuanto es una forma de recrear y reinventar el conocimiento a partir de las experiencias de los funcionarios para lograr un mejor desempeño laboral, y una manera de integrar a los funcionarios mediante el trabajo en equipo al momento de definir los proyectos de aprendizaje a partir del diagnóstico de necesidades levantado por dependencias.
En concordancia con lo anterior y atendiendo lo establecido en el artículo 36 de la Ley 909 de 2004 y el artículo 65 del Decreto 1227 de 2005,“el plan debe responder a estudios técnicos que identifiquen necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los funcionarios y estar orientado a desarrollar capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias funcionales, con mira a propiciar la eficacia personal, grupal y organizacional,
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posibilitando así el desarrollo profesional de los funcionarios el mejoramiento de los procesos de la Entidad”
De igual forma en cumplimiento del artículo 7 del Decreto 1567 de 1998 se establecen los Programas de Inducción y reinducción, los cuales obligatoriamente deben estar incluidos dentro de los planes institucionales de la entidad
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2. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION – PIC 2015
El Plan institucional de Capacitación (PIC) es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad pública.
2.1. MARCO NORMATIVO Acogiendo los parámetros señalados por el gobierno en materia de capacitación se presenta la normatividad que soporta los planes de capacitación.
La Constitución Política de Colombia de 1991, en especial el artículo 53.
La ley 30 de 1992, por la cual se organiza el servicio público de educación superior.
La ley 115 de 1994, Ley General de Educación.
La Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario Único, que en su artículo 33 señala, entre otros derechos, de los servidores públicos, “3. Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones”.
La Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, en especial en el artículo 36 del Título VI, relacionado con la capacitación de los empleados públicos, en donde se indican los objetivos y la formulación de los planes y programas respectivos
Decreto Ley 1567 de 1998, por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.
El Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004.
El Decreto No 4465 del 29 de noviembre de 2007, por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación de Servidores Públicos.
Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación con base en proyectos de aprendizaje en equipo. Tiene el propósito de establecer pautas para que la formulación de los planes institucionales de capacitación – PIC’s - se aborde de manera integral.
Directiva 001 del 26 de diciembre de 2011. Lineamientos sobre Capacitación para el Distrito Capital. Secretaría General. Estudios en horas laborales.
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Finalmente, y como marco de referencia se tendrá en cuenta Plan de Desarrollo Distrital Bogotá Humana 2012 – 2016, que tiene como objetivo general, mejorar el desarrollo humano de la ciudad.
2.2. OBJETIVOS
2.2.1. OBJETIVO GENERAL
Fortalecer las competencias laborales de los funcionarios de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción de la Secretaria Distrital de Ambiente, para el cumplimiento de la misión institucional.
2.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de una ética del servicio público;
2. Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales;
3. Facilitar la preparación permanente de los empleados con el fin de elevar sus niveles de satisfacción personal y laboral, así como de incrementar sus posibilidades de ascenso dentro de la carrera administrativa.
4. Priorizar las necesidades de temas de capacitación, identificadas en el diagnóstico realizado en la vigencia 2014 y establecer las estrategias para suplir estas necesidades.
5. Establecer las fuentes de capacitación, de acuerdo a las temáticas identificadas y diseñar herramientas para medir el cumplimiento del PlC.
2.3. ALCANCE DEL PIC
Este plan se llevará a cabo durante la vigencia 2015, a partir de las necesidades identificadas en el proceso de diagnóstico de capacitación realizado en el 2014, y cubrirá los temas que no se desarrollaron durante esa vigencia y/o que solicitaron su ampliación o repetición.
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2.4. FASES PARA LA FORMULACIÓN DEL PIC1
Estas son las fases que se tuvieron en cuenta, para el diagnóstico e identificación de las necesidades de capacitación 2014 – 2015 de los funcionarios de la Secretaria Distrital de Ambiente; actividades que se llevaron a cabo en el 2014.
2.4.1. SENSIBILIZACIÓN:
Se preparó y motivó a la totalidad del personal en la entidad para que conocieran las nuevas orientaciones de la política y la capacitación por competencias, entendieran qué son los proyectos de aprendizaje, las situaciones problemáticas y los equipos de aprendizaje. En esta fase se trató que quedaran claros los procedimientos a seguir, el contenido y la forma de diligenciar las fichas de aprendizaje colectivo e individual.
2.4.2. FORMULACIÓN PROYECTOS DE APRENDIZAJE:
Consistió en asegurar la conformación de equipos de aprendizaje por área, proceso u otro criterio para que de manera organizada se trabajará en la solución de un problema o necesidad institucional a través de la formulación de proyectos de aprendizaje.
2.4.3. CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DE LOS P.A. EN EQUIPO FORMULADOS EN LA ENTIDAD:
En esta fase, el área de recursos humanos recogió y clasificó la información de los proyectos de aprendizaje -PAE- formulados en la entidad, con el fin de organizarlos, analizarlos y facilitar la fijación de prioridades de las acciones a realizar para ser incluidas en la formulación del PIC – Plan Institucional de Capacitación.
