(PMAM-12) Procedimiento de Admisiones

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Fecha de Aplicación: 01/08/2017

Historial de Control de Cambios

Edición # Fecha de

Aplicación Descripción del Cambio

1 04/03/2010 Documento Inicial

2 01/02/2011 Se incluye en formato FMAM-49: Consolidado de Admisiones para Junta

Directiva

3 01/062013

Revisión y Ajuste al Procedimiento en su totalidad con el fin de apropiar las

políticas de admisiones requeridas por el programa del diploma del OBI e

incluir un nuevo responsable del desarrollo del procedimiento.

4 11/05/2015

Se incluye en formato FMAM-49A: control para envíos de consolidados de

admisión para Junta Directiva, se ajusta la política específica 6, se incluye la 7

y se revisa y actualiza todo el documento conforme al contexto actual de la

institución.

5 01/08/2017

Se modifican las políticas Generales

Se elimina Procedimiento Control de Registros

Se actualizan los cargos de acuerdo a la versión vigente del organigrama y el

manual de calidad

Firmas

Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por

Asistente de Calidad Coordinador de

Admisiones

Director de Mercadeo y

Comunicaciones Director General

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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES

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1. OBJETIVO

Definir y establecer las actividades que se deben cumplir durante el proceso de admisión con el fin de

asegurar una ágil y adecuada atención a los aspirantes a cupo y sus familias, además de garantizar el

cumplimiento de los requisitos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las admisiones de aspirantes a cupo de Preescolar, Básica Primaria, Básica

Secundaria, Educación Media del Programa del Diploma y Casos Especiales. Inicia con la atención al

aspirante a cupo y finaliza con el estudiante admitido cumpliendo los requerimientos estipulados en la

institución y los pertinentes de ley.

3. POLITICAS

3.1 POLITICAS GENERALES

A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte

del Sistema de Gestión Integral, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el

presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por las

personas de la organización.

No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye

formatos, instructivos, entre otros.

Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la

versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente.

Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y

dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación

de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02)

Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera de

carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte de

los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente).

Todos los “documentos que conservarán la información” deben ser identificados de manera única,

pues de esta manera se evitan ambigüedades y controlarse de acuerdo al Procedimiento Control

Documental (PGC-05).

3.2 POLÍTICAS ESPECÍFICAS

3.2.1 El Colegio Internacional Los Cañaverales, se reserva el derecho de admisión de los estudiantes y

sus familias.

3.2.2 El Director de Mercadeo y Comunicaciones y el Coordinador de Admisiones, velarán por el

cumplimiento del procedimiento de admisiones del Colegio Internacional Los Cañaverales.

3.2.3 El procedimiento de admisiones debe realizarse en el periodo estipulado de acuerdo con el

documento directriz anual para admisiones (FMAM-85), aprobado por el Director General y el

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Director de Mercadeo y Comunicaciones; dado el caso en que se presente una solicitud de

admisión fuera de este periodo, se requiere la aprobación por parte del Director General.

3.2.4 El Colegio Internacional Los Cañaverales pertenece a la Corporación los Cañaverales, por tanto,

las familias admitidas por el Colegio deben conocer, aceptar y cumplir con los estatutos de la

Corporación, por medio de la firma de carta de conocimiento y aceptación de los estatutos de la

corporación.

3.2.5 Los casos especiales tipificados en el procedimiento de admisiones (Anexo A: AMAM-A) deberán

manejarse conforme a lo establecido en el documento; dado el caso que se presente una situación

que no esté ahí tipificada, su manejo se realizará conforme al criterio del Director General o Junta

Directiva quien deberá emitir la respectiva autorización escrita.

Los casos especiales como los estudiantes que no cumplan con los porcentajes mínimos, se

encuentren desescolarizados, no hayan tenido buen rendimiento en grados anteriores cursados en

otros Colegios deberán ser revisados previamente por Dirección General antes de notificar su

admisión.

3.2.6 Al finalizar las actividades de admisión se realizará un consolidado del proceso en el documento

consolidado de admisiones para Junta Directiva (FMAM-49), únicamente de los estudiantes que a

criterio del Colegio Internacional Los Cañaverales cumplen con el perfil, las pruebas requeridas,

requisitos, condiciones y compromisos exigidos, el cual será remitido a la Junta Directiva a fin de

que ésta, emita su concepto de admisión.

