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DIRECTORIO DE PROVEEDORES PARA EL ÁREA DE ILUMINACIÓN DE LA EMPRESA UNIÓN ELÉCTRICA
PROYECTO PEDAGÓGICO INTEGRADOR DEL NIVEL 1
STEVEN LOTERO MESA
COD: 201323004373
ProfesoraSANDRA YANETH RUEDA VILLA
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIAINGENIERÍA EN SOFTWARE
LA ORGANIZACIÓN Y SUS PROCESOSMEDELLÍN
2013
CONTENIDO
Pág.
1. TITULO DEL PROYECTO................................................................................32. ANTECEDENTES.............................................................................................43. JUSTIFICACIÓN...............................................................................................54. OBJETIVOS......................................................................................................74.1. OBJETIVO GENERAL..................................................................................74.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.........................................................................75. ALCANCE Y PRODUCTOS.............................................................................86. METODOLOGÍA...............................................................................................97. RECURSOS....................................................................................................108. CRONOGRAMA.............................................................................................119. DESCRIPCION DEL NEGOCIO.....................................................................129.1. RAZÓN SOCIAL.........................................................................................129.2. UBICACIÓN................................................................................................129.3. ORGANIGRAMA.........................................................................................139.4. DESCRIPCIÓN DE ÁREAS DEL NEGOCIO..............................................139.5. MISIÓN........................................................................................................149.6. VISIÓN........................................................................................................149.7. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.......................................................149.8. TABLAS DE PROCESO.............................................................................159.9. MATRIZ DOFA............................................................................................209.10. CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL.............................................................2110. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA......................................................................2210.1. PROBLEMA DETECTADO.........................................................................2210.2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN....................................................................2210.3. FUNCIONES DEL SISTEMA......................................................................2310.4. RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA DESARROLLAR LA POSIBLE SOLUCIÓN............................................................................................2311. REPRESENTACIÓN ALGORÍTMICA............................................................2412. BLOG DEL PROYECTO.................................................................................2813. BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................2814. CIBERGRAFÍA...............................................................................................28
1. TITULO DEL PROYECTO
Directorio de proveedores para el área de iluminación de la empresa Unión Eléctrica
2. ANTECEDENTES
Unión Eléctrica es una compañía colombiana fundada en 1985, líder en la
implementación de soluciones integrales de Ingeniería y suministro de productos
para los sectores de Energía Eléctrica, Telecomunicaciones, Seguridad
Electrónica, Automatización, Iluminación y Soporte Tecnológico.
Pertenece al sector secundario porque transforma bienes, además al sector
terciario debido a que presta servicios.
Cuenta con oficinas en diferentes ciudades de Colombia, Ecuador, Perú,
Nicaragua y Estados Unidos. Su sede en Antioquia está ubicada Calle 15 sur 48-
39 en Itagüí.
La empresa utiliza un sistema de información llamado Microsoft Dynamics AX
(Axapta) este se utiliza “facilitar la realización de negocios en diferentes
ubicaciones y países, consolidando y estandarizando los procesos, mejorando la
visibilidad en toda la organización y simplificando el cumplimiento.”. Aunque en el
momento se encuentra en proceso de licitación para cambiar de sistema de
información
3. JUSTIFICACIÓN
Cuando se realiza una cotización, el cliente se contacta con el área de ventas ,
estos recopilan la información del cliente y los productos o servicios que desea
adquirir, con las especificaciones de tiempo y calidad, además de la forma de
pago, esta información sin importar el tamaño del proyecto, las cantidades
solicitadas o la dificultad de las especificaciones, se debe remitir al ejecutivo de
iluminación para buscar los proveedores que más se adapten a la cotización,
muchas veces teniendo que volver a contactarse con todos, para recopilar
información que le facilite la selección.
Con la creación de un directorio de proveedores relacionándolos con los criterios
del ejecutivo de iluminación, se busca reducir el proceso de cotización, al proveer
una fuente de información más detallada y actualizada a los vendedores, con esto
ellos tienen mayores herramientas para brindar una respuesta al cliente, evitando
recurrir al ejecutivo con órdenes de compras de bajo volumen y con
especificaciones simples.
Los beneficios que el proyecto trae a la organización serian: el ahorro de tiempo
en el proceso de cotización en el área de iluminación, reducción en la carga de
procesos del ejecutivo, para así trabajar con proyectos más grandes y de mayor
prioridad para la empresa.
