Gua para la elaboracin del Plan de Operaciones

Gua para la elaboracin del Plan de Operaciones

Definicin

La gua para la elaboracin del Plan de Operaciones del Proyecto es el documento el detalle y caractersticas que se deben tener en cuenta para la elaboracin de dicho plan, as como los medios y responsabilidades de las partes para la consecusin de los resultados esperados.El Plan de Operaciones es el resultado de la formunlacin del proyecto y la base para su ejecucin. Se utilizar como documento formal de control y dado su carcter dinmico es susceptible de ser modificado de comn acuerdo.PolticaEl Plan del Operaciones del Proyecto se orienta a:Proveer una indicacin clara de lo que se espera realizar y su forma de lograrlo;Definir los objetivos de manera tal que permita la evaluacin subsecuente de la actividad del proyecto; Indicar los resultados, actividades e insumos fijados en el tiempo, de manera tal que permitala vigilancia de su ejecucin; y Servir como un efectivo y eficiente mtodo de comunicacin entre la estructura del proyecto y las partes relacionadas con el mismo.

Es necesaria la elaboracin de un Plan de Operaciones para cada proyecto, independiente de su magnitud. El contenido y extensin del mismo debe ajustarse a los requerimientos de cada caso.La formulacin de un Plan de Operaciones detallado es necesaria cuando se contemplen proyectos de dos o ms modalidades de Cooperacin Tcnica Internacional. Para aquellos proyectos que tienen requerimientos relativamente simples (ejemplo, un proyecto restringido a una asesoa de corta duracin, una beca individuak, etc.), la informacin a incluirse puede requerir nicamente un documento breve. Adems, no todas las secciones del documento del Plan de Operaciones sern pertinentes siempre, por lo cual si se estima que una seccin no es pertinente se le podr omitir por completo. Contenido

Normalmente el contenido de un Plan de Operaciones ser el siguiente:Parte I: Datos GeneralesParte II: Contexto LegalParte III: Del ProyectoA.Objetivos de desarrolloB.Objetivos del proyectoC.Antecedentes y justificacinD.Metas o resultadosE.ActividadesF.Recursos necesarios para desarrollar el proyectoG.Preparaacin del plan de actividadesH.Participacin del personal nacional e internacional del proyectoI.Marco institucionalParte IV: Informes y evaluacinParte V: PresupuestosPreparacin del Borrador del documento del plan de operaciones

La unidad ejecutora del proyecto debe preparar la primera propuesta del documento del plan de operaciones del proyecto de acuerdo a las instrucciones que se dan a continuacin.

PARTE IDATOS GENERALESTtulo, denominacin del proyecto o actividadEn este se indicar el nombre especfico del proyecto o actividad, tratando de que ste refleje clara y brevemente el propsito del mismo.

SectorIndicar en esta parte el sector de la administracin pblica dentro del cual se desarrollan las actividades del proyecto.

Unidad ejecutoraAnotar el nombre de la entidad que tendr a su cargo la ejecucin del proyecto o actividad.

DuracinSealar el perodo para el que se ha concertado la cooperacin tcnica internacional

LocalizacinSealar la ubicacin geogrfica que tendr la sede del proyecto o actividad, as como el mbito que abarcar las acciones a realizar, as como el nombre del distrito, provincia y departamento correspondiente.

Fuente cooperanteIndicar el nombre de la fuente cooperante.

PARTE IICONTEXTO GENERALEn esta parte la unidad ejecutora deber hacer referencia a lo siguiente: marco legal en el que se desarrollar el proyecto, convenio bsico suscrito por el gobierno y la fuente cooperante si lo hubiera, acuerdo de ejecucin, as como al D.L. 18742 y al D.S. 014-RE-71 normativos de la cooperacin tcnica internacional en el Per.

PARTE IIIDEL PROYECTOObjetivos de desarrolloEn esta seccin y en relacin a los planes de desarrollo correspondientes, la unidad ejecutora debe indicar el objetivo de desarrollo sectorial o multisectorial al logro del cual el proyecto coadyuvara, sealando las acciones de poltica a travs de las cuales se pretende obtener tal objetivo.

La informacin solicitada debe tener las siguientes caractersticas:-Ser explcita y precisa

-Describir las condiciones que constituirn el logro del objetivo de desarrollo, en lo posible, en trminos que permitan su verificacin.