2.4.4. PROGRAMAR EL PIC INSTITUCIONAL CON BASE EN LOS PROYECTOS DE APRENDIZAJE:
Significó tomar decisiones sobre los problemas de aprendizaje que serán atendidos, se organizaron las actividades de capacitación a desarrollar y determinar la mejor distribución de los recursos y medios disponibles. Esta programación se sintetizó en el Plan Institucional de Capacitación, PIC.
1Fases de guía metodológica para la formulación del Plan Institucional de Capacitación ESAP y Departamento de la
Función Pública
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2.4.5. EJECUCIÓN DEL PIC: Implicó poner en marcha las distintas acciones para garantizar la realización de las estrategias o métodos de aprendizaje previstos en los proyectos de aprendizaje.
2.5. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CAPACITACION 2
Las entidades administrarán la capacitación aplicando estos principios.
a. Complementariedad. La capacitación se concibe como un proceso complementario de la planeación, por lo cual debe consultarla y orientar sus propios objetivos en función de los propósitos institucionales;
b. Integralidad. La capacitación debe contribuir al desarrollo del potencial de los empleados en su sentir, pensar y actuar, articulando el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo y el aprendizaje organizacional;
c. Objetividad. La formulación de políticas, planes y programas de capacitación debe ser la respuesta a diagnósticos de necesidades de aprendizaje previamente realizados utilizando procedimientos e instrumentos técnicos propios de las ciencias sociales y administrativas;
d. Participación. Todos los procesos que hacen parte de la gestión de la capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de planes y programas, deben contar con la participación activa de los empleados;
e. Prevalencia del Interés de la Organización. Las políticas y los programas responderán fundamentalmente a las necesidades de la organización;
f. Integración a la Carrera Administrativa. La capacitación recibida por los empleados
debe ser valorada como antecedentes en los procesos de selección, de acuerdo con las disposiciones sobre la materia.
g. Prelación de los Empleados de Carrera. Para aquellos casos en los cuales la
capacitación busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera más allá del mediano plazo, tendrá prelación los empleados de carrera. Los empleados vinculados mediante nombramiento provisional, dada la temporalidad de su vinculación, sólo se beneficiarán de los programas de inducción y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo.
h. Economía. En todo caso se buscará el manejo óptimo de los recursos destinados a
la capacitación, mediante acciones que pueden incluir el apoyo interinstitucional. i. Énfasis en la Práctica. La capacitación se impartirá privilegiando el uso de
metodologías que hagan énfasis en la práctica, en el análisis de casos concretos y en la solución de problemas específicos de la entidad.
2guía metodológica para la formulación del Plan Institucional de Capacitación ESAP y Departamento de la Función
Pública
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j. Continuidad. Especialmente en aquellos programas y actividades que por estar dirigidos a impactar en la formación ética y a producir cambios de actitudes,
requieren acciones a largo plazo.
2.6. PRESUPUESTO La Dirección de Gestión Corporativa tiene establecido en su plan de contratación 2015, un presupuesto aprobado por la Secretaria Distrital de Hacienda en su rubro capacitación, que corresponde según el Decreto 603 de 2014 de la Alcaldía Mayor a “Los gastos que tengan por objeto atender las necesidades de capacitación, formación y utilidad de nuevos conocimientos que contribuyan al mejoramiento institucional, de conformidad con lo establecido por la Ley 909 de 2004 y su decretos reglamentarios. Se clasifica en capacitación interna y capacitación externa” el valor disponible para esta vigencia es de CUARENTA MILLONES DE PESOS ($40.000.000.oo) MDA CTE.
2.7. OBLIGACIONES
2.7.1. Obligaciones de las Entidades.3
a. Identificar las necesidades de capacitación, utilizando para ello instrumentos técnicos que detecten las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales;
b. Formular, con la participación de la Comisión de Personal, el plan institucional de capacitación, siguiendo los lineamientos generales impartidos por el Gobierno Nacional y guardando la debida coherencia con el proceso de planeación institucional;
c. Establecer un reglamento interno en el cual se fijen los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitación;
d. Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de capacitación, de acuerdo con las normas aplicables en materia presupuestal;
e. Programar las actividades de capacitación y facilitar a los empleados su asistencia a las mismas;
f. Establecer previamente, para efectos de contratar actividades de capacitación, las condiciones que éstas deberán satisfacer en cuanto a costos, contenidos, metodologías, objetivos, duración y criterios de evaluación;
g. Llevar un archivo de la oferta de servicios de capacitación de organismos públicos como de antes privados, en el cual se indiquen la razón social, las áreas temáticas
3 Artículo 11 de la ley 1567 de 1998 a nivel nacional
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que cubren, las metodologías que emplean, así como observaciones evaluativas acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad;
h. Evaluar, con la participación de la Comisión de Personal, el impacto del plan de capacitación, adoptado y aplicando para ello instrumentos técnicos e involucrando a los empleados;
i. Presentar los informes que soliciten el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública.
j. Ejecutar sus planes y programas institucionales con el apoyo de sus recursos humanos o de otras entidades, de sus centros de capacitación o los del sector administrativo al cual pertenecen, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contratación se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia.
k. Diseñar los programas de inducción y de reinducción a los cuales se refiere este Decreto - Ley e impartirlos a sus empleados, siguiendo a las orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administración Pública bajo la
orientación del Departamento Administrativo de la Función Pública.