3.2.7 Durante los meses de marzo a agosto la remisión física de los documentos (FMAM-49) consolidado

de admisiones para Junta Directiva, se realizará con una periodicidad mensual y durante los

primeros cinco (5) días hábiles por parte del Coordinador de Admisiones, quien con antelación

(dos (2) días) deberá remitir el archivo magnético del registro (FMAM-49A) control para envíos

de consolidados de admisión a Dirección General. Una vez dicha información sea validada, la

Dirección General remitirá vía correo electrónico el registro (FMAM-49A) y autorizará al

Coordinador de Admisiones el envío de los documentos (FMAM-49).

Para los meses de septiembre a febrero la periodicidad de entrega se realizará de manera

bimensual, cumpliendo las anteriores disposiciones.

3.2.8 Los criterios de Admisión del Colegio Internacional Los Cañaverales, permitirán verificar el perfil

de la familia, frente al perfil de la Comunidad Cañaverales establecido por la Institución en el

manual de convivencia, igualmente, se evaluará su capacidad financiera, la condición académica y

disciplinaria del estudiante y el cumplimiento de los requisitos establecidos, así como el nivel de

compromiso y la alineación de su proyecto como familia con los ideales filosóficos del colegio y de

la Organización del Bachillerato Internacional ya que pertenecemos a la red de colegios IB del

mundo.

3.2.9 La documentación e información suministrada por la familia aspirante a cupo y los resultados de las

evaluaciones, será de carácter confidencial, bajo responsabilidad de los funcionarios implicados

en el proceso y estos últimos no serán entregados de manera física a las familias,

independientemente del resultado, salvo expresa autorización del Director General.

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3.2.10 El director de mercadeo y comunicaciones y el coordinador de admisiones, velarán por que todos

los documentos requeridos en el proceso de admisión recibidos a las familias estén completos,

legibles, no presenten enmendaduras, adiciones o alteraciones.

3.2.11 El procedimiento de admisiones se desarrollará máximo en un lapso de cinco (5) días hábiles,

teniendo en consideración que la familia haya suministrado la información completa que se requiere

para el proceso.

3.2.12 Si el Colegio Internacional Los Cañaverales no admite a la familia dado los resultados obtenidos en

el informe financiero de aspirantes a cupo (FMAM-96) emitido por el coordinador financiero, el

coordinador de admisiones les hará conocer esta situación y devolverá la documentación personal

y financiera que proporcionó la Familia para este análisis.

3.2.13 La Admisión de una familia al Colegio Internacional Los Cañaverales, tendrá vigencia de un año

escolar. Si la familia no ingresa durante ese año y decide ingresar al año siguiente, deberá realizar el

proceso de admisión nuevamente.

3.2.14 El Colegio no incluye en su misión, ni en el perfil de sus estudiantes proporcionar la atención a

población estudiantil en situación de discapacidad severa y/o que, con alto impacto, no reúna las

habilidades y competencias lingüísticas, cognitivas, emocionales y sociales necesarias para una

educación formal y en una segunda lengua (el inglés), por cuanto, el Colegio no dispone de la

infraestructura académico-curricular ni de los recursos físicos, financieros y profesionales para un

servicio educativo acorde con las necesidades específicas de dicha población y en concordancia con

los valores éticos de la institución de acuerdo a lo establecido en el manual de convivencia. Lo

anterior no significa que la institución no ofrezca las condiciones de inclusión y apoyo diferencial a

los estudiantes que dentro de los parámetros viables para el colegio en su oferta educativa y

recursos, pudiera requerir un estudiante para sus necesidades especiales y particulares para el

aprendizaje.

3.2.15 Para el proceso de readmisión de estudiantes desvinculados por un período igual o superior a un

año lectivo, se aplica el mismo proceso de admisión de estudiantes nuevos. Es requisito

indispensable que la familia entregue oportunamente a la oficina de admisiones todos los

documentos personales y académicos del estudiante mencionados en el anexo B: AMAM-B

Documentos requeridos para los procesos de admisión y matricula, además del certificado de paz y

salvo financiero expedido por el colegio de procedencia. El Colegio se reserva la potestad de

solicitar a la familia aspirante otros documentos adicionales que en su momento considere

pertinentes, dado el caso particular de admisión. Si la readmisión se diera para los años que

conforman el Programa del Diploma IB, el estudiante, para ser readmitido, tendrá que demostrar

que posee las competencias requeridas para poder adelantarlo en condiciones adecuadas.

