PLANIFICACIÓN DEL EVENTO

ACTIVIDAD 6.

Paola Herrera Karen

Castellanos Elizabeth

Moreno Carolina Vega Johan Torres

CONCEPTOS DE PLANEACIÓN

La planificación es uno de los pasos más importantes ya que es el momento en el que debes visionar todo lo que quieres para ese día. Desde el envío de las invitaciones hasta el recordatorio que vas a entregar al cierre del evento. Pero antes de dar marcha a dicha organización debes tener en cuenta tu presupuesto para no desfasarte en gastos. A partir de ese presupuesto debes realizar una lista de detalles que puedes incluir o excluir.

Para realizar todos los detalles debes decidir tu equipo de trabajo teniendo en cuenta tus límites personales ya que de acuerdo a la dimensión que tendrá tu evento debes delegar o no funciones; o dejarle todo a un experto y tú simplemente coordinas.

Existen numerosas empresas como agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, etc. que te pueden colaborar ubicándote el sitio, la comida, decoración y música.

No olvides de incluir el tiempo factor primordial en dicha realización. para esto puedes organizar un cronograma de actividades previas al evento donde incluyas visita a proveedores, diseño de invitaciones, confirmación de invitados o visita a diferentes sitios, etc.

ESPACIO FUNCIONAL DEL EVENTO

Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos.

TERMINOLOGÍA TURÍSTICA

Agencia de viajes: empresa dedicada a la realización de arreglos para viajes y venta de servicios sueltos, o en forma de paquetes, en carácter de intermediaria entre el prestador de los servicios y el usuario, para fines turísticos, comerciales, o de cualquier otra índole.

Agroturismo o Turismo Rural: Modalidad de turismo que se desarrolla en un espacio rural.

Alojamiento turístico: Empresa Mercantil que ofrece un servicio que permite al cliente hospedarse para su descanso. Toda instalación que regularmente (u ocasionalmente) disponga de plazas para que el turista pueda pasar la noche.

Alpinismo: Deporte de aventura y cierto nivel de riesgo, que consiste en escalar sierras y montañas.

Antropología: ciencia que trata de los aspectos biológicos del hombre y de la relación de los mismos con los aspectos históricos y culturales de este. Es una ciencia cuya doctrina, extremadamente vasta, abarca todas las cuestiones que se refieren al presente o al pasado de la humanidad.

Animación turística: Alternativa de entretenimiento y ocupación del tiempo libre del turista 

Artesanía: Arte u obra realizada manualmente por artesanos, que resulta por originalidad e identificación con lo local o regional, de interés en la composición del “producto turístico”.

Aparthotel: Establecimiento integrado por unidades de más de un ambiente organizado con el concepto de hotel.

Atractivos turísticos: es todo lugar, objeto o acontecimiento capaz de generar un desplazamiento turístico. Los principales son los que poseen atributos convocantes con aptitud de generar visitantes, por sí. Los complementarios son los que en suma o adicionados a los principales hacen un lugar o zona turística.

Capacidad ecológica (de carga): es el nivel de visitas por encima del cual se registrarán impactos ambientales inaceptables, provenientes de los turistas mismos o de sus requerimientos.

 Capacidad turística social: es el nivel por encima del cual la satisfacción del visitante desciende inaceptablemente como consecuencia del excesivo número de personas en el lugar en cuestión.

Capacidad social de recepción: es el nivel por encima del cual se producirán cambios inaceptables en la estabilidad cultural local y en la actitud ante los turistas. 

Centro turístico: es todo conglomerado urbano que cuenta en su propio territorio o dentro de su radio de influencia con atractivos turísticos de tipo y jerarquía suficiente para motivar un viaje turístico.

Cruceros: viaje marítimo, fundamentalmente de placer con diversiones a bordo y excursiones a las costas, riberas, playas y puertos del recorrido. 

Estacionalidad turística: característica del fenómeno turístico ocasionada por la concentración de la afluencia de viajeros en ciertos meses del año coincidente por lo común con las épocas de vacaciones estudiantiles imperantes en el país, generando lo que se ha llamado saturación y sobredemanda en alta estación.

Excursión: viaje organizado por una agencia de viajes, con tarifas especiales a condición de ser colectivas, paseo, sin cambio del lugar de pernocte.

Gasto turístico: gasto total del consumo realizado por un visitante o en nombre de un visitante para su viaje o durante él y durante la estancia en su lugar de destino.

