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Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 1 de 91 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁN LA REALIZACIÓN DEL CONTRATO DE “Servicios de Reingeniería, Calidad, Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales” EXP: 074/12-SV 31/07/2012 33302424B Firmado por: FERNANDEZ RANCAÑO, MARIA JOSE (FIRMA) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES Entidad Pública Empresarial Red.es 31/07/2012 02869748S Firmado por: ADSUARA VARELA, FRANCISCO DE BORJA (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES Entidad Pública Empresarial Red.es
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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE
REGIRÁN LA REALIZACIÓN DEL CONTRATO
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“Servicios de Reingeniería, Calidad, Gestión y
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ÍNDICE
1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 4
1.1 LA ENTIDAD PÚBLICA EMPRESARIAL RED.ES ................................................................ 4 1.2 PROGRAMA IUS+RED ...................................................................................... 5 1.3 PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y CATALOGACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES. MOTIVACIÓN DE LOS
SERVICIOS DE REINGENIERÍA, CALIDAD, GESTIÓN Y MEJORA CONTINUA ................................................. 5
2 REQUISITOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES............................................................... 7
2.1 MARCO DE TRABAJO ....................................................................................... 7 2.2 TERMINOLOGÍA, PRODUCTOS Y SUBPRODUCTOS DEL PROCESO .............................................. 7 2.3 SERVICIOS DE REINGENIERÍA, CALIDAD, GESTIÓN Y MEJORA CONTINUA .................................. 11
2.3.1 Servicios de Reingeniería y Mejora Continua .................................................. 12 2.3.2 Marco de calidad y gestión del proyecto ....................................................... 15 2.3.3 Servicios de Aseguramiento de la calidad ..................................................... 19 2.3.4 Servicios de Control de Calidad ................................................................. 23 2.3.5 Servicios de Soporte a la Gestión y la Implantación ......................................... 33
3 REQUISITOS DE EJECUCIÓN ............................................................................. 40
3.1 PUBLICIDAD DEL PROYECTO .............................................................................. 40 3.2 SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ............................................................................ 40 3.3 PLANIFICACIÓN: FASES Y ENTREGABLES .................................................................. 41 3.4 MEDIOS PERSONALES .................................................................................... 50 3.5 DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS ............................................................ 51 3.6 PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS ................................................................. 51 3.7 LUGAR DE LOS TRABAJOS ................................................................................ 51 3.8 MEDIOS DEL ADJUDICATARIO ............................................................................. 52
4 REQUISITOS DE SERVICIO ................................................................................ 53
4.1 GARANTÍA ............................................................................................... 53 4.2 PERIODO DE EJECUCIÓN ................................................................................. 53
4.2.1 Plazos ............................................................................................... 53 4.2.2 Tiempos y Ritmos de producción ................................................................ 53 4.2.3 Índices de Fiabilidad .............................................................................. 56 4.2.4 Tiempos de actualización en la Plataforma de Gestión y entregas en soporte papel ... 57 4.2.5 Plataforma de Gestión: Disponibilidad y tiempos de resolución ........................... 57 4.2.6 Aplicativos .......................................................................................... 57
5 REQUISITOS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y LEGISLACIÓN APLICABLE ............................................................................................................ 59
5.1 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL .............................................. 59 5.2 LEGISLACIÓN APLICABLE ........................................................................... 59
5.2.1 Protección de Datos de Carácter Personal ..................................................... 59 5.2.2 Administración Electrónica Judicial ............................................................ 59 5.2.3 Administración Electrónica ...................................................................... 59 5.2.4 Firma Electrónica ................................................................................. 60
6 FACTURACIÓN ............................................................................................. 61
6.1 HITOS FIJOS ............................................................................................. 61 6.2 HITOS VARIABLES ........................................................................................ 63
7 FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA ........................................................ 68
7.1 PROPUESTA RELATIVA A CRITERIOS CUYA VALORACIÓN DEPENDE DE UN JUICIO DE VALOR (SOBRE 3) ...... 68 7.2 PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS
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(SOBRE 4) 74 7.2.1 Proposición económica ............................................................................ 75 7.2.2 Modelo de Proposición económica .............................................................. 82 7.2.3 Proposición relativa al resto de criterios cuantificables mediante la mera aplicación de
fórmulas 83
ANEXO I: ESTRUCTURA ORIENTATIVA DEL TOMO DIGITAL ............................................ 85
ANEXO II. PARÁMETROS DE LAS IMÁGENES Y METADATOS BÁSICOS Y EXTENDIDOS ORIENTATIVOS ....................................................................................................... 85
1.1. CATALOGACIÓN BÁSICA .................................................................................. 86 1.2. CATALOGACIÓN EXTENDIDA .............................................................................. 89
ANEXO III: ESTRUCTURA ORIENTATIVA DE UNA UDE (DOCUMENTO ELECTRÓNICO) ............ 91
Nota: Cualquier consulta en relación con el presente procedimiento de adjudicación debe
dirigirse por correo electrónico a la dirección [email protected] Indicando:
Asunto: número de expediente;
Cuerpo: nombre de la empresa, datos de la persona que realiza la consulta y texto de la
consulta.
El plazo de recepción de consultas finalizará 3 días hábiles antes del fin del plazo de
presentación de ofertas. Red.es no tendrá obligación de responder las consultas realizadas
transcurrido dicho plazo.
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1 INTRODUCCIÓN
1.1 La entidad pública empresarial Red.es
La Entidad Pública Empresarial Red.es, adscrita al Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información, tiene legalmente encomendadas una serie de funciones con el objeto de contribuir al fomento y desarrollo de la sociedad de la información en España.
La funciones de Red.es le han sido legalmente atribuidas en virtud del artículo 55 de la Ley 14/2000, de 29 de diciembre, por el que se modifica la Disposición Adicional Sexta de la Ley 11/1998, de 24 de abril, General de Telecomunicaciones, expresamente declarada en vigor por la Disposición derogatoria única de la Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones (para mayor información puede consultar la página web www.red.es).
Red.es gestiona RedIRIS, la red de comunicaciones avanzada de las universidades y centros públicos de investigación españoles, que permite que éstos dispongan de la conectividad y servicios de red necesarios para colaborar de forma remota con centros ubicados en distintas ciudades y países. RedIRIS presta además diversos servicios telemáticos a sus instituciones afiliadas (movilidad, autenticación, listas de distribución, seguridad, grid, multimedia, organización de eventos, etc.) (para mayor información puede consultar la página web www.rediris.es). Asimismo, con el fin de disponer de toda la información necesaria para la toma de decisiones correctas en el ámbito de la Sociedad de la Información, así como para el estudio de los indicadores que den cuenta de su labor tanto ante los ciudadanos españoles como ante las autoridades de la Unión Europea, Red.es gestiona el Observatorio de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, órgano colegiado de carácter consultivo adscrito a la Entidad Pública Empresarial, cuyos estudios generales y sectoriales, así como una amplia selección de indicadores, están publicados en la página web (para mayor información puede consultar la página web www.ontsi.es). Adicionalmente, Red.es tiene encomendada la gestión de registro de los nombres de dominio bajo el código “.es”, de acuerdo con la política de registros que se determine por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo y demás normativa aplicable. Dentro del marco de la gestión del “.es” se impulsa la presencia digital en Internet de los ciudadanos, las empresas y las administraciones públicas. En el ejercicio de sus funciones, Red.es fomenta y desarrolla la Sociedad de la Información de acuerdo a las iniciativas de los Planes Estratégicos en materia de Sociedad de la Información, impulsados por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo. En este marco, Red.es gestiona, en coordinación con otras Administraciones Públicas y Organismos Públicos estatales, autonómicos y locales, diversos programas de difusión y extensión de la Sociedad de la Información. En la actualidad el Ministerio de Industria, Energía y Turismo está diseñando la “Agenda Digital para España” como nuevo plan estratégico nacional, que establecerá las líneas de actuación prioritarias en el sector de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (TIC), como palancas de transformación hacia una economía más eficiente, innovadora, competitiva e internacionalizada. Entre los objetivos de la Agenda Digital para España, se encuentra la mejora de la Administración Electrónica y las soluciones digitales para una prestación eficiente de los servicios públicos, repercutiendo en la mejora de la calidad de vida de los ciudadanos. En particular, se considera esencial la aplicación y utilización adecuada de las TIC para mejorar servicios públicos esenciales, como el de Justicia.
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1.2 Programa Ius+reD
Dentro de este marco de trabajo, y a partir de un Convenio de Colaboración suscrito por el Ministerio de Justicia, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (hoy Ministerio de Industria, Energía y Turismo) y la Entidad Pública Empresarial Red.es, se puso en marcha el Programa Ius+reD (en adelante, “el Programa”) en Abril de 2010. Su finalidad es el desarrollo de Servicios Públicos Digitales en el ámbito procesal y del Registro Civil y especialmente la implantación de los nuevos sistemas de información, que den respuesta a nuevos modelos organizativos y procedimentales, como elementos esenciales para mejorar la prestación del servicio público de la Justicia y contribuir a una Administración sin Papeles.
El Convenio prevé que las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de provisión de medios para la Administración de Justicia, pueden adherirse mediante la suscripción de Convenios Trilaterales (Ministerio de Justicia-Comunidad Autónoma-Red.es), a través de los cuales podrán ser cofinanciadas actuaciones en el ámbito procesal.
El Programa Ius+reD cuenta con financiación procedente de los Programas Operativos FEDER 2007-2013, en concreto del Programa Operativo Economía Basada en el Conocimiento (POEC). En este sentido, las actuaciones previstas en el presente procedimiento de licitación serán financiables con cargo al FEDER, contribuyendo a la Modernización de la Justicia en el ámbito Procesal, a través del impulso a la implantación del expediente judicial digital y sentando las bases para la oficina judicial sin papeles. La ejecución del Convenio corresponde a Red.es, en colaboración con el Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas.
1.3 Proyecto de Digitalización y catalogación de Expedientes Judiciales. Motivación de los Servicios de Reingeniería, Calidad, Gestión y Mejora Continua
Una de las líneas de actuación para la mejora del servicio de Administración de Justicia es el impulso a la implantación del Expediente Judicial Electrónico (en adelante “EJE”), a través de la realización de actuaciones de digitalización y catalogación de los expedientes judiciales en órganos judiciales y fiscales, cuya provisión de medios corresponde al Ministerio de Justicia.
La complejidad, capilaridad e impacto inherentes a la prestación de un servicio de digitalización y catalogación de los expedientes judiciales de cara a la puesta en marcha del Expediente Judicial Electrónico (EJE); así como el nivel de exigencia en la calidad de los productos entregados, ha puesto de manifiesto la necesidad de definir un nuevo modelo de prestación de dichos servicios optimizado (en cuanto a su sostenibilidad, eficiencia, escalabilidad y garantías de seguridad y calidad), así como la necesidad de articular la estrategia de implantación de un nuevo modelo y la transición desde el modelo actual, de cara a poder plantear el proyecto como una cadena de producción desde el primer contacto con el órgano judicial hasta la entrega de los productos resultantes del servicio. Para ello, se hace necesario incoar el presente procedimiento de licitación con el fin de contratar la prestación de servicios de reingeniería, calidad, gestión y mejora continua del proyecto de servicios de digitalización y catalogación de expedientes judiciales, cuyos principales objetivos son:
Establecer un nuevo modelo de prestación de servicios de digitalización y catalogación de expedientes judiciales.
Establecer un modelo de calidad y de gestión que emane del nuevo modelo de servicios y marque las directrices para abordar el aseguramiento de la calidad de los procesos de la cadena productiva y el control de calidad de los productos resultantes; así como para
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garantizar la trazabilidad de la información (control de la producción) y sus correspondientes procesos de gestión.
Garantizar la mejora continua ante cambios en el entorno o la ejecución del proyecto y asegurar la adaptación a los cambios de la cadena productiva con las correspondientes auditorías de aseguramiento de la calidad.
Apoyar a Red.es en las labores de soporte a la implantación del proyecto, coordinación de actores, seguimiento y gestión del proyecto y de la producción, así como en labores de consultoría técnica especializada.
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2 REQUISITOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES
En el presente apartado se detallan los requisitos técnicos y funcionales de las actuaciones objeto del presente procedimiento de licitación. Al presentar su oferta el licitador deberá ajustarse a la terminología utilizada en este apartado.
A continuación se especifican los requisitos mínimos obligatorios. Las propuestas que no cumplan con estos requisitos no serán tomadas en consideración en el presente procedimiento de adjudicación. El licitador puede ofertar prestaciones superiores a las solicitadas.
Los requisitos mínimos detallados en este apartado no pretenden ser una relación exhaustiva sino una indicación de las características relevantes de las actuaciones objeto de este Pliego de cara a que los licitadores puedan preparar sus ofertas.
2.1 Marco de trabajo
A continuación se presenta el marco de trabajo en el que se ubican las actuaciones objeto del presente contrato. Es importante señalar la relación directa de lo servicios que se deberán prestar en el marco del presente procedimiento de licitación, con los servicios del procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales (expediente 073/12-SV), o, en su caso, cualquiera otro que en el futuro se incoase con el mismo objeto, y que estuviera relacionado con los servicios a prestar por el presente contrato:
2.2 Terminología, productos y subproductos del proceso
Con el objeto de facilitar la comprensión de los procesos y utilizar un lenguaje común para referirnos a los estados intermedios por los que puede transitar la información, se establece el
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siguiente glosario de términos de aplicación al proyecto:
Expediente judicial: Conjunto de documentos que recogen una serie ordenada de actuaciones judiciales asociadas a un procedimiento judicial. Los expedientes pueden contener diferentes tomos y piezas separadas. Adicionalmente, en el orden contencioso administrativo, pueden contener expedientes administrativos.
Pieza separada: Actuaciones realizadas para la tramitación de incidentes o asuntos accesorios, que no impiden la normal continuación del procedimiento principal. Las piezas separadas se incluyen dentro de un expediente judicial y pueden contener documentos y tomos. No pueden contener otros expedientes o piezas.
Expediente administrativo: Conjunto de documentos que recogen una serie ordenada de actuaciones administrativas. En el orden contenciosos administrativo, pueden formar parte de un expediente judicial.
Expediente judicial electrónico (EJE): Conjunto de documentos judiciales electrónicos asociados a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
Tomo: Agrupaciones de documentos de un procedimiento judicial. Adicionalmente, se entenderá como “tomo” la agrupación de documentos presentados de forma conjunta en el registro de entrada de un servicio común.
Subtomo: Subconjunto de documentos de un Tomo.
Tomo digital: Unidad formada por las imágenes digitalizadas (y/o archivos en formato electrónico, en su caso) asociadas a un tomo de un procedimiento judicial y una serie de metadatos asociados.
Documento: Escrito o cualquier otro elemento que pruebe o acredite algo. Dentro de un procedimiento judicial, se presentará en formato papel o en otros formatos tanto físicos como electrónicos.
Material no digitalizable: Elemento de un expediente judicial que pruebe o acredite algo, y que por su soporte o formato no será objeto de digitalización. El material no digitalizable se definirá en base a criterios de viabilidad técnica, de rendimiento, de costes de producción y de escalabilidad. Podrían ser no digitalizables, en su caso, por ejemplo: en formato en papel, documentos especiales (ya sea por su antigüedad, por su estado de conservación, o por su tamaño, etc), o en soporte electrónico, elementos en formato audio y video, etc.
Documento electrónico: Toda información con entidad propia e indivisible, desde el punto de vista jurídico, que sea susceptible de formar parte de un expediente judicial electrónico.
Sistema de gestión procesal: Aplicativo que da soporte a la tramitación de procedimientos en los órganos judiciales.
Digitalización: Proceso de obtención de imágenes electrónicas fieles al documento judicial en soporte papel, a través de medios fotoeléctricos.
Catalogación: Proceso de obtención y grabación de metadatos y datos (contenido), en su caso, que formarán parte del documento electrónico.
Unidad de entrega (UDE): Unidad que contiene un documento electrónico, que el adjudicatario de digitalización y catalogación habrá de entregar al MJU. Su estructura previsiblemente estará compuesta por: Fichero en formato pdf (imágenes y texto correspondiente a un único documento judicial) + Fichero XML (metadatos/datos asociados al documento electrónico) + Firmas.
Unidad de revisión (UDR): Unidad de información a revisar por parte del adjudicatario de reingeniería, calidad, gestión y mejora continua. Se consideran al menos las siguientes:
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 9 de 91
Tomo digital y Unidad de entrega (UDE).
Folio: Hoja de un documento judicial, compuesto de dos páginas (anverso y reverso). Puede estar físicamente numerado.
Página: Anverso o reverso de un folio.
Periodo de garantía: Tiempo durante el que el adjudicatario de digitalización tiene obligación de corregir las incidencias que afecten a un documento electrónico. Este tiempo comienza a contar desde el momento de aceptación por parte del Ministerio de Justicia del documento electrónico enviado por el adjudicatario de digitalización.
Servicio de soporte al servicio común: Servicio de digitalización y catalogación como soporte al servicio común de registro de los órganos judiciales donde se haya puesto en marcha el Expediente Judicial Electrónico.
Servicio selectivo: Servicio de digitalización y catalogación de los expedientes judiciales abiertos, que se decidan incorporar al Expediente Judicial Electrónico.
SCRRDA-AN: Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo en la Audiencia Nacional.
Pliego de Digitalización: Pliego que rige el procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato para la Prestación de Servicios de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales.
Adjudicatario de Digitalización: Adjudicatario del Procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato para la Prestación de Servicios de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales.
Pliego de Reingeniería, Calidad, Soporte a la Gestión y Mejora Continua: Pliego que rige el procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato para la prestación de Servicios de Reingeniería, Calidad, Gestión y Mejora Continua, del Proyecto de Servicios de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales (expediente 074/12-SV).
Adjudicatario de Reingeniería, Calidad, Soporte a la Gestión y Mejora Continua: Adjudicatario del procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato para la prestación de Servicios de Reingeniería, Calidad, Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales (expediente 074/12-SV).
Usuarios Funcionales: Personal del Ministerio de Justicia con el que se validarán y contrastarán las propuestas del adjudicatario de Calidad y Reingeniería.
A continuación se muestra un diagrama orientativo de los productos y subproductos del proceso para:
a) El servicio de soporte al servicio común, desde la presentación en registro de un escrito iniciador en soporte papel (no preferente) hasta su reparto, tras la entrega al Ministerio de Justicia, en un escenario ideal sin incidencias:
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 10 de 91
b) El servicio selectivo, desde la digitalización hasta la entrega al Ministerio de Justicia, en un escenario ideal sin incidencias donde únicamente se incorpora información en soporte papel:
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 11 de 91
Es conveniente señalar que como parte del Pliego de Digitalización se incluye la continuidad del servicio actual en la Audiencia Nacional que incluye:
El soporte al SCRRDA-AN en los juzgados y tribunales donde se ha puesto en marcha el EJE (sala de lo social y juzgados centrales de lo contencioso-administrativo)
La gestión de incidencias resultado del servicio de digitalización masiva llevado a cabo en la etapa anterior para los juzgados y tribunales donde se ha puesto en marcha el EJE
2.3 Servicios de Reingeniería, Calidad, Gestión y Mejora Continua
En la siguiente figura se muestran los bloques de servicios objeto del presente expediente de contratación, así como su relación con los Servicios de Digitalización y Catalogación de expedientes judiciales.
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 12 de 91
2.3.1 Servicios de Reingeniería y Mejora Continua
2.3.1.1 Servicios de Reingeniería
Habilitarán el establecimiento detallado del nuevo modelo de prestación del servicio de digitalización y catalogación de la documentación asociada a los expedientes judiciales, de cara a la puesta en marcha del EJE en los órganos judiciales, tanto en la fase previa a su despliegue, como en la fase de operación del mismo.
El planteamiento del nuevo modelo implica, en términos generales, una homogeneización en la prestación del servicio de digitalización y catalogación de expedientes judiciales, en sus dos vertientes o tipologías de servicio:
Digitalización y catalogación de la documentación correspondiente a los expedientes judiciales vivos (correspondientes a asuntos abiertos) que se determinen incorporar al Expediente Judicial Electrónico en un órgano judicial (servicio selectivo).
Digitalización y catalogación de la documentación que se presente en los servicios comunes de registro presencial de los órganos judiciales donde se haya implantado el Expediente Judicial Electrónico (servicio de soporte al servicio común). Contemplará la documentación correspondiente a nuevos asuntos (escritos iniciadores) y la documentación correspondiente a escritos de trámite de asuntos digitalizados a través del servicio selectivo.
La homogeneidad de ambos servicios está asociada al planteamiento de los procesos y aplicativos que lo sustentan, si bien, se establecerán prioridades y acuerdos de nivel de servicio diferenciados
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 13 de 91
en función de la tipología de servicio.
De cara al establecimiento del nuevo modelo de servicios, se partirá del planteamiento realizado a los efectos, tanto en los Pliegos que rigen el presente procedimiento de licitación como en los Pliegos que rigen el procedimiento de licitación para la adjudicación de un contrato para la Prestación de Servicios de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales (cuyo conjunto de servicios se esboza al comienzo de este apartado , además de estar disponible a través del perfil del contratante de Red.es), con vistas a la prestación del servicio en los órganos judiciales centrales (priorizando el servicio de soporte al SCRRDA-AN) y en los órganos judiciales con jurisdicción en ámbitos territoriales, identificando las adaptaciones que se consideran necesarias en todas las dimensiones analizadas.
Para la elaboración del nuevo modelo de servicios, el adjudicatario deberá llevar a cabo, al menos, las siguientes actividades:
Soporte en la coordinación de los grupos de trabajo creados al efecto entre los agentes implicados en el proyecto
Establecimiento de las directrices de trabajo, análisis previos, informes técnicos, etc., que se consideren necesarios para la definición del nuevo modelo.