3.2.16 Para la admisión de hermanos de estudiantes matriculados, se debe analizar la viabilidad financiera

de la familia y realizar las diferentes actividades académicas y psicológicas. Se aplica el mismo

proceso de admisión de estudiantes nuevos y se exceptúa la documentación de la familia. Se

evalúa al estudiante y se define su situación académica. Es requisito indispensable que la familia

entregue oportunamente a la oficina de admisiones todos los documentos personales y académicos

del estudiante mencionados en el anexo B: AMAM-B Documentos requeridos para los procesos de

admisión y matricula, además del certificado de paz y salvo financiero expedido por el colegio de

procedencia.

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3.2.17 Dado el caso en que una familia no tenga la posibilidad de pagar el 100% el derecho de asociación

a la Corporación en el momento de la matrícula y requiere plazos, éste se hará de acuerdo a lo

Anexo B: políticas financieras (AAF-B) y/o autorizado de manera escrita por la Junta Directiva y o

Dirección General.

3.2.18 Admisión al Programa del Diploma IB: por cuanto el currículo propio del Programa del Diploma

del Bachillerato Internacional, en armonía y complemento con los requerimientos de la ley nacional

en materia educativa, es el currículo único que el Colegio ofrece para los años de educación media

(grados 10 y 11), todo estudiante que curse en el Colegio Internacional Los Cañaverales dicho ciclo

educativo, estará automáticamente admitido en el Programa del Diploma IB y deberá cursarlo,

beneficiándose de todas las ventajas curriculares y de formación que éste ofrece.

3.2.19 Sus padres, a lo largo de la educación básica secundaria y durante los dos de media, de manera

prorrateada, habrá solventado los costos relativos a matrícula del estudiante y las asignaturas para

presentación de evaluaciones IB, lo cual lo hará candidato para obtener el Diploma Internacional

otorgado por la Organización del Bachillerato Internacional y/o certificarse en uno o varios de sus

cursos. El Colegio, como parte de los costos de matrícula y pensión regulares, financiará todos los

costos del programa relativos a membresía, capacitación docente, servicios pedagógicos y

administrativos de la Organización. En el caso de que un estudiante se retire de la Institución antes

de haberse presentado a la sesión de exámenes de la convocatoria que le corresponda para optar

por el Diploma Internacional, el Colegio reembolsará a sus padres la totalidad de los valores

abonados.

3.2.20 Al inicio del segundo año del Programa del Diploma y como producto del seguimiento de los

estudiantes a lo largo del primer año del programa, el consejo de profesores recomendará a los

estudiantes y a sus familias, qué estudiante se presente como candidato al Diploma Internacional, o

se presente a certificados de asignaturas. Aquel estudiante que pese a la recomendación anterior

desee presentarse como candidato al diploma internacional completo, deberá realizar una solicitud

y compromiso escrito, avalada por sus padres, de tal manera que nivele en los meses previos a

exámenes, y durante el segundo año, aquellas debilidades que hicieron que se le recomendara para

presentación de Certificados (examinación de asignatura(s) particulares) y no a Diploma

(examinación en la totalidad de asignaturas y componentes cursados)

3.2.21 Las admisiones de estudiantes que provengan de colegios monolingües solo se darán hasta grado

2º.

3.2.22 Para los estudiantes que ingresen al Colegio durante o después del primer periodo académico y

no presenten en el proceso de admisión y matricula el registro de notas correspondiente, se

llevará a cabo el siguiente procedimiento: para obtener las notas del primer periodo en cada área,

se promediarán las notas del segundo y tercer periodo escolar y así establecer su promedio anual y

ser promovido al siguiente año escolar de esta manera obtendrá las valoraciones requeridas por el

sistema de evaluación institucional establecido en el manual de convivencia vigente.

4. VOCABULARIO

Admisiones: Proceso que debe cumplir el aspirante y su familia para obtener un cupo y ser admitido,

de acuerdo a los parámetros establecidos por la Ley General de Educación y las normas del Colegio

Internacional Los Cañaverales, contempladas en el PEI y el Manual de Convivencia.