Si se espera que el proyecto contribuya a la obtencin de ms de un objetivo de desarrollo deber indicarse el orden de importancia de estos objetivos en relacin al proyecto.Objetivos del proyectoEn esta seccin la unidad ejecutora debe indicar el objetivo que se espera que el proyecto por s solo obtenga.El planeamiento de un objetivo inmediato puede ser cualitativo o cuantitativo o una combinacin de ambos, por lo que:Debe ser explcito y preciso, yDebe describir los resultados que se espera obtener para el cumplimiento del mismo, en terminos que permitan su verificacin.

Antecedentes y justificacinEn esta seccin la unidad ejecutora debe hacer una descripcin de los antecedentes del proyecto y una explicacin sobre la necesidad de la ejecucin del mismo, adems de un anlisis de cmo se espera que el proyecto contribuya efectivamente al logro de los objetivos de desarrollo.La informacin contenida en los antntes debe:Identificar los factores claves, los recursos, los problemas y las ooportunidades que afecten al logro del objetivo de desaroollo con que se relaciona el proyecto;Describir la estrategia o enfoque establecidos en los planes de desarrollo orientndose a alcanzar el objetivo con que se relaciona el proyecto;Indicar cmo se determino la necesidad de este proyecto;Llamar la atencin a cualquier circunstancia especial relacionada al proyecto, las condiciones previas para su iniciacin y las variables exgenas que lo condicionan.El planteamiento de la justificacin debe explicar porqu este proyecto es necesario y cmo el logro de sus objetivos puede contribuir satisfactoriamente a alcanzar el objetivo de desarrollo relacionado con el mismo. Especficamente debe:Explicar la pertinencia y oportunidaad de los resultados que se obtendrn del proyecto, previamente a la consecucin del objetivo de desarrollo relacionado al mismo;Explicar cmo se utilizarn de inmediato los resultados del proyecto, y la institucin actual o potencial que ser responsable de su utilizacin;Identificar los elementos de un programa ms amplio de acciones interdependientes que tendrn relacin con la efectiva utilizacin de los resultados del proyecto, es decir medidas de poltica, financieras, comerciales, otros proyectos, etc.;En relacin a estos elementos, explicar si existen planes definitivos para abordarlos y qu autoridades son, o sern, responsables de ellos, indicando si se estn llevando a cabo y en qu medida;En este contexto se deber identificar cules de stos elementos estn actualmente recibiendo, o presumible-mente recibirn, aportes de capital exterior o cooperacin tcnica, o ambos.

Metas o resultadosEn esta seccin la unidad ejecutora debe identificar y describir los resultados que las actividades del proyecto debern producir para cumplir sus objetivos.La descripcin debe considerar en la forma ms precisa posible y en trminos verificables, los tipos y alcances de los resultados que se espera producir, especificando las fechas en que stos se darn.

Actividades

En esta seccin la unidad ejecutora debe identificar las actividades, especficamente aquellas que sern llevadas a cabo por el personal del proyecto, en tal forma que satisfagan los resultados requeridos. Para cada actividad debe identificarse sus componentes de trabajo, sub actividades, etc.Recursos necesarios para desarollar el proyectoEn esta seccin la unidad ejecutora deber indicar los insumos con que cuenta para llevar a cabo las actividades del proyecto, sealando los que proporciona el gobierno y los que proporciona la fuente cooperante.Recursos nacionales

Se debe considerar el aporte del gobierno peruano orientado al cumplimiento de los objetivos del proyecto.Recursos de la unidad ejecutora

Recursos humanos

Se refiere al personal que trabajar para el proyecto, para lo cual se enumerar el personal tcnico administrativo y de apoyo, distinguindose su nmero, calificacin, perodo en meses/hombre, as como la vlorizacin de sus remuneraciones.Recursos fsicos o bienes

Debe indicarse los bienes muebles e inmuebles (equipos y materiales) que la unidad ejecutora pondr a disposicin del proyecto para el desarrollo de sus actividades, estimndose cuantitativamen-te su valorizacin.Recursos financieros

Se indicar, si fuera el caso, el monto de dinero que la unidad ejecutora destina en forma exclusiva para operar el proyecto, as como los futuros ingresos que se generen como consecuencia de la ejecucin del mismo.Recursos complementarios provenientes de otras instituciones.

