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PLAN OPERATIVO
SEGUIMIENTO TERCER TRIMESTRE
AÑO 2017
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
30 de octubre 2017
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INTRODUCCIÓN
De acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento Formulación y Programación del Plan
Operativo”, se realizó el seguimiento trimestral correspondiente al periodo de 1 de julio
al 30 de septiembre de 2017, presentándose a continuación los resultados detallados
sobre el avance de las metas que conforman el plan operativo de cada una de las
dependencias y/o áreas del IDRD. Al final del documento se realiza un análisis de
resultados.
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INDICE
1. Secretaria General
1.1. Secretaria General Pág. 5
1.2. Área de Archivo y Correspondencia Pág. 6,7
1.3. Área de Atención al Cliente Quejas y Reclamos Pág. 7
2. Oficinas
2.1. Oficina de Control Disciplinarios Interno Pág. 7,8
2.2. Oficina de Control Interno Pág. 8,9
2.3. Oficina Asesora Jurídica Pág. 9,10
2.4. Oficina Asesora de Planeación Pág. 10,11
2.5. Oficina Asesora de Comunicaciones Pág. 11,12
3. Subdirecciones
3.1. Subdirección Técnica de Parques Pág. 12,13
3.1.1. Área de Promoción de Servicios Pág. 13
3.1.2. Área de Administración de Escenarios Pág. 13,14
3.2. Subdirección Administrativa y Financiera Pág. 14,15
3.2.1. Área de Talento Humano Pág. 15
3.2.2. Área de Desarrollo Humano Pág. 16
3.2.3. Área de Nominas Pág. 16,17
3.2.4. Área Financiera Pág. 17
3.2.5. Área de Apoyo Corporativo Pág. 17,18
3.2.6. Área de Sistemas Pág. 18,19
4
3.3. Subdirección Técnica de Recreación y Deportes Pág. 19,20
3.3.1. Área de Deportes Pág. 20
3.3.2. Área Interna Fomento y Desarrollo Deportivo Pág. 20
43.3.3. Área Interna Rendimiento Deportivo Pág. 20
3.3.4. Área de Recreación Pág. 21
3.3.5. Área Interna Recreación Comunitaria Pág. 21
3.3.6. Área Interna Eventos Metropolitanos Pág. 21,22
3.3.7. Área Interna Ciclovía – Recreovía Pág. 22
3.3.8. Área Interna de Infancia y Juventud Pág. 22,23
3.3.9. Área Interna Personas con Limitación Pág. 23,24
3.3.10. Área Interna Adulto Mayor Pág. 24,25
3.4. Subdirección Técnica de Construcciones Pág. 25,26
3.4.1. Área Técnica Pág. 26
3.4.2. Área Interventoría Pág. 26,27
3.5. Subdirección de Contratación Pág. 27,28
Áreas
4. Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria Pág. 28
5. Área de Costos y Estudios Económicos Pág. 28,29
6. ANÁLISIS DE RESULTADOS Pág. 30
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1. SECRETARIA GENERAL
La Secretaria General presenta en su plan operativo diecinueve (19) actividades
y con un total de veintiún (21) metas para la vigencia 2017, las cuales
corresponden a: cinco (5) actividades con siete (7) metas de la Secretaria General;
once (11) actividades con sus respectivas metas del Área de Archivo y
Correspondencia y tres (3) actividades con igual número de metas para el Área
de Atención al Cliente Quejas y Reclamos, cuya ejecución en el tercer trimestre
fue la siguiente:
1.1. Secretaría General
La Secretaría General presenta en su plan operativo cinco (5) actividades con
siete (7) metas para la vigencia 2017, programando para el tercer trimestre tres
(3) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución fue la siguiente:
“Elaborar seis actas correspondientes a las Juntas Directivas del Instituto,
dentro de los diez días hábiles siguientes a la realización, teniendo en
cuenta que se puede incrementar el número debido a reuniones de Junta
Directiva extraordinarias”, Para el tercer trimestre se programó un (1) acta, con
una ejecución del 300%, con respecto a su programación, en razón a que se
realizaron dos (2) Juntas Directivas extemporáneas.
“Presentar un informe trimestral de seguimiento a la Página Web en
cumplimiento a la Ley 1712 de 2014”. Para el tercer trimestre la meta presentó
programación correspondiente a un (1) informe, con una ejecución del 100%.
“Presentar informes trimestrales de seguimiento a PQRS al Comité Directivo”. Para el tercer trimestre se programó un (1) informe, presentando una
ejecución del 100%.
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1.2. Área de Archivo y Correspondencia
El Área de Archivo y Correspondencia presenta en su plan operativo once (11)
actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017. Para el tercer trimestre
se programaron seis (6) actividades con sus respectivas metas y su ejecución fue
la siguiente:
“Realizar tres talleres de sensibilización en temas relacionados con la
Gestión Documental y Conservación Preventiva” , en el tercer trimestre se
programó un (1) taller de sensibilización y su ejecución fue del 100%.
“Realizar diez talleres de sensibilización para socializar e implementar las
TRD convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos” . Para el tercer
trimestre se programaron dos (2) talleres con una ejecución del 100%.
“Organizar, digitalizar e inventariar tres mil contratos de la vigencia 2015”.