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Derecho de asociación a la corporación: Suma de dinero que voluntariamente paga cada familia en

el momento de ingreso a la Corporación Los Cañaverales. Se expresa en salarios mínimos y su valor es

determinado por la Junta Directiva.

Aspirante a cupo: persona que desea iniciar el proceso de admisión en el Colegio Internacional Los

Cañaverales, para convertirse en clientes, cumpliendo con las normas requeridas del mismo.

Clientes: Padres, familias y estudiantes que utilizan los servicios de manera permanente brindados por

el Colegio Internacional Los Cañaverales.

Colegio Internacional Los Cañaverales: es una institución educativa sin ánimo de lucro, privada,

bilingüe (Inglés-Español), mixta, basada en una filosofía de calidad educativa. El Colegio pertenece a la

Corporación Los Cañaverales.

Bienestar estudiantil: Departamento conformado por los psicólogos del Colegio, que se encarga de

prevenir y detectar dificultades y fortalezas emocionales, sociales, comunicativas y del aprendizaje de

los estudiantes y brindar la asesoría correspondiente dentro del alcance establecido por la Institución.

También lidera programas para el bienestar y desarrollo de la comunidad educativa y participa en el

proceso de evaluación de los estudiantes aspirantes a ingresar al Colegio.

Corporación Los Cañaverales: es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro sujeta a las

leyes colombianas, la cual tiene como objeto fundar, organizar, subvencionar y administrar

establecimientos educativos como Colegios, Institutos Técnicos, Liceos, Centros de Educación

Superior o Institutos de Educación y Desarrollo, así como desarrollar y financiar el Colegio

Internacional Los Cañaverales.

Director de sección: colaborador designado para el control de una de las tres secciones que se

manejan en el plantel: Preescolar, Primaria y Bachillerato.

Evaluación académica: es una prueba u observación en la cual se examina el nivel académico del

aspirante mediante la aplicación de pruebas específicas.

Evaluación financiera: estudio financiero de la documentación presentada por la Familia aspirante a

cupo, que permite determinar su capacidad de pago y solidez económica.

Evaluación psicológica: evaluación emocional y del nivel de desarrollo en que se encuentra el niño

que aspira ingresar al Colegio Internacional Los Cañaverales. Esta evaluación la realizará el psicólogo de

la sección a la cual aspira el estudiante.

Reingresos: personas que por alguna razón han tenido que desvincularse oficialmente de la institución

por algún período y deciden reiniciar el proceso de admisión posteriormente.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Procedimientos

PGC-03 Acción Correctiva y de mejora

PGC-05 Control Documental

PGC-07 Servicio No Conforme

PMAM-13 Matrículas

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Formatos

FMAM-31 Encuesta de servicio de admisión

FMAM-32 Base de datos de aspirantes

FMAM-39 Informe académico de estudiantes a cupo

FMAM-40 Prueba de desarrollo (únicamente para preescolar)

FPS-42 Compromiso académico / convivencia / terapéutico

FMAM-49 Consolidado de Admisiones para Junta Directiva

FMAM-49A Control para envíos de consolidado de admisión para junta directiva

FMAM-51 Entrevista psicológica de admisión para aspirantes a cupo

FMAM-81 Informe de observación pedagógica

FMAM-85 Directriz anual para admisión

FMAM-96 Informe Financiero de aspirantes a cupo

AMAM-A Casos especiales

AMAM-B Documentos requeridos para los procesos de admisión y matrícula

Otros

Documentos entregados por los padres de familia

Formato de admisiones

Estatutos de la Corporación los Cañaverales

Carta de aceptación de estatutos

Manual de Convivencia

6. DESARROLLO

No Actividad Registro Responsable

1. La familia solicita información referente al Colegio. - Familia

2.

Las Familias interesadas en adquirir la información

acerca del colegio son registradas en la base de datos

de aspirantes (FMAM-32) a fin de recopilar información

necesaria para el proceso e iniciar y controlar el caso

detallado de cada familia conforme a este

procedimiento; donde también se detallará claramente

los factores o motivos de las familias que no continúan

con el proceso en la institución (no cumplen con el

perfil y/o pre-requisitos, decisión de la familia, entre

otros aspectos).

- Base de datos de

aspirantes (FMAM-

32)

- Padres

- Director de

Mercadeo y

Comunicaciones

- Coordinador de

Admisiones

3.