Definición detallada del nuevo modelo de servicio (para sendas tipologías: servicio selectivo y servicio de soporte al servicio común).
Definición de la estrategia de implantación del servicio. Como parte de esta estrategia, se incluirá la planificación a largo plazo, como marco temporal que determinará el comienzo de la producción en los órganos judiciales (sea servicio selectivo, servicio de soporte al servicio común o ambos), tal y como se establece en el Pliego de digitalización. Asimismo, se realizará un análisis del volumen de documentación a incorporar en el ciclo productivo, de cara a dimensionar adecuadamente la capacidad de las salas de digitalización y del centro de catalogación.
Establecimiento del proceso de transición entre la operativa actual (definida al final del apartado 2.2) y el nuevo modelo. Se definirán las experiencias piloto del nuevo modelo (ciclo completo) para las dos tipologías de servicios (en el caso del servicio de soporte al servicio común, se deberá pilotar, al menos, la transición del servicio actual de la Audiencia Nacional al nuevo modelo). En todo caso se garantizará la operación del servicio actual en la Audiencia Nacional.
Análisis coste/beneficio de la reutilización de los productos resultantes de la digitalización y catalogación llevados a cabo, en etapas anteriores, en los órganos judiciales de la Audiencia Nacional en los que no se ha puesto en marcha el Expediente Judicial Electrónico.
Definición de indicadores de impacto del proyecto en términos de mejora del servicio de Administración de Justicia, creación de empleo, ahorro, productividad, etc. Se establecerá el método de medida y la periodicidad de obtención de los mismos.
El servicio se deberá prestar utilizando criterios de maximización de rendimiento de la cadena productiva, minimización de costes y escalabilidad, prestando especial atención a las restricciones temporales que exige el servicio de soporte al servicio común, con la puesta a disposición de la documentación en el órgano judicial destino (reparto).
En todo caso se priorizará el modelo para el servicio de soporte al servicio común, sobre el
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 14 de 91
servicio selectivo.
Bajo este mismo bloque de servicios se podrá realizar una evaluación de mejoras sencillas y de rápida implementación que permitan optimizar la continuidad de la operación del servicio de digitalización y catalogación actual en la Audiencia Nacional, durante el tiempo que medie hasta la puesta en marcha del nuevo modelo de servicio.
El adjudicatario habrá de considerar que los expedientes judiciales a incorporar en el ciclo productivo, pueden contener tanto información en soporte papel, como material no digitalizable -información en soporte electrónico (CD, DVD, pendrive, etc.) e información en soportes singulares.
2.3.1.2 Servicios de mejora continua
Permitirán una monitorización periódica de la operativa, y condiciones de entorno, para dar respuesta a las necesidades de optimización del servicio de digitalización y catalogación de expedientes judiciales, que puedan surgir a lo largo de la ejecución del proyecto. Estas mejoras pueden suponer:
Bien la modificación del modelo de servicios, con su correspondiente estrategia de implantación, actualización del marco de calidad y gestión y servicios de aseguramiento de la calidad, sin que ello impacte en la prestación del servicio para los órganos judiciales en producción.
Bien la actualización del marco de calidad y gestión y, por ende, la necesidad de los servicios de aseguramiento de la calidad asociados.
Las necesidades de mejora pueden provenir de los resultados de otros servicios, tales como control y aseguramiento de la calidad o gestión de cambios del propio proyecto.
Para el establecimiento del nuevo modelo de servicios, así como de sus mejoras posteriores se contará con un grupo de trabajo de usuarios funcionales con los que contrastar y validar la propuesta.
Este conjunto de servicios de mejora continua, que se materializarán en el correspondiente “Plan de mejora continua”, abarcará entre otras, las siguientes actividades:
Soporte en la coordinación de los grupos de trabajo creados al efecto entre los agentes implicados en el proyecto.
Asesoría y elaboración de informes técnicos y otra documentación en el marco del Expediente Judicial Electrónico.
Identificación de nuevos puntos de mejora y análisis de su impacto en términos de costes, tiempos y alcances
Actualizaciones del nuevo modelo de servicio, en todas sus dimensiones, así como la estrategia de implantación de los puntos de mejora, la definición de los procesos de transición pertinentes.
Actualización de entregables conforme a las modificaciones realizadas.
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 15 de 91
2.3.2 Marco de calidad y gestión del proyecto
Partiendo del nuevo modelo de prestación de servicios de digitalización y catalogación de expedientes judiciales que se establezca a través de los servicios de Reingeniería que se prestan en el marco del presente Pliego, el objetivo de este grupo de tareas transversales consiste en la definición del marco de calidad y gestión que lo sustenta, así como el plan de coordinación para su puesta en marcha, de cara al lanzamiento del proyecto, y el plan que garantice su actualización, mantenimiento y sostenibilidad.
2.3.2.1 Establecimiento del Marco de Calidad y Gestión
Se definirá el marco de calidad y gestión para la puesta en marcha el proyecto (tanto de los procesos de planificación, como de los procesos de producción -digitalización y catalogación-, calidad y gestión), así como los mecanismos necesarios para asegurar su implementación.
El marco de calidad que se defina contemplará:
a) Normas de calidad
A partir del nuevo modelo de prestación de servicios de digitalización y catalogación de expedientes judiciales, y bajo la supervisión de Red.es, el adjudicatario realizará las tareas necesarias para el análisis y definición de las Normas de Calidad aplicables al proyecto:
Los requisitos detallados de calidad que deberán verificar todos los productos y subproductos resultantes del proyecto.
Los mecanismos a implementar para garantizar el aseguramiento de la calidad de los procesos, procedimientos e interfaces de las actuaciones de digitalización, tanto de los procesos de planificación, como los de producción (digitalización y catalogación), calidad y gestión.
Se tendrán en cuanta las dos tipologías de servicio (servicio de soporte al servicio común y servicio selectivo).
Estos requisitos y mecanismos se especificarán, en un conjunto de documentos que llamaremos ‘Normas de Calidad’. Las Normas se deberán elaborar, una vez se disponga del avance suficiente del nuevo modelo de servicios de digitalización y catalogación de expedientes judiciales.
Estas Normas serán de obligado cumplimiento para todos los agentes involucrados en el proyecto y han de cubrir el ciclo completo, desde la primera interacción con el órgano judicial hasta la entrega de los productos de la digitalización y catalogación al Ministerio de Justicia por parte del adjudicatario del contrato de digitalización y catalogación de expedientes judiciales.
A continuación, y a título orientativo, se recogen algunos de los procesos, productos y subproductos que deberán cubrir las Normas de Calidad.
Procesos/Procedimientos Productos/
Subproductos
Replanteo
Planificación
Preparación y envío
Digitalización y Entrega Parcial
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Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 16 de 91
Catalogación
Control de Calidad Entregas
Generación de informes
UDEs
UDRs (UDEs)
Informes
En el Anexo II, se pueden consultar unos parámetros orientativos de calidad para las imágenes.
b) Normas de gestión
El adjudicatario definirá los procesos, procedimientos, flujos de trabajo e información, interfaces y mecanismos formales tanto para la gestión del proyecto (intercambio de información, flujos de trabajo, interlocutores, plantillas de documentos, tiempos, etc.), como para el seguimiento y control de su producción.
Se deberá garantizar el control de la producción:
A nivel de órgano judicial
A nivel de las unidades de información que transitan por el proceso (tomo y documento), o
cualquiera otra unidad de seguimiento que se considere relevante durante el análisis, para
garantizar la trazabilidad de la información durante el proceso completo (incluida la de la
información fuente en soporte papel –expedientes judiciales-) y su contexto como parte de
una estructura de información jerárquica (tomo, procedimiento, pieza separada, asunto).
Los procesos, procedimientos, mecanismos, interfaces y herramientas de seguimiento y control,
constituirán las ‘Normas de Gestión’ aplicables al proyecto y habrán de ser soportadas por la
Plataforma de Gestión.
c) Metodología y procedimientos de homologación
El adjudicatario definirá y elaborará tanto la metodología común para el aseguramiento de la calidad, como los procedimientos a aplicar para la homologación de los procesos, procedimientos e interfaces del proyecto, que garanticen el cumplimiento de las normas de calidad y gestión correspondientes.
En la metodología y los procedimientos se tendrá que tener en cuenta la transición al nuevo modelo de servicios definido en virtud del presente Pliego
A continuación se indican las variables clave que el adjudicatario deberá analizar a la hora de abordar, tanto la metodología, como los procedimientos de homologación del proyecto, y que son las siguientes:
Capacidad operativa
Se verificará la adecuación a las Normas de Calidad y Gestión y la disponibilidad de todos los procesos, procedimientos e interfaces para sustentar la capacidad productiva mínima definida en el nuevo modelo de servicios, para sendas tipologías (servicio selectivo y servicio de soporte al servicio común). Entre otros:
Disponibilidad de infraestructuras, equipamientos, aplicativos, medios materiales y humanos, red logística, etc. que garanticen una capacidad productiva mínima.
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Calidad y Gestión de Calidad: controles, acciones preventivas/correctivas, métodos de medida, etc.
LOPD: Seguridad, confidencialidad, autenticidad e inalterabilidad en el tratamiento e intercambio de productos y subproductos resultado del proyecto.
Gestión excepciones/incidencias/rechazos.
Comunicaciones: Verificación de la provisión de líneas, los requisitos de seguridad y confidencialidad, y anchos de banda mínimos garantizados para soportar la producción.
Formatos/Estructuras de intercambio de productos y subproductos.
Capacidad productiva
Se verificará la adecuación a las Normas de Calidad y Gestión y la disponibilidad del sistema completo en funcionamiento, que se materializará en la ejecución de una experiencia piloto definida para cada una de las tipologías de servicio (servicio de soporte al servicio común y servicio selectivo).
La experiencia piloto para el servicio de soporte al servicio común, al menos implicará la transición del servicio actual en la AN (definido en el apartado 2.2) al nuevo modelo, manteniendo la operativa actual en paralelo. Se priorizará en el tiempo y supondrá la verificación, entre otras cuestiones, de la adecuación de los ritmos de producción al caudal de entrada, la gestión de las prioridades en función de las entradas de documentación que así lo exijan, y la correspondiente verificación de los tiempos de entrega al MJU, de cara al cumplimiento de los plazos establecidos para la puesta a disposición en los órganos judiciales destino, tras el correspondiente reparto, de acuerdo a lo establecido en el Pliego de digitalización.
La experiencia piloto para el servicio selectivo se lanzará una vez superada la homologación de la capacidad productiva en el servicio de soporte al servicio común. Supondrá la verificación, entre otras cosas, de la adaptación/optimización de la capacidad productiva del centro de catalogación con la convivencia de ambos servicios, sin perjuicio de la gestión de prioridades del servicio de soporte al servicio común, de acuerdo a lo establecido en el Pliego de digitalización.
En la definición de los procedimientos de homologación, se seguirá el siguiente esquema:
Entrada/s del procedimiento
Workflow
Salida/s (requisitos cumplidos)
A continuación se indican los procesos/procedimientos que como mínimo se deberán homologar, caso de que el nuevo modelo de servicios se adapte estrictamente al planteamiento de partida propuesto:
Relación con el órgano judicial
Procesos de Planificación (sólo servicio selectivo):
o Replanteo
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 18 de 91
o Planificación
Procesos de Producción (servicio selectivo y de soporte al servicio común):
o Preparación y traslado físico
o Recepción
o Proceso productivo de digitalización:
Manipulado
Escaneo
Entrega parcial (incluida la generación)
o Devolución y archivo
o Proceso productivo de catalogación:
Recuperación de imágenes
Precatalogación/Catalogación
Entrega (incluida la generación)
Control de calidad de productos y subproductos (UDRs, UDEs)
Gestión de incidencias, excepciones y rechazos
Aplicación de la LOPD.
Intercambio de información de gestión y producción con la Plataforma de Gestión
A continuación se indican los interfaces que como mínimo se deberán homologar, caso de que el nuevo modelo de servicios se adapte estrictamente al planteamiento de partida propuesto:
Interfaz Preparación/Traslado físico-Recepción
Interfaz Digitalización-Entrega parcial
Interfaz Entrega parcial-Control de Calidad
Interfaz Catalogación-Control de Calidad
Interfaz Control de Calidad-Entrega
Interfaz Procesos Adjudicatario Digitalización-Plataforma de Gestión
Interfaz Control de Calidad- Plataforma de Gestión
Asimismo, el adjudicatario deberá articular un Plan de acción para compaginar la definición del
nuevo modelo de servicios, con la creación del marco de calidad y gestión que lo sustenta.
2.3.2.2 Coordinación para la puesta en marcha del marco de calidad y gestión
Una vez establecido el marco de calidad y gestión, el adjudicatario articulará el plan de acción y mecanismos de coordinación que considere adecuados para garantizar el entendimiento, cumplimiento e implementación del marco de calidad y gestión por parte de todos los actores involucrados en el proyecto.
Todas estas tareas se materializarán en un ‘Plan de coordinación del marco de calidad y gestión’, que se pondrá en marcha de forma previa a la homologación de la capacidad operativa para cada una de las tipologías de servicios.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 19 de 91
El adjudicatario, bajo la supervisión de Red.es establecerá canales de comunicación eficientes con los agentes involucrados en el proyecto y trasladará el marco de calidad y gestión a los agentes implicados en el proyecto (adjudicatarios, Ministerio de Justicia, etc.), con el objeto de que lo conozcan, implementen y apliquen en tiempo y forma.
Para estas labores, podrá solicitarse el desplazamiento in-situ a los lugares de trabajo correspondientes, si las circunstancias del proyecto así lo requieren.
2.3.2.3 Sostenibilidad del marco de calidad y gestión
El adjudicatario del presente contrato realizará las labores de actualización y mantenimiento del marco de calidad y gestión que haya definido, y que puedan ser necesarias a lo largo de la ejecución del proyecto.
A tales efectos establecerá los mecanismos necesarios para garantizar la sostenibilidad del marco de calidad y gestión, identificará las posibles incidencias que puedan surgir y tomará las medidas correctoras oportunas. Asimismo, deberá asegurar el cumplimiento continuo del mismo, por parte de todos los agentes involucrados en el proyecto de digitalización y catalogación de expedientes judiciales, y de control de calidad
Se definirá un ‘Plan de sostenibilidad del marco de calidad y gestión’, que incluirá, al menos los siguientes aspectos:
Comunicación, formación y soporte a los adjudicatarios del proyecto.
Gestión del cambio.
Gestión de calidad y riesgos.
2.3.3 Servicios de Aseguramiento de la calidad
Comprende el conjunto de actuaciones transversales que, partiendo del marco de calidad y gestión definido por el adjudicatario, garantizarán el aseguramiento de la calidad de los procesos del proyecto (de planificación, productivos –digitalización y catalogación-, calidad y gestión) así como de sus interfaces.
2.3.3.1 Homologación inicial
Se trata de una auditoría inicial que garantizará la aplicación de los mecanismos de aseguramiento de la calidad a los procesos (de planificación, productivos, así como de calidad y gestión), de forma previa al de la producción conforme al nuevo modelo de prestación de servicios.
De este modo, se establecerá un sistema de aseguramiento de la calidad que garantice los requisitos de calidad de los productos y subproductos resultado del procedimiento de licitación para la adjudicación del contrato de digitalización y catalogación de expedientes judiciales, según el marco de calidad y gestión que se haya establecido previamente conforme a los servicios prestados por el adjudicatario del presente Pliego.
El adjudicatario de digitalización y catalogación deberá someterse a esta auditoría inicial, que llevará a cabo el adjudicatario de reingeniería, calidad, gestión y mejora continua. Red.es homologará al adjudicatario de digitalización y catalogación, tras evaluar el informe de
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 20 de 91
homologación presentado por el adjudicatario de reingeniería, calidad, gestión y mejora continua.
Dado que el adjudicatario del presente Pliego forma parte de la cadena productiva, en lo relativo al control de calidad, tendrá que llevar a cabo auditorías internas de homologación, supervisadas directamente por Red.es. De igual modo, Red.es homologará al adjudicatario del presente Pliego, tras la evaluación de los informes de resultados.
Los requisitos de servicio que aplican para la homologación, se describen en el apartado 4.2.1
La homologación consistirá en la aplicación directa de la metodología de aseguramiento de la calidad definida, mediante los procedimientos establecidos previamente, según lo indicado en el apartado 2.3.2.1
Se propone la homologación en dos fases para cada uno de los servicios (servicio de soporte al servicio común y servicio selectivo):
Fase 1: Homologación de la capacidad operativa del sistema de producción
Las homologaciones de la capacidad operativa podrán ser parciales o totales. Las homologaciones parciales afectarán a actuaciones individuales de planificación, producción (digitalización, entregas parciales, catalogación, etc.), calidad y gestión, e implicarán que el adjudicatario del Pliego de Digitalización es apto en todos los procesos, procedimientos e interfaces involucrados en la consecución de cada una de ellas. Las homologaciones totales implicarán ser apto para la puesta en producción del ciclo completo
Como resultado del proceso de homologación de la capacidad operativa, el adjudicatario del presente Pliego elaborará un informe de homologación, parcial o total, que propondrá a Red.es para la certificación del adjudicatario de digitalización como ‘apto’ o ‘no apto’ para la fase 2, en la que se homologa la capacidad productiva del sistema completo.
En este informe, se identificarán, al menos los siguientes puntos, para cada proceso, procedimiento e interfaz involucrado en la actuación auditada:
Fecha auditoría
Actuación auditada
Proceso/procedimiento/interfaz auditado
Resultado de la auditoría para cada una de las variables clave definidas en el apartado 2.3.2.1 del presente Pliego de Prescripciones Técnicas.
Riesgos identificados y propuesta de acciones preventivas óptimas.
Problemas identificados y propuesta de acciones correctivas óptimas.
En el caso de resultar ‘no apto’ se habrán de aplicar las acciones correctivas necesarias y reanudar el proceso de homologación.
Fase 2: Homologación de la capacidad productiva del sistema en funcionamiento (ciclo completo)
Superada la fase 1, el adjudicatario del presente Pliego, verificará que el adjudicatario del Pliego de Digitalización y él mismo, como integrante de la cadena productiva en su función de control de calidad, supera el pilotaje del servicio completo.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 21 de 91
Llamaremos preproducción al periodo de tiempo en el que se homologa la capacidad productiva del ciclo completo para cada una de las tipologías de servicios (servicio de soporte al servicio común y servicio selectivo). Así, existirá la preproducción tanto para el servicio de soporte al servicio común como para el servicio selectivo. Durante esta fase, el adjudicatario del presente Pliego, prestará todo el soporte necesario al adjudicatario del Pliego de digitalización, según lo establecido en el “Plan de coordinación del marco de calidad y gestión” que se haya definido por el adjudicatario del presente Pliego.
Transcurrido el periodo establecido en la metodología de aseguramiento de la calidad y procedimientos de homologación para la capacidad productiva del correspondiente servicio (servicio de soporte al servicio común o servicio selectivo), el adjudicatario del presente Pliego emitirá los informes de homologación de la capacidad productiva que apliquen, con estructura similar a los de evaluación de la capacidad operativa. Tras su evaluación, Red.es certificará al adjudicatario del Pliego de Digitalización y al adjudicatario del presente Pliego, como ‘apto’ o ‘no apto’ para el comienzo de la producción, de acuerdo al modelo de servicio optimizado.
La homologación en el servicio de soporte al servicio común, se priorizará en el tiempo y será condición necesaria para la homologación del servicio selectivo.
Red.es podrá considerar homologada la capacidad operativa del servicio selectivo para aquellos procesos que sean comunes al servicio de soporte al servicio común, y cuya homologación, por tanto, ya haya sido superada.
2.3.3.2 Auditorías
El objeto de estas auditorías consiste en garantizar la verificación continua del cumplimiento del marco de calidad y gestión por parte del adjudicatario del Pliego de Digitalización y del adjudicatario del presente Pliego. Se trata de una homologación continua con dos funciones principales:
Garantizar la homologación de cada uno de los procesos, mediante auditorías periódicas, del marco de calidad y gestión.
Verificar específicamente la adaptación a las posibles modificaciones del marco de calidad y gestión, bien derivadas de los servicios de reingeniería y mejora continua, bien derivadas de eventos que puedan afectar directa o indirectamente a los procesos productivos: auditorías dinámicas.
Como resultado de las auditorías se elaborarán los correspondientes informes de homologación. Tras su evaluación, Red.es certificará al adjudicatario del Pliego de Digitalización y/o al adjudicatario del presente Pliego como ‘apto’ o ‘no apto’ para continuar ejecutando la actuación/actuaciones auditadas.
En el caso de las auditorías periódicas, se obtendrá el informe de homologación periódico. Este informe seguirá el mismo esquema descrito para los informes de homologación en el apartado 2.3.3.1 del presente Pliego de Prescripciones Técnicas.
En el caso de las auditorías dinámicas, se obtendrá el informe de homologación dinámico. En este informe, se identificarán, al menos los siguientes puntos, para cada proceso, procedimiento e interfaz involucrado en la actuación auditada:
Fecha auditoría
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Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 22 de 91
Proceso/procedimiento/interfaz auditado
Tipo de auditoría:
o Adaptación modelo de servicio
o Adaptación al marco de calidad
o Adaptación al marco de gestión
Resultado de la auditoría para cada una de las variables clave definidas en el apartado 2.3.2.1 del presente Pliego.
Riesgos identificados y propuesta de acciones preventivas óptimas.
Problemas identificados y propuesta de acciones correctivas óptimas.