Para el tercer trimestre se programó la intervención de ochocientos (800)
contratos de la vigencia 2015 y se logró la intervención de mil doscientos
cincuenta y seis (1.256) contratos, correspondiente al 157% de ejecución,
culminando el proceso de organización, digitalización y levantamiento del
inventario documental de los contratos vigencia 2015.
“Inventariar seiscientos ml de archivos ubicados en el CEAD”. Para el tercer
trimestre se programó la intervención de trescientos (300) metros lineales,
presentando una menor ejecución equivalente a ciento doce (112), con una
ejecución del 37%, en razón a que en el mes de septiembre se inició esta
actividad del levantamiento del inventario documental en el depósito de fondos
acumulados del Instituto ubicado en el CEAD.
“Inventariar diez mil planos”. Para el tercer trimestre se programó inventariar
dos mil quinientos (2.500) planos, de los cuales se inventariaron dos mil
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cuatrocientos sesenta y cinco (2.465), presentando una ejecución del 99%.
“Presentar y sustentar las tablas de valoración al comité de archivo de la
entidad para su aprobación”. Para el tercer trimestre se programó presentar
una (1) sustentación de las tablas de valoración, la cual presenta una ejecución
del 100%.
1.3. Área de Atención al Cliente, Queja y Reclamos
El Área de Atención al Cliente Quejas y Reclamos presenta en su Plan Operativo
tres (3) actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017. Para el tercer
trimestre se programó una actividad y su ejecución fue la siguiente:
“Lograr que se efectué el cambio del área Atención al Cliente en el Mapa de
Procesos”, actividad que se culminó en el anterior trimestre y fue aprobada
mediante Resolución 328 del 12 de mayo de 2017, presentando una ejecución
del 100%.
2. OFICINAS
2.1. Oficina de Control Disciplinario Interno
La Oficina de Control Disciplinario Interno presenta en su plan operativo tres (3)
actividades con sus correspondientes metas para la vigencia 2017, todas ellas
con programación en el trimestre y su ejecución para fue la siguiente:
“Hacer dos sesiones al mes sobre Derecho Disciplinario” . Para el tercer
trimestre se programaron seis (6) sesiones, la cual presentó una ejecución del
100%.
“Expedir ochenta decisiones de fondo dentro de los procesos disciplinarios
iniciados en 2013, 2014, 2015 y 2016”. Para el tercer trimestre se programó
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expedir veinte (20) decisiones con una ejecución del 100%.
“Actualizar en el Sistema de Información Disciplinaria doscientos cuatro
expedientes”. Para el tercer trimestre se programaron cincuenta y uno (51)
expedientes, presentando una ejecución del 100%.
2.2. Oficina de Control Interno
La Oficina de Control Interno presenta en su plan operativo ocho (8) actividades con
nueve (9) metas para la vigencia 2017. Para el tercer trimestre se programaron siete
(7) actividades con sus respectivas metas, cuyo comportamiento fue el siguiente:
“Diseñar el contenido de veinte cuatro piezas comunicativas (Boletines del
Autocontrol)”. Para el tercer trimestre se programaron seis (6) piezas
comunicativas, presentando una ejecución del 83%.
“Realizar doce sensibilizaciones sobre el Sistema de Control Interno”. Para
el tercer trimestre se programaron tres (3) sensibilizaciones, logrando cuatro (4),
con una ejecución del 133%, las sensibilizaciones de Control Interno se realizaron
a los diferentes grupos como son: Coordinadores programa TEC; Grupo Apoyo
administrativo programa TEC; Grupo área de archivo y Grupo de correspondencia.
“Presentar cuatro informes de seguimiento a PQRS y Supercades”. Para el
tercer trimestre se programó un (1) informe, con cero ejecución.
“Presentar cuatro seguimientos al año del plan de mejoramiento suscrito con la
Contraloría de Bogotá para contribuir al cumplimiento del objeto de la Entidad y
establecer actividades de mejoramiento continuo”. Para el tercer trimestre se
programó un (1) seguimiento, con cero ejecución.
“Presentar cuatro seguimientos a los planes de mejoramiento registrados en el
aplicativo Isolución”. Para el tercer trimestre se programó un (1) seguimiento, con
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una ejecución del 100%.
“Presentar treinta y seis informes de evaluaciones y/o seguimientos de
Control Interno, en prevención de temas críticos para la entidad” . Para el
tercer trimestre se programaron nueve (9) informes de evaluaciones, logrando
once (11), lo cual representa una ejecución del 122%, estas evaluaciones se
adelantaron previas a las auditorias.
“Requerir la información a las dependencias para elaborar los informes de
acuerdo con el cronograma establecido”. Para el tercer trimestre se programó
un (1) informe, con una ejecución del 100%.
2.3. Oficina Asesora Jurídica
La Oficina Asesora Jurídica presenta en su plan operativo cinco (5) actividades con seis
(6) metas para la vigencia 2017, programando para el tercer trimestre cinco (5)
actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución fue la siguiente:
“Mantener actualizada la información de los Procesos Judiciales en el SIPROJ-
WEB”. Para el tercer trimestre se programó una (1) actualización, con una
ejecución del 100%.
“Elaborar trimestralmente un informe y enviar a cada Subdirección con las Tutelas
instauradas y sus pretensiones”. Para el tercer trimestre se programó un (1)
informe y su ejecución fue del 100%.
“Elaborar trimestralmente un informe y enviar a la Subdirección correspondiente
con las Notificaciones de Actos Administrativos a otras Entidades”: Para el tercer
trimestre se programó un (1) informe, con una ejecución del 100%.