Se agenda una cita inicial, entre los padres y la oficina de

admisiones a fin de proporcionar la información de la

institución.

Si la familia decide iniciar el proceso de admisión para

su hijo una vez conocido el perfil establecido para las

familias (ver 6.1 características del proceso) y cumple

con éste, debe adquirir el formato de admisiones y

realizar la inscripción.

Durante la entrevista inicial las familias serán registradas

en el formato Base de datos de aspirantes (FMAM-32)

- Formato de

admisiones

- Base de datos de

aspirantes (FMAM-

32)

- encuesta de servicio

de admisión

(FMAM-31)

- Padres

- Director de

Mercadeo y

Comunicaciones

- Coordinador de

Admisiones

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No Actividad Registro Responsable

por parte del Coordinador de Admisiones, y se le

solicitará diligenciar el formato encuesta de servicio de

admisión (FMAM-31), con el objetivo de determinar los

requisitos relacionados con el servicio; Cabe aclarar

que a pesar de ser aplicada al 100% de las familias que

inicien el proceso de admisión, algunos de los

encuestados no retornan el documento, por tanto se

puede tener un muestreo menor al atendido

efectivamente.

4.

La familia debe entregar la documentación

correspondiente para llevar a cabo el procedimiento de

admisión (ver anexo B: documentos requeridos para los

procesos de admisión y matrícula (AMAM-B)).

- Documentos de la

familia - Padres

5.

- La documentación de la familia es revisada y organizada

por el Coordinador de Admisiones en una sola carpeta,

que posteriormente entregará a secretaria académica,

donde primero archivará la documentación financiera

de los padres y seguido la información personal y

académica del estudiante, verificando que la

documentación esté completa a través de la lista de

chequeo contenida en el formato FMAM 49-

Consolidado de Admisiones para Junta Directiva basada

en los documentos requeridos para el proceso de

admisión y matrículas (Anexo B: AMAM-B).

La carpeta se proporcionará al coordinador financiero

para realizar el análisis y registro del Informe financiero

de aspirantes a cupo (FMAM-96).

Dado el caso en que las familias no tengan toda la

documentación completa, el Coordinador de

Admisiones debe acordar un plazo no superior a quince

(15) días para la entrega a secretaria académica de la

información faltante.

- FMAM 49-

Consolidado de

Admisiones para

Junta Directiva

- Anexo B –

documentos

requeridos para los

procesos de

admisión y

matrícula (AMAM-

B)

- Informe financiero

de aspirantes a

cupo (FMAM-96)

- Director de

Mercadeo y

Comunicaciones

- Coordinador de

Admisiones

Coordinador

Financiero

6.

Se agenda la realización de las diferentes actividades de

admisión: académica y psicológica (ver características

del proceso, ítem 6.1), lo cual queda registrado en el

formato el formato Base de datos de aspirantes

(FMAM-32)

Base de datos de

aspirantes (FMAM-32)

- Coordinador de

Admisiones

- Director de

Sección

- Psicólogo

7.

Una vez realizadas las actividades académicas y

psicológicas a cargo del director de sección y psicólogo

respectivamente, se deben entregar los resultados y

compromisos (de ser necesario), al Coordinador de

Admisiones, a fin de concluir con el Director de

Mercadeo y Comunicaciones, si el aspirante a cupo

cumple las características del proceso (ver ítem 6.1

Características del Proceso).

- Informe académico (FMAM-39)

- Entrevista Psicológica

(FMAM-51)

- Prueba de desarrollo

(FMAM-40-preescolar).

- Informe de observación pedagógica (FMAM-81-

preescolar)

- Base de datos de

- Director de

Sección

- Psicólogo

- Director de

Mercadeo y

Comunicaciones

- Coordinador de

Admisiones

Coordinador

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No Actividad Registro Responsable

Adicionalmente, el Coordinador Financiero debe

entregar la información del estudio financiero realizado

a la familia en el formato Informe Financiero de

Aspirantes a Cupo (FMAM-96).

aspirantes (FMAM-

32) - Compromisos (FPS-42

A,B)

- Informe Financiero (FMAM-96)

Financiero

8.