2.7.2. Obligaciones de los Empleados con Respecto a la Capacitación.4:
a. Participar en la identificación de las necesidades de capacitación de su dependencia o equipo de trabajo;
b. Participar en las actividades de capacitación para las cuales haya sido seleccionado y rendir los informes correspondientes a que haya lugar;
c. Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos para mejorar la prestación del servicio a cargo de la entidad;
d. Servicio de agente capacitador dentro o fuera de la entidad, cuando se requiera; e. Participar activamente en la evaluación de los planes y programas institucionales de
capacitación, así como de las actividades de capacitación a las cuales asista; f. Asistir a los programas de inducción o reinducción, según su caso, impartidos por la
entidad.
NOTA: Si se denota la inasistencia de los servidores públicos a la capacitación programada
sin justificación escrita y bien soportada, la Administración podrá compulsar copia al área disciplinaria de la entidad, ante un posible detrimento patrimonial que afecta la inversión que realizó la entidad para la capacitación, con miras a obtener el resarcimiento de los perjuicios causados por el servidor público.
4 Artículo 12 de la ley 1567 de 1998 a nivel nacional
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2.8. POBLACIÓN OBJETO DEL ESTUDIO La entidad cuenta con 166 cargos, de los cuales actualmente están previstos 150 vinculados en la Entidad bajo las siguientes modalidades:
Libre Nombramiento y Remoción: son 21 cargos bajo esta modalidad, de los
cuales 4 son funcionarios de carrera y se encuentran en comisión.
Carrera Administrativa: 94 funcionarios de los cuales: 4 se encuentran en comisión de Directivos, 35 en encargo y 55 en los cargos titulares.
Nombramiento Provisional: 14funcionarios entre vacancias definitivas y
temporales
Planta temporal: 25 funcionarios.
2.8.1. POBLACIÓN POR CARGOS EN LA SDA
Teniendo en cuenta la normatividad vigente, el Plan Institucional de Capacitación estará dirigido únicamente a los funcionarios de libre nombramiento y remoción y de carrera administrativa, por lo que la población objeto de este plan son 111 funcionarios distribuidos por dependencias y niveles jerárquicos de la siguiente manera:
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL
ESPECIALIZADO PROFESIONAL
UNIVERSITARIO TÉCNICO SECRETARIAL CONDUCTOR ASISTENCIAL TOTAL
20 1 47 17 2 6 8 10 111
18% 1% 42% 15% 2% 5% 7% 9% 100%
13
Figura 1. Población objeto del PIC según cargos de la Secretaria Distrital de Ambiente, a
Abril de 2015 - Fuente Grupo talento Humano de la Dirección de Gestión Corporativa
Se evidencia que el 42% de los funcionarios de carrera administrativa corresponden a cargos del nivel profesional especializado, siguiéndole, el nivel Directivo con un 18% y luego el nivel profesional con un porcentaje del 15%.
2.9. IDENTIFICACION DE NECESIDADES DE CAPACITACION.
2.9.1. NECESIDADES IDENTIFICADAS EN EL 2014, PARA ABORDAR EN LOS AÑOS 2014-2015.
DEPENDENCIA NECESIDAD
Necesidad
de capacitación
Población por
nivel jerárquico
TEMAS
sab
er
hac
er
ser
dir
ecti
vo
pro
fesio
na
l
téc
nic
o
Asis
ten
cia
l
SP
PA
Formulación, implementación,
seguimiento y evaluación de políticas públicas e instrumentos
de planeación
x x x x x x Marco conceptual, metodología herramientas técnicas
Gestión del Riesgo x x x x x x Marco Normativo y
técnico
0
20
40
60
14
Idioma globalizado x x x x x x Inglés- Francés - Mandarín
SC
AA
V
actualización de normas jurídicas ambientales
x x x x x actualización de normas jurídicas, argumentación de tipo ambiental
Relaciones Humanas x x x x Comunicación Asertiva
Clima Organizacional x x x x x Trabajo en equipo y
liderazgo
SE
GA
E
Construcciones
Ecoeficientes: tecnologías limpias para el desarrollo
urbanístico
x x x x X x
Manejo energético en construcciones
Estudios hidráulicos, ahorro y uso eficiente del agua en urbanismo y
construcción
Técnicas de ecourbanismo y
construcción sostenible para grandes ciudades
Sensibilización y
motivación de conciencia ambiental
Trabajo en equipo
Movilidad sostenible para la SDA
x x x x x x x
Movilidad sostenible, estadística, Sistemas de
Información Geográfica y de procesamientos de datos
Sensibilización y motivación de conciencia
Lenguaje gerencial. Análisis financiero.
