Elaborado por:

Ing. Paola Otero

Prof. Reyes Fabin Moreno

Marzo 2015

Descripcin de la actividad

La gestin de adquisiciones en una empresa incluye una serie de procesos para la adquisicin de productos o servicios, la gestin y administracin del contrato y la gestin de de los cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra. Tambin comprende una buena seleccin y negociacin con los proveedores y un control de los riesgos que puedan surgir durante el proceso de adquisicin. De todos estos puntos se tratar en los siguientes apartados.

Durante el proceso de planificacin del proceso de adquisiciones se identificarn las necesidades del proyecto que se puedan satisfacer de mejor forma comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organizacin. Uno de los puntos clave de esta fase del proceso ser considerar si es conveniente adquirir, qu, cmo y cundo hacerlo. Para ello se deber definir la estrategia ms adecuada para la eleccin de fuentes, se debern definir de forma clara los requisitos, se planificar el proceso de la solicitud de oferta que se lanzar a los proveedores potenciales y se desarrollarn una serie de criterios que ayudarn a evaluar a los proveedores de tal forma que resulte ms fcil elegir al que ms convenga a la organizacin.

1. Para qu sirve el proceso de gestin de las adquisiciones de un

Proyecto?

Durante el desarrollo de un proyecto es probable que sea necesario realizar la compra o adquisicin de productos as como de servicios o resultados externos, es decir, fuera del equipo del proyecto. El objetivo de la gestin de las adquisiciones es el de definir los procedimientos para la tarea de compra de estos productos o servicios que puedan ser requeridos durante la ejecucin del Proyecto. Dentro de estos procesos se incluye la gestin de contratos y el control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto, entendindose por contrato aquel documento legal que se establece entre un comprador y un vendedor, y que presenta un acuerdo vinculante para ambas partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestacin vlida. Es de suma importancia gestionar de forma activa el ciclo de vida de los contratos y redactar cuidadosamente los trminos y condiciones de las adquisiciones, de modo que se puedan evitar algunos de los riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al vendedor.

2. Cules son los 4 procesos que se deben ejecutar en la gestion de las

adquisiciones de un proyecto?} Planificar las Adquisiciones Se busca resolver las principales necesidades para el proyecto como qu es lo que vamos a comprar, cmo, cunto y a quin comprar, por lo que una de las decisiones que debemos tomar primero es si tenemos que

producir el insumo segn la calidad de nuestros proveedores o en realizar una compra segn la especializacin y la economa de escala que podamos conseguir. Dependiendo del tipo de contrato que elijamos tendremos diversos retos que superar por lo que debemos analizar cul es la forma de contratacin que se presta mejor para nuestras necesidades y la experiencia que podamos tener, las modalidades pueden ser llave en mano, precio fijo, costos reembolsables, pago con anticipos, pago contra entrega, entre las principales modalidades. Efectuar las Adquisiciones Consiste en realizar la convocatoria a los proveedores que puedan satisfacer nuestros requerimientos para que hagan llegar sus propuestas tcnicas y econmicas, para luego revisar las propuestas y elegir a los proveedores con los cuales tomamos la decisin de hacer la contratacin. Para efectuar de mejor manera las adquisiciones se recomienda disear un sistema o matriz para la seleccin de los proveedores en la que pondremos en base a criterios como las garantas que nos puede ofrecer el vendedor, su servicio de postventa, la valoracin econmica, la experiencia que pueda tener, la rapidez de la entrega, etc. Administrar las Adquisiciones Una vez realizada la contratacin tenemos que ir evaluando en el tiempo la performance de los proveedores en relacin a los requisitos que le hemos exigido en el contrato firmado y de ser requerido ir gestionando los cambios en los contratos para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto. A travs de las revisiones de desempeo podemos evidenciar los logros y fracasos que se pueden haber tenido y se hace un monitoreo al avance y cumplimiento por parte del proveedor. Segn lo especificado en el contrato o lo que acordemos entre el vendedor y el comprador se podrn realizar inspecciones por parte del comprador. Cerrar las Adquisiciones Consiste en aprobar y dar por cerrado cada uno de los contratos una vez cumplido con los entregables pactados en el contrato, que en la mayora de casos ser un requisito para el pago al proveedor. De presentarse alguna reclamacin se debe haber previsto cuales son los mecanismos para resolver una controversia o de ser necesario ir a un arbitraje.

3. En qu consiste la planificacin de las adquisiciones de un proyecto y cules son las tcnicas y las herramientas que se utilizan? Planificar las adquisiciones es el proceso bsico donde se documentan las

decisiones de compra para el proyecto, se especifica la forma de hacerlo e identifica posibles vendedores. Realizar una correcta planificacin de las

adquisiciones permite obtener una efectiva y apropiada oferta, seleccin de vendedor, adjudicacin del contrato y cierre de la adjudicacin con xito.

El proceso Planificar las Adquisiciones tambin incluye la consideracin de posibles vendedores, en particular si el comprador desea ejercer algn tipo de influencia o control sobre las decisiones de compra. Tambin se deber considerar quin es el responsable de obtener o ser titular de permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la legislacin, alguna regulacin o poltica de la organizacin para ejecutar el proyecto.