Del mismo modo que ocurría en la homologación, el adjudicatario del presente Pliego, deberá llevar a cabo auditorías internas, tanto periódicas como dinámicas, siguiéndose el mismo procedimiento de supervisión y evaluación por parte de Red.es, que para el procedimiento de homologación inicial descrito en el apartado 2.3.3.1
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Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 23 de 91
2.3.4 Servicios de Control de Calidad
Se verificará el nivel de calidad de los productos y subproductos resultantes de las actuaciones de digitalización y catalogación, que se aúnan en las siguientes Unidades de Revisión (UDRs):
• Tomo digital: punto de control previo a la catalogación.
• Unidad de Entrega (documento electrónico): punto de control previo a la entrega.
En términos generales, el adjudicatario de digitalización no podrá realizar la entrega de UDEs al Ministerio de Justicia, si éstas no han superado los controles de calidad.
El adjudicatario realizará las tareas asociadas a este servicio en el centro de control de calidad, de acuerdo a lo establecido en el apartado 2.3.4.7.
El adjudicatario del presente Pliego proporcionará los aplicativos que soporten las tareas de control de calidad, de acuerdo a lo establecido en el apartado 2.3.4.6.
2.3.4.1 Control de Calidad de las Unidades de Revisión (UDRs)
Los aplicativos de control de calidad accederán a los sistemas de producción del adjudicatario de digitalización, en los puntos de control establecidos, de cara a la verificación de las Unidades de Revisión generadas.
En cualquier caso, se habrán de verificar los requisitos de protección de datos de carácter personal especificados en el apartado 5 del presente Pliego.
La estructura y organización de las Unidades de Revisión en los puntos de control de calidad, habrá de definirse en el marco de calidad y gestión, teniendo en cuenta aspectos como la tipología de servicio, su contexto como parte de una estructura de información jerárquica (utilizando como base lo establecido en la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, relativo a las Guías de Interoperabilidad y Seguridad, así como lo Dispuesto en su Disposición adicional octava), etc. En todo caso, deberá sustentar las siguientes necesidades de priorización:
1. Entre las dos tipologías de servicios: Se priorizará el servicio de soporte al servicio común sobre el servicio selectivo.
2.- Dentro del servicio selectivo, en el Pliego de digitalización se contempla el tratamiento de prioridades que a efectos del presente Pliego no tendrán efectos. Será el adjudicatario de digitalización quien deberá absorber las exigencias temporales en cuanto a requisitos de servicio.
3. Dentro del servicio de soporte al servicio común, las unidades de revisión preferentes tendrán prioridad sobre el resto, de acuerdo a lo establecido en el Pliego de digitalización. Si los tiempos de control de calidad introducen un retardo no asumible (derivado fundamentalmente de controles muestrales manuales) en relación a los tiempos de entrega de las unidades de revisión preferentes, el adjudicatario de digitalización y catalogación podrá entregar las UDEs sin necesidad de haber superado el control de calidad, identificándose este hecho convenientemente (entrega condicionada). En estos casos:
Los controles de calidad se lanzarán de la forma habitual, de manera que se pueda disponer de los resultados lo antes posible (estas unidades de revisión siguen siendo
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prioritarias), si bien su consecución no bloquea la entrega.
En el momento en que se disponga de los resultados del control de calidad, se entregará la UDE definitiva, en caso de éxito, y se subsanarán los errores, caso de que se produjeran, además de habilitar los mecanismos para notificar dichos errores lo antes posible.
La posibilidad de que las entregas de unidades de revisión preferentes del servicio de soporte al servicio común, se pueda realizar sin haber superado el control de calidad asociado, exigirá que los mecanismos de aseguramiento de la calidad asociados a los procesos productivos que lo sustenten sean más exigentes, de cara a minimizar las “entregas condicionadas” con errores.
Siempre se corregirán los errores detectados en el control de calidad, por parte del adjudicatario de digitalización, independientemente de que se esté dentro de los márgenes de fiabilidad comprometidos o no.
El adjudicatario del presente Pliego llevará a cabo el control de calidad de las UDRs y generará los correspondientes informes de calidad asociados, junto con la notificación del estado (“aceptado” o “rechazado”), que integrará en la Plataforma de Gestión.
La necesidad de inclusión del Informe de Calidad como parte de la UDE, el responsable de su inclusión, así como el formato (probablemente PDF y/o XML), serán definidos en el marco de calidad y gestión.
Si el control de calidad es positivo, el adjudicatario del presente Pliego generará el informe de calidad, asociado a la UDR, lo integrará en la plataforma de gestión y notificará el estado de la UDR (‘aceptado’).
Si la UDR no supera el control de calidad:
El adjudicatario del presente Pliego, al menos:
1. Calculará y actualizará los índices de fiabilidad reales asociados a la UDR (en función de los porcentajes de errores encontrados), en la Plataforma de Gestión.
2. Generará e integrará el informe de calidad asociado a la UDR (en el/los formato/s definidos) en la Plataforma de Gestión; notificará su estado (‘rechazado’); e indicará si los errores que generen incidencias a resolver.
El adjudicatario del Pliego de Digitalización, al menos:
3. Corregirá los errores, y generará las unidades de revisión corregidas, que volverán a pasar por el control de calidad. Se identificarán las nuevas UDRs mediante un sistema de control de versiones.
En el caso de las unidades de revisión preferentes del servicio de soporte al servicio común, el procedimiento habrá de ser el mismo, en términos generales, si bien se deberá tener en cuenta las particularidades señaladas, en cuanto a su tratamiento.
2.3.4.1.1 Validaciones ordinarias
El control de calidad se realizará en base a los criterios establecidos en las Normas de Calidad definidas por el adjudicatario del presente Pliego.
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El licitador realizará en su oferta una propuesta para las validaciones de las UDR, que serán al menos las siguientes:
a) Control de Calidad de Tomos Digitales
En esta etapa se llevará a cabo el control de calidad de los Tomos Digitales. El objeto de este punto de control persigue la subsanación de cualquier error que suponga:
La redigitalización del papel y/o indexación de la información, de forma previa a su devolución al órgano judicial, en el caso del servicio selectivo.
La detección temprana de errores de digitalización o indexación, en el caso del servicio de soporte al servicio común. En este último caso, se implementará el proceso indicado en el caso de tomos preferentes.
Para cada tomo digital (ver composición orientativa en Anexo I), y de forma previa al proceso de catalogación, se llevarán a cabo, al menos, las siguientes validaciones:
a.1 Validaciones del Tomo Digital Completo (validaciones automáticas)
Verificación de la correcta nomenclatura de los ficheros (tomo digital, ficheros de imágenes, ficheros XML, ficheros de firmas o cualquier otro fichero electrónico con contenido -caso de que aplique-).
Verificación del número de imágenes, y comparativa con los datos del inventario, proporcionado por el adjudicatario del Pliego de Digitalización y las posibles incidencias/excepciones introducidas en la Plataforma de Gestión en los procesos productivos previos.
Verificación de los indicadores de calidad y umbrales establecidos para las imágenes obtenidas, que sean verificables automáticamente (ver Anexo II para consultar parámetros orientativos de calidad de imágenes).
Verificación de la correcta captura de metadatos básicos (ver Anexo II para consultar los metadatos orientativos identificados como básicos), recogidos hasta este punto de control del proceso productivo, que se puedan verificar automáticamente.
Verificación de la estructura XML definida.
a.2 Validaciones de las imágenes y metadatos, mediante la verificación visual de una muestra aleatoria.
El tamaño de la muestra será parametrizable y habrá de contener un porcentaje de imágenes tal que permita realizar las validaciones mínimas especificadas a continuación, así como aquellos metadatos básicos (recogidos hasta ese punto de control), no verificables automáticamente (si es que existen). Asimismo, y en función de los requisitos de calidad a verificar, se deberá tener en cuenta la posibilidad de definición de criterios adicionales para la selección de la muestra. En cualquier caso, se garantizará el 100% de las revisiones realizadas y un nivel de confianza mínimo del 95% en la detección de errores. Se realizarán, al menos, las siguientes validaciones:
Verificación de la ejecución, visualización y corrección de las imágenes, teniendo en cuenta las posibles incidencias/excepciones introducidas en la Plataforma de Gestión en los procesos productivos previos.
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Verificación de las firmas asociadas a las imágenes.
Verificación de los metadatos básicos no verificables automáticamente (caso de que sea necesaria), recogidos hasta ese punto de control en el proceso productivo.
Asimismo, y dado que los expedientes judiciales a incorporar en el ciclo productivo, pueden contener información en soporte electrónico (CD, DVD, pendrive,etc.), en el caso de que se determine su incorporación al Tomo Digital, se habrá de implantar el mecanismo de validación óptimo de los documentos electrónicos.
En términos generales, salvo que Red.es indique lo contrario en función del avance y calidad de la producción, un Tomo digital no se considerará aceptado hasta que no se hayan superado sendos controles de calidad:
• El control de calidad del Tomo Digital Completo.
• El control de calidad muestral de las imágenes, los metadatos básicos no verificables automáticamente (caso de que aplique) y, en su caso, de la información en soporte electrónico de un Tomo Digital.
El control de calidad de los Tomos Digitales no será bloqueante, de cara a la continuación del proceso productivo del adjudicatario del Pliego digitalización, únicamente en el caso de las unidades de revisión con tramitación preferente en el servicio de soporte al servicio común, tal y como se ha establecido anteriormente.
En casos excepcionales, se podrá habilitar la subdivisión de tomos en subtomos, con vistas a optimizar los tiempos de la cadena productiva. Los controles de calidad aplicables serían análogos, teniendo en consideración los metadatos de indexación adicionales que fueran necesarios para contemplar esta casuística.
b) Control de Calidad de Documentos Electrónicos (UDEs)
En esta etapa clave del proceso de digitalización y catalogación se llevará a cabo el control de calidad de los Documentos electrónicos, de acuerdo a las normas de calidad que se definan. Esta validación es inmediatamente posterior al proceso de catalogación, y previa a la entrega del producto final al Ministerio de Justicia.
Para cada UDE (ver composición orientativa en Anexo III), se deberán considerar al menos las siguientes validaciones:
b.1 Validaciones de la UDE completa (validaciones automáticas)
Verificación de la nomenclatura de los ficheros (UDE, ficheros de contenido, ficheros xml y ficheros de firmas).
Verificación de la estructura de la UDE (XML), conforme al formato de entrega que se defina (utilizando como base lo establecido en la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, relativo a las Guías de Interoperabilidad y Seguridad, así como lo Dispuesto en su Disposición adicional octava).
Verificación de todos los metadatos básicos (ver Anexo II para consultar los metadatos orientativos identificados como básicos), que se puedan verificar automáticamente a nivel de UDE individual (incluida la verificación del número de páginas por documento).
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b.2 Validaciones de UDEs pertenecientes al mismo tomo
Se revisarán automáticamente todos los metadatos básicos factibles, que no sean verificables a nivel de UDE individual (validaciones de la UDE completa) y que no hayan sido verificados en el punto de control anterior (revisión de Tomos Digitales).
Asimismo, el adjudicatario llevará a cabo la verificación visual de una muestra aleatoria. El tamaño de la muestra ha de ser parametrizable en función de los índices de fiabilidad comprometidos por el adjudicatario del Pliego de digitalización, que como mínimo será del 98% para los metadatos básicos que requieran intervención manual para su revisión.
La muestra habrá de contener un porcentaje de UDEs tal que permita realizar las validaciones de los metadatos básicos restantes (no verificables mediante los controles anteriores y que requieran intervención manual para su revisión). Asimismo, y en función de los requisitos de calidad a verificar, se deberá tener en cuenta la posibilidad de definición de criterios adicionales para la selección de la muestra. En cualquier caso, se garantizará el 100% de las revisiones realizadas y un nivel de confianza mínimo del 95% en la detección de errores. Se realizarán, al menos, las siguientes validaciones:
Verificación de la corrección de los metadatos básicos restantes (no verificables mediante los controles anteriores y que requieran intervención manual para su revisión)..
• Verificación de la correcta división del Tomo Digital en los correspondientes documentos.
• Verificación de la correcta paginación electrónica.
Se dispondrá de dos tipos de informes de calidad:
• Informe de calidad asociado a una UDE.
• Informe de calidad asociado a la muestra de UDEs verificada para un Tomo Digital.
En términos generales, salvo que Red.es indique lo contrario en función del avance de la producción, una UDE no se considerará aceptada hasta que no se hayan superado sendos controles de calidad:
• El control de calidad individual (Validación de la UDE completa).
• El control de calidad muestral de todas las UDEs pertenecientes a su mismo Tomo Digital
El control de calidad de las UDEs no será bloqueante, de cara a la continuación del proceso productivo, únicamente en el caso de las unidades de revisión con tramitación preferente en el servicio de soporte al servicio común, tal y como se ha establecido anteriormente.
En casos excepcionales, se podrá habilitar la subdivisión de tomos en subtomos, para la validación muestral de UDES, con vistas a optimizar los tiempos de la cadena productiva. Los controles de calidad aplicables serían análogos, teniendo en consideración los metadadatos básicos adicionales que fueran necesarios para contemplar esta casuística, así como los criterios para la selección de la muestra, en su caso.
2.3.4.1.2 Validaciones adicionales
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Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 28 de 91
Red.es podrá solicitar al adjudicatario del presente Pliego, un aumento bien, de la muestra de imágenes/otros archivos electrónicos de contenido a revisar respecto a las validaciones ordinarias (en el caso de las UDRs-Tomos Digitales) o bien de la muestra de UDEs pertenecientes a un mismo Tomo Digital (en el caso de las UDRs-Documentos Electrónicos), o bien de ambas:
En las etapas anteriores a la entrada en producción (ver apartado 3.3 del presente Pliego).
En la etapa de producción, si los ritmos de producción fueran sostenidamente inferiores a lo comprometido en un 10%.
2.3.4.1.3 Validaciones extendidas
Red.es podrá solicitar al adjudicatario del presente Pliego validaciones extendidas para las UDRs definidas, caso de que fuera necesario realizar el control de calidad de:
Metadatos básicos adicionales y metadatos extendidos (ver Anexo II para consultar los metadatos orientativos identificados como extendidos), verificables mediante validaciones automáticas.
Metadatos básicos adicionales y metadatos extendidos, verificables mediante validaciones muestrales.
En términos generales se habrá de modificar el control de calidad de las UDRs, con las verificaciones extendidas necesarias para controlar la calidad de los metadatos básicos adicionales y/o los metadatos extendidos a grabar que se definan (bien sean automáticas o manuales, mediante verificación muestral).
Se prevé que el factor inductor predominante de las validaciones extendidas sea la verificación de metadatos extendidos. En la medida de lo posible, se procurará que el criterio de selección esté orientado a la optimización de costes.
2.3.4.1.4 Generación del informe de calidad
Se realizará un informe de calidad por cada UDR revisada (Tomos Digitales y UDEs). En él se reflejarán los resultados de TODAS las validaciones llevadas a cabo.
El adjudicatario del presente Pliego, llevará a cabo el control de calidad de las UDRs y generará los correspondientes informes de calidad asociados, junto con la notificación del estado (“aceptado” o “rechazado”), que integrará en la plataforma de gestión. Este informe de calidad se generará en dos formatos:
Formato PDF
Formato XML, de cara a su explotación (gestión de incidencias/alarmas asociadas a esa UDR a lo largo del ciclo productivo completo (incluido calidad)
La necesidad de inclusión del Informe de Calidad como parte de la UDE, el responsable de su inclusión, así como el formato (aunque se prevé sea necesario tanto el formato PDF como XML), serán definidos en el marco de calidad y gestión.
En el caso de que se hayan solicitado validaciones adicionales o extendidas, en el informe de calidad habrá de identificarse específicamente, de acuerdo con las normas de calidad asociadas. En adelante nos referiremos a ellos como ‘informes de calidad con validación adicional’. Lo mismo
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ocurrirá con las validaciones extendidas, a los que nos referiremos como ‘informes de calidad con validación extendida’.
El informe de calidad habrá de incluir la identificación completa de la UDR, señalando su aceptación o disconformidad. Los licitadores propondrán en su oferta la estructura y contenido del informe, que como mínimo deberá contener la siguiente información:
Nombre del órgano judicial
Nombre del adjudicatario de digitalización.
Tipo de UDR
Identificación de la UDR, según lo establecido en las normas de calidad.
Resultado del informe.
Versión.
Fecha y hora de recepción de la UDR.
Fecha y hora de inicio y fin de la revisión de la UDR.
Resultado del control de calidad para todas las validaciones realizadas. En el caso de validaciones muestrales se indicará específicamente el tamaño de la muestra.
Incidencias/Excepciones durante el proceso de control de calidad.
Incidencias/Excepciones durante los procesos productivos llevados a cabo por el adjudicatario de digitalización (digitalización, catalogación, etc.). Estas incidencias se recogerán directamente de la Plataforma de Gestión, que alimentará el adjudicatario de digitalización.
Dudas razonables en datos.
2.3.4.2 Verificación del nivel de calidad de la producción diaria de UDRs
El porcentaje de UDRs que no superen el control de calidad habrá de ser residual dado que, previamente, se habrán homologado los procesos del adjudicatario del Pliego de digitalización y del presente Pliego, para garantizar la adecuación de los productos resultantes al marco de calidad establecido y los índices de fiabilidad por campo comprometidos.
Se habrá de establecer el índice de rechazo admisible para la producción diaria de UDRs, según los índices de fiabilidad por campo, comprometidos por el adjudicatario del Pliego de digitalización, discerniendo entre las dos tipologías de servicios.
A estos efectos, el adjudicatario del presente Pliego establecerá uno o varios puntos de control al día (en función de la existencia/ausencia de turnos de trabajo) para la producción del adjudicatario del Pliego de digitalización. En estos puntos de control se medirá el porcentaje de errores detectados en la producción diaria (total o parcial) de UDRs, reflejando los resultados en el informe de seguimiento correspondiente (informe diario de calidad) y actualizando los datos en la Plataforma de Gestión.
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Si el porcentaje de errores del control de la producción diaria de UDRs es superior a su índice de rechazo admisible para esa tipología de servicio, Red.es podrá lanzar las siguientes acciones:
a) Aumentar el tamaño muestral (validaciones adicionales).
b) Activar y supervisar, el siguiente procedimiento de emergencia que podrá implicar:
a. la paralización de la producción del servicio selectivo, durante un tiempo mínimo de una semana, de cara al diagnóstico e implementación de acciones correctivas, por parte del adjudicatario del Pliego de digitalización, y la correspondiente auditoría por parte del adjudicatario del presente Pliego.
b. La implementación de los mecanismos de contingencia para asegurar la calidad en el servicio de soporte al servicio común, sin penalizar los tiempos de puesta a disposición de las Unidades de Revisión Preferentes en el órgano judicial destino.
c) Aplicar las penalizaciones pertinentes.
d) Paralización de las entregas, de manera temporal, para el servicio selectivo y para los casos asumibles (en términos temporales) en el caso del servicio de soporte al servicio común.
En todo caso, el adjudicatario del presente Pliego deberá notificar la activación del procedimiento de emergencia a los órganos judiciales afectados, en su caso.
2.3.4.2.1 Dudas razonables
En el caso de que en las normas de calidad, se estableciera que la naturaleza de alguno de los campos, pudiera admitir una duda razonable en la grabación del dato, el adjudicatario del presente Pliego habrá de verificar que el porcentaje de campos con dudas razonables no supera el 5%. Se podrán producir excepciones en las que se admitirán porcentajes superiores, siempre que estén debidamente justificadas y documentadas.
Parar ello, se calculará el valor medio del porcentaje de campos con duda razonable (sin contabilizar las excepciones anteriormente mencionadas), respecto al total de la producción diaria de UDRs del adjudicatario del Pliego digitalización, identificando su distribución por tipología de servicio, y se actualizará en la Plataforma de Gestión. Si se supera el umbral permisible para la producción diaria de UDRs, se aplicarán las penalizaciones pertinentes. En el caso de que se supere dicho umbral de forma sistemática, Red.es podrá lanzar el procedimiento de emergencia.
2.3.4.3 Seguimiento y control de la producción diaria de UDRs
Se llevará a cabo la gestión del control de calidad, mediante las herramientas y procedimientos que el adjudicatario del presente Pliego considere adecuados para el seguimiento y control de la producción diaria de UDRs.
Se habrán de generar, al menos, los siguientes informes de seguimiento, en formatos que permitan su integración en la Plataforma de Gestión, para su posterior explotación:
Informes diarios de calidad
Serán el resultado de la verificación del nivel de calidad de la producción diaria de UDRs. Al menos, se especificarán los siguientes datos:
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o Nombre y código del órgano judicial.
o Nombre del adjudicatario de digitalización.
o Fecha del informe.
o Tipología de servicio
o Tipología de UDR
o Identificación del lote de producción.
o Número de UDRs del lote de producción.
o Identificación completa de las UDRs del lote de producción.
o Número de versión de las UDRs del lote de producción.
o Fecha y hora de recepción de la UDRs.
o Fecha y hora de inicio y fin de la revisión de la UDRs.
o Resultado de control de calidad especificando las validaciones realizadas (ordinarias, adicionales o extendidas), la tipología y porcentaje de errores encontrados.
o Porcentajes de UDRs aceptadas y rechazadas. En el caso de las UDRs aceptadas, desglose de las aceptadas en primera versión y de las aceptadas en versiones superiores.
Informes periódicos de calidad (semanales, mensuales, etc.)
Contendrán la información agregada de la producción temporal establecida.
Se indicarán, al menos, las validaciones realizadas (ordinarias, adicionales o extendidas), los resultados, tipología y porcentaje de errores detectados, etc. Se indicará, igualmente, la evolución de la producción del adjudicatario el Pliego de Digitalización, reflejando la producción de UDRs del periodo de tiempo analizado (planificada y real), el porcentaje de UDRs válidas y rechazadas, etc.