“Realizar capacitación al cliente externo sobre Legislación Deportiva para el
Reconocimiento de Clubes Deportivos”. Para el tercer trimestre se programó una
(1) capacitación al cliente externo sobre Legislación Deportiva, logrando dos (2),
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lo cual representa una ejecución del 200%, con respecto a su programación, en
razón a las necesidades e inquietudes de los dirigentes de los clubes deportivos.
“Revisar, aprobar y cargar en Isolución cuatro procedimientos correspondientes a
los procesos a su cargo”. Para el tercer trimestre se programó revisar, aprobar y
cargar un (1) procedimiento, con cero ejecución, en razón a que el procedimiento
se encuentra en revisión por parte de los abogados asignados de la Oficina
Jurídica.
2.4. Oficina Asesora de Planeación
La Oficina Asesora de Planeación presenta en su plan operativo catorce (14)
actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programando para
el tercer trimestre cinco (5) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución
fue la siguiente:
“Realizar cuatro actualizaciones correspondientes a la información de
cobertura de Parques, Ciclovía, Recreovía y Centros de Interés”. Para el tercer
trimestre se programó una (1) actualización y su ejecución fue del 100%.
“Realizar doce actualizaciones del cronograma de actividades de la Oficina
Asesora de Planeación (esta actualización incluye él envió por correo
electrónico a todos los miembros del equipo)”. Para el tercer trimestre se
programaron tres (3) actualizaciones, con una ejecución del 100%.
“Realizar doce seguimientos al estado de avance de los proyectos de
inversión)”. Para el tercer trimestre se programaron tres (3) seguimientos y su
ejecución fue del 100%.
“Realizar cuatro seguimientos en el SEGPLAN”. Para el tercer trimestre se
programó un (1) seguimiento y su ejecución fue del 100%.
“Realizar doce actualizaciones de la información cuya responsabilidad sea de la
OPLA de acuerdo con la matriz de cumplimiento”. Para el tercer trimestre se
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programaron tres (3) actualizaciones, cuya ejecución fue del 100%.
2.5. Oficina Asesora de Comunicaciones
La Oficina Asesora de Comunicaciones presenta en su plan operativo cuatro (4)
actividades con un total de siete (7) metas para la vigencia 2017, programando
para el tercer trimestre cuatro (4) actividades con un total de seis (6) metas, cuya
ejecución fue la siguiente:
“Enviar cien comunicados de prensa en los cuales se divulguen las
actividades del IDRD”. Para el tercer trimestre se programó el envío de
veinticinco (25) comunicados de prensa, logrando ochenta y cinco (85), lo cual
representa una ejecución del 340%, con respecto a su programación, en razón a
que la Oficina Asesora de Comunicaciones realizó una campaña de difusión
promoviendo cada vez más las actividades y eventos del IDRD, así como
presentando en su página WEB las diferentes noticias de los deportistas
bogotanos que apoya el IDRD, que participan en diferentes eventos a nivel
nacional e internacional. Esta estrategia de mayor difusión ha repercutido
directamente en que se haya superado ampliamente la cantidad esperada de
boletines/comunicados publicados.
“Incrementar veintitrés mil cientos un seguidor en Twitter a los setenta y
siete mil seis con los que se cerró el 2016”. Para el tercer trimestre se programó
un incremento de cinco mil setecientos setenta y cinco (5.775) seguidores en
Twitter, logrando una vinculación de cuatro mil ciento ochenta y siete (4.187)
seguidores, lo cual representa una ejecución del 73%.
“Incrementar siete mil cuatrocientos sesenta y siete ´Me gusta' en Fan Page,
a los veinte cuatro mil ochocientos noventa con que se cerró el 2016” . Para
el tercer trimestre se programó incrementar mil ochocientos sesenta y seis (1.866)
“Me Gusta”, logrando dos mil trescientos cincuenta y nueve (2.359), lo cual
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representa una ejecución del 126%.
“Incrementar trescientos cuarenta seguidores en Instagram a los mil
setecientos con que se cerró el 2016”. Para el tercer trimestre se programaron
ochenta y cinco (85) seguidores de Instagram, logrando vincular Ochocientos
dieciséis (816), lo cual representa una ejecución del 960%, en razón a que la
Oficina Asesora de Comunicaciones realizó la campaña de difusión a través en
Instagram de todos los eventos, actividades y noticias del IDRD, en este trimestre
se pueden destacar eventos tan importantes como Festival de Verano, Misa
Campal del papa Francisco en el parque Simón Bolívar, entre otros, logrando un
incremento importante de seguidores y superando ampliamente la meta trimestral.
“Divulgar noventa y seis videos con información institucional”. Para el tercer
trimestre se programó la divulgación de veinticuatro (24) videos, logrando veinte
nueve (29) videos, con una ejecución del 121%, en razón a que la Oficina Asesora
de Comunicaciones publicó videos de los eventos más importantes de la ciudad
como la versión 21 del Festival de Verano, la preparación del Parque Simón
Bolívar para la misa Campal del Papa Francisco, entre otros, superando de forma
positiva la meta trazada para el trimestre.
“Revisar, aprobar y cargar en Isolución un procedimiento del proceso a su
cargo”. En el tercer trimestre se programó un (1) procedimiento, con cero
ejecución, en razón a que el procedimiento se encuentra en revisión por parte de
la Oficina Asesora de Comunicaciones.