x x x x x x
Lenguaje gerencial
Análisis financiero Indicadores económicos
Sensibilización y motivación de conciencia
ambiental
Idioma Extranjero (Ingles)
DL
A
Actualización jurídica en normatividad-
códigos
x x x x x X Curso Actualización
Argumentación Jurídica x x x x x x Curso de Actualización
15
OP
EL
PAGINAS INTERACTIVAS Y
REDES SOCIALES
Cómo manejar inteligentemente las paginas interactivas
google, drive, grupo, sites, maps0. etc.
Formulación de
proyectos x x x x x x x
Marco teórico, técnico y
practico
Conflictos ambientales x x x x x x x Conceptos, talleres de
negociación y resolución
OC
I
Redacción y ortografía x x x
x x
Elaboración y presentación de
informes.
x Técnicas gramaticales
Herramientas de manejo de internet
x x x Manejo de páginas interactivas
Actualización de técnicas de auditoria
Manejo y actualización de técnica de auditoría
SE
R
Gerencia estratégica
Diseño, implementación y
validación de indicadores de gestión ambiental.
SR
HS
Gestión del recurso hídrico urbano.
x x x x x x X Curso de Actualización
Delito Ambiental. x x X x x x x Curso de Actualización
Auditorías ambientales. x x Curso de Actualización
SG
CD
Etapas finales de la contratación
X X
*Normatividad en el tema
de contratación, en especial, liquidación de contratos.
*Procedimiento y trámite de obligaciones de pago
de la entidad en las fases de la contratación, en la liquidación
establecimiento,
implementación y mantenimiento subsistemas del
sistema integrado de gestión
x x x x x x
Metodologías para fijar
Lineamientos y profundización para la aplicación de la
normatividad vigente en materia.
-Intercambio de
experiencias,
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SERVICIO AL CIUDADANO
X X X
Actualización de trámites en la entidad y personal de enlace en las
dependencias.
-Manejo del aplicativo FOREST.
-Protocolo de atención telefónica, y presencial.
-Normatividad del servicio
público, responsabilidades, deberes, obligaciones
con el ciudadano.
DP
YS
IA
Contratación para no
abogados x x X Norma y procedimientos
Formulación y
Gerencia de proyectos ambientales
x x x x X x
Gerencia y administración de los
proyectos que son responsabilidad de los funcionarios de la
dependencia
Gobierno en Línea,
Seguridad Informática, y Gestión de la información
x x x x X x x
Manejo de páginas web
manuales de gobierno en línea
Procedimientos a seguir
por los funcionarios de la dependencia
D.G
.A
Gestión y Zonas de
Riesgo. x x x x x x x cursos
Respuesta a Emergencias.
curso
Gestión Ambiental x x x x x x x curso
OA
C Estrategias de
marketing y mercadeo institucional
x x x X
Diseñar y poner en
marcha estrategias de marketing y mercadeo institucional, para
ejecutar campañas y acciones de gran impacto que generen recordación
en la ciudadanía.
17
Manejo, protocolo y logística de eventos
x x x x X
Adquirir conocimientos en códigos de protocolo y manejo de relaciones
públicas para planear y ejecutar eventos masivos que permitan la
interacción con diferentes grupos poblacionales y generar su participación
activa.
Manejo de medios ante
situaciones de crisis en Bogotá
x x x x X
Adquirir los conocimientos para estructurar estrategias y
protocolos para el manejo de medios ante situaciones de crisis
ambientales y políticas.
SP
YC
I
Elaboración y
presentación de informes de gestión social.
x x x X
Normatividad.
Indicadores
Presupuestos
Plan de Desarrollo
Metodología de Alianza y convenio Nacionales e Internacionales.
x x x x X Metodología de Alianza y convenio Nacionales e Internacionales.
formulación, evaluación y seguimiento de proyectos
x x x x X
Normatividad.
Indicadores
Presupuestos
metodología
DG
C
Elaboración de
proyectos y planes del área
x x x X
Formulación,
metodología, evaluación y seguimiento de proyectos
Liderazgo y relaciones interpersonales
x x x x X x x Conceptos teóricos y talleres pacticos en liderazgo eficaz.
Mecánica Automotriz x x x Actualización y conceptos básicos para desvararse
SF
Actualización en normatividad tributaria aplicable en nómina y
prestaciones
x x x X Actualización
Actualización descuentos en órdenes
de pago.
x x x x X Procedimientos
Actualización
normatividad presupuestal
x x x x X
Actualización de normas
de presupuesto en el Distrito.
18
SC
Decreto 1510 de 2013, aplicación actual.