Recursos humanos (igual al 1.1 a)Recursos fsicos o bienes (igual al 1.1 b)Recursos financieros (igual al 1.1 c)

Recursos externos

Se debe considerar el aporte de la cooperacin tcnica internacional proveniente de la fuente cooperante a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.En este aporte se distinguen las siguientes modalidades:Asesoramiento

Se indicar la profesin, especialidad y experiencia que deber tener el experto; asimismo, las funciones a desempear, las fechas de incorporacin y partida y el total de meses que durar el asesoramiento.Servicio de voluntarios

Se indicar la profesin, especialidad y experiencia que debe tener el voluntario; asimismo, las funciones a desempear, las fechas de incorporacin y partida y el total de meses que durar el servicio.Capacitacin

Se indicar la capacitacin en funcin de los objetivos del proyecto, describiendo el tipo de capacitacin, las materias a estudiar y el idioma del curso. Adems, si se conoce, se sealar el nombre de la institucin donde se va a estudiar, as como el pas sede.Donaciones

Este recurso est referido a los bienes necesarios para el proyecto (dinero, equipos, materiales y otros).En lo que se refiere al dinero se deber indicar el uso al que ser destinado y el perodo de su utilizacin.En relacin a los otros bienes, se sealar la cantidad y especie del objeto materia del pedido, el uso al que ser destinado, la fecha de recepcin, el costo que le significa al pas (costo de operacin) y finalmente el costo estimado que representa a la fuente cooperante.Cuando se trate de mercanca adquirida en el exterior con cargo a la contribucin de la fuente cooperante, se deber especificar de acuerdo al modus operandi de sta, si la donacin (transferencia de la propiedad) se har efectiva en puerto de llegada o posteriormente.Preparacin del plan de actividadesEn esta seccin la unidad ejecutora debe indicar, en un diagrama que cubra la duracin del proyecto, las fechas lmite para los resultados, la iniciacin y trmino de cada actividad o sub actividad, segn lo requiera el caso, a fin de obtener de esta informacin una idea del tiempo requerido parallevarlas a cabo, as como la relacin y coordinacin proyectada entre los diferentes resultados y actividades.Se deber insertar el siguiente prrafo en sta seccin del documento del proyecto:El jefe nacional del proyecto, con el apoyo del asesor tcnico principal (ATP), preparar un plan de actividades detallado para la ejecucin del proyecto. Esto se har al inicio del mismo y ser actualizado las veces que sea necesario, el plan de actividades acordado se adjuntar al plan de operaciones del proyecto como anexo 1 y ser considerado como parte de dicho plan.

Participacin del personal nacional e internacional del proyectoEn esta seccin deber indicarse la relacin del personal nacional sealando el nombre y cargo de la persona que ejercer la jefatura del proyecto y del personal bajo su responsabilidad, adems de las funciones que les corresponda. Asimismo deber indicarse el nombre del asesor tcnico principal, sus funciones y las de los dems asesores y / o voluntarios, si los hubiere.

Marco institucionalEn esta seccin la unidad ejecutora deber exponer el marco institucional del proyecto (desde el punto de vista legal), y y explicar brevemente su conformacin a fin de lograr la ejecucin exitosa del mismo.

La infrmacin contenida en esta seccin deber especficamente:Proveer en forma resumida informacin sobre la ubicacin fsica, propsitos, programas, recursos fsicos, financieros y humanos, organizacin y mahejo de la unidad ejecutora.Identificar y describir otras instituciones, organizaciones o proyectos que tendrn un rol indirecto en la ejecucin del proyecto y explicar la naturaleza y significado de sus relaciones con el mismo.Dar la ubicacin de la sede del proyecto, y cuando sea pertinente, una descripcin del rea geogrfica del mismo** El material grfico pertinente (ejemplo: mapas, cartas) deber adjuntarse al documento del proyecto como anexos., mencionando las razones de su seleccin.Explicar los acuerdos a efectuarse para lograr la coordinacin necesaria con los organismo y proyectos con los cuales guarda alguna relacin.Cuando se contemple el establecimiento de una unidad de coordinacin del proyecto deber indicarse informacin sobre: ubicacin, estructura, nmero de miembros, funciones y modalidades de operacin y otros aspectos pertinentes.

PARTE IVInformes y evaluacinEn esta seccin se mencionarn los diversos informes de seguimiento, as como los informes finales del proyecto a ser preparados, la responsabilidad de su formulacin y el plan o calendario para la emisin de los mismos.El proyecto estar sujeto a evaluacin, de acuerdo a lo indicado en el manual de procedimientos.

La unidad ejecutora deber indicar el plan o calendario de evaluacin correspondiente.

PARTE VPresupuestosEn esta parte la unidad ejecutora deber presentar el presupuesto del proyecto por fuente de financiamiento en forma desagregada y por partidas.