3. SUBDIRECCIONES
3.1. Subdirección Técnica de Parques
La Subdirección Técnica de Parques presenta en su plan operativo catorce (14)
actividades con un total de dieciséis (16) metas para la vigencia 2017, de las cuales
tres (3) actividades y sus respectivas metas corresponden directamente a la
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Subdirección, dos (2) actividades con cuatro (4) metas al Área de Promoción de
Servicios y nueve (9) actividades con sus respectivas metas al Área Administración de
Escenarios, la ejecución para el tercer trimestre fue la siguiente:
Subdirección de Parques
La Subdirección de Parques presenta en su plan operativo tres (3) actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, las cuales no presentan programación en el tercer trimestre.
3.1.1. Área de Promoción de Servicios
El área de Promoción de Servicios presenta en su plan operativo dos (2) actividades con
un total de cuatro (4) metas para la vigencia 2017, programando para el tercer
trimestre una (1) actividad con dos (2) metas descritas a continuación, cuya
ejecución fue la siguiente:
“Firmar cincuenta y siete acuerdos ciudadanos enfocados al Control y
sostenibilidad Social del Sistema Distrital de Parques” . Para el tercer trimestre
se programó la firma de veinticuatro (24) acuerdos ciudadanos, reportando treinta
y un (31) acuerdos, con una ejecución del 129%.
“Implementar ochenta mesas de trabajo local enfocadas a la Sostenibilidad
Social del Sistema Distrital de Parques”. Para el tercer trimestre se
programaron veinticinco (25) mesas de trabajo y su ejecución fue del 100%.
3.1.2. Área Administración de Escenarios
El Área Administración de Escenarios presenta en su plan operativo nueve (9)
actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programando para el
tercer trimestre tres (3) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución
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fue la siguiente:
“Realizar sensibilizaciones sobre las mejores prácticas ambientales para
agua y luz en doce parques del Sistema Distrital de Parques” . Para el tercer
trimestre se programaron realizar tres (3) sensibilizaciones, con una ejecución
del 100%.
“Verificar la implementación del programa de saneamiento básico en quince
parques”. En el tercer trimestre se programaron cinco (5) programas, cuya
ejecución fue del 100%.
“Realizar un instructivo de operación de sesenta y cinco parques
administrados por el IDRD a cada responsable de parque”. Para el tercer
trimestre se programó entregar en veinte (20) parques un documento guía de
administración, mantenimiento y aprovechamiento económico de parques y
escenarios, con una ejecución del 100%.
3.2. Subdirección Administrativa y Financiera
La Subdirección Técnica Administrativa y Financiera presenta en su plan operativo
veintidós (22) actividades con veintitrés (23) metas para la vigencia 2017, de las cuales
dos (2) actividades con sus respectivas metas corresponden directamente a la
Subdirección, siete (7) actividades con ocho (8) metas al Área de Talento Humano,
cinco (5) actividades con sus respectivas metas al Área Financiera, cuatro (4)
actividades con sus respectivas metas al Área de Apoyo Corporativo, cuatro (4)
actividades con sus respectivas metas al Área de Sistemas, la ejecución para el
tercer trimestre fue la siguiente:
Subdirección Administrativa y Financiera
La Subdirección Administrativa y Financiera presenta en su plan operativo dos (2)
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actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programándolas en
el tercer trimestre, cuya ejecución fue la siguiente:
“Realizar mínimo tres sensibilizaciones por trimestre de prácticas
ambientales”. Para el tercer trimestre se programó realizar tres (3)
sensibilizaciones, con una ejecución del 200%.
“Realizar la actualización de dieciséis documentos (Programas,
procedimientos, instructivos, formatos, guías, entre otros)”. En el tercer
trimestre se programaron cuatro (4) actualizaciones, con cero ejecución, en razón
a que no alcanzaron a quedar publicados en el aplicativo Isolución, lo cual se
reflejarán en el siguiente trimestre.
3.2.1 Área Talento Humano
El Área de Talento Humano presenta en su plan operativo siete (7) actividades con ocho
(8) metas; de las cuales una (1) actividad con dos (2) metas son directamente del
Área de Talento Humano; tres (3) actividades con sus respectivas metas del Área
Interna de Desarrollo Humano y tres (3) actividades con sus respectivas metas del
Área Interna de Nómina.
El Área de Talento Humano presenta en su plan operativo una (1) actividad con
dos metas para la vigencia 2017, programando en el tercer trimestre una, cuya
ejecución fue la siguiente:
“Digitalizar el 10 % de las historias laborales que administra el Área Talento
Humano”. En el tercer trimestre se programó digitar dieciocho (18) historias
laborales, con una ejecución del 100%.
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3.2.2. Área Interna de Desarrollo Humano
El Área de Desarrollo Humano presenta en su plan operativo tres (3) actividades
con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programando todas para el
tercer trimestre, cuya ejecución fue la siguiente:
“Realizar quince jornadas de prevención”. En el tercer trimestre se
programaron cinco (5) jornadas y su ejecución fue del 100%.
“Realizar diez actividades de bienestar”. Para el tercer trimestre se programaron
cuatro (4) actividades de bienestar, meta la cual no se ejecutó, en razón a que
los contratos para su realización no se dieron en los tiempos establecidos,
actividad que se desarrollará para el cuarto trimestre.