Si dado los resultados obtenidos el aspirante a cupo no

supera el proceso o pruebas requeridas o no cumple

con los pre-requisitos y criterios de admisión el

Coordinador de Admisiones les hará conocer esta

situación y devolverá la documentación personal y

financiera que proporcionó la Familia durante el

procedimiento. (Ver FMAM-85: Directriz anual para

Admisión y C – AMAM-B: documentos requeridos para

los procesos de admisión y matrícula / ítem 6.1

Características del Proceso).

- FMAM-85: Directriz

anual para

Admisión

- Anexo B –

documentos

requeridos para los

procesos de

admisión y

matrícula (AMAM-

B)

- Director de

Mercadeo y

Comunicaciones

- Coordinador de

Admisiones

9.

Al finalizar las actividades de admisión se realizará un

consolidado del proceso, únicamente de los

estudiantes que a criterio del Colegio Internacional Los

Cañaverales cumplen con el perfil y las pruebas

requeridas, el cual será remitido a la Junta Directiva a

fin de que ésta, emita su concepto.

La remisión física de los documentos (FMAM-49)

consolidado de admisiones para Junta Directiva, se

realizará conforme a la política específica 3.2.7 del

presente procedimiento.

- FMAM 49-

Consolidado de

Admisiones para

Junta Directiva.

- FMAM-49A Control

para envíos de

consolidado de

admisión para junta

directiva

- Junta Directiva

- Coordinador de

Admisiones

- Director General

10.

Si el aspirante a cupo obtiene resultados positivos en las

diferentes actividades académica y psicológica además,

de cumplir con los criterios de admisión estipulados en

la institución (FMAM-85: Directriz anual para admisión)

y cuenta con el concepto emitido por la Junta

Directiva, se admite y El Coordinador de Admisiones

informa a los padres que han sido admitidos e inducirlos

al procedimiento de matrículas; de igual manera se

envía la información del proceso al Director General y

Junta Directiva.

Cuando un estudiante sea admitido con algún

compromiso (FPS-42), éste debe ser entregado por el

director y/o psicólogo de cada sección junto a los

informes, siendo responsabilidad del Coordinador de

Admisiones hacer firmar dicho documento, por parte

de los padres y el estudiante; dado el caso que así se

requiera, se debe coordinar una reunión con el

responsable de la emisión del compromiso.

Cabe aclarar que una vez el estudiante sea admitido, la

- Carta informativa de

admisión

- FMAM-85: Directriz

anual para admisión

- Compromiso (FPS-

42A, B)

- Base de datos de

aspirantes (FMAM-

32)

- Director de

Mercadeo y

Comunicaciones

- Coordinador de

Admisiones

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No Actividad Registro Responsable

información de las pruebas realizadas se remite a la

sección pertinente siendo esta archivada en el

observador del estudiante.

11.

Si el padre o acudiente decide no realizar el

procedimiento de matrícula en el Colegio, el

Coordinador de Admisiones les devolverá la

documentación personal y financiera que se

proporcionó durante el procedimiento.

- Documentación

personal y

financiera

- Coordinador de

Admisiones

12.

Si el padre o acudiente decide realizar el procedimiento

de matrícula se hace entrega de la carpeta de matrícula

previamente organizada por la Secretaria Académica, la

cual contiene la información y documentación

respectiva para llevar a cabo las matrículas financieras y

académicas dentro de las fechas estipuladas por la

institución en su cronograma anual.

Dado el caso en que el padre o acudiente decida

realizar el procedimiento de matrícula de manera

anticipada el Coordinador de Admisiones informará a la

Secretaría Académica para acordar una cita (hora y

fecha) para la entrega de la carpeta de matrícula y

proporcionar la inducción de la matrícula académica

del estudiante.

- Carpeta de

matrícula

- Secretaria

Académica

- Coordinador de

Admisiones

13.

El Coordinador de Admisiones entregará la carpeta con

la documentación completa (ver anexo AMAM-B:

documentos requeridos para los procesos de admisión

y matrícula) a la Secretaria Académica a fin de iniciar el

procedimiento de Matrícula.