Actualización de
normatividad del decreto1510
DC
A
Formación avanzada en el manejo estadístico de información cuantitativa
y cualitativa generada en los equipos de trabajo de la DCA.
x x x x x
Diplomado teórico
practico de formación avanzada en el manejo estadístico de
información cuantitativa y cualitativa generada en los equipos de trabajo de
la DCA
Desarrollo de
competencias específicas en procesos
sancionatorios y penales ambientales con énfasis en
x x x x x Diplomado en el desarrollo de
competencias
2.9.2. PRIORIZACION REALIZADA EN EL 2014
En reunión con los facilitadores del 20 de agosto de 2014 y el Director de Gestión Corporativa; se realizó el ejercicio de priorización de los temas según él interés de cada área cuyo resultado para el PIC 2014 fue el siguiente:
Formulación de Proyectos Clima organizacional liderazgo –inteligencia emocional Gerencia Estratégica Temas Jurídicos Manejo estadístico Idiomas Ofimática EXCEL , WORD, POWER POINT (herramientas virtuales de google)
2.9.2.1. CAPACITACIONES REALIZADAS
En cumplimiento del PIC 2014 los funcionarios de la Secretaria Distrital de Ambiente, recibieron las siguientes capacitaciones las cuales fueron realizadas con los recursos definidos para el PIC 2014, como por gestión con otras instituciones de nivel distrital o nacional, y por la misma Secretaria Distrital de Ambiente, así:
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CAPACITACIONES CONTRATADAS TEMAS
Convivencia y diversidad cultural
Ética del servidor publico
Principios rectores de la administración publica
Ciclo administrativo
Control y seguimiento
Formación avanzada en el manejo estadístico de la información cuantitativa y cualitativa generada en los equipos e trabajo
Lenguaje gerencial y análisis financiero
Diseño, implementación y validación de indicadores de gestión ambiental
Indicadores de resultados
Procesos orientados a resultados
Estrategias de información, seguimiento y evaluación
Taller de Evaluación de Proyectos.
Formulación de proyectos
Formulación y gerencia de proyectos ambientales
Elaboración de proyectos y planes del área
Formulación e implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas e instrumentos de planeación
Diseño, implementación y validación de indicadores de gestión ambiental.
Taller de Clima organizacional, liderazgo e inteligencia emocional
Condiciones personales que facilitan la aplicación de los valores institucionales
Convivencia y diversidad cultural
Ética del funcionario publico
Principios rectores de la administración publica
Trabajo en equipo
Relaciones interpersonales
Manejo efectivo del estrés
Relaciones humanas
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Clima organizacional
Servicio al ciudadano
Liderazgo y relaciones interpersonales
Realización de acciones que promuevan ese eje con criterios de calidad
Criterios de calidad
Optimización de recursos
Mediación y resolución de conflictos
Aplicación de derechos y deberes
Comunicación asertiva
Capacitación en Temas Jurídicos.
Actualización de normas jurídicas
Argumentación jurídica
Contratación para no abogados
Decreto 1510 de 2013 aplicación actual
Actualización en normatividad tributaria aplicable en nómina y prestaciones
Desarrollo de competencias en procesos sancionatorios y penales ambientales con peritaje técnico y cadena de custodia
Ley 1333, minería legal
Delito ambiental
Conflicto ambiental
Etapas finales de la contratación
Taller de Comunicación y Expresión Oral.
Taller de Miedo Escénico.
CAPACITACIONES GESTIONADAS CON EL SENA, SERVICIO CIVIL Y LA ENTIDAD
Curso ofimática
Curso básico de estadística
Curso Sistema de gestión de la Calidad en el Distrito Capital y Mecí 1000:2014
Curso de contratación estatal, supervisión e interventoría
Forest
21
2.9.3. NECESIDADES IDENTIFICADAS PARA EL PIC 2015
Dentro de las necesidades que no se abarcaron en el 2014, se realizó un análisis y se agruparon por temas, con el fin de definir las posibles capacitaciones, así:
NOMBRE DEL PROYECTO TEMAS NECESIDADES - 2015
Gestión del Riesgo Marco Normativo y técnico CAPACITACION EN GESTIÓN DEL RIESGO Y ATENCIÓN DE DESASTRES AMBIENTALES, RESIDUOS PELIGROSOS
Gestión y Zonas de Riesgo. cursos
Respuesta a Emergencias. curso
Idioma globalizado Inglés- Francés - Mandarín
CURSOS DE INGLES Idioma Extranjero (Ingles)
Construcciones Ecoeficientes: tecnologías limpias para el desarrollo urbanístico
Manejo energético en construcciones CURSO EFICIENCIA
ENERGETICA POR UNA VIVIENDA SOSTENIBLE
Estudios hidráulicos, ahorro y uso eficiente del agua en urbanismo y construcción
Técnicas de ecourbanismo y construcción sostenible para grandes ciudades
CAPACITACION - Construcción Sostenible y Soluciones Eco-Eficientes Sensibilización y motivación de
conciencia ambiental
Movilidad sostenible para la SDA
Movilidad sostenible, estadística, Sistemas de Información Geográfica y de procesamientos de datos
CURSO EN MOVILIDAD URBANA SOSTENIBLE
Sensibilización y motivación de conciencia
PAGINAS INTERACTIVAS Y REDES SOCIALES
Cómo manejar inteligentemente las paginas interactivas google, drive, grupo, sites, maps. etc.?