“Realizar una jornada de Control epidemiológico”. Para el tercer trimestre se
programó una (1) jornada, meta que no se ejecutó.
3.2.3. Área Interna de Nómina
El Área de Nómina presenta en su plan operativo tres (3) actividades con sus
respectivas metas para la vigencia 2017, programando todas para el tercer
trimestre, cuya ejecución fue la siguiente:
“Tramitar el cien por ciento de las certificaciones dentro del término quince
días hábiles”. En el tercer trimestre se programó tramitar las cincuenta y siete
(57) certificaciones dentro del tiempo establecido, con una ejecución del 100%.
“Tramitar el cien por ciento de las certificaciones para los bonos
pensionales dentro del término de quince días hábiles” . Para el tercer trimestre
se programó tramitar las cuarenta (40) certificaciones de los bonos pensionales
dentro del tiempo establecido, cuya ejecución fue del 100%.
“Realizar cinco actividades de sensibilización en temas relacionados con
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pensiones y ahorro”. En el tercer trimestre se programaron dos (2)
sensibilizaciones en temas de pensiones y ahorro, logrando una (1)
sensibilización, con una ejecución del 50%, en razón a que el facilitador canceló
la sensibilización.
3.2.4. Área Financiera
El Área Financiera presenta en su plan operativo con cinco (5) actividades con sus
respectivas metas para la vigencia 2017, programando para el tercer trimestre tres
(3) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución fue la siguiente:
“Elaborar doce informes requeridos para enviarlos a los ordenadores del gasto”.
En el tercer trimestre se programó la elaboración de tres (3) informes y su
ejecución fue del 100%.
“Elaborar cuatro informes reflejando las operaciones contables de la
entidad”. Para el tercer trimestre se programó elaborar un (1) informe, con una
ejecución del 100%.
“Realizar cinco actualizaciones en temas financieros”. En el tercer trimestre se
programó realizar una (1) actualización en temas financieros, con una ejecución
del 200% de la programación.
3.2.5. Área Apoyo Corporativo
El Área Apoyo Corporativo presenta en su plan operativo cuatro (4) actividades con sus
respectivas metas para la vigencia 2017, programando para el tercer trimestre dos
(2) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución fue la siguiente:
“Llevar a cabo tres tomas físicas requeridas”. En el tercer trimestre se programó
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realizar una (1) toma física en las bodegas del IDRD, con una ejecución del 100%.
“Ejecutar cuarenta y ocho mantenimientos preventivos de los equipos de la sede”.
Para el tercer trimestre se programaron doce (12) mantenimientos preventivos y
su ejecución fue del 100%.
3.2.6. Área de Sistemas
El área de Sistemas presenta en su plan operativo cuatro (4) actividades con sus
respectivas metas para la vigencia 2017, programando para el tercer trimestre dos
(2) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución fue la siguiente:
“Liderar las etapas de implementación definidas para el desarrollo del
sistema de gestión de seguridad de la información SGSI, presentando por
cada una el informe sobre el proceso llevado a cabo: Fase I: Diagnóstico,
Diseño y Planificación, Fase II: Implementación, operación y seguimiento,
Fase III: Sensibilización y capacitación, Fase IV: Pre-auditoría – verificación”
Para el tercer trimestre se programó presentar un (1) informe correspondiente a la
Fase III: sensibilización y capacitación, meta que presentó una ejecución del
100%.
“Adelantar el 90% de las actividades de desarrollo, actualización,
implementación, capacitación y soporte de los diferentes Sistemas de
Información Misional, Financiero, Administrativo, Documental y plataformas
de apoyo con que cuenta el Instituto”. Para el tercer trimestre se programó
realizar treinta y cinco (35) actualizaciones de los diferentes Sistemas de
Información Misional, Financiero, Administrativo, Documental y plataformas de
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apoyo con que cuenta el Instituto, meta que presentó una ejecución del 100%.
3.3. Subdirección Técnica de Recreación y Deportes
La Subdirección Técnica de Recreación y Deporte presenta en su plan operativo
veinte siete (26) actividades con veintiocho (27) metas, de las cuales dos (2)
actividades con un total de tres (3) metas corresponden directamente a la
Subdirección, siete (7) actividades con sus respectivas metas al Área de Deportes
y diecisiete (17) actividades con sus respectivas metas al Área de Recreación
para la vigencia 2017, correspondientes a la Subdirección: Dos áreas internas en
Deportes y seis áreas internas en Recreación, cuya ejecución para el tercer
trimestre fue la siguiente:
Subdirección Técnica de Recreación y Deportes
La Subdirección Técnica de Recreación y Deporte presenta en su plan operativo
dos (2) actividades con tres (3) metas para la vigencia 2017, programando todas
para el tercer trimestre, cuya ejecución fue la siguiente:
“Realizar diez capacitaciones, de acuerdo a las solicitudes que realicen las
diferentes áreas dirigido a la comunidad en general”. Para el tercer trimestre
se programaron realizar tres (3) capacitaciones, meta la cual presentó una
ejecución del 100%.
“Revisar, aprobar y cargar en Isolución dos procedimientos
correspondientes a los procesos a su cargo”. En el tercer trimestre se
programó realizar un (1) procedimiento, con cero ejecución, en razón a que se
encuentra en la aprobación y firmas.
“Actualizar en el aplicativo Isolución con la información correspondiente a
indicadores y mapa de riesgos asociados a los procesos a cargo”. Para el
20
tercer trimestre se programaron dos (2) actualizaciones en el aplicativo Isolución,
meta que presentó una ejecución del 100%.