Guía de turismo: Profesional turístico cuya misión es informar, asistir y atender al turista durante una visita u otro servicio técnico-informativo turístico. Según las normas legales argentinas, la actividad propia del Guía de Turismo es aquella que va encaminada a la prestación de manera habitual y retribuida, de servicios de orientación, información, asistencia al turista.

Demanda turística: es el conjunto de servicios solicitado efectivamente por el consumidor. 

Destino: es el lugar visitado por un visitante. Paquete turístico: conjuntos de servicios que incluye el

alojamiento y una combinación de otros elementos, tales como traslados, comidas, excursiones locales, etc. Puede o no incluir el transporte de aproximación y se vende a un precio global, y son adquiridos en un solo acto de compra.

Planificar o planear: es el proceso correspondiente a la formulación de un modelo que, basado en objetivos de desarrollo e hipótesis de comportamiento, y, considerando las circunstancias presentes y sus orígenes, propone líneas de acción factibles, tendientes a obtener una situación deseable.

Presupuesto: es el calculo de los costos de las distintas acciones que intervienen en el programa de promoción. Constituye la concreción financiera del programa.

Producto Turístico: Hoy es lo esencial de la actividad turística. Surge de la armoniosa integración para su venta de atractivos y servicios. Conjunto de prestaciones, materiales e inmateriales, que se ofrecen al mercado, con el propósito de satisfacer los deseos o las expectativas de los turistas.

 Ruta turística: se determina estudiando sobre el mapa un itinerario que comprenda la visita de varias localidades de interés turístico. Hay que tener en cuenta los lugares de salida y llegada, de paradas, distancias, comunicaciones, inclusión de valores históricos, paisajísticos, folklóricos.

Temporada Alta: es el período del año durante el cual una estación o centro turístico recibe la mayor afluencia de turistas. 

Turismo: es el complejo de actividades originadas por el desplazamiento temporal y voluntario de personas fuera de su lugar de residencia habitual (invirtiendo) en sus gastos, recursos que no provienen del lugar visitado.

Visita guiada: visita a una ciudad, lugar de interés, monumentos, etc., comentada y conducida por un guía.

Albergues: Son establecimientos que ofertan alojamiento y comidas a colectivos muy concretos (normalmente jóvenes, montañeros, entre otros) a precios muy asequibles.

Amenities: Pequeños artículos de aseo personal que se colocan en los cuartos de baño de los hoteles.

Balnearios: Son hoteles situados en estacione termales o minerales, en donde se utilizan las cualidades terapéuticas de las aguas de ciertos manantiales para aliviar dolencias de determinadas enfermedades.

Bares: Son aquellos establecimientos que disponen de barra y también disponen de servicios de mesa para proporcionar al público, mediante precios de bebidas y bocadillos.

Barman o Bartender: El encargado de preparar las bebidas tras la barra de un establecimiento.

Botones: Antigua denominación del que ahora es auxiliar de recepción y conserjería: el Botones le ayudará con su equipaje.

Buffet: Término utilizado en restaurante para definir un servicio donde los productos son expuestos en mesas calientes y frías para el libre acceso del cliente.

Cadenas hoteleras: Son aquellas empresas que engloban, con una gestión unificada, a un número determinado de hoteles, con una distribución territorial relativamente amplia.

Casas turismo rural: Son establecimientos que ofrecen servicios de alojamiento y en bastantes casos, otros servicios complementarios. Normalmente se sitúan en viviendas habitadas por agricultores o lugareños, mediante un precio establecido y en las condiciones que reglamentariamente se determinen.

Cafetería: Son locales que sirven comidas y bebidas para un refrigerio rápido de forma ininterrumpida durante todo el horario de apertura.

Capacidad de alojamiento de un establecimiento: Se mide principalmente por el número de habitantes y camas que alquila.

Camarero: Es responsable del servicio de mesas, tanto de bebidas como de comidas. El camarero se encarga de preguntar alos clientes que desean tomar y se dirige al a barra (o cocina) para recoger las consumiciones.

Campings: Son espacios de terreno debidamente delimitados, dotados y acondicionados para su ocupación temporal, con capacidad para más de diez personas que pretendan hacer vida al aire libre con fines vacacionales o turísticos y utilizando como residencia albergues móviles (tiendas de campaña, caravanas u otros elementos similares fácilmente transportables).

Check in: Concepto que se refiere a los procesos de inscripción en un hotel o medio de transporte, también conocido como facturación en este último caso.

Check out: Proceso de salida de un establecimiento hotelero con la correspondiente liquidación de la cuenta de gastos.

Gastronomía: Son los conocimientos de todo lo relacionado con la nutrición del hombre: arte de preparar y de comer un buen manjar.