2.3.4.4 Seguimiento, control y análisis de los rechazos en las entregas de UDEs
Si bien el adjudicatario de digitalización es el responsable de las entregas de UDEs y de la correspondiente gestión de los rechazos asociados, si se producen, el adjudicatario del presente Pliego, deberá realizar el seguimiento y control de los rechazos en las entregas a partir de la información completa que habrá de estar disponible en la plataforma de gestión. En todo caso, dispondría de acceso al módulo de entregas del adjudicatario de digitalización.
El adjudicatario del presente Pliego deberá realizar el análisis de los rechazos con la periodicidad establecida. En función de los resultados, elaborará las recomendaciones oportunas de cara al lanzamiento de los servicios de aseguramiento de la calidad o mejora continua que fueran de aplicación.
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2.3.4.5 Control de Calidad tras la Aceptación de las Entregas en un Órgano Judicial (servicio selectivo)
Una vez finalizadas y aceptadas las entregas telemáticas de todos o un subconjunto de los expedientes judiciales objeto del servicio selectivo en un órgano judicial, por parte del MJU, Red.es podrá solicitar la revisión muestral de la totalidad o un subconjunto de los expedientes electrónicos judiciales del mencionado órgano judicial, de forma previa a su entrada en producción, mediante el acceso al gestor documental en un entorno de preproducción.
El adjudicatario habrá de elaborar y presentar un informe de resultado de la actividad para cada órgano judicial donde se haya solicitado este servicio. Se habrá de detallar el tipo de verificaciones realizadas y el resultado de las mismas.
2.3.4.6 Aplicativos
El adjudicatario del presente Pliego, diseñará e implementará los aplicativos que den soporte al proceso de control de calidad de la producción del adjudicatario del Pliego de digitalización.
Podrá hacer uso de las herramientas comerciales que estime oportunas para cubrir las funcionalidades requeridas. En todo caso, el/los aplicativos, habrán de integrarse con la plataforma de gestión de red.es.
El adjudicatario del presente Pliego deberá articular una fase de transición que permita la implantación de los aplicativos y su puesta en funcionamiento en un entorno facilitado a tales efectos por el Ministerio de Justicia o Red.es, prestando el soporte necesario para ello. Esta fase de transición dará comienzo cuando Red.es lo solicite. Adicionalmente, durante este periodo se deberá disponer de una licencia de uso de los aplicativos, por parte de Red.es y el Ministerio de Justicia, aplicable en el ámbito de la Administración de Justicia en España, para el cumplimiento de los mismos fines para los que han sido generados, según lo establecido en los requisitos de servicio en el apartado 4.2.6.
2.3.4.7 Centro de Control de Calidad
El Centro de Control de Calidad residirá en las dependencias del Centro de Catalogación proporcionado por el adjudicatario del Pliego de digitalización, cuya localización tendrá que estar dentro del territorio nacional.
El adjudicatario del Pliego de Digitalización habilitará:
1. El espacio físico y mobiliario necesarios (tanto en términos de ubicación de personas como en términos de ubicación de equipamiento), en función de la capacidad de producción que sea necesario asumir para atender a sendos servicios.
2. La conectividad interna al propio centro de control de calidad.
3. La conectividad entre el centro de control de calidad y los sistemas de producción del adjudicatario de digitalización y catalogación, de cara a garantizar el acceso de los aplicativos de control de calidad al sistema de producción, en los puntos de control establecidos.
4. La conectividad externa para habilitar el acceso de los aplicativos de control de calidad a
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Catalogación de Expedientes Judiciales”
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la plataforma de gestión, de cara a la incorporación de la información procedente del control de calidad.
El adjudicatario del presente Pliego, proporcionará el equipamiento hardware y software y medios materiales adicionales necesarios para las tareas de control de calidad, que habrán de verificar los requisitos de seguridad física y lógica establecidos para el centro de catalogación (recomendaciones ISO 17799), así como las medidas de confidencialidad y las normas de protección de datos de carácter personal que sean de aplicación.
De forma excepcional, y cuando sea necesario para la prestación del servicio, se podrá solicitar la prestación del servicio de control de calidad en ubicaciones distintas al centro de catalogación, manteniendo condiciones análogas en cuanto al equipamiento y medios materiales a proporcionar por el adjudicatario del presente Pliego.
2.3.5 Servicios de Soporte a la Gestión y la Implantación
Comprenderán las actuaciones transversales orientadas a apoyar a Red.es, en las tareas relativas a la gestión del proyecto y su producción.
2.3.5.1 Soporte a la gestión del proyecto
Este conjunto de tareas comprenden todas aquellas labores de asistencia a Red.es de cara al control y seguimiento del proyecto, propiamente dicho, desde las dos perspectivas mencionadas.
2.3.5.1.1 Planificación
Partiendo del marco temporal a largo plazo establecido en la estrategia de implantación del nuevo modelo de servicios, se habrán de definir, revisar y ajustar las planificaciones del proyecto desde una perspectiva global (visión del conjunto de los órganos judiciales), y desde una perspectiva parcial (por órgano judicial).
Asimismo, se considerarán las sucesivas actualizaciones que puedan producirse como resultado de los servicios de mejora continua.
Las labores de seguimiento y control de la planificación, habrán de considerar el corto, medio y largo plazo. Esta información se incorporará y actualizará, con la periodicidad que se determine necesaria en función del avance del proyecto, en la Plataforma de Gestión.
2.3.5.1.2 Coordinación de actividades e interlocución de agentes
Bajo la supervisión y dirección de Red.es, se llevarán a cabo tareas de coordinación de las actividades de seguimiento y control del proyecto, así como de los agentes involucrados directa o indirectamente (de forma complementaria a las relacionadas con la puesta en marcha del marco de calidad y gestión).
En particular abordará como mínimo las actividades de comunicación del proyecto y su lanzamiento en los distintos órganos judiciales donde se prevea entrar en producción:
o Soporte en la identificación de agentes y canales de comunicación apropiados
o Soporte en la articulación y elaboración de procedimientos formales de notificación
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o Soporte en la comunicación del proyecto a los agentes afectados, en los plazos adecuados.
o Soporte en la gestión de expectativas del proyecto
El adjudicatario podrá asumir roles de interlocución específica con los diversos actores involucrados en el proyecto, cuando así lo estipule Red.es: Ministerio de Justicia, Órganos Judiciales, etc.
Para estas labores, podrá solicitarse el desplazamiento in-situ a los lugares de trabajo correspondientes, si las circunstancias del proyecto así lo requieren.
Asimismo, el adjudicatario deberá articular el correspondiente de ‘Plan de comunicación’ del proyecto.
2.3.5.1.3 Progreso del proyecto y elaboración de informes
Bajo la dirección de Red.es, el adjudicatario del presente Pliego realizará el seguimiento y control del proyecto, supervisando las actuaciones que se le encomienden en cada momento; asegurándose de que toda la información esté disponible en la Plataforma de Gestión, analizándola convenientemente, desde un punto de vista global (visión de conjunto) y parcial (por órgano judicial), y poniéndola a disposición de Red.es y del Ministerio de Justicia, en su caso, en el tiempo y forma que se solicite. Dicha información deberá incluir al menos los siguientes aspectos
Grado de avance del proyecto: Estado, seguimiento planificaciones, análisis de desviaciones, etc.
Cumplimiento de objetivos, puntos críticos, etc.
Seguimiento y control económico.
Seguimiento y control de la facturación en tiempo y forma (facturas, justificaciones, etc.)
Seguimiento y control de entregables.
Identificación de problemas y propuesta de acciones correctivas.
Medición, seguimiento y reporte de indicadores de impacto (definidos en el nuevo modelo de servicios)
Asimismo, se podrá prestar soporte a la preparación de las reuniones de seguimiento con el adjudicatario del Pliego de digitalización, siguiendo las directrices marcadas por Red.es: elaboración y distribución de documentación previa (orden del día, informes, etc.) y posterior (actas), etc.
Como resultado de las actividades de análisis de la información de progreso del proyecto, se elaborará, al menos, la siguiente documentación:
Informes de seguimiento semanales (bajo nivel y corto plazo) del proyecto. Contendrán toda la información relevante, obtenida de las tareas de seguimiento y control del proyecto; y reflejarán los avances, cambios, problemas, riesgos, acciones correctivas y preventivas, etc., en un horizonte temporal de corto plazo.
Cuadro/s de mando semanales con los indicadores necesarios para trasladar la información
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relevante de cara a la toma de decisiones a nivel global y parcial.
Informes de situación de periodicidad variable (quincenal o mensual) (alto nivel y medio/largo plazo) del proyecto, de cara a obtener una visión global de su desarrollo en todas sus dimensiones. En el caso de los informes mensuales se habrá de incluir el seguimiento y control económico y de facturación.
Análisis de indicadores de impacto del proyecto.
2.3.5.1.4 Análisis, gestión y seguimiento de riesgos
El adjudicatario del presente Pliego identificará y analizará los riesgos potenciales del proyecto cualitativa y cuantitativamente, y elaborará la correspondiente matriz de riesgos, poniéndola posteriormente a disposición de Red.es para la toma de decisiones. Deberá incluir al menos la siguiente información
Identificación
Categorización
Urgencia
Impacto
Probabilidad de materialización
Plan de actuación (estrategia a seguir).
Asimismo, realizará el seguimiento de los mismos, con la periodicidad establecida en función de la etapa del proyecto y articulará el correspondiente ‘Plan de gestión de riesgos” del proyecto.
2.3.5.1.5 Gestión y control de cambios del proyecto
Bajo la supervisión de Red.es el adjudicatario deberá diseñar el sistema de gestión de cambios del proyecto que permita llevar a cabo un control y seguimiento de los mismos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Se deberá establecer el procedimiento a seguir ante las solicitudes de cambio, que se puedan producir en la ejecución, seguimiento y control del proyecto, y que habrán de formalizarse para su evaluación y resolución. En caso de que se aprobasen las solicitudes de cambio, se llevará a cabo el seguimiento de su implementación, a través del correspondiente registro de cambios.
Bajo este bloque de tareas se dará soporte a la evaluación de las solicitudes de cambio en cuanto a la naturaleza y el impacto en los objetivos de alcance, tiempo, coste y/o calidad, para la correspondiente toma de decisiones por parte del Comité de Control de Cambios responsable de su resolución. La definición y creación del Comité o Comités se abordará al comienzo de la ejecución del proyecto.
2.3.5.2 Soporte a la gestión de la producción
2.3.5.2.1 Progreso de la producción/despliegue y elaboración de informes
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El adjudicatario, llevará a cabo labores de seguimiento, control y recopilación de información de progreso de la producción y los despliegues realizados para sendas tipologías de servicio, en el tiempo y forma que Red.es solicite en cada momento, haciendo uso de la funcionalidad correspondiente de la Plataforma de Gestión del proyecto. Estas labores al menos consistirán en:
Elaborará informes diarios de seguimiento de la producción y los trasladará a Red.es al final del día. No obstante, Red.es puede solicitar esta información en ‘tiempo real’, con el nivel de desagregación y horizonte temporal que considere necesarios.
Elaborará cuadros de mando con los indicadores de producción que Red.es solicite en cada momento. Estos cuadros de mandos pueden ser solicitados en ‘tiempo real’, con el nivel de desagregación que se considere necesario.
Advertirá de las posibles desviaciones, sus causas y las acciones preventivas y correctivas a implementar.
Realizará labores de trazabilidad de las unidades de producción definidas
Llevará a cabo el seguimiento de la gestión de incidencias/rechazos asociadas a la producción y despliegue, de manera complementaria a lo especificado en el apartado 2.3.4.4
Toda la información de soporte a la gestión de la producción estará disponible en la Plataforma de Gestión, de cara a Red.es y al Ministerio de Justicia.
2.3.5.2.2 Medida y Control de ritmos de producción
El adjudicatario del presente Pliego, bajo la supervisión y dirección de Red.es deberá realizar como mínimo las tareas que se indican a continuación
Llevará a cabo el control de los ritmos de producción planificados y comprometidos, incluidos sus propios compromisos como prestador de servicios de control de calidad.
Analizará y contrastará los datos con los ritmos reales de producción.
Analizará, con el tiempo de antelación suficiente (en función de los niveles de servicio que provea el adjudicatario de digitalización) las necesidades de adaptación de la capacidad productiva en función de la planificación a largo plazo y las actualizaciones de los planes de producción a corto plazo, considerando los replanteos del servicio selectivo y/o las previsiones para el servicio de soporte al servicio diario. Para ello se apoyará en la estrategia de implantación definida en el nuevo modelo de servicios y sus potenciales actualizaciones.
Todas estas tareas habrán de estar soportadas por la Plataforma de Gestión.
2.3.5.3 Plataforma de Gestión
El adjudicatario, realizará las tareas necesarias para la puesta en marcha, soporte y mantenimiento de la Plataforma de Gestión, como sistema de información centralizado del proyecto, que dé soporte a los flujos de trabajo y facilite la toma de decisiones.
Se asumirá el desarrollo completo de la Plataforma de Gestión, o, en su caso, la adaptación de la/s
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herramientas comerciales o propietarias existentes, teniendo en cuenta la obligación de integración con los sistemas y herramientas de Red.es. Entre ellos, y a título orientativo, se encuentran: el sistema de gestión de activos (CMDB-Remedy); el sistema de gestión de incidencias (Remedy) y la plataforma de gestión de proyectos (Artemis).
Asimismo se deberá prever la puesta a disposición de la información, a través de interfaces abiertas (web services).
El adjudicatario deberá proveer toda la infraestructura, equipamiento hardware y software necesarios, verificando los requisitos de seguridad y confidencialidad establecidos. Asimismo, prestará soporte al adjudicatario del Pliego de digitalización, de cara a la integración de sus sistemas con la Plataforma de Gestión, mediante el uso de interfaces abiertas.
El adjudicatario del presente Pliego deberá articular una fase de transición que permita la implantación de la plataforma de gestión y su puesta en funcionamiento en un entorno facilitado a tales efectos por el Ministerio de Justicia o Red.es, prestando el soporte necesario para ello. Esta fase de transición dará comienzo cuando Red.es lo solicite. Adicionalmente, durante este periodo se deberá disponer de una licencia de uso de la plataforma de gestión, por parte de Red.es y el Ministerio de Justicia, aplicable en el ámbito de la Administración de Justicia en España, para el cumplimiento de los mismos fines para los que han sido generados, según lo establecido en los requisitos de servicio en el apartado 4.2.6.
La Plataforma de Gestión habrá de proporcionar, al menos, la siguiente funcionalidad:
a) Seguimiento y control del proyecto: Gestión del proyecto.
b) Seguimiento y control de la producción: Gestión de la producción.
c) Integración con los sistemas/herramientas de Red.es
d) Integración con los sistemas del adjudicatario del Pliego de digitalización y aplicativos de calidad mediante interfaces abiertas (web services o cualquier tecnología similar).
e) Medida de acuerdos de nivel de servicio del proyecto.
f) Cuadro de mandos
g) Puesta a disposición de la información de la Plataforma, a través de web services.
La Plataforma de Gestión dispondrá, a modo orientativo, de una arquitectura en tres capas:
1) Capa de presentación, en la que se integrarán las funciones que faciliten la interacción del usuario con el sistema, tanto en el acceso a herramientas y funciones, como en la búsqueda y presentación de la información (estadísticas, mapas, gráficos, etc.). Se habilitará un interfaz web con acceso seguro a través de Internet.
2) Capa de proceso: conjunto de herramientas que constituyen el núcleo de la Plataforma de Gestión
3) Capa de gestión de datos: organiza acceso a datos que pueden residir en distintos tipos de almacenes.
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A continuación se muestra una tabla orientativa con el conjunto de tareas a realizar:
Capa Herramientas Desarrollo/Implementación/Adaptación Integración en la
Plataforma
Presentación Sí Sí
Proceso Gestión Proyecto En función del resultado del análisis
de la herramienta de Red.es
Sí
Gestión Producción Sí Sí
Gestión de Accesos:
usuarios y permisos
Sí Sí
Gestión de incidencias Sí. Sí
Gestión de activos No Sí
Otras Sí Sí
Gestión de
datos
Gestión Proyecto Sí Sí
Gestión Producción Sí. Sí
Gestión de incidencias Sí Sí
Gestión de activos No Sí
Gestión de Accesos:
usuarios y permisos
Sí Sí
Otras Sí Sí
2.3.5.3.1 Herramienta para la gestión del proyecto.
El adjudicatario deberá asumir las tareas de desarrollo/parametrización e implementación de el/los módulos necesarios para cubrir la funcionalidad y nivel de servicio requeridos para el control del proyecto, junto con la infraestructura/equipamiento que las soporta.
En una primera aproximación, se considera necesaria, al menos, la siguiente funcionalidad:
Gestión documental de información de gestión:
Información asociada a la gestión: planificación, informes de seguimiento, solicitudes, facturas, actualizaciones de la planificación, etc.
Información asociada a los entregables de ejecución: inventarios, actas de replanteo,…
Seguimiento y control de toda la información de gestión: control económico, plazos, control de facturación, etc.
Alarmas y notificaciones mediante correo electrónico.
Integración en la Plataforma de Gestión e interacción con todos sus componentes (interrelacionar datos de gestión y producción, mostrar información de reporte agregada, cuadros de mando, etc.).
Integración de información de gestión de los adjudicatarios mediante el uso de interfaces abiertas (servicios web o cualquier otra solución similar).
Puesta a disposición de la información de gestión a través de web services.
Integración con la Plataforma TIC de Red.es (ver apartado 3.5.2 del Pliego de Condiciones
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Particulares).
El control de acceso a la información se implementará mediante la herramienta de Gestión de accesos.
Conviene señalar que la obligación establecida en el apartado 3.5.2 del Pliego de Condiciones Particulares, queda cubierta con el requisito mínimo de integración exigido a la Plataforma de Gestión del Proyecto. No obstante, el adjudicatario deberá incorporar en la Plataforma TIC de Red.es, toda aquella información necesaria, que no esté contemplada en la Plataforma de Gestión del proyecto.
2.3.5.3.2 Herramientas para la gestión de la producción.
El adjudicatario deberá asumirlas tareas de desarrollo/parametrización e implementación de el/los módulos necesarios para cubrir la funcionalidad y nivel de servicio requeridos para el control de la producción del proyecto, junto con la infraestructura/equipamiento que las soporta.
En cualquier caso se asumirá:
La integración de la herramienta en la Plataforma de Gestión y su interacción con todos los componentes.
La integración de información de producción del adjudicatario del Pliego de digitalización y del adjudicatario del presente Pliego mediante el uso de interfaces abiertas (servicios web o cualquier otra solución similar).
La puesta a disposición de la información de producción, a través de web services.
Para poder realizar el seguimiento y control de la producción y los ritmos de trabajo, así como disponer de un repositorio de información asociado a las unidades de producción (Tomos digitales y ‘Documento electrónicos’) en cualquiera de sus estadios y su contexto como parte de una estructura de información jerárquica, y a la unidad de despliegue (’órgano judicial’) se considera necesaria, al menos, la siguiente funcionalidad:
Trazabilidad de las unidades de producción y despliegue: estados a lo largo del proceso productivo completo (desde el primer contacto con el órgano judicial hasta las entregas telemáticas al Ministerio de Justicia), usuarios asignados, etc.
Medida de Acuerdos de Nivel de Servicio y notificaciones de su incumplimiento
Rechazos/Incidencias asociadas a las unidades de producción y despliegue.
Incorporación de informes asociados a las unidades de producción y despliegue.
Reporte de producción y despliegue: informes y cuadros de mando con contenido parametrizable en función de las necesidades.
Medida y control de ritmos de producción y asignación de cargas de trabajo.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 40 de 91
3 REQUISITOS DE EJECUCIÓN
3.1 Publicidad del proyecto
Dado que las actuaciones a realizar en el marco de este proyecto son susceptibles de recibir financiación procedente de los Programas Operativos FEDER 2007-2013, en concreto del Programa Operativo Economía Basada en el Conocimiento (POEC), se deberá hacer la publicidad necesaria de dichas actuaciones.
A estos efectos, los adjudicatarios deberán cumplir con los requisitos que especifique red.es.
3.2 Seguimiento del proyecto
Para la supervisión del desarrollo y ejecución de las tareas objeto del presente procedimiento de licitación, Red.es contará con el apoyo del adjudicatario, según lo establecido en el apartado 2.3.5 del presente Pliego de de Prescripciones Técnicas.
Los servicios de soporte a la gestión del proyecto prestados por el adjudicatario habrán de adecuarse a lo establecido por la Oficina Técnica de Proyectos de Red.es, cuyas funciones principales son la definición y el establecimiento de los procesos y métodos relativos a la gestión de proyectos que deben cumplirse con el correspondiente soporte y asesoramiento, y el seguimiento, control y comunicación sobre el grado de ejecución de los mismos.
El adjudicatario deberá cumplir las siguientes condiciones:
1.- Metodología:
La metodología para la gestión del proyecto será la establecida a tal efecto por Red.es. Con objeto de presentar dicha metodología al personal del adjudicatario, la entidad, realizará las acciones de comunicación y formación oportunas.
2.- Supervisión de la gestión:
La entidad, pondrá los medios personales que, junto con la persona a cargo del proyecto designada por Red.es, realizarán labores de seguimiento y control del proyecto. Los objetivos de dichas acciones son, por un lado, el aseguramiento de la calidad del proceso de gestión y la detección temprana de desviaciones, así como su conformidad con respecto a la metodología establecida por Red.es. Para ello el adjudicatario deberá en todo momento colaborar con los miembros de Red.es que realicen estas actividades obligándose a informar y responder a los requerimientos de los mismos.