3.3.1. Área de Deportes
El Área de Deporte presenta en su plan operativo un total de siete (7) actividades
y sus respectivas metas, de las cuales cuatro (4) actividades con sus respectivas
metas corresponden al Área Interna de Fomento y Desarrollo Deportivo y tres (3)
actividades con sus respectivas metas al Área Interna Rendimiento Deportivo
para la vigencia 2017, cuya ejecución para el tercer trimestre fue la siguiente:
3.3.2. Área Interna Fomento y Desarrollo Deportivo
El Área de Fomento y Desarrollo Deportivo presenta en su plan operativo cuatro
(4) actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programando
para el tercer trimestre una (1) actividad, cuya ejecución fue la siguiente:
“Realizar tres estrategias de información y/o formación a la comunidad”.
Para el tercer trimestre se programó realizar una (1) estrategia de información y
formación a la comunidad, meta la cual presentó una ejecución del 100%.
3.3.3. Área Interna Rendimiento Deportivo
El Área de Rendimiento Deportivo presenta en su plan operativo tres (3)
actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, las cuales no
presentan programación para el tercer trimestre.
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3.3.4. Área de Recreación
El Área de Recreación presenta en su plan operativo diecisiete (17) actividades
con sus respectivas metas para la vigencia 2017, correspondientes a sus seis
áreas internas, cuya ejecución para el tercer trimestre fue la siguiente:
3.3.5. Área Interna Recreación Comunitaria
El Área de Recreación Comunitaria presenta en su plan operativo tres (3)
actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programadas para
el tercer trimestre, cuya ejecución fue la siguiente:
“Asistir a ocho reuniones de articulación institucionales establecidas en las
mesas distritales y sectoriales correspondientes”. Para el tercer trimestre se
programó la asistencia a tres (3) reuniones de articulación, con una ejecución del
100%.
“Realizar treinta y ocho acompañamientos técnico pedagógicos a las
diferentes actividades recreativas desarrolladas por el Área de Comunitaria ”.
En el tercer trimestre se programaron realizar quince (15) acompañamientos
pedagógicos, presentando una ejecución del 147% de lo programado, en razón
al cubrimiento en las actividades desarrolladas en el festival de verano.
“Realizar cinco capacitaciones con el equipo de recreadores”. Para el tercer
trimestre se programó la asistencia a una (1) reunión de articulación, la cual no
se ejecutó, porqué el personal de recreadores, así como los técnicos se
encontraban desarrollando actividades del festival de verano y se realizará para
el cuarto trimestre.
3.3.6. Área Interna Eventos Metropolitanos:
El Área de Eventos Metropolitanos presenta en su plan operativo dos (2)
22
actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, las cuales no
presentan programación para el tercer trimestre.
3.3.7. Área Interna Ciclovía – Recreovía
El Área de Ciclovía - Recreovía presenta en su plan operativo dos (2) actividades
con sus respectivas metas para la vigencia 2017, todas con programación en el
tercer trimestre y su ejecución fue la siguiente:
“Realizar treinta y tres jornadas relacionadas con los procesos de selección
y cualificación a los aspirantes a profesores de actividad física que
ingresarán para la vigencia 2018”. Para el tercer trimestre se programó realizar
seis (6) jornadas, logrando trece (13), lo cual representa una ejecución del 217%.
“Realizar veintiocho jornadas relacionadas con los procesos de selección y
cualificación a los aspirantes a Guardianes de Ciclovía que ingresarán para
la vigencia 2018”. En el tercer trimestre se programó realizar nueve (9) jornadas,
presentando una mayor ejecución equivalente a diez (10) jornadas, con una
ejecución del 111%.
3.3.8. Área Interna Infancia y Juventud
El Área de Infancia y Juventud presenta en su plan operativo cuatro (4)
actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programando para
el tercer trimestre todas las actividades con sus respectivas metas, cuya
ejecución fue la siguiente:
“Realizar setenta acompañamientos técnico pedagógicos a las diferentes
actividades recreativas desarrolladas por el programa recreativo para la
Infancia”. Para el tercer trimestre se programó realizar veinte (20)
acompañamientos técnico pedagógicos, presentando una menor ejecución
23
equivalente a cuatro (4) acompañamientos, con una ejecución del 20%, en razón
a que el área se encontraba sin coordinador.
“Asistir a seis reuniones de articulación en la Mesa Distrital liderados por el
Comité Operativo Distrital de Infancia y Adolescencia “CODIA”. Para el tercer
trimestre se programaron realizar dos (2) reuniones de articulación, con una
ejecución del 100%.
“Asistir a diez reuniones durante el año de articulación en la Mesa Distrital,
liderados por el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal
“IDPAC”. En el tercer trimestre se programó la asistencia a tres (3) reuniones de
articulación, con una ejecución del 100%.
“Realizar setenta y ocho acompañamientos técnico pedagógicos a las
diferentes actividades recreativas desarrolladas por el Área de Juventud” .
En el tercer trimestre se programó realizar veinticuatro (24) acompañamientos
técnico pedagógicos, presentando una menor ejecución equivalente a nueve (9)
acompañamientos, con una ejecución del 38%, en razón a que la coordinación
del programa se encontraba apoyando las actividades de Infancia, lo que
ocasionó una baja ejecución en las actividades de los dos programas.