Gourmet: Es la apersona capaz de juzgar y degustar la suculencia de un platillo o bebida.

Hotel: Es un establecimiento que proporciona alojamiento, normalmente durante un tiempo corto. Los hoteles a menudo ofrecen servicios adicionales como restaurante, piscina o guardería para niños. Algunos hoteles tienen servicios de conferencias y animan a grupos a organizar convenciones y reuniones en su establecimiento.

Ducha Vicky: Masaje combinado seco y bajo agua minero-medicinal.

Ducha escocesa: Aplicación de agua minero-medicinal alternando caliente y fría.

En Suite: Término que se aplica a las instalaciones que están dentro de la habitación, especialmente al cuarto de baño.

Entremetier: Empleado de cocina que prepara sopas, consomés, hortalizas y guarniciones, patatas, huevos y pasta.

TIPOS DE MONTAJES Auditorio: se realiza con sillas que deberán

colocarse una al lado de la otra en hileras ya sea rectas o circulares. En este tipo de montaje puede que haya un orador con lo cuál deberá colocarse frente a la primer fila un atril o en caso que sean varios oradores se colocará una mesa de tamaño acorde a la cantidad de oradores y sillas. Si utilizamos mesa esta deberá estar vestida con mantel y pollera y deberán colocarse copas de agua y agua para cada orador.

Escuela: se realiza con varias mesas, tipo pupitre o bien con mesas para 2/3 personas, se montan hileras de mesas con sillas y se mantiene la línea del auditorio pero con mesas para los participantes. También puede que haya oradores con lo cual se dispondrá del atril o la mesa para varios oradores según la petición de nuestro cliente.

Montaje Cocktail: Este tipo de Montaje es para una celebración informal, un cocktail, un cierre de evento, una comida informal (de pie). Se pueden incluir los buffets a los lados o en islas.

Montaje Tipo Cena de Gala: Este tipo de Montaje es similar al cocktail pero con sillas y puestos en las mesas. Bodas cenas, para cualquier tipo de celebración que lleve una comida tanto buffet como servida tipo formal.

Montaje: Banquete n°1 MESA IMPERIAL: Es un montaje para almuerzos, desayunos o cenas. El montaje de la imagen es tipo gala muy empleado para comidas especiales y homenajes despedidas de grupos y eventos. Se ha de revisar y montar muy bien este tipo de Montaje en especial el menaje de este.

Montaje: Banquete n°2 MESAS REDONDAS: Es un montaje para bodas grandes banquetes, etc. El montaje de la imagen esta compuesto por mesas redondas con capacidad de hasta 10 comensales. Es bueno saber distribuir las mesas de manera armoniosa y vigilar su ubicación.

Montaje: Buffet Banquetes n°1: Debemos de tener en cuenta que montar un buffet con alturas y bien decorado para impresionar al cliente no cuesta dinero es cuestión de imaginación del montador y capitanes de dicho evento. Aquí un ejemplo de un buffet con diferentes niveles y una escalera de bocas.

Montaje: Buffet Banquetes n°3: En esta imagen vemos un tipo de buffet piramidal desde el punto mas alto (el centro) vamos bajando los niveles. En el centro puede ir un centro de flores o una escultura de hielo. Si es temático el buffet deberá de ir decoración acorde con el evento.

Montaje: Buffet Banquetes n°3: En esta imagen vemos un montaje de dos niveles, esto es fácil de conseguir ya que la mesa mas alta lo único que hay que hacerle es ponerle algo debajo para subirla y por ultimo taparla con la otra mesa así creamos un desnivel. Ideal para buffet no servidos que van contra la pared.

Montaje: Buffet Banquetes n°4: En esta imagen vemos que se ha montado a diferentes niveles ayudándose de mesas redondas cajas alturas, etc. Debemos de fijarnos bien en la decoración flores, hojas, dependiendo de la temática que sea el Buffet o de la estética que queramos crear.

Montaje: Buffet Banquetes n°5: En esta imagen vemos una escultura de hierro observemos la decoración de flores y fíjense en el detalle de la forma del Buffet. Es importante en buffet que tengan trinche que las tablas de corte estén bien limpias y tengan la herramienta adecuada. Deben observar como se ha colocado él cubre mantel recogido en parte dando un aspecto muy elegante a este.

Directorio: se utiliza para reuniones de trabajo pequeñas, consiste en una mesa ya sea circular o rectangular acompañada de sillas.