3.- Obligatoriedad de uso de la Plataforma de Gestión
Con el objeto de centralizar y facilitar el seguimiento y control de los procesos de gestión del proyecto y su producción asociada, se pondrá a disposición de los miembros del proyecto una Plataforma de Gestión.
La plataforma actuará de repositorio documental y herramienta de seguimiento y control para la siguiente información, orientativa y no exclusiva, relacionada con la gestión del proyecto:
Información asociada a la gestión: planificación, informes de seguimiento, control económico, actualizaciones de la planificación, etc.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 41 de 91
Información asociada a los entregables de ejecución.
Asimismo, soportará la funcionalidad necesaria para poder realizar el seguimiento y control de la producción, así como de obtener la trazabilidad e información asociada a la unidad de producción (Tomos Digitales y UDEs) la unidad de despliegue (‘órgano judicial’) o cualquier otra que se estime necesaria.
El adjudicatario deberá en todo momento utilizar de forma obligatoria dicha plataforma, incluyendo en la misma toda la información que se solicite, tanto relativa a la gestión del proyecto, como a la gestión de la producción. Dicha información deberá incluirse, con la periodicidad establecida, de manera que se pueda realizar un seguimiento del proyecto y la producción en tiempo real, con información actualizada.
Asimismo, está obligado a integrar todos los procedimientos e interfaces particulares de producción con la Plataforma TIC de Red.es, mediante el desarrollo de el/los interfaces telemáticos que permitan automatizar la transferencia de información, según las especificaciones que se determinen al inicio del proyecto.
4.- Acciones de comunicación:
Red.es, pondrá los medios personales encargados de centralizar la comunicación entre los distintos interlocutores vinculados al proyecto, realizando funciones de “ventanilla única”. En ningún caso el adjudicatario podrá realizar acciones de comunicación y /o difusión del proyecto sin la debida autorización de las mismas por parte de Red.es
5.- Metodologías complementarias:
En el caso de que durante la ejecución de las tareas, surjan cuestiones a las que no sea posible aplicar la metodología desarrollada por la entidad, Red.es podrá determinar metodologías alternativas o adicionales, a través la persona a cargo del proyecto por parte de Red.es. En cualquier caso, antes de proceder a utilizar una metodología concreta se deberán consultar los términos de uso de la misma y la relación con la metodología de gestión establecida por Red.es.
6.- Consideraciones adicionales:
El adjudicatario deberá tomar en consideración aquellos puntos que le sean indicados por el personal de Red.es adscrito al proyecto, con el objeto de garantizar la calidad del proceso de gestión de proyectos, establecido por la entidad, y estará obligado a atender a las amonestaciones emitidas por la misma en el transcurso del proyecto.
El incumplimiento, aunque sea parcial, de alguna de las condiciones aquí establecidas, dará lugar a las penalizaciones establecidas al efecto en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares.
3.3 Planificación: fases y entregables
A continuación se presenta un cronograma orientativo, en cuanto al ajuste de fases, asociado a los hitos del presente concurso, que habrá de adaptarse a la realidad del proyecto en el momento de la adjudicación. No obstante, la dependencia entre ellas es significativa de cara a la ejecución.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 42 de 91
El adjudicatario deberá entregar a Red.es, además de copia en papel, copias en soporte electrónico (Microsoft Word o Adobe PDF) de todos los entregables, que se incorporarán en la Plataforma de Gestión.
La descripción de las actuaciones a realizar en cada una de las fases, así como los principales entregables a generar (caso de que se solicitara la prestación del correspondiente servicio por parte de Red.es) se detalla a continuación.
El carácter obligatorio u opcional en la solicitud de prestación de cada tipología de servicio, por parte de Red.es, se refleja en el apartado 6 del presente Pliego.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad, Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de
Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 43 de 91
Fase Duración Descripción Servicios Tareas Entregables
1. Establecimiento
del nuevo modelo
de prestación de
servicios
4 meses Elaboración y puesta
a disposición del
nuevo modelo de
prestación de
servicios para sendas
tipologías.
Medidas de
optimización de la
continuidad del
servicio (en su caso)
Servicios de
Reingeniería
Soporte a la coordinación de grupos
de trabajo
Establecimiento de directrices de
trabajo, análisis previos, etc.
Plan de actuación
Análisis previos
Definición detallada del nuevo
modelo de servicio (sendas
tipologías).
Diagrama(s) de procesos para las dos
tipologías de servicios
Informes análisis causa-efecto
Informes: oportunidades de mejora,
criterios de priorización de mejoras,
mejoras priorizadas
Estrategia de implantación del
servicio.
Plan de Implantación
Volumetrías y dimensionamiento de
capacidad productiva
Cronograma de Implantación largo plazo
Definición del proceso de transición
del modelo actual hacia la nueva
operativa de servicio.
Definición de experiencia piloto servicio
de soporte al servicio común.
Definición de experiencia piloto servicio
selectivo
Análisis coste/beneficio de la
reutilización de documentación
digitalizada/catalogada en etapas
anteriores del proyecto.
Informe de análisis coste/beneficio
Definición de indicadores de impacto Indicadores de impacto
Métodos y frecuencia de medición
Evaluación de mejoras sencillas que
permitan la optimización del servicio
actual en la AN.
Informe de mejoras sobre el servicio
actual en la AN
2. Establecimiento
del marco de
calidad y gestión
6 semanas Definición y puesta a
disposición del Marco
de Calidad y Gestión
y su Plan de
Coordinación
Marco de Calidad y
Gestión
Definición normas de calidad, según
lo especificado en el apartado 2.3.2.1
Normas de calidad
Definición normas de gestión, según
lo especificado en el apartado 2.3.2.1
Normas de gestión
Elaboración de la metodología de Metodología de control y aseguramiento
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 44 de 91
Fase Duración Descripción Servicios Tareas Entregables
control y aseguramiento de la
calidad.
de la calidad
Elaboración de los procedimientos de
homologación de procesos e
interfaces.
Procedimientos de homologación
Definición del Plan de Coordinación
del Marco Calidad y Gestión
Plan de coordinación del marco de calidad
y gestión.
3. Despliegue 3 meses
Desarrollo y puesta
en servicio del
centro de control de
calidad , aplicativos
de control de calidad
y plataforma de
gestión
Servicios de control de
calidad
Desarrollo y puesta en servicio de
aplicativos, herramientas,
plataformas, que sustentan las
actuaciones de calidad
Documentación técnica
Manual de usuario
Servicios de control de
calidad
Puesta en servicio del centro de
control de calidad: equipamiento
hardware y software y medios
materiales adicionales.
Plan de seguridad para el cumplimiento
de la LOPD (actualizaciones periódicas).
Servicios de soporte a
la gestión y la
implantación
Desarrollo y puesta en servicio de la
Plataforma de Gestión
Documentación técnica
Manual de usuario
4.1 Homologación Servicio Soporte al Servicio Común
4.1.1 Preparación
de la Producción
2 meses Puesta en servicio
del Marco de calidad
y gestión y
Homologación de
capacidad operativa
del adjudicatario de
digitalización y del
adjudicatario del
presente pliego
Marco de calidad y
Gestión
Puesta en servicio del Plan de
coordinación del Marco Calidad y
Gestión
Servicios de
Aseguramiento calidad
Homologación de la capacidad
operativa del Servicio de Soporte al
Servicio Común
Informes de homologación de la
capacidad operativa
4.1.2
Preproducción
2 meses Homologación de
capacidad productiva
una vez superada la
operativa, mediante
Marco de calidad y
Gestión
Coordinación para la puesta en
marcha del marco de calidad y
gestión
Servicios de Homologación de la capacidad Informes de homologación de la
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 45 de 91
Fase Duración Descripción Servicios Tareas Entregables
el pilotaje de
transición al nuevo
modelo en el
SCRRDA-AN
(arranque gradual
procesos de
producción, y control
de calidad de los
productos
resultantes del
proceso productivo).
Aseguramiento calidad productiva del Servicio de Soporte al
Servicio Común. Pilotaje de
Transición SCRRDA-AN:
Generación Tomos Digitales
Entrega UDEs
Gestión Prioridades
Aumento capacidad
productiva.
Medición de tiempos de
entrega
capacidad productiva
Servicios de control de
calidad
Homologación de la capacidad
productiva del Servicio de Soporte al
Servicio Común: Pilotaje de
Transición SCRRDA-AN:
Control de Calidad UDRs
Gestión Prioridades
Aumento capacidad
productiva.
Medición de tiempos de
revisión
UDRs revisadas
Informes de calidad por UDR (estándar, o
con validaciones adicionales, o con
validaciones extendidas)
Informes seguimiento de calidad (diarios,
semanales, mensuales, etc.).
Informe de seguimiento, control y
análisis de rechazos UDEs.
4.2 Homologación Servicio Selectivo
4.2.1 Preparación
de la Producción
2 meses Puesta en servicio
del Marco de calidad
y gestión y
Homologación de
capacidad operativa
del adjudicatario de
digitalización y del
adjudicatario del
presente pliego
Marco de calidad y
Gestión
Puesta en servicio del Plan de
coordinación del Marco Calidad y
Gestión
Servicios de
Aseguramiento calidad
Homologación de la capacidad
operativa del Servicio Selectivo
Informes de homologación de la
capacidad operativa
4.1.2
Preproducción
2 meses Homologación de
capacidad productiva
Marco de calidad y
Gestión
Coordinación para la puesta en
marcha del marco de calidad y
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 46 de 91
Fase Duración Descripción Servicios Tareas Entregables
una vez superada la
operativa, mediante
el pilotaje del
servicio selectivo
(incorporación
gradual servicio
selectivo a procesos
de producción, y
control de calidad de
los productos
resultantes del
proceso productivo).
gestión
Servicios de
Aseguramiento calidad
Homologación de la capacidad
productiva del Servicio Selectivo:
Generación Tomos Digitales
Entrega UDEs
Gestión Prioridades
Aumento capacidad
productiva.
Medición de tiempos de
entrega
Convivencia ambos servicios
Informes de homologación de la
capacidad productiva
Servicios de control de
calidad
Homologación de la capacidad
productiva del Servicio Selectivo:
Control de Calidad UDRs
Gestión Prioridades
Aumento capacidad
productiva.
Medición de tiempos de
revisión
UDRs revisadas
Informes de calidad por UDR (estándar, o
con validaciones adicionales, o con
validaciones extendidas)
Informes seguimiento de calidad (diarios,
semanales, mensuales, etc.).
Informe de seguimiento, control y
análisis de rechazos UDEs.
5.1 Producción
5. 1 Producción
Servicio Soporte al
Servicio Común
Desde la
homologac
ión de la
capacidad
productiva
del
servicio de
soporte al
servicio
común
hasta el fin
del
Aseguramiento
continuo de la
calidad de los
procesos productivos
del servicio de
soporte al servicio
común y control de
calidad de los
productos del
proceso productivo
Marco de Calidad y
Gestión
Sostenibilidad del Marco de Calidad
y Gestión: Actualización, formación,
soporte, mantenimiento, gestión del
cambio, gestión de calidad y riesgos.
Plan de sostenibilidad del marco de
calidad
Servicios de
Aseguramiento calidad
Auditorías periódicas Informes de homologación periódicos
Auditorías dinámicas (cambios en el
entorno o modelo de servicios)
Informes de homologación dinámicos
Servicios de control de
calidad
Control de Calidad UDRs
Informes de calidad por UDR (estándar, o
con validaciones adicionales, o con
validaciones extendidas)
Informes seguimiento de calidad (diarios,
semanales, mensuales, etc.).
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 47 de 91
Fase Duración Descripción Servicios Tareas Entregables
proyecto Informe de seguimiento, control y
análisis de rechazos UDEs.
5. 2 Producción
Servicio Selectivo
Desde la
homologac
ión de la
capacidad
productiva
del
servicio
selectivo
hasta el fin
del
proyecto
Aseguramiento
continuo de la
calidad de los
procesos productivos
del servicio selectivo
y control de calidad
de los productos del
proceso productivo
Marco de Calidad y
Gestión
Sostenibilidad del Marco de Calidad
y Gestión: Actualización, formación,
soporte, mantenimiento, gestión del
cambio, gestión de calidad y riesgos.
Plan de sostenibilidad del marco de
calidad y gestión
Servicios de
Aseguramiento calidad
Auditorías periódicas Informes de homologación periódicos
Auditorías dinámicas (cambios en el
entorno o modelo de servicios)
Informes de homologación dinámicos
Servicios de control de
calidad
Control de Calidad UDRs
Control de Calidad muestral tras
la aceptación de UDEs (entorno
preproducción usuario)
UDRs revisadas
Informes de calidad por UDR (estándar, o
con validaciones adicionales, o con
validaciones extendidas)
Informes seguimiento de calidad (diarios,
semanales, mensuales, etc.).
Informe de seguimiento, control y
análisis de rechazos UDEs.
Informes de resultado de la actividad para
el control del calidad muestral tras la
aceptación de UDEs
6. Mejora Continua Desde el
establecim
iento del
nuevo
modelo de
servicios
hasta la
finalizació
n del
proyecto
Monitorización
periódica de
oportunidades de
mejora del servicio
Servicios de Mejora
Continua
Identificación de mejoras y
análisis de impacto.
Asesoría y elaboración de
informes.
Soporte en la Coordinación de
grupos de trabajo
Actualización completa del modelo de
servicios (definiciones, estrategia de
implantación mejoras, etc.)
Actualización del marco de calidad y
gestión
7. Soporte a la Desde la Soporte a la gestión Servicios de Soporte a
Planificación (Elaboración
Seguimiento, Control y Actualización)
Planificaciones
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 48 de 91
Fase Duración Descripción Servicios Tareas Entregables
gestión y a la
implantación
preparació
n de la
producción
hasta el fin
del
proyecto
del proyecto y la
producción
la Gestión y la
Implantación
a partir de lo definido en el nuevo
modelo de servicios
Coordinación de actividades e
interlocución de agentes:
Identificación de agentes y
canales.
Elaboración Procedimientos
Notificación
Soporte en la comunicación.
Soporte en la gestión de
expectativas.
Etc.
Plan de Comunicación
Informes de situación
Progreso del proyecto y elaboración
de informes
Informes de seguimiento
Cuadros de mando
Informes situación
Documentación reuniones seguimiento
Indicadores de Impacto
Etc.
Análisis y gestión de riesgos del
proyecto
Matriz de riesgos
Plan Gestión riesgos
Gestión y control de cambios del
proyecto
Sistema de Gestión de Cambios
Registro de Cambios
Seguimiento y control de la
producción/despliegue
Informes de seguimiento
Cuadros de mando
Etc.
Medida y Control de ritmos de
producción.
Análisis de necesidades de
adaptación de la capacidad
productiva
Informes de producción (uso de
capacidades)
Informes de previsión de producción:
necesidades prospectivas de adaptación
de la capacidad y tiempos
Soporte/Mantenimiento de la
Plataforma de Gestión
Informes incidencias
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 49 de 91
Fase Duración Descripción Servicios Tareas Entregables
8. Fase de
Transición
No aplica Articulación de la
fase de transición de
aplicativos a partir
de su solicitud, por
parte de Red.es
Servicios de control de
calidad
Implantación y puesta en servicio de
aplicativos de control de calidad en
un entorno del Ministerio de Justicia
o Red.es
Licencia de uso
Documentación
Servicios de soporte a
la gestión y la
implantación
Implantación y puesta en servicio de
la plataforma de gestión en un
entorno del Ministerio de Justicia o
Red.es
Licencia de uso
Documentación
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Puesta en Marcha de una
Oficina de Calidad, Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios
de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 50 de 91
3.4 Medios Personales
Para la prestación de los Servicios de Reingeniería, aseguramiento y control de la calidad, y mejora
continua objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a disponer de los medios personales
suficientes encuadrados en los perfiles definidos a continuación. A este compromiso se le atribuye
el carácter de obligación esencial a los efectos previstos en el artículo 223 letra f) del texto
refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo
3/2011, de 14 de noviembre, y de conformidad con lo indicado en el apartado 12 del Pliego de
Condiciones Particulares:
Equipo de reingeniería y mejora continua: estará formado por un responsable de grupo y el número de personas necesarias para el desarrollo y puesta a disposición del nuevo modelo de prestación de servicios y la monitorización de oportunidades de mejora del mismo, con su correspondiente actualización.
Equipo de aseguramiento de la calidad: estará formado por un responsable de grupo y el número de personas necesarias para el establecimiento, coordinación y sostenibilidad del marco de calidad y gestión, y las actuaciones de aseguramiento de la calidad de los procesos e interfaces: homologaciones, auditorías y sostenibilidad del marco de calidad y gestión.
Se definirán los equipos de forma modular para verificar los requisitos de servicio establecidos en el apartado 4.
El responsable de aseguramiento de la calidad será el interlocutor principal, de cara a Red.es, para el seguimiento de estos trabajos.
Equipos de control de calidad: existirán equipos de control de calidad modulares para poder absorber el ritmo de verificación solicitado por Red.es. Cada uno de ellos estará formado por un responsable de equipo y el número de operadores de calidad necesarios para llevar a cabo las tareas en el plazo requerido.
Existirá un responsable de control de calidad que será el interlocutor principal, de cara a Red.es, para el seguimiento de estos trabajos.
Para la prestación de los Servicios de aseguramiento y control de la calidad y Servicio de soporte a
la gestión de proyecto y de la producción objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a
disponer de los medios personales suficientes encuadrados en los perfiles definidos a continuación.
A este compromiso se le atribuye el carácter de obligación esencial a los efectos previstos en el
artículo 223 letra f) del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por
Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, y de conformidad con lo indicado en el
apartado 12 del Pliego de Condiciones Particulares:
Equipo de desarrollo: será el encargado del diseño, desarrollo, implantación y mantenimiento correctivo y evolutivo de los aplicativos necesarios tanto para el aseguramiento y control de calidad, como para la gestión de proyecto y la producción (Plataforma de Gestión).
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 51 de 91
Para la prestación del Servicio de soporte a la gestión de proyecto y de la producción objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a disponer de los medios personales suficientes encuadrados en los perfiles definidos a continuación, que deberán los requisitos de Solvencia Técnica y Profesional Especifica establecidos en el apartado 7.2.2 del Pliego de Condiciones Particulares. A este compromiso se le atribuye el carácter de obligación esencial a los efectos previstos en el artículo 223 letra f) del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, y de conformidad con lo indicado en el apartado 12 del Pliego de Condiciones Particulares:
o Perfil de responsable sénior o equivalente
o Perfil de coordinador junior o equivalente
o Perfil de experto (según área de conocimiento: técnica y de negocio) o equivalente
o Perfil administrativo o equivalente
El adjudicatario se compromete como máximo a adscribir 2 medios personales del perfil responsable sénior o equivalente, 4 medios personales del perfil coordinador junior o equivalente, 2 medios personales para el perfil experto y dos medios personales para el perfil administrativo o equivalente, salvo que Red.es, por necesidades del servicio, considere necesario disminuir o aumentar el numero de perfiles requeridos.
3.5 Dirección y seguimiento de los trabajos
Red.es designará una persona a cargo del proyecto que marcará las directrices de ejecución del proyecto, de forma que se garantice que se satisfacen las necesidades y prioridades del proyecto.
Para la supervisión de la marcha del proyecto, se establecerá un Comité de Seguimiento compuesto por la persona a cargo del proyecto de Red.es y por el responsable del proyecto designado por la entidad adjudicataria.
Red.es podrá convocar cuantas reuniones de seguimiento sean necesarias para su correcto desarrollo. Inicialmente se plantea una reunión de seguimiento quincenal.
Asimismo, el adjudicatario estará obligado a presentar los resultados parciales e informes de seguimiento, siempre que así le sea solicitado por Red.es.
3.6 Plazo de ejecución de los trabajos
El inicio de los trabajos se formalizará mediante el acta correspondiente firmada por la persona a cargo del proyecto designada por Red.es.
Las tareas objeto del presente contrato se llevarán a cabo desde la fecha de firma del acta de inicio de los trabajos hasta 2 meses después de la aceptación de las entregas asociadas al último órgano judicial comprendido en el alcance.
3.7 Lugar de los trabajos
Los servicios de control de calidad se prestarán desde el Centro de Control de Calidad conforme a lo
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 52 de 91
descrito en el apartado 2.3.4.7 del presente pliego.
Los servicios relativos al aseguramiento de la calidad, se realizarán en las localizaciones de los procesos productivos que se homologuen/auditen.
Los servicios de desarrollo de aplicativos se realizarán en el centro de control de calidad o en las dependencias del adjudicatario del presente pliego.
El resto de servicios, se prestarán en las oficinas del adjudicatario, salvo que por necesidades del servicio fuera necesario que se llevarán a cabo, en la sede de Red.es sita en:
Edificio Bronce Plaza Manuel Gómez Moreno s/n 28020 Madrid. España
No obstante Red.es podrá designar otro lugar de trabajo, en función de las necesidades del proyecto.
3.8 Medios del adjudicatario
En caso de que sea necesario para la prestación de los servicios objeto del presente contrato, el adjudicatario deberá proporcionar todos los medios humanos y materiales (aplicativos, licencias software, equipamiento hardware, consumibles, equipamiento de comunicaciones y conectividad), de acuerdo con los requisitos técnicos, funcionales, de ejecución y de servicio.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 53 de 91
4 REQUISITOS DE SERVICIO
Los licitadores deberán presentar una propuesta de Acuerdo de Nivel de Servicio, que incluya al menos los parámetros de referencia que se detallan a continuación. El incumplimiento de los parámetros que se indican a continuación dará lugar a las penalizaciones previstas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares.
4.1 Garantía
El periodo de garantía se gestiona por unidades de entrega revisadas y aceptadas por el Ministerio de Justicia (documentos electrónicos) asociadas a un expediente de un órgano judicial.