Las posibles limitaciones que se presentan es que la información de los
proveedores en muy sensible dentro de la organización, el desconocimiento del
sistema de información actual y el que se implementara.
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
Proponer un directorio de proveedores con información de contacto y criterios de
selección para la unidad de ventas del área de iluminación de la empresa Unión
Eléctrica.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Identificar los principios generales de la teoría general de sistemas para
aplicarlos en empresas u objetos de estudio.
• Identificar los principios generales de las organizaciones para diferenciar los
tipos de organizaciones de acuerdo al sector económico de cada una.
• Identificar los principios generales de los sistemas de información para su
implementación y gestión
• Identificar los criterios de selección para los proveedores
Proveer mayor información de proveedores a los vendedores, para una atención
más rápida y completa
5. ALCANCE Y PRODUCTOS
El alcance del proyecto de directorio de proveedores para el área de iluminación
de la empresa Unión Eléctrica, es proveer una fuente búsqueda información
básica de los proveedores a los vendedores, con algunos criterios extras como
plazos de pago, un indicador de calidad frente a otros que vendan el mismo
producto, tiempo de entrega y volúmenes de provisiones, entre otros, esta
información la proveerá y modificara los ejecutivos de iluminación, este proceso
será manual y según los criterios de estos profesionales
Las ventajas al desarrollar este proyecto es el fácil acceso al contacto de la
empresa, además, que este sea un ejecutivo de iluminación, esto facilita la
abstracción de los criterios para calificar a los proveedores, las dificultades es que
no se tiene acceso al sistema de información de la empresa para buscar alguna
compatibilidad con él y que la información de los proveedores debe ser ficticia al
momento del desarrollo por políticas de la empresa.
Al culminar se presentara un informe final del Proyecto Pedagógico Integrador y
un modelo del sistema presentado.
6. METODOLOGÍA
La metodología propuesta del presente proyecto se basa en la construcción de
diversas fases investigativas:
1. Identificación: Con la catedra y las orientaciones presentadas por el docente
en la asignatura “la organización y sus procesos” se eligió una empresa para
identificar sus procesos y buscar en ellos alguna dificultad, para así brindarle una
solución acorde a nuestros conocimientos.
2. Análisis: En esta etapa se recopilo la información necesaria sobre el proceso
actual, como mejorarlo, así como los beneficios y dificultades que se presentan,
además, de los datos básicos de los proveedores y los criterios de calificación de
estos.
3. Planteamiento: El siguiente pasó ya con la información completa, fue crear
un modelo del sistema de directorios, con una información de prueba para que
simulara la de los proveedores para así buscar la opinión de la empresa y ajustar
las posibles novedades que ellos presentaran, por último se entrega el modelo que
busca darle solución a la dificultada identificada.
7. RECURSOS
RECURSOS HUMANOS RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
Nombre Descripción Cantidad horas Descripción Cantidad Valor
Steven Lotero Mesa Integrante proyecto
50 Computador 1 $1.850.000
Sandra Yaneth Rueda Villa
Docente -Coordinadora
96 Impresora 1 $150.000
Rommel Lotero Mesa
Contacto empresa
20 Memoria USB 1 $20.000
Internet 50 Horas $50.000
TOTALES: 166 TOTALES: $ 2.070.000
8. CRONOGRAMA
ACTIVIDADTiempo Meses(Semanas)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12Estudio de la NecesidadVerificación viabilidad del proyectoAplicación encuestasElaboración de ProyectoEntrega Ficha 1Investigación de la necesidadAnálisis de la InvestigaciónElaboración Propuesta para solución a la necesidadEspecificación recursos humanos y materialesElaboración CronogramaEntrega Ficha 2Ejecución del proyectoEntrega Ficha 3Evaluación del proyectoInforme Final del Proyecto
9. DESCRIPCION DEL NEGOCIO
9.1. RAZÓN SOCIAL
Unión Eléctrica S.A.S
9.2. UBICACIÓN
Principal Medellín, Calle 15Sur #48-39
9.3. ORGANIGRAMA
9.4. DESCRIPCIÓN DE ÁREAS DEL NEGOCIO
Suministro, instalación y mantenimiento de proyectos asociado a las siguientes unidades de negocio
9.5. MISIÓN
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindándoles soluciones integrales a través de nuestro
portafolio, desarrollando y protegiendo el talento
humano, velando por la protección del medio ambiente y buscando la retribución justa para empleados,
clientes y accionistas.