Dado el caso que exista algún tipo de compromiso para

el estudiante, éste se entregará debidamente firmado

por los padres para posteriormente remitir al Director

de Sección correspondiente para su seguimiento, al

igual que los demás documentos y/o formatos que se

registraron en proceso de admisiones para ser

conservados como parte del observador del alumno

(Informe académico de estudiantes a cupo, Prueba de

desarrollo (únicamente para preescolar), Entrevista

psicológica de admisión para aspirantes a cupo, Informe

de observación pedagógica, y pruebas académica)

- Documentos de

admisión

- Compromiso (FPS-

4242A, B)

- Coordinador de

Admisiones

14. Se da inicio al procedimiento de matrícula financiera y

académica (PMAM-13)

- Coordinador

Financiero

- Secretaria

académica

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6.1 Características del Proceso

Criterios Descripción

Participantes

directos del

proceso

Junta Directiva - Director General – Coordinador Financiero -Director de Mercadeo y

Comunicaciones – Coordinador de Admisiones - Directores de Sección – Psicóloga –

Terapeuta Ocupacional - Secretaria Académica, Secretaria Recepcionista – Portero.

Pruebas

Académicas

Estudiantes de preescolar: se realiza una observación pedagógica para determinar su

proceso de desarrollo y cuando así se requiera, la necesidad de algún tipo de apoyo para su

ingreso a la institución, lo cual se registra mediante un informe descriptivo firmado por el

director de sección, informe de observación pedagógica (FMAM-81) y a través del

diligenciamiento del formato compromiso (FPS-42A, B), cuando así se requiera.

Estudiantes de básica primaria y básica secundaria: se realiza una evaluación

académica en matemáticas, español e inglés (oral y escrito), con el propósito de situar

correctamente al niño en el grado que le corresponda y determinar de igual manera, si

necesita algún tipo de apoyo académico dentro del alcance establecido por la institución, esta

evaluación es coordinada por el director de la sección, dicha información se registra en el

formato informe académico de aspirantes a cupo (FMAM-39) y de ser necesario se diligencia

el formato compromiso (FPS-42A,B), cuando así se requiera.

Superación de la prueba:

La prueba se considera aprobada con una valoración superior o igual a 5 siendo 7 la

calificación mayor.

- En caso de obtener puntajes de 4 se presentará a Dirección General quien evaluará la

posibilidad de ingreso con los compromisos respectivos.

- Las valoraciones por debajo del 3 serán consideradas como no admitidas.

Programación y resultado de las pruebas:

- Los Directores y psicólogos de cada sección acordarán los días y horarios con el

Coordinador de Admisiones para realizar las pruebas académicas y entrevistas.

- Durante el período de vacaciones de fin de año escolar, se atenderá de manera

permanente a las familias aspirantes a cupo, por parte de todos los implicados, dada la

prioridad de este proceso.

- Las pruebas académicas y entrevistas se programarán para realizarse en un mismo día

preferiblemente (mañana o tarde), o en dos jornadas según lo acordado con los padres.

- Los informes de estas entrevistas y pruebas académicas serán entregados a más tardar a

los dos (2) días siguientes de ser presentadas, para ser consolidada en el formato FMAM

49 - Consolidado de Admisiones para Junta Directiva.

PROCESO MERCADEO, ADMISIONES Y MATRÍCULAS

PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES

Código: PMAM-12

Versión: 5

Fecha: 01/08/2017

Página: 12/14

Criterios Descripción

Prueba

Psicológica

(donde se

evalúa el

Perfil de la

Familia

Cañaverales)

Durante esta reunión el Psicólogo expondrá, una vez explore la información suministrada

por la oficina de admisiones, que para hacer real el perfil del estudiante Cañaverales, el

Colegio requiere familias:

a. Íntegras, responsables y comprometidas con los principios y valores, base para el

desarrollo personal y académico del estudiante Cañaverales.

b. Satisfechas con la filosofía, la misión, la visión, la estructura académica y organizativa, los

objetivos, las políticas y los reglamentos que proporciona el Colegio Internacional Los

Cañaverales.

c. Comprometidas con el desarrollo y el crecimiento personal, ético y académico de sus

hijos.

d. Que evidencien interés para el cumplimiento de los deberes y derechos de las familias

determinados en el Manual de Convivencia.

Y emitirá su concepto frente la observación de los anteriores aspectos, además de los

antecedentes familiares, emocionales y personales, frente al desarrollo del proceso educativo

del aspirante a cupo, de acuerdo a lo establecido en el manual de convivencia.