Gobierno en Línea, Seguridad Informática, Gestión de la información, Manejo de páginas web y manuales de gobierno en línea.
Herramientas de manejo de internet Manejo de páginas interactivas
Servicio al ciudadano
Actualización de trámites en la entidad y personal de enlace en las dependencias.
Gobierno en Línea, Seguridad Informática, y Gestión de la información
Manejo de páginas web
manuales de gobierno en línea
Procedimientos a seguir por los funcionarios de la dependencia
Actualización de técnicas de auditoria
Manejo y actualización de técnica de auditoría
Manejo y actualización de técnica de auditoría
Gestión del recurso hídrico urbano. Curso de Actualización Curso de Actualización NORMATIVIDAD
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establecimiento, implementación y mantenimiento subsistemas del sistema integrado de gestión
Metodologías para fijar Lineamientos y profundización para la aplicación de la normatividad vigente en materia.
NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NTD - SIG 001: 2011
-Intercambio de experiencias,
Estrategias de marketing y mercadeo institucional
Diseñar y poner en marcha estrategias de marketing y mercadeo institucional, para ejecutar campañas y acciones de gran impacto que generen recordación en la ciudadanía.
CURSO DE MARKETING INSTITUCIONAL
Manejo, protocolo y logística de eventos
Adquirir conocimientos en códigos de protocolo y manejo de relaciones públicas para planear y ejecutar eventos masivos que permitan la interacción con diferentes grupos poblacionales y generar su participación activa.
CAPACITACION EN ORGANIZACIÓN Y LOGISTICA DE EVENTOS
Manejo de medios ante situaciones de crisis en Bogotá
Adquirir los conocimientos para estructurar estrategias y protocolos para el manejo de medios ante situaciones de crisis ambientales y políticas.
Manejo de Situaciones de Emergencia ENFOCADO EN LA COMUNICACIÓN
Actualización descuentos en órdenes de pago.
Procedimientos CAPACITACION DE LA TESORERIA DISTRITAL Y PRESUPUESTO Actualización normatividad
presupuestal Actualización de normas de presupuesto en el Distrito.
Redacción y ortografía
Elaboración y presentación de informes. Curso Redacción y Ortografía
Empresarial Técnicas gramaticales
Gestión documental
Organización de archivos de gestión
Seminario taller de organización de documentos de archivos
Organización de archivos electrónicos
Seminario taller de organización de archivos electrónicos
plan de Emergencia y evacuación
Normatividad
Taller de plan de emergencia, evacuación y técnicas de rescate
Fortalecer los conocimientos y capacidades para actuar en caso de evacuación.
Técnicas de rescate conocer técnicas y protocolos básicos de rescates
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2.9.4. PRIORIZACION REALIZADA PARA EL PIC 2015
De las necesidades identificadas para el 2014 - 2015 y que no habían sido tenidas en cuenta
en el PIC 2014; se sometieron a votación por parte de los facilitadores en reunión con los
facilitadores el día 10 de abril de 2015 y el Director de Gestión Corporativa; con el fin de
identificar los temas prioritarios, lo cual nos dio como resultado la formulación del PIC 2015
así:
CAPACITACIÓN PIC 2015 PRIORIZACION
Curso Redacción y Ortografía Empresarial 41
Taller de plan de emergencia, evacuación y técnicas de rescate 39
Seminario taller de organización de documentos de archivos 35
Capacitación en gestión del riesgo y atención de desastres ambientales, residuos peligrosos
34
Seminario taller de organización de archivos electrónicos 33
Curso de Actualización Normatividad Ambiental 28
Gobierno en Línea, Seguridad Informática, Gestión de la información, Manejo de páginas web y manuales de gobierno en línea.
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Manejo y actualización de técnica de auditoría 27
Norma técnica distrital del sistema integrado de gestión para las entidades y organismos distritales NTD - SIG 001: 2011
25
Manejo de Situaciones de Emergencia - Enfocado en la Comunicación
25
Cursos de ingles 24
Formulación de proyectos 19
ofimatica 19
Curso eficiencia energética por una vivienda sostenible 13
Curso en movilidad urbana sostenible 13
Capacitación en organización y logística de eventos 13
Curso de marketing institucional 12
Capacitación de la tesorería distrital y presupuesto 12
Capacitación - Construcción Sostenible y Soluciones Eco-Eficientes
10
24
clima Organizacional 10
Gerencia estratégica 5
Miedo escénico 5
Manejo estadístico 5
* Necesidades pendientes por capacitar
Temas priorizados en el 2014 pero que se solicitan volver a realizar
Teniendo en cuenta las necesidades de los funcionarios se realizarán las gestiones
necesarias para que las capacitaciones efectuadas en el año 2014, se puedan repetir con
otras entidades que las ofrezcan sin presupuesto.