9.6. VISIÓN
Ser la Empresa elegida por nuestros clientes y proveedores para la prestación de nuestros servicios integrales,
generando valor en los mercados posibles.
9.7. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
GRUPO UNIÓN, es una organización orientada al cliente, que ofrece soluciones integrales en servicios de ingeniería y
comercialización de productos para los sectores de Energía Eléctrica, Telecomunicaciones, Seguridad Electrónica,
Automatización, Iluminación y Soporte Tecnológico.
9.8. TABLAS DE PROCESO
Compras
Entrada Proceso Salida
-Requerimientos de otras
áreas(ventas, licitaciones, proyectos
y administrativa)
-Se analiza los requerimientos y se
selecciona el proveedor
-Órdenes de compra para los
proveedores
-Talento humano
-Computadores
-Sistema de información
-Almacenamiento de información
-Se envía la información al área de
logística
-Información almacenada
- Informes
Ventas
Entrada Proceso Salida
-Requerimientos del cliente(planos,
especificaciones y licitaciones)
-Talento humano
-Computadores
-Sistema de información
- Portafolio de servicios y productos
-Analizar los requerimientos del
cliente y de acuerdo al portafolio de
servicios y productos, crear una
propuesta técnica y económica
-Almacenamiento de información
-Si se presentan cambios o
sugerencias, realizar los cambios
necesarios
- Cotizaciones
- Planos
- Informes
-Información técnica de los productos
-Información almacenada
Producción
Entrada Proceso Salida
-Órdenes de compra de los clientes
- Especificaciones de los productos
-Talento humano
-Computadores
-Sistema de información
-Ensamble de los productos
-Almacenamiento de los productos
- Control de calidad
- Actualización de inventario
- Productos terminados
- Inventario actualizado
-Información almacenada
- Herramientas
-Maquinaria especializada
Nomina
Entrada Proceso Salida
-Información de los empleados
- Reporte de horas extras y
bonificaciones
-Reporte de incapacidades
-Calcular el valor a pagar de la
nómina de cada empleado
-Calcular deducciones y aportes
parafiscales de cada empleado
- Colilla de pago
- Enviar el reporte al banco
-Aportes parafiscales
-Talento humano
-Computadores
-Sistema de información
-Información almacenada
Selección de personal
Entrada Proceso Salida
-Hojas de vidas de los aspirantes
- Certificados laborales
- Información personal y académica
- Certificado de antecedes judiciales
y recomendaciones
-Talento humano
-Computadores
-Selección preliminar de los
aspirantes, de acuerdo al perfil del
cargo
-Revisión de información
proporcionada
-Entrevistas
- Pruebas psicotécnicas y de
conocimiento especifico
- Información de resultados a los
aspirantes
- Documentación para contratación
-Contratos
-Información almacenada
-Sistema de información
9.9. MATRIZ DOFA
Debilidades - Se encuentra en la ley de garantías económicas, en la cual lleva 2 años y continúa por 2 años más. Esto genera problemas al solicitar nuevos créditos con los proveedores y con los bancos
- Alto índice de endeudamiento. La empresa debe utilizar recursos propios para los proyectos grandes- Alta rotación de personal. Se generan gastos de tiempo y dinero adicionales en la capacitaciones- Falta de comunicación entre las áreas de trabajo. Los procesos se retrasan y el cliente se ve insatisfecho por el
incumplimiento de los tiempos establecidos
Oportunidades - Reglamentación vigente del sector eléctrico plantea oportunidades para la prestación de servicios y ventas de productos. La empresa se ajusta a esta reglamentación generándole ventajas competitivas
- Participación en otros países. Le permite prestar servicios en otros mercados en los cuales tiene mayores ventajas competitivas
- Tratados de libre comercio con otros países. Esto disminuye el precio de los aranceles de los productos y materias primas importadas
- El sector eléctrico es fuerte en Colombia. Se realizan muchos proyectos de infraestructura eléctrica, los cuales requieren personal capacitado y productos específicos, que la empresa posee
Fortalezas - Musculo financiero. Permite participar en proyectos de gran envergadura- Personal altamente calificado. Ofrece una ventaja frente a los competidores- Contar con un departamento de logística internacional y una oficina filial en Miami de dedicada a los procesos de
importación. Esto acelera los procesos de importaciones- Poseer diferentes certificaciones de calidad como ISO 9000, ISO 14000 y OSHAS. Se estandarizan los procesos y
se garantiza la calidad, el compromiso con el medio ambiente y un buen trato a los trabajadores
Amenazas - Competencia desleal de empresas como ISOLUX,ELECTRICAS DE MEDELLÍN y FUREL- Mala imagen en el sector por la ley de garantías en la que está inmersa la empresa- Malas relaciones políticas con Ecuador. Puede desmejorar las relaciones comerciales entre ellos- El cambio de las divisas en especial el dólar. Afecta directamente el precio de las importaciones, pudiendo generar
perdidas
9.10. CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL
Según la procedencia del capital de la empresa esta es privada porque
corresponde a particulares. De acuerdo al número de propietarios es societaria
porque posee dos o más propietarios.