El adjudicatario deberá garantizar el resultado de los trabajos de control de calidad de tomos digitales y UDEs (documento electrónicos) de un órgano judicial durante un periodo de 12 meses, a contar desde la fecha de aceptación de las entregas por parte del Ministerio de Justicia, asociadas a las UDEs (documentos electrónicos) de los expedientes del mencionado órgano judicial. Se aplicarán los requisitos de servicio establecidos para el periodo de ejecución, tal y como se describen en el apartado 4.2.2, 4.2.3 y 4.2.4.
El adjudicatario deberá garantizar la disponibilidad, mantenimiento y soporte de la Plataforma de Gestión, durante un periodo de 12 meses, a contar desde la fecha de fin de los trabajos objeto del contrato. Se aplicarán los requisitos de servicio establecidos para el periodo de ejecución, tal y como se describen en el apartado 4.2.5
Los tiempos de respuesta para la gestión de incidencias/soporte durante el periodo de garantía serán de 2 días naturales en periodo laborable (se entenderá por periodo laborable a efectos el presente procedimiento, de lunes a viernes de 9 horas am a 19 horas pm, excepto festivos nacionales) a contar desde la notificación de la incidencia según el procedimiento establecido en las normas asociadas.
4.2 Periodo de Ejecución
4.2.1 Plazos
La consecución de las actuaciones asociadas a las fases 1, 2, 3 y 4 del proyecto (establecimiento del nuevo modelo de prestación de servicios, establecimiento del marco de calidad y gestión, despliegue y homologación inicial por servicio -preparación de la producción y preproducción-, respectivamente), se realizarán según los plazos establecidos en los apartados 3.3 y 3.6 del presente Pliego.
4.2.2 Tiempos y Ritmos de producción
En el caso de las actuaciones relativas a las fases 4 y 5 del proyecto (homologación inicial por servicio -preparación de la producción y preproducción- y producción, respectivamente), Red.es podrá realizar solicitudes de trabajo mensuales bien por el conjunto completo, bien por un subconjunto de las tareas a realizar en una fase. Una solicitud mensual podrá suponer el incremento, decremento o mantenimiento, en cuanto a ritmos y/o número de tareas, de la solicitud del mes anterior.
Los ritmos de producción se adecuarán a la solicitud de trabajo que haga Red.es en el transcurso
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 54 de 91
del proyecto.
Cuando hablamos de tiempos de revisión de UDRs, nos referimos a tiempos de revisión tanto de Tomos Digitales como de Documentos Electrónicos finales (correctos), es decir, incluyendo la revisión de todos los rechazos asociados al proceso. Conviene notar, que en ningún caso se contabilizarán los tiempos asociados a la resolución de los rechazos por parte del adjudicatario de digitalización.
Si el incumplimiento de los requisitos de servicio viene provocado como consecuencia de retrasos imputables al adjudicatario de digitalización, no será considerado como responsabilidad del adjudicatario del presente pliego y por tanto, no serán de aplicación las penalizaciones establecidas en el apartado 6 del Pliego de Condiciones Particulares.
Concepto Definición Valor máximo (periodo laborable)
Control de calidad de 1 Tomo Digital
del servicio de soporte al servicio
común
Plazo de tiempo para realizar el
control de calidad de 1 tomo digital
del servicio de soporte al servicio
común desde la puesta a disposición
por el adjudicatario de digitalización
en el 95% de los casos.
En el caso de tomos digitales con
menor prioridad, no se considerarán los
tiempos de “parada” para atender la
revisión de los tomos digitales
preferentes.
1 hora natural
Control de calidad de 1 Tomo Digital
del servicio selectivo
Plazo de tiempo para realizar el
control de calidad de 1 tomo digital
del servicio selectivo desde la puesta a
disposición por el adjudicatario de
digitalización en el 95% de los casos.
No se considerarán los tiempos de
“parada” para atender la revisión de
tomos digitales del servicio de soporte
al servicio común (con mayor prioridad
que los del selectivo).
9 horas naturales
Control de calidad de 1 UDE
perteneciente a un tomo del servicio
de soporte al servicio común (incluye el
control de calidad automático de la
UDE y el control de calidad muestral de
las “n” UDEs de ese tomo).
Siendo “n”, el tamaño de la muestra de
UDEs de ese tomo a verificar.
Plazo de tiempo para realizar el
control de calidad de 1 UDE
perteneciente a 1 tomo del servicio de
soporte al servicio común (incluye el
control de calidad automático de la
UDE y el control de calidad muestral de
las “n” UDEs de ese tomo), desde la
puesta a disposición del tomo por el
adjudicatario de digitalización en el
95% de los casos.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 55 de 91
Concepto Definición Valor máximo (periodo laborable)
En el caso de UDEs con menor
prioridad, no se considerarán los
tiempos de “parada” para atender la
revisión de UDES preferentes.
Control de calidad de 1 UDE
perteneciente a un tomo del servicio
selectivo (incluye el control de calidad
automático de la UDE y el control de
calidad muestral de las “n” UDEs de
ese tomo).
Siendo “n”, el tamaño de la muestra de
UDEs de ese tomo a verificar.
Plazo de tiempo para realizar el
control de calidad de 1 UDE
perteneciente a 1 tomo del servicio
selectivo (incluye el control de calidad
automático de la UDE y el control de
calidad muestral de las “n” UDEs de ese
tomo) desde la puesta a disposición del
tomo por el adjudicatario de
digitalización en el 95% de los casos.
No se considerarán los tiempos de
“parada” para atender la revisión de
UDEs del servicio de soporte al servicio
común
15 horas naturales
Control de calidad de la producción
diaria de UDRs
Plazo de tiempo para realizar el
control de calidad de la producción
diaria de UDRs, procedentes del
adjudicatario de digitalización.
24 horas naturales para el servicio
selectivo.
12 horas naturales para el servicio de
soporte al servicio común
Capacidad de adaptación del caudal
productivo (UDRs revisadas/día)
Tiempo desde la solicitud por parte de
red.es de modificación de caudal
productivo (hasta un máximo de
duplicar o dividir entre dos la
capacidad en el momento de la
petición del servicio)
15 días laborables
Tiempo para el comienzo de la
prestación del servicio de control de
calidad adicional de UDRs
Tiempo desde la solicitud por parte de
red.es para aumentar la muestra de las
revisiones manuales de UDRs hasta el
100% (100% de un tomo o 100% de UDEs
de un mismo tomo), para un conjunto
de UDRs
5 días laborables
Tiempo para el comienzo de la
prestación del servicio de control de
calidad extendido de UDRs
Tiempo desde la solicitud por parte de
red.es hasta el inicio de la actividad
20 días laborables
Tiempo para el comienzo de la
prestación del servicio de control de
calidad tras la aceptación de Entregas
de un órgano judicial (servicio
selectivo)
Tiempo desde la solicitud por parte de
red.es hasta el inicio de la actividad (se
podrá solicitar un número máximo de 3
órganos judiciales simultáneos)
10 días laborables
Tiempo para el comienzo de la
prestación del servicio de
sostenibilidad del marco de calidad y
Tiempo desde la solicitud de Red.es
hasta el comienzo de la prestación del
servicio
5 días laborables
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 56 de 91
Concepto Definición Valor máximo (periodo laborable)
gestión*
Tiempo para el comienzo de la
prestación del servicio de mejora
continua*
Tiempo desde la solicitud de Red.es
hasta el comienzo de la prestación del
servicio
5 días laborables
Tiempo máximo para la prestación del
servicio de auditoría periódica (servicio
de soporte al servicio común y servicio
selectivo).*
Tiempo para llevar a cabo la prestación
del servicio de auditoría, desde la
solicitud de red.es (se podrán solicitar
hasta 3 simultáneas)
15 días laborables
Tiempo máximo para la prestación del
servicio de auditoría dinámica (servicio
de soporte al servicio común y servicio
selectivo).*
1 mes laborable
Tiempo máximo para la prestación del
servicio de auditoría Plan de
emergencia o evento crítico (servicio
de soporte al servicio común y servicio
selectivo).
1 semana laborable
Informe de evaluación de la auditoría
del plan de emergencia
Plazo de tiempo para la entrega del
informe de evaluación resultado de la
auditoría del plan de emergencia
3 días naturales
Su entrada en vigor, a efectos de penalizaciones por incumplimiento de los mismos, sólo se producirá una vez se superadas las homologaciones de los procesos y puesto en marcha el nuevo modelo de servicios en producción, de manera estable, excepto para aquellos conceptos marcados con *, en los que se exigirán desde el comienzo de los trabajos.
4.2.3 Índices de Fiabilidad
Concepto Definición Valor mínimo
Índice de Fiabilidad del proceso de
control de calidad de UDRs
Nivel de confianza en la detección de
errores en el control de calidad de
UDRs
Para las validaciones realizadas sobre
muestras aleatorias de las unidades de
revisión: 95%
Para las validaciones automáticas:
100%
Índice de Fiabilidad de las revisiones de
UDRs
Nivel de confianza de las revisiones
realizadas en el proceso de control de
calidad de UDRs
100%
Su entrada en vigor, a efectos de penalizaciones por incumplimiento de los mismos, sólo se producirá una vez se superadas las homologaciones de los procesos y puesto en marcha el nuevo modelo de servicios en producción, de manera estable.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 57 de 91
4.2.4 Tiempos de actualización en la Plataforma de Gestión y entregas en soporte papel
Será obligatoria la actualización de la información de gestión del proyecto, en la Plataforma de Gestión, con la periodicidad establecida por Red.es al inicio del proyecto.
Será obligatoria la actualización de la información de gestión de la producción asociada a los órganos judiciales o cualquier otra unidad de seguimiento que se defina (informes de calidad, notificaciones, asignaciones, índices de fiabilidad detectados, etc.).
o La actualización se realizará de manera inmediata a la finalización del trabajo que corresponda, según los acuerdos de nivel de servicio definidos en los apartados anteriores, en el caso de los formatos electrónicos.
o En caso de que hubiera albaranes de recepción de los trabajos, en soporte papel, se entregarán, junto con las facturas mensuales.
4.2.5 Plataforma de Gestión: Disponibilidad y tiempos de resolución
Los servicios a prestar relacionados con la Plataforma de Gestión deberán cumplir los siguientes requisitos:
o Disponibilidad del servicio: 24x7x365
o Tiempo de resolución de incidencias y soporte:
o Incidencias críticas o soporte crítico: 12 horas naturales desde la notificación
o Incidencias graves o soporte grave: 24 horas naturales desde la notificación
o Incidencias medias o soporte medio: 48 horas naturales desde la notificación
o Incidencias leves o soporte leve: 72 horas naturales desde la notificación
4.2.6 Aplicativos
Concepto Definición Valor mínimo
Licencia de uso aplicativos control de
calidad
Tiempo de extensión de la cesión de
uso de los aplicativos de control de
calidad, a partir de su implantación y
puesta en funcionamiento en un
entorno facilitado por el Ministerio de
Justicia o Red.es, según lo especificado
en el apartado 2.3.4.6.
1 año
Licencia de uso Plataforma de Gestion
Tiempo de extensión de la cesión de
uso de la Plataforma de Gestión, a
partir de su implantación y puesta en
funcionamiento en un entorno
facilitado por el Ministerio de Justicia o
Red.es, según lo especificado en el
1 año
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 58 de 91
apartado 2.3.5.3.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Puesta en Marcha de una
Oficina de Calidad, Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios
de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 59 de 91
5 REQUISITOS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y LEGISLACIÓN APLICABLE
5.1 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
A los efectos de lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal (en adelante “LOPD”) y el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal el adjudicatario del presente Pliego tendrá la consideración de encargado del tratamiento.
El adjudicatario estará obligado a cumplir durante la prestación del servicio objeto del contrato, las medidas de Seguridad en el tratamiento de datos de Carácter Personal que sean de aplicación, establecidas conforme a lo dispuesto en el Titulo VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
5.2 LEGISLACIÓN APLICABLE
5.2.1 Protección de Datos de Carácter Personal
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal
Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal
Acuerdo de 26 de marzo de 2009, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el que se modifica el Reglamento 1/2005, de 15 de septiembre, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales.
ACUERDO de 20 de septiembre de 2006, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, de creación de ficheros de carácter personal dependientes de los órganos judiciales.
5.2.2 Administración Electrónica Judicial
Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la administración de Justicia.
Será de aplicación al presente procedimiento de licitación toda aquella legislación que se apruebe en relación con la Administración Electrónica Judicial, en concreto el Real Decreto que desarrolla el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (actualmente en desarrollo) y el Real decreto que desarrolla el Comité técnico estatal de la Administración Judicial Electrónica, (cuyo desarrollo esta previsto actualmente).
5.2.3 Administración Electrónica
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 60 de 91
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
5.2.4 Firma Electrónica
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Puesta en Marcha de una
Oficina de Calidad, Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios
de Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 61 de 91
6 FACTURACIÓN
La facturación de los trabajos objeto de los contratos se realizará conforme a los hitos que se describen a continuación. Cumplido cada hito de facturación el adjudicatario deberá entregar a la persona a cargo del proyecto por parte de Red.es un informe exhaustivo del cumplimiento de todos los trabajos realizados, sus entregables asociados y la incorporación de la información de gestión de proyecto y producción, en tiempo y forma, a la Plataforma de Gestión.
El adjudicatario, y siempre previa conformidad de Red.es con los servicios prestados, instrumentada a través de un acta de aceptación firmada por la persona a cargo del proyecto por parte de Red.es, remitirán las facturas correspondientes a Red.es, referenciado el número de expediente de los contratos, el número de pedido, la comunidad autónoma de la actuación (si aplica) y el hito al que corresponde la factura. Si las actuaciones afectan a varias comunidades autónomas, se habrán de emitir facturas separadas.
Los servicios correspondientes serán facturados de acuerdo con lo previsto en el Pliego de Condiciones Particulares, por los conceptos que se detallan a continuación, conforme a los precios presentados en la propuesta económica, previa aprobación de Red.es.
6.1 Hitos fijos
Aquellos en los que se realizará una facturación única a la finalización de la prestación de los servicios asociados.
HITO 1: El importe correspondiente a la realización de las tareas comprendidas en las fase 1:
Fase Descripción Precio Unitario
1. Establecimiento del nuevo modelo
de prestación de servicios
Elaboración y puesta a disposición del
nuevo modelo de prestación de
servicios para sendas tipologías
(servicio de soporte al servicio común y
servicio selectivo), según lo definido en
el apartado 2.3.1.1
Elaboración y puesta a disposición de
medidas de optimización del servicio
actual en la AN (según lo definido en el
apartado 2.3.1.1)
Precio de establecimiento del nuevo
modelo de prestación de servicios
HITO 2: El importe correspondiente a la realización de las tareas comprendidas en las fase 2:
Fase Descripción Precio Unitario
2. Establecimiento del marco de
calidad y gestión
Definición y puesta a disposición del
Marco de Calidad y Gestión y su Plan de
Coordinación, según lo definido en los
apartados 2.3.2.1 y 2.3.2.2
Precio de definición y puesta a
disposición del Marco de Calidad y
Gestión
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 62 de 91
HITO 3: El importe correspondiente a la realización de las tareas comprendidas en la fase 3:
Fase Descripción Precio Unitario
3. Despliegue Desarrollo y puesta en servicio del
centro de control de calidad ,
aplicativos de control de calidad y
plataforma de gestión
Precio de puesta en servicio del centro
de control de calidad y desarrollo de
aplicativos de control de calidad y
plataforma de gestión.
HITO 4: El importe correspondiente a la realización de las tareas de la fase 4.1 (homologación inicial del servicio de soporte al servicio común):
Concepto Descripción Precio unitario
4.1.1. Preparación de la
producción para el servicio de
soporte al servicio común
Puesta en servicio del Marco Calidad y
Gestión (plan de coordinación) y
Homologación de la capacidad
operativa para el servicio de soporte al
servicio común
Precio de Preparación de la producción del
servicio de soporte al servicio común para
el adjudicatario de digitalización y el
adjudicatario del presente Pliego (control
de calidad)
4.1.2 Preproducción para el
servicio de soporte al servicio
común
Homologación de capacidad productiva
una vez superada la operativa,
mediante el pilotaje de transición al
nuevo modelo en el SCRRDA-AN
(arranque gradual procesos de
producción, y control de calidad de los
productos resultantes del proceso
productivo).
Precio de Preproducción del servicio de
soporte al servicio común del adjudicatario
de digitalización y el adjudicatario del
presente Pliego (control de calidad)
HITO 5: El importe correspondiente a la realización de las tareas de la fase 4.2 (homologación inicial del servicio selectivo):
Concepto Descripción Precio unitario
4.2.1. Preparación de la
producción para el servicio
selectivo
•Puesta en servicio del Marco Calidad y
Gestión (plan de coordinación) y
Homologación de la capacidad
operativa para el servicio selectivo
Precio de Preparación de la producción del
servicio selectivo para el adjudicatario de
digitalización y el adjudicatario del
presente Pliego (control de calidad)
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 63 de 91
Concepto Descripción Precio unitario
4.2.2 Preproducción para el
servicio selectivo
Homologación de capacidad productiva
una vez superada la operativa,
mediante el pilotaje del servicio
selectivo (incorporación gradual servicio
selectivo a procesos de producción, y
control de calidad de los productos
resultantes del proceso productivo).
Precio de Preproducción del servicio
selectivo para el adjudicatario de
digitalización y el adjudicatario del
presente Pliego (control de calidad)
6.2 Hitos variables
Aquellos en los que se realizará una facturación mensual por todos o parte de los conceptos, que a continuación se definen, en función de la solicitud de trabajo mensual realizada por Red.es.
A los efectos de lo establecido en el presente apartado, se entiende por adjudicatario, tanto el adjudicatario de digitalización como el propio adjudicatario del presente expediente.
Conceptos susceptibles de facturación mensual:
Cuando se habla de control de calidad de UDRs (Tomos Digitales o Documentos Electrónicos), nos referimos a controles de calidad tanto de Tomos Digitales como de Documentos Electrónicos finales (correctos), es decir, incluyendo las revisiones de todos los rechazos asociados al proceso.
Concepto Descripción Precio unitario
Control de calidad de un “tomo
digital” de 100 páginas de
contenido.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Control de calidad (validaciones
ordinarias) de un tomo digital de 100
páginas de contenido
según lo especificado en el apartado
2.3.4.1.1, apartado a) (validación
tomo completo + validación muestral
de imágenes/ficheros contenido)
Precio por control de calidad de un “tomo
digital” de 100 páginas de contenido
En el caso de que el tomo tenga un número
distinto de páginas, el precio unitario, será
el correspondiente a la aplicación de la
siguiente fórmula:
Precio por control de calidad de un “tomo
digital” de “n” páginas de contenido =
(Precio por control de calidad de un “tomo
digital” de 100 páginas de contenido * n)/100
Siendo “n” el número de páginas de
contenido
Control de calidad muestral de 40
“UDEs” (Documentos Electrónicos)
pertenecientes a un mismo tomo
Control de calidad muestral
(validaciones ordinarias) de 40 UDEs
pertenecientes al mismo tomo según
Precio por control de calidad muestral de 40
“UDEs” (Documento Electrónicos)
pertenecientes a un mismo tomo.
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 64 de 91
Concepto Descripción Precio unitario
(incluye el control de calidad
automático del 100% de las UDEs
de ese tomo).
Se utiliza como referencia un
tamaño de muestra de 40 UDEs,
únicamente a efectos de
facturación.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
lo especificado en el apartado
2.3.4.1.1, apartado b) (validación
completa del 100% de las UDEs del
tomo + validación muestral de 40
UDES de dicho tomo)
En el caso de que el control de calidad
muestral se realice sobre un número distinto
de UDEs, el precio unitario, será el
correspondiente a la aplicación de la
siguiente fórmula:
Precio por control de calidad muestral de
“n” UDEs pertenecientes al mismo tomo =
(Precio por control de calidad muestral de 40
UDEs pertenecientes al mismo tomo * n)/40
Siendo “n” el número de UDEs sobre las que
se realiza el control de calidad muestral del
tomo. En todo caso se incluyen las
validaciones automáticas sobre el 100% de
UDEs del tomo en cuestión.
Control de calidad adicional de un
“tomo digital” de 100 páginas de
contenido.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Control de calidad adicional
(validaciones adicionales) de un tomo
de 100 páginas de contenido, según lo
especificado en el apartado 2.3.4.1.2
(incluye validaciones ordinarias)
Precio por validación adicional de un “tomo
digital” de 100 páginas de contenido
En el caso de que el tomo tenga un número
distinto de páginas, el precio unitario, será
el correspondiente a la aplicación de la
siguiente fórmula:
Precio por control de calidad adicional de un
“tomo digital” de “n” páginas de contenido
= (Precio por control de calidad adicional de
un “tomo digital” de 100 páginas de
contenido * n)/100
Siendo “n” el número de páginas de
contenido
Control de calidad muestral de 40
“UDEs” adicionales (Documentos
Electrónicos) pertenecientes a un
mismo tomo.
Se utiliza como referencia un
aumento del tamaño de muestra
de 40 UDEs, únicamente a
efectos de facturación.
Control de calidad muestral de 40
UDEs adicionales pertenecientes al
mismo tomo según lo especificado en
el apartado 2.3.4.1.2
(incluye las validaciones ordinarias)
Precio por validación muestral de 40 “UDEs”
(Documento Electrónicos) adicionales
pertenecientes a un mismo tomo.
En el caso de que el control de calidad
muestral adicional se realice sobre un
número distinto de UDEs, el precio unitario,
será el correspondiente a la aplicación de la
siguiente fórmula:
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 65 de 91
Concepto Descripción Precio unitario
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Precio por control de calidad muestral de
“n” UDEs adicionales pertenecientes al
mismo tomo = (Precio por control de calidad
muestral de 40 UDEs adicionales
pertenecientes al mismo tomo * n)/40
Siendo “n” el número de UDEs adicionales
sobre las que se realiza el control de calidad
muestral. En todo caso se incluyen las
validaciones ordinarias sobre el tomo en
cuestión, de acuerdo con la muestra
solicitada.