TIPOS DE MODELOS DE MESA

I: montaje en i. Capacidad de 30 a 35 personas

U: montaje en u. Capacidad de 40 a 50 personas

T: montaje en t. Capacidad 40 a 50 personas. E: montaje en e. Capacidad de 70 a 80

personas. Imperial: Capacidad de 30 a 50 personas. Cuadrada: Capacidad de 40 a 50 personas Peine: Banquetes grandes. La cantidad de

brazos dependerá de la cantidad de comensales. Espiga: Banquetes grandes .Se compone de

una presidencia frente a la cual se montan tableros en sentido oblicuo.

Americano: Banquetes grandes .Se realiza montando una mesa presidencia y mesas redondas de 8 a 12 pax distribuidas en el salón.

MONTAJES DE MESAS PARA COMIDA FORMAL

Montaje de mesas

Se comienza montando el esqueleto. Se dispondrá de un plano en el que figurará la estructura del montaje y que servirá de guía para situar las mesas.

Normas a tener en cuenta: Entre mesa y mesa debe quedar un pasillo para que el personal trabaje

con comodidad Se debe montar para un 10-15% más de las plazas reservadas, ya que a

veces se presentan mas invitados Las mesas quedarán alineadas guardando la estética del salón No situar ninguna mesa cerca del paso de los mozos al office o a la

cocina Aquellos montajes donde se utilicen varias mesas (T, E, I, etc) se

comprobará que todas las mesas queden al mismo nivel Colocar la presidencia frente a la puerta de entrada Procurar que exista el menor número de comensales dando la espalda a

la presidencia Colocar puntos de apoyo o aparadores para que los mozos puedan

auxiliarse durante el servicio. Una vez montado el esqueleto pasamos a montar las mesas: para esto

debemos tener toda la vajilla, cristalería, cubertería, mantelería fajinada:

EQUIPO AUDIOVISUAL LAPTOPS  HP DV2000 CORE DUO Y LAPTOPS

HDMI CONTROLES REMOTOS INALAMBRICOS CON

CRONOMETRO Y APUNTADOR LASER O MOUSE INALAMBRICO CON APUNTADOR

LASER- PROYECTORES DE 2200 LUMENS, 2500 LUMENS  y 5000 LUMENS LENTE NORMAL

- PROYECTORES LENTE GRAN ANGULAR (SHORT THROW) DE 2200 LUMENS Y 3000 LUMENS HIGH DEFINITION

- PLASMAS Y TV-MONITORES LCD DE 42´ - PANTALLAS DE RETROPROYECCION

(PROYECCION POSTERIOR) DE 1,80 X 240 MTS; 3,0 X 2,0 MTS Y 3,60 X 2,70 MTS

- PANTALLAS PORTATILES PROYECCION FRONTAL DE 1,20 x 1,20 mt, 1,50 X 1,50 mt, 1,80 x 1,80 mt Y 2,10 x 2,10 mt .

- EQUIPOS KRAMER (DISTRIBUIDORES-AMPLIFICADORES DE SEÑAL, ESCALADOR CONVERTIDOR DE SEÑALES DE VIDEO PARA PRESENTACIONES, SWITCHERAS)

- CONSOLAS DE SONIDO, SUPRESORES DE RETORNO Y CORNETAS AMPLIFICADAS: 

- MICROFONOS ALAMBRICOS E INALAMBRICOS (VOCALES, HEADSEAT Y LAVALIER):

DISEÑO DE EVENTOS El diseño como elemento contenedor sobre el

que se desplazan las ideas, como plataforma para construir el escenario en el cual la influencia sea posible. Sin un adecuados diseño no hay norte, no podemos planificar adecuadamente y mucho menos realizar el evento a partir de una logística que esté en armonía con las ideas originarias. Por ello es necesaria la integración de conocimientos sobre el comportamiento humano, la sociedad, las técnicas de comunicación, las necesidades actuales de los que demandan eventos, la forma de relacionarnos, el arte y el entretenimiento que consumimos, los cambios culturales, etc. Todo lo que involucre conocer y dar respuestas a esas empresas y personas que esperan de nosotros una herramienta de expresión. Estos conocimientos estructurados adecuadamente podrán otorgarnos la especialización necesaria para diseñar los eventos exitosos de los próximos años.

GAFETES

Los gafetes permiten crear y proyectar una imagen, mostrar el nombre y el cargo del personal. La identificación puede diseñarse para distinguir al personal que labora en su organización, así como a clientes y personas externas.

Características. Materiales: Niquiel (plateado),

bronce (dorado), alto impacto (negro).