3.3.9. Área Interna Personas con Limitación
El Área Personas con Limitación presenta en su plan operativo tres (3) actividades
con sus respectivas metas para la vigencia 2017, todas con programación en el tercer
trimestre y su ejecución fue la siguiente:
“Realizar novecientas sesenta jornadas de sensibilización en actividades
recreativas locales y en eventos institucionales de mediano y gran formato”.
En el tercer trimestre se programó la realización de doscientos cuarenta (240)
jornadas de sensibilización, presentando una menor ejecución equivalente a ciento
cincuenta y cuatro (154) jornadas de sensibilización, lo cual representa una
24
ejecución del 64%.
“Realizar setenta acompañamientos operativos y pedagógicos a las
actividades recreativas desarrolladas en eventos de mediano y gran formato
por el Programa Recreación Incluyente”. Para el tercer trimestre se
programaron veinte (20) acompañamientos operativos y pedagógicos, logrando
cincuenta y cinco (55), lo cual representa una ejecución del 275%, en razón a que
se generó una estrategia para lograr el cumplimiento de esta actividad, que en el
primer semestre de la vigencia tuvo baja ejecución.
“Asistir a las doscientos treinta sesiones ordinarias y extraordinarias
programadas por el Sistema Distrital de Discapacidad: CTD, CLD y
Comisiones de líneas estratégicas”. En el tercer trimestre se programó la
asistencia a cincuenta y ocho (58) sesiones, y su ejecución fue del 110%, presentando
una mayor ejecución equivalente a sesenta y cuatro (64) sesiones.
3.3.10. Área Interna Adulto Mayor
El Área de Adulto Mayor presenta en su plan operativo tres (3) actividades con
sus respectivas metas para la vigencia 2017, todas con programación en el tercer
trimestre y su ejecución fue la siguiente:
“Asistir a diez reuniones de articulación y eventos liderados por la Mesa
Distrital de Envejecimiento y Vejez”. Para el tercer trimestre se programó la
asistencia a tres (3) reuniones y su ejecución fue del 100%.
“Realizar cincuenta acompañamientos técnico pedagógicos a las diferentes
actividades recreativas desarrolladas por el Área de Persona Mayor”. En el
tercer trimestre se programaron diez (10) acompañamientos, con una ejecución
del 100%.
“Realizar sesenta talleres de fortalecimiento y crecimiento personal con los
líderes locales de las personas mayores” Para el tercer trimestre se
25
programaron asistir a diez (10) talleres de fortalecimiento y su ejecución fue del
100%.
3.4 Subdirección Técnica de Construcciones
La Subdirección Técnica de Construcciones presenta en su plan operativo trece
(13) actividades con sus respectivas metas, de las cuales cuatro (4) actividades
con sus respectivas metas corresponden directamente a la Subdirección, cinco
(5) actividades con sus respectivas metas al Área Técnica y cuatro (4) actividades
con sus respectivas metas al Área de Interventoría para la vigencia 2017, cuya
ejecución para el tercer trimestre fue la siguiente:
Subdirección Técnica de Construcciones
La Subdirección Técnica de Construcciones presenta en su plan operativo cuatro (4)
actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programando para el
tercer trimestre dos (2) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución
fue la siguiente:
“Realizar cuatro socializaciones al año en temas relacionados con el
Sistema Integrado de Gestión con el personal de la Subdirección”. En el tercer
trimestre se programó realizar una (1) socialización y su ejecución fue del 100%.
“Realizar diez seguimientos a la gestión y generar las respuestas oportunas
de los requerimientos SDQS de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Sistema de
Información Institucional ORFEO, en concordancia con los tiempos
estimados por la Subdirección para el proceso de revisión, firma y
radicación oportuna”. Para el tercer trimestre se programaron tres (3)
26
seguimientos, con una ejecución del 100%.
3.4.1. Área Técnica
El Área Técnica presenta en su plan operativo cinco (5) actividades con sus
respectivas metas para la vigencia 2017, programando para el tercer trimestre
tres (3) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución fue la siguiente:
“Realizar seguimiento para la entrega de trece diseños en la vigencia”. En el
tercer trimestre se programó la entrega de un (1) diseño y estudios técnicos,
presentando una ejecución del 100%.
“Actualizar la cartilla de especificaciones técnicas y socializar en el
Aplicativo Isolución”. En el tercer trimestre se programó la entrega de una (1)
cartilla de especificaciones técnicas, meta la cual no se ejecutó en razón a que
se encuentran en proceso de actualización y revisión al interior del área.
“Realizar diez reportes vía correo electrónico a la Subdirección Técnica de
Construcciones sobre la gestión de los requerimientos asignados en el
periodo de SDQS”. Para el tercer trimestre se programaron tres (3) reportes, con
una ejecución del 100%.
3.4.2. Área de Interventoría
El Área de Interventoría presenta en su plan operativo cuatro (4) actividades con
sus respectivas metas para la vigencia 2017, programando para el tercer
trimestre dos (2) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución fue la
siguiente:
“Lograr la entrega de las obras de acuerdo con el cronograma establecido
para cada uno de los dieciséis contratos”. Para el tercer trimestre se programó
entregar dos (2) obras, logrando la entrega de los Parques Villa Mayor y Tingua
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Tibanica que corresponden al contrato No. 3974 del 2016, lo cual representa una
ejecución del 100%.