Pertenece al sector secundario porque transforma bienes, además al sector
terciario debido a que presta servicios. Es una empresa grande por estar
conformada por más de 400 trabajadores.
Tiene una personalidad jurídica porque la personalidad de los propietarios no es la
misma que la de la sociedad y es de naturaleza jurídica anónima.
Es independiente, esto se debe a que no mantiene relaciones o vínculos con
ninguna otra empresa, además, el origen de su capital es del mismo país esto la
convierte en una empresa nacional.
Es una empresa con ánimo de lucro porque su activad económica está orientada a
la obtención de beneficios privados que remuneren los capitales aportados por los
socios capitalistas.
Según la cobertura del mercado es un internacional porque cuenta con oficinas en
Ecuador, Perú, Nicaragua y Estados Unidos.
10. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.
10.1. PROBLEMA DETECTADO
Cuando se realiza una cotización, el cliente se contacta con el área de ventas ,
estos recopilan la información del cliente y los productos o servicios que desea
adquirir, con las especificaciones de tiempo y calidad, además de la forma de
pago, esta información sin importar el tamaño del proyecto, las cantidades
solicitadas o la dificultad de las especificaciones, se debe remitir al ejecutivo de
iluminación para buscar los proveedores que más se adapten a la cotización,
muchas veces teniendo que volver a contactarse con todos, para recopilar
información que le facilite la selección.
Esto genera una demora en la atención de los clientes y una mayor carga de
trabajo en los vendedores y el ejecutivo de iluminación
10.2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN
Con la creación de un directorio de proveedores relacionándolos con los criterios
del ejecutivo de iluminación, se busca reducir el proceso de cotización, al proveer
una fuente de información más detallada y actualizada a los vendedores, con esto
ellos tienen mayores herramientas para brindar una respuesta al cliente, evitando
recurrir al ejecutivo con órdenes de compras de bajo volumen y con
especificaciones simples.
10.3. FUNCIONES DEL SISTEMA
El sistema permitirá al ejecutivo de iluminación ingresar la información de los
proveedores, actualizarla y junto con los asesores de ventas consultarla con
diferentes filtros que beneficien su entendimiento.
Para seguridad de los datos se hará uso de un login y un sistema de privilegios de
usuarios
10.4. RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA DESARROLLAR
LA POSIBLE SOLUCIÓN.
Para la realización del proyecto se necesita un Computador con Windows 8 y la
herramienta de programación Visual Studio y que cada terminal donde se ejecute
la aplicación ya finalizada tenga sistema operativo Windows Xp o posterior.
11. REPRESENTACIÓN ALGORÍTMICA
12. BLOG DEL PROYECTO
http://directorioproveedoresppi.wordpress.com/
13. BIBLIOGRAFÍA
14. CIBERGRAFÍA
- Microsoft Dynamics AX ( Axapta ) Tomado de, http://www.aitana.es
/Content/Page/Microsoft-Dynamics-AX, consultado el 15 de Septiembre del
2013.
- Justificación de un Proyecto de Investigación – Todo lo que Debes Saber,
por Thais Escalona Rojas Tomado de, http://aprenderlyx.com/justificacion-
de-un-proyecto-de-investigacion/, consultado el 11 de septiembre del 2013
- Grupo Unión Tomado de, http://www.uniongr.com/, consultado el 15 de
agosto del 2013