Los resultados de la prueba psicológica de los aspirantes a cupo, se registrarán en el formato

entrevista psicológica de admisión para aspirantes a cupo (FMAM-51), donde se evalúan los

diferentes aspectos que permiten conocer el perfil de la familia y del aspirante a cupo; para

los aspirantes a cupo de la Sección Preescolar, adicional al formato anterior, se presenta el

formato Prueba de desarrollo (FMAM-40).

Capacidad

Financiera

Es un análisis y estudio realizado por el Coordinador Financiero, para conocer el soporte

económico de la familia para cumplir con las obligaciones financieras requeridas para la

colegiatura del estudiante.

El Coordinador Financiero, entregará los resultados, su concepto y recomendaciones con el

registro del informe financiero de aspirantes a cupo (FMAM-96) a los dos (2) días siguientes

de entregada la documentación por parte del asistente de admisiones.

Matrícula

Una vez finalizado el proceso de admisión y obteniendo el concepto por parte de la Junta

Directiva, la familia deberá proceder a realizar la matrícula:

Financiera: cumplimiento de los pagos establecidos y Académica: cumplimiento en los

requisitos establecidos.

El tiempo estipulado para esta matrícula es determinado por parte del Colegio y concertado

con la familia.

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PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES

Código: PMAM-12

Versión: 5

Fecha: 01/08/2017

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Diagrama de flujo procedimiento admisiones

NO

SI

INICIO

1. La familia solicita información

referente al Colegio.

2. Se programa una visita a fin de

brindar la información de la Institución.

- Entrevista de admisiones para

aspirantes a cupo (FMAM-30).

- Encuesta de servicio de

admisión (FMAM-31).

La familia conoce el perfil

y los requisitos de Admisión y

cumple con ellos

Inicia el proceso

de admisión

FIN

3. La familia debe adquirir el formato de

admisiones-Formato de admisión

4. La familia debe entregar la

documentación correspondiente

5. Se revisa y organiza la documentación

financiera y académica en una carpetas

posteriormente es proporcionada al

cordinador financiero su estudio y

análisis.

- Entrevista de admisiones para

aspirantes a cupo (FMAM-30).

- Anexo B – AMAM-B.

Informe financiero de aspirantes a

cupo (FMAM-96)

6. Se programa la realización de las

diferentes pruebas: académica,

psicológica.

- Entrevista de admisiones para

aspirantes a cupo (FMAM-30).

7. Una vez realizadas las pruebas, los

responsables del desarrollo de las

mismas, deben elaborar un informe con

los resultados y compromisos (de ser

necesario)

- Informe académico de

aspirantes a cupo (FMAM-39)

- Entrevista psicológica de

admisión para aspirantes a cupo

(FMAM-51)

- Prueba de desarrollo (FMAM-

40 – únicamente para

preescolar).

- Informe de observación

pedagógica (FMAM-81)

- Entrevista de admisiones para

aspirantes a cupo (FMAM-30).

- Compromisos (FPS-42 A,B)

Informe financiero de

aspirantes a cupo (FMAM-96)

A

- Base de datos de aspirantes

(FMAM-32).

NO

INICIOINICIO

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Código: PMAM-12

Versión: 5

Fecha: 01/08/2017

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SI

NO

A

10. Se admite y se informa a los padres de familia

12. Se entrega la carpeta de matrícula, la cual contiene la información y documentación para llevar a cabo la matrícula del estudiante.

El padre de familia decide realizar el

proceso de admisión

13. Se remite la Documentación del proceso de admisión a Secretaría Académica a fin de realizar el proceso de matrícula

14. Se da inicio al proceso de matrícula financiera y académica

FIN

- Directriz anual para admisión (FMAM-85)- Compromiso (FPS-42 A,B)- Informe Financiero (FMAM-96)- Carta informativa

11. Se realiza la devolución de la documentación entregada

FIN

- Carpeta de matrícula

- Documentos de Admisión-Compromiso (FPS-42 A,B)

NOEl aspirante a cupo

cumple con el perfil y supera las pruebas requeridas

9. Se informa a los padres y se realiza la devolución de la documentación

SI

- Consolidado de Admisiones para Junta Directiva (FMAM-49)

8. Se realiza consolidado únicamente de los estudiantes que a criterio del CIC cumplen con el perfil y pruebas requeridas, el cual será remitido a la Junta Directiva