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1. Introduccin a la Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Comunicacin Clara y Concisa

Nuestra comunicacin debe ser clara y concisa:

Si es concisa pero confusa (como algunos e-mails de un par de frases lapidarias) a los interesados les entrar el pnico, desconfiarn de nosotros y preguntarn a nuestros jefes.

Si es clara pero demasiado extensa, los interesados no nos leern. Ellos, a su vez, saturarn nuestro e-mail con interminables preguntas. Cuando consigan lo que quieren por otras vas, pensarn que nos deberan sustituir.

Si es extensa y confusa, pareceremos ineptos ante el grupo de interesados y provocaremos mucha frustracin.

Si hubiera tenido ms tiempo, le habra escrito una carta ms corta

Abraham Lincoln

Comunicacin Eficaz y Eficiente

Comunicacin eficaz

o Suministrar la informacin en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado

Comunicacin eficiente

o Proporcionar nicamente la informacin necesaria

Canales de comunicacin

o Si hay n interesados en total, el nmero de canales de comunicacin potenciales es igual a n*(n-1)/2

o Qu efecto tiene que en un equipo de 5 personas entren 2 nuevas?

Ejemplo de Canales de Comunicacin

28 revisiones posibles:

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.

Barato Mercedes

Ariana

Fernando

Javier

Lopezosa

Esterkin

Arlandis

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Revisiones semana 1:

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.

Barato Mercedes

Javier

Lopezosa

Esterkin Ariana

Fernando

Arlandis

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Revisiones semana 2:

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.

Barato Mercedes

Javier

Lopezosa

Esterkin Ariana

Fernando

Arlandis

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Revisiones semana 4:

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.

Barato Mercedes

Ariana

Fernando

Arlandis Javier

Lopezosa

Esterkin

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Revisiones pendientes:

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.

Barato Mercedes

Ariana

Fernando

Arlandis Javier

Lopezosa

Esterkin

Dimensiones de las Comunicaciones

Interna Externa

Formal Informal

Vertical Horizontal

Oficial Extraoficial

Escrita Oral

Verbal No Verbal

Habilidades de Comunicacin

Escuchar de manera activa y eficaz.

Formular preguntas e investigar ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensin.

Educar para aumentar el conocimiento del equipo y que ste pueda ser ms eficaz.

Investigar los hechos para identificar o confirmar informacin;

Identificar y gestionar expectativas.

Persuadir a una persona, a un equipo o a una organizacin para llevar a cabo una accin.

Motivar para proporcionar estmulo y confianza.

Orientar para mejorar el desempeo y alcanzar los resultados deseados.

Negociar para lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables.

Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.

Resumir, recapitular e identificar los prximos pasos.

El Hbito de la Escucha Emptica

Tpicas respuestas autobiogrficas:

Evaluacin: Nos mostramos de acuerdo o disentimos.

Sondeo: Formulamos preguntas partiendo de nuestro propio marco de referencia.

Consejo: Proponemos una solucin sobre la base de nuestra experiencia.

Interpretacin: Tratamos de descifrar a alguien, explicar sus motivos, su conducta, sobre la base de nuestros propios motivos y conductas.

Los cuatro grados de comunicacin emptica:

1. Imitar el contenido: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde As que piensas que la escuela no sirve para nada.

2. Parafrasear el contenido: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde Ya no quieres ir a la escuela.

3. Reflejar los sentimientos: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde Te sientes realmente frustrado.

4. Parafrasear el contenido y reflejar los sentimientos: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde Te sientes realmente frustrado en la escuela.

Reuniones

1. Objetivos claros antes empezar

2. Convoca con unos minutos de antelacin

3. Declara los objetivos al comenzar

4. Reuniones cortas pero frecuentes

5. El material preparado y aprendido

6. Toma notas activamente y concntrate

7. De verdad tienes que asistir?

8. Distracciones externas cero

9. Marca un tiempo para la reunin

10. Objetivos en voz alta a la salida

11. Las reuniones productivas son un arte

Berto Pena

Experto en productividad personal

Autor del blog:

No hay que decir T Hay que decir Yo

No hay que decir :

Ests mintiendo.

Te olvidas de algo.

Ests equivocado.

No ests siendo lgico.

Ests divagando.

Tienes que explicarte mejor.

Tienes que aprender a ser puntual.

Debes informar a la gente mejor.

Has roto tu palabra.

Eres un racista.

Hay que decir:

Yo no creo que esa informacin pueda ser correcta.

Yo aadira algo.

Yo no veo esto de la misma manera.

Yo encuentro difcil seguir tu razonamiento.

Yo no veo qu tiene esto que ver con el punto que estamos tratando.

Yo no entiendo lo que quieres decir.

Me siento (alterado, enfadado) cuando no llegas a tiempo.

En el futuro, quiero que informes a la gente sobre

Me siento decepcionado.

Me siento discriminado.

Comunicaciones difciles: Mtodo D.A.P.A.

Planificar la discusin

o Metas

o Objetivos

o Hechos

o Argumentos

Durante la discusin

o Define: Definir el problema

o Accept: Aceptar que se trata de un problema que es necesario resolver

o Prove: Discutir soluciones y validarlas

o Accept: Acordar la solucin y el plan de accin

Con las personas, despacio es rpido

Nuestra responsabilidad es conocer bien a cada interesado, ponindonos en su lugar, en lo que respecta al proyecto que estamos dirigiendo: Tener claros sus intereses, saber a quin debo contentar ms y cmo hacerlo a travs de la comunicacin emptica.

En la comunicacin con los interesados, si hay un terreno donde ms despacio hay que ir, es cuando discutimos.

Cuando se produce una discusin entre miembros del equipo, o entre interesados, o alguien discute directamente con nosotros, aqu tenemos una oportunidad de oro para ganar una victoria pblica a favor del proyecto.

Un Director de Proyectos nos parece verdaderamente efectivo cuando logra resolver un conflicto, y por otro lado, el proyecto logra un avance cualitativo despus de que un conflicto se resuelve satisfactoriamente para las partes implicadas.