PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DIARIOI
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PLANIFICACION DEL TRABAJO PLANIFICACION DEL TRABAJO DIARIODIARIO
Profa. Nilda Santiago Lebrón
Revisado en 2008
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Profa. Nilda Santiago 2
Planificación del Trabajo DiarioPlanificación del Trabajo Diario
1. Conlleva una evaluación continua.
2. Es la clave del éxito para el asistente administrativo
3. El profesional de oficina debe organizar el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad en la realización de las tareas, así economiza esfuerzo y logra mayor productividad.
4. Conocer el trabajo
5. Adquirir buenos hábitos de trabajo
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Profa. Nilda Santiago 3
Continuación… Planificación del TrabajoPlanificación del Trabajo
El Plan Diario consiste de las tareas que se deben realizar durante un día en particular, siempre se debe proveer tiempo para las situaciones imprevistas que puedan surgir. Algunos hábitos que ayudan en la realización del plan diario de trabajo son:
Puntualidad
Comenzar a tiempo
Clasificar las tareas y establecer prioridades
Hacer un Plan diario de trabajo
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Profa. Nilda Santiago 4
El área de trabajo inmediata del asistente administrativo es su escritorio, por lo cual debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus actividades.
Mantener la superficie del escritorio ordenada.
Mantener el teléfono en el lado del escritorio que le resulte más cómodo para facilitar la toma de mensajes.
Organización del Area del TrabajoOrganización del Area del Trabajo
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Profa. Nilda Santiago 5
Continuación…
Evaluar cuidadosamente qué equipos, bandejas,
organizadores verticales, y otros se necesitan.
Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas.
Usar gavetas más cercanas a la computadora o máquina
de escribir para mantener el papel con membrete, papel
para segunda hoja, sobres y otros materiales, si el
escritorio tiene gavetas a ambos lados.
Colocar la computadora en una esquina del escritorio para
dejar la superficie del mismo lo más libre posible
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Profa. Nilda Santiago 6
Puntualidad – Se debe
llegar al trabajo a tiempo o antes de
la hora indicada. Es un compromiso
que debe cumplir todo empleado.
Así hará uso correcto del tiempo y
completará las tareas asignadas.
Puntos a ConsiderarPuntos a Considerar
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Profa. Nilda Santiago 7
Continuación… PUNTOS A CONSIDERARPUNTOS A CONSIDERAR
Comenzar a tiempo – Cuando se llega al trabajo hay que empezar a trabajar. El personal no debe ir a maquillarse, hablar con los compañeros sobre la novela, las noticias, desayunar, leer el períodico, etc. Ya que hay ocasiones que tardan casi una hora en comenzar a trabajar
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Profa. Nilda Santiago 8
Continuación…
Clasificar las Tareas Las tareas de oficina pueden ser clasificadas entre:
lo que es urgentelo que es para hoylo que puede esperar
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Profa. Nilda Santiago 9
Continuación… PUNTOS A CONSIDERARPUNTOS A CONSIDERAR
. Lo que es urgente – es que no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Contestar una llamada telefónica, enviar un fax, atender un visitante, etc.
Lo que es para hoy – puede hacerse durante la mañana o la tarde del día. (concertar una cita)
Lo que puede esperar – puede hacerse cualquier otro día de la semana (archivar)
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Profa. Nilda Santiago 10
Continuación… Clasificar las Tareas
También se pueden clasificar como:
•Tarea de rutina – toman menos tiempo, pues se realizan con más frecuencia.
•Tarea asignada – son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones específicas. Vienen con instrucciones especiales y hay que realizarlas en el momento.
•Tarea original o creativa - son creadas por el asistente administrativo para lograr su eficiencia y realizarlas en menos tiempo.
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Continuación… Establecer PrioridadesEstablecer Prioridades
Establecer prioridades permite realizar las tareas más importantes. Es importante consultar con el ejecutivo para que este autorice dichas prioridades. Cuando se trabaja con más de un ejecutivo se deben realizar las tareas de éste primero ya que es el jefe inmediato. Sin embargo, es importante consultar.