“Realizar diez reportes vía correo electrónico a la Subdirección Técnica de
Construcciones sobre la gestión de los requerimientos asignados en el
periodo de SDQS”. En el tercer trimestre se programó la realización de tres (3)
reportes y su ejecución fue del 100%.
3.5. Subdirección de Contratación
La Subdirección de Contratación presenta en su plan operativo cuatro (4) actividades
con cinco metas para la vigencia 2017, programando para el tercer trimestre cuatro
(4) actividades con sus respectivas metas, cuya ejecución fue la siguiente:
“Lograr un proyecto de implementación LEAN para el área de Apoyo a la
Contratación diez tareas”, Para el tercer trimestre se programó realizar tres (3)
actividades del proyecto de implementación LEAN y su ejecución fue del 100%.
“Lograr que el setenta y siete por ciento de los expedientes contractuales
físicos existentes de 2015 se encuentren debidamente organizados según la
aplicación de la tabla de retención documental, al final de la vigencia.
(sumando el 23% del avance logrado el año anterior)” , Para el tercer trimestre
se programó realizar noventa y ocho (98) expedientes debidamente organizados
según las TRD y su ejecución fue del 100%.
“Definir, documentar, aprobar y cargar en el aplicativo Isolución un
procedimiento para la elaboración de convenios por parte de la entidad”,
Para el tercer trimestre se programó realizar un (1) procedimiento, meta que no se
ejecutó en razón a que se encuentran en proceso de validación por parte de la
Subdirección.
“Revisar, aprobar y cargar en Isolución dos procedimientos
correspondientes a Adquisición de Bienes y Servicios” , Para el tercer trimestre
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se programó realizar un (1) procedimiento, meta que no se ejecutó en razón a
que se encuentran en proceso de legalización de firmas, para su posterior
publicación en Isolución.
ÁREAS
4. Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria
El Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria presenta en su plan operativo cinco
(5) actividades con sus respectivas metas para la vigencia 2017, programando
para el tercer trimestre dos (2) actividades con sus respectivas metas, así:
“Realizar y presentar un informe mensual de seguimientos a las actividades
incluidas y programadas”. Para el tercer trimestre se programaron tres (3)
informes de seguimiento, meta que presentó una ejecución del 100%.
“Brindar cuatro apoyos y asesoría a los Fondos de Desarrollo Local que
requieran el acompañamiento del IDRD en la formulación de proyectos
recreo-deportivos (mínimo 1 trimestral)” En el tercer trimestre se programó un
(1) acompañamiento a los Fondos de Desarrollo Local, meta que presentó una
ejecución del 100%.
5. Área de Costos y Estudios Económicos
El Área de Costos y Estudios Económicos presenta en su plan operativo cuatro
(4) actividades con un total de seis (6) metas para la vigencia 2017, programando
para el tercer trimestre cuatro (4) actividades con sus respectivas metas:
“Entregar el 100% de los procesos de Análisis de precios y Estudio del
Sector requeridos por las subdirecciones”. Para el tercer trimestre se
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programó la entrega de noventa y dos (92) procesos de los cuales reportan
setenta y un (71) que se tramitaron en los tiempos de respuesta, con una
ejecución del 75% de lo programado, los veintiún (21) procesos restantes, se
encuentran dentro de los tiempos de respuesta por parte de ACEE para su
análisis de precios y estudios del sector.
“Entregar el cien por ciento de los procesos de Análisis de precios y Estudio
del Sector en los tiempos establecidos en los instructivos del área”. En el
tercer trimestre se programó la entrega de cientos doce (112) procesos y se
tramitaron ciento ocho (108) en los tiempos de respuesta, con una ejecución del
94%.
“Realizar cuatro actualizaciones de la base de datos de CIO, de los insumos
fundamentales de la construcción”. Para el tercer trimestre se programó realizar
una (1) actualización de la base de datos, meta que presentó una ejecución del
100%.
“Revisar, Actualizar, aprobar y cargar en Isolución tres instructivos
correspondientes al proceso”. Para el tercer trimestre se programó realizar (1)
una actualización de un instructivo. Este se encuentra en proceso de legalización
de firmas en la Secretaría General.
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6. ANÁLISIS DE RESULTADOS
Para la vigencia 2017 del Plan Operativo del IDRD por dependencias, se establecieron
un total de ciento cincuenta y cinco (155) metas, de las cuales noventa y tres (93)
contaron con programación para el tercer trimestre, con los siguientes resultados:
DESCRIPCIÓN Valores
Metas Programadas 2017 155
Metas Programadas
III Trimestre
93
Metas cumplidas 73
Metas cumplidas entre los
rangos 80% y 100%. 78,49%
Metas incumplidas 20
Metas en rango menor a
80%. 21,51%
El 78,49% equivalente a 73 metas, cumplieron un rango entre el 80% y 100%.
El 21,51% equivalente a 20 metas, tuvieron una ejecución inferior al 80%, con tres (3)
metas con ejecución entre 60% y 79%, una (1) meta con ejecución entre 40% y 59%,
tres (3) metas con ejecución entre 20% y 39% y trece (13) metas con ejecución entre 0%
y 19%.
Se recomienda a las áreas la re-programación (cuando aplique) de las metas que
no se han ejecutado al 100%, igualmente se solicita el envío de las razones que
explican la baja ejecución sobre lo programado, así como las sobre ejecuciones
presentadas.