Control de calidad extendido de
un “tomo digital” (validación
muestral) de 100 páginas de
contenido.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Incremento de precio (en %) que
supone el control de calidad muestral
asociado a validaciones extendidas de
un tomo de 100 páginas de contenido,
según lo especificado en el apartado
2.3.4.1.3 (incluye las validaciones
automáticas extendidas que fueran
necesarias)
Incremento de Precio (%) sobre el Precio por
control de calidad de un “tomo digital” de
100 páginas de contenido.
En el caso de que el control de calidad
extendido se realice sobre un tomo que
tenga un número distinto de páginas, el
precio unitario, será el correspondiente a la
aplicación de la siguiente fórmula:
Incremento de Precio (%) sobre el Precio por
control de calidad de un “tomo digital” de
“n” páginas de contenido = (Incremento de
Precio (%) sobre el Precio por control de
calidad de un “tomo digital” de 100 páginas
de contenido * n)/100
Siendo “n” el número de páginas de
contenido
Control de calidad muestral
extendido de 40 “UDEs-
Documentos Electrónicos-”
pertenecientes a un mismo tomo.
Se utiliza como referencia un
tamaño de muestra de 40 UDEs,
únicamente a efectos de
facturación.
El término “tomo”, se refiere
Incremento de precio que supone el
control de calidad muestral asociado
a validaciones extendidas de 40 UDEs
pertenecientes al mismo tomo, según
lo especificado en el apartado
2.3.4.1.3 (incluye las validaciones
automáticas extendidas sobre el 100%
de las UDEs del tomo que fueran
necesarias)
Incremento de Precio (%) sobre el Precio por
control de calidad muestral de 40 “UDEs”
pertenecientes a un mismo tomo.
En el caso de que el control de calidad
muestral extendido se realice sobre un
número distinto de UDEs, el precio unitario,
será el correspondiente a la aplicación de la
siguiente fórmula:
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 66 de 91
Concepto Descripción Precio unitario
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Incremento de Precio (%) sobre el Precio por
control de calidad muestral de “n” UDEs
pertenecientes al mismo tomo = (Incremento
de Precio (%) sobre el Precio por control de
calidad muestral de 40 UDEs pertenecientes
al mismo tomo * n)/40
Siendo “n” el número de UDEs sobre las que
se realiza el control de calidad muestral
extendido del tomo. En todo caso se incluyen
las validaciones automáticas extendidas
sobre el 100% de UDEs del tomo en cuestión.
Control de calidad tras la
aceptación de Entregas de un
órgano judicial (servicio selectivo)
Servicio de control de calidad tras la
aceptación de las entregas de un
órgano judicial (servicio selectivo),
según lo especificado en el apartado
2.3.4.5
Precio por control de calidad tras entregas
de un órgano judicial
Sostenibilidad del marco de
calidad y gestión
Servicio de sostenibilidad del marco
de calidad y gestión, según lo
definido en el apartado 2.3.2.3
Precio del servicio de sostenibilidad del
marco de calidad y gestión
Mejora continua
Servicio de mejora continua, según lo
definido en el apartado 2.3.1.2
Precio del servicio de mejora continua
Auditoría periódica por
adjudicatario
Servicio de Auditoría que verifique la
homologación inicial de cada
adjudicatario sobre el marco de
calidad y gestión (ver apartado
2.3.3.2)
Precio por auditoría periódica de un
adjudicatario
Auditoria dinámica, de adaptación
al marco de calidad y gestión, por
adjudicatario
Servicio deAuditoría que verifique la
adaptación a posibles modificaciones
del marco de calidad y gestión (ver
apartado 2.3.3.2)
Precio por auditoría dinámica de adaptación
al marco de calidad y gestión de un
adjudicatario
Auditoria dinámica por evento
crítico o Plan de emergencia, por
adjudicatario
Servicio de Auditoria que verifique
bien la adaptación a posibles eventos
que puedan afectar, directa o
indirectamente, a los procesos
productivos, bien la adecuación de
los procesos productivos tras un plan
de emergencia (ver apartado 2.3.3.2)
Precio por auditoría dinámica por evento
crítico o Plan de emergencia de un
adjudicatario
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 67 de 91
Concepto Descripción Precio unitario
Soporte de la Plataforma de
Gestión
Soporte de la plataforma de gestión,
según lo definido en el apartado 4.2.5
Precio de soporte de la plataforma de
gestión
Mantenimiento de la Plataforma
de Gestión
Mantenimiento correctivo y/o
evolutivo de la Plataforma de Gestión
Precio de mantenimiento de la plataforma de
gestión
Perfil de responsable (senior) o
equivalente
Servicios de soporte a la gestión del
proyecto y de la producción según lo
definido en los apartados 2.3.5.1 y
2.3.5.2
Precio/hora perfil responsable
Perfil de coordinador (junior) o
equivalente
Precio/hora perfil coordinador
Perfil de experto o equivalente Precio/hora perfil experto
Perfil Administrativo Precio/hora perfil administrativo
Las facturas deberán ir acompañadas de un parte de horas que deberá ser aceptado por Red.es.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 68 de 91
7 FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Con carácter general, la información presentada debe estar estructurada de forma clara y concisa.
La propuesta no debe contener referencias a documentos externos o anexos no incluidos cuando
éstos sean puntos clave en la valoración de la propuesta.
Con independencia de que el licitador pueda adjuntar a la propuesta relativa a los criterios cuya
valoración depende de un juicio de valor (sobre 3) cuanta información complementaria considere de
interés, ésta deberá estar obligatoriamente estructurada con el formato normalizado que se detalla
en el apartado siguiente.
Red.es se reserva el derecho a exigir a los licitadores que presenten documentación que acredite la
veracidad de la información presentada en la oferta, o bien información adicional sobre el
contenido de la misma, estando el licitador obligado a ello.
Red.es podrá requerir a los licitadores que formulen por escrito las aclaraciones necesarias para la
comprensión de algún aspecto de sus proposiciones. En ningún caso se admitirá que en proceso de
aclaraciones el licitador varíe los términos expresados en su propuesta. Sólo se admitirá la
información que facilite el análisis de la solución propuesta inicialmente.
La presentación de propuestas deberá cumplir las prescripciones del Pliego de Condiciones
Particulares. Adicionalmente, la propuesta relativa a los criterios cuya valoración depende de un
juicio de valor (sobre 3) y la propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera
aplicación de fórmulas (sobre 4), deberán incluir la información y presentar la estructura que se
detalla a continuación.
7.1 Propuesta relativa a criterios cuya valoración depende de un juicio de valor (sobre 3)
La propuesta relativa a los criterios cuya valoración depende de un juicio de valor, además de
presentarse en papel, deberá adjuntarse en soporte electrónico (ambos por duplicado).
NOTA IMPORTANTE: A los efectos del cumplimiento de lo establecido en los artículos 26 y
30.2 del Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, el licitador no deberá incluir en
el sobre 3 información de la oferta que sea valorada de forma cuantificable mediante la
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 69 de 91
mera aplicación de fórmulas. En caso contrario la oferta de dicho licitador NO será tenida en
cuenta en el presente procedimiento.
La propuesta deberá incluir los siguientes apartados y en el mismo orden:
a) Introducción (máximo una página). Debe incluir:
o Identificación de empresa o Aceptación con carácter general de las condiciones del pliego o Datos de la empresa licitadora.
b) Resumen ejecutivo con una extensión máxima de 6 páginas. En él, el licitador describirá brevemente el objeto y alcance de los trabajos a realizar. Asimismo, el licitador deberá sintetizar su propuesta prestando especial atención a los aspectos más destacables en relación a los requisitos técnicos, funcionales y de ejecución relacionados con la prestación de los servicios solicitados y las mejoras ofrecidas.
c) Propuesta de prestación de los servicios: Los licitadores detallarán la propuesta de prestación de cada uno de los servicios identificados en el presente pliego, que deberá cumplir los requisitos técnicos y funcionales especificados en el presente Pliego. La información se deberá presentar de acuerdo a lo establecido a continuación y se valorará conforme a lo establecido en el apartado 10.1 del Pliego de Condiciones Particulares:
a. Servicios de Reingeniería
Los licitadores deberán incluir:
La solución propuesta para la definición del nuevo modelo de servicios, que contendrá:
o Los procedimientos, la metodología de trabajo, las dimensiones a analizar, el ecosistema de agentes a considerar, las herramientas, el plan de acción, etc., teniendo en consideración las tareas mínimas identificadas en el apartado 2.3.1.1 del presente pliego.
o Los principios orientadores de la estrategia de implantación del servicio de digitalización y catalogación (criterios según tipología de servicio, etc.) y del proceso de transición.
La solución propuesta para la incorporación de la documentación en formato electrónico, que forme parte de los expedientes judiciales al ciclo productivo. Deberá incluir:
o Un análisis justificado de la tipología de información, que puede formar parte del expediente judicial y su clasificación como digitalizable o no digitalizable, en base a criterios de viabilidad técnica, coste/beneficio y escalabilidad del modelo de servicios.
o Los criterios y mecanismos de incorporación/conversión de los distintos formatos1 de documentación en formato electrónico, que pueden formar parte
1 Se deberán tomar como punto de partida los formatos establecidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 70 de 91
del Expediente Judicial, al ciclo productivo y su interrelación con el planteamiento de partida establecido tanto en el presente Pliego como en el digitalización.
b. Servicios de Mejora Continua
Los licitadores deberán incluir una propuesta de Plan de Mejora Continua, que contendrá:
La metodología de trabajo, los procedimientos, mecanismos, herramientas, acciones, etc., para identificar:
o Las variables de entorno a monitorizar, que supongan una oportunidad de mejora.
o Las interrelaciones con los servicios complementarios, bien establecidos en el presente Pliego, bien cualquier otro adicional propuesto, que permitan detectar oportunidades de mejora en la operativa diaria
c. Establecimiento del marco de calidad y gestión
Los licitadores deberán incluir:
La solución propuesta para el establecimiento del marco de calidad y gestión, que contendrá:
o la metodología de trabajo, acciones, herramientas, recursos, etc., que consideren apropiados para su consecución.
o Un esquema de las normas de calidad (requisitos y mecanismos) que consideran apropiadas para la consecución de los objetivos de calidad de productos y subproductos, y los de aseguramiento de calidad de los procesos, procedimientos e interfaces del proyecto.
o Un listado de los procedimientos, documentación y mecanismos de control que conformarían las normas de gestión.
o Una descripción de la metodología y procedimientos de homologación
Una propuestadel plan de acción para compaginar la definición del modelo de servicios con la creación del marco de calidad y gestión que lo sustenta, de cara a optimizar tiempos.
Una propuesta de estructura y organización de las Unidades de Revisión en los puntos de control de calidad, teniendo en cuenta las tipologías de servicio y el contexto de la información.
d. Plan de coordinación para la puesta en marcha del marco de calidad y gestión
del ENI relativa al “Catálogo de Estándares”.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 71 de 91
Los licitadores deberán incluir una propuesta del Plan de coordinación, que contendrá:
Las herramientas, procedimientos, acciones y mecanismos que se consideren óptimos de cara a cumplir los objetivos planteados en el apartado 2.3.2.2.
Plan de actuación
Canales de comunicación a establecer entre los distintos agentes del proyecto: interlocutores, procedimientos, etc.
Actividades, mecanismos, plataformas de formación inicial en el marco de calidad y gestión.
Mecanismos de coordinación y soporte en la implantación inicial del marco de calidad y gestión, de cara a superar la homologación de forma satisfactoria en el menor tiempo posible: gestión de dudas y consultas, seguimiento del cumplimiento de las acciones correctoras derivadas del proceso de homologación, planes de contingencia, etc.
e. Plan de sostenibilidad del marco de calidad y gestión
Los licitadores deberán incluir una propuesta del Plan de sostenibilidad, que contendrá las herramientas, procedimientos, acciones y mecanismos que se consideren óptimos para garantizar la actualización y sostenibilidad del marco de calidad y gestión
f. Servicios de aseguramiento de la calidad
Los licitadores deberán incluir:
La solución propuesta para los servicios de aseguramiento de la calidad, que contendrá la metodología de trabajo, plan de acción, modelos de informes, articulación de homologaciones (incluidas las que afectan al adjudicatario del presente Pliego) y herramientas empleadas para la consecución de:
o La homologación inicial en ambas tipologías de servicios (servicio de soporte al servicio común y servicio selectivo).
o Las auditorías en ambas tipologías de servicios. En particular, deberá realizarse:
Un análisis de potenciales eventos internos, que puedan tener lugar, así como su plan de acción para cada uno de ellos.
Las interrelaciones con los servicios complementarios de los que emanan las auditorías, bien establecidos en el presente Pliego, bien cualquier otro adicional propuesto, que permitan optimizar la consecución de las homologaciones.
g. Servicios de control de calidad de las Unidades de Revisión
Los licitadores deberán incluir:
La metodología de control de calidad a emplear para realizar las validaciones ordinarias, extendidas y adicionales sobre las Unidades de Revisión, según lo establecido en el apartado 2.3.4.1. Esta metodología incluirá:
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Catalogación de Expedientes Judiciales”
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o Los procedimientos y/o métodos de medida/evaluación de calidad propuestos para asegurar así los objetivos de calidad establecidos para realizar el control de calidad de las UDRs (Tomos digitales y UDEs), procedimientos de muestreo (en su caso). Asimismo, se realizará una propuesta de clasificación de metadatos básicos y extendidos (metadatos automatizables y metadatos susceptibles de validación muestral) para cada tipología de validación.
o La estructura y contenido de los informes de calidad
o La descripción del ciclo completo de incorporación/integración de la información de producción, relativa a control de calidad, a la Plataforma de gestión.
o Para el caso de las validaciones adicionales, se incluirá la propuesta y justificación de los tamaños de muestra adicional, que se consideran óptimos, en función de:
La fase productiva relativa a la homologación inicial (preparación para la producción y preproducción) en la que se apliquen los controles muestrales.
La disminución del ritmo de producción del adjudicatario de digitalización, en la etapa de producción.
La tipología de Unidad de Revisión
Propuesta del mecanismo de validación (automatica y/o muestral) para los documentos electrónicos (caso de que se incorporaran como ficheros de contenido a los tomos digitales).
h. Servicios de verificación del nivel de calidad, seguimiento y control de la producción diaria de las Unidades de Revisión.
Los licitadores deberán incluir:
Los procedimientos y herramientas que consideren óptimas para llevar a cabo la verificación diaria del nivel de calidad de la producción de UDRs del adjudicatario de digitalización.
El plan de actuación propuesto para el procedimiento de emergencia, que habrá de describir, al menos, las acciones a realizar para detectar las causas de fallos en los procesos productivos involucrados; determinar las acciones correctivas; verificar su implementación y generar los informes de evaluación correspondientes.
Las herramientas, procedimientos, metodologías, etc. que consideren óptimos para llevar a cabo las tareas de seguimiento y control de la producción diaria de UDRs. Asimismo, incluirán ejemplos del contenido y estructura de los informes diarios y periódicos de calidad.
i. Aplicativos de control de calidad
Los licitadores especificará/n:
La solución técnica propuesta para el/los aplicativo/s que soporten el proceso
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
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Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 73 de 91
completo de control de calidad, incluyendo:
o La descripción y técnica y funcional, el uso de herramientas comerciales, propietarias, adaptaciones sobre las mismas, etc.
o La presentación de documentación/información adicional (demostraciones en power point o similares) que permitan disponer de una visión más tangible de los aplicativos.
Una propuesta de articulación de la fase de transición para la implantación y puesta en servicio de los aplicativos en un entorno de Red.es o el MJU (documentación, formación, formalización de los derechos de uso, etc.).
j. Servicios de soporte a la gestión del proyecto y de la producción.
Los licitadores deberán incluir:
Propuesta de servicios para el soporte a la gestión del proyecto y la producción (ha de cubrir los requisitos mínimos) Habrá de incluir la metodología de trabajo, acciones, mecanismos y herramientas para la prestación de los mismos.
Propuesta de Plan de comunicación, que deberá incluir la identificación de agentes principales, la metodología, acciones, herramientas etc., que consideren apropiados para la consecución de las tareas especificadas en el apartado 2.3.5.1.2 del presente pliego.
Propuesta de estructura de los informes y cuadros de mando para el progreso del proyecto y de la producción, incluyendo ejemplos ilustrativos de los mismos.
Propuesta de Plan de Gestión de riesgos, que deberá incluir la metodología, acciones, herramientas y recursos, etc., que consideren óptimos para la consecución de las tareas descritas en el apartado 2.3.5.1.4 del presente pliego. En particular deberá:
o Plantear una matriz preliminar de riesgos, con su probabilidad e impacto, así como los planes de acción previstos para su gestión, teniendo en consideración la problemática específica del entorno objeto del presente pliego.
La propuesta de Sistema de Gestión de Cambios que consideren óptimo para el proyecto, identificando tanto la categoría (en función de su impacto) como la prioridad del cambio. En la mencionada propuesta se habrá de incluir:
o Los comités de control de cambios para su resolución, en función de las categorías de cambios identificadas
o Los formatos de solicitud de cambio y resolución.
k. Plataforma de Gestión.
Los licitadores deberán proponer:
La metodología de análisis y desarrollo a emplear.
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 74 de 91
La solución técnica que consideren adecuada para la implementación de la Plataforma de Gestión pudiendo hacer uso de las herramientas comerciales que se estimen óptimas. Detallarán todas las acciones, procedimientos, herramientas, equipamiento, infraestructura, etc. que se consideren convenientes para su puesta en marcha, soporte y mantenimiento.
Descripción detallada de la funcionalidad propuesta para cada una de las capas de la Plataforma de Gestión y su implementación correspondiente (uso de herramientas comerciales, propietarias, adaptaciones sobre las mismas, etc). Se incluirá la información/documentación adicional (demostraciones en power point o similares) de la plataforma a nivel global y/o de alguna de sus herramientas, que permitan obtener una visión más completa/tangible de la propuesta.
Propuesta de integración, mediante interfaces abiertos, con los sistemas del adjudicatario de digitalización y catalogación y de los sistemas de control de calidad.
Descripción del ciclo completo de incorporación/integración de información de proyecto y producción a la Plataforma de Gestión.
Plan de transición: Propuesta de articulación de la fase de transición para la implantación y puesta en servicio de los aplicativos en un entorno de Red.es o el MJU (documentación, formación, formalización de los derechos de uso, etc.).
No deberá incluir información de la oferta que, de conformidad con el apartado 7.2, sea valorada de forma cuantificable mediante la mera aplicación de fórmulas.
d) Plan de Ejecución de los trabajos: Los licitadores deberán detallar como se organizarán y ejecutarán los servicios solicitados para cada fase del proyecto, incluyendo aspectos como actividades y tareas de cada fase (cumpliendo en todo caso los requisitos de ejecución mínimos establecidos), recursos materiales utilizados para cada tarea, y pruebas, en su caso.
e) Mejoras: Los licitadores propondrá cuantas mejoras estime oportunas. Se entenderá por mejora toda propuesta de servicios o prestación adicional formulada por los licitadores en relación con el objeto del Contrato no incluida en los requisitos de los Pliegos o señalada en los mismos como mejora. En ningún caso se podrá proponer como mejora el ofrecimiento de un número superior al requerido de los mismos bienes o servicios que constituyen el objeto del contrato. El importe de estas mejoras estará necesariamente incluido en el precio global ofertado.
No deberá incluir información de la oferta que, de conformidad con el apartado 10.2 del Pliego de Condiciones Particulares, sea valorada de forma cuantificable mediante la mera aplicación de fórmulas.
7.2 Propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas (sobre 4)
El licitador presentará su propuesta siguiendo los modelos que se adjuntan al presente Pliego.
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 75 de 91
IMPORTANTE: A los efectos del cumplimiento de lo establecido en los artículos 26 y 30.2
del Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, el licitador no deberá incluir
en el sobre 3 información de la oferta que sea valorada de forma cuantificable mediante
la mera aplicación de fórmulas. En caso contrario la oferta de dicho licitador NO será
tenida en cuenta en el presente procedimiento.
La información contenida en el sobre 4, además de presentarse en papel, deberá adjuntarse en
soporte electrónico, en el que se incluirán las tablas en formato hoja de cálculo, con la totalidad de
los datos necesarios para la valoración automática de las proposiciones. Ambos formatos deberán
presentarse por duplicado.
7.2.1 Proposición económica
La proposición se presentará siguiendo el modelo en formato hoja de cálculo que se refiere en el siguiente apartado y que se adjunta al presente Pliego.
El precio de la proposición corresponde a un escenario hipotético (en cuanto a las actuaciones concretas objeto de la contratación) definido exclusivamente a los efectos de valorar las propuestas económicas de los licitadores. No obstante, lo señalado anteriormente, los precios unitarios propuestos serán vinculantes para el licitador.
El precio del escenario hipotético no podrá ser superior al presupuesto máximo del contrato en el periodo inicial: NOVECIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL CUATROCIENTOS VEINTISEIS CON NOVENTA Y DOS EUROS (996.426,92€, €), impuestos indirectos excluidos.
Toda proposición económica que supere dicha cantidad no será tomada en consideración en el presente procedimiento.
La proposición económica se estructurará proporcionando precios, para los conceptos que se enumeran a continuación. Todos los precios se deben proporcionar en euros, calculados y presentados con DOS decimales, impuestos indirectos aplicables excluidos.