Sujeción: Clavo pin, prendedor de gancho, IMAN, velcro.

A todo color cubiertos con resina y tratamiento UV.

FOLLETO PROMOCIONAL

Podemos definirlo como una publicación no encuadernada utilizada, generalmente, para transmitir información publicitaria, que ofrece información delos productos o servicios de una empresa.

Para la confección efectiva de un folleto publicitario, se recomienda: Redactar títulos y subtítulos claros y atractivos. Realizar argumentaciones completas. Explicar densamente los beneficios

del producto o servicio y hacer un resumen de los mismos. Incluir un buen número de fotografías en las que aparezcan los

productos así como demostraciones de su funcionamiento. Adjuntar pies de foto explicativos.

Acompañar el texto y las fotografías con diagramas o dibujos. Realizar un recorrido lógico por los diferentes productos y

argumentaciones. Hay diversos tipos de folletos, dos de ellos son los Dípticos y

los trípticos.

PLEGABLE

Es una pieza gráfica que transmite un mensaje de manera ágil, moderna y concreta. Está diseñado sobre una página por ambas caras y la conforman varios pliegues, plegados o cuerpos. Los pliegues en el diseño de un plegable son variados y pueden ser:

REGISTROS

EVITA QUITARLE TIEMPO VALIOSO A TUS ASISTENTES: Algunos formularios de suscripción a eventos son largos y complicados de llenarse, tus asistentes agradecerán que su registro sea rápido y sencillo. Es aún más importante que el registro sea rápido para aquellos asistentes anteriores, de los que ya tienes sus datos, formula una estrategia para que ellos no necesiten darte todos sus datos otra vez, ahórrales ese tedioso paso. Reducirás drásticamente el proceso de registro de estos asistentes, disminuirá la cantidad de personas que abandonan el proceso por este aburrido paso y también reducirás el número de errores en los registros de la organización de un evento. Ésta simple práctica mejora la experiencia de los asistentes en tu evento, además de que te aseguras de tener su información personal completa para hacer un seguimiento y mandarles promociones.

UTILIZA LAS REDES SOCIALES: Las redes sociales se han convertido en una excelente herramienta para tener contacto con los asistentes, antes y después de la organización de un evento. Promueve tu página de facebook y tu perfil de twitter para que puedas conectarte con tus asistentes incluso antes de conocerlos en persona. Informa a los interesados publicando los ponentes en tu evento, datos interesantes sobre el tema de tu evento, etc.

DESHAZTE DE PAPELES Y UTILIZA LA TECNOLOGIA: Los registros que se hacen en papel, toman más tiempo, dinero y esfuerzo, en la organización de un evento estos tres elementos son lo más valioso. Así que no tengas miedo de usar la tecnología, aún los asistentes más tradicionales se acostumbran muy rápidamente a la idea de que se inscribirán en línea.

RECONFIRMA LA ASISTENCIA: Los recordatorios por email son una buena estrategia para la organización de un evento, se mandan estos mensajes para que los asistentes respondan si estarán en el evento o no, permite abrir nuevas plazas vacías y reafirmar el compromiso de asistencia para los invitados.

INVITA A GRUPOS PARA QUE ASISTAN AL EVENTO: Cuando un grupo entero se registra a tu evento, la experiencia es mejor para todos, por lo que puedes ofrecer descuentos y promociones para los grupos de personas que quieran asistir a tu evento, ésta práctica aumenta la asistencia a los eventos y la satisfacción de los participantes. Cuando registres a este tipo de asistentes toma en cuenta a qué grupo pertenecen y haz más fácil el proceso de registro, auto rellenando los datos que pertenezcan al grupo del que proviene. Todas estas técnicas de registro son de gran ayuda en la organización de un evento, así que modernízate! Haz tus registros por medio de internet, y evítales procesos lentos y tedioso a tus asistentes, ellos quedarán satisfechos y en espera de tu próximo evento, pregunta por nuestro sistema automatizado de registro, conoce una nueva forma de organizar eventos .

CONTROL DE TIEMPOS

Esta técnica de Organización sirve para calcular el tiempo que necesita un operario calificado para realizar una tarea determinada siguiendo un método preestablecido. El conocimiento del tiempo que se necesita para la ejecución de un trabajo es tan necesario en la industria, como lo es para el hombre en su vida social. De la misma manera, la empresa, para ser productiva, necesita conocer los tiempos que permitan resolver problemas relacionados con los procesos de fabricación.

PROGRAMACIÓN

Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura.

Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.

Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva de un sinnúmero de billetes de avión y de habitaciones de hotel.