Además de las necesidades identificadas para el PIC 2015, se incluirán capacitaciones a
los funcionarios y miembros del comité de Convivencia Laboral, en temas relacionados a:
resolución de conflictos, comunicación asertiva y habilidades de negociación; en
cumplimiento a la resolución No. 583 de 2015.
2.9.5. ESTRATEGIAS DE CAPACITACION Y CUMPLIMINETO DEL PIC 2015
Una vez priorizados los temas, desde la Dirección de Gestión Corporativa y la comisión de
personal; se buscaran las estrategias para obtener algunas de las capacitaciones a través
de: la ESAP, Servicio Civil, SENA o a través de convenios; para así utilizar el presupuesto
que se tiene solo en aquellos temas que realmente sea necesario contratar.
2.10.EVALUACION Y SEGUIMIENTO Al Plan Institucional de Capacitación (PIC) se le realizará un seguimiento y avance a los objetivos que se pretenden alcanzar, con el desarrollo de las actividades programadas a través de:
Control de Asistencia
Se realizara una evaluación continua de todas las actividades programadas, con el propósito de observar la evolución de las mismas, replantear metas, detectar posibles fallas encontradas y verificar la eficacia de las mismas.
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El funcionario una vez se haya inscrito a participar de las capacitaciones ofrecidas, firmara un formato de compromiso para asistir a dicha capacitación, previa autorización del jefe inmediato.
2.11.INDICADORES
NOMBRE DEL INDICADOR
NO. DESCRIPCIÓN DE
LA META FÓRMULA DEL
INDICADOR
Efectividad: Realizar el seguimiento a la formulación y aprovechamiento efectivo de las capacitaciones ofertadas por la SDA
1
Cumplimiento del programa de capacitación para la vigencia 2015
No. De capacitaciones programadas / No. De capacitaciones realizadas en el periodo
2
Capacitar al mayor número de funcionarios en la vigencia 2015
No. De funcionarios capacitados / No, total de funcionarios
3. PLAN DE INDUCCION Y REINDUCCION
3.1. INDUCCION El programa de Inducción, tiene por objeto iniciar al funcionario en su integración a la cultura organizacional, al sistema de valores de la Entidad, familiarizarlo con el servicio público, instruirlo acerca de la misión, visión y objetivos institucionales y crear sentido de pertenencia con la Entidad. La inducción es una prioridad para contribuir al desarrollo institucional de las entidades y al mismo tiempo, al desarrollo humano de los funcionarios que harán parte de la Secretaria Distrital de Ambiente, en tanto constituye un espacio de aprendizaje y formación profesional, pero al mismo tiempo, un espacio en el cual el funcionario puede desempeñar sus capacidades personales y laborales al servicio de la comunidad y de la conservación del medio ambiente.
La inducción es un proceso que depende de la Dirección de Gestión Corporativa, que inicia cuando el área de talento humano vincula un nuevo funcionario y una vez surten todo el proceso de posesión, informa al área de bienestar y capacitación, para incluirlo en las
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etapas de inducción la cual se debe llevar a cabo durante los cuatro meses siguientes a su vinculación; dichas etapas son:
3.1.1.1. INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO.
Esta etapa se refiere a aquellas actividades como la presentación del jefe inmediato y del grupo de trabajo que va a interactuar con el nuevo funcionario, información detallada sobre los procesos en los que se espera que incida el servidor acompañado de la documentación pertinente. Así mismo, es necesario precisar el ámbito de acción y la responsabilidad de su papel en el área en la cual se desempeñara.
En el puesto de trabajo el Jefe inmediato quien dará o asignara un funcionario del área correspondiente, para que le brinde la información pertinente del conocimiento del puesto de trabajo. En este momento, se entregará al nuevo funcionario, aquellos equipos y materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones.
3.1.1.2. INDUCCION COLECTIVA
Se realiza una programación de fecha, lugar y áreas para invitar los funcionarios que en un determinado periodo se hayan vinculado a la Entidad.
Para la presentación, se coordina con las diferentes áreas los contenidos ofrecidos en los materiales de inducción, de acuerdo con: las funciones del área, el perfil del funcionario y
el manual de funciones del cargo.