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Profa. Nilda Santiago 12
Continuación… Hacer un Plan de TrabajoHacer un Plan de Trabajo
Se realiza en los últimos minutos de la tarde anterior o en el día de trabajo en los primeros minutos.
En las tiendas de materiales de oficina venden unas
libretas que se titulan “Para hacer hoy”
Cada hoja se identifica con la fecha del día y se escriben los asuntos en orden de prioridad.
También se pueden clasificar las tareas pendientes.
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Profa. Nilda Santiago 13
Para hacer hoy
Cotejo Hora Actividad
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Profa. Nilda Santiago 14
Plan de Trabajo Electrónico
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Profa. Nilda Santiago 15
Continuación… Al preparar el Plan Diario se debe considerar:Al preparar el Plan Diario se debe considerar:
1. Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado que le tomará realizarla.
2. Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y anotarlos en la Hoja de Trabajo Diario.
3. Anotar en el calendario de escritorio los asuntos para recordárselos al ejecutivo.
4. Comparar el calendario de su escritorio con el de su jefe y reconciliarlo.
5. Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado en su libreta y pasarlos al Plan Diario.
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Profa. Nilda Santiago 16
Continuación… Al llegar a la oficina usted debe:Al llegar a la oficina usted debe:
Cotejar el Plan Diario si lo dejó preparado o prepararlo rapidamente.Colocar en la oficina del ejecutivo copia de las tareas que se realizarán ese día, si no las dejó.Revisar los expedientes, los tarjeteros y las libretas de notas.Hacer anotaciones a las tareas que haya que darle seguimiento.Activar las computadoras, fotocopiadoras, impresoras, fax
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Profa. Nilda Santiago 17
Continuación… Al llegar a la oficina usted debe:Al llegar a la oficina usted debe:
Localizar informes en los archivos.Verificar si el ejecutivo trabajo hasta tarde y dejó instrucciones para atender algun asunto.Archivar diariamente. Si lo hace semanal, estar pendiente de colocar los documentos por fechas, las más reciente al frente.
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Profa. Nilda Santiago 18
EN RESUMENEN RESUMEN
Las siguentes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hábitos que facilitan la realización del trabajo:
Hacer el trabajo bien desde la primera vez .
Acostumbrese a cotejar el trabajo en la pantalla antes de imprimirlo o antes de sacar la copia de la maquinilla.
No dejar tareas inconclusas siempre que sea posible.
Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar el trabajo.
Concentrarse en la tarea que está realizando.
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Profa. Nilda Santiago 19
Saber manejar las interrupciones.
Agrupar tareas relacionadas para evitar perder el tiempo.
Asignar tiempo a cada tarea.
Adelantarse a situaciones que pueden ocurrir.
Hacer un plan flexible para manejar imprevistos.
Ambientar el área para poder trabajar con documentos confidenciales o con tareas urgentes especiales.
Fijar un recordatorio en un sitio visible para aquellas tareas que hay que realizar en un ahora expecífica.
EN RESUMENEN RESUMEN
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Profa. Nilda Santiago 20
EN RESUMENEN RESUMENMinimizar las interrupciones de compañeros de trabajo.Evaluar las tareas que se realizan para verificar que no haya duplicidad con otras tareas. Preparar una lista de tareas que se realizarán cuando haya tiempo como arreglar los archivos, organizar tablillas, o gavetas.Separar un espacio de tiempo en el día y hacer llamadas telefónicas.Delegar aquellas tareas que otras personas pueden hacer.Rotular e identificar cartapacios o sobres con acciones que hay que tomar. “Para la firma” “Pendiente de leer”, etc.
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Profa. Nilda Santiago 21
Hacer la tarea cuando hay tiempo y cuando es necesario hacerla, no aplazarla hasta que no haya otra alternativa.
Una buena imagen profesional es un activo para el logro de cualquier meta.
Y POR ÚLTIMOY POR ÚLTIMO