El proceso Planificar las Adquisiciones incluye la consideracin de los

riesgos derivados de cada decisin de hacer o comprar. Incluye asimismo la revisin del tipo de contrato que se planea utilizar para la mitigacin de riesgos, y a veces transferir los riesgos al vendedor.

Herramientas y Tcnicas

Anlisis De Hacer O Comprar El anlisis de hacer o comprar es una tcnica general de gestin utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas. Es posible que la organizacin del proyecto cuente con la capacidad necesaria, pero que la misma se encuentre comprometida con otros proyectos, en cuyo caso el proyecto en cuestin podra requerir que los esfuerzos sean suministrados por una organizacin externa a fin de cumplir con los compromisos establecidos en el cronograma. Las restricciones al presupuesto pueden influir en las decisiones de hacer o comprar. Si se decide efectuar una compra, entonces tambin deber decidirse si se va a adquirir o a alquilar. Un anlisis de hacer o comprar debe tener en cuenta todos los costos relacionados, tanto directos como indirectos de apoyo. Por ejemplo, el anlisis de la alternativa de compra incluye tanto los costos reales de compra del producto como los costos indirectos de apoyo al proceso de adquisicin y al elemento comprado. Durante el anlisis de compra tambin se tienen en cuenta los tipos de contrato disponibles. El reparto de riesgos entre comprador y vendedor determina los tipos de contrato adecuados, mientras que los trminos y condiciones especficos del contrato son los que formalizan el grado de riesgo que asumen el comprador y el vendedor. Algunas jurisdicciones disponen de otros tipos de contrato, como por ejemplo contratos basados en obligaciones del vendedor - no del cliente - y las partes que participan en el contrato tienen la obligacin de identificar el tipo de contrato adecuado tan pronto se llegue a un acuerdo sobre la ley aplicable.

Juicio De Expertos

A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las entradas y salidas de este proceso. El juicio de expertos en compras tambin se puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarn en la evaluacin de las propuestas de los vendedores. El juicio de expertos legales puede requerir los servicios de un abogado para colaborar con los aspectos, trminos y

condiciones especficos de las adquisiciones. Dicho juicio, incluidas la experiencia comercial y tcnica, puede aplicarse tanto a los detalles tcnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos como a los diferentes aspectos de los procesos de gestin de las adquisiciones.

Tipos de Contratos El riesgo compartido entre el vendedor y el comprador est determinado

por el tipo de contrato. Todas las relaciones legales contractuales se encuadran en una de las siguientes dos categoras:

Contratos de precios fijos: Esta categora de contrato implica establecer un precio total fijo para un producto o servicio definido que se va a prestar.

Contratos de costos reembolsables: Esta categora de contrato implica efectuar pagos (reembolsos de costos) al vendedor por todos los costos legtimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, ms los honorarios que representen la ganancia del vendedor.

4. Cules son los procedimientos que se deben cumplir en la planificacin de

las adquisiciones?

Este paso est influenciado por varios factores, tales como qu ests adquiriendo

(obras, bienes o servicios), las condiciones del mercado, la complejidad de los

requisitos, el valor monetario estimado de la adquisicin, el lugar de ejecucin y la

urgencia.

Tipos de procedimientos de adquisicin:

Tipos de

Procedimientos

Mtodos de solicitud

de ofertas

Tipos de adquisicin Umbrales

monetarios

Licitacin Abierta

Convocatoria Pblica

a Licitar

Obras, Bienes y

Servicios

70,000 USD

Solicitud de

Propuestas

Obras y Servicios

Licitacin Cerrada

Carta de Invitacin Obras, Bienes y

Servicios

< 70,000 USD

Salvo excepciones ver

3.5.1.2.

Solicitud de

Propuestas

Obras y Servicios

Invitacin a Cotizar Obras, bienes y

servicios

2,500 USD

Adjudicacin Directa Carta de Invitacin Obras, bienes y

servicios

Slo en casos

excepcionales.

Al analizar los procedimientos de adquisicin debes considerar que la

Licitacin Cerrada y la Adjudicacin Directa son mecanismos excepcionales, y an

cuando no se desaconseja su uso, por ser excepcionales, es preciso identificar

con claridad cundo y en qu circunstancias procede su aplicacin.

Conclusin

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra

o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener

fuera del equipo del proyecto. La organizacin puede ser la compradora o

vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. La Gestin de

las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestin del contrato y de

control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes

de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestin

de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la administracin de cualquier

contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo

el proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), as como la administracin

de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud

del contrato.

Estos procesos interactan entre s y con los procesos de las otras reas de

conocimiento. Dependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede

implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Si bien los procesos se presentan aqu

como componentes diferenciados con interfaces definidas, en la prctica se

superponen e interactan de formas que no se detallan en la Gua del PMBOK.

Bibliografa

Gmez-Senent Martnez, E. El proyecto y su direccin y gestin. Ed. S. P.

UPV. 1999

LLED, P (2014). Director de Proyectos

http://www.ppmci.com.co/contenidos.php?Id_Categoria=461

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/104005/AVA_2015-

1/OVI_UNIDAD_1/PMBOK_Gestion_Adquisiciones.pdf