De igual forma el funcionario recibirá por correo el siguiente material que servirá de apoyo en su proceso de conocimiento y acercamiento a la cultura organizacional de la entidad con
la siguiente información:
Breve reseña histórica de la entidad Nuestro qué hacer: Misión, Visión y política Parques y reservas ambientales administradas por la entidad. Organigrama y funciones por área Situaciones administrativas y Jornada Laboral Régimen salarial y prestaciones Evaluación del desempeño Principios y valores eticos Programas de Calidad de vida laboral (capacitación, bienestar estímulos e
incentivos y Salud Ocupacional)
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Espacios de participación (Comisión de Personal, Comité de Convivencia, Comité Paritario de Seguridad y salud en el Trabajo– COPASST )
Modelo Estándar de Control Interno MECI, Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA Normas de gestión de calidad Normatividad administrativa de interés como servidor publico
3.1.2. RESPONSABLES DEL DESARROLLO DE LA INDUCCIÓN:
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Elaboración del Material
Dirección de Gestión Corporativa – área de Bienestar y Capacitación y Oficina asesora de comunicaciones
Informar al Jefe Inmediato del ingreso de un nuevo funcionario
Dirección de Gestión Corporativa –Talento Humano.
Inducción a la entidad
Funcionario asignado de la Dirección de Gestión Corporativa – área de Bienestar y persona responsable en cada área para realizar la inducción.
Inducción al puesto de trabajo
Jefe inmediato o funcionario delegado por el mismo.
Concertación de compromisos laborales
Talento humano suministrara los formatos de concertación de objetivos del periodo de prueba, para los funcionarios nuevos que ingresen a la carrera administrativa.
Acompañamiento y Seguimiento
Jefe inmediato
3.2. REINDUCCION: El programa de reinducción está dirigido a reorientar la integración del funcionario a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en la Administración Distrital, o en la Entidad, fortaleciendo su sentido de pertenencia e identidad. La reinducción se centrará principalmente en el tema de los cambios. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos una vez al año.
3.3. REGISTRO DE INDUCCION Y REINDUCCION Se debe llevar un registro en el que conste que el funcionario participo del programa de inducción o reinducción.
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3.4. EVALUACION DE INDUCCION Y REINDUCCION Una vez finalizada las diferentes etapas del programa de inducción o reinducción, se evaluara a los funcionarios sobre los temas vistos y claridad de estos.
3.5. INDICADORES
NO. NOMBRE DEL INDICADOR DESCRIPCIÓN DE LA
META FÓRMULA DEL
INDICADOR
1
Efectividad: Realizar el seguimiento a la formulación y aprovechamiento efectivo de las inducciones o reinducciones realizadas
Cumplimiento del programa de inducción vigencia 2015
No. De personas que asistieron a la inducción / No. De personas vinculadas en el periodo
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4. GLOSARIO
CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no
formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la Ley General de la Educación,
dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de
conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de
incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión
institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del
cargo y al desarrollo personal integral” Esta definición comprende los procesos de
formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y
fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función
administrativa5.
CAPACITACIÓN EXTERNA: La enseñanza proviene de alguien ajeno a la empresa, por
ejemplo, los cursos que se dictan por empresas.
CAPACITACIÓN INTERNA: se origina propiamente dentro de la entidad, es el producto del
intercambio de las experiencias o fruto de la creatividad de alguno de los integrantes de la empresa que luego será transmitida por este al resto de sus compañeros.
COMPETENCIAS: Capacidad de una persona para desempeñar en varios contextos y con
base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. CONVENIO: Se define como un sistema de cooperación o colaboración interinstitucional,
suscrito entre dos instituciones, a través del cual se comprometen a aportar recursos (humanos, técnicos y/o financieros) para desarrollar programas o actividades de mutuo interés, relacionados con los fines y misión de cada una de las instituciones.
EDUCACIÓN FORMAL: es aquella que el individuo aprehende de manera deliberada, metódica y organizada. Este tipo de educación se lleva a cabo en un lugar físico concreto, y como consecuencia de la misma se recibe una certificación.
La educación formal se encuentra reglamentada a partir de normas internas de la institución en la que se adquiere. Además es de carácter planificado, es decir, no se produce de
5Art. 4 Decreto 1567 de 1998
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manera espontánea sino que detrás de la misma existe toda una planeación por parte de aquellos que la imparten. La educación formal se recibe en colegios, universidades,
institutos, etc.
EDUCACIÓN NO FORMAL: recibe esta denominación debido a que, a diferencia de la
anterior, esta clase de educación se produce fuera del ámbito oficial u escolar y es de carácter optativo. De todos modos, su propósito consiste en obtener distintos conocimientos y habilidades a partir de actividades formativas de carácter organizado y planificado. No se produce de manera deliberada o intencional y las particularidades de sus formas son variadas.
EDUCACIÓN INFORMAL: es un término genérico que engloba, designa, o señala, a la
educación recibida fuera de las instituciones educativas tradicionales.
INDUCCION: es proporcionarles a los empleados información básica sobre los
antecedentes de la empresa, la información que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria PROCESOS DE FORMACIÓN: Es el proceso que tiene por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. REINDUCCION: Es un proceso planeado de reorientación al personal vinculado en la Institución cuando ocurran cambios normativos, modificación de políticas institucionales dentro del marco legal