Concepto Precio unitario Acrónimo
Establecimiento del nuevo
modelo de prestación de
servicios
Precio de establecimiento del nuevo modelo
de prestación de servicios
P_modelo_servicios
Establecimiento del marco de
calidad y gestión
Precio de definición y puesta a disposición del
Marco de Calidad y Gestión y su plan de
coordinación
P_marco_calidad_gestión
Desarrollo y puesta en servicio
del centro de control de
calidad , aplicativos de control
Precio de puesta en servicio del centro de
control de calidad y desarrollo de aplicativos
de control de calidad y plataforma de gestión
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 76 de 91
Concepto Precio unitario Acrónimo
de calidad y plataforma de
gestión (Despliegue)
Puesta en servicio del Marco
Calidad y Gestión (plan de
coordinación) y homologación
de la capacidad operativa para
el servicio de soporte al
servicio común (Preparación
de la producción para el
servicio de soporte al servicio
común)
Precio de Preparación de la producción del
servicio de soporte al servicio común para el
adjudicatario de digitalización y el
adjudicatario del presente Pliego (control de
calidad)
P_procesos_operativos_SSC
Homologación de la capacidad
productiva para el servicio de
soporte al servicio común
(Preproducción para el
servicio de soporte al servicio
común)
Precio de Preproducción del servicio de
soporte al servicio común del adjudicatario de
digitalización y el adjudicatario del presente
Pliego (control de calidad)
P_procesos_productivos_SSC
Puesta en servicio del Marco
Calidad y Gestión (plan de
coordinación) y homologación
de la capacidad operativa para
el servicio selectivo
(Preparación de la producción
para el servicio selectivo)
Precio de Preparación de la producción del
servicio selectivo para el adjudicatario de
digitalización y el adjudicatario del presente
Pliego (control de calidad)
P_procesos_operativos_selectivo
Homologación de la capacidad
productiva para el servicio
selectivo (Preproducción para
el servicio selectivo)
Precio de Preproducción del servicio selectivo
para el adjudicatario de digitalización y el
adjudicatario del presente Pliego (control de
calidad)
P_procesos_productivos_selectivo
Control de calidad de un
“tomo digital” de 100 páginas
de contenido.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Precio por control de calidad de un “tomo
digital” de 100 páginas de contenido
En el caso de que el tomo tenga un número
distinto de páginas, el precio unitario, será el
correspondiente a la aplicación de la siguiente
fórmula:
Precio por control de calidad de un “tomo
digital” de “n” páginas de contenido = (Precio
por control de calidad de un “tomo digital” de
100 páginas de contenido * n)/100
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 77 de 91
Concepto Precio unitario Acrónimo
Siendo “n” el número de páginas de contenido
Control de calidad muestral de
40 “UDEs” (Documentos
Electrónicos) pertenecientes a
un mismo tomo (incluye el
control de calidad automático
del 100% de las UDEs de ese
tomo).
Se utiliza como referencia un
tamaño de muestra de 40
UDEs, únicamente a efectos de
facturación.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Precio por control de calidad muestral de 40
“UDEs” (Documentos Electrónicos)
pertenecientes a un mismo tomo.
En el caso de que el control de calidad
muestral se realice sobre un número distinto
de UDEs, el precio unitario, será el
correspondiente a la aplicación de la siguiente
fórmula:
Precio por control de calidad muestral de “n”
UDEs pertenecientes al mismo tomo = (Precio
por control de calidad muestral de 40 UDEs
pertenecientes al mismo tomo * n)/40
Siendo “n” el número de UDEs sobre las que se
realiza el control de calidad muestral del
tomo. En todo caso se incluyen las
validaciones automáticas sobre el 100% de
UDEs del tomo en cuestión.
P_documentos_tomo
Control de calidad adicional
de un “tomo digital” de 100
páginas de contenido.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Precio por validación adicional de un “tomo
digital” de 100 páginas de contenido
En el caso de que el tomo tenga un número
distinto de páginas, el precio unitario, será el
correspondiente a la aplicación de la siguiente
fórmula:
Precio por control de calidad adicional de un
“tomo digital” de “n” páginas de contenido =
(Precio por control de calidad adicional de un
“tomo digital” de 100 páginas de contenido *
n)/100
Siendo “n” el número de páginas de contenido
P_validacion_adicional_tomo
Control de calidad muestral de
40 “UDEs” adicionales
(Documentos Electrónicos)
pertenecientes a un mismo
tomo.
Precio por validación muestral de 40 “UDEs”
(Documento Electrónicos) adicionales
pertenecientes a un mismo tomo.
En el caso de que el control de calidad
muestral adicional se realice sobre un número
P_validacion_adicional_documentos_
tomo
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 78 de 91
Concepto Precio unitario Acrónimo
Se utiliza como referencia un
aumento del tamaño de
muestra de 40 UDEs,
únicamente a efectos de
facturación.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
distinto de UDEs, el precio unitario, será el
correspondiente a la aplicación de la siguiente
fórmula:
Precio por control de calidad muestral de “n”
UDEs adicionales pertenecientes al mismo
tomo = (Precio por control de calidad muestral
de 40 UDEs adicionales pertenecientes al
mismo tomo * n)/40
Siendo “n” el número de UDEs adicionales
sobre las que se realiza el control de calidad
muestral. En todo caso se incluyen las
validaciones ordinarias sobre el tomo en
cuestión, de acuerdo con la muestra
solicitada.
Control de calidad extendido
de un “tomo digital”
(validación muestral) de 100
páginas de contenido.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
Incremento de Precio (en %) sobre el Precio
por control de calidad de un “tomo digital” de
100 páginas de contenido.
En el caso de que el control de calidad
extendido se realice sobre un tomo que tenga
un número distinto de páginas, el precio
unitario, será el correspondiente a la
aplicación de la siguiente fórmula:
Incremento de Precio (%) sobre el Precio por
control de calidad de un “tomo digital” de “n”
páginas de contenido = (Incremento de Precio
(%) sobre el Precio por control de calidad de
un “tomo digital” de 100 páginas de contenido
* n)/100
Siendo “n” el número de páginas de contenido
P_tomo_Extendido
Control de calidad muestral
extendido de 40 “UDEs-
Documentos Electrónicos-”
pertenecientes a un mismo
tomo.
Se utiliza como referencia un
tamaño de muestra de 40
Incremento de Precio (en %) sobre el Precio
por control de calidad muestral de 40 “UDEs”
pertenecientes a un mismo tomo.
En el caso de que el control de calidad
muestral extendido se realice sobre un
número distinto de UDEs, el precio unitario,
será el correspondiente a la aplicación de la
P_documentos_Extendido
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Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
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Concepto Precio unitario Acrónimo
UDEs, únicamente a efectos de
facturación.
El término “tomo”, se refiere
indistintamente a tomos del
servicio de soporte al servicio
común y a tomos del servicio
selectivo.
siguiente fórmula:
Incremento de Precio (%) sobre el Precio por
control de calidad muestral de “n” UDEs
pertenecientes al mismo tomo = (Incremento
de Precio (%) sobre el Precio por control de
calidad muestral de 40 UDEs pertenecientes al
mismo tomo * n)/40
Siendo “n” el número de UDEs sobre las que se
realiza el control de calidad muestral
extendido del tomo. En todo caso se incluyen
las validaciones automáticas extendidas sobre
el 100% de UDEs del tomo en cuestión.
Control de calidad tras la
aceptación de Entregas de un
órgano judicial (servicio
selectivo)
Precio por control de calidad tras entregas de
un órgano judicial
P_control calidad_OJ
Sostenibilidad del marco de
calidad y gestión
Precio de servicios de sostenibilidad del marco
de calidad y gestión
P_sostenibilidad_marco
Mejora continua Precio de servicios de mejora continua P_mejora_continua
Auditoría periódica por
adjudicatario
Precio por auditoría periódica de un
adjudicatario
P_auditoria_periodica
Auditoria dinámica, de
adaptación al marco de
calidad, por adjudicatario
Precio por auditoría dinámica de adaptación al
marco de calidad y gestión de un
adjudicatario
P_auditoria_dinamicamarco
Auditoria dinámica por evento
crítico o Plan de emergencia,
por adjudicatario
Precio por auditoría dinámica por evento
crítico o Plan de emergencia de un
adjudicatario
P_auditoria_dinamicacritica
Soporte de la Plataforma de
Gestión
Precio de soporte de la plataforma de gestión P_soporte_plataforma
Mantenimiento de la
Plataforma de Gestión
Precio de mantenimiento correctivo y/o
evolutivo de la plataforma de gestión
P_mantenimiento_plataforma
Perfil de responsable (senior)
o equivalente
Precio/hora perfil responsable P_responsable
Perfil de coordinador (junior)
o equivalente
Precio/hora perfil coordinador P_coordinador
Perfil de experto o Precio/hora perfil experto P_experto
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 80 de 91
Concepto Precio unitario Acrónimo
equivalente
Perfil Administrativo Precio/hora perfil administrativo P_administrativo
No se podrá facturar por otros conceptos no incluidos en la tabla anterior.
La fórmula que se establece para el cálculo del PRECIO DE OFERTA, que se corresponde con un escenario hipotético definido a los solos efectos de valorar económicamente las ofertas, es la siguiente:
PRECIO OFERTA =
(Impuestos
indirectos
excluidos)
1*P_modelo_servicios + 1*P_marco_calidad_gestión + 1*P_centrocalidad_aplicativos +
1*P_procesos_operativos_SSC + 1*P_procesos_productivos_SSC + 1*P_procesos_operativos_selectivo
+ 1*P_procesos_productivos_selectivo + 12*P_soporte_plataforma + 3*P_mantenimiento_plataforma +
1*P_sostenibilidad_marco + 1*P_mejora_continua + 1*P_auditoria_periodica +
1*P_auditoria_dinamicamarco + 1*P_auditoria_dinamicacritica + 1*P_control calidad_OJ +
1.020*P_responsable + 3.060*P_coordinador + 340*P_experto + 1020*P_administrativo +
98.795*P_tomo + 19.899* P_documentos_tomo + 14.819*P_validacion_adicional_tomo +
2.985* P_validacion_adicional_documentos_tomo + 98.795* P_tomo_Extendido +
19.899* P_documentos_Extendido
La oferta económica deberá tener en cuenta las siguientes condiciones:
a) El PRECIO PARCIAL, definido a continuación, no podrá ser superior a 450.000€:
PRECIO PARCIAL =
(Impuestos
indirectos excluidos)
1*P_modelo_servicios + 1*P_marco_calidad_gestión +
1*P_centrocalidad_aplicativos + 1*P_procesos_operativos_SSC +
1*P_procesos_productivos_SSC + 1*P_procesos_operativos_selectivo +
1*P_procesos_productivos_selectivo
b) El PRECIO PARCIAL, definido a continuación, no podrá ser superior a 90.000€:
PRECIO PARCIAL =
(Impuestos
indirectos excluidos)
12*P_soporte_plataforma + 3*P_mantenimiento_plataforma + 1*P_sostenibilidad_marco +
1*P_mejora_continua + 1*P_auditoria_periodica + 1*P_auditoria_dinamicamarco +
1*P_auditoria_dinamicacritica + 1*P_control calidad_OJ
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 81 de 91
c) El PRECIO PARCIAL, definido a continuación, no podrá ser superior a 250.000 €:
PRECIO PARCIAL =
(Impuestos
indirectos excluidos)
1.020*P_responsable + 3.060*P_coordinador + 340*P_experto + 1020*P_administrativo
d) El PRECIO PARCIAL, definido a continuación, no podrá ser superior a 250.000 €:
PRECIO PARCIAL =
(Impuestos
indirectos excluidos)
98.795*P_tomo + 19.899* P_documentos_tomo + 14.819*P_validacion_adicional_tomo +
2.985* P_validacion_adicional_documentos_tomo + 98.795* P_tomo_Extendido +
19.899* P_documentos_Extendido
La proporcionalidad de los conceptos descritos en este escenario podrá verse modificada durante la ejecución de los trabajos, como consecuencia de: los criterios de selección de procedimientos judiciales objeto de digitalización y catalogación, que serán establecidos en el Nuevo Modelo de Servicios que resulte del presente procedimiento de licitación; la volumetría (número de documentos y páginas) de los procedimientos seleccionados y las necesidades de mejora continua del modelo.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 82 de 91
7.2.2 Modelo de Proposición económica
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 83 de 91
7.2.3 Proposición relativa al resto de criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 84 de 91
BORJA ADSUARA
DIRECTOR GENERAL DE RED.ES
MARÍA FERNÁNDEZ RANCAÑO
DIRECTORA DE PROGRAMAS DE RED.ES
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería,
Calidad, Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de
Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 85 de 91
ANEXO I: ESTRUCTURA ORIENTATIVA DEL TOMO DIGITAL
.TIFF
Tomo digital
ANEXO II. PARÁMETROS DE LAS IMÁGENES Y METADATOS BÁSICOS Y EXTENDIDOS ORIENTATIVOS
A título orientativo, se recogen algunos de los parámetros de calidad cuyos requisitos mínimos deberán establecerse en las Normas de Calidad:
Formato de las imágenes: previsiblemente TIFF.
Nivel de resolución mínimo: en principio deberá ser de 200 píxeles por
pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de
grises.
Otras consideraciones a tener en cuenta: se deberá respetar la geometría del
documento origen en tamaños y proporciones.
Todas las imágenes deberán ir nombradas de tal manera que se pueda identificar unívocamente dentro del tomo al que pertenecen.
Todas las imágenes de un tomo deberán estar firmadas electrónicamente para asegurar su inalterabilidad a lo largo del proceso productivo.
La especificación de la grabación de metadatos se recogerá en el Marco de Calidad y Gestión del proyecto. No obstante, a los efectos de poder evaluar la dificultad de los controles calidad de cara a la presentación de ofertas, se incluyen en este anexo los principales metadatos que podrían ser necesarios grabar en el proceso de digitalización y catalogación, y en definitiva, sobre los que podría ser necesario ejecutar los controles de calidad descritos en el presente Pliego.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería,
Calidad, Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de
Digitalización y Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 86 de 91
1.1. Catalogación básica
La catalogación básica comprende todos aquellos metadatos que podrán ser obligatorios en todos los documentos que se digitalicen.
El detalle de estos metadatos se presenta en una tabla con la siguiente información:
Fase. Indica la fase del proceso (digitalización, precatalogación y
catalogación) donde será necesario realizar la grabación de los metadatos
Unidad. Indica la unidad a la que es de aplicación la grabación de un
metadato. Los metadatos grabados se incluirán en cada documento
electrónico. Por ejemplo, el NIG (Número de identificación general) será
común para un tomo completo. Todos los documentos electrónicos de ese
tomo, incluirán entre sus metadatos el mismo NIG.
Nombre del metadato
Descripción del metadato
Ámbito. Indica los ámbitos del proyecto en los que será necesario grabar el
metadato (digitalización selectiva, servicio soporte al servicio común –
escritos iniciadores o de trámite). No todos los metadatos son obligatorios en
todos los ámbitos.
Origen del metadato. Se indica, de forma orientativa, el origen de los
metadatos (es decir, la fuente de la que se obtienen)
Tipo de metadato: se indica si el metadato es estructural o descriptivo
o Metadatos estructurales: son aquellos metadatos que permiten
identificar el documento electrónico y conformar la estructura del
expediente judicial electrónico al que pertenecen
o Metadatos descriptivos. Son aquellos metadatos que recogen
información sobre el contenido del documento electrónico
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
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Fase Unidad Nombre Descripción Digitalización selectivaServicio soporte -
escrito iniciador
Servicio soporte -
escrito de trámiteDigitalización selectiva
Servicio soporte - escrito
iniciador
Servicio soporte - escrito de
trámiteTipo de metadato
NIG
Código de referencia, que permite identificar cualquier Expediente
así como el Órgano Judicial (OJ) actuante.
Se conforma de 19 dígitos, de la siguiente manera:
1. Población (5 dígitos)
2. Tipo de Juzgado (2 dígitos)
3. Orden jurisdiccional (1 dígito)
4. Año (4 dígitos)
5. Número secuencial que genera la aplicación (7 dígitos)
SI NO NOSe incluirá en el inventario
Estructural
Identificador de procedimiento
Este identificador permite mantener la trazabilidad del
procedimiento dentro de un órgano judicial
Es encuentra compuesto por:
- Código de procedimiento (max. 3 caracteres). Esquema de valores
normalizados según el test de compatibilidad del CGPJ (tabla de Tipos
de Tramitación)
- Número de procedimiento. Secuencial (máximo 7 caracteres)
- Año (máximo 4 caracteres)
SI NO SISe incluirá en el inventario
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Subindice pieza
En el caso de una pieza separada, subíndice que identifica la pieza
dentro del procedimiento
Secuencial
SI NO SISe incluirá en el inventario
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Id_expediente
En el caso de un expediente administrativo, número del mismo.
Compuesto de:
- número de exepediente
- Año
SI NO SISe incluirá en el inventario
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Código de registro Código asignado a un grupo de documentos cuando se registra NO SI SI
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Órgano JudicialCódigo alfanumérico único para cada órgano judicial extraido del Test
de Compatibilidad del CGPJ. Tabla de Unidades FuncionalesSI NO SI
Se incluirá en el inventarioSe incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
Jurisdicción
1 Civil
2 Penal
3 Contencioso-administrativo
4 Social
5 Militar
SI NO SI Se obtiene del NIG
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
ID_ tomo Identificador del tomo SI SI SISe incluirá en el inventario
Secuencial Secuencial Estructural
Orden del tomo Número de orden del tomo dentro del procedimiento. Secuencial SI NO NO Estructural
Fecha de registroFecha de registro de entrada del conjunto de documentos que
conformarán un "tomo"NO SI SI
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Se incluirá en la carátula
resultante del registro de
entrada
Estructural
DIGITALIZACIÓN
ÁMBITO Origen de los metadatos
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
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Fase Unidad Nombre Descripción Digitalización selectivaServicio soporte -
escrito iniciador
Servicio soporte -
escrito de trámiteDigitalización selectiva
Servicio soporte - escrito
iniciador
Servicio soporte - escrito de
trámiteTipo de metadato
TOMO Número de documentos del tomo Número de documentos contenidos en un tomo SI SI SI
Durante el proceso de
agrupación de imágenes por
documento
Durante el proceso de
agrupación de imágenes por
documento
Durante el proceso de
agrupación de imágenes por
documento
Descriptivo
Id_documento Identificador del documento. Alfanumérico SI SI SI Estructural
Orden del documento Orden del documento dentro del tomo. Secuencial SI SI SI Estructural
Página inicial (electrónica) Número de página inicial del documento (numeración por tomo) SI SI SI Descriptivo
Página final (electrónica) Número de página final del documento (numeración por tomo) SI SI SI Descriptivo
CATALOGACIÓN DOCUMENTO Tipo de documento
Tipo documental al que corresponde el documento. Metadato
tipificado. Se seleccionará entre las opciones disponibles en una
tabla que se pondrá a disposición del adjudicatario
SI SI SI
Metadato tipificado. Se
seleccionará entre las
opciones disponibles en una
tabla que se pondrá a
disposición del adjudicatario
Metadato tipificado. Se
seleccionará entre las
opciones disponibles en una
tabla que se pondrá a
disposición del adjudicatario
Metadato tipificado. Se
seleccionará entre las
opciones disponibles en una
tabla que se pondrá a
disposición del adjudicatario
Descriptivo
PRECATALOGACIÓN
DOCUMENTO
ÁMBITO Tipo de grabación y origen de los metadatos
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
Pliego de Prescripciones Técnicas: Expediente 074/12-SV Página 89 de 91
1.2. Catalogación extendida
La catalogación extendida comprende una serie de metadatos cuya grabación se realizará por indicación expresa de Red.es. Por tanto, la obligatoriedad de su grabación podrá variar en función del momento del proyecto, de los órganos judiciales, del tipo de procedimiento, del tipo de documento, etc.
Los metadatos que formarán parte de la catalogación extendida podrán variar en cuanto a su contenido, forma de grabación (automática o manual), tipo de metadato, etc. Algunas tipologías de metadatos podrían ser:
Campos de texto libre
Campos tabulados (selección entre un conjunto de opciones disponibles tipificadas)
Campos con formato definido (fechas, códigos, etc.)
A modo orientativo, se presentan algunos metadatos que podrían formar parte de la catalogación
extendida.
Dato Descripción
Descripción del documento
Descripción del contenido del documento. Esta descripción
podrá variar, en función del tipo de documento:
- Texto libre
- Selección de datos tabulados (subtipo documental,
intervinientes)
- Fechas
Fecha del documento Fecha de origen, momento de emisión del documento.
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Pliego de Cláusulas Técnicas: “Servicios de Reingeniería, Calidad,
Gestión y Mejora Continua del Proyecto de Servicios de Digitalización y
Catalogación de Expedientes Judiciales”
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Dato Descripción
Origen del documento
Indica la condición particular o profesional del
emisor/autor del documento:
T001 Interviniente
T002 Abogado
T003 Procurador
T004 Administración
T005 Organo judicial
T006 Medico forense
T007 Ministerio fiscal
T008 Fuerzas y cuerpos de seguridad del estado
T009 Graduado social
Naturaleza del documento
Indica la naturaleza del documento:
- Original
- Copia electrónica auténtica con cambio de formato
- Copia electrónica auténtica de documento papel
- Imagen electrónica aportada por el ciudadano
- Copia electrónica parcial auténtica
- Otros
Folio inicio tomo Número de folio físico inicial del tomo (indicado en el
tomo físico)
Folio fin tomo Número de folio físico final del tomo (indicado en el tomo
físico)
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ANEXO III: ESTRUCTURA ORIENTATIVA DE UNA UDE (DOCUMENTO ELECTRÓNICO)
Unidad